Open Journal Systems Sistema de Editorao de Revistas Eletrnicas Manual para Gerenciamento de Revistas

Fernanda Leomil - STI

Resumo:Este manual visa auxiliar a criao e o gerenciamento de revistas/peridicos eletrnicos utilizando o sistema OJS.

Motivao:Criao de um portal que rena as revistas eletrnicas da Universidade Federal Fluminense.

O OJS: Sistema que permite completa automatizao e gerncia de todos os processos de publicao de peridicos eletrnicos; Gerenciamento remoto: O usurio pode instalar e gerenciar o sistema de qualquer lugar, atravs da Internet; Configurao de opes de trabalho: O sistema disponibiliza flexibilidade para administrao de editores, sees, processos de reviso, entre outros; Ajuda online: O sistema possui vrias opes que permitem auxiliar os usurios do OJS. Cadastro de usurios: Permite que autores e leitores cadastrem-se livremente. Indexao do contedo: O sistema gera ndices para as submisses da revista, a fim de auxiliar nos mecanismos de busca. Notificaes por e-mail: Os usurios podem escolher ser notificados por e-mail caso algo seja publicado/modificado na revista. Compatvel com a OAI - Iniciativa dos Arquivos Abertos que visa criar meios de optimizar a divulgao cientfica integrada comuninidade acadmica e ao mesmo tempo tornar mais democrtico e eficiente os mtodos de disponibilizao e acesso aos textos cientficos.

Recomendado pela CAPES.

Processos:

1) Editor Gerente: o responsvel por todo o processo de publicao. Ele configura a revista, cadastra responsveis, cria sees, gerencia ferramentas de leitura e verifica as estatsticas geradas pelo sistema. Para comear, acesse o sistema com seu login e senha e escolha a funo Editor Gerente da revista. Na seo Administrao da Revista, clique em configuraes e siga os 5 passos para criar sua revista. A qualquer momento voc pode voltar e modificar (corrigir ou incluir) informaes. Alguns Itens etextos j esto marcados como padro para funes mais comuns.

2) Editor: o responsvel por administrar o processo editorial. Durante o Processo editorial, ele deve designar submisses aos Editores de Seo para que estes gerenciem a Avaliao e a Edio da Submisso, enquanto acompanha o progresso da submisso e ajuda em qualquer dificuldade durante o processo. O Editor tambm deve agendar as submisses para publicao, organizar o Sumrio e criar/publicar a edio, como parte do processo de publicao. Para comear, acesse o sistema com seu login e senha e escolha a funo Editor. Aparecero os itens submisses e Edies. Em Submisses, voc pode ver detalhes de submisses no designadas, submisses em avaliao, submisses em edio e arquivo de submisses. Em Edies, possvel criar/editar uma edio. Depois que o processo editorial de uma submisso for concludo, o editor deve escolher em qual edio a submisso ser publicada. Quando a organizao e o contedo da edio estiverem completos, clique em publicar para tornar a edio disponvel aos leitores. Voc pode enviar um email aos usurios cadastrados na revista clicando em Notificar Usurios.

3) Editor de Seo: o responsvel por gerenciar as avaliaes e a edio de submisses nas sees sob sua responsabilidade. Para comear, acesse o sistema com seu login e senha e escolha a funo Editor de seo. Todas as submisses em avaliao, em edio, ou no arquivo sero listados na pgina ao clicar em cada um dos ttulos das submisses. Ao clicar na opo Avaliao, voc pode enviar e-mail ao autor, ver o documento original e designara avaliadores para primeira rodada de avaliao. O Editor receber uma mensagem quando a avaliao for concluda e neste momento, pode-se encaminhar uma mensagem de agradecimento pelo trabalho realizado clicando em acusar recebimento. Aps a concluso da avaliao, voc deve decidir o futuro da submisso. Em Deciso do Editor, deve-se escolher aceitar, solicitar revises, submeter novamente para avaliao, ou rejeitar a submisso. Em seguida, notifique o autor da sua deciso atravs do cone de e- mail Notificar Autor. Voc deve, obrigatoriamente, enviar uma verso editada (ou no) ao editor de texto, caso o documento seja aprovado. Em Edio, caso existam editores de texto especficos, voc dever designar um neste momento(Designar Editor de Texto. Uma vez designado, o editor de texto deve ser comunicado por e-mail para que aceite ou no a responsabilidade de assumir a tarefa. O editor de texto ficar responsvel por revisar o documento e se comunicar com o autor. Por fim, quando estes entrarem em acordo sobre a verso final do texto, o editor ser notificado. Nos casos onde o Editor de Seo o Editor de Texto, inicie o processoclicando no link Iniciar. O Editor de Seo revisa a verso do documento para edio clicando no link do arquivo , realiza as alteraes em uma nova verso e a envia para o sistema atravs da ferramenta de envio de arquivos. Ao concluir a edio de texto, o editor clica no link Concludo. Esta ao ativar o cone Solicitar permitindo o envio de solicitao de reviso ao autor para que este realize alteraes.

Depois de concluir a edio de texto, pode-se iniciar o processo edio de layout. Voc pode designar um editor de layout ou, caso o editor de Seo tambm atue como editor de layout, este iniciar o processo e enviar as composies. Quando os documentos HTML e PDF forem enviados ao sistema pelo editor de layout, ser possvel visualizar, editar ou excluir cada um. Voc tambm pode enviar documentos adicionais.

4) Leitor de prova: responsvel por fazer a reviso final do artigo antes de sua publicao. Para comear, acesse o sistema com seu login e senha e escolha a funo Leitor de Prova. Quando as composies estiverem prontas e as correes analisadas, em Correes da Leitura de Prova, possvel enviar um agradecimento a todos os envolvidos.

5) Avaliador: O avaliador escolhido pelo diretor de seo. responsvel por avaliar uma submisso e enviar suas recomendaes atravs do sistema. Para comear, acesse o sistema com seu login e senha e escolha a funo Avaliador. Na seo Submisses Ativas, escolha o artigo para trabalhar e clique sobre ele para obter informaes bsicas sobre a submisso e o cronograma de avaliao (incluindo a data de concluso da avaliao). No ser possvel alterar a avaliao uma vez submetida ao editor. importante que voc verifique todas as etapas e informaes fornecidas antes de submeter seu parecer.

6) Autor: Autores normalmente podem se cadastrar e submeter seus trabalhos atravs do sistema. O autor envia o documento original e pode acompanhar sua submisso atravs do processo editorial, ao acessar o sistema com o login e senha criados no momento do cadastro. Na pgina Resumo possvel rever todos os dados informados durante a submisso. Na pgina Avaliao podem ser visualizadas as verses do editor e do(s) avaliador(es). Leia ou envie comentrios atravs do cone Editor/Autor.

7) Leitor: Os leitores so assinantes para revistas com acesso restrito e leitores que optam por se cadastrar no sistema para revistas de acesso livre (seja acesso livre imediato ou adiado). Leitores cadastrados recebem uma notificao automtica a cada nova edio ou artigo publicado.

Ferramentas de leitura: Tem o objetivo de auxiliar os leitores na contextualizao, interpretao, avaliao e uso dos artigos publicados. As ferramentas de leitura so escolhidas/criadas pelo editor gerente visando montar um ambiente de suporte leitura eletrnica. Neste ambiente os leitores podem ingressar em fruns de discusso, trocar mensagens e comunicar-se com os autores.