Як організувати баркемпЯрослав Ажнюк, 25 жовтня 2009

Баркемпи, якими я займався

Зміст

1. Що таке баркемп2. Чому вам варто зробити свій баркемп3. Типи баркемпів за кількістю учасників і тематикою4. Коли варто вкористовувати формат баркемпу5. Модифікації формату6. Мінікемп: Основні напрямки роботи. Як сформувати

команду.7. Більший баркемп: ролі у команді, зони відповідальностей8. Перші кроки9. Можливі перешкоди10. На події11. Після події12. Запитання

Що таке баркемп

Конференція за принципами web 2.0

1. Всі учасники - співорганізатори2. Безкоштовно або за символічну плату3. Більше спілкування і веселощів4. Кожен має можливість виступити5. Баркемп – це ДРАЙВ!

http://www.imdb.com/media/rm3461060864/tt0137523

Три правила баркемпів

1. Ви говорите про баркемп2. Ви пишете про баркемп3. Якщо це ваш перший баркемп –

ви повинні виступати

Чому вам варто зробити свій баркемп

• Досвід• Ви стаєте лідером спільноти: авторитет, нові

можливості, багато знайомств• Задоволення: ділитися – приємно

Типи баркемпів за кількістю учасників

• Мінікемп / мінібар– Може зробити одна людина за 3-10 днів

• Баркемп– Швидкосайт – wiki/google docs/blog– 3-5 організаторів які працюють у вільний час

впродовж 1-2 місяців– Небагато учасників: 100-200

• Великий баркемп– Команда організаторів, багато роботи– Гроші, партнери, півроку на підготовку

Типи баркемпів за тематикою

Коли варто використовувати формат баркемпу

• Нова тема або галузь• Люди не знайомі між собою• Немає авторитетів, не зрозуміло як

формувати програму• Потрібно натхнення, драйвовість, фан

• Можна експериментувати з форматом, змішувати з іншими, вносити зміни

Модифікації формату

• Часткове або повне планування розкладу• Визначення тематичних потоків• Баркемп на природі• Суміш з іншими форматами: open-space,

конференція, майстер-клас

• Придумуйте свої “фішки” (FAQ Drupal, logoWall, Innovation Incubator, Barcamp Idol, Pecha Kucha, etc.)

Мінікемп: Основні напрямки роботи. Як сформувати команду.

• Координатор• Модератор• Технік• Блоґер• Реєстратор• Піарник

• Сильна команда – ключ до успіху

Координатор• головна відповідальна особа за проведення мінікемпу. Від сумлінності

координатора залежить перебіг події та ступінь задоволення учасників.• Контент події – запрошує спікерів (враховує побажання спільноти,

максимальне розкриття теми), затверджує зі спікерами теми виступів, формує і оприлюднює фінальний розклад, вносить до нього оперативні зміни при потребі.

• Приміщення – домовляється про приміщення та технічне забезпечення.• Координація робочої групи – знаходить виконавців для решти напрямків,

якщо нема явних добровольців, допомагає виконавцям при потребі.• Контроль – перевіряє усе: наявність виконавців по інших напрямках, стан

виконання напрямків, готовність приміщення напередодні, збір потверджень від спікерів напередодні.

• Страховка – перерозподіляє або виконує самотужки інші ролі та зони відповідальності, якщо нема виконавців; розв'язує надзвичайні ситуації до і під час мінікемпу, якщо такі стаються.

Модератор• ведучий мінікемпу. • «Конферансьє» – вступне і заключне слово, представляє спікерів і робить

підводки до виступів, надає слово слухачам і додатковим спікерам, модерує дискусію, якщо така є.

• Контролює час – підказує спікерам, коли залишається 5-3-1 хвилина до кінця виступу; припиняє витупи і дискусії при потребі, щоб дотриматися розкладу; при потребі разом з координатором вносить оперативні зміни у розклад під час мінікемпу.

Технік• відповідає за техніку у приміщенні, приносить свій ноутбук. (Не обов’язкова

роль, але ноутбук обов’язковий).• Техніка у приміщенні – настройка мікрофона, екрана, проектора, ноутбука

самотужки або разом з господарями приміщення.• Ноутбук – збирає презентації у спікерів, демонструє презентації та перемикає

слайди.• Оприлюднення презентацій – питає дозвіл у авторів на поширення

презентацій, дозволені для поширення передає Блогеру для публікації або публікує в онлайні.

Піарник/Блоґер• Створює сторінку події у соціальних мережах (наприклад, FaceBook,

vKontakte).• Публікує анонс у тематичних спільнотах (наприклад, Habrahabr, WebDev).• веде записи про подію у твіттері і на сайті мінікемпу. (якщо є сайт).• Пише кілька записів:

– Анонс події за тиждень, коли відкривається попередня реєстрація.– Список лінків на відгуки і матеріали про мінікемп у блогах, соціальних мережах, фото і

відеосервісах (оновлює протягом тижня після мінікемпу), а також лінки на презентації (презентації публікує самотужки або це робить Технік).

– Звіт-репортаж про перебіг мінікемпу.

Реєстратор• контролює к-ть відвідувачів події та робить розсилку після події. (Не

обов’язкова роль).• Проводить попередню реєстрацію в онлайні – створює сторінку події на

сервісі Eventbrite.com за тиждень до події (Координатор надає розклад події, текст анонсу може написати Блогер).

• Реєструє учасників на події – відмічає тих, хто прийшов, записує електронні адреси тих, хто прийшов без попередньої реєстрації.

• Робить розсилку після мінікемпа – розсилає усім учасникам листа з лінками на опубліковані матеріали (які публікує Блогер).

Більший баркемп – зони відповідальності

• Координація• Програма події• Маркетинг, фандрайзинг, партнерство• Логістика• Піар та комунікації• Учасники і хелптім• Технології, інтернет, сайт, дизайн

Координація

• Підбір команди, мотивація• Загальний план робіт• Індивідуальні плани• Контроль за виконанням• Має цілісну картину події, приймає рішення• Латає дірки, коли вони з’являються

Програма події

• Донести до аудиторії формат події• подумати про «запасні варіанти»• Заздалегідь домовитися з цікавими

доповідачами• Продумати відкриття і закриття, всі нюанси• Знайти ведучого, або бути ведучим

• Зробіть доповідь «як організувати баркемп»

Маркетинг, фандрайзинг, партнерство

• Визачити min і max бюджети• Визначити ЦА і потенційних спонсорів• Написати спонсорську пропозицію (СП)• Представити СП спонсорам, переконатися що вони

прочитали (мейл, дзвінок)• Слідкувати за Cashflow• Слідкувати за виконнням зобов’язань перед

спонсорами• Підготувати фінальний звіт по події, надіслати його

спонсорам та партнерам

Логістика

• Визначитися з приміщенням • Скласти перелік закупівель та перевезень (харчі,

бейджі, “пакет учасника” рекламні матеріали спонсорів, апаратура ітд.)

• Подбати щоб вчасно були дизайни для друку, інформаційні матеріали ітд. “Пушати” проект зі свого боку

• Здійснити всі закупівлі і перевезення • Закрити всі питання по приміщенню і

перевезеннях після події

Піар та комунікації

• Разом з ініціатором ідеї написати текст “про подію”, інші потрібні тексти, наповнення для сайту

• Створити осередки у соціальних медіа – групи в соцмережах, блоґ, твіттер

• Працювати з інформаційними партнерами – каналами поширення інформації. молодіжні ГО, мейл-розсилки, он-лайн та офф-лайн видання

• Вести моніторинг згадок про подію і вчасно реагувати• Подбати про належну кількість медіаактивних людей на

події• Підготувати матеріали і звіт після події: збірки посилань на

репортажі, фото, відео ітд.

Учасники та хелптім

• Часто це невелика частина роботи

• Слідкувати за потребами учасників, спілкуватися з ними до, під час і після події

• Зібрати і проінструктувати хелптім за тиждень-два до початку

• Керувати хелптімом за день до події і на події• Подбати про “приємні штуки” для хелптіму

Технології, інтернет, сайт, дизайн

• Часто це необов’язкова частина роботи

• Сайт можна робити на базі блоґу або окремий• Дизайн можна брати стандартний або малювати свій• Якщо піарник не має достатньо компетенції для

роботи в Інтернеті – потрібна допомога• На події – забезпечення роботи Інтернету,

проекторів, звуку ітд.• Після події – оперативне викладення фото, відо,

презентацій в онлайн.

Перші кроки

• Зібрати команду• Визначити формат• Спланувати діяльність, орієнтовні дати• Скласти бюджет• Запустити сайт• Анонсувати подію• …………………………………..

Можливі перешоди

• Підстава з приміщенням• Підстава з грошима– Невиконання зобов’язань з боку спонсорів– Гроші потрібні зараз, а будуть завтра зранку

• Вихід члена з команди• Війна, потоп, революція, армагедон• Інші дрібні неприємності

На події

• Дотримання програми• Фото, відео, презентації, твіттер, пости у

блоґи, висвітлення події• Дотримання зобов’язань перед партнерами• Непередбачені ситуації

Після події

• «Пост-реліз»• Робота на майбутнє• Викласти презентації, фото, відео в онлайн.

Зробити підбірки посилпнь на записи інших користувачів про вашу подію

Що далі

• Більший/кращий баркемп• Спільні проекти з людьми, з якими

познайомилися• Передати свої знання і досвід наступникам

Запитання?

Контакти

Ярослав Ажнюкyaazhnyuk@gmail.com+3 8 050 640 41 68

twitter: @YaroslavAzhnyukblog: kid-06.livejournal.com

http://internetinitiatives.org http://socialmedia.com.ua