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Gestion intégrée des documents au
gouvernement du Québec: état de situation
Hélène CadieuxOctobre 2006
Plan de la présentation
Cadre législatif et réglementaire Les principaux acteurs La situation actuelle La GID, une fonction; le CRGGID,
une méthodologie et des outils Équipe GID Implantation de la GID à BAnQ
Hélène CadieuxOctobre 2006
Cadre législatif et réglementaire
Hélène CadieuxOctobre 2006
La gestion documentaire au gouvernement du Québec
Encadrée par un ensemble législatif : Loi sur l’accès aux documents des
organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (1982);
Loi sur les archives (1983) Loi concernant le cadre juridique des
technologies de l’information (2001) Loi sur Bibliothèque et Archives
nationales du Québec (2004)
Hélène CadieuxOctobre 2006
La gestion documentaire au gouvernement du Québec
Et réglementaire : Directive sur la sécurité de l’information
gouvernementale (2006) Règlement sur le calendrier de conservation, le
versement, le dépôt et l’élimination des documents gouvernementaux (1984)
Politique de gestion des documents actifs (1985)
Politique de gestion des documents semi-actifs (1988)
Politique de gestion des documents inactifs (1991)
Hélène CadieuxOctobre 2006
Directive sur la sécurité de l’information
gouvernementale
Objectifs Assurer la cohérence et la
coordination des interventions en sécurité de l’information tout au long de son cycle de vie
Assurer la disponibilité et l’intégrité de l’information; la confidentialité, l’authentification et la non-répudiation
Hélène CadieuxOctobre 2006
Principes directeurs des mesures de
sécurité
Responsabilité et imputabilité Évolution Universalité Éthique
Hélène CadieuxOctobre 2006
Intervenants visés Conseil du trésor Ministère des Services gouvernementaux Ministère de la Justice Ministère de la Sécurité publique Sûreté du Québec Ministre responsable de la Loi sur l’accès aux
documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
Contrôleur des finances Bibliothèque et Archives nationales du Québec
Hélène CadieuxOctobre 2006
Directive sur la sécurité de l’information
gouvernementale
Rôle de BAnQ : Contribuer à l’établissement des normes et
des exigences de sécurité en ce qui concerne la conservation et la gestion intégrée des documents;
Assurer le conseil auprès des M/O en matière de conservation et de gestion intégrée des documents;
Faire part annuellement, au ministère des Services gouvernementaux, des résultats des travaux réalisés en rapport avec ses responsabilités particulières.
Hélène Cadieux Octobre 2006
Vers une gestion intégrée des documents
Novembre 2002 : début des travaux du CRGGID sous la responsabilité : Sous-Secrétariat à l’inforoute
gouvernementale et à la gestion des ressources informationnelles
Archives nationales du Québec École de bibliothéconomie et des
sciences de l’information retenue comme consultant
Hélène CadieuxOctobre 2006
Vers une gestion intégrée des documents
Création d’un comité sur la gestion du changement Stratégie d’implantation et plan de
communication complétés en septembre 2005
Hélène Cadieux Octobre 2006
Principaux acteurs en gestion intégrée des
documents
Hélène CadieuxOctobre 2006
Bibliothèque et Archives nationales du
Québec Loi créant BAnQ adoptée le 14 décembre
2004 et concrètement, le nouvel organisme a vu le jour le 31 janvier 2006.
L’adoption des politiques de gestion des documents actifs et semi-actifs des organismes gouvernementaux est maintenant une responsabilité gouvernementale plutôt que ministérielle. BAnQ possède dorénavant de meilleurs leviers pour assumer ce volet de son mandat.
Hélène CadieuxOctobre 2006
Ministère des Services gouvernementaux
Le Ministère a comme fonctions : de coordonner les efforts des M/O en vue de parvenir
à une approche intégrée dans la prestation des services aux citoyens et aux entreprises et à une vision commune des standards de qualité de ces services;
de favoriser la mise en place de services partagés destinés aux M/O lorsqu’un tel regroupement répond à des besoins d’efficacité et de rentabilité dans la gestion de leurs ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles;
de proposer au gouvernement les normes de signature gouvernementale et d’identification applicables au M/O.
Hélène CadieuxOctobre 2006
Ministère des Services gouvernementaux
En matière de gestion des ressources informationnelles, le ministère doit élaborer et proposer au Conseil du trésor : Une stratégie globale de gestion; des politiques, des cadres de gestion, des
standards, des systèmes et des investissements en vue d’une utilisation optimale des technologies de l’information et des communications et en vue de la sécurité de l’information.
Hélène CadieuxOctobre 2006
Centre des services partagés
Loi sur le Centre de services partagés du Québec adoptée par l'Assemblée nationale, le 11 mai 2005.
Le 23 juin 2005, nomination d’un président et directeur général.
Le Centre de services partagés a pour mission de fournir aux ministères et aux organismes publics les biens et les services administratifs dont ils ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions, notamment en matière de ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles.
Hélène CadieuxOctobre 2006
Autres acteurs en gestion intégrée des
documents Ministère du Conseil exécutif Groupe d’expertise en gestion
documentaire Forum des gestionnaires en technologies
de l’information (ancien CRISP) Forum des gestionnaires des ressources
financières et matérielles (ancienne Association des gestionnaires des ressources matérielles du Québec)
Hélène CadieuxOctobre 2006
Comités interministériels
Comités directeur et de pilotage sur l’implantation du cadre de référence
Comité sur la gestion du changement Comité permanent sur les Profils de
métadonnées gouvernementaux Comité sur la conservation
permanente des documents et des données au gouvernement du Québec
Hélène CadieuxOctobre 2006
La situation actuelle
Hélène CadieuxOctobre 2006
Problématique actuelle de la GID
Génère certaines inefficacités organisationnelles en gestion de l’information;
Outils inadaptés pour la gestion des documents issus de la bureautique et des transactions en ligne;
Peut entraîner la perte de la mémoire institutionnelle des organisations en raison des difficultés d’archivage à long terme des documents et des données;
Peut entraîner la perte des documents administratifs, légaux et financiers.
Hélène CadieuxOctobre 2006
Comment en sommes-nous arrivés à cette
constatation?
De façon générale, le gouvernement se préoccupe de la gestion de l’information non-numérique
Les ressources investies dans le CRGGID sont un effort gouvernemental pour répondre aux exigences de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information
Hélène CadieuxOctobre 2006
La GID, une fonction
Le CRGGID, une méthodologie et des
outils
Hélène CadieuxOctobre 2006
Qu’est-ce que la GID? Gestion du cycle de vie complet des
documents (de leur création-réception jusqu’à leur destruction ou leur conservation permanente)
Gestion des documents numériques et non numériques dans un processus de gestion documentaire unique supporté par un seul système informatique dans un M/O donné.
Hélène CadieuxOctobre 2006
Comment réaliser la GID?
Le cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID)
Profils de métadonnées gouvernementaux Sont présentement en voie de
reconnaissance comme pratique recommandée au niveau gouvernemental
Hélène Cadieux Octobre 2006
Le CRGGID : une méthodologie
Modèle bâti sur cinq éléments : Des notions générales de document et de
dossier convenant au numérique et au papier; La notion d’enregistrement institutionnel des
documents; Des outils et infrastructures
gouvernementaux pour la gestion documentaire;
Des modèles normalisés et réutilisables dans le développement de systèmes informatisés;
Des responsabilités claires et reconnues relativement à la gestion documentaire au gouvernement.
Hélène CadieuxOctobre 2006
Ce que propose le CRGGID
Une architecture gouvernementale orientée services
Acte d’enregistrement institutionnel L’utilisation de registres référentiels Conservation à long terme à partir
de l’approche de l’OAIS
Hélène CadieuxOctobre 2006
Une architecture gouvernementale orientée
services
Pour répondre aux exigences d’affaires, de preuves légales, de repérage, de protection des renseignements personnels ou confidentiels Fait usage d’outils Web (interface Web
des fonctions de gestion documentaire) Basée sur des normes internationales
ouvertes
Hélène CadieuxOctobre 2006
Acte d’enregistrement institutionnel
Processus par lequel on transfère la responsabilité de la gestion d’un dossier ou d’un document, quel que soit son format, d’une personne à son institution qui en assure la conservation et l’accessibilité durant tout son cycle de vie.
Tout document, papier ou numérique, reçu ou créé, doit être enregistré institutionnellement à l’aide de métadonnées
Hélène CadieuxOctobre 2006
Projet sur la conservation permanente
Projet d’implantation du modèle OAIS pour la conservation intégrée des documents et des données au gouvernement du Québec.
Les objectifs sont : Développement du modèle OAIS pour les besoins de
conservation intégrée des documents et des données
Développement d’un modèle d’entente au niveau gouvernemental
Mise en application du modèle OAIS Déploiement du modèle adapté à l’échelle
gouvernementale
Hélène CadieuxOctobre 2006
OAIS – Liens avec la GID québécoise
Document et dossier Fonctions archivistiques Cycle de vie du document Outils de gestion documentaire Intégrité et authenticité des
documents Migration du contenu
Hélène CadieuxOctobre 2006
La GID et ses composants
institutionnels… Interface Web des fonctions de gestion
documentaire Module de gestion documentaire Module de réalisation du calendrier de
conservation Module de réalisation de l’entente producteur-
archive OAIS Module de conservation permanente de
l’information numérique Module de conservation des contenus des sites
Web
Hélène CadieuxOctobre 2006
La GID et ses composants Web
communs Thésaurus de l’activité
gouvernementale Registre référentiel centralisé Harmonisation des dictionnaires de
données gouvernementales Service fonctionnel d’infrastructures à
clés publiques (signature numérique, identification, authentification, non-répudiation, chiffrement et intégrité)
Service d’habilitation et de contrôle d’accès pour les services Web
Hélène CadieuxOctobre 2006
Thésaurus de l’activité gouvernementale
• Livré en octobre 2005, regroupe plus de 7 000 termes, pour décrire l’activité gouvernementale et classifier son information.
Hélène CadieuxOctobre 2006
Registre référentiel Sera accessible dans Internet et dans
l’intranet du gouvernement du Québec Pièce essentielle pour faciliter
l’interopérabilité et la réutilisation des composantes ou des listes de valeurs codifiées.
Il peut exister plusieurs référentiels, mais tous les objets ainsi référencés doivent être décrits dans un seul registre gouvernemental.
Hélène CadieuxOctobre 2006
Harmonisation des dictionnaires de données
gouvernementales
Actuellement, les banques de données ne peuvent être versées à BAnQ.
Le défi est d’établir un métamodèle pour la gestion des données partageables : décomposer les dictionnaires de données d’une banque de données en composants élémentaires et y adjoindre plusieurs métadonnées permettant leur gestion dans un registre référentiel centralisé.
Comme le CRGGID recommande l’utilisation d’une architecture et d’outils Web, il faudra assurer la sécurité des documents qui y seront échangés.
Hélène CadieuxOctobre 2006
Service fonctionnel d’infrastructures à clés
publiques
Qui peut accéder aux documents institutionnels ?
Que peut faire la personne qui a accès aux documents institutionnels ?
Comment contrôle-t-on l’accès à ces entrepôts de documents institutionnels
Hélène CadieuxOctobre 2006
Service d’habilitation et de contrôle d’accès pour les
services Web
Modèle d’habilitation développé en collaboration avec l’architecture gouvernementale de la sécurité de l’information numérique
Hélène CadieuxOctobre 2006
La GID et la gestion du changement
La GID pour l’ensemble du gouvernement du Québec demande une planification de la gestion du changement Plan de communication du CRGGID
actuellement en phase d’application Enquête sur les pratiques actuelles
des M/O en GID qui sera déployée au cours des prochains mois
Hélène CadieuxOctobre 2006
Ce qui reste à faire
Hélène CadieuxOctobre 2006
Automne 2006 : où en sommes-nous?
Création d’une équipe GID à la DG-Archives
Un projet-pilote est amorcé à BAnQ; Une approche sur la gouvernance en
GID sera étudiée cet automne pour continuer l’implantation de la GID au niveau gouvernemental;
Un plan de communication ajusté à la nouvelle réalité sera également élaboré.
Hélène CadieuxOctobre 2006
Équipe GID
Priorités 2006-2007 Projet-pilote d’implantation de la GID
à BAnQ; Amorce de mise à jour des politiques
de gestion des documents actifs et semi-actifs;
Travaux sur le développement d’une interface Web en gestion documentaire;
Hélène CadieuxOctobre 2006
Équipe GID
Priorités 2006-2007 Reconnaissance des profils des
métadonnées comme pratique recommandée au niveau gouvernemental;
Préparation de l’offre de services de BAnQ aux M/O en gestion documentaire.
Hélène CadieuxOctobre 2006
Équipe GID
Priorités 2006-2007 Conseil auprès des M/O en gestion
documentaire; Approbation des calendriers de
conservation des M/O.
Hélène CadieuxOctobre 2006
L’implantation de la GID à BAnQ permettra :
D’identifier concrètement les tenants et aboutissants de la GID sur le plan administratif, légal, financier et politique;
De renforcer les politiques et directives en matière de gestion documentaire et d’informatique;
Hélène CadieuxOctobre 2006
L’implantation de la GID à BAnQ permettra :
D’identifier les enjeux et les risques à vérifier et à contrôler, ainsi que la séquence des interventions à prévoir pour atteindre les résultats visés;
De questionner et d’améliorer certains aspects des pratiques, outils et méthodes proposés par le CRGGID;
Hélène CadieuxOctobre 2006
L’implantation de la GID à BAnQ permettra : D’obtenir une meilleure estimation des
coûts et du délai d’implantation; D’identifier la plus-value qu’apporte aux
différentes clientèles internes du gouvernement ainsi qu’aux citoyens la mise en place d’un tel cadre de référence qui vise à assurer des assises solides pour la gestion de l’information dans le cadre du gouvernement en ligne et des PES
Hélène CadieuxOctobre 2006
L’implantation de la GID à BAnQ permettra : D’obtenir une preuve tangible que la GID
préconisée dans le CRGGID est une réponse adéquate aux problèmes soulevés par la gestion des documents numériques;
De démontrer que la GID et ses outils communs permettront aux M/O d’atteindre les cibles visés dans le cadre de la mise en place de l’architecture d’entreprise gouvernementale et de l’instauration du gouvernement en ligne et de la PES.
Hélène CadieuxOctobre 2006
Stratégie et plan d’implantation dans un
M/O Comment on implante la GID dans un M/O
donné ? Avec quelle stratégie ? Que fait-on ? De quels outils avons-nous besoin ?
La production d’outils d’implantation L’adaptation de ces outils à chaque M/O Besoin de récupération des données GED
(et aussi calendrier de conservation, plan de classification, liste des directions, etc.)
À partir des suivis des différentes implantations en cours dans les M/O
Hélène CadieuxOctobre 2006
Commentaires ou questions ?
Merci
Hélène CadieuxOctobre 2006
Références Portail BAnQ : www.banq.qc.ca
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en archivistique et gestion documentaire
Choisir (à gauche) : Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID)
Hélène Cadieux, coordonnatrice GIDDirection générale des archives, BAnQ514 873-1101, poste [email protected]
Hélène CadieuxOctobre 2006