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ASESORES DE NNTT GESTIN DOCUMENTAL CON MyDMS

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GGGEEESSSTTTIIINNN DDDOOOCCCUUUMMMEEENNNTTTAAALLL CCCOOONNN MMMyyyDDDMMMSSS Esta es la pantalla inicial del gestor con todas las opciones de men de gestin que se dividen en dos

zonas:

Men superior:

o Carpetas

o Mi cuenta (My account)

o Herramientas administrativas (Admin tools): slo administradores

Men inferior: nos permite interactuar sobre las carpetas y archivos

Imagen 1

MEN PRINCIPAL

My Account (Mi cuenta)

Imagen 2

Nos presenta la pantalla para poder modificar y actualizar los datos personales con la opcin de pulsar

en Editar cambiamos lo que proceda, incluso podemos aadir una

imagen.


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Imagen 3

Es conveniente que la direccin de correo sea la que consultamos habitualmente y recibir las

comunicaciones del gestor (sobre todo el administrador).

En la misma pantalla tenemos acceso al men en el que podemos acceder a las opciones sobre las

funciones que desempea en el sistema.

Imagen 4

Mis documentos: todos los archivos de los que es propietario o que requieran revisin o aprobacin por parte del usuario (bien todos los documentos o bien los que se encuentran en

proceso segn el men en la parte superior).

Imagen 5

Revisar resumen: los documentos en revisin (todos o en proceso)

Resumen de aprobacin: documentos a aprobar (todos o en proceso)

Lista de notificacin: avisos del sistema sobre los documentos

Mi cuenta: volvemos a los datos de cuenta para editar

Herramientas de administracin

En este apartado se encuentran las opciones para la gestin y configuracin de MyDMS en el que

como se aprecia en la imagen son cuatro que se encuentran tanto en la lista como en el men

superior.

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Imagen 7

Vista de directorios y documentos

Imagen 8

Usuarios

Imagen 9

Tenemos la opcin de aadir un nuevo usuario o de editar alguno existente.


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Grupos: interfaz para aadir grupos o editar los existentes

Imagen 10

Palabras claves globales: sirve para crear categora de palabras

Imagen 11


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MEN DIRECTORIO

Es el men que encuentra en la zona azul del interfaz.

Imagen 12

Aadir subdirectorio: todos los directorios cuelgan del raz (Root Folder) y a partir de este cuelgan el resto de las carpetas.

Imagen 13

Al pulsar sobre Aadir subdirectorio creamos la carpeta correspondiente.

Aadir documento: interfaz para aadir un documento

Imagen 14


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Si pulsamos sobre Utilizar palabras claves por defecto nos aparece esta pantalla donde

podremos haber definido anteriormente las que vamos a asignar en cada carpeta, contenido,

nivel, segn determinemos. En todo caso siempre las podremos definir en el momento.

Imagen 15

Si activamos las casillas de Assigns Reviewers y Assigns Approvers se mostrarn los

usuarios y grupos disponibles para cada una de las opciones.

Imagen 16

En el momento que el documento se aade aparece el siguiente interfaz

Imagen 17

Al pulsar sobre la carpeta donde se encuentra el documento vemos lo siguiente:


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Imagen 18

Lista de notificacin: visualizamos los usuarios y grupos a los que podemos aadir las

notificaciones correspondientes al documento. Los elegidos las recibirn ante las

modificaciones y actualizaciones del mismo.

Imagen 19

Mover directorio: una vez creada una carpeta tenemos la posibilidad de moverla y pulsando

sobre el botn open nos aparece la estructura de rbol para poder elegir la nueva ubicacin

Imagen 20

Imagen 21

Eliminar directorio: opcin de borrado


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Editar directorio: desde aqu podemos cambiar el propietario de del directorio siempre que

tengamos permiso (administrador o propietario actual) y establecer los permisos de acceso.

En este caso podemos:

o Copiar lista de acceso heredado: da los permisos de la carpeta que lo contiene

o Empezar con una lista de acceso vaca: se adjudican permisos desde cero

Imagen 22

Una vez elegida la opcin tendremos posibilidad de ajustar o modificar los permisos segn el

siguiente interfaz:

Imagen 23


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Imagen 24

En el momento que hay un usuario con acceso sobre el directorio nos aparece la opcin de

cambiar el tipo de permiso para l y adems siempre existe la opcin de aadir ms usuarios o

grupos (despus podremos determinar el tipo de acceso de cada uno de ellos).


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PERMISOS EN MYDMS

PROPIETARIO DEL ARCHIVO (TODOS LOS PERMISOS Color azul:

PERMISOS DE LECTURA-ESCRITURA (Color verde)

PERMISOS DE LECTURA (Color Amarillo)

SIN PERMISOS (Color rojo)

No aparece la carpeta ni su contenido.

Imagen 25


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MEN ARCHIVO

Son todas las opciones que podemos ejecutar cuando hemos hecho clic para la visualizacin del

archivo. El men cambia al siguiente y muestra este interfaz.

Imagen 26

Imagen 27

En el documento actual nos da la siguiente informacin:

El propietario del documento es el administrador

Es una archivo de registro sobre la instalacin de Centos

La fecha de creacin

Podemos utilizar Centos o instalacin como palabras clave para buscarlo

Archivo tipo text/log

El estado es pendiente de revisin (indica quines deben revisarlo)

No est aprobado (indica quines deben aprobarlo)

Si existen versiones previas o archivos vinculados


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Adems del men de archivo podemos interactuar con las opciones representadas en color

naranja de la pantalla. Estas opciones sern distintas si el usuario es el propietario del

documento o administrador.

Change Status: para cambiar el estado del documento (publicado o no, borrador, revisin,..)

Change Assignaments: actualizar la lista de revisores y aprobadores

Enviar revisin/aprobacin: enviar el documento revisado o aprobarlo en funcin del estado

Imagen 28

Las distintas opciones sobre el documento que nos presenta el men son las siguientes:

Actualizar: enviar una actualizacin del documento. Se asignan revisores y aprobadores (no

es obligatorio).

Imagen 29

Bloquear/Desbloquear: evita que el documento pueda ser modificado. Si el documento est bloqueado aparecer Desbloquear y si no al revs.


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Editar documento: para modificar los datos que figuran en la imagen 29.

Imagen 30

Caduca: fecha en la que el documento ya no estar disponible a los usuarios (excepto al

propietario)

Lista de notificacin: usuarios a los que se les comunicarn los cambios sobre el estado del

documento.

Imagen 31

Mover documento: cambiar el documento de directorio

Eliminar documento: slo puede borrar el documento el administrador, el propietario o el

usuario que tiene asignado como permiso de acceso Todo

Editar acceso: podemos decidir qu usuarios tendrn acceso y en qu condiciones.

Este manual simplemente informa de las opciones de los distintos mens con los que nos encontramos

en la gestin documental. Realmente la dificultad es generar la estructura que se adapte a las

necesidades demandadas y establecer los usuarios y grupos con los permisos correspondientes .

Al ser una herramienta que permite asignar permisos por usuarios (adems de por grupos), lo lgico es

crearlos primero a todos y despus crear los grupos en funcin de los criterios de permisos que

pretendamos asignar a las carpetas. De esta forma se evita dar acceso a cada usuario individualmente

(aunque haya que hacerlo con alguno).

Por eso, es necesario planificar previamente la estructura de carpetas as como los usuarios, grupos y

permisos de acceso a cada uno de los directorios.

PNTE, marzo de 2009

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