ikatan mahasiswa pendidikan luar sekolah...
TRANSCRIPT
IKATAN MAHASISWA PENDIDIKAN LUAR SEKOLAH INDONESIA
(IMADIKLUS INDONESIA)
PENGURUS PUSAT Sekretariat : Kampus FIP Universitas Pendidikan Indonesia
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Jawa Barat - Indonesia Tlp. 085794106991 | 085395982205| Fax: +62-22-2013651e-mail : [email protected] web : www.imadiklus.com
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PENGELOLAAN KEUANGAN
IMADIKLUS INDONESIA
PERIODE 2013-2015
I. PENDAHULUAN
SOP keuangan adalah standar operasional prosedur dalam mengelola keuangan yang ada di Organisasi IMADIKLUS
INDONESIA. SOP ini dirasa penting karena merupakan acuan bagi seluruh pengelola keuangan yang ada di Organisasi
IMADIKLUS INDONESIA.
Maksud dan tujuan dalam penulisan pedoman laporan keuangan ini adalah untuk menstandarisasikan laporan keuangan yang
ada di Organisasi IMADIKLUS INDONESIA.
II. PEDOMAN PENGELOLAAN KEUANGAN IMADIKLUS INDONESIA
A. Sumber Dana
Sumber Dana merupakan sumber pendapatan keuangan dalam mengelola seluruh kegiatan yang dilaksanakan oleh
IMADIKLUS INDONESIA
Adapun sumber dana tersebut adalah sebagai berikut:
1. Iuran BPH
Dana Iuran BPH merupakan iuran wajib yang dibayarkan oleh setiap BPH dari masing –masing Universitas untuk
pendanaan kas dan kegiatan –kegiatan yang diselenggarakan oleh IMADIKLUS INDONESIA.
IKATAN MAHASISWA PENDIDIKAN LUAR SEKOLAH INDONESIA
(IMADIKLUS INDONESIA)
PENGURUS PUSAT Sekretariat : Kampus FIP Universitas Pendidikan Indonesia
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Jawa Barat - Indonesia Tlp. 085794106991 | 085395982205| Fax: +62-22-2013651e-mail : [email protected] web : www.imadiklus.com
2. Dana Usaha
Merupakan usaha-usaha kreatif, inovatif, halal dan tidak mengikat berupa usaha mandiri maupun sponsorship
yang dikembangakan oleh pengurus pusat IMADIKLUS tanpa ada intervensi dan tidak merugikan yang bertujuan
untuk mendapatkan pemasukan dana dalam upaya pemerdayaan dan pengembangan IMADIKLUS INDONESIA.
3. Dana Sisa Kegiatan
Seluruh dana sisa dari setiap kegiatan yang mendapatkan sumber dana utama dari instansi (sponsorship) yang
diajukan atas nama IMADIKLUS secara otomatis masuk ke kas IMADIKLUS.
4. Dana Sisa Kepengurusan
Seluruh Dana sisa dari kepengurusan IMADIKLUS INDONESIA periode sebelumnya secara otomatis masuk
ke kas IMADIKLUS INDONESIA untuk masa kepengurusan selanjutnya.
5. Sumber lain yang halal dan tidak mengikat berupa semua pemasukan yang diperoleh oleh IMADIKLUS INDONESIA
baik dalam bentuk sumbangan atau donatur.
6. Sumber dana yang belum tercantum dalam SOP akan diatur berdasarkan musyawarah pengurus dan pihak terkait.
IKATAN MAHASISWA PENDIDIKAN LUAR SEKOLAH INDONESIA
(IMADIKLUS INDONESIA)
PENGURUS PUSAT Sekretariat : Kampus FIP Universitas Pendidikan Indonesia
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Jawa Barat - Indonesia Tlp. 085794106991 | 085395982205| Fax: +62-22-2013651e-mail : [email protected] web : www.imadiklus.com
B. Proses Pengelolaan
1. Budgeting/Penganggaran
Setiap departemen berkewajiban menentukan perencanaan anggaran untuk setiap kegiatan yang ada di departemen
masing-masing. Prosentase pendanaan dari organisasi ditentukan sesuai dengan kesepakatan bersama.
Format Penganggaran kegiatan:
*
*) Catatan dapat tambahan sesuai dengan keperluan
No Uraian *) Volume Satuan Biaya (Rp) Jumlah (Rp) Total (Rp)
1 ASASI
Jumlah
2 LITBANG
Jumlah
3 KADISDIK
Jumlah
4 PI
Jumlah
TOTAL
IKATAN MAHASISWA PENDIDIKAN LUAR SEKOLAH INDONESIA
(IMADIKLUS INDONESIA)
PENGURUS PUSAT Sekretariat : Kampus FIP Universitas Pendidikan Indonesia
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Jawa Barat - Indonesia Tlp. 085794106991 | 085395982205| Fax: +62-22-2013651e-mail : [email protected] web : www.imadiklus.com
2. Accounting/Pencatatan
Pencatatan merupakan seluruh kegiatan yang berupaya untuk mendokumentasikan semua transaksi yang dilakukan.
Dokumen yang harus ada dalam Accounting/pencatatan adalah:
a. Buku kas
Buku kas merupakan seluruh pencatatan transaksi yang terjadi yang dicatat setiap harinya.
Format Buku Kas:
b. Kwitansi
Bukti transaksi pemasukan sumber pendanaan. Kodefikasi kwitansi adalah sebagai berikut:
(D. Departement. Nomer Urut Kegiatan. Abjad. Angka).
Ket:
D : Debet
Departement : Divisi yang Melaksanakan Kegiatan
No. Urut Kegiatan : Urutan Kegiatan yang dilaksanakan
Ket. Kodefikasi sumber
pendanaan:
A : IUK (Iuran
No. Bukti Tanggal Uraian Debet Kredit Saldo
Urut Kode
IKATAN MAHASISWA PENDIDIKAN LUAR SEKOLAH INDONESIA
(IMADIKLUS INDONESIA)
PENGURUS PUSAT Sekretariat : Kampus FIP Universitas Pendidikan Indonesia
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Jawa Barat - Indonesia Tlp. 085794106991 | 085395982205| Fax: +62-22-2013651e-mail : [email protected] web : www.imadiklus.com
Abjad : Sumber Pendanaan
Angka : Jumlah Transaksi
Ket. Kodefikasi Departement:
D1: Departement ASASI
D2: Departement LITBANG
D3: Departement KADISDIK
Kemahasiswaan)
B : Donatur
C : Dana Sisa Kegiatan
D : Infak
E : Iuran Peserta Kegiatan
F : Usaha Lain
Contoh: (D. D1. 2. A. 1) dibaca (Debet. Departemen ASASI. Pengabdian Pada
Masyarakat. IUK. Pendapatan pertama/transaksi pertama).
c. Nota
Nota adalah bukti transaksi Pengeluaran secara tunai. Kodefikasi Nota sebagai berikut :
(K. Departemen . No. Urut Kegiatan. Angka Romawi. Angka).
Ket:
K : Kredit
Departemen : Departemen yang
Melaksanakan Kegiatan
No. Urut Kegiatan : Urutan Kegiatan yang
dilaksanakan
Ket. Kodefikasi Nota Jenis Anggran Kegiatan:
I : Kestari
II : Acara
III : Logistik
IV : PDD
V : Humas
IKATAN MAHASISWA PENDIDIKAN LUAR SEKOLAH INDONESIA
(IMADIKLUS INDONESIA)
PENGURUS PUSAT Sekretariat : Kampus FIP Universitas Pendidikan Indonesia
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Jawa Barat - Indonesia Tlp. 085794106991 | 085395982205| Fax: +62-22-2013651e-mail : [email protected] web : www.imadiklus.com
Angka Romawi : Jenis Anggaran
Angka : Jumlah transaksi
Ket. Kodefikasi Departement:
D1: Departement ASASI
D2: Departement LITBANG
D3: Departement KADISDIK
VI :*)
*) : Dapat ditambahkan sesuai dengan kebutuhan kegiatan
Contoh :
(K. D2. 5. I. 1) dibaca (Kredit. Divisi LITBANG. Sms Center. Acara. Pengeluaran pertama/transaksi
pertama).
C. Prosedur permintaan Dana dan Penggunaan Dana
1. Syarat pengajuan Permintaan Dana
a. Dana yang diajukan sesuai dengan permintaan dana yang ada di program kerja yang di sahkan pada saat raker.
b. Diajukan paling lambat 30 x 24 jam untuk anggaran sebesar > Rp 500.000,- dan untuk anggaran yang besarnya < Rp
500.000,- maka diajukan minimal 14 x 24 jam
Catatan : Untuk dana yang tidak tercantum dalam Program kerja, pengeluaran harus jelas serta diketahui dan disetujui
oleh Ketua Umum IMADIKLUS INDONESIA.
IKATAN MAHASISWA PENDIDIKAN LUAR SEKOLAH INDONESIA
(IMADIKLUS INDONESIA)
PENGURUS PUSAT Sekretariat : Kampus FIP Universitas Pendidikan Indonesia
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Jawa Barat - Indonesia Tlp. 085794106991 | 085395982205| Fax: +62-22-2013651e-mail : [email protected] web : www.imadiklus.com
a. Alur Pengajuan Dana
Bendahara umum
Setiap panitia program
kerja mengajukan
proposal sesuai dengan
SOP kepada bendahara
umum (bendum) dan
tembusan untuk Ketum
dan Sekum
Benum dan Sekum
(Sekretaris Umum)
mengecek administrasi
sesuai SOP yang telah
ditentukan
Disetujui oleh Ketum. Bendum
melakukan pencatatan bukti
pengeluaran Kwitansi 2
rangkap untuk bendahara
kegiatan dan bendahara umum.
(Catatan :
seluruh anggaran yang
diajukan dalam proposal,
belum tentu sepenuhnya dapat
dicairkan, jumlah pencairan
dana sesuai dengan kebijakan
ketua umum bersama
bendahara umum)
Berkas Tidak
lengkap/ tidak
sesuai SOP
REVISI
IKATAN MAHASISWA PENDIDIKAN LUAR SEKOLAH INDONESIA
(IMADIKLUS INDONESIA)
PENGURUS PUSAT Sekretariat : Kampus FIP Universitas Pendidikan Indonesia
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Jawa Barat - Indonesia Tlp. 085794106991 | 085395982205| Fax: +62-22-2013651e-mail : [email protected] web : www.imadiklus.com
b. Sponsorship
Catatan:
1. Masing –masing BPH di tiap universitas memiliki kewenangan mengajukan proposal sponsorship atas nama IMADIKLUS
kepada pihak sponsor sesuai kebutuhan dan diketahui oleh pengurus Inti. Bendahara umum kemudian akan mengirim proposal
tersebut ke suluruh pengurus BPH ditiap universitas untuk diketahui semua anggota IMADIKLUS. (Upaya tranparansi
keuangan).
2. Proposal bisa diajukan ke jurusan, fakultas, universitas dan instansi pemerintah maupun swasta (disesuaikan dengan bentuk
kegiatan)
Setiap panitia
program kerja
mengajukan
proposal kepada
bendahara
umum.
Bendum dan
sekum mengecek
administrasi sesuai
SOP yang telah
ditentukan
Paanitia
menemui
Pihak
sponsor
ACC : tindak lanjut
sesuai kesepakatan
bersama pihak sponsor
Tidak ACC: Revisi, cari
sponsor lain.
IKATAN MAHASISWA PENDIDIKAN LUAR SEKOLAH INDONESIA
(IMADIKLUS INDONESIA)
PENGURUS PUSAT Sekretariat : Kampus FIP Universitas Pendidikan Indonesia
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Jawa Barat - Indonesia Tlp. 085794106991 | 085395982205| Fax: +62-22-2013651e-mail : [email protected] web : www.imadiklus.com
D. Pencairan Dana
1. Pencairan Dana dari sumber dana Kas IMADIKLUS
Dana akan dicairkan jika keseluruhan administrasi sudah sesuai dengan SOP yang telah ditentukan
2. Pencairan Dana dari sumber sponsorship
Masing masing Divisi, BPH atau Pengurus Inti yang mengajukan dana sponsorship mengurus pencairan dengan pihak
sponsor berdasarkan kesekatan bersama.
E. Pelaporan Keuangan
1. Setiap Bendahara wajib melaporkan keuangan yang sudah di tentukan (Lampiran A)
2. Data pendukung pelaporan Adanya bukti-bukti pemasukan dan pengeluaran seperti kwitansi dan nota-nota (Lampiran B)
3. Laporan keuangan dibuat dalam bentuk soft file dan hard file satu rangkap untuk diserahkan kepada bendahara umum selambat-
lambatnya 3 minggu setelah kegiatan dilaksanakan.
4. Saldo akhir tiap kegiatan harus dilaporkan dan diserahkan kembali kepada bendahara umum sebagai kas IMADIKLUS INDONESIA.
maksimal 2 minggu setelah berakhirnya kegiatan.
5. Laporan Keuangan akhir diserahkan bersama-sama dengan Laporan Pertanggungjawaban pada kesekretariatan.
IKATAN MAHASISWA PENDIDIKAN LUAR SEKOLAH INDONESIA
(IMADIKLUS INDONESIA)
PENGURUS PUSAT Sekretariat : Kampus FIP Universitas Pendidikan Indonesia
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Jawa Barat - Indonesia Tlp. 085794106991 | 085395982205| Fax: +62-22-2013651e-mail : [email protected] web : www.imadiklus.com
F. Tambahan Aturan
Bukti-Bukti Pemasukan/Penerimaan dan Pengelaran harus memadai. Laporan keuangan yang dibuat harus didukung oleh bukti-
bukti/dokumen yang valid. Bukti-bukti yang memadai tersebut dijelaskan sebagai berikut :
1. Umum
Agar dapat dilaporkan dalam laporan keuangan, semua jenis pendapatan dan pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti
yang valid dan memadai sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam IMADIKLUS INDONESIA.
2. Bukti Pemasukan/Penerimaan Uang
a. Bukti pemasukan merupakan Tanda penerimaan uang yang diperoleh IMADIKLUS INDONESIA. Dokumen bukti
penerimaan uang diharuskan ada untuk membuktikan keakuratan laporan keuangan dengan informasi yang terdapat di
dalamnya sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.
b. Dokumen bukti penerimaan uang terdiri dari kwitansi, tiket atau kupon.
c. Dokumen bukti penerimaan uang ditulis dengan tulisan yang bersifat permanen (pulpen, spidol, tinta) dan mudah untuk
dibaca.
d. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas tanpa coretan atau tip-X, alat penghapus lain yang
bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya.
3. Bukti Pengeluaran
a. Dokumen bukti pengeluaran uang harus ada untuk membuktikan keakuratan suatu pengeluaran uang sehingga
memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.
IKATAN MAHASISWA PENDIDIKAN LUAR SEKOLAH INDONESIA
(IMADIKLUS INDONESIA)
PENGURUS PUSAT Sekretariat : Kampus FIP Universitas Pendidikan Indonesia
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Jawa Barat - Indonesia Tlp. 085794106991 | 085395982205| Fax: +62-22-2013651e-mail : [email protected] web : www.imadiklus.com
b. Dokumen bukti pengeluaran uang terdiri dari Bon, struk, kwitansi, nota atau bukti lain yang dapat
dipertanggungjawabkan.
c. Dokumen bukti pengeluaran uang ditulis dengan alat yang bersifat permanen (pulpen, boxy, spidol, tinta) dan mudah
untuk dibaca.
d. Dokumen bukti pengeluaran uang harus memilki tulisan yang jelas tanpa coretan atau tip-X, alat penghapus lain yang
bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya.
e. Dokumen bukti pengeluaran uang harus dalam keadaan utuh (tidak ada sobekan yang signifikan, tidak boleh
disambung, tidak rusak, tidak basah, bisa terbaca dengan menggunakan alat bantu atau dengan bantuan orang lain).
f. Dokumen bukti pengeluaran uang harus berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan, baik secara operasional maupun
non-operasional dari kegiatan yang sedang dilaksanakan dan memilki keterlibatan terhadap panitia kegiatan yang
membelinya.
g. Bukti pengeluaran yang memadai dianggap sah dan harus memiliki kriteria serta mencantumkan hal-hal sebagai berikut
:
1) Kepala (kop) surat
2) Mencantumkan tanggal pengeluaran kas
3) Jumlah pengeluaran kas beserta deskripsinya yang jelas
h. Untuk pembuktian biaya telepon melalui wartel, maka bukti tersebut harus mengungkapkan :
1) Nama Wartel
2) Jumlah biaya telepon
IKATAN MAHASISWA PENDIDIKAN LUAR SEKOLAH INDONESIA
(IMADIKLUS INDONESIA)
PENGURUS PUSAT Sekretariat : Kampus FIP Universitas Pendidikan Indonesia
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Jawa Barat - Indonesia Tlp. 085794106991 | 085395982205| Fax: +62-22-2013651e-mail : [email protected] web : www.imadiklus.com
3) Nomor telepon yang dituju
4) Nama penelepon
5) Siapa yang dituju
6) Untuk keperluan apa
i. Untuk pembuktian biaya telepon selain melalui wartel (voucher atau kartu telepon) maka diwajibkan membuat catatan
tiap kali melakukan komunikasi telepon dengan menggunakan point (c), (d), (e) dan (f).
j. Untuk pembuktian biaya perjalanan, harus dicatat :
1) Nama yang melakukan perjalanan dan tanda tangan
2) Program kerja yang dilakukan
3) Tanggal perjalanan
4) Tujuan perjalanan
5) Sarana serta biaya
Contoh :
Nama : Teguh Hasmanianto
Kegiatan : Menjemput Pemateri
Tanggal : 24 Agustus 2015
Tujuan : Jakarta
Rute : Bandung - Jakarta (PP) Rp. 200000
Bandung, 24 Agustus 2012
(TTD)
Teguh Hasmanianto
Nim. 1122003
IKATAN MAHASISWA PENDIDIKAN LUAR SEKOLAH INDONESIA
(IMADIKLUS INDONESIA)
PENGURUS PUSAT Sekretariat : Kampus FIP Universitas Pendidikan Indonesia
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Jawa Barat - Indonesia Tlp. 085794106991 | 085395982205| Fax: +62-22-2013651e-mail : [email protected] web : www.imadiklus.com
k. Untuk pembuktian transaksi lainnya yang tidak ada bukti transaksinya, maka harus dibuat memo agar dapat dipertanggungjawabkan
(lampiran C)
l. Bendahara dapat menggunakan kwitansi yang dibuatnya sebagai bukti pengeluaran jika penerima uang tidak dapat menyediakan nota
kontan yang valid dengan catatan nama dan tanda tangan penerima uang serta jumlah uang harus jelas (sesuai syarat di atas).
m. Dalam setiap bukti tidak diperkenankan adanya coretan, catatan tambahan atau catatan dengan tinta yang lain yang dapat
mengaburkan keandalan bahan bukti. Jika hal tersebut terdapat dalam tanda bukti, maka tanda bukti tersebut tidak valid.
n. Tiap tanda bukti harus diberi nomor bukti yang jelas dan dikelompokan beserta bidangnya serta berdasarkan urutan tanggal transaksi.
III. PENUTUP
Hal-hal yang belum diatur dalam Standar operasional Prosedur Keuangan ini akan diatur dan ditetapkan oleh Ketua Umum, Wakil
Ketua Umum, bersama Bendahara Umum kemudian.
IKATAN MAHASISWA PENDIDIKAN LUAR SEKOLAH INDONESIA
(IMADIKLUS INDONESIA)
PENGURUS PUSAT Sekretariat : Kampus FIP Universitas Pendidikan Indonesia
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Jawa Barat - Indonesia Tlp. 085794106991 | 085395982205| Fax: +62-22-2013651e-mail : [email protected] web : www.imadiklus.com
LAMPIRAN-LAMPIRAN
LAMPIRAN A)
Contoh Laporan keuangan
IKATAN MAHASISWA PENDIDIKAN LUAR SEKOLAH INDONESIA
(IMADIKLUS INDONESIA)
PENGURUS PUSAT Sekretariat : Kampus FIP Universitas Pendidikan Indonesia
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Jawa Barat - Indonesia Tlp. 085794106991 | 085395982205| Fax: +62-22-2013651e-mail : [email protected] web : www.imadiklus.com
Catatan : Bukti Pengeluaran harus sesuai dengan tanggal pengeluaran.
LAMPIRAN B
IKATAN MAHASISWA PENDIDIKAN LUAR SEKOLAH INDONESIA
(IMADIKLUS INDONESIA)
PENGURUS PUSAT Sekretariat : Kampus FIP Universitas Pendidikan Indonesia
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Jawa Barat - Indonesia Tlp. 085794106991 | 085395982205| Fax: +62-22-2013651e-mail : [email protected] web : www.imadiklus.com
LAMPIRAN C
Contoh :
MEMO
Saya yang bertanda tangan dibawah ini adalah :
Nama : Adinda Triadi
NIM : 119902
Jurusan : Pendidikan luar Sekolah
Menyataan telah benar-benar menerima uang sebesar Rp 15.000,- dari bendahara
dan saya gunakan dalam membeli meja pada hari sabtu 12 Agustus 2012.
Memo ini saya buat dengan sebenar-benarnya .
Yogyakarta 12 Agustus 2016
Ttd
Fitri Badriyah