intranet vidigal ina_2010

INTRANET / Luís Vidigal 11

INTRANETLuís Vidigal

INA – 15 de Novembro de 2010


Programa

• O que é uma Intranet

• Construção de uma Intranet

• Factores Críticos de Sucesso

• Regras e Princípios a adoptar

• Avaliação da Intranet

• Estruturação de Conteúdos

• Gestão de um Portal Intranet

• Personalização e Customização

• A Intranet na Web 2.0


Extranet

Internet

Servidorp/ exterior

Servidorp/ interior

Intranet

Firewall


FuncionáriosOrganização

FuncionáriosTrabalho

FuncionáriosFuncionários

FuncionáriosVida Pessoal

Relações na Intranet


Intranet

Funcionários

Internet

Extranets

Colaborar com mail,forum de discussão,chat e conferências

Comunicações eColaboração

Sistemas de e-mail

e voice mailexistentes

Acesso universal àvisualização e uso de

dados do negócio

Operações eAdministração

Bancos de dadose Aplicações

organizacionaisexistentes

Criar, editar ecompartilhardocumentos

Edição de páginasna rede

HTMLMS Office

e outro tipo dedocumentos

Administração centra-lizada de utilizadores,segurança, cataloga-

ção e tráfego

Gestão daIntranet

Hardwaree Redes

existentes

FIREWALL

Clientes eParceiros


Rumo à cooperação e à mobilidade

Nómadas

Silos Amontoados

Equipas

Virtuais

Cultura Cooperativa

Mo

bil

idad

e


Como justificar um Portal Intranet

• Motivos Operacionais

– Melhor e mais rápido acesso aos dados (local, remoto e em movimento)

– Publicação global de perguntas e respostas

• Motivos Financeiros

– Permite interrogar via Web quase todas as bases de dados da organização (OLAP)

• Motivos de Suporte

– Reduz o custo de suporte através de aplicações baseadas na Web

– Cria uma central de apoio à auto-aprendizagem(e-Learning, Guias, FAQs, etc.)


Quando sei que um Portal Intranet

foi bem sucedido

• Quando se deixar de explicar o que é um Portal

• Quando o Portal não tiver de procurar conteúdos e os conteúdos procurarem o Portal

• Quando passar a ser o primeiro lugar para procurar informação e serviços


O Portal é diferente na Intranet

ou na Internet?

• Os utilizadores são diferentes

• As tarefas são diferentes

• A quantidade e a qualidade da informação

são diferentes

– Repositórios múltiplos, alta performance,

qualidade dos resultados de pesquisa, etc.


Intranet / Extranet / InternetEstrutura de Informação Intranet Extranet Internet

Xxxxxxx xxxxxxx

Xxxxxxxxxxxx xxxxxxxx

Xxxxxxx xxxxxxxxx

Xxxxx xxxxxxx xxxxxxx

Xxxxxx xxxxxxx xxxxxxxxxx

Xxxxxxxxxx xxxxx

Xxxxx xxxxxxx xxxxxxxx

Xxxxx xxxxxx xxxxxx

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Xxxxxxx xxxxxx

Xxxx xxxxxx xxxxxx

Xxxxx xxxx xxxxxx


Condições para criação de uma Intranet

• Acesso à informação

Difunde regularmente informações actualizadas para numerosas pessoas?

Os funcionários passam muito tempo a procurar informação e documentação

que lhes são úteis?

Será desejável partilhar informação entre diversas pessoas de diversos

serviços?

• Benefícios para a organização

As ferramentas e métodos de trabalho estão actualizados e as pessoas estão

preparadas?

Os funcionários trabalham cada vez mais em colaboração?

Pressente-se a necessidade de melhorar a qualidade e eficácia do serviço?

• Benefícios técnicos

A administração do sistema de informação do serviço é pesada e complexa?

A arquitectura técnica impõe constrangimentos para fazer evoluir o sistema de

informação?

A direcção adere aos objectivos e apoia o projecto?

Sim ou Não?


Estágios de maturidade de um Portal

• Conteúdo Estático (Geração “Post-it”)

– Missão, estrutura, história da organização

– Localização de serviços, telefones, endereços, etc.

– Newsletters, calendário de eventos, manuais e

procedimentos, FAQ

– Recrutamento e mobilidade de pessoal

– Difusão de documentos

• Conteúdo Interactivo (Geração “Use-it”)

– Correio electrónico, Help desk, motores de pesquisa, e-

learning, formulários dinâmicos, chats, foruns, etc.

• Conteúdo Extranet (Geração “Sell-it”)


Fases de implementação de um Portal

• Iniciação

– Identificar e recrutar um “sponsor”

• Contagio

– Alcançar “massa crítica”

• Controlo

– Estabelecer procedimentos e normas

• Integração

– Acesso igual para todos os utilizadores à memória da organização


Condições de sucesso para

construir um Portal Intranet


O que se deve fazer no início

• Perceber as expectativas da audiência

• Clareza no que pode ser disponibilizado

• Visão de longo prazo e conteúdo encorajador no

curto prazo

• Envolver o Portal no trabalho do dia-a-dia

• Facilidade de utilização

• Envolver toda a gente a todos os níveis

• Honestidade e credibilidade no que se promete

• Actualização diária

Intranet Academy


7 passos para o sucesso

de um Portal

1. Acabar com o papel

2. Criar um fórum para as “melhores práticas”

3. Partilhar a ribalta

4. Personalizar as notícias

5. Não apostar apenas num canal

6. Catalogar e utilizar motores de busca

7. Tornar o Portal irresistível


Lamentos de um Portal

“Era bom que os nossos funcionários e

utilizadores perdessem algum tempo a

explorar o site”

“O Portal está repleto de material

extremamente útil, mas as pessoas

limitam-se a ver a página principal”


Novas formas

de

Comunicação

E-Mail

Audio e Video

Conferência

Cartas

Telefone

Fax

Face-a-face

Redes Sociais


Como construir um Portal

para comunicar melhor?


As 6 fases clássicas de um “Projecto”

1 Entusiasmo

6 Honra e Glória

aos não Envolvidos

5 Castigo do Inocentes4 Procura dos Culpados

3 Reconhecimento2 Confusão


Fases da implementação

de um Portal Intranet

1. Identificar a funcionalidade pretendida

2. Conhecer a audiência

3. Criar um piloto para demonstração

4. Definir políticas e procedimentos

5. Facilidades e aplicações atraentes

6. Serviços de valor acrescentado

7. Comunicar

8. Evangelizar


Fases de evolução

de um Portal Intranet

• Pioneirismo

– Qualquer pessoa motivada pelas TIC cria uma “montra”

• Comunicação

– Instrumento privilegiado de comunicação interna (mail,

agenda, etc.)

• Profissionalismo

– Coexistência de várias Intranets na organização

• Institucionalização

– A estrutura adapta-se à Intranet e explora ao máximo as

suas potencialidades


Os serviços de um PortalForrester Research

• Acesso às informações

• Desenvolvimento de aplicações

• Listas

• Trabalho cooperativo

• Partilha da informação

• Segurança

• Administração

• Transporte


Esquema geral da iniciativa Portal

Comunicação

Gestão / Pilotagem

Estudo deImpacto

Formação

Especificaçãodas

Necessidades

Estudo deOportunidade

PrimeiroProtótipo

Realização

DadosTécnicosO

rgan

ização

do

Pro

jecto

Teste

Difusão


Uma arquitectura de referência para o Portal


Checklist para o Planeamento

• Objectivo

• Audiência

• Abordagem

• Grau de envolvimento

• Temas

• Estrutura (Achatar ou aprofundar)

• Métodos de desenvolvimento


Barreiras para a implementação do Portal

• Será que vão usar?

• Apoio da direcção

• Retorno do investimento

• Objectivos pouco claros

• Tecnologia versus soluções de gestão


Será que vão usar?

1. Conhecer a audiência




5. Comunicar

6. Evangelizar


Apoio da direcção


2. Definir políticas e procedimentos



5. Comunicar

6. Evangelizar


Retorno do investimento

Objectivos pouco claros

Tecnologia versus soluções de gestão

1. Identificar a funcionalidade pretendida


3. Comunicar


• Quem publica?– Departamentos– Secções– Pessoas

• O que deve ser publicado?– Políticas– Aplicações– Literatura– Manuais– Formas de contacto

• Que ferramentas?– Editores HTML– Interfaces com bases de dados– Interfaces com formulários– Java applets, Java scripts, etc

Orientações gerais para o Portal


Orientações gerais para o Portal

• Os conteúdos são afectados por

direitos de autor?

• São permitidas páginas pessoais?

• Sites de adultos são permitidos?

• Existe uma política de e-Mail?

• Quais as ligações externas à Internet


Acesso aos conteúdos

• Nível “Todo Público”

– Todos os utilizadores da organização acedem

livremente a todas as páginas de informação

• Nível “Serviço”

– Conteúdos específicos para os utilizadores de

um serviço

• Nível “Espaço Privado”

– Acessível somente a um grupo de utilizadores

determinado


Princípios a respeitar na organização

e gestão de um Portal

• Princípio da Propriedade– Um serviço não deve substituir-se a um outro

• Princípio da Responsabilidade– Cada serviço garante a fiabilidade, actualidade e

evolução dos conteúdos que lhe dizem respeito

• Princípio da Coerência– Coordenação da apresentação dos conteúdos e

integração de novos serviços e funcionalidades (carta gráfica, modos de navegação, princípios de apresentação, etc.)


Atingir a massa crítica no PortalC

on

teú

do

útil e

re

leva

nte

Valor

para o

negócio


Avaliação regular do impacto e utilização do Portal

• Medidas quantitativas

– Qual a evolução do número de acessos?

– Porque é que uma dada mudança de conteúdo não teve repercussão sobre o número de acessos?

– Quais são as áreas mais consultadas?

• Medidas qualitativas

– Quis são os utilizadores que mais utilizam o Portal?

– Quais são as questões e observações mais efectuadas pelos utilizadores?

– Os utilizadores sentem-se satisfeitos com os serviços actuais?

– Como se pode construir uma FAQ a partir da análise das questões?

• Adaptação do conteúdo aos utilizadores

– Quais as áreas a suprimir ou a acrescentar?

– Quais as informações susceptíveis de interessar?


Medidas de acompanhamento na construção da Intranet

• Acções de comunicação– Objectivos– Princípios– População-alvo– Quais mensagens e em que momentos

• Acções de formação– Objectivos pedagógicos– População-alvo– Descrição dos módulos de formação– Elaboração do plano

• Aspectos técnicos– Normas– Protocolos– Linguagens– Ferramentas de pesquisa e navegação– Arquitectura técnica– Segurança


Vantagens das ferramentas de Portal

• Trabalho remoto

• Recuperação de informação finalizada ou em andamento, porque o conteúdo gerado é armazenado em base de dados permanentemente disponível na Intranet / Internet

• Velocidade de atualização das informações

• Eliminação de custos de conversão para o padrão HTML

• Separação entre forma e conteúdo, garantindo padronização visual e facilidade de utilização

• Atualização de informações por utilizadores não técnicos

• Criação de um fluxo de trabalho colaborativo e organizado

• Evolução constante da ferramenta

• Libertação da equipe técnica interna para outros serviços de maior valor acrescentado;

• Produto pronto, permitindo o seu uso imediato.


Conteúdos

A intranet como ferramenta por excelência de partilha

de informação deve permitir a gestão de conteúdos

através de mecanismos de publicação, gestão de

segurança e segmentação de audiências baseado

na estrutura organizacional da organização.

A gestão de conteúdos pressupõe ainda a utilização

de ferramentas que permitam notificar em tempo real

individualmente cada colaborador sempre que sejam

disponibilizados novos conteúdos e tarefas do seu

interesse.


Aumentar a eficiência

• Gestão de despesas

• Gestão de férias

• Comunicação de faltas

• Marcação de recursos

• Requisição ao economato

• Informação dimensional

• Sites de equipas

• NewsLetters

• Organograma

• Personalização e segurança


Template de apresentação

Cabeçalho

Conteúdo

Menu

Rodapé


Template de carregamento

Associações

Título

Resumo

Texto


Exemplo de um template de carregamento de conteúdos


Produção

distribuída de

conteúdos


Estruturar a Informação


Subdivisão

vertical

INTRANET / Luís Vidigal 48Subdivisão horizontal


Integração Identidade

UniformidadeFacilidade Inovação

Economiade escala

VelocidadeAgilidade

CoordenaçãoEstratégia

Autonomiadepartamental


Administrador

Web

Mapas dos

Publicadores

Mapas dos

Editores

Conteúdos


Planear global / actuar localIncrementalismo lógico


Organizar para achatar(Variedade horizontal)

a

b

c

d

Bem-vindos

a b c d


Organizar em profundidade(Subordinação vertical)

Bemvindos

1 2 3

1.1 1.2 3.1 3.2

1.1.1 1.1.2 3.1.1 3.1.2 3.1.3

Nível 1

Nível 2

Nível 3

Nível 4


Rede semântica

Bemvindos


Marcha forçada

Bem

vindos

Página 1

Página 2

Página 3

Página 4


Métodos de desenvolvimento

• Alfabético

• Analogia

• Divisão e classificação

• Do geral para o específico

• Geográfico

• Mais importante, menos importante

• Persuasivo

• Atracção aleatória

• Cronologia inversa

• Retórica


Conteúdos

• Estáticos

– Direitos e obrigações, políticas e procedimentos,

formulários, organogramas, revistas, templates,

mapas, etc.

• Dinâmicos

– Listas telefónicas, correios internos, escalas, planos

e relatórios de projectos, etc.

• Muito dinâmicos

– Cotações da bolsa, localização de viaturas, alertas

de funcionamento, circulação e afectação diária de

pessoal


Intranets por grandes funções

Sistemas de

Informação

Produção

Estudos

Qualidade

Logística e

Compras

Comunicação

Documentação

Comerciais e

Marketing

FinançasRecursos

Humanos

Pilotagem

Estratégia


Pilotagem e estratégia

• Ferramentas Data Mining

• Partilha de agendas

• Informar calendários de grandes acções e projectos

• Relatórios, apresentações institucionais e história

• Tele-distribuição de modelos de apresentações para uso generalizado


Finanças

• Procedimentos financeiros

• Plano de contabilidade

• Relatórios de actividade para contabilidade analítica

• Orçamento

• Execução orçamental

• Comparações com exercícios anteriores


Recursos Humanos

• Publicação das vagas

• Gestão da formação e estágios

• Organogramas de pessoal

• Gestão de viagens

• Cadastro

• Simulação de cálculo de reformas e outras

• Actividades extra-profissionais

• Explicação sobre remunerações

• Assistência médica e acção social

• Descrição de funções e categorias

• Caixa de ideias e sugestões


Comunicação e documentação

• Apresentação de valores da organização e sua identidade

• Difusão de comunicados

• Actualidades internas e externas

• Revista de imprensa

• Carta gráfica e modelos de documentos

• Serviço de mensagens

• Jornal interno multimédia

• Anúncio e acompanhamento de eventos

• Bases de dados documentais


Serviços gerais, logística e compras

• Lista (utilizadores) da organização

• Serviço de encomendas e de compras de equipamentos e abastecimentos

• Sistema de pedidos de intervenção

• Gestão de salas de reuniões, material, viaturas...

• Locais de implantação da organização

• Ficheiro de fornecedores

• Gestão de stocks e armazenamento


Estudos

• Estabelecer e animar fóruns temáticos

• Utilizar funções de groupware para o trabalho colaborativo

• Acompanhamento de projectos

• Criar bases de conhecimento partilháveis


Qualidade

• Normas e procedimentos da organização

• Sistema de apoio à condução dos projectos e das actividades operacionais

• Definir e difundir o referencial da organização


Portal do Funcionário (B2E)

Empregado > Empresa (E2B)

Empregado > Posto de Trabalho (E2W)

Empregado > Empregado (E2E)

Empregado >Vida Pessoal (E2P)

Liga o empregado com ferramentas e informação geral da organização

Liga os empregados com ferramentas orientadas ao seu posto de trabalho, com base no conhecimento organizacional

Liga o empregado com outros empregados e grupos organizacionais

Liga o empregado com informação geral e produtos/serviços existentes fora da organização

Accenture


Empregado > Empresa (E2B)

Benefícios • Seguros • Reforma/Fundo Pensões • Férias/Baixas • Subsídio Estudo • Perfil do Empregado/Família • Actividades patrocinadas • Donativos • Realocação

Salários • Recibos • Pagamentos Directos • Impostos • Fiscalidade • Folha de Ponto • Despesas • Horas Extra

Recrutamento/Acolhimento

• Vagas Internas

• Cartas de Recomendação

• Acolhimento novos empregados

• Desempenho

• Plano de Carreiras e Desenvolvimento (link à Formação)

• Gestão por Objectivos

• Avaliação de Desempenho

• Compensações

Biblioteca Corporativa

• Políticas e Procedimentos

• Relatórios Anuais

• Directório de Facilities

• Organogramas

Comunicação Corporativa

• Press Releases

• Mudanças Internas

• Questionários

• Caixa de Sugestões

• Eventos Corporativos Accenture


Empregado > Posto de Trabalho (E2W)Gestão Conhecimento

• Link à Biblioteca Corporativa

• Bibliotecas Externas • Best Practices

• Informação de Concorrentes

• Templates e Formulários

Aprendizagem/Formação • Catálogo de Cursos/Calendário

• Curriculum

• Inscrições

• Resultados • Suporte ao Desempenho

• Administração da Formação

CRM

• Histórico de contactos • Perfil de Clientes

• Ferramentas de Venda

• Data Warehousing

Agência de Viagens

• Perfil do Viajante

• Reservas

• Marcações

Tecnologia

• Contactos

• Help desk• Seguimento de ajudas

• Links à Formação e à Comunicação Corporativa

Procurement

Gestão Projectos • Orçamento

• Equipa

• Documentação

• Workflow• Relatórios

• Plano de Trabalho

Ferramentas Específicas da Função

• Gestão Financeira • Gestão da Cadeia Logística

Gestão da Força de Vendas

• Gestão da Produção • Gestão de Recursos Humanos

• Entre outras...

Accenture


Empregado > Empregado (E2E)Calendário

• Pessoal

• Projectos

• Departamento

• Viagens

Comunicação Individual

• Interna

• Externa

Comunicação Geral

• Empresa

• Departamento

• Posto de Trabalho

Teaming/Colaboração

• Grupos de Discussão

• Jornais electrónicos

• Mensagens (tempo real e email)

• Conferências Web-based

Accenture


Empregado > Vida Pessoal (E2P)Finanças

• Poupança e Investimentos

• Impostos • Reforma

• Casa/Mudanças

• Colégios

• Bancos (on-line)

• Seguros Não Corporativos • Compra de Carro

Bem Estar

• Saúde/Especialistas

• Saúde Mental • Dietas & Exercício

• Gestão do Stress

Família

• Solteiros

• Bebés • Adolescentes

• Terceira Idade

Compras

• Localização de Lojas • Compras Pessoais

• Comparação de Preços

• Descontos

Vida Quotidiana

• Agenda/Compromissos

• Notícias • Tempo

• Horóscopos

• Programas TV

Tempos Livres e Viagens Pessoais

• Restaurantes • Viagens Pessoais

• Atracções Locais

- "Cinemas

- "Galerias de Arte • Clubes Desportivos

Documentação Confidencial

• Fotos

• Documentos (ex.Testamentos)

• Passwords Desenvolvimento Pessoal

• Pesquisas

• Formação

• Educação

Accenture


Quais são as aplicaçõesmais comuns na Intranet?

• Páginas de Informação• (evitando a desactualização, a sobrecarga e o caos na gestão

da informação)

• Aplicações cooperativas– Messaging (e-Mail);

– Colaboração assíncrona (“livros de visitas”, grupos de discussão, newsgroups, etc.);

– Colaboração síncrona (chat, whiteboard, conferências electrónicas, audio e videoconferências, workflow, groupware, gestão documental, etc.).

• Aplicações mais ou menos críticas, ligadas ao negócio da organização.


Estágios de Maturidade Tecnológica

Acesso à

Informação

Comunicar

Trabalhar juntos

Automatizar os

Processos

Inte

racti

vid

ad

e

Impacto


1 - Disponibilizar informações

• Permanentes– Descrição sumária da organização, dos serviços

prestados e da história

– Obras de referência

– Guia de Procedimentos

• Temporárias– Acontecimentos

– Avisos de concurso

– Vagas

– Acções de Formação

– Actualidades dos departamentos


2 - Comunicar e trabalhar juntos

• Trocar mensagens de e-Mail

• Partilhar agendas e convocar reuniões

• Fórum

• Trabalhar em documentos partilhados

• Áudio e videoconferência

• Votações electrónicas

• etc.


3 - Automatização dos processos

• Benefícios– Máxima interacção

– Máximo impacte sobre a organização

– Ganhos económicos e de produtividade (tempo, dinheiro, papel, etc)

– Máximo envolvimento dos utilizadores

• Exemplos– Gestão do correio administrativo

– Gestão documental e de fluxos de trabalho

– Gestão dos pedidos de formação

– Gestão dos pedidos de viagens

– Gestão de encomendas

– etc


Técnicas para fidelizar utilizadores da Intranet

1. Publique mensalmente uma Newsletter

(com tecnologia própria ou servindo-se das

mailing list gratuitas)

2. Faça uma sondagem de opinião rápida

(capazes de gerar avaliações e conteúdo

relevante para a Intranet)

3. Convide os utilizadores a acrescentar a página

aos Favoritos

4. Produza conteúdos com regularidade

(faça um calendário de actualizações e anuncie-o)

5. Construa um “Forum de Discussão”

(partilha de ideias, sugestões, dúvidas, etc.)


Como fazer circular a informação?

• A Cultura da empresa (ou os Mitos)

• Os Homens (ou as Tribos)

• A Organização (e os Ritos)

• Os Instrumentos (e a Memória)


Conceito de Portal

“portal is the mostabused term

in all of IT”Phifer and Berg,

Gartner GroupSetembro 2000


Conceito de Portal

BD


Mitos sobre os Portais

1. São baratos

2. As pessoas acedem naturalmente

3. São para grandes organizações

4. Mais um calão técnico (buzzword)

5. Independentes da plataforma

6. Precisam de ligação à Internet

7. Precisam de pouca manutenção

8. Não são seguros

9. São tarefas de informáticos


Condições de sucesso para um Portal

1. Identificar claramente os objectivos e o

valor acrescentado que se espera obter

com o Portal

2. Pôr em execução uma iniciativa

estruturada e profissional

3. Utilizar o Portal como uma ferramenta de

melhoria da qualidade a vários níveis

4. Avaliar regularmente o impacto do Portal


Objectivos e valor acrescentado

• Expectativas e necessidades dos utilizadores

– Que serviços podem interessar?

– Que novos serviços permitidos pelo Portal para facilitar e simplificar

o trabalho?

• Necessidades reais da estrutura

– Precisa comunicar melhor?

– Precisa ser modernizado?

– Quais as respostas do Portal?

• Modalidades de utilização e impacto

– Quem vai participar no projecto?

– Como é que os utilizadores se vão apropriar do projecto?

– Quais são as modalidades de acesso ao Portal?

– Quais os impactos da utilização do Portal na organização?


Uma iniciativa estruturada e profissional

• Construir um site para enriquecer progressivamente

– Não espere por ter disponível todos os conteúdos

– Tente atingir um grau de interactividade suficiente à partida

• Crie uma estrutura de gestão do projecto

– Determine quem é o chefe do projecto

– Defina quem são os melhores intervenientes e qual o seu papel

– Crie parcerias entre os serviços utilizadores e a informática

– Implique as chefias desde o início e durante a vida do projecto

– Apoie-se num conselho coordenador para controlar o projecto

• Gestão de um projecto de mudança

– Comunique fortemente a todos os níveis

– Sensibilize toda a estrutura

– Forme a equipa do projecto e de seguida os utilizadores


Ferramenta para melhorar a qualidade

• Fazer do Portal uma alavanca de modernização– Desenvolva funcionalidades que facilitem e simplifiquem o trabalho

quotidiano

– Atenção às sobrecargas de trabalho resultantes da alimentação do sistema

– Tente automatizar as tarefas de actualização e de difusão da informação

• Adaptar a organização do trabalho à estrutura do meio– Processo rápido de recolha, produção e validação da informação

– Actualize regularmente as várias rubricas

– Indique as datas de actualização das páginas, rubricas e do site

– Adapte o conteúdo do site sempre que se justifique

• Disponibilizar conteúdos claros e dinâmicos– Plano do site legível e explícito

– Evite um “site vitrine” sem interactividade

– Não negligencie o lado estético

– Desenvolva produtos novos e apelativos para atrair o utilizador


Avaliar o impacto da utilização

• Colocar dispositivos de medida quantitativa

– Qual a evolução do número de acessos

– Porque é que algumas alterações não afectaram os acessos

– Quais são as áreas mais consultadas

• Colocar dispositivos de medida qualitativa

– Quais são os públicos que mais consultam o Portal

– Quais são os comentários e as perguntas mais frequentes (FAQ)

– Os utilizadores estão satisfeitos com os serviços actuais

– Como posso construir as FAQ a partir das perguntas colocadas

• Adaptar o conteúdo a partir dos desejos dos utilizadores

– Que área tirar ou acrescentar

– Quais são as informações susceptíveis de interessar os utilizadores


1. O que é que a Organização ganha?

2. Quanto custa a criar?

3. Quanto custa a manter?

4. Será gerível?

5. Como se integra nos sistemas existentes?

6. Que formação é necessária?

7. Posso fazer outsourcing?

8. Como vai afectar a produtividade?

9. É seguro?

10.Quanto tempo demora a montar?

10 preocupações a ter em conta

na montagem de um Portal


1 - O que é que a Organização ganha?

Será possível quantificar benefícios como:

• Poupanças nos custos operacionais

• Redução da papelada

• Aumentar a qualidade do serviço ao cliente

• Rapidez e melhoria no acesso à informação


2 - Quanto custa a criar?

• Hardware

Servidor Web

Rede

• Software

Sistema Operativo

“Add-on”

Utilitários

• Mão-de-obra

Criação

Manutenção


3 - Quanto custa a manter?

Custos a longo prazo:

• Actualização do servidor e da rede para

responder ao aumento de tráfego

• Ferramentas de gestão e recursos humanos

necessários

• Licenças de software e custos de actualização

• Custos de publicação e arquivo da informação


4 - Será gerível?

• Um Portal é fácil de começar mas pode ser

um pesadelo à medida que cresce se não

forem planeados os seus custos

• Devem-se prever os aumentos de:

Tráfego

Produtores de informação

Utilizadores

• Deve-se tentar usar o trabalho em rede para

reduzir a quantidade de trabalho manual e

desmaterializar formulários


5 - Como se integra nos sistemas existentes?

• Verifique se as aplicações tradicionais em uso

(legacy systems) se integram no Portal (não

apenas aplicações em mainframe);

• É necessário adaptar também as aplicações

cliente-servidor mais recentes;

• Quase todos os fornecedores de sistemas de

gestão de bases de dados estão a adaptar os

interfaces para a Web;

• Entretanto terá de efectuar a réplica dos dados

para poderem ser acedidos via Web.


6 - Que formação é necessária?

Produtores de informação

• Como publicar na Web;

• Converter dados existentes (folhas de cálculo, bases de dados, etc) para formatos aceitáveis.

Requisitos: Domínio de processadores de texto ou outros editores tipo WYSIWYG.

Informáticos

–Como administrar o servidor;

–Como desenvolver aplicações para a Web.

Requisitos: Conhecimentos de administração de redes e/ou programação em linguagens objecto.


7 - Posso fazer outsourcing?

• É uma opção

• Permite desenvolver mais depressa através da incorporação de conhecimentos especializados externos

• Alivia a carga interna de administração e suporte

• Quando decidir abandonar o outsourcing:

• Verifique se tem internamente pessoas competentes para assegurar o trabalho

• Verifique se dispõe de documentação adequada e se tem capacidade para expandir


8 - Como vai afectar a produtividade?

• Se bem construída, a Intranet pode

aumentar muito a produtividade

• Depende em grande parte do tipo de

sistemas que vai substituir e como

• Permite criar novos e melhores serviços

impossíveis de concretizar até aí.


9 - É seguro?

• Será tão segura quanto o seu link mais fraco e

vulnerável, nomeadamente as pessoas que

usam e administram o Portal

• Utilize um servidor seguro, um firewall, acessos

protegidos por passwords e segurança física do

servidor;

• Tenha uma política de controlo de links a outros

servidores Internet menos seguros.


10 - Quanto tempo demora a construir?

• Não muito, se for bem desenvolvido;

• Aproveite a sua rede TCP/IP existente;

• Depois de instalar o servidor Web instale

os browsers nos clientes;

• O arranque não demora muito nem custa

muito caro.


Factores críticos de Sucesso

Quantidade/Tipo Funcionalidades

N.º de comunidades servidas

N.º de Serviços de Integração Necessários

Quantidade Conteúdos

ConteúdosFuncionalidades

Diversidade de Serviçosde Integração

Serviços de Integração

Diversidade de Comunidades

Comunidades

Div

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Fu

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Co

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A complexidade numa solução portal evolui em quatro dimensões e encontra-se

relacionada com questões de volume, de diversidade e capacidade de a tecnologia

acompanhar as mesmas.

© Copyright IBM Corporation 2005



Tecnologia

Quais são as regras chave?

Qual é o business case?

O projecto tem um forte apoio de

topo?

Existe algum comprometimento?

O projecto é estável?

Quais são as necessidades do

negócio?

O conteudo contribui para a

criação de valor?

O negócio está envolvido?

Existe uma arquitectura

de empresa?

Os requisitos do

negócio determinam as

decições tecnológicas?© Copyright IBM Corporation 2005


Factores críticos de Sucesso - Estratégia

Productivity

Enhancement

Corporate

Integration

Operating

Efficiency

Revenue

Generation

Link customer with

integrated collaboration to

sell more

Enable collaboration, within

and outside company

Leverage expertise and

collaborate to reduce cycle

times

Reduce costs with self-

service (customer, employee,

partner)

Reduce administrative costs

and bureaucracy

Simplify and standardize,

reduce complexity

Find and connect experts –

leverage scale of company

Find relevant information

faster

Collaborate and learn from

collective experience

Communicate direct,

through 1 high impact

channel

Promote one brand, communicate consistently

Provide greater sense of

belonging – “Global Glue”

Leverage previous

technology investments

Share single infrastructure

and leverage scale

Consolidate procurement of

hardware and software

Technology Alignment




Comunidades

• Que tipo de comunidades irá o portal suportar?

• Como poderá o portal encorajar o desenvolvimento e participação dessas comunidades?

• O que será diferente numa comunidade online e virtual?

• Que comportamentos pretenderemos encorajar?

• Como mediremos e acompanharemos o “sucesso” da comunidade?

• Como é que iniciaremos as “comunidades virtuais”?




Conteúdos

• Que conteúdos irá o portal conter e disponibilizar?

• Quais os diferentes tipos de conteúdos que o portal irá suportar?

• Que domínios de conhecimento ou assuntos irá o portal suportar?

• Como irão os conteúdos ser organizados, coordenados e geridos?

• Quais as fontes de conteúdo e de onde e como serão actualizados?

• Como se “relacionará” o portal com outros sistemas de informação, warehouses e data marts?




Serviços de Integração

• Que sistemas terá o portal de integrar?

• Que processos de negócio terá o portal de integrar?

• Que tipo de integração será necessária - real time interlock?, data interlock? activity interlock?

• Como serão geridas as alterações a nível de integração com o portal?

• Terá o portal de integrar com sistemas externos à organização?




Funcionalidades

• Que funcionalidades serão exigidas à solução hoje? E amanhã?

• Que aplicações disponibilizam as funcionalidades a implementar?

• Como se irá assegurar o portal a integridade da funcionalidade?

• Como se irá gerir a eventual alteração da funcionalidade?

• Que impacto assumirá o portal na gestão da mudança?



Factores críticos de Sucesso - Governance

“What is your biggest portal challenge”?

Portal server function issues

Implementation issues

Portal design issues

Organizational issues 71%

23%

15%

6%Technology

Forrester Research Report

Making Enterprise Portals Pay

A Portal provides a platform for integrated service delivery across

corporate functions and business units.

Therefore, there is not one owner of all business applications, or a

natural owner within most organizational structures.

Portal governance will establish a structure of shared ownership and

accountability for strategy, development, and operations



Aspectos da Gestão de ProjectosPMBOK Guide

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) - 2000 Edition

Âmbito Tempo Qualidade

Recursos

FinanceirosIntegração

Recursos

Humanos

Comunicação Risco Aquisições


Factores Críticos de Sucesso

Conteúdos e Serviços

Attract

Initial focus is to identify

and provide the portal

features that will attract

the audience. Additional

features should be

developed that deepen

the relationship and

retain the audience

Realize

Once the culture,

business processes and

technology have been

transformed and

completed the transition

to the portal will capture

significant value

Expand

As more complex

business process and

technology integration

issues are addressed

benefits begin to accrue

to the business as use

of the portal expands

• Content and Services plays an important role in ensuring

successful portal implementation and adoption

throughout the enterprise

• Content and Services identified for the portal must:



Segmentar Conteúdos e Serviços

Facilidade de Implementação

Alto

Alta

Baixo

Baixa

Conteúdos e Serviços

de alta prioridade


Abordagem de Implementação – As Disciplinas

Definição

Estratégica

Plano de Marketing e Comunicação

Instalação

PlataformaIntegração Componentes Testes/Piloto

Arquitectura Técnica

Arquitectura de Conteúdos Desenvolvimento de Conteúdos

Identidade

CorporativaLinha Gráfica, Editorial e Navegação

Organização

Processos

Arranque



Metodologia IBM

Define

Workplace

Governance

Define

Workplace

Blueprint

Prioritize

Functional

Requirements

As Is

Workshops &

Assessment

Assess Current

Capabilities

Develop

Workplace

Business Case

Select Enabling

Technology

Develop Demo

Prototype

To-Be

Workshops &

Roadmap

Define

Communication

Strategy

Inventory &

Catalog Existing

Capabilities

Design Technical

Architecture &

Security Model

Design Workplace

Enabled Processes,

Workflows and SLA

Design

Framework &

Navigation

Design Content

Templates &

Metadata Structure

Design System

Interfaces - EAI

Design

Communication

Plan

Design Portal

Operations &

Support Org.

Define

Work

Plan Future Releases

Implement Workplace Enabled Processes

Implement Functional, Organizational and Job Related Changes

Communicate and Market Workplace

Implement On-Going Workplace Operations Support

Failover Testing

Sys

tem

Tes

t

Inte

grat

ion

Tes

t

Acc

epta

nce

Tes

t

Performance Testing

Ch

ang

e M

gm

tC

on

ten

tTe

chn

olo

gy

Go

vern

ance

Manage Project & Scope Program Office

Internal Project Communications

Find State Definition

Success Measures

Analysis, Design, Transition & ImplementStrategy & Business CaseStart-Up

Laun

ch W

orkp

lace

Iden

tify

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elea

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Develo

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Gap

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lysi

s &

Impl

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tatio

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lan

Del

iver

able

s

Implement GovernanceWorkplaceStrategy

Evaluate

Procure & Install Applications

Design

Information &

Data

Architecture

Develop Applications

Integrate Systems

Integrate Existing Web Sites

Convert Data

Develop Working Prototype

Procure & Install Technical Infrastructure

Prioritize Roles & Resulting Requirements

Track Benefits

Realization



Formatos das páginas

• Formatação

HTML - HyperText Markup Language

WML - Wireless Markup Language

• Formatação e Dados

XML - Extensible Markup Language


Conceitos associados à Gestão de Conteúdos

• Integrated document management (IDM)

• Web content management (WCM)

• Records management (RM)

• Document capture

• Document-based collaboration

• Workflow (integrado com produtos IDM, WCM e RM)


Framework para a selecção de uma ferramentapara a Gestão de Conteúdos

Gestão de

Conteúdos

FuncionalidadeArquitectura

Técnica

Investimento

Serviço e

SuporteViabilidade

Visão


Comparação de CMS

• http://www.cmsmatrix.org/

http://www.cmsmatrix.org/matrix


Produção de conteúdos Web

• Produção para múltiplos canais

• Partilha a infra-estrutura da organização

• Autoria distribuída e suportada em workflow e conteúdos partilhados

• Integrar uma grande variedade de conteúdos e formatos (gráficos, documentos Office, dados aplicacionais, áudio, vídeo, Flash, etc.)


O que é um Portal

• Customização

• Personalização

• Integração (dados, aplicações, single sign-on)

• Suporte a comunidades online


Características do Portal

• Personalização– Informação guiada pelo computador, que

tenta “servir” o utilizador através de modelos pré-estabelecidos

– “Inteligência Artificial”

• “Customização”– Informação controlada pelo próprio utilizador,

que selecciona de entre as opções apresentadas quais os caminhos a percorrer

– “Inteligência Natural”


Pessoas

Diferentes

Necessidades

Diferentes• Informações

• Serviços

Fontes

Diferentes

PORTAL

Acesso

Integrado• Web Browser

• ...


O que é o conteúdo

Qualquer objecto digital• HTML, XML, qualquer texto• Imagens• PDF• Formatos proprietários de documentos• Áudio, vídeo• Quaisquer outros bits!


Funcionalidades relacionadascom os conteúdos

• Agregar conteúdos

• Personalizar conteúdos

• Recomendar conteúdos

• Permitir aos utilizadores customizarconteúdos

• Sumarizar conteúdos (Excertos)


Conceito de Portal

• Conteúdos normalizados

• Pedaços de conhecimento (excertos)

• Metadados sobre Direitos (Personalização)

• Dados agregados (Recomendação)

• Dados descritivos (Customização, Personalização, Recomendação)

• Colecta, normaliza e publica conteúdos

• Facilita a colecta de dados

• Expõe pedaços de conhecimento

• Expõe metadados

PortalContent

ManagementXML


Portais

Gestão de

Conteúdos

Ferramentas

Colaborativas

Gestão do

Conhecimento

Gestão

DocumentalOrganizações

inteligentesSmart

Enterprise

Suite


Aplicações online

https://gmail.google.com

http://moneytracking.com

https://www.tractis.com

https://docs.google.com

http://www.acuityscheduling.com

Marcar reuniões

Fazer contratos

Ferramentas de Office

Correio electrónico

Preço de Viagens Aéreas

http://www.edreams.pt/

Monitorar preços

Apresentações de Slides

http://www.slideshare.net

http://www.edreams.pt/


Processador de Textosempre disponível e partilhado

http://docs.google.com

TambémApresentações,Folhas de Cálculo,Formulários, etc.


Formulários no Google Docs

AGP - Tecnologias da Informação 2010 -2011 - Luís Vidigal


http://www.cloudo.com



Trabalhar na Cloud



Tratamento de imagem online

http://www.citrify.com

http://www.photofuntoos.com

http://www.photoshop.com

http://fotoflexer.com


Videoconferência

128

http://www.megameeting.com

http://www.webex.com/

Reuniões e

Eventos online

interactivos

http://www.megameeting.com/

http://www.webex.com/index.html


Ciclo de vida dos conteúdos

Criar Gerir Disponibilizar

Templates

Ferramentas deConcepção

Ferramentas deProdutividade

Metadados

Estruturaçãode Texto

Segurança eControlo de Acessos

Check in e Check out

Pesquisa eRecuperação

Workflow

Publicação na Web

XML e Web Services

Criação dinâmicade Páginas

Personalização

ApresentaçãoMulti-canal

Regras de Negócio

Caching