Peter Bavlšík, Karol Glezgo15. skupina, PM v DSP, 3. ročník

Manažérska informatika

12010

Obsah:1. Informatika, informácie, manažment.......................................................................................3

1.1. Informačné systémy v podniku........................................................................................31.1.1 Význam informácie pre prácu manažéra..................................................................31.1.2 Klasifikácia informácií a ich zdroje.........................................................................5

1.2. Informačné systémy..........................................................................................................71.2.1 Podstata a úloha informačných systémov.................................................................71.2.2 Zložky informačného systému.................................................................................71.2.3 Poslanie informačných systémov.............................................................................9

1.3. Manažérsky informačný systém.....................................................................................101.3.1 Transakčné systémy................................................................................................101.3.2 Integrované informačné systémy riadenia výroby.................................................111.3.3 Informačné systémy na riadenie.............................................................................111.3.4 Exekutívne informačné systémy.............................................................................121.3.5 Systémy na podporu rozhodovania........................................................................12

1.4. Databáza informácií........................................................................................................132. Charakteristika podniku EURO SEB, spol. s. r.o...................................................................14

2.1. Základné údaje o firme...................................................................................................142.1.1 Názov, sídlo............................................................................................................142.1.2 Organizačná štruktúra a jej charakteristika............................................................15

2.2. Úloha a popis informačného systému firmy EURO SEB, spol. s r. o............................152.3. Analýza hlavných a vedľajších činností firmy EURO SEB, spol. s r. o........................162.4. Materiálové a informačné toky firmy EURO SEB, spol. s r. o......................................172.5. Návrhy a pripomienky k informačnému systému v podniku.........................................18

2.6. Záver ..............................................................................................................................183.0. Použitá literatúra ........................................................................................................... 19

1. Informatika, informácie, manažment

2

1.1. Informačné systémy v podniku

Podmienkou efektívneho fungovania podnikov je osvojenie si moderného manažmentu. Podniky s dobrým manažmentom, predovšetkým vrcholným a stredným, prosperujú. Kľúčovým faktorom efektívneho fungovania všetkých organizácií sú kvalifikovaní manažéri. Tí musia mať potrebné vedomosti, skúsenosti a schopnosti, aby vedeli efektívne vykonávať manažérske činnosti. Schopnosť každej firmy prežiť závisí hlavne od schopnosti rýchlo reagovať na vonkajšie vplyvy, ale aj od umenia prispôsobiť sa novým podmienkam prostredia.

To všetko kladie mimoriadne vysoké nároky na manažérov. Niet pochýb o tom, že k výkonnosti firiem vo významnej miere prispieva aj efektívne využívanie informácií. Kvalita rozhodovania závisí predovšetkým od kvalitných informácií a schopnosti spracovať ich. Niektoré vonkajšie okolnosti nútia podniky do nových technológií, aby boli inteligentnejšie, aby z dát a informácií, ktoré pri svojej každodennej činnosti zozbierajú a spracujú, vyťažili aj určité strategické informácie dôležité pre ich ďalšie rozhodovanie.

Z hľadiska vnútorného života podniku je jeho účelom zlepšenie šírenia a zdieľania vnútropodnikových informácií. Z hľadiska spojenia s okolím je zasa účelom, aby podnik prezentoval svoje výrobky, služby a prípadne aj plány do budúcnosti. Za účelom efektívneho využívania informácií sa v podnikoch používajú systémy, ktorých úlohou je produkovať kvalitné a relevantné informácie potrebné pre riadiaci proces. Odborníci tvrdia, že na prijatie rozhodnutia je potrebné mať 95% informácií, zvyšných 5% neinformovanosti predstavuje riziko pri prijímaní rozhodnutia.

Manažéri majú síce často nedostatok potrebných a kvalitných informácií, ale rovnako často trpia prebytkom nepotrebných informácií, ktoré kradnú čas a určite neprispievajú k zvýšeniu kvality riadenia. Nestačí, aby mal manažér dostatok kvalitných informácií. Na kvalitné riadenie je rovnako dôležité, aby mal k dispozícii kvalitné metódy a výkonné prostriedky na spracovanie informácií pre prípravu rozhodnutí. Cieľom tejto práce je oboznámiť Vás s úlohou informačného systému a jeho obsahom, budovaní v sieti intranet a v neposlednom rade aj z teoretického hľadiska s jeho členením. [1]

1.1.1 Význam informácie pre prácu manažéra

Manažment a manažérska práca predstavujú zvláštny druh činnosti človeka, ktorá je spätá s okolím prostredníctvom informácií. Už dávnejšie odborníci dokázali, že riadenie závisí od existencie informácií (zakladateľ kybernetiky N. Wiener). Riadenie charakterizovali ako proces premeny informácií na činnosť. Úspech riadenia potom závisí od toho, aké informácie sú dostupné a ako sa realizuje ich premena.

V riadiacom procese je konkrétna činnosť priamym dôsledkom opatrení vyplývajúcich z rozhodnutí. Efektívne riadenie je založené na využití informácií vo všetkých fázach rozhodovacieho procesu (fáza získania informácií, fáza vyhodnotenia získaných dát a fáza realizácie rozhodnutia). Význam informácií pre manažéra vyplýva z ich potreby pri rozhodovaní a efektívnej realizácii každej funkcie manažmentu (plánovanie, organizovanie, vedenie ľudí, kontrola a pod.). Informácie sa stávajú jedným z dôležitým predpokladom toho, aby manažéri mohli prijímať v daných podmienkach optimálne rozhodnutia. Musia to byť objektívne

3

informácie, na základe ktorých môže subjekt riadenia v potrebnom čase poznať stav riadeného objektu a usmerniť jeho vývoj k stanovenému cieľu. Môžeme povedať, že informácie plnia v riadiacom procese viaceré funkcie:

- Zabezpečujú nevyhnutnú podmienku na poznanie stavu riadeného systému

- Sú prostriedkom na tvorbu plánov a príkazov

- Sú surovinou na kontrolu a operatívne riadenie

- Sú zdrojom zvyšovania poznatkov o spoločnosti a okolí

- Sú zdrojom zvyšovania vedomostí

- Sú nástrojom organizácie a koordinácie činnosti riadeného kolektívu

- Sú predmetom komunikácie v systéme

Manažéri prosperujúcich podnikov spotrebujú na vyhľadávanie potrebných informácií v priemere až 30% svojho pracovného času. Pritom dnes majú k dispozícii o 60% viac informácií z danej oblasti ako pred desiatimi rokmi. Súčasne zvýšené nároky na rýchlosť prijatia rozhodnutí v riadení spôsobujú, že na prípravu rozhodnutia majú manažéri trikrát menej času ako pred desiatimi rokmi. Vo všeobecnosti sa dnes stále volá po nových a nových informáciách, môžeme dokonca hovoriť o informačnej kríze. Mnohí riadiaci pracovníci sa sťažujú, že nemajú dostatok informácií. To je ale klamlivých dojem, za ktorým sa skrýva buď vlastná neschopnosť efektívne pracovať s informáciami, alebo sa chybne zamieňa kvantita s kvalitou.

Pre kvantitu informácií objektívne existuje „prah nasýtenia“, za ktorým už človek nie je schopný ďalšie informácie spracovať. Zvyšovanie kvantity informácií vedie zákonite k poklesu ich využiteľnosti. Na druhej strane nedostatok informácií môže viesť k subjektivizmu v rozhodovaní. Zaujímavé sú aj niektoré názory, ktoré hovoria o funkcii tzv. gatekeepingu, t.j. filtrovania informácií pre manažéra. Nadbytok informácií však nezriedka sprevádza nedostatok kľúčových informácií, čím vzniká paradoxná situácia súčasného prebytku (nepodstatných) i nedostatku (kľúčových) informácií, čo ohrozuje kvalitu riadenia.

Pre hodnotenie kvality informácií nemáme zatiaľ k dispozícií objektívnu mieru hodnotenia.

Aj keď zatiaľ nemáme k dispozícii nejakú exaktnú metódu hodnotenia kvality informácie, za vhodné kritériá je možné považovať:

pravdivosť (objektívnosť)

konzistentnosť

integrovanosť

pragmatičnosť

pohotovosť

K týmto kritériám by sme mohli pripojiť aj „inteligentnosť“, t.j. vlastnosť zachytiť poznatky a vedomosti v asociatívnom princípe, ktorý je blízky ľudskému mysleniu.

4

Určujúcim faktorom potreby informácií pokiaľ ide o množstvo, obsah, stupeň je hierarchická úroveň riadenia, na ktorej manažér pôsobí. Manažéri na najvyšších stupňoch riadenia potrebujú informácie charakterizujúce organizáciu ako celok a informácie o trhovom prostredí. Mali by zabezpečiť možnosť tvorby stratégie a kontrolu činnosti organizácie.

Manažéri na stredných stupňoch hierarchie potrebujú informácie zodpovedajúce danému stupňu riadenia (závod, prevádzka) alebo danej funkcii (výroba). Pracovníci tejto úrovne nevyhnutne potrebujú určité prekrytie informácií s vyšším a nižším stupňom riadenia.

Informačné potreby vedúcich pracovníkov v závislosti od ich postavenia v organizačnej štruktúre

Pracovníci na najnižšej úrovni hierarchie riadenia potrebujú informácie vyjadrujúce stav a výsledky riadených procesov v značnej podrobnosti a frekvencii ich získavania. [3]

1.1.2 Klasifikácia informácií a ich zdroje

Jedným z dôležitých predpokladov toho, aby riadiaci pracovníci mohli vykonávať svoju funkciu, sú informácie. Musia to byť objektívne informácie, na základe ktorých si môže subjekt riadenia urobiť v potrebnom čase predstavu o stave riadeného objektu (v celku i v jeho častiach), o rozporoch vznikajúcich vo vnútri riadeného objektu alebo medzi riadeným objektom a jeho okolím. Informácie sú preto základnou podmienkou racionálneho riadenia. Kvalita informačného zabezpečenia riadenia podmieňuje do značnej časti efektívnosť riadenia. V riadení ekonomických systémov sa využíva veľa druhov informácií, ktoré možno členiť podľa rôznych kritérií.

1. Podľa obsahu zobrazovaných procesov• ekonomické• neekonomické (mimoekonomické)

2.Podľa pôvodu informáciía) Informácie vonkajšie (externé)• Informácie z centrálnych orgánov sa môžu týkať zámerov rozvoja hospodárstva, podmienok realizácie hospodárskej politiky vlády a pod.• Informácie z ostatného okolia (makrookolia) Informácie z prieskumu potrieb

Sú to informácie potrebné na tvorbu odbytovej a výrobkovej stratégie podniku. Úlohou týchto informácií je poznávať štruktúru potrieb, faktory, ktoré pôsobia na ich vývoj, stupeň ich uspokojovania z kvantitatívnej a kvalitatívnej stránky.Informácie z prieskumu spotrebiteľovTieto informácie poskytujú základné údaje o spotrebiteľoch, ich správania, ako aj príčiny tohto správania. Informácie z prieskumu výrobkovZískané informácie sú významné pre rozhodovanie o ich ďalšej výrobe, ich inovácii alebo o výrobe nových výrobkov. Poskytujú poznatky o výrobku, jeho vlastnostiach a faktoroch, ktoré ovplyvňujú odbyt a spotrebu. Externé informácie môžu byť podnetom na navrhovanie a realizáciu bežných zásahov do štruktúry prvkov a procesov v podniku, ale aj podnetom na navrhovanie a realizáciu závažnejších zmien. Tieto informácie majú podstatný význam pri tvorbe

5

podnikovej stratégie.b) Informácie vnútorné (interné)

Vnútorné informácie podniku zachytávajú situáciu a procesy vo vnútri podniku. Ich úlohou je zabezpečiť informovanosť pracovníkov rôznych stupňov riadenia o:

• cieľoch• programoch činnosti• stave podnikových zdrojov• priebehu príslušných procesov

Interné informácie sú spravidla bezprostredne využiteľné v činnosti organizácie. Bývajú podnetom na navrhovanie a realizáciu bežných riadiacich zásahov do jednotlivých prvkov a pracovných procesov v podniku v záujme úspešného plnenia plánovaných činností.Vzájomný vzťah medzi informáciami vnútornými a vonkajšími je určený mierou (stupňom) internacionalizácie svojich činností.

Podniky s vyšším stupňom internacionalizácie svojich činností musia odzrkadľovať potrebu budovania informačných väzieb na makrookolie. Tieto väzby sa realizujú pomocou tzv. marketingového informačného systému.

Podľa úrovní riadenia podnikupodľa postavenia informácií v systéme riadenia môžeme rozlišovať informácie:

• strategické – sú charakteristické tým , že dosah ich použitia je dlhodobý, sú to informácie často globálneho charakteru, využívané predovšetkým pre formuláciu strategických cieľov organizácie. Vyznačujú sa nízkym stupňom konkrétnosti a opakovateľnosti.

Z hľadiska riadiacej hierarchie prichádza s nimi do styku najmä vrcholný riadiaci stupeň.

• taktické – sú konkrétnejšie a uplatňujú sa najmä v etape hľadania ciest a prostriedkov na dosiahnutie cieľov. Ich stupeň konkrétnosti a opakovateľnosti v porovnaní so strategickými informáciami je vyšší

• operatívne – sú veľmi detailné, s veľkou mierou opakovateľnosti a využíva ich najmä manažment pôsobiaci na operatívnej úrovni riadenia, pri riešení každodenných problémov.

Podľa vzťahu informácií k cieľu podniku

a) Informácie potrebné na určenie cieľaSú to informácie potrebné na správne definovanie cieľa podniku, sú prvým a súčasne aj základným predpokladom jeho fungovania.

Podľa toho, odkiaľ ich možno získať, sa rozlišujú:• informácie zvonku (okolia) podniku• informácie zvnútra podniku, ktoré sú uložené v rôznych pamätiach

6

• informácie uložené v intelektuálnych pomôckach – tabuľkách, archívoch, grafoch a pod.

b) Informácie zabezpečujúce realizáciu určeného cieľaV riadení je potrebný dostatok informácií zabezpečujúcich realizáciu určeného cieľa v priestore a čase tak, aby sa cieľ dôsledne plnil. V tomto štádiu majú informácie charakter príkazov a úloh.

c) Kontrolné informácieInformácie slúžiace na kontrolu plnenia cieľa zhodnocujú množstvo a štruktúru vynakladanej živej a zhmotnenej práce pri realizácii cieľa. Tieto informácie majú veľký význam z hľadiska nového určenia cieľa a regulácie. Množstvo a miera agregácie výsledných (kontrolných) informácií musí zodpovedať vysielaným riadiacim signálom. [3]

1.2. Informačné systémy

1.2.1 Podstata a úloha informačných systémov

V odbornej literatúre sa stretávame s pojmom informačný systém v dvojakom význame. V užšom – programovo-technickom chápaní, na označenie systému programov pre prácu s údajmi. V širšom chápaní rozumieme informačným systémov systém na zabezpečovanie informácií potrebných na riadenie.

V prvom prípade je hlavnou úlohou systému spracovanie údajov, ktoré v podniku vznikli. Nerieši otázky pre koho a na aké rozhodnutia budú tieto údaje slúžiť. Z tohto vymedzeného definovania informačného systému vyplýva, že systém spracovania údajov je len jeden z podsystémov informačného systému.

V druhom prípade ide nielen o spracovanie údajov, ale aj o zhromažďovanie, prenos, uchovávanie, výber a distribúciu údajov pre potreby riadiaceho subjektu.

Informačný systém nemožno teda stotožňovať len so systémom spracovania údajov.Je to systém pozostávajúci z ľudí, technických a programových prostriedkov na zabezpečenie zhromažďovania, prenosu, ukladania, výberu, spracovania, distribúcie a prezentácie informácií pre potrebu rozhodovania tak, aby riadiaci pracovníci mohli vykonávať svoje riadiace funkcie vo všetkých zložkách riadiaceho systému.

Jeho základnou úlohou je zabezpečiť dostatok relevantných, správnych a presných informácií v potrebných termínoch a v požadovanej forme na prípravu rozhodnutí. [2]

1.2.2 Zložky informačného systému Informačný systém tvoria tieto základné zložky:- podsystém zhromažďovania údajov- podsystém prenosu údajov- podsystém pamätania a uchovávania údajov- podsystém výberu údajov- podsystém spracovania údajov

7

- podsystém spracovania údajov- podsystém prezentácie a distribúcie informácií

Podsystém zhromažďovania údajov zahŕňa:

• zhromažďovanie údajov pomocou rozličných zariadení a prostriedkov a záznam na príslušné pamäťové médium• kontrolu správnosti údajov

Podľa miesta vzniku a miesta zhromažďovania údajov rozlišujeme centralizované a decentralizované zhromažďovanie.

Pri centralizovanom zhromažďovaní údajov ide o to, že údaje sa na prvotných dokladoch odovzdávali mimo podniku, kde sa uskutočnil ich záznam na príslušné médium pre vstup do počítača a v súčasnosti sa uplatňuje veľmi málo. Decentralizované zhromažďovanie údajov spočíva v tom, že údaje sa z prvotných dokladov zaznamenajú prostredníctvom technických prostriedkov na príslušné pamäťové médium priamo v podniku (alebo mieste) ich vzniku.

Podsystém prenosu údajov predstavujú fyzický alebo elektronický presun zaznamenaných údajov na miesto ich uchovania, prípadne spracovania.

Podsystém pamätania a uchovávania údajov zabezpečuje zapamätanie a uchovávanie údajov, ktoré vstúpili do systému a budú sa spracovávať. Zapamätanie a uchovávanie údajov sa musí riešiť tak, aby bol umožnený ich výber na ďalšie spracovávanie.

Podsystém spracovanie údajov zabezpečuje funkčné spracovanie údajov vytýčené cieľom spracovania. Spracovanie údajov zahŕňa aktualizáciu údajov, ich agregáciu a výpočty, ktoré treba urobiť, aby sa dosiahol požadovaný výsledok. Výsledkom spracovania údajov sú výstupné informácie. Podsystém prezentácie a distribúcie zabezpečuje prezentáciu informácií vo vhodnej forme a ich distribúciu na príslušné riadiace miesta v určených termináloch.Aby informačný systém mohol racionálne plniť svoje poslanie, musí byť zabezpečený zo stránky: o personálnej (kvalifikovaní pracovníci)o technickej (výpočtová a ostatná technika)o programovej (software)o organizačnej (opatrenia na praktické využitie informačného systému)

Informačné systémy musia spĺňať niektoré základné požiadavky odrážajúce ich kvalitu. Medzi ne patrí hlavne potreba aby informácie zodpovedali podstate a potrebám jednotlivých stupňov riadenia.

Ďalej frekvencia a rýchlosť získavania informácií musia umožňovať ich efektívne využívanie pri rozhodovaní, kanály odovzdávania informácií sa musia prispôsobiť organizačnej štruktúre zohľadnením požiadavky najkratšej cesty medzi odosielateľom a príjemcom.

Pri odovzdávaní informácií sa treba podľa možnosti čo najviac vyhýbať sprostredkujúcim článkom, ktoré informácie deformujú a narúšajú. Formy prezentácie informácií musia byť komunikatívne a prispôsobené možnostiam ich pochopenia zainteresovanými príjemcami.

8

V neposlednom rade musí informačný systém plniť integračnú funkciu a navzájom prepájať všetky vnútropodnikové útvary a zabezpečovať spätnú väzbu, musí byť schopný dostatočne sa prispôsobovať meniacim sa podmienkam vo vnútornom i vonkajšom prostredí firmy. Je však dôležitá aj efektivita z hľadiska nákladovosti a dosahovania efektov z jeho uplatnenia. [3]

1.2.3 Poslanie informačných systémov

Tak ako sa mení podnikové prostredie, mení sa ja informačná technológia, mení sa aj poslanie a ciele, ktoré kladieme na informačný systém Zatiaľ čo v minulosti slúžil počítač ako dielňa na papierové dokumenty a jeho výkon bol meraný počtom spracovaných dokumentov za deň, dnes sme sa zamerali na to, aby sme z počítačov dostávali správne informácie pre správnych ľudí v správnom čase.

Cieľom informačného systému je potom zlepšiť výkonnosť ľudí v podnikoch prostredníctvom využívania informačnej technológie. Podľa použitej technológie IS poznáme štyri vývojové etapy:

1. Prvá etapa

Spracovanie dát (Data Processing – DP) – od 60. rokov. Cieľom týchto IS bolo zvýšenie účinnosti podnikových operácií na základe automatizácie informačných procesov.

2. Druhá etapa

IS pre riadenie (Management Information Systems – MIS) – od 70. rokov. Tieto IS boli orientované na zvýšenie účelnosti riadenia informačným uspokojovaním požiadaviek manažmentu.

3. Tretia etapa

Strategické IS (Strategic Information Systems – SIS) – do 80. rokov. Strategické IS majú prispievať k zvyšovaniu konkurenčnej schopnosti podniku vyvolaním zmien v spôsobe podnikania.

4. Štvrtá etapa

Novodobý IS – začiatok 90-tych rokov, cieľom bolo prispieť informáciami ku globalizácii a bezprostrednej komunikácii podnikov na celom svete.

Informačné systémy vo svojom vývoji podliehajú rozmanitým obsahovým zmenám ktoré vytvárajú kritériá pre ich členenie a teda z hľadiska obsahu automatizácie poznáme:

Informačné systémy evidenčného typu – boli prvou vývojovou etapou informačných systémov s najjednoduchšími formami uplatnenia výpočtovej techniky. [3]

Takéto informačné systémy umožňujú napr. automatizovanú evidenciu zásob, hmotného investičného majetku, miezd, objednávok, faktúr, aktualizáciu evidenčných záznamov, tlačenie evidenčných a štatistických zostáv a pod. Často poskytujú nadbytočné, a aj nepoužiteľné

9

informácie na riadenie.

Systémy na podporu rozhodovania – sú počítačovo realizované informačné systémy poskytujúce manažérom potrebné informácie vo vhodnej forme väčšinou dialógovou formou práce s počítačom. Systémy na podporu rozhodovania využívajú okrem evidenčnej zložky aj rozličné modelové prostriedky a techniky umožňujúce automatizovať nielen informačné, ale aj niektoré rozhodovanie procesy.

1.3. Manažérsky informačný systém

Manažérsky informačný systém (Management Information System – MIS) je centralizovaný a obyčajne komputerizovaný informačný systém, ktorý používajú manažéri podniku v rozhodovaní. Je to komplexný súbor integrovaných informačných podsystémov, ktorý je zameraný na sledovanie činnosti podniku a strategické prognózovanie.

S rastúcou hierarchiou riadenia narastá neurčitosť v požiadavkách na jednotlivé IS (podsystémy IS) a súčasne ubúda objem interných informácií (v dôsledku výberu potrebných informácií).

Súčasne pribúda potreba externých informácií z okolitých informačných systémov. Manažérsky informačný systém pozostáva z nasledujúcich podsystémov:

- Transakčné systémy

- Informačné systémy na riadenie

- Systémy na podporu rozhodovania

- Exekutívne informačné systémy [3]

1.3.1 Transakčné systémy

Transakčné systémy (Transaction Processing Systems – TPS) zahrňujú rutinné, každodenné účtovné operácie. Tieto operácie spájajú odberateľa, podnik, sklad a výrobu, pohľadávky, záväzky, kontrolu zásob a podobne. Slovo transakcia v názve TPS označuje rutinnú výmenu, ktorá ovplyvňuje finančný stav podniku.

Transakčný systém spravidla zasahuje do všetkých oblastí činností podniku a prepája celý podnikový finančný systém, výrobu, spotrebiteľov a dodávateľov. Systémy na transakčné spracovanie sa začali rozvíjať v podnikoch ako prvé. Boli medzi prvými automatizovanými systémami (v USA už v päťdesiatych rokoch) a dodnes využívajú väčšinu času počítačov. Vedľajším produktom týchto systémov bola v minulosti kategória nižších pracovníkov (operátor), ktorá bola špecializovaná len na vstup dát. S nástupom on-line systémov sa táto situácia zmenila. Rastúca integrácia transakcií podporila vznik tzv. predmetových databáz (subject databases). Tieto databázy sústreďujú všetky údaje a sú využiteľné všetkými oddeleniami podniku. Tým sa vytvára integrujúci informačný systém podniku. [3]

Medzi základné funkcie transakčného spracovania patrí:

- účtovníctvo

- tvorba dokladov

10

- kontrolné výkazníctvo

V rámci účtovníctva sa udržiava presná evidencia (záznamy) o podnikových transakciách. V rámci tvorby dokladov počítač generuje platobné šeky, faktúry, platobné zostavy a pod.

V rámci kontrolného výkazníctva sa tlačia chybové zostavy, správy o výnimkách a iné druhy informácií slúžiace na účely kontroly.

Transakčné systémy tvoria základ celého manažérskeho systému podniku.

1.3.2 Integrované informačné systémy riadenia výroby

Zvláštnym prípadom transakčných systémov, ktoré pracujú v on-line-real-time režime sú informačné systémy na priame riadenie technologických procesov. Integrovaním priameho riadenia procesov s organizáciou výroby, zásobovania, expedície vznikajú integrované informačné systémy (Computer Integrated Manufacturing – CIM). Vyznačujú sa tým, že majú minimálny podiel vstupov a výstupov realizovaných prostredníctvom človeka. [3]

1.3.3 Informačné systémy na riadenie

Informačné systémy na riadenie (Management Information Systems – MIS) vznikli z účtovných a ekonomických systémov podnikov a organizácií. V oblasti týchto informačných systémov sa objavujú aktuálne informácie prezentované tlačenými výstupmi na papieri alebo vo forme elektronickej pošty. Informačné systémy na riadenie však vo väčšine prípadov nepoužívajú predmetové databázy z transakčných systémov.

Tie sú určené pre operatívne riadenie, prípadne sa vyberajú len tie objekty, ktoré spĺňajú určité kritériá, napr. zákazník, ktorý si objednal určitý výrobok a pod.

Transakčné systémy vo všeobecnosti nie sú vhodné pre informačné systémy na riadenie hlavne z dvoch príčin:

- informácie v transakčných systémoch sa menia. Sú aktualizované priebežne podľa toho, ako prebiehajú procesy v podniku

- transakčné systémy zobrazujú okamžitý stav, zatiaľ čo na rozhodovanie spravidla sú potrebné určité „historické“ pohľady s časovým intervalom týždeň, mesiac, rok.

Preto sa z transakčných systémov využívajú často periodické výstupy, ktoré slúžia pre potrebu informačného systému na riadenie. Tieto sumarizačné výstupy sú však problematické. Menia sa kritéria, a tak sa môže stať, že štatistické údaje sú nepoužiteľné pre súčasný rozhodovací proces. [3]

1.3.4 Exekutívne informačné systémy

V literatúre sa často stretávame s termínom informačný systém na vrcholové riadenie. Týmto názvom sa označujú informačné systémy, ktoré informačne zabezpečuje vrchol riadiacej pyramídy. Slúžia predovšetkým vrcholovému vedeniu podniku a preto sa označujú ako exekutívne informačné systémy.

11

Exekutívne informačné systémy sa od informačných systémov na riadenie líšia predovšetkým tým, že vrcholové riadenie sa zaujíma viac o informácie z okolia podniku (externé) napr. technické inovácie, trh, banka, politická situácia, konkurencia a pod. Preto by exekutívne informačné systémy mali umožňovať prístup k externým informáciám. Určitým riešením pre získavanie externých informácií je v súčasnosti predávanie či kúpa informácií

špecializovanými firmami orientovanými na získavanie a spracovanie informácií z určitých oblastí.

V poslednom čase sa začína v niektorých podnikoch presadzovať vnímanie informačných systémov (informačných technológií) v podobe tzv. strategických informačných systémov.

Tieto systémy treba odlišovať od exekutívnych informačných systémov, určených pre strategické rozhodovanie. Strategické informačné systémy možno chápať ako aplikácie informačnej technológie, resp. informačné systémy, ktorých cieľom je zvyšovanie konkurenčnej schopnosti podniku. K tomuto cieľu samozrejme prispievajú všetky ostatné systémy v podniku. [3]

1.3.5 Systémy na podporu rozhodovania

Systémy na podporu rozhodovania (Decision Support Systems – DSS) majú schopnosť vykonávať rôzne analýzy rovnakých dát bez potreby zložitejšieho programovania. Jedná sa o počítačovú podporu metód rozhodovacej analýzy a operačnej systémovej analýzy.

Systémy na podporu rozhodovania sú flexibilnejšie ako transakčné systémy alebo systémy na riadenie. Nie sú založené na nemenných rozhodovacích pravidlách.

Predpokladajú, že používatelia nedokonale poznajú svoje vlastné informačné potreby, čo je charakteristické pre riadiace systémy fungujúce v dynamickom, rýchlo sa meniacom ekonomickom prostredí.

Systémy na podporu rozhodovania sa začali vo svete rozvíjať v 70. rokoch. Ich význam spočíva v tom, že manažérovi či používateľovi prijímajúcemu rozhodnutie poskytujú nástroje na skvalitnenie rozhodnutia.

Ďalej majú tieto systémy veľmi účinnú grafiku. Grafika má pre riadiacich pracovníkov oveľa väčšiu vypovedaciu schopnosť. Systémy na podporu rozhodovania disponujú aj napr. prostriedkami pre analýzu dôsledkov rôzne sa meniacich podmienok („What if“ analýza).

Analýza typu „čo sa stane, ak?“ umožňuje realizovať mnoho alternatívnych prepočtov v rámci rôznych predpokladov modelovania. Umožňuje napr. odpovedať na otázku, čo sa stane, ak sa zmení úroková sadzba v rámci investičných úverov, čo sa stane, ak odberatelia nebudú včas uhrádzať svoje finančné záväzky a pod.

Analýza typu „čo sa stane, ak?“ predstavuje nepravdepodobnostnú simulačnú techniku, pomocou ktorej ľahšie zdôvodniť vhodnosť určitých rozhodnutí.

Tam, kde sú systémy na podporu rozhodovania použité nad systémami pre riadenie, slúži pre taktické riadenie. Môže však podporovať aj strategické riadenie. Potom sú ale použité nad inými údajmi, ktoré sú popísané pri systéme pre vrcholové riadenie. [3]

12

Majitelia

Ekonomické oddelenie

Technický pracovníci

Externí spolupracovníci

1.4. Databáza informácií

Základom informačného systému v podniku je dobrý databázový systém, ktorý zabezpečuje vstup základných údajov a činností podniku a ochranu podľa zadefinovaných prístupových práv.

Databáza je teda celý súbor informácií, ktoré v počítačovej podobe poskytujú jednotlivé oddelenia, príp. úseky. Slúži predovšetkým na presné zachytenie skutkového stavu, t. j. aktuálneho stavu a údajov, od ktorých sa odvíjajú všetky nasledujúce kroky týkajúce sa ktorejkoľvek činnosti v spoločnosti.

Jednotlivé úseky pracujú s nasledovnými informáciami:

Výrobno – technický úsek

- informácie o stave na skladoch- informácie o všetkých dodávaných materiáloch, surovinách- informácie o termínoch dodávok

Obchodný úsek

- informácie o dodávateľoch a odberateľoch- informácie o cenách nakupovaného materiálu- informácie o konkurencii

Úsek kvality

- informácie o kvalite nakupovaných surovín a materiálov- informácie o kvalite práce v spoločnosti - informácie o strojných zariadení v podniku

1.5. Postavenie divízie informatiky v organizačnej štruktúre Každý sociálno-ekonomický objekt predstavujúci systém, teda aj podnik, sa skladá z dvoch vzájomne spojených podsystémov, ktoré v určitých reláciách pokladáme za systémy.

Sú to: 1. riadiaci podsystém (subjekt riadenia)2. riadený podsystém (objekt riadenia)

Riadiaci a riadený podsystém spolu tvoria organickú jednotu. Každý z nich má svoje funkcie a jeden voči druhému plní špecifické úlohy. Podnik EURO SEB s.r.o, ako systém riadenia, je tiež možné rozčleniť na riadiaci a riadený systém. Nasledujúce členenie ukazuje ako je to riešené v EURO SEB s.r.o.

13

RIADIACI SYSTÉM

RIADENÝ SYSTÉM

Tento systém tvoria jednotlivé útvary, ktoré podliehajú vedeniu a kontrole hore uvedeného riaditeľa/majiteľa. Medzi riadené útvary patrí technický útvar, výrobno-technický útvar, obchodný útvar, ekonomický útvar a sklad.

2. Charakteristika podniku EURO SEB, s r.o.

2.1. základné údaje o firme

2.1.1 Názov, sídlo

Obchodné meno: EURO SEB s.r.o.

Sídlo: Sebechleby 173, 962 66 Sebechleby

IČO: 36 620 050

Deň zápisu do OR: 04.06.2003

Právna forma: Spoločnosť s ručením obmedzeným

Typ podnikateľa: fyzická osoba

Majiteľ: Dario Lazzarotto

Massimo Costa

2.1.2 Organizačná štruktúra a jej charakteristika

Majiteľ : Dario Lazzarotto, Massimo Costa

14

Ekonomické oddelenie : Tomáš Korčok, Adriana Almassy

Technický pracovníci: Peter Barčan, Roman Malý, Lukáš Lacko, Kamil Sever

Externí spolupracovníci: Rudolf Ančin, Marek Daniel, Tomáš Mucha

Za informačný systém firmy EURO SEB zodpovedá ekonomické oddelenie, ktoré je podriadené majiteľovi firmy.

2.2.Úloha a popis informačného systému firmy EURO SEB, spol. s r. o.

Firma EURO SEB využíva ako základ informačného systému Intranet. Intranet je v podstate informačný server vnútri organizácie, slúžiaci ako spoločný zdroj informácií. Podobne ako bežné webové lokality je postavený na internetových technológiách s tým rozdielom, že má iné ciele a špecifiká a preto si jeho tvorba vyžaduje osobitný prístup. Jedným z výsledných efektov dobre navrhnutého a zrealizovaného intranetu je zjednodušenie a zefektívnenie získavania informácií, zdieľanie vedomostí, schopnosť rýchlejšieho rozhodovania a zvýšenie produktivity práce. Vzhľadom na svoju povahu sa intranet používa najmä na:

o zdieľanie a distribúciu informácii v rámci organizácie ( informácie týkajúce sa celej organizácie, prehľady, príručky, študijné materiály, cenníky..)

o informácie jednotlivých organizačných jednotiek ( zápisnice z porád, plány projektov, obchodné výsledky...)

o pred pripravené dotazy z databázo vnútroorganizačnú komunikáciu ( diskusné fóra, priama komunikácia v skupine, návrhy a

pripomienky...)o distribuované vykonávanie funkcií ( modifikovanie adresárov, zoznamov, informácií o

zamestnancoch...)o podpora pre fázové spracovávanie úloh - Workflow ( plánovanie dovoleniek

zamestnancom a ich schvaľovanie nadriadeným, postupné vypĺňanie administratívnych formulárov zodpovednými pracovníkmi, tvorba komplexných prehľadov...)

Prístup k informáciám, ako aj umožnenie ich zmien poskytovaných web servermi je možné obmedziť viacerými spôsobmi. Zamestnanci firmy, ktorí komunikujú so systémom po lokálnej sieti majú rôzne práva prístupu k jednotlivým službám systému. To je možné zabezpečiť zavedením prístupových hesiel k službám. Na základe autorizovaného prístupu získajú jednotliví užívatelia prístup k informáciám, ktoré sú im určené v takej podobe a forme, v akej ich potrebuje a rozumie im. Prístupové práva a forma informácií sú stanovené pre každého užívateľa a sú zvyčajne odvodené od úrovne riadenia a oddelenia, v ktorom ten ktorý užívateľ pracuje.

Organizácie využívajú intranet na rôzne účely: elektronická pošta, ktorá je už viac menej nevyhnutnosťou v každom podniku; spoločná práca na projektoch; brainstorming; prístup k databázam organizácie a dokumentom; video konferencie a mnohé iné aplikácie.

15

Ďalej firma využíva rôzne softvéry: - OS: Microsoft Windows Vista - účtovnícky softvér: TyrkIS, STEP 2000- databáza pracovníkov: MySql, Access

Pre úhradu pohľadávok využíva podnik službu Internet Banking.Pre komunikáciu s majiteľmi, ktorí sú zahraniční, podnik využíva elektronickú komunikáciu prostredníctvom e-mailu, mobilného telefónu. Samozrejme majitelia pravidelne prichádzajú do sídla firmy osobne.

2.3. Analýza hlavných a vedľajších činností firmy EURO SEB, spol. s r. o.

Firma EURO SEB s.r.o. má vo svojom portfóliu niekoľko činností.

Z hľadiska dôležitosti ich môžeme rozdeliť na hlavné a vedľajšie.

Hlavné:

- sprostredkovanie obchodu, služieb a výroby

- kúpa tovaru na ďalšie spracovanie a predaj konečnému užívateľovi

- výroba drevených dielcov na objednávku pre konečného užívateľa

Vedľajšie:

- predaj odpadu pre domácnosti (napr. na kúrenie, piliny, atď...)

- prenájom strojov a zariadení  - podnikateľské poradenstvo a vzdelávacia činnosť v oblasti poľnohospodárstva

2.4.Materiálové a informačné toky firmy EURO SEB, spol. s r. o.

16

PohľadávkyBankyZáväzky

Ú

2.5.Návrhy a pripomienky k informačnému systému v podniku

Po konzultácií so zainteresovanou osobou z firmy EURO SEB sme došli k záveru, že daný informačný systém je momentálne v podniku nastavení veľmi dobre a nepotrebuje byť inovovaný. Veľkou výhodou informačného systému Intranet je, že zamestnanci firmy, ktorí komunikujú so systémom po lokálnej sieti majú rôzne práva prístupu k jednotlivým službám systému pomocou hesiel.

Zamestnanci, ktorí nemajú mať prístup k jednotlivým informáciám sa k nim nemôžu len tak dostať, pretože systém má heslá, ktoré poznajú len oprávnený zamestnanci.

17

Sklad surovín a materiálu

Výroba a poskytnutie služieb

Sklad hotových výrobkov- expedícia

Ukončnie služieb

PredajNákup Účtovníctvoevidencia

Firma EURO SEB používa vhodný informačný systém, ktorý postačuje jej potrebám a takisto uspokojuje aj jej požiadavky. Firma neplánuje meniť informačný systém v budúcnosti, pokiaľ to nebude nevyhnutné.

2.6. Záver

Ako ste sa mohli dozvedieť z práce, firma EURO SEB, s.r.o. je malá firma, ktorá zamestnáva 9 pracovníkov, z ktorých každý má svoje postavenie v podniku.

Za vypracovanie tejto práce by sme chceli poďakovať Tomášovi Korčokovi (ekon. odd.), ktorý nám podal odborné informácie, ktoré boli pre túto prácu potrebné.

Použitá literatúra:

[1] http://referaty.atlas.sk/ostatne/informatika/14090/informacne-systemy-v-podniku[2] http http://referaty.atlas.sk/ostatne/informatika/13727/manazerske-informacne-systemy[3] http://www.its4you.sk/informacne-systemy/manazersky-informacny-system.php

18