il progetto di controllo di gestione del ministero dell’interno servizio di controllo interno...
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Il progetto di Controllo di Gestionedel Ministero dell’Interno
Servizio di Controllo Interno
Roma, 29 ottobre 2004
Agenda
I requisiti di progetto
Il piano di lavoro
I risultati ad oggi
Le attività future
I requisiti di progetto
Integrazione tra processo di formulazione della Direttiva e sistema di Controllo di Gestione (CG)
Integrazione tra programmazione economico-finanziaria e programmazione strategico-operativa
Tenere conto di specificità del Ministero dell’Interno (MI):– Significativa articolazione dal punto di vista territoriale
– Contemporanea presenza di realtà molto diverse tra loro (Prefetture, Dipartimenti, Questure, ecc.)
Individuazione delle migliori pratiche in materia di processi strumentali e conseguente estensione a tutto il MI
Affermando: carattere strumentale del controllo di gestione per l’esercizio dell’attività gestionale principio della condivisione in ogni scelta progettuale
Il piano di lavoro
Realizzazione di un modello teorico di controllo di gestione per le Prefetture – UTG
Predisposizione di un modello teorico di controllo di gestione per i Dipartimenti del MI
Revisione del processo di Pianificazione e Controllo (P&C)
Sperimentazione pilota presso la Prefettura de L’Aquila
Sperimentazione pilota presso il Dipartimento Vigili del Fuoco
Le caratteristiche del modello teorico di CG
Modello in grado di fornire informazioni fruibili in maniera differenziata, ma integrata e coerente a seconda dei differenti destinatari (Ministro, Capi Dipartimento, Dirigenti, etc.) circa:– il grado di raggiungimento degli obiettivi prefissati;
– l’efficienza e l’efficacia delle attività realizzate (output);
– gli effetti ed i benefici generati (outcome).
Le dimensioni di analisi consideratesono:– Processi/Attività
– Servizi/Prodotti
– Fattori Produttivi/Risorse
– Centri di Costo/UO
I passi operativi
Analisi organizzativa basata su una visione per processi del MI
Progettazione del modello di allocazione delle risorse ai centri di costo ed ai processi
Individuazione degli indicatori di prestazione
L’analisi organizzativa (Dip. VV. FF.)
Attraverso interviste condotte con i direttori centrali del Dipartimento, si sono individuati:
– Macro-processi: sono aree omogenee di attività, che si contraddistinguono per prodotti riconducibili ad una medesima natura
– Sub-processi: fanno riferimento a flussi di attività che hanno uno ed un solo prodotto
– Attività
P1
P1
P1
Pn...
P2
P1
PROCESSI
P1
P1
P2
P1
P1 Pn...
F2Fn
F1
Fm
F1F2
S1
S2Sr
P2Pn
P1
P1
P2Pm
P2 Pr
P1 PROCESSIDI SUPPORTO
PROCESSI FINALI
La classificazione dei processi
Uffici di diretta collaborazione del Capo Dipartimento e dell’Ispettore Generale
Direzione centrale per l’emergenza e il soccorso tecnico
Direzione centrale per la prevenzione e la sicurezza tecnica
Direzione centrale per la difesa civile e le politiche di protezione civile
Direzione centrale per la formazione
Direzione centrale per le risorse umane
Direzione centrale per le risorse finanziarie
Direzione centrale per gli affari generali
Direzione centrale per le risorse logistiche e strumentali
Ufficio centrale ispettivo
I macro-processi del Dipartimento VV. FF.cod.
macroprocessoTipo Macroprocesso
VE FPREVENZIONE DAL RISCHIO - PIANIFICAZIONE DEL
SISTEMA DI EMERGENZA
VP FPREVENZIONE DAL RISCHIO - PRESCRIZIONI, REGOLE
TECNICHE E INDIRIZZI IN MATERIA DI VIGILANZA E CONTROLLO
VS FORGANIZZAZIONE E GESTIONE DEL SOCCORSO
TECNICO
VD FORGANIZZAZIONE DEL SISTEMA NAZIONALE DI DIFESA
CIVILE VG S SERVIZI GENERALIVI S COMUNICAZIONE ISTITUZIONALEVO S INNOVAZIONE E SVILUPPO ORGANIZZATIVO
VM SCOORDINAMENTO, PIANIFICAZIONE, PROGRAMMAZIONE
E VALUTAZIONE VC S CONTROLLO DI GESTIONE
VT SCONTROLLO DI REGOLARITA' AMMINISTRATIVA E
CONTABILEVA S CONTENZIOSO E RAPPRESENTANZA IN GIUDIZIO
VU SRECLUTAMENTO, GESTIONE E SVILUPPO DELLE
RISORSE UMANEVR S GESTIONE CONTABILE E PATRIMONIALEVB S ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI
cod. macroprocesso
tipo macroprocessocod sub proc.
sub processo
VM SCOORDINAMENTO, PIANIFICAZIONE, PROGRAMMAZIONE E VALUTAZIONE
01COORDINAMENTO E INTEGRAZIONE INTEERFUNZIONALE DELLE ATTIVITA' DEL DIPARTIMENTO
02 GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI
03 SUPPORTO ALLA PIANIFICAZIONE E AL CONTROLLO STRATEGICO
04 SUPPORTO ALLA PROGRAMMAZIONE GESTIONALE OPERATIVA
05 SUPPORTO ALLA PROGRAMMAZIONE ECONOMICO FINANZIARIA
06 SUPPORTO ALLA VALUTAZIONE DEI DIRIGENTI
codice tipo macroprocessocod sub proc.
sub processo
VE FPREVENZIONE DAL RISCHIO - PIANIFICAZIONE DEL SISTEMA DI EMERGENZA
01 STUDIO, DEFINIZIONE E VALUTAZIONE DEGLI SCENARI DI RISCHIO
02 ORGANIZZAZIONE, COORDINAMENTO E DIREZIONE DELLE ESERCITAZIONI
03 PIANIFICAZIONI DI EMERGENZA
04 GESTIONE DELLE RETI PER IL MONITORAGGIO E ALLARME
05GESTIONE E CONTROLLO DEL RISCHIO NUCLEARE, BATTERIOLOGICO E CHIMICO (NBC)
Il processo di allocazione delle risorse
Monitoraggio situazione ordine e sicurezza pubblica nella provincia e nella Regione
Interventi a tutela dell'Ordine e della Sicurezza Pubblica
Interventi a tutela dell'ordine e della sicurezza pubblica in sede di CPOSP e Conferenza Regionale delle Autorità di Pubblica Sicurezza
(FTEap) x (CMPp) = Costo personale attività xxx
(0,12) x (33.660,00) = 4.39,20
Comparto: Ministeri carriera amministrativa
Costo Medio
…..
Posizione economica B2 33.660,00
Posizione economica B1 31.084,00
…….
(FTEap = FTE di attività – posizione economica)
(CMPp = Costo medio del personale per posizione
economica)
Il calcolo dei costi di un’attività (caso Prefettura)
Il sistema degli indicatori
Le tipologie di indicatori di processo
Prestazioni legate al servizio reso all’utente– Qualità del servizio reso
– Volume di attività
– Tempestività
Prestazioni legate al costo delle risorse impiegate– Prezzo di acquisizione delle risorse
– Produttività delle risorse (totale o parziale)
Produttività
Risultato
Efficienza
Totale prodotti erogati /Totale risorse impiegateTotale prodotti erogati /Totale risorse impiegate
Tipologia Indice Modalità di calcolo
Impiego risorse per prodotto
Avanzamento programma
Costo medio unitario
Totale attività consuntivata/Totale attività programmataTotale attività consuntivata/Totale attività programmata
Totale costi processo/Totale prodotti erogatiTotale costi processo/Totale prodotti erogati
Tempestività Tempo medio di evasione tempi di evasione /Q evasa nel periodo tempi di evasione /Q evasa nel periodo
Giacenza Capacità di evasioneQ giacente fine periodo - Q giacente inizio periodo/
Q giacente inizio periodo
Q giacente fine periodo - Q giacente inizio periodo/
Q giacente inizio periodo
Esempi di indicatori di processo
Gli indicatori funzionali
Gli indicatori funzionali sono focalizzati sugli elementi organizzativi/strutturali della Prefettura
Tali Indicatori consentono di evidenziare i fenomeni economici presenti in ogni Centro di Costo (CdC), fornendo elementi utili a supporto di scelte decisionali che si riflettono, nel medio periodo, sul funzionamento delle Unità Organizzative stesse.
Gli indicatori funzionali sono stati raggruppati nelle seguenti categorie:– Incidenza delle singole Macronature di costo (es. Personale, Beni di
consumo, Prestazioni di servizi da terzi, ecc.)
– Assorbimento infrastrutturale
I risultati ad oggi (sul fronte CG)
Condivisione del modello teorico di CG con tutte le Prefetture-UTG (analisi condotta attraverso Forum Web)
Avvio del processo di implementazione del sistema di CG in venti Prefetture-UTG
Individuazione macro-processi per tutti i Dipartimenti del MI e avvio della fase di condivisione:– Pubblica Sicurezza
– Affari Interni e Territoriali
– Libertà Civili e Immigrazione
– Gabinetto
– (Vigili del Fuoco)
Avvio del progetto di digitalizzazione delle attività di CG (censimento dotazioni informatiche e sistemi informativi attualmente in uso)
I risultati ad oggi (processo di P&C)
Condivisione del nuovo impianto di processo
Formulazione obiettivi strategici e avvio dei lavori per la definizione degli obiettivi operativi
Revisione del sistema di monitoraggio
Le attività future
Entro la fine del 2004– Individuazione sistema di indicatori e di reporting a livello di Prefetture– Definizione architettura logica del sistema informativo a supporto del CG– Completamento analisi organizzativa presso Dipartimento Affari Interni
e Territoriali e Libertà Civili e Immigrazione– Realizzazione di progetti di re-ingegnerizzazione dei processi presso il
Dipartimento di Pubblica Sicurezza e Libertà Civili e Immigrazione
Entro il primo semestre del 2005– Completamento del progetto di realizzazione del sistema di CG presso
venti Prefetture – UTG– Avvio della fase di estensione del sistema a tutte le Prefetture italiane– Definizione sistema di indicatori in tre dei quattro Dipartimenti del MI– Completamento analisi organizzativa nell’ambito del Dipartimento PS