Práctica:  El  gestor  de  base  de  datos  FileMaker  Pro  12                 Pere Manel Verdugo Zamora Monitor de informática y nuevas tecnología Móvil. 678061103 http://www.peremanelv.com/pere3/Sitio_web_2/Bienvenida.html Correo: pereverdugo@gmail.com Twitter: @pereverdugo Skype: peremanelv FaceTime: 605 062 054 (Desde iPhone, iPad o Mac) Facebook: http://www.facebook.com/PereManelVerdugoZamora

Introducción  y  objetivos:    Un  gestor  de  base  de  datos  es  un  programa  que  permite  la  creación,  utilización  y  modificación  de  una  base  de  datos.  Así  mismo,  una  base  de  datos  es  una  colección  estructurada  de  información  referente  a  algún  ámbito  de  conocimiento  o  actividad.    Un   ejemplo   sencillo   de   base   de   datos   lo   constituye   una   agenda   de   direcciones   y  teléfonos.  En  una  agenda,  guardamos   información  sobre  personas.  Para  cada  una  de   ellas,   apuntamos,   por   ejemplo,   su   nombre,   dirección   y   teléfono.   Cada   uno   de  estos  datos  se  denominan  campo.  La  información  de  una  sola  persona,  es  decir,  los  tres  campos  juntos,  se  conoce  como  registro.    El  objetivo  de  esta  práctica  es  presentar  a  nivel  elemental  el  uso  de  un  gestor  de  base  de  datos,  FileMaker  Pro  12,  mostrando  paso  a  paso  cómo  crear  una  pequeña  base  de  datos  y  cómo  introducir  datos  en  ella.    

Entrada  a  FileMaker  

Paso  1  Abrir  la  aplicación  FileMaker  Pro  12.    

   Nota:  FileMaker  Pro  guarda  automáticamente  el   trabajo  que  se   realiza  no  siendo  necesario  hacerlo  al  final  de  la  sesión,  por  lo  tanto  tendrán  que  darse  un  nombre  al  archivo  y  especificar  dónde  se  deberá  guardar  antes  de  crearlo.  

Paso  2  Aparecerá  una  ventana  con  el  cuadro  de  diálogo  “Apertura  de  Archivos”  en  el  cual  le   indicaremos   que   queremos   crear   un   archivo   de   base   de   datos   en   la   carpeta  “Documentos”   de   nuestro   ordenador,   teclearemos   “Facturas”   como   nombre   de  dicho  archivo  y,  a  continuación,  haremos  clic  sobre  el  botón  “Nuevo”.    

 

   Aparecerá  seguidamente  una  nueva  ventana  con  un  cuadro  de  diálogo  para  definir  la   estructura   del   archivo,   que   nos   permitirá   darle   nombre   a   los   campos   que  vayamos  a  crear  y  seleccionar  el  tipo  de  información  que  han  de  contener  dichos  campos.  El  resultado  final  será  similar  a  la  pantalla  que  se  muestra  a  continuación:    

         

Definición  de  campos  y  opciones  de  entrada  

Paso  3    Comenzaremos  a   introducir   los   campos  de  nuestra  base  de  datos  de   la   siguiente  forma:    Teclear   en   el   campo   Nombre:   “Nº   Factura”.   Hacer   clic   en   “Texto”.   Hacer   clic   en  “Crear”.    De   la   misma   forma   crear   los   campos:   “Fecha   Factura”   (Tipo   Fecha),   “Importe  Factura”  (Tipo  Numérico)  y  “IVA”  (Tipo  Numérico).  

Paso  4    El  campo  “Nº  Factura”  debería  tener  un  valor  en  cada  uno  de  los  registros  ya  que  nos  permitirá  identificar  cada  una  de  las  facturas.  FileMaker  permite  añadir  como  opción  a  un  campo  la  existencia  de  que  éste  tenga  un  valor.  Para  ello,  haremos  clic  sobre  el  botón  “Opciones”.  Indicaremos  que  el  campo  no  debe  estar  vacío  y  además  debe  ser  único:    

   

Hacer  clic  en  el  botón  “Aceptar”.    NOTA:  Es  equivalente  hacer  clic  sobre  “Opciones”  o  hacer  doble  clic  sobre  el  propio  campo.  Si  un  campo  contiene  valores  de  uso   frecuentes,   se  puede  crear  una   lista  

sobre  la  cual  se  puedan  seleccionar  valores  en  lugar  de  teclearlos  cada  vez,  como  haremos  en  el  siguiente  campo.  

Paso  5    Añadir   el   campo   Tipo   Factura   de   tipo   “Texto”,   y   tras   hacer   clic   en   “Crear”   abrir  “Opciones”  y  hacer  clic  sobre  “Datos”  que  desea  visualizar,  y  que  son  en  este  caso:  Reducida,  Detallada  y  Completa.      

   

NOTA:   Cada   valor   deberá   ir   en   una   única   línea,   por   lo   que   tras   introducir   cada  valor  de  la  lista  pulsaremos  la  tecla  <RETORNO>  ó  <INTRO>.    

Paso  6    Añadir   el   campo   “Importe   IVA”   de   tipo   “Cálculo”   y   hacer   clic   en   “Crear”.   Al  seleccionar  el  tipo  de  cálculo,  FileMaker  nos  presentará  una  cuadro  de  diálogo  para  insertar   la   fórmula   que   nos   permita   realizar   el   cálculo   para   obtener   el   valor   del  campo:  

Importe  Factura  *  %  IVA  /  100    

 

   

Paso  7    Añadir  el  campo  “Importe  TOTAL”  de  tipo  “Cálculo”,  que  se  calculará  a  partir  de  la  fórmula:  

Importe  TOTAL  =  Importe  Factura  +  Importe  IVA    

Paso  8    Añadir  el  campo  “Beneficio”  cuya  fórmula  de  cálculo  será:    Si   el   importe   TOTAL   es   superior   a   600  €,   el   beneficio   será   un   20%  del   importe  TOTAL,  en  caso  contrario  el  beneficio  será  0.    Dicha  fórmula  de  cálculo  la  expresaremos  de  la  siguiente  forma:    

If(Importe  TOTAL  >  600;  Importe  TOTAL  *  0,2;0)    

   

NOTA:   Procurar   introducir   la   fórmula   mediante   clics   en   los   campos,   botones,  operadores  y  funciones  que  figuran  en  la  parte  superior  de  la  pantalla  siempre  que  sea   posible,   ya   que   resulta   fácil   equivocarse   y   omitir   o   añadir   algún   espacio   en  blanco,  que  en  el  caso  de  los  nombres  de  los  campos  son  significativos.    

Introducción  de  datos  

Paso  9    Hacer   clic   en   el   botón   “Aceptar”   y   observaremos   que   pasamos   a   la   pantalla   de  introducción  de  datos,  donde  comenzar  a   introducir   los  datos  que  aparecen  en  la  tabla  siguiente,  rellenando  cada  uno  de  los  campos  que  aparecen  en  la  figura.    

 

Nº   Fecha   Importe   IVA   Tipo  1002   23/12/1999   40   12   Reducida  1033   18/10/2000   990   12   Detallada  1201   10/03/2000   1.500   18   Completa  1012   14/04/1997   450   7   Completa  2133   30/01/2000   9.015   12   Detallada  1100   14/04/1997   13.825   7   Reducida  1001   07/06/1996   112   7   Completa  2200   20/10/2000   13.522   18   Reducida  1202   27/01/2000   40   12   Reducida  1005   14/11/1997   114   7   Reducida  

 

Paso  10    Teclear   los   datos   correspondientes   al   primer   campo   del   primer   registro,   e   ir  introduciendo  a  continuación   los  restantes  campos  pasando  de  uno  a  otro  o  bien  haciendo  clic  mediante  el  ratón  en  el  siguiente  rectángulo  o  bien  mediante  la  tecla  <TAB>,  hasta  completar  el  registro.  En  el  campo  con  la  lista  de  valores  predefinida,  “Tipo   Factura”,   pulsar   <RETORNO>   o   hacer   clic   dos   veces   con   el   ratón   para  indicarle  uno  de  los  valores  de  la  lista.    

Paso  11    Seleccionar  del  menú  “Edición”  la  opción  “Nuevo  Registro”,  e   introducir  todos  los  datos   del   segundo   registro.   Para   poder   ver   ambos   registros   simultáneamente  usaremos  el  menú  “Selec”   la  opción  “Ver  como  lista”.  Para  verlo   individualmente,  seleccionar  de  nuevo  “Selec”  Ver  como  formulario.    

Paso  12    Si  por  cualquier  motivo  necesitamos  una  ayuda,  el  programa  incorpora  una  que  se  puede   activar  mediante   el  menú   “Ayuda  FileMaker  Pro”.   Si   necesitamos   saber   el  funcionamiento  de  la  ayuda,  haremos  clic  sobre  “Documentación  del  producto”.        

Paso  13    A  continuación,  saldremos  del  programa  mediante  la  opción  “Cerrar  Filemaker”    

Ejercicios    1.-­‐  Abre  de  nuevo  la  base  de  datos.    2.-­‐  Pasa  a  la  lista  de  campos  mediante  “Archivo”,  “Gestionar”,  “Base  de  datos”.  

   Una  vez  allí,  comprobar  que  es  posible  variar  el  orden  de  los  campos  haciendo  clic  en  la  doble  flecha  que  se  encuentra  a  al  izquierda  de  su  nombre,  y  arrastrándola  en  el  sentido  deseado.    3.-­‐   Una   vez   cambiado   el   orden   de   los   campos,   comprobar   que,   sin   embargo,   la  visualización  de  los  registros  ya  introducidos  no  se  modifica,  mediante  el  comando  “Selec-­‐>Visualizar”.  

   

4.-­‐  En  la  pantalla  de  introducción  de  los  datos,  añadir  algún  registro  más  con  unos  datos  cualquiera  y  probar  las  diferentes  formas  de  cambiar  de  registro.    Haciendo  clic  en  las  hojas  del  libro.    

   

Modificar  el  nº  de  registro  que  se  encuentra  debajo  del  libro.    5.-­‐   Comprobar   el   uso   de   los   diferentes   elementos   que   se   encuentran   en   la   parte  inferior  de  la  pantalla  de  introducción  de  los  datos:    Cuadro  de  porcentaje  de  zoom.    Cuadro  de  control  del  zoom  (reducir/ampliar)  

Cuadro  de  control  del  panel  de  estado.    6.-­‐   Comprobar   que   la   modificar   del   “Importe   Factura”   en   uno   de   los   registros  implica  automáticamente  el  cambio  del  “Importe  IVA”  y  del  “Importe  TOTAL”.