handleiding bekwaamheidspaspoort (concept)...handleiding bekwaamheidspaspoort de beheerder kan...

Handleiding Bekwaamheidspaspoort (Concept)

September 2016

The Competence Group

Olivier Hessels

Ad-Willem Mansoer

Edward Pison

Handleiding bekwaamheidspaspoort

InhoudsopgaveHET BEKWAAMHEIDSPASPOORT 3 ..........................................................................

INLEIDING 3 ................................................................................................BEHEER VAN BEKWAAMHEIDSPASPOORT 3 ....................................................................

OPBOUW VAN EEN BEKWAAMHEID 5 .......................................................................

AANMAKEN DOOR BEHEERDER OF MANAGER? 5 ..............................................................ACTIVITEITEN 6 ............................................................................................BLOKKEN 8 .................................................................................................

TOEWIJZEN VAN DE BEKWAAMHEID 10 ....................................................................

TOEWIJZEN AAN ROL- EN FUNCTIE 10 ......................................................................TOEWIJZEN AAN INDIVIDU 11 ...............................................................................NIET VAN TOEPASSING 11 ...................................................................................VRIJSTELLING 11 ...........................................................................................KEUZE VOOR TOETSER OF TRAINER BEPALEN 11 .............................................................

OPENEN BEKWAAMHEIDSPASPOORT DOOR DE MEDEWERKER 13 .....................................

LEZEN VAN EEN PROTOCOL OF HANDLEIDING 13 ............................................................VOLGEN E-LEARNING 13 ...................................................................................VOLGEN KLASSIKALE OPLEIDING VIA CLASSROOM 13 ........................................................VOLGEN TRAINING ON THE JOB, SKILLSLAB, KLASSIKALE TRAINING (ZONDER CLASSROOM) 14 ...............AANVRAGEN PEERASSESSMENT, PRAKTIJKTOETS, SKILLSLABTOETS 14 ........................................

VERWERKEN VAN RESULTAAT 15 ............................................................................

RESULTAAT OP ACTIVITEITEN 15 ............................................................................STATUS VAN DE BEKWAAMHEID 16 ...........................................................................RESULTAAT BEKWAAMHEID INDIVIDUELE MEDEWERKER BEWERKEN 17 ........................................CONTINU MONITORING 17 ..................................................................................

RAPPORTAGE 18 ...............................................................................................

RAPPORTAGE VOOR DE MEDEWERKER 18 ....................................................................RAPPORTAGE VOOR DE BEHEERDER EN MANAGER 18 ........................................................AFDELINGEN RAPPORTAGES 19 ..............................................................................HANDELINGEN RAPPORTAGES 20............................................................................

/ 2 21

9 september 2016


HET BEKWAAMHEIDSPASPOORT

Inleiding

Deze handleiding beschrijft de werking van het Bekwaamheidspaspoort. Vanaf medio 2015 is het Bekwaamheidspaspoort operationeel. Gebruik door verschillende klanten heeft geleid tot veel aanpassingen aan functionaliteit. De huidige release maakt het mogelijk om een handleiding te maken. Aanpassing aan functionaliteit blijft plaatsvinden . De handleiding zal 1

daarom ook continue aangepast worden.

Het paspoort is een verzameling van bekwaamheden, toegewezen aan de medewerker op basis van functie en rol binnen de organisatie. Elke bekwaamheid bestaat uit één of meerdere activiteiten. In het bekwaamheidspaspoort krijgt de medewerker inzicht in de status van de afzonderlijke bekwaamheden. Vanuit het paspoort start de medewerker de vereiste activiteiten op, nodig om ‘goedgekeurd’ te geraken op de specifieke bekwaamheid.

De beheerder richt het bekwaamheidspaspoort in en wijst dit toe. Afhankelijk van de wijze van autoriseren kan het inrichten en toewijzen ook gedelegeerd worden aan de afdelingsmanager. Er zijn daarom binnen het Bekwaamheidspaspoort 4 rollen gedefinieerd:

• Beheerder

• Afdelingsmanager

• Trainer/Toetser

• Individuele medewerker

Met het Bekwaamheidspaspoort krijgt u inzicht in de bekwaamheden van de individuele medewerkers, de specifieke afdelingen of de complete organisatie. Het bekwaamheidspaspoort is daarom een basis voor kwaliteitsregistratie, -ontwikkeling en -monitoring.

Het ‘Bekwaamheidspaspoort’ binnen TCG Academy Portal is een los tabblad. Technisch gezien staat het ‘Bekwaamheidspaspoort’ geheel los van TCG Academy Portal. Het beheer en user interface van het ‘Bekwaamheidspaspoort’ en het TCG Academy Portal verschilt daarom van elkaar.

Beheer van bekwaamheidspaspoort

Het beheer van het Bekwaamheidspaspoort zit onder het beheergedeelte van TCG Academy Portal. Functionaliteit is zichtbaar op basis van autorisatie.

Managers moeten georganiseerd worden voor beheerfunctionaliteit in het Bekwaamheidspaspoort. Zonder beheerfunctionaliteit kan de manager geen rapportages opvragen. De beheerder autoriseert de manager in het TCG Academy Portal via [Beheer-Portaal-Autoriseren]:

• Beheer: anders ziet de manager de beheerknop niet.

Hetbetre2hiermetnamekleineaanpassingenaanbestaandeUserInterfaceenbenamingen.1

Aanpassingenwordtmeegenomeninhetmaintenancewindowopdewoensdagavond.

/ 3 21

9 september 2016


• Bekwaamheden: anders ziet de manager het tabblad bekwaamheden niet.

• Beheer Afdelingen: alleen als de manage rook daadwerkelijk zelf de bekwaamheden gaat toewijzen aan functie/individu of de bekwaamheid gaat aanpassen (geldigheid, activiteiten).

• Beheer Individueel Afdelingsmanager: alleen als de manager de bekwaamheid voor de individuele medewerker wilt aanpassen (geven vrijstelling, n.v.t., toevoegen activiteiten, toetser aanwijzen etc.).

• Rapportages: hiermee kan de manager rapportages over ‘haar’ afdelingen opvragen.

Van belang is dat aan iedere portaalgroep een manager is toegevoegd. Is dit niet het geval, dan kan alleen de beheerder aan deze groep bekwaamheden toewijzen en daarop rapporteren.

/ 4 21

9 september 2016


OPBOUW VAN EEN BEKWAAMHEID

In het Bekwaamheidspoort staan alle bekwaamheden die de medewerker moet volgen. De beheerder maakt deze bekwaamheden aan. Hiervoor heeft u de beschikking over 3 tabbladen.

In ieder tabblad maakt de beheerder een of meerdere categorieën aan. Aan iedere categorie voegt de beheerder een of meerdere bekwaamheden (handelingen) toe. De categorie wordt gebruikt bij de rapportages voor de beheerder en manager.

Voortschrijdend inzicht bij u bepaalt dat de categorie veranderd, naar een ander tabblad verplaatst of zelfs verwijderd moet worden. Dit is mogelijk.

Alle gekoppelde bekwaamheden verdwijnen bij het verwijderen van een categorie. U ontvangt daarom een melding.

Het verplaatsen van een bekwaamheid naar een andere categorie is niet mogelijk. 2

De medewerker ziet uitsluitend de naam van de bekwaamheid en niet (!) de categorie of de

naam van tabblad waaronder de bekwaamheid valt.

Aanmaken door beheerder of manager?

Alleen de beheerder kan de categorie alsmede de naam van de bekwaamheid aanmaken. Van belang daarbij is dat u kiest voor een generieke omschrijving van de categorie en bekwaamheid die herkenbaar is voor zowel de medewerker, manager, toetser en trainer.

WensisbekendbijTCG.2

/ 5 21

9 september 2016


De beheerder kan volstaan met het aanmaken van de categorie of handeling (bekwaamheid). Het instellen van de geldigheid, toevoegen van activiteiten en afdelingen is namelijk instellingsbeleid:

• Geldigheid. U kunt hier de geldigheid invoeren. Dit wordt vervolgens standaard gehanteerd bij het toewijzen aan afdelingen/functies of individuen.

• Geldigheidstermijn aanpassen door de manager: Als dit is aangevinkt, kan de manager de geldigheidsduur niet verlengen. Wel kan de manager de geldigheidsduur verkorten.

• Aanpassen blokken: Als dit staat aangevinkt, kan de manager geen blokken – aangemaakt door de beheerder – verwijderen of aanpassen. Wel kan de manager (altijd) nieuwe activiteiten toevoegen in een nieuw blok.

Aanpassen van de bekwaamheid door de manager kan alleen als de manager beschikt over beheerrechten op [Beheer Afdeling].

Activiteiten

Voor de opbouw van de bekwaamheid is een aantal activiteiten beschikbaar. De inzet van de activiteit is afhankelijk van de aard van de vorm waarbinnen deze activiteit ingezet gaat worden.

Er zijn 3 vormen te onderscheiden. Deze 3 vormen zijn niet als zodanig benoemd in het Bekwaamheidspaspoort. Het is wel een leidraad voor het omschrijven van de activiteit binnen de bekwaamheid:

1. Online activiteit: Het volgen van een e-learning op het TCG Academy Portal door de medewerker

2. Georganiseerde activiteit: Het volgen van een geplande activiteit(datum/tijd/locatie/docent) waarop de medewerker is ingeschreven in het TCG Academy Portal.

3. Niet-georganiseerde activiteit: Alle vormen van activiteiten die die ‘elders’ gevolgd worden door de medewerker. Het is geen formeel opleidingsaanbod van e-learning of klassikaal onderwijs via TCG Academy Portal (Elearning/Classroom.

/ 6 21

9 september 2016


In schema:

• E-Learning: Via het ‘eigen’ portaal volgt de medewerker een ‘e-learning’ die is toegewezen. Via [Beheer-E-learning-Activeren] is de keuze en naamgeving ingegeven.

• Klassikale theorieles: Via het ‘eigen’ portaal schrijft de medewerker zich in (of door de beheerder) op een georganiseerde klassikale bijeenkomst (tijd/plaats/locatie).Via [Beheer-Klassikaal-Opleidingen] is de keuze en naamgeving ingegeven.

• Protocol / Handleiding: de medewerker opent door middel van een hyperlink een document. De beheerder bepaalt de specifieke naamgeving en url-verwijzing.

• Skillslabtraining: de medewerker wordt geacht een les/training te volgen die niet is gepland als ‘klassikale theorieles’ in het portaal (Classroom). Tijd/plaats/datum is niet gedefinieerd. De trainer (of beheerder/manager) registreert aanwezigheid.De beheerder bepaalt de specifieke naamgeving en de mogelijke keuze aan trainers.

• Training on the job: de medewerker wordt geacht een training on the job te volgen die niet is gepland als ‘klassikale theorieles’ in het portaal (Classroom). Tijd/plaats/datum is niet gedefinieerd. De trainer (of beheerder/manager) registreert aanwezigheid De beheerder bepaalt de specifieke naamgeving en de mogelijke keuze aan trainers.

• Schriftelijke toets: de medewerker wordt geacht een schriftelijke toets op een fysieke plaats te maken die niet is gepland als ‘klassikale theorieles’ in het portaal (Classroom). Tijd/datum is niet gedefinieerd. De toetser (of beheerder/manager) registreert resultaat De beheerder bepaalt de specifieke naamgeving.

• Skillslabtoets: de medewerker vraagt een toets aan bij een toetser die dit mag doen. De toetser (of beheerder/manager) registreert resultaatDe beheerder bepaalt de specifieke naamgeving en de mogelijke keuze aan toetsers.

• Praktijktoets / Proeve van Bekwaamheid: de medewerker vraagt een toets aan bij een toetser die dit mag doen. De toetser (of beheerder/manager) registreert resultaatDe beheerder bepaalt de specifieke naamgeving en de mogelijke keuze aan toetsers.

• Peer assessment: de medewerker bepaalt zelf door ‘wie’ hij/zij getoetst wilt worden. De toetser (of beheerder/manager) registreert resultaatDe beheerder bepaalt de specifieke naamgeving.

Vorm Activiteit

Online Activiteit • E-Learning

Georganiseerde klassikale activiteit • Klassikale theorieles

Niet-georganiseerde activiteit • Protocol / Handleiding • Skillslabtraining • Training on the job • Schriftelijke toets • Skillslab toets • Praktijktoets / Proeve van

Bekwaamheid • Peer assessment

/ 7 21

9 september 2016


De verschillende namen van de activiteiten kent overlap. De volgende activiteiten zijn functioneel hetzelfde in het opbouwen van de bekwaamheid:

• Protocol en handleiding. Het betreft het via Internet openen van ‘een document’.

• Training on the job/Skillslabtraining: het betreft het volgen van een training/instructie/les op een datum/plaats/tijd welke niet via Classroom als ‘klassikale opleiding’ is aangemaakt. Veelal zijn dit activiteiten die op de werkplek plaatsvinden of in een speciaal daarvoor ingerichte vaardigheidsruimte.

• Schriftelijke toets/Skillslabtoets/Praktijktoets: Het betreft om het (intercollegiaal) toetsen van de medewerker door een vastgestelde toetser op een plaats/tijd welke niet via Classroom als ‘klassikale opleiding’ is aangemaakt.

De gehanteerde terminologie in de instelling bepaalt veelal het gebruik van de gewenste activiteit (en benaming).

Blokken

Minimaal 1 activiteit is toegewezen aan de bekwaamheid. De activiteit is ondergebracht in een blok.

Er zijn 3 soorten ‘blokken’:

• Verplicht: de medewerker moet de activiteit doen. Het behaald resultaat bepaalt voortgang

• Optioneel: de medewerker kiest uit een aantal activiteiten en moet daarvan een minimaal aantal doen. Het vereist resultaat bepaalt de voortgang.

• Geadviseerd: de medewerker kan gebruik maken van een of meerdere activiteiten, maar hoeft dit niet. Het behaald resultaat is niet zichtbaar in de voortgang

Eén of meerdere activiteiten zijn in ieder blok opgenomen. Het is dus niet noodzakelijk om voor iedere activiteit een blok toe te voegen.

Het bepalen van de volgorde van het blok voor de medewerker (‘wat eerst’) kan niet. De volgorde van de blokken – zichtbaar voor de medewerker - is:

1. Verplicht

2. Optioneel

3. Geadviseerd

De volgorde van activiteiten ‘binnen’ het blok definiëren kan niet . Standaard is de volgorde: 3

1. Protocol

TCGisopdehoogtevandezewens.3

/ 8 21

9 september 2016


2. Handleiding 3. E-learning 4. Klassikale theorieles 5. Skillslabtraining 6. Training on the job 7. Skillslab toets 8. Schriftelijke toets 9. Praktijktoets / Proeve van Bekwaamheid 10. Peer assessment

De inzet van de aard van de activiteit bepaalt de beheerder en/of de manager op basis van beleid in de instelling.

/ 9 21

9 september 2016


TOEWIJZEN VAN DE BEKWAAMHEID

Als de bekwaamheid is aangemaakt wijst u deze toe. Het instellingsbeleid bepaalt ‘wie’ deze toewijzing doet. Zo zijn er instellingen waarbij de beheerder alle toewijzingen maakt, terwijl in andere instellingen deze taak geheel wordt gedelegeerd naar de manager.

Toewijzen aan rol- en functie

De beheerder of manager wijst de bekwaamheid toe aan een afdeling en/of functie.

De toewijzing is gebaseerd op beleid. Meerdere afdelingen en/of meerdere functies kunnen tegelijk worden gekozen. Als er activiteit is gekoppeld waarbij een toetser/trainer resultaat moet ingeven, voegt u hier de namen van de trainer/toetser toe . Bij een geautomatiseerde import uit het 4

personeelsinformatiesysteem worden de namen getoond zoals die actief in het portaal staan. Als er een of meerdere afdelingen gekozen is, dan worden alleen die functies getoond die ook op de afdeling aanwezig zijn.

Nadat er is toegewezen kunt u altijd meerdere afdelingen/functies toewijzen of wijzigen

U krijgt een melding op het scherm als er verplicht in te voeren velden niet zijn ingevuld, bijvoorbeeld naam toetser, geldigheidsduur, een blok zonder activiteit.

TCGonderzoektdeefficiencyvanhettoewijzenenaanvragenvantrainers/toetsers.Indedagelijkse4

prakJjkblijktdatergeregeldwisselingenzijnindenamen(nieuw/’oud’).Daarnaastwildemedewerkernaaanvraagwellichtookeenanderenaamkunnenkiezen.

/ 10 21

9 september 2016


Toewijzen aan individu

U kunt een bekwaamheid aan een enkel persoon toewijzen. Dit vindt met name plaats bij bekwaamheden die slechts door een aantal personen verricht mogen worden.

U voegt een medewerker toe door deze op te zoeken. Ook kunt u weer personen ‘verwijderen’ van de bekwaamheid.

Het is ook mogelijk om in 1x alle individuele toewijzingen aan de bekwaamheid te verwijderen.

Niet van toepassing

Het gebeurt in de praktijk geregeld dat medewerkers ‘uitgesloten’ zijn voor het volgen van een bekwaamheid. In het bekwaamheidspaspoort van de medewerker moet deze bekwaamheden niet zichtbaar zijn. Ook moet de medewerker niet terugkomen in de rapportage over deze bekwaamheid. U kunt via [Beheer-Individueel] bij de medewerker de ‘niet van toepassing’ ‘aan’, of ‘uit’ zetten. Zolang de ‘niet van toepassing’ aan staat, hoeft de medewerker de bekwaamheid niet te volgen.

Vrijstelling

U kunt de medewerker ‘vrijstellen’ om een bekwaamheid te volgen. Het geven van een vrijstelling betekent niet dat de medewerker de bekwaamheid niet hoeft te doen. U geeft de medewerker een vrijstelling tot een bepaalde vervaldatum. Na die datum is de vrijstelling verlopen en moet de medewerker de bekwaamheid volgen. U kunt de vrijstelling ook weer ‘intrekken’ of de periode aanpassen.

Keuze voor toetser of trainer bepalen

U kunt vooraf vaststellen ‘wie’ de medewerker moet gaan toetsen/trainen. Via [Beheer – Individueel] selecteert u de naam van de trainer/toetser uit de lijst.

U kunt ook de aanvraag voor een trainer/toetser door de medewerker hier wijzigen.

/ 11 21

9 september 2016


/ 12 21

9 september 2016


OPENEN BEKWAAMHEIDSPASPOORT DOOR DE MEDEWERKER

De medewerker opent het bekwaamheidspaspoort via het tabblad ‘Bekwaamheden’. In het scherm verschijnt in het kader ‘Bekwaamheden’ alle aan haar toegewezen bekwaamheden. Dit zijn zowel de bekwaamheden op basis van afdeling/functiecombinatie als de individueel toegewezen bekwaamheden.

In het scherm staat direct de status op de bekwaamheden en de eventuele vervaldatum. De medewerker opent vanuit dit scherm de bekwaamheid.

Het via [Home] of [Catalogus] volgen en afronden van een opleiding synchroniseert met het bekwaamheidspaspoort.

Lezen van een protocol of handleiding

De medewerker klikt op de hyperlink die gereed staat. In een nieuw scherm opent zich de betreffende pagina. Om voortgang te krijgen moet de medewerker aangeven ‘of’ de pagina is ‘gelezen’. Als dit is gebeurd verschijnt ‘gelezen’ en wordt voortgang weggeschreven.

Volgen e-learning

De medewerker opent de elearning door op de knop ‘Open’ of ‘Opnieuw te klikken.

• ‘Open’ verschijnt als e-learning nog niet is gestart of nog niet is afgerond

• ‘Opnieuw’ verschijnt zodra de e-learning is afgerond.

Als de e-learning is afgerond wordt voortgang weggeschreven.

Volgen klassikale opleiding via Classroom

De medewerker schrijft zich in voor de klassikale opleiding door op de knop ‘Inschrijven’ te klikken. De medewerker kan zich vervolgens inschrijven op een planning. Na inschrijving verschijnt de knop ‘Agenda’. Door hierop te klikken opent het tabblad Agenda geopend en

/ 13 21

9 september 2016


kan de medewerker de inschrijving wijzigen . Na ínvoeren van het resultaat ‘voldaan’ door de 5

docent/beheerder wordt voortgang weggeschreven en verschijnt de knop ‘inschrijven’ weer.

Volgen training on the job, skillslab, klassikale training (zonder Classroom)

De medewerker vraagt het invoeren van resultaat aan bij een trainer naar keuze door de naam aan te klikken. De naam van de trainer is vooraf ingegeven. De medewerker ‘wacht’ op voortgang totdat de trainer, beheerder of manager de beoordeling ‘geslaagd’ heeft ingevoerd. Veranderen van trainer is

Aanvragen peerassessment, praktijktoets, skillslabtoets

De medewerker vraagt een toets aan bij een toetser naar keuze door de naam aan te klikken. In geval van een peerassessment vult de medewerker zelf de naam in van de toetser. De medewerker ‘wacht’ op voortgang totdat de toetser de beoordeling ‘geslaagd’ heeft toegevoegd. Veranderen van toetser alleen mogelijk voor de beheerder of manager.

Demedewerkermoetrechtenhebbenomzichinteschrijvenvoordeklassikaleopleiding,anders5

verschijntereenfoutmelding.Ditmoetgeregeldzijnvia[Beheer-Portaal-Catalogustoewijzen].

/ 14 21

9 september 2016


VERWERKEN VAN RESULTAAT

Resultaat op activiteiten

Een bekwaamheid is opgebouwd uit minimaal 1 activiteit. Afhankelijk van het soort activiteit vindt de verwerking van het resultaat hierop plaats:

• Protocol/Handleiding: De medewerker moet aangeven of zij dit heeft gelezen om deze activiteit op afgerond te krijgen. Als dit is gebeurd wordt voortgang weggeschreven Controle of de medewerker het ook daadwerkelijk heeft gelezen is niet mogelijk.

• E-learning: Deze activiteit kent 2 statussen: Succesvol afronden van de e-learning bepaalt voortgang.

• Klassikale Theorieles. Voortgang is afhankelijk van de aan/afwezigheid van de module ‘Classroom’ in het portaal:

o Met Classroom: Aanwezigheid en resultaat (voldaan) op de planning, geregistreerd door de beheerder/docent, bepaalt voortgang.

o Zonder Classroom: In de opbouw moet gekozen worden voor het handmatig beschrijven van de klassikale theorieles (via de optie ). De beheerder of afdelingsmanager zet via [Beheer Individueel] een vinkje bij deze activiteit . 6

De aanwezigheid van het vinkje zorgt voor doorgeven van de voortgang.

• Skilllabtraining: Voor het registreren van aanwezigheid (met goed resultaat) kiest de medewerker in de 7

bekwaamheid de trainer. De trainer beoordeelt vervolgens de aanvraag van de medewerker. De trainer ‘voegt’ een beoordeling toe . Dit 8

gebeurt aan de hand van een aantal parameters: voltooid op, geslaagd en opmerking. De toetser/trainer ziet het resultaat van vorige beoordeling. De toetser/trainer voegt een nieuwe beoordeling toe. Zolang er geen ‘geslaagd’ status is, is de activiteit voor de medewerker niet behaald.Indien het beleid in de instelling bepaalt dat alleen u het resultaat gaat registreren,

TCGanalyseertdemogelijkheidomdeaanvraagvoor‘goedkeuren’doordetrainer/toetserviaeen6

noJficaJetelatenverlopen.

TCGanalyseertdemogelijkheiddatdemedewerkernietmeereentrainer/toetserhoe2tekiezenals7

dezealbekendzijnals‘toetser/trainer’.Detoetsermoetdemogelijkheidhebbenomdemedewerkerzelf‘optezoeken’omresultaatintevoeren.

TCGisopdehoogtevandewensomeenbeoordelingsformuliertekunnenuploaden.Ookisdewens8

bekendomalsbeheerderzelfeendigitaalbeoordelingsformuliersamentestellendiesynchroniseertmethetBekwaamheidspaspoort.

/ 15 21

9 september 2016


is toewijzing van een trainer niet nodig. De medewerker ‘wacht’ totdat u via [Beheer Individueel] het een beoordeling met resultaat ‘geslaagd’ heeft toegevoegd.

• Training on the job. Idem als bij Skillslabtraining • Skillslab toets. Idem als bij Skillslabtraining. • Schriftelijke toets. Idem als bij Skillslabtraining • Praktijktoets / Proeve van Bekwaamheid. Idem als bij

Skillslabtraining

• Peer assessment. De medewerker kiest zelf een medewerker uit de organisatie om behaald toetsresultaat te registreren. De medewerker kan daarbij niet zichzelf kiezen. Procedure is verder hetzelfde als bij de Praktijktoets/Proeve van Bekwaamheid. Wordt vooral gebruik bij intercollegiaal toetsen, waarbij algemeen bekend is ‘wie’ mogen toetsen.

Voor de medewerker staan alle activiteiten binnen de bekwaamheid standaard op ‘niet goedgekeurd’ (blauw). Pas als er voortgang is weggeschreven op de activiteit, veranderd de status naar ‘goedgekeurd’ (groen) . 9

Status van de bekwaamheid

Iedere bekwaamheid kent een status:

• Niet gestart: er is geen enkele activiteit gestart, of de vervaldatum is verlopen

• Gestart: er is 1 minimaal 1 activiteit gestart

• Afgerond: alle activiteiten zijn ‘goedgekeurd'

U stelt de geldigheidsduur in op de bekwaamheid. De geldigheidsduur op de bekwaamheid gaat pas in nadat alle activiteiten op ‘goedgekeurd’ staan. Betreft de bekwaamheid meerdere activiteiten, dan bepaalt het ‘eerst verlopende’ resultaat van de activiteit in de bekwaamheid de geldigheidsduur:

• E-learning / Klassikale theorieles (via Classroom). De expiratieperiode, ingesteld op het portaal [Beheer-Portaal-Catalogus], bepaalt de geldigheidsduur van de e-learning en klassikale opleiding:

o Geen periode ingevuld: de medewerker is na succesvol afronden voor altijd ‘goedgekeurd’ voor deze activiteit binnen de bekwaamheid

o Wel een periode ingevuld: de medewerker is ‘niet goedgekeurd’ als de activiteit niet succesvol is gestart/afgerond, of dat de expiratieperiode is verlopen.

TCGisopdehoogteomeenduidigtezijnmetkleuren(rood-oranje-groen)enterminologie(bekwaam9

ennietbekwaam).

/ 16 21

9 september 2016


• Voor alle andere activiteiten wordt per activiteit- na wegschrijven voortgangsresultaat – een vervaldatum berekend. Daarbij geldt de vervaldatum die is ingesteld op de bekwaamheid.

Resultaat bekwaamheid Individuele Medewerker bewerken

Via [Beheer Individueel] kunt u de medewerker opzoeken. U krijgt inzicht in alle aan haar toegewezen bekwaamheden. Desgewenst kunt u aanpassingen doen aan deze bekwaamheid die alleen voor die medewerker geldt:

• Geven van een vrijstelling

• ‘Niet van Toepassing’ aangeven

• Extra activiteiten toevoegen

• Toetser/Trainer selecteren of wijzigen

Continu monitoring

Er vindt continue monitoring plaats van de voortgang op ‘goedgekeurde/niet-goedgekeurde’ activiteit(en) binnen de bekwaamheid. De geldigheidsduur per activiteit bepaalt de uiteindelijke status op de bekwaamheid: afgerond, gestart, niet gestart.

De medewerker kan bij dreigend verlopen van de activiteit in de bekwaamheid deze ‘opnieuw’ starten. Na succesvol afronden wordt een nieuwe geldigheidsduur aan de activiteit gekoppeld. Hierdoor kan de medewerker altijd ‘bekwaam’ blijven.

Indien u besluit om een activiteit toe te voegen aan de bekwaamheid of een geldigheidsperiode aan te passen, dan heeft dat direct gevolgen voor de medewerker die aan deze bekwaamheid is gekoppeld. De status van ‘afgerond’ kan daardoor veranderen omdat er blijkbaar een nieuwe activiteit gedaan moet worden en/of dat de geldigheidsduur is verkort. Het is daarom aan de medewerker om geregeld de status van de bekwaamheid op haar portaal te raadplegen . 10

TCGanalyseertopditmomentdemogelijkhedenvannoJficaJenaardemedewerker/beheerder/10

managervoorhetaangegevendatdebekwaamheidgaatverlopen.

/ 17 21

9 september 2016


RAPPORTAGE

Rapportage van bekwaamheden in het bekwaamheidspaspoort vindt plaats op 3 niveaus:

1. Niveau van de medewerker

2. Niveau van de manager

3. Niveau van de beheerder

Rapportage vindt plaats op de status van de bekwaamheid. Het resultaat op de activiteiten binnen de bekwaamheid bepaalt de status van de bekwaamheid.

Rapportage voor de medewerker

De medewerker ziet onder het tabblad ‘bekwaamheden’ in haar ‘eigen’ portaal de status op 11

de bekwaamheden die voor haar van toepassing zijn.

Is de bekwaamheid ‘afgerond’, dan verschijnt de verloopdatum. In percentages wordt de voortgang vermeld.

De medewerker opent vanuit dit tabblad de bekwaamheid.

Rapportage voor de beheerder en manager

De beheerder en manager heeft een aantal rapportages ter beschikking. Deze rapportages tonen de resultaten van toegewezen afdelingen/functies op de bekwaamheden. 12

• Afdelingen rapportages.

• Handelingen rapportages.

Beide rapportages laten de resultaten van de afdelingsmedewerkers zien op de betreffende bekwaamheden. De afdeling wordt hiërarchisch gepresenteerd; te beginnen op het hoogte niveau. Deze hiërarchische indeling is alleen mogelijk indien in de geautomatiseerde import

Destatusiszichtbaardoormiddelvaneenvoortgangsbalk.Bijeenvoortgangvan100%isde11

bekwaamheid‘afgerond’.MomenteelonderzoektTCGdemogelijkheidomdestatusweertegevenindevormvaneen‘stoplicht’.

Derapportagetoontniet(!)deindividueeltoegewezenbekwaamheden.TCGpaktditwelop.12

/ 18 21

9 september 2016


vanuit het personeelsinformatiesysteem de hiërarchie is opgenomen. Is dit niet het geval of heeft u handmatig de afdelingen aangemaakt, dan wordt uitsluitend op het laagste (afdeling) niveau gerapporteerd.

Beide rapporten zijn beschikbaar voor zowel de beheerder als de manager. De manager ziet alleen de afdelingen waaraan zij leidinggeeft.

Afdelingen rapportages

Afdelingen rapportages laat zien hoe afdelingen ‘scoren’ op een bekwaamheid. Standaard wordt alle resultaat getoond op alle bekwaamheden. Via filterfunctie kunt u kiezen voor een categorie of een bekwaamheid (handeling) . De 13

tabbladnamen (3) worden niet getoond.

Vervolgens wordt het resultaat per afdeling getoond. Daarbij kwantitatief en visueel weergegeven het aantal medewerkers die bekwaam zijn ten opzichte van het totale aantal. Via de ‘info-button’ krijgt u inzicht ‘wie’ wel of niet bekwaam is.

Het rapport is te exporteren naar MS Office Excel.

Het kruimelpad geeft aan op welk ‘niveau in hiërarchie’ het rapport betrekking heeft. Via het kruimelpad kunt u terug in hiërarchie

Beheerder • Handelingen rapportages • Afdelingen rapportages

Manager • [Afdelingsmanager Handelingen rapportages]

• [Afdelingsmanager Rapportages]

DerapportagegaatalJjdoverhetresultaatopeenhandelingineencategorie.Detabbladnaamhee213

daarbijgeenmeerwaarde.

/ 19 21

9 september 2016


Handelingen rapportages

Bij handeling rapportages staat de categorie centraal. U kunt een of meerdere categorie(ën) selecteren door middel van dropdown-menu. Alle categorieën zijn opgenomen in het menu. De daaraan toegewezen bekwaamheden worden getoond. U kunt de geselecteerde categorie(ën) ook weer ongedaan maken. U kunt ook een afdeling en/of functie selecteren. Ook hier is hiërarchische opbouw van rapportage op afdeling mogelijk.

In dit rapport kunt u met de ‘info-button’ inzage krijgen ‘wie’ wel of niet bekwaam is.

/ 20 21

9 september 2016


/ 21 21

9 september 2016

handleiding bekwaamheidspaspoort (concept)...handleiding bekwaamheidspaspoort de beheerder kan...

Documents