interkommunalt arkiv for buskerud, vestfold og telemark iks · 2019-12-05 · interkommunalt arkiv...
TRANSCRIPT
![Page 1: Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS · 2019-12-05 · Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS - Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042402/5f12707b07a8003d666c2d34/html5/thumbnails/1.jpg)
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
![Page 2: Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS · 2019-12-05 · Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS - Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042402/5f12707b07a8003d666c2d34/html5/thumbnails/2.jpg)
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Digitale arkiverBevar ingsvurder ing og deponer ing
![Page 3: Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS · 2019-12-05 · Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS - Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042402/5f12707b07a8003d666c2d34/html5/thumbnails/3.jpg)
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
- Autentisitet:
- Autentisitet betyr ekthet eller opprinnelighet; det motsatte
av en kopi eller forfalskning. I arkivsammenheng betyr det
at et dokument er hva det gir seg ut for å være, for
eksempel ved at identiteten til partene i en elektronisk
kommunikasjon er riktig.
- At det er ekte
Autentisitet og integritet- Grunnleggende pr ins ipper for in formasjonsforva l tn ing
![Page 4: Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS · 2019-12-05 · Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS - Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042402/5f12707b07a8003d666c2d34/html5/thumbnails/4.jpg)
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Autentisitet og integritet- Grunnleggende pr ins ipper for in formasjonsforva l tn ing
- Integritet:
- Egenskap ved data som gjør det mulig å oppdage om data
har blitt endret på en uautorisert måte eller pga. feil. I
arkivsammenheng er integritet et uttrykk for at
arkivdokumentet ikke er klusset med, og at informasjonen
gjengir de faktiske hendelser og forhold.
- At det er korrekt
![Page 5: Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS · 2019-12-05 · Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS - Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042402/5f12707b07a8003d666c2d34/html5/thumbnails/5.jpg)
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Aktiv forvaltning – og bevaring- Oversikt, vurdering og sikring
- Viktig at kommunen har kontroll på følgende:
- Hvilke systemer danner hvi lken
informasjon, og hvordan bl ir
den behandlet og sikret?
![Page 6: Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS · 2019-12-05 · Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS - Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042402/5f12707b07a8003d666c2d34/html5/thumbnails/6.jpg)
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
- Hva skal bevares?
- Bevar ingsverd ig in fo rmas jon
- S ik re in fo rmas jonens au ten t i s i te t
- S ik re in fo rmas jonens in tegr i te t
- S ik re a t in fo rmas jonen e r komple t t
Aktiv forvaltning – og bevaring- Oversikt, vurdering og sikring
![Page 7: Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS · 2019-12-05 · Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS - Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042402/5f12707b07a8003d666c2d34/html5/thumbnails/7.jpg)
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
- Kartlegge
- Oversikt over alle avsluttede og aktive systemer i kommunen
- Beskrive
- Hvilken informasjon ligger i de ulike systemene?
- Bevare
- Er informasjonen bevaringsverdig?
- Hvordan kan den bevares?
Aktiv forvaltning – og bevaring- Oversikt, vurdering og sikring
![Page 8: Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS · 2019-12-05 · Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS - Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042402/5f12707b07a8003d666c2d34/html5/thumbnails/8.jpg)
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Hvordan bevare data fra et IT-system- Veiva lg for ark ive ier
- Papirbevaring – printe ut og sette på hylle
- Arkivere i sak- og arkivsystemet (Noark-system)
- Noark-integrasjon – Integrere mot godkjent Noark-system (eller kjerne)
- Tabelluttrekk – Trekke ut og bevare relevante tabeller
- Databasebevaring – Konvertere hele basen for bevaring
![Page 9: Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS · 2019-12-05 · Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS - Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042402/5f12707b07a8003d666c2d34/html5/thumbnails/9.jpg)
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
- Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut alle brev og vedtak,
organisere i mapper og bokser, og sette på hylle.
- Trygg bevaring – tradisjonell og kjent
- Lite effektivt, vanskelig dokumentfangst og
arbeidskrevende
- Ingen garanti for at man får med all relevant data – arkivering
basert på saksbehandlers valg og vurdering
- Hvordan skal man skrive ut dokumentasjon som ikke passer inn
i en A4-ramme? Prosesser, hakevalg eller nedtrekks menyer
Papirbevaring- Pr in te ut og set te på hy l le
![Page 10: Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS · 2019-12-05 · Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS - Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042402/5f12707b07a8003d666c2d34/html5/thumbnails/10.jpg)
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Presentasjonslag
Logisk lag
Uttrekk – mye omtalt, sjelden forklart
1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30
31 32 33 34 35 36
37 38 39 40 41 42
43 44 45 46 47 48
Arkiver dannes i systemer som er
bygget over en database
Databasen er forvaltningens
dagligarkiv.
![Page 11: Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS · 2019-12-05 · Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS - Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042402/5f12707b07a8003d666c2d34/html5/thumbnails/11.jpg)
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Presentasjonslag
Logisk lag
Uttrekk – mye omtalt, sjelden forklart
1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30
31 32 33 34 35 36
37 38 39 40 41 42
43 44 45 46 47 48
Uttrekk
1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30
31 32 33 34 35 36
37 38 39 40 41 42
43 44 45 46 47 48
RelasjonsDatabase
- Tabeller med informasjon
- Effektiv maskinlesing
- Informasjonselementer forholdes til
hverandre ved relasjoner som tolkes i
det logiske laget
Konvertert versjon av RelasjonsDatabase
- Den samme informasjonen – ny form
- Bedre tilrettelagt for langtidslagring
- Både maskin- og menneskelesbart
- Relasjoner er omgjort til
informasjonselementer –
sammenstilling må gjøres manuelt eller
ved hjelp av et annet program med
logikk og presentasjon
Produksjonssystem
![Page 12: Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS · 2019-12-05 · Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS - Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042402/5f12707b07a8003d666c2d34/html5/thumbnails/12.jpg)
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Presentasjonslag
Logisk lag
Noark-UttrekkProduksjonssystem
1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30
31 32 33 34 35 36
37 38 39 40 41 42
43 44 45 46 47 48
![Page 13: Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS · 2019-12-05 · Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS - Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042402/5f12707b07a8003d666c2d34/html5/thumbnails/13.jpg)
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Presentasjonslag
Logisk lag
1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30
31 32 33 34 35 36
37 38 39 40 41 42
43 44 45 46 47 48
2 15 47 3
4 11 28 29
33 53 34 40
44 8 0 25
1 48 39 14
Noark-uttrekk er et utvalg av
informasjon fra basen, satt
sammen i en fastsatt rekkefølge
definert av standarden
Noark-UttrekkUttrekkProduksjonssystem
![Page 14: Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS · 2019-12-05 · Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS - Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042402/5f12707b07a8003d666c2d34/html5/thumbnails/14.jpg)
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
- Sikrer informasjonen som blir arkivert
- Autentisitet og integritet skal være sikret i løsning
- Opp til hver saksbehandler hva som blir arkivert
- Dobbelt saksgang og opp til hver enkelt hva og hvordan saker
blir arkivert.
- Stor likhet med papirarkivering
- Ingen garanti for at man får med all relevant data – arkivering
basert på saksbehandlers valg og vurdering
- Hvordan skal man skrive ut dokumentasjon som ikke passer
inn i en A4-ramme? Prosesser, hakevalg eller nedtrekksmenyer
Arkivere i kommunens Sak- og arkivløsning– Manuel l reg is t rer ing og ark iver ing
![Page 15: Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS · 2019-12-05 · Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS - Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042402/5f12707b07a8003d666c2d34/html5/thumbnails/15.jpg)
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
- Fordrer store tilpasninger i systemet – kommunens
ansvar å spesifisere
- Dyre og kompliserte integrasjoner – vanskelig å sikre
datakvalitet
- Oppgraderinger
- Utskifting av en eller flere programmer
- Endring i rutiner
- Noark-godkjennig er ingen garanti for gode arkiver
Noark-uttrekk– In tegrere med godkjent Noark 5 løsning
![Page 16: Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS · 2019-12-05 · Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS - Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042402/5f12707b07a8003d666c2d34/html5/thumbnails/16.jpg)
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Noark-uttrekk– In tegrere med godkjent Noark 5 løsning
Noark 5 standarden v.4.0 side 60
![Page 17: Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS · 2019-12-05 · Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS - Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042402/5f12707b07a8003d666c2d34/html5/thumbnails/17.jpg)
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Presentasjonslag
Logisk lag
Tabell-UttrekkProduksjonssystem
1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30
31 32 33 34 35 36
37 38 39 40 41 42
43 44 45 46 47 48
![Page 18: Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS · 2019-12-05 · Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS - Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042402/5f12707b07a8003d666c2d34/html5/thumbnails/18.jpg)
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Presentasjonslag
Logisk lag
1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30
31 32 33 34 35 36
37 38 39 40 41 42
43 44 45 46 47 48
2 10 14
17 22 23
26 27 28
32 36 46
Tabell-uttrekk er et utvalg av
tabeller fra basen, i den tilfeldige
rekkefølgen de står i databasen.
Tabell-UttrekkUttrekkProduksjonssystem
![Page 19: Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS · 2019-12-05 · Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS - Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042402/5f12707b07a8003d666c2d34/html5/thumbnails/19.jpg)
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Tabelluttrekk– t rekke ut og bevare re levante tabel ler
- Hente ut og konvertere bevaringsvurderte tabeller
fra databasen
- Krever stor kunnskap om systemet for å sikre at all
relevant data blir trukket ut – ingen kvalitetssikring!
- Utilsiktet kassasjon – hva blir utelatt?
- Stor jobb for å beskrive uttrekket – sikre brukbarhet
for ettertiden.
- Vanskelig tilgjengelig for gjenbruk og innsyn
![Page 20: Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS · 2019-12-05 · Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS - Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042402/5f12707b07a8003d666c2d34/html5/thumbnails/20.jpg)
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Presentasjonslag
Logisk lag
1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30
31 32 33 34 35 36
37 38 39 40 41 42
43 44 45 46 47 48
Siard-UttrekkProduksjonssystem
![Page 21: Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS · 2019-12-05 · Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS - Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042402/5f12707b07a8003d666c2d34/html5/thumbnails/21.jpg)
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Presentasjonslag
Logisk lag
1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30
31 32 33 34 35 36
37 38 39 40 41 42
43 44 45 46 47 48
1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30
31 32 33 34 35 36
37 38 39 40 41 42
43 44 45 46 47 48
Siard-UttrekkUttrekkProduksjonssystem
![Page 22: Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS · 2019-12-05 · Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS - Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042402/5f12707b07a8003d666c2d34/html5/thumbnails/22.jpg)
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Presentasjonslag
Logisk lag
1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30
31 32 33 34 35 36
37 38 39 40 41 42
43 44 45 46 47 48
1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30
31 32 33 34 35 36
37 38 39 40 41 42
43 44 45 46 47 48
- SIARD - Software Independent Archiving of Relational Databases
- SIARD-uttrekk er en ren konvertering av hele databasen, slik
den var på uttrekkstidspunktet
Siard-UttrekkUttrekkProduksjonssystem
![Page 23: Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS · 2019-12-05 · Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS - Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042402/5f12707b07a8003d666c2d34/html5/thumbnails/23.jpg)
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Databasebevaring- Konver tere hele databasen for bevar ing
- Hente ut og konvertere hele databasen
- Ingen kassasjon – alltid mulig å gjenopprette feil
- Ingen utvalg eller omskriving av data
- Stor jobb for å beskrive uttrekket – sikre brukbarhet
for ettertiden.
- Vanskelig tilgjengelig for gjenbruk og innsyn
![Page 24: Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS · 2019-12-05 · Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS - Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042402/5f12707b07a8003d666c2d34/html5/thumbnails/24.jpg)
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Spørsmål?
![Page 25: Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS · 2019-12-05 · Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS - Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022042402/5f12707b07a8003d666c2d34/html5/thumbnails/25.jpg)
Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Takk for oppmerksomheten!
Petter B. Hø[email protected]