Gestione del ciclo del progetto

Dr. Rossella Corsano

La metodologia della progettazione

In questo capitolo ci soffermeremo sul processo di progettazione, cercando diesplicitare metodologie e procedure logiche funzionali alla elaborazione del

percorsooperativo ed al perseguimento degli obiettivi e dei risultati prefissati.A questo proposito, riteniamo innanzitutto importante esplicitare la distinzione

tra l’ideadi “progetto” e quella di “processo di progettazione”: il progetto altro non è che

ilrisultato del processo di progettazione, esso rappresenta quindi il prodotto

finale e, daun punto di vista concettuale, possiamo dire che assume importanza

marginale.Ciò che realmente assume importanza da un punto di vista metodologico è

infatti:• l’interazione tra i diversi elementi e variabili in gioco;• il modo in cui si sviluppa il processo di costruzione del progetto• il rigore con cui si analizzano le coerenze tra i diversi passaggi logici;• le opzioni strategiche adottate;in sintesi, quello che definiamo processo di progettazione.

Macro e micro progettazione

Innanzitutto è importante distinguere tra:* Macroprogettazione, che attiene prioritariamente

all’esercizio di funzioni di governopartecipato da parte di interlocutori istituzionali;* Microprogettazione, relativa ad interventi di

pianificazione di procedure che, purnella loro complessità, possono essere individuate e

gestite in maniera specifica edoperativa.Il passaggio tra i due livelli si sviluppa senza soluzione

di continuità e può prevedereuna serie di passaggi intermedi, riconducibili all’una o

all’altra categoria.

Macro e micro progettazioneUna seconda considerazione che è possibile avanzare in merito al processoprogettuale è quella relativa alla sua duplice natura di intervento:* cognitivo, fondato cioè su aspetti di ordine logico e razionale* creativo, che richiede cioè la capacità di innovare processi, obiettivi e sistemi

ancheprefigurandosi scenari e percorsi mai sperimentati.E’ dalla capacità di interazione continua tra queste due dimensioni che deriva

la costruzione di un buon progetto e, soprattutto, la sua capacità di intervenire in termini strutturali sulle situazioni di bisogno rilevate.

L’adozione di un approccio sistemicoQuesta opzione parte dal presupposto che ogni progetto (o meglio, ogni

processo di progettazione) tende ad interagire su di un territorio, generando interazioni tra i diversi sistemi coinvolti ed inducendo evoluzioni, cambiamenti che modificano la morfologia del contesto di riferimento.

In questa ottica di analisi di un progetto di intervento, qualsiasi sia la sua natura e collocazione, si deve necessariamente tener conto del fatto che va a collocarsi in un sistema governato da regole di funzionamento e da specifici significati, attribuitigli dai diversi attori in gioco.

Questa scelta metodologica implica che non esiste un soggetto che progetta e degli oggetti della progettazione, ma esistono delle interazioni tra soggetti che producono dei processi di costruzione di progetti.

Macro e micro progettazione

Inoltre, ogni intervento deve tener conto dei seguenti aspetti:

1. Entrare in contatto con un sistema, anche solo osservandolo, vuol dire inserire

elementi di perturbazione al suo interno2. ogni intervento deve essere in primo luogo considerato

come incontro tra i sistemi;per questo è necessario un lavoro preliminare di

comprensione dei relativi sistemidelle premesse3. Ogni elemento di perturbazione che viene inserito

all’interno di un sistema, provocanel breve periodo una situazione di apparente

peggioramento della situazione

Il processo di progettazioneA prescindere dalla tipologia di progetto che si intende

realizzare (di prevenzione, di formazione, di sviluppo di comunità, …), dal contesto, dalla durata, dai destinatari e da tutti gli altri elementi che condizionano il processo di progettazione, il percorso da seguire può essere rappresentato attraverso sei tappe fondamentali.

Ogni elemento che compone il processo è legato agli altri in un costante scambio che provoca continue modifiche e quindi necessita di frequenti verifiche. Non è possibile

pensare al processo di progettazione come la somma delle diverse tappe, di una frequenza “causale”, ma come un sistema in continuo scambio e divenire.

IDEAZIONE

I . TappaL’ideazione corrisponde al momento logico in cui una o più persone

ipotizzano di realizzare un progetto, di attivare un’iniziativa, di fare o proporre qualcosa.

In questa logica, il presupposto fondamentale di questa tappa è sicuramente la capacità di razionalizzare il proprio vissuto. Esiste infatti una sistematica circolarità tra l’azione ed il pensiero: L’ideazione è sempre connessa alle esperienze pregresse maturate, alle attività condotte, alle elaborazioni sviluppate, all’attitudine delle persone e dei gruppi coinvolti di rivisitare il proprio vissuto in chiave prospettiva.

A tale proposito è dunque importante sottolineare come l’esperienza di progettazione non è sconosciuta alle organizzazioni di volontariato; infatti le attività, gli interventi, le iniziative messe in campo sono il frutto di un’intensa attività progettuale molte volte inconsapevole o non codificata in questi termini, ma che affonda le proprie radici nella storia e nell’impegno quotidiano dei soggetti coinvolti.

ESPLICITAZIONEDEL SISTEMADELLE PREMESSE

Questa fase del processo di progettazione mira ad acquisire la conoscenza del contesto di riferimento, dei bisogni che ne emergono e di tutte le altre informazioni che rappresentano il presupposto per la prosecuzione del percorso progettuale.

Spesso, la complessità dei fenomeni genera rappresentazioni della realtà diverse in relazione non solo alle diverse organizzazioni che vi interagiscono, ma anche alle singole persone che ne sono coinvolte.

L’esigenza di strutturare progetti efficaci presuppone quindi l’acquisizione di un quadro di riferimento della realtà quanto più oggettivo e coerente e richiede quindi il coinvolgimento di un insieme spesso articolato di interlocutori.

Rilevando ed integrando la lettura dei bisogni di tutti i soggetti coinvolti nel processo di progettazione, diviene dunque possibile costruire una sintesi realistica della situazione di partenza, dei fattori che la condizionano e dei relativi nessi causali.

RICERCA / ATTIVAZIONE

Questa fase prevede la ricerca di tutti gli elementi utili e necessari alla costruzione di un progetto. Si tratta quindi di un’azione intermedia finalizzata a creare le condizioni di fattibilità dell’iniziativa e le cui funzioni possono essere sostanzialmente ricondotte a:

* Sviluppare partnership e alleanze significative con altre organizzazioni

* Individuare ed attivare possibili risorse: umane, professionali, organizzative, finanziarie, relazionali, di legittimazione, ..

* Individuare ed esplicitare le strategie dell’intervento * Sviluppare una costruzione progressiva e condivisa della definizione

del problema, che coinvolga altri interlocutori rilevanti.In questa fase diviene anche necessario esplorare i vincoli di natura

giuridica, amministrativa, operativa presenti nel sistema di riferimento; orientamenti di gestione del territorio espressi dagli enti istituzionali, norme e regolamenti possono infatti rivelarsi veri e propri ostacoli allo svolgersi del regolare processo di progettazione. Sviluppare una conoscenza specifica su questi elementi, può aiutare nell’individuazione di soluzioni forse non ottimali, ma sicuramente legittime e realizzabili.

PROGETTAZIONE

Questa fase corrisponde all’elaborazione del progettocartaceo, all’identificazione e programmazione delle diversefasi dell’intervento. Si cerca di prevedere quali saranno leesigenze di personale, i tempi, le necessità tecniche emateriali per garantire l’operatività.

REALIZZAZIONEAttraverso l’avvio delle prime attività si verificano le proprieipotesi, si attuano gli interventi ed i cambiamenti necessari persostenere il progetto, si sviluppano processi di confronto everifica in itinere per produrre gli aggiustamenti necessari.

VALUTAZIONE

L’ultima tappa attiene alla verifica conclusiva ed alla riformulazione, ridefinizione o conclusione del progetto stesso.

Lo schema che viene di seguito riportato offre una possibile rappresentazione grafica del processo di progettazione, con evidenziate le connessioni logiche che intercorrono tra le diverse fasi.

Flow chart del processo di progettazione

La stesura del progetto

Se il processo di progettazione rappresenta il focus su cui concentrare la nostraattenzione, per gestire in maniera integrata e sinergica le diverse fasi, la stesura delprogetto cartaceo è sicuramente una delle fasi cruciali, soprattutto qualora si

intendonorichiedere finanziamenti.In tali circostanze, occorre infatti essere sufficientemente precisi ed esaustivi, in modo

da fornire un quadro completo dell’intervento e far intendere la propria competenza nello specifico settore di intervento, ma occorre contestualmente prevedere sufficienti margini di flessibilità, che consentano di adeguare le azioni alle modifiche che possono intervenire nel sistema dei bisogni, nei destinatari e nel contesto.

Questa costante ricerca di equilibrio tra precisione/dettaglio e flessibilità/margini dimanovra, rappresenta un modello di gestione della complessità, necessariamente

riconducibile al lavoro per progetti.Tale circostanza deve quindi rispondere al requisito di congruenza e coerenza logicatra le diverse sezioni di un progetto, quali:- analisi del problema e dello scenario di riferimento;- elaborazione delle finalità;- identificazione dei destinatari- elaborazione delle attività e degli approcci metodologici che si prevede di adottare- scelta del sistema di valutazione- programmazione dei tempi, risorse e mezzi.

Analisi del problema e dello scenario di riferimento

In questa sezione del progetto occorre esplicitare in sintesi la definizione e l’analisi delproblema, affrontando i seguenti punti:- su quale problema si intende intervenire;- qual’ è la definizione del problema e se c’è o no condivisione in merito;- quali aspetti assume il problema;- quali sono i fattori che generano il problema, i nessi di causa ed effetto ;- per chi e perché è rilevante il problema e se le persone che ne sono coinvoltedirettamente lo percepiscono come tale e desiderano un cambiamento;- quale è la sua entità (incidenza, rilevanza) e le dinamiche in atto;- perché si ritiene importante intervenire;- quali altri problemi genera a sua volta;- chi (servizi, organizzazioni, persone) nella comunità si sta già occupando di quelproblema o del settore che include il problema.E’ necessario, in sintesi, acquisire o possedere sia una conoscenza generale delproblema, sia una conoscenza di come esso si manifesta e delle sue peculiarità nelgruppo o territorio dove si realizza l’intervento.L’analisi della situazione attuale rappresenta dunque una fotografia fedele del

contesto di riferimento, dal punto di vista generale, con un focus sugli aspetti e sui fenomeni su cui l’idea progettuale intende incidere in modo specifico.

Analisi del problema e dello scenario di riferimento

Nel procedere all’analisi di contesto è molto importante:- delimitare il contesto dal punto di vista geografico, settoriale, socio-economico;- effettuare una ricognizione dei gruppi sociali e degli attori rilevanti- identificare correttamente i bisogni e le relazioni con le cause che li generano;L’analisi deve essere condotta utilizzando tutti gli strumenti disponibili, sia diprovenienza ufficiale (fonti statistiche, analisi e ricerche precedentemente effettuate dasoggetti accreditati, ..), che attraverso la conduzione di indagini sul campo,eventualmente predisposti ad hoc, per le quali possono essere impiegate metodologiequali-quantitative di ricerca (indagini campionarie, interviste a testimoni privilegiati,focus group, ..). Un approccio ormai largamente utilizzato per l’analisi del contesto, inalcuni casi espressamente richiesto in fase di elaborazione, è quello dell’analisiconosciuta con il termine inglese “SWOT”.L’acronimo SWOT individua i quattro aspetti che costituiscono i “punti cardinali” delcontesto di riferimento, considerati dal punto di vista della loro valenza (positiva onegativa), della loro condizione (attuale o potenziale) e della loro natura o provenienza(interna o esterna). Questi consistono nei ”punti di forza” (Strenghts), “punti didebolezza” (Weaknesses), “opportunità” (Opportunities) e “minacce” (Threats). I puntidi forza e di debolezza sono le caratteristiche attuali e intrinseche del contestoanalizzato, mentre le opportunità e le minacce rappresentano fattori esterni chepossono potenzialmente condizionare, in senso positivo o negativo quel contesto.

Analisi del problema e dello scenario di riferimento

Altro strumento utile alla costruzione dello scenario di riferimento è sicuramente l’identificazione dei vincoli che possono condizionare la realizzazione delle attività progettuali. Questi possono essere opportunamente esplicitati distinguendoli in relazione alla loro natura specifica:

- vincoli di politica istituzionale, che derivano dalle opzioni strategiche compiute dagli interlocutori istituzionali di riferimento, nonché dai documenti di programmazione dagli stessi elaborati;

- vincoli giuridici, legati allo specifico quadro di riferimento normativo;

- vincoli temporali, legati al rispetto di specifiche scadenze che condizionano la programmazione delle attività;

- vincoli economici ed organizzativi, riconducibili alla disponibilità di risorse e strumenti utili all’attuazione del programma di lavoro.

Analisi del problema e dello scenario di riferimento

L’ANALISI DEL CONTESTO CI PERMETTE DI RIFLETTERE SULLE MOTIVAZIONI DA CUI TRAE ORIGINE IL PROGETTO.

LE MOTIVAZIONI POSSONO ESSERE DI DIVERSO ORDINE: OCCUPAZIONALE,

SOCIO-CULTURALE, ECONOMICO ED ORGANIZZATIVO. GIUSTIFICANO LA RICHIESTA DI FINANZIAMENTO.

INDICANO GLI OBIETTIVI CHE SI DOVRANNO PERSEGUIRE E I RISULTATI CHE SI VOGLIONO RAGGIUNGERE

STRUMENTO CHE PERMETTE DI DEFINIRE LA DISTANZA DA COLMARE FRA LA SITUAZIONE REALE E QUELLA PREVISTA DALLE INDICAZIONI

E LINEEE GUIDA DEL BANDO

ANALISI DEL CONTESTO: DOMANDE GUIDA

quale e’ la specifica aerea territoriale a cui vi rivolgete?

quali sono le caratteristiche morfologiche e socio-economiche generali?

quali sono le problematiche sociali, educative e formative?

quale e’ la sensibilità generale e quali sono le linee politiche in riferimento alla problematica individuata?

quali sono i servizi e le risorse presenti nel territorio rispetto alla problematica individuata?

quali sono le esperienze e specificità, (competenze particolari, sperimentazioni e/o progetti innovativi sia in generale, sia relativamente al progetto in questione, aspetti di qualità ed eccellenza nelle metodologie e nell’organizzazione della didattica), dei soggetti coinvolti?

Elaborazione delle finalità

Esplicitare gli obiettivi del progetto implica non solo la rappresentazione degli scenari

futuri auspicati, ma anche la puntuale identificazione di cosa si desidera modificare, in

che direzione, in quale misura.Abitualmente, nell’esplicitazione delle finalità del progetto, si tende a

distinguere tra:- FINALITÁ : quale dichiarazione di intenti ampia, utile a rappresentarela finalità complessiva del progetto. ;- OBIETTIVI GENERALI: Quando la finalità generale è molto ampia, prima di

passare alladefinizione degli obiettivi specifici, risulta utile identificare alcuni sub-obiettividelimitati, che definiscono meglio gli scopi che si intendono conseguire;- OBIETTIVI SPECIFICI, che evidenziano in maniera univoca e dettagliata i

cambiamentiauspicati e gli effetti diretti, di breve periodo;

Elaborazione delle finalità

Gli obiettivi possono ulteriormente essere distinti in assoluti o relativi. I primi mirano arimuovere completamente lo stato di bisogno, o a rendere accessibile a tutti unacondizione giudicata auspicabile. In genere porsi obiettivi assoluti risulta irrealistico etroppo ambizioso; diviene in questi casi utile specificare l’entità del cambiamentoatteso, relativizzando le finalità complessive dell’intervento. Un aspetto spessosottaciuto, ma che condiziona in maniera determinante la definizione degli obiettiviprogettuali è sicuramente riconducibile al fatto che identificare le finalità equivale amettere in gioco valori e paradigmi culturali.

Questa osservazione ci consente quindi di chiarire come, nei processi di progettazione che coinvolgono più interlocutori, è necessario che gli obiettivi siano quanto più condivisi e chiari e non suscettibili di interpretazioni da parte dei singoli partner. Ultimo aspetto che occorre tenere in considerazione nel momento in cui si definiscono gli obiettivi di un progetto è sicuramente quello di identificare validi indicatori di valutazione, a partire dagli obiettivi specifici ed operativi. Tale presupposto consente infatti di strutturare un processo organico di monitoraggio in itinere e di valutazione finale, coerente con l’ipotesi di intervento e capace di offrire spunti utili alla rimodulazione delle attività anche in corso di realizzazione.

IDENTIFICAZIONE DEI PROBLEMI: OBIETTIVI

UNA COMPRENSIONE APPROFONDITA DELLE CAUSE DELLA SITUAZIONE IN CUI SI DOVRA’ INTERVENIRE

UNA MAGGIORE CONOSCENZA DELLA RELAZIONE QUALITATIVA ESISTENTE TRA “TERRITORIO” E SERVIZI DA SVILUPPARE E IMPLEMENTARE

UNA INDIVIDUAZIONE COMPLETA E PUNTUALE DEI RUOLI E DELLE MODALITA’ PIU’ ADEGUATE NELLA STRUTTURAZIONE DEL SERVIZIO