Integratie OCMW - Gemeente

Integratie begint met een gemeenschappelijke IT-infrastructuur

voor OCMW en Gemeente

Didier Van den MeersschautICT Coordinator

DEEL I: HISTORIEKIntegratie OCMW

Evolutie in de samenwerking (1)Feitelijke samenwerking voor 2007• Op ICT vlak worden reeds activiteiten gedeeld

– Voorbereiden bepaalde aankopen– Ondersteuning vanuit Gemeentebestuur, gezamenlijke servers

• Beide besturen hebben wel een eigen ICT traject en beslissenonafhankelijk. Aankopen ICT material gebeurde apart.

Evolutie in de samenwerking (2)Eerste echte samenwerking in 2007• Toenmalige secretaris OCMW vertrok naar Stad Gent

=> Openstaande vacature• Mini-decreet volgens welk het ene bestuur beroep kon doen

op de secretaris van het andere bestuur => Gemeentesecretaris vulde functie in

• Lokaal Sociaal beleidsplan opgesteld• Beheersovereenkomst 2007 beschrijft hoe en wat samen

gedaan wordt

Evolutie in de samenwerking (3)2008• Mini-decreet blijkt niet sluitend

– Benoeming als secretaris OCMW = impliciet ontslag alsGemeentesecretaris

• Gemeentesecretaris neemt ontslag als OCMW secretaris• Verdere samenwerking verloopt conform

beheersovereenkomst 2007– Nadruk op server & network– Software nog beheerd door OCMW zelf

Evolutie in de samenwerking (4)2013:• Er wordt één financieel beheerder aangesteld voor Gemeente en OCMW• Verdere samenwerking op software vlakFebruari 2014:• Verhuis OCMW medewerkers naar het gemeentehuis met volledige

integratie van alle ondersteunende diensten

Target 2018: OCMW inkantelen in gemeentebestuur• Geen aparte budgetten • 1 secretaris• Gezamenlijke diensten (reeds gerealiseerd)

Succesfactoren samenwerking• Vroeg starten

– Integratie vandaag in gang zetten laat kleinere stappen toe– Spontaan laten groeien

• Verplicht Gemeente en OCMW laten samen zitten in ééngebouw– Weerstand verminderen– Persoonlijke relaties– Elkaars organisatie leren kennen

• Samen processen optimaliseren– Best practice

DEEL II: PROBLEEMSTELLINGDagelijkse werking

Eerste indrukken“privacy”“afschermen”“gegevens delen”“gezamenlijke aankopen” “aparte budgetten”

KORTOM: Conflicterende vereisten

Richtsnoeren 2.0 A-3.1.9 Een samenwerking tussen de gemeente en

het OCMW inzake hardware en ICT-technologie is toegestaan. Mits contract met stipulatie van bevoegdheden en verplichtingen (eg inzake privacy)

A-12.1.15 Gezamenlijk adressenbestand: mag geen enkel sociaal persoonsgegeven (Vb: Inkomen, gezondheidsinfo en persoonlijke voorkeuren) bevatten zonder machtiging van het Sectoriaal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid

…

Probleempunten Ondersteunende diensten – 2 petjes

Budget Personeel Kwaliteit en ICT Gebouwen …

Hoe geheim houden dat personeelsleden ondersteuning vragen van OCMW?

Login / scheiding van toegang (geen aparte VLAN nodig) Aankoop en verdeling van HW met gescheiden budgetten Backup en bewaren/vernietigen van tapes

(verwerkerscontract nodig) 2 veiligheidsconsulenten

DEEL III: WAAR STAAN WE VANDAAG

Dagelijkse werking

2 organisaties • elk apart intekenen in

raamcontract• 2 verschillende organen

bevoegd• Apart naar leverancier => niet

tegelijk beschikbaar

Meerwaarde wordt niet volledig gerealiseerd.

Voorbeeld: LCD schermen

Voorbeeld: eNotulen• Samenwerking rond best practices notuleren• Twee verschillende trajecten met verschillende behoeften• Resultaat = 2 Notulen-pakketten

– eNotulen (OCMW)– CRM (Gemeente)

HardwareSynchrone

Copy BackupOn NAS

Tape

Software• Apart Notulen-pakket

– eNotulen (OCMW)– CRM (Gemeente)

• Sierra ( enkel OCMW) – sociale gegevens

• Backups op tape bewaard in kluis• Logische scheiding op netwerk

– Deontologische code & verwerkingscontract nodig– Onderverdeling maken op basis van proces ipv dienst– Gebruik van Sharepoint

Ondersteuningsmodel

Gemeente: ICT Coordinator

Provincie O-Vl

Tijl DM. Jefferie M.

Schaubroeck

Tim L.