Applying Lean Principles and Kaizen RapidImprovement Events in Public Health PracticeIudith Oktaviani Batti (127132005)

Martha Yanti (127132…)

Indah Permata Sari (127132…)

Lean management merupakan metode perbaikan yang berfokus pada identifikasi dan menghilangkan kegiatan yang menghabiskan waktu atau kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah.

Lean Management menggabungkan gagasan membebaskan sumber daya dan menggunakan mereka kembali ke organisasi untuk menyelesaikan tugas-tugas yang berharga, yang memungkinkan organisasi untuk berbuat lebih banyak dengan sumber daya yang sama.

Lean management adalah lebih dari sekedar satu set alat atau perbaikan praktik dengan tujuan untuk secara mendasar mengubah cara berpikir orang dalam suatu organisasi dan apa yang mereka nilai, dan dengan demikian dapat mengubah bagaimana seluruh organisasi berperilaku dan pendekatan kerjanya.

Salah satu alat lean management yang paling sukses adalah Kaizen event

LATAR BELAKANG

Didirikan pada tahun 1968, Albemarle Home Care (AHC) / Albemarle Hospice adalah lembaga Medicare- dan Medicaid- yang bersertifikat Home Health and Hospice dengan melayani bagian timur laut North Carolina.

Dengan sekitar 85 karyawan, misi mereka adalah untuk memberikan rasa aman, berkualitas tinggi, dan perawatan kesehatan dengan biaya efektif untuk kenyamanan pasien di 6 kabupaten.

Pada bulan Oktober 2008, regional Public Health Incubator Collaborative, Kemitraan Northeastern NC untuk Kesehatan Masyarakat, melibatkan North Carolina State University Industrial Extension Service untuk menerapkan pendekatan lean management kepada lembaga kesehatan setempat di wilayah tersebut untuk meningkatkan alur kerja dan membantu proses menjadi lebih efisien.

METODE

AHC dari 6 kabupaten dipisahkan menjadi 3 daerah, yang dijadwalkan setiap hari oleh 3 pimpinan tim perawat. Proses ini melibatkan sebagai berikut :

Tim Intake menerima panggilan telepon dan faks informasi untuk pasien baru.

Para pemimpin tim perawat bertemu setiap pagi melalui telepon dan menghabiskan rata-rata 60 menit (sampai sebanyak 120 menit) untuk mengembangkan jadwal hari ini.

Jadwal dikembangkan dan diserahkan ke rumah staf perawat kesehatan untuk memulai kunjungan pasien mereka, kadang-kadang ada penundaan yang lama sebelum mereka bisa melihat pasien.

METODE

Pada bulan Juni 2009, AHC melaksanakan Kaizen event dengan durasi 4 hari dan memanfaatkan siklus Plan-Do-Study-Act untuk melakukan tes pada perubahan berskala kecil sebelum melakukan perubahan ke skala yang lebih besar.

Proses ini dimulai dengan sesi latihan mengenai gambaran Lean management secara singkat, diikuti dengan proses tim peninjau yang disebut "Gemba walk". Gemba walk dirancang sehingga tim langsung mengamati proses yang sebenarnya untuk mendapatkan pemahaman umum tentang bagaimana fungsi proses dan mengamati kegiatan yang membuang-buang waktu.

Tim tersebut mengidentifikasi 3 bagian untuk fokus perbaikan :

Kualitas informasi yang masuk ke staf intake badan Isu dan penundaan yang dihadapi oleh staf di lapangan

terhadap pelayanan pasien Mengurangi waktu yang dibutuhkan membuat tugas sehari-

hari, sehingga staf perawat bisa melihat pasien lebih cepat

METODE

Selama 2 hari berikutnya, tim bertemu secara rutin untuk meninjau pengetesan subteams lain dan temuan mereka, bekerja untuk menyempurnakan perbaikan sambil memanfaatkan seluruh tim untuk mencari solusi dengan melakukan brainstorming.

Hari kedua, tim membawa rak sepatu wanita dengan kantong dari rumah untuk membuat papan penjadwalan sementara untuk memasukkan jadwal lengkap para staf ketika mereka selesai melengkapi dengan cepat agar staf perawat dapat segera melaksanakan pekerjaannya dan melihat pasien lebih cepat.

Pada hari yang ke 4, tim telah bekerja melalui tantangan dan telah menempatkan sistem komunikasi baru. Mereka mengambil revisi data intake, menyajikan informasi ketika panggilan telepon tiba, menghilangkan kebutuhan untuk memilah dan mencari informasi selama shuffle pagi. Tim juga meng-konsolidasi dokumen pasien yang digunakan di lapangan oleh perawat kesehatan rumah dan memodifikasi proses dokumen mereka.

Juga, pada hari ke-4, tim mulai mempersiapkan untuk Kaizen event dimasa yang akan datang, termasuk pendekatan "5S" (sort, set-in-order, shine, standardize, and sustain), dan mengorganisasi tempat kerja secara keseluruhan untuk pasokan kamar dan area penyimpanan kesehatan pada rumah medis mereka.