international business communication standards (ibcs...

International Business Communication Standards

(IBCS) version 1.0

MeđunarodnI StandardI za poSlovnu koMunIkaCIju

verzIja 1.0

ROLF HICHERT

JÜRGEN FAISST

ROLF HICHERTJÜRGEN FAISST

International Business Communication Standards

(IBCS) version 1.0

Međunarodni standardi za poslovnu komunikaciju

verzija 1.0

zaHvalnoSt

Autori žele da se u ime IBCS Asocijacije zahvale svim pojedincimakoji su dali značajan doprinos kreiranju IBCS® standarda verzija 1.0.

Dali su dragocen doprinos (po abecedi):

• Mohamed Abouyakob • Dietrich Betz • Marcus Bitterlich • Austin Diaz • Daniel Doorduin • Jörg Decker • Jürgen Faisst • Holger Gerths • Tilman Hagen • Rolf Hichert • Gunnar Knoch • Andrej Lapajne • Ronald van Lent • Severin Leuenberger • Tobias Riedner • Florian Schalowski • Paul Schneider • Lars Schubert • Michael Schwanz • Paresh Shah • Tilo Sommerwerk • Stefan Spittank • Heinz Steiner • Thomas Terbuch • Volker Zeng

S a d r ž a j

predgovor srpskom izdanju 9

primena IBCS® standarda 11

definicije 15

uvod u IBCS 19

koncepcijska pravila 21

SaY – reci poruku 25SA 1. Uvod u poruke 26

SA 2. Saopštite poruku 28

SA 3. Detaljno izložite poruku 31

SA 4. Potkrepite poruku 33

SA 5. Rekapitulirajte poruku 36

StruCture – organizuj sadržaj 39ST 1. Koristite homogene elemente 40

ST 2. Napravite elemente koji se ne preklapaju 43

ST 3. Napravite kompletnu strukturu 46

ST 4. Napravite hijerarhijske strukture 48

ST 5. Prikažite logičku strukturu 50

percepcijska pravila 53

eXpreSS – Izaberi odgovarajuću vizualizaciju 57EX 1. Koristite odgovarajuću vrstu grafikona i tabela 58

EX 2. Zamenite neodgovarajuće vizualizacije 102

EX 3. Zamenite neodgovarajuće prikaze 106

EX 4. Dodajte poređenja 108

EX 5. Objasnite uzroke 110

SIMplIFY – pojednostavi 113SI 1. Izbegavajte nepotrebne komponente 114

SI 2. Izbegavajte dekorativne komponente 116

SI 3. Zamenite složene elemente jednostavnijim 118

SI 4. Izbegavajte ponavljanja 120

SI 5. Izbegavajte detalje koji odvlače pažnju 122

CondenSe – Sažmi informacije 125CO 1. Koristite male komponente 126

CO 2. Iskoristite prostor 128

CO 3. Dodajte podatke 130

CO 4. Dodajte elemente 132

CO 5. Dodajte objekte 142

CHeCk – obezbedi kvalitet 147CH 1. Izbegavajte manipulaciju osama 148

CH 2. Izbegavajte manipulaciju elementima vizualizacije 150

CH 3. Izbegavajte varljive prikaze 152

CH 4. Koristite iste skale 154

CH 5. Prikažite korigovanja podataka 157

Semantička pravila 159

unIFY – Standardizuj 163UN 1. Ujednačite terminologiju 164

UN 2. Ujednačite opise 167

UN 3. Ujednačite dimenzije 178

UN 4. Ujednačite analize 191

UN 5. Ujednačite indikatore 205

rolF HICHert

Autor IBCS® standarda

predGovor SrpSkoM Izdanju

Dobar izveštaj štedi vreme menadžeru

— Bojan Šćepanović

Menadžer dobija dnevno na desetine različitih izveštaja. Neki od izve-štaja su sjajni, sa jasnom akcionom porukom i odgovarajućem vizuelizaci-jom. Na žalost, 99% izveštaja za menadžere su neupotrebljivi – „izveštaji“ su, ustvari, nepregledne tabele u Excel-u, sa puno besmislene statistike, bez ijedne poruke ili predloga za akciju. Menadžeri troše puno vremena za analizu takvih „izveštaja“.

International Business Communication Standards (IBCS®) su prvi me-đunarodni standardi koji pomažu kod kreiranja izveštaja za menadžere. Standardi su nastali pod okriljem prof. Rolfa Hicherta i njegove kompani-je HICHERT+FAISST. Prof. Hichert je kreirao čuvena SUCCESS® pravila i napravio revoluciju u izveštavanju za menadžere. Od SUCCESS® pravila došli smo i do međunarodno priznatih IBCS® standarda. Dobar izveštaj štedi vreme menadžeru.

IBCS® standardi su jasna smernica menadžerima i zaposlenima kako izveštaji treba da izgledaju. IBCS asocijacija (www.ibcs-a.org) je neprofit-na organizacija za popularizaciju IBCS® i ona objavjulje IBCS® standarde.

Svi standardi, pa i IBCS® standardi, su podložni promenama. Ova ver-zija standarda se odnosi na IBCS verziju 1.0, a kompletan prevod standar-da sa engleskog na srpski je urađen u toku 2016. godine.

Za više informacija oko IBCS® standarda možete pogledati www.ibcs-a.org odnosno www.hichert.com i www.mcb.rs.

Bojan Šćepanović

IBCS® sertifikovani konsultant

Direktor Menadžment Centra Beograd

Beograd,mart 2017.

11Primena IBCS® standarda

primena IBCS® standarda

U nastavku je primer jednog lošeg izveštaja.

Šta je sve problematično u ovom izveštaju?

• nepostojanje poruke. Svaki izveštaj treba nešto da saopšti. Poruka mora biti jasno naznačena. Ovaj “izveštaj” nema nikakvu poruku. Da li treba da gledamo rast svih kupaca... da li je bitan rast top 10 kupaca... da li je bitan share... da li je bitan trend?

• Ova tabela predstavlja “statistiku”, dok controller dodaje “poruku” i on-da to postaje “izveštaj”. Dakle, postoji univerzalna formula koja glasi:

izveštaj = statistika + poruka

• veliki broj cifara. Prikazani izveštaj ima previše cifara. Ljudskom oku je veoma teško da se, posmatrajući ogromnu količinu brojeva, fokusi-ra na ono što je važno. Jedino što je potpuno jasno jeste da se izveštaj odnosi na prvih 10 kupaca, kao što je navedeno u naslovu.

• pogrešan smer godina (2013 2012). Veliki problem, koji se javlja već u drugoj koloni, jeste prikaz godina. Ljudima je prirodno da čitaju s leva na desno. Kada posmatramo ovaj izveštaj, vrlo je verovatno da ćemo zaključiti da je prodaja opala za TOP 10 (sa 3.939 na 2.993), a ustvari je prodaja porasla (sa 2.993 na 3.939).

Izveštaj top 10 kupci (“pre”)

12 International Business Communication Standards (IBCS)

• previše “buke”. Postoji “gridlines” (okviri, vertikalne i horizontalne li-nije) koji nije potreban. Postoji ponavljanje “%” na mnogo mesta. Ko-ristite pravilo SIMPLIFY i uklonite sve ono što vam ne donosi dodat-nu informaciju.

• nedostatak vizuelizacije. Menadžeru je “smaranje” da gleda u cifre. Menadžer troši mnogo vremena analizirajući cifre. Slika govori više od hiljadu reči.

U nastavku je primer kako izveštaj može da izgleda posle sređivanja (“posle”):

Da li primećujete razliku između ova dva prikaza? Sada se jasno vidi kako su rangirani najvažniji kupci i koliki je rast prodaje u odnosu na LY (prošlu godinu). U izveštaju postoji i jasna poruka koja pomaže menadžeru da done-se odluku. Ovaj izveštaj je transparentan.

Izveštaj top 10 kupci (“posle”)

13

Ako želimo da pojednostavimo, onda možemo da kažemo da dobar izve-štaj ima 5 ključnih elemenata:

1. poruku

2. sliku

3. naslov

4. naglašavanje

5. izvor

Ono što ćemo prvo primetiti je poruka (1) koju želimo da prenesemo me-nadžeru. Na taj način se odmah skreće pažnja na ono što je važno.

Poruka je podržana slikom (2) koja poboljšava njeno razumevanje. Slike su te koje izazivaju emocije i preporučuju se u izveštajima i prezentacijama. One olakšavaju razumevanje, jer je većina ljudi vizuelni tip i slike ih podsti-ču na akciju. U ovom slučaju, korišćena su tri grafikona da podstaknu me-nadžera da donese odluku.

Jedan od važnih elemenata je naslov (3) u kojem se navode svi važni ele-menti (ime kompanije, izveštaja, jedinice mere).

Poruka se takođe može podržati naglašavanjem (4).

Na kraju se navodi izvor informacija (5) kako bi se osigurao kredibilitet pred čitaocima i slušaocima.

Primena IBCS® standarda

15

definicije

poslovna komunikacijaZa naše potrebe, poslovna komunikacija znači materijalizaciju (npr.

papir, prikazi na ekranu) kvantitativnih informacija za analitičke ciljeve i ciljeve izveštavanja. U tom smislu, poslovnu komunikaciju organizujemo u proizvode, odnosno izveštaje i prezentacije. Oni se sastoje od jedne ili više stranica (npr. PowerPoint slajdova) koje sačinjavaju objekti (npr. grafikoni i tabele) sa posebnim elementima (npr. stubići tj. kolone, ose, oznake itd.) i opštim elementima (npr. naslovi, komentari).

proizvodi komunikacijeUbacivanje jedne ili više stranica u izveštaj ili prezentaciju stvara pro-

izvod komunikacije.

Izveštaji su pismeni dokumenti sa unapred utvrđenom, dosledno pri-menjenom formalnom strukturom kao što su:

• Zakonom propisani godišnji i kvartalni izveštaji

• Izveštaji za menadžment

• Izveštaji o projektima

• Obaveštenja o odlukama

• Evidencija, zapisnici sa sastanaka, izveštaji o radu itd.

Obavezni delovi svakog izveštaja su tumačenja i rezimei autora. Izve-štaji izveštavaju o nečemu. Oni se pišu da bi se prenele poruke određenim primaocima.

Prezentacije su formalna usmena komunikacija o situacijama kao što su:

• Status projekata

• Interpretacija aktuelnih finansijskih podataka

• Prezentacija perspektive poslovanja

• Pripremne faze u procesu odlučivanja za velike investicije

• Obuka itd.

Obavezni delovi svake prezentacije su tumačenja i rezimei autora.

International Business Communication Standards (IBCS)


Baveći se samo materijalom korišćenim u prezentacijama (prezentaci-oni materijal), IBCS standardi uzimaju u obzir dizajn slajdova koji se pro-jektuju tokom prezentacije i materijala koji se deli pre ili posle prezentaci-je. U tom smislu, prezentacija je skraćeni oblik prezentacionog materijala.

Statistika, za razliku od izveštaja, jeste skup podataka bez poruka au-tora. Statistika ne koristi grafikone i tabele da podrži određenu poruku, već pomaže da se pronađe poruka i zahteva aktivno traganje i analizu od strane korisnika. U principu, sveobuhvatna statistika ima detaljan sadr-žaj ali joj nedostaje rezime.

U praksi nema jasnih granica između izveštaja i statistike.

Interaktivni analitički sistemi (koji se nazivaju i „upravljački informa-cioni sistemi“, „izvršni informacioni sistemi“, „sistemi za podršku odlu-čivanju“ i „sistemi izveštavanja“) jesu skupovi interaktivne statistike koji obuhvataju određenu poslovnu temu (npr. analiza prodaje). Slično statisti-ci, ta softverska rešenja ne koriste grafikone i tabele da podrže određenu poruku, već pomažu da se pronađe poruka i zahtevaju aktivno traganje i analizu od strane korisnika.

Interaktivni analitički sistemi se grade pomoću informacionih tehno-logija, kao što su analitičke baze podataka i softveri poslovne inteligencije.

Mada su usmereni na izveštaje i prezentacije, IBCS standardi mogu da se koriste i za dizajniranje interaktivnih analitičkih sistema.

Stranice komunikacijePojedinačne stranice u pismenom izveštaju, slajd prezentacije ili pri-

kaz na ekranu nekog interaktivnog analitičkog sistema zovu se „stranice komunikacije“. Izgled stranice je određen njenom veličinom i rasporedom objekata na stranici.

Veličina stranice zavisi od aplikacije i medija koji se koriste za prikazi-vanje izveštaja ili prezentacionog materijala. IBCS standardi preporučuju standardizaciju veličina stranica na nivou cele kompanije.

Temeljan i dosledan raspored u svim izveštajima za menadžment i u prezentacionom materijalu olakšava preglednost. Koncept rasporeda po-stavlja objekte i opšte elemente u prostoru vizualizacije. IBCS standardi preporučuju izradu i korišćenje korporativnih šablona rasporeda za naj-češće vrste stranica.

Dashboard je stranica interaktivnog analitičkog sistema osmišlje-na tako da postigne visok stepen vizuelne percepcije. Validan kriterijum kvaliteta predstavlja vreme potrebno čitaocu da pregleda i razume situa-

17

ciju koju ilustruju grafikoni i tabele dashboard-a. Slično instrument-tabli automobila, ona treba da pomogne čitaocu (vozaču) da za veoma kratko vreme shvati situaciju.

objekti komunikacijeGrafikoni, tabele, tekstovi i slike postavljene na stranici zovu se „objek-

ti komunikacije“. Objekti komunikacije predstavljaju analitički prikaz si-tuacije i mogu da budu samostalni sa odgovarajućom porukom ili bez nje.

elementi komunikacijeObjekti se sastoje od elemenata komunikacije kao što su vizuelni ele-

menti za određene objekte (npr. barovi, stubići i linije), legende, oznake, ose itd. Pored toga, postoje i opšti elementi kao što su naslovi, fusnote i poruke, koji se ne koriste za konstruisanje objekata već su neophodni za dizajn i razumevanje stranica izveštaja.

Međunarodni standardi poslovne komunikacije (IBCS)Međunarodni standardi poslovne komunikacije (IBCS) praktični su

predlozi za dizajn poslovne komunikacije. U većini slučajeva to znači pra-vilan koncepcijski, percepcijski i semantički dizajn grafikona i tabela.

IBCS standardi se objavljuju za javnu upotrebu pod međunarodnom licencom Creative Commons Attribution Share-Alike 4.0 (CC BY-SA).

IBCS notacijaIBCS notacija je oznaka za skup semantičkih pravila koja predlaže

IBCS. IBCS notacija obuhvata ujednačavanje:

• terminologije (reči, skraćenica i brojčanih formata)

• opisa (poruka, naslova, legendi i oznaka)

• dimenzija (mera, scenarija i vremenskih perioda)

• analiza (scenarija i vremenskih serija)

• indikatora (npr. indikatora za isticanje i indikatora za skaliranje).

IBCS asocijacija Preispitivanje i dalji razvoj IBCS standarda je neprestan proces ko-

ji kontroliše IBCS asocijacija. IBCS asocijacija je neprofitna organizacija koja besplatno objavljuje standarde, sprovodi konsultacije i diskusiju pre objavljivanja novih verzija. To podrazumeva i poziv javnosti širom sveta da da svoje komentare.

Definicije


HICHert®SuCCeSSIBCS standardi su zasnovani na HICHERT®SUCCESS pravilima. To je

ka akciji orijentisan pristup za koncepcijski i vizuelni dizajn uspešne po-slovne komunikacije koji obuhvata sledeće grupe pravila:

SAY: Reci poruku

UNIFY: Standardizuj

CONDENSE: Sažmi informacije

CHECK: Obezbedi kvalitet

EXPRESS: Izaberi odgovarajuću vizualizaciju

SIMPLIFY: Pojednostavi

STRUCTURE: Organizuj sadržaj

19

uvod u IBCSMeđunarodni standardi poslovne komunikacije (IBCS) praktični su

predlozi za dizajn poslovne komunikacije, što u većini slučajeva znači pravilan koncepcijski, percepcijski i semantički dizajn grafikona i tabela.

Poslovna komunikacija ispunjava IBCS standarde ukoliko poštuje tri grupe pravila koja čine tri stuba IBCS:

• Koncepcijska pravila. Pomažu da se jasno prenese sadržaj pomo-ću odgovarajuće priče. Ona odgovaraju grupama SUCCESS pravila SAY i STRUCTURE, zasnovanim na radu autora kao što je Barbara Minto. Ona su široko prihvaćena jer se zasnivaju na nauci, eksperi-mentima i praktičnom iskustvu.

• Percepcijska pravila. Pomažu da se jasno prenese sadržaj pomoću odgovarajućeg vizuelnog dizajna. Ona odgovaraju grupama SUCCE-SS pravila EXPRESS, SIMPLIFY, CONDENSE i CHECK, zasnovanim na radu autora kao što su William Playfair, Willard Cope Brinton, Gene Zelazny, Edward Tufte i Stephen Few. Ova pravila su takođe

Slika 1. tri stuba IBCS

Uvod u IBCS

IBCS

UNIFY

CONDENSE

CHECK

SAY

STRUCTURE

EXPRESS

SIMPLIFY

koncepcijska pravila percepcijska pravila Semantička pravila


široko prihvaćena jer se zasnivaju na nauci, eksperimentima i prak-tičnom iskustvu.

• Semantička pravila. Pomažu da se jasno prenese sadržaj pomoću jedinstvene notacije (IBCS notacija). Ona odgovaraju grupi SUCCE-SS pravila – UNIFY, zasnovanim na radu Rolfa Hicherta i drugih saradnika IBCS asocijacije. Pošto se zasnivaju na konvenciji, a ne na naučnom ili praktičnom iskustvu, semantička pravila prvo moraju biti šire prihvaćena kako bi postala standard.

Predložena IBCS notacija obuhvata semantičko ujednačavanje termi-nologije, opisa, dimenzija (mera, vremenskih perioda, scenarija itd.), ana-liza i indikatora u poslovnoj komunikaciji.

KONCEPCIJSKA PRAVILA

23

koncepcijska pravilaKoncepcijska pravila pomažu da se jasno prenese sadržaj pomoću odgovarajuće priče. Ona odgovaraju skupovi-ma Hichertovih SUCCESS pravila SAY i STRUCTURE, zasnovanim na radu autora kao što je Barbara Minto. Ona su široko prihvaćena jer se zasnivaju na nauci, eksperimentima i praktičnom iskustvu.

International Business Communication Standards (IBCS)

25

SaY Reci poruku

SAY obuhvata sve aspekte prenošenja poruka čitaoci-ma izveštaja i prezentacija.

Prenošenje poruka znači da izveštaji i prezentaci-je, kako u celini tako i u okviru svojih pojedinačnih komponenata, nameravaju da nešto saopšte primaocu poruke. Poruke u tom smislu mogu biti konstatacije, mišljenja, preporuke i drugi oblici izjava.

Ovo poglavlje obuhvata uvod u poruke, saopštavanje, detaljno objašnjavanje, potkrepljivanje i rekapitula-ciju poruka.

Koncepcijska pravila


SA 1. Uvod u poruke

Čitaoci izveštaja i slušaoci prezentacija treba da bu-du pripremljeni za poruku pre no što je zaista prime. Potreban im je uvod koji:

• opisuje situaciju

• pojašnjava problem i

• postavlja odgovarajuće pitanje.

SA 1.1 Opišite situaciju

Opisivanje situacije znači sakupljanje i predstavljanje odgovarajućih činjenica. Pobrinite se da obuhvatite sve bitne aspekte i da dobijete opšti konsenzus oko tih činjenica. To uglavnom znači da još ne opisujete dati problem već predstavljate činjenice i ciljeve koji su već poznati čitaocima ili slušaocima. Preporučljivo je da se počne sa pozitivnim i opšteprihva-ćenim opisom situacije kako bi se sprečile protivrečnosti već na početku.

Slika 2. opišite situaciju

1 Situacija

Zašto?

Razlog ARazlog BRazlog C

1

27

SA 1.2 Objasnite problem

Posle opisivanja situacije, predstavite izazov ili komplikaciju koja uti-če na čitaoce ili publiku. To bi trebalo da dovede do toga da svako postane svestan kritičnog ili čak opasnog problema.

SA 1.3 Postavite pitanje

Dobrim uvodom se postavlja odgovarajuće pitanje kako rešiti kompli-kaciju u opisanoj situaciji. To pitanje na početku svakog izveštaja ili pre-zentacije potom dovodi do poruke, tj. odgovora na to pitanje.

Slika 3. objasnite problem

Slika 4. postavite pitanje

Situacija Naš cilj je profitna stopa od 20%”

Zašto?

Razlog ARazlog BRazlog C

Problem Prognoza profita je 3%”

12

Situacija Naš cilj je profitna stopa od 20%”

... i potom je porukaodgovor na pitanje!

Problem Prognoza profita je 3%”

Pitanje Kako možemo da postignemo naš cilj?”

123

SAY – Reci poruku


SA 2. Saopštite poruku

Saopštavanje poruke znači odgovaranje na pitanje po-stavljeno na kraju uvoda. Postarajte se da izbegnete banalne poruke. Umesto toga, vaša poruka otkriva, objašnjava ili preporučuje nešto što se kasnije detalj-no objašnjava u izveštaju ili prezentaciji.

SA 2.1 Izbegavajte banalne poruke

Banalne poruke, kao što su: „Naš projekat ima četiri faze“ ili „U apri-lu smo dostigli maksimum“, dovešće do toga da se izveštaji ne pročitaju a da se prezentacije samo „održe“. Poruke moraju biti jasne, zanimljive i kvantifikovane kad god je to moguće. Poruke moraju da budu potkreplje-ne izveštajem ili prezentacijom.

SA 2.2 Konstatacija, mišljenje ili preporuka

Poruke u izveštajima i prezentacijama mogu imati različite karakte-ristike. Da bi se poruka razumela, mora biti u obliku kompletne rečenice. Npr. „Niža prodaja“ mogla bi da znači da nam je prodaja opala ili da pred-viđamo opadanje prodaje, ili čak i da je naš konkurent imao nižu prodaju. Poželjno je da naša poruka ne bude samo konstatacija već i objašnjenje pa, ako je moguće, i preporuka koja će se objasniti ili razmatrati.

Slika 5. Izbegavajte banalne poruke

J F M

AB

CD

A M

„Treba da zaposlimo još 5 novih radnika da bi...“

„Možemo da izbegnemo vrh u aprilu korišćenjem...“

„Naš projekat ima četiri faze”

„Imali smo vrh u aprilu”

29

Pošto su konstatacije izjave čija se tačnost može proveriti, treba da budu što preciznije formulisane. Preporuke se mogu izvoditi iz konstata-cija i iz njihovih odgovarajućih objašnjenja. Slika 7. prikazuje klasifikaciju poruka sa primerima iz poslovnog okruženja.

Slika 6. konstatujte, objasnite ili preporučite

Slika 7. klasifikacija poruka

IzjavaProdaja je 5 mil. EUR ispod...

Objašnjenje…zbog povećanja od 10%...

Preporuka…zato mi treba da…

„Prodaja opada“

„Cene idu gore“

„Promena strategije“

SAY – Reci poruku


SA 2.3 Prvo kažite poruku a potom je objasnite

Svaki izveštaj, prezentacija i pojedinačna stranica ili prilog može da se rezimira jasnom opštom porukom. U prezentacijama, govornik uvek treba prvo da kaže svoju poruku pa da je potom objasni ili dokaže. Ukoliko poru-ka dolazi na kraju prezentacije, slušaoci će imati poteškoća da prate priču.

Slika 8. prvo kažite poruku a potom je objasnite

Tržište za Projekat B je suviše malo i možemo da očekujemo jaku konkurenciju. Takođe, troškovi su preko plana i ne možemo da dostignemo odgovarajući kvalitet. Stoga, naš predlog je da zaustavimo projekat.

Treba da zaustavimo projekat B:+ Tržište je suviše malo+ Konkurencija je vrlo jaka+ Troškovi su preko plana+ Ne možemo da dostignemo kvalitet

31

SA 3. Detaljno izložite poruku

Saopštena poruka mora da se detaljno izloži, sa argu-mentima koji je potkrepljuju. Argumenti treba da se slože u priču koja pomaže čitaocima ili slušaocima da shvate poruku i da se pripreme za preporučenu akciju.

SA 3.1 Potkrepite poruku

Potkrepiti poruku znači dokazivati je činjenicama i brojčanim podaci-ma. Ukoliko je moguće, poruku govornika treba da objasni ili dokaže sam slajd prezentacije a ne govornik. To se može uraditi govornim rečenicama koje, po mogućstvu, potkrepljuju grafikoni, tabele i slike.

Slika 9. potkrepite poruku konkretnim objašnjenjem

Mi nudimo prikladna rešenja za svakoga:

• Dizajn prema vašim potrebama

• Najbolja funkcionalnost u klasi

• Prilagodljivost oblika

• Različite boje

Mi nudimo 3 modela u 3 boje

SAY – Reci poruku


SA 3.2 Razvijte priču (storyline)

Razviti priču (storyline) znači prikazati „piramidalnu“ strukturu izja-va (konstatacija, mišljenja i preporuka) koja čini uverljivu i logičnu argu-mentaciju. „Piramidalno“ znači hijerarhijski niz izjava, argumenata, za-ključaka itd. koji odgovara pravilima iz poglavlja STRUCTURE.

Slika 10. razvijte priču (storyline)

?

2.1

1.1 1.1 1.2 2.1 2.2

2

Poruka

1 2

1

1.2

33

SA 4. Potkrepite poruku

Potkrepljivanje poruke obuhvata tehničke i praktič-ne aspekte formulisanja poruke, dok detaljno izlaga-nje poruke podrazumeva izlaganje sadržaja u formi logičnog storyline-a.

SA 4.1 Izražavajte se precizno

Što je jezik nedvosmisleniji, to je poruka jasnija. Razumeće se samo precizne reči. Izrazi „bitan“ ili „značajan“ izazivaju pogrešna tumačenja i shvatanja. Pominjanje činjenica i brojčanih podataka će ih sprečiti.

Slika 11. Izražavajte se precizno

• Osetno smanjenje troškova • Oko 100 komada • Značajna varijansa• Više od 5 tona • Mnogo bolje od plana

• Troškovi manji za 3,5 mil. EUR• Između 98 i 102 komada• Varijansa od +9%• 6 ili 7 tona• 3% preko plana

SAY – Reci poruku


SA 4.2 Vizualizujte činjenice

Poruke se lakše shvataju ukoliko se verodostojno prikažu pomoću gra-fikona, tabela, dijagrama ili slika kojima se vizualizuju osnovne činjenice. Čak bi i struktura argumenata mogla da se vizualizuje, npr. u obliku staba-la odlučivanja ili flow čartova, čineći složene strukture lakše shvatljivim.

SA 4.3 Istaknite poruku

Poruke treba da se vizuelno istaknu u prikazanim objektima komuni-kacije, odnosno grafikonima, tabelama, dijagramima i slikama. To olakša-va razumevanje i skraćuje vreme potrebno da se shvate složene situacije.

Slika 12. vizualizujte činjenice

Slika 13. Istaknite poruku

Odluke o proizvodu B Odluke o proizvodu B

"Nakon dobijenih rezultata ostanju na tržištu moramo dapogledamo alternative za ovajproizvod. U slučaju dobrih šansina tržištu trebalo bi da lansiramoproizvod. Ukoliko se moguočekivati relativno dobrešanse..."

Pregledtržišta

Relativnodobre šanse

Dobre šanse

Slabe šanse

Prodaja je opala za 19 %Prodaja je opala za 19 %

- 19%

35

U većini slučajeva, trebalo bi istaći najvažnije delove sadržaja podvla-čenjem najvažnijih činjenica ili naglašavanjem zanimljivih detalja. Objekti i stranice bez indikatora za isticanje imaju tendenciju da budu statistički materijal umesto materijala izveštaja.

SA 4.4 Navedite izvore i povežite komentare

Fusnote za objašnjenja (npr. objašnjenja skraćenica) i za navođenje izvora povećavaju kredibilitet prikazanog sadržaja. One se mogu izostavi-ti iz projektovanih slajdova, ali moraju biti uključene u pismene izveštaje.

Komentare na stranicama izveštaja i prezentacija treba numerisati i povezati sa odgovarajućim tekstom radi što lakšeg razumevanja.

1 Zaposleni2

Broj zaposlenih

Komentar

5643

57

'11 '15 '181 Zaposleni2 Eksterno zaposleni

Broj zaposlenih

Komentar

5643

57

'11 '15 '18

Broj zaposlenih 1

2

1

21

2

34

3

4

Slika 14. navedite izvore i povežite komentare

SAY – Reci poruku


SA 5. Rekapitulirajte poruku

Prezentacije treba zaključiti opštom porukom, ko-ja uključuje i sledeće korake i objašnjenje posledica. S druge strane, u izveštajima takvo ponavljanje nije potrebno jer čitalac može lako da se vrati na odgova-rajući rezime na početku teksta.

SA 5.1 Ponovite poruku

Treba izbegavati frazu „Hvala vam na pažnji!“ na kraju prezentacije. Umesto toga, prezenteri treba da ukratko rezimiraju po poslednji put svoju poruku, po mogućstvu, u jednoj rečenici. Po završetku uspešne prezenta-cije, publika će zahvaljivati prezenterima na informacijama. Ponavljanje poruke sa početka prezentacije na njenom kraju pomaže publici da proveri kvalitet priče i zaokružuje prezentaciju.

Slika 15. ponovite poruku

Hvala vam na pažnji!

... i onda će publika da kaže „Hvala ti“.

„... i nadam se da je moja poruka

doprla do vas.“

37

SA 5.2 Objasnite posledice

Svoj izveštaj ili prezentaciju zaključite predlozima za odluke koje treba doneti i objašnjenjem posledica. Ovo je pravi cilj prezentacije: uveriti publi-ku kako u poruku tako i u predložene naredne korake koje treba preduzeti.

...i sada bi trebalo da odlučimo o sledećim koracima:

Ljudi

Mašine

Marketing

Dodatni resursi koji sunam potrebni...

Još dve proizvodne linijemoraju da...

Naša online prodavnica...

abc

Slika 16. objasnite posledice

SAY – Reci poruku

39

StruCture Organizuj sadržaj

STRUCTURE obuhvata sve aspekte organizovanja sa-držaja izveštaja i prezentacija.

Organizovanje sadržaja znači da izveštaji i prezenta-cije slede logičku strukturu koja čini uverljivu priču (videti SAY pravilo SA 3.2 „Razvijte priču“ (storyline)).

Ovo poglavlje obuhvata:

• korišćenje homogenih elemenata

• pravljenje strukture nepreklapajućih elemenata

• pravljenje kompletnih struktura

• pravljenje hijerarhijskih struktura

• prikazivanje logičkih struktura.

Koncepcijska pravila

ROLF HICHERTJÜRGEN FAISST

International Business Communication Standards (IBCS) version 1.0MEđUNARODNI STANDARDI zA POSLOvNU KOMUNIKACIJU vERzIJA 1.0

IzdavačMCB Edukacija, BeogradBeograd, Ustanička 189

za izdavačaSandra Šćepanović

urednikBojan Šćepanović

lekturaLjiljana Ćuk

oblikovanje i priprema za štampuVeljko Damjanović, Sputnjik Stevan Blagojev

ŠtampaJovšić Printing Centar, Beograd

tiraž1.000

ISBN 978-86-89821-11-6

Beograd, 2017.

CIP – Каталогизација у публикацијиНародна библиотека Србије, Београд

006.3/.8:659.23

ХИКЕРТ, РолфMeđunarodni standardi za poslovnu komunikaciju : verzija 1.0 =

International Business Communication Standards (IBCS) : version 1.0 / Rolf Hichert, Jürgen Faisst. – Beograd : MCB edukacija, 2017 (Beograd : Jovšić Printing Centar). – graf. prikazi, tabele. – 213 str. ; 23 cm

Tiraž 1.000. – Str. 9: Predgovor srpskom izdanju / Bojan Šćepanović.

ISBN 978-86-89821-11-6

1. Фајст, Јирген [аутор]a) Пословне комуникације – Међународни стандарди COBISS.SR-ID 231129356

international business communication standards (ibcs...

Documents