mastering your time
DESCRIPTION
time management effective toolsTRANSCRIPT
© Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.
Managementul timpuluiAprilie 2014
© Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.
“Sed fugit interea, fugit irreparabile tempus”
Virgiliu – Georgicele
Agenda
1. Să ne cunoaştem
2. Introducere în cadrul teoretic
3. Analizează
• Tipuri de priorităţi – Legea lui Pareto
4. Decide
• Definirea şi prioritizarea obiectivelor
5. Pune în practică – administrarea eficientă a timpului
A. Cum să evităm amânarea
B. Cum să spunem „nu”
C. Evitarea întreruperilor
6. Sfaturi pentru gestionarea timpului
Să ne cunoaştem
Ma numesc ……si sunt profesor de………predau de….
Ma astept de la acest curs sa……..
Am un exemplu cand nu am avut timp suficient sa……
Elemente cheie ale managementului timpului
Legile timpului – Principiul Pareto sau regula 80/20
80% din timp contribuie cu doar 20% la obţinerea rezultatelor dorite
20% din activităţi – timpul de lucru al unei persoane, contribuie în proporţie de 80% la rezultatele obţinute
4 tipuri de priorităţi
Planificarea eficientă ar trebui să includă 15% din sarcinile primului grup, 20% din sarcinile celui de-al doilea grup şi 65% din sarcinile celui de-al treilea grup.
• Importante şi urgenteDefectarea unei aplicaţii folosite zilnic, întâlniri care nu suportă amânare
• Importante şi ne-urgenteMenţinerea relaţiei cu furnizorii, încheierea unui proiect
• Neimportante, dar urgenteRezolvarea unei probleme apărute la computerul unui coleg, realizarea unui raport de activitate cerut de superiorul ierarhic
• Neimportante, ne-urgenteUtilizare internet în scop personal,
discuţii cu colegii
© Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.
3. Decide
Decide
Definirea corectă a obiectivelor:
Specifice
Măsurabile
Accesibile
Relevante
Temporale
Structura SMART duce la o mai bună alegere a obiectivelor şi o planificare mai eficientă, adică la şanse mai mari de reuşită.
Decide
Dezvoltă o imagine de ansamblu asupra tuturor obiectivelor pe care doreşti să le îndeplineşti.
Organizează obiectivele identificate în funcţie de urgenţă şi importanţa îndeplinirii lor (tabelul dezvoltat de Stephen Covey în 1989). În ajutor poate veni şi modalitatea dezvoltata de Alan Lakein (1989) – categorizare A, B, C
Dezvoltă un plan pe termen lung, mediu şi scurt
Evită supra-planificarea
Paşi către o bună prioritizare a obiectivelor:
Decide
Procrastinarea reprezintă frica de a face lucruri pe care nu ne dorim să le facem.
Frica are deseori efecte mai negative decât rezultatul îndeplinirii activităţii amânate.
Deciziile trebuiesc luate prompt. Astfel se încurajează crearea momentumului în luarea viitoarelor decizii.
“Nu lăsa niciodată pe mâine ceea ce poţi finaliza astăzi.”
Benjamin Franklin
Evitarea procrastinării:
Decide
În mod inevitabil, lucrurile nu vor merge întotdeauna conform planului.
Perseverenţă Frustrare, Eşec
Învingerea presiunii ca factor demotivant:
• tehnici de relaxare (yoga, exerciţii fizice)
• discutarea problemelor cu prieteni, colegi
• împărţirea activităţilor între colegi ce pot oferi noi perspective
• a spune „nu” într-un mod politicos
Puterea perseverenţei:
Lista cu lucruri de făcut
Paşi în crearea unei liste viabile cu lucruri de făcut pe termen scurt (1 zi)
• Ce am de făcut astăzi? Ce trebuie făcut astăzi?
• Cât de importantă şi urgentă este fiecare activitate în parte?
• Îmi setez obiectivele pentru astăzi;
• Care este segvenţialitatea activităţilor?
• Cât durează fiecare activitate în parte?
(IMPORTANŢĂ+SEGVENŢIALITATE)/TIMP =
© Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.
4. Pune în practicăAdministrarea eficientă a timpului
Evitarea „consumatorilor de timp”
Introducere
Consumatorii de timpTimpul nu e niciodată suficient!2 categorii de cauze ce duc la apariţia acestor „consumatori”
/ “găuri negre” care absorb timpul
1. Interne
2. Externe
Introducere
1. Cauze interneSunt cele asupra cărora avem controlul:
AmânareaNu spunem „Nu!”Perfecţionism în loc de a duce treaba până la capăt
Introducere
2. Cauze externeSunt cele care vin din exterior. Nu le putem controla
100% dar putem încerca.Exemple:
Activităţi birocraticeÎntreruperi cauzate de colegiŞedinţeConvorbiri telefonice
Introducere
Obiective practice:A. Cum să evităm amânarea
B. Înfrângerea tendinţei de a prelua mai mult decât putem „duce”;
Cum să spunem „nu” sarcinilor noi
C. Reducerea timpului pentru convorbiri telefonice;
Cum să împiedici vizitatorii să-ţi mănânce timpul
© Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.
A. Cum să evităm amânarea
A. Amânarea
Vizionare / Exerciţiuhttps://www.youtube.com/watch?v=VJ1Kh7YhkbUTrebuie să duci la bun sfârşit o sarcină, DAR:
Biroul nu e curatPlanta nu e udată, etc.
Numiţi motive pentru care aţi amânat îndeplinirea unei sarcini
A. Amânarea
Motive frecvente pentru amânare:1. Nu ştiu de unde să încep
2. Nu-mi place sarcina
3. Mi-e teamă că voi face treaba prost
A. Amânarea
1. Nu ştiu de unde să începSarcina este prea complexăNu am înţeles exact ce mi se cereSunt depăşitAceste situaţii vor duce deseori la amânarea startului lucrului
A. Amânarea
2. Nu-mi place sarcinaCând nu-ţi place ce ai de făcut, întotdeauna găseşti ORICE
altceva decât ce ar trebui făcut, oricât de importantă ar fi sarcina primordială
A. Amânarea
3. Mi-e teamă că voi face treaba prostCând sarcina pare prea dificilă, amânarea este un mod de a
evita eşeculUn perfecţionist refuză să înceapă o lucrare atâta timp cât nu
e sigur că rezultatul va fi excepţionalEfectul acestei strategii este că din cauza amânării chiar şi
un rezultat mediocru devine imposibil din cauza lipsei de timp
A. Amânarea
Beneficii pentru a evita amânareaProductivitate crescută
Timpul „alocat” amânării va fi investit în munca efectivă, deci calitatea/cantitatea muncii va creşte
Dispare graba, lucrul făcut sub presiunea timpuluiNivel scăzut de stres
Nu există sarcini pe care ştii că ar trebui să le duci la îndeplinire, dar le amâni
Nu va trebui să lucrezi contra cronometruCreşte nivelul de control
Rezolvând lucrurile la timp creşte încrederea în forţele proprii de a atinge obiectivele
A. Amânarea
Strategii pentru a evita amânarea1. Gândeşte-te la consecinţe
2. Înlătură piedicile
3. Stabileşte-ţi un termen limită
4. Treci la treabă
A. Amânarea
1. Gândeşte-te la consecinţeCe se va întâmpla dacă NU te apuci de treabă?
Creşte stresulScade calitatea lucrăriiRatezi termenul limită şi suporţi consecinţeleCresc costurile (d.ex. Dacă nu plăteşti o factură la timp)
A. Amânarea
2. Înlătură piedicileIdentifică elementele care te împiedică să începi treaba şi
îndepărtează-leDacă pentru a îndeplini misiunea B ai nevoie de resursa A,
faptul că amâni să obţii resursa înseamnă automat că amâni şi îndeplinirea misiunii
Dacă nu ştii cum – cere ajutor, întreabă
A. Amânarea
3. Stabileşte-ţi un termen limităStabileşte un termen limită anterior celui „oficial”, dar fă-l
cunoscut celor din jurDeseori suntem înclinaţi să respectăm mai strict termene
pentru care ne-am luat angajamentul faţă de alţi oameni
A. Amânarea
4. Treci la treabăAruncă-te cu capul înainte şi vezi cât de departe ajungiÎmparte sarcina în mai multe sarcini intra-dependente,
aranjează-le în ordinea logică şi începe cu începutulDacă e o sarcină dificlă începe cu cea mai uşoară sub-sarcinăAlternativa: începe cu cea mai dificilă sub-sarcină; cere mai
mult efort, dar după aceea am scăpat de stres
A. Amânarea
ExerciţiuUn elev dificil perturbează constant orele de
biologie. Doamna profesoară amână să aibă o discuţie cu elevul (sau cu părinţii acestuia) deoarece îi displac confruntările.
Alegeţi câte o strategie de evitare a amânării şi pune-ţi-o în aplicare.
A. Amânarea
Idei adiţionaleEvitaţi perfecţionismulAranjaţi sarcinile în funcţie de importanţăSărbătoriţi terminarea la timp a sarcinilor importante,
acordaţi-vă o recompensă
© Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.
B. Cum să spunem „nu“
B. Cum să spunem „nu”
Implicarea în prea multe activități – consecințe frecvente:• Prea mult stres, care în final poate duce la epuizare
• Neglijarea vieții personale
• Imposibilitatea îndeplinirii responsabilităților și activităților cotidiene
B. Cum să spunem „nu”
Implicarea în mai multe activități conduce frecvent la MULTITASKING.
Încercarea de a face mai multe lucruri în paralel duce la greșeli, ineficiență, nivel crescut al stresului.
B. Cum să spunem „nu”
Strategii pentru a spune Nu
1. Cunoașterea responsabilităților și obiectivelor principale
2. Planificarea timpului
B. Cum să spunem „nu”
1. Cunoașterea responsabilităților și obiectivelor principale:- Este imposibil să rezolvați toate lucrurile în același timp- Puneți-vă întrebarea ’’Care este activitatea cu cel mai mare
impact?’’
2. Planificarea timpului- împărțiți-vă ziua în intervale de timp- alocați intervale de timp necesare activităților pe care trebuie să
le îndepliniți- Odată ce toate intervalele dintr-o zi de lucru au fost alocate nu
mai acceptați activități noi.
B. Cum să spunem „nu”
A fi pe placul colegilor de muncă este o tendință naturală a oamenilor. De aceea, a spune nu, pentru unele persoane este un lucru dificil. Și mai dificil este să acceptăm un lucru care nu poate fi dus la bun sfârșit. Astfel, atitudinea corectă este de a refuza o activitate dacă nu avem posibilitatea de a o îndeplini.
B. Cum să spunem „nu”
De luat în considerare când spunem nu:• Nu trebuie dat un răspuns pe moment, daca e nevoie, luați-vă un
răgaz pentru a analiza dacă timpul dvs permite angajarea în noua activitate
• Formulați refuzul în modul ’’Dacă preiau această nouă activitate, activitățile mele principale (A, B, C) vor avea de suferit’’
• Nu oferiți motivații paralele (ex: „nu cred oricum că e printre îndatoririle mele”), ci referiți-vă strict la constrângerile de timp
© Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.
C. Evitarea întreruperilor
C. Evitarea întreruperilor
Întreruperile pot fi cauzate de:
Şefi
Colegi
Şedinţe
Convorbiri telefonice
E-mail-uri, începând cu cele oficiale şi terminând cu cele cu bancuri şi poze nostime
Zgomot de fundal
O întrerupere costă mai mult timp decât durata ei propriu-zisă din cauza efortului adiţional de a ne concentra din nou asupra temei iniţiale
De multe ori e nevoie să luăm o activitate de la început dacă am fost întrerupţi
C. Evitarea întreruperilor
Strategii de evitareNu răspundeţi la telefon – folosiţi mesageria vocalăNu mai verificaţi E-mail-ulPe cât posibil, izolaţi-vă
C. Evitarea întreruperilor
Respingeţi întreruperileCând d.ex. un coleg vrea să discute ceva trebuie să
respingeţi interacţiunea într-un mod directFiţi politicos şi menţionaţi ce anume vă lipseşte ca să duceţi
activitatea la bun sfârşit ca persoana care vă întrerupe să înţeleagă
C. Evitarea întreruperilor
Convorbirile telefoniceTransferul apelului
Există o altă persoană care se poate ocupa de apel?Scurtarea duratei apelului
Informaţi apelantul că nu aveţi decât puţin timp la dispoziţie şi că faceţi tot posibilul să rezolvaţi problema în această perioadă
ReprogramareDacă nu puteţi prelua apelul acum, reprogramaţi-l; oferiţi
o scurtă explicaţie de ce nu aveţi timp şi când vă veţi elibera
C. Evitarea întreruperilor
Fiţi amabilCând evitaţi o întrerupere este important să o faceţi într-un mod
amabil
„Nu pot vorbi acum, sunaţi-mă în 3 ore” vs „Mi-e teamă că momentan sunt implicat într-o problemă urgentă, vă pot suna eu înapoi, în jurul orei 15?”
Transferul apelului: „Sunt presat de timp, dar cred că vă poate ajuta dna X, care s-a ocupat de o problemă identică. Pot să vă fac legătura cu ea?”
Scurtarea duratei: „Sunt la curent cu problema, dar din păcate nu am decât 5 minute la dispoziţie. Dacă doriţi mai multe detalii, haideţi să stabilim o alte convorbire pe după-amiază”
Reprogramare: „Acum trebuie să particip la o şedinţă, dar sunt liber după ora 17 sau mâine dimineaţă. Pot să vă sun eu într-unul din aceste intervale?”
C. Evitarea întreruperilor
Apelanţi sâcâitoriFiţi proactiv – dacă cineva vă tot sună cu aceeaşi problemă, o
strategie bună este să veniţi în întâmpinarea persoanei şi s-o sunaţi dvs.
Specificaţi când sunteţi disponibil pentru a fi apelat
C. Evitarea întreruperilor
Exerciţiu 1 Ion lucrează la un raport, când îl sună colegul Ştefan şi îl roagă să discute despre plângerile din ultimele 3
luni
Reacţii posibile:
1. Mi-e teamă că sunt prins momentan. Te pot suna eu când am timp? E ok pe după-masă, sau mâine la prima oră?
2. Mai important decât să discutăm plângerile din ultimul trimestru este să termin eu raportul ăsta – trebuie să-l predau până diseară. Te rog sună-mă mâine
3. Nu sunt eu cel mai în măsură să te ajut. Pot să-ţi fac legătura cu Mihaela? Ea îţi poate da toate informaţiile
4. Te ajut cu plăcere, dar nu am decât 10 minute la dispoziţie. Te ajut cât pot şi dacă mai e nevoie mai stăm de vorbă şi mâine
5. Nu pot vorbi acum!
C. Evitarea întreruperilor
Exerciţiu 2 Imediat ce a închis telefonul, Ion este sunat de un client care îi pune
pentru a 3-a oară aceleaşi întrebări despre contract. Discuţia ar dura cel puţin jumătate de oră
Reacţii posibile:
1. Să stea la telefon cu clientul până clientul e pe deplin satisfăcut, oricât ar dura
2. Să sune clientul o dată pe săptămână pentru a verifica dacă are nevoie de clarificări
3. Să-l roage politicos pe client să nu-l mai sune decât dacă are o problemă serioasă
4. Să-l informeze pe client când e mai liber şi poate sta de vorbă
C. Evitarea întreruperilor
Vizitatori nepoftiţi Colegi care vin în vizită şi consumă timpul alocat activităţilor importante
Strategii de evitare:
Informaţi vizitatorii cât timp aveţi la dispoziţie
Puneţi-vă un semn cu „vă rog nu deranjaţi” pe birou
Întrebaţi „cu ce te pot ajuta?” cum apare vizitatorul:
Cei care vin pentru a socializa ar trebui să înţeleagă că nu e momentul potrivit
Cei care vin cu o problemă profesională vor trece direct la subiect
Aranjaţi întâlniri în afara orelor de muncă, la masă sau după program
C. Evitarea întreruperilor
Vizitatori nepoftiţiDacă nu aveţi timp, informaţi vizitatorul: „sunt extrem de
ocupat, te superi dacă vorbim mai târziu?” Un coleg ar trebui să înţeleagă situaţia dificilă în care vă aflaţi şi să vă lasă să terminaţi treaba, iar dvs veţi fi mult mai bine-dispus odată ce treaba e gata şi veţi putea sta de vorbă cu colegul
Punând obligaţiile pe primul loc câştigaţi de fapt timp pentru a putea petrece timpul liber mai relaxaţi, la dispoziţia colegilor
Stil de lucru
In loc de recapitulare…
Fiecare zi să aibă un scop al ei: setează un obiectiv al zilei.
Pentru a-ți atinge obiectivele stabilite, trebuie să știi întâi unde te afli acum. Sau altfel spus, degeaba ai o hartă (planul anual) și un drum (acele sarcini zilnice), dacă nu știi care e situația ta de acum. Pentru asta e bine să faci o revizuire lunară a evoluției obiectivelor tale.
Începe ziua scriind o listă de sarcini. Sau scriind în agendă sarcinile zilei. Ideea este că primul lucru pe care îl faci de dimineață (sau în seara precendetă) să fie definirea sarcinilor zilei. Pe baza planului săptămânal și a celui lunar. Care trebuie să vină automat din planul anual.
Stabilește obiective ambițioase și în același timp realiste. Nu te rezuma să alegi “ceva” ușor de făcut. Visează, îndrăznește la mai mult! Dar ai grijă să fie și tangibile în același timp.
© Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.
Vă mulţumim!