mål i projekter
DESCRIPTION
Ethvert projekt sættes i verden for at levere noget helt bestemt, f.eks. udvikling af et nyt produkt eller sammenlægning med en anden virksomhed. Meningen er, at produktet eller sammenlægningen på sigt skal gøre en bestemt forskel. Men hvilken? Hvad er projektets mål? Hvordan kan de formuleres? Hvordan skal de måles? Hvem er ansvarlig for at de nås?TRANSCRIPT
1
Velkommen til webinar om projekters mål
Find en kop kaffe/the og sæt dig godt tilrette
Vi starter 10.00
Besøg os i ventetiden på LinkedIN
Webinarer på mitiba.dk
Hvis du joiner gruppen på LinkedIN, får du løbende nyheder om projektledelse og notifikationer når vi holder nye webinarer om projektledelse – vi har to mere i efteråret, se evt.
2
Mål i projekter
IBA Erhvervsakademi Kolding
Søren Løvlund MandsbergChristian Pfeiffer Jensen
2014-10-29
3
Grundbegreber
Målbeskrivelsen
Målhierarki
Mål ifht. organisationen
Mål ifht. tid
Agenda
4
5
Postulat
Målformuleringen er projektets fundament:
… for planlægning
… for gennemførelsen
… for afslutning/evaluering
… modvirker at målene ”skrider” ukontrolleret undervejs
6
Grundbegreber
Kendetegn ved et projekt unikt tidsbestemt målrettet ressourcekrævende tværorganisatorisk
ProjekttrekantenTid
RessourcerLeverance
7
Behovsafklaring
Hvorfor er projektet startet?
Hvad er formålet med projektet?
Hvilke forventninger er der til projektets resultat? Af hvem?
Hvem repræsenterer formålet?
8
Grundbegreber i Målbeskrivelsen
Især:
Produktmål
Effektmål
Succeskriterier
9
EffektProduktInput
Ressourcer
Projekt
ProduktmålEffektmål
(måles ved projekt afslutning)
(måles typisk efter nogen tid i drift)
Formål
Mål
10
Formål
Hvorfor gennemføres projektet?
Når projektet er gennemført, hvad er det så for en overordnet virkning vi ønsker?
Spørgsmål: hvorfor…
Vi ønsker en bedre sundhedstilstand i befolkningen i Danmark – mere sundhed for pengene
11
Produktmål (leverancer)
Hvad er projektets produkt?
I hvilken kvalitet skal produktet leveres?
Spørgsmål: hvad…
Nye arbejdsgange
Nye ansættelsesvilkår
Nyt IT-system
12
Effektmål
Hvilke effekter skal projektet give - og vi kunne måle senere?
Spørgsmål: Hvordan gik det?
Administrationsomkostninger skal være nedbragt med 5% efter 1 år
Patienterne skal på en skala fra 1-10 melde min 8 i samlet tilfredshed efter
1 år
13
Succeskriterier
Hvilke mål afgør projektets succes – så interessenterne er tilfredse?
Hvordan måler vi disse udvalgte mål
• Mulighed for 10% flere operationer pr. uge (Succeskriterie ifht. produktmål)• Ventetid for brystkræftpatienter nedbragt med 15% indenfor 1 år efter projektafslutning (Succeskriterie ifht. effektmål)• Projektet må ikke medføre øget personaleafgang, mens det løber. Måles hvert kvartal. (Policy mål)
14
EffektProduktInput
Ressourcer
Projekt
ProduktmålEffektmål
SucceskriterierSMART
(SMART)(SMART)
Formål
(måles ved projekt afslutning)
(måles typisk efter nogen tid i drift)
Mål - Succeskriterier
15
SMART
Mål / succeskriterier skal være SMART’e:
Specifikke
Målbare
Accepterede
Realistiske
Tidsbestemte
16
Oversigt over måltyper
Måltype Mål Succeskriterier
Formål Det overordnede formål
•Effektivisere arbejdsgange og øge kundetilfredshed via nyt IT-system
Produktmål =Resultatmål
Hvad skal konkret leveres?•IT-system udviklet•Uddannelse af medarbejdere•…..
Hvad skal der til for at interessenterne accepterer løsningen?• Der bliver max fundet 5 kategori 1-fejl under sluttest• Alle brugere består eksamen•…..
Effektmål =Nyttemål
Hvilke fordele skal realiseres?• Hurtigere arbejdsgange med nyt system•Højere kundetilfredshed•…..
Hvad skal der til, for at interessenterne er tilfredse?• Reducere tidsforbrug med 30% efter 3 mdr.• Opnå kundetilfredshed på 4,5 efter 6 mdr.•…..
Hvorfor? n/a
17
EffektProduktInput
Ressourcer
Projekt
ProduktmålEffektmål
Succeskriterier
Effektivitet
Produktivitet
SMART
(SMART)
(SMART)(måles ved projekt afslutning)
(måles typisk efter nogen tid i drift)
Formål
Mål – Produktivitet og Effektivitet
18
Kobling til Organisation
Især:
Hvem er ansvarlig for hvad?
19
Projektorganisationen
20
EffektProduktInput
Ressourcer
Projekt
ProduktmålEffektmål
Formål
Mål - Ansvar
Projektlederens
ansvar
Styregruppensansvar
21
Kobling til Tid
Især:
Hvornår i projektforløbeter de forskellige dele af målbeskrivelsen relevante?
22
Mål ifht. tid
Ide Plan AfslutningGennemførelse
Drift
Formål defineret
Produktmål, effektmål og succeskriterier
defineret (”låst”)
Produktmålrealiseret Formål /
effektmålrealiseret
Post Project Review
23
Målhierarki
Især:
Hvad er den logiske sammenhæng mellem de forskellige mål?
Hvordan får man ”hul” på at lave Målbeskrivelsen?
24
Målhierarki eksempel: Elektronisk Patientjournal
25
Målhierarki eksempel: Elektronisk Patientjournal
26
xxx xx
Formål / Effektmål :
Produktmål:
27
Oversigt over måltyper
Måltype Mål Succeskriterier
Formål Det overordnede formål
•Effektivisere arbejdsgange og øge kundetilfredshed via nyt IT-system
Produktmål =Resultatmål
Hvad skal konkret leveres?•IT-system udviklet•Uddannelse af medarbejdere•…..
Hvad skal der til for at interessenterne accepterer løsningen?• Der bliver max fundet 5 kategori 1-fejl under sluttest• Alle brugere består eksamen•…..
Effektmål =Nyttemål
Hvilke fordele skal realiseres?• Hurtigere arbejdsgange med nyt system•Højere kundetilfredshed•…..
Hvad skal der til, for at interessenterne er tilfredse?• Reducere tidsforbrug med 30% efter 3 mdr.• Opnå kundetilfredshed på 4,5 efter 6 mdr.•…..
Hvorfor? n/a
31
Så vidt så godt ….
32
Check-up på det indledende Postulat:
Målformuleringen er projektets fundament:
… for planlægning
… for gennemførelsen
… for afslutning/evaluering
… modvirker at målene ”skrider” ukontrolleret undervejs
33
… og et par andre gevinster:
Målformuleringen
er en del af ledelsens beslutningsgrundlag for at godkende projektet
afstemmer forventninger i Projektgruppen, med Styregruppen og med Interessenter
giver retning og fokus
giver fællesskab og teambuilding i projektgruppen
hjælper til motivation og engagement i projektgruppen
er en hjørnesten i projektets Storytelling
34
?Næste gratis webinar 19/11 kl. 10: Belbin – Persongalleriet i et team
35
Næste gratis webinar 19/11 kl. 10: Belbin – Persongalleriet i et team
Tak for nu !