internal audit report - 2017

INTERNAL AUDIT REPORT - 2017 QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

Quality Assurance Center - INFORMATICS AND BUSINESS INSTITUTE DARMAJAYA JL. Z.A. PAGAR ALAM NO.93 BANDARLAMPUNG 35142 Telp. (0721) 787214 | Fax. (0721) 700261 | Email : [email protected] www.darmajaya.ac.id

mailto:[email protected]

Table of Contents

i

INTERNAL AUDIT SUMMARY REPORT ___________________________________ 1

Kata Pengantar _______________________________________________________ 3

BAB I PENDAHULUAN _________________________________________________ 4

Latar Belakang _________________________________________________ 4

Tujuan Audit ___________________________________________________ 4

Lingkup Pemeriksaan ____________________________________________ 5

Kategori Ketidaksesuaian _________________________________________ 5

Hukum Dasar/Aturan yang Digunakan _______________________________ 5

Batasan Pemeriksaan ____________________________________________ 5

Metode Pemeriksaan ____________________________________________ 6

Tahapan Pemeriksaan ___________________________________________ 6

Kajian Ulang Audit Sebelumnya ____________________________________ 6

Pelaksanaan Audit dan Tim Audit Mutu Internal 2017 ___________________ 7

BAB II HASIL PEMERIKSAAN ___________________________________________ 9

Penjelasan Umum Hasil Audit _____________________________________ 9

Hasil Rekap Audit dan Catatan Audit ________________________________ 9

Observasi Sebaran Klausal _______________________________________ 11

Ringkasan Ketidaksesuaian Audit __________________________________ 14

Status Tindakan Perbaikan dan Pencegahan _________________________ 14

BAB III KESIMPULAN _________________________________________________ 15

LAMPIRAN __________________________________________________________ 16

1

INTERNAL AUDIT SUMMARY REPORT

Number of Audit : I-2017

Standard (s) : ISO 9001:2015

Organization : Informatics and Busines Institute (IBI) Darmajaya

Address : Jl. Z.A Pagar Alam No. 93 Kedaton Bandar Lampung

Telp/Fax/e-mail : 0721-787214/700261/info.darmajaya.ac.id

Internal Audit Type : QMS ISO 9001:2015

Audit Scope : Teaching Learning (Academic) and Supporting (Non-

Academic)

Site(s) audited : All Unit in IBI Darmajaya (21 Units)

Date(s) of internal audit(s) : 6 – 10 Maret 2017

Management Representative : Dr. RZ Abdul Aziz, MT

Head of QAC : Nursiyanto, S.Kom., M.T.I

Lead auditor : Nurfiana, S.Kom., M.Kom

Members of Auditor : Nurjoko, S.Kom, M.TI

Winda Rika Lestari, S.E., M.M

T.M. Zaini, S.Kom., M.Kom

Dedi Putra, SE., M.S.Ak

Aswin, SE., MM

M. Sadat Pulungan, SE., MM

R.E. Harahap, S.T

Neni Purwati, S.Kom., M.TI

Muhammad Rafiq, M.Si

Ronny Nasar, S.E., MM

Yulmaini, S.Kom., M.Cs

Halimah Yunus, S.Kom., M.TI

Muprihan Thaib, S.Sos.,MM

Niken Paramitasari, SE.,MM

Sri Karnila, S.Kom.,M.Kom

Quality Analizer and Designer : Zulkarnain, S.Kom., M.TI

Document Controller : Retno Dwi Handayani, S.Kom

“CI-IMUT”

Continuous

Improvement –

Iman dan Mutu

2

Comments Raised

Non-Conformity Major : 0

Non-Conformity Minor : 24

Potensial Non Compliance : 44

Oportunities For Improvement (OFI) : 50

Total : 118

Date of next internal audit(s) : 6 – 10 Maret 2018

EXCLUSIONS / PENGECUALIAN

Requirement Justification

- -

* Tidak ada pengecualian klausal pada penerapan sistem mutu

This report is confidential and distribution is limited to the audit team, client representative

and the Institution Quality Assurance.

Bandar Lampung, 10 Mei 2017

Dibuat oleh Diketahui oleh

Lead Auditor Management Representative

Nurfiana, S.Kom., M.Kom Dr. Abdul Aziz, M.T

Applicable statutory and regulatory requirements

SNI – Quality Management System : ISO 9001:2015

3

Kata Pengantar

Assalamu alaikum wa rahmatullahi wa barakatuh

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah S.W.T, sehingga Laporan Audit Mutu Internal

Informatics and Business Institute (IBI) Darmajaya Tahun 2017 ini dapat diselesaikan.

Laporan ini disusun sebagai laporan hasil audit oleh Tim Auditor Mutu Internal tanggal 6 –

10 Maret 2017 berdasarkan Surat Keputusan Rektor Nomor SK. 0088/DMJ/REK/III-2017

tanggal 1 Maret 2017 tentang Auditor Mutu Internal ISO 9001:2015 Institut Informatika dan

Bisnis Darmajaya.

Berdasarkan hasil audit terdapat beberapa kondisi yang keseluruhannya sudah mendapat

tanggapan dari pihak semua unit yang ada di IBI Darmajaya. Harapan kami kondisi tersebut

dapat segera ditindaklanjuti sehingga dapat meningkatkan kualitas dan kinerja setiap unit

yang ada di IBI Darmajaya.

Apresiasi kami sampaikan kepada auditi yang telah berkooperatif dalam pelaksanaan

kegiatan audit ini. Kami juga mengucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada

semua pihak yang telah membantu terlaksananya kegiatan internal audit ini.

Wa alaikum salaam wa rahmatullahi wa barakatuh

Bandar Lampung, 10 Mei 2017

Quality Assurance Center (QAC) – IBI Darmajaya

4

BAB I PENDAHULUAN

Latar Belakang

Tuntutan masyarakat terhadap kualitas pendidikan tinggi saat ini semakin menjadi pacuan

bagi setiap institusi pendidikan tinggi untuk meningkatkan mutu akademik beserta

pelayanannya. Pemerintah juga memperkuat hal ini dengan mengeluarkan berbagai

undang-undang dan peraturan yaitu Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem

Pendidikan Nasional, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 32 tahun 2013

tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar

Nasional Pendidikan, Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik

Indonesia Nomor 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi, Peraturan

Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 87 Tahun 2014 Tentang

Akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi, Permendikbud nomor 50 tahun 2014

tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.

Institut Informatika dan Bisnis Darmajaya merupakan perguruan tinggi swasta yang terus

berusaha untuk meningkatkan kualitas baik dalam segi mutu akademik maupun pelayanan

administrasi bagi civitas akademik itu sendiri. Hal ini juga terkait dengan salah satu kewajiban

IBI Darmajaya untuk menyelenggarakan pendidikan tinggi bermutu tinggi dan pembinaan

kemahasiswaan yang komprehensif dalam rangka meningkatkan daya saing bangsa.

Menyikapi kondisi ini, sudah seyogyanya Institut Informatika dan Bisnis Darmajaya

mengembangkan sistem penjaminan mutu dan melakukan pengendalian internal dengan

melaksanakan audit mutu akademik dan non-akademik. Terkait dengan peningkatan mutu

input, proses dan output pendidikan serta pengembangan sistem penjaminan mutu

akademik di IBI Darmajaya, maka diperlukan suatu audit internal bidang akademik dan non-

akademik. Kegiatan audit internal bidang akademik dan non-akademik merupakan salah

satu bentuk monitoring dan evaluasi yang dilakukan terhadap capaian sasaran mutu yang

telah ditetapkan.

Kegiatan ini terkait dengan program Renstra lima tahunan terutama pada rencana kerja

bidang pendidikan dan kemahasiswaan IBI Darmajaya pada program kerja peningkatan

mutu input, proses dan output pendidikan dan pengembangan sistem penjaminan mutu

akademik. Adapun sasaran dari program kerja ini adalah meningkatnya mutu akademik dan

non-akademik (supporting) serta adanya penjaminan mutu.

Tujuan Audit

1. Memastikan kecukupan dokumen dengan standar ISO 9001:2015.

2. Memastikan bahwa persyaratan standar sistem manajemen mutu (termasuk

persyaratan dari stakeholder dan persyaratan peraturan) terpenuhi.

5

3. Meneliti kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu internal baik akademik maupun non-

akademik terhadap kebijakan mutu, sasaran mutu, dan manual mutu internal.

4. Memastikan kepatuhan dan konsistensi pelaksanaan proses bisnis di tiap unit/bagian

terhadap standar operasional prosedur (SOP) dan Instruksi Kerja.

Lingkup Pemeriksaan

a. Sasaran Pemeriksaan

Sistem Pengendalian Internal atas administrasi bidang akademik/Proses Belajar

Mengajar (PBM) dan non-akademik/supporting di setiap unit/bagian yang ada di IBI

Darmajaya.

b. Periode yang Diperiksa

Pelaksanaan akademik semester genap 2015/2016 sampai dengan semester ganjil

tahun 2016/2017.

Kategori Ketidaksesuaian

1. Major : Ketidaksesuaian yang berpotensi menghasilkan dampak serius terhadap

pencapaian mutu atau efektifitas sistem mutu.

2. Minor : tidak mempunyai dampak yang serius terhadap mutu atau sistem mutu

3. Potensial non Complaince : kemungkinan dapat melemahkan sistem yang diketahui

oleh seorang auditor.

4. Observasi atau Opportunity for Improvement (OFI) : saran untuk pengembangan

berdasar pada pengalaman dan pengetahuan seorang auditor internal.

Hukum Dasar/Aturan yang Digunakan

1. Surat Keputusan Rektor Nomor SK. 028/YP-AH/X-10 tentang Visi, Misi, Nilai dan

Maskot Informatics and Business Institute (IBI) Darmajaya yang Baru.

2. Surat Keputusan Rektor Nomor SK. 0470/DMJ/REK/X-12 tentang Penetapan

Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu serta KPI Informatics and Business Institute (IBI)

Darmajaya

3. Surat Keputusan Rektor Nomor 0046/DMJ/REK/KUSDM/I-2016 tentang Perubahan

Struktur Organisasi.

4. ISO 9001:2015

5. Manual Mutu dan Dokumen Mutu IBI Darmajaya

Batasan Pemeriksaan

1. Semua informasi tentang aktivitas proses bisnis yang ada pada semua unit/bagian

yang ada di IBI Darmajaya Tahun Akademik 2016(2) s.d 2017(1).

2. Pemeriksaan pada prosedur-prosedur yang dirancang untuk memberikan keyakinan

yang memadai dalam mendeteksi adanya ketidaksesuaian dari pelaksanaan proses

6

bisnis yang berpengaruh terhadap pelayanan mutu baik akademik maupun non-

akademik.

3. Pemeriksaan pada rekaman mutu untuk memberikan bukti bahwa seluruh proses

bisnis berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

Metode Pemeriksaan

Kegiatan pemeriksaan diawali dengan melakukan wawancara sebagai kunjungan awal

dengan pimpinan dan personil terkait kegiatan akademik maupun non-akademik. Kemudian

dilakukan pemeriksaan dokumen dan peninjauan lapangan. Data dan informasi selanjutnya

dianalisis hingga diperoleh hasilnya. Pembahasan dilakukan untuk verifikasi serta untuk

mendapatkan tanggapan dan komitmen tindak lanjut dari auditi.

Tahapan Pemeriksaan

Pelaksanaan kegiatan audit dimulai dari persiapan administrasi yang dilakukan oleh Bagian

Quality Assurance Center (QAC). Tim auditor kemudian membuat audit plan (audit plan

terlampir), membuat daftar pertanyaan audit, melaksanakan opening meeting, visitasi ke

seluruh unit/bagian, rapat penentuan ketidaksesuaian dan rekomendasi hingga penyusunan

laporan. Aktual Audit (visitasi) dilaksanakan pada tanggal 6 – 10 Maret 2017 dengan rincian

jadwal seperti pada tabel 1. Tahap tindak lanjut hasil audit dan tahap evaluasi kegiatan audit

dilakukan oleh tim audit dan QAC.

Kajian Ulang Audit Sebelumnya

Berdasarkan laporan hasil audit mutu internal IBI Darmajaya tahun 2016, total

ketidaksesuaian berjumlah 92 CAR dengan status ketidaksesuaian Minor 71 dan OFI 21

dengan rincian ketidaksesuaian tiap-tiap unit seperti pada gambar 1.

Gambar 1. Grafik Ketidaksesuaian Hasil Audit Mutu Internal 2016

7

Pelaksanaan Audit dan Tim Audit Mutu Internal 2017

Audit mutu internal telah dilaksanakan pada tanggal 6 – 10 Maret 2017, dengan

auditor internal berjumlah 15 orang dan 21 unit/bagian sebagai auditee. Berikut

adalah susunan Tim Audit Mutu Internal ISO 9001:2015 Institut Informatika dan

Bisnis Darmajaya berdasarkan Surat Keputusan Rektor SK. 0088/DMJ/REK/III-2017

tanggal 1 Maret 2017..

Penanggung Jawab : Dr. RZ Abdul Aziz, MT

Pengawas Audit : Nursiyanto, S.Kom.MTI

Lead Audit : Nurfiana, S.Kom., M.Kom

Anggota Auditor : Nurjoko, S.Kom, M.TI

Winda Rika Lestari, S.E., M.M

T.M. Zaini, S.Kom., M.Kom

Dedi Putra, SE., M.S.Ak

Aswin, SE., MM

M. Sadat Pulungan, SE., MM

R.E. Harahap, S.T

Neni Purwati, S.Kom., M.TI

Muhammad Rafiq, M.Si

Ronny Nasar, S.E., MM

Yulmaini, S.Kom., M.Cs

Halimah Yunus, S.Kom., M.TI

Muprihan Thaib, S.Sos.,MM

Niken Paramitasari, SE.,MM

Sri Karnila, S.Kom.,M.Kom

Audit Support Team

Quality Analizer and Designer : Zulkarnain, S.Kom., M.TI

Document Controller : Retno Dwi Handayani, S.Kom

Tabel 1. Jadwal Audit

Hari Tanggal Waktu Auditee

Senin 06-Mar-17 09.00 - 12.00 QAC

Senin 06-Mar-17 13.00 - 16.00 ICT

Senin 06-Mar-17 13.00 - 16.00 DEKAN

Selasa 07-Mar-17 08.00 - 11.00 PASCASARJANA

Selasa 07-Mar-17 13.00 - 16.00 PERPUSTAKAAN

Selasa 07-Mar-17 13.00 - 16.00 UPT PELATIHAN

Rabu 08-Mar-17 08.00 - 11.00 LP4M

8

Rabu 08-Mar-17 08.00 - 11.00 UPT INKUBITEK

Rabu 08-Mar-17 13.00 - 16.00 KEUANGAN

Rabu 08-Mar-17 13.00 - 16.00 MAL

Kamis 09-Mar-17 08.00 - 11.00 SDM

Kamis 09-Mar-17 08.00 - 11.00 KMH & PEMASARAN

Kamis 09-Mar-17 08.00 - 11.00 BAAK

Kamis 09-Mar-17 09.00 - 12.00 KUHI

Kamis 09-Mar-17 13.00 - 16.00 KUIK

Kamis 09-Mar-17 13.00 - 16.00 JUR SK

Jumat 10-Mar-17 08.00 - 11.00 JUR TI

Jumat 10-Mar-17 08.00 - 11.00 JUR SI

Jumat 10-Mar-17 10.00 - 13.00 UPT BAHASA

Jumat 10-Mar-17 13.00 - 16.00 JUR MA

Jumat 10-Mar-17 13.00 - 16.00 JUR AK

9

BAB II HASIL PEMERIKSAAN

Penjelasan Umum Hasil Audit

Ketidaksesuaian didapat dari hasil wawancara, observasi terhadap aktifitas, pemeriksaan

dokumen dan bukti objektif lainnya selama proses audit. Sebelum daftar Corrective Action

Request (CAR) diterbitkan, tim auditor terlebih dahulu meninjau ulang ketidaksesuaian dan

informasi terkait yang didapatkan selama audit kemudian menyepakati ketidaksesuaian

serta mengkategorikan ketidaksesuaian tersebut. Auditor juga meninjau kemungkinan

peningkatan mutu yang dapat dilakukan audite serta rekomendasi dan disampaikan pada

CAR dengan status Potensial Non Compliance (PNC) maupun Opportunities For

Improvement (OFI). Lead auditor dan pengawas audit memverifikasi ketidaksesuaian hasil

audit setelah auditee dan auditor menyetujui form CAR. Ketidaksesuaian hasil audit

ditekankan pada pedoman mutu, kesesuaian persyaratan, prosedur dan pelaksanaan.

Ketidaksesuaian dapat terjadi karena ketiadaan dokumen, ketidakcukupan dokumen,

lemahnya penerapan SOP, ketidaklengkapan penerapan SOP atau karena kurangnya bukti.

Auditee mengajukan tindakan perbaikan untuk memperbaiki masalah serta tindakan

pencegahan untuk mencegah hal yang sama terjadi lagi. Auditor melakukan audit tindak

lanjut untuk memastikan tindakan perbaikan telah dilaksanakan.

Berdasarkan aktual audit yang telah dilaksanakan dapat diketahui bahwa proses-proses

telah dilaksanakan sesuai SOP, namun beberapa bukti pelaksanaan tidak dapat ditunjukkan.

Akar penyebab ketidaksesuaian telah disampaikan dan diperbaiki. Tujuan audit untuk

memastikan bahwa kegiatan akademik dan non-akademik memenuhi kriteria yang

ditetapkan telah dilaksanakan dengan baik.

Hasil Rekap Audit dan Catatan Audit

Setelah berlangsungnya audit mutu internal di seluruh unit IBI Darmajaya, proses

selanjutnya adalah membuat rekap untuk semua form CAR dan diperoleh ketidaksesuaian

sebanyak 118 dengan status Major berjumlah 0 dan status Minor 25. dan OFI 21.

Sedangkan permintaan perbaikan untuk pengembangan dengan status PNC berjumlah 44

dan OFI 50. Tabel 2 menunjukkan rincian ketidaksesuain audit internal tiap bagian.

Tabel 2. Rincian Jumlah Ketidaksesuaian Hasil Audit

NO. UNIT/BAGIAN STATUS KETIDAKSESUAIAN

JUMLAH KOMENTAR

Major Minor PNC OFI

1 QAC 0 1 2 0 3

2 Dekan 0 0 1 1 2

3 PASCASARJANA 0 2 3 0 5

4 KUHI 0 1 3 2 3

Rekap Ketidaksesuaian

Jumlah ketidaksesuaian sebanyak 118 buah dengan status Minor 25, PNC 44dan OFI 50

10

5 ICT 0 1 2 4 7

6 LP4M 0 1 4 2 7

7 BAAK 0 1 0 6 7

8 JURUSAN TI 0 5 0 4 9

9 JURUSAN SK 0 0 0 4 4

10 JURUSAN SI 0 0 3 5 8

11 JURUSAN MA 0 0 0 4 4

12 JURUSAN AK 0 1 6 4 11

13 PERPUSTAKAAN 0 0 1 3 4

14 KEUANGAN 0 1 3 2 6

15 MAL 0 0 0 1 1

16 SDM 0 1 1 1 3

17 UPT PELATIHAN 0 1 3 0 4

18 UPT INKUBITEK 0 0 1 5 6

19 UPT BAHASA 0 2 5 1 8

20 KMH & PEMASARAN

0 2 0 1 3

21 KUIK 0 2 7 1 10

JUMLAH 0 24 44 50 118

Gambar 2. Grafik Comment Rised Audit Mutu Internal 2017

Gambar 2 menunjukkan grafik ketidaksesuaian tiap unit/bagian hasil audit mutu internal

2017. Tidak terdapat ketidaksesuaian dengan status Major, ketidaksesuain dengan status

Minor terbanyak pada Jurusan Teknik Informatika (TI) berjumlah 5 disusul Pascasarjana,

01

0

2

4

2

6

4 45

4 43

2

01

0

5

1 1 12

1 3

3

2

4

0

0 0

3

0

6

03

1

1 3

0

5

0

7

10

2

1

1 1 1 5

0

0

0

1

1

1

0

1

1

1

2

2

2

0

2

4

6

8

10

12

REKAP COMMENT RISED AMI 2017

Major

Minor

PNC

OFI

11

KUIK, KMH&P dan UPT Bahasa. Tidak ditemukan ketidaksesuaian pada pelaksanaan

proses bisnis di Jurusan Manajemen dan Sistem Komputer, hanya ada OFI untuk

peningkatan perbaikan. Sedang unit-unit lain terdapat ketidaksesuaian dengan jumlah

bervariasi seperti terlihat pada grafik.

Observasi Sebaran Klausal

Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu proses belajar mengajar dan suporting di IBI

Darmajaya telah direview dan berikut merupakan status nonconformity berdasarkan standar

persyaratan ISO 9001:2015 dengan sebaran klausal tampak pada table 3 dan persentase

sebaran klausal berdasarkan persyaratan ISO 9001:2015 dapat dilihat pada gambar 4.

Tabel 3. Sebaran Klausal Non Conform

KLAUSUL ISO

9001:2015 PERSYARATAN ISO 9001:2015

KLAUSUL DINYATAKAN

NON COMFORM

4 Konteks organisasi

4.1 Memahami organisasi dan konteks organisasi

4.2 Memahami kebutuhan dan harapan pihak terkait

4.3 Menetapkan ruang lingkup sistem manajemen mutu

4.4 Sistem manajemen mutu dan proses-prosesnya

5 Kepemimpinan

5.1 Kepemimpinan dan komitmen

5.1 .1 Umum

5.1 .2 Fokus ke pelanggan

5.2 Kebijakan

5.2 .1 Mengembangkan kebijakan mutu

5.2 .2 Komunikasi kebijakan mutu

5.3 Peran organisasi,tanggungjawab dan wewenang

6 Perencanaan

6.1 Tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang

6.2 Sasaran mutu dan perencanaan untuk mencapainya

√

6.3 Perencanaan perubahan

7 Pendukung

7.1 Sumber daya

7.1.1 Umum

7.1.2 Personil √

7.1.3 Infrastruktur

7.1.4 Lingkungan untuk operasional proses √

7.1.5 Sumber daya untuk pemantauan dan pengukuran

12

7.1.6 Pengetahuan organisasi

7.2 Kompetensi

7.3 Kepedulian

7.4 Komunikasi

7.5 Informasi dokumentasi

7.5.1 Umum √

7.5.2 Membuat dan memperbarui

7.5.3 Pengendalian informasi terdokumentasi √

8 Operasional

8.1 Perencanaan dan pengendalian operasional

8.2 Persyaratan untuk pelayanan pendidikan

8.2.1 Komunikasi mahasiswa

8.2.2 Menentukan persyaratan terkait pelayanan pendidikan

8.2.3 Tinjauan persyaratan terkait pelayanan pendidikan

8.2.4 Perubahan Persyaratan Pelayanan Pendidikan

8.3 Desain dan pengembangan pelayanan pendidikan

8.3.1 Umum

8.3.2 Perencanaan desain dan pengembangan √

8.3.3 Masukan desain dan pengembangan

8.3.4 Pengendalian desain dan pengembangan

8.3.5 Keluaran desain dan pengembangan

8.3.6 Perubahan desain dan pengembangan

8.4 Pengendalian penyedia dari pihak eksternal

8.4.1 Umum

8.4.2 Jenis dan jangkauan pengendalian

8.4.3 Informasi untuk penyedia ekternal

8.5 Pelayanan pendidikan

8.5.1 Pengendalian pelayanan pendidikan

8.5.2 Identifikasi dan mampu telusur

8.5.3 Properti milik pelanggan atau penyedia eksternal

8.5.4 Penjagaan

8.5.5 Kegiatan setelah pelayanan pendidikan

8.5.6 Pengendalian perubahan

8.6 Pelepasan pelayanan pendidikan

8.7 Pengendalian keluaran tidak sesuai

9 Evaluasi kinerja

9.1 Pemantauan,pengukuran,analisis dan evaluasi √

9.1.1 Umum √

9.1.2 Kepuasan pelanggan

9.1.3 Analisis dan evaluasi

9.2 Internal audit

13

9.3 Tinjauan manajemen

9.3.1 Umum

9.3.2 Masukan Tinjauan Manajemen

9.3.3 Keluaran Tinjauan Manajemen

10 Peningkatan

10.1 Umum

10.2 Ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan

10.3 Peningkatan berkesinambungan

Gambar 4. Grafik Persentase Sebaran Klausal ISO 9001:2015

Persentase ketidaksesuaian berdasarkan sebaran klausal dari ketidaksesuaian hasil audit

dapat dilihat pada gambar 4. Persentase sebaran klausal terbanyak terdapat pada Klausal

9 – Evaluasi Kinerja 58%, disusul berturut-turut Klausal 8 – Pendukung 34%, Klausal 6 –

Perencanaan 4%, dan Klausal 8 – Operasional 4%.

14

Ringkasan Ketidaksesuaian Audit

Penentuan status ketidaksesuaian hasil audit internal telah dirapatkan dan disampaikan

pada closing meeting audit internal, berikut adalah ringkasan ketidaksesuaian audit.

1. Masih ada unit yang belum mendokumentasikan sasaran mutu dengan baik dan

belum mendokumentasikan capaian kegiatan.

2. Perlu perbaikan beberapa dokumen untuk efektifitas manajemen mutu.

3. Perlu dibangun komunikasi yang lebih efektif untuk sistem manajemen mutu.

4. Masih kurangnya pemantauan, pengukuran serta analisis data untuk mengevaluasi

apakah perbaikan berkelanjutan manajemen mutu dapat dilakukan.

5. Perlu mempertimbangkan persyaratan pengguna dalam mendesain dan

mengembangkan pelayanan pendidikan.

Status Tindakan Perbaikan dan Pencegahan

Berdasarkan hasil audit mutu internal telah disampaikan permintaan tindakan perbaikan dan

pencegahan terhadap ketidaksesuaian. Saran perbaikan atau remark telah ditindaklanjuti

oleh auditee dan diverifikasi oleh auditor melalui audit tindak lanjut (re-visit audit).

15

BAB III KESIMPULAN Berdasarkan hasil audit dapat ditarik beberapa kesimpulan :

1. Terdapat 118 ketidaksesuaian dengan kategori minor 24, PNC 44 dan OFI 50.

2. Persentase sebaran klausal terbanyak pada klausa Evaluasi Kinerja.

3. Perlu adanya peninjauan ulang dokumen-dokumen sistem manajemen mutu.

4. Perbaikan pada pengendalian dokumen mutu dan rekaman.

5. Perlu adanya peninjauan ulang pada instrumen pengukuran dan cara pengisiannya.

16

LAMPIRAN

Audit Plan

Audit Plan Rev.0

Organization: Informatics and Business Institute Darmajaya

Address: Jl. Z.A Pagar Alam No. 93 Kedaton Bandar Lampung, Indonesia

Visit Number: Actual Visit Date:

Maret 6 - 10, 2017

Visit Due by Date: Maret 6, 2017 For auditor information only

Lead Auditor: Nurfiana

Team Member(s):

R.E. Harahap Winda Rika Lestari TM Zaini M. Rafiq Ronny Nasar Muprihan Thaib Nurjoko Niken Paramitasari Halimah Yunus Aswin Dedi Putra M. Sadat Pulungan Neni Purwati Sri Karnila Yulmaini

Standard(s): ISO 9001:2015

Audit Language: English / Indonesian

Audit Scope: Teaching Learning Process and Support

Audit Objectives Untuk memastikan kecukupan dokumen terhadap persyaratan ISO

Date Time

Activity /Area /

Department / Process

/ Function

Auditor Auditee/ key

contact

Senin,

6 Maret

2017

07.30 Opening Meeting All All

08.30 –

11.30

Quality Assurance

Center (QAC)

1. Muhammad Rafiq,M.Si

Nursiyanto,

S.Kom.,MTI

17

2. Niken Paramitasari, SE.,MM

Kantor Urusan

Hubungann

Internasional (KUHI)

1. Winda Rika Lestari, S.E.,MM

2. R.E. Harahap, S.T

Rahmalia

Syahputri,

S.Kom., M.Eng.

Sc.

13.00 –

16.00

Information

Communication

Technology (ICT)

Center

1. Winda Rika Lestari, S.E.,MM

2. Dedi Putra, S.E., M.S.Ak

3. Muprihan Thaib, S.Sos.,MM

Ari Purnomo,

S.Kom

Dekan

1. M. Sadat Pulungan, SE., MM


Dr. R.Z. Abdul

Aziz, MT

Selasa,

7 Maret

2017

08.00 –

11.00

UPT Bahasa

1. Sri Karnila, S.Kom.,M.Kom

2. Halimah Yunus, S.Kom., MTI

Betty

Maghdalena,

MM

Pascasarjana

1. R.E. Harahap,S.T.

2. M.Sadat Pulungan, SE., MM

3. Ronny Nazar, S.E.,MM

Abdi

Darmawan,

ST.,MTI

Andri Winata,

MM

13.00 –

16.00

Perpustakaan 1. Nurjoko, S.Kom.,MTI


R.E. Harahap,

S.T

UPT Pelatihan 1. M. Sadat Pulungan, SE., MM

2. Sri Karnila, S.Kom., M.Kom

Hendra

Kurniawan,

S.Kom.,MTI

Rabu,

8 Maret

2017

08.00 –

11.00

LP4M 1. R.E. Harahap, S.T

2. Nurjoko, S.Kom, MTI


Dr. Anuar

Sanusi, MM

18

UPT Inkubitek 1. Aswin, SE., MM


Niken

Paramitasari,

S.E.MM

13.00 –

16.00

Keuangan 1. Dedi Putra, SE., M.S.Ak

2. Neni Purwati, S.Kom., M.TI

M. Sadat

Pulungan,

SE.,MM

MAL 1. Muhammad Rafiq, M.Si

2. T.M. Zaini, S.Kom., M.Kom


Andi Saleh

Kamis,

9 Maret

2017

08.00 –

11.00

SDM 1. Yulmaini, S.Kom., M.Cs

2. Sri Karnila, S.Kom., M.Kom

Muhammad

Rafiq, M.Si

KMH & Pemasaran 1. M. Sadat Pulungan, SE., MM

2. Winda Rika Lestari, S.E., MM


Dedi Putra,

S.E.,MS.Ak

BAAK 1. T.M. Zaini, S.Kom., M.Kom

2. Aswin, SE., MM


Neni Purwanti,

S.Kom.,MTI

13.00 –

16.00

KUIK 1. R.E. Harahap, S.T

2. Winda Rika Lestari, S.E., MM

Drs. Zaini Zap

Jurusan Sistem

Komputer (SK)

1. Muhammad Rafiq, M.Si

2. Neni Purwati, S.Kom.,MTI

Zaidir Jamal,

S.T.,MT

Jumat,

10

Maret

2017

08.00 –

11.00

Jurusan Teknik

Informatika (TI)

1. Aswin, SE., MM

2. Neni Purwati, S.Kom., M.TI

Yuni

Arkhiansyah,

S.Kom.,MT

Jurusan Sistem

Informasi (SI)

1. Yulmaini, S.Kom., M.Cs

2. Dedi Putra, SE., M.S.Ak

Nurjoko,

S.Kom.,MTI

19

13.00 –

16.00

Jurusan Manajemen

(MA)

1. T.M. Zaini, S.Kom., M.Kom

2. Nurjoko, S.Kom, MTI

Aswin, S.E.,MM

Jurusan Akuntansi

(AK)

1. Yulmaini, S.Kom., M.Cs


Anik Irawati,

S.E.,M.Sc.Ak

internal audit report - 2017

Documents