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Gestão do tempo na construção civil e sua relação com as demais áreas da gestão de projetos

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ISSN 2179-5568 – Revista Especialize On-line IPOG - Goiânia - 9ª Edição nº 010 Vol.01/2015 julho/2015

Gestão do tempo na construção civil e sua relação com as demais

áreas da gestão de projetos

Marcos Vinícius Belizário Silva – [email protected]

Gestão de Projetos em Engenharias e Arquitetura

Instituto de Pós-Graduação - IPOG

Cuiabá, MT, 07 de Outubro de 2014

Resumo

Na última década a Gestão de Projetos ganhou notoriedade em grande parte de construtoras

e empresas ligadas diretamente à construção civil brasileira devido ao aquecimento do

mercado imobiliário nacional. Um dos atrativos para abrir vantagem em relação aos

concorrentes neste mercado é o prazo rigoroso de entrega das obras. No entanto, controlar o

tempo é um desafio enorme e uma vez perdido, é impossível recuperá-lo. É na Gestão do

Tempo (uma das 9 áreas de conhecimento da Gestão de Projetos) que fornece algumas

alternativas de como administrar melhor o cronograma. O objetivo deste artigo é destacar a

importância da Gestão do Tempo e sua relação com as demais áreas do conhecimento. Para

isso, foram abordados cada relação entre as áreas de conhecimento com o tempo e a

influência que este último exerce sobre as demais. Percebeu-se que entregar uma obra no

prazo é uma das características intrínsecas para o sucesso de um projeto. Concluiu-se que

gerir o tempo é o melhor medidor visual de um projeto para antecipar a resolução de

quaisquer problemas ligados a este garantindo excelência em qualidade e mantendo boa

relação entre o construtor e o cliente.

Palavras-chave: Gestão de Projetos. Gestão do Tempo. Cronograma. Construção Civil.

1. Introdução

A indústria da construção civil tem sofrido alterações nos últimos anos devido ao

aquecimento do mercado imobiliário nacional. Por conta deste aquecimento, houve um

aumento considerável tanto na quantidade de novas construtoras atuantes neste mercado

quanto na quantidade de novos empreendimentos de construtoras já consolidadas.

Devido ao aumento de oferta do produto, os clientes passaram a ser mais exigentes quanto à

qualidade dos imóveis, funcionalidade, preço e principalmente ao prazo de entrega dos

mesmos.

Neste contexto percebe-se redução do investimento em projetos na maioria das construtoras.

Isso gerou a necessidade do investimento no planejamento deste produto, pois gerenciando o

ciclo de vida do projeto, consegue-se controlar os principais indicadores de desempenho do

sucesso almejado: qualidade, custo e prazo.

É neste último indicador que se concentra a produção deste artigo, de forma a verificar a

importância do planejamento para a construção civil e sua relação com as demais áreas de


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conhecimento da gestão de projetos, tema este que vem ganhando espaço nas construtoras

com investimento em equipes de planejamento como parte do quadro técnico.

Ao planejar uma obra, o gestor detém um bom grau de detalhamento do empreendimento e

pode assim identificar situações desfavoráveis antecipadamente, agindo imediatamente na

correção ou prevenção destas situações minimizando o prejuízo de custo ou tempo da obra.

Portanto, deve-se gastar energia suficiente para realizar um bom planejamento, garantindo

sucesso no empreendimento. Esta garantia se dá através do monitoramento do cronograma de

obra.

O tempo é o principal indicador, pois se não for administrado de forma correta poderá

interferir no desempenho global do projeto. Uma vez deficiente a gestão do tempo, abre a

possibilidade para frustração de prazo, sobrecusto no orçamento, levando desgaste entre o

construtor e o cliente, ocorrendo até processos judiciais.

Este artigo tem como objetivos demonstrar a importância da gestão do tempo na construção

civil e sua relação com as demais áreas de gestão de projetos. São elas: escopo, qualidade,

custo, comunicações, riscos, recursos humanos e aquisições.

2. Gestão do tempo

As empresas e os gerentes de projetos têm investido no treinamento, processos,

ferramentas e estruturas para aumentar a maturidade de um ambiente de

gerenciamento. Contudo, é possível observar vários problemas ligados a essa

prática. Muitos deles estão ligados a uma das variáveis mais imponderáveis e

implacáveis de todas: o tempo. (BARCAUI apud PANIGAS, 2010:5)

De todos os recursos disponíveis em um projeto, o único recurso impossível de ser recuperado

é o tempo. A alocação dos demais recursos do projeto dependem da quantidade de tempo

destinada para cada atividade, fazendo com que o limitador tempo predomine no

sequenciamento interdependente de atividades.

De acordo com o PMBOK (2008) os principais processos de gestão de tempo do projeto são:

1. Definir as atividades – o processo de identificação das ações específicas a serem

realizadas para produzir as entregas dos projetos.

2. Sequenciar as atividades – o processo de identificação e documentação dos

relacionamentos entre as atividades do projeto.

3. Estimar os recursos da atividade – o processo de estimativa dos tipos e quantidades de

material, pessoas, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para realizar

cada atividade.

4. Estimar as durações da atividade – o processo de estimativa mais próxima possível no

número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar atividades

específicas com os recursos estimados.


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5. Desenvolver o cronograma – o processo de análise das sequências das atividades, suas

durações, recursos necessários e restrições do cronograma visando criar o cronograma

do projeto.

6. Controlar o cronograma – processo de monitoramento do andamento do projeto para

atualização do seu progresso e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do

cronograma.

O cronograma é um medidor visual do tempo. Trata-se da forma mais clara de enxergar o

atraso ou adiantamento do projeto. Um atraso só é causado quando há interferência na sua

execução. Com o gerenciamento do projeto, é possível atuar rapidamente no problema

corrigindo-o ou tomar uma ação preventiva para amenizar este desvio.

É muito importante a gestão do tempo como principal indicador da execução da obra, pois

estão gestão interfere diretamente nas demais áreas do conhecimento. A seguir será abordada

a relação da gestão do tempo com estas respectivas áreas: riscos, escopo, comunicações,

aquisições, recursos humanos, custo e qualidade.

2.1 Relação gestão do tempo x risco

Risco do projeto é um evento ou condição incerta que, se ocorrer, tem um efeito positivo ou

negativo no objetivo do projeto. Um risco tem uma causa e, se esta ocorrer, uma

consequência. Incluem tanto ameaças para os objetivos do projeto quanto oportunidades para

aprimorá-los. Riscos conhecidos são aqueles que têm sido identificados, analisados e

passíveis de planejamento. Riscos desconhecidos não podem ser gerenciados, podendo os

gerentes de projetos tratá-los através de uma contingência genérica (MIELKE, 2003).

No gerenciamento de riscos é de grande importância identificar os riscos dos stakeholders

(partes interessadas) no projeto, detalhando a probabilidade dos mesmos ocorrerem, bem

como seus impactos e os planos de contenção ou contingência.

Os primeiros stakeholders imaginados no projeto são: o gerente de projeto, o patrocinador do

projeto, a equipe de projeto e o cliente. (PAIVA, 2007).

No início do projeto, os stakeholders não são plenamente conhecidos, então é necessário um

maior gerenciamento de risco. Durante o andamento do projeto, o relacionamento com os

stakeholders aumenta e passa-se a conhecer mais os riscos advindos da influência direta das

decisões destes, podendo o gestor de projetos minimizar os imprevistos nesta área, conforme

o gráfico 1.


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Gráfico 1 – Relação Risco x Tempo

Fonte: Adaptado de Vargas (2000)

2.2 Relação gestão do tempo x escopo

Segundo Neves (2009), a falta de controle do e má definição do escopo do projeto são

grandes causas históricas de fracasso no gerenciamento de tempo do projeto. Esta má

definição do objetivo, abrangência e detalhamento do escopo no empreendimento ocasiona

um mau controle de tempo.

Quanto mais definido o escopo, menor será o tempo gasto nas escolhas de produtos,

facilitando também o controle e manutenção do tempo relacionado às alterações de escopo

que por ventura ocorrerem. De posso de um memorial descritivo, por exemplo, há tempo

hábil para replanejamento caso ocorra algum imprevisto relacionado ao escopo do projeto,

pois já se tem uma referência e um objetivo pré definido no memorial.

Se uma pessoa desejar comprar uma casa pronta e estabelece como escopo para a sua procura

uma casa que tenha dois andares, três quartos, duas vagas de garagem, haverá uma grande

possibilidade de encontrar diversas casas que atendam este escopo. Já se ele procurar por

apenas uma casa, possivelmente várias casas serão encontradas, mas a possibilidade de

nenhuma dessas casas agradarem é muito grande. Quando se tem um escopo genérico demais,

o processo de escolha se torna demorado devido à grande quantidade de opções, diminuindo a

qualidade da escolha do seu produto e aumentando o prazo para a escolha conforme pode ser

visualizado no gráfico 2 (VARGAS, 2000).


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Gráfico 2 – Relação Escopo x Tempo


2.3 Relação gestão do tempo x comunicações

A comunicação está presente em boa parte do tempo do gestor de projeto, pois trata-se de um

elo de ligação entre o gestor de projetos e os fornecedores, stakeholders, equipe de projeto. É

através dela que se passa informações e ideias para todos os envolvidos no projeto.

A comunicação no projeto acontece com ou sem criação de um canal oficial para o

estabelecimento desta comunicação, porém na ausência deste canal a informação do

empreendimento fica dispersa na empresa, dificultando ou inviabilizando a criação do

histórico do empreendimento (NEVES, 2009).

A má comunicação pode levar ao caos na execução do projeto, pois as informações devem ser

transmitidas igualmente para todos os envolvidos no projeto. Senão uma simples alteração no

escopo do projeto pode ser entendida de diversas maneiras por todos os envolvidos. Se a

comunicação não for padronizada, cada um interpretará a alteração de uma maneira diferente,

e até que se uniformize o que o cliente queria alterar, por exemplo, demanda gasto de tempo

desnecessário na execução do projeto. A figura 1 demonstra de forma humorada o problema

de comunicação dentro de um projeto.


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Figura 1 – Problema de comunicação no projeto

Fonte: Baroni (2012)

A comunicação possui três elementos básicos: o emissor, a mensagem e o receptor. A figura 2

representa a interligação entre esses elementos:

Figura 2 – Diagrama da comunicação

Fonte: Rezende (2011)


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Segundo Rezende (2011), na comunicação é preciso definir um nível de entendimento. O

receptor deve possuir conhecimento necessário para interpretar e entender a mensagem, a

linguagem e o contexto.

O processo Planejamento das Comunicações determina as necessidades de

informações e comunicações das partes interessadas; por exemplo, quem precisa de

qual informação, quando precisarão dela, como ela será fornecida e por quem.

Embora todos os projetos compartilhem a necessidade de comunicar as informações

sobre o projeto, as necessidades de informações e os métodos de distribuição variam

muito. Um fator importante para o sucesso do projeto é identificar as necessidades

de informações das partes interessadas e determinar uma maneira adequada para

atender a essas necessidades. (PMBOK, 2004:225)

2.3 Relação gestão do tempo x aquisições

O gerenciamento das aquisições interfere diretamente no prazo final da obra, porque sem

planejamento e aquisições dos insumos necessários, torna-se impossível a execução da obra.

Para que o sucesso do projeto seja atendido, a equipe de aquisições necessita conhecer de

logística, engenharia civil, administração e economia. São quatro profissionais em um. É

preciso entender a obra, ter uma boa base financeira e saber onde estão os fornecedores que

vão render boas parcerias, com isso quando o projeto for entregue ao cliente possuirá preço

competitivo e qualidade que é a meta perseguida entre as organizações (MARQUES, 2009).

Quando se faz um planejamento determina-se qual a duração de uma atividade. De posse

dessa informação, pode-se estimar os insumos necessários para a execução da atividade

naquele determinado período de tempo.

Ainda é importante salientar que a definição de recursos financeiros e materiais deve ser feita

de maneira cuidadosa, sendo preferencialmente realizada tarefa por tarefa para que se evitem

erros ou distorções de planejamento (FRAME, 2003).

Uma maneira de representar se a relação tempo x aquisições está sendo executada conforme o

planejado é através da curva S. A figura 3 ilustra uma curva S genérica de um projeto.


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Figura 3 – Curva S de um projeto

Fonte: Frame (2003)

Analisando a figura 3 percebe-se que as despesas planejadas diferem com as despesas reais.

Fato este que pode estar diretamente relacionado ao atraso de aquisições de insumos fazendo

com que haja um gasto com mão de obra parada, consequentemente atrasando o prazo da

obra.

2.4 Relação gestão do tempo x recursos humanos

Esta interface é o fator que mais causa desvios durante a execução do cronograma, pois possui

vários fatores que influenciam no desempenho, como falta de mão de obra ou desqualificação

da mesma, dificultando o gerenciamento (NEVES, 2009).

Os recursos humanos são fator de grande importância na relação entre gestão de tempo e

recursos humanos. Eles podem impactar tanto positivamente quanto negativamente no projeto

em termos de prazo, custo, qualidade e demais fatores.

Entre os principais fatores que afetam os recursos humanos na gestão do tempo em projetos

está o fato de que os trabalhadores estão sujeitos ao estresse, motivação e satisfação. Isto

interfere diretamente na produtividade de cada indivíduo, ocasionando atrasos ou

adiantamentos em um projeto.


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Nascimento (2008), exemplifica graficamente duas empresas que estão trabalhando em um

projeto de lançamento de um produto onde na empresa A o lançamento foi adiantado em

relação ao planejado, enquanto na empresa B a execução segue conforme o planejado:

Figura 4 – Esforço x Tempo da empresa A

Fonte: Nascimento (2008)

Figura 5 – Esforço x Tempo da empresa B

Fonte: Nascimento (2008)

Analisando as figuras acima, percebe-se que o menor tempo investido no projeto pela

empresa A aumentou o esforço da equipe em adiantar o projeto, causando estresse e

insatisfação, gerando possíveis alterações na produtividade.

2.5 Relação gestão do tempo x qualidade


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A qualidade de uma obra está ligada à qualificação da mão de obra, à própria qualidade dos

insumos utilizados, mas também ao prazo que se tem como meta para a conclusão da obra em

si. Prazos muito curtos apressam a velocidade de execução da obra, dificultando obter um

produto que boa qualidade. É preciso determinar um prazo ideal para que a obra seja

executada com qualidade.

Neves (2009:09) considera que “a gerência do tempo é interferida quando a execução do

projeto possui não conformidade afetando a qualidade e gerando um retrabalho aumentando o

prazo para a execução da tarefa”.

Em um projeto com a duração muito curta a qualidade tende a cair devido à pressa na

conclusão do projeto. Projetos com a duração ideal já possuem a qualidade máxima. Após

esse ápice, a qualidade do projeto pode até cair devido à ineficiência do projeto, conforme

ilustrado no gráfico 3.

É impossível construir uma casa de alvenaria de qualidade em dez dias. Se a obra

dispõe de dez a doze meses para a construção, será encontrado o ponto ideal de

qualidade, porém se levar 50 anos para construir uma casa relativamente simples,

isso resultará em perda de qualidade por ineficiência, uma vez que a estrutura da

casa, a alvenaria e os outros componentes estarão expostos às intempéries e à

destruição durante todo o período do projeto. (VARGAS, 2000:25)

Gráfico 3 – Relação Tempo x Qualidade



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2.6 Relação gestão do tempo x custo

A relação do tempo com o custo é a mais importante dentre todas as áreas do conhecimento,

pois dependendo do custo necessário para concluir um projeto num curto período de tempo,

pode até inviabilizar o empreendimento.

Um projeto com tempo muito reduzido eleva o custo fortemente devido à quantidade de horas

extras e grande volume de mão de obra para executá-lo no prazo. Se adequar o tempo ideal

para a execução do projeto, este atinge seu custo ótimo. Mas se o tempo for demasiadamente

longo, o custo volta a subir, pois o projeto torna-se ineficiente.

Uma pessoa ao construir uma casa de alvenaria em dois meses, o custo do projeto

será elevado devido à grande quantidade de pessoas trabalhando em horários

alternativos (horas-extras) e devido ao aumento nos custos das matérias-primas da

obra, uma vez que não se dispõe de tempo para aguardar a entrega normal desses

materiais (pedidos de urgência). Se a pessoa dispões de dez a doze meses de

construção, encontrará um valor mínimo de custo (ideal). Porém se demorar vários

anos para construir a casa, seu custo voltará a aumentar devido a perdas de material

e retrabalho (ineficiência). (VARGAS, 2000:24)

Gráfico 4 – Relação Tempo x Custo


Os custos do projeto em relação ao tempo vão diminuindo até chegarem ao valor mínimo de

custo, onde a alocação de todos os recursos é feita de forma adequada às necessidades do

projeto.

As estimativas de tempo e recursos portanto são fundamentais para obter a melhor relação

custo-duração de um projeto, permitindo que a execução seja eficiente durante o decorrer do

tempo.


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Para Bruzzi (2008), todo projeto deve inter-relacionar os fatores relativo ao custo, tempo e

também à qualidade. O escopo do projeto define o que será ou não executado dentro de certos

limites determinados por exemplo pelo tempo. É importante trabalhar com cada um destes

fatores, dando peso para cada um.

Um projeto com prazo curto pode diminuir a qualidade e aumentar o custo, devido compras

de materiais urgentes, utilização de grande quantidade de mão de obra trabalhando com horas

extras, exemplificados na figura 6.

Figura 6 – Projetos com restrições de tempo

Fonte: Bruzzi (2008)

Já um projeto com maior tempo para execução, requer mais quantidade de horas trabalhadas,

aumenta assim o custo e não ter mais qualidade na execução.

Figura 7 – Tempo x Custo x Qualidade

Fonte: Bruzzi (2008)


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3. Conclusão

A gestão de projetos tornou-se cada vez mais necessária nas empresas ligadas à construção

civil fornecendo ótimas ferramentas para garantir o sucesso de um projeto. Dentro as 9 áreas

do conhecimento que formam a gestão de projetos, a gestão do tempo é a única impossível de

recuperá-la. Por isso, ela é a área fundamental que o gestor de projetos precisa dominar.

Funcionando como o principal medidor de desempenho, o cronograma permite agir

antecipadamente diante de imprevistos do projeto corrigindo-o ou amenizando o impacto.

Mas apenas gerir o tempo não é suficiente para garantir um projeto bem sucedido. É preciso

interrelacioná-lo com as demais áreas. Ou seja, não basta identificar o problema. Tem que

identificar onde ele ocorreu para assim corrigi-lo.

A gestão do tempo eficiente é aquela que integrada às demais áreas do conhecimento da

gestão de projetos identifica antecipadamente os atrasos no prazo de entrega do

empreendimento através do cronograma, interage com a área deficiente causadora do atraso e

age para corrigir o problema ou amenizá-lo a fim de garantir o prazo final da obra.

4. Referências

BARONI, Marcos. Apostila Gestão de Processos. Goiânia: Instituto de Pós Graduação –

IPOG, 2012.

BRUZZI, Demerval. Gerenciamento de Projetos. Distrito Federal: Editora SENAC, 2008.

FRAME, Davidson. Managing projects in organizations: How to makethe best use of

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MARQUES, Lupércio. Suprimento é o alicerce da obra. Cimento Itambé, 2009.

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MIELKE, Eduardo. Fatores de Risco em Administração de Projetos: Visão e Ações no

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NEVES, Rodrigo. Gerenciamento do Tempo em Projetos. Rio de Janeiro: FGV, 2009.

PMBOK® - Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos.

EUA: PMI – Project Management Institute, 2004.

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PAIVA, Luis de. O que é um stakeholder? O gerente, 2007. Disponível em:

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