gestão eficiente do tempo
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Quem sou eu?Prof. Milton Henrique do Couto Neto
Engenharia Mecânica, UFFMBA em Gestão Empresarial, UVV
MBA em Marketing Empresarial, UVVMestrado Acadêmico em Administração, UFES
Pós-MBA em Inteligência Empresarial, FGV
http://lattes.cnpq.br/8394911895758599
https://br.linkedin.com/in/miltonhenrique
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Experiência como Professor Universitário
2011
2004 2011
2006
2007 2009
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Disciplinas Lecionadas
na GraduaçãoMarketingEmpreendedorismoAdministração de MateriaisMatemáticaMatemática FinanceiraGestão Financeira Fundamentos da AdministraçãoGestão de Processos e Empresas
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Disciplinas Lecionadasna Pós Graduação
Estratégia Competitiva de Preços Marketing Competitivo, Criatividade e Inovação Endomarketing e Comunicação Corporativa Comportamento do Consumidor Estudo de Viabilidade Econômico Financeira Pesquisa de Marketing Consultoria de RH
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Experiência como Gestor
Empresário de diversos setores
1995 2006
2006 2012
2012 2013
2013
20152014
2008
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Cursos, Palestras,
Treinamentos e Consultorias
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Alguns Clientes
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Este e outros arquivos estão disponíveis para download no
www.slideshare.net/miltonh
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Seus pais tinham mais tempo que você?
Seus pais tinham mais qualidade de vida que você?
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“Pequenas” MudançasNo Tempo dos Seus Pais Hoje em Dia
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O dia tem exatamente 24 horas para todo
mundo, a diferença é o que você faz com as
suas 24 horas!
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Como vocêadministra o seu tempo?
Está sempre atrasado!É o relógio é quem manda!
O dia passa voando!
Está sempre no horário!É você quem manda!O dia tem 24 horas!
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Gestão do Tempo
Gerir o tempo é saber usá-lo para realizar as atividades que você
considera prioritárias, profissional ou pessoalmente
Qual é a sua prioridade hoje?
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Você não pode decidir o que é importante hoje se não souber o que deseja para amanhã!
Planejamento é fundamental!
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Planejar
Traçar; fazer o plano de.Projetar, fazer tensão de.Programar, planificar.Planear
Tornar plano
Colocar no papel
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Planejamento
08 às 09 horas – Ler Jornal
09 às 10 horas – Ler E-mail
10 às 12 horas – Retornar Telefonemas
12 às 14 horas – Almoço
14 às 16 horas – Reunião Vendas
16 às 18 horas – Projeto 2017
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“O planejamento não diz respeito a decisões futuras, mas ao futuro das decisões que tomamos no presente.”
(Peter Drucker)
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Para uma boa gestão do tempo, é necessário:
Entender como você organiza o seu tempo hoje
Conhecer o tipo de problema que confrontamos
Identificar as fontes desse problema
Definir o método de utilização do tempo
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A Gestão do Tempo PossibilitaAntecipar atividadesDefinir o grau de importância
dessas atividadesFocar esforços com maior
efetividadeGerenciar melhor o estresseReagir com maior prontidão a
eventos inesperados Aproveitar melhor o tempo para
desenvolvimento pessoal (leituras, reciclagens, lazer, etc.)
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Eficaz X Eficiente
Ser eficiente é: conseguir os resultados com a máxima qualidade, com o mínimo de energia e com uma duração ótima
Ser eficaz é: conseguir os resultados pretendidos num determinado tempo
MeiosFins
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Leis do Uso Otimizado do
Tempo
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Lei de Pareto
80% do resultado é obtido com 20% do esforço
O essencial leva pouco tempo (apenas 20%)O acessório leva muito tempo (os 80% restantes)
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Lei do Trabalho Contínuo
Todo trabalho interrompido levará mais tempo e será menos eficaz do que se for feito de forma ininterrupta
Melhor e mais rápido
Pior e mais lento
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Lei de Parkinson
Muitas pessoas investem esforço num trabalho em função do tempo disponível e não do tempo necessário
Se temos 4 horas, levaremos as 4 horas, mesmo que fosse possível fazer em 2 horas
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Lei da Contra ProdutividadeA partir de um determinado momento,
sua produtividade cai e fica negativaUse o equilíbrio e saiba a hora de parar
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Reserve pequenos intervalos para relaxamento durante o dia
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Reserve energias
para a sua família, no
fim do expediente
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Reserve tempo para os seus Hobbies
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Lei dos Ritmos Biológicos
A distribuição do que fazemos durante o dia depende dos ritmos biológicos
Cada ser humano vive diferentes ritmos biológicos durante o dia
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Qual é o seu Horário Nobre?
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Desperdiçadores de Tempo1. Autogerados
Desorganização Procrastinação Dificuldade em Dizer Não
2. Contextuais Visitas Inesperadas Telefonemas Inúteis E-mails sem Importância Reuniões Improdutivas Esperas Desnecessárias
3. Outros Perfeccionismo Desnecessário Conversas Paralelas Pausas Demoradas para o Café Relatórios e Planilhas sem Utilidade Prática
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Autogerados
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DesorganizaçãoÉ a maior culpada pelo desperdício de tempo autogerado pelo indivíduo
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É eficiente?Está organizada para
minimizar o esforço?O fluxo de materiais e
movimentos processa-se livremente?
O espaço de trabalho está em ordem?
Objetos são perdidos com frequência?
Desorganização – área de trabalho
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Desorganização – dicas de organização da área de trabalho
Utilize pastas distintas para cada projeto que esteja sendo realizado
Busque organizar um índice para a organização das várias pastas de projeto que possam existir
Mantenha uma pasta com os e-mails, telefonemas e demais tipos de contatos que foram estabelecidos durante o curso de um projeto
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Organização do TrabalhoDecidir a maneira mais simples de fazer a tarefa, evitando
complicaçõesDecidir o modo mais barato de fazer a tarefaOptar pelo meio menos cansativo para quem vai realizar a
tarefaEscolher um procedimento que seja mais rápidoConseguir obter a melhor qualidade e o resultado mais
confiávelEscolher a maneira menos perigosa de fazer a tarefaOptar por uma forma de trabalho que não prejudique o meio
ambiente
PLANEJAMENTO!!!
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Planejar significa pensar antes de agir
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Como Economizar Tempo
“Um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar”
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Procrastinação
Consiste no adiamento de uma ação
Resulta em stress, sensação de culpa, perda de produtividade e vergonha em relação aos outros, por não cumprir com a suas responsabilidades e compromissos
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Afinal, somos Brasileiros...
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Dicas para combater a procrastinação
Defina prazos para a conclusão de uma tarefa Crie ou adote um sistema de recompensa Combine com alguém que ajude você
acompanhar o seu andamento na conclusão das tarefas
Trate das tarefas logo pela manhã ou logo no início do trabalho
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Como Economizar Tempo
• Estabeleça um prazo para completar a tarefa e cumpra-o
• Pela manhã resolva logo os assuntos mais “chatos”
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Dificuldade em Dizer
Não
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Você precisa MESMO fazer TUDO?
Analise quanto custa o seu tempo!
Você sabe quanto custa sua hora perdida?
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Delegue as tarefas que exigirão muito do seu tempo
Delegar é uma excelente ferramenta para administrar o tempo
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Como Economizar Tempo
• “Eu posso aceitar mas aquilo em que estou a trabalhar sofrerá atrasos. O seu pedido é mais importante?”
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Contextuais
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Contexto: Teoria e PráticaN
A TE
ORI
AN
A PR
ÁTIC
A
Resultado B
DemandaA
ResultadoZ
DemandaA
DemandaB
DemandaC ...
Surpresa Surpresa Surpresa Surpresa
Processo linear
Fluxo contínuo e adaptativo
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Visitas Inesperadas
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Como Economizar Tempo
• Quando precisar conversar com alguém vá a sala dele ao invés de convidá-lo a vir até a sua sala
• Se receber uma visita inesperada, levante-se e converse em pé
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Telefonemas Inúteis
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Como Economizar Tempo
• Foco no assunto a ser tratado
• Dê respostas breves
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E-mails sem Importância
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Como Economizar Tempo• Separe os e-mails
endereçados PARA você dos que e-mails nos quais você foi apenas COPIAdo
• Estabeleça um horário no seu dia para ler e responder e-mails
• Antes de redigir uma resposta, pense se um telefonema não é mais rápido e definitivo
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Esperas Desnecessárias
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Como Economizar Tempo
• Aproveite o tempo para ler uma correspondência ou revisar um projeto
• Carregue sempre um bloco e uma caneta e aproveite o tempo para rascunhar novos projetos
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Reuniões ImprodutivasReuniões em que
você convida
Reuniões para as quais você foi convidado
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Reuniões em que você convidaLimite ao máximo o número de participantesClarifique os pontos da agenda e avance o
quanto antes para os objetivos da reuniãoEstabeleça um tempo limiteMantenha a discussão na pauta dos objetivosSeja aquele que conclui a reunião
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Reuniões para as quais você foi convidado
Certifique-se de que sua presença é realmente necessária
Seja pontualEsteja disposto a participar da reuniãoEvite prologar-se em um debateSe esforce para tornar a reunião produtiva
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Guia para Reuniões Realmente Produtivas
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Divisão de Funções Líder
tem a autoridade sobre o grupo e deve se preocupar com os resultados do encontro
Facilitador é alguém que pensa na logística e na dinâmica da reunião
Controlador do Tempo garante o cumprimento do cronograma
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Limite a presença apenas às pessoas
essenciais, nenhuma a
mais!
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Preparação Prévia dos Participantes
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Objetivo geral e pauta bem definidos
Escopo da reunião enviado anteriormente a todos os participantes
Foco
Planejamento de tempo para cada item da pauta de reunião
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Elaborar um Plano de Ação
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Horários Respeitados
O encontro deve ter hora para começar e hora para acabar
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Outros
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Perfeccionismo Desnecessário
Antes feito que perfeito!
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Conversas Paralelas
Quem fala PRA você também fala DE você!
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Pausas Demoradas para o Café
Tudo é questão de prioridade...
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Relatórios e Planilhas sem Utilidade Prática
... e de bom senso!
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Maior responsável por desperdício de tempo
Comunicação Ruim!
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Meios de Comunicação
SíncronosEnvia e recebe mensagem ao
mesmo tempo
AssíncronosEnvia e recebe mensagem em
tempos diferentes
+ Rápidos - Invasivos
X
Meio termo:Era assíncrono, mas hoje é
usado como síncrono!
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E-mail é uma ferramenta
assíncrona, não requer resposta
imediataTrabalhe com o seu aplicativo de e-mail fechado!
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Ferramentas para Estabelecimento de Prioridades na Gestão de Tempo
Matriz G U TSistema A B C
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GUT – Gravidade, Urgência e TendênciaÉ importante Tem que agir rápido Vai dar problema
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Gravidade• É aquilo que tem uma importância muito
grande, geralmente expressa em número.
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Urgência
• É aquilo em que é necessário agir rapidamente.
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Tendência
• É o que poderá acontecer se não for feito nada.
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Estabeleça Prioridades
• Relacionar tudo o que precisa ser feito
• Ordenar, em ordem de prioridade
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Importante e Urgente
Muito Importantes
Pouco Importantes
Pouco Urgentes
Muito Urgentes
1⁰
2⁰
3⁰
4⁰
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Sistema A B C
Liste tudo o que tem a fazer e classifique:
A → Fazer imediatamente, é crítica
B → É importante, mas não precisa ser feita imediatamente
C → Não existe urgência, mas deve ser feita
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Técnica Pomodoro
![Page 86: Gestão Eficiente do Tempo](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062218/587329cb1a28ab596c8b557b/html5/thumbnails/86.jpg)
Ciclos de Tempo de Trabalho / Relaxamento
Trabalho Trabalho Trabalho Trabalho
Relaxamento RelaxamentoRelaxamento Relaxamento
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Flux
o de
Pla
neja
men
toO trabalho é necessário?
Eu devo fazer?
Deve ser feito agora?
Eu tenho as condições?
SIM
SIM
SIM
NÃO
NÃO
NÃO
NÃO
Desistir!
Delegar!
Rever Prioridades!
Reformular!
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Regra dos 2 Minutos
Sempre que aparecer algo que leve até 2 minutos para ser feito, FAÇA-O IMEDIATAMENTE!
![Page 89: Gestão Eficiente do Tempo](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062218/587329cb1a28ab596c8b557b/html5/thumbnails/89.jpg)
Uso da Tecnologia na Administração do Tempo
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Recursos Tecnológicos
AgendasCalendáriosAlertasListas (Todo / Google Keeper / Wunderlist)PodcastsAgregadores de Notícias (Flipboard / Feedly)Evernote / OneNoteDropbox / Google Drive / One Drive
![Page 91: Gestão Eficiente do Tempo](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062218/587329cb1a28ab596c8b557b/html5/thumbnails/91.jpg)
Muito Obrigado!