konsep sistem - file.upi.edufile.upi.edu/.../3a.sistem_informasi_kepariwisataan-konsep_si… ·...
TRANSCRIPT
Konsep Sistem
6-1
Model
Model adalah abstraksi dari sesuatu hal. Di
dalamnya direpresentasikan obyek atau
aktifitas yang disebut entitas.
Manajer menggunakan model untuk
merepresentasikan masalah yang akan
diselesaikan.
Empat Jenis Model
1) Model fisik
– Representasi tiga dimensi, contoh maket dan
prototipe kendaraan.
2) Model naratif
– Lisan atau tertulis
3) Model grafis
– Abstraksi garis, simbol, atau bentuk geometris
4) Model matematis
– PersamaanEOQ =
2PS
M6-3
Cost
Order Quantity
0EOQ
Total cost
Purchasing cost
Model Grafis dari
Konsep Economic Order Quantity (1)
6-4
A. A Flowchart
Sales
Orders
Sales
Orders
Report
Sales
Orders
Sales
Orders
Edit
Sales
Orders
Enter Sales
Order Data
Prepare Sales
Order Report
Sales Order
History
File
B. A Data Flow Diagram
Customers
1.
2.
3.
Sales
Orders
Sales
Order
Data
Sales
Order
Report
Enter Sales
Orders
Edit Sales
Orders
1. Edit
Sales
Orders2. Enter
Sales
Order
Data
3. Prepare
Sales
Order
Report
Sales Order
History File
Sales
Manager
6-5Model Grafis Alur Sales Order
Kegunaan Model
Keempat model tersebut memfasilitasi
adanya pengertian dan komunikasi.
Model matematis juga dapat memprediksi
masa depan.
6-6
The General Systems Model
Diagram grafis yang disertai dengan narasi
menggambarkan seluruh organisasi secara
umum menggunakan kerangka kerja sistem
(systems framework).
Sistem Fisik:
– Aliran Material
– Aliran Personnel
– Aliran Mesin
– Aliran Uang 6-7
Proses
Transformasi
The Physical System of the Firm
Sumberdaya
Input
Sumberdaya
Output
Lingkup perusahaan
(Boundary of the Firm)
6-8
The Conceptual System
Open-loop systems:
– Sistem tanpa feedback loop/mekanisme pengendalian
Closed-loop systems (feedback loop)
– Sistem dengan feedback loop/mekanisme pengendalian
Pengendalian manajemen
– Manajer berfungsi sebagai pengendali/controller
Information processor
6-9
Proses
Transformasi
Mekanisme
Pengendalian
(control)
Sumberdaya
Input
Sumberdaya
Output
A Closed-Loop System
Umpan balik Umpan balik
6-10
Manajemen
Proses
Transformasi
Sumberdaya
Input
Sumberdaya
Output
Informasi Informasi
The Physical System of the Firm
as a Controlled System
6-11
Laporan Penjualan dari
Fast-Moving Products
Year-to-Date % of Total
Item Number Item Description Sales Volume Year-to-Date Sales
400293 BRAKE PIPE $1,702.93 .068
319421 DOOR HANDLE GASKET 1,624.00 .065
786402 CLUTCH DRIVEN PLATE 1,403.97 .056
190796 CARPET SNAP 1,102.00 .044
001007 SPARK PLUG 1,010.79 .040
739792 HOSE CLIP 949.20 .038
722210 RUBBER PLUG 946.73 .038
410615 UPPER DOOR HINGE 938.40 .038
963214 REAR TUBE SHOCK 922.19 .037
000123 NEEDLE VALVE 919.26 .037
Totals $11,519.47 .461 6-12
Informasi Dikumpulkan dari
Seluruh Elemen Sistem Fisik
Manajemen
Proses
TransformasiSumberdaya
Output
Sumberdaya
Input
Informasi Informasi
6-13
Laporan Analisa Pemasok
Item Number: 410615
Item Description: Upper Door Hinge
SUPPLIER LAST UNIT DAYS TO PCT.
NUMBER NAME DATE P.O. # QTY. PRICE RECEIPT REJECTS
3062 CARTER 7/12 1048-10 360 $8.75 12 .00
& SONS
4189 PACIFIC 4/13 962-10 350 $9.10 08 .02
MACHINING
0140 A.B. MERRIL 1/04 550-10 350 $8.12 03 .00
2111 BAY AREA 8/19 1196-10 360 $11.60 19 .04
6-14
Laporan Satus Pekerjaan Memberikan
Informasi Mengenai Proses Transformasi
Job Number: 84-182
Customer: Wankel Automotive
CURRENT STATUS
Step 4-weld supports to frame
Department 410-Welding
Date and Time Begun-10/8; 10:15A
Projected Job Completion-10/14; 9:30A
NEXT PROCESS
•Step 5-paint frame
•Department 632-Paint
6-15
Manajemen Information
Processor
Sumberdaya
Output
Sumberdaya
Input
Informasi Informasi
Data
Proses
Transformasi
Pemroses Informasi (information processor)
Mentransformasi Data Menjadi Informasi
6-16
Sistem Konseptual (cont.)
Dimensi Informasi
– Relevan
– Akurat
– Tepat waktu
– Lengkap
Terlalu banyak informasi disebut ‘Information Overload’
6-17
Sistem Konseptual (cont.)
Standard
– Mengukur kinerja yang
telah disepakati
– Umumnya dinyatakan
secara spesifik
– Digunakan untuk
mengendalikan sistem
fisik
Objectives
– Seluruh tujuan (goal)
yang harus dicapai
sistem
– Sistem memmiliki satu
atau lebih tujuan
(objectives)
6-18
Dengan demikian, sistem konseptual terdiri dari 3 elemen
kunci :
- Manajemen
- Information Processor
- Standard
Perbandingan tujuan (objectives) dan standar
Objectives Standar Kinerja
Mencapai volume penjualan tahunan minimum $25 juta
Menjaga 20% pangsa pasar
Menjaga tingkat pertumbuhan tahunan 15%
Membayar dividen kepada pemegang saham setiap
triwulan
Menjaga harga saham (common stock) diatas $85/saham
Realisasi laba setelah pajak 15% dari penjualan
Menjaga catatan hari bebas kecelakaan
Menjaga employee turnover di bawah 10%
Investasi minimum 15% dari penjualan pada riset dan
pengembanganMencapai stockout tidak lebih dari 2% pada items dalam
inventori sepanjang tahun ini.
Menjaga angka backorders kurang dari 5% dari seluruh
order yang diproses
Tidak ada penutupan pabrik karena ketidaktersediaan
materialPerusahaan tidak memiliki catatan/tuntutan hukum dari
pelanggan, supplier, dan pemerintah
Memenuhi Kebutuhan
Pelanggan
Menghasilkan return
on investment bagi
pemilik
Beroperasi secara
efisien
Invetasi di Masa Depan
Mengembangkan
sumberdaya
penawaran
Beroperasi secara
etis6-19
Sumberdaya
Output
Sumberdaya
Input
ManajemenInformation
Processor
Proses
Transformasi
Standard
Informasi Informasi
Data
Standar Kinerja Tersedia
untuk Manajemen and Information Processor
6-20
Conceptual System (cont.)
Management by exception
– Membandingkan standar dengan output
informasi dari sistem
– Manajer menjadi terlibat ketika kinerja sistem
berada diluar acceptable range
– Kemampuan yang diberikan oleh CBIS
Conceptual by Business Information system
6-21
Conceptual System (cont.)
Critical Success Factors (CSFs)
– CSF merupakan aktifitas-aktifitas perusahaan
yang berpengaruh kuat terhadap kemampuan
perusahaan untuk memenuhi tujuan perusahaan
– Perusahaan memiliki beberapa CSFs
– CSFs memfokuskan perhatian pada sebagian
aktifitas perusahaan
6-22
Standard
ManajemenInformation
Processor
Sumberdaya
OutputProses
TransformasiSumberdaya
Input
Data
InformasiKeputusan
Perubahan Dibuat di dalam Sistem Fisik
Melalui Aliran Keputusan
6-23
Conceptual System (cont.)
Aliran Keputusan
– Modifikasi lain dari general model - relabel
informasi menjadi keputusan.
– Data ditransformasikan menjadi informasi oleh
information processor.
– Manajer mentransformasikan informasi
menjadi keputusan. Keputusan dilakukan untuk
mengubah/memperbaiki kinerja sistem.
6-24
The General Systems Model of the Firm
Standards
Management Information
Processor
Output
Resources
Transformation
ProcessInput
Resources
Data
InformationDecisions
Environment
Physical
Resources Physical
Resources
Information
and
Data
6-25
General Systems
Model in Context – for student
Membantu penyesuaian terhadap perusahaan
Memberikan a sense of stability
Memberikan gambaran mengenai apa yang
dapat diharapkan
6-26
Problems -- Good and Bad
Penyelesaian Masalah (problem solving):
– Menghentikan dampak buruk
– Mengkaptalisasi kesempatan-kesempatan (opportunities) menjadi keuntungan bagi perusahaan
Keputusan (decision)
– Tindakan memilih suatu strategi atau aksi yang dipercaya dapat memberikan penyelesaian terhadap permasalahan.
6-27
Elemen dari problem solving
Kondisi yang diinginkan
(desired state)
Kondisi saat ini (current state)
Hambatan-hambatan (constraints)
– Internal – sumberdaya terbatas
– Lingkungan (environmental) – tekanan untuk
membatasi aliran sumberdaya
}Selisih
= Solution Criterion
6-28
Problem
Standards
Information
Problem
solver
(manager)
Solution
Alternate
solutions
Constraints
Desired state
Current state
Element dari conceptual system
Elements of the
Problem-Solving
Process
6-29
Problems versus Symptoms
Ketahui perbedaannya
– Gejala (symptoms) dihasilkan oleh
permasalahan (problem)
– Permasalahan menyebabkan gejala
– Jika permasalahan dikoreksi gejala akan hilang,
tapi tidak sebaliknya
6-30
Problem Structure
1. Structured
– Elemen-elemen and hubungan dimengerti
2. Unstructured
– Tidak ada elemen atau hubungan keterkaitan
yang dimengerti
3. Semistructured
– Beberapa elemen dimengerti
Konsep DSS tentang manajer dan
komputer yang bekerja bersama-sama
menyelesaikan permasalahan. 6-31
Problem Structure
DSSComputer
Solve
Manager
Solve
Structured Semi-structured Unstructured
6-32
Notes ; DSS (Decision support system) : Sistem yang mendukung keputusan manajemen
The Systems Approach
Systematic problem solving process.
John Dewey, 1910
Columbia philosophy professor
1. Kenali kontroversi
2. Timbanglah beberapa
claim alternatif
3. Buat suatu judgement
Problem
Solution
6-33
Fase I: Preparation EffortLangkah 1. Lihat perusahaan sebagai suatu sistem
Langkah 2. Kenali environmental system
Langkah 3. Identifikasi sub sistem perusahaan
Fase II: Definition EffortLangkah 4. Laksanakan mulai dari sebuah sistem sampai tingkat subsistem
Langkah 5. Analisa bagian-bagian sistem dalam urutan tertentu
Fase III: Solution EffortLangkah 6. Identifikasi alternatif penyelesaian
Langkah 7. Evaluasi alternatif solusi
Langkah 8. Pilih solusi terbaik
Langkah 9. Implementasikan solusi
Langkah 10. Follow up untuk menjamin solusi berjalan efektif
Fase-fase dan Langkah-langkah Systems Approach
Keputusan dibuat pada setiap langkah
dari fase definisi dan solusi6-34
Preparation Effort
Langkah 1 – Lihat perusahaan sebagai
sebuah sistem
Langkah 2 - Kenali lingkungan dari sistem
Langkah 3 - Identifikasi subsistem perusahaan– Business areas
– Level manajemen
– Aliran sumberdaya
Langkah-langkah dapat diambil tidak berurutan atau bersamaan.
Preparation effort untuk membentuk frame of mind
dalam penyelesaian masalah.6-35
The Systems Approach Memerlukan Pengambilan Keputusan
Definition
Effort
Solution
Effort
FASE Langkah (step) Keputusan (decision)
4. Laksanakan dari suatu
sistem sampai level sub
sistem.
5. Analisa bagian-bagian
sistem dengan urutan
tertentu.
6. Identifikasi alternatif
penyelesaian.
7. Evaluasi alternatif solusi.
8. Pilih solusi terbaik.
9. Implementasikan solusi.
10. Follow up untuk
menjamin solusi efektif.
Dimana permasalahan?
Perlukah data baru dikumpulkan, ataukah data
sudah ada?
Bagaimana data akan dikumpulkan?
Apa yang menyebabkan permasalahan?
Berapa banyak alternatif yang harus
diidentifikasi?
Apakah alternatif-alternatif tersebut feasible?
Kriteria mana yang harus digunakan?
Bagaimana masing-masing alternatif memenuhi
setiap kriteria?
Apakah semua kriteria memiliki bobot yang
sama?
Apakah informasi cukup untuk melakukan
seleksi?
Alternatif mana yang paling sesuai dengan
kriteria yang dikehendaki?
Kapan solusi tersebut diimplementasikan?
Bagaimana solusi harus diimplementasikan?
Siapa yang harus melakukan evaluasi?
Seberapa baik solusi sesuai dengan objectives?6-36
Society
FinancialCommunity
GovernmentGlobal
Community
SuppliersThe
Firm
Laborunions
Stockholdersor owners
Customers
Competitors
Lingkungan Perusahaan
2-37
Source: RG Ch 2
Marketing Subsystem Manufacturing Subsystem Finance Subsystem
President
Setiap Area Fungsional adalah Subsistem
Human Resources
Subsystem
Information Services
Subsystem6-38
Sesuatu Memicu Definition Effort
Definition effort didorong karena adanyasignal feedback yang diluar acceptable range (bisa lebih baik/lebih buruk).
Signal tersebut disebabkan oleh pemicu(problem trigger), yakni:
1. Suatu tindakan
2. Berlalunya waktu
3. Dari dalam perusahaan atau lingkungan
6-39
Definition Effort
Langkah 4: Laksanakan mulai dari suatu
sistem hingga ke level sub sistem
– Setiap level adalah suatu sistem
– Apakah subsistem-subsistem terintegrasi di
dalam suatu unit fungsional dengan baik?
– Apakah sub sistem perlu dibagi lebih lanjut?
6-40
Definition Effort [cont.]
Langkah 5: Analisa elemen-elemen sistem
dengan suatu urutan tertentu:
1. Standar evaluasi. Standar haruslah valid,
realistis, dapat dimengerti, dapat diukur
2. Bandingkan system outputs dengan standar
3. Evaluasi manajemen
4. Evaluasi information processor
5. Evaluasi input dan sumberdaya input
6. Evaluasi proses transformasi
7. Evaluasi sumberdaya output 6-41
1.
Standards
3.Management
4.Information
processor
5. Input
resources
6.Transformation
processes
7.Output
resources
2.Outputs
Setiap Bagian dari Sistem Dianalisan Berurutan
+Inputs.
6-42
Solution Effort
Langkah 6: Identifikasi alternatif-alternatif
– Carilah cara-cara lain untuk menyelesaikan masalah
yang sama
» Brainstorming
» Joint Application Design (JAD) session
Langkah 7: Evaluasi setiap alternatif solusi
Langkah 8: Pilih solusi terbaik
– Mintzberg mengidentifikasi 3 cara untuk memilih
alternatif terbaik:
» Analysis – evaluasi sistematis dari beberapa opsi
» Judgment – proses pemikiran seorang manajer
» Bargaining – negosiasi diantara beberapa manajer6-43
Langkah Akhir dari Solution Effort
Langkah 9: Implementasikan solusi
Langkah 10: Follow-up untuk menjamin
bahwa solusi berjalan efektif
6-44
Review of Systems Approach
Integrasi setiap langkah dari systems
approach merupakan tantangan manajerial
Upaya persiapan manajerial merupakan titik
awal yang bagus.
Selanjutnya, manajer terlibat didalam
dekomposisi fungsional
– Definition effort
Akhirnya, manajer menyelesaikan
permasalahan
– Solution Effort6-46