majlis perbandaran klang - · pdf filemanual mpk bil : 01 /2013 majlis perbandaran klang...

MANUAL MPK BIL : 01 /2013

MAJLIS PERBANDARAN KLANG

MANUAL :

TATACARA PENGURUSAN LATIHAN KAKITANGAN

MAJLIS PERBANDARAN KLANG

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 01 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013

2013

Tatacara Pengurusan Latihan Kakitangan MPK 2

KANDUNGAN

NO ISI KANDUNGAN MUKA SURAT

SEPATAH KATA DARIPADA SETIAUSAHA 3

PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN 4

1.0 TUJUAN MANUAL 5

2.0 LATAR BELAKANG 5

3.0 DEFINISI 6

4.0 CARTA BAHAGIAN 7

5.0 SUMBER KUASA 8

6.0 SKOP KERJA 8 – 20

7.0 PROSES KERJA 20 – 21

8.0 CARTA ALIR 22 – 24

9.0 PENUTUP 25

10.0 LAMPIRAN 26 – 29


2013


SEPATAH KATA DARI SETIAUSAHA

Selaras dengan visi MPK untuk menjadi Bandaraya

Terbilang diMalaysia menjelang 2015 maka menjadi

tugas kita bersama sebagai wargakerja MPK untuk

berusaha membuat penambahbaikan agar

penyampaian perkhidmatan kita bermutu tinggi,

berkualiti tinggi atau berkelas dunia sebelum tibanya

pengiktirafan status Bandaraya tersebut.

Saya percaya manual ini boleh dijadikan sumber rujukan utama serta

garis panduan dalam mengendalikan pengurusan latihan kakitangan

Majlis. Manual ini meliputi prosedur serta proses kerja dalam

mengendalikan tatacara pengurusan latihan kakitangan Majlis. Adalah

sedia maklum bahawa latihan kakitangan yang disediakan merupakan

suatu bentuk pelaburan yang penting dalam meningkatkan keupayaan

organisasi, serta pembangunan modal insan.

Marilah kita seluruh wargakerja MPK sama-sama mendokong motto

yang telah ditetapkan iaitu : “Perpaduan Sendi Kekuatan”. Kita

berpadu untuk membuat perubahan dan penambahbaikan dalam

semua bidang dan tugas masing-masing supaya bila tiba masanya

status bandaraya kita perolehi maka pasukan kita sudah benar-benar

bersedia dam mampu mengalas tanggungjawab yang berupaya

memberi hasilkerja dan penyampaian perkhidmatan yang sangat

memuaskan hati semua pelanggan MPK atau “stakeholder” dan rakyat

umumnya.

“Perpaduan Sendi Kekuatan”. Sekian. Terima kasih

Ehsan Mukri

Setiausaha MPK


2013


PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN

Alhamdulliah, dipanjangkan himpunan kesyukuran ke

hadrat Allah S.W.T atas limpah kurnia, taufik dan

hidayahNya serta selawat dan salam kepada Junjungan

Besar Nabi Muhammad S.A.W telah mengizinkan untuk

menerbitkan manual ini sepertimana yang telah

dirancang.

Majlis Perbandaran Klang dalam mengorak langkah pembangunan serta

membudayakan sistem penyampaian perkhidmatan yang berkesan melalui

beberapa agenda yang telah dirancang oleh pihak pengurusan tertinggi

Majlis.

Majlis dalam usaha untuk membuat satu perubahan melalui perkhidmatan

yang diberikan kepada warga Klang bagi mencapai matlamat dan misi Majlis

iaitu „Ke Arah Mewujudkan Bandaraya Terbilang Di Malaysia Menjelang

2015’.

Akhir bicara, semoga Majlis dalam mencapai kecemerlangan yang

diusahakan, kegemilangan yang bakal digenggam dan keterbilangan bangsa

yang akan dikagumi selaras dengan polisi serta dasar kerajaan Persekutuan

dan Negeri bagi memperhebatkan lagi daya produktiviti serta sanggahan

kerja yang diamanahkan untuk pelaksanakan yang tepat, kemas dan

mencapai matlamat Majlis.

Sekian. Terima Kasih. Wassalam.

(Zaireezal bin Ahmad Zainuddin) Pengarah Khidmat Pengurusan Majlis Perbandaran Klang


2013


1.0 TUJUAN MANUAL

1.1 Sebagai strategi pelaksanaan Program Anjakan dan Tambahbaik

Holistik [PATH] MPK 2013.

1.2 Tujuan manual ini sebagai rujukan dan panduan kepada warga MPK dan warga Klang.

1.3 Memberi garis panduan dalam menjalankan program latihan/kursus dalaman dan luaran.

1.4 Menguruskan dan memastikan program latihan/kursus yang

dirancang dijalankan dengan berkesan.

1.5 Menilai keberkesanan program latihan/kursus terhadap kakitangan.

2.0 LATAR BELAKANG

Buku Manual ini disediakan bagi memberi garis panduan pemahaman dalam mengendalikan latihan kakitangan Majlis. Di bawah Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2005 “Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam” kerajaan telah memberi penekanan kepada pembangunan Sumber Manusia penjawat-penjawat awam dan mewajibkan semua penjawat awam untuk menghadiri program-program latihan/kursus sekurang-kurangnya 7 hari dalam setahun. Bahagian Latihan di Majlis Perbandaran Klang adalah bahagian yang menguruskan latihan kakitangan serta bertanggungjawab dalam pengumpulan data-data program latihan/kursus di Majlis Perbandaran Klang. Fungsi Bahagian Latihan adalah memastikan semua program latihan/kursus berkaitan dapat disalurkan kepada semua kakitangan di Majlis Perbandaran Klang dan memastikan Majlis mempunyai sumber tenaga yang berkualiti bagi menjalankan tugas-tugas dengan lebih cekap dan berkesan.


2013


3.0 DEFINISI

3.1 Definisi Latihan

Merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2005, takrif latihan ialah : “Proses pemindahan ilmu pengetahuan secara kemas dan berdisiplin, bertujuan menambah pengetahuan dan kemahiran untuk memenuhi keperluan dan tuntutan semasa dalam organisasi. Ini dicapai melalui sebarang bentuk pembelajaran seperti kursus, latihan semasa bekerja dan program mentoring / coaching atau yang seumpama dengannya yang menyumbang kepada pembangunan individu dan kecemerlangan organisasi”.

3.2 Latihan Dalaman

Program latihan / kursus yang dikendalikan oleh Majlis untuk kakitangan.

3.3 Latihan Luaran

Program latihan / kursus yang dikendalikan oleh pihak luar dan disertai oleh kakitangan Majlis.

3.4 Jawatankuasa Perkhidmatan dan Teknologi Maklumat

Jawatankuasa yang ditubuhkan di bawah Seksyen 28, Akta Kerajaan Tempatan 1976 yang memutuskan hal-hal berkaitan Perkhidmatan dan Perjawatan.

3.5 Jawatankuasa Latihan

Jawatankuasa ini dianggotai oleh Tuan Setiausaha, 5 orang Ahli Majlis, Pengarah Khidmat Pengurusan, Pengarah Kewangan, Pengarah-Pengarah Jabatan lain (sekiranya terlibat dengan kursus berkenaan) dan Bahagian Latihan sebagai urusetia.

3.6 Sistem Data Latihan

Sistem ini merekodkan data kehadiran program latihan / kursus yang dihadiri oleh kakitangan Majlis.

3.7 Pegawai Pemantau Latihan Kakitangan di Jabatan

Pegawai ini terdiri samada Kumpulan A, B, C kanan yang dicadangkan oleh jabatan-jabatan sendiri dan bertanggungjawab mengenai hal-hal ehwal latihan kakitangan dalam Jabatan di Majlis Perbandaran Klang.


2013


4.0 CARTA BAHAGIAN/UNIT

PEPERIKSAAN

PEM.TADBIR (N17) (2) (+1)

PEGAWAI TADBIR (N41) (1)

PENGARAH KHIDMAT PENGURUSAN (N52) (1)

PENOLONG PEGAWAI TADBIR (N27) (1)

PENTADBIRAN

AM

BAHAGIAN LATIHAN

KURSUS MS ISO

PEM.TADBIR (N22) (1)


PEM.AM PEJABAT (N1) (+1)




2013


5.0 SUMBER KUASA

5.1 Sumber kuasa yang menjadi rujukan jabatan bagi pelaksanaan manual adalah seperti berikut:

i. Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171)

ii. Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172)

iii. Akta Jalan, Parit dan Bangunan 1974 (Akta 133).

iv. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 1992 “Kursus

Induksi Di Bawah Sistem Saraan Baru (SSB)”

v. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2005 “Dasar Latihan

Sumber Manusia Sektor Awam”

vi. Pekeliling Perbendaharaan Bil.3 Tahun 2005 “Kadar Dan

Syarat Tuntutan Elaun, Kemudahan Dan Bayaran Kepada

Pegawai Perkhidmatan Awam Semasa Berkursus Kecuali

Kursus Pra-Perkhidmatan”

vii. Pekeliling Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor Bilangan

2 Tahun 2009 “Penetapan Syarat Utama Bagi

Penganjuran Program Rasmi Jabatan Di Hotel (Luar

Kawasan Pejabat)”

6.0 SKOP KERJA

6.1 Skop Latihan

Skop latihan dalam konteks ini bermaksud program latihan / kursus jangka pendek yang tempohnya tiga (3) bulan atau kurang. Ia merangkumi segala aktiviti yang dirancang dan diuruskan bagi semua kakitangan oleh Bahagian Latihan meliputi program latihan / kursus di dalam dan luar Negara. Skop latihan juga meliputi program latihan / kursus yang dianjurkan oleh agensi luar (awam dan swasta yang dihadiri oleh kakitangan samada dibayar oleh Jabatan atau pihak penganjur).


2013


6.1.1 Pelan Operasi Latihan (POL)

Pelan Operasi Latihan (POL) ini digubal sedemikian selari dengan matlamat dan Pelan Strategik Majlis Perbandaran Klang untuk menghasilkan warga kerja Jabatan yang cemerlang dan dinamik. Dasar Latihan ini meliputi perkara-perkara berikut :

i. Setiap pegawai dan kakitangan mestilah melalui pusingan latihan yang lengkap bagi mempertingkatkan kualiti kerja individu tersebut.

ii. Dalam setahun setiap pegawai dan kakitangan Jabatan mestilah

melalui sekurang-kurangnya satu (1) latihan (sama ada dalam bentuk kursus, seminar ataupun bengkel) dan tidak kurang tujuh (7) hari berkursus setahun.

iii. Latihan yang telah diberikan kepada semua Bahagian /

Peringkat Perkhidmatan sama ada Profesional mahupun Kumpulan Sokongan.

iv. Bagi pegawai atau kakitangan yang melaporkan diri untuk

lantikan baru, mereka mestilah melalui Kursus Induksi. v. Latihan yang diadakan hendaklah tertumpu kepada usaha

untuk meningkatkan kepakaran dan kemahiran memenuhi tahap keperluan Organisasi dan berkaitan dengan bidang tugas.

vi. Pelan Operasi Tahunan mesti dirancang mengikut garis

panduan stuktur latihan dan memberi keutamaan keperluan semasa Jabatan.

vii. Setiap Pegawai yang dicalonkan untuk menghadiri Kursus

Jangka Pendek Luar Negara anjuran JPA atau lain-lain penganjur perlu mendapatkan kelulusan Ketua Perkhidmatan terlebih dahulu sebelum dikemukakan kepada pihak berkenaan.

viii. Pengetahuan yang didapati dari menghadiri Kursus Jangka

Pendek Luar Negara perlu dikongsi dengan rakan setugas termasuk Ketua Jabatan.

6.1.2 Tempoh Latihan

i. Setiap latihan yang dihadiri oleh Pegawai / Kakitangan di ambil kira sebagai satu (1) hari bekursus sama ada di dalam tempat kerja atau luar tempat kerja. Rekod kehadiran setiap kehadiran / sesi pembelajaran tersebut hendaklah dicatatkan dalam Sistem e-Latihan dan juga Buku Perkhidmatan setiap pegawai / kakitangan.


2013


6.1.3 Tempat Kursus

i. Tempat kursus adalah bergantung kepada kesesuaian

mengikut jenis kursus dan bilangan peserta yang terlibat dan peruntukan kewangan yang diluluskan. Bagi pemilihan tempat berkursus, peraturan-peraturan yang digunapakai ialah Pekeliling Perbendaharaan Bil.3 Tahun 2005 dan Pekeliling Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor Bil.2 Tahun 2009.

ii. Pembekal kemudahan penginapan juga perlu berdaftar dengan

Kementerian Kewangan di bawah Kod Bidang-220210 (Perhotelan) yang menyediakan pakej dan kemudahan untuk kursus, seminar dan lain-lain yang berkaitan.

6.1.4 Kumpulan Sasaran

i. Kumpulan sasaran adalah untuk seluruh kakitangan Majlis

Perbandaran Klang yang melibatkan seluruh Jabatan / Bahagian.

ii. Program latihan / kursus yang dilaksanakan adalah kepada

kakitangan Majlis Perbandaran Klang sahaja kecuali dalam keadaaan di mana peserta tidak mencukupi, program latihan / kursus tersebut bolehlah dibuka kepada penyertaan lain-lain Jabatan / Kementerian.

iii. Terdapat tiga (3) kumpulan sasaran iaitu :

- Ahli Majlis - Kumpulan Pengurusan dan Profesional - Kumpulan Sokongan

6.1.5 Bidang Latihan

Bidang latihan yang dikehendaki di peringkat Jabatan adalah berdasarkan kepada tuntutan Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam. Latihan yang dirancang adalah dibahagikan seperti berikut :-

i. Kursus Mandatori (Wajib)

Kursus-kursus wajib adalah merupakan Kursus Induksi di bawah Sistem Saraan Baru (SSB) yang dinyatakan dalam Surat Pekeliling Bilangan 2 Tahun 1992. Kursus-kursus ini adalah seperti berikut :-

Kursus Modul Induksi Khusus

Kursus Modul Induksi Umum


2013


ii. Kursus Kompetensi Umum

Kursus ini merupakan latihan yang disediakan bagi melahirkan kakitangan yang lebih cekap serta berpengetahuan di dalam menjalankan tugas-tugas jawatan yang disandang. Ia meliputi aspek pengetahuan, kemahiran dan ciri-ciri peribadi seseorang kakitangan awam.

iii. Kursus Kewangan

Kursus ini bertujuan mempertingkatkan profesionalisme pengurusan kewangan akauntabiliti dan integriti pegawai yang terlibat dalam pengurusan kewangan.

iv. Kursus Kompetensi Khusus (Pengkhususan Kerja)

Kursus ini disasarkan kepada pegawai-pegawai yang terlibat dalam melaksanakan fungsi dan tugas jawatan yang disandang seperti Pegawai Tadbir dan sebagainya.

v. Kursus Peralihan

Kursus ini diaturkan untuk membantu Pegawai yang bakal bersara untuk menempuh zaman persaraan dengan lebih yakin, tidak merasakan kejutan dan terus memberi sumbangan kepada masyarakat dan negara mengikut minat kerjaya masing-masing.

6.1.6 Strategi Latihan

Latihan di Majlis Perbandaran Klang dilaksanakan dengan menggunakan strategi-strategi seperti berikut :

i. Mengenal pasti keperluan latihan dengan menjalankan

Training Needs Analysis (TNA). Analisis ini dilaksanakan oleh semua Bahagian / Unit dan diselaraskan Bahagian Latihan, Jabatan Khidmat Pengurusan berdasarkan jumlah peruntukan yang diterima.

ii. TNA yang dihasilkan akan diterjemahkan kepada Pelan Operasi Latihan Tahunan.

iii. Menyediakan peruntukan latihan kepada semua Jabatan

/ Bahagian berdasarkan kepada TNA Jabatan / Bahagian.


2013


iv. Setiap Ketua Jabatan diberi kuasa merancang, melaksanakan dan mengenal pastikan keperluan latihan di peringkat Jabatan / Bahagian.

v. Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan pegawai

masing-masing di semua peringkat mengikut latihan sekurang-kurangnya 7 hari setahun.

vi. Memantau pelaksanaan program latihan Jabatan /

Bahagian yang telah menerima peruntukan melalui Mesyuarat Belanjawan.

6.1.7 Perancangan Latihan

i. Pelaksana latihan di Jabatan dimulakan menerusi mekanisme-mekanisme perancangan latihan seperti mana yang disarankan dalam Pekeliling Perkhidmatan, Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) dan Kerajaan Negeri Selangor bagi tujuan mencapai “output” yang maksimum dan peruntukan yang terhad.

ii. Perancangan Semasa Bahagian Latihan MPK akan dimajukan

melalui Sasaran Kerja Tahunan (SKT) dan ia akan dibentang dalam Mesyuarat Jawatankuasa Latihan.Segala perancangan kursus yang dibentangkan akan dibawa ke dalam Mesyuarat Jawatankuasa Perkhidmatan dan Teknologi Maklumat (JPTM) untuk mendapatkan kelulusan. Keanggotaan JPTM adalah seperti berikut :-

BIL. KEAHLIAN JAWATAN

1. Yang DiPertua Pengerusi

2. 11 orang Ahli Majlis Ahli

3. Setiausaha Ahli

4. Pengarah Khidmat Pengurusan Urusetia

5. Pengarah Jabatan – 18 orang Ahli


2013


6.2 KURSUS DALAMAN

6.2.1 Mengenalpasti Keperluan Latihan

i. Pengarah Khidmat Pengurusan hendaklah

berbincang dengan Pegawai Tadbir Latihan di penghujung tahun untuk mengenalpasti keperluan program latihan / kursus kakitangan.

ii. Program latihan / kursus hendaklah diadakan

sekurang-kurangnya 2 kali sebulan.

6.2.2 Menyediakan Pelan Induk Latihan/ Takwim

i. Berdasarkan daripada Mesyuarat Sasaran Kerja Tahunan Majlis, Pegawai Tadbir Latihan hendaklah meringkaskan dan merangka program latihan / kursus yang dikenalpasti/ dicadangkan oleh Ketua Jabatan.

ii. Apabila Pelan Induk Latihan telah disediakan

oleh Pegawai Tadbir Latihan, ia hendaklah dikemukakan kepada Pengarah Khidmat Pengurusan untuk semakan dan kelulusan.

iii. Selepas penyemakan oleh Pengarah Khidmat

Pengurusan, beliau hendaklah meluluskan program latihan / kursus yang dirasakan perlu dan mengambil kira bajet tahunan program latihan / kursus kakitangan dan kehendak semasa.

iv. Sekiranya Pelan Induk Latihan itu telah

diluluskan oleh Pengarah Khidmat Pengurusan, ia hendaklah dipamerkan sebagai takwim tahunan program latihan / kursus yang hendaklah dibuat secara dalaman.

6.2.3 Membentangkan Cadangan Latihan untuk Tujuan

Kelulusan

i. Penolong Pegawai Tadbir Latihan hendaklah membuat cadangan kertas kerja berkenaan sesuatu program latihan / kursus yang hendak dijalankan yang lengkap dengan pilihan juruperunding serta tempat di mana program latihan / kursus itu akan dijalankan.


2013


ii. Selepas kertas cadangan itu disiapkan, Pengarah Khidmat Pengurusan hendaklah membentangkan cadangan kertas kerja di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Perkhidmatan dan Teknologi Maklumat bagi tujuan pemilihan juruperunding serta tempat dan seterusnya kelulusan bagi mengadakan program latihan / kursus tersebut.

6.2.4 Menjalankan Latihan yang telah Diluluskan

i. Pegawai Tadbir Latihan dan Penolong Pegawai

Tadbir Latihan hendaklah memantau Pelan Induk Latihan bagi memastikan semua program latihan / kursus yang dirancang dilaksanakan.

ii. Apabila sesuatu program latihan / kursus telah

diluluskan, Pembantu Tadbir Latihan perlulah membuat persiapan yang sepatutnya seperti menyediakan surat lantikan/ tawaran juruperunding, tawaran hotel, surat kenderaan, surat arahan kepada peserta program latihan / kursus serta sebagai urusetia semasa program latihan / kursus sedang dijalankan bagi memastikan urusan program latihan / kursus berjalan dengan lancar untuk latihan dalaman.

iii. Dalam tempoh 21 hari selepas peserta menghadiri

program latihan/kursus, Pembantu Tadbir Latihan hendaklah merekod setiap program latihan / kursus yang dijalankan di dalam Buku Rekod Perkhidmatan dengan jelas Nama Latihan, Tempat Latihan, Tarikh dan Nama Juruperunding.

6.2.5 Memantau Keberkesanan Latihan

i. Selepas 3 bulan sehingga tempoh 6 bulan

menghadiri program latihan/kursus, Pembantu Tadbir Latihan hendaklah menghantar Borang Penilaian Keberkesanan Kursus selepas menghadiri program latihan / kursus kepada Ketua Jabatan bagi menilai keberkesanan program latihan / kursus tersebut terhadap kakitangan berkenaan.


2013


6.3 KURSUS LUARAN

6.3.1 Mengenalpasti Keperluan Latihan

i. Brosur/risalah yang diterima akan dikenalpasti kesesuaiannya dan diedarkan ke jabatan berkenaan untuk pencalonan nama.

6.3.2 Membuat Pengesahan dan Kelulusan

i. Bahagian Latihan akan mengemukakan program

latihan / kursus dan pegawai yang bersesuaian kepada Tuan Setiausaha / Pengarah Khidmat Pengurusan untuk tujuan kelulusan.

6.3.3 Menjalankan Latihan yang telah Diluluskan

i. Apabila sesuatu program latihan / kursus telah diluluskan, Pembantu Tadbir Latihan perlulah membuat persiapan yang sepatutnya seperti menyediakan surat pengesahan kehadiran kepada juruperunding, tawaran hotel (jika perlu), surat kenderaan (jika perlu) dan surat arahan kepada peserta untuk menghadiri program latihan/kursus.

ii. Dalam tempoh 21 hari selepas peserta menghadiri program latihan/kursus, Pembantu Tadbir Latihan hendaklah merekod setiap program latihan / kursus yang dijalankan di dalam Buku Rekod Perkhidmatan dengan jelas Nama Latihan, Tempat Latihan, Tarikh dan Nama Juruperunding.

6.3.4 Sijil dan Dokumen Pengesahan

i. Setiap kakitangan yang telah menghadiri program latihan / kursus perlu mengemukakan salinan sijil yang telah diakui sah atau surat pengesahan kehadiran kepada penyelaras latihan. Dokumen tersebut perlu direkodkan ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan kakitangan berkenaan.

ii. Sebagai pengesahan bagi program latihan / kursus yang tidak mempunyai dokumen kehadiran kursus seperti program, lawatan, menyampaikan ceramah, kehadiran ke Perhimpunan Bulanan, ceramah-ceramah agama dan sebagainya Jabatan / Bahagian boleh menyerahkan senarai nama kakitangan yang telah menghadiri program latihan / kursus tersebut dan disahkan oleh penyelia masing-masing.


2013


6.3.5 Memantau Keberkesanan Latihan

i. Selepas 3 bulan sehingga tempoh 6 bulan

menghadiri program latihan / kursus, Pembantu Tadbir Latihan hendaklah menghantar Borang Penilaian Keberkesanan Kursus selepas menghadiri program latihan / kursus kepada Ketua Jabatan bagi menilai keberkesanan program latihan / kursus tersebut terhadap kakitangan berkenaan.

6.4 PROGRAM LATIHAN / KURSUS LUAR NEGARA

Bagi mengikuti program latihan / kursus luar negara dari mana-mana agensi, perlu mendapatkan kelulusan daripada Jawatankuasa Mesyuarat / Yang Dipertua / Setiausaha tertakluk kepada syarat-syarat yang telah ditetapkan oleh pekeliling-pekeliling yang sedang berkuatkuasa.

6.5 PENGELASAN PROGRAM LATIHAN / KURSUS

Pengelasan program latihan / kursus dibahagikan kepada 2 kumpulan utama :-

- Latihan

Aktiviti bersemuka lebih daripada enam (6) jam secara berterusan seperti berikut :-

i. Kursus ii. Seminar iii. Konvensyen iv. Bengkel/Workshop v. Simposium vi. Kolokium vii. Lawatan Rasmi / Korporat / Sambil Belajar viii. Klinik kaunseling

- Sesi Pembelajaran

Aktiviti bersemuka yang kurang daripada enam (6) jam seperti berikut :- i. Ceramah ii. Forum iii. Taklimat iv. Perhimpunan Bulan Jabatan / Bahagian v. Majlis sambutan peristiwa khas yang mengandungi

ucapan / ceramah/ forum vi. Pertemuan Mentor-Mentee


2013


6.6 KAEDAH MENGHADIRI PROGRAM LATIHAN / KURSUS

Kaedah menghadiri program latihan / kursus boleh dibahagikan kepada 3 peringkat seperti berikut :-

6.6.1 Sebelum Kursus

i. Pegawai yang ditawarkan untuk mengikuti program latihan / kursus perlu mendapatkan kelulusan penyelia untuk mengikuti program latihan / kursus tersebut.

ii. Ketua Jabatan boleh menggunakan budi bicaranya untuk membenarkan atau tidak membenarkan kakitangan bawahannya untuk mengikuti program latihan / kursus berdasarkan keperluan perkhidmatan.

6.6.2 Tempoh Seminggu Selepas Kursus

i. Laporan Kursus

- Pegawai yang telah menghadiri program latihan perlu mengisikan Laporan Kursus dengan maklumat program yang telah dihadiri.

- Maklumat tersebut seterusnya dikemukakan kepada penyelia untuk tujuan pengesahan.

- Laporan kursus yang telah disahkan oleh penyelia

perlu dikemukakan kepada Bahagian Latihan bagi tujuan rekod dan simpanan.

ii. Sijil kursus/ Penyertaan

- Pegawai yang telah menghadiri kursus perlu mengemukakan salinan sijil penyertaan (jika ada) ke Bahagian Latihan.

Sebelum kursus Tempoh seminggu

selepas kursus

Tiga (3) bulan selepas kursus

Sijil

Tempoh seminggu

selepas kursus

Laporan Kursus


2013


6.6.3 3 Bulan Selepas Kursus

i. Selepas tempoh 3 bulan dari tarikh pegawai tamat kursus, Bahagian Latihan akan mengemukakan Borang Penilaian Kursus kepada penyelia yang berkenaan untuk dibuat penilaian.

ii. Borang Penilaian Kursus yang telah dilengkapkan

oleh penyelia perlu dikembalikan kepada Bahagian Latihan untuk tujuan rekod dan penilaian keberkesanan kursus diperingkat jabatan.

6.7 PENILAIAN LATIHAN

6.7.1 Setiap kursus yang dilaksanakan sama ada Bahagian Latihan hendaklah menyediakan Laporan Penilaian Kursus mengikut format yang telah ditetapkan.

6.7.2 Bahagian Latihan yang menganjurkan kursus hendaklah membuat Borang Penilaian Kursus ketas pegawai / kakitangan yang telah menghadiri kursus sama ada anjuran Bahagian Latihan dan agensi luar pada 3 bulan selepas menghadiri kursus.

6.7.3 Laporan tersebut hendaklah direkodkan dan disimpan

oleh Bahagian Latihan bagi tujuan pengauditan dan sebagainya.

6.8 SISTEM DATA LATIHAN

6.8.1 Selain direkodkan di dalam Buku Perkhidmatan, setiap kakitangan yang telah menghadiri program latihan / kursus akan direkodkan dalam Sistem Data Latihan.

6.8.2 Sistem ini merangkumi nama program latihan/kursus,

tempat berkursus, tarikh dan jumlah hari yang mencatatkan kehadiran setiap kakitangan ke program latihan / kursus untuk dikira sebagai bilangan hari berkursus bagi tahun semasa.

6.8.3 Ia bertujuan merekodkan program latihan / kursus yang

telah dihadiri oleh setiap kakitangan bagi membantu pemantauan yang dilakukan oleh penyelia serta memudahkan setiap kakitangan untuk merancang penyertaan program latihan / kursus bagi setiap tahun.

3 bulan selepas kursus

Borang Penilaian Kursus


2013


6.8.4 Sistem Data Latihan tidak menggantikan peranan Buku Rekod Perkhidmatan dalam merekodkan kehadiran program latihan / kursus bagi setiap kakitangan tetapi lebih bertujuan sebagai instrumen untuk membantu pemantauan dan perancangan pembangunan modal insan.

6.8.5 Pembantu Tadbir Latihan akan mendapatkan fail kursus

daripada Pembantu Tadbir yang mengendalikan program latihan / kursus tersebut dan akan direkodkan di dalam Sistem Data Latihan.

6.9 PEGAWAI PEMANTAU LATIHAN KAKITANGAN DI JABATAN

6.9.1 Mesyuarat Jawatankuasa Latihan telah bersetuju bagi

melantik seorang Pegawai Pemantau Latihan Kakitangan di Jabatan (Gred 22 ke atas).

6.9.2 Tujuan pelantikan pegawai tersebut adalah untuk

mengenalpasti dan memantau bilangan kehadiran program latihan / kursus setiap kakitangan di jabatan.

6.9.3 Bahagian Latihan akan bekerjasama dengan pegawai

tersebut di mana Bahagian Latihan akan memberi maklumat dan pengemaskinian data-data program latihan / kursus di setiap jabatan.

6.9.4 Pegawai tersebut juga bertanggungjawab untuk

memberi cadangan kepada Ketua Jabatan supaya mencalonkan dan memastikan setiap kakitangan di jabatan menghadiri program latihan / kursus.

6.9.5 Bahagian Latihan akan mengadakan mesyuarat

bersama dengan Pegawai Pemantau Latihan Kakitangan di Jabatan bagi membincangkan hal ehwal program latihan / kursus kakitangan di jabatan tersebut.

6.10 PERUNTUKAN

Bagi melaksanakan program latihan tahunan jumlah peruntukan adalah sekurang-kurangnya 1% daripada emolumen tahunan Majlis Perbandaran Klang seperti yang telah dinyatakan dalam Pekeliling Perkhidmatan Bil 6 tahun 2005, ”Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam”. Pembahagian peruntukan dibuat berdasarkan kepada objektif dan konsep latihan yang memberi fokus kepada latihan kompetensi umum dan khusus.


2013


6.11 SYARAT – SYARAT BAYARAN SAGUHATI KEPADA PENSYARAH / PENCERAMAH DAN FASILITATOR SAMBILAN

i. Merujuk Pekeliling Perbendaharaan Bil. Tahun 2005, semua

pegawai tetap, kontrak, sementara, sambilan yang memberi syarahan / ceramah sambilan atau menjadi fasilitator sambilan adalah layak dibayar saguhati atas kadar seperti berikut :-

Kumpulan Perkhidmatan

Kadar Bayaran Had

Maksimum Sebulan Pensyarah /

Penceramah Sambilan

Fasilitator Sambilan

Kumpulan Pengurusan Tertinggi

RM300.00 sejam

RM100.00 sejam

Tidak melebihi ½ daripada bulanan pegawai

Kumpulan Pengurusan & Profesional Gred 53 & 54

RM200.00 sejam

RM100.00 sejam

Kumpulan Pengurusan & Profesional Gred 45 - 52

RM150.00 sejam

RM90.00 sejam

Kumpulan Pengurusan & Profesional Gred 41 - 44

RM120.00 sejam

RM80.00 sejam

Kumpulan Sokongan RM80.00

sejam RM60.00 sejam

7. PROSES KERJA

7.1 Penyelaras Latihan

Setiap penyelaras adalah bertanggungjawab ke atas perkara- perkara berikut :-

i. Memastikan kakitangan di setiap jabatan menghadiri program

latihan/kursus sekurang-kurangnya sebanyak 7 hari setahun.

ii. Melaporkan prestasi kehadiran program latihan/kursus bagi setiap kakitangan kepada setiap jabatan dari semasa ke semasa.

iii. Menyelaraskan Sistem Data Latihan bagi setiap kakitangan

yang menghadiri program latihan/kursus.


2013


7.2 Penyelia

Setiap penyelia adalah bertanggungjawab ke atas perkara- perkara berikut :- i. Menetapkan kelulusan kepada kakitangan bagi mengikuti

program latihan/kursus;

ii. Memberi peluang kepada semua kakitangan untuk mengikuti program latihan/kursus yang bersesuaian;

iii. Membantu kakitangan untuk merancang keperluan program

latihan/kursus masing-masing;

iv. Membuat penilaian selepas kakitangan menghadiri program latihan/kursus dan hendaklah dihantar ke Bahagian latihan.

7.3 Pegawai dan Kakitangan Majlis

Setiap pegawai adalah bertanggungjawab ke atas perkara- perkara berikut :-

i. Merancang keperluan kursus yang bersesuaian dengan tugas,

objektif jabatan dan pembangunan diri;

ii. Menghadiri dan mengikuti program latihan/kursus yang ditetapkan dengan penuh komitmen;

iii. Melengkapkan serta mengemukakan Laporan Kursus kepada

Urusetia (Bahagian Latihan) selepas menjalani program latihan/kursus berkaitan dan ;

iv. Mengemukakan salinan sijil program latihan/kursus kepada

Bahagian Latihan.


2013


8. CARTA ALIR

Carta aliran kerja bagi aktiviti :-

Menguruskan kakitangan baru menghadiri Kursus Induksi Umum bagi tujuan pengesahan dalam jawatan.

Terima senarai nama kakitangan untuk menghadiri Induksi

Hantar permohonan kepada penganjur Induksi

Tidak

Pengesahan penyertaan Terima Maklumkan ketua jabatan dan kakitangan maklumat kursus

Sediakan kemudahan logistik Membuat pesanan kerajaan setelah menerima sebutharga

Gagal Menerima keputusan induksi

Menyediakan nama kakitangan Lulus yang gagal untuk mengulang Rekod dalam Buku Perkhidmatan Hantar nama kakitangan yang lulus

Ke Unit Perjawatan untuk pengesahan jawatan

TAMAT

MULA


2013



Menguruskan untuk menghantar permohonan kakitangan untuk berkursus luaran.

Menerima risalah latihan yang

telah diminit oleh Pegawai Tadbir

Mengenalpasti kesesuaian latihan

Mendapatkan pencalonan

daripada ketua-ketua jabatan.

Mendapatkan kelulusan YDP / SU

Lulus

Mengeluarkan surat kepada penganjur

Mengeluarkan surat kepada

peserta

Merekod kehadiran dalam buku

perkhidmatan

Memfailkan sijil kehadiran dalam fail peribadi

Memfailkan laporan kursus

peserta

Failkan ke dalam fail

kursus

tidak

TAMAT

MULA


2013



Menguruskan untuk menghantar permohonan kakitangan untuk berkursus dalaman.

Kenalpasti kumpulan sasaran

Rangka program latihan tahunan

Senaraikan perunding-perunding

latihan, tempat dan tarikh

Mengemukakan kertas cadangan

latihan dalam mesyuarat

Mengeluarkan surat kepada

perunding

Mengeluarkan surat kepada tempat penginapan

Merekod kehadiran dalam buku

perkhidmatan

Memfailkan sijil kehadiran dalam fail peribadi

Memfailkan laporan kursus peserta

Mengeluarkan surat kepada peserta kursus

Mencatit kehadiran peserta semasa kursus

TAMAT

MULA


2013


9. PENUTUP

Adalah diharapkan Manual Pengurusan Latihan Kakitangan ini dapat dijadikan sebagai panduan dan memberi manfaat kepada semua warga Majlis Perbandaran Klang bagi mencapai matlamat melahirkan pekerja yang mahir dan terlatih dalam pelbagai bidang disamping meningkatkan kecekapan prestasi dan produktiviti organisasi. Dengan adanya manual ini, juga diharapkan dapat membantu proses latihan di Majlis Perbandaran Klang berjalan dengan lancar, teratur dan sistematik. Ia juga sebagai suatu bentuk pelaburan yang penting bagi meningkatkan keupayaan organisasi dan pembangunan modal insan. Pelaksanaan ini juga perlu dilakukan secara seiringan merentasi semua lapisan organisasi merangkumi pihak pengurusan, jabatan / bahagian dan setiap kakitangan dalam organisasi.


2013


10. LAMPIRAN

10.1 Borang Laporan Kursus 10.2 Borang Penilaian Prestasi Kakitangan Selepas 3 Bulan

Menghadiri Kursus

10.3 Permohonan untuk menjalankan tugas sebagai Pensyarah / Penceramah Sambilan atau Pensyarah / Penceramah Sambilan Pakar

majlis perbandaran klang - · pdf filemanual mpk bil : 01 /2013 majlis perbandaran klang...

Documents