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MANUAL DEL PROCESO DE REMATE DE BIENES MUEBLES CS-STAB-03-P02 Versión 1.0 28/11/2014
DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
MANUAL DEL PROCESO DE REMATE DE BIENES MUEBLES
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Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ..................................................................................................... 3
3. ROLES .......................................................................................................................................... 3
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 4
5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................... 6
6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE REMATE DE BIENES MUEBLES............................................ 7
6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 7
6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 7
6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 7
7. ANEXOS ..................................................................................................................................... 12
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1. INFORMACIÓN BÁSICA
Proceso REMATE DE BIENES MUEBLES
Código del Proceso CS-STAB-03-P01
Descripción
PROPÓSITO Gestionar la disposición mediante remate de bienes muebles, que se encuentran bajo la administración o en poder de INMOBILIAR DISPARADOR
RESOLUCIÓN No. INMOBILIAR-DSI-2014-0006
ENTRADAS
Informe Jurídico del Proceso de Entrega y Recepción de Bienes Muebles
ACTIVIDADES PRINCIPALES
Gestionar insumos para elaboración de resolución
Elaborar Proyecto de Resolución
Ejecutar Remate de Bienes
Elaborar el Acta Entrega Recepción de los Bienes Rematados
PROCESO RELACIONADO
Entrega y Recepción de Bienes Muebles
Emisión de Certificación Presupuestaria
Contratación y Compras Públicas
Productos/Servicios del Proceso
Bienes muebles rematados
Tipo de Proceso Sustantivo
Responsables del Proceso
Director Nacional de Disposición y Enajenación de Bienes
Tipo del cliente Cliente interno y externo
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Marco Legal
Constitución de la República del Ecuador
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento General de Aplicación
Ley de Administración de Bienes
Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva
RESOLUCIÓN-INMOBILIAR-DSI-2014-0006
Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público, Acuerdo No. 025-CG
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO
El proceso de Remate de Bienes Muebles requiere considerar los siguientes lineamientos en los
procesos:
Todo procedimiento de remate de bienes procederá por decisión de la máxima autoridad
expresada mediante resolución.
Son documentos habilitantes para la resolución de la máxima autoridad los informes del
guardalmacén de bienes o quien haga sus veces y del Jefe Financiero.
Para efectuarse el remate a martillo de bienes muebles deberá concurrir la máxima
autoridad o su delegado y el Jefe Financiero; el martillador público será uno de los
designados por las cortes provinciales.
Podrán intervenir en el remate de bienes las personas capaces para contratar,
personalmente o legítimamente en representación de otras. No podrán intervenir por sí ni
por interpuesta persona, quienes fueren servidores públicos de INMOBILIAR, ni su
cónyuge o conviviente en unión de hecho, ni parientes dentro del cuarto grado de
consanguinidad o segundo de afinidad, los familiares por consanguinidad de los
convivientes en unión de hecho.
3. ROLES
Adjudicatario.- Persona a quien se adjudica un bien.
Analista de Disposición y Enajenación.- Realiza acciones técnicas y legales para gestionar la
enajenación, disposición, venta, donación, remate, permuta, transferencias y otras asignaciones
de los bienes muebles e inmuebles que se encuentran bajo la administración o en poder de
INMOBILIAR.
Coordinador General Administrativo Financiero.- Coordina, supervisa, diseña, planifica y norma
los procesos administrativos, financieros, de contratación pública y talento humano a fin de
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garantizar un aporte efectivo para la ejecución de los procesos gobernantes, sustantivos y
desconcentrados.
Director Administrativo.- Gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales
y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los
objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas.
Director Financiero.- Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros
requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los
objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto.
Director General de INMOBILIAR.- Administra y lidera los procesos del Servicio de Gestión
Inmobiliaria del Sector Público - INMOBILIAR, con la participación de todas las áreas
institucionales, con la finalidad de cumplir con la misión y objetivos estratégicos, así como con las
disposiciones legales que rigen a la entidad.
Director Nacional de Administración de Bienes Muebles.- Gestiona la recepción y administración
de aquellos bienes muebles que son asignados a INMOBILIAR, considerando su estado, uso y valor
comercial.
Director Nacional de Disposición y Enajenación de Bienes.- Gestiona la enajenación, disposición,
venta, donación, remate, permuta, transferencias y otras asignaciones de los bienes muebles e
inmuebles que se encuentran bajo la administración o en poder de INMOBILIAR.
Junta de Remates.- Para el remate de bienes, INMOBILIAR conformará una Junta de Remates que
estará integrada por la máxima autoridad o su delegado quien lo presidirá, el Jefe Financiero o
quien haga sus veces, un abogado de la Coordinación General de Asesoría Jurídica, quien será el
Secretario de la Junta, el Director de la Dirección Nacional de Administración de Bienes Muebles o
Inmuebles dependiendo del tipo de bien a rematarse o sus delegados, el Director Nacional de
Disposición y Enajenación de Bienes o su delegado; y el delegado de la Jurisdicción Territorial
donde se encuentra el bien si fuere el caso, misma que será designada mediante resolución por la
máxima autoridad.
Subdirector Técnico de Administración de Bienes.- Formula, ejecuta y emite la Política Pública
para la administración de los bienes inmuebles del Sector Público. Coordina los procesos de
administración de bienes muebles e inmuebles que son asignados a INMOBILIAR para su posterior
uso, disposición o enajenación, supervisando la gestión de sus direcciones nacionales.
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Acta Entrega Recepción.- Documento de constancia de la transferencia física de un bien.
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Certificación Presupuestaria.- Documento que garantiza la disponibilidad de recursos, para
comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional autorizado para el año fiscal
respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulen el objeto
materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito presupuestario, hasta el
perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente registro presupuestario.
DNDEB.- Dirección Nacional de Disposición y Enajenación de Bienes.
Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones.- Sistema que sintetiza el proceso de emisión de
avales y certificaciones presupuestarias a través de varios formularios, los cuales deben ser
completados por las unidades para posteriormente adjuntarse al memorando de solicitud con la
demás documentación requerida.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO
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6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE REMATE DE BIENES MUEBLES
6.1. PROPÓSITO
Determinar las actividades que permitan gestionar eficientemente la disposición mediante
remate de bienes muebles, que se encuentran bajo la administración o en poder de
INMOBILIAR.
6.2. ALCANCE
Este proceso abarca desde la recepción del Informe Jurídico del Proceso de Recepción y
Entrega de Bienes Muebles hasta la entrega de los bienes rematados al adjudicatario
mediante la elaboración del Acta Entrega Recepción.
6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO
Disponer gestión
Subdirector Técnico de
Administración de Bienes
Una vez recibido el Informe Técnico del Proceso de Entrega y Recepción de Bienes Muebles, el Subdirector Técnico revisa las directrices para la disposición del bien mueble y de no tener observaciones procede a disponer la gestión a la Dirección Nacional de Disposición y Enajenación de Bienes.
Memorando Informe Técnico
Gestionar insumos, para elaborar
resolución
Director Nacional de Disposición y Enajenación de
Bienes
El Director procesa lo estipulado en el Memorando e Informe Técnico, para ello debe gestionar los insumos necesarios para viabilizar el remate de los bienes muebles de acuerdo a lo estipulado en el artículo 13 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público.
Memorando
Disponer elaboración de informes para
disposición de bienes
Coordinador Administrativo
Financiero
De acuerdo al requerimiento recibido el Coordinador solicita a sus áreas Financiera y Administrativa que emitan los informes necesarios con el fin de viabilizar el remate de los bienes muebles.
Informe de Guardalmacén
/Informe Financiero
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Elaborar proyecto de resolución
Director Nacional de Disposición y Enajenación de
Bienes
Con los informes completos el Director gestiona la elaboración del Proyecto de Resolución y lo remite a la Subdirección Técnica para su revisión y aprobación.
Proyecto de Resolución
Solicitar aprobación para disposición de
bienes
Subdirector Técnico de
Administración de Bienes
Una vez revisado el proyecto de resolución y de no encontrar observaciones al mismo, lo remite mediante memorando a la máxima autoridad solicitando la autorización para el inicio del remate de los bienes muebles mediante la suscripción de la resolución.
Proyecto de Resolución
Memorando
Autorizar disposición de bienes
Director General de INMOBILIAR
El Director revisa el proyecto de resolución, de no encontrar impedimentos suscribe y emite la resolución para su cumplimiento. Dentro de las disposiciones de la resolución, constará la designación de los delegados que conformarán la Junta de Remates.
Resolución Memorando
Disponer inicio de remate de bienes
Subdirector Técnico de
Administración de Bienes
Una vez emitida la resolución el Subdirector Técnico dispone la ejecución del remate de bienes muebles a la DNDEB para su gestión.
Memorando
Gestionar remate de bienes muebles
Director Nacional de Disposición y Enajenación de
Bienes
Una vez recibida la disposición por parte de la máxima autoridad, el Director convoca a reunión a los delegados para conformar la Junta de Remates y coordinar las actividades necesarias para ejecutar el remate de los bienes muebles.
Definir lugar, día y hora y bases para el
remate Junta de Remates
En la reunión convocada por la DNDEB, la Junta de remates define todos los pormenores necesarios para efectuar el remate de los bienes muebles, tales como: tipo de remate, lugar, día y hora a efectuarse el remate a martillo o presentación de ofertas, bases para el remate, costos de la ejecución del remate, etc.
Acta de Junta de Remates
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La fecha del remate será ocho días después del último aviso.
Solicitar publicación en prensa y
contratación de servicios de ser
necesario
Director Nacional de Disposición y Enajenación de
Bienes
La difusión del lugar, día y hora para el remate se realizará mediante tres avisos que se publicarán en uno de los periódicos de mayor circulación en la provincia en que fuere a efectuarse el remate y/o a nivel nacional, además, en carteles que se ubicarán en los lugares más frecuentados que señale la Junta de Remates. La publicación de los avisos por la prensa podrán ser a día seguido o mediando entre una y otra el número de días que señale la Junta.
Solicitar Certificación Presupuestaria
Analista de Disposición y Enajenación
De acuerdo a lo estipulado por el Director, el Analista procede con la solicitud de la certificación presupuestaria a través del Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones (Ver Manual adjunto) y posteriormente solicita la contratación de los servicios requeridos a través del Proceso de Contratación y Compras Públicas.
Certificación Presupuestaria
Receptar consignación de los
postores
Director Financiero
Una vez ejecutada la publicación en prensa y contratados los servicios necesarios para la ejecución del remate de bienes. Si el remate será a martillo, antes de participar en el remate, los interesados consignarán por lo menos el 20% del valor del avalúo de los bienes que deseen adquirir. El valor de la consignación se entrega al funcionario delegado por el Director Financiero en dinero en efectivo o en cheque certificado y se lo contabiliza y deposita de conformidad con las normas vigentes sobre la materia.
Comprobante de depósito /
Cheque certificado
REMATE AL MARTILLO
Ejecutar remate
Analista de Disposición y Enajenación
Las posturas se presentarán verbalmente, serán debidamente anotadas por el Secretario de la Junta de Remates, contendrán los nombres y apellidos del postor, la cantidad ofrecida y el bien por el que se hace oferta. Cada postura será pregonada por el martillador público que
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intervenga.
Gestionar la elaboración del acta
de adjudicación
Analista de Disposición y Enajenación
De no haber otra postura, después de cumplida la ejecución del remate, el martillador declarará el cierre del remate y la adjudicación de los bienes rematados al mejor postor. El Analista solicita al Secretario de la Junta de Remates la elaboración del acta de adjudicación.
Acta de Adjudicación
SOBRE CERRADO
Recibir ofertas, calificar y adjudicar
Junta de Remates
Una vez ejecutada la publicación en prensa y contratados los servicios necesarios para la ejecución del remate de bienes. Si el remate será mediante concurso de ofertas en sobre cerrado, el Secretario de la Junta recibe y pone en cada sobre la fe de presentación con la indicación del día y la hora en que los hubiere recibido. Cumplida la hora de presentación de ofertas se reunirá la Junta para abrir los sobres en presencia de los interesados, leer las propuestas, calificarlas y adjudicar los bienes al mejor postor. De la adjudicación se dejará constancia en un acta que será suscrita por los miembros de la Junta y el adjudicatario.
Acta de Adjudicación
Enviar consignaciones al
Director Financiero Junta de Remates
El sobre cerrado contendrá la oferta y, además, el 10% del valor de cada una de ellas, en dinero en efectivo o cheque certificado esta consignación se remitirá al Director Financiero para su recepción.
Comprobante de depósito /
Cheque certificado
Solicitar pago por el bien rematado
Director Nacional de Disposición y Enajenación de
Bienes
Una vez elaborada el Acta de Adjudicación el Director solicita el pago al adjudicatario, dentro del día hábil siguiente al de la notificación o adjudicación.
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Receptar Pago Director
Financiero
El pago será receptado por el funcionario público delegado por el Director Financiero y a su vez contabiliza y deposita los valores de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.
Comprobante de depósito /
Cheque certificado
Declarar quiebra del remate
Director Financiero
Si el pago por el remate de los bienes muebles no se efectúa de acuerdo a lo establecido, el Director Financiero notifica el particular al Subdirector Técnico de Administración de Bienes, para que este a su vez gestione la quiebra del remate y consecuente adjudicación de los bienes al postor que siguiere en el orden de preferencia. La diferencia entre la primera postura y la segunda, o entre ésta y la tercera, pagarán el postor o postores que hubieren provocado la quiebra. El valor de dicha diferencia, se cobrará reteniéndolo, sin más trámite, de las sumas entregadas en consignación.
Memorando
Devolver consignaciones a los
postores
Director Financiero
Los valores consignados para intervenir en el remate, por quienes no resultaren beneficiados con la adjudicación, les serán devueltos después de que el adjudicatario realice el pago.
Gestionar la elaboración del Acta de Entrega Recepción
Analista de Disposición y
Enajenación de Bienes
El Analista gestiona y da seguimiento a la elaboración del acta de entrega recepción con el Director Nacional de Administración de Bienes Muebles.
Memorando
Elaborar acta y entregar bienes al
adjudicatario
Director Nacional de Administración
de Bienes
El Director es el encargado de la elaboración y suscripción, en conjunto con la Dirección Administrativa, del acta de entrega recepción para la entrega de los bienes rematados al adjudicatario.
Acta de Entrega - Recepción
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Remitir copia de Acta
Director Nacional de Disposición y Enajenación de
Bienes
Con la copia del acta de entrega recepción, el Director remite la misma mediante Memorando al Subdirector Técnico para su conocimiento y gestión.
Memorando
Conocer entrega y solicitar el registro de
egreso de bienes entregados en
sistemas institucionales
Subdirector Técnico de
Administración de Bienes
Con la copia del Acta de Entrega Recepción el Subdirector dispone a la Dirección Nacional de Administración de Bienes Muebles el egreso de los bienes entregados en la base de datos y solicita a la Coordinación Administrativa Financiera registrar el egreso de los mismos en los sistemas institucionales.
Memorando
7. ANEXOS
o Manual del Proceso de Emisión de Certificación Presupuestaria
o Manual del Proceso de Contratación y Compras Públicas
o Manual del Proceso de Entrega y Recepción de Bienes Muebles
o Formato de Acta de Adjudicación (CS-STAB-03-P01-F01)
o Formato de Acta de Junta de Remates (CS-STAB-03-P01-F02)
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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN
Acciones Nombre Cargo Firma Fecha
Elaborado Por:
Ing. Diana Ruiloba Analista de Procesos
Aprobado Por:
Ab. Verónica Jama Directora Nacional de
Disposición y Enajenación de Bienes, (E)
Validado por:
Ing. Fabián Moscoso Subdirector Técnico de
Administración de Bienes
CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS
Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización
1.0 Emisión Inicial 28/11/2014