gemeente & ocmw Zoersel

1+1=11+1=1

AgO - 1 april 2014

Zoersel op de kaart

zo is Zoersel

21.700 inwoners

drie leefkernen:– Zoersel– Sint-Antonius– Halle

Residentiële landelijke, groene gemeente

Grote aanwezigheid zorginstellingen

op as Antwerpen – Turnhout

Budget g&o: € 30.000.000

Personeel: 270 medewerkers (kern)

infrastructuur

dienstverlening

PPS-Zoersel

gemeente & ocmw

wat voorafging

verbouwing in functie van organisatie infrastructuur als randvoorwaarde voor nieuwe manier van werken

belangrijke trekkers (beleid en management) beide secretarissen burgemeester en ocmw-voorzitter schepen van financiën

juiste manier zoeken via aanbesteding? via publiek-private samenwerking?

wat voorafging

publiek-private samenwerking aannemer – architect – financiële instelling begeleiding reorganisatie renovatie oud klooster|moederhuis

stuurgroep college van burgemeester en schepenen ocmw-voorzitter gemeentesecretaris en ocmw-secretaris afdelingshoofden

droomoefening hoe ziet ideale organisatie eruit? hoe kwaliteit van dienstverlening verbeteren nieuw geïntegreerd organogram

Operationele processen

Zoersel

K

L

A

N

T

H

O

G

E

R

E

O

V

E

R

H

E

I

D

Management processen

Ondersteunende processen

O R G A N I S A T I E

B E L E I D

FRONT

OFFICE

BACK

OFFICE

MIDDLE OFFICE

K

A

N

A

L

E

N

Operationele processen

Zoersel

K

L

A

N

T

H

O

G

E

R

E

O

V

E

R

H

E

I

D

Management processen

Ondersteunende processen

O R G A N I S A T I E

B E L E I D

FRONT

OFFICE

BACK

OFFICE

MIDDLE OFFICE

K

A

N

A

L

E

N

organisatiemodel

organisatiemodel

voorbeelden van integratie van diensten

geïntegreerd managementteam team sociale dienstverlening seniorenconsulent openbare werken: patrimoniumbeheer, maaltijdbedeling taakverdeling financiën taakverdeling dienst personeel en secretariaat communicatie (extern en intern), ict en kwaliteit onthaal

twee culturen ontmoeten elkaar

ocmw kleiner: zullen we opgeslokt worden? Hulpverlening: bv minder uitgebreide openingsuren onthaal: enkel doorverwijsfunctie, geen specifieke opleiding politie in zelfde gebouw: contradictoir? cola en koekjes

gemeente groter Administratieve dienstverlening: bv uitgebreide openingsuren meer uitgebreid onthaal en ondersteunende diensten (ict, communicatie) geen cola, minder koekjes

twee culturen komen samen

werkgroepen personeel, organisatie, klanten zoeken naar oplossingen om culturen te verenigen visie over klantbenadering: bijvoorbeeld openingsuren,

werken op afspraak …

geboorte Zita engel met twee vleugels: gemeente & ocmw nieuwsbrenger

interne communicatie Z|mail: gemeenschappelijk rondleidingen werf vergaderingen om elkaar en elkaars taken te leren kennen personeelsdag

voordelen van integratie

Interne werking verbetert Beleidsmatige integratie financiële middelen samen beheren personeelsformatie samen opmaken knowhow van beide organisaties samenbrengen professionaliteit ondersteunende processen neemt toe

klantentevredenheid verhoogt

drempelverlagend! interne organisatie/taakverdeling beter? positief voor klant één aanspreekpunt samenwerking tussen verschillende diensten

personeelstevredenheid verhoogt schaalvoordeel: loopbaanmogelijkheden worden ruimer interne taakverdeling: specialisatie in vakgebied verhoogt

aandacht voor sociaal beleid verhoogt verantwoordelijkheid van heel het college van burgemeester en schepenen betrokkenheid van en bij heel de organisatie ‘zit mee in huis’

aandachtspunten

interne communicatie kies het juiste moment (ook niet te vroeg ) communiceer open betrek medewerkers

continuïteit na scharniermoment verhuis: niet stilvallen neem draad opnieuw op blijf werken aan integratie en kwaliteitsverbetering

conclusie

1+1=1

samen voor hetzelfde gaan vergroot de kans op succes

werk zoveel mogelijk drempels weg betrek mensen kom samen tot oplossingen geef aandacht aan elkaars achtergrond geef aandacht aan details die dagelijks voorkomen voorzie de nodige tijd om de geesten te laten rijpen

belang van interne communicatie overleg blijft belangrijk versterk banden blijf werken aan integratie

?