gerencia de proyectos-17.02.2003 (2)

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Agradecimientos

Agradezco al Instituto tecnológico CEDESISTEMAS y sus directivas por la

oportunidad que me ha brindado de compartir con la comunidad universitaria mis

experiencias en el campo del estudio de los proyectos. Estoy seguro que esta práctica me

brindará la oportunidad del mejoramiento académico en este campo.

Carlos Mario Morales C.

Memoria del Seminario Gerencia de Proyectos. Carlos Mario Morales C - 2003

CONTENIDO

1. Definición de proyecto 1

2. Etapas en el desarrollo de los Proyectos 4

Bibliografía 7

3. El Estudio de los proyectos 8

4. Alcance del Estudio de los Proyectos 12

5. Evaluación social de Proyectos 13

6. La Toma de decisiones asociadas a los proyectos 13

Bibliografía 14

7. El Estudio Técnico 15

8. El Estudio de Mercado 17

9. El Estudio Organizacional y Administrativo 20

PRESENTACIÓN ix

PARTE 1: Escenario de los Proyectos 1

PARTE 2: El Estudio de los Proyectos 8

PARTE 3: Los Estudios 15

Contenido iv

Memoria del Seminario Gerencia de Proyectos. Instituto Tecnológico CEDESISTEMAS - 2003

10. El Estudio legal 2 1

11. El Estudio Financiero 22

Bibliografía 24

12. Flujo de Caja proyectado 25

13. Tasa de Interés para la evaluación financiera 29

14. Criterios para la evaluación de proyectos que no consideran el valor del dinero en el tiempo 30

15. Criterios para la evaluación de proyectos que consideran el valor del dinero en el tiempo 30

16. Análisis de riesgo 35

17. Análisis de Sensibilidad 35

Bibliografía 36

18. Inversión ó Ejecución 37

19. La Gerencia de Proyectos 37

Bibliografía 40

20. La Planeación de los proyectos 41

21. La Organización de proyectos 51

PARTE 4: Evaluación de los Proyectos 25

PARTE 5: Etapa de Inversión ó ejecución 37

PARTE 6: Funciones de la Gerencia de Proyectos 41

Contenido v


22. Dirección y liderazgo en los proyectos 58

23. Control de los proyectos 59

Bibliografía 62

24. Antecedentes 63

25. La planeación estratégica y la gerencia de proyectos 64

25. La calidad total y la gerencia de proyectos 66

Bibliografía 68

PARTE 7: 63

Listado de gráficas vi


Gráfica 1-1 - El entorno y los proyectos 1

Gráfica 1-2 – Etapas en el desarrollo de los proyectos 4

Gráfica 1-3 – Etapa de preinversión –Tres niveles de detalle 6

Gráfica 1-4 – Funciones propias y asociadas a la G.P. 7

Gráfica 2-5 – Formulación y evaluación de proyectos 9

Gráfica 2-6 – Producto de los estudios del proyecto -viabilidad 11

Gráfica 2-7 – La toma de decisiones asociadas al proyecto 14

Gráfica 3-8 – Resultados del estudio técnico 16

Gráfica 3-9 – Cubrimiento del estudio de mercado 18

Gráfica 3-10 – Resultados del estudio de mercado 20

Gráfica 3-11 – Resultados del estudio organizacional y … 21

Gráfica 3-12 – Resultados del estudio financiero 23

Gráfica 3-13 – Flujo de caja en el periodo de evaluación 24

Gráfica 4-14 – Modelo esquemático del proyecto en el tiempo 31

Gráfica 5-15 – Proyecto, organización y entorno 39

Gráfica 6-16 – Desagregación del proyecto 43

Gráfica 6-17 – Red de precedencias – notación de nodos 45

Gráfica 6-18 – Definición de términos – notación de nodos 47

LISTADO DE GRÁFICAS

Listado de gráficas vii


Gráfica 6-19 – Calculo hacia delante 48

Gráfica 6-20 – Calculo hacia atrás 49

Gráfica 6-21 – Diagrama de barras ó carta de GRANTT 50

Gráfica 6-22 – Estructura funcional 53

Gráfica 6-23 – Estructura matricial 54

Gráfica 6-24 – Estructura informal concéntrica 55

Gráfica 6-25 – Ley de convergencia 56

Gráfica 6-26 – Matriz R-R 57

Gráfica 6-27 – Diferencias entre gerencia de empresa y proyecto 58

Gráfica 6-28 – Acciones de la dirección de proyectos 59

Gráfica 6-29 – Controles a lo largo del proyecto 60

Gráfica 6-30 – Ciclo de control 61

Gráfica 7-31 – La planeación y los proyectos 64

Gráfica 7-32 – El proceso de la planeación estratégica 65

Gráfica 7-33 – Aseguramiento de la calidad en las distintas … 67

Listado de tablas viii


Tabla 1-1 – Ejemplos de proyectos 3

Tabla 4-2 – Estructura del flujo de caja –inversión- 27

Tabla 4-3 – Estructura del flujo de caja –inversionista- 28

Tabla 4-4 – Métodos que no tienen en cuenta el valor del… 30

Tabla 4-5 – Otros métodos que tienen en cuenta el valor del… 34

Tabla 6-6 – Listado de actividades y precedencias 45

Tabla 6-7 – Listado de actividades, precedencias y duraciones 46

Tabla 6-8 – CPM y la computadora 51

LISTADO DE TABLAS


PRESENTACIÓN

El presente documento ha sido escrito como soporte para el Seminario “GERENCIA DE

PROYECTOS” el cual hace parte del programa de Ingeniería de Sistemas del Tecnológico

CEDESISTEMAS. En él se hacen planteamientos generales, por esta razón, si se quiere profundizar

alguno de los temas, el lector debe remitirse a la Bibliografía propuesta al final de cada capitulo.

El objetivo general del seminario es introducir al estudiante en el estudio de los proyectos,

y a través de él, demostrar la importancia y trascendencia que tiene el desarrollo exitoso de los

proyectos en el presente y futuro de las Organizaciones. Para conseguir lo anterior se presentará una

visión panorámica de las diferentes etapas por las cuales transitan los proyectos desde su origen

hasta su puesta en operación ó servicio. Adicionalmente, para cada etapa, se ilustraran las

principales herramientas administrativas, de que se dispone para su gestión.

Aunque usualmente en la literatura se le atribuye a la Gerencia de Proyectos las actividades

administrativas que se realizan durante la etapa de ejecución, en este texto a la gerencia se le da un

sentido más integral, que abarca las responsabilidades en todas las etapas de proyecto.

En la primera parte se hace una conceptualización del significado de los proyectos dentro

del contexto social y empresarial; se exponen varias definiciones y se presentan varios ejemplos.

También, se ilustran las diferentes etapas por las cuales los proyectos deben transitar desde su

nacimiento hasta su materialización.

En la segunda, tercera y cuarta parte se ilustra la metodología para la preparación y

evaluación de los proyectos. Esta técnica busca recopilar, crear y analizar en forma sistemática un

conjunto de antecedentes que permitan juzgar cualitativamente y cuantitativamente las ventajas y

desventajas de asignar recursos a un determinado proyecto de inversión.

Presentación x


En la quinta parte, antes de entrar a considerar las funciones gerenciales para la ejecución ó

materialización de los proyectos, se puntualizan los fundamentos del modelo de Gerencia de

Proyectos, haciendo una comparación entre el método clásico y la nueva propuesta de gestión que

plantea un modelo dinámico y flexible. Este modelo contrario al clásico enfatiza en la relación del

proyecto con la organización y el entorno.

La parte sexta ilustra las funciones propias de la Gerencia de Proyectos, las cuales son:

planeación, organización, control, dirección y liderazgo.

Finalmente, se ha reservado la séptima parte de este Seminario para hacer algunas

consideraciones sobre la relación entre la Gerencia de Proyectos, la Planeación Estratégica y la

Calidad Total.


PARTE 1

ESCENARIO DE LOS PROYECTOS

1. Definición de Proyecto. El origen.

El desarrollo de los países, de las organizaciones y de los individuos mismos esta

condicionado a que éstos puedan materializar sus ideas y sueños del presente, sobre lo que

deberá ser su futuro. De esta forma el hombre, cualquiera sea su forma de organización,

debe transformar las ideas del presente en acciones prácticas que le permitan resolver los

problemas y las oportunidades que se le presentan en el transito hacia el futuro. Este es un

proceso dinámico que siempre esta proyectando el mañana.

Las ideas, las cuales pueden ser el resultado de un proceso formalizado o no, deben

ser procesadas para convertirlas en objetivos, los cuales al ser materializados convierten la

idea en una realidad. El procedimiento de materialización de los objetivos, conlleva a la

realización de una serie de actividades que deben ser conducidas de manera sistemática

hasta alcanzar el logro buascado. Dicho procedimiento es lo que denominaremos en este

documento, de ahora en adelante, con el nombre de PROYECTO.

Gráfica No 1-1

El entorno y los Proyectos

SUEÑOS E IDEALES (Presente)

PROYECTOS (Futuro)

LA REALIDAD

Parte 1 – Escenario de los Proyectos 2


Algunas definiciones.

Las definiciones expuestas en la literatura, validan de una ú otra forma la anterior

definición. A continuación se exponen las más representativas con el fin de complementar e

ilustrar el alcance de los PROYECTOS.

“Un proyecto no es ni más ni menos que la búsqueda de una solución inteligente al

planteamiento de un problema que tiende a resolver, entre tantas, una necesidad

humana.”.

(Preparación y Evaluación de proyectos, Nassir Sapag Chain y Reinaldo Sapag

Chain)

“La acción orientada hacia el objetivo requerido para poder realizar una idea, una

propuesta, un paso evolutivo ó algo parecido”.

(Manual de planificación y control de proyectos, Sven R. Hed)

“Con los Proyectos es posible pasar de la idea a la realidad. De la Teoría a la práctica”.

(Memorias del Seminario Renovación Gerencial, Carlos Alberto Valencia.)

“Es una serie de tareas y actividades que tienen un objetivo definido que debe

completarse dentro de ciertas especificaciones; tiene fechas de iniciación y fechas de

terminación definidas; tiene sus limitaciones ó fronteras definidas; consume recursos (de

la organización). Es una acción orientada hacia un objetivo requerido para poder realizar

una idea, una propuesta, un paso evolutivo ó algo parecido.”

(Gerencia de proyectos, ROM-SE Ltda.)

“Es así que se entenderá por PROYECTO al conjunto de actividades ú operaciones de

naturaleza concreta ó abstracta, por ejemplo colocación de hormigón ó presentación de

una propuesta, debidamente planeadas y realizadas por una organización temporal, cuyo

objetivo es satisfacer necesidades de negocio, dentro de un marco de referencia

previamente establecido.”

(Planificación y Control de proyectos, Gerardo Santana.)



No obstante, que las definiciones que se encuentran son múltiples, variadas y en

general válidas, todas ellas coinciden en que un proyecto es la “Materialización de una

Idea”.

Algunos ejemplos.

Aquí se presenta una relación de PROYECTOS de la vida cotidiana. Estos nos

permitirán ilustrar las anteriores definiciones y fijar una base real para el desarrollo de los

temas de aquí en adelante. Los Proyectos se han clasificado de acuerdo a la entidad que lo

originó.

Tabla 1-1

Ejemplo de Proyectos

Individuales Organizaciones Públicas Organizaciones Privadas

- Adquisición de Vivienda

- Construcción de Vías

- Desarrollo de productos

- Adquisición de Vehículo - Construcción de un Sistema de

Transporte Masivo (Metro)

- Desarrollo de personal.

- Alcanzar una profesión - Instalaciones deportivas - Instalaciones industriales

- Construir una familia - Hospitales y centros de salud - Telecomunicaciones

- El cambio de Vehículo - Obras portuarias - Sistemas Informáticos

- El negocio particular - Vivienda social - Conquista del mercado

- El cambio de la Vivienda - Saneamiento ambiental - Campañas de promoción

- La pensión - Vialidad Urbana - Crecimiento

- La Salud - Centrales de energía - Plantas de procesamiento

- ¿? - Ferrocarriles - Refinerías

- Construcción de puentes - Campañas políticas

- Obras Hidráulicas - Nuevas empresas

- Aeropuertos - Nuevos negocios

- ¿? - Laboratorios de Investigac.

- Compras Estratégicas

- Reposición de equipos

- Liquidación de negocio

- ¿?



2. Etapas en el Desarrollo de los Proyectos Antes de poderse materializar una idea, el PROYECTO debe pasar por varias

etapas que lo van madurando hasta volverlo una realidad. Cada etapa debe responder a una

sistemática que analiza y determina sí el PROYECTO puede continuar ó no a la siguiente

etapa.

Gráfica No 1-2

Etapas en el desarrollo de los PROYECTOS.

Las etapas de Generación de ideas (Planeación) y la Operación aunque hacen parte

integral del proyecto, su estudio no es del alcance de este seminario. Se han colocado en la

grafica anterior para mantener la integridad e ilustrar el origen y fin de los proyectos. A

continuación presentamos una breve descripción de cada una de las etapas por las cuales

transitan los PROYECTOS. En la gráfica No 1-2 se ilustran las etapas y su secuencia.

Concepción (Idea).

La etapa de Concepción es aquella donde se plantean alternativas de solución para

un problema que se presenta, ó para aprovechar una oportunidad que el medio nos brinda.

En esta etapa se hacen descripciones generales de las soluciones. De estas descripciones se

debe poder descartar por simple inspección algunas de ellas y recomendar un análisis más

detallado de las demás.

OPERACIÓN

PREINVERSIÓNFormulación y Evaluación

INVERSIÓN Ejecución

CONCEPTUALIZACIÓN IDEA

GENERACIÓN DE IDEAS - PLANEACIÓN PLANEACIÓN

CONCEPTUPREINV

IN



Preinversión. (Formulación y Evaluación)

En esta etapa de preinversión se analizan con mayor detalle las diferentes

soluciones al problema que queremos resolver ó las oportunidades que deseamos

aprovechar. El análisis ó estudio se hace a través de la metodología conocida como

Formulación y Evaluación de los Proyectos. Esta metodología permite, finalizado el

estudio, hacer recomendaciones juiciosas de ejecutar una solución por encima de las otras.

Por el hecho anterior, el evaluador de los proyectos tiene una responsabilidad de

hondas repercusiones ya que su trabajo afectará directamente el futuro de la Organización

ó a la Sociedad. Una recomendación equivocada para la ejecución de un proyecto puede

llevar a una empresa a la quiebra ó incluso a su desaparición ó conducir a la sociedad a

invertir los escasos recursos en proyectos que no prestaran un servicio adecuado a la

comunidad. Es por esto que, el evaluador de proyectos deberá utilizar adecuadamente

patrones y normas que permitan demostrar que el destino que se pretende dar a los recursos

es el óptimo y más adecuado.

Dependiendo de la fase de desarrollo en la cual se encuentre el proyecto, los

requerimientos de información para la toma de decisiones, ó incluso las características del

proyecto mismo, los estudios de formulación y evaluación se podrá desarrollar en tres

grados de detalle, así: nivel de PERFIL, de PREFACTIBILIDAD ó de FACTIBILIDAD.

Formulación

La formulación es una simulación lo más cercana a la realidad, de cómo operaría el

proyecto, analizándose su comportamiento desde los puntos vista técnico, comercial, legal,

administrativo, etc. A partir de ahí, se deben extractar cualitativa y cuantitativamente las

inversiones, beneficios y costos que estarán involucrados en el desarrollo y operación del

proyecto. La formulación se realiza en dos fases: en la primera de ellas se hace una

recopilación de la información y en la segunda se sistematiza la información en términos

monetarios.



Evaluación

Con los datos sistematizados en términos monetarios (FLUJO DE CAJA), en esta

fase se busca determinar la rentabilidad de la inversión en el PROYECTO. Además se

deben realizar los análisis de las variables cualitativas y la sensibilización del proyecto.

Gráfica No 1-3

Etapa de PREINVERSIÓN – Tres Niveles de Detalle.

Inversión

Si después del estudio de formulación y evaluación se decide la ejecución del

proyecto, éste pasa a la etapa de Inversión. A esta etapa se le adjudica usualmente el campo

de acción de la Gerencia de Proyectos, por ser ella donde más específicamente se aplican

las herramientas de planeación, organización, dirección y control, propias de esta disciplina.

INVERSIÓN

Ejecución

PERFIL

EVALUACIÓN

FORMULACIÓN

CONCEPCIÓN

Idea

PREFACTIBILIDAD

EVALUACIÓN

FORMULACIÓN

FACTIBILIDAD

EVALUACIÓN

FORMULACIÓN

CONCEPCIÓN

Idea

CONCEPCIÓN

Idea

INVERSIÓN

Ejecución

INVERSIÓN

Ejecución



En esta etapa se consideran dos aspectos, en el primero de ellos se analizará el

modelo de gerencia de proyectos y en el segundo, se realiza el análisis de las funciones

propias y asociadas a la gerencia de proyectos. En la gráfica No 1-4 se ilustran las

funciones propias y asociadas a la gerencia de proyectos.

Gráfica No 1-4

Funciones propias y asociadas de la Gerencia de Proyectos

Bibliografía VALENCIA R., Carlos Alberto. “La Gerencia de Proyectos”. Memorias del

Seminario. Medellín, 1993.

ROM-SE Ltda. “Seminario Taller sobre Gerencia de Proyectos”. Memorias del

Seminario. Bogota, 1989.

SAPAG CHAIN, Nassir y otro. “Preparación y Evaluación de Proyectos”. 3ª.

Edición. Editorial McGraw Hill, Bogotá, 1996.

PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN

DIRECCIÓN

FUNCIONES PROPIAS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

FUNCIONES ASOCIADAS

Aspectos Económicos y Financieros

Aspectos Informáticos

Administración de Personal

Aspectos Legales

CONTROL


PARTE 2

EL ESTUDIO DE LOS PROYECTOS

3. El estudio de los proyectos. Se ha visto anteriormente como la solución a un problema ó el aprovechamiento de

una oportunidad, puede traer varios proyectos excluyentes asociados. No todas estas

alternativas afectaran de igual forma a la organización, algunas de ellas serán más costosas,

otras motivaran ó no otros desarrollos ó incluso algunas de ellas no serán viables por

motivos sociales, técnicos, legales ó administrativos. Pudiera suceder incluso que el

desarrollo de alguna de ellas, requiera una reestructuración administrativa, de producción o

de cualquier otra parte de la organización.

Bajo este panorama de incertidumbre, la Gerencia necesita una herramienta

administrativa que le permita reunir los suficientes elementos de juicio para poder tomar

una decisión. Esa herramienta es la formulación y evaluación de proyectos, la cual es una

metodología que orienta sobre la forma de recopilar, crear y analizar en forma sistemática

un conjunto de antecedentes económicos que permitan juzgar cualitativamente y

cuantitativamente las ventajas y desventajas de asignar recursos a un determinado proyecto.

En la formulación ó preparación como también indistintamente se denomina esta

etapa, se deberán determinar a través de diferentes estudios las inversiones, costos y

beneficios valorados. Con la anterior información organizada sistemáticamente, y la

aplicación de algunos modelos matemáticos, en la etapa de evaluación, se mide la

rentabilidad de la inversión que se pretende realizar.

Parte 2 – El Estudio de los Proyectos 9


Los estudios que se utilizan en la formulación pretenden simular con el máximo de

precisión el comportamiento que tendrá el proyecto durante su operación. Los estudios

técnico, comercial, legal, de gestión y financiero permiten, además de determinar las

inversiones, costos y beneficios, que se utilizaran en la evaluación del proyecto, verificar la

viabilidad del proyecto para cada uno de los aspectos estudiados. En la gráfica No 2-5 se

ilustran en forma general, los aportes de los diferentes estudios.

Gráfica No 2-5

Formulación y Evaluación de Proyectos

La Viabilidad.

Antes de continuar con el proceso de formulación y evaluación, se analiza

brevemente en el concepto de Viabilidad, la cual responde más a variables cualitativas que

cuantitativas, que en general no se tienen en cuenta en la formulación. La viabilidad debe

responder a la pregunta, sí existen elementos salvables ó insalvables para la realización del

proyecto en los aspectos técnicos, comerciales, legales, de gestión ó financieros. No es por

demás aclarar que un resultado de No-Viabilidad en cualquiera de los estudios es causa

justificada para recomendar el abandono del proyecto.

FORMULACIÓN

ESTUDIO TÉCNICO

ESTUDIO DEL MERCADO

ESTUDIO ORGANIZACIONAL Y

ADMINISTRATIVO

INVERSIONES

COSTOS

BENEFICIOS

ESTUDIO FINANCIERO

EVALUACIÓN

Se determina la rentabilidad del

proyecto ESTUDIO LEGAL

ESTUDIO FINANCIERO

Parte 2 – Estudio de los Proyectos 10


Viabilidad Comercial:

A través de la viabilidad comercial se evalúa la sensibilidad del mercado por el bien

ó el producto que se pretende obtener a través del proyecto. La pregunta que se debe

responder es sí el producto es aceptable ó no para el consumidor. La evaluación de la

Viabilidad Comercial se realiza dentro del estudio de mercado.

Viabilidad Técnica:

Para verificar la viabilidad técnica se debe responder la pregunta de sí el proyecto

es viable técnicamente, es decir si existe la tecnología, los recursos humanos capacitados y

los insumos necesarios para la ejecución y posterior operación del proyecto. La Viabilidad

Técnica debe ser uno de los resultados del estudio técnico.

Viabilidad Legal:

Para determinar la viabilidad legal se debe responder a la pregunta, de sí existe

alguna restricción de carácter legal para el desarrollo del proyecto ó para la producción del

bien ó servicio. Como por ejemplo: limitaciones de localización ó uso. La evaluación de la

Viabilidad Legal se obtiene del estudio legal.

Viabilidad de Gestión:

Dentro del estudio de organización y administrativo se debe responder las

siguientes preguntas: ¿Existe la suficiente capacidad administrativa para emprender el

proyecto?; Tenemos la suficiente capacidad de gestión para operar el proyecto?; Se tiene el

recurso humano con la capacitación necesaria? La respuesta a estas preguntas determina la

viabilidad de Gestión.

Viabilidad Financiera:

Se debe responder la pregunta, si la rentabilidad del proyecto es aceptable para los

inversionistas. Igualmente sí existen riesgos no evaluados que hacen que el proyecto no sea

viable. Esta se determina en el estudio financiero el cual produce entre otros resultados la

evaluación del proyecto.

Parte 2 – El estudio de los proyectos 11


Gráfica No 2-6

Producto de los Estudios del Proyecto –Viabilidad-

Como ya se dijo los estudios, aparte de permitir determinar la viabilidad del

proyecto, suministran informaciones sobre las inversiones, beneficios y costos que son los

que finalmente se utilizaran para evaluar financieramente el proyecto. En las partes 3 y 4

de este documento se expondrán las consideraciones a tener en cuenta en estos aspectos, en

cada uno de los estudios.

Viabilidad Técnica

Viabilidad Comercial

Viabilidad de Gestión

Viabilidad Legal

Viabilidad Financiera

RECOMENDACIÓN PARA EJECUTAR EL

PROYECTO

Si

Si

Si

Si

No

No

No

No

No

RECOMENDACIÓN PARA ABANDONAR EL

PROYECTO


PROYECTO


PROYECTO


PROYECTO


PROYECTO



4. Alcance del Estudio de los Proyectos. Es normal que los proyectos de inversión, especialmente los públicos, sean

financiados parcial ó totalmente a través de la Banca Internacional. Usualmente estas

entidades exigen a los dueños del proyecto la realización de un estudio de formulación y

evaluación, con el fin de tomar la decisión de financiamiento. Con lo anterior, se busca no

solo velar por los intereses de la entidad financiera, sino también por los del inversionista,

que en definitiva es el que debe responder, cualquiera sea la decisión que se tome.

Así las cosas, dependiendo de las exigencias del inversionista, del financista ó del

proyecto mismo, los estudios de formulación y evaluación puede realizarse en tres niveles

de detalle, así: Perfil, Pre-factibilidad ó Factibilidad, yendo desde lo más general a lo más

detallado.

El estudio en Nivel de Perfil, se realiza a partir de la información existente y del

juicio común y opiniones del personal más experimentado. Usualmente este tipo de

estudios se utiliza para determinar sí existen razones para abandonar una alternativa de

Inversión –Proyecto-.

El estudio en Nivel de Pre-factibilidad se basa principalmente en información de

fuentes secundarias, a través de él se puede definir con cierto grado de aproximación la

viabilidad del proyecto.

El estudio en Nivel de Factibilidad se elabora sobre la base de antecedentes

precisos, obtenidos a través de fuentes primarias de información. Usualmente el producto de

este estudio es el que permite tomar una decisión en cuanto a ejecutar ó no un proyecto.

Parte 2 – El estudio de los proyectos 13


5. Evaluación Social de Proyectos. Tanto la evaluación social, como la privada, usan criterios similares para estudiar

la viabilidad de un proyecto, aunque difieren en la valoración de las variables de inversión,

costos y beneficios que se le asocian. La evaluación privada trabaja con el criterio de

precios de mercado, mientras que la evaluación social lo hace con precios sombra ó

sociales. El precio sombra consideran el efecto que el proyecto tiene sobre la sociedad,

para la valoración de estos precios se tienen en cuenta los efectos indirectos ó

externalidades que la inversión genera sobre el bienestar de la comunidad; como por

ejemplo: la redistribución de los ingresos ó la disminución de la contaminación ambiental,

entre otros. Hay otras variables que la evaluación privada incluye que no son consideradas

en al evaluación social, como por ejemplo: los impuestos, subsidios ú otros.

6. La toma de decisiones asociada al desarrollo de los proyectos. Para llegar a la etapa de Inversión ó Ejecución con los suficientes argumentos, el

proyecto debe pasar por una serie de toma de decisiones, en las diferentes etapas. En cada

uno de estos puntos en el tiempo, el responsable del proyecto define si éste debe continuar a

la etapa siguiente, bien sea de forma inmediata ó trasladada en el tiempo (aplazamiento del

proyecto) ó si por el contrario lo descarta.

El proceso de toma de decisiones debe contar con la información necesaria y

confiable en cada momento que se requiera, para que el encargado tenga los suficientes

elementos de juicio para decidir. Por ejemplo, la toma de decisión para pasar de la etapa de

concepción a la etapa de preinversión, puede bastar con un estudio de perfil, que permita

descartar algunas alternativas de solución y recomendar el estudio más profundo de otras.

Sin embargo, para pasar de la etapa de Preinversión al de Inversión seguramente se

requerirá de un estudio de factibilidad de forma tal que no haya duda en la decisión de

ejecutar el proyecto. No obstante, lo anterior no puede adoptarse como regla, porque el

grado de detalle de la información puede depender de la complejidad del proyecto.



En la gráfica No 2-7 se muestran los puntos en el tiempo donde el responsable del

proyecto debe tomar una decisión coyuntural, es decir, definir si el proyecto continua a la

siguiente etapa ó no. Recordemos que el resultado de la formulación y evaluación son

simples recomendaciones y que la decisión es un acto de reflexión del ó los responsables

de la organización dueña del proyecto.

Gráfica No 2-7

La Toma de Decisiones asociadas al desarrollo del Proyecto

Bibliografía. SAPAG CHAIN, Nassir y otro. “Preparación y Evaluación de Proyectos”. 3ª.


ILPES. “Guía para la presentación de Proyectos” 23ª. Edición Editorial Siglo

Veintiuno Editores, México, 1997.

PREINVERSIÓN

Formulación

INVERSIÓN

Ejecución

CONCEPCIÓN

Idea

PREINVERSIÓN

Evaluación

Proceso de Toma de decisión



ETAPAS DE LOS PROYECTOS


PARTE 3

LOS ESTUDIOS

7. El Estudio Técnico. Este estudio, además de determinar la viabilidad técnica y seleccionar la

alternativa tecnológica más adecuada para el proyecto de acuerdo a las condiciones del

Inversionista, deberá entregar información económica para la evaluación.

El objetivo del Estudio Técnico debe ser determinar la Función de Producción

óptima para la utilización eficiente y eficaz de los recursos del inversionista para la

producción del bien ó servicio que se pretende. Para determinar la Función de Producción

óptima se deberán analizar las distintas alternativas y condiciones en que pueden

combinarse los factores productivos, identificando a través de la cuantificación y

proyección en el tiempo los montos de inversión de capital, los costos y los ingresos de

operación asociados a cada una de las alternativas. De la selección del proceso productivo

óptimo se derivaran las necesidades de equipos y maquinaria. De su disposición en planta

y del estudio de los requerimientos de operarios y movilidad se determinaran las

necesidades de espacio y obras físicas. Dependiendo de la tecnología utilizada es posible

que se requieran condiciones que impliquen inversiones adicionales en equipos ó en

construcciones especiales.

El calculo de los costos de operación, mano de obra, materias primas, insumos

varios, reparaciones previstas, mantenimiento, reposición de equipos y otros se obtiene del

proceso productivo seleccionado.

Parte 3 – Los Estudios 16


El Estudio de Técnico utiliza informaciones de otros estudios. Es así como: del

estudio de mercado toma las características del producto, la demanda, las ventas

proyectadas, el abastecimiento de materias primas, la comercialización, entre otros datos.

Estas informaciones aportaran elementos para determinar del proceso productivo; del

estudio legal podrá retomar, por ejemplo: informaciones sobre restricciones en cuanto a la

localización que podrían afectar igualmente la definición del proceso productivo; del

estudio financiero se informara si los recursos disponibles permitirán mantener el proceso

productivo con la tecnología inicialmente prevista ó si por el contrario es necesario

recurrir a otra alternativa.

A su vez, el Estudio Técnico condiciona los demás estudios, especialmente el

financiero y el organizacional. En la gráfica No 3-8 se resume los resultados que se deben

esperar del estudio Técnico, para la evaluación del proyecto.

Gráfica No 3-8

Resultados del Estudio Técnico

ESTUDIO

TÉCNICO

INVERSIONES

Maquinaria y Equipos

Obras Físicas

Reposición de Equipos

Otros

RE

SUL

TA

DO

S

COSTOS DE OPERACIÓN

Mano de Obra

Materias Primas e Insumos

Mantenimiento y Reparaciones

Otros

INGRESOS

Venta de Material yEquipos

Venta de material residual

Otros



8. El Estudio del Mercado. Uno de los aspectos más críticos en el estudio de los proyectos es la

determinación de su mercado, tanto porque aquí es donde se define la demanda que el

producto va a tener y por consiguiente los ingresos, como por la relación directa que la

demanda tiene en los costos de producción y en las inversiones.

El Estudio de Mercado va más allá del análisis y determinación de la oferta y la

demanda ó del estudio de precios del proyecto. Muchos costos de operación pueden

preverse simulando la situación futura, es decir, especificando las políticas y

procedimientos comerciales que se utilizarán. Por ejemplo, el estudio deberá explicar la

estrategia publicitaria, la cual seguramente tendrá repercusiones en las inversiones

iniciales y en los costos operativos, dependiendo de si la promoción se hace antes de

entrar en operación ó en la operación misma. Otro análisis que debe incluir el estudio es

el de los canales de distribución, las políticas en este capo pueden afectar las inversiones,

los costos de operación e incluso afectar la demanda del producto. Como los anteriores,

hay varios aspectos que parecen secundarios, pero que pueden tener una repercusión

importante en la evaluación del proyecto. Decisiones como el precio de introducción,

inversiones para posicionar el producto, inversiones en puntos de venta para atender

requerimientos del mercado, políticas de crédito, etc., pueden resultar en variables

determinantes en la evaluación.

El Estudio del Mercado debe cubrir cuatro campos a saber: El Consumidor, La

Competencia, la Comercialización del producto y finalmente los Proveedores, así como se

muestra en la gráfica No 3-9. A continuación describimos las consideraciones más

relevantes a tener en cuenta en el estudio ó análisis de cada uno de estos aspectos.



Gráfica No 3-9

Cubrimiento del estudio de Mercado.

El Consumidor

El análisis del Consumidor tiene por objeto caracterizar a los consumidores

actuales y potenciales, identificando sus preferencias, hábitos de consumo, motivaciones

etc. De acá se obtiene el perfil del consumidor, base para definir la estrategia comercial.

De otra parte, el estudio debe incluir el análisis de la demanda, la cual debe cuantificar el

volumen de bienes ó servicios que el mercado esta dispuesto a adquirir del proyecto. La

demanda debe proyectarse en el tiempo, independizando claramente la demanda esperada

de la deseada.

La Competencia y la Oferta.

El conocimiento de la competencia nos permitirá determinar la estrategia

comercial del negocio. Para ello será importante conocer las ventajas y desventajas que

ella tiene en el mercado, con el fin de aprovechar ó evitar, unas y otras. Adicionalmente,

será una fuente de información para determinar la oportunidad de captar mercado, así

como también para determinar algunos costos.

LOS PROVEEDORES

LA COMERCIALIZACIÓN

LA COMPETENCIA

EL CONSUMIDOR

ESTUDIO DE MERCADO



De otra parte, la determinación de la oferta suele ser difícil, ya que además del

producto del proyecto, el estudio debe considerar los productos sustitutos, la capacidad

ociosa de la competencia y sus planes de expansión ó los nuevos proyectos en curso. Así

como la demanda, la oferta debe proyectarse a lo largo del periodo del estudio del

proyecto.

Comercialización del producto.

El análisis de la comercialización de los productos del proyecto, debe permitir

fijar una estrategia comercial, la cual debe basarse en los resultados de los análisis antes

mencionados. Las decisiones de comercialización tendrán directa repercusión en los

ingresos y egresos del proyecto y por consiguiente en su rentabilidad. Por ejemplo: la

política de ventas, determinará si el dinero por las ventas se recibirá de contado ó a

crédito, lo cual a su vez puede repercutir en una mayor ó menor demanda; las políticas de

cartera, plazos del crédito, intereses, montos del crédito y demás tienen un efecto directo

en la rentabilidad del proyecto. También son importantes las decisiones sobre precio,

canales de distribución, marca, estrategia publicitaria, inversiones en creación de imagen ó

posicionamiento, calidad del producto, servicios complementarios, estilos de venta,

características exigidas y capacidad de fuerza de ventas. Cada una de las decisiones

adoptadas originará un ingreso, una inversión ó un costo, por lo cual es necesario estudiar

con el mayor grado de detalle posible cada decisión con el fin de lograr la mejor

simulación del proyecto.

Los Proveedores.

Este es un elemento que puede ser determinante en el éxito ó fracaso de un

proyecto. Es necesario estudiar si existen proveedores con la disponibilidad de entregar las

materias primas e insumos requeridos y cual es el precio que se deberá pagar por estos.

Otros aspectos que deben ser analizados, son: la dependencia que el proyecto tiene de los

proveedores; los materiales e insumos sustitutos; el origen y en general todos aquellos

aspectos que de una ú otra forma afecten el suministro de los elementos necesarios para la

producción. En la gráfica No 3-10 se resume los resultados que se deben esperar del

Estudio de Mercado para la evaluación del proyecto.



Gráfica No 3-10

Resultados del Estudio de Mercado

9. El Estudio Organizacional y Administrativo. Para cada proyecto es necesario definir una estructura organizativa, tanto para su

ejecución, como para su posterior operación. A partir de esa estructura se puede

determinar las necesidades de personal y su calificación, con el fin de estimar los costos.

Como en los demás estudios se hace una simulación del proyecto en operación

definiendo con el mayor grado de detalle posible los procedimientos administrativos que

deben implementarse. La decisión de subcontratar algunas actividades administrativas,

como: la gestión de cartera, la facturación etc., puede influenciar directamente en los

costos de personal, la mayor inversión en oficinas y equipamiento, así como en el costo

de materiales y otros insumos.

En la gráfica No 3-11 se resume los resultados que se deben esperar de Estudio

Organizacional y Administrativo para la evaluación del proyecto.

ESTUDIO

DEL

MERCADO

INVERSIONES

Puntos de

Venta

Promoción y Publicidad

Inversión en Imagen

Otros

RE

SUL

TA

DO

S COSTOS DE OPERACIÓN

Personal Ventas

Publicidad

Financiación de ventas

Otros

INGRESOS

OPERATIVOS NO OPERATIVOS Otros



10. El Estudio Legal. Aunque no depende del proyecto, sino de agentes externos, el acatamiento de las

leyes influye indirectamente en la organización y en los procedimientos administrativos.

Además pueden afectar otros aspectos del proyecto, como por ejemplo: su localización,

lo cual podría inducir a mayores costos de transporte. También pueden resultar

beneficios económicos, como subsidios que deben ser considerados ya que pueden ser

determinantes en la rentabilidad del proyecto. No obstante, el efecto más directo de los

factores legales y reglamentarios se refiere a los aspectos tributarios. Normalmente

existen disposiciones que afectan de forma diferente a los proyectos, dependiendo del

bien ó servicio que este vaya a producir. Esto se manifiesta en el otorgamiento de

licencias ó permisos, en las tasas arancelarias diferenciadas para determinados productos

ó incluso en la constitución de la empresa que llevará a cabo el proyecto, la cual tiene

exigencias impositivas diferentes según sea el tipo de organización que se seleccione.

E

STU

DIO

OR

GA

NIZ

AC

ION

AL

Y

AD

MIN

IST

RA

TIV

O

INVERSIONES

Oficinas y anexos

Equipamiento

Otros

RE

SUL

TA

DO


Personal Administrativo

Materiales y otros insumos

Otros

INGRESOS

Gráfica No 3-11 Resultados del Estudio Organizacional y Administrativo



11. El Estudio Financiero. El objetivo de este estudio es ordenar y sistematizar la información de carácter

monetario que proporcionan los demás estudios, elaborar los cuadros analíticos y los

antecedentes adicionales para realizar la evaluación del proyecto. La sistematización de la

información financiera consiste en identificar y ordenar todos los ítems de inversiones,

costos e ingresos que puedan deducirse de los estudios previos. Los datos deben ser

completados con la información que el propio estudio financiero debe entregar, la cual es:

el monto del capital de trabajo y el valor de desecho del proyecto.

Las Inversiones del proyecto pueden clasificarse en terrenos, obras físicas,

equipamiento de fabricas y oficinas, capital de trabajo, inversiones para la puesta en

marcha y otros. De igual forma pueden existir inversiones durante la operación, es decir a

futuro, para ampliaciones, reposición de equipos, etc., estos datos deben ser igualmente

presentados y considerados en la evaluación.

Los Ingresos de operación se deducen de la información de precios y demanda

proyectada, calculados en el estudio de mercado, de las condiciones de venta, de la

estimación de venta de residuos y del cálculo de ingresos por venta de equipos cuyo

reemplazo esta previsto durante el periodo de evaluación del proyecto, según los

antecedentes que pudieran derivarse de los estudios técnicos (equipos y maquinaria de

fábrica), organizacionales (equipos de oficina) y de mercado (equipo de ventas).

Los Costos de operación se calculan por la información de todos los estudios

anteriores. Existe un ítem, que igualmente debe ser entregado por el propio estudio

Financiero, este es: el impuesto a las ganancias. En la gráfica No 3-12 se resume los

resultados que se deben esperar del estudio Financiero.



Gráfica No 3-12

Resultados del Estudio Financiero El periodo de evaluación

La evaluación se realiza sobre la estimación del flujo de caja de las inversiones,

costos y beneficios que genera el proyecto durante el periodo de evaluación. Este periodo

debe ser determinado por el evaluador, teniendo en cuenta criterios, como: la tecnología

empleada, los condicionamientos del inversionista, el ciclo de vida del producto, etc. Por

ejemplo, debido a la ocurrencia temprana de la obsolescencia en determinados

tecnologías, el periodo de evaluación para un proyecto de esta clase, no debería ser mayor

que el ciclo de vida previsto para dicha tecnología.

En la gráfica No 3-13, se muestra un esquema del flujo de caja del proyecto, en el

periodo de evaluación.

ESTUDIO

FINANCIERO

INVERSIONES

Capital de Trabajo

Otros

RE

SUL

TA

DO


Identificar, Valorar y ordenar

InversionesCostos e

Ingresos de los demás Estudios

Impuestos a las Ganancias

Otros

INGRESOS

Valor de Desecho

Otros



Gráfica No 3-13

Flujo de Caja en el periodo de evaluación



ILPES. “Guía para la presentación de Proyectos” 23ª. Edición Editorial Siglo

Veintiuno Editores, México, 1997.

SAPAG CHAIN, Nassir. “Criterios de Evaluación de Proyectos - Como medir la

rentabilidad de las inversiones”. Editorial McGraw Hill, 1996.

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 ………………… n-1 N

Periodo de evaluación

Ingresos

Inversiones y costos


PARTE 4

EVALUACIÓN DE LOS PROYECTOS

12. Flujo de Caja Proyectado. Para realizar la evaluación financiera del proyecto se debe estructurar el flujo de

caja, el cual muestra en un cuadro escalado en el tiempo, como fluye el dinero desde y

hacia el inversionista. En el cuadro al cual hacemos referencia, se muestra en la última línea

el Flujo de Efectivo Neto, que es el resultado de restar las entradas menos las salidas.

Dependiendo de la evaluación que se vaya a realizar se pueden construir varios tipos de

flujos de caja, así:

El Flujo de Caja esta compuesto por cuatro elementos básicos:

- El Flujo de Caja para Calcular la rentabilidad de la inversión.

Para la evaluación de un proyecto nuevo ó para la evaluación de un proyecto inserto

en una empresa ya existente.

- El Flujo de Caja para calcular la rentabilidad del Inversionista.

- El Flujo de Caja para medir la capacidad de pago del proyecto – Liquidez-

- Los egresos iniciales de fondos.

- Los ingresos y egresos de la operación.

- Escala de tiempo en la cual se dan los ingresos y egresos

- Y el valor de desecho ó salvamento del proyecto.

Parte 4 – Evaluación de los Proyectos 26


Antes de entrar a estructurar el flujo de caja para los casos nombrados

anteriormente, es necesario hacer las siguientes puntualizaciones y aclaraciones que nos

ayudaran a entender la construcción de éstos.

Momento: se trata de la ocurrencia en el tiempo de un ingreso ó de un egreso.

Refleja en el flujo la ocurrencia por periodos. Si el momento fuera, por ejemplo, de un año

y el proyecto se evaluará en un tiempo de diez años, se deberá construir un flujo de once

columnas, para así considerar el año cero.

Año cero. La columna año cero incluye: inversiones. La capitalización permite

incorporar el costo de capital invertido, tanto proveniente de aportes, como de prestamos.

Los gastos previos y el valor del capital de trabajo deben ser considerados, como una

inversión más.

Horizonte. –Periodo de Evaluación- El horizonte ó periodo de evaluación, como

ya se menciono, puede estar determinado por criterios inherentes al proyecto, al

inversionista ú otros. Pero cuando no se tiene un criterio que condicione el horizonte ó

periodo de evaluación, se puede considerar el estándar preestablecido, el cual comúnmente

es de diez años.

Comparación de alternativas. Cuando se comparan alternativas con distintas

vidas útiles, un buen criterio es evaluar todas las alternativas en el plazo de la que tiene

menor vida útil.

Estructura General del Flujo de Caja – Calculo de la rentabilidad de la inversión-

Como se aclaro anteriormente, dependiendo del cálculo que se vaya a realizar, se

estructurará el flujo de caja. A continuación, en la tabla No 4-2, se muestra la estructura

general del flujo de caja para la evaluación económica del proyecto desde el punto de vista

de la rentabilidad de la inversión.

Parte 4 – Evaluación de los proyectos 27


Como se puede ver en el flujo presentado, no se deben considerar los gastos

financieros, ni las amortizaciones de capital de dichos prestamos. No obstante, la inversión

debe tenerse en cuenta en su totalidad, ya que lo que se busca es medir la rentabilidad del

proyecto independiente de las fuentes de financiamiento.

Tabla No 4-2

Estructura General del Flujo de Caja (Calculo de la Rentabilidad de la inversión)

Periodo de Evaluación

Concepto Explicación 0 1 2 … n

+

Ingresos sujetos a impuestos

Ventas del producto ó servicio, venta de residuos, venta de activos en operación

-

Egresos sujetos a impuestos

Gastos de fabricación, administración y ventas. Conceptos: remuneraciones, insumos, materiales, servicio, otros

=

Utilidad antes de Impuestos

-

Impuestos

=

Utilidad después de impuestos

+

Ajustes. Gastos no desembolsados

Deben sumarse los gastos no desembolsados

-

Egresos no sujetos a impuestos

Inversiones previas a la puesta en marcha, ampliaciones, reposiciones, capital de trabajo

+

Ingresos no sujetos a impuestos

Capital de trabajo, valor de desecho del proyecto.

=

Flujo de Caja Neto del Proyecto



Estructura General del Flujo de Caja – Calculo de la rentabilidad del inversionista-

Contrario a lo anterior, cuando se quiere medir la rentabilidad del inversionista, es

decir, calcular cual será la rentabilidad del dinero que este aporto para el proyecto, es

necesario incorporar el efecto del financiamiento en la evaluación, en la tabla No 4-3, se

muestra la estructura del flujo de caja para este caso.

Tabla No 4-3

Estructura General del Flujo de Caja (Calculo de la Rentabilidad del Inversionista)

Periodo de Evaluación

Concepto Explicación 0 1 2 … n

+ Ingresos sujetos a impuestos Ventas del producto ó servicio, venta de residuos, venta de activos en operación

- Egresos sujetos a impuestos Gastos de fabricación, administración y ventas. Conceptos: remuneraciones, insumos, materiales, servicio, otros

- Gastos no desembolsables

= Utilidad antes de Impuestos

- Impuestos

= Utilidad Neta (Después de impuestos)

+ Ajustes. Gastos no desembolsados

Deben sumarse los gastos no desembolsados

- Egresos no sujetos a impuestos Inversiones previas a la puesta en marcha, ampliaciones, reposiciones, capital de trabajo

+ Ingresos no sujetos a impuestos

Capital de trabajo, valor de desecho del proyecto.

= Flujo de Caja Neto del Proyecto

- Amortización de la deuda (Cuota del periodo)

- Gastos Financieros del periodo

+ Ahorro tributario por gastos financieros

= Flujo de Caja del Inversionista



Cuando se quiere medir la capacidad de pago –liquidez- del proyecto, de la

estructura del flujo de caja del proyecto se deberán deducir los conceptos: “Valor de

desecho” y “recuperación del capital de trabajo”, ya que estos ítems no están disponibles

mientras el proyecto se encuentre en operación.

13. Tasa de interés para la evaluación financiera Los métodos que tradicionalmente se usan para la evaluación financiera de un

proyecto se pueden clasificar entre los que no consideran el valor del dinero en el tiempo y

aquellos que si lo hacen.

Los métodos que tienen en cuenta el valor del dinero en el tiempo requieren que se

defina una tasa de interés para la evaluación. Esta tasa tiene varias denominaciones, entre

otras: tasa de actualización, tasa de descuento, tasa de interés de oportunidad, tasa de

retorno mínima, etc.

La tasa de descuento del proyecto es el precio que se paga por los fondos necesarios

para cubrir la inversión. Es decir, es la rentabilidad mínima que se exigirá al proyecto de

manera que el retorno cubra: la totalidad de la inversión inicial; los intereses que se deberán

pagar por aquellas partes de la inversión financiada; y finalmente la rentabilidad que el

inversionista exige a su propio capital invertido.

Si la información del proyecto se encuentra a precios constantes, para la evaluación

se debe utilizar la tasa de interés en términos constantes, es decir aquella que no esta

afectada por la inflación. Caso contrario, cuando la información esta dada a precios

corrientes, es decir, afectada por la inflación, la tasa de interés para la evaluación debe ser la

tasa de interés en términos corrientes, esta tasa se denomina comúnmente Tasa de interés

del mercado. La tasa de interés en términos corrientes esta relacionada con la Tasa de

interés en términos constantes por la siguiente relación matemática:

1 + imercado = (1 + ireal) (1 + iinflación)



14. Criterios para la evaluación de proyectos que no consideran el valor del

dinero en el tiempo. En la tabla No 4-4 se relacionan los métodos ó criterios que no consideran el valor

del dinero en el tiempo. De estos hay que decir, que su uso desde el punto de vista

financiero es incorrecto y por tanto su utilización se limita a estudios de poca rigurosidad.

Tabla 4- 4 Métodos que no tienen en cuenta el valor del dinero en el tiempo

Abreviatura Descripción

PR Periodo de Recuperación EEDÍ Entradas de efectivo por dólar invertido TRC Tasa de retorno contable

(IN-D)/D Relación entre los ingresos netos menos la depreciación y el cargo por depreciación.

IN / VL Relación entre los ingresos netos y el valor en libros de la inversión

15. Criterios para la evaluación de proyectos que consideran el valor del

dinero en el tiempo. Con el flujo de caja estructurado y la tasa de descuento se puede entrar a calcular la

rentabilidad del proyecto. Esta rentabilidad se puede medir por varios métodos siendo los

de uso más común, los que se ilustran a continuación.

Criterio del Valor Actual Neto (VAN).

Este método compara todos los ingresos y egresos del proyecto en un momento

determinado del tiempo (generalmente el año 0). Se define el VAN como el valor actual de

los flujos menos la inversión inicial.

Con el fin de clarificar el concepto, veamos el siguiente ejemplo: Se hace una

inversión inicial de $1000 de la cual se espera recibir como retorno cuatro cuotas mensuales

de $ 350. Si la tasa de descuento es del 10% anual. Cual es VAN del proyecto. El ejemplo

se desarrolla en los siguientes pasos:



0

Ingreso 1

$350

Ingreso 2

$350

Ingreso 3

$350

Ingreso 4

$350

Inversión

$1000

1 2 3 4

Gráfica No 4-14 Modelo esquemático del proyecto en el tiempo

De acuerdo al calculo, el inversionista de nuestro ejemplo recibirá $109,45 por

sobre el valor que esperaba obtener a una tasa del 10%, después de recuperar la inversión.

Como se interpreta el VAN.

El valor obtenido del VAN se puede interpretar como sigue:

1. Modelamos esquemáticamente el comportamiento del proyecto en el tiempo.

Véase la Grafica 4-14 donde se muestra los ingresos y egresos en el tiempo.

2. Con la tasa de descuento del proyecto y la ayuda de las matemáticas financieras

debemos trasladar cada uno de los retornos mensuales al año 0.

3. Una vez realizado el punto anterior, en el año 0, a los Ingresos se les resta la

inversión para calcular el VAN.

VAN = 1109,45 – 1000,00 = 109,45



Método ó criterio de la Tasa interna de retorno, TIR.

La Tasa Interna de Retorno (TIR) de un proyecto es la tasa de interés que hace que

el Valor Presente Neto de un proyecto sea igual a cero, es decir si VAN(i) = 0 entonces i

= TIR. La TIR es una característica propia del proyecto, totalmente independiente de la

situación del inversionista, es decir del rendimiento que este quiere por su inversión –Tasa

de Oportunidad-. Dicho de otro modo, la TIR es la Tasa de Interés que devengan los

dineros que permanecen invertidos en el proyecto. De esta forma la TIR le indica al

inversionista si el proyecto cumple ó no con sus expectativas de rendimiento.

Finalmente tenemos que decir, que el uso de la TIR para el cálculo de la

rentabilidad, debe hacerse con algunas precauciones de acuerdo al proyecto que vaya a

ser evaluado ya que el modelo matemático por medio del cual se realiza el cálculo, puede

presentar algunas inconsistencias.

En la gráfica siguiente, se retoma el ejemplo utilizado para ilustrar el método del

VAN y para este mismo se calcula la TIR. Como se puede ver esta tasa es mayor a la tasa

de oportunidad, porque como se encontró el VAN del ejemplo era mayor a 1, lo cual

indica que la rentabilidad de la inversión era superior a la tasa de oportunidad.

1. Si el VAN es cero, el inversionista gana justo lo que quería gana.

2. Si el VAN es Mayor que cero, el VAN muestra cuanto más gana el

inversionista por encima de lo que quería ganar.

3. Si el VAN es Menor que cero, no es que se indique una perdida, lo que se

indica es todo lo que falto para que el inversionista ganara lo que quería

ganar.



Método ó criterio de la Relación Beneficio – Costo, (B/C).

Es la relación entre la sumatoria del valor presente de los excedentes netos positivos

(Beneficios ó ingresos del proyecto) –B- descontados a la tasa de oportunidad, si se trata de

una evaluación de proyecto privado, ó una Tasa social de Descuento si el proyecto es Social

y la sumatoria del valor presente de los egresos (excedentes) netos negativos –C-

descontados a la misma tasa.

Si retomamos el ejemplo anterior:

0

Ingreso 1

$350

Ingreso 2

$350

Ingreso 3

$350

Ingreso 4

$350

Inversión

$1000

1 2 3 4

Podemos verificar fácilmente que

VAN(i) = 0 entonces i = 14,96%, lo cual parece lógico ya que la VAN(10%) = 109,45

con lo cual debería esperarse que para una VAN = 0 el i debería ser superior.

TIR = 14,96%

(B/C)(i) = (VAB/VAC)



Si i es la tasa de interés de oportunidad del inversionista, entonces de los resultados

del calculo de la relación Beneficio / Costo, se podrían tener las siguientes lecturas:

El método no aporta una contribución adicional, a la que presenta la VAN para la

toma de las decisiones.

Otros métodos que consideran el valor del dinero en el tiempo.

En la tabla 4-5 se nombran otros métodos ó criterios que consideran el valor del

dinero en el tiempo, los cuales pueden ser consultados en la bibliografía propuesta.

Tabla 4- 5

Otros métodos que tienen en cuenta el valor del dinero en el tiempo

Abreviatura Descripción

TUR ó VR Tasa única de retorno ó verdadera rentabilidad.

CUE Costo uniforme equivalente

VFFE Valor futuro del flujo de Efectivo

TCP Tasa de crecimiento del patrimonio

Sí (B/C)(i) es

< 1 , Indica que el proyecto no se justifica desde el punto de vista financiero

= 1 , Indica que la realización del proyecto es indiferente

> 1, Indica que el proyecto es atractivo desde el punto de vista financiero



16. Análisis del Riesgo. Antes de poder tomar una decisión de ejecución del proyecto será necesario realizar

algunos análisis adicionales. Uno de ellos es el Análisis de Riesgo, el cual examina la

incertidumbre involucrado en las proyecciones del flujo de caja. Por riesgo, se define la

variabilidad de los flujos de caja reales, respecto a los estimados.

Para la evaluación de proyectos riesgosos pueden utilizarse diversos enfoques. Uno

de ellos, es ajustar la tasa de descuento con una tasa adicional correspondiente a una prima

por riesgo. Otro método consiste, en castigar los flujos de caja según un índice que

represente un factor de ajuste por riesgo. También pueden ser utilizados las metodologías

probabilísticas. Finalmente otro criterio ó método de análisis es el árbol de decisiones, el

cual al combinar las probabilidades de ocurrencia de los resultados parciales y finales

estimados, calcula el valor esperado de las distintas alternativas posibles.

17. Análisis de Sensibilidad. Otro análisis que debe hacerse previo a la toma de decisión de ejecución, es el

Análisis de Sensibilidad. Este análisis evalúa que tan sensible es el resultado de la

evaluación del proyecto frente al cambio de alguna variable. Dependiendo del número de

variables que se sensibilicen simultáneamente, el análisis puede clasificarse como

unidimensional ó multidimensional. En el análisis unidimensional la sensibilidad se aplica a

una sola variable, mientras que en el multidimensional se examinan los efectos

incorporando dos ó más variables simultáneamente.

El análisis unidimensional consiste en determinar hasta que punto puede

modificarse una variable para que el proyecto siga siendo rentable. El modelo

multidimensional determina el resultado frente a cambios en varias variables. Estos dos

modelos se aplican al el VAN del proyecto. Aunque lo que usualmente se hace es analizar

la sensibilidad del proyecto con respecto a las variables económicas, este análisis es

también posible hacerlo para otras variables, como por ejemplo: la localización, el tamaño,

demanda etc.





SAPAG CHAIN, Nassir. “Criterios de Evaluación de Proyectos - Como medir la

rentabilidad de las inversiones”. Editorial McGraw Hill, 1996.

FONTAINE, Ernesto. “Evaluación Social de Proyectos. 12ª. Edición Editorial

Alfaomega, Bogotá, 2002.

ARBOLEDA V., Germán. “ Proyectos - Formulación, evaluación y control –“. 4ª.

Edición AC Editores, Cali, 2001


PARTE 5

ETAPA DE INVERSIÓN Ó EJECUCIÓN

18. Inversión ó Ejecución. Una vez cumplida la etapa de preinversión y habiéndose tomado una decisión a

favor de realizar el proyecto, se pasa a la etapa de inversión ó ejecución que no es más que

la fase donde se materializa proyecto. A esta etapa, usualmente se le atribuye el campo de

acción de la Gerencia de Proyectos, ya que en ella se aplican las herramientas propias de

esta disciplina administrativa, como son: la planeación, la organización, la dirección y

control.

19. La Gerencia de Proyectos Antes de entrar a ilustrar las funciones gerenciales, se presenta aquí una breve

reseña de los fundamentos del modelo de la Gerencia de Proyectos, haciendo una

comparación entre el modelo clásico y la nueva propuesta de gestión que invoca un modelo

dinámico y flexible, que contrario al clásico enfatiza en la relación del proyecto con la

organización y el entorno.

El Modelo Clásico nace hacia los años sesenta, como respuesta a la creciente

necesidad de soluciones por proyectos. El mundo empresarial advirtió como las nuevas

realidades de los proyectos exigían un conjunto de herramientas gerenciales para su

manejo, lo cual originó el nacimiento de la disciplina de la Gerencia de Proyectos. Este

modelo de gerencia se fundamento en la respuesta a tres interrogantes básicos:

Parte 5 – Etapa de Inversión ó Ejecución 38


¿Qué es un proyecto?. En la postura tradicional un proyecto es un conjunto de

actividades que se puede identificar al interior de una organización y gestionarse en forma

independiente, esto es por fuera de ella. Siendo sus principales características su

temporalidad y singularidad.

¿Qué es un proyecto exitoso?. Un proyecto exitoso es aquel que se ejecuta de

acuerdo a como fue planeado en cuanto a plazos, costos y calidad.

¿Qué es Gerencia de Proyectos?. Conforme a lo anterior la Gerencia de Proyectos

es un conjunto de herramientas gerenciales que permite obtener proyectos exitosos.

De lo anterior podemos concluir que el modelo clásico atribuye a los proyectos un

aislamiento frente a la organización y el entorno, que hacen pensar que está por encima del

bien y del mal, lo que en la realidad no es así. Y es quizá esta la razón, por la cual, la

historia de proyectos “No exitosos”, según el mismo criterio del modelo, se repite

constantemente. No obstante, que este modelo se viene usando en forma generalizada desde

hace varias décadas, los desfases en tiempo, costo e incluso calidad en la ejecución de los

proyectos es mas común de lo que pensamos. Con el fin de superar los inconvenientes que

presenta el modelo clásico, se propone un nuevo modelo de Gerencia de Proyectos, el cual

hace una redefinición de los elementos básicos.

El modelo dinámico y flexible para la Gerencia de Proyectos, contrario al

modelo clásico, enfatiza en la relación del proyecto con la Organización y con el entorno.

Como se ilustra en la gráfica No 5-15, El nuevo modelo plantea una estrecha

relación entre la organización, el entorno y el proyecto.



Gráfica No 5-15

Proyecto, Organización y Entorno

Estas relaciones con la organización y el entorno traen diferencias sustanciales,

siendo las más sobresalientes, las siguientes: en la definición determina que el proyecto es

el resultado de la relación entre la organización y el medio externo, dando así énfasis a la

dependencia del proyecto con el medio y las organizaciones que los originan; en la

definición del criterio de éxito, redefine éste como la capacidad del proyecto para adaptarse

a las condiciones dinámicas de la relación organización / medio externo, es decir, orienta el

proyecto hacia la flexibilidad exigida por el mundo de los negocios de hoy; finalmente la

Gerencia de Proyectos bajo este nuevo modelo se concibe, como un conjunto de

herramientas gerenciales para manejar la relación del proyecto con la organización que le

dio origen y el medio externo.

En la postura clásica, el control esta subordinado a la planeación, es decir basta con

hacer una buena planeación y seguirla estrictamente durante la ejecución. Diferente a la

anterior postura, el nuevo modelo asume que durante el control es necesario tener la

posibilidad de cambiar la planeación, es decir volver a planear ó revisar ésta en caso que se

presenten factores externos ó internos que afecten la marcha del proyecto.

ORGANIZACIÓN

El PROYECTO

El ENTORNO



El aspecto más importante en el nuevo modelo es la necesidad que se impone al

proyecto de adaptarse al entorno. Resulta que esa adaptación es posible en la medida en que

el equipo de proyecto, con el líder a la cabeza, tenga la capacidad mental y la actitud

positiva para enfrentar los cambios.

Bibliografía VALENCIA R., Carlos Alberto. “La Gerencia de Proyectos”. CESET –

Universidad de Antioquia. Medellín, 1991.

VALENCIA R., Carlos Alberto. “La Gerencia de Proyectos”. Memorias del



PARTE 6

FUNCIONES DE LA GERENCIA DE PROYECTOS.

20. Planeación de Proyectos. Después de tomada la decisión de ejecutar el proyecto, debe darse inicio al proceso

de planeación. El primer paso, que la organización dueña del proyecto, debe dar es el

nombramiento del Gerente de Proyecto el cual será la persona responsable por la

realización del proyecto. El nombramiento del Gerente debe estar acompañado de las

personas –equipo de trabajo- que en esta fase colaboraran con el gerente. Es importante que

este paso se cumpla antes de la planeación, ya que debe ser el gerente con su equipo los que

realicen la planeación del proyecto, con el fin de asegurar que el equipo que lo ejecutará, ha

participado en la planeación. Lo anterior con el fin de revertir una práctica poco sana, que

es la de nombrar el gerente y su equipo después de haberse concluido la fase de planeación.

El paso siguiente, debe ser la realización de la planeación del proyecto por parte del

gerente y su equipo. Esta planeación debe consultar la situación de la organización y del

entorno, para lo cual se utiliza la herramienta de la Planeación Estratégica. En forma breve

se describe a continuación, el proceso.

Planeación Estratégica del Proyecto.

En esta fase se debe definir una estrategia ó curso de acción de la forma como el proyecto

debe responder a las condiciones internas y externas. Para definir la estrategia se deben

evacuar los siguientes pasos:

Parte 6 – Funciones de la gerencia de proyectos 42


Programación del Proyecto.

Con el diseño estratégico se determina el curso de acción, es decir, las políticas con

las cuales se debe gestionar el proyecto. La programación del proyecto, completa el proceso

de planeación. La programación es la fase donde se planifican: los tiempos de ejecución, los

recursos y los costos que requieren cada uno de los componentes del proyecto.

Considerando que el alcance del seminario, no permite un tratamiento exhaustivo

de la programación, nos limitaremos a revisar la programación de los tiempos bajo el

enfoque determinístico, el cual se utiliza frecuentemente en la práctica. Otros temas, dentro

de la programación: como la asignación y nivelación de recursos (programación de

recursos); los presupuestos y desembolsos (programación de costos); así como la

programación de tiempos bajo precedencias parciales ó nodos probalísticos se dejan para el

ejercicio de los lectores quienes pueden consultar la bibliografía propuesta.

2. Selección de Variables.

No todas las variables tienen la misma influencia potencial. Por esta razón las

variables se clasifican según su importancia y se seleccionan las más

relevantes, es decir, las más estratégicas.

3. Diseño Estratégico.

Una vez seleccionadas las variables más influyentes sobre el proyecto, en

términos de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, se procede a

diseñar la respuesta del proyecto. En resumen las estrategias que se diseñen

deben aprovechar las variables positivas y manejar las variables negativas.

1. Identificación de Variables.

A través de cualquier método de generación de ideas (por ejemplo: tormenta

de ideas) se identifican las fortalezas y debilidades que la organización tiene y

afectan al proyecto, también se debe investigar las oportunidades y

amenazas con las que el medio externo influye en el proyecto.



De los métodos más divulgados y utilizados en la programación de los tiempos de

ejecución de los proyectos es el CPM ó método de la Ruta Crítica. Con este método se

pretende conocer la duración del proyecto, la secuencia de ejecución de las actividades, y

las fechas en que estas deben iniciarse y finalizarse.

Método de la Ruta Crítica – CPM-

El CPM se realiza en cinco pasos, los cuales se describen a continuación:

1. Desagregación.

La desagregación consiste en convertir el objeto general del proyecto en una serie

de objetos específicos, los cuales “sumados” dan como resultado el proyecto mismo, es

decir, se trata de pasar de elementos generales que permitan visualizar lo global, a unos

elementos de detalle que permiten la ejecución y control. En la Gráfica 6-16 se muestra

un proyecto desagregado en tres niveles.

Gráfica No 6-16 Desagregación del proyecto

PROYECTO XX

Etapa a Etapa b Etapa n…..

ETAPAS NIVEL 1

Macroactividad b1 Macroactividad b2

MACRO ACTIVIDADES

NIVEL 2 …. Macroactividad bn

Actividad b2.1 Actividad b2.2 Actividad b2.n…..ACTIVIDADES

NIVEL 3

PROYECTO NIVEL 0



Una vez terminada la desagregación del proyecto, se deben realizar una serie de

actividades, orientadas a los elementos desagregados, las cuales buscan estructurar un

programa ordenado y sistemático, que sirva de guía para la ejecución del proyecto.

Para la desagregación de los proyectos no existen normas ó reglas fijas, el

resultado depende del conocimiento, la experiencia y habilidad del programador, quien

deberá considerar que no sean tantas actividades que sea imposible su control, ni tan pocas

que no se pueda alcanzar el nivel de detalle mínimo requerido para el trabajo mismo.

2. Precedencias.

Con esta actividad se busca ordenar la forma como las actividades –elementos del

WBS- deben ser ejecutadas, en el tiempo. Es decir, la tarea consiste en identificar para

cada actividad del WBS, la ó las actividades que deben ser ejecutadas antes y después de

la actividad tratada. Para la metodología CPM convencional, las precedencias se suponen

de carácter total, lo cual quiere decir: que si una actividad es precedente de otra, la primera

de ellas debe ser concluida totalmente antes que la otra pueda iniciarse.

El método de desagregar el proyecto de la forma anterior se conoce en la literatura

como el “Work Breakdown Structure” (WBS), en nuestro medio se conoce como el ABC

del proyecto. La razón de proceder por niveles, los cuales pueden ser tantos ó tan pocos

como el proyecto mismo lo exija, es con el fin de disponer de diferentes elementos, así:

elementos de control, elementos de cobertura y elementos de detalle. Como se verá más

adelante el proceso de desagregación del proyecto es una actividad crítica en la

planeación, ya que los elementos en ella definidos, serán la base sobre los cuales se

actuara.



El ejercicio de ordenar las actividades debe ser realizado por el equipo del

proyecto en cabeza del gerente. Los resultados del trabajo, es decir, las actividades y sus

precedencias se consignan en una tabla. Para ilustrar la tarea nos suponemos un proyecto

de cuatro actividades, para las cuales en la tabla No 6-6 se muestra el listado de éstas con

sus precedencias.

Tabla No 6-6

Listado de Actividades y precedencias.

Actividades Precedencias

A --

B A

C A

D B, C

3. La Red de Precedencias.

El paso siguiente consiste en mostrar gráficamente las actividades con sus

precedencias. Para ello se sugiere la notación de nodos. Las actividades se ubican en unos

círculos llamados nodos y las precedencias se indican a través de flechas. En la gráfica

6-17 se muestra la Red de Precedencias para el ejemplo que venimos trabajando, a través

de la notación de nodos.

A

B

C

D

Gráfica No 6-17

Red de Precedencias – Notación de Nodos



4. Duraciones.

El paso siguiente, es estimar las duraciones de cada una de las actividades. Se

debe definir una unidad de tiempo (usualmente días, semanas) la cual debe ser común. Los

datos se consignan en una tabla, la cual puede ser la misma donde se consignaron las

precedencias adicionándole una columna. En la gráfica No 6-7 se ilustra la situación

anterior.

Tabla No 6-7

Listado de Actividades, precedencias y duraciones

Actividades Precedencias Duraciones

A -- 5

B A 2

C A 4

D B, C 3

5. Calculo de la Red.

Después de definidas las actividades, sus precedencias y duraciones, el paso

siguiente es calcular la red. Los resultados que se esperan obtener en este cálculo son: a)

La duración total, en la cual se ejecutara el proyecto y b) El momento en el tiempo en que

se debe iniciar y terminar la ejecución de cada una de las actividades.

Del cálculo, se obtienen las fechas en las cuales, cada actividad, debe iniciar y

finalizar. Estas fechas, a su vez, pueden ser: fechas de inicio y terminación tempranas y

fechas de inicio y terminación tardíos. Las primeras hacen referencia al momento más

rápido en que puede ser iniciada ó terminada la actividad, en tanto en que las segundas

indican el momento más tarde en que se debe iniciar ó terminar la actividad sin que se

causen retrasos en la ejecución total del proyecto. De esta forma las actividades pueden

ser identificadas como flotantes ó críticas, dependiendo de que su inicio ó finalización

pueda ó no desplazarse en el tiempo.



Grafica No 6-18

Definición de términos – Notación de Nodos

A5

5

0

3 8

ACTIVIDAD

Terminación Temprana

DURACIÓN

Terminación Tardía

Inicio Tardío

Inicio Temprano

Un concepto asociado a lo anterior, es el denominado “holgura de la actividad”, el cual

se define como: la diferencia entre los tiempos tempranos y tardíos. Cuando dicha

diferencia es positiva se dice que esta actividad tiene una holgura, es decir, su inicio ó

terminación se puede aplazar por un tiempo. Si por el contrario, la diferencia entre los

tiempos tempranos y tardíos, es igual a cero se dice que la actividad es crítica, es decir, su

inicio ó finalización debe ocurrir en la fecha determinada por el calculo, para que no se

vean afectadas las demás actividades. Así, una actividad crítica es aquella que no posee

holgura y una actividad flotante es la que si la tiene.

El cálculo se realiza sobre la red de precedencias, en dos etapas, así: un primer

cálculo hacia delante donde se encuentran los tiempos tempranos y un segundo hacia atrás

donde se obtienen los tiempos tardíos.

En la Gráfica 6-18 se definen los términos, utilizados para el cálculo de la red.



Calculo hacía adelante.

Gráfica No 6-19

Calculo hacia adelante

A 0 5

5

B 5 7

2

C 5 9

4

D 9 12

3

En la gráfica No 6-19 se ilustra para la red que se ha venido considerando,

el procedimiento para el calculo hacía delante. El objetivo, como se explico, es el cálculo

de los tiempos tempranos. Nótese que para el inicio temprano de la actividad D se ha

escogido el mayor valor de las terminaciones de las actividades precedentes B y C.



Calculo hacía atrás y Ruta Crítica.

En la gráfica No 6-20 se ilustra el procedimiento para el calculo hacía atrás de la

red ejemplo, el objetivo en este caso será el calculo de los tiempos tardíos. En este caso

partimos de la última actividad D, donde la terminación temprana es igual a la terminación

tardía.

Ruta Crítica Actividad Crítica

Gráfica No 6-20

Calculo hacia atrás

A 0 5 0 5

5

B

5 7 7 9

2

C 5 95 9

4

C 9 12 9 12

4



El gráfico anterior muestra en color rojo, tanto las actividades críticas, como el

camino crítico, denominado comúnmente RUTA CRITICA. Las actividades críticas son

de especial importancia ya que un retraso en ellas ocasiona un retraso total del proyecto.

Para una mejor visualización de los resultados estos se plasman en un diagrama de

barras ó carta de Grantt, en la cual se muestra sobre la barra del tiempo, como se deben

desarrollar las actividades del proyecto. En la gráfica 6-21 se muestra el diagrama de

barras ó carta de Grantt, para el ejemplo que venimos desarrollando.

ACTIVIDADES

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

A

B

C

D

Actividad Critica

Actividad Flotante

Holgura

Gráfica No 6-21

Diagrama de Barras ó Carta de Grantt



CPM y la computadora.

Existen en el mercado muchas aplicaciones de computador mal llamadas “Gerencia

de Proyectos”. Con respecto a éstas hay que decir, que su uso es limitado y no puede

esperarse de ellas que realicen el trabajo del gerente y su equipo. En la tabla 6-8 se resume

el alcance que tienen estas aplicaciones.

21. La Organización de Proyectos. Esta función de la gerencia, tiene un objetivo básico, el cual es la asignación del

recurso humano a las diferentes actividades en que el proyecto está desagregado. –WBS-.

Para alcanzar este objetivo, la gerencia debe definir una estructura organizacional y unos

parámetros para la coordinación e integración del proyecto.

Tabla No 6-8

CPM y la computadora

Pasos en la programación

Equipo de proyecto

Aplicación “Gerencia de Proyectos”

1. Desagregación

2. Precedencias

3. Armado de la red 4. Duraciones

5. Calculo de Red



Para la definición de la estructura organizacional, la gerencia cuenta con una serie

de modelos que bajo distintas circunstancias han demostrado su efectividad, tanto en la

organización de empresas, como de proyectos. Todos estos modelos son validos, no

obstante, la aplicación de alguno de ellos ó una combinación, dependerá del equipo de

proyecto, de la gerencia e incluso del proyecto mismo.

Para la coordinación e integración del proyecto, la gerencia cuenta con la Matriz R-

R (Rol – Responsabilidad), la cual es una herramienta que ha demostrado ser un eficiente

medio para la coordinación e integración de diferentes tipos de proyectos.

A continuación hacemos una breve descripción de los modelos de organización más

usados comúnmente, y los cuales pueden contribuir a definir la estructura organizacional

del proyecto, seguidamente se describe igualmente la matriz R-R.

Estructura Organización del proyecto

Estructura Funcional.

La estructura funcional esta basada en el criterio de agrupar las personas que

realizan igual ó similar función, con ella se busca básicamente procurar una solución al

principio de ambigüedad administrativa –Los intereses de las partes no son los intereses de

la Organización-. Aunque este tipo de organizaciones por su estructura rígida, riñe con las

necesidades de los proyectos, su aplicación no puede descartarse, máxime que hasta no

hace mucho tiempo su uso era generalizado. Su aplicación fundamental esta orientada a las

empresas para el manejo de la ya establecido. En la Gráfica 6-22 se muestra en forma

esquemática la estructura funcional.



Gráfica No 6-22

Estructura Funcional

Estructura Matricial.

La estructura matricial, surge por la necesidad de una estructura más flexible, que

permitiera el manejo de lo nuevo, la innovación. En esta nueva estructura conviven en

realidad dos estructuras, una que permite el manejo de lo existente –Estructura funcional- y

una que se encarga del manejo de lo nuevo. Su estructura se fundamenta en el criterio de

facilitar el trabajo de los equipos horizontales, permitiendo el trabajo multidisciplinario. La

estructura matricial presenta interesantes ventajas para las organizaciones actuales, ya que

permite una interacción eficiente entre la experiencia y la innovación, es flexible y

multidisciplinaria, con flujos de información en todas las direcciones. Bajo esta

organización la dirección de la empresa trabaja en varias dimensiones: horizontal, vertical e

incluso diagonalmente. El la gráfica No 6-23 se ilustra en forma esquemática la

organización matricial.

DIRECCIÓN GENERAL

AREA n AREA 2 AREA 1 ….

Sub-área 1.1

Sub-área 1.2

Sub-área 1..n

.

.

.

Sub-área 2.1

Sub-área 2.2

Sub-área 2..n

.

.

.

…...

…..

…..

.

.

.

Sub-área n.1

Sub-área n.2

Sub-área n..n

.

.

.



Gráfica No 6-23

Estructura Matricial

Estructura Informal Concéntrica.

Esta forma de organización es muy utilizada para el desarrollo de los proyectos al

interior de empresas con organizaciones funcionales, caso muy común en nuestro medio.

Este tipo de estructura se denomina informal porque no hay asignación de autoridad. Como

se muestra en la Gráfica No 6-24 el líder ó gerente del proyecto es un coordinador que

aglutina e integra los esfuerzos de las áreas que gravitan a su alrededor. Las personas que

por estas áreas participan en los proyectos, continúan con la subordinación que la

organización funcional les indique. Se llama concéntrica por su forma: un líder en el centro

y los representantes de las diferentes áreas participantes en el proyecto en la periferia.

DIRECCIÓN GENERAL

AREA n AREA 2 AREA 1 ….

Proyecto 1

Proyecto 2

Proyecto n

ENLACES MATRICIALES



Gráfica No 6-24

Estructura Informal Concéntrica

Conclusión

Sea cual fuera la estructura adoptada, la gerencia lo que debe buscar es disponer de

un instrumento a través del cual se pueda constatar el equilibrio entre la desagregación del

proyecto WBS –tareas- y la estructura organizacional. Con este instrumento, la gerencia se

debe contestar a la pregunta de sí los recursos humanos asignados, son suficientes en

número, disponibilidad y calidad para la ejecución del proyecto.

GERENTE

AREA Y

AREA Z

AREA V

AREA W

AREA T



Coordinación e integración de proyectos

Por ser un trabajo en equipo, los proyectos cumplen la ley de la cadena, es decir, que

su fortaleza esta determinada por el eslabón más débil. Esta es una circunstancia bastante

desfavorable para los equipos ya que la calidad del trabajo se nivela por lo bajo. Este es un

aspecto que la gerencia del proyecto debe intervenir para lograr la ejecución exitosa del

proyecto.

La forma en que la gerencia interviene en este problema es facilitando la

INTEGRACIÓN, la cual se logra con el trabajo participativo en equipo, es decir, la

capacidad que tiene una persona de conocer el contexto en el cual se inscribe su trabajo para

solicitar ó brindar la ayuda indicada. El concepto “Proveedor” y “Cliente Interno”, tomado

de la teoría de la Calidad Total, es la forma de fortalecer la cadena, ya que cada uno de los

componentes del grupo de trabajo, podrán subsanar sus debilidades con el grupo mismo,

logrando así la INTEGRACIÓN.

De otra parte los proyectos también cumplen la ley de convergencia la cual consiste

en que un eslabón puede ser común a varias cadenas. El eslabón ó punto de convergencia

puede recibir varios trabajos procesados, que serán el precedente de otros. Si el trabajo no

esta correctamente coordinado podría ocurrir que se presentase en este punto un cuello de

botella. Es decir, los ritmos de trabajo de los diferentes componentes deben coincidir, ya que

de poco valdría que algunos trabajos se desarrollen a ritmos altos mientras otros se realizan a

ritmo bajo. En la gráfica No 6- 25 se ilustra la ley de convergencia.

Gráfica No 6-25

Ley de Convergencia

PUNTO DE CONVERGENCIA

INFORMACIÓN DE ENTRADA

INFORMACIÓN DE SALIDA



Para coordinar el trabajo de un proyecto se deben detectar y reforzar los puntos de

convergencia. Estos son puntos críticos pues en ellos se puede des-coordinar el trabajo por la

gran cantidad de procesamiento ó generación de información.

Para lograr una adecuada INTEGRACIÓN y COORDINACIÓN del proyecto, la

gerencia debe recurrir a la matriz R-R (Rol –Responsabilidad), la cual es una herramienta

cable para la gestión de cualquier proyecto.

La Matriz ROL-RESPONSABILIDAD (R-R)

Una de las herramientas más poderosas para la organización y manejo de los

proyectos es la matriz R-R. En el gráfico No 6-26 se ilustra esquemáticamente la matriz.

Como se puede ver en ella se coteja la desagregación del proyecto –WBS- con los

diferentes ejecutores. Cada uno de los elementos i-j de la matriz describen la función, rol ó

papel que cada uno de los participantes tiene en el desarrollo de cada actividad WBS.

Gráfica No 6-26

Matriz R-R

Participantes

Actividades W X Y Z

A ----------------------------

----------------------------

----------------------------

----------------------------

B ----------------------------

----------------------------

----------------------------

----------------------------

C ----------------------------

----------------------------

----------------------------

----------------------------

D ----------------------------

----------------------------

----------------------------

----------------------------

Elementos i-j



Tanto el WBS como XYZ se pueden presentar en varios niveles de desagregación:

etapas, actividades, grupos, personas, etc., en otras palabras se pueden tener varias matrices.

En una celda cualquiera se expresa lo que el ente ejecutante le corresponde hacer en la

actividad correspondiente. Esta matriz debe ser elaborada por el grupo de trabajo.

22. Dirección y liderazgo en los Proyectos. La función de dirección tiene que ver, en forma muy especifica, con la figura del

Gerente del Proyecto. Es él quien tiene a su cargo la conducción del proyecto, dicha función

es indelegable: gerente que no dirija, no es gerente.

Gerencia de Proyectos versus la Gerencia de Empresa,

Las funciones gerenciales de una empresa ya constituida difieren de las funciones

gerenciales que son necesarias ejercer para la ejecución de un proyecto. Esto tiene que ver

con las características especiales del proyecto y las necesidades que su ejecución requieren.

En la gráfica No 6-27 se indican las principales diferencias funcionales entre las gerencias

para un a proyecto y una empresa.

Gráfica No 6-27

Diferencias entre las gerencias del proyecto y la empresa

PROYECTO

EMPRESA

• Temporal • Singular • Flexible • Frágil • Especifico • Informal

• Permanente • Serial, repetitivo • Rígido • Sólido • General • Formal

NIÑO ADULTO

Gerencia “CERCANA” Gerencia “LEJANA”



Acciones especificas para dirigir proyectos

La nueva dirección de proyectos exige que el gerente dirija sus atenciones no solo

al proyecto, sino también a la organización que lo originó y al medio externo. La mirada

hacia fuera, debe constituir una fuente importante a la hora de configurar las acciones de

dirección. En la gráfica No 6-28 se resumen las acciones que el gerente de proyecto debe

emprender.

Gráfica No 6-28

Acciones de la dirección de proyectos

PROYECTO ORGANIZACIÓN MEDIO EXTERNO “LIDER” “EMPRESARIO” “VISIONARIO”

• Claridad en la misión

• Comunicación

• Posicionamiento

• Constancia

• Iniciativa

• Generador

• Materializador

• Sentido Pertenencia

• Sensibilidad al

medio

• Oportunidades

• Amenazas

23. Control de los Proyectos. Durante la ejecución del proyecto se realiza un control periódico del desarrollo de

las diferentes actividades, en todo momento el gerente y los miembros del equipo revisan,

supervisan y hacen seguimiento a la ejecución. El control se debe realizar desde varios

puntos de vista, así como se explica a continuación.

Control Global –Integral-.

En este caso el control se realiza sobre todo el proyecto, visto este como un todo. Se

tiene gran cobertura, sin dejar de lado el nivel de detalle necesario. Para este control se

establecen unos hitos en la ejecución del proyecto. En estos hitos se debe analizar si el

proyecto esta cumpliendo con los plazos y costos planificados y la calidad preestablecida.

Este control se diferencia del control diario el cual es un control puntual, solo del detalle.



Control Formal –Sistemático-

El control formal se realiza en momentos ó “altos en el camino” previamente

establecidos en la etapa de control. Es formal porque sigue una metodología previamente

definida, cuyos resultados se consignan por escrito. Es sistemático porque se realiza

periódicamente, independiente de la situación en la cual se encuentre el proyecto. En la

gráfica No 6-29 se ilustra los altos en camino que deben establecerse en la etapa de control.

Gráfica No 6-29

Controles a lo largo del proyecto

Concepto Moderno de Control.

Muy al contrario de la postura clásica, donde el control esta totalmente subordinado

a la planeación, la nueva gerencia de proyectos asigna un papel protagónico al control. La

idea es permitir a la función de control de renovar ó actualizar la planeación. Esta posición

permite, que cuando haya desviaciones en los plazos ó costos establecidos, se pueda revisar

e incluso reelaborar la planeación del proyecto, con lo cual ésta deja de ser camisa de fuerza

para el gerente y su equipo.

PLANEACIÓN

Decisión De Ejecución

CONTROL

Ejecución Física

Evaluación EX -POST

Altos en el camino



Ciclo de Control.

Cada vez que en la ejecución del proyecto, se hace un alto en el camino, se realiza

el control, el cual responde a un proceso cíclico, que en cada punto preestablecido,

responde a los siguientes pasos:

En la gráfica No 6-30 se ilustra el ciclo de control.

Gráfica No 6-30

Ciclo de control

PLANEACIÓN EJECUCIÓN MEDICIÓN

ANALISIS DECISIÓN

2 1

1. Medición:

Consiste en identificar la situación en la cual se encuentra el proyecto en

cuanto a tiempos, costos y calidad como parámetros de medición.

2. Análisis:

Se analiza la información resultante del paso anterior, determinándose

la situación en que éste se encuentra y recomendándose medidas correctivas si

es el caso.

3. Decisión:

Las sugerencias del paso anterior son analizadas con los suficientes

elementos de juicio, con el fin de determinar si las desviaciones en plazo, costos

ó calidad pueden ser corregidas sobre la marcha, ó si por el contrario es

necesario revisar ó reelaborar la planeación.





VALENCIA R., Carlos Alberto. “La Gerencia de Proyectos”. Memorias del


RANDOLPH, Alan y otro. “Gerencia de Proyectos – Como dirigir exitosamente

equipos de trabajo.”. Editorial McGraw Hill, Bogotá, 1996.

SANTANA, Gerardo. “Planificación y Control de Proyectos”. 3ª. Edición

Editorial Rojas Eberhard Editores Ltda., Bogotá, 1999.



NORIEGA S., Jorge. “Trayectoria Critica C.P.M. -P.E.R.T – L.P.U”. 1ª. Edición

Editorial Escala Ltda, Bogotá.

Aclaración: Algunas graficas, cuadros y ejemplos mostrados se han tomado del

Seminario Gerencia de Proyectos del Dr. Carlos Alberto Valencia, con autorización del

autor.


PARTE 7

LA PLANEACIÓN ESTRATEGICA, LA GERENCIA

DE PROYECTOS Y LA CALIDAD TOTAL.

24. Antecedentes La dinámica de los negocios de hoy, obliga a la gerencia moderna a mantener un

equilibrio entre el manejo de lo existente y lo nuevo. Es decir, se debe preocupar de la

gerencia de la organización del presente y posibilitar la evolución de ésta hacia el mercado

del mañana. El manejo debe hacerse con equilibrio, considerando que el mundo

convulsionado de hoy no brindan ninguna seguridad de poder vivir indefinidamente de lo

existente, es necesario que la empresa este preparada para atender los requerimientos que el

mercado tendrá el día de mañana, sin descuidar los medios y productos de los cuales vive

en el presente. Un desequilibrio en el manejo entre el presente y el futuro, podría conducir a

la organización a la desaparición más temprano ó más tarde.

Esta concepción de la gerencia moderna obliga a que las actividades gerenciales

deban cubrir desde lo global, hasta el nivel de detalle. La gerencia global responde por la

situación actual de la compañía y su proyección en el tiempo, la gerencia de detalle

responde por el día a día, es decir, por las soluciones que la empresa oferta al mercado en el

presente. Existen unas actividades gerenciales intermedias, que son las que se encargan de

materializar los proyectos que conducen a la organización hacia el futuro.

Para el cumplimiento de las actividades gerenciales relacionadas en el apartado

anterior, la dirección se vale de tres herramientas administrativas, las cuales son: la

planeación estratégica, la gerencia de proyectos y la calidad total.

Parte 7 – La planeación estratégica, la gerencia de proyectos y la calidad total 64


25. La planeación estratégica y la gerencia de proyectos. Existe una estrecha relación entre la planeación y los proyectos. La planeación no

es más que la evaluación del estado en que se encuentra la organización al momento del

análisis, y lo que la dirección quiere que ella sea en un futuro. El resultado tangible de un

proceso de planeación es la fijación de unos objetivos y la forma como podemos

alcanzarlos. De esta forma el futuro de las organizaciones, al menos el que la dirección

desea, depende de que se cumplan los objetivos establecidos en la planeación. Pero los

objetivos por si solo no bastan, ya que estos solo reflejan meras intenciones, de ellos se

requiere que se desprendan acciones prácticas –PROYECTOS-. En la gráfica 7-31, se

ilustra la relación entre la planeación y los proyectos.

Una forma de planear es a través de la planeación estratégica, la cual es una

herramienta gerencial que permite el manejo del largo plazo, con una amplia cobertura. A

través de esta metodología se define la situación actual de la compañía –diagnostico- y se

proyecta el futuro de esta, según lo deseado. En la gráfica No 7-32 se ilustra el proceso de

la planeación estratégica.

PLANEACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

OBJETIVO 1.

OBJETIVO 2.

OBJETIVO n.

PROYECTO 1.

PROYECTO 2.

PROYECTO 3.

PROYECTO SELECCIONADO

Gráfica No 7-31

La Planeación y los Proyectos



Con el proceso se busca la renovación de la empresa con el fin de proyectar esta

hacia el futuro, es por esta razón que la planeación estratégica esta relacionada más con lo

nuevo que con lo existente. El aporte de la planeación estratégica al mundo empresarial ha

sido ofrecer una metodología que permita determinar el horizonte hacia el cual debe

dirigirse la empresa con el fin de asegurar la supervivencia en el largo plazo. Los resultados

del proceso responden a la pregunta de que es necesario hacer, pero dice poco ó casi nada

del como se debe realizar el proceso de transformación.

Considerando que la planeación estratégica por su nivel de cobertura pierde la

visión del detalle, es necesario complementada con otra herramienta que sea capaz de

materializar los resultados. La gerencia de proyectos constituye un complemento natural, no

solo porque los proyectos son consecuencia de los planes y estrategias, sino por que a través

de ella se pueden abordar niveles de detalle, que no maneja la planeación estratégica.

Debilidades y Fortalezas

Fijar Estrategias

Fijar Objetivos

Asignar Recursos

Fijar Metas

Realizar el diagnostico

de la compañía

Diagnostico externo

Diagnostico interno

Amenazas y Oportunidades

Misión de la Compañía

Fijar Políticas

Medir y evaluar

resultados

Gráfica No 7-32 El proceso de la planeación estratégica



Es así como ambas disciplinas se complementan, la una cubriendo las debilidades

de la otra. La planeación es complementada por la gerencia de proyectos en la medida que

permite la materialización de los planes. Mientras que la gerencia de proyectos es

complementada por la planeación cuando se trata de definir prioridades en la ejecución de

los proyectos, ya que el orden de jerarquía debe ser establecido por las estrategias definidas

en la planeación.

26. La calidad total y la gerencia de proyectos. En contraste con la planeación estratégica, la calidad total maneja el máximo nivel

de detalle. Esta es una herramienta que esta orientada a dar la máxima satisfacción al

cliente, teniendo en cuenta para ello la participación de todos lo miembros de la

organización. Su aplicación directa es hacia lo existente, es decir los procesos que conducen

hasta el cliente ó usuario del producto ó servicio.

No obstante, la orientación de la calidad total hacia lo existente, su capacidad para

el manejo del detalle, hace de esta disciplina un interesante complemento para la gerencia

de proyectos. Lo anterior tiene que ver con la manera como se debe asegurar la calidad en

los proyectos.

Para asegurar la calidad en los proyectos se requiere que cada uno de los grupos

responsables de cada una de las etapas, contemplen dentro de sus estructuras funcionales un

sistema de calidad. Para lograr un verdadero aseguramiento de la calidad deben asociarse a

cada etapa por el cual transita el proyecto dos tipos de controles: el control de producción y

el control de recepción. El primero de ellos se refiere a un control interno que debe ser

realizado por el responsable de la actividad., el segundo es un control que se realiza por el

receptor cuando de una etapa a otra se transfiere la responsabilidad. En la gráfica 7-33 se

ilustran los procesos de control de calidad a lo largo de las distintas etapas de proyectos.



Figura 7-33

Aseguramiento de la calidad en las distintas etapas del proyecto.

En relación con los proyectos, las técnicas de aseguramiento de la calidad poco a

poco se han ido incorporando en las distintas etapas del desarrollo de los proyectos. Es

decir, desde la etapa de conceptualización ó propuesta técnica, hasta la recepción por parte

del inversionista ó incluso del usuario. A continuación se presentan algunas consideraciones

en cuanto al control de la calidad, que debe ser tenidas en cuenta en cada una de las etapas.

Control de calidad etapa de conceptualización ó propuesta técnica.

Al revisar la propuesta técnica para el estudio de un proyecto se deben evaluar los

siguientes aspectos:

Control de Producción

Control de recepción

OPERACIÓN

PREINVERSIÓNFormulación y Evaluación

INVERSIÓN Ejecución

CONCEPTUALIZACIÓN IDEA

GENERACIÓN DE IDEAS - PLANEACIÓN PLANEACIÓN

CONCEPTUPREINV

IN

- La planificación del estudio y del desarrollo.

- Las interrelaciones organizacionales y técnicas.

- Las entradas del estudio.

- El producto resultante del estudio.



Control de calidad del estudio del proyecto.

El control del estudio del proyecto debe comprender un control de producción,

formado por un autocontrol interno, más un control interno independiente y un control de

recepción que debe realizar la entidad dueña del proyecto. A continuación se relacionan los

aspectos que definen la calidad de un estudio del proyecto.

El nivel de calidad de un estudio esta directamente relacionado con los niveles de

detalle y el tipo de información con base en el cual se elaboró.

Control calidad de la ejecución del proyecto.

Este aspecto se trató en la parte 6, cuando se hizo referencia a la función Control

de la gerencia de proyectos.





ARBOLEDA V., Germán. “ Proyectos - Formulación, evaluación y control –“.

4ª. Edición AC Editores, Cali, 2001

- La calidad de la solución propuesta.

- La calidad de la descripción de la solución.

- La calidad de la justificación de la solución.

gerencia de proyectos-17.02.2003 (2)

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