handleiding voor beheerders - hb-plus...een nieuwe beheerder toevoegen om een nieuwe beheerder toe...

8/4/2015

Han

dle

idin

g

Versie 01.02 09/09/2015

HB-plus Samenwerken Handleiding voor beheerders

ICT-contract 2015 Exploitatiegebonden ICT-diensten Inhoud

HP-Belgacom, Deelgenoten THV Handleiding HB-plus Samenwerken

Inhoud

1. Over dit document ................................................................................................ 1

2. Werken met HB-plus Samenwerken als een Service ............................................. 2

2.1. Gebruikers toegang verschaffen tot uw site .................................................... 2

2.2. Zien wie toegang heeft tot uw site .................................................................. 2

2.3. Een nieuwe beheerder toevoegen .................................................................. 3

2.4. Delen beheren ................................................................................................ 4

2.5. Navigeren en koppelingen toevoegen ............................................................. 5

2.6. Prullenbak beheren......................................................................................... 7

2.7. Nieuwe Apps/inhoud toevoegen ..................................................................... 7

2.8. Syncen met de OneDrive voor Bedrijven-client ............................................... 9

2.9. Uitchecken vereisen ...................................................................................... 10

3. Documenteigenschappen .................................................................................... 12

ICT-contract 2015 Exploitatiegebonden ICT-diensten Over dit document


1. Over dit document

ICT-contract 2015 Exploitatiegebonden ICT-diensten Werken met HB-plus Samenwerken als een Service


2. Werken met HB-plus Samenwerken als een Service

2.1. Gebruikers toegang verschaffen tot uw site Om gebruikers toegang te verschaffen tot uw site, klikt u op “Delen” in de rechterbovenhoek van uw scherm:

Typ nu de namen van de mensen die u toegang wenst te geven:

U krijgt nog een bevestiging op het scherm te zien:

2.2. Zien wie toegang heeft tot uw site Als u wenst te bekijken wie er toegang heeft tot uw site, klikt u op het tandwiel naast uw gebruikersnaam en vervolgens op “Site-instellingen”.



Kies nu voor “Personen en groepen”.

U krijgt nu een overzicht van alle personen die toegang hebben tot uw site. In de linker navigatie kan u de groepen zien, en in het middenscherm ziet u de leden van de geselecteerde groep.

2.3. Een nieuwe beheerder toevoegen Om een nieuwe beheerder toe te voegen aan uw site, volgt u de stappen in 2.2 Zien wie toegang heeft tot uw site en klikt u in de linkernavigatie op de “Eigenaren” (Owners)-groep van uw site.



U klikt dan op “Nieuw” (en eventueel vervolgens op “Gebruikers toevoegen”) en typt de naam of het e-mailadres van de gebruiker die u wenst toe te voegen. Even geduld terwijl de auto-

aanvulfunctie op zoek gaat naar de gewenste persoon (let op het -symbool rechts). Klik nu op de naam en bevestig door OK te klikken.

2.4. Delen beheren Als u wil zien met wie u een bepaald document of een bepaalde map gedeeld hebt, klikt u op de drie puntjes naast het item om het menu te openen. Vervolgens klikt u in dit nieuwe menu nogmaals op de drie puntjes en kiest u voor “Gedeeld met”.

Vanuit dit venster kan u ook naar de toegangsaanvragen van de site gaan. Merk op dat u het bericht bovenaan dit venster enkel te zien krijgt als er aanvragen zijn.



Om een toegangsaanvraag goed te keuren, klikt u op de drie puntjes naast de aanvraag en kiest u voor “Approve”.

2.5. Navigeren en koppelingen toevoegen U hebt zowel links als bovenaan een navigatie waar u zelf koppelingen aan kunt toevoegen. Hiervoor klikt u op “koppelingen bewerken”.



Vervolgens sleept u een document/map de navigatie. Klik op opslaan wanneer u klaar bent.

Of klikt u op “+ koppeling” (hier het voorbeeld bij de navigatie bovenaan).

Klik hierna op opslaan om te bevestigen.



2.6. Prullenbak beheren Wanneer u een item verwijdert in uw omgeving, wordt dit in de prullenbak gezet. Soms kan het echter nodig zijn om een bestand te herstellen of om uw prullenbak te legen.

Om uw prullenbak te raadplegen doet u het volgende: klik rechtsboven uw browser op het tandwiel naast uw gebruikersnaam (niet dat van Internet Explorer).

Kies voor “Inhoud van site”.

Klik nu rechtsboven het scherm op “Prullenbak”.

U krijgt nu een overzicht van alle verwijderde items in uw prullenbak. Merk op dat u in de laatste kolom kan zien hoe groot deze zijn.

Om een item te herstellen of definitief te verwijderen klikt u op het vinkje links naast het item en kiest u “Selectie herstellen” om het item terug te plaatsen of “Selectie verwijderen” om het item definitief te verwijderen.

2.7. Nieuwe Apps/inhoud toevoegen Naast de standaardinhoud waarover iedere nieuwe teamsite beschikt, kan u ook zelf inhoud toevoegen.



Hiervoor klikt u op het tandwiel naast uw gebruikersnaam, rechtsboven de pagina. Vervolgens klikt u op “Inhoud van eens site”.

Klik nu op “Voeg een app toe”

U krijgt nu een overzicht van alle mogelijk apps die u kan toevoegen aan uw site.

2.7.1. Takenlijst

Volg de stappen in “Nieuwe Apps/inhoud toevoegen”. Klik op “Taken” en geef een naam op voor uw takenlijst.



2.7.2. Discussies

Met “discussies” kunt u vragen lanceren binnen uw team, waarna anderen hier commentaar kunnen op geven.

Om de Discussiesmodule toe te voegen, volg de stappen in “Nieuwe Apps/inhoud toevoegen”. Klik vervolgens op “Discussies” en geef een naam op. Klik op OK.

2.8. Syncen met de OneDrive voor Bedrijven-client Net als met de Persoonlijke Datacapaciteit hebben gebruikers de mogelijkheid om Sharepoint-bibliotheken te synchroniseren met hun eigen systeem. Als ze dit doen, wordt een lokale kopie gemaakt van de bibliotheek. Omdat de bibliotheken bij teamsites erg groot kunnen zijn, wordt afgeraden dit te doen. Mocht dit toch een meerwaarde kunnen betekenen voor gebruikers, dan kunnen zij het volgende doen:

Klik op de Sync-knop rechtsboven het scherm.

Klik in het nieuwe venster op “Nu synchroniseren”.



Klik op “Mijn bestanden weergeven…”

Vanaf nu zijn uw bestanden beschikbaar in Windows Verkenner.

2.9. Uitchecken vereisen Als u wilt voorkomen dat uw gebruikers gelijktijdig een document kunnen bewerken, voert u de volgende stappen uit:

In de documentenbibliotheek, klikt u in het lint op “Bibliotheek” en vervolgens op “Bibliotheekinstellingen”.

Kies nu voor “Instellingen voor versies”.



Onderaan de pagina kiest u bij “inchecken vereisen” voor “ja”. Druk vervolgens op OK.

ICT-contract 2015 Exploitatiegebonden ICT-diensten Documenteigenschappen


3. Documenteigenschappen Wijzigingshistoriek

Versie Datum Auteur Opmerkingen

01.00 5/08/2015 Timothy Delodder Initiële versie

01.02 07/09/2015 Joelle Boon Redactie

handleiding voor beheerders - hb-plus...een nieuwe beheerder toevoegen om een nieuwe beheerder toe...

Documents