manual bienes nacionales

Oficina de Tecnología de Información y Comunicación Dirección de Organización

Coordinación del Nivel Central

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL

REGISTRO Y CONTROL DE BIENES NACIONALES

Caracas, Octubre 2010

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Oficina de Tecnología de Información y Comunicación Dirección de Organización

Coordinación del Nivel Central

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REGISTRO Y CONTROL DE BIENES NACIONALES

Oficina de Gestión Administrativa Oficina de Tecnología de la Información y Comunicación

Elaborado por:

Ydelmar Durán Registrador de Bienes y Materias IV

Juan Hernández Analista de Organización y Sistemas

Revisado por:

Xiomara Rosales Coordinadora de Bienes Nacionales de la Dirección de Administración y Servicios

María José Navas Coordinadora del Nivel Central de la

Dirección de Organización

Visto Bueno:

José Antonio Díaz Director de Administración y Servicios

Joice Cartaya Directora (E) de Organización

Avalado por:

Juan Carlos Barrios Director General de la Oficina de Gestión

Administrativa

Arturo Graterol Director de la Oficina de Tecnología de la

Información y Comunicación

Aprobado por:

Eugenia Sader Castellanos Ministra de Poder Popular para la Salud

Caracas, Octubre 2010



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Oficina de Tecnología de Información y Comunicación Dirección de Organización Coordinación del Nivel Central


REGISTRO Y CONTROL DE BIENES NACIONALES Fecha: 05/08/20110

CONTENIDO I. Introducción………………………………….………………………..……………........ 5

II. Objetivo……………………………………………………………..….………..………. 6

III. Alcance..…………………………………………………………………………………. 6

IV. Unidad Responsable……..…………………………………………………..………… 6

V. Base Legal…..……………………………………………………………..……………. 7

VI. Normas Generales……..…………………………………………………...…..……… 8

VII. Normas Específicas

1. Para las Entradas o incorporaciones de Materias……………………………..…… 11

2. Para las Salidas o Desincorporaciones de Materias…………..…….………..….... 12

3. Para la Clasificación de los Bienes Nacionales y Materias…….…………....……. 12

4. Para la Clasificación de las Materias.……………………………………...….…...... 15

5. Para los Registros que deben llevarse en los Almacenes ……………..….……… 16

6. Para la Valoración de las Materias…….……………………….……..…….………. 16

7. Para la Rendición de Cuentas ante la Coordinación de Bienes Nacionales….… 17

8. Para los Movimientos de Bienes……………………………………...………….….. 18

9. Para Catastro de Bienes Nacionales- Predios Urbanos y Terrenos Rurales....... 18

10. Para Catastro de Bienes Nacionales- Edificios………………………..………....... 18

11. Para los Cuentadantes………………………………………………………………... 19

VIII. Procedimientos

1. Registro y Control de Bienes Nacionales Inmuebles………..…………………….. 22

2. Registro y Control de Bienes Nacionales Muebles en uso……………..…………. 30

3. Registro y Control de Bienes Muebles en Depósito y Materiales de Consumo… 38

IX. Diagramas de Flujo

1. Registro y Control de Bienes Nacionales Inmuebles……………………..……….. 46

2. Registro y Control de Bienes Nacionales Muebles en uso…………………..……. 48

3. Registro y Control de Bienes Muebles en Depósito y Materiales de Consumo… 50

X. Formularios e Instructivos

1. Orden de Salida……………………………………………….……………………..... 53

2. Movimiento de la Cuenta y Balance de Comprobación………………….………... 55

3. Bienes Nacionales Inmuebles………………………………….…………………….. 57



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4. Movimiento de Bienes Nacionales……………..…………………………………….. 59

5. Catastro de Bienes Nacionales Predios Urbanos y Terrenos Rurales…….…….. 61

6. Catastro de Bienes Nacionales – Edificios…………………………….……………. 63

7. Bienes Inmuebles Arrendados…………………………………………..…………… 65

8. Bienes Nacionales Muebles………………………….………………………………. 67

9. Bienes Muebles Faltantes………………………………………………………..…… 69

10. Hoja de Verificación Física de Bienes Muebles…………………..………….…….. 71

11. Acta de Incorporación y Desincorporación por Transferencia F-15-60………….. 73

12. Acta de Incorporación por otros conceptos (18)…………………………….……… 75

13. Acta de Solicitud de Desincorporación por Inservibilidad………………………..... 77

14. Acta de Corrección de Incorporación………………………………………………... 79

15. Acta de Suministro a otras Entidades…………………………………….……....... 81

16. Control de Saldos Mensual de Ingresos y Egresos……………………..…………. 83

17. Resumen Mensual de los Movimientos de Bienes Nacionales……….………….. 85

18. Inventario General de Almacén……………………………………..……................. 87

19. Diferencias entre existencias Físicas y Registros Contables………..………….... 89

20. Comprobante General de Movimiento de Materias………………………………… 91

21. Traspaso de Materias entre Almacenes…………..………………………………… 93

22. Pedido y Despacho de Materias……………………….…………………………….. 95

23. Relación por conceptos de Movimiento Mensual de Materias……………………. 97

24. Carátula del Modelo F-15-7…………….…………………………………………….. 99

25. Carátula del Inventario Semestral……………………….…………………………... 101

26. Control de Recaudos Contables de Ingresos y Egresos………………….………. 103

27. Hoja de Revisión………………………………………………..……………………… 105

28. Acta de Control Perceptivo…………………………………………….……………... 107



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I. INTRODUCCIÓN El presente Manual ha sido elaborado conjuntamente con el personal perteneciente a la Coordinación de Bienes Nacionales de la Dirección de Administración, adscrita a la Oficina de Gestión Administrativa con el propósito de establecer las Normas y estandarizar los Procedimientos que intervienen en las operaciones de Registro y Control de Bienes Inmuebles, Muebles y Materias, todo ello en el marco de la normativa legal establecida en la materia; mediante esta herramienta se busca identificar y regular las acciones relacionadas con la administración, registro, guarda y custodia de los mismos; así como determinar los niveles de responsabilidad que deben emplearse en cada proceso y sus respectivas fases, a los fines de asegurar un apropiado control interno y externo por parte de las unidades involucradas, los entes y organismos competentes. La designación de personas en masculino tiene en el presente Manual un sentido genérico, referido siempre, por igual a hombres y mujeres.



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II. OBJETIVO El presente Manual de Normas y Procedimientos de Registro y Control de Bienes Nacionales, tiene por objeto aportar a los usuarios un instrumento de consulta, apoyo y referencia, diseñado para orientar, documentar y normar el proceso de guarda, custodia, registro y control de bienes Inmuebles, Muebles y Materias, así como servir de guía para los responsables de la consecución del proceso. De este modo transmitir en forma detallada, ordenada y sistemática las Normas y Procedimientos a seguir para la elaboración de los procedimientos que comprende el Registro y Control de Bienes Nacionales en general, asimismo ofrece orientación a los usuarios, brindando información a los involucrados bajo los lineamientos de las especificaciones de las normativas legales vigentes que rigen la materia, sirviendo de documento de referencia para la realización de las auditorias externas y evaluación de control interno.

III. ALCANCE Aplica a todas las unidades del nivel central que conforman el Ministerio del Poder Popular para la Salud, Direcciones Estadales de Salud Centralizadas y Entes Adscritos.

IV. UNIDAD RESPONSABLE

La Oficina de Gestión Administrativa será la responsable a través de la Dirección de Administración de cumplir y hacer el debido seguimiento a lo establecido en el presente manual de Normas y Procedimientos de Registro y Control de Bienes Nacionales en cada una de sus fases, además será la encargada de solicitar las actualizaciones y modificaciones a las que hubiere lugar, del presente manual ante la Oficina de Planificación, Organización y Presupuesto.



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V. BASE LEGAL

• Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 5.453 de fecha 24/03/2000.

• Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial Nº 37.347 de fecha 17/12/2001.

• Ley Orgánica que Regula la Enajenación de Bienes del Sector Público no Afecto a las Industrias Básicas. Gaceta Oficial Nº 3.951 de fecha 07/01/1987.

• Ley Orgánica de la Hacienda Pública Nacional. Gaceta Oficial Nº 1.660 de fecha 21/06/1974.

• Ley Contra la Corrupción. Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 5.637 de fecha 07/04/2003.

• Decreto Nº 1.556, con fuerza de Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República. Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 5.554 de fecha 13/11/2001.

• Decreto Nº 6.217, con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública. Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 5.890 de fecha 31/07/2008.

• Normas Generales de Control Interno. Gaceta Oficial 36.229 de fecha 17/06/1997.

• Publicación Nº 9 (actualizada), de la Contraloría General de la República “Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de Bienes Nacionales” de fecha 20/07/1989.

• Publicación Nº 15, de la Contraloría General de la República “Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de las Proveedurías y Almacenes Nacionales” de fecha 01/01/1970.



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VI. NORMAS GENERALES

1. La Coordinación de Bienes Nacionales a través de la Dirección de Administración, debe velar porque se cumplan a cabalidad las pautas y procesos del Registro y Control de los Bienes Nacionales, enmarcados dentro de la norma.

2. Al organizarse el Almacén y Proveedurías, debe tomarse en cuenta para la ubicación de los

materiales en los estantes, la frecuencia de los movimientos de entradas y salidas por lo tanto, deberán colocarse aquellos materiales de mayor rotación en los sitios más accesibles y apropiados para su localización e identificación.

3. El responsable de Almacén y Proveedurías, deberá enviar a la Coordinación de Bienes

Nacionales, siguiendo los canales de comunicación establecidos, su inventario inicial dentro de los treinta días (30) continuos a la fecha en que se levantó el mismo.

4. El responsable del Almacén, será el garante de la recepción de todos los materiales

provenientes, tanto de las compras como de las devoluciones realizadas por las diferentes Dependencias de la Oficina respectiva.

5. Toda operación de entrada o incorporación y de salida o desincorporación de materiales

debe ser registrada y estar respaldada por los comprobantes respectivos, según lo establecido en el Anexo Nº 3 de la Publicación Nº 15, de la Contraloría General de la República.

6. Todos los comprobantes justificativos del movimiento mensual de materiales, serán

numerados por el almacén o dependencias estadales centralizadas y entes adscritos. Esta numeración se asignará en forma separada para cada uno de los conceptos de entrada y de salida de materiales, comenzando cada mes con el número uno (01).

7. Cuando haya cambio del responsable de Almacén, deberá realizarse el Inventario Físico de Materiales en Depósito, cuyos resultados se presentarán en el formulario Modelo Nº 1 "Inventario General de Almacén", de acuerdo a lo establecido en el Anexo Nº 3 de la Publicación Nº 15 de la Contraloría General de la República.

8. La Coordinación de Bienes Nacionales, será responsable del Registro, Formación, Rendición y Control de la Cuenta Integral de los Bienes Inmuebles, Muebles en Uso, Muebles en Depósito y Materiales de Consumo; pertenecientes a las unidades que conforman la estructura organizativa del Ministerio del Poder Popular para la Salud.



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9. La Coordinación de Bienes Nacionales deberá efectuar, al comienzo de cada año, una verificación del Inventario General de los Bienes Nacionales pertenecientes a las diferentes unidades del Ministerio, con la finalidad de mantener un inventario actualizado; asimismo, deberá verificar semestralmente “El Inventario General de Almacén”.

10. La Coordinación de Bienes Nacionales conjuntamente con la Dirección de Adquisiciones, velarán porque las compras relativas a los equipos y componentes computacionales estén avalados por la Oficina de Tecnología de la Información y Comunicación (OTIC), en cuanto a las características, operatividad y funcionalidad, como requisito previo para ser incorporados en el Inventario de Bienes, de acuerdo con las condiciones establecidas en las normas contractuales que respaldan la adquisición.

11. La Coordinación de Bienes Nacionales, asignará los números de Bienes Nacionales a

todas las dependencias pertenecientes al Ministerio; una vez asignados se mandaran a fabricar las placas de identificación para cada bien, con el logo del Ministerio y el número respectivo

12. Las unidades serán las responsables y deberán colocar y velar por el cuido de la placa de identificación de los activos y reportarán oportunamente a la Coordinación de Bienes Nacionales, tan pronto detecte el deterioro o pérdida de la misma.

13. La Coordinación de Bienes Nacionales, establecerá un cronograma de inspección anual, el cual deberá practicarse a los Bienes que conforman el patrimonio del Ministerio, a fin de identificar aquellos que estén obsoletos o deteriorados, en exceso o de poco movimiento y determinar el destino que se dará a los mismos.

14. Toda enajenación de Bienes, será solicitada a la Comisión para la Enajenación de Bienes del Sector Público (CENBISP), por el ciudadano Ministro, previa presentación del expediente técnico elaborado por la Oficina de Gestión Administrativa, notificada a través de la Dirección de Administración y Servicios.

15. Toda salida de Bienes del Ministerio, independientemente del motivo que la origine, deberá ser autorizada por el responsable de la Coordinación de Bienes Nacionales quien se responsabilizará por el status de los mismos mediante el aval y en coordinación con la Dirección de Administración, conjuntamente con la Dirección de Seguridad.

16. La Coordinación de Bienes Nacionales será la responsable de llevar los registros auxiliares que contengan los datos necesarios para la identificación y localización



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inequívoca de los Bienes Nacionales, así como los respectivos movimientos de entradas y salidas.

17. La Coordinación de Bienes Nacionales deberá registrar oportunamente en la Contabilidad de Bienes, todas las incorporaciones o desincorporaciones a que hubiere lugar.

18. Los Trabajadores de la Coordinación de Bienes Nacionales en el ámbito de las funciones que le competen, están plenamente autorizados para acceder a todas las unidades del Ministerio, inclusive a las áreas restringidas, cuando se considere necesario, previa acreditación por escrito, conformada por el Director de la Oficina de Gestión Administrativa.

19. Por ser de carácter confidencial la Información y documentos utilizados en la

Coordinación de Bienes Nacionales, sólo tendrán acceso a ella, el Ministro, Viceministros, Director de la Oficina de Gestión Administrativa y el Auditor Interno o quien éste designe.

20. Los bienes objetos de préstamo a eventos, fuera de las instalaciones del Ministerio tales como charlas, conferencias, talleres, cursos, campañas (vacunación), entre otros; estarán sujetos a tratamiento especial, para los cuales se coordinaran con las autoridades competentes, las reparaciones o mantenimiento, a que hubiere lugar y estarán sujetos a un tiempo estimado para su reintegro, el cual debe estar reflejado en la orden de salida.



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VII. NORMAS ESPECÍFICAS 1. Para las Entradas o Incorporaciones de Materias

De acuerdo con lo establecido en el Capítulo II de la Publicación N° 15 de la Contraloría General de la República, se establece la siguiente codificación para los conceptos de entradas o incorporaciones.

1.1. Conceptos de Entradas o Incorporaciones

1.2. Toda entrada de materiales o artículos al Almacén originada por una compra, debe estar amparada por una Orden de Compra y acompañada de su respectiva factura o nota de entrega, en original.

1.3. Los materiales o artículos recibidos deben ser registrados en los correspondientes

Formularios, en el mismo momento en que son recibidos. 1.4. Se recibirán únicamente materiales que vengan acompañados con factura o nota de

entrega que hayan sido elaboradas correctamente siguiendo las normativas legales que rigen la materia, para evitar que se presten a dudas o mal interpretación de cualquier índole.

1.5. Sólo se recibirán de los proveedores aquellos materiales que cumplan con las

características reflejadas en la Orden de Compra y en óptimo estado.

01 - 02 - 03 - 06 - 07 - 08 - 10 - 11 - 12 - 14 - 17 - 19 -

Inventario Inicial Entradas por Traspasos de otros Almacenes Compras Producción y Transformación de Materiales Suministros de otras Entidades Reintegros o Devoluciones Reconstrucción de Equipos Entradas por Donación Entradas por Permuta Omisión en Inventarios y Sobrantes Incorporación para Corregir Registros Anteriores Entradas o Incorporaciones por otros Conceptos.



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2. Para las Salidas o Desincorporaciones de Materias De acuerdo con lo establecido en el Capítulo II de la Publicación N° 15 de la Contraloría General de la República, se establece la siguiente codificación para los conceptos de salidas o desincorporaciones.

2.1. Concepto de Salidas o Desincorporaciones

2.2. Toda desincorporación definitiva de Bienes Nacionales, deberá cumplir los requisitos establecidos en la Ley Orgánica para la Enajenación de Bienes del Sector Público no afectos a las Industrias Básicas, con el visto bueno de Consultoría Jurídica del ente u organismo enajenante, previa al Acta suscrita por la Dirección de Administración y Servicios, a través de la Coordinación de Bienes Nacionales.

3. Para la Clasificación de los Bienes Nacionales

De acuerdo a lo previsto en la Publicación Nº 9 Actualizada “Instructivos y Modelos para la Contabilidad Fiscal de Bienes Nacionales de La Contraloría General de la República”, se establece la siguiente clasificación para los fines de la formación de inventarios, registros en la respectiva contabilidad fiscal, rendición de cuentas y consolidación en el Balance de la Hacienda Pública Nacional:

Grupo 1 - Bienes Inmuebles Grupo 2 - Bienes Muebles en Uso

51 - 52 - 53 - 54 - 55 - 56 - 57 - 58 - 59- 60 - 61 - 62 - 63 - 66 - 69 -

Salidas por Traspasos a otros almacenes Ventas Entregas de Bienes Muebles en Depósito Suministro de Materiales de Consumo Desarme Desincorporación por Inservibilidad Desincorporación por Deterioro Desincorporación por Mermas Suministros a otras entidades Faltantes por Investigar Salidas por Permuta Salidas por Donación Préstamos Autorizados Desincorporación para Corregir Registros Anteriores Desincorporaciones por otros Conceptos.



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Estos grupos principales tendrán los subgrupos y secciones como se indican a continuación.

3.1. Grupo 1 – Bienes Inmuebles

3.1.1. Subgrupos

Código Denominación 1-01 Edificios para oficina. 1-02 Edificios, terrenos e instalaciones para fines educativos y culturales. 1-03 Edificios, terrenos e instalaciones para fines asistenciales y de protección

social. 1-04 Edificios, terrenos e instalaciones para obras públicas. 1-05 Edificios, terrenos e instalaciones para fines agropecuarios. 1-06 Edificios, terrenos e instalaciones para fines industriales y de explotaciones

varias. 1-07 Edificios, terrenos e instalaciones para penitenciarías, cárceles,

reformatorios y colonias penales. 1-08 Edificios, terrenos, instalaciones, anexos y redes de acueductos públicos. 1-09 Edificios, terrenos, instalaciones y redes de plantas eléctricas de servicio

público. 1-10 Edificios, terrenos, estructuras, instalaciones y redes telefónicas y de

telecomunicaciones en general. 1-11 Edificios, terrenos, estructuras e instalaciones de otros servicios públicos. 1-12 Edificios, terrenos e instalaciones portuarias. 1-13 Edificios, terrenos e instalaciones de aeropuertos civiles. 1-14 Construcciones y estructuras de ferrocarriles. 1-15 Edificios para alojamiento, hoteles y otros fines similares. 1-16 Edificios, terrenos e instalaciones para fines militares. 1-17 Otras construcciones y estructuras no especificadas. 1-18 Construcciones en proceso. 1-19 Predios urbanos. 1-20 Terrenos rurales. 1-21 Minas y Salinas.



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3.2. Grupo 2 – Bienes Muebles en Uso

3.2.1. Subgrupos y Secciones

Código Denominación 2-01 Máquinas, muebles y demás equipo de oficina 2-02 Mobiliario y enseres de alojamiento. 2-03 Maquinaria y demás equipo de construcción, campo, industria y taller 2-03-1 Equipo de taller y herramientas de uso general. 2-03-2 Maquinaria y equipo de construcción y conservación. 2-03-3 Maquinaria y equipo para mantenimiento de automotores 2-03-4 Maquinaria e implementos agrícolas y pecuarios. 2-03-5 Maquinaria e implementos de artes gráficas. 2-03-6 Maquinaria industrial. 2-03-7 Equipos de transporte. 2-04-1 Vehículos automotores. 2-04-2 Otros vehículos terrestres. 2-04-3 Material rodante ferroviario y de cables de transporte aéreo. 2-04-4 Equipos auxiliares de transporte. 2-04-5 Embarcaciones. 2-04-6 Aeronaves. 2-05 Equipos de telecomunicaciones. 2-06 Equipo médico-quirúrgico, dentales y veterinarios. 2-06-1 Equipos médico-quirúrgicos y de veterinaria. 2-06-2 Equipos dentales. 2-07 Equipos científicos y de enseñanza. 2-07-1 Equipos científicos y de laboratorio. 2-07-2 Equipos de enseñanza, deporte y recreación. 2-07-3 Elementos del culto. 2-08 Colecciones culturales, artísticas e históricas. 2-08-1 Bibliotecas. 2-08-2 Colecciones científicas. 2-08-3 Colecciones artísticas y ornamentales. 2-09 Armamento y equipo de defensa. 2-10 Instalaciones provisionales. 2-11 Otros elementos devolutivos. 2-12 Semovientes. 2-13 Equipos de Procesamiento de Datos.



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4. Para la Clasificación de las Materias De acuerdo con lo establecido en el Capítulo III; de la Publicación Nº 15, se clasifican en dos grandes grupos:

Grupo 3 - Bienes Muebles en Depósito Grupo 4 - Materiales de Consumo

La subclasificación de los Grupos 3 y 4 es la siguiente:

4.1. Grupo 3 - Bienes Muebles en Depósito

4.1.1. Subgrupos: (*)

Código Denominación 3-01 3-02 3-03 3-04 3-05 3-06 3-07 3-08 3-09 3-11

Máquinas, Muebles y demás Equipos de Oficina. Mobiliario y Enseres de Alojamiento. Maquinaria y demás equipos de Construcción, Campo, Industria y Taller. Equipos de Transporte. Equipos de Telecomunicaciones. Equipos Médico-Quirúrgicos, Dentales y Veterinarios. Equipos Científicos y de Enseñanza. Colecciones Culturales, Artísticas e Históricas. Armamento y Equipo de Defensa. Otros Bienes Muebles en Depósito.

4.2. Grupo 4 - Materiales de Consumo

4.2.1. Subgrupos:

Código Denominación 4-20 4-21 4-22

4-23 4-24 4-25 4-26 4-27 4-28 4-29

Alimentos y Bebidas. Materiales Agrícolas y Pecuarios. Drogas, Medicinas, Materiales Odontológicos, de Laboratorios, de Sanidad y similares Materiales de Construcción. Materiales para Industria y Taller. Repuestos, Accesorios y Herramientas Menores. Materiales y Útiles para Fines Educativos, Culturales y Recreativos. Útiles de Escritorio, Oficina y Dibujo. Materiales de Uso Personal, de Alojamiento y de Limpieza. Material de Defensa y Seguridad Pública.



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4-30 Otros Materiales de Consumo. 5. Para los Registros que deben llevarse en los Almacenes En el almacén se llevarán los registros que se indiquen a continuación:

• Tarjeta de Estante (Modelo Nº 2) • Tarjeta de Estante con Talón. (Modelo Nº 2ª) • Tarjeta de Inventario Permanente. (Modelo Nº 3)

De acuerdo con el Capítulo IV de la Publicación Nº 15 de la Contraloría General de la República se establecen las siguientes normas referentes a Inventarios: Inventario Inicial: Se fija para el 31 de diciembre de 2.0XX, fecha de corte de cuenta a los

efectos del inventario físico que, de manera obligatoria y antes de la fecha citada, deberá practicarse en el almacén. También se considera inventario inicial, el primero que se efectúe en la oportunidad de incorporar un nuevo almacén al sistema de contabilidad prescrito en la Publicación Nº 15.

Inventarios Periódicos:

Con el objeto de verificar las existencias y de mantener actualizados los inventarios, los jefes de almacén practicarán al año por lo menos, dos recuentos físicos de todas las materias en depósito, para compararlas con los saldos de las respectivas tarjetas de inventarios permanentes; tales recuentos podrán hacerse parcialmente por grupos, subgrupos y secciones.

6. Para la Valoración de las Materias Según Publicación Nº 15 para la valoración de las materias deberán seguirse las siguientes instrucciones:

6.1. Para el Inventario Inicial:

Las materias en almacén serán valoradas al precio con el que venían figurando en las cuentas respectivas, si éste no difiere notablemente del real y actual. Si no fuere posible aplicar a éste método, se considerarán los precios de adquisición según las facturas más recientes y en última instancia, el jefe de almacén podría practicar avalúo de las materias,



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sobre la base del precio de mercado para la fecha en que se levante el inventario. 6.2. Para el Registro Permanente del Movimiento de Entradas y Salidas de Materias:

Se establece el Método del Promedio Móvil, el cual consiste en:

6.2.1. Sumar las cantidades de materia en existencia con las cantidades que entran; 6.2.2. Sumar el valor total de las materias en existencia con el valor de las materias que

entran; 6.2.3. Dividir la suma de los valores entre la suma de las cantidades (2:1).

El cociente o resultado que se obtiene después de efectuadas las operaciones anteriores, será el precio unitario que regirá para las próximas salidas o desincorporaciones de materias. El precio promedio permanecerá vigente hasta tanto se produzcan entradas de materias a precios unitarios que difieran del último promedio establecido.

7. Para la Rendición de Cuentas ante la Coordinación de Bienes Nacionales

El jefe de almacén deberá rendir cuenta ante la Coordinación de Bienes Nacionales, encargada de la contabilidad respectiva, de conformidad con las normas siguientes:

7.1. Inventario Inicial: El Modelo Nº 1 " Inventario General de Almacén " de La Publicación Nº 15 deberá enviarse dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de corte establecida para la toma del inventario respectivo.

7.2. Cuenta Mensual: Esta cuenta deberá rendirse dentro de los cinco (5) días

siguientes a la finalización del mes respectivo, y estará constituida por los siguientes documentos:

a.- "Relación por Conceptos del Movimiento Mensual de Materias" Modelo Nº 7, la

cual deberá preparar de conformidad con el correspondiente instructivo. b.- Comprobantes Justificativos del Movimiento ocurrido durante el mes, clasificados

por los diferentes conceptos de entradas y de salidas de materias, de conformidad con las normas contenidas en el Capítulo II de la Publicación Nº 15, en el Anexo N 1. Los comprobantes correspondientes a cada concepto se numerarán por mes y en forma consecutiva, a partir del número uno (1).



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7.3. Cuenta Semestral: Dentro de los treinta (30) días siguientes a la finalización de cada

semestre, deberán presentarse los inventarios según libros, para lo cual se tomará la información de las respectivas tarjetas de inventario permanente y se mostrarán sus resultados en el Modelo N°1 "Inventario General de Almacén”.

8. Para los Movimientos de Bienes

8.1. Cuando en la unidad cuentadante no ocurra ningún tipo de Movimiento de Bienes, el

responsable de llenar el formulario de “Movimientos de Bienes Nacionales” deberá escribir en el espacio (Nombre y Descripción de los Bienes) la frase “Sin Movimiento”, para un debido control interno y externo por parte de las unidades involucradas.

8.2. Deberá presentarse por separado el Movimiento de Bienes Muebles y el de Bienes

Inmuebles y en ningún caso deberá usarse un solo Formulario para registrar Bienes de naturalezas diferentes.

9. Para Catastro de Bienes Nacionales- Predios Urbanos y Terrenos Rurales

9.1. Cuando se construya una edificación en algún terreno predios urbanos o terrenos rurales, se anulará el respectivo registro y los datos correspondientes a ese nuevo Inmueble se anotarán en el Formulario de Catastro de Bienes Nacionales - Edificios (modelo Nº 7), los datos correspondientes, con sus respectivos recaudos.

9.2. En caso de no existir el documento de Propiedad del Inmueble, deberá indicarse el

monto del avalúo respectivo, dejando constancia de dicha situación en el espacio correspondiente a "Observaciones" del formulario de Catastro de Bienes Nacionales Predios Urbanos y Terrenos Rurales.

10. Para Catastro de Bienes Nacionales- Edificios

En el espacio correspondiente a “Características” del formulario de Catastro de Bienes Nacionales - Edificios, deberán detallarse las mismas en el siguiente orden:

10.1. En cuanto a los edificios y casas, deben indicarse los materiales predominantes de las estructuras y muros, pisos, tejados o cubiertas, puertas y ventanas; las instalaciones de importancia, tales como, agua, redes eléctricas y telefónicas,



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ascensores, refrigeración, aire acondicionado, sistemas de recolección de basuras; cocinas, lavanderías y similares.

10.2. En cuanto a las instalaciones industriales, de servicios públicos y similares, se describirán en conjunto, siguiendo un orden por secciones y departamentos, incluyendo la maquinaria fija y demás estructuras adheridas al terreno.

10.3. Cuando se trate de fincas rurales deben describirse cada uno de los aspectos que se especifican a continuación:

10.3.1. Clase de explotación: A que se les destina actualmente (agricultura, ganadería, selvicultura o explotaciones mixtas agropecuarias).

10.3.2. Recursos de agua: Naturales o artificiales.

10.3.3. Topografía: Extensión de la parte plana y de la parte montañosa o quebrada.

10.3.4. Cultivos agrícolas: Extensión de los cultivos permanentes (frutales y maderables) y de los cultivos transitorios.

10.3.5. Potreros: Extensión de los pastizales naturales y de los artificiales.

10.3.6. Otros terrenos: Extensión de los bosques, tierras incultas y las no aprovechables.

10.3.7. Bienhechurías: Edificaciones, instalaciones, cercas vías interiores, sistemas de riego, entre otros.

11. Para los Cuentadantes

11.1. Los Cuentadantes, deben en todo momento acatar y cumplir las Normas aquí establecidas.

11.2. Los Cuentadantes responsables del uso de los Bienes Nacionales serán los Directores de las Oficinas, Directores de Línea, Jefes de División y cualquier otro funcionario que por sus atribuciones se le asigne la guarda y custodia de los Bienes Nacionales.

11.3. Los responsables del uso de los Bienes Nacionales (Cuentadantes), deben velar por el resguardo y mantenimiento de los mismos, tomando las medidas pertinentes para evitar que sufran deterioro.

11.4. Los Cuentadantes del Ministerio serán los responsables de llevar los registros actualizados del Inventario de Bienes, así como los movimientos correspondientes a los de incorporación, desincorporación y reasignación para presentarlos en los



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cortes de fechas que correspondan según su naturaleza.

11.5. Los Cuentadantes debe llenar los Formularios en cada uno de sus campos, sin ningún tipo de tachaduras o enmendaduras y con las firmas y sellos respectivos que identifiquen plenamente los datos de los responsables y de la unidad, debidamente acompañados de los recaudos y comprobantes a que hubiera lugar.

11.6. Cuando el Cuentadante detecte Bienes faltantes, notificará a la Coordinación de Bienes Nacionales, quien deberá levantar un Acta, a fin de dejar constancia de tal situación, la cual deberá estar suscrita por la máxima autoridad de la unidad correspondiente y será conformada por el responsable de la Coordinación de Bienes Nacionales. De tal situación se informará a la Dirección de Seguridad para los fines consiguientes.

11.7. El Cuentadante deberá presentar en original y dos copias, los Formularios a que hubiere lugar con sus respectivos comprobantes para su debida tramitación.



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VIII. PROCEDIMIENTOS 1.- Registro y Control de Bienes Nacionales Inmuebles. 2.- Registro y Control de Bienes Nacionales Muebles en uso. 3.- Registro y Control de Bienes Muebles en Depósito y Materiales de Consumo.



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1.- Registro y Control de Bienes Nacionales Inmuebles RESPONSABLE ACCIÓN

Cuentadante de la Unidad Respectiva.

1. Elabora los Movimientos Mensuales o Inventarios Anuales de los Bienes Nacionales Inmuebles, llenando los Formularios correspondientes, de acuerdo a los conceptos establecidos en la Publicación Nº 9: • Bienes Nacionales Inmuebles (Modelo Nº 3 de la

Publicación Nº 9) • Movimientos de Bienes Nacionales (Modelo Nº 4 de la

Publicación Nº 9) • Catastro de Bienes Nacionales-Predios Urbanos y

Terrenos Rurales (Modelo Nº 6 de la Publicación Nº 9) • Catastro de Bienes Nacionales-edificios (Modelo Nº 7 de

la Publicación Nº 9) • Bienes Inmuebles Arrendados (Modelo Nº 8 de la

Publicación Nº 9). 2. Anexa los comprobantes respectivos a dichos Formularios:

• Título de propiedad • Facturas. • Actas de: Toma del inventario físico, nacimiento,

incorporación, desincorporación y defunción. • Documentos de donación o permuta y de cesión • Planillas de liquidación canceladas. • Autorizaciones y resoluciones. Presentados en original y copia, tanto los Formularios como los Comprobantes respectivos.

3. Elabora memorando (Nivel Central) u oficio (Direcciones Estadales de Salud Centralizadas y Entes Adscritos) según sea el caso, anexando los Formularios respectivos y envía a la Oficina de Gestión Administrativa, con atención a la Dirección de Administración.

Secretaria de la Oficina de Gestión Administrativa.

4. Recibe de la Unidad Cuentadante, memorando u oficio, según sea el caso, conjuntamente con Formulario(s) que aplique(n) y los otros recaudos aplicables al proceso.

5. Coloca firma, sello, fecha y hora de recibido. 6. Devuelve copia a la Unidad Cuentadante para su control y

archivo. 7. Registra en el “Cuaderno de Control”, para posteriormente

ingresar en el computador, la siguiente información: • Número del memorando u oficio • Fecha y hora de recepción. • Nombre de la Unidad Cuentadante. • Asunto.



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8. Entrega al Director General de la Oficina de Gestión Administrativa.

Director General de la Oficina de Gestión Administrativa.

9. Recibe de la Unidad Cuentadante memorando u oficio según sea el caso, con los respectivos anexos del Movimiento de Bienes Nacionales Inmuebles.

10. Entrega a la Secretaria y gira instrucciones de remitir a la Dirección de Administración.


11. Recibe memorando u oficio. 12. Registra los datos del memorando u oficio en “Cuaderno de

Control”. 13. Elabora Nota de Remisión y envía a la Dirección de

Administración.

Secretaria de la Dirección de Administración.

14. Recibe memorando u oficio, con anexos. 15. Coloca firma, sello, fecha y hora de recibido. 16. Devuelve copia a la Oficina de Gestión Administrativa para

su control y archivo. 17. Registra en el “Cuaderno de Control”, para posteriormente


18. Entrega al Director de Administración y Servicios.

Director de Administración.

19. Recibe, verifica documentación 20. Entrega a la Secretaria y gira instrucciones de remitir a la

Coordinación de Bienes Nacionales.


21. Recibe documentación. 22. Registra los datos de documentación en el “Cuaderno de

Control”. 23. Remite a la Coordinación de Bienes Nacionales.

Coordinador de Bienes Nacionales.

24. Recibe, revisa y estudia memorando u oficio con sus respectivos anexos, para su verificación y conformación de acuerdo a la Publicación Nº 9 actualizada de la Contraloría General de República. 24.1. En caso no estar conforme y existir algún error u

omisión en los Formularios ó comprobantes, realiza memorando u oficio, según sea el caso con las observaciones para la corrección del mismo por parte del cuentadante.



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24.1.1. Entrega a la Secretaria y gira instrucciones de remitir a la Dirección de Administración para su aval.

Secretaria de la Coordinación de Bienes Nacionales.

24.1.2. Recibe memorando u oficio con las observaciones 24.1.3. Registra los datos de documentación en el

“Cuaderno de Control”. 24.1.4. Remite a la Dirección de Administración.


24.1.5. Recibe documentación, coloca media firma y devuelve copia en señal de recibido,

24.1.6. Registra los datos de la documentación en el “Cuaderno de Control”.

24.1.7. Entrega al Director de Administración.


24.1.8. Recibe memorando con las observaciones detectadas para la corrección, estampa media firma en señal de aval.

24.1.9. Entrega a la Secretaria y gira instrucciones de remitir a la Oficina de Gestión Administrativa para la firma y remisión a la unidad cuentadante respectiva.


24.1.10. Recibe documentación. 24.1.11. Registra los datos de la documentación en el

“Cuaderno de Control”. 24.1.12. Remite a la Oficina de Gestión Administrativa.


24.1.13. Recibe documentación, coloca media firma y devuelve copia en señal de recibido.


24.1.15. Entrega al Director General de la Oficina de Gestión Administrativa.


24.1.16. Recibe, revisa la información contenida en la documentación, estampa firma.

24.1.17. Entrega a la Secretaria y gira instrucciones remitir a la Unidad Cuentadante.


24.1.18. Recibe documentación, coloca sello húmedo respectivo, asigna número correlativo correspondiente y fecha.

24.1.19. Remite a la Unidad Cuentadante.



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Unidad Cuentadante. 24.1.20. Recibe memorando u oficio según sea el caso, con las observaciones u omisiones detectadas para la corrección.

24.1.21. Revisa y realiza las correcciones respectivas en el formulario y/o comprobantes para el Registro de los Bienes Nacionales Inmuebles y remite a la Oficina de Gestión Administrativa con atención Dirección de Administración.


24.2. En caso de estar conforme, verifica el contenido de los formularios de Movimiento Mensuales ó Inventarios Anuales de los Bienes Nacionales Inmuebles.

24.2.1. Archiva dichos movimientos en la carpeta correspondiente a cada Unidad Cuentadante del Nivel Central y de los Estados Centralizados.

24.2.2. Gira instrucciones al Registrador para que verifique las carpetas correspondientes a fin de generar reporte.

Registrador de la Coordinación de Bienes Nacionales.

24.2.3. El registrador encargado de la revisión y conformación de los Movimientos mensuales ó Inventarios anuales, genera un reporte para informar al Coordinador de Bienes Nacionales la situación de la unidad Cuentadante del Nivel Central o de los Estados Centralizados.

24.2.4. Realiza un resumen anual de acuerdo al clasificador de Bienes Inmuebles, por cada unidad Cuentadante del Nivel Central y por Estados Centralizados y entrega al Contador de la Coordinación de Bienes Nacionales.

Contador de la Coordinación de Bienes Nacionales.

24.2.5. Recibe dicha información y realiza un resumen de acuerdo a lo pautado en la Publicación Nº 9, para proceder a realizar los correspondientes asientos contables en los Libros Diario y Mayor.


24.2.6. Recibe resumen y elabora memorando para la firma del Director General de Gestión Administrativa, dirigido a la Unidad de Auditoria Interna solicitando su revisión in situ y remite a la Dirección de Administración para su aval.

24.2.7. Entrega a la Secretaria y gira instrucciones de remitir al Director de Administración.



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25. Recibe documentación. 26. Registra los datos de la documentación en el “Cuaderno de

Control”. 27. Remite a la Dirección de Administración.


28. Recibe documentación, coloca media firma y devuelve copia en señal de recibido.

29. Registra los datos de la documentación en el “Cuaderno de Control”.

30. Entrega al Director de Administración.


31. Recibe memorando con la solicitud a la Unidad de Auditoria Interna, estampa su media firma en señal de aval.

32. Entrega a la Secretaria y gira instrucciones de remitir a la Oficina de Gestión Administrativa.


33. Recibe memorando con la solicitud a la unidad de Auditoria Interna.


35. Remite a la Dirección de Administración.






39. Recibe y en caso de estar conforme, estampa firma. 40. Entrega a la Secretaria y gira instrucciones de remitir a la

unidad de Auditoria Interna.


41. Recibe documentación, coloca sello húmedo respectivo, asigna número correlativo correspondiente y fecha.

42. Registra en el “Cuaderno de Control” y remite a la unidad de Auditoria Interna.



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Auditoria Interna. 43. Recibe de la Oficina de Gestión Administrativa memorando con dicha solicitud.

44. Designa el responsable de realizar la revisión in situ. 45. Realiza la revisión in situ y chequea contra la información

levantada por el Contador. 46. Elabora Memorando notificando sobre los resultados de la

inspección y remite a la Oficina de Gestión Administrativa.



48. Registra los datos de documentación en el “Cuaderno de Control”.

49. Entrega al Director de la Oficina de Gestión Administrativa.


50. Recibe, revisa, coloca media firma en señal de visto bueno. 51. Entrega a la Secretaria y gira instrucciones de remitir a la

Dirección de Administración.

Secretaria de Oficina de Gestión Administrativa.

52. Recibe documentación. 53. Registra los datos de al documentación en el “Cuaderno de







58. Recibe, revisa y coloca media forma en calidad de visto bueno.

59. Entrega a la Secretaria y gira instrucciones de remitir a la Coordinación de Bienes Nacionales.




Secretaria de la Coordinación de bienes Nacionales.



65. Entrega al Coordinador de Bienes Nacionales.



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66. Recibe, revisa memorando de la Dirección de Administración. 66.1. En caso de estar conforme se considera presentada

la cuenta por la Unidad de Auditoria Interna y se archiva la documentación.

66.2. En caso de no estar conforme por la Unidad de Auditoria Interna, se procede a cumplir con las recomendaciones respectivas para informar posteriormente a la unidad Cuentadante para que reajusten y solvente las fallas detectadas.

66.2.1. Realiza Memorando u Oficio dirigido a la Unidad Cuentadante, según sea el caso con las observaciones detectadas por la unidad de Auditoria Interna.

66.2.2. Coloca media firma, entrega a la Secretaria y gira instrucciones de remitir al Director de Administración.









66.2.9. Recibe memorando u oficio con observaciones, estampa su media firma en señal de aval.

66.2.10. Entrega a la Secretaria y gira instrucciones de remitir a la Oficina de Gestión Administrativa.







66.2.16. Entrega al Director General de la de Gestión Administrativa.



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66.2.17. Recibe memorando u oficio con observaciones, estampa su firma.

66.2.18. Entrega a la Secretaria y gira instrucciones de remitir a unidad Cuentadante



“Cuaderno de Control”. 66.2.21. Coloca sello húmedo, asigna número correlativo

correspondiente y asigna fecha. 66.2.22. Remite a la unidad Cuentadante.

Unidad Cuentadante. 66.2.23. Recibe, Memorando u Oficio según sea el caso, con las observaciones detectadas por la unidad de Auditoria Interna.

66.2.24. Solventa las observaciones y remite a la Oficina de Gestión Administrativa con atención a la Dirección de Administración.



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2.- Registro y Control de Bienes Nacionales Muebles en Uso

RESPONSABLE ACCIÓN Cuentadante de la unidad respectiva.

1. De acuerdo a los conceptos establecidos en la Publicación Nº 9, adquiere a través de la Dirección de Adquisiciones, el Bien Mueble.

2. Elabora los Movimientos Mensuales e Inventarios Anuales de los Bienes Nacionales Muebles en Uso, llenando los Formularios correspondientes a saber:

• Bienes Nacionales Muebles (Modelo Nº 3 de la Publicación Nº 9)

• Movimientos de Bienes Nacionales (Modelo Nº 4 de la Publicación Nº 9)

• Bienes Muebles Faltantes (Modelo Nº 5 de la Publicación Nº 9)

y anexa los comprobantes respectivos a dichos formularios:

• Facturas • Actas de incorporación, Desincorporación y

Traspaso. • Orden de Compra y Autorizaciones

Presentados en original y copia, tanto los Formularios como los Comprobantes respectivos.

3. Elabora memorando (Nivel Central) u oficio (Direcciones Estadales de Salud Centralizados y Entes Adscritos) según sea el caso, anexando los Formularios respectivos y envía a la Oficina de Gestión Administrativa, con atención a la Dirección de Administración.


4. Recibe de la Unidad Cuentadante, memorando u oficio, según sea el caso, conjuntamente con formulario(s) que aplique(n) y los otros recaudos aplicables al proceso.

5. Coloca firma, sello, fecha y hora de recibido. 6. Devuelve copia a la unidad Cuentadante para su control y

archivo. 7. Registra en el “Cuaderno de Control”, para posteriormente

ingresar en el computador, la siguiente información: • Número del memorando u oficio • Fecha y hora de recepción. • Nombre de la unidad Cuentadante. • Asunto.

8. Entrega al Director General de la Oficina de Gestión Administrativa



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9. Recibe de la unidad Cuentadante memorando u oficio según sea el caso, con los respectivos anexos del Movimiento de Bienes Nacionales Muebles en Uso.


Secretaria de la Oficina de Gestión Administrativa

11. Recibe memorando u oficio 12. Registra los datos del memorando u oficio en “Cuaderno de

Control”. 13. Elabora Nota de Remisión y envía a la Dirección de

Administración.


14. Recibe memorando u oficio, con anexos. 15. Coloca firma, sello, fecha y hora de recibido. 16. Devuelve copia a la Oficina de Gestión Administrativa para


ingresar en el computador, la siguiente información: • Número del memorando u oficio • Fecha y hora de recepción. • Nombre de la unidad Cuentadante. • Asunto.



19. Recibe, verifica documentación. 20. Entrega la Secretaria y gira instrucciones de remitir a la

Coordinación de Bienes Nacionales.





24. Recibe memorando u oficio, con anexos. 25. Coloca firma, sello, fecha y hora de recibido. 26. Devuelve copia a la Dirección de Administración para su

control y archivo. 27. Registra en el “Cuaderno de Control”, para posteriormente


28. Entrega al Coordinador de Bienes Nacionales



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29. Recibe, revisa y analiza memorando u oficio con sus respectivos anexos, para su verificación y conformación de acuerdo a la Publicación Nº 9 actualizada de la Contraloría General de República. 29.1. En caso de no estar conforme los Formularios o

comprobantes, realiza las observaciones para la corrección del mismo por parte del cuentadante.

29.1.1. Elabora memorando u oficio, según sea el caso, para la firma del Director General de Gestión Administrativa, informando las observaciones detectadas para su corrección y remite a la Dirección de Administración para su aval.


29.1.2. Recibe memorando u oficio, según sea el caso.


29.1.4. Remite a la Dirección de Administración. Secretaria de la Dirección de Administración.



29.1.7. Entrega al Director de Administración. Director de Administración.

29.1.8. Recibe memorando con las observaciones detectadas para la corrección, estampa media firma en señal de aval.

29.1.9. Entrega a la Secretaria y gira instrucciones de remitir a la Oficina de Gestión Administrativa para la firma y posterior envío a la unidad Cuentadante respectiva.


29.1.10. Recibe memorando u oficio, según sea el caso.


29.1.12. Remite a la Oficina de Gestión Administrativa.





Director General de la Oficina de Gestión

29.1.16. Recibe, revisa la información contenida en la documentación y estampa media firma.



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Administrativa.

29.1.17. Entrega a la Secretaria y gira instrucciones de remitir a la Unidad Cuentadante.



29.1.19. Remite a la Unidad Cuentadante

Unidad Cuentadante. 29.1.20. Recibe memorando u oficio según sea el caso, con las observaciones u omisiones detectadas para la corrección.

29.1.21. Revisa y realiza las correcciones respectivas en el formulario y/o comprobantes para el Registro y Control de los Bienes Nacionales Muebles en Uso y remite a la Oficina de Gestión Administrativa con atención Dirección de Administración.


29.2. En caso de estar conforme los formularios de Movimiento Mensuales ó Inventarios Anuales de los Bienes Nacionales Muebles en Uso y archiva dichos movimientos en la carpeta correspondiente a cada unidad Cuentadante del Nivel Central y de los Estados Centralizados. 29.2.1. Gira instrucciones al Registrador para que

verifique las carpetas correspondientes a fin de generar reporte.

Registrador de la Coordinación de Bienes Nacionales.

29.2.2. El registrador encargado de la revisión y conformación de los Movimientos mensuales ó Inventarios anuales, genera un reporte para informar al Coordinador de Bienes Nacionales la situación de la unidad Cuentadante del Nivel Central o del Estado Centralizado.

29.2.3. Entrega reporte al Coordinador de Bienes Nacionales.

29.2.4. Realiza un resumen anual de acuerdo al clasificador de Bienes Muebles, por cada Unidad Cuentadante del Nivel Central y por Estado Centralizado y remite al Contador de la Coordinación de Bienes Nacionales.


29.2.5. Recibe dicha información y realiza los asientos contables en los Libros Diario y Mayor de acuerdo a lo pautado en la Publicación Nº 9.



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29.2.6. Recibe el resumen y elabora memorando para la firma del Director General de la Oficina de Gestión Administrativa, dirigido a la Unidad de Auditoria Interna solicitando su revisión In Situ.

29.2.7. Entrega a la Secretaria y gira instrucciones de remitir a la Dirección de Administración para su aval.


29.2.8. Recibe memorando con resumen. 29.2.9. Registra los datos de la documentación en el







29.2.14. Recibe memorando con la solicitud a la Unidad de Auditoria Interna, estampa su media firma en señal de aval y remite a la Oficina de Gestión Administrativa.


29.2.15. Recibe memorando con la solicitud de revisión in situ para la unidad de Auditoria Interna.


29.2.17. Remite a la Oficina de Gestión Administrativa.


29.2.18. Recibe memorando con la solicitud de la revisión in situ a la Unidad de Auditoria Interna, coloca media firma y devuelve copia en señal de recibido.




29.2.21. Recibe y en caso de estar conforme, estampa firma.

29.2.22. Entrega a la Secretaria y gira instrucciones de remitir a la unidad de Auditoria Interna.



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29.2.24. Registra correspondencia en el “Cuaderno de Control”.

29.2.25. Remite a la unidad de Auditoria Interna. Auditoria Interna. 29.2.26. Recibe de la Oficina de Gestión

Administrativa memorando con dicha solicitud. 29.2.27. Designa el responsable de realizar la revisión

In Situ. 29.2.28. Realiza la revisión In Situ y chequea contra la

información levantada por el Contador de la Coordinación de Bienes Nacionales.

29.2.29. Elabora memorando notificando los resultados de la inspección y remite a la Oficina de Gestión Administrativa.



29.2.31. Registra los datos de documentación en el “Cuaderno de Control”.

29.2.32. Entrega al Director General de la Oficina de Gestión Administrativa

Director General de la Oficina de Gestión Administrativa

29.2.33. Recibe, revisa contenido de memorando, coloca media firma.

29.2.34. Entrega a la Secretaria y gira instrucciones de remitir y a la Dirección de Administración.


29.2.35. Recibe memorando. 29.2.36. Registra los datos de documentación en el






29.2.41. Recibe, revisa, coloca media firma. 29.2.42. Entrega a la Secretaria y gira instrucciones de

remitir a la Coordinación de Bienes Nacionales.




29.2.45. Entrega al Coordinador de Bienes Nacionales.



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30. Recibe memorando de la Dirección de Administración y revisa. 30.1. En caso de estar conforme se considera presentada

la cuenta por la Unidad de Auditoria Interna y se archiva la documentación.

30.2. En caso de no estar conforme se procede a cumplir con las recomendaciones respectivas para informar posteriormente a la unidad Cuentadante y así se reajusten y solventen las fallas detectadas.

30.2.1. Realiza Memorando Oficio según sea el caso con las observaciones detectadas por la Unidad de Auditoria Interna y remite a la unidad Cuentadante.









30.2.9. Recibe memorando u oficio con observaciones, estampa su media firma en señal de aval.











30.2.18. Entrega a la Secretaria y gira instrucciones de remitir a unidad Cuentadante



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“Cuaderno de Control”. 30.2.21. Coloca sello húmedo, asigna número

correlativo correspondiente y asigna fecha. 30.2.22. Remite a la unidad Cuentadante.

Unidad Cuentadante. 31. Recibe Memorando u Oficio según sea el caso, con las observaciones detectadas por la unidad de Auditoria Interna.

32. Recibe, revisa contenido, realiza las correcciones respectivas.

33. Remite a la Oficina de Gestión Administrativa, con atención a la Dirección de Administración.



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3.- Registro y Control de Bienes Muebles en Depósito y Materiales de Consumo

RESPONSABLE ACCIÓN Almacén o Proveeduría pertenecientes al Ministerio del Poder Popular para la Salud.

1. De acuerdo a los conceptos establecidos en la Publicación Nº 15, adquiere a través de la Dirección de Adquisiciones, los Bienes Muebles y Materiales de Consumo.

2. Elabora los Movimientos Mensuales e Inventarios Semestrales de los Bienes Muebles en Depósito y Materiales de Consumo, llenando los Formularios correspondientes a saber:

• Inventario General de Almacén (Modelo Nº 1) • Diferencias entre Existencias Físicas y Registros

Contables (Modelo Nº 4). • Comprobante General de Movimiento de Materias

(Modelo Nº 5). • Traspaso de Materias entre Almacenes (Modelo

Nº 6). • Relación por conceptos del Movimiento Mensual

de Materias (Modelo Nº 7). Anexando los comprobantes respectivos a dichos formularios:

• Copias de las Facturas Comerciales. • Nota de despacho o remisión. • Actas o comunicación de: donación, inservibilidad,

entre otros conceptos establecidos en la publicación Nº 15.

• Autorizaciones. Presentados en original y copia, tanto los Formularios como los comprobantes respectivos.

3. Elabora oficio anexando los Formularios respectivos y envía a la Oficina de Gestión Administrativa con atención a la Dirección de Administración.


4. Recibe del Almacén o Proveeduría, oficio, conjuntamente con Formulario(s) que aplique(n) y los otros recaudos aplicables al proceso.

5. Coloca firma, sello, fecha y hora de recibido. 6. Devuelve copia al Almacén o Proveeduría para su control

y archivo. 7. Registra en el “Cuaderno de Control”, para posteriormente

ingresar en el computador, la siguiente información: • Número del oficio. • Fecha y hora de recepción.



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• Nombre del Almacén o Proveeduría. 8. Entrega al Director General de la Oficina de Gestión

Administrativa. Director General de la Oficina de Gestión Administrativa.

9. Recibe oficio con los respectivos anexos del Movimiento de Bienes Muebles en Depósito y Materiales de Consumo y revisa contenido.

10. Entrega a la Secretaria y Gira instrucciones de remitir a la Dirección de Administración.


11. Recibe oficio. 12. Registra los datos del oficio en “Cuaderno de Control”. 13. Elabora Nota de Remisión y envía a la Dirección de

Administración. Secretaria de la Dirección de Administración.

14. Recibe oficio, con anexos. 15. Coloca firma, sello, fecha y hora de recibido. 16. Devuelve copia a la Oficina de Gestión Administrativa para


ingresar en el computador, la siguiente información: • Fecha y hora de recepción. • Nombre del Almacén o Proveeduría. • Asunto. • Número del oficio

18. Entrega al Director de Administración. Director de Administración. 19. Recibe oficio y revisa contenido.

20. Entrega a la Secretaria y gira instrucciones de remitir a la Coordinación de Bienes Nacionales.


21. Recibe oficio. 22. Registra los datos del oficio en “Cuaderno de Control”. 23. Remite a la Coordinación de Bienes Nacionales.



25. Registra los datos de la documentación “Cuaderno de Control”.

26. Entrega al Coordinador de Bienes Nacionales. Coordinador de Bienes Nacionales.

27. Recibe y verifica información. 28. Distribuye a cada registrador según sea el caso de

acuerdo al almacén o proveeduría correspondiente.

Registrador de Bienes Nacionales.

29. Recibe, revisa y analiza oficio con sus respectivos anexos, para su verificación y conformación de acuerdo a la Publicación Nº 15 actualizada de la Contraloría General de República. 29.1. En caso de no estar conforme los Formularios o

comprobantes 29.1.1. Realizan las observaciones en el Formulario

Interno (Hoja de Revisión y Rendimiento F3-



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71) para la corrección del mismo por parte del almacén o proveeduría.

29.1.2. Elabora oficio, dirigido al Almacén o Proveeduría, envía para la firma del Director General de la Oficina de Gestión Administrativa, informando las observaciones detectadas para la corrección y nueva presentación.

29.1.3. Remite a la Dirección de Administración para su aval.


29.1.4. Recibe Oficio con las observaciones y Formulario Interno.


29.1.6. Remite a la Dirección de Administración Secretaria de la Dirección de Administración.



29.1.9. Entrega al Director de Administración. Director de Administración. 29.1.10. Recibe Oficio con las observaciones

pertinentes, acompañado de sus respectivos anexos.




“Cuaderno de Control”. 29.1.14. Remite a la Oficina de Gestión

Administrativa. Secretaria de la Oficina de Gestión Administrativa.

29.1.15. Recibe Oficio con las observaciones pertinentes, acompañado de sus respectivos anexos, para la firma del Director General.





29.1.19. Entrega a la Secretaria y gira instrucciones de remitir al almacén o proveeduría.



“Cuaderno de Control”.



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29.1.22. Coloca sello húmedo, asigna número correlativo correspondiente y asigna fecha.

29.1.23. Remite al almacén o proveeduría. Registrador de Bienes Nacionales.

29.2. En caso de estar conforme el contenido de los formularios. 29.2.1. Archiva la documentación en los estantes

por código de almacén. 29.2.2. Elabora reporte y entrega al Contador de la

Coordinación, junto con la relación por conceptos del Movimiento Mensual de Materias (Formulario Modelo Nº 7) e inventarios por cada almacén o proveeduría para su debido control.


29.3. Recibe dicha información y realiza un resumen mensual y semestral de acuerdo a lo pautado en la Publicación Nº 15 de la Contraloría General de República e informa al Coordinador de Bienes Nacionales para que solicite la revisión in situ.

29.4. Archiva toda la documentación por mes, en espera de su revisión.


30. Elabora memorando para la firma del Director General de la Oficina de Gestión Administrativa, dirigido a la Unidad de Auditoria Interna solicitando su revisión in situ y remite a la Dirección de Administración para su aval.

31. Coloca media firma, entrega a la secretaria y gira instrucciones de remitir a la Dirección de Administración.


32. Recibe memorando. 33. Registra los datos del memorando en el “Cuaderno de





37. Entrega al Director de Administración. Director de Administración. 38. Recibe memorando con la solicitud a la Unidad de

Auditoria Interna, estampa su media firma en señal de su aval.

39. Entrega a la Secretaria y Gira Instrucciones de remitir al Director General de la Oficina de Gestión Administrativa.



Control”. 42. Remite a la Oficina de Gestión Administrativa.

Secretaria de la Oficina de 43. Recibe documentación, coloca media firma y devuelve



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Gestión Administrativa. copia en señal de recibido. 44. Registra los datos de documentación “Cuaderno Control”. 45. Entrega al Director General de la Oficina de Gestión

Administrativa. Director General de la Oficina de Gestión Administrativa.

46. Recibe revisa contenido y estampa firma, 47. Entrega a la Secretaria y gira instrucciones de remitir a la

Unidad de Auditoria Interna. Secretaria de la Oficina de Gestión Administrativa.

48. Recibe documentación, coloca sello húmedo respectivo, asigna el número correlativo correspondiente y fecha.

49. Registra la documentación en el “Cuaderno de Control” y remite a la unidad de Auditoria Interna.

Auditoria Interna. 50. Recibe de la Oficina de Gestión Administrativa memorando con dicha solicitud.

51. Designa el responsable de realizar la revisión in situ. 52. Realiza la revisión In Situ y chequea contra la información

levantada por el Contador de la Coordinación de Bienes Nacionales.

53. Elabora memorando notificando sobre los resultados de la inspección y remite a la Oficina de Gestión Administrativa.






57. Recibe memorando, revisa información coloca media firma en calidad de revisado.








64. Entrega al Director de Administración. Director de Administración. 65. Recibe, revisa documentación, coloca media firma en

calidad de revisado. 66. Entrega a la Secretaria y gira instrucciones de remitir

información a la Coordinación de Bienes Nacionales.



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67. Recibe memorando. 68. Registra los datos del memorando en “Cuaderno de

Control”. 69. Remite a la Coordinación de Bienes Nacionales




72. Entrega al Coordinador de Bienes Nacionales. Coordinador de Bienes Nacionales.

73. Recibe y revisa memorando y anexos de la Dirección de Administración. 73.1. En caso de estar conforme se considera presentada

la cuenta por la unidad de Auditoria Interna y se archiva la documentación.

73.2. En caso de no estar conforme se procede a cumplir con las recomendaciones respectivas para informar posteriormente al almacén o proveeduría para que reajusten y solventen las fallas detectadas.

73.2.1. Realiza Oficio con las observaciones detectadas por la Unidad de Auditoria Interna y remite al Almacén o Proveeduría correspondiente.








73.2.8. Entrega al Director de Administración. Director de Administración. 73.2.9. Recibe memorando u oficio con

observaciones, estampa su media firma en señal de aval.




“Cuaderno de Control”. 73.2.13. Remite a la Oficina de Gestión

Administrativa.



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73.2.18. Entrega a la Secretaria y gira instrucciones de remitir al Almacén o Proveeduría.



“Cuaderno de Control”. 73.2.21. Coloca sello húmedo, asigna número

correlativo correspondiente y asigna fecha. 73.2.22. Remite al Almacén o Proveeduría.

Almacén o Proveeduría perteneciente al Ministerio del Poder Popular para la Salud.

74. Recibe Oficio con las observaciones detectadas por la unidad de Auditoria Interna.

75. Solventa las Observaciones, remite a la Oficina de Gestión Administrativa, con atención a la Dirección de Administración.



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IX. DIAGRAMAS DE FLUJO 1.- Registro y Control de Bienes Nacionales Inmuebles. 2.- Registro y Control de Bienes Nacionales Muebles en uso. 3.- Registro y Control de Bienes Muebles en Depósito y Materiales de Consumo.



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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES NACIONALES

Fecha: 05/08/2011



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Fecha: 05/08/2011



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Fecha: 05/08/2011

2.- REGISTRO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES EN DEPÓSITO Y MATERIALES DE CONSUMO 1/2

Unidad de Auditoria Interna

Coordinación de Bienes Nacionales

Oficina de Gestión

Administrativa

Dirección de Administración

Almacén o Proveeduría

1

1

Elabora Oficio con las observaciones para la firma del Director General de Gestión Administrativa y remite a la Dirección de Administración para su aval.

El registrador revisa y conforma los movimientos o Inventarios, genera reporte para informar al Coordinador de Bienes Nacionales

Archiva

Recibe oficio con los Formularios respectivos y anexos, luego remite a la Dirección de Administración

Recibe, verifica, gira instrucciones y remite a la Coordinación de Bienes Nacionales

Elabora memorando informando sobre los resultados de la inspección y remite a Gestión Administrativa

Recibe memorando con la solicitud de Auditoria interna, estampa media firma y remite a la Oficina de Gestión Administrativa

Realiza la revisión In situ y cheque contra la información levantada por el contador

Realiza las observaciones en Formulario interno para la corrección.

Recibe oficio con las observaciones u omisiones para la corrección

Recibe oficio con las observaciones, estampa media firma y remite a la Oficina de Gestión Administrativa para la firma.

Conforme

Recibe y revisa, estampa firma y coloca sello húmedo respectivo, fecha y número correlativo y remite al almacén o Proveeduría correspondiente

Llena formularios de los Movimientos e Inventarios de los Bienes Muebles en Uso y Materiales de Consumo y anexa comprobantes respectivos

Elabora oficio anexando los formularios y envía a la Oficina de Gestión Administrativa

Revisa y realiza las correcciones respectivas y remite a la Oficina de Gestión Administrativa

Recibe, revisa y analiza luego distribuye al registrador asignado al Almacén o Proveeduría correspondiente

Recibe memorando con la solicitud de revisión In situ

Recibe, revisa, estampa firma y coloca sello húmedo respectivo para luego remitir a la unidad de Auditoria Interna

Inicio

Verifica y conforma el contenido de los formularios

Realiza un resumen de acuerdo a lo pautado en la Publicación Nº 15

Elabora Memorando para la firma del Director General de Gestión Administrativa, dirigido a la unidad de Auditoria Interna solicitando revisión In Situ y remite a la Dirección de Administración para su aval

Designa el responsable de realizar la revisión In Situ

Adquiere Bienes Muebles y Materiales de Consumo

El registrador recibe, revisa y analiza oficio con sus anexos para la verificación y conformación

Si

Almacena toda la documentación por mes en espera de la revisión.No

A

Archiva documentos



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3.- REGISTRO Y CONTROL DE BIENES NACIONALES MUEBLES EN USO 2/2

Dirección de Administración

Oficina de Gestión

Administrativa

Coordinación de Bienes Nacionales

Unidad Cuentadante

Unidad de Auditoria Interna

Realiza Memo u oficio según sea el caso para la firma del Director General de la Oficina de Gestión Administrativa, dirigido a la unidad Cuentadante con las observaciones detectadas por la Unidad de Auditoria Interna y remite a la Dirección de Administración para su aval

Recibe Memo u Oficio con las observaciones detectadas por la Unidad de Auditoria Interna

Solventa las observaciones

Remite a la Oficina de Gestión Administrativa con atención a la Dirección de Admón.

Fin

Recibe y remite la información a la Dirección de Administración

Recibe, revisa, gira instrucciones y entrega información a la Coord. de Bienes Nacionales.

Recibe Memorando de la Dirección de Adm. y revisa

Conforme

No

Cumple con las recomendaciones respectivas, para luego informar a la Unidad Cuentadante para que reajusten y solvente las fallas detectadas.

Si

Considera presentada la cuenta por parte de la Unidad de Auditoria Interna

Archiva documentos

A

Recibe Memorando u oficio dirigido a la unidad Cuentadante, estampa media firma y remite a la Oficina de Gestión Administrativa para su firma.

Recibe, revisa, estampa firma y coloca sello húmedo respectivo, fecha y número correlativo para luego remitir a la unidad Cuentadante.



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X. FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS

1. Orden de Salida.

2. Movimiento de la Cuenta de Bienes Nacionales y Balance de Comprobación.

3. Bienes Nacionales Inmuebles.

4. Movimiento de Bienes Nacionales Muebles – Inmuebles.

5. Catastro de Bienes Nacionales Predios Urbanos y Terrenos Rurales.

6. Catastros de Bienes Nacionales- Edificios.

7. Bienes Inmuebles Arrendados.

8. Bienes Nacionales Muebles.

9. Bienes Muebles Faltantes.

10. Hoja de Verificación Física de Bienes Muebles.

11. Acta de Incorporación y Desincorporación por Transferencia.

12. Acta de Incorporación por otros conceptos (18).

13. Acta de Suministro a otras Entidades.

14. Acta de Solicitud de Desincorporación por Inservibilidad.

15. Acta de Corrección de Incorporación.

16. Control de Saldos Mensual de Ingresos y Egreso.

17. Resumen Mensual de los Movimientos de Bienes Nacionales.

18. Inventario General de Almacén.

19. Diferencias Entres Existencias Físicas y Registros Contables.

20. Comprobante General de Movimiento de Materias.

21. Traspasos de Materias Entre Almacenes.

22. Pedido y Despacho de Materias.

23. Relación por Concepto Del Movimiento Mensual de Materias.

24. Carátula del Modelo F-15-7.

25. Carátula del Inventario Semestral.

26. Control de Recaudos Contables de Ingreso y Egresos.

27. Hoja de Revisión.

28. Acta de Control Perceptivo de Bienes Nacionales



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ORDEN DE SALIDA 1. FECHA: 2. Nº O/S:

3. UNIDAD SOLICITANTE: 4. EXTENSIÓN: 5. UBICACIÓN:

6. JEFE O RESPONSABLE DE LA UNIDAD: 7. CÉDULA DE IDENTIDAD 8. CARGO:

9. ANEXAR MOTIVO DE LA SALIDA: a. REPARACIÓN b. MANTENIMIENTO c. DONACIÓN d. TRANSFERENCIA e. EVENTO f. DESINCORPORACIÓN POR INSERVIBILIDAD g. SUMINISTRO A OTRAS

ENTIDADES h. OTROS

ESPECIFICAR:

10. CANTIDAD 11. DESCRIPCIÓN DEL BIEN 12. N° BIEN NACIONAL

13. CONDICIONES : a. BUENO b. REGULAR c. MALO e. ESPECIFICAR::

14. FECHA 15. DESTINO: 16. PERSONA AUTORIZADA PARA RETIRAR O TRASLADAR EL BIEN SALIDA RETORNO

Nombre, apellido, firma y CI

17. DIRECCIÓN DE SEGURIDAD

a. FUNCIONARIO DE VIGILANCIA: b. GRUPO: c. PUERTA: d. HORA DE SALIDA

Nombre, apellido, cedula y firma:

18. UNIDAD SOLICITANTE 19. DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS 20. COORD. BIENES NACIONALES

Nombre, apellido, firma y sello Nombre, apellido, firma y sello Nombre, apellido, firma y sello



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INSTRUCTIVO Nº 1: “ORDEN DE SALIDA” I. OBJETIVO: Mantener el control y seguimiento de las órdenes de salida de bienes nacionales (muebles) de las unidades de trabajo, hacia otras unidades o dependencias del ministerio.

II. GENERALIDADES: 1. Responsable de Elaborarlo: La Unidad Solicitante. 2. Preparación: Original y dos copia 3. Distribución: Original: Unidad Solicitante.

Copia Nº 1: Unidad donde se retira el bien. Copia Nº 2: Dirección de Administración. Copia Nº 3: Coordinación de Bienes Nacionales. Copia Nº 4: Dir. de Seguridad a fin de verificar las órdenes de salida.

III. CAMPOS: Nombre del Campo Descripción

1. Fecha de elaboración: Coloque día, mes y año en que elabora el formulario. 2. Nº de la Orden de Salida: Coloque el número correlativo de la Orden de Salida. 3. Unidad Solicitante: Coloque nombre de la unidad solicitante que requiere el traslado o retiro del Bien. 4. Nº telefónico/ extensión: Coloque número telefónico y extensión de la unidad solicitante. 5. Ubicación: Coloque la dirección administrativa y geográfica de la unidad solicitante. 6. Responsable de la Und: Escriba el nombre del Jefe o Responsable de la Unidad Solicitante 7. Cédula de Identidad: Coloque el número de cédula de Identidad del Jefe o Responsable de la Unidad Solicitante. 8. Cargo: Coloque el cargo que ejerce el Jefe o Responsable de la unidad Solicitante 9. Anexar motivo de la

Salida: Indique y justifique según sea el caso: a. Reparación: Solicitud por escrito de la compañía o técnico que prestará el servicio especializado, indicando el tiempo en que se hará la devolución. b. Mantenimiento: Solicitud por escrito de la compañía o técnico que prestará el servicio especializado, indicando el tiempo en que se hará la devolución. c. Donación: La solicitud por escrito del solicitante o beneficiario. d. Evento: Condiciones especiales autorizadas por las Direcciones que las realizará. e. Transferencia: se utilizará el modelo F-15-60 (Acta de Incorporación por transferencia concepto 51) de la publicación 9 actualizada.

f. Desincorporación por haberse declarado como inservible o inútil: Se utiliza el modelos F-3-59. g. Suministro a otras Entidades: Se formulará una Acta de acuerdo al concepto 54 de la Publicación Nº 9 actualizada y se especificara el número y fecha de la solicitud.

h. Otros: En caso de seleccionar esta opción, deberá describir el Motivo de salida de cada uno de los bienes de la unidad de trabajo o dependencia.

10. Cantidad: Coloque la respectiva cantidad del o los bienes a desincorporar de la unidad administrativa. 11. Descripción del Bien: Especifique las características del bien: clase, tipo, marca, modelo y número de serial de cada uno de los

Bienes a desincorporar de la unidad administrativa. 12. Nº de Bien Nacional: Coloque número del bien asignado por la Coordinación de Bienes Nacionales. 13. Condiciones : Indique marcando con una X, las condiciones en que se encuentra el bien, según sea el caso.

a. Bueno: Si el Bien se encuentra en perfectas condiciones. b. Regular: Si el Bien se encuentra en condiciones medianamente aceptables. c. Malo: Si el Bien se encuentra defectuoso o dañado. e. Especifique: justifique sólo en caso de que el Bien se encuentre malo.

14. Fecha: Indique la fecha según corresponda: a.- Salida: Indique día, mes y año en que retira el Bien. La cual será registrada por el funcionario de seguridad

que realice la revisión. b.- Retorno: Indique día, mes y año en que reintegran el Bien.

15. Destino: Coloque la dirección administrativa y geográfica exacta de la dependencia (sitio) a la cual enviará el Bien. 16 Datos de la persona

autorizada para retirar o trasladar el bien:

Coloque nombre y apellido, número de cedula de identidad y firma de la persona autorizada para retirar o trasladar el Bien.

17. Dirección de Seguridad Coloque: a.- Funcionario de Vigilancia: Coloque el Nombre y Apellido, número de cédula de identidad y firma del funcionario. b.- Grupo: Coloque el Grupo de Guardia al que pertenece el funcionario de la Dirección de Seguridad. c.- Puerta: Escriba en qué puerta se retira el Bien. d.- Hora de salida: Indique la fecha en que se retiró el Bien.

Nota: el vigilante firmara avalando con su rubrica el acto del retiro del Bien. 18. Unida solicitante: Coloque el nombre y apellido el Director de la unidad solicitante, firma y sello de la unidad. 19 Dirección de Admón.. Coloque el nombre y apellido el Director de la Dirección de Administración, firma y sello de la unidad. 20. Coord. de Bienes Nac. Coloque el nombre y apellido del Coordinador de la unidad solicitante, firma y sello de la unidad.



CODIGO DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER

0,00 0,00 0,00

Nombre:

Cargo.

Firma:

MOVIMIENTO DE LA CUENTA DE BIENES NACIONALES Y BALACE DE COMPROBACION

PUB. 9 ACT. MODELO Nº 1

5. Saldo Acumulado

DEMONINACION

2. Cuentas, Subcuentas y Divisiones Estadisticas 3. Saldo Anterior 4. Movimientos del Mes

6. PREPARACION 7. CONFORME 8. APROBACION 9. SELLO

DIA MES AÑO1FECHA

DIRECCION DE ADMINISTRACION Y SERVICIOSCOORDINACION DE BIENES NACIONALES

COORDINACION DE BIENES MUEBLES



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INSTRUCTIVO Nº 2:

“MOVIMIENTO DE LA CUENTA DE BIENES NACIONALES Y BALANCE DE COMPROBACIÓN” I. OBJETIVO:

Reflejar el saldo de las cuentas, subcuentas y divisiones estadísticas al inicio de cada mes, el movimiento contable ocurrido durante ese mes y el saldo al término del mismo, en la contabilidad fiscal de bienes nacionales. II. GENERALIDADES: 1. Responsable de Elaborarlo: La Coordinación de Bienes Nacionales. 2. Preparación: Original y dos copia. 3. Distribución: Original: Oficina de Auditoria Interna del Ministerio.

Copia 1: Archivo del Departamento de Contabilidad, Coordinación de Bienes Nacionales. Copia 2: Coordinación Regional de Bienes Nacionales.

III. CAMPOS:

Nombre del Campo Descripción 1. Fecha: Coloque día, mes y año en que elabora el formato.

2. Cuentas, Subcuentas y

Divisiones Estadísticas Coloque el código y denominación asignado de acuerdo al Clasificador de Bienes de la Publicación Nº 9.

3. Saldo Anterior: Coloque el saldo en el debe y en el haber correspondiente a los grupos de la existencia final del mes anterior.

4. Movimiento Mensual: Coloque el saldo en el debe y en el haber correspondiente al movimiento de la cuenta remitido.

5. Saldo Acumulado: Coloque los saldos en el debe y en el haber obtenidos de la sumatoria de la Existencia anterior y los movimientos mensuales.

6. Preparación: Coloque nombre, apellido, cargo y firma del funcionario que elabora la Cuenta de Bienes Nacionales y Balance de Comprobación.

7. Conformación: Coloque nombre, apellido, cargo y firma del funcionario que conforma el movimiento de la cuenta de Bienes Nacionales.

8. Aprobación y sello: Coloque nombre y apellido, cargo y firma del funcionario que da la aprobación de Cuenta de Bienes Nacionales y Balance de Comprobación, estampe sello de la unidad.



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1. HOJA Nº BIENES NACIONALES INMUEBLES

2. FECHA __________________

3.- CLASIFICACIÓN 5. IDENTIFICACIÓN

a. GRUPO b. SG c. SECCIÓN

4.- Nº DE CATASTRO a. INMUEBLE b. DEPENDENCIA

6.- VALOR EN Bs. 7. SUBTOTALES Y TOTALES

8. COORDINACIÓN DE BIENES NACIONALES 9. DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN:

Nombre, apellido, firma y sello Nombre, apellido, firma y sello



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INSTRUCTIVO Nº 3:

“BIENES NACIONALES INMUEBLES” I. OBJETIVO: Obtener información para el registro y control de los Bienes inmuebles propiedad de la Nación adscritos al Ministerio. II. GENERALIDADES: 1. Responsable de Elaborarlo: La Unidad Cuentadante y el contador de la Coordinación de Bienes

Nacionales. 2. Preparación: Original y copia. 3. Distribución: Original: Coordinación de Bienes Nacionales. Copia 1: Archivo de la Unidad Cuentadante. III. CAMPOS:

Nombre del Campo Descripción 1. Hoja Nº: Coloque el número correspondiente a cada hoja del formulario.

2. Fecha: Coloque día, mes y año de emisión del formulario.

3.Clasificación: a. Grupo: Coloque el código asignado al grupo correspondiente a cada Bien Inmueble, de acuerdo a la clasificación que se señala en la Publicación Nº 9. b.- SG: Coloque el código asignado al subgrupo correspondiente a cada Bien Inmueble, de acuerdo a la clasificación que se señala en la Publicación Nº 9. c.- Sección: Coloque la sección a la que pertenece cada Bien Inmueble, de acuerdo a la clasificación que se señala en la Publicación Nº 9.

4.Nº de Catastro: Coloque el número asignado al inmueble según el catastro de Bienes Nacionales

5. Identificación: Especifique: a. Inmueble: Coloque el nombre del inmueble. b.- Dependencia: Coloque el nombre de la dependencia a la cual se encuentra adscrito el bien.

6. Valor Bs.: Coloque el valor en bolívares del inmueble.

7. Subtotales y Totales: Coloque los subtotales y totales por subgrupos.

8. Coord. Bienes Nacionales: Coloque nombre completo y firma del Coordinador de Bienes Nacionales y estampe el sello en el espacio respectivo.

9. Dirección de Administración y Servicios:

Coloque nombre completo y firma del Director de Administración o intendente y estampe el sello en el espacio respectivo.



1.- MOVIMIENTO DE BIENES NACIONALES MUEBLES INMUEBLES

2.- MES_________ AÑO: __________

3.- HOJA Nº: 4.- FECHA:

5.- DEPENDENCIA a.- DENOMINACIÓN: b.- CÓDIGO:

6.- UBICACIÓN a.- ADMINISTRATIVA: b.- GEOGRÁFICA:

7.- CLASIFICACIÓN a. GRUPO b. SUB

GRUPO c. SECCIÓN

8.- CONCEPTO DEL MOVIMIENTO

9.- CANTIDAD

10.- Nº DE IDENTIFICACIÓN 11.- NOMBRE Y DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES 12.-

INCORPORACIONES 13.-

DESINCORPORACIONES

14.- TOTALES. Bs. 15. R E S U M E N a.. EXISTENCIA ANTERIOR Bs b. MAS: INCORPORACIONES c. MENOS: DESINCORPORACIONES d. EXISTENCIA FINAL Bs.. Todo los conceptos menos el 60 Concepto 60 faltantes por investigar

16. OBSERVACIONES 17.. PREPARADO POR : 18. CONFORMADO POR

Nombre, apellido, cargo y firma Nombre, apellido y firma del jefe de la unidad DDO/AM/05/09



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INSTRUCTIVO Nº 4 “MOVIMIENTO DE BIENES NACIONALES” (MUEBLES INMUEBLES) I.-OBJETIVO: Registrar los movimientos de las incorporaciones y desincorporaciones de Bienes Nacionales (Muebles-Inmuebles) ocurridos en la dependencia durante cada mes para el registro y control de los mismos. II.-GENERALIDADES:

1. Responsable de Elaborarlo: La Unidad Cuentadante 2. Preparación: Original y copia. 3. Distribución: Original: Coordinación de Bienes Nacionales. Copia: Archivo de la Unidad Cuentadante.


1. Movimiento de Bienes Nacionales:

Marque con una (x) el Movimiento de Bienes Nacionales según sea el caso Muebles Inmuebles , que se va a describir en el formulario.

2. Mes/ Año: Coloque el mes y el año correspondiente al Movimiento de los Bienes Nacionales. 3. Hoja Nº: Coloque el número correlativo de las hojas utilizadas en el registro del movimiento de bienes. 4. Fecha: Coloque día, mes y año en que elabora el formulario. 5. Dependencia: Coloque el nombre y código de la unidad administrativa donde esta adscrito el bien. 6. Ubicación: Coloque la ubicación administrativa y geográfica de la unidad o dependencia. 7. Clasificación: a. Grupo: Coloque el código asignado al grupo correspondiente a cada Bien Inmueble, de acuerdo a la clasificación

que se señala en la Publicación Nº 9. b.- SG: Coloque el código asignado al subgrupo correspondiente a cada Bien Inmueble, de acuerdo a la clasificación que se señala en la Publicación Nº 9. c.- Sección: Coloque la sección a la que pertenece cada Bien Inmueble, de acuerdo a la clasificación que se señala en la Publicación Nº 9.

8. Concepto de Movimiento

Coloque el código que corresponda al concepto del movimiento de entrada y salida, según lo señalado en la publicación Nº 9.

9. Cantidad: Coloque en número la cantidad de Bienes muebles o inmuebles objeto del movimiento. 10. Nº de

Identificación Coloque el número o código asignado que identifica a cada Bien.

11. Nombre y Descripción de los Bienes

Detalle la descripción del bien con el nombre correspondiente de acuerdo a su naturaleza, materiales de que están construidos, uso, marcas, seriales, medidas y demás especificaciones necesarias para su identificación, de acuerdo a lo establecido en la Publicación Nº 9.

12. Incorporaciones: Coloque el valor en bolívares de los Bienes incorporados. 13. Desincorporacio

nes: Coloque el valor en bolívares de los Bienes desincorporados.

14. Totales Bs.: Coloque en el recuadro correspondiente, el total en bolívares de las incorporaciones y/o desincorporaciones ocurridas durante el mes al cual se refiere el listado.

15. RESUMEN a. Existencia

anterior Bs.: Coloque el monto en bolívares de las existencias al inicio del mes.

b. Más Incorporaciones:

Coloque el monto en bolívares de las incorporaciones ocurridas durante el mes en que realiza el Movimiento de Bienes Nacionales.

c. Menos Desincorporaciones:

Coloque: a.- el monto en bolívares de las desincorporaciones por todos los conceptos excepto por el concepto 60 (Según la Publicación Nº 9).

d. Existencia Final Bs.:

Coloque el monto en bolívares de las existencias al término del mes, resultante de sumar la existencia anterior más las incorporaciones ocurridas durante el mes, menos las desincorporaciones de dicho período.

16. Observaciones: Señale cualquier observación que se considere pertinente. Asimismo, cuando durante un mes no ocurra movimiento de Bienes, tal circunstancia se indicará en este espacio.

17. Preparado por: Coloque el nombre completo y firma del responsable que preparó la relación. 18. Conformado por: Coloque el nombre y apellido, firma del jefe de la unidad de trabajo o servicio y sello de la unidad.



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CATASTRO DE BIENES NACIONALES PREDIOS URBANOS Y TERRENOS RURALES

1. DENOMINACIÓN 2. Nº CATASTRO

3. MINISTERIO U ORGANISMO 4. DEPENDENCIA

5. UBICACIÓN GEOGRÁFICA

a. ESTADO O TERRITORIO b. MUNICIPIO C. DISTRITO

D. DIRECCIÓN

6. DESCRIPCIÓN

a. CLASIFICACIÓN b. ÁREA c. VALOR d. DOCUMENTO DE PROPIEDAD e. PLANOS

GRUPO SUB GRUPO NUMERO FOLIO TOMO FECHA

SI NO

7. LINDEROS.

8. ESTUDIO LEGAL DE LA PROPIEDAD.

9. CARACTERÍSTICAS

10. OBSERVACIONES

11. COORDINACION DE BIENES NACIONALES

Firma del responsable del inventario Firma del jefe del coordinador y sello de la unidad



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INSTRUCTIVO Nº 5: “CATASTRO DE BIENES NACIONALES- PREDIOS URBANOS Y TERRENOS RURALES”

I. OBJETIVO: Informar y mostrar las características relevantes de cada predio urbano y terreno rural propiedad de la Nación, adscrito al Ministerio, a los fines del Catastro de Bienes Nacionales. II. GENERALIDADES: 1. Responsable de Elaborarlo: La Unidad Cuentadante. 2. Preparación: Original y copia. 3. Distribución: Original: Coordinación de Bienes Nacionales. Copia: Archivo de la Unidad Cuentadante.

III. CAMPOS:

Nombre del Campo Descripción

1. Denominación: Coloque el nombre con el cual es conocido el inmueble. 2. Nº de Catastro: Coloque el Número de catastro del inmueble, el cual estará compuesto por el código

del Ministerio u organismo y el número del expediente respectivo. 3. Ministerio u Organismo: Coloque el nombre del Ministerio o ente al cual se encuentra adscrito el inmueble

para su administración y custodia. 4. Dependencia: Coloque el nombre de la dependencia a cuyo cargo se encuentra el inmueble para su

uso. 5.Ubicación geográfica: Coloque nombre del estado o territorio, Municipio, Distrito, y Dirección donde esta

ubicado el inmueble. 6. Descripción: Coloque:

a. Clasificación: Grupo y subgrupo correspondiente, de acuerdo a la clasificación pautada en la publicación Nº 9. b. Área: Superficie de los predios urbanos, el cual se expresará en metros cuadrados y la correspondiente a los terrenos rurales en hectáreas. c. Valor: Valor del inmueble según los documentos de propiedad d. Documento de propiedad: Coloque el número del documento, folio, tomo y fecha del documento de propiedad. e. Planos: Señale con una (x) Si contiene o No planos del Inmueble.

7. Linderos: Coloque de acuerdo al título de propiedad, o en forma descriptiva siguiendo los puntos cardinales los linderos.

8. Estudio legal de la propiedad

Coloque la forma de la tradición legal, sea por compra, permuta, donación u otras causas, mencionando la fecha de adquisición, con referencia a los números y fechas de las escrituras o contratos.

9. Características: Coloque en el caso de inmuebles cercados o demarcados, el material y extensión de las áreas. Igualmente indicará cualquier detalle que caracterice al terreno tales como recursos de agua, tipo de suelo, entres otros.

10. Observaciones: Anote aquellas situaciones imprevistas en el formulario o las que se presenten durante la realización del inventario.

11. Coordinación de Bienes Nacionales

Firma del responsable del inventario y del jefe de la unidad y sello respectivo.



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“CATASTRO DE BIENES NACIONALES-EDIFICIOS” 1. DENOMINACIÓN 2. Nº CATASTRO

3. MINISTERIO U ORGANISMO 4. DEPENDENCIA

5. UBICACIÓN GEOGRÁFICA

A. ESTADO O TERRITORIO

B. MUNICIPIO

C. DISTRITO

D. DIRECCIÓN

6. DESCRIPCIÓN

a. CLASIFICACIÓN b. VALOR c. DOCUMENTO DE PROPIEDAD d. PLANOS

GRUPO SUB GRUPO OFICINA DE REGISTRO NUMERO FOLIO TOMO FECHA

SI NO

e. AREA TERRE NO f. ÁREA DE LA CONSTRUCCIÓN g. ÁREA DEL INMUEBLE

CUBIERTA CONSTRUIDA OTRAS ÁREAS TOTAL

7. LINDEROS

8. ESTUDIO LEGAL DE LA PROPIEDAD

9. CARACTERÍSTICAS

10. OBSERVACIONES

11. COORDINACIÓN DE BIENES NACIONALES

Firma del responsable del inventario Firma del jefe del coordinador y sello de la unidad



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INSTRUCTIVO Nº 6:

“CATASTRO DE BIENES NACIONALES-EDIFICIOS” I. OBJETIVO: Informar y resumir las características relevantes de cada edificio adscrito al Ministerio, con sus respectivas

instalaciones, a los fines del Catastro de Bienes Nacionales. II. GENERALIDADES: 1. Responsable de Elaborarlo: La Unidad Cuentadante. 2. Preparación: Original y copia. 3. Distribución: Original: Coordinación de Bienes Nacionales. Copia: Archivo de la Unidad Cuentadante. III. CAMPOS:


1. Denominación: Coloque el nombre con el cual es conocido el inmueble. 2. Nº de Catastro: Coloque el Número de catastro del inmueble, el cual estará compuesto por el código del

Ministerio u organismo y el número del expediente respectivo. 3. Ministerio u

Organismo: Coloque el nombre del Ministerio o ente al cual se encuentra adscrito el inmueble para su administración y custodia.

4. Dependencia: Coloque el nombre de la dependencia a cuyo cargo se encuentra el inmueble para su uso. 5. Ubicación

geográfica: Indique nombre del Estado o Territorio, Municipio, Distrito, y Dirección donde esta ubicado el inmueble.

6. Descripción: Coloque: a. Clasificación: Grupo y subgrupo correspondiente, de acuerdo a la clasificación pautada en la publicación Nº 9. b. Valor: Valor del inmueble según los documentos de propiedad c. Documento de propiedad: Coloque el número del documento, número, folio, tomo y fecha del documento de propiedad.

7. Descripción: d. Planos: Señale con una (x) Si contiene o No planos del Inmueble. e. Área del Terreno: Indique la superficie del terreno en metros. f. Área de la construcción: Indique la superficie construida del terreno en metros. g. Área del Inmueble: Sumatoria del área del terreno y el área total de la construcción.

8. Linderos: Señale de acuerdo al título de propiedad, o en forma descriptiva siguiendo los puntos cardinales los linderos establecidos.

9. Estudio legal de la propiedad

Indique la forma de la tradición legal, sea por compra, permuta, donación u otras causas, mencionando la fecha de adquisición, con referencia a los números y fechas de las escrituras o contratos.

10. Características: Coloque las características del inmueble. 11. Observaciones: Anote aquellas situaciones imprevistas en el formulario o las que se presenten durante la

realización del inventario.

11. Coordinación de Bienes Nacionales

Firma del responsable del inventario y del jefe de la unidad de trabajo o servicio y sello respectivo.



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1. FECHA:

2. HOJA Nº

BIENES INMUEBLES ARRENDADOS

3. Nº DE CATASTRO

4. IDENTIFICACIÓN DEL INMUEBLE

a. CLASIFICACIÓN b. DENOMINACIÓN c. DIRECCIÓN G S

5. CONTRATO

a. NUMERO b. FECHA c. CANON d. GARANTIA e. VENCIMIENTO f. APROBACIÓN DE C.G.R

NUMERO FECHA

6. ARRENDATARIO a. NOMBRE b. DIRECCIÓN

7. OBSERVACIÓNES



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INSTRUCTIVO Nº 7: “BIENES INMUEBLES ARRENDADOS”

I. OBJETIVO: Registrar información sobre los Bienes Inmuebles propiedad de la Nación sujetos a contratos de arrendamiento, a los fines del control interno y externo. II. GENERALIDADES: 1. Responsable de Elaborarlo: La Unidad Cuentadante. 2. Preparación: Original y copia. 3. Distribución: Original: Coordinación de Bienes Nacionales.

Copia: Archivo de la Unidad Cuentadante. III: CAMPOS:


1. Fecha: Coloque día, mes y año en que elabora el formulario.

2. Hoja Nº: Coloque el número correlativo por cada hoja utilizada en el registro de los bienes.

3. Nº de Catastro: Coloque el número de catastro del inmueble, el cual estará compuesto por el código del Ministerio u organismo y el número del expediente respectivo.

4. Identificación del inmueble: Coloque: a. Clasificación: Coloque el código asignado al grupo y subgrupo correspondiente a cada Bien Inmueble, de acuerdo a la clasificación que se señala en la Publicación Nº 9. b. Denominación: Indique el nombre o denominación del inmueble. c. Dirección: Indique la dirección administrativa y geográfica a la cual pertenece el bien.

5. Contrato: Coloque:

a. Número: Del Contrato b. Fecha: En la que se realizó el contrato. c. Canon: Correspondiente al contrato c. Garantía: que cubre el contrato d. Vencimiento: Fecha de vencimiento del contrato de arrendamiento. e. Aprobación de C.G.R.: Número de aprobación y la fecha en la que se realizó la misma por la Contraloría General de la República.

6. Arrendatario: Coloque: a. Nombre: Del arrendatario. b. Dirección: Administrativa y geográfica del arrendatario.

7.Observaciones: Señale las observaciones que considere pertinente.



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BIENES NACIONALES MUEBLES 1.- FECHA:

2.- DENOMINACIÓN a.- DEPENDENCIA :

3.- UBICACIÓN a.- ADMINISTRATIVA: b.- GEOGRÁFICA:

4.- CLASIFICACIÓN a. GRUPO b. SG c. SECCIÓN

5.- Nº DE IDENTIFICACIÓN

6.- NOMBRE Y DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES 7.- Nº C.I. 8.- VALOR

UNITARIO

9.- TOTALES. Bs. 10. PREPARADO POR: 11. CONFORMADO POR: 12.. APROBADO POR:

Nombre completo, cargo y firma Nombre completo, cargo y firma Nombre completo, cargo y firma



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INSTRUCTIVO Nº 8: “BIENES NACIONALES MUEBLES”

I. OBJETIVO: Presentar el movimiento de las incorporaciones y desincorporaciones de bienes nacionales ocurridos en la dependencia durante cada mes. II. GENERALIDADES:

1. Responsable de Elaborarlo: La Unidad Cuentadante. 2. Preparación: Original y copia. 3. Distribución: Original: Coordinación de Bienes Nacionales.

Copia: Archivo de la Unidad Cuentadante.

III. CAMPOS:


1. Fecha: Coloque día, mes y año en que elabora el formulario 2. Denominación: Coloque el nombre de la dependencia, unidad de trabajo o servicio, donde se encuentra el

mueble para su uso. 3. Ubicación: Coloque:

a. Administrativa: La dirección administrativa donde se encuentra el mueble. b. Geográfica: La dirección geográfica donde se encuentra el mueble.

4. Clasificación: Coloque: a. Grupo: El código asignado al grupo b. SG: El código asignado al subgrupo. c. Sección: El código asignado a la sección. Nota: Todo correspondiente a cada Bien mueble de acuerdo a la clasificación que se señala en la Publicación Nº 9.

5. Identificación del Bien: Coloque el número de identificación del bien, asignado por la Coordinación de Bienes Nacionales.

6. Nombre y descripción de los bienes:

Detalle la descripción del bien con el nombre correspondiente de acuerdo a su naturaleza, materiales de que están construidos, uso, marcas, seriales, medidas y demás especificaciones necesarias para su identificación, de acuerdo a lo establecido en la Publicación Nº 9.

7.Número de Código Interno:

Coloque el número de control interno asignado al bien.

8.Valor Unitario: Coloque el monto del valor del mueble en bolívares. 9.Totales Bs.: Coloque el monto total en bolívares de los subtotales y totales por subgrupos. 10. Preparado por: Coloque nombre completo, cargo y número de cedula del funcionario que prepara el

movimiento de bienes nacionales. 11. Conformado por: Coloque nombre completo, cargo y firma del funcionario que conforma el movimiento de

bienes nacionales.

12. Aprobado por: Coloque nombre completo, cargo y firma del funcionario que da su aprobación el movimiento de bienes nacionales, y sello de la unidad.



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1. FECHA: ________

BIENES NACIONALES FALTANTES MES_____ AÑO_____

IDENTIFICACION DELCOMPRO BANTE:

DEPENDENCIA: CODIGO : CODIGO DE CONCEPTOMOVIMIENTO

NUMERO DELADMINISTRATIVA: G EOG RAFICA: COMPRO BANTE:

FECHA DE LA OPERACIÓN:

VALOR

G RU PO SU B-G RUPO SECCIO N a . EXIST . FISICAS b. EXIT . CO NTABLES UNITAR IO a. CANTID AD b. VALOR TOTAL

OBSERVACION: FALTANTE DETERMINADO: CARGO QUE DESEMPEÑA:

DEPENDENCIA A LA CUAL ESTA ADSCRITO: FIRMA:

JEFE DE LA UNIDAD DE TRABAJO: SELLO

F IRM A

DIFER ENCIA

T OT AL Bs

C LASIFICAD OR CANTIDADIDENTIFICACION DE LOS BIENES

DENOMINACION



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INSTRUCTIVO Nº 9: “BIENES MUEBLES FALTANTES”

I. OBJETIVO: Reflejar las diferencias evidenciadas entre las existencias físicas de Bienes Nacionales Muebles y los registros contables, con el fin de iniciar las averiguaciones pertinentes si el caso lo requiere. II. GENERALIDADES:

1. Responsable de Elaborarlo: La Unidad Cuentadante 2. Preparación: Original y copia. 3. Distribución: Original: Coordinación de Bienes Nacionales.

Copia: Archivo de la Unidad Cuentadante. III. CAMPOS:


1. Fecha: Coloque día, mes y año en que elabora el formulario. 2. Mes y Año: Coloque mes y año correspondiente al movimiento del bien faltante. 3. Denominación: Coloque nombre de la dependencia, unidad de trabajo o servicio; adscripción,

ubicación administrativa y geográfica donde pertenece el mueble faltante. 4. Identificación del Comprobante:

Coloque: Concepto del movimiento: número del concepto según sea el caso. Número del comprobante: Indicar el número asignado al comprobante, el cual será consecutivo dentro de cada mes. Fecha de la operación: Indicar la fecha en la cual se determinó el faltante.

5. Clasificación: Coloque el código asignado al grupo, subgrupo y sección correspondiente a cada Bien mueble, de acuerdo a la clasificación que se señala en la Publicación Nº 9.

6.:Identificación de los Bienes: Detalle la descripción del bien con el nombre correspondiente de acuerdo a su naturaleza, materiales de que están construidos, uso, marcas, seriales, medidas y demás especificaciones necesarias para su identificación, de acuerdo a lo establecido en la Publicación Nº 9.

7. Cantidad: Coloque en la subcolumna respectiva, los datos que a continuación se señalan: a.- Existencias Físicas: La cantidad determinada de los bienes por percepción directa b.- Existencias Contables: La cantidad de los bienes que se reflejan en los registros contables de la unidad

8.Valor Unitario: Señalar el valor unitario correspondiente a los bienes faltantes según los registros. 9. Diferencia: Indique:

a.- Cantidad: La cantidad determinada por diferencia de las cantidades indicadas en las subcolumnas de la columna 8. b.- Valor Total: El valor total en bolívares, resultante de multiplicar las unidades físicas faltantes por el valor unitario registrado.

10.Total Bs.: Coloque el monto total en bolívares de los bienes faltantes. 11. Observaciones: Describa las observaciones pertinentes en relación con el faltante establecido.

Cuando se informen faltantes evidenciados en la oportunidad en que se produzca cambio del titular de la unidad de trabajo, deberá indicarse el nombre del funcionario saliente, a los fines de asignar las responsabilidades a que hubiere lugar.

12.Faltante determinado por: Coloque el nombre completo, cargo y firma del funcionario que determinó los faltantes y nombre de la dependencia a la cual está adscrito.

13.Jefe de la Unidad de trabajo:

Coloque el nombre completo, cargo del jefe de la unidad de trabajo, el cual deberá estampar su firma.



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1.- FECHA

HOJA DE VERIFICACIÓN FÍSICA DE BIENES MUEBLES 2.- HOJA Nº

3.- DEPENDENCIA: ____________________________________________________________SERVICIO: ___________________________ 4.- EXPEDIENTE Nº ( ) DIRECCIÓN:____________________________________________________CODIGO UBICACIÓN. ADMINISTRATIVA: ____________________________

4.- CLASIFICACIÓN G SG S 5.- Nº BIEN NAC. 6.- DESCRIPCIÓN DEL BIEN 7.- Nº DE CONTROL 8.- VALOR.

Asentar

9.- TOTAL Bs.-

10.-Inventario Realizado por: ________________________________________ Nombre y Apellido (Completo) del Jefe o encargado de la Unidad de trabajo o Servicios

________________________________________________Firma: _______________________________



Pág. 72 de 108 Oficina de Tecnología de Información y Comunicación

Dirección de Organización Coordinación del Nivel Central



INSTRUCTIVO Nº 10:

“HOJA DE VERIFICACIÓN FÍSICA DE BIENES MUEBLES” I. OBJETIVO:

Realizar la toma física y detallada de los bienes nacionales muebles en cada servicio o unidad que conforman el ministerio, el cual es requerido anualmente o en caso de cambio o reemplazo de los jefes de trabajo en cumplimiento a lo pautado en la publicación Nº 9 actualizada II. GENERALIDADES: 1. Responsable de Elaborarlo: La Unidad Cuentadante y el contador de la Coordinación de Bienes

Nacionales 2. Preparación: Original y copia 3. Distribución: Original: Coordinación de Bienes Nacionales del Nivel Central.

Copia: Archivo de la Unidad Cuentadante. III. CAMPOS:


1. Fecha: Indique día, mes y año en que elabora el formulario. 2. Hoja Nº: Indique el número correlativo por cada hoja utilizada en la verificación física

de bienes nacionales. 3. Dependencia: Coloque el nombre de la dependencia, unidad de trabajo o servicio, donde se

encuentra el mueble para su uso. 4. Clasificación: Coloque el código asignado al grupo, subgrupo y sección correspondiente a

cada Bien mueble, de acuerdo a la clasificación que se señala en la Publicación Nº 9.

5. Número del Bien Nacional: Indicar el número de identificación asignado por el organismo a los bienes muebles relacionados.

6. Descripción del bien: Detalle la descripción del bien con el nombre correspondiente de acuerdo a su naturaleza, materiales de que están construidos, uso, marcas, seriales, medidas y demás especificaciones necesarias para su identificación, de acuerdo a lo establecido en la Publicación Nº 9.

7.Número de Control: Indique el número de control interno del bien. 8.Valor Unitario Bs.: Señalar el valor unitario correspondiente a los bienes muebles según los

registros. 9.Total en Bs.: Coloque el monto total en bolívares de los bienes muebles. 10.Responsable de la verificación física de Bienes Nacionales:

Indique nombre completo del jefe o encargado de la unida de trabajo o servicios y la respectiva firma y sello.



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ACTA DE INCORPORACIÓN Y DESINCORPORACIÓN POR TRANSFERENCIA F-15-60 1.- Los que suscriben funcionarios, públicos, mayores de edad y de este domicilio: hacemos constar que de acuerdo con lo previsto en el Articulo 140 de la ley Orgánica de la Hacienda Pública Nacional y la Publicación N° 9 Actualizada (rubro 51) de la Contraloría General de la República; los Bienes Nacionales que se citan en la presente Acta, han sido traspasados con carácter permanente a la 2 Dependencia:_______________________________________, situada en: _________________________________________________, los cuales aparecen registrados en el inventario de la dependencia emisora; ______________________________________________________situada en: ______________________________________.

3.. CLASIFICACIÓN

GRUPO SUB SG SECCIÓN

4. Nº DE IDENTIFICACIÓN

5..- NOMBRE Y DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES 6. VALOR UNITARIO Bs.

7. Total. Bs.

8. Caracas; _______ días del mes de ________________________ del 2.009.

9. Dependencia Emisora: 10. Dependencia Receptora

Firma del Jefe de la Dependencia y sello de la unidad Firma del Jefe de la Dependencia y sello de la unidad



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INSTRUCTIVO Nº 11 “ACTA DE INCORPORACIÓN Y DESINCORPORACIÓN

POR TRANSFERENCIA” F-15-60 I. OBJETIVO: Dejar constancia del registro de los bienes muebles en usos recibidos o entregados a otras dependencias del ministerio. II. GENERALIDADES: 1. Responsable de Elaborarlo: La Unidad Cuentadante, encargada del Registro y Control de Bienes

Nacionales Muebles en las dependencias del ministerio. 2. Preparación: Original y Tres copias. 3. Distribución:

Original: Receptor del bien, al rendir la cuenta de los movimientos de bienes nacionales a la Coordinación de Bienes Nacionales del Nivel Central. Copia 1: Archivo de la unidad receptora. Copia 2: Archivo de la Coordinación de Bienes Nacionales del Nivel Central. Copia 3: Archivo de la dependencia Emisora.

III. CAMPOS:


1. Quienes suscriben: Indique los nombres y apellidos de los funcionarios presentes, que certifican el acta.

2. Dependencias: Indique nombre y ubicación geográfica de la dependencia que asume el traspaso de los bienes muebles.

3. Clasificación: Indique en la subcolumna respectiva el código del grupo, subgrupo y sección correspondiente a cada bien, de acuerdo al clasificador de bienes especificado en la Publicación N° 9 Actualizada.

4. N° de Identificación: Coloque el número del bien asignado a cada mueble.

5. Nombre y descripción de los Bienes:

Detalle la descripción del bien con el nombre correspondiente de acuerdo a su naturaleza, materiales de que están constituidos, uso, marcas, seriales, medidas y demás especificaciones necesarias para su identificación, de acuerdo a lo establecido en la Publicación N° 9 Actualizada.

6. Valor Unitario en Bs.: Indique el monto en bolívares del valor de cada bien a ser incorporado.

7. Total Bs. : Coloque el saldo total en bolívares correspondientes a cada bien desincorporado.

8. Fecha: Indique día, mes y año, en el cual se levanta el acta de incorporación y desincorporación por transferencia.

9. Dependencia emisora:: Coloque nombre, apellido, firma y sello del jefe de la unidad.

10. Dependencia receptora:: Coloque nombre, apellido, firma y sello del jefe de la unidad que recibe el bien mueble.



ACTA DE INCORPORACIÓN POR OTROS CONCEPTOS 18

1. Los que suscriben funcionarios públicos mayores de edad y de este domicilio, reunidos en la sede que ocupa __________________________________-situada en _______________________________, adscrito a la ___________________________________, dependiente del Ministerio del Poder Popular para la Salud, los funcionarios:___________________., titular de la cédula de identidad N’_____________, en su carácter de ______________________, _______________________., titular de la cédula de identidad Nº ___________, en su carácter de __________________________, _______________________________,titular de la cédula de identidad N’ __________. Certificamos que los bienes que se especifican a continuación:

2.. CLASIFICACIÓN

GRUPO SG SECCIÓN


4..- NOMBRE Y DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES 5..- Nº C.I

6. VALOR UNITARIO Bs.

7. Total. Bs.

Fueron Justipreciados de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica, según Resolución No 399 de fecha 2 de Diciembre de 1.975, Articulo 20, ordinal 2, con el fin de ser cargados al Registro Contable correspondiente, los cuales quedan sujeto a modificación en incremento o decremento en el valor de los mismos al encontrar la documentación que justifico su ingreso a esta unidad, en concordancia a lo prescrito en la Publicación N 9 Actualizada (Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de Bienes Nacionales), de la Contraloría General de la República, cuyos monto alcanzo la cantidad de 8...______________________________________________, ( Bs.________________,oo). 9. Se levanta la presente Acta en quintuplicado a un mismo tenor y un solo efecto la que leída y encontrada conforme firman y sellan en _____________ a los ___ días del mes de ______________de 2009.

10. . Dependencia objeto de Inventario: 11. Coordinación de Bienes Nacionales 12. Dirección de Administración

Preparado por: Apellidos, nombre, firma y C.I.Nº. (funcionario) Conformado por: Apellidos, nombre, firma y C.I.Nº. (funcionario) Aprobado por: Apellidos, nombre, firma y C.I.Nº



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Oficina de Planificación, Organización y Presupuesto Dirección de Desarrollo Organizacional Coordinación del Nivel Central



INSTRUCTIVO Nº 12:

“ACTA DE INCORPORACIÓN POR OTROS CONCEPTOS 18” I. OBJETIVO: Certificar la incorporar y cargar al inventario aquellos bienes que no fueron incluidos en el registro mensual o en inventarios periódicos y los que carecen de la documentación que justifique su ingreso. II. GENERALIDADES:

1. Responsable de Elaborarlo: La Unidad Cuentadante, encargada del Registro y Control de Bienes Nacionales Muebles en las dependencias del ministerio.

2. Preparación: Original y dos copias. 3. Distribución:

Original y Copia 1: Contabilidad y Archivo de la Coordinación de Bienes Nacionales Nivel Central Copia 2: Archivo de la Dependencia.

III. CAMPOS:


1. Quienes suscriben: Indique los nombres y apellidos de los funcionarios presentes, que certifican el acta y la dependencia donde están adscritos.

2. Clasificación: Indique en la sub columna respectiva el código del grupo, subgrupo y sección correspondiente a cada bien, de acuerdo al clasificador de bienes especificado en la Publicación Nº 9 Actualizada.

3. Nº de Identificación: Coloque el número del Bien asignado a cada mueble. 4. Nombre y descripción de los

Bienes: Detalle la descripción del bien con el nombre correspondiente de acuerdo a su naturaleza, materiales de que están constituidos, uso, marcas, seriales, medidas y demás especificaciones necesarias para su identificación, de acuerdo a lo establecido en la Publicación N° 9 Actualizada.

5. Número de Control Interno: Coloque el número de control interno asignado.

6. Valor Unitario en Bs.: Indique el valor en bolívares de cada bien a ser incorporado.

7. Total Bs. : Coloque el saldo total en bolívares correspondientes a los bienes registrados por este concepto.

8. Monto en letras y bolívares del valor del bien mueble: Coloque el monto del valor del bien mueble en letras y bolívares.

9. Fecha: Indique día, mes y año, que se levanta el acta de incorporación por otros conceptos.

10. Preparado por la Dependencia objeto del inventario: Indique nombre, apellido, cargo y número de cédula del Director o Jefe de los

Servicios.

11. Conformado por la Coordinación de Bienes Nacionales:

Indique nombre, apellido, cargo y número de cédula del Coordinador de la unidad.

10. Aprobado por la Dirección de Administración:

Indique nombre completo, cargo y número de cédula del Director de Administración o intendente. Así como la firma y sello de la unidad respectiva.



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ACTA DE SOLICITUD DE DESINCORPORACIÓN POR INSERVIBILIDAD 1. Los que suscriben, funcionarios públicos, mayores de edad y de este domicilio, certifican que de conformidad con la Ley Orgánica de la Hacienda pública Nacional y las Instrucciones y Modelos de la Publicación N° 9 Actualizada (concepto 56), para la Contabilidad Fiscal de Bienes Nacionales de la Contraloría General de la República, hacen constar que los Bienes – Muebles, especificados en la presente Acta, se encuentran totalmente inservibles y por lo tanto inútiles para el servicio a que fueron destinados:

2 .Motivo de la Desincorporación: sin reparación x antieconómica x AArrttííccuulloo II..

3.. CLASIFICACIÓN

GRUPO SG SECCIÓN



7. Total. Bs.

AArrttííccuulloo IIII.. 8. Por tal motivo, se solicita su desincorporación y descargo de la cuenta respectiva correspondiente a la Oficina:_______________________________________ _______ situada en el __________________________________, entidad federal _________________

9. Lugar: _______________ a ____ días del __________________ de 2.009.

10 .Testigos 11. Dependencia

Apellidos, nombre, firma y C.I.Nº. (funcionario) Apellidos, nombre, firma y C.I. Nº (funcionario) Apellidos, nombre, firma y C.I. Nº



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INSTRUCTIVO Nº 13:

“ACTA DE SOLICITUD DE DESINCORPORACIÓN POR INSERVIBILIDAD” I. OBJETIVO: Desincorporar los bienes muebles que no estén en servicios por presentar averías total,

por carecer de partes aprovechables y de valor de rescate que haga posibles su desmantelamiento o venta.

II. GENERALIDADES: 1. Responsable de Elaborarlo: La Coordinación de Bienes Nacionales, el funcionario encargado del

Registro y Control de los Bienes Nacionales Muebles de las dependencias o servicios pertenecientes al ministerio.

2. Preparación: Original y tres copias. 3. Distribución: Original: Para la rendición de los movimientos mensuales a la Coordinación de Bienes

Nacionales. Copia 1: Archivo del Departamento de Contabilidad, Coordinación de Bienes Nacionales Copia 2: Archivo de la Coordinación de Bienes Nacionales del Nivel Central. Copia 3: Comisión de Enajenación.

III. CAMPOS:


1. Quienes suscriben: Indique los nombres, apellidos, cédulas de los funcionarios presentes, que certifican el acta, y la dependencias o servicios que intervienen.

2. Motivo de la Desincorporación:

Indique el motivo de la desincorporación, según sea el caso: Sin reparación Antieconómica


4. N° de Identificación: Coloque el número del bien asignado a cada mueble por la Coordinación de Bienes Nacionales.


Detalle la descripción del bien con el nombre correspondiente de acuerdo a su naturaleza, materiales de que están constituidos, uso, marcas, seriales, medidas y demás especificaciones necesarias para su identificación, de acuerdo a lo establecido en la Publicación Nº 9 Actualizada.

6. Valor Unitario en Bs.: Indique el valor en bolívares de cada bien desincorporado.

7. Total Bs. : Coloque el saldo total en bolívares correspondientes a los bienes desincorporados por inservibilidad.

8. Solicitud de Desincorporación: Coloque el saldo correspondiente al movimiento de la cuenta remitido.

9. Fecha: Coloque día, mes y año en que levantan el acta. 10. Testigos: Indique nombres, apellidos, cargos y números de cédulas identidad de los

testigos del levantamiento del Acta.

11. Dependencia: Indique nombre y apellido, cargo y número de cédula de identidad del jefe de la dependencia en señal de aprobación, estampe firma y sello respectivo.



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AArrttííccuulloo IIIIII.. AACCTTAA DDEE CCOORRRREECCCCIIÓÓNN DDEE IINNCCOORRPPOORRAACCIIÓÓNN 1. Los que suscriben, funcionarios públicos, mayores de edad y de este domicilio, certifican que de conformidad con la Ley Orgánica de la Hacienda Pública Nacional y las Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de Bienes Nacionales Publicación Nº 9 Actualizada Concepto 66 (Corrección de Incorporación), hacemos constar que los Bienes Nacionales especificados en la presente Acta, fueron cargados indebidamente en el Inventario General practicado con corte de cuenta al ______________.

2.. CLASIFICACIÓN

GRUPO SG SECCIÓN



6. Total. Bs.

7 Por tal motivo, SE SOLICITA su desincorporación y descargo de la cuenta respectiva correspondiente a la Oficina:_______________________________________________ situada en el ___________________________________________, entidad federal _________________

8. Lugar: _______________ a ____ días del __________________ de 2.009.

9 . Testigos 10. Dependencia

Nombre completo, firma y C.I.Nº. (funcionario) Nombre completo, firma y C.I.Nº. (funcionario) Nombre completo, firma y C.I.Nº, Sello



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INSTRUCTIVO Nº 14: “ACTA DE CORRECCIÓN DE INCORPORACIÓN”

I. OBJETIVO: Corregir errores cometidos en cuentas ya rendidas, al incorporar elementos en exceso sobre los efectivamente recibidos debiendo efectuar la correspondiente desincorporación por este concepto. II. GENERALIDADES:


2. Preparación: Original y tres copias. 3. Distribución:

Original y copia1: Bienes Nacionales Nivel Central. Copia 2: Archivo de la Dependencia Emisora. Copia 3: Comisión de Enajenación.

III. CAMPOS:


1. Quienes suscriben: Indique los nombres y apellidos de los funcionarios presentes, que certifican el Acta de acuerdo a lo establecido en la Ley.

2. Clasificación: Indique en la subcolumna respectiva el código del grupo, subgrupo y sección correspondiente a cada bien, de acuerdo al clasificador de bienes especificado en la Publicación Nº 9 Actualizada.

3. N° de Identificación: Coloque el número del bien asignado de acuerdo a los criterios establecidos por la Coordinación de Bienes Nacionales.



5. Valor Unitario en Bs.: Indique el monto del valor de cada bien a ser incorporado en bolívares

6. Total Bs. : Coloque el saldo total en bolívares correspondientes a cada bien desincorporado.

7. Solicitud de Desincorporación:

Coloque el motivo por el cual solicita la desincorporación del bien y descargo de la cuenta correspondiente a la dependencia solicitante, la cual debe indicar nombre y ubicación geográfica.

8. Fecha: Indique día, mes y año, que se levanta el acta de corrección de incorporación.

9. Testigos: Indique nombres, apellidos, cargos y números de cédulas de identidad de los testigos del levantamiento del Acta.

10. Dependencia: Indique nombre, apellido, cargo y número de cédula de identidad del jefe de la dependencia en señal de aprobación, estampe firma y sello respectivo.



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ACTA DE SUMINISTROS A OTRAS ENTIDADES 1.- Los que suscriben funcionarios, públicos, mayores de edad y de este domicilio,__________________________, titular de la cédula de identidad Nº __________, en su carácter de ______________________________ y ___________________________, titular de la cédula de identidad Nº ___________, en su carácter de _____________________________. Certificamos de conformidad con la Ley Orgánica de la Hacienda Publica nacional y las Instrucciones y Modelos de la Publicación Nº 9 Actualizada Concepto 54, modificado según resolución Nº CG-003 de fecha 07 de marzo de 1992 de la Contraloría General de la republica, hacemos constar que los Bienes Nacionales - Muebles que se citan en la presente Acta, han sido trasladados con carácter permanente a la Dependencia:_______________________________________, situada en: _________________________________________________, de acuerdo a la solicitud anexa Nº _______ de fecha ___________, suscrita por los ciudadanos: _______________________, ______________________, titular de las cédula de identidad Nros _____________, ____________, respectivamente.

2.. CLASIFICACIÓN

GRUPO SG SECCIÓN



6. Total. Bs.

7. Caracas; _______ días del mes de ________________________ del 2.009.

8. Dependencia Emisora (firma y sello de la unidad) 9. Dependencia Receptora (firma y sello de la unidad)



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INSTRUCTIVO Nº 15: “ACTA DE SUMINISTROS A OTRAS ENTIDADES”

I. OBJETIVO: Certificar la entrega de los bienes muebles, que por disposiciones legales o por orden del ministro o titular respectivo, se efectué a otro ministerio, institutos autónomos, estados, municipios y demás entidades oficiales. II. GENERALIDADES:


2. Preparación: Original y Tres copias. 3. Distribución: Original: Receptor del traslado.

Copia 1: Archivo de la Dependencia Emisora. Copia 2: Rendición Mensual de Bienes Nacionales. Copia 3: Rendición de la Cuenta de Bienes Nacionales a Nivel Central.

III. CAMPOS:


1. Quienes suscriben: Indique los nombres, apellidos, cédulas de identidad, cargos de los funcionarios presentes, que certifican el acta y denominación de la unidad donde han sido trasladados con carácter permanente los bienes de acuerdo a la solicitud y fecha de la misma.


3. Nº de Identificación: Coloque el número del Bien asignado a cada mueble por la Coordinación de Bienes Nacionales.



5. Valor Unitario en Bs.: Indique el valor en bolívares de cada bien a ser suministrado a otra unidad administrativa o servicio.

6. Total Bs. : Coloque el saldo total en bolívares correspondientes a los bienes a ser suministrados a otras entidades.

7. Fecha: Indique día, mes y año, que se levanta el acta de suministros a otras entidades.

8. Dependencia Emisora: Coloque nombre, apellido, firma del jefe de la unidad y sello respectivo. 9. Dependencia Receptora: Coloque nombre, apellido, firma del jefe de la unidad y sello respectivo.



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CONTROL DE SALDOS MENSUALES DE INGRESOS Y EGRESOS 1.- FECHA: ________

2.- AÑO: ________

3.- DEPENDENCIA a.- ESTADO: b.- DENOMINACIÓN: c.- CÓDIGO: d.- ARCHIVO: e.- ESTANTE:

4.- SALDOS MENSUALES INGRESO Y EGRESO

a.- MESES b.- EXIT. ANTERIOR c.- ENTRADA d.- SALIDA e.- EXIT. FINAL

ENERO 0,00

FEBRERO 0,00 0,00

MARZO 0,00 0,00

ABRIL 0,00 0,00

MAYO 0,00 0,00

JUNIO 0,00 0,00

JULIO 0,00 0,00 AGOSTO 0,00 0,00

SEPTIEMBRE 0,00 0,00

OCTUBRE 0,00 0,00

NOVIEMBRE 0,00 0,00

DICIEMBRE 0,00 0,00

5. Funcionario Revisor:_________________________



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INSTRUCTIVO Nº 16 “CONTROL DE SALDO MENSUAL DE INGRESO Y EGRESOS”

I. OBJETIVO: Conciliar la existencia final con la existencia anterior de cada mes, así como asentar los saldos mensuales reflejados en el modelo Nº 4 en las entradas y salidas. II. GENERALIDADES: 1. Responsable de Elaborarlo: La Unidad Cuentadante, funcionario responsable de la revisión y

Conformación de Movimientos de Bienes Nacionales Muebles en las dependencias y direcciones regionales del ministerio.

2. Preparación: Original. 3. Distribución: Original: Archivo de la Coordinación de Bienes Nacionales Nivel Central.

III. CAMPOS:


1. Fecha: Indique día, mes y año en que elabora el formulario.

2. Año: Indique el año respectivo a la relación del control de saldos mensuales de ingreso y egreso por dependencia.

3. Dependencia: Indique el nombre completo de la dependencia

4. Saldos Mensuales: Meses: Incluye los meses del año. a. Existencia Anterior: Monto en bolívares de las existencias al inicio del mes.

b.Entrada: Monto en bolívares de las incorporaciones. c. Salidas: Monto en bolívares de las desincorporaciones por todos los conceptos excepto por el concepto 60. d. Existencia Final: Monto en bolívares de las existencias al término del mes, resultante de sumar la existencia anterior más las incorporaciones ocurridas durante el mes, menos las desincorporaciones de dicho período.

5. Funcionario Revisor: Incluye nombre completo, cargo y firma del funcionario que realiza la revisión.



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RESUMEN MENSUAL DE LOS MOVIMIENTOS DE BIENES NACIONALES 1.- FECHA:

2.- Mes: ______ Año ___ 3.- DEPENDENCIA

a.- ESTADO: b.- DENOMINACIÓN: c.- CÓDIGO:

4.- EXISTENCIA ANTERIOR 5.- INCORPORACIONES 6.- DESINCORPORACIONES 7.- EXISTENCIA FINAL

CÓDIGO CANTIDAD MONTO Bs. CANTIDAD MONTO Bs. CANTIDAD MONTO Bs. CANTIDAD MONTO Bs. CÓDIGO

8. TOTALES 0,00 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0

9.- OBSERVACIONES:

10. Funcionario Revisor:_________________________



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INSTRUCTIVO Nº 17 “RESUMEN MENSUAL DE LOS MOVIMIENTOS DE BIENES NACIONALES”

I. OBJETIVO: Realizar el resumen mensual de los bienes incorporados y desincorporados de acuerdo al clasificador de bienes de la publicación Nº 9 Actualizada. II. GENERALIDADES: 1. Responsable de Elaborarlo: La Unidad Cuentadante, funcionario encargado del Registro y Control de

Bienes Nacionales Muebles en las dependencias del ministerio. 2. Preparación: Original y copia. 3. Distribución: Original: Departamento de Contabilidad, Coordinación de Bienes Nacionales.

Copia 1: Archivo de la Coordinación de Bienes Nacionales del Nivel Central.

III. CAMPOS:


1. Fecha: Indique día, mes y año en que elabora el formulario.

2. Mes y Año: Indique el Mes y Año de la cuenta del resumen de los movimientos mensuales de bienes nacionales.

3. Dependencia o Servicio: Indique el estado, nombre y código administrativo de la dependencia o servicio que elabora el resumen de los movimientos de bienes nacionales.

4. Existencia anterior: Indique: a.- Código: Asignado al grupo y subgrupo correspondiente a cada Bien Inmueble, de acuerdo a la clasificación que se señala en la Publicación Nº 9 Actualizada. b.- Cantidad: Indique en número la cantidad de Bienes muebles o inmuebles objeto del movimiento de bienes nacionales. c.- Monto en Bs.: Monto total en bolívares del costo del bien nacional.

5. Incorporaciones: Indique: a.- Cantidad: Indique en número la cantidad de Bienes muebles o inmuebles objeto del movimiento. b.- Monto en Bs.: Monto total en bolívares del costo del bien nacional incorporado al movimiento mensual.

6. Desincorporaciones: Indique: a.- Cantidad: Indique en número la cantidad de Bienes muebles o inmuebles objeto del movimiento. b.- Monto en Bs.: Monto total en bolívares del costo del bien nacional desincorporado en el mes.

7. Existencia Final: Indique: a.- Cantidad: Indique en número la cantidad de Bienes muebles o inmuebles objeto del movimiento de bienes nacionales. b.- Monto en Bs.: Monto total en bolívares del costo del bien nacional. c.- Código: Asignado al grupo y subgrupo correspondiente a cada Bien Inmueble, de acuerdo a la clasificación que se señala en la Publicación Nº 9 Actualizada.

8. Totales: Coloque la sumatoria por cada renglón correspondiente a existencia anterior, incorporaciones, desincorporaciones y existencia final.

9. Observaciones: Señale las observaciones que considere pertinentes.

10. Funcionario Revisor: Coloque nombre, apellido, firma del funcionario revisor y sello respectivo.



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fech a___/____/____NUMERO

ENTIDAD LO CALIDAD CALLE O AVENIDA T ELEFO NICO

ALMAC EN GR UPOSU B GRUPO

SEC. AR TIC ULO

VAN A LA PAG . Bs.

RESUMEN DE INVENTARIOALMAC EN GR UPO

SU B GRUPO SEC. AR TIC ULO SUB-G RUPO G RUPO

SO N:

Los que suscriben, funcionarios del M inisterio del Poder Popular Para La Salud, m ayores de edad, de este dom icilio, por m edio de la presente Acta certif icanla v eracidad de los asientos efectuados en el presente Ex pediente , el cual consta de ________________ folios num erados de ____________ al ______________am bos núm eros inclusiv e, y está referido a l Inv entario f isico de los B ienes Nacionales - M aterias existentes en los A lm acenes de la Dependencia ________________________________________________ practicado el __________________. De conform idad con los Artícu los 225, 220 y 227 de la Ley O rgan ica de la HaciendaPública Nacional v igen te, los suscritos, nos obligam os a no efectuar ningún m ov im iento de Entradas o Salidas de B ienes Nacionales - M aterias sin el cum plim ientoprev io de los requesitos legales ya establecidos, e igualm ente queda entendido que en caso de cam bio o reem plazo de uno de los funcionarios que suscriben lapresente Acta, se dará estricto cum plim iento al Art. 127 de la pre-citada Ley. Se form uló este expediente por quintuplicado a un m ism o tenor y a un so lo efecto, elque leido y encontrado conform e en todas sus partes, f irm an y sellan en __________________________a los ___________ días del m es de __________________.

NOMBRECARGO

UBICACIÓ NNO MBRE DE AL MACEN

CO O RDINACIÓ N DE BIENES NACIO NAL ES

INVENTARIO GENERAL DE ALM ACEN

APRO BACIO N (SELLO )

CO DIG O VAL O RESSECCIO N

VALO R T O T AL Bs.

PRECIO UNIT ARIO

Bs.

CO DIG O

FIRMA

DESCRIPCIO NUNIDAD DE

MEDIDACANT IDAD

A C T A

DATOS DE PREPARACION C O N F O R M A C I O N



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INSTRUCTIVO Nº 18: “INVENTARIO GENERAL DE ALMACÉN”

I. OBJETIVO: Llevar el registro y control de los artículos correspondiente a la Unidad Cuentadante, presentando el inventario inicial, semestral y aquellos que se realicen cuando haya cambio de jefe de almacén. II. GENERALIDADES:

1. Responsable de Elaborarlo: Los almacenes y proveedurías pertenecientes al Ministerio. 2. Preparación: Original y copia 3. Distribución: Original: Coordinación de Bienes Nacionales

Copia: Archivo del almacén o proveeduría

III. CAMPOS:


1.- Fecha: Coloque día, mes y año de elaboración del inventario. 2.- Nombre del Almacén: Coloque el nombre del almacén, dependencia, ente o servicio. 3.- Ubicación Indique la ubicación geográfica del almacén, dependencia o servicio señalando entidad y

localidad, calle o avenida, así como número telefónico, la calle o avenida en que se encuentra el almacén.

4.- Código: Indique la denominación de: grupo, subgrupo, sección y artículo inventariado, con sus correspondientes especificaciones de acuerdo a la clasificación que señala la Publicación Nº 9 Actualizada.

5.- Descripción: Detalle la descripción del bien con el nombre correspondiente de acuerdo a su naturaleza, materiales de que están constituidos, uso, marcas, seriales, medidas y demás especificaciones necesarias para su identificación, de acuerdo a lo establecido en la Publicación Nº 9 Actualizada.

6.- Unidad de Medida: Indique la unidad de medida de cada artículo, de acuerdo a su naturaleza y lo estipulado en el anexo Nº 2 de la publicación Nº 15.

7.- Cantidad: Indique la cantidad que se encuentre en existencia de cada artículo. 8.- Precio Unitario Bs.: Indique el precio Unitario correspondiente a cada articulo inventariado, de acuerdo a lo

pautado en el capitulo IV de la publicación Nº 15. 9.- Valor Total Bs.: Indique el valor correspondiente a cada artículo en existencia, resultante de multiplicar la

cantidad señalada en la columna denominada “cantidad” por el valor indicado en la columna denominada “Valor unitario”.

10.- Van a la Pág. Bs.: Coloque el monto en bolívares de la sección denominada van a la Pág. Bs. 11.- Código: Indique la denominación del grupo, subgrupo, sección y artículo inventariado, con sus

correspondientes especificaciones de acuerdo a la clasificación que señala la Publicación Nº 9 Actualizada.

12.- Resumen de Inventario:

Coloque un resumen de todo el inventario.

13.- Valores: Indique los valores correspondientes a la sección, subgrupo, grupo de cada artículo. 14.- Son: Coloque el monto total de bolívares del inventario en letras. 15.- Acta: Indique los nombres, apellidos, cargos y números de cédulas de identidad de los

funcionarios que certifican el inventario general de la unidad. 16.- Preparado por: Indique nombre completo, cargo y número de cédula del Director o Jefe de los Servicios. 17.- Conformado por: Indique nombre completo, cargo y número de cédula de identidad del Coordinador de la

unidad. 18.- Aprobado por: Indique nombre completo, cargo y firma del jefe de la unidad que aprueba el inventario.



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DIFERENCIAS ENTRE EXISTENCIAS FÍSICAS Y REGISTROS CONTABLES

1. ALMACÉN: 2. UBICACIÓN: 3. FECHA: 4. HOJA Nº 5. IDENTIFICACIÓN DEL COMPROBANTE

CÓDIGO CONCEPTO DE MOVIMIENTO

Nº COMPROBANTE FECHA OPERACIÓN 6. CÓDIGO 7. 8 UNIDAD 9. VALOR 10. CANTIDAD 11. DIFERENCIA Grupo Sub Grupo Sección DE MEDIDA UNITARIO Bs. S/invent. físico S/Regist. contable CANTIDAD VALOR TOTAL Bs.

12. OBSERVACIONES

13. Diferencia determinadas por:

________________________________ Apellido, nombre y cargo

14. Unidad de Almacén:

_______________________________________________ Nombre y Firma del Jefe de Almacén y Sello

D E S C R I P C I O N



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INSTRUCTIVO Nº 19: “DIFERENCIAS ENTRE EXISTENCIAS FÍSICAS Y REGISTROS CONTABLES”

I. OBJETIVO: Informar las diferencias evidenciadas entre las existencias físicas de materias y los registros contables. II. GENERALIDADES: 1. Responsable de elaborarlo: Almacén. 2. Forma de Elaborarlo: Se relacionarán en ejemplares separados, los artículos en los cuales se observen

faltantes, de aquellos en los que se observen sobrantes ordenándolos por grupos, subgrupos y secciones. 3. Periodicidad: Por cada operación que se efectúe. 4. Preparación: Original y tres copias. 5. Distribución:

• Original: Bienes Nacionales, Para la Sala de Examen de la Contraloría General de la República, al rendir la Cuenta Semestral.

• Copia 1: Bienes Nacionales, A objeto de que se inicien las averiguaciones pertinentes, con intervención de la Contraloría General de la República, si fuere el caso.

• Copia 2: Archivo de Bienes Nacionales. • Copia 3: Archivo del Almacén.

III. CAMPOS:


1. Almacén o Dependencia: Indique nombre y código del almacén o dependencia.

2. Ubicación: Indique la dirección geográfica donde esta ubicado el almacén.

3. Fecha: Indique el día, mes y año en que se determinen las diferencias de materias.

4. Hoja Nº Coloque el número correspondiente a cada hoja utilizada en el Informe de Diferencias.

5. Identificación del Comprobante:

Indique en el espacio correspondiente, el código del concepto de incorporación o desincorporación por el que deben registrarse las diferencias a saber: a). 14,cuando se trate de sobrantes, o b). 60, cuando se trate de faltantes de materias; c). el número asignado al comprobante a los fines de la rendición de cuenta; y la d). fecha en la cual se determinan dichas diferencias.

6.: Código Indique en la sub columna respectiva, el código del grupo, subgrupo y sección correspondiente al artículo.

7. Descripción: Indique en el orden siguiente la denominación del Grupo, subgrupo, sección y artículo, con sus especificaciones correspondientes.

8. Unidad de Medida: Coloque la unidad que corresponda a cada artículo de acuerdo a su naturaleza y a lo estipulado en el Anexo Nº 2 de la Publicación Nº 15

9. Valor Unitario Bs.: Coloque el precio correspondiente a cada artículo, determinado de acuerdo a las Instrucciones del Capítulo IV de la Publicación Nº 15.

10. Cantidad: Indique en la subcolumna respectiva la cantidad en existencia de cada artículo, determinada: a) según el inventario físico, y b) según los registros contables (tarjetas de inventario permanente).

11. Diferencia: Indique en la sub columna respectiva: • La Diferencia en unidades físicas de las cantidades anotadas en las sub columnas de la

columna 11, y • El Valor Total en Bolívares resultantes de multiplicar dicha diferencia, por el valor unitario

anotado en la columna 10. 12. Observaciones: Anote las observaciones que se consideren pertinentes, en relación con las diferencias

determinadas.

13. Quien Determina las Diferencias:

Indique en el espacio correspondiente, nombre, cargo y dependencia a la cual está adscrito el funcionario que determina las diferencias entre existencias físicas y registros contables, quien deberá estampar su firma al pie de la casilla.

14. Nombre y Firma del Jefe de Almacén:

Indique el nombre del jefe de Almacén, quien deberá estampar su firma y sello de la unidad.



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COMPROBANTE GENERAL DE MOVIMIENTO DE MATERIAS 1.FECHA: 2.HOJA:

4. MOVIMIENTO 5.IDENTIFICACIÓN DEL COMPROBANTE

3. ALMACÉN:

ENTRADA O INCORPORACIÓN CONCEPTO CÓDIGO CONCEPTO DE

MOVIMIENTO

6. UBICACIÓN:

SALIDA O DESINCORPORACIÓN

Nº COMPROBANTE

FECHA OPERACIÓN 7. CÓDIGO 8. 9. UNIDAD 10. 11. 12. VALOR Grupo Sub Grupo Sección DE MEDIDA CANTIDAD VALOR UNITARIO TOTAL

13. TOTALES Bs.: 14. OBSERVACIONES 15. NOMBRE DEL ORDENADOR: 16. NOMBRE Y FIRMA DEL JEFE DE ALMACÉN: 17. NOMBRE Y FIRMA DEL EMPLEADO DEL

ALMACÉN QUE: 18. UNIDAD DESTINATARIA NOMBRE RECEPTOR:

CARGO QUE DESEMPEÑA: DEPENDENCIA: FECHA:

___________________________________________

FIRMA Y SELLO:

RECIBE DESPACHA

_________________________________________ FIRMA

_________________________________________ FIRMA Y SELLO:

DDO/AM (05-09)

FECHA

D E S C R I P C I O N

MODELO N°. 5.



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INSTRUCTIVO Nº 20 “COMPROBANTE GENERAL DE MOVIMIENTO DE MATERIAS”

I. OBJETIVO: Justificar los movimientos de entrada o incorporación y de salida o desincorporación de materias correspondientes a los conceptos que señala el Anexo Nº 1 de la Publicación Nº 15, cuando no se prescriban comprobantes específicos, o en caso de que requiera complementar la comprobación de que se dispone.

II. GENERALIDADES:

1. Responsable de elaborarlo: Almacén. 2. Periodicidad: Por cada Movimiento de Entrada o Salida de Materiales que se efectúe. 3. Preparación: Original y tres copias. 4. Distribución:

Original: Bienes Nacionales, Como comprobación del respectivo movimiento, formando parte de la cuenta mensual del almacén, y posteriormente, para la Sala de Examen de la Contraloría General de la República, al rendir la Cuenta Semestral. Copia 1: Archivo de Bienes Nacionales. Copia 2: Archivo del Almacén que prepara el comprobante. Copia 3: Archivo transitorio del Almacén, cuando se trate de material y hasta tanto se reciban las restantes copias, en las cuales debe constar la recepción conforme de las materias, por parte de la unidad destinataria.


1. Fecha: Indique el día, mes y año en que se determinen las diferencias de materias. 2. Hoja Nº Coloque el número correspondiente a cada hoja utilizada en el Comprobante General de Movimiento de

Materias. 3. Almacén: Indique nombre y código del almacén. 4. Ubicación: Coloque dirección geográfica referente, entidad, territorio, estado, calle o avenida donde esta ubicado el

almacén. 5. Movimiento: Marque con una "X" en el recuadro respectivo, el tipo de Movimiento de entrada o incorporación, o de

salida o desincorporación de materias, y para señalar la denominación del concepto que corresponda a dicho movimiento, atendiendo a lo estipulado en el Anexo Nº 1 de la Publicación Nº 15.

6. Identificación del Comprobante:

Indique en el espacio correspondiente: a) el código del concepto de movimiento definido en el campo 4, según lo estipulado en el Anexo Nº 1 de

la Publicación Nº 15; b) el número asignado al comprobante dentro de ese concepto, a los fines de la rendición de cuenta; c) fecha de la operación de recepción o despacho de materias, de acuerdo al tipo de movimiento que

justifique el comprobante. 7. Código: Indique en la sub columna respectiva, el código del grupo, subgrupo y sección correspondiente a cada

artículo. 8. Descripción: Coloque nombre y especificaciones de cada artículo. 9. Unidad de Medida: Coloque la unidad que corresponda a cada artículo de acuerdo a su naturaleza y a lo estipulado en el

Anexo Nº 2 de la Publicación Nº 15. 10. Cantidad: Indique la cantidad incorporada o desincorporada por cada artículo. 11. Valor Unitario Bs.: Coloque el precio correspondiente a cada artículo, determinado de acuerdo a las Instrucciones del

Capítulo IV de la Publicación Nº 15. 12. Valor Total Bs.: Coloque el valor total en bolívares correspondiente a cada artículo incorporado o desincorporado,

resultante de multiplicar la cantidad señalada en la columna 10 por el valor unitario indicado en la columna 11.

13. Total Bs.: Refleja la suma total de los valores indicados en la columna 12. 14. Observaciones: Señala las observaciones que el almacén considere pertinentes, en relación con el movimiento de

materias que justifica el comprobante. 15. Datos Del Funcionario Ordenador:

Indique en el espacio correspondiente nombre, cargo y dependencia a la cual está adscrito el funcionario ordenador del movimiento en el ministerio, así como la fecha de la respectiva orden administrativa.

16.Jefe de Unidad: Indique en el espacio correspondiente nombre y firma del jefe de la unidad, dependencia o servicio. 17. Empleado del Almacén, Dependencia o Servicio:

Indique nombre y firma del empleado del almacén, dependencia, servicio que recibe o despacha el artículo.

18. Unidad Destinataria: Indique en el espacio correspondiente nombre de la unidad destinataria, nombre del receptor; fecha, firma y sello de la unidad respectiva.



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COD. CONCEPTO MOV.

Nº DEL COMPROBANTE

FECHA DEL DESPACHO

COD. CONCEPTO MOV.

Nº DEL COMPROBANTE

FECHA DE RECEPCION

UNIDAD DE PRECIO

GRUPO SUBGRUPO SEC. ARTICULO MEDIDA UNITARIO BS.

TOTAL BS.

FECHA: SELLO

CODIGO DENOMINACION UBICACIÓN

CANTIDAD

ORDENADOR DE TRASPASO

NOMBRECARGO

ALMACEN DESPACHADOR

ALMACEN DESTINATARIO

UBICACIÓNDENOMINACION

DEPENDENCIA FECHA

No.

ORDEN DE TRASPASO NOMBRE Y FIRMA DEL DESPACHADOR

SELLO

NOMBRE Y FIRMA DEL RECEPTOR

VALOR TOTALCODIGO

DESCRIPCION

SELLO

FIRMA DEL DIRECTOR O JEFE DE LA DEPENDENCIA RECEPTORA

CODIGO IDENTIFICACION DEL COMPROBANTE

IDENTIFICACION DEL COMPROBANTE

MODELO F 15-6

TRASPASO DE MATERIAS ENTRE ALMACENES

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA SALUD



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INSTRUCTIVO Nº 21: “TRASPASO DE MATERIAS ENTRE ALMACÉN”

I. OBJETIVO: Registrar y controlar los traspasos de materias que se efectué entre las dependencias del Ministerio.

II. GENERALIDADES: 1. Responsable de Elaborarlo: Los Almacenes y Proveedurías Despachadores 2. Preparación: Original y copia 3. Distribución: Original: Coordinación de Bienes Nacionales Copia: Archivo del almacén o proveeduría Despachador

III. CAMPOS:


1.- Fecha: Coloque día, mes y año de elaboración del formato. 2.- Almacén Despachador: Indique:

1. el código administrativo, denominación y ubicación del almacén despachador. 2. Identificación del Comprobante: a. el código del concepto de movimiento definido en el campo 4, según lo estipulado en el Anexo

Nº 1 de la Publicación Nº 15; b. b.- el número asignado al comprobante dentro de ese concepto, a los fines de la rendición de

cuenta; c. c.- fecha de la operación de recepción o despacho de materias, de acuerdo al tipo de

movimiento que justifique el comprobante. 3.-Almacén Destinatario: Indique:

1. el código administrativo, denominación y ubicación del almacén destinatario. 2. Identificación del Comprobante: a. el código del concepto de movimiento definido en el campo 4, según lo estipulado en el Anexo

Nº 1 de la Publicación Nº 15; b. b.- el número asignado al comprobante dentro de ese concepto, a los fines de la rendición de

cuenta; c. c.- fecha de la operación de recepción o despacho de materias, de acuerdo al tipo de

movimiento que justifique el comprobante. 4.- Código: Indique la denominación del grupo, subgrupo, sección y artículo con sus correspondientes

especificaciones de acuerdo a la clasificación que señala la Publicación Nº 9. 5.- Descripción: Detalle la descripción del bien con el nombre correspondiente de acuerdo a su naturaleza,

materiales de que están constituidos, uso, marcas, seriales, medidas y demás especificaciones necesarias para su identificación, de acuerdo a lo establecido en la Publicación Nº 9.

6. Unidad de Medida: Coloque la unidad que corresponda a cada artículo de acuerdo a su naturaleza y a lo estipulado en el Anexo Nº 2 de la Publicación Nº 15.

7. Cantidad: Indique la cantidad incorporada o desincorporada por cada artículo. 8. Precio Unitario Bs.: Coloque el precio correspondiente a cada artículo, determinado de acuerdo a las Instrucciones del

Capítulo IV de la Publicación Nº 15. 9. Valor Total Bs.: Coloque el valor total en bolívares correspondiente a cada artículo incorporado o desincorporado,

resultante de multiplicar la cantidad señalada en la columna 7 por el valor unitario indicado en la columna 8.

10. Total Bs.: Refleja la suma total de los valores indicados en la columna 9. 11. Ordenador del Traspaso: Indique en el espacio correspondiente nombre, cargo y dependencia a la cual está adscrito el

funcionario ordenador del movimiento. 12. Orden de Traspaso: Indique en el espacio correspondiente nombre, cargo y dependencia a la cual está adscrito el

funcionario ordenador del movimiento. 13. Ordenador del Traspaso: Indique en el espacio correspondiente número de la orden de traspaso y fecha de la misma. 14. Dependencia Despachadora:

Indique en el espacio correspondiente nombre, apellido, firma del funcionario despachador del movimiento y sello respectivo.

15. Dependencia Receptora: Indique en el espacio correspondiente nombre, apellido, firma del funcionario receptor del traspaso entre almacenes y sello respectivo.

15.1 Director o Jefe: Indique nombre completo y firma del jefe de la dependencia receptora y estampe el sello respectivo.



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PEDIDO Y DESPACHO DE MATERIAS 1. FECHA:

2. ALMACÉN DESPACHADOR 3. DEPENDENCIA O SERVICIO DESTINATARIO 5. FECHA S

4. CONCEPTO

a. FECHA DE PEDIDO b. FECHA DESPACHO

CÓDIGO DENOMINACIÓN Y UBICACIÓN CÓDIGO DENOMINACIÓN Y UBICACIÓN 53 54 DIA MES AÑO DIA MES AÑO

6. CANTIDAD 7. CÓDIGO 8. DESCRIPCIÓN DEL ARTICULO 9. UNID DE

MEDIDA

P D GRUPO SG SEC ARTICULO SOLICITADO CÓDIGO SUSTITUTIVO 10. VALOR UNITARIO

EN Bs. 11. VALOR TOTAL Bs.

12. UNIDAD SOLICITANTE 13. DIRECTOR GENERAL O JEFE DE

DEPENDENCIA 14. DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN O

INTENDENTE 15. NOMBRE Y FIRMA DEL CONTRALOR 16. NOMBRE Y FIRMA DEL JEFE DEL

ALMACÉN DESPACHADOR 17. NOMBRE Y FIRMA DEL

JEFE DEL SERVICIO



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INSTRUCTIVO Nº 22: “PEDIDO DE BIENES O MATERIAS”

I. OBJETIVO: Solicitar al almacén los pedidos de bienes o materiales de uso y consumo para los servicios y unidades que conforman el ministerio.

II. GENERALIDADES: 1. Responsable de Elaborarlo: Jefes de Servicios o las Direcciones que conforman el ente. 2. Preparación: Original y tres copia. 3. Distribución: Original: Coordinación de Bienes Nacionales para la conformación de la cuenta de

almacén. Copia 1: Archivo del Departamento de Contabilidad, Coordinación de Bienes Nacionales Copia 2: Archivo del Almacén Copia 3: Unidad solicitante

III. CAMPOS:


1.- Fecha: Coloque día, mes y año en que llena la solicitud. 2. Almacén despachador: Coloque el número del código, nombre y dirección del almacén de acuerdo

al Clasificador de Bienes de la Publicación Nº 15.

3. Dependencia o Servicio Destinatario:

Coloque el saldo correspondiente a los grupos de la existencia final de mes anterior.

4. Concepto: Marque con una “X”, según el concepto que corresponda. 5. Fechas: Coloque día, mes y año en que solicite y recibe el pedido de materias. 6.- Cantidad: Indique la cantidad del artículos Pedida (P) o Despachada (D). 7. Código/ denominación: Coloque código y dirección de la dependencia o servicio destinatario.

8.- Descripción del artículo: Indique en el orden siguiente la denominación del Grupo, subgrupo, sección y artículo con sus especificaciones correspondientes.

9. Unidad de Medida: Coloque la unidad que corresponda a cada artículo de acuerdo a su naturaleza y a lo estipulado en el Anexo Nº 2 de la Publicación Nº 15.

10. Valor Unitario Bs.: Coloque el precio correspondiente a cada artículo, determinado de acuerdo a las Instrucciones del Capítulo IV de la Publicación Nº 15.

11. Valor Total Bs.: Refleja la suma total de los valores indicados en la columna 9. 12. Unidad Solicitante: Indique en el espacio correspondiente nombre de la dependencia y del jefe de la

unidad que solicita el pedido o despacho del material. 13. Unidad Solicitante: (Dirección General. Servicio, ente, dependencia)

Indique en el espacio correspondiente nombre, cargo y dependencia a la cual está adscrito el funcionario ordenador del movimiento.

14. Dirección de Administración:

Indique en el espacio correspondiente nombre, cargo y dependencia a la cual está adscrito el funcionario ordenador del movimiento.

15. Contralor:

Indique nombre completo y firma del contralor.

16. Almacén Despachador:

Indique en el espacio correspondiente nombre completo y firma de jefe de la unidad y sello.

17. Dependencia receptora:

Indique en el espacio correspondiente nombre completo y firma de jefe de la dependencia que recibe los artículos y el sello respectivo.



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RELACIÓN POR CONCEPTOS DEL MOVIMIENTO MENSUAL DE MATERIAS MODELO F 15-7.

1. ALMACÉN:

2. UBICACIÓN:

3. MES: ___________ AÑO:________-

4. HOJA N : ___________

5. CONCEPTO 6. NÚMEROS COMPROBANTES 7. 8. CÓDIGO DENOMINACIÓN DESDE HASTA ENTRADAS SALIDAS

9. TOTALES Bs: 10. R E S U M E N a.. EXISTENCIA ANTERIOR Bs b. MAS: ENTRADAS Bs c. MENOS: SALIDAS Bs d. EXISTENCIA FINAL Bs

11. Nombre y firma del Director de la Dependencia

__________________________________

Nombre y firma del Administrador o Intendente __________________________________

Nombre y firma del Contralor de Existencia __________________________________

Nombre y firma del Jefe de Almacén _________________________________

DDO/AM (05-09



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INSTRUCTIVO Nº 23: “RELACIÓN POR CONCEPTO DEL MOVIMIENTO MENSUAL DE MATERIAS”

I. OBJETIVO: Informar el monto total del movimiento mensual de materias, clasificados por conceptos de entradas o incorporaciones y de salidas o desincorporaciones, y el movimiento mensual de entradas y salidas de materias. II. GENERALIDADES: 1. Responsable de elaborarlo: Almacén. 2. Periodicidad: Mensual. 3. Preparación: Original y dos copias. 4. Distribución:

• Original: Para la Unidad de Bienes Nacionales, acompañados de la comprobación correspondiente; y posteriormente para la Sala de Examen de la Contraloría General de la República, al rendir la cuenta semestral.

• Copia 1: Archivo de la Unidad de Bienes Nacionales. • Copia 2: Archivo del Almacén.

III. CAMPOS:

Nombre del Campo Descripción 1. Almacén: Indique nombre y el código del almacén.

2. Ubicación: Coloque la dirección donde está ubicado el almacén.

3. Fecha: Indique el mes y año correspondiente al movimiento que registra la relación.

4. Hoja Nº: Indique el número correspondiente a cada hoja de la relación.

5. Concepto: Indique en la sub columna respectiva el código y la denominación de los conceptos de entradas o incorporaciones y de salidas o desincorporaciones de materias, de acuerdo al Capítulo IV de la Publicación Nº 15 de la Contraloría General de la República.

6. Numero de Comprobante: Indique en la sub columna respectiva el primero y el último número asignado a los comprobantes dentro de cada concepto de entrada y de salida, a los fines de la rendición de cuenta. De acuerdo al Capítulo IV de la Publicación Nº 15 de la Contraloría General de la República. La numeración será mensual y consecutiva, a partir del número uno (1) para cada concepto.

7. Entradas Bs.: Coloque el monto en bolívares de las entradas de materias ocurridas durante el mes al cual se refiere la relación, por cada uno de los conceptos prescritos en la Publicación Nº 15 de la Contraloría General de la República.

8. Salidas Bs.: Coloque el monto en bolívares de las salidas de materias ocurridas durante el mes al cual se refiere la relación, por cada uno de los conceptos prescritos en la Publicación Nº 15 de la Contraloría General de la República.

9. Totales Bs.: Coloque el monto total en bolívares de las entradas y de las salidas ocurridas durante el mes al cual se refiere la relación, refleja los valores totales de las columnas 8 y 9 respectivamente.

10. Resumen: Indique en la casilla respectiva: a) el valor en bolívares de las existencias al inicio del mes al cual se refiere la relación, b) el monto en bolívares de las entradas del mes, c) el monto en bolívares de las salidas del mes, d) el valor en bolívares de las existencias al final del mismo mes.

11. Firmas: Indique el nombre completo y firma de: Director de la Dependencia, Administrador o Intendente, del Contralor y del jefe de almacén, quien deberá estampar el sello respectivo.



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CARÁTULA DEL MODELO F -15-7

1 Movimiento Mensual F-15-7 Correspondiente al mes de a De b Dependencia c Estado d.

2 CÓDIGOS

EXP. CONTROL B. MAT

3.Se recibió el presente Movimiento el día a Con el memorando Nº b.

de fecha c. Archivado con el Nº d. Expediente e.

4. TRABAJO DE COMPROBACIÓN

SI NO

5. DEVOLUCIÓN REINGRESO

FECHA MEMORANDO ARCHIVO FECHA MEMORANDO ARCHIVO

6. FIRMA DE RECEPCIONISTA FIRMA F. REVISOR

FORMÚLESE POR DUPLICADO REGISTRANDO TODOS LOS DATOS COMPLETOS SIN ABREVIATURAS NI ENMIENDAS. ANEXE UNA COPIA A CADA EJEMPLAR (F-15-7)

NOTA: NO BOTAR ESTA HOJA CUANDO SEA DEVUELTO EL MOVIMIENTO (F-15-7)



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INSTRUCTIVO Nº 24: “CARÁTULA DEL MODELO F-15-7”

I. OBJETIVO: Informar sobre las fechas de emisión y recepción de los bienes y materias solicitados por las dependencias del ministerio, a los registradores responsables de la revisión, conformación y preparación de la Cuenta de Bienes y Materias. II. GENERALIDADES: 1. Responsable de Elaborarlo: Coordinación de Bienes Nacionales, en cada dependencia. 2. Preparación: Original y copia. 3. Distribución: Original y copia: Archivo de la unidad de Bienes Nacionales III. CAMPOS:


1. Datos sobre Movimiento Mensual:

Coloque el a. mes, b. fecha, c. dependencia y d. estado corresponde el Movimiento de Bienes.

2. Códigos: Coloque el número del expediente, número de control y el código del almacén.

3. Complete: Coloque a. Día, b. Nº Memorando y c. fecha en que recibe el movimiento de la cuenta remitido. Así, como d.Nº de archivo y e. Nº del expediente asignado al movimiento.

4. Trabajo de Comprobación: Marque con una “X” según corresponda:

Trabajo de Comprobación: SI NO

5. Complete: Coloque según sea el caso Devolución o Reingreso la fecha, Nº de

memorando Nº de archivo del movimiento mensual a rendir.

6. Firmas: Coloque nombre y firma de la persona que recibe y revisa el movimiento de la cuenta de Bienes Nacionales.



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CARÁTULA DEL INVENTARIO SEMESTRAL

1 Inventario Físico al Preparado por la Dependencia 2 Denominada 3 Registrada con el Código Nº

4 Datos de Recepción del Inventario:

a. Recibido el b. Con el Memorando Nº c. del

d. Archivado en el Nº e En Carpeta Nº f La Revisión la practico el

g comisionado h. El día con el siguiente resultado:

5. TRAJO AJUSTE

SI NO

6. Devuelto el Con el Memorando

Nº Archivado con el Nº

Reingreso el Con el Memorando Nº Archivado con el Nº

7. Caracas, de de

8. Firma de la Recepcionista Firma del Funcionario

NOTA: Regístrese todos los datos completos sin abreviaturas ni enmiendas formúlese por cuadruplicado una copia para cada recuadro. NO BOTAR ESTA HOJA AL SER DEVUELTO EL INVENTARIO



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INSTRUCTIVO Nº 25: “CARÁTULA DEL INVENTARIO SEMESTRAL”

I. OBJETIVO: Informar sobre las fechas de emisión y recepción de los bienes y materias solicitados por las dependencias del ministerio, a los registradores responsables de la revisión, conformación y preparación de la Cuenta Semestral de Bienes y Materias. II. GENERALIDADES: 1. Responsable de Elaborarlo: Coordinación de Bienes Nacionales. 2. Preparación: Original y dos copias.

Distribución: Original y dos copias: Coordinación de Bienes Nacionales. III. CAMPOS:

Nombre del Campo Descripción 1. Inventario Físico Indique día, mes y año en que elabora el inventario semestral. 2. Dependencia:

Coloque nombre completo de la dependencia, servicio o unidad de trabajo.

3. Código: Indique el Código asignado al almacén, dependencia, servicio o unidad de trabajo.

4. Datos de Recepción: Coloque: a. Fecha, b. Nº y c fecha del Memorando en que recibe el inventario semestral. Así, como d. Nº de archivo y e. Nº de la carpeta que contiene el expediente asignado.

5. Ajuste Contables: Marque con una “X” según corresponda al concepto 10 o concepto 60: Trajo

Ajustes: SI NO

6. Complete: Según sea el caso Devolución o Reingreso la fecha, Nº de memorando Nº de archivo del movimiento mensual a rendir.

7. Fecha: Indique día, mes y año en que hace la revisión a la consignación de la cuenta del inventario semestral.

8. Firmas: Coloque nombre completo y firma de la persona que recibe y el de la persona que revisa el movimiento de la cuenta de Bienes Nacionales y sello respectivo.



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CONTROL DE RECAUDOS CONTABLES DE INGRESOS Y EGRESOS 1. DEPENDENCIA: 2. CÓDIGO 3. ESTADO 4.. AÑO:

5. MOVIMIENTOS MENSUALES F-15-7 INVENTARIOS SEMESTRALES MESES EXISTENCIA ENTRADAS SALIDAS SALDO 6. INVENTARIO ANTERIOR AL _______________ F-15-7 ANTERIOR (+) SOBRANTES (14) (-) FALTANTES (60) INVENTARIO

ENERO 0,00

FEBRERO 0,00

1ER SEMESTRE

PERIODO ________________ MARZO 0,00

F-15-7 ANTERIOR (+) SOBRANTES (14) (-) FALTANTES (60) INVENTARIO

ABRIL 0,00

MAYO 0,00

JUNIO 0,00 2 DO SEMESTRE JULIO 0,00

PERIODO ________________ F-15-7 ANTERIOR (+) SOBRANTES (14) (-) FALTANTES (60) INVENTARIO AGOSTO 0,00

SEPTIEMBRE 0,00

OCTUBRE 0,00

F-15-7 DE ENERO Bs.

NOVIEMBRE 0,00

DICIEMBRE



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Oficina de Planificación, Organización y Presupuesto Dirección de Desarrollo Organizacional Coordinación del Nivel Central



INSTRUCTIVO Nº 26 “CONTROL DE RECAUDOS CONTABLES DE INGRESO Y EGRESO”

I. OBJETIVO: Reflejar el resumen mensual de los asientos contables remitidos por cada unidad de trabajo a nivel nacional de los Movimientos Mensuales e Inventarios rendidos a la Coordinación de Bienes Nacionales, a fin de dar revisión, conformación, preparación y rendición de la Cuenta de Proveeduría y Almacén. II. GENERALIDADES: Responsable de Elaborarlo: Coordinación de Bienes Nacionales (funcionario responsable de la revisión y conformación de la Cuenta de Proveeduría y Almacén).

1. Preparación: Original y dos copia. 2. Distribución: Original: Coordinación de Bienes Nacionales, para su control y seguimiento.

III. CAMPOS:


1. Dependencia: Coloque el nombre completo de la dependencia, ente, servicio o unidad de trabajo, así como el código administrativo asignado y el estado a que pertenece.

2. Año: Coloque el año del periodo contable a que corresponde.

3. Movimiento Mensuales: Indique los montos respectivos a cada mes correspondiente al periodo contable.

4 Inventario Anterior: Coloque la fecha del inventario anterior, los ajustes respectivos referentes mas sobrantes menos faltantes igual inventario.

5. 1er y 2do Semestre: Coloque los saldos contables del inventario del primer y segundo semestre y los saldos de los ajustes si los presenta.



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HOJA DE REVISIÓN 1. FECHA: 2. MES Y AÑO DE LA CUENTA

3.- DEPENDENCIA a. DENOMINACIÓN: b UBICACIÓN c. ESTADO d. CÓDIGO

4. CONCEPTOS Y COMPROBANTES QUE RESULTARON CON DIFERENCIAS Y QUE DEBER SER SUSTITUIDOS O CORREGIDOS

CONCEPTO ENTRADAS CONCEPTO SALIDAS

5. OBSERVACIONES QUE PRESENTA LA CUENTA DE BIENES MATERIAS DESPUÉS DE LA REVISIÓN

RETARDO EN

EL ENVIO DESORDENADA ERRORES

CALCULO

TACHADURAS Y

ENMIENDAS FALTAN COMPROBANTES

DESCRIPCIÓN

INCOMPLETAS

MAL

CODIFICADA

COMPROBANTES

ILEGIBLES

UNIDAD DE MED

INCORRECTA

FACTURAS

ILEGIBLES

FORMULARIOS UTILIZADOS INCORRECTOS

COPIAS DE INVENTARIOS INNCOMPLETAS

MODELO F-15-7 INCORRECTO

FALTA MODELO F-15-5

6.

----------------------------------------------------------------------------- Funcionario revisor Código: ___________



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INSTRUCTIVO Nº 27 “HOJA DE REVISIÓN” I. OBJETIVO: Informar a los registradores regionales las objeciones y observaciones que presenta la Cuenta de Bienes Materias (Almacén) rendida a la Coordinación de Bienes Nacionales del Nivel Central. II. GENERALIDADES: 1. Responsable de Elaborarlo: La Coordinación de Bienes Nacionales. 2. Preparación: Original y copia. 3. Distribución: Original: Unidad de trabajo, servicio o unidad cuentadante

Copia: Coordinación de Bienes Nacionales Nivel Central. III. CAMPOS:

Nombre del Campo Descripción 1. Fecha: Indique día, mes y año en que elabora el formato.

2. Mes y Año de la Cuenta: Indique el mes y año corresponde el Movimiento de Bienes.

3. Denominación: Coloque el nombre, código administrativo, ubicación geográfica, entidad y localidad, calle o avenida, del almacén, dependencia, ente o servicio; la así como número telefónico, la calle o avenida en que se encuentra el almacén.

4. Conceptos y Comprobantes: Diferencia que deben ser sustituidas o corregidas

Entradas: Coloque las entradas de materias ocurridas durante el mes al cual se refiere la relación, por cada uno de los conceptos prescritos en la Publicación N°15 de la Contraloría General de la República. Salidas: Coloque las salidas de materias ocurridas durante el mes al cual se refiere la relación, por cada uno de los conceptos prescritos en la Publicación N°15 de la Contraloría General de la República.

5. Observaciones que presenta la cuenta:

Marque con una “X”, según sea el caso las observaciones que presenta la cuenta.

6. Firma y Código: Coloque nombre completo y firma del funcionario que revisa la cuenta, código y sello respectivo.



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INSTRUCTIVO Nº 28 “ACTA DE CONTROL PERCEPTIVO” I. OBJETIVO: Verificar que los bienes y/o servicios hayan sido suministrados en las dependencias correspondientes según las solicitudes de compras y servicios. II. GENERALIDADES: 1. Responsable de elaborarlo: Coordinación de Bienes Nacionales. 2. Responsable del desglose: Coordinación de Bienes Nacionales. 3. Distribución: Original: Coordinación de Bienes Nacionales.

Copia: Dependencia receptora del bien o servicio. III. CAMPOS:

NOMBRE DEL CAMPO DESCRIPCIÓN 1. Lugar y fecha Escriba el lugar y la fecha en la que se está realizando el Control Perceptivo 2. Acta Nº Coloque el número de acta que se le dará al Control Perceptivo según

corresponda. 3. Tipo de Orden Marque con una “X” según corresponda el tipo de Orden.

DATOS DE LA RECEPCIÓN 4. Depósito Escriba el nombre del Depósito donde se realiza en Control Perceptivo en caso de

que corresponda. 5. Dependencia Escriba el nombre de la Dependencia donde se realiza en Control Perceptivo en

caso de que corresponda. 6. Ubicación Escriba la ubicación Física donde se encuentre el depósito o dependencia donde

se realiza el Control Perceptivo según corresponda. 7. Nombre y Apellido del Funcionario

Receptor Escriba el Nombre y Apellido del Funcionario responsable de firmar el Control Perceptivo de la dependencia receptora del bien o servicio.

8. Cédula de Identidad Anote el número de cédula correspondiente al Funcionario responsable de firmar el Control Perceptivo de la dependencia receptora del bien o servicio.

9. Nombre y Apellido del Registrador Escriba el Nombre y Apellido del Registrador perteneciente a la Coordinación de Bienes Naciones responsable de realizar el Control Perceptivo.

10. Cédula de Identidad Anote el número de cédula correspondiente al Registrador de la Coordinación de Bienes Nacionales responsable de realizar el Control Perceptivo.

DATOS DE LA ORDEN 11. Orden Nº Anote el número de la Orden de Compra o Requisición de Servicios a la que

corresponda la verificación 12. Fecha Anote la fecha que posee la Orden de compra o Servicio. 13. Monto Anote el monto señalado en la Orden de Compra o Servicio

14. Factura Anote el número de factura a la que corresponda la Orden de Compra o Servicio que se esté verificando.

15. Fecha Anote la fecha que posee la Factura.

16. Monto Anote el monto señalado en la factura.

17. Proveedor Escriba el nombre del proveedor que suministre el bien o preste el servicio.

18. Entrega Marque con una “X” la opción que corresponda.

19. ¿Cumple con lo requerido? Marque con una “X” la opción que corresponda.

20. Observaciones Describa brevemente las observaciones que considere pertinente sobre la verificación del Control Perceptivo.

VALIDACIÓN 21. Registrador Estampe firma del registrador y sello de la Coordinación de Bienes Nacionales.

22. Responsable de la unidad receptora Estampe firma del responsable y sello de la unidad receptora del bien o servicio.



manual bienes nacionales

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