félix raúl gutiérrez ek & vicente suárez zendejas 1

Desarrollo y Gestión de un Sistema de Indicadores en el Sector Público

Félix Raúl Gutiérrez Ek & Vicente Suárez Zendejas

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Objetivo

Identificar y analizar los lineamientos técnicos y metodológicos para elaborar los indicadores de medición que permitan evaluar el cumplimiento de los objetivos asociados con las categorías programáticas.

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Contenido Temático

La estructura programática: fines y estructura Consideraciones en la preparación de

objetivos, metas e indicadores. La estructura programática como base

de la presupuestación anual. Evaluación del desempeño usando

indicadores. Tipos de indicadores

Tipos de indicadores. Metodología y técnicas para el

desarrollo de indicadores. Indicadores por nivel orgánico y

proceso: Estratégicos, de Proyecto, de Gestión, Servicio, Resultados, Producto.

Actualización y análisis de indicadores.

Dimensiones de los indicadores Cobertura. Calidad. Eficiencia. Alineación de recursos. Impacto.

Sistema de información de los indicadores Datos-Formatos. Matriz de interrelación de

datos. Bases de datos.

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Análisis de Expectativas

¿Con qué función administrativa se relaciona principalmente mi trabajo?

¿Qué aspectos o temas del contenido ya conozco?

¿En qué aspectos o temas, principalmente, deberíamos centrar nuestra atención?

¿Qué es un paradigma? ¿Qué puedo aportar al

curso? ¿Qué recomiendo para

que este curso tenga éxito?

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Plataforma de la Gestión por Resultados

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Estructura Programática

Conjunto categorías/elementos ordenados coherentemente.

… define acciones que efectúan las entidades de la APF, para alcanzar objetivos/metas de acuerdo con las políticas definidas en PPPs.

Clasifica las acciones del sector público para delimitar la aplicación del gasto.

Permite conocer el rendimiento esperado de la utilización del recurso público.

(EAPp, SHCP, 2011).

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Estructura Programática

Categorías Programáticas. Grupo funcional. Función. Subfunción. Actividad.

Elementos Programáticos.

▪ Programa presupuestario (Pp).

▪ Matriz de indicadores.▪ Objetivo.▪ Indicador.▪ Meta.

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Etapas del Proceso PresupuestarioPlaneación

Programación

Presupuesto

Ejercicio yControl

Seguimiento

Evaluación

Rendición de Cuentas

• Alineación con las prioridades nacionales PND.

• Elaboración y autorización de la Estructura Programática.• Definición de Programas presupuestarios (Pp)• Elaboración de la Matriz de Indicadores para Resultados (MIR)• Formulación de los Indicadores de Desempeño (Estratégicos y de Gestión)

• Asignaciones presupuestarias que consideren los resultados.

• Mejora en la gestión y calidad del gasto público.• Reglas de operación de los programas.

• Monitoreo de indicadores.• Informe de resultados.

• Evaluación y compromisos de mejora de políticas, programas e instituciones.

• Cuentas públicas e informes.9

Sistema de Evaluación del Desempeño

Planeación

Programación

Presupuestación

Ejecución

Objetivos

Indicadores

Metas

Normas de

Operación

Seguimiento

Evaluación

Información de

Desempeño

Mejora de políticas y programas

Decisiones presupuesta

rias

Rendición de cuentas

Transparencia

Elevar la calidad del

gasto

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¿Qué es la planeación?

Es la determinación racional del sitio donde queremos estar en el futuro, partiendo del lugar en que nos encontramos actualmente y la forma en que nos vamos a dirigir a él.

Planeación – Ejecución – Evaluación. South Bend Memorial Hospital.

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Actividades de Planeación

Diagnosticar o Pronosticar. ¿Dónde me encuentro hoy?

Fijar Objetivos. ¿A dónde pretendo llegar? Establecer la Estrategia. ¿Cómo lograr los objetivos? Programar. Precisar metas y actividades. Presupuestar. Asignar los montos requeridos. Diseñar Procedimientos. Estandarizar la forma de

hacer las tareas. Establecer Políticas. Determinar las “reglas del

juego”.

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Objetivos

Dan dirección a la planeación. Condición o Resultado cuantificable. Deben ser alcanzado y mantenido por un

período. Contribuyen al cumplimiento de la Misión y

alcance de la Visión.

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Objetivos

Importancia. Dan a la organización o área de trabajo una

dirección certera y sentido a su quehacer. Facilitan la superación de obstáculos y

desviaciones, así como tendencias egocéntricas de los grupos o personas.

Dirigen a la organización a su propia Misión en vez de dejarla a la eventualidad.

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Objetivos

Criterios para la formulación. Concordancia con la Misión… Corresponder a convicciones AD… … condiciones capaces de influir en el éxito… Especificar los resultados a lograr…

SMART – EMARA – REMA.

Metas

Resultados finales, que deberán ser alcanzados dentro de un período previamente establecido.

Normalmente se establecen durante la programación, determinando las actividades mediante las cuales podrán alcanzarse.

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Metas

Criterios para su formulación. Deben ser presentadas en términos de resultados. Deben ser difíciles de alcanzar; pero no

inalcanzables. Deben ser descritas con la mayor exactitud

posible, de manera que permitan su medición.

¿Indicadores?

Evaluación estratégica. Es el proceso de seguimiento y control,

llevado a cabo en diferentes tiempos y por diferentes personas, de forma que se puedan verificar el cumpliendo de cada una de las expectativas que se han dado durante el proceso de la planeación y programación.

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Supuestos Teóricos sobre Indicadores

Propósito, Concepto, Tipología, Características

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Propósito de los Indicadores Práctica común y necesaria en la AP moderna. Relacionado con la toma de decisiones, debido a

su capacidad de generar información en torno al avance en la ejecución de los proyectos y programas.

Existen varias metodologías para la definición y clasificación de indicadores…múltiples interpretaciones.

Establecer un marco general para el uso y aplicación de indicadores.

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Propósito de los Indicadores Indicador: Instrumento a partir del cual se

registra, procesa y presenta la información necesaria para medir el avance o retroceso en el logro de un determinado objetivo.

En el marco de la AP, el objetivo se desprende de una iniciativa específica.

A partir de indicadores se pueden determinar, objetivamente, los resultados de las intervenciones o acciones públicas y valorar su desempeño.

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Concepto de IndicadorConcepto de Indicador

Según la OCDE, los indicadores son: “Un valor numérico que provee una medida para ponderar el desempeño cuantitativo y/o cualitativo de un sistema”.

Concepto de Indicador

En general es un cociente donde el denominador nos sirva como referencia para comparación.

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Numerador

DenominadorX Factor de escala

Concepto de Indicador

En la práctica, los indicadores tienen un carácter cuantitativo y otro cualitativo.

La primera se centra en medir el estado de avance de una intervención pública; la segunda establece un juicio de valor en torno a dicho avance.

Ambas funciones son complementarias para el seguimiento y evaluación de dicha intervención.

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Seguimiento y Evaluación

Seguimiento: proceso continuo que genera información sobre el progreso de una intervención. No examina la causalidad entre las intervenciones y sus efectos.

Evaluación: valoración puntual de una intervención y sus efectos que determina una relación de causalidad entre estos. Esto en términos de eficiencia, eficacia, calidad y costos.

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Seguimiento y Evaluación

Tipos de indicadores

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PROGRAMAS Indicadores estratégicos

Indicadoresde desempeñode los proyectos

OPERATIVOS

ESTANDARES DE SERVICIO

PROYECTOS

Indicadoresde proceso

SERVICIOS

PROCESOS

Indicadoresde servicio

DE G

ESTIÓN

Características de los Indicadores

Confiables: Garantizan información objetiva. Relevantes y representativos: Describen y

miden lo que desean medir. Describen la forma y grado de contribución de las acciones al cumplimiento de los objetivos.

Direccionales y sensibles: Información que determina el grado de avance de los objetivos.

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Replicables: la misma fórmula en diferentes tiempos o condiciones da resultados comparables.

Claros y verificables: Pueden comprobarse por cualquier persona y son comprensibles.

Vigentes: Se basan en la realidad de la Entidad.

Innovadores: Inducen al surgimiento de nuevos o mejores procesos.

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ALTA

BAJA

DIF

ICU

LTAD

DE

CON

STRU

CIÓ

N Y

MED

ICIÓ

N

CORTO MEDIANOTIEMPO REQUERIDO PARA SU ELABORACIÓN

COBERTURA

CALIDAD

EFICIENCIA

ALINEACIÓNDE RECURSOS

IMPACTO

• Las dimensiones permiten orientar los esfuerzos del quehacer público de acuerdo a las prioridades.

• No existen indicadores que midan todas las dimensiones a la vez.

• Logro de objetivos

• Congruencia entre recursos aprobados y suministrados y su equidad

• Productividad y aprovechamiento de recursos

• Características o atributos de productos / servicios y satisfacción de usuarios

• Mide alcance de la población o universo objetivo

Dimensiones de los Indicadores

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¿Cuál es la cobertura de la población o universo objetivo al cuál se le proporcionan los productos o servicios?

¿Cuál es el nivel de calidad de los productos o servicios?¿Cuál es el nivel de eficiencia o aprovechamiento de los recursos?

¿Qué tan alineados están los recursos con los requerimientos del ejercicio presupuestal? y ¿Qué tan equitativa es la distribución de recursos?

¿Cuál es el impacto o resultado esperado al cumplir con los objetivos estratégicos?


Tipo Objetivo Indicador

Cobertura

Elevar la educación básica a 5 años en la población de las comunidades rurales del Estado de…

No. alumnos en comunidades rurales en 5º primaria

Población de comunidades rurales

CalidadNúmero de alumnos egresados (aprobados)

Número de alumnos matriculados

EficienciaPresupuesto ejercido ($)

Alumnos egresados (aprobados)

ImpactoNo. alumnos aprob. en com. rurales 5º primaria

Total de población de comunidades rurales

X100

X100

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Ejercicio

Los participantes formarán subgrupos por áreas de trabajo.

Deberán identificar alguna de sus metas u objetivos para tomar como base.

Con base a la meta u objetivo identificado, formular indicadores de las dimensiones estudiadas.

Transcribir en hojas de rotafolios y hacer la presentación para reflexión en grupo.

Factores y Componentes críticos de éxito

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Diseño efectivo de Indicadores

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Por cada objetivo estratégico debe conectarse un árbol de factores y componentes críticos de éxito, a partir de los cuales se generarán los indicadores.

Factores críticos de éxito:¿Qué acciones vitales debe realizarse para lograr el objetivo?Componentes críticos de éxito: ¿Qué es lo que debe ocurrir como resultado, para considerar que se ha tenido éxito en el logro del objetivo?

Árbol de factores/componentes críticos de éxito

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Algo que debe ocurrir para conseguir un objetivo. Se define como Crítico si su cumplimiento es absolutamente necesario para alcanzar los objetivos de la Entidad.

Factores Críticos de Éxito

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Agrupar los factores de éxito de acuerdo con los objetivos.

Plantear en todo momento el cuestionamiento del para qué se debe cumplir un factor de éxito, de esta manera al no tener mas respuestas ante tal cuestionamiento estaremos llegando a los resultados finales.

El resultado de la eliminación de los factores de éxito constituirá el listado de los factores críticos de éxito, a partir de los cuales plantearemos nuestros indicadores.

Procedimiento:

Elaborar una lista de los objetivos generales plasmados en el Programa.

Revisar la lista de objetivos para asegurar que no son medios para conseguir otros objetivos.

Para cada objetivo se obtendrá una lista de factores de éxito. Dar respuesta a: ¿Qué cosa debería ocurrir como resultado para considerar que se ha tenido éxito en el logro del objetivo?.

Eliminar factores de éxito no relevantes.

Factores Críticos de Éxito

•Asegurar que los niños se coman el desayuno escolar.

• Producir desayunos escolares.

• Disponer de presupuesto.

• Conseguir a proveedores de desayunos escolares con capacidad de producción.

• Asegurarse de que los desayunos tengan las proteínas y las calorías necesarias.

• Contar con la asesoría de especialistas en materia de nutrición.

• Otorgar desayunos escolares a los niños menores de 5 años.

• Distribuir desayunos escolares.

POBLACION OBJETIVO: Total de niños de bajos recursos entre 5 y 3 años en el DF.

Objetivo Estratégico: Proporcionar un tercio de la alimentación diaria, mínima requerida, a los niños de familias de bajos recursos, de entre 5/3 años de edad, del DF.

COMPONENTES CRÍTICOS DE ÉXITO:

¿Cuál es el resultado o el impacto esperado?

¿Qué es lo que debe ocurrir como resultado para considerar que se ha tenido éxito en el logro del objetivo?

“Qué todos los niños reciban un tercio de la alimentación diaria mínima requerida y que se la coman”.

FACT

ORE

S CR

ÍTIC

OS

DE

ÉXIT

O

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Ejemplo

39

Ejemplo

Objetivo Estratégico: Garantizar la seguridad del Aeropuerto Internacional de la Ciudad de México.

Población Objetivo: Usuarios y prestadores de servicio del AICM.

FAC

TO

RES

CR

ÍTIC

OS

DE É

XIT

O

Estudio de Vulnerabilidad.Análisis de Riesgos.

Evaluación del AICM.Disponibilidad y Asignación de Recursos.

Diseño del Plan de Seguridad.

Implementación del Plande Seguridad.

Supervisión del Plan de Seguridad.

Evaluación del Plande Seguridad.

COMPONENTES CRÍTICOS DE ÉXITO

Preguntas:¿Cuál es el resultado esperado?¿Cuál es el impacto esperado?¿Qué es lo que debe ocurrir como resultado para considerar que se ha tenido éxito en el logro del objetivo?Respuestas:Mantenimiento del Orden Público.Garantizar la Seguridad Física (Control de Accesos, salidas, Prot. Civil, etc.)Garantizar la Seguridad y Protección de los usuarios y prestadores de servicio.Garantizar la operatividad del AICM.

“Mantener la operatividad y seguridad del A.I.C.M., así como de los usuarios y prestadores de servicio”. 40

Ejemplo

Población Objetivo: Usuarios y prestadores de servicio del AICM.

Disponibilidad y Asignación de Recursos

Diseño del Plan de Seguridad

Implementación del Plande Seguridad

Supervisión del Plan de Seguridad

CoberturaUsuarios y prestadoresde servicios del AICM

FAC

TO

R C

RÍT

ICO

D

E É

XIT

O

Componente Crítico de la

dimensión de Eficiencia


dimensión de Cobertura


dimensión de Calidad

EficienciaLa utilización de los

recursos en la implementación del Plan

CalidadEficacia del Plan para

evitar incidentes

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Ejemplo Objetivo Estratégico: Garantizar la seguridad del Aeropuerto Internacional de la Ciudad de México.

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Los participantes formarán subgrupos por áreas de trabajo.

Identificarán una nueva meta u objetivo para elaborar su árbol de componentes.

Con base a la meta u objetivo identificado, establecerán el árbol de factores y componentes críticos y a continuación formular los indicadores que se hayan derivado del árbol de factores.

Transcribir en hojas de rotafolios y hacer la presentación para su reflexión en grupo.

Ejercicio

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Estructura Analítica del Programa Presupuestario

MIR y sus elementos

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EAPp

La Estructura Analítica del Programa presupuestario (EAPp) establece la coherencia entre problema/necesidad/oportunidad identificado y los objetivos/medios para su solución, así como su secuencia lógica.Compara la cadena de medios-objetivo-fines seleccionada, con la cadena de causas-problema-efectos que le corresponde. Perfila los niveles del resumen narrativo de la MIR.

EAPp

Asegurar que el objetivo equivale a la solución del problema o necesidad que origina la acción pública.Constatar que los medios son precisos tanto para la solución de cada una de las causas del problema como para el logro del objetivo.Perfilar el Fin, el Propósito, los Componentes y las Actividades de la MIR.Definir la línea base del programa y el horizonte de los resultados esperados durante la vida útil del mismo.Construir los indicadores, que son la expresión de lo que se pretende evaluar de los resultados esperados.

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Beneficiarios del Pp

Pueden ser poblaciones o áreas de enfoque.La entidad describirá al beneficiario que presenta el problema/necesidad/oportunidad que justifica al programa.

Población o área de enfoque potencial

Población o área de enfoque objetivo

Población o área de enfoque atendida

Se refiere al universo global de la población o área referida.

Se refiere a la población o área que el programa pretende atender en un periodo dado de tiempo, pudiendo corresponder a la totalidad de la población potencial o a una parte de ella.

Se refiere a la población o área que ya fue atendida por el Pp.

Matriz de Indicadores para Resultados

MIR: instrumento para el diseño, organización, ejecución, seguimiento, evaluación y mejora de los programas, resultado de un proceso de planeación realizado con base en la Metodología de Marco Lógico (MML).MIR organiza los objetivos, indicadores y metas en la estructura programática, vinculados al Programa presupuestario (Pp). Con base en ello, sólo deberá existir una MIR por Pp.

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Establece con claridad los objetivos del Pp y su alineación con los objetivos de la planeación nacional y sectorial;Incorpora los indicadores que miden los objetivos y resultados esperados, referentes para el seguimiento y la evaluación;Identifica los medios para obtener y verificar la información de los indicadores;Describe los bienes y servicios que entrega el programa a la sociedad, para cumplir su objetivo, así como las actividades e insumos para producirlos; eIncluye supuestos sobre los riesgos y contingencias que pueden afectar el desempeño del programa.

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Matriz 4x4.Sus columnas expondrán el Resumen Narrativo de los Objetivos, Indicadores , Medios de Verificación y Supuestos.Sus filas, el Fin, el Propósito (o efecto directo), los Componentes-Productos y las Actividades.

Objetivo IndicadorMedios de Verificació

nSupuestos

FIN

PROPÓSITO

COMPONENTES

ACTIVIDAD

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FIN: indicará el impacto al cual contribuirá el proyecto, una vez que el mismo haya finalizado.PROPÓSITO: Es el efecto directo que se espera lograr después de completada la ejecución del proyecto.COMPONENTES: Son los resultados (tangibles e intangibles) específicos que se producen durante la ejecución.ACTIVIDADES: Aquellas actividades necesarias para producir los componentes-productos.

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Especificación cualitativa o cuantitativa que se utiliza para medir si se alcanzó un objetivo. Deberá ser aceptadas colectivamente por los involucrados como adecuadas para medir el logro de los objetivos. Especifican de manera precisa cada objetivo a nivel de Fin,

Propósito y Componentes. Muestran cómo puede medirse el éxito de un proyecto. Cada indicador incluye la meta específica que permite medir si

el objetivo ha sido alcanzado. Dan las bases para el seguimiento del desempeño y para la

evaluación.

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Composición de los indicadores

Cantidades: cuánto; son las cuantificaciones necesarias.Especificaciones: de qué tipo, características, calidad, etc.; es la definición, la identificación clara que despeje toda duda.Tiempo: para cuándo (entre cuándo y cuándo); expresa el período o fecha en el que debe ser logrado el objetivo.+ otras condiciones que se estimen necesarias para darle precisión, por ejemplo, lugar…

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Indicadores por nivel (Filas/2ª columna)

Fin: Se refieren al impacto general que tendrá el proyecto.Propósito: Se refieren al efecto directo logrado después de terminada la ejecución del proyecto.Componentes: Son descripciones breves de cada uno de los componentes que serán producidos durante la ejecución.Actividades: Contiene el costo de cada actividad. La sumatoria total es el costo del proyecto.

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Requisitos para su formulación

Prácticos: miden lo que es importante, se refiere a algo que ocurrirá.Independientes: no puede haber relación causa-efecto con el objetivo.Focalizados: específico y medible, cantidad, calidad, especificaciones, tiempo y lugar.Acordados: Los indicadores deben ser acordados por los distintos grupos involucrados.Verificados Objetivamente: relacionado con la tercera columna de la matriz, en donde se indican las fuentes para obtener la información.

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Medios de Verificación: 3ª columna

Contiene las fuentes de donde se obtendrán datos e informaciones sobre la situación, comportamiento y desempeño de cada indicador durante la ejecución.Permitirán que los mismos cumplan los cinco requisitos enunciados anteriormente.Estas fuentes serán acordadas para darles objetividad y transparencia, facilitando la medición y evitando conflictos entre los involucrados.Cada indicador puede tener dos o más fuentes que se complementen.

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La cuarta columna: Supuestos

En esta columna se considerarán las condiciones positivas que son necesarias para avanzar al siguiente nivel y que están fuera del alcance directo del proyecto.Se está indicando que pueden existir riesgos en el no cumplimiento de esas condiciones necesarias o que ocurran condiciones negativas para el desarrollo del proyecto.La pregunta que surge es ¿cómo se pueden manejar esos riesgos (fuera del control directo) para que el proyecto no fracase?

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Ejemplo

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Ejemplo

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Ejemplo

OBJETIVO INDICADOR

MEDIOS DE VERIFICACI

ÓNSUPUESTOS

FIN

PROPÓSITO

COMPONENTES

Contrapresta-ciones otorgadas para la solución de los conflictos agrarios.

Porcentaje deConflictos socialesagrarios resueltos con la entrega de unaContraprestación

Actas de Comité del programa en poder de laDirección del mismo

Existen los recursos presupuestales suficientes,las partes en conflicto aceptan la ofertainstitucional, los conflictos se resuelven a travésde la firma de un convenio que concilia lacontroversia por la posesión y/o tenencia de la tierra, se fijan fechas razonables para suratificación y la población beneficiada aprovechalas condiciones de paz y certeza jurídica.

ACTIVIDAD

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Ejemplo

GAE: Grupos de Agricultores Establecidos

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Validación de indicadores

Se debe elaborar una lista de posibles indicadores a ser utilizados, los cuales deben ser objeto de una validación técnica que permita seleccionar los mejores.Existen metodologías para identificar obstáculos del uso del indicador. CREMA realiza este filtro a partir de cinco criterios:

Claro: Preciso e inequívoco. Relevante: Apropiado al tema en cuestión. Económico: Disponible a un costo razonable. Medible: Abierto a validación independiente. Adecuado: Ofrece una base suficiente para estimar el desempeño.

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Validación de indicadores

C ¿Está el indicador claramente formulado?R ¿Es el indicador suficientemente representativo?E ¿El indicador se puede medir de manera práctica y económica?M ¿Están las variables del indicador suficientemente definidas para asegurar que lo que se mide hoy es lo mismo que se medirá en cualquier tiempo?A ¿Es el indicador tan directo como para garantizar que la determinación de su desempeño no sea complicada ni problemática?Califique de 1 a 5 cada criterio para cada indicador.

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Historia y Tendencias del indicador

Para cada indicador investigar datos históricos.Factores de avance: Reflexión de cuáles han sido los factores limitantes para

el avance en cada indicador y lo que podemos identificar como factores de éxito para el futuro.

Ayuda a fijar metas realistas y definir líneas estratégicas.

IndicadorValor

1994 2000 2006

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Desarrollo y Gestión de un Sistema de Indicadores en el Sector Público

Preparada por: Félix Raúl Gutiérrez Ek, [email protected] por: Vicente Suárez Zendejas, [email protected] Julio de 2012

AMDG

mailto:[email protected]

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