Gestión de Nóminas,Seguros Sociales, IRPF yContratación

Pliego de condiciones técnicas.

Contenido1. Introducción ................................................................................................................ 12. Enfoque y alcance de los trabajos a desarrollar ......................................................... 23. Entorno Técnico .......................................................................................................... 34. Metodología de trabajo ............................................................................................... 55. Operativa .................................................................................................................... 66. Módulos de la Aplicación ............................................................................................ 7

6.1. Gestión de personal ................................................................................................... 76.1.1 Gestión de Plazas y Puestos .................................................................................76.1.1.1. Gestión de plazas .............................................................................................. 76.1.1.2. Gestión de puestos ............................................................................................ 86.1.1.3. Elaboración del presupuesto ............................................................................. 8

6.1.2 Apertura y mantenimiento del expediente personal ...............................................96.1.3 Gestión Presupuestaria de los contratos (IPG) ....................................................106.1.4 Gestión de nombramientos y contratos ................................................................10

6.2. Gestión de Nóminas, Seguros Sociales e IRPF ...................................................... 126.2.1 Generación de nóminas .......................................................................................126.2.2 Gestión de incidencias de nómina .......................................................................136.2.3 Otros cálculos de la nómina .................................................................................146.2.3.1. Atrasos 146.2.3.2. IRPF 146.2.3.3. Bolsas de productividad ................................................................................... 146.2.3.4. Plan de pensiones ........................................................................................... 146.2.3.5. Tramitación, gestión y control de anticipos y préstamos ................................. 14

6.2.4 Explotación de datos ............................................................................................146.2.5 Enlace contable ....................................................................................................156.2.6 Otras comunicaciones con entidades externas ....................................................15

6.3. Control económico de Gastos de Personal, elaboración del presupuesto yseguimientos de coste. ............................................................................................ 16

6.4. Otras características ................................................................................................ 167. Migración .................................................................................................................. 188. Formación ................................................................................................................. 199. Implantación .............................................................................................................. 2010. Plazos de ejecución ................................................................................................ 2111. Garantías y Mantenimiento ..................................................................................... 2212. Documentación ....................................................................................................... 23

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1. Introducción

El objeto del presente pliego es establecer las Prescripciones Técnicas por las que seregirá la contratación, mediante concurso público, de los servicios de desarrollo,pruebas e implantación, bajo la dirección del Área de Innovación y NuevasTecnologías de la Diputación Provincial de Huelva, de un sistema informático para lagestión Contratación del personal (tanto con relación funcionarial como laboral) y lagestión y administración de las Nóminas (Recibos de salarios, Seguros Sociales, IRPFy planes de pensiones) para el Área de Recursos Humanos de la misma.

El objetivo que se persigue con este Sistema es dotar al Área de Recursos Humanosde una serie de herramientas de gestión que se integre de forma uniforme y coherentecon el Sistema de Recursos Humanos actual y que al mismo tiempo sean losuficientemente abiertas como para poder adaptarse a futuros desarrollos del mismo.

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2. Enfoque y alcance de los trabajos a desarrollar

Se requiere la prestación de servicios profesionales para acometer el desarrollo oimplantación de un sistema que cubra los módulos de Contratación, Nómina, SegurosSociales, IRPF y dentro de un Sistema de Gestión de Recursos Humanos.

En lo que no quede suficientemente detallado, especificado o explicitado en estepliego, todos los aspectos relativos a la definición detallada, especificaciones derequisitos funcionales, gestión y de las tareas a realizar, así como el seguimiento de lacorrecta realización de las mismas, serán marcados e indicados a la empresaadjudicataria por parte del Área de Innovación y Nuevas Tecnologías de la DiputaciónProvincial de Huelva a través de las personas que se designen para ello.

A continuación se presenta a grandes rasgos el esquema del funcionamiento deseadopara la aplicación que se propone.

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3. Entorno Técnico

Para la implantación de este sistema se proponen dos entornos técnicos posibles:

1. Entorno web.Este entorno de trabajo es el preferido. El sistema debería funcionar deforma integrada dentro de la Intranet Corporativa de la Excma. Diputaciónde Huelva, con lo que se consiguen las siguientes ventajas:

Integración completa y funcional de sistemas y plataformas bajo una interfazWeb única e intuitiva.

Facilidad de manejo y distribución de la información corporativa.

Automatización de procedimientos administrativos y eliminación de tareasburocráticas.

Seguridad de los datos, que residen en un servidor único y fiable y además setransmiten por la red de forma cifrada y no falsificable.

Seguridad en cuanto al acceso a los contenidos.

No se necesita software adicional.

El acceso a la Intranet se basa en certificados digitales, lo cual nos asegura quesólo el propietario de un certificado tiene acceso a los datos que puedemanejar esa persona. La información viaja cifrada y sólo el destinatariocorrecto puede descifrarla.

Además, existe un sistema de autorizaciones por medio del cual se definen unaserie de perfiles de usuario. Cada usuario podría ver contenidos distintos,dependiendo del Departamento al que pertenezca y de los contenidos a losque se le haya dado permiso de acceso, por lo tanto no todos los trabajadorestendrían las mismas opciones en la zona de menú. Como ventaja adicional, lasautorizaciones se gestionarían de forma unificada con el resto de la Intranet.

2. Aplicación independiente.En caso de implantarse el sistema por medio de una aplicaciónindependiente, se deberán proporcionar los medios técnicos necesarios parapoder interconectarla con el Sistema de Gestión de Recursos Humanos.Para ello se proponen tres métodos, en orden de preferencia descendiente:

Por medio de un WebService que exponga las funcionalidadesnecesarias para controlar la aplicación desde el resto de módulos.

Por medio de un API que permita elaborar conectores que llamena las funcionalidades necesarias.

Proporcionando un modelo de datos abierto y perfectamentedocumentado, incluyendo vistas y procedimientos almacenadospara realizar las consultas y modificaciones que sean necesarias.

En cualquiera de los dos supuestos, los datos podrán ir almacenados en cualquiera delos siguientes Sistemas de Gestión de Bases de Datos, en orden de preferenciadescendiente:

PostgreSQL.

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Oracle.

MS SQL-Server.

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4. Metodología de trabajo

Los trabajos se podrán realizar a distancia desde las dependencias de la empresaadjudicataria o bien en las propias dependencias de la Diputación. En todo caso, ellugar de trabajo podrá variar a lo largo del desarrollo del proyecto en base a lasnecesidades concretas de cada momento.

Se establecerán una serie de reuniones técnicas de coordinación para revisar elprogreso del proyecto con una periodicidad inicial semanal, pudiendo aumentarseprogresivamente en función de las necesidades del proyecto. Estas reuniones sellevarán a cabo en las dependencias de la Diputación y en ellas intervendrán personalde la empresa adjudicataria así como de las áreas de Innovación, Nuevas Tecnologíasy de Recursos Humanos y cualquier otra área que a la que pudiera afectar dichoproyecto.

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5. Operativa

La operativa de la aplicación ha de ser sencilla e intuitiva, con menús y opcionesclaras para el usuario y de acceso rápido y, preferentemente, configurable en funcióndel tipo de instalación y/o usuario considerado.

También deben incorporar ayudas en línea que faciliten el trabajo con la aplicación sinnecesidad de recordar o memorizar procedimientos.

Debe existir una permeabilidad total de los productos objeto de la contratación con lasherramientas ofimáticas más utilizadas (tratamiento de textos, hoja de cálculo, basesde datos,...) a los efectos de prever la personalización de la información.

Además, la impresión de informes, documentos o listados debe realizarse en uncontexto visual moderno, que permita al usuario su consulta antes de imprimirlos yadmita la posibilidad de imprimir únicamente determinadas páginas del mismo.Facilitará el aprovechamiento de toda la potencia de las impresoras de tecnologíaláser y de inyección de tinta, y la personalización de los formatos de forma rápida ysencilla.

Como mejora, sería deseable que el sistema posea capacidad para la emisión deinformes de gestión y cuadros gráficos y contables, como herramientas de soporte a latoma de decisiones, con la posibilidad de definir múltiples criterios de filtro y selección.

Los procesos de consulta y búsqueda de información, así como los códigos asociadosa determinados campos, han de realizarse de una manera fácil, sencilla e intuitiva yque no implique una navegación tediosa a través del aplicativo.

Los distintos subsistemas del aplicativo deben formar parte de un único sistema deinformación por lo que no es aceptable la existencia entre ellos de redundancias niincoherencias de la información.

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6. Módulos de la Aplicación

El sistema cuyas funcionalidades se detallan en este documento contemplará almenos los tres siguientes módulos, aunque debe ser posible en un futuro ampliarlo auna gestión integral de recursos humanos, y que deberán estar completamenteenlazados e interactuando al mismo tiempo uno sobre el otro:

Gestión de personal.

Nóminas, Seguros Sociales e IRPF.

Control económico de Los gastos de personal, incluyéndose la elaboración delpresupuesto y la obtención de simulaciones de costes.

Los módulos deberán permitir la gestión de los convenios colectivos y de losempleados de la Diputación Provincial cualquiera que sea su régimen jurídico(funcionarios de carrera, funcionarios interinos en todas sus modalidades, personaleventual, personal laboral fijo y temporal, etc.).

Deberá contener todos aquellos informes obligatorios por ley como aquellos que ajuicio de la Diputación Provincial se consideren de interés para la buena gestión.

Adicionalmente, existirá un Sistema de Gestión de Recursos Humanos que acudirá aeste sistema para cubrir las funcionalidades propuestas, de modo que haya unainterconexión entre ambos que sea transparente para el usuario y evite la repetición dedatos a lo largo de distintas aplicaciones.

6.1. Gestión de personal

Las funcionalidades contempladas para este módulo son las siguientes:

6.1.1 Gestión de Plazas y Puestos

Este módulo deberá posibilitar una gestión de las plazas y de los puestostendente a lograr una mayor racionalización de los recursos humanos existentes,así como la adaptación a las nuevas necesidades, ya detectadas, que pudieransurgir en el futuro.

6.1.1.1. Gestión de plazas

Para la elaboración del presupuesto, la aplicación deberá permitir realizar lasaltas, modificaciones o amortizaciones de las plazas, necesarias para laformalización de la plantilla de personal (que deberá ser realizada de acuerdo conel modelo oficial pertinente), informando, a su vez, todos los datoscorrespondientes a cada una de ellas (código y denominación, relación laboral,grupo de adscripción, forma de ingreso, turno, escala, subescala, clase, categoría,año de creación, modificación, fecha y motivo de amortización, empleado titular

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y/u ocupante, reservas, OPE a la que pertenece, en su caso, y cualquier otro datoque pudiera tener incidencia económica o administrativa).

Al mismo tiempo, será necesario generar toda la documentación requerida,informes, comunicaciones a los diferentes interesados en el procedimiento, entreellos, Intervención, representantes de los trabajadores, grupos políticos,administración estatal y autonómica.

Para facilitar la gestión y el conocimiento de la situación actual de la plantilla y delas necesidades futuras se generarán los oportunos informes y listados obtenidosa través de la introducción de diversos criterios.

Por último, también será imprescindible mantener un histórico de plazas,respetando el que ya existe en la actualidad.

6.1.1.2. Gestión de puestos

Paralelamente a la formalización de la plantilla, elaborará la Relación de Puestosde Trabajo de acuerdo con el modelo oficial pertinente, de forma análoga a lasplazas, permitiéndose igualmente llevar a cabo altas, modificaciones oamortizaciones de los puestos, informando, a su vez, todos los datoscorrespondientes a cada una de ellos (código y denominación, relación laboral,unidad y proyecto, grupo de adscripción, nivel de complemento de destino,complemento específico, ubicación, titulación requerida, tipo de provisión,dotación económica, partida, año de creación, modificación, fecha y motivo deamortización, empleado titular, ocupante y/o financiado, reservas, y cualquier otrodato que pudiera tener incidencia económica o administrativa).

También generará toda la documentación requerida, informes, comunicaciones alos diferentes interesados en el procedimiento, entre ellos, Intervención,representantes de los trabajadores, grupos políticos, administración estatal yautonómica.

Se generarán los oportunos informes y listados obtenidos a través de laintroducción de diversos criterios.

Por último, mantendrá un histórico de puestos, respetando el que ya existe en laactualidad.

6.1.1.3. Elaboración del presupuesto

La aplicación generará, anualmente, un presupuesto del capítulo I, que seráobtenido a partir de:

Los datos de carácter económico, informados en cada puesto y plaza.

Los datos de carácter económico del propio trabajador: grupo de la plaza queocupa, antigüedad, grado personal, reducción de jornada, bajas maternales,incidencias económicas.

Las previsiones de contratación para el año.

Las partidas informadas manualmente.

Hasta su aprobación definitiva, el presupuesto podrá ser modificado y guardadoen diferentes versiones. Cada una de ellas deberá tener asociada una versión dela Relación de Puestos de Trabajo, de la Plantilla y datos personales.

Una vez aprobado, el presupuesto podrá ser modificado a lo largo del año, por lasmodificaciones de créditos y la incorporación de los remanentes, conservando,

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para su gestión y explotación una copia del aprobado originalmente, así como decada una de sus modificaciones, de forma que pueda ser consultado, al igual quesu RPT asociada, a una determinada fecha.

Los datos del presupuesto deberán poder ser consultados, al menos, por:orgánica, económica, puesto y/o partida.

6.1.2 Apertura y mantenimiento del expediente personal

El expediente comprenderá, gestionará y recogerá los datos, tanto personales(que permita la inclusión de la foto del empleado y otros datos adicionales entrelos que se incluyan estado civil, hijos y ascendientes, discapacidades, seguridadsocial o muface, etc.) como de todo el conjunto de documentos que incorporan losactos de la vida administrativa del personal de la Diputación Provincial(nombramientos, contrataciones, tomas de posesión, certificaciones, informes,cambios de situaciones administrativas, ceses, reingresos, excedencias,comisiones de servicios tanto internas como externas, jubilaciones eincapacidades, permutas, traslados, servicios previos, etc.)., existiendo unafuncionalidad de mantenimiento para cada uno de ellos.

La aplicación debe incorporar el tratamiento del cálculo de la antigüedad, deconformidad con lo establecido en la Ley de la Función Pública, reconocimientode trienios y servicios previos. Control de vencimiento de trienios e informe ycomunicación de los mismos.

Deberá incorporar cualquier acto administrativo no comprendido bajo losepígrafes expuestos del cual interese su reflejo en el expediente personal.

Tiene que contemplar los datos relativos a la gestión de plazas y puestos detrabajo, quedando reflejado en el histórico los cambios realizados.

De la plaza debe contener al menos los datos de código y denominación de plaza,número de orden, escala, subescala, clase, categoría y grupo, forma de ingreso,sistema de selección, tipo de personal, situación de la plaza, clasificaciónorgánica (por áreas, servicios, unidades y programas). Se mantendrá un históricode plazas.

Del puesto debe contener al menos los datos de código y denominación delpuesto, las características económicas del mismo (grupo o grupos de adscripción,nivel de complemento de destino y complemento específico, recogiéndose laspeculiaridades de la valoración por puntos vigente en la Diputación Provincial,horario flexible, quebranto de moneda, prolongación de jornada…) así como losdatos asociados a la plaza. Permitirá gestionar los diferentes estados del puesto:puesto titular, puesto ocupado y puesto del que se financia. Así mismo, permitirácrear y gestionar tantos puestos individuales como puestos múltiples. Semantendrá un histórico de puestos.

La consulta de un expediente personal debe permitir ver la situación actual yenlazar, retrocediendo en el tiempo, con los registros anteriores del mismoempleado.

Deberá permitirse consultar el expediente por el titular con firma electrónica, asícomo pedir certificación de los datos que se contienen y copias cotejadas de losdocumentos que forman parte.

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6.1.3 Gestión Presupuestaria de los contratos (IPG)

Deberá permitir realizar la propuesta de gastos, y las fases A y D presupuestariade todo el movimiento de personal (contrataciones, modificaciones de puestos,adscripciones temporales, trabajos de superior categoría, etc.) calculando lavaloración económica de la contratación en función de la duración del contrato osituación administrativa, el saldo de la consignación presupuestaria en esemomento y su conexión con contabilidad.

Se generarán los correspondientes informes previos a la contratación,permitiéndose también su tratamiento a través de la intranet corporativa.

6.1.4 Gestión de nombramientos y contratos

Debe permitir tanto la formalización del alta, modificaciones y baja:

De los diferentes contratos de trabajo para el personal laboral (temporal,eventual, interinidad, alta dirección, etc.).

De las tomas de posesión y nombramientos del personal funcionario de acuerdocon la legislación vigente del Estatuto Básico del Empleado Público, y lastomas de posesión de otro personal (eventuales y políticos).

De los trabajos de superior categoría, mediante la comparación de los dospuestos relacionados.

De los cambios de las situaciones administrativas.

De las prórrogas de los contratos.

Se formalizará al mismo tiempo los decretos y documentación correspondientes,las comunicaciones a los diferentes interesados en el procedimiento, entre los quese encuentra la comunicación a Seguridad Social por el sistema RED y, en sucaso, comunicación al SAE por medio del sistema Contrat@.

Tramitación de altas/bajas del personal contratado con la S. Social (WINSUITE) yenvío a Intervención y Tesorería.

Debe dar la posibilidad de modificar por parte de Diputación los modelos oficialesde contratación, así como incorporar plantillas o modelos nuevos.

La gestión de las contrataciones producirá avisos de terminaciones de contratos,prorrogas y otras situaciones con la antelación suficiente para la tramitación dedichas modificaciones o ceses en los plazos que marque la legislación vigente,pudiendo ser configurable en tiempo y modo por la Diputación Provincial deHuelva.

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6.2. Gestión de Nóminas, Seguros Sociales e IRPF

Este módulo abarca la tramitación y gestión de todos los expedientes, actos ydocumentos que integran el sistema retributivo y de seguridad social del personal de laDiputación Provincial, de acuerdo con lo establecido en el “Reglamento deCondiciones de Trabajo de la Diputación Provincial de Huelva”, la plantilla y RPTaprobadas por el Pleno de esta Institución, así como la legislación vigente para losempleados públicos.

Debe contemplar la posibilidad de mantener varias empresas, varios convenioscolectivos y varias estructuras salariales dentro de cada una.

6.2.1 Generación de nóminas

El proceso contemplará la posibilidad de generar la nómina de los diferentescolectivos (funcionarios, de laborales, eventuales y políticos), así como mantenerel histórico de nóminas y fechas de convenio. Se obtendrán los siguientes:

Nóminas mensuales de acuerdo con las especificaciones que más abajo seexpondrá.

Nóminas de pagas extras.

Nóminas complementarias.

Nóminas de atrasos.

Nóminas de finiquitos.

Simulaciones de nóminas.

En cuanto a las nóminas ordinarias del mes, el calendario de la Diputaciónconsiste en una remesa de nóminas del personal fijo antes de fin del mes encurso y una remesa de contratados a primeros del mes siguiente. Se debesoportar la regularización de las nóminas generadas antes de la finalización delmes.

Ha de contemplar nóminas que refundan las distintas situaciones administrativaspor las que pase el trabajador durante el mismo mes.

Permitirá llevará el control de días no disfrutados de vacaciones para losfiniquitos, así como una interfaz con el módulo de absentismo del Sistema deGestión de Recursos Humanos que permita relacionar conceptos de nómina conbolsas de incidencias.

El cálculo de las retribuciones se realizará en función de:

La RPT, las plazas, los datos personales y de la situación administrativa, asícomo las categorías profesionales para determinado personal contratado.

Las situaciones especiales como pluriempleo, pluriactividad, trabajadores atiempo parcial, reducciones de jornada, etc.

La gestión de incidencias.

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El cálculo de las deducciones: IRPF, Seguridad social, Plan de Pensiones,anticipos reintegrables, etc.

Debe contemplar la posibilidad de la generación de nóminas previas simuladas enbloque o individuales.

Permitirá la actualización automática de los conceptos salariales por las subidassalariales anuales y de convenio.

Emisión de listados de comprobación y posibilidad de diseño y generación denuestros propios informes y listados por parte del personal encargado deconfeccionar la nómina.

Aplicación presupuestaria (por empleado, puesto y orgánica) de la nómina, de loscostes de Seguridad Social a cargo de la empresa y demás documentos de pago,así como gestión de la fiscalización previa, con estudios comparativos del mesanterior.

Obtención de listados de transferencias bancarias en soporte informático ygestión de las deducciones con sus interesados.

Confección de los boletines de cotización a la seguridad social, los modelos TC ycreación de los ficheros FAN para tratamiento por el sistema RED.

Enlace contable de la aplicación presupuestaria con la contabilidad (SicalWin).

6.2.2 Gestión de incidencias de nómina

La incidencia es cualquier acontecimiento especial de los incluidos en elReglamento de Condiciones de Trabajo o en la normativa vigente que influya enel cálculo de la nómina.

A titulo meramente orientativo se incluye dentro de este apartado las altas, bajas,excedencias, servicios extraordinarios, comisiones de servicios, altas y bajas IT,maternidad.

Esta incidencia puede referirse tanto a la ausencia como a la presenciaextraordinaria. Permitirá tratar:

Vacaciones, permisos, maternidad, paternidad, licencias sin sueldo, sancionesdisciplinarias, reingresos en servicio activo, cambio de situacionesadministrativas, reconocimiento de grado personal, reconocimiento de serviciosprevios, incapacidad permanente, suspensión del contrato, etc.

Control del módulo de prolongación horaria y de turnos.

Gestión de dietas y locomoción.

Anticipos de nóminas, retenciones judiciales, otras deducciones: cuotassindicales, de asociaciones, etc.

Tramitación de partes de accidentes de Trabajo a través del sistema DELT@. Elsistema estará conectado con la aplicación de Salud laboral para compartirdichos datos.

Posibilidad de introducir y gestionar las incidencias de nómina mensualesatacando directamente al modelo de datos o por medio de algún tipo deWebService o API. Por ejemplo: horas extras y gratificaciones, dietas ykilometraje…

Enlace con la aplicación de absentismo en función de cumplimiento de horario,vacaciones, asuntos propios y gestión de ayudas sociales.

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6.2.3 Otros cálculos de la nómina

6.2.3.1. Atrasos

Permitirá calcular nóminas de períodos anteriores mediante la generación denóminas de atrasos, por aplicación de subidas salariales de convenios colectivosu otros motivos y confección de los correspondientes boletines de cotización a laseguridad social a través del sistema RED.

6.2.3.2. IRPF

El cálculo de la deducción por IRPF permitirá no solo aplicar el algoritmo, sinoestimar las retribuciones previsibles hasta final de año.

Confección y trasmisión vía telemática de los modelos 110, 111 y 190.

Emisión de los certificados anuales de IRPF.

6.2.3.3. Bolsas de productividad

Gestión de bolsas de productividad de devengo anual parametrizables, talescomo las actuales bolsas de mayo y octubre, según lo establecido en elReglamento de Condiciones de Trabajo.

6.2.3.4. Plan de pensiones

Gestión del Plan del Pensiones, imputación de Seguro de Vida y retribuciones enespecie, acorde con el Reglamento de la Diputación Provincial de Huelva y delreglamento del Plan.

Dicha gestión ha de permitir la imputación en nómina, parametrizable, así como latransmisión a la entidad bancaria y la confección y tramitación por mediostelemáticos del modelo 345.

6.2.3.5. Tramitación, gestión y control de anticipos y préstamos

6.2.4 Explotación de datos

La aplicación incorporará un generador de informes y listados con capacidad deexportación de datos y configurable por el usuario.

La exportación debe poder realizarse, al menos, en los formatos Excel, PDF yXML.

Permitirá consultar el histórico de contratos, nóminas, seguridad social y cualquierotra variable contenida en el sistema y posibilidad de generar duplicado denóminas, seguros sociales y cualquier otro documento de carácter obligatorio.

Inicialmente, deberán venir definidos los siguientes informes y listados:

Propuestas de gastos.

Decretos como reconocimientos antigüedad, gratificaciones extraordinarias,permisos sin sueldo, excedencias, concesión de anticipos

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Acumulados por persona, mes y concepto.

Trabajadores con cierto concepto en nómina.

Certificados de haberes

Bases de cotización para cálculo de simulaciones de jubilación.

Encuestas del INE.

Certificados de empresa de trabajadores que finalizan contrato, de maternidad,paternidad, jubilación, y otros certificados oficiales.

Recibo de nómina. Deberá ser personalizable por el usuario.

Se valorará la existencia de otros informes previamente definidos.

6.2.5 Enlace contable

El sistema deberá realizar un enlace de la nómina con la aplicación decontabilidad, específicamente con la aplicación Sicalwin.

Este enlace se realizará preferiblemente por medio del WebService del que sedispone en el Área de Innovación y Nuevas Tecnologías.

El sistema contemplará la aplicación presupuestaria de la nómina, compatible conla aplicación Sicalwin, verificando el saldo de las partidas contables previo alenvío a Contabilidad.

6.2.6 Otras comunicaciones con entidades externas

El sistema contemplará la comunicación con entidades externas por medio delenvío de ficheros o API de interconexión:

Con la agencia Tributaria: Se permitirá emitir lo modelos 190, 345 y 111. Comoconsecuencia del 190 se sacarán los certificados de retencionesindividualizados con una nota al pie con las cuotas sindicales si las hubiera.

Con Muface.

Con la Seguridad social: ficheros de afiliación, cotización, altas y bajas a travésdel sistema RED.

Fichero Q34 del Consejo Superior Bancario.

Con la entidad bancaria que gestiona el plan de pensiones y el seguro de vida.

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6.3. Control económico de Gastos de Personal, elaboración delpresupuesto y seguimientos de coste.

Proporcionará los informes de control de gestión económica de los gastos de personal,a través del enlace con contabilidad y el control de los puestos de la RPT.

El aplicativo debe permitir contabilizar por cada línea de la nómina un asiento contableen el que le asigne la partida y el puesto y lo coordine con el presupuesto.

La coordinación con el presupuesto definitivo tendrá por finalidad el cálculo del saldopresupuestario y permitirá simular los costes hasta fin de año al objeto de conocer lasituación final prevista de los gastos de personal.

Permitirá realizar múltiples simulaciones en relación con los posibles cambios en lasvaloraciones económicas de los puestos de trabajo y otras alteraciones ficticias,añadiendo, suprimiendo o modificando puestos.

Permitirá elaborar el anteproyecto de presupuesto de personal, de acuerdo con loprevisto en el apartado 6.1.1.3, en base a las relaciones de puestos de trabajo, lasplazas, el personal empleado y las previsiones de contratación a lo largo del año,teniendo en cuenta las partidas presupuestarias de contabilidad y el organigramaProvincial.

6.4. Otras características

Además de las funcionalidades previamente indicadas, la aplicación debe cumplir lassiguientes características:

Ha de ser multiempresa, multiconvenio (p.e. el convenio de la construcción…) ymultipatronal.

Se permitirá agrupar los conceptos en familias.

Ha de cumplir la LOPD.

La codificación de empleados es de al menos cinco dígitos. El último de elloses de control.

La codificación de puestos es al menos de nueve dígitos.

La codificación de plazas es al menos de siete dígitos.

La codificación de centros de trabajo es al menos de cinco dígitos. Los tresprimeros para la unidad y los dos siguientes para el proyecto dentro de launidad.

Las indexaciones de datos se realizarán por los códigos anteriores.

Las tablas de conceptos retributivos, RPT, Plantilla, Categorías Profesionales.

Es necesario mantener un histórico accesible de las mencionadas tablas.

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7. Migración

El nuevo sistema debe incorporar, mediante los procesos correspondientes, los datosexistentes en las aplicaciones actuales de nóminas y seguros sociales, operativas enel entorno NATURAL-ADABAS y aquellas otras desarrolladas por la Diputación.

Inicialmente esta migración deberá incluir todos los aspectos relativos al subsistemade contratación, nóminas y gestión de personal necesarios para la puesta enexplotación del mismo.

Según lo expuesto anteriormente, correrá a cargo del adjudicatario el proceso demigración reseñado, de forma que las firmas concurrentes deberán aportar en susofertas los trabajos y las herramientas necesarias a ese fin, la manera en que va allevarse a cabo el proceso y el tiempo estimado para su ejecución.

En cualquier caso, el proceso de migración estará respaldado en todo momento por elpersonal técnico de Diputación de Huelva que se considere necesario para dichaslabores, que incluirán la aportación de modelos de datos de las aplicaciones actualesasí como la generación de los ficheros de cargas que se necesiten.

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8. Formación

Las firmas participantes en el Concurso deberán contemplar en sus propuestas lasactividades de formación, sobre la utilización de los recursos ofertados, que se hallanincluidas en el precio de sus ofertas.

Este Plan de formación deberá abarcar todos los aspectos del proyecto y, dentro decada uno, los diferentes niveles de formación según sus perfiles. En concreto, sedeberán contemplar, para el uso correcto de la aplicación, las figuras de gestor yusuario.

El lugar de impartición de los cursos será preferentemente la sede de la Diputación deHuelva.

La formación deberá ser completa y exhaustiva, y en el plan de formación seexplicitará, de forma detallada, lo siguiente:

Número, tipo y duración de cada actividad formativa.

Perfiles tipo para cada actividad formativa.

Curriculum del formador, programa de contenidos y materiales para laformación

Lugar en el cual esta formación sería impartida.

Cuanta información se estime de interés para la mejor evaluación delprograma.

En cuanto al calendario del programa de formación, se considera necesario que loscursos sean impartidos antes de la implantación definitiva de los sistemas.

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9. Implantación

El proceso de implantación del aplicativo se llevará a cabo de modo coordinado,atendiendo a los criterios de parametrización y al establecimiento de lasfuncionalidades, de conformidad con las especificaciones del personal técnico de laDiputación.

Sobre las fases del proceso de implantación, las firmas deberán presentar un plandetallado indicando los recursos humanos, jornadas de trabajo y materiales que elproveedor destinará al proyecto.

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10. Plazos de ejecución

Se pretende que el aplicativo se encuentre en producción antes del comienzo del año2010. Además, deberá tenerse en cuenta que la Diputación de Huelva deseaestablecer un periodo de prueba en el que la nueva aplicación que se contrata y elaplicativo actual funcionen en paralelo. Este periodo de prueba se establecerá demutuo acuerdo entre Diputación y proveedor y servirá para validar la correctaoperatividad del nuevo producto. La fase de prueba deberá finalizar, con resultadopositivo, antes del comienzo del mencionado año 2010.

Tentativamente se establece el siguiente calendario para la ejecución del proyecto:

Octubre: Instalación del producto y parametrización de la base de datos yaplicación.

Noviembre: Emisión en paralelo de la nómina correspondiente a Octubre queincluye la paga de productividad.

Diciembre: Emisión en paralelo de las nóminas de Noviembre (que incluye laayuda de estudios), Extra y Diciembre.

Con posterioridad a esta fecha, y tras la entrada en explotación del subsistema deNómina, se abordarán los aspectos que hayan quedado pendientes relativos al módulode contrataciones y control económico. En todo caso la instalación finalizará en elprimer trimestre el año 2010.

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11. Garantías y Mantenimiento

El proveedor asume el compromiso de garantizar, durante el período que seespecifique, y que en ningún caso será inferior a un año desde la firma del Acta deRecepción del producto, el buen funcionamiento de la aplicación ofertada conincorporación dentro de estos conceptos de las mejoras que se introduzcan en losprogramas, y de modo obligatorio y en plazo de aquellas que respondan a normativaslegales de obligado cumplimiento. Finalizado el período de garantía anterior loscompromisos expuestos se establecerán mediante el oportuno contrato demantenimiento.

Las compañías ofertantes deberán reflejar en sus propuestas, de forma explícita, lascondiciones de garantía y mantenimiento con referencia a: tiempos de respuesta frentea problemas funcionales, metodología para la resolución de problemas puntuales conpresencia en la entidad local solicitante, formas de atención al cliente (telefónica,módem, presencial, etc...), lugar desde el cual se prestan estos servicios, etc...

Asimismo, las ofertas deberán especificar el coste de los servicios de mantenimientouna vez concluido el período de garantía y su fórmula de revisión anual. El importe delcontrato de mantenimiento, que se facturará anualmente, no superará el 15% delprecio del producto objeto de dicho contrato, IVA incluido. El incremento anualposterior no podrá superar el Índice de Precios al Consumo publicado por el InstitutoNacional de Estadística para el periodo Diciembre-Noviembre del ejercicio anterior aldel objeto del contrato de mantenimiento. La empresa estará obligada a ofrecer esteservicio de mantenimiento sobre la aplicación adquirida durante al menos 5 años.

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12. Documentación

Las empresas concurrentes presentarán, además de la documentación requerida en elPliego de Cláusulas Administrativas, la siguiente documentación técnica:

Requisitos mínimos de adecuación de la aplicación en cuanto a: servidores,puestos de trabajo, comunicaciones, etc...

Aspectos tecnológicos de la implantación.

Plan de implantación del proyecto.

Propuesta de calendario de ejecución del proyecto.

Condiciones de mantenimiento y garantía.

Forma y coste de posteriores adaptaciones y mantenimiento del producto, unavez finalizado el período de garantía.

Documentación exhaustiva en castellano de la aplicación, a todos los niveles:

Manuales de usuario y documentación técnica informática.

Cualquier otra información que consideren de interés.