NAVIGATING THROUGH DOR’s COMPLIANCE FOR MAPPINGNAVIGATING THROUGH DOR s COMPLIANCE FOR MAPPING SOVEREIGN LAKES AND LAKE BOTTOMS

R C l CCF CFE C d l M Rocco Campanale, CCF, CFE, Cadastral Manager Matthew Kalus, PSM, GISP, GIS Data Coordinator

Joe G. Ward, CCF, Senior Cadastral Mapper

OCPA’s methodology for adhering to the Department Of Revenue’s (DOR)Department Of Revenue s (DOR) compliance on mapping out all Sovereign Lakes and Lake Bottoms

DOR ComplianceDOR Compliance

Mapping / Case Studies

Current Status

DOR Assessment Roll Edit Guide

Florida Statutes

Florida Administrative CodeFlorida Administrative Code

Definitions

Statistics

2013 Assessment Roll Edit GuideFor

Parcel‐Level Geographical InformationSystem (GIS) Information

FLORIDA DEPARTMENT OF REVENUEPROPERTY TAX OVERSIGHTPROPERTY TAX OVERSIGHT

March 19, 2013http://dor.myflorida.com/dor/property/gis/pdf/giseditguide1211.pdf

Intended Users

Thi Edit G id i i t d d f b t t i dThis Edit Guide is intended for use by county property appraisers and their staff as an aid in preparing and producing the geographical information system (GIS) data for submission to the Florida Department of Revenue, Property Tax Oversight Program (DOR‐PTO), as provided by Florida law.

Introduction

The Department reviews data contained within parcel‐level GIS files toThe Department reviews data contained within parcel level GIS files to verify compliance with the requirements of Florida Statutes 192.011, 193.085, 193.114, and 193.1142, and Rules in the Florida Ad i i t ti C d 12D 1 009 d 12D 8 001Administrative Code 12D‐1.009 and 12D‐8.001.

This Guide includes the data field edits and methodology for the review of GIS data files. It also includes guidance to assist property appraisers and their staff in developing accurate and complete GIS data filesdata files. 

Data edits performed on the GIS submissions are categorized by levels d d 1 th h 4 E h dit i f d diff t t fcoded 1 through 4. Each edit is performed on a different set of 

requirements. Level 1 and 2 data edits identify fields that should be reviewed and, if necessary, corrected. Level 3 findings are considered to be a higher priority and indicate areas that require correction by the property appraiser.

Note: 

The Department will request that any Level 3 edits be addressed with a written response and a proposed plan for timely correction by the property appraiser. 

The Department will request that Level 4 edits with identified dataThe Department will request that Level 4 edits with identified data discrepancies be addressed with a written response and correction by the property appraiser before the assessment roll will be considered a 

l t b i i b th D t tcomplete submission by the Department.

A Letter of Intent for GIS Map Submission is available for download at:http://dor.myflorida.com/dor/property/gis/. 

Requests must be submitted by May 1.

Level 3 ‐ Edit 7 – Is all property assessed and listed according to sections 192 011 and 193 085 F S ?sections 192.011 and 193.085, F.S.?

Sections 192.011 and 193.085, F.S., require all property, other than d d hi h b d d li dstreets, roads and highways, to be assessed and listed. 

DOR Review: This review will consist of observing the parcel shapefile for areas that are not mapped (“open” areas without a “closed” polygon) An attempt will be made to identify if the subjectclosed  polygon). An attempt will be made to identify if the subject area is, or is not, exempt from assessment, and thus exempt from mapping, according to the aforementioned statutes. Additionally, thi i ill tt t t th l ti hi b t ththis review will attempt to compare the relationship between the total number of records in the parcel polygon shapefile and the total number of records in the preliminary NAL submission. 

Guidance: Physically observe the parcel shapefile for obvious areas that are not mapped (“open” areas without a “closed” polygon andthat are not mapped ( open  areas without a  closed  polygon and that are not required to be assessed or mapped. Additionally, compare the records contained in the shapefile attribute table with the records contained in the preliminary NAL submission to identify those areas that are not assessed and that are not exempt from assessment. 

Also identify areas for attributes labeled “unknown” or that are otherwise un assessed Identify to whom the identified area(s)otherwise un‐assessed. Identify to whom the identified area(s) should be assessed.

LEVEL 2 EDITSThe Level 2 edits will be reviewed by DOR and sent to the property y p p yappraiser at the end of the roll evaluation process. These edits are provided for additional review and correction by property appraiser’s staff but do not require a response to the Departmentstaff, but do not require a response to the Department.

Edit 1 – Is a public transportation layer, shapefile or polyline file provided, if available?

Edit 2 – Is a hydrology, or water features, layer or shapefileprovided, if available?p ,

Edit 3 – Is a municipal boundary layer or shapefile provided, if available?available?

Edit 4 – Is a taxing district boundary layer or shapefile provided, if il bl ?if available?

Edit 5 – Is a condominium layer, shapefile, or relate (lookup) table provided, if applicable?

N t If ll d i i t t d f dNote: If all condominium areas are not accounted for and mapped in the county parcel layer polygon, you must provide this data as a separate layer, shapefile, or as a relate, or lookup, table.

Edit 6 – Not currently in use.Edit 6  Not currently in use.

Edit 7 ‐ Is a railroad layer, shapefile or polyline file provided, if li bl ?applicable?

Edit 8 – Is a neighborhood layer or shapefile provided, if available?

Edit 9 – Is a market are layer or shapefile provided, if available?Edit 9  Is a market are layer or shapefile provided, if available?

Edit 10 – Is a zoning layer or shapefile provided, if available?

192.011 All property to be assessed.—The property appraiser shall assess all property located within the county, except inventory, whether such property is taxable, wholly or partially exempt, or subject to classification reflecting a value less than its just value at its present highest and bestvalue less than its just value at its present highest and best use. Extension on the tax rolls shall be made according to regulation promulgated by the department in order properly t fl t th l l St t d d hi hto reflect the general law. Streets, roads, and highways which have been dedicated to or otherwise acquired by a municipality, a county, or a state agency may be assessed, but need not be. 

193.085 Listing all property.—(1) The property appraiser shall ensure that all real property within his or her county is listed and valued on the p p y yreal property assessment roll. Streets, roads, and highways which have been dedicated to or otherwise acquired by a municipality county or state agency need not but may bemunicipality, county, or state agency need not, but may, be listed.

193.085 Listing all property.—(1) The property appraiser shall ensure that all real property within his or her county is listed and valued on the p p y yreal property assessment roll. Streets, roads, and highways which have been dedicated to or otherwise acquired by a municipality county or state agency need not but may bemunicipality, county, or state agency need not, but may, be listed.

12D‐1.009 Mapping Requirements.

(1) Each county property appraiser shall have and maintain the following:(a) Aerial photography suitable for the needs of his office(a) Aerial photography suitable for the needs of his office.(b) Property ownership maps which will reflect the following:

1. Recorded subdivisions and/or unrecorded subdivisions, if being used for assessing, in their entirety on the property ownership maps including lot and block division and dimensions if known.

2. Dimensions and acreage, where known, on all parcels over one acre in size.

3 Parcel number (normally the last four digits of the property3. Parcel number (normally the last four digits of the property identification  number).

(2)  Suggested procedures for establishing and maintaining an adequate d l i h i i d icadastral mapping program to meet these requirements are contained in 

the mapping guidelines of the Department of Revenue’s Manual of Instructions.

ll d12D‐8.001 All Property to Be Assessed.(1) General.

(a) The property appraiser shall make a determination of the value of all      property (whether such property is taxable, wholly or partially exempt, or p p y ( p p y , y p y p ,subject to classification reflecting a value less than its just value at its present highest and best use) located within the county according to its just or fair market value on the first day of January of each year and enter the same upon the appropriate assessment roll under the heading “Just Value.” If the parcel pp p g pqualifies for a classified use assessment, the classified use value shall be shown under the heading “Classified Use Value.”

(b) The following are specifically excluded from the requirements of paragraph (a) ( ) g p y q p g p ( )above:

1. Streets, roads, and highways. The appraiser is not required to, but may assess and include on the appropriate assessment roll streets, roads, and highways which have been dedicated to or otherwise acquired by a g y q ymunicipality, a county, or a state or federal agency.

a. The terms “streets”, “roads”, and “highways” include all public rights‐of‐way for either or both pedestrian or vehicular travel.

b. The phrase “or otherwise acquired” shall mean that title to the p qproperty is vested in the municipality, county, state, or federal agency and shall not include an easement or mere right of use.

ARTICLE X, SECTION 11.

Sovereignty lands.—The title to lands under navigable waters, within the boundaries of the state, which have not b li t d i l di b h b l hi h tbeen alienated, including beaches below mean high water lines, is held by the state, by virtue of its sovereignty, in trust for all the people. Sale of such lands may be authorized by law, but only when in the public interest. Private use of portions of such lands may be authorized by law but only when not contrary to the public interestlaw, but only when not contrary to the public interest. 

253.12 Title to tidal lands vested in state.—(1) Except submerged lands heretofore conveyed by deed or statute, th titl t ll i t tid l d b d b tt l d i l dithe title to all sovereignty tidal and submerged bottom lands, including all islands, sandbars, shallow banks, and small islands made by the process of dredging any channel by the United States Government and similar or other islands sandbars and shallow banks located in thesimilar or other islands, sandbars, and shallow banks located in the navigable waters, and including all coastal and intracoastal waters of the state and all submerged lands owned by the state by right of its sovereignty in navigable freshwater lakes, rivers, and streams, issovereignty in navigable freshwater lakes, rivers, and streams, is vested in the Board of Trustees of the Internal Improvement Trust Fund (TIITF). For purposes of fixing bulkhead lines, restrictions on filling land and dredging beyond bulkhead lines, and permits required for filling and dredging, the board shall exercise the same authority over submerged lands owned by the state by right of its sovereignty in navigable freshwater lakes, rivers, and streams as it does over  

submerged lands otherwise defined in this subsection.

Th P bli T t D t i t t th bli t t f “N i bl ” t b di Fl idThe Public Trust Doctrine protects the public status of “Navigable” water bodies.  Florida Case law defining “navigability” is clearly established.  A waterway is navigable if at the time of statehood in 1845, it was used or was capable of being used as a highway for waterborne trade of travel conducted by the customary modes of that period.  N i bilit d t i d it f i ti b t d iNavigability does not require year‐round capacity for navigation, but does require capacity for navigation in the water body’s ordinary state.  Contemporary capacity for navigation in vessels of the size used for transportation passengers and goods in the statehood period is substantial evidence of navigability.  Artificial water bodies or 

t d d i bl th h i t b d d i t l llwaterways rendered navigable through improvement by dredging are not legally navigable.  Customary modes of waterborne trade and travel in the mid‐1800’s included steamboats, barges, dugout canoes, and home‐made skiffs; all of which were used to transport passengers, products of the country, and produce from local farms.  Na igabilit m st also be nderstood in the conte t of the land transportation s stemNavigability must also be understood in the context of the land transportation system that existed at the time of statehood.  Railroads were virtually nonexistent.  In 1845, the only railroad in the state ran from Tallahassee to St. Marks, operated on wooden rails, and had cars pulled by mules.  Engines didn’t arrive until 11 years later.  Roads were little better The legislature declared that public roads were in satisfactory condition so longbetter.  The legislature declared that public roads were in satisfactory condition so long as the tree stumps left in the road were less that 12 inches high, the few bridges that existed washed out during the times of high water, and uncertain ferry service provided crossing of all major streams.  As a result, lakes and streams were by far the most reliable public highways for moving goods and peoplereliable public highways for moving goods and people.

Source: Florida Laws on Sovereignty Lands, Fall FACM Conference and Workshop 2005

253.141 Riparian rights defined…

( ) h h d l d b d(1) Riparian rights are those incident to land bordering upon navigable waters. They are rights of ingress, egress, boating, bathing, and fishing and such others as may be or g g g yhave been defined by law.

Ordinary High Water Boundary of Navigable Rivers and LakesOrdinary High Water Boundary of Navigable Rivers and Lakes

The ordinary high water boundary is just what the words suggest: the ordinary or normal reach of water during thesuggest: the ordinary or normal reach of water during the high water season.  The term “ordinary” excludes floods and other extra ordinary high water events but includes the 

l h f hi h f h Baverage or normal reach of high water of each year.  By way of comparison, the ordinary low water mark is the point the water reaches when the water body is at its usual and common or ordinary stage.  The boundary does not have a permanent fixed location on the ground because it is ambulatory; gradually shifting in response to naturalambulatory; gradually shifting in response to natural process such as erosion and accretion.

Source: Florida Laws on Sovereignty Lands, Fall FACM Conference and Workshop 2005

Beginning of Project (June 2012):Number of Lakes in Orange County 560Number of Lakes in Orange County – 560Number of LB polygons without PID’s – 231

Overview ‐ Guidance

S i L kSovereign Lakes

Case Studies / Lake BottomsCase Studies / Lake Bottoms

Lake Types Exhibit Synopsis

Exhibit A – Sovereign submerged lands. These are the clearly ‘meandered’ and navigable lakes surveyed

by the government Land Office in the 1800’s. the parcel boundary is the Ordinary High Water Line

(OHWL) of the lake as determined by DEP.

Exhibit B – Sovereign submerged lands. There are several lakes in Orange County where the state had

deeded the lake bed to the adjoining upland owner. Lake Conway was developed in the 1950’s

extensively using TIITF deeds to secure the shore.

Exhibit C – Sovereign submerged lands. Almost the entire lake bed of Lake Ola had been deeded to the

adjoining upland owners; however, over the years the upland owners have not always included the lake

bed in their deeds, severing the ownership. Should we show the lake bed as part of the upland parcel

referencing the state deed to indicate that it is no longer owned by the state?

Exhibit D – Lakes that the state now lays claim, but that were deeded or patented by the GLO/State.

There is a chain of title that extends back to the GLO/State, so our parcels extend into the lake. If it is

claimed by the state, should we sever the lake from the upland? Or let it be?

Exhibit E ‐ Lakes that the state now lays claim, but that were deeded or patented by the GLO/State.

What do we do with those tracts that have been platted extending into the lake, but only the upland has

been sold off? Over the years, OCPA has not put the lake bed on the tax roll as the submerged lands

have had little if any value.

Exhibit F – Lakes that the state doesn’t necessarily lay claim. In some cases we have identified the lake

b h l d d i Sh ld h h l i l d dbottom owner when platted, and in some cases not. Should we research the last titled owner and put

them on the Tax Roll?

Exhibit G ‐ Lakes that the state doesn’t necessarily lay claim. In some cases the lake bed is included in

the plat, in some cases not. In some cases the lots extend into the lake, in some cases not. How should

h th L k B tt (LB) t t ?we approach these Lake Bottom (LB) tracts?

Exhibit H – Sample exhibit indicated that the permutations of platting lake front parcels are numerous.

Exhibit I – Sample showing potential issue

1 U th O di Hi h W t Li (OHWL) El ti f th 1 f t t l f1. Use the Ordinary High Water Line (OHWL) Elevation  from the 1 foot contour layer for the parcel line.  

2. If the OHWL is shown to the tenth, use the nearest 1 foot contour (above or below) that l l h i i d f (b h d k h i li )most closely matches exiting ground features (beaches, docks, change in grass lines, etc)

3. If the OHWL is unknown, then substitute the Safe Upland Line elevation, or contour that closely matches vegetation change.

4. Not all waters are sovereign.  Man made ditches and canals into a sovereign lake are part of the upland parcel, and not the lake itself.  You will have to strike a line across the mouth of the canal/ditch.

5. There may be overflowed lands that are beneath the OHWL/SUL, but are not ‘wet’ or obviously part of the  water body.   An arbitrary boundary may need to be drawn close to the existing hydro feature.  The overflowed area needs to be added to, or a revision of the landline layer for the upland parcel.

6. Review plats along lakes very carefully. Read the platted legal description. Pay attention to ‘hard’ calls, and +/‐ ‘soft calls.  Some plats may go out into a sovereign lake – keep the integrity of the plat/parcel lines (any issues will be between the owner and the state).  In the case of these types of conflicts, retain the contour line to use for the Hydro Layer line/poly.

65’69’

70’

71’

66’

64’ 67’

68’

70’

68

4. Not all waters are sovereign. Man made ditches and canals into a sovereign lake are part4. Not all waters are sovereign.  Man made ditches and canals into a sovereign lake are part of the upland parcel, and not the lake itself.  You will have to strike a line across the mouth of the canal/ditch.

5 Th b fl d l d th t b th th OHWL/SUL b t t ‘ t’5. There may be overflowed lands that are beneath the OHWL/SUL, but are not ‘wet’ or obviously part of the  water body.   An arbitrary boundary may need to be drawn close to the existing hydro feature.  The overflowed area needs to be added to, or a revision of the landline layer for the upland parcel.y p p

6. Review plats along lakes very carefully. Read the platted legal description. Pay attention to ‘hard’ calls, and +/‐ ‘soft calls.  Some plats may go out into a sovereign lake – keep the integrity of the plat/parcel lines (any issues will be between the owner and the state) Inintegrity of the plat/parcel lines (any issues will be between the owner and the state).  In the case of these types of conflicts, retain the contour line to use for the Hydro Layer line/poly.

4.) Not all waters are sovereign.  Man made ditches and canals into a sovereign lake are part of the upland parcel, and not the lake itself.  You will have to strike a line across the mouth of the canal/ditch./

5.) There may be overflowed lands that are beneath the OHWL/SUL, but are not ‘wet’ or obviously part of the  water body.   An arbitrary boundary may need to be drawn close to the existing hydro feature.  The overflowed area needs to be added to, or a revision of the landline g y ,layer for the upland parcel.

6.) Review plats along lakes very carefully. Read the platted legal description. Pay attention to ‘hard’ calls, and +/‐ ‘soft’ calls.  Some plats may go out into a sovereign lake – keep the integrity of the plat/parcel lines (any issues will be between the owner and the state) In the case of these types of conflicts retainissues will be between the owner and the state).  In the case of these types of conflicts, retain the contour line to use for the Hydro Layer line/poly.

Case Law – Brickell v. Town of 

Case Study #1 – Lake Barton

Ft. Lauderdale

Case Study #2 – Lake of the Woods

Case Study #3 – Crystal Lake

Case Study #4 – Lake Maggiorey gg

MARY BRICKELL, APPELLANT, V. TOWN OF FORT LAUDERDALE, APPELLE

April 26, 1918 ‐ SUPREME COURT OF FLORIDA

Appeal from the Circuit Court of Broward County, H. Pierre Browning, Judge.

Browne, C. J., Taylor, Whitfield, Ellis And West, J. J., concur.

It is contended by the appellant that she intended North River Street and South River Street each to be only forty feet wide. The plat is drawn to a scale. There are some streets forty and some fifty feet wide, and others of less width. Measured by the scale to which the plat is drawn, the width of North and South River Streets as shown by the plat is generally about forty feet, but it apparently p , y p g y y , pp yvaries according to the meanderings of the river. 

The lines marking the side of the North and South River Streets, away from the river, are all straight lines, while those which mark the side next to the river are undulating and apparently follow the contour of the river.

MARY BRICKELL, APPELLANT, V. TOWN OF FORT LAUDERDALE, APPELLE

April 26, 1918 ‐ SUPREME COURT OF FLORIDA

Appeal from the Circuit Court of Broward County, H. Pierre Browning, Judge.

Browne, C. J., Taylor, Whitfield, Ellis And West, J. J., concur.

A i l d l ti li i ll d f ki t b d t ff t d b tid hil l ll lhil l ll lA single undulating line is usually used for marking a water boundary not affected by tides, while several parallel while several parallel waved lines are used to mark a water boundary where tides ebb and flow; and where these are found on a plat, waved lines are used to mark a water boundary where tides ebb and flow; and where these are found on a plat, they should be taken to define a lot or street lying on the water, they should be taken to define a lot or street lying on the water, with nothing between it and the waterwith nothing between it and the water, in the absence of anything appearing to the contrary on the plat, or in the dedication.

Single undulating line – not affected by tides (periodic rise and fall of water)

Several parallel waved lines – nothing between it (lot or street) and waterSeveral parallel waved lines  nothing between it (lot or street) and water

Nothing found for case law regarding Non‐tidal water bodies

Source: http://www floridageomatics com/flalaw/cases/brickell fortlauderdale htmSource: http://www.floridageomatics.com/flalaw/cases/brickell‐fortlauderdale.htm

MARY BRICKELL, APPELLANT, V. TOWN OF FORT LAUDERDALE, APPELLE

April 26, 1918 ‐ SUPREME COURT OF FLORIDA

Appeal from the Circuit Court of Broward County, H. Pierre Browning, Judge.

Browne, C. J., Taylor, Whitfield, Ellis And West, J. J., concur.

It is contended by the appellant that she intended North River Street and South River Street each to be only forty feet wide. The plat is drawn to a scale. There are some streets forty and some fifty feet wide, and others of less width. Measured by the scale to which the plat is drawn, the width of North and South River Streets as shown by the plat is generally about forty feet, but it apparently p , y p g y y , pp yvaries according to the meanderings of the river. 

The lines marking the side of the North and South River Streets, away from the river, are all straight lines, while those which mark the side next to the river are undulating and apparently follow the contour of the river.

This disposes of the question of the width of North and South River Streets which the chancellor found extended to the navigable waters of New River, which finding is approved.

MARY BRICKELL, APPELLANT, V. TOWN OF FORT LAUDERDALE, APPELLE

April 26, 1918 ‐ SUPREME COURT OF FLORIDA

Appeal from the Circuit Court of Broward County, H. Pierre Browning, Judge.

Browne, C. J., Taylor, Whitfield, Ellis And West, J. J., concur.

Current Status:Number of Lakes in Orange County – 560Number of LB polygons without PID’s 231 (2012)Number of LB polygons without PID s – 231 (2012)Number of LB polygons without PID’s – 0 (2013)

(Under Research: 57 to be completed by October 30, 2013)to be completed by October 30, 2013)