manual de los bienes nacionales

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE

BIENES NACIONALES MUEBLES

Direccin de Administracin y Finanzas

Fecha de Emisin: 20/01/2014

Cdigo:MNPBNM002 Pgina: 1 de 69

Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Aprobado por:

Carlos Yaez

Coordinador de Bienes

Nacionales.

Lic. Jhonder Rojas

Gerente de

Administracin.

Lic. Ricardo Villamizar.

Director de Administracin

y Finanzas.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LOS BIENES NACIONALES DE

VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA, S.A







Carlos Yaez


Nacionales.

Lic. Jhonder Rojas

Gerente de

Administracin.



y Finanzas.

Pg.

GENERALIDADES 3

INTRODUCCION 4

ASPECTOS GENERALES 5

OBJETIVO Y ALCANCE 6

BASE LEGAL 7

UNIDADES INVOLUCRADAS 8

NORMAS GENERALES 9

TOMA DEL INVENTARIO FSICO 13

NORMAS ESPECFICAS 16

EN CUANTO A LOS REGISTROS 18

DE LA EMPRESA VENALCASA, S.A 19

DE LAS DEPENDENCIAS DE VENALCASA, S.A 21

SUMINISTROS DE LA INFORMACION

DE LAS DEPENDENCIAS DE LA EMPRESA VENALCASA, S.A., A LA UNIDAD DE BIENES

22

DE LA UNIDAD DE BIENES DE LA EMPRESA A LA UNIDAD DE BIENES DE LA EMPRESA A

LA UNIDAD DE CONTABILIDA Y AUDITORIA INTERNA

23

DE LA UNIDAD DE BIENES DE LA EMPRESA A CONSULTORIA JURIDICA Y AUDITORIA

INTERNA

24

TIPOS DE BIENES 25

VIDA UTIL DE LOS ACTIVOS FIJOS 47

CODIGOS Y DENOMINACIONES 49

PROCEDIMIENTOS

DESINCORPORACION DE BIENES MUEBLES

TRASPASO DE BIENES MUEBLES

TOMA FSICA DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

53

54

55

FLUJOGRAMAS 53

FORMATOS Y FORMULARIOS 56

GLOSARIO 65

INDICE







Carlos Yaez


Nacionales.

Lic. Jhonder Rojas

Gerente de

Administracin.



y Finanzas.

Este Manual ser publicado y distribuido a todas las Unidades Organizativas de la

Empresa Venezolana de Alimentos La Casa, S.A., ubicados en todo el mbito nacional de

la Repblica Bolivariana de Venezuela, para el control del ingreso, traspaso y

desincorporacin de los bienes muebles e inmuebles de la empresa, los cuales

constituyen un elemento formal de obligatorio cumplimiento, para la ejecucin de las

actividades diarias de los mismos, cumpliendo as tanto con lo establecido en la ley

orgnica de bienes pblicos como con las normativas y procedimientos que dicta la

Superintendencia de Bienes Pblicos (SUDEBIP) de la Repblica Bolivariana de

Venezuela .

La persona que reciba el manual, ser responsable del mismo ante la empresa y

garante de su debida utilizacin.

Es una herramienta perfectible, susceptible a correcciones, por lo que se agradece

hacer llegar ante la Unidad de Organizacin y Sistemas adscrita a la Gerencia de

Tecnologa de la Informacin y Comunicaciones, cualquier recomendacin que contribuya

a su enriquecimiento.

Este manual deja sin validez cualquier documento, norma o procedimiento

establecido antes de su publicacin.

GENERALIDADES







Carlos Yaez


Nacionales.

Lic. Jhonder Rojas

Gerente de

Administracin.



y Finanzas.

Dentro de todo organismo pblico el rea de Bienes Nacionales es una de las

dependencias Con gran importancia y relevancia dentro de la estructura organizativa, ya

que es la Responsable de registrar, controlar y supervisar todos los bienes adscritos al

organismo.

A fin de mantener una efectiva y eficiente administracin de los bienes y

semovientes y de aplicar de manera uniforme las tcnicas que permitan la administracin,

guarda y custodia de los Bienes Nacionales asignados a la Empresa de acuerdo a la

normativa legal vigente.

El sistema de contabilidad de la Unidad de Bienes conocido en este manual,

examina el registro del inventario de los bienes muebles y de los inmuebles, realizado

mediante verificacin fsica del 31 de Diciembre de 2010, con la finalidad de permitir la

apertura de los registros contables.

Distingue igualmente el registro de las incorporaciones, traspasos y

desincorporaciones de bienes de la empresa en todas las Gerencias, Agro Tiendas,

Abastos, Areperas Venezuela de administracin directa, Plantas y Empaquetadoras y

todas aquellas dependencias de la empresa, as como de los faltantes de bienes muebles

y del establecimiento de las responsabilidades a que estos dieren lugar.

INTRODUCCION







Carlos Yaez


Nacionales.

Lic. Jhonder Rojas

Gerente de

Administracin.



y Finanzas.

1. El presente manual ha sido elaborado basado en la informacin suministrada por la

Unidad de Bienes y el aporte de la Gerencia de Organizacin y Mtodos.

2. Este Manual pertenece a la Gerencia de Administracin / rea de Bienes, y forma

parte de un archivo disponible en la Unidad de Organizacin y Sistemas, para la

distribucin de copias a las unidades organizativas internas que as lo requieran.

3. El presente manual entrar en vigencia a partir de la fecha de aprobacin por la

Junta Directiva de Venalcasa, S.A.

ASPECTOS GENERALES







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Gerente de

Administracin.



y Finanzas.

Establecer las normas y procedimientos de obligatorio cumplimiento para el control de

las incorporaciones, traspasos y desincorporaciones de los bienes muebles e inmuebles de

la empresa Venalcasa, S.A. ejerciendo la rectora del Sistema de Bienes Pblicos, como

mecanismo que permite regular de manera integral y coherente la adquisicin, uso,

administracin, mantenimiento, registro, supervisin y disposicin de los bienes pblicos,

mediante la emisin y aplicacin de normas reglamentarias en el mbito, organizacin,

atribuciones y funcionamiento del sistema, bajo una organizacin orientada al logro, con un

talento humano motivado y comprometido en la construccin del socialismo y la refundacin

de la Repblica.

OBJETIVO Y ALCANCE







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Administracin.



y Finanzas.

Por medio del presente manual se permitir la apertura de los registros contables,

igualmente el registro de las incorporaciones, traspasos, Donaciones, Salida (Calidad de

Prstamo) y desincorporaciones de bienes muebles e inmuebles de la empresa en todas

las Gerencias, Agro Tiendas, Abastos, Areperas Venezuela de administracin directa,

Plantas y Empaquetadoras, y todas aquellas dependencias de la empresa Venezolana de

Alimento La Casa, S.A. de esta manera poder Consolidar el Sistema de Bienes Pblicos,

como instrumento de organizacin que garantice el uso racional, ptimo y oportuno de los

bienes, con sentido de responsabilidad social y calidad de gestin pblica.

ALCANCE







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Administracin.



y Finanzas.

Mediante Decreto N 2.359 del 09-04-2003, publicado en la Gaceta Oficial N 37.672

del 15-04-2003, se autoriza a la Corporacin Venezolana Agraria para que proceda a la

creacin de una Empresa bajo la forma de Sociedad Mercantil denominada VENEZOLANA

DE ALIMENTOS LA CASA, S.A.. (Venalcasa, S.A.), cuyo Documento Constitutivo

Estatutario fue inscrito en el Registro Mercantil Cuarto de la Circunscripcin Judicial del

Distrito Federal y Estado Miranda el 27 de junio de 2008, bajo el N 71, Tomo 65 A Cto.

El registro de Bienes Muebles tiene su fundamento legal en una serie de instrumentos

que deben cumplirse al momento de efectuarse adquisiciones, incorporaciones,

reasignaciones y desincorporaciones de Bienes Muebles presentados a continuacin:

Ley orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema de Control

Fiscal. Gaceta 37.347 del 14/12/2001.

Ley Contra la Corrupcin, Gaceta Oficial 5.637 del 07/04/2003.

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, Gaceta oficial 5453 del

24/03/2002.

Publicacin N 9-actualizada emanada de la Contralora General de la Repblica y su

separata.

Ley Orgnica de Procedimientos administrativos, Gaceta oficial N 2818 de

01/07/1981

Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, publicada en Gaceta

N 37.606 del 09/01/2003.

Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica, Gaceta

oficial 3.169.

BASE LEGAL







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Administracin.



y Finanzas.

Direccin de Gestin Econmica: Ser de velar por el cumplimiento la guardia y custodia

de los bienes de Venezolana de Alimentos la CASA, S.A.

Gerencia de Administracin: ser la responsable de la guardia y custodia de los

bienes de Venezolana de Alimentos la CASA, S.A.

Unidad de Compras: Es responsable de registrar las adquisiciones de bienes

muebles e inmuebles, que se efecten de acuerdo a las normas legales y

administrativas.

Gerencia de Contabilidad: Es responsable de realizar los asientos contables de los

bienes adquiridos de Venezolana de Alimentos la CASA, S.A.

Coordinacin de Bienes Nacionales: Es responsable de la recepcin, codificacin

de los bienes, de igual forma darle ingreso en el sistema de inventario fsico, as

como tambin del traslado, desincorporacin, control y seguimiento de las

existencias de estos. La seccin de bienes nacionales est facultada para

efectuar revisiones peridicas de los bienes registrados en el inventario.

Gerencia de Planificacin y Presupuesto: Deber mantener actualizado el presente

manual a travs de la seccin de organizacin y sistema o auditora interna

cuando as lo amerite.

Auditora Interna: Velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos

establecidos en este manual.

Consultora Jurdica: Es el Asesor de la Institucin en los Asuntos Legales

UNIDADES INVOLUCRADAS







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y Finanzas.

1. La adquisicin de bienes se har conforme a lo dispuesto en la presente Ley,

salvo lo previsto en las disposiciones legales especiales sobre la materia, bajo los criterios de

racionalidad, economa y proporcionalidad del gasto.

2. Los Bienes Pblicos sern conservados, mantenidos y protegidos de acuerdo

con las normas establecidas en el presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley, su

Reglamento y en las normas e instrucciones que dicte la Superintendencia de Bienes

Pblicos, sin perjuicio de lo establecido en otras leyes.

3. Las concesiones sobre Bienes Pblicos cuyo otorgamiento autoriza la

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, se regirn por lo dispuesto en las

leyes especiales que regulen La materia de concesiones.

4. La actualizacin del presente manual ser responsabilidad de la Gerencia de

Administracin, para lo cual debern efectuar revisiones peridicas.

5. Las modificaciones sobre el contenido del manual deben ser propuestas por los

diferentes usuarios y aprobadas por los niveles jerrquicos superiores.

6. Es responsabilidad de la Gerencia de Organizacin y Mtodos, la

comunicacin

inmediata a los usuarios involucrados, de los cambios que puedan generarse en las normas

y procedimientos descritos en el Manual.

7. El original de este Manual estar bajo guarda y custodia de la Gerencia de

Organizacin y Sistemas.

8. Es obligatorio para el personal de todas las dependencias de Venalcasa. S.A,

la aplicacin de estos procedimientos y no podrn ser modificados sin la aprobacin de la

Junta Directiva.

9. Queda terminantemente prohibida la reproduccin y difusin del contenido de

ste manual sin previa autorizacin de la Junta Directiva.

NORMAS GENERALES







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y Finanzas.

1. Corresponde a la Gerencia de Administracin, el control sobre el registro, custodia

y conservacin de los bienes nacionales adscritos a las distintas unidades

administrativas y operativas de Venalcasa S.A, a travs de la Unidad de Bienes

Nacionales.

2. La seccin de Bienes Nacionales ser la encargada de vigilar que se d cumplimiento y

se apliquen las disposiciones contenidas en el presente Manual.

3. La unidad de compras o unidad administrativa remitir copia de la factura, nota de

entrega y orden de compra que respalde la adquisicin del bien mueble.

4. Cada funcionario (Director, Gerente, Jefe, Coordinador, Supervisores o Analista),

deber velar por la custodia y el mantenimiento de los bienes nacionales a su cargo,

tomando las medidas pertinentes para evitar que sufran deterioro.

5. La informacin necesaria para administrar los bienes muebles ser la siguiente:

Existencia y valor.

Distribucin fsica.

Asignaciones a los responsables mediante acta.

Incorporaciones, reasignaciones (Internas y Externas) o

desincorporaciones producidas en un periodo.

Garantas vigentes.

Bienes en contrato de mantenimiento.

Bienes en contratos de seguro.

PROCEDIMIENTOS







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Bienes en Comodatos.

Donaciones.

Salida (Calidad de Prstamo).

6. Cada vez que se adquiera un bien mueble en la institucin, se debe proceder a colocar el

nmero de identificacin que le corresponde, antes de ser entregado a la unidad que lo

solicit.

7. Los bienes deben estar debidamente codificados y enumerados, a los fines de

facilitar la su identificacin y localizacin.

8. Peridicamente deber verificarse que todos los bienes estn clasificados en su respectiva

agrupacin y debidamente identificados.

9. Se debe hacer control perceptivo al momento de recepcin de los bienes adquiridos, para

asegurarse que el precio, calidad y cantidad correspondan con las especificaciones

aprobadas en la orden de compra.

10. Los bienes muebles deben ser registrados de acuerdo al cdigo de cuenta y con el valor

original al momento de su adquisicin, naturaleza, descripcin, fecha de adquisicin,

nmero de facturas, proveedor.

11. Cualquier movimiento de bienes nacionales en la empresa se deber, participar a la

seccin de bienes, para que proceda a los trmites util izando formularios

correspondientes.

12. Los bienes nacionales cuyo deterioro sea irreversible, deber procurarse la mayor

recuperacin econmica posible mediante el aprovechamiento de sus partes por

venta de las mismas.







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13. El inventario fsico de todas y cada una de las dependencias de Venezolana de

Alimentos La Casa S.A se tomaran por lo menos tres (3) veces al ao y el mismo se

practicar de acuerdo a procedimientos generales.

14. Se deber tener actualizado el total de inventario en el mes de diciembre de cada

ao y se har el ajuste de precio de los bienes muebles propiedad de la empresa.

15. Se levantarn oportunamente inventarios fsicos en aquellas gerencias o

departamentos donde se efecten en actas de entregas y/o recepciones de

cargos de empleados responsables de la administracin y custodia de los bienes

nacionales asignados.

16. La Gerencia de Administracin remitir anualmente a las distintas gerencias y unidades,

el inventario de sus bienes, estas gerencias y unidades harn la verificacin,

respectiva y le enviarn las observaciones a que hubiere lugar.

17. Corresponde a la Gerencia de Administracin Llevar los registros contables relativos a

los bienes nacionales adscritos a las distintas gerencias y unidades y las

modificaciones que se originan por causas de reparacin deterioro o prdida.

18. Los diferentes departamentos administrativos debern hacer del conocimiento a la

Gerencia de Administracin, cualquier sustraccin o prdida de bienes nacionales,

a los f ines de proceder con el t rmite administrat ivo correspondiente.

19. Cada una de las gerencias, departamentos, secciones, plantas debern

concil iar trimestralmente el monto de los bienes existentes en inventarios fsico. con

los bienes asignados segn inventario, notificando por escrito al departamento de

compra a travs de la Gerencia de Administracin cualquier variacin que se

presentare.







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20. El departamento de compras enviar al departamento de contabilidad todos los soportes

necesarios para efectuar el asiento contable, paralelamente a la entrega del

bien a su destinatario.

21. Auditora Interna, verifica conjuntamente con la Unidad de Compras y Servicios

Generales correspondiente a las existencias de los bienes, su legalidad, bajo un

muestreo aleatorio y exhaustivo por lo menos anualmente.







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1.- La toma del inventario fsico deber realizarse dentro del trmino comprendido entre el

01/12 hasta el 31/12 del ao que est en curso, es decir; en el ltimo mes de cierre de

cada ejercicio econmico. Por lo tanto los bienes muebles que se incorporen o

desincorporen despus de esta fecha, no se incluirn o excluirn de dicho inventario,

sino en sus formatos respectivos.

2.- Despus de elaborado el inventario fsico, se debe comprobar la correcta denominacin y

clasificacin de los bienes muebles, as como las marcas, modelos, seriales, etc., de

acuerdo con la codificacin de los bienes y con el catlogo para la formacin de

inventario de bienes muebles seguido de incorporarlo en el Registro General de Bienes

Pblicos (SIRGEBIP)

3.- Si al elaborarse el inventario se observa que algn bien, no posee el nmero de

inventario, deber explicarse si ste no fue incorporado o si se extravi su nmero de

inventario. El primer paso es proceder a incorporarlo para asignarle el nmero de

inventario y colocarle la etiqueta. El segundo paso se ubicar el nmero correspondiente

al bien en notas de entrega, planillas de incorporacin, etc.

4.- El valor de los bienes muebles deben ser registrados al costo, como lo establece los

principios de contabilidad generalmente aceptados, y permanecern en los libros de la

empresa (costo histrico) hasta su desincorporacin. La Unidad de Bienes de la Empresa

y la Unidad de Contabilidad tienen la obligacin de llevar registros auxiliares de los

bienes adquiridos.

5.- Al culminar las actividades descritas anteriormente, se sugiere una revisin general de las

dependencias, a fin de constatar que los bienes estn incluidos en el inventario. El

inventario de las dependencias debern ser en original y copia, utilizando el formato

UDBI.FOR.001, inventario anual, cada unidad lo enviar a la Unidad de Bienes de la

TOMA DEL INVENTARIO FISICO







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Empresa, para que esta corteje y utilice la informacin para apertura de cuentas

correspondientes y posteriormente lo enve a Auditora Interna para que compruebe en

cada unidad la sinceridad de los inventarios fsicos.

12. Todos los bienes muebles propiedad de la empresa son susceptibles de inventariarse y

debern estar registrados y contar con un nmero de inventario.

13. El custodio de bienes estadales, est comprometido con la formacin y rendicin de la

cuenta correspondiente a su estado a la Unidad de Bienes de la Sede Central.

14. A Partir de la entrada en vigencia de este manual para toda las Gerencias, Agro Tiendas,

Abastos, Areperas Venezuela de administracin directa o Indirectas, Planta y

Empaquetadoras y todas aquellas dependencias de la empresa Venalcasa, S.A., tendrn

la obligacin de guiarse por el mismo, a fin de llevar un control estricto de los bienes

muebles e inmuebles que posee.

15. Mensualmente el custodio de bienes en las coordinaciones estadales, deber conciliar el

monto de los bienes muebles incorporados, desincorporados y traspasados, a travs de

la entrega de un movimiento mensual a la Unidad de Bienes Sede Central.

16. Todos los jefes de las dependencias de Venalcasa, S.A son garantes de la guarda y

custodia de los bienes de la empresa que poseen.

La Unidad de Bienes de la Empresa, deber elaborar un movimiento mensual, una

actualizacin de saldo y un balance de comprobacin actualizados a cada final de mes, el

cual deber remitir a Contabilidad y Auditora Interna para los fines consiguientes.

12. Todos los registros de los bienes muebles asignados a las diferentes dependencias de

Venalcasa, S.A., debern estar verificados con el fsico, es decir, In Situ para llevar un

control preciso y exacto de los bienes que posee la empresa.







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13. El custodio de bienes de las coordinaciones estadales, deber mantener organizados los

documentos y comprobantes que certifiquen e identifiquen a cada bien en particular.

14. Las incorporaciones, traspasos y desincorporaciones, debern ser remitidas por la Unidad

de Bienes de la Empresa Sede Central, a la Unidad de Contabilidad para la revisin y

conformacin de las mismas.

15. La Unidad de Bienes de la Empresa elaborar la Tarjeta de Bienes Muebles donde

especifique: quien lo solicita, que caractersticas presenta, el rea de destino, estado del

bien, el costo unitario, la moneda en que se realizar la transaccin y las cuentas

contables a afectar.

16. La Unidad de Compras debe remitir a la Unidad de Bienes de la Empresa, copias

certificadas de las Facturas, copias de las rdenes de compra, Punto de cuenta,

memorndum del solicitante y notas de entrega de los bienes muebles.

17. Queda estrictamente prohibido que los bienes muebles adquiridos por la empresa, sean

entregados directamente por el proveedor al usuario, salvo en los casos excepcionales

en donde la Direccin de Gestin Econmica o la Gerencia de Administracin, autoricen

la compra o entrega directa en las Coordinaciones Estadales. Una vez que hayan sido

recibidos los bienes y se haya remitido la documentacin correspondiente a la Gerencia

de Administracin de la Sede Central, se proceder a realizar la aplicacin contable y su

registro en el sistema de inventarios de la empresa.

18. Por ningn motivo se deber permitir la salida de un bien mueble del almacn si no tiene

adherida la etiqueta de cdigo del inventario, as como la nota de entrega

correspondiente.







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Administracin.



y Finanzas.

1. La Seccin de Bienes Muebles, mantendr actualizado el registro y control de los

activos fijos, el cual estar conformado por la informacin legal que demuestre su

valor nominal, fecha de adquisicin, ubicacin, reparacin, mantenimiento, cdigo de

identificacin, etc.

2. La Seccin de Bienes Nacionales es la Responsable de la incorporacin y

codificacin de los bienes por donacin, recuperacin, los mismos debern de

recibirse mediante un Acta de entrega del bien a incorporar y a su vez decidir su uso

y ubicacin. En los casos de los bienes adquiridos por la institucin estos debern

registrarse mediante la Orden de Compra y la factura

3. Cuando un bien donado no posea factura original que seala el precio de adquisicin,

se deber contratar los servicios de un evaluador o autoridad correspondiente a los

fines de determinar su precio mediante un avalu para luego ser incorporado al

inventario de bienes.

4. La Gerencia de Administracin mediante comunicacin remitir al departamento de

contabilidad el avalo del bien donado para su registro contable.

5. La unidad de contabilidad deber registrar contablemente las desincorporaciones,

utilizando como soporte contable el acta de desincorporacin debidamente suscrita

por los responsables primarios de uso y el registrador de bienes responsable.

6. Sera responsabilidad del registrador de bienes realizar supervisiones peridicas

para evaluar el estado y localizacin actual de los bienes, a fin de Ilevar el

control del inventario de estos, as mismo deber notificar al departamento de

adscripcin mediante un informe los resultados encontrados, anexando una

NORMAS ESPECIFICAS







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relacin del inventario de bienes.

7. Las etiquetas utilizadas para la codificacin de bien deben mantener un orden

numrico y correlativo con las siguientes descripcin (Logo de la empresa, Rif de

la empresa), con la finalidad de llevar el control de la cantidad de bienes que

posee la empresa.

8. La unidad de contabilidad y de bienes muebles debern efectuar la conciliacin

de los activos fijos mediante la documentacin de su adquisicin.







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Administracin.



y Finanzas.

1. El registro contable de las operaciones se debe realizar por partida doble (contabilidad)

mensualmente en el Registro de Bien para que la misma sea verificada In Situ. Estos

registros se deben respaldar con documentos justificativos de los mismos y sobre la

base de dicha informacin deben prepararse los distintos formularios.

2. El registro contable de las operaciones relacionadas a los bienes de la empresa, se

efectuar en el Registro de Bien los cules deben ser utilizados para asentar

mensualmente la informacin referente a tales operaciones. Los asientos han de

efectuarse en los registro de adquisicin de bien en base al contenido en los

correspondientes documentos y comprobantes respectivos. El registro de bien deben

ser previamente habilitados por la Unidad de Contabilidad, dichos libros deben ser

utilizados hasta la finalizacin de todos los folios.

3. El registro de bienes muebles debe especificar los bienes que son destinados a cada

una de las dependencias de la empresa y el registro de los bienes inmuebles debe

especificar los bienes que son propiedad de Venalcasa, S.A.

EN CUANTO A LOS REGISTROS







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Administracin.



y Finanzas.

1.- Los Registro de Bien, deben ser habilitados por la Gerencia de Administracin, dichos

libros se aperturan los primeros de Enero de cada ao para registrar los asientos

ocurridos en cada mes.

2.- Se debern mantener los comprobantes de las operaciones registrados en los libros

principales, permanentemente archivados de la manera siguiente:

Una copia de la relacin de las Gerencias y todas las dependencias de

Venalcasa, S.A que deben rendir cuenta al rea de control de activos fijos adscrita a

la Gerencia de Administracin.

Un listado de los bienes inmuebles que posee Venalcasa, S.A., ubicados por

dependencia.

El original del inventario actualizado al 31 de Diciembre de cada ao, preparados

sobre la base de la informacin contenida en sus respectivos archivos cotejados con

la contenida en cada una de las dependencias.

Debern elaborarse tarjetas identificadas con un nmero de inventario para cada

bien mueble en particular, con la finalidad de diferenciar a un bien de otro, esta

deber contener:

Nmero de inventario del bien.

Nmero de cuenta de la dependencia

Concepto por el cual se incorpora

Nombre y direccin de la dependencia.

Nmero y fecha de la planilla.

Fecha de elaboracin de la tarjeta.

Descripcin fsica del bien.

Grupo y sub-grupo al cual pertenece el bien.

Valor monetario del bien.

DE LA EMPRESA VENALCASA, S.A.







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y Finanzas.

Debern procesarse expedientes individuales para los inmuebles, identificados.

3.- Los expedientes individuales para los inmuebles debern incluir:

Ttulo de propiedad protocolizado.

Documentos explicativos que contengan la descripcin, linderos,

avalos, estudio legal de la propiedad del inmueble.

Planos.

Fotografas.

Pagos registro del pasivo.

Documento de condominio.

Solvencias.

4.- Por cada dependencia de Venalcasa. S.A, debern abrirse dos expedientes en sentidos

cronolgicos que contengan la siguiente informacin:

Originales del inventario inicial de los bienes muebles y los

inventarios anuales entregados por las dependencias.

Originales del movimiento mensual de bienes de la empresa, las

planillas de incorporacin, traspaso y desincorporacin, relaciones de

los bienes muebles faltantes con sus respectivos documentos anexos.







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Administracin.



y Finanzas.

1.- La Unidad de Bienes de la Empresa y el custodio de bienes en las coordinaciones

estadales, estn obligados a llevar y rendir cuentas de bienes y debern abrir

expedientes para:

Inventario inicial y los inventarios anuales actualizados.

Movimientos mensuales.

Relaciones de bienes muebles faltantes.

Copia de planillas de incorporacin, desincorporacin, y traspaso.

Copia de los expedientes sobre bienes inmuebles.

Toda dependencia de Venalcasa, S.A. deber mantener visible el Mural de

Bienes Muebles, que identifique a cada bien en particular, la cual es emitida por

la Unidad de Bienes.

2.- El Mural de Bienes Muebles de cada Dependencia debe contener:

Nombre de la dependencia.

Ubicacin: Gerencia, Unidades, etc.

Cantidad de bienes en uso, con sus respectivos nmeros de inventario,

descripcin y el valor monetario.

Dicho mural debe estar revisado y confirmado por la Direccin Gestin Econmica, la

Gerencia de Administracin y la Unidad de Bienes de la Empresa.

DE LAS DEPENDENCIAS DE VENALCASA, S.A.







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Administracin.



y Finanzas.

1.- Dentro de los cinco primeros das de cada mes, las dependencias de la empresa

debern remitir el movimiento mensual de bienes muebles y relacin de bienes

muebles faltantes, con sus respectivos documentos justificativos.

2.- En el primer mes del ao, las dependencias de la empresa debern entregar el

inventario anual de bienes, ya verificados con el fsico, la Unidad de Bienes despus

de recibir el inventario proceder a verificar y despus de verificado se entregar a la

dependencia copia del mismo debidamente conformado.

SUMINISTRO DE LA INFORMACION DE LAS DEPENDENCIAS DE LA EMPRESA VENALCASA,S.A,

A LA UNIDAD DE BIENES DE LA EMPRESA







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Administracin.



y Finanzas.

1.- Movimiento Mensual de Bienes de la Empresa: Que contengan la informacin de los

bienes incorporados, desincorporados y traspasados, con sus respectivas copias de

los movimientos anteriormente mencionados.

2.- Registro de Bien: Donde se coloca el saldo de todas las cuentas de las dependencias

de Venalcasa, S.A., con la finalidad de obtener un saldo total que equivalga al monto

que posee la empresa Venalcasa, SA., en activos muebles e inmuebles.

SUMINISTRO DE LA INFORMACION DE LA UNIDAD DE BIENES DE LA EMPRESA A LA UNIDAD DE

CONTABILIDAD Y AUDITORIA INTERNA







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Administracin.



y Finanzas.

REGISTRO DE BIENES POR DONACION:

1. El ente donante notifica por escrito al presidente de la empresa, la intencin de

donar un bien.

2. Presidencia recibe el oficio de donacin del bien mueble y enva a consultora

jurdica para su opinin.

3. Consultora jurdica emite opinin por escrito y si es favorable se encarga de

realizar los trmites para formalizar la donacin a presidencia para la firma y sello.

4. Presidencia luego de firmar y sellar dicha donacin enva a la seccin de Bienes

para que coordine con el ente donante la forma de entrega del bien.

5. La seccin de Bienes Nacionales entrega copia de acta de donacin firmada y

sellada al donador y otra a contabilidad para que realice asiento contable.

SUMINISTRO DE LA INFORMACION DE LA UNIDAD DE BIENES DE LA EMPRESA A CONSULTORIA JURIDICA

Y AUDITORIA INTERNA







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Cuentas:

Cuentas para el Registro Contable son:

1.- CUENTAS DE ACTIVO

1.1- Bienes Inmuebles.

1.2- Bienes Muebles.

1.3- Responsabilidades.

1.4- Otros Activos.

2.- CUENTAS DE PATRIMONIO

2.1- Capital Social.

Empleo de las cuentas:

ACTIVOS

BIENES INMUEBLES

Esta cuenta representa el valor de los terrenos, edificios, estructuras, instalaciones

propiedad de la empresa.

Se debita con cargo a la cuenta por:

El monto del inventario inicial de los inmuebles.

El monto de las incorporaciones de inmuebles.

TIPOS DE BIENES







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BIENES MUEBLES

Esta cuenta representa el valor de los muebles, equipos y objetos de carcter

permanente, no adheridos fsicamente a los terrenos o edificaciones, es decir, se pueden

mover de un lado a otro.


El monto del inventario inicial de bienes muebles.

El monto de las incorporaciones de bienes muebles.

Se acredita con cargo a la cuenta por:

El pago de las cantidades adeudadas que efecten los responsables, sus fiadores,

herederos, etc.

OTROS ACTIVOS


El monto de los faltantes establecidos, en proceso de investigacin.

Se acredita con cargo a las cuentas por:

El monto de los faltantes en virtud de haberse determinado, por la Junta Directiva,

despus de comprobada la responsabilidad del empleado, ex-empleado o ciudadano.

Por el monto de dichos faltantes cuando la Junta Directiva, resuelva que la empresa

debe asumir las prdidas.







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PATRIMONIO

CAPITAL SOCIAL

Esta cuenta representa el patrimonio de la empresa en bienes muebles e inmuebles.


La desincorporacin de bienes inmuebles.

La desincorporacin de bienes muebles.

El pago de las cantidades adeudadas que efecten los responsables, sus fiadores o

heredados.

El monto declarado sin valor cuando, en virtud de sentencias, se levanten cargos

respectivos.

Se acredita con cargo a las cuentas por:

El monto del inventario inicial de bienes muebles e inmuebles.

El monto de las incorporaciones de bienes muebles e inmuebles.

Codificacin de los bienes:

Los bienes de la empresa tendrn la siguiente codificacin; por grupos y sub-grupos

para los fines de la formacin de inventario y registro de la contabilidad.

CODIFICACION:

GRUPOS:

N 1: Bienes Muebles.

N 2: Bienes Inmuebles.







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Los grupos indicados anteriormente, comprendern los siguientes sub-grupos:

GRUPO N 1: BIENES MUEBLES:

1.01: Equipos de Oficina.

1.02: Mquinas, Muebles, Mobiliario y Enseres de Alojamiento.

1.03: Equipos de Computacin (procesamiento de datos).

1.04: Equipos de Transporte.

1.05: Artefactos Elctricos.

1.06: Equipos de Seguridad. (Equipos de defensa)

1.07: Equipos de Telecomunicaciones.

1.08: Otros Activos.

GRUPO N 2: BIENES INMUEBLES:

2.01: Edificios para Oficina.

2.02: Terrenos.

2.03: Edificios y Terrenos para Agro Tiendas.

2.04: Edificios y Terrenos para Abasto.

2.05: Edificios y Terrenos para UPS.

2.06: Edificios y Terrenos para Areperas.

2.07: Edificios y Terrenos para Planta Empaquetadora.

2.08: Construcciones en Proceso.

2.09: Otras Construcciones y Estructuras No Especificadas.

Explicacin de los grupos y sub-grupos de la codificacin. GRUPOS:

1. BIENES MUEBLES:







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Son todos aquellos bienes en uso, de carcter permanente propiedad de Venalcasa,

S.A., destinados al servicio de alguna dependencia y que no estn fijados o incluidos a

los terrenos o edificaciones.

SUB-GRUPOS:

1.01: Equipos de Oficina: Incluyen los enseres de oficina, equipos mecnicos para la

contabilidad y excluye los enseres de escaso valor y rpido consumo.

1.02: Mquinas, Muebles, Mobiliario y Enseres de Alojamiento: Incluyen los muebles,

maquinaria y mobiliario propios de uso domstico y de oficina de las dependencias de

Venalcasa, S.A., y excluye los elementos fijados a las edificaciones o terrenos, tales como

lmparas y persianas, etc.

1.03: Equipos de Computacin (procesamiento de datos): Incluye todas las unidades y

equipos de computacin, utilizados para el procesamiento de la informacin administrativa,

financiera y contable.

1.04: Equipos de Transporte: Incluyen todo tipo de equipos automotores, equipos de

transporte terrestre, equipos de material rodantes, unidades a flote, equipos de transporte

areos.

1.05: Artefactos Elctricos: Incluye cualquier artefacto o aparato que para poder ejercer su

funcin necesite de corriente elctrica (acumulacin o desplazamiento de electrones a travs

de un material).

1.06: Equipo de Seguridad (equipos de defensa): Incluyen aquellos equipos que

contribuyan a la proteccin y custodia del personal adscrito a la empresa.

1.07: Equipos de Telecomunicaciones: Incluyen todos aquellos equipos, aparatos mviles

o desmontables de comunicacin.

1.08: Otros Activos: Incluye todos aquellos bienes muebles no especificados en el presente

manual.







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GRUPOS:

2. BIENES INMUEBLES:

Comprenden los terrenos y edificaciones de carcter fijo (inmovilidad) y permanente

propiedad de Venalcasa, S.A., destinados al servicio de alguna dependencia. Se entiende

por edificio toda clase de construcciones cubiertas, independientemente de su uso o

destino, tamao o materiales con que est elaborado. Cada edificio comprender:

Los Terrenos en que est Construido.

Sus Instalaciones de Agua.

Electricidad.

Ascensores. De Carcter Fijo

Aire Acondicionado.

Cocina.

Lavanderos.

SUB-GRUPOS:

2.01: Edificios para Oficina: Incluyen los edificios de la empresa destinados al servicio de la

administracin, con sus terrenos e instalaciones anexas.

2.02: Terrenos: Incluyen los predios demarcados propiedad de la empresa.

2.03: Edificios y Terrenos para Agro Tienda: Incluyen las edificaciones, estructuras y

predios al servicio de los Agro Tiendas.

2.04: Edificios y Terrenos para Abasto: Incluyen las edificaciones, estructuras y predios al

servicio de los Abastos.

2.05: Edificios y Terrenos para Areperas: Incluyen las edificaciones, estructuras y predios

al servicio de las Arepera.

2.06: Edificios y Terrenos para UPS: Incluyen las edificaciones, estructuras y predios al

servicio de los UPS.

2.07: Edificios y Terrenos para Planta Empaquetadoras: Incluyen las edificaciones,

estructuras y predios al servicio de las Planta Empaquetadoras.







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2.08: Construcciones en Proceso: Incluyen las edificaciones, estructuras en construccin y

sus correspondientes terrenos, que una vez terminados se registraran en el sub-grupo

correspondiente.

2.09: Otras Construcciones y Estructuras No Especificadas: Incluyen los edificios y

estructuras en construccin y sus correspondientes terrenos que no hayan quedados

contenidos en sub-grupos determinados.

Catalogo para la formacin de inventarios de Bienes Muebles

En el catlogo que se presenta a continuacin se especifican algunos bienes muebles

de uso comn en las dependencias de Venalcasa, S.A es decir, se especifica una relacin

uniforme para los bienes de la empresa y se indican los bienes pertenecientes a cada sub-

grupo en especfico, para permitir una correcta identificacin para la toma de inventarios.

El catlogo persigue las siguientes finalidades:

Servir de instrumento de consulta para los empleados que tienen a su cargo el

levantamiento de los inventarios.

Servir como catlogo de codificacin y facilitar la clasificacin, y el registro del

movimiento de incorporaciones y desincorporaciones de bienes muebles en todas las

dependencias.

Es importante enfatizar que como en el catlogo solo aparecen algunos bienes muebles,

se deben adicionar aquellos que no figuren, registrndolos bajo las calificaciones

apropiadas y ubicndolos en el sub-grupo correspondiente.

BIENES MUEBLES:

1.01: Equipos de Oficina:

Calculadoras.

Carteleras.

Destructoras de papel.







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Detectores de billetes falsos.

Encuadernadoras.

Engrapadoras industriales.

Fax.

Fotocopiadoras.

Guillotinas para papel manual.

Maquinas de escribir.

Maquinas foliadora.

Pizarras acrlicas.

Pizarras de corcho.

Porta copias.

Sacapuntas elctrico.

Tableros.

Telfonos.

Los bienes mencionados anteriormente debern incluir la marca, el modelo, el color, el

tamao, el serial, etc.

1.02: Mquinas, Muebles, Mobiliario y Enseres de Alojamiento:

Alfombras.

Anaqueles.

Archivos y Archivadores.

Archivadores de gaveta.

Archivadores de puertas.

Armarios.

Bancas y Banquetas.

Bancos (asientos).

Bancos (mesas).

Bibliotecas.

Botiquines.







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Butacas.

Carros para transportar comida.

Ceniceros de pie.

Cesta para botar papeles.

Cesta para escritorios.

Cocinas mviles.

Cortinas y Cortineros.

Cuadros.

Deslizadores.

Escaparates.

Escritorios.

Escudos nacionales montados.

Espejos.

Estantes.

Gabinetes.

Gaveteros.

Jarrones.

Juegos de muebles, Comedor y Recibo.

Lockers.

Mquinas para cortar carne.

Mquinas para cortar jamn, queso, etc.

Mquinas ralladoras.

Mesas y Mesones.

Mostradores.

Muebles.

Percheros.

Persianas mviles.

Poltronas.







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Relojes.

Repisas.

Revisteros.

Sillas y Sillones.

Sillas para escritorios.

Sofs.

Taburetes.

Tapetes.

Tarimas.



1.03: Equipos de Computacin (procesamiento de datos):

Se inventariaran individualmente todas las unidades que integran los equipos de

computacin.

Cmara Web.

Concentradores o Switche.

Conexiones.

Cornetas.

CPU.

Equipo de transmisin de datos y comunicaciones.

Escner.

Floppy.

Gaveta electrnica.

Impresoras

Laptop.

Lente ptico.







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Micro-telfonos para utilidades de redes.

MODEM.

Monitor.

Mouse.

Pantalla de display.

Path panel.

Plotter digital.

Racks.

Radio MODEM.

Regulador de voltaje.

Servidores.

Teclado.

Unidad de CD-ROM.

Unidad de diskette.

UPS.

Video beam.



1.04: Equipos de Transporte:

Autobuses.

Automviles.

Camiones.

Camionetas de carga Pick-Up.

Camionetas de pasajeros.

Carretillas.

Carros.

Microbuses.







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Montacargas.

Motocicletas.

Motos.

Remolques.

Transpaletas.

Vehculos rsticos.

Zorras.


tamao, el serial de chasis y del motor.

1.05: Artefactos Elctricos:

Balanzas.

Cafeteras.

Congeladores.

Enfriadores de agua.

Horno microondas.

Molinos industriales.

Neveras industriales.

Planchas elctricas.

Televisores.

Ventiladores.

VHS.

Lmparas mviles.

Equipos de sonido.

Aire acondicionado.

Pulidora.







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1.06: Equipos de Seguridad (equipos de defensa):

Cajas fuertes.

Extintores.

Chalecos antibalas.



1.07: Equipos de Telecomunicaciones:

Amplificadores.

Antenas fcilmente desmontables.

Centrales telefnicas manuales.

Equipos de control remoto.

Equipos de radiocomunicaciones porttiles.

Intercomunicadores.

Micrfonos.

Radio receptores.

Radio transmisores.

Telfonos celulares.

Los bienes mencionados anteriormente debern incluir los accesorios, la marca, el

modelo, el color, el tamao, el serial, etc.

Conceptos de incorporaciones y desincorporaciones

En este captulo se muestran los diversos conceptos para registrar las incorporaciones

y desincorporaciones de bienes muebles e inmuebles:







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INCORPORACIONES: Es cuando la empresa realiza una adquisicin de una activo fijo.

CDIGO: CONCEPTO:

01. Inventario Inicial.

02. Incorporacin por Traspaso.

03. Compras.

04. Adiciones y Mejoras.

05. Suministro de Bienes y de Otras Entidades.

06. Suministro de Bienes de Mdulos Tipo II de administracin directa.

07. Incorporacin por Donacin.

08. Incorporacin por Permuta.

09. Omisin en Inventario.

10. Correccin de Desincorporaciones.

11. Incorporacin por Otros Conceptos.

12. Incorporacin de Muebles Procedentes de Almacn.

DESINCORPORACIONES: Es cuando a un activo fijo se le da de baja.

CDIGO: CONCEPTO:

13. Desincorporacin por Traspaso.

14. Venta.

15. Suministro de Bienes a Otras Entidades.

16. Suministro de Bienes a Mdulos Tipo II de administracin directa.

17. Desarme.

18. Inservible.

19. Deterioro.

20. Demolicin.

21. Desincorporacin por Permuta.

22. Desincorporacin por Donacin.

23. Correccin de Incorporaciones.

25. Desincorporacin por Otros Conceptos.







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INCORPORACIONES (documentos anexos): Copias de facturas y rdenes de compra

debidamente certificadas, actas, solicitudes de bienes:

01. Inventario Inicial: Es el primero que se realiza en la ocasin de incorporar una nueva

dependencia al rgimen de contabilidad prescrito en este manual.

02. Incorporacin por Traspaso: Se utiliza para registrar los bienes muebles recibidos por

otras dependencias de Venalcasa, S.A.

03. Compras: Se utilizar para registrar las adquisiciones de bienes muebles e inmuebles

(unidad de compras), que se efecten de acuerdo a las normas legales y administrativas. Sus

comprobantes sern las copias de facturas y ttulos de propiedad, debidamente certificadas.

Solo se incorporaran por este concepto las compras generadas por las diversas dependencias

propiamente autorizadas.

04. Adiciones y Mejoras: Son las construcciones adicionales o las nuevas instalaciones

que se efectan a los bienes muebles e inmuebles ya registrados.

05. Suministro de Bienes de Otras Entidades: Se utilizar para registrar las entradas de

bienes muebles e inmuebles provenientes de la Repblica, Municipios, Institutos Autnomos,

Empresas, Fundaciones y Asociaciones Civiles Pblicas, entre otras.

06. Suministro de Bienes de Mdulos Tipo II de Administracin Directa: Se utilizar para

registrar las entradas de bienes muebles e inmuebles provenientes de Mdulos Tipo II de

administracin directa.

07. Incorporacin por Donacin: Se emplea para registrar las entradas de bienes

provenientes de donaciones (obsequios), hechas por personas o entidades nacionales o

extranjeras. Sus comprobantes sern sus respectivos documentos (Actas de donacin

firmada por la unidad receptora y la emisora con la presencia de Auditora Interna, factura y

certificado de origen segn sea el caso. En los casos de bienes inmuebles, el respectivo

documento de donacin debidamente registrado).







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08. Incorporacin por Permuta: Se emplea para registrar las incorporaciones de bienes

que ocurran por permuta. Su comprobante ser la autorizacin de la Junta Directiva, con sus

respectivas facturas.

09. Omisin en Inventario: Se utilizar cuando aparezcan bienes que no se registraron en

el inventario inicial o no se registraron como compra en el ejercicio fiscal correspondiente.

Sus comprobantes sern sus actas de incorporacin y copias de facturas debidamente

certificadas.

10. Correccin de Desincorporaciones: Se emplea cuando por error se desincorpora dos

veces un mismo bien (duplicidad). Sus comprobantes sern las copias certificadas de las

planillas de incorporacin.

11. Incorporacin por Otros Conceptos: Se utiliza cuando se presente una incorporacin y

el concepto de esta, no est presente en este manual.

12. Incorporacin de Muebles Procedentes de Almacn: Se utilizar para registrar

aquellos bienes que sean entregados por el almacn de la empresa.

DESINCORPORACIONES: (Documentos anexos copia de la planilla de incorporacin de los

bienes, acta de desincorporacin levantada por Auditora Interna).

13. Desincorporacin por Traspaso: Se emplea para registrar la entrega de un bien a una

dependencia de la misma empresa (Venalcasa, S.A.).

14. Venta: Se utilizar para registrar las desincorporaciones por ventas de bienes que se

efecten, previamente autorizados por la Junta Directiva de la empresa.







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15. Suministro de Bienes a Otras Entidades: Se utilizar para registrar las entregas de

bienes muebles e inmuebles a otros Institutos Autnomos, Empresas, Municipios,

Fundaciones y Asociaciones Civiles Pblicas, entre otras.

16. Suministro de Bienes a Mdulos Tipo II de Administracin Directa: Se utilizar para

registrar las entregas de bienes muebles e inmuebles a Mdulos Tipo II de administracin

directa.

16. Desarme: Se emplea para registrar las desincorporaciones por desmantelamiento de sus

bienes muebles deteriorados previamente autorizado por la Junta Directiva de la empresa

y se realizan con el objetivo de aprovechar las partes en buen estado para la reparacin

de otros bienes muebles en uso. Sus documentos anexos sern las actas de

desincorporacin y los oficios de autorizacin de la Junta Directiva de la empresa para

constatar dicho movimiento. Las partes resultantes de los desarmes se deben incorporar

por el concepto N 04 Adiciones y Mejoras.

18. Inservible: Se utiliza previamente autorizado por la Junta Directiva de la empresa, para

desincorporar aquellos bienes muebles que presentan prdida total, es decir, no tiene un

valor de salvamento, este concepto excluye los bienes que contengan elementos metlicos

debido a que estos siempre tendrn un valor de rescate, sus documentos anexos sern las

actas de desincorporacin y los oficios de autorizacin de la Junta Directiva de la empresa,

que servirn de soporte para que se ejecute este movimiento.

19. Deterioro: Se emplea previamente autorizado por la Junta Directiva de la empresa, para

desincorporar aquellos bienes muebles que presentan prdida, pero presentan un valor de

salvamento.

20. Demolicin: Se utiliza para desincorporar edificios o dems instalaciones fijas que sean

demolidos, previamente autorizados por la Junta Directiva de la empresa. Sus documentos

de respaldo sern los oficios donde se especifiquen la decisin de la autoridad administrativa

a demoler dicho bien inmueble.







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21. Faltantes por Investigar: Deber utilizarse cuando se originen discrepancias entre las

existencias fsicas y los inventarios anuales, dichas discrepancias pueden ser por prdida o

sustraccin (hurto) de bienes en las dependencias. Sus documentos anexos sern el acta de

levantamiento por los empleados cuando no se evidencie un bien en especfico, copia

certificada de la denuncia (segn el caso) y el formato de bienes muebles faltantes.

22. Desincorporacin por Permuta: Se emplea para registrar las desincorporaciones de

bienes que ocurran por permuta y automticamente se deber incorporar el bien que se

reciba a cambio, por el concepto N 08 Incorporacin por Permuta. Este movimiento va a

estar respaldado por el acta de desincorporacin, (las facturas).

23. Desincorporacin por Donacin: Se emplea para registrar las entregas de bienes por

concepto de donaciones a entidades con fines educativos, culturales o benficos, esta

operacin tiene que estar respaldada por la Junta Directiva de la empresa.

24. Correccin de Incorporaciones: Se emplea cuando por error se incorpora dos veces un

mismo bien (duplicidad). Sus comprobantes sern las copias certificadas de las planillas de

Desincorporacin.

25. Desincorporacin por otros Conceptos: Se utiliza cuando se presente una

Desincorporacin y el concepto de esta, no est presente en este manual.

Depreciacin contable.

Con excepcin de los terrenos y construcciones en proceso, los dems bienes muebles e

inmuebles poseen una vida til limitada ya sea por el desgaste resultante del uso, el deterioro

fsico causado por terremotos, incendios y otros siniestros, la prdida de utilidad comparativa

respecto de nuevos equipos y procesos o el agotamiento de su contenido. La disminucin de

su valor, causada por los factores antes mencionados, se le restara a su valor de adquisicin

o a su valor revaluado.

http://www.monografias.com/trabajos/sismologia/sismologia.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/prevfuegos/prevfuegos.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/costo/costo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCE







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y Finanzas.

La depreciacin indica el monto del costo o gasto, que corresponde a cada periodo fiscal. Se

distribuye el costo total del activo a lo largo de su vida til al asignar una parte del costo del

activo a cada perodo fiscal.

El clculo de la depreciacin de un perodo debe ser coherente con el criterio utilizado para el

bien depreciado, es decir, si este se incorpora al costo y nunca es revaluado, la depreciacin

se calcula sobre el costo original de adquisicin, mientras que si existieron revalo, debe

calcularse sobre los valores revaluados. Este clculo deber realizarse cada ve Por otro lado,

debe considerarse el valor residual final valor recuperable que ser el que tendr el bien

cuando se descontine su empleo, se calculara deduciendo del Error! No se encuentra el

origen de la referencia. de venta los gastos necesarios para su Error! No se encuentra el

origen de la referencia., incluyendo los costos de desinstalacin y desmantelamiento, si estos

fueran necesarios.

Importe Original + Revalo Efectuado - Valor Recuperable = Importe a Depreciar

Para calcular la depreciacin imputable a cada perodo, debe conocerse:

Costo del bien, incluyendo los costos necesarios para su adquisicin.

Vida til del activo que deber ser estimada tcnicamente en funcin de las

caractersticas del bien, el uso que le dar, la poltica de mantenimiento del ente, la

existencia de mercados tecnolgicos que provoquen que sea obsoleto.

Valor residual final.

Mtodo de depreciacin a utilizar para distribuir su costo a travs de los perodos

contables.

Mtodo de Depreciacin a Utilizar:

METODO CARGO DE DEPRECIACION

http://www.monografias.com/trabajos7/coad/coad.shtml#costohttp://www.monografias.com/trabajos14/nuevmicro/nuevmicro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/caes/caes.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/fintrabajo/fintrabajo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/curclin/curclin.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos10/rega/rega/shtml#gahttp://www.monografias.com/trabajos4/costos/costos.shvmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/costos/costos.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos10/carso/carso.shtmlhttp://www.monografias.com/Politica/index.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/mantenimiento-industrial/manvenimienvo-indusvrial.shtmlhttp://www.monografias.com/urabajos13/mercado/mercado.shtml#







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Lnea Recta Igual todos los aos de vida til

z que se incorpore un bien mejora con el fin de establecer el nuevo importe a

depreciar.

Mtodo de Lnea Recta.

En el mtodo de depreciacin en lnea recta se presume que el activo se desgasta por

igual durante cada periodo contable. Este mtodo se usa con frecuencia por ser sencillo y

fcil de calcular. EL mtodo de la lnea recta se basa en el nmero de aos de vida til del

activo, de acuerdo con la frmula:

Costo Valor de Desecho =

Monto de la depreciacin para cada

ao de vida del bien. Aos de Vida til

Ejemplo:

La depreciacin anual para un camin al costo de Bs. 33.000.000 con una vida til

estimada de cinco aos y un valor de recuperacin de Bs. 3.000.000 usando el mtodo de la

lnea recta.

El mtodo de lnea recta es:

Bs. 33.000.000

Bs. 3.000.000 = Gasto de depreciacin anual de Bs. 6.000.000

5 aos







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Clasificacin Contable:

Para efectos contables los bienes, tanto muebles como inmuebles, se clasifican

particularmente en dos grupos: Activos No Depreciables y Activos Depreciables.

Activos No Depreciables:

Los activos no depreciables son aquellos que no sufren desgaste o demrito por el uso a

que son sometidos y que por tanto no pierde un precio, al menos contablemente. Entre los

activos no depreciables tenemos:

Terrenos:

Se estima que los terrenos no sufren desgaste por el uso a que son sometidos, ni por el

transcurso del tiempo y por esta razn se consideran no depreciables.

Construcciones en Proceso:

Todo activo comienza su proceso de desgaste, de prdida de valor contable, a partir de la

fecha en que la empresa Venalcasa, S.A, comienza a usarlo para los fines del negocio y no

desde la fecha de la compra, fabricacin o construccin como a veces se cree.

Activos Depreciables:

100 %

=

20% x (Bs. 33.000.000 - Bs. 3.000.000) = Bs. 6.000.000

5 aos







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y Finanzas.

La inmensa mayora de los bienes de la empresa Venalcasa, S.A., son depreciables. Los

bienes de la empresa que sufren desgasto o deterioro por el uso a que son sometidos o por

el simple transcurso del tiempo, hacen parte de los activos depreciables.

Clasificacin Especial:

Edificios:

Los edificios fsicamente conforman una sola unidad con el terreno sobre el cual estn

construidos. Sin embargo para efectos contables es necesario separar el uno del otro, al mes

dentro de la contabilidad de la empresa tanto el terreno como el edificio deben llevarse en

cuentas separadas.

El porcentaje normal de depreciacin para los edificios (no incluido su terreno) es del

4% anual, ya que los edificios se deprecian totalmente en 20 aos, es decir, que en 20 aos

pierde el 80% de su valor total (salvo su valor de desecho) por el uso a que es sometido.







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y Finanzas.

En relacin a la depreciacin de activos fijos de la empresa, se debe aplicar el mtodo

de lnea recta bajo la siguiente vida til, segn el activo a que se refiere a saber:

ACTIVO FIJO VIDA UTIL

LECTORA DE CINTA DE PAPEL 3 aos

LECTORA PTICA 3 aos

TERMINAL CON TECLADO 3 aos

UNIDAD CENTRAL DE PROCESO (CPU) 3 aos

UNIDAD DE DISKETTE 3 aos UNIDAD IMPRESORAS 3 aos BALANZAS 5 aos CALCULADORAS 5 aos CAMIONES CHASIS 5 aos CAMIONETAS DE CARGA PICK-UP 5 aos FOTOCOPIADORES 5 aos GRABADORES DE SONIDO 5 aos MQUINAS DE ESCRIBIR 5 aos MQUINAS ENCUADERNADORAS 5 aos MICROFILMADORAS 5 aos MOTOCICLETAS 5 aos MOTOCICLETAS DE REPARTO 5 aos PULIDORAS DE PISOS 5 aos SUMADORAS 5 aos TELEVISORES 5 aos VEHCULOS RSTICOS 5 aos VIDEO GRABADORAS 5 aos ACONDICIONADORES DE AIRE 10 aos ANAQUELES 10 aos ARCHIVADORES DE GAVETAS 10 aos ARCHIVADORES DE PUERTAS 10 aos ASPIRADORAS 10 aos BANCAS (ASIENTOS) 10 aos BANCOS (MESAS) 10 aos BIBLIOTECAS 10 aos CAJAS REGISTRADORAS 10 aos CAMIONES MEZCLADORAS DE CONCRETO 10 aos CARTELERAS 10 aos

VIDA TIL DE LOS ACTIVOS FIJOS







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ENFRIADORES DE AGUA 10 aos EQUIPOS DE CONTROL REMOTO 10 aos ESCAPARATES 10 aos ESCRITORIOS 10 aos ESTANTES 10 aos FILTROS DE AGUA 10 aos GABINETES 10 aos GAVETEROS 10 aos GRAS MVILES 10 aos HERRAMIENTAS DE CONSTRUCCIN 10 aos HORNOS INDUSTRIALES 10 aos JUEGOS DE MUEBLES PARA RECIBO 10 aos LMPARAS MOVILES 10 aos LITOGRAFAS MONTADAS EN MARCOS (VER CUADROS) 10 aos LOCKERS (VER ESCAPARATES) 10 aos MQUINAS ETIQUETADORAS 10 aos MQUINAS LAMINADORES PARA CARNETS 10 aos MQUINAS PARA CORTAR CARNE 10 aos MESAS 10 aos MESONES 10 aos MICRFONOS 10 aos NEVERAS 10 aos PIZARRONES 10 aos POLEAS 10 aos POLTRONAS 10 aos SILLAS 10 aos SILLAS PARA ESCRITORIOS 10 aos SOFS 10 aos TELFONOS 10 aos TORNIQUETES ELCTRICOS 10 aos TROQUELADORAS 10 aos VENTILADORES 10 aos VITRINAS 10 aos ZORRAS O TRASPALETAS 10 aos CAJAS FUERTES 20 aos EDIFICIOS E INSTALACIONES 20 aos MONTACARGAS AUTOMOTORES 20 aos

* Tomado como referencia del Manual para el Registro de los Bienes Muebles y

Semovientes, del Superintendencia de Bienes Pblicos (SUDEBIP).







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UNIDAD DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA EMPRESA:

CODIGOS Y DENOMINACIONES

CODIGO DENOMINACION

UDBI.FOR.001 Planilla de Incorporacin de Bienes

UDBI.FOR.002 Planilla de Desincorporacin de Bienes

UDBI.FOR.003 Planilla Toma de Inventario de Bienes

UDBI.FOR.004 Movimiento Mensual de Bienes

UDBI.FOR.005 Movimiento Anual de Bienes

UDBI.FOR.006 Planilla de Traslado de Bienes Muebles

UDBI.FOR.007 Acta de cambio de ubicacin

UDBI.FOR.008 Acta de entrega de activo

UDBI.FOR.009 Tarjeta de Bien Mueble

UDBI.FOR.010 Acta de calidad de Prstamo (Salida de Bien.

UDBI.FOR.011 Bienes Muebles Faltantes

UDBI.FOR.012 Comodato

UDBI.FOR.013 Mural de Bienes Muebles de la Empresa

UDBI.FOR.014 Registro de Adquisicin de Activos







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1.1 Procedimiento para la Desincorporacin de un bien muebles.

1.2 Procedimiento para el traslado de bienes muebles.

1.3 Procedimiento para toma fsica del inventario de bienes muebles.

PROCEDIMIENTOS







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DDEEPPEENNDDEENNCCIIAA DDEE LLAA EEMMPPRREESSAA QQUUEE SSOOLLIICCIITTAA

LL

manual de los bienes nacionales

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