KĨ NĂNG ĐIỀU KHIỂN CUỘC HỌPKĨ NĂNG ĐIỀU KHIỂN CUỘC HỌP

GVHD:GVHD: TS. Đặng Viết Hùng TS. Đặng Viết HùngThS. Dương Thị ThànhThS. Dương Thị Thành

Bạch Quốc VươnBạch Quốc VươnggNHÓM 11NHÓM 11

Bùi Thị Mỹ PhượngBùi Thị Mỹ PhượngTrần Minh LộcTrần Minh Lộc

Bạch Quốc VươngBạch Quốc Vương9070305190703051

Bùi Thị Mỹ PhượngBùi Thị Mỹ Phượng9070190690701906

Trần Minh LộcTrần Minh Lộc9070138090701380

Noäi dung chínhNoäi dung chính

Tại sao phải tiến hành một cuộc họp1

Các kiểu họp2

Nguyên tắc khi tổ chức một cuộc họp3

Các bước tiến hành một cuộc họp4

Vai trò của người chủ trì5

Những khó khăn 6

Tư duy là tồn tạiTư duy là tồn tại7

"Cuộc họp hôm nay, như thường lệ, chúng ta sẽ đưa ra những nhận xét ngớ ngẩn và những cảm giác mơ hồ về những chuyện mình không ưa dù

chẳng phải chuyện của mình".

TẠI SAO CHÚNG TA PHẢI TIẾN TẠI SAO CHÚNG TA PHẢI TIẾN HÀNH MỘT CUỘC HỌP ?HÀNH MỘT CUỘC HỌP ?

• Caùc cuoäc hoïp laø laõng phí thôøi gian quyù baùu vaø tieàn.

• Caùc cuoäc hoïp laø ñaày daãy caùc vaán ñeà, tranh caõi, maâu thuaån vaø neáu coù chæ laø moät ít söï ñoàng thuaän vaø giaûi phaùp.

Caùc giaûi phaùp cho caùc vöôùng maéc trong theá giôùi thöïc ñöôïc tìm thaáy xuyeân qua cuoäc hoïp vaø thaûo luaän nhoùmMoät cuoäc hoïp vaãn toát hôn laø ñieän thoaïi, maùy fax, hoäi nghò baèng video, maùy vi tính, caùc saûn phaåm khaùc cuûa coâng ngheä thoâng tin hoaëc caùc caù nhaân laøm vieäc moät mình

• Những cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng, vì đó là nơi mà bầu không khí và văn hoá của tổ chức đựợc duy trì, là một trong những cách thức để các tổ chức nói với đội ngũ nhân viên của mình rằng: “Bạn là một thành viên của tập thể”

• Nếu bạn tổ chức những cuộc họp buồn tẻ, yếu kém mà lại kéo dài lê thê, thì các nhân viên sẽ bắt đầu tin rằng mình đang làm việc cho một công ty tẻ nhạt, kém cỏi và không biết quý trọng thời gian

TẠI SAO CHÚNG TA PHẢI TIẾN TẠI SAO CHÚNG TA PHẢI TIẾN HÀNH MỘT CUỘC HỌP ?HÀNH MỘT CUỘC HỌP ?

NHỮNG HÌNH THỨC HỘI HỌP CĂN BẢNNHỮNG HÌNH THỨC HỘI HỌP CĂN BẢN

– Hoäi nghò– Hoäi ñoàng– UÛy ban

– Thöôøng xuyeân– Ñieàu ñình, thoûa thuaän– Ñoäng vieân– Ra quyeát ñònh

– Haøng ngaøy– Haøng tuaàn hoaëc haøng thaùng– Baát thöôøng, khoâng thöôøng xuyeân hoaëc keá

hoaïch ñaëc bieät

6 QUY TẮC KHI TỔ CHỨC MỘT CUỘC HỌP

• Lên lịch chi tiết cho cuộc họp

2

1

2

3• Tận dụng thời gian cho những thảo luận ngắn

4• Tranh thủ thời gian ở văn phòng để họp

• Không bình luận suông, hãy đưa ra bằng chứng

• Phân công người tổng hợp lại nội dung chính của cuộc họp

5

6• Luôn tuân thủ thời gian quy định

CÁC BƯỚC ĐỂ TIẾN HÀNH MỘT CÁC BƯỚC ĐỂ TIẾN HÀNH MỘT CUỘC HỌPCUỘC HỌP

Tập trung nguời tham dự 

Ấn định mục tiêu 

Lập chương trình buổi họp 

Kiểm soát cuộc họp 

 Những công việc tiếp theo

Ấn Định Mục TiêuẤn Định Mục Tiêu

• Cuộc họp có mục tiêu rõ Cuộc họp có mục tiêu rõ ràng mới khuyến khích ràng mới khuyến khích người ta tham dự bởi vì người ta tham dự bởi vì họ cần phải biết nó họ cần phải biết nó nhắm đến vấn đề gì. nhắm đến vấn đề gì. Mục tiêu đó cũng sẽ Mục tiêu đó cũng sẽ giúp cuộc họp tập trung giúp cuộc họp tập trung vào trọng điểm vào trọng điểm

Tập Trung Người Tham DựTập Trung Người Tham Dự

• Hãy lập danh sách những Hãy lập danh sách những người tham dự buổi họp, người tham dự buổi họp, và cân nhắc xem mỗi và cân nhắc xem mỗi người có cần tham dự từ người có cần tham dự từ đầu tới cuối buổi họp đầu tới cuối buổi họp hay không (có thể họ hay không (có thể họ tham gia qua hình thức tham gia qua hình thức điện thoại kết nối hay chỉ điện thoại kết nối hay chỉ cần họ ở một chủ đề nhất cần họ ở một chủ đề nhất định). định).

Lập Chương Trình Buổi HọpLập Chương Trình Buổi Họp

• Chương trình họp là Chương trình họp là một danh mục các công một danh mục các công việc chính cần xem xét việc chính cần xem xét để đạt được mục tiêu để đạt được mục tiêu của cuộc họp, là cái mà của cuộc họp, là cái mà bạn sử dụng cho chính bạn sử dụng cho chính mình hoặc phân phát mình hoặc phân phát cho tất cả những người cho tất cả những người dự họp dự họp

Kiểm Soát Cuộc Họp

Khi cuộc họp bắt đầu, bạn có trách nhiệm bảođảm nó được tiến hành trôi chảy và đi đúngtrọng tâm. Sau đây là một số lời khuyên để giúpbạn làm được điều này:

1. Bắt đầu đúng giờ 2. Tóm tắt ngắn gọn mục tiêu của cuộc họp.3. Nếu không phân phát chương trình họp thì phải đảm bảo mọi

người nắm được nội dung họp để đạt được mục tiêu đã đề ra.

4.4. Nếu buổi họp kéo dài mà vẫn không đưa ra được Nếu buổi họp kéo dài mà vẫn không đưa ra được quyết định nào, bạn cần phải ngăn không để mọi quyết định nào, bạn cần phải ngăn không để mọi người tiếp tục thảo luận, có thể bằng cách nói rằng: người tiếp tục thảo luận, có thể bằng cách nói rằng: “Do phải tuân thủ kế hoạch thời gian của dự án, “Do phải tuân thủ kế hoạch thời gian của dự án, chúng ta phải đưa ra quyết định”.chúng ta phải đưa ra quyết định”.

5.5. Nếu còn điều gì đó chưa đưa ra giải pháp được Nếu còn điều gì đó chưa đưa ra giải pháp được trong cuộc họp, phải xác định cần phải làm gì để trong cuộc họp, phải xác định cần phải làm gì để giải quyết vấn đề đó trong tương lai và bổ sung vào giải quyết vấn đề đó trong tương lai và bổ sung vào kế hoạch thời gian của dự án.kế hoạch thời gian của dự án.

6.6. Kiểm soát : Bạn phả tỏ ra kiên định trong trường Kiểm soát : Bạn phả tỏ ra kiên định trong trường hợp những người dự họp đi trệch khỏi vấn đề đang hợp những người dự họp đi trệch khỏi vấn đề đang triển khai trong buổi họp và đề nghị sẽ thảo luận triển khai trong buổi họp và đề nghị sẽ thảo luận trong một cuộc họp khác.trong một cuộc họp khác.

7.7. Xếp lich cho cuộc họp tiếp theo vào cuối buổi họp Xếp lich cho cuộc họp tiếp theo vào cuối buổi họp hiện tại.hiện tại.

8.8. Nếu là người triệu tập cuộc họp, bạn còn có trách Nếu là người triệu tập cuộc họp, bạn còn có trách nhiệm phải lập biên bản hoặc chỉ định người lập nhiệm phải lập biên bản hoặc chỉ định người lập biên bản.biên bản.

Những công việc tiếp theoNhững công việc tiếp theo

• Khi cuộc họp đã kết thúc, bạn vẫn còn phải Khi cuộc họp đã kết thúc, bạn vẫn còn phải làm một số việc khác. Hãy hệ thống và tóm tắt làm một số việc khác. Hãy hệ thống và tóm tắt lại các ghi chú về diễn tiến của cuộc họp, lại các ghi chú về diễn tiến của cuộc họp, những vấn đề đã được giải quyết, những việc những vấn đề đã được giải quyết, những việc cần làm đối với những vấn đề cần đi sâu phân cần làm đối với những vấn đề cần đi sâu phân tích thêm. Bản tóm tắt này được lập trên cơ sở tích thêm. Bản tóm tắt này được lập trên cơ sở các thông tin từ biên bản họpcác thông tin từ biên bản họp

Vai Trò Của Người Chủ TrìVai Trò Của Người Chủ Trì

• Bạn là “sếp”, điều đó đúng nhưng đừng nhấn mạnh vào điều Bạn là “sếp”, điều đó đúng nhưng đừng nhấn mạnh vào điều đó khi điều hành một cuộc họpđó khi điều hành một cuộc họp

• LắLắng nghe và không nói mãi cho đến khi nào bạn thấy là cần ng nghe và không nói mãi cho đến khi nào bạn thấy là cần thiếtthiết

• Vai trò của bạn là hỗ trợ nhóm để đi đến một kết luận tốt nhất Vai trò của bạn là hỗ trợ nhóm để đi đến một kết luận tốt nhất có thể hoặc quyết định một cách có hiệu quả nhất và dẫn đến có thể hoặc quyết định một cách có hiệu quả nhất và dẫn đến một quyết định chấp nhận được hoặc một quyết định mà được một quyết định chấp nhận được hoặc một quyết định mà được hiểu và được chấp nhận bởi đa số hiểu và được chấp nhận bởi đa số

Vai Trò Của Người Chủ TrìVai Trò Của Người Chủ Trì

• Bạn nên chỉnh lý chương trình nghị sự và đảm bảo Bạn nên chỉnh lý chương trình nghị sự và đảm bảo rằng thời gian là không bị lãng phí với từng nội dung rằng thời gian là không bị lãng phí với từng nội dung họp hoặc các tiêu chuẩn khác khống chế thời gian họp hoặc các tiêu chuẩn khác khống chế thời gian thảo luận hoặc không cho phép các bài phát biểu dàithảo luận hoặc không cho phép các bài phát biểu dài

• Đảm bảo rằng tất cả được cung cấp quyền như nhau Đảm bảo rằng tất cả được cung cấp quyền như nhau để nóiđể nói

Những “Con Sâu” Làm Rầu.... Cuộc HọpNhững “Con Sâu” Làm Rầu.... Cuộc Họp

• Có những kẻ quấy Có những kẻ quấy nhiễu, phá rối và làm nhiễu, phá rối và làm cho các cuộc họp trở cho các cuộc họp trở nên kém hiệu quả. Là nên kém hiệu quả. Là người điều hành các người điều hành các cuộc họp, công việc cuộc họp, công việc của bạn là phát hiện của bạn là phát hiện và xử lý những kẻ phá và xử lý những kẻ phá hoại nàyhoại này

Kẻ độc chiếmKẻ độc chiếm

Kẻ luôn đi chệch vấn đềKẻ luôn đi

chệch vấn đề

Kẻ đối nghịchKẻ đối nghịch

Kẻ bàn lùiKẻ bàn lùi

Kẻ chẳng đứng về bên nào

Kẻ chẳng đứng về bên nào

Kẻ thích gây thù chuốc oán

Kẻ thích gây thù chuốc oán

Kẻ hài hước không đúng chỗ

Kẻ hài hước không đúng chỗ

Máy MócMáy Móc

Kẻ hung hăngKẻ hung hăngKẻ gió chiều nào

theo chiều ấyKẻ gió chiều nào

theo chiều ấy

Kẻ thù của vấn đề phức tạp là tư duy phức tạp

Phát triểnPhát triển hayhay Tồn tại?Tồn tại?

Không thể vận Không thể vận

dụng bộ não theo dụng bộ não theo

mọi hướng trong mọi hướng trong

cùng một thời điểmcùng một thời điểm

Nếu ta cứ suy nghĩ và hành động như cũ, ta sẽ nhận được kết quả như cũ.

Hãy thay đổi để thành công!

Bạn không bao giờ thay đổi cá tính ai đó, nhưng có thể

giúp thói quen tư duy của họ hiệu quả, sáng tạo hơn

- Edward de Bono’s -

6 chiếc mũ6 chiếc mũ

Tư duyTư duyEdward De BonoEdward De Bono

VÍ DỤ MINH HỌAVÍ DỤ MINH HỌA

Dự án: Xây lại khu B9Dự án: Xây lại khu B9

Cuộc họp: phòng 303 B9Cuộc họp: phòng 303 B9

Thành viên: HĐQT khoa Môi Trường Thành viên: HĐQT khoa Môi Trường ^_^^_^

Làm sao đập bây giờ!Tiếc quá

Làm sao đập bây giờ!Tiếc quá

Mô hình khu liên hợp B9 năm 20...Mô hình khu liên hợp B9 năm 20...

Mũ trắngMũ trắng

• Trung lập khách quanTrung lập khách quan

• Sự thật dấu hiệu rõ ràngSự thật dấu hiệu rõ ràng

• Xác định thông tinXác định thông tin

Mũ đỏMũ đỏ

• Hợp thức hóa cảm xúc Hợp thức hóa cảm xúc

• Những gì tôi cảm thấyNhững gì tôi cảm thấy

• Không cần lý do, cơ sởKhông cần lý do, cơ sở

Mũ vàngMũ vàng

• Tích cực lạc quanTích cực lạc quan

• Giá trị và lợi íchGiá trị và lợi ích

• Khuyến khích đề xuất cụ thểKhuyến khích đề xuất cụ thể

Mũ đen

Khó khăn, sai lầm

Phân tích mạo hiểm

Lý do logic – không tranh luận

Kết hợp với các chiếc mũ khác

Mũ xanh lá câyMũ xanh lá cây

• Tư duy sáng tạoTư duy sáng tạo

• Tìm kiếm nhiều lựa chọnTìm kiếm nhiều lựa chọn

• Hành động thay thế phê phánHành động thay thế phê phán

• Tư tưởng và nhận thức mớiTư tưởng và nhận thức mới

Mũ xanh dương

Điều khiển tổ chức

Trọng tâm định hướng vấn đề

Tóm tắt, khái quát, kết luận

Bảo đảm luật luôn được tôn trọng

Mũ xanh dương

Người viết kịch bản

Đạo diễn

Diễn viên

Huấn luyện viên

Thứ tự mũtrong các trường hợp

Những ý tưởngNhững ý tưởng

đầu tiênđầu tiên

Đổi mới

Lựa chọnLựa chọn

Cơ hội

Nỗ lực sáng tạoNỗ lực sáng tạo

3939

Ra quyết địnhGiải quyết vấn đề

Ưu điểmƯu điểm

4040

• Năng suất (tập trung vào một hướng)Năng suất (tập trung vào một hướng)

• Tiết kiệm thời gianTiết kiệm thời gian

• Loại trừ tự tônLoại trừ tự tôn

• Tránh rối loạn tư tưởngTránh rối loạn tư tưởng

Lợi íchLợi ích

4141

• Hiệu quả tức thờiHiệu quả tức thời

• Dễ học, sử dụng, và thực hiệnDễ học, sử dụng, và thực hiện

• Không phụ thuộc vào người khácKhông phụ thuộc vào người khác

• Điều chỉnh thói quen mà không tấn công Điều chỉnh thói quen mà không tấn công

• Tăng cường sức mạnhTăng cường sức mạnh

• Có thể sử dụng ở mọi cấp độCó thể sử dụng ở mọi cấp độ

Lợi íchLợi ích

4242

• Cải thiện ảnh hưởng các nền văn hóa Cải thiện ảnh hưởng các nền văn hóa

• Giảm xung độtGiảm xung đột

• Khuyến khích hợp tácKhuyến khích hợp tác

• Tăng cường chất lượng tư duyTăng cường chất lượng tư duy

• Tư duy tích cực và sáng tạoTư duy tích cực và sáng tạo

• Có ở mọi nơiCó ở mọi nơi

Ghi nhớGhi nhớ

4343

• Tuân thủ suy nghĩ chiếc mũTuân thủ suy nghĩ chiếc mũ

• Chiếc mũ không mô tả thói quen suy nghĩ Chiếc mũ không mô tả thói quen suy nghĩ

• Tất cả các góc nhìn được tôn trọngTất cả các góc nhìn được tôn trọng

• Tuân thủ trình tự các mũ và luật chơiTuân thủ trình tự các mũ và luật chơi

• Không làm phức tạp hóa nội dungKhông làm phức tạp hóa nội dung

Ghi nhớGhi nhớ

4444

• Mỗi mũ 3-4 phútMỗi mũ 3-4 phút

• Thông báo thời gian mỗi mũThông báo thời gian mỗi mũ

• Tăng thời gian khi có nhiều ý tưởng mới Tăng thời gian khi có nhiều ý tưởng mới

• Chỉ dùng mũ đỏ 30 giâyChỉ dùng mũ đỏ 30 giây

Kết luậnKết luận

4545

• Kỹ năng ra quyết địnhKỹ năng ra quyết định

• Hệ thống hóa và công khai tư duyHệ thống hóa và công khai tư duy

• Tư tưởng là thống soáiTư tưởng là thống soái

Tài liệu tham khảoHội Họp Và Thuyết

Trình - Làm Thế Nào Để Đạt Kết Quả Mong

Muốn?Tác giả: Business Edge. Nhà xuất bản: Nxb Trẻ

Hội Họp Và Thuyết Trình - Làm Thế Nào Để

Đạt Kết Quả Mong Muốn?

Tác giả: Business Edge. Nhà xuất bản: Nxb Trẻ

Tài liệu tham khảo

Chết Vì Hội HọpTác giả: Patrick

Lencioni. Dịch giả: Huỳnh Hoa.

Nhà xuất bản: Nxb Trẻ

Chết Vì Hội HọpTác giả: Patrick

Lencioni. Dịch giả: Huỳnh Hoa.

Nhà xuất bản: Nxb Trẻ

Tài liệu tham khảo

Cám ơn sự chú ý lắng nghe

và đóng góp ý kiến của

thầy cô và các bạn

4949