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MANUAL DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES INMUEBLES ZONAL ZS-CZ8-ABI-P01 Versión 1.0 11-11-2014
DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL MANUAL DEL PROCESO DE
ADMINISTRACIÓN DE BIENES INMUEBLES ZONAL
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Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ..................................................................................................... 3
3. ROLES .......................................................................................................................................... 4
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 5
5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................... 7
6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES INMUEBLES ZONAL ............ 8
6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 8
6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 8
6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 8
7. ANEXOS ..................................................................................................................................... 13
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1. INFORMACIÓN BÁSICA
Proceso ADMINISTRACIÓN DE BIENES INMUEBLES ZONAL
Código del Proceso ZS-CZ8-ABI-P01
Descripción
PROPÓSITO Gestionar la administración técnica, eficaz y eficiente de los Bienes Inmuebles asignados a INMOBILIAR mediante leyes o decretos, además de aquellos que por solicitud expresa de una entidad pública solicita la administración de sus Bienes Inmuebles. DISPARADOR
Leyes
Decretos Ejecutivos
Disposición de la Máxima Autoridad ENTRADAS
Memorando de asignación de inmuebles ACTIVIDADES PRINCIPALES
Identificar las necesidades integrales del Bien Inmueble
Contratación de servicios o adquisición de bienes.
Efectuar Pagos de tasas, bienes o servicios relacionados al Bien Inmueble.
PROCESO RELACIONADO
Recepción de Bienes Inmuebles
Elaboración del Modelo de Gestión y Asesoría
Emisión de Aval Presupuestario
Emisión de Certificación Presupuestaria
Contratación y Compras Públicas
Gestión de Pagos
Productos/Servicios del Proceso
Bienes inmuebles administrados
Tipo de Proceso Zonal Sustantivo
Responsables del Proceso
Coordinador Zonal
Tipo del cliente Cliente Interno y Externo
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Marco Legal
Constitución de la República del Ecuador
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contracción Pública y su Reglamento General de Aplicación
Ley de Administración de Bienes
Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva
Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público
Decreto Ejecutivo Nro. 798 – Funciones INMOBILIAR
Decreto Ejecutivo Nro. 906 – Transferencia de bienes del BCE
Decreto Ejecutivo Nro. 1033 – Transferencia de bienes del BCE
Decreto Ejecutivo Nro. 1249 – Transferencia de bienes del BCE
Decreto Ejecutivo Nro. 435 – Transferencia de Dominio de aquellos bienes que no son usados en sus funciones principales
Decreto Ejecutivo Nro. 38 – Transferencia de bienes del FLOPEC
Decreto Ejecutivo Nro. 50 – Transformar de Secretaría a Servicio
Decreto Ejecutivo Nro. 52 – Transferencia de bienes del BCE
Decreto Ejecutivo Nro. 1301 – Bienes Intestados
Decreto Ejecutivo Nro. 823 – Transferencia de Bienes Inmuebles FERIA DE DURAN
Decreto Ejecutivo Nro. 560 – Transferencia de bienes del BCE
RESOLUCIÓN-INMOBILIAR-DSI-2014-0006
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO
El proceso de Administración de Bienes Inmuebles Zonal requiere considerar los siguientes
lineamientos en los procesos:
No se procederá con la administración de un Bien Inmueble si entre los documentos
habilitantes no se encuentre el acta de entrega recepción debidamente suscrita de
acuerdo a la normativa vigente.
La administración de Bienes Inmuebles aplica para aquellos asignados a INMOBILIAR
mediante Leyes y/o Decretos Ejecutivos, de acuerdo al ámbito de acción de esta
Institución.
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INMOBILIAR asumirá los gastos administrativos generados por el Bien Inmueble durante la
transferencia de dominio, a partir de la suscripción del acta entrega recepción del mismo,
los gastos correspondientes a contribuciones y mejoras serán asumidos a partir de la
inscripción del inmueble en el Registro de la Propiedad.
Toda contratación, será solicitada desde Planta Central, para lo cual la Coordinación Zonal
deberá gestionar lo siguiente:
o Elaboración de TDR´s y su aprobación por la Subdirección Técnica.
o Solicitud de Aval Presupuestario.
o Solicitud de Certificación Presupuestaria.
o Aprobación de la necesidad.
3. ROLES
Administrador del Bien Inmueble.- Ejecuta el proceso de administración de Bienes Inmuebles
aplicable para Edificios, en base al Modelo de Gestión y los procesos administrativos que demanda
el inmueble a él encomendado. En el caso de edificios que alberguen a dos o más Entidades
Públicas, es el encargado del Equipo Administrativo para la ejecución de dicho proceso.
Analista de Administración de Bienes Inmuebles.- Ejecuta el proceso de Administración de Bienes
Inmuebles para aquellos que son: terrenos, departamentos, galpones, casas u otros similares, de
acuerdo a su respectivo Modelo de Gestión. Realiza la gestión de pagos, adquisiciones y
contrataciones de servicios, conforme lo requerido por el Administrador del Bien Inmueble o lo
identificado en la inspección del Inmueble a su cargo. También alimenta el Sistema de
Administración de Bienes Inmuebles, con la información del cumplimiento presupuestario.
Experto Zonal de Administración de Bienes Inmuebles.- Supervisa y controla la gestión del
responsable administrativo de los Bienes Inmuebles asignados a INMOBILIAR. Además designa al
Analista de Administración de Bienes Inmuebles para la administración de inmuebles tales como:
terrenos, departamentos, galpones, casas u otros similares.
Especialista Zonal de Administración de Bienes Inmuebles.- Asigna y coordina a los funcionarios
encargados de la gestión administrativa de los Bienes Inmuebles asignados a INMOBILIAR. Es el
encargado de establecer las actividades correspondientes a cada funcionario, dependiendo del
tipo del Bien Inmueble por administrar.
Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles.- Planifica y dirige los procesos para
gestionar la administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles del Sector Público.
Subdirector Técnico de Administración de Bienes.- Formula, ejecuta y emite la política pública
para la administración de los bienes inmuebles del Sector Público. Coordina los procesos de
administración de bienes muebles e inmuebles que son asignados a INMOBILIAR para su posterior
uso, disposición o enajenación, supervisando la gestión de sus direcciones nacionales.
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Coordinador Zonal.- Ejerce la política pública para asegurar la Gestión Inmobiliaria en el territorio
de su jurisdicción garantizando la prestación de servicios de calidad con calidez.
Coordinador General de Planificación y Gestión Estratégica.- Planifica, coordina, controla y da
seguimiento a los procesos y proyectos para garantizar el cumplimiento de los objetivos
estratégicos y metas institucionales, así como también el mejoramiento de los procesos. Dirige el
proceso de emisión de Avales Presupuestarios.
Director Financiero.- Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros
requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los
objetivos institucionales. Dirige el proceso de Emisión de Certificaciones Presupuestarias y el
proceso de Ejecución de Pagos.
Director Administrativo.- Gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales
y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los
objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas.
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Acta entrega-recepción.- Documento habilitante que permite administrar o dar uso al Bien
Inmueble.
Administrador de Contrato.- En todo contrato, la entidad contratante designará de manera
expresa un administrador del mismo, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas
y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. Adoptará las acciones que sean necesarias
para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones a que hubiere lugar.
Aval Presupuestario.- Documento emitido por la Coordinación General de Planificación, con el
cual se garantiza la alineación a las políticas y la disponibilidad de fondos de inversión.
BI.- Bien Inmueble
Certificación Presupuestaria.- Documento emitido por la Dirección Financiera que garantiza la
disponibilidad de recursos, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional
autorizado para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes
que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito
presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente
registro presupuestario.
CUR de Pago.- Documento que evidencia el pago por diferentes conceptos.
DNABI.- Dirección Nacional de Administración de Bienes Inmuebles.
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Equipo Administrativo.- Es el grupo de funcionarios que ejecutan el proceso de Administración de
Bienes Inmuebles, en aquellos que alberguen a dos o más Instituciones Públicas, de acuerdo a la
estructura posicional detallada en el Modelo de Gestión.
Informe de Inspección.- Documento que respalda la constatación del estado físico y
administrativo del inmueble, así como también la constatación de las necesidades integrales del
mismo.
Sistema de Administración de Bienes Inmuebles.- El sistema permite la identificación inmediata
del Bien Inmueble en comunicación con la información de catastros, facilita el ingreso de
información adicional como gastos relacionados con el inmueble, emite alertas a las diferentes
direcciones relacionadas con el mismo, entre otros.
Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones.-El Sistema sintetiza el proceso de emisión de
avales y certificaciones presupuestarias a través de varios formularios, los cuales deben ser
completados por las unidades para posteriormente adjuntarse al memorando de solicitud con la
demás documentación requerida.
TDR´s.-Términos de referencia: Documento que contiene las especificaciones técnicas, objetivos y
estructura de cómo ejecutar un determinado estudio, trabajo, proyecto, servicio, construcción,
conferencia, negociación, etc.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO
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6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES INMUEBLES ZONAL
6.1. PROPÓSITO
Gestionar la correcta administración de aquellos Bienes Inmuebles, en zona, asignados a
INMOBILIAR mediante leyes o decretos, además de aquellos que por solicitud expresa de una
entidad pública solicita la administración de sus Bienes Inmuebles de acuerdo al ámbito de
acción de esta Institución.
6.2. ALCANCE
Este proceso abarca desde la Recepción del Bien Inmueble hasta el pago de las obligaciones
generadas por la administración de los mismos.
6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO
Asignar Inmueble al Administrador /
Analista
Experto Zonal de Administración de Bienes Inmuebles
Una vez que la recepción del Bien Inmueble ha sido formalizada el Experto determina si el bien inmueble será administrado temporal o permanentemente y dependiendo del caso asignará un Analista o Administrador respectivamente encargados de la administración del inmueble.
Modelo de Gestión
Recibir e inspeccionar el Bien
Inmueble
Administrador del Bien Inmueble
Se realiza la inspección e identificación de necesidades integrales, en la cual se verifica el estado físico del Bien Inmueble, los suministros (servicios básicos) y el equipamiento con el que cuenta el inmueble (parqueaderos, equipos accesorios, bodegas, edificación complementaria). También se constata que estén al día los siguientes rubros:
Servicios Básicos
Contribuciones Municipales
Expensas
Impuesto Predial
Otros Dependiendo del Modelo de Gestión
Informe de inspección
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aplicado, estos son los servicios a contratar:
Seguridad
Mantenimiento
Seguros
Otros Con esta información e identificación de las necesidades integrales del Bien Inmueble, elabora el Informe de inspección.
Modelo de Gestión /Asesoría
Administrador del Bien Inmueble
Una vez realizada la inspección el Administrador solicita el Modelo de Gestión para ser aplicado en la administración del inmueble.
Elaborar requerimiento del
bien inmueble
Administrador del Bien Inmueble / Analista
Zonal
Se elabora el Memorando de requerimiento en el cual deberán constar las necesidades integrales del inmueble incluyendo:
Tipo de servicio o bien
Tiempo de la contratación
Especificaciones técnicas
Cantidad
Precios referenciales Posibles proveedores
Procedimiento de contratación que aplica
Planillas para el pago de servicios básicos.
Memorando Planillas de
Servicios Básicos
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Recibir requerimiento del bien inmueble y
gestionar
Analista Zonal de Administración de Bienes Inmuebles
El Analista recibe los requerimientos y los gestiona mediante la definición del tipo de requerimiento. Si se identifica que es necesaria la adquisición de productos o contratación de servicios, elaborará los TDR´s o Especificaciones Técnicas, dependiendo del caso, para adjuntarlas al requerimiento y remitir este al Especialista.
TDR´s
Consolidar requerimientos de
los distintos inmuebles en la
zona (revisar TDR´s)
Especialista Zonal de Administración de Bienes Inmuebles
El Especialista recibe los requerimientos, revisa los TDR´s o Especificaciones Técnicas, de ser el caso, consolida todos los requerimientos de los inmuebles en la zona y los remite al Experto.
Verificar si el requerimiento es a
nivel nacional
Experto Zonal de Administración de Bienes Inmuebles
El Experto recibe los requerimientos y revisa si en estos constan contrataciones de servicios o adquisiciones de productos, si es el caso revisa los TDR´s o Especificaciones Técnicas y coordina con Planta Central la existencia de las mismas necesidades a nivel nacional, si es así remite el requerimiento al Director DNABI para la contratación de los mismos con copia al Coordinador Zonal para su conocimiento.
Revisar requerimientos y
remitir al Coordinador Zonal
(Validar TDR´s)
Experto Zonal de Administración de Bienes Inmuebles
De no identificar que los requerimientos sean nacionales, el Experto valida los TDR´s o Especificaciones Técnicas, si es el caso, y remite los requerimientos al Coordinador Zonal para su gestión.
Recibir requerimientos y
direccionar Coordinador Zonal
El Coordinador Zonal recibe los requerimientos y direcciona su gestión dependiendo del tipo de requerimiento de la siguiente manera:
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1. Pagos / Servicios Básicos: Se dispone la gestión para solicitar el pago a la Dirección Financiera previa obtención de Aval y Certificación Presupuestaria.
2. Contratos en ejecución: Si el requerimiento abarca servicios de contratos ya adjudicados y que se encuentran asignados a un Administrador de Contrato, por ejemplo: Ciertos mantenimientos, Guardianía, Limpieza, otros; autoriza estos servicios y dispone la gestión para solicitar el pago a la Dirección Financiera. Una vez autorizados comunicará a la DNABI para su conocimiento.
3. Contratación y Compras Públicas: Se autoriza el gasto y se define: si el requerimiento corresponde a una ínfima cuantía aprueba los TDR´s o Especificaciones Técnicas y pone en conocimiento de la Dirección Nacional de Administración de Bienes Inmuebles la contratación a realizarse para posteriormente disponer la gestión a su equipo de trabajo. Si el requerimiento no corresponde a una contratación por ínfima cuantía remite los TDR´s o Especificaciones Técnicas a la DNABI para su aprobación y posterior gestión.
Solicitar autorización para
contratación Coordinador Zonal
Es Ínfima Cuantía? Si se identifica que la contratación o compra no corresponde a una Ínfima Cuantía el Coordinador Zonal remite los insumos al Director DNABI para su aprobación y posterior solicitud de autorización al Subdirector Técnico.
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Disponer Gestión Coordinador Zonal
Si la contratación o compra corresponde a una Ínfima Cuantía, el Coordinador aprueba los TDR´s o Especificaciones Técnicas, pone en conocimiento de la de la Dirección Nacional de Administración de Bienes Inmuebles la contratación a realizarse y dispone a su equipo de trabajo el inicio de la gestión para la solicitud de Aval, Certificación Presupuestaria y finalmente subir el proceso al Portal de Contratación y Compras Públicas. Si la contratación no corresponde a una Ínfima Cuantía procederá con la disposición a su equipo de trabajo de la gestión para la solicitud de Aval y Certificación Presupuestaria, con estos insumos remite el trámite a Planta Central para que se solicite a la Dirección Administrativa subir el Proceso al Portal de Contratación y Compras Públicas.
El analista debe identificar a qué tipo de gasto pertenece el pago:
Gasto Corriente: Pertenecen a los Bienes Inmuebles administrados que albergan a dos o más entidades del Sector Público.
Gasto de Inversión: Pertenecen a Bienes Inmuebles temporales que se recibieron o se van a recibir. En el caso de que los pagos pertenezcan a gasto corriente el analista deberá solicitar directamente la certificación presupuestaria a través del Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones a la Dirección Financiera. (Ver Manual del Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones Presupuestarias) Si los pagos a efectuarse pertenecen a gastos de inversión el analista en primera instancia deberá solicitar el aval presupuestario a la Dirección de
Sistema de Emisión de
Avales y Certificaciones
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Planificación e Inversión a través del Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones. (Ver Manual del Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones Presupuestarias) Una vez que cuenta con los insumos detallados gestiona la solicitud a la Dirección Administrativa para subir el proceso al Portal de Contratación y Compras Públicas y posteriormente a la Dirección Financiera para el pago.
Formalizar Pagos Administrador del Bien
Inmueble
Una vez que el pago ha sido efectuado, la Dirección Financiera (Unidad de Tesorería) entrega al Especialista Zonal el CUR de pago quien a su vez lo remite al Analista Zonal si este identifica que el pago corresponde a servicios básicos solicita al Administrador del Bien Inmueble realizar la formalización de pagos. El Administrador deberá sellar el CUR de pago en la entidad proveedora del servicio (agua, luz, teléfono, impuestos, contribuciones municipales), posteriormente enviará los documentos sellados al Analista de Administración de Bienes Inmuebles para su archivo y registro en la Base de Datos y actualización del Sistema del Geoportal. Si los pagos pertenecen a servicios contratados, el CUR deberá ser enviado por correo institucional al proveedor para constancia del pago y de igual forma el Analista deberá registrar la información en la Base de Datos y actualizar el Sistema del Geoportal.
CUR de pago sellado
7. ANEXOS
o Manual de Proceso de Emisión de Aval Presupuestario
o Manual de Proceso de Emisión de Certificación Presupuestaria
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o Manual de Proceso de Contratación y Compras Públicas
o Manual de Proceso de Gestión de Pagos
o Manual de Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones
o Formato de Informe de inspección e identificación de necesidades
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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN
Acciones Nombre Cargo Firma Fecha
Elaborado Por:
Ing. Diana Ruiloba Analista de Procesos
Aprobado Por:
Mgs. John Hill Coordinadora Zonal 8
Validado por:
Mgs. Fabián Moscoso Subdirector Técnico de
Administración de Bienes
CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS
Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización
1.0 Emisión Inicial 19-11-2014