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EMC® SourceOne™

Discovery ManagerVersión 7.2

Guía del usuario de escritorio302-000-949REV 01

Copyright © 1993 - 2015 EMC Corporation. Todos los derechos reservados. Publicado en España.

Publicado el 30 de abril de 2015

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Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop2

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CONTENIDO

Prólogo

Capítulo 1 Introducción

Introducción ............................................................................................... 12 Inicio de Discovery Manager (ambas ediciones) .......................................... 22 Cierre de Discovery Manager (ambas ediciones).......................................... 23 Información general de la ventana de la aplicación ..................................... 23 Descripción general sobre el panel de cinta ................................................ 24 Descripción general sobre el panel de navegación ...................................... 37 Actualización de la visualización................................................................. 43 Comprensión del estado de conexión.......................................................... 43 Visualización de la información de error...................................................... 44 ¿Qué sucede durante la copia de seguridad de los servidores? ................... 45

Capítulo 2 Gestión de usuarios y funciones de toda la aplicación

Introducción ............................................................................................... 48 Requisitos previos ...................................................................................... 48 Adición del primer usuario .......................................................................... 48 Adición de usuarios .................................................................................... 49 Eliminación de usuarios.............................................................................. 51 Asignación de funciones de toda la aplicación ............................................ 52 Adición o eliminación de materias personales............................................. 54

Capítulo 3 Configuración de Discovery Manager

Introducción ............................................................................................... 58 Configuración de Discovery Manager........................................................... 58 Configuración de los ajustes generales ....................................................... 59 Configuración de los ajustes de búsqueda .................................................. 63 Configuración de los ajustes de exportación ............................................... 64 Particionamiento de la base de datos de Discovery Manager....................... 67

Capítulo 4 Uso de Discovery Manager Express Edition

Introducción ............................................................................................... 76 Iniciar Discovery Manager Express Edition................................................... 76 Creación de una búsqueda en la materia personal ...................................... 77 Especificación de las carpetas en las que se realizará la búsqueda ............. 78 Ejecución de la búsqueda ........................................................................... 79

Capítulo 5 Gestión de identidades

Introducción ............................................................................................... 82 Las mejores prácticas para la gestión de identidades.................................. 83 Visualización de lista de registros de identidad........................................... 84 Adición de registros de identidad................................................................ 86 Edición de registros de identidad ................................................................ 88 Eliminación de los registros de identidad.................................................... 88

Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop 3

Contenido

Gestión de elementos de identidad (direcciones) en registros de identidad.................................................................................. 89

Capítulo 6 Gestión de etiquetas predeterminadas

Introducción ............................................................................................. 102 Adición de etiquetas predeterminadas personalizadas ............................. 103 Edición de etiquetas ................................................................................. 104 Eliminación de etiquetas........................................................................... 105

Capítulo 7 Gestión de materias

Introducción ............................................................................................. 108 Acerca de las carpetas de retención .......................................................... 108 Requisitos previos de materias estándares de Discovery Manager............. 109 Mejores prácticas para la gestión de materias estándares ......................... 110 Mejores prácticas para la creación de materias nuevas en particiones nuevas................................................................................ 111 Creación de una materia personal ............................................................. 111 Creación de una materia estándar ............................................................. 111 Eliminación y colocación de materias estándares en Mis materias............. 116 Edición de las propiedades de materia...................................................... 117 Gestión de elementos en una materia estándar......................................... 137 Vista del informe de resumen de una materia............................................ 138 Cierre de materias estándares................................................................... 142 Reapertura de materias estándares........................................................... 142 Eliminación de materias............................................................................ 142

Capítulo 8 Recopilación de contenido para materias

Requisitos previos .................................................................................... 146 Recopilación de contenido para una lista de verificación de materias........ 146 Visualización de la lista de búsquedas de recopilación para una materia .. 147 Visualización de un informe resumido de recopilación .............................. 148 Creación de búsquedas de recopilación .................................................... 152 Adición y eliminación de columnas ........................................................... 153 Edición de las propiedades de búsqueda.................................................. 154 Especificación de carpetas de búsqueda................................................... 158 Calendarización de una búsqueda ............................................................ 161 Visualización de una búsqueda de recopilación ........................................ 163 Copia de búsquedas de recopilación......................................................... 163 Cambio de nombre de búsquedas de recopilación .................................... 164 Utilización de carpetas para organizar las búsquedas de recopilación....... 165 Ejecución de una búsqueda de recopilación.............................................. 167 Re-ejecución de una búsqueda de recopilación......................................... 167 Monitorización del progreso de la búsqueda............................................. 168 Visualización de errores de búsqueda....................................................... 170 Visualización de historial de búsqueda..................................................... 172 Visualización de resultados de búsqueda de recopilación......................... 173 Selección de resultados ............................................................................ 182 Asignación de resultados de búsqueda de recopilación a una materia estándar ....................................................................................... 182 Eliminación de búsquedas........................................................................ 183 Monitorización del estado de las operaciones para una materia................ 184

4 Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop

Contenido

Capítulo 9 Especificación de criterios de búsqueda

Especificación de criterios de búsqueda de recopilación........................... 188 Especificación de tipos de elemento (tipos de contenido) ......................... 190 Personalización de campos de búsqueda ................................................. 193 Búsqueda de texto.................................................................................... 193 Búsqueda en palabras clave ..................................................................... 198 Acción de cortar y pegar párrafos en campos de texto ............................... 198 Especificar operadores AND y OR en los criterios de búsqueda.................. 199 Especificación del nombre de archivos adjuntos ....................................... 199 Especificación de destinatario, remitente o propietario para elementos de correo electrónico ...................................................................................... 200 Búsqueda de archivos archivados mediante el campo Propietario............. 212 Ejecución de búsquedas de dominio......................................................... 213 Especificación de fechas ........................................................................... 216 Especificación del tamaño de un elemento ............................................... 218 Uso de "Error de indexación" y "Cualquier contenido no indexado" ........... 219 Búsqueda en metadatos personalizados................................................... 219 Eliminación de valores de todos los campos de búsqueda ........................ 222

Capítulo 10 Utilizar el campo Expresión de búsqueda

Introducción ............................................................................................. 226 Añadir el campo Expresión de búsqueda................................................... 226 Mejores prácticas del campo Expresión de búsqueda ............................... 226 Utilizar el operador de proximidad en el campo Expresión de búsqueda.... 226 Utilizar operadores booleanos en el campo Expresión de búsqueda.......... 227 Utilizar el operador de fusión de tiempo verbal en el campo Expresión de búsqueda .................................................................................................. 228 Utilizar comodines en el campo Expresión de búsqueda ........................... 229 Especificar varias palabras en el campo Expresión de búsqueda ............... 230 Prioridad de los operadores en el campo Expresión de búsqueda ............. 230 Utilización de paréntesis en el campo Expresión de búsqueda .................. 231 Utilizar comillas en el campo Expresión de búsqueda ............................... 232 Búsqueda de palabras reservadas ............................................................ 232 Caracteres de búsqueda ........................................................................... 233

Capítulo 11 Revisión de contenido en materias

Introducción ............................................................................................. 238 Requisitos previos .................................................................................... 238 Visualización de mensajes asignados a una materia estándar................... 238 Aplicación de etiquetas a elementos......................................................... 239 Asignación de custodias a elementos ....................................................... 242 Trabajo con búsquedas dentro de la materia ............................................. 244 Eliminación de elementos de Revisión de materia ..................................... 252 Visualización del estado de acciones pendientes en Revisión de materia .. 253

Capítulo 12 Exportación de contenido y metadatos

Introducción ............................................................................................. 256 Tipos de contenido y contenedores de exportación ................................... 257 Especificación de resultados para exportar ............................................... 258 Especificación de la configuración de exportación..................................... 260 Acerca del procesamiento de la exportación.............................................. 265 Visualización del estado de archivos pendientes para una materia ........... 266


Contenido

Visualización de información y contenido de exportación.......................... 266 Detención de una búsqueda en ejecución ................................................. 289 Uso de carpetas para organizar exportaciones .......................................... 289 Eliminación de una exportación ................................................................ 291

Capítulo 13 Uso de las utilidades de Discovery Manager

Acerca de las utilidades de Discovery Manager.......................................... 294 Flujos de trabajo de Discovery Manager .................................................... 295 Sintaxis común para todas las utilidades de Discovery Manager................ 296 Creación de registros de identidad ............................................................ 297 Creación de custodias............................................................................... 302 Recopilación de correo electrónico de custodias ....................................... 304

Capítulo 14 Características de accesibilidad de Discovery Manager

Características de accesibilidad ................................................................ 310 Métodos abreviados de teclado ................................................................ 310

Apéndice A Campos de criterios de búsqueda

Introducción ............................................................................................. 320 Campos de criterios de búsqueda por tipo de contenido ........................... 320 Descripciones de los campos de criterios de búsqueda............................. 327

Apéndice B Resultados de la búsqueda

Introducción ............................................................................................. 338 Columnas de los resultados de búsqueda ................................................. 338 Información del panel de vista previa ........................................................ 345 Consultas SQL o de indexación de texto completo..................................... 348

Apéndice C Ediciones de Discovery Manager

Características de las ediciones de Discovery Manager.............................. 350

Glosario


PRÓLOGO

Como para de un esfuerzo para mejorar sus líneas de productos, EMC lanza periódicamente revisiones de su software y hardware. Por lo tanto, algunas de las funciones descritas en este documento pueden no ser compatibles con todas las versiones del software o hardware actualmente en uso. Las notas de la versión del producto proporcionan la información más actualizada sobre funciones de productos.

Comuníquese con el profesional de soporte técnico de EMC si un producto no funciona adecuadamente o si no funciona como se describe en este documento.

Nota: Este documento fue preciso en el momento de su publicación. Visite el Servicio de soporte en línea de EMC (https://support.emc.com) para asegurarse de que está usando la última versión de este documento.

Propósito

Este documento incluye información acerca de cómo usar la aplicación EMC SourceOne Discovery Manager Desktop.

Audiencia

Este documento forma parte de los conjuntos de documentación de EMC SourceOne Email Management y Discovery Manager. Se ha diseñado para todos los usuarios de Discovery Manager, incluidos los usuarios de la edición Express que dispongan de SourceOne Email Management.

Historial de revisiones

La siguiente tabla presenta el historial de revisiones de este documento.

Documentación relacionada

El conjunto de documentación de SourceOne contiene las siguientes publicaciones:

Guías de productos EMC SourceOne

◆ Guía de compatibilidad de productos EMC SourceOne

◆ Guía de configuración de seguridad de productos EMC SourceOne

EMC SourceOne Discovery Manager

◆ Guía de instalación y administración de EMC SourceOne Discovery Manager

◆ Notas de la versión del producto localizado de EMC SourceOne Discovery Manager

◆ Tarjetas de referencia rápida de EMC SourceOne Discovery Manager

◆ Notas de la versión de EMC SourceOne Discovery Manager

Tabla 1 Historial de revisiones

Revisión: Fecha Descripción

01 30 de abril de 2015 Primera versión de la Guía del usuario de EMC SourceOne Discovery Manager 7.2 Desktop.


Prólogo

◆ Guía del usuario EMC SourceOne Discovery Manager para escritorio

◆ Guía del usuario de la aplicación web de EMC SourceOne Discovery Manager

EMC SourceOne Email Management

◆ Guía de instalación y administración de auditorías y elaboración de informes de EMC SourceOne

◆ Guía de la solución de recuperación ante desastres de EMC SourceOne

◆ Guía de administración de EMC SourceOne Email Management

◆ Guía de instalación de EMC SourceOne Email Management

◆ Notas de la versión del producto localizado EMC SourceOne Email Management

◆ EMC SourceOne Management Pack para Microsoft System Center Operations Manager

◆ Notas de la versión de EMC SourceOne Email Management

◆ Guía del usuario sobre búsquedas de EMC SourceOne

EMC SourceOne for File Systems

◆ Guía de administración de EMC SourceOne for File Systems

◆ Guía de instalación de EMC SourceOne for File Systems

◆ Notas de la versión de EMC SourceOne for File Systems

Acceso fuera de línea de EMC SourceOne

◆ Guía de instalación y administración de EMC SourceOne Offline Access

◆ Notas de la versión EMC SourceOne Offline Access

◆ Guía del usuario de EMC SourceOne Offline Access

EMC SourceOne for Microsoft SharePoint

◆ Guía de instalación de EMC SourceOne for Microsoft SharePoint

◆ Guía de administración de EMC SourceOne for Microsoft SharePoint

◆ Tarjeta de referencia rápida de EMC SourceOne for Microsoft SharePoint

◆ Notas de la versión de EMC SourceOne for Microsoft SharePoint

EMC SourceOne for Microsoft SharePoint Storage Management

◆ Guía de administración de gestión de EMC SourceOne for Microsoft SharePoint Storage Management

◆ Guía de instalación de EMC SourceOne for Microsoft SharePoint Storage Management

◆ Notas de la versión de EMC SourceOne for Microsoft SharePoint Storage Management

Convenciones utilizadas en este documento

EMC utiliza las convenciones siguientes para los avisos especiales.

Nota: Una nota presenta información que es importante, pero no relacionada con ningún peligro.


Prólogo

Un mensaje de precaución contiene información esencial para prevenir el daño o la pérdida de datos en el sistema o el equipo.

Convenciones tipográficas

EMC utiliza las siguientes convenciones del estilo de fuente en este documento:

Dónde obtener ayuda

La información de soporte técnico, productos y licencias de EMC se puede obtener de la siguiente forma.

Tabla 2 Convenciones tipográficas

Normal Se utiliza en el cuerpo del texto (no de procedimiento) para:• Nombres de elementos de interfaz (como nombres de ventanas,

cuadros de diálogo, botones, campos y menús)• Los nombres de recursos, atributos, grupos, expresiones booleanas,

botones, instrucciones DQL, palabras clave, cláusulas, variables de entorno, nombres de archivo, funciones, utilidades

• Direcciones URL, nombres de la ruta de acceso, nombres de archivo, nombres de directorio, nombres de equipo, vínculos, grupos, claves de servicio, sistemas de archivos, notificaciones

Negrita: Utilizada en texto de procesos para:• Nombres de elementos de interfaz (como nombres de ventanas,

cuadros de diálogo, botones, campos y menús)• Lo que el usuario selecciona, hace clic en o presiona específicamente,

tipos

Cursiva: Se utiliza en todo el texto (incluso los procedimientos) para:• Títulos de publicaciones a los que se hace referencia en texto• Énfasis (por ejemplo un nuevo término)• Variables

Courier: Se utiliza para:• Salidas del sistema, como un mensaje de error o secuencia de

comandos • Direcciones URL, rutas de acceso completas, nombres de archivo,

indicadores y sintaxis cuando se muestran fuera del cuerpo del texto

Courier negrita: Se utiliza para:• Datos concretos introducidos por el usuario (como comandos)

Courier cursiva:

Se utiliza en procedimientos para:• Variables en línea de comandos• Variables introducidas por el usuario

< > Los corchetes angulares contienen valores de variables o parámetros proporcionados por el usuario

[ ] Los corchetes contienen valores opcionales

| La barra vertical indica las selecciones alternativas: la barra significa "o"

{ } Los corchetes redondos indican contenido que debe especificar (es decir, x o y o z)

... Los puntos suspensivos indican información no esencial omitida en el ejemplo


Prólogo

Información de producto

Para obtener documentación, notas de la versión, actualizaciones de software o información sobre productos de EMC, visite el Servicio de soporte en línea de EMC en https://support.emc.com.

Soporte técnico

Visite el servicio de soporte en línea de EMC y haga clic en Centro de servicios. Verá varias opciones para ponerse en contacto con el Servicio de soporte técnico de EMC. Tenga en cuenta que, para abrir una solicitud de servicio, debe contar con un acuerdo de asistencia técnica válido. Póngase en contacto con su representante de ventas de EMC para obtener información detallada sobre cómo obtener un acuerdo de soporte válido o responder a cualquier pregunta sobre su cuenta.

Comunidades en línea

Visite EMC Community Network en https://community.emc.com para establecer contactos con colegas, participar en conversaciones y obtener contenido sobre soluciones y soporte de productos. Establezca relaciones interactivas en línea con clientes, socios y profesionales certificados para todos los productos de EMC.

Sus comentarios

Sus sugerencias nos ayudarán a seguir mejorando la precisión, la organización y la calidad general de las publicaciones de los usuarios. Envíe sus opiniones sobre este documento a [email protected].


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CAPÍTULO 1Introducción

Esta sección contiene los siguientes temas:

◆ Introducción ........................................................................................................... 12◆ Inicio de Discovery Manager (ambas ediciones) ...................................................... 22◆ Cierre de Discovery Manager (ambas ediciones)...................................................... 23◆ Información general de la ventana de la aplicación ................................................. 23◆ Descripción general sobre el panel de cinta ............................................................ 24◆ Descripción general sobre el panel de navegación .................................................. 37◆ Actualización de la visualización............................................................................. 43◆ Comprensión del estado de conexión...................................................................... 43◆ Visualización de la información de error.................................................................. 44◆ ¿Qué sucede durante la copia de seguridad de los servidores? ............................... 45

Introducción 11

Introducción

IntroducciónConsulte las secciones siguientes para obtener información sobre Discovery Manager.

Dos ediciones de Discovery Manager

Existen dos ediciones de Discovery Manager: Express Edition y edición completa.

Discovery Manager Express Edition Email Management incluye una edición de Discovery Manager que cuenta con un subconjunto de los roles disponibles en Discovery Manager Full Edition. Para distinguir la versión de la edición exprés de la edición completa, en la documentación se usa el término "Discovery Manager Express Edition". Las pantallas presentes en ambas ediciones se indican con el término "Discovery Manager".

Utilice Discovery Manager Express Edition para buscar elementos de correo electrónico de un usuario, como mensajes y elementos de calendario, y para exportar los resultados a los formatos compatibles.

Discovery Manager Express Edition está destinado a los administradores, supervisores o usuarios legales que deseen buscar correos electrónicos de otros usuarios en el archivo y exportar los resultados. No está destinada a los usuarios finales que desean exportar sus propios elementos archivados.

Nota: Algunas características de Discovery Manager Full Edition aparecen atenuadas en Discovery Manager Express Edition. Para obtener todos los roles, debe actualizar a la versión completa de Discovery Manager.

Edición completa de Discovery Manager Utilice la edición completa de Discovery Manager para buscar, recopilar, conservar, analizar y exportar correo electrónico archivado, contenido de SharePoint y archivos en respuesta a avisos legales o normativos, o a reclamaciones de política corporativa. Discovery Manager no modifica el elemento archivado original.

Discovery Manager Full Edition está diseñada para los procesos y los procedimientos aceptados de eDiscovery y, además:

◆ Admite la gestión del ciclo de vida de la materia, ya que proporciona:

• Retención legal para evitar la alteración de documentos.

• Auditorías e informes.

◆ Permite una respuesta oportuna a las solicitudes de descubrimiento gracias a que formaliza el proceso de descubrimiento y transfiere una mayor parte del proceso de descubrimiento hacia dentro de la empresa.

◆ Reduce el tiempo y el coste del proceso de descubrimiento, ya que proporciona:

• Búsqueda precisa e integral.

• Recopilación eficiente de gran cantidad.

• Análisis, selección y etiquetado eficaz.

• Es compatible con los estándares EDRM XML 1.0 y 1.2.


Introducción

Documentación de Discovery Manager Desktop y Discovery Manager Web

Existen dos interfaces de Discovery Manager: La interfaz de escritorio de Discovery Manager y la aplicación web de Discovery Manager. La documentación de apoyo disponible varía según la interfaz utilizada. Las siguientes secciones incluyen información sobre la interfaz de Discovery Manager Desktop. Si está utilizando la interfaz de la aplicación web de Discovery Manager, utilice la Guía del usuario de la aplicación web de Discovery Manager.

Licencias

El kit de software SourceOne Email Management incluye Discovery Manager Express Edition, y no se requiere una licencia adicional.

La edición completa de Discovery Manager requiere una licencia.

Tipos de materia

Los dos tipos de materias se describen en esta sección.

• Materias personales: En Discovery Manager Express Edition, cada usuario tiene una materia personal en la que solo puede trabajar ese usuario. En la edición completa de Discovery Manager, las materias personales son opcionales.

• Materias estándares: En Discovery Manager Full Edition, las materias estándares pueden compartirse entre varios investigadores.

Recepciones de lectura/devolución de correos electrónicos

Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager.

Por motivos de diseño, cuando un investigador abre un correo electrónico en cualquier edición de Discovery Manager, no se activan las recepciones de lectura/devolución, por lo que los remitentes no son conscientes de que se les está investigando. No es necesario desactivar las recepciones de lectura/devolución para Microsoft Exchange/Outlook o IBM Lotus Domino/Notes.

Visualización de la hora


Discovery Manager convierte la fecha UTC almacenada en el servidor a la hora local que se mostrará al equipo cliente de Discovery Manager según el huso horario actual del cliente.

Tenga en cuenta las siguientes consideraciones:

◆ Cuando los husos horarios actuales del equipo cliente de Discovery Manager y de SQL Server difieren, Discovery Manager no convierte la fecha y hora de creación que se muestran para una instancia de búsqueda de la fecha y hora de SQL Server a la fecha y hora del cliente. El nodo de árbol de la instancia de búsqueda refleja la hora en la que se ha creado la búsqueda; la hora no se cambia a la hora local. La fecha del árbol

Introducción 13

Introducción

es el nombre de la búsqueda y se vuelve estática una vez se ha creado. Fuera de los árboles de nodo, la fecha de creación se cambia a la hora local (por ejemplo, en los informes).

◆ Al ver un mensaje de forma nativa, las horas que aparecen en Outlook y Notes pueden ser distintas a las que aparecen en Discovery Manager. Outlook y Notes muestran la hora de envío del mensaje, mientras que Discovery Manager muestra la hora de recepción del mensaje.

Fases de Discovery Manager

Nota: Esta sección hace referencia a la edición completa de Discovery Manager.

En Discovery Manager, los usuarios tienen asignadas funciones que especifican las acciones que pueden realizar durante las fases del descubrimiento legal.

El diagrama siguiente muestra las fases de Discovery Manager y los roles de los usuarios en cada fase.

Figura 1 Fases y roles de Discovery Manager

Ciclo de vida de una materia

Nota: Esta sección hace referencia a Discovery Manager Full Edition.

El ciclo de vida de una materia de Discovery Manager incluye lo siguiente:

◆ Creación: se crea la materia y se especifican las propiedades, incluida la carpeta de retención. Se seleccionan los usuarios de Discovery Manager para trabajar en la materia y se les asignan funciones específicas de materia. La materia tiene el estado de Abierta.


Introducción

◆ Recopilación: se recopilan los elementos. Los elementos seleccionados se asignan a la materia. Se conservan los elementos colocados en retención legal para evitar cargos por alteración de documentos o destrucción improcedente (eliminación del archivo).

◆ Revisión: se revisan y se etiquetan los elementos asignados. Los elementos se seleccionan para determinar el conjunto de elementos de respuesta.

◆ Exportación: se exportan los elementos de interés a un formato específico. También se pueden exportar los metadatos.

◆ Cierre: es la fase final de una materia. Después de que una materia se cierra, pasa a ser de solo lectura: Los usuarios autorizados pueden observar los informes y las propiedades. No se puede crear ni ejecutar búsquedas y tampoco se pueden cambiar las propiedades. Los elementos no pueden asignarse ni etiquetarse y las exportaciones no pueden ejecutarse. Para modificar una materia cerrada, el gestor de materias debe cambiar el estado a Abierto.

◆ Eliminación: se elimina la materia y todos los elementos relacionados con ella, incluso los elementos en espera. Solo un usuario que sea propietario y al mismo tiempo gestor de materias puede eliminar una materia.

Roles de usuarios en el ciclo de vida de la materia


En Discovery Manager, las funciones controlan el acceso a una materia y definen las acciones que un usuario puede realizar en esta durante su ciclo de vida:

◆ Los propietarios de materia pueden crear la materia.

◆ Los gestores de materias pueden:

• Asignar gestores de materias e investigadores a la materia, y eliminarlos de ella.

• Especificar y modificar las propiedades de la materia.

• Monitorizar el progreso y estado de la materia.

• Cerrar la materia.

• Volver a abrir la materia.

• Eliminar la materia (los gestores de materias también deben tener el rol de propietario de materia para eliminar materias).

◆ Los investigadores pueden:

• Recopilar, revisar y exportar dentro de la materia.

• Eliminar elementos de la materia.

• Aplicar y eliminar etiquetas.

Escenario de ejemplo


Introducción 15

Introducción

En el siguiente ejemplo, se describe cómo se puede utilizar Discovery Manager en una investigación sencilla.

Inicio de la investigaciónEl Departamento de Recursos Humanos ha solicitado que se abra una investigación con respecto a la mala conducta de un empleado. Se debe buscar el correo electrónico del empleado.

Preparación de Discovery ManagerTenga en cuenta lo siguiente durante la preparación para la instalación de Discovery Manager.

◆ El administrador de usuarios especifica los usuarios que pueden trabajar con Discovery Manager y asigna la función Propietario de materia a los usuarios que pueden crear materias.

◆ El administrador de identidades crea alias, también denominados registros de identidad, para simplificar la búsqueda de correos electrónicos. Cada registro de identidad contiene todas las direcciones de correo electrónico de una persona de interés determinada, también denominada custodia. En este escenario, la custodia es el empleado del que se sospecha una mala conducta. Este administrador de identidades ha preparado de forma proactiva un registro de identidad para cada empleado. De lo contrario, el propietario de materia solicitaría que se crease un registro de identidad para la custodia.

◆ El administrador de etiquetas crea etiquetas que están disponibles para todas las materias. Los investigadores aplicarán etiquetas a los elementos específicos recopilados para la materia a fin de etiquetar los elementos para una revisión más extensa e indicar si son pertinentes o no. Si solo se necesitan más etiquetas para esta materia, a continuación, el administrador de materias puede añadirlas a la materia.

Preparación de carpetas de retenciónEl administrador de Email Management crea una carpeta de retención, si es necesario para la materia. que debe estar indexada por texto completo. Consulte la Guía de instalación y administración de EMC SourceOne Discovery Manager para obtener más información.

Creación de una materiaEl propietario de materia crea una materia, en la que especifican los siguientes atributos.

◆ Nombre de la materia

◆ Descripción

◆ Carpeta en la que se contendrán las copias de elementos (retención legal)

◆ Fecha de vencimiento

◆ Custodias (en este escenario, una custodia)

◆ Gestores de materias (en este escenario, dos gestores de materias. El segundo es de respaldo).

◆ Investigadores (en este escenario de ejemplo, tres investigadores)


Introducción

Búsqueda y retención de contenidoLos gestores de materias y los investigadores monitorizan el área Todas las materias de Discovery Manager para las nuevas materias. Solo pueden visualizar las materias que un administrador de materias les haya asignado.

El gestor de materias coordina y supervisa el trabajo de los investigadores. Cuando la nueva materia aparece en Discovery Manager, el gestor de materias edita las propiedades de la materia para especificar recursos y criterios adicionales, incluidos los siguientes:

◆ Añadir un tercer investigador.

◆ Especificar las carpetas en las que se realizará la búsqueda.

◆ Especificar el rango de fechas de los mensajes de correo electrónico para la búsqueda.

◆ Especificar las palabras clave con las que se realizará la búsqueda.

◆ Añadir una etiqueta específica para esta materia.

Nota: Una materia puede tener tantos administradores de materias e investigadores como necesite. Para explicar el flujo de trabajo en este escenario, se asigna un investigador para cada fase: recopilación, revisión y producción. Puede tener un investigador para las tres fases. EMC recomienda tener un segundo gestor de materias como respaldo en caso de que el primero no esté disponible.

El investigador (recopilador) busca y recopila el correo electrónico pertinente para la materia.

◆ Estos crean una búsqueda de recopilación mediante la información especificada por el propietario de materia, el gestor de materias y el registro de identidad de la custodia creada por el administrador de identidades.

◆ Después de que se ejecuta la búsqueda, ven los elementos en el panel de vista previa para determinar los elementos que son relevantes para la materia.

◆ Seleccionan los elementos de los resultados de búsqueda y los asignan a la materia para revisar. En este caso, la materia tiene una carpeta de retención, de manera que los elementos asignados se copian automáticamente a la carpeta de retención que el propietario de materia especificó. Estos elementos copiados están ahora retenidos de forma legal y se mantienen más allá de las fechas de retención originales.

Revisión y etiquetado de contenidoEl investigador (revisor) revisa y etiqueta los elementos que el investigador (recopilador) ha asignado a la materia.

Realizan una búsqueda en la materia más extensa para pulir la lista de elementos, ve los elementos en el panel de vista previa y, a continuación, asignan las etiquetas a los elementos para indicar qué elementos responden y se deben exportar.

Exportación del contenido de la materiaEl investigador (productor) es responsable de la exportación de los elementos que ha identificado el investigador (revisor).

Introducción 17

Introducción

Exportan los elementos en el formato (en este caso, un archivo PST) que le solicitó Recursos Humanos.

Final de la investigaciónCuando la investigación ha finalizado, el administrador de materias cierra la materia y el propietario de materia puede eliminarla.

Detalles del rol

Las acciones que pude realizar dependen de su rol.

Discovery Manager utiliza los dos tipos de roles que se enumeran las secciones siguientes.

Funciones de toda la aplicaciónUn rol de toda la aplicación existe fuera de una materia.

Solo los administradores de usuarios pueden gestionar los roles de toda la aplicación.

En la lista siguiente, se describen los roles de toda la aplicación.

◆ Administrador de aplicaciones: disponible en ambas ediciones de Discovery Manager.

• Gestiona la aplicación Discovery Manager. Puede asignar cualquier rol, asignando en primer lugar el rol Administrador de usuarios.

• Ve la lista de todas las materias y los estados de materia actuales (ABIERTA, CERRADA), pero no el informe de resumen de materia.

• Cambia la configuración de Discovery Manager.

◆ Administrador de usuarios: disponible en ambas ediciones de Discovery Manager. Gestiona los usuarios y las funciones de toda la aplicación:

• Añade usuarios a Discovery Manager.

• Asigna funciones de toda la aplicación para los usuarios.

◆ Administrador de identidades: gestiona las identidades (alias utilizados en las búsquedas):

• Crea y edita registros de identidad.

• Elimina registros de identidad y elementos de identidad asociados que estén en desuso (direcciones).

Nota: Este rol está disponible en Discovery Manager Full Edition.

Nota: En Discovery Manager Full Edition, asegúrese de que al menos un investigador de cada materia estándar sea también un administrador de identidades.

◆ Administrador de etiquetas: crea y gestiona las etiquetas predeterminadas que están disponibles para todas las materias estándares.



Introducción

◆ Operador de copias de seguridad: disponible en ambas ediciones de Discovery Manager.Se asigna a la cuenta que puede poner en pausa el servicio web y el servicio para Windows de Discovery Manager como preparación para realizar una copia de seguridad de los servidores de Discovery Manager y poder reanudar los servicios después de completar el proceso de copia de seguridad. De forma predeterminada, la cuenta de servicio de SourceOne es un operador de copias de seguridad. Consulte la Guía de instalación y administración de EMC SourceOne Discovery Manager para obtener información acerca de cómo respaldar los servidores de Discovery Manager.

◆ Propietario de materia: crea nuevas materias estándares:

• Ve todas las materias estándares que ha creado o respecto de las cuales se le han asignado los roles Gestor de materias o Investigador específicos de la materia.

• De forma predeterminada, se convierte en el primer gestor de materias e Investigador en la materia estándar.

• Como gestor de materias, puede asignar otros gestores de materias o investigadores a la materia estándar.

• Puede eliminarse como gestor de materias o investigador de las materias estándares que ha creado.

• Si también es el gestor de materias, puede eliminar materias estándares cerradas.


Funciones específicas de la materiaLos roles específicos de la materia están disponibles en Discovery Manager Full Edition para las materias estándares. Estos roles se muestran y se pueden asignar solo dentro de una materia.

En la tabla siguiente, se describen los roles que solo se aplican dentro de una materia estándar:

Introducción 19

Introducción

Tabla 3 Roles específicos de la materia en Discovery Manager (Full Edition) (página 1 de 2)

Función Subfunción Acciones

Gestor de materias

Gestiona materias estándares:• Ve las materias estándares asignadas, incluidos los

informes de resumen de materia.• Define propiedades de materias estándares: carpetas de

búsqueda, fechas, palabras clave, custodias.• Asigna otros usuarios a las funciones Administrador de

materias e Investigador para esa materia estándar.• Crea, modifica y elimina las etiquetas específicas de la

materia.• Cambia el estado de la materia estándar.• Especifica una carpeta de retención para una materia

estándar.• Ve la actividad de recopilación de la materia, incluido el

estado de una búsqueda en ejecución.• Ve la actividad de etiquetado de la materia.• Ve la actividad de producción de la materia, incluido el

estado de una exportación en ejecución.• Gestiona el estado del ciclo de vida de las materias

estándares (Abierto, Cerrado).• Si también es el propietario de materia, puede eliminar

materias estándares cerradas.

Nota: Para obtener una vista previa de los elementos en las búsquedas de recopilación o en las búsquedas de revisión (dentro de la materia), también debe tener la función Investigador.



Introducción

InvestigadorNota: En esta versión, un investigador tiene todas las subfunciones.

Busca, recopila, ve y abre los elementos, asigna custodias, aplica etiquetas y exporta resultados.Puede obtener una vista previa de los elementos en búsquedas de recopilación y en búsquedas de revisión (dentro de la materia).


• Colector • Ve las materias estándares asignadas, incluidos los informes de resumen de materia.

• Busca elementos en orígenes externos y en carpetas de la materia.

• Gestiona las búsquedas de recopilación (crear, modificar, guardar, ejecutar o calendarizar, detener e iniciar).

• Asigna o cambia las etiquetas de custodia.• Ve las búsquedas de recopilación actuales y anteriores

(resultados y criterios).• Ve los elementos en los resultados de una búsqueda de

recopilación.• Obtiene una vista previa de los elementos y los abre.• Asignar elementos a una materia estándar.• Copia elementos a una carpeta de retención.• Ve el estado de la búsqueda de recopilación.• Elimina los trabajos de búsqueda.

• Revisor • Ve las materias estándares asignadas, incluidos los informes de resumen de materia.

• Ve las propiedades de las materias estándares.• Realiza búsquedas dentro de la materia.• Ve elementos de una materia estándar.• Abre elementos en una materia estándar.• Aplica etiquetas o las quita de los elementos de una

materia estándar.• Asigna o cambia las custodias.• Ve la información de resumen de revisión.• Elimina elementos de una materia estándar.

• Productor • Ve las materias estándares asignadas, incluidos los informes de resumen de materia.

• Ve todos los elementos y trabajos de búsqueda en una materia estándar.

• Selecciona los elementos para exportar.• Exporta elementos.

Tabla 3 Roles específicos de la materia en Discovery Manager (Full Edition) (página 2 de 2)

Función Subfunción Acciones

Introducción 21

Introducción

Inicio de Discovery Manager (ambas ediciones)


Para iniciar la aplicación Discovery Manager, realice uno de los pasos siguientes:

1. Haga doble clic en el icono de Discovery Manager que se encuentra en el equipo de escritorio.

2. Haga clic en el icono de Discovery Manager que se encuentra en la barra de inicio rápido..

3. Seleccione la siguiente ruta en el menú Inicio:

• Menú Inicio > Programas > EMC SourceOne Discovery Manager > EMC Discovery Manager.

Aparecerá la pantalla de presentación de Discovery Manager.

Figura 2 Pantalla de presentación de Discovery Manager

Paquetes de idioma

Las dos ediciones de Discovery Manager utilizan paquetes de idiomas para permitir que la ayuda en línea y los mensajes de error se visualicen en el idioma en función de la configuración del ordenador. Al iniciar la aplicación Discovery Manager por primera vez, se puede descargar un paquete de idiomas del servidor de Discovery Manager.

Aparece el siguiente mensaje en la pantalla de presentación:

Recuperando paquete de idiomas.

Después de descargar el paquete de idiomas, la aplicación Discovery Manager o Discovery Manager Express Edition se reinicia automáticamente.

Si el paquete de idiomas no está disponible, la aplicación Discovery Manager o Discovery Manager Express Edition muestra la ayuda en línea y los errores en inglés.


Introducción

Errores durante el inicio

Si la aplicación Discovery Manager o Discovery Manager Express Edition no pueden conectarse al servidor de Discovery Manager, aparecerá un mensaje de error: No se puede conectar al servidor de Discovery Manager: <dirección IP o nombre de host>.

Si no está autorizado para usar Discovery Manager, aparecerá un mensaje de error:

No está autorizado para usar esta aplicación.

En ambos casos, realice los siguientes pasos.

1. Contacte con el administrador de Discovery Manager.

2. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo de error.

Cierre de Discovery Manager (ambas ediciones)


Para salir y cerrar la aplicación Discovery Manager, seleccione la pestaña Archivo > Salir.

Información general de la ventana de la aplicaciónLa ventana de Discovery Manager incluye las áreas principales siguientes.

◆ Panel de cinta (superior): se utiliza para acceder a algunos menús, comandos y propiedades.

◆ Panel de navegación (izquierda): se utiliza para acceder a las tareas adecuadas al rol.

◆ Panel de trabajo (en el centro, a la derecha): se utiliza para realizar tareas y ver listas de elementos. El contenido del panel de trabajo cambia según la tarea que está realizando y los elementos que está viendo. Por ejemplo, la siguiente ilustración muestra una lista de los elementos de Mis materias.

◆ Panel de vista previa (inferior derecho): muestra el contenido de un mensaje o los detalles de un elemento que haya seleccionado en el panel de trabajo.

Nota: Las características disponibles dependen de la edición de Discovery Manager y la función que utilice. No todas las funciones están disponibles en Discovery Manager Express Edition.

Cierre de Discovery Manager (ambas ediciones) 23

Introducción

Descripción general sobre el panel de cintaRealice acciones haciendo clic con el botón secundario en un elemento y, a continuación, seleccionando una acción del menú de acceso directo.

Como alternativa, seleccione un elemento y, a continuación, seleccione una acción del panel de cinta.

Tenga en cuenta lo siguiente:

◆ Algunas funciones de la cinta aparecen atenuadas en Discovery Manager Express Edition. Todos los roles de cinta están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

◆ Las acciones disponibles en la cinta también dependerán de las funciones y los permisos asignados.

◆ Algunos comandos en el panel de cinta son relativos al contexto: están disponibles solo cuando selecciona un elemento determinado, como una materia o una búsqueda.

◆ A partir de la versión 7.0 de Discovery Manager, se han añadido, sustituido y eliminado pestañas. Algunos comandos se han trasladado de una pestaña a otra.

El panel de cinta en Discovery Manager es similar a los paneles de cinta de Microsoft Office 2010. Contiene varias pestañas.

Introducción al panel de cinta

En el siguiente tema, se describen las partes de un panel de cinta y cómo se utilizan los paneles de cinta en general.

Pestañas, grupos y comandosEl panel de cinta tiene varias pestañas.

Después de seleccionar una pestaña, esta se mueve delante de las demás pestañas y pasa a ser la pestaña activa.

Figura 3 La pestaña Inicio se mueve al frente una vez seleccionada.

Cada pestaña contiene comandos organizados en grupos. Por ejemplo, la pestaña Inicio tiene dos grupos: Acciones y Vistas.

Un comando puede ser una acción, un campo o un enlace a un cuadro de diálogo.

Nota: Algunas funciones solo están disponibles en Discovery Manager Full Edition.


Introducción

Barra de herramientas de acceso rápidoLa barra de herramientas de acceso rápido es un área que se encuentra arriba del panel de cinta.

Figura 4 Barra de herramientas de acceso rápido

Añada comandos de uso frecuente a la barra de herramientas de acceso rápido.

De forma predeterminada, la barra está vacía.

Realice los siguientes pasos para añadir un comando a la barra de herramientas de acceso rápido.

1. En el panel de cinta, haga clic con el botón secundario en el comando que desee añadir.

2. Seleccione Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.

Realice los siguientes pasos para eliminar un comando de la barra de herramientas de acceso rápido.

1. En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic con el botón secundario en el comando que desee eliminar.

2. Seleccione Quitar de la barra de herramientas de acceso rápido.

Identificadores y sugerencias claveLas sugerencias de clave son el nuevo término para lo que se denominaba teclas de acceso rápido, teclas de acceso directo o teclas de aceleración en los menús de aplicaciones anteriores de Windows.

Para mostrar sugerencias de clave, presione y suelte la tecla ALT o la tecla F10.

Las sugerencias clave se muestran de forma superpuesta en el panel de cinta. Cada letra en un cuadro se denomina identificador.

Figura 5 Nivel superior de sugerencias clave

Descripción general sobre el panel de cinta 25

Introducción

Para utilizar la tecla que se muestra en un identificador, presione esa tecla.

Para acceder a un comando en una pestaña, presione primero la tecla para esa pestaña y, a continuación, presione la tecla para el comando.

El siguiente ejemplo muestra las sugerencias clave para la pestaña Inicio.

Figura 6 Sugerencias clave: pestaña Inicio

Para ocultar la visualización de las sugerencias de clave, presione y suelte la tecla ALT o la tecla F10 nuevamente.

Navegación por el panel de cinta mediante el tecladoEn la lista siguiente, se describe cómo utilizar el teclado para moverse por las pestañas y los comandos en el panel de cinta.

◆ Desplazamiento por las pestañas: presione y suelte ALT o F10 y, a continuación, presione la FLECHA IZQUIERDA o la FLECHA DERECHA.

◆ Desplazamiento por los comandos: presione y suelte ALT o F10 y, a continuación, presione TAB o MAYÚS - TAB. Presionar las teclas de FLECHA.

◆ Activar o abrir un elemento en el panel de cinta: Presione la barra espaciadora o la tecla INTRO.

Ocultación del panel de cintaOculte todos los comandos en la cinta y deje únicamente las pestañas visualizadas realizando las siguientes tareas.

◆ Haga doble clic en la pestaña activa (seleccionada).

◆ Presione Ctrl-F1.

◆ Haga clic en la flecha desplegable de la barra de herramientas de acceso rápido y, a continuación, seleccione Minimizar la cinta.

Figura 7 Minimizar la cinta

Para volver a mostrar la cinta, repita el paso que ha utilizado para ocultar la cinta.


Introducción

Pestaña Archivo

A partir de Discovery Manager 7.0, la pestaña Archivo sustituye el botón Aplicación.

Utilice los comandos en la pestaña Archivo para:

◆ Crear materias, identidades y usuarios.

Figura 8 Pestaña Archivo: Nuevo

◆ Acceder a la ayuda, mostrar información sobre la versión de Discovery Manager y acceder a archivos de log e información del sistema.

Figura 9 Pestaña Archivo: Ayuda

◆ Permite salir de Discovery Manager.

En las secciones siguientes, se describen los comandos de la pestaña Archivo.

NuevoSe utiliza para crear materias, identidades o usuarios.

Nota: Esta característica está disponible en Discovery Manager Full Edition.

Nueva identidad

Disponible al hacer clic en el botón Identidades en el panel de navegación.

Abre la ventana Identidad. Se utiliza para crear una identidad.


Nueva materia

Abre el Asistente de creación de materias. Se utiliza para crear materias.



Introducción

Nuevo usuario

Disponible para los administradores de usuarios cuando trabajan en la pantalla Administración > Administrador de usuarios. Abre el cuadro de diálogo Seleccionar Usuarios. Se utiliza para añadir nuevos usuarios de Discovery Manager.

AyudaEn esta sección, se incluye información sobre las opciones que están disponibles cuando se hace clic en Ayuda.

Acerca de

Muestra la dirección IP y la versión del servidor de Discovery Manager, la versión del cliente de Discovery Manager y enlaces a archivos de registro e información del sistema.

Ayuda

Muestra la ayuda en línea de Discovery Manager.

SalirCierra la ventana de Discovery Manager y sale de la aplicación.

Pestaña Inicio

Use la pestaña Inicio para los siguientes procesos.

◆ Acciones habituales, como copiar y eliminar

◆ Personalizar vistas

◆ Gestión de etiquetas (disponible en Discovery Manager Full Edition)

◆ Administración de usuarios

Figura 10 Panel de cinta: pestaña Inicio

En las secciones siguientes, se describen los menús y los comandos de la pestaña Inicio.

Menú AccionesEl menú Acciones incluye un botón de eliminación.

Eliminar

Se utiliza para borrar todos los objetos seleccionados en Discovery Manager que pueden eliminarse, como materias, identidades, búsquedas, usuarios y exportaciones.


Introducción

Menú Vista de cuadrículaDisponible cuando aparece una cuadrícula.

Se utiliza para personalizar la visualización de los resultados de búsqueda y las listas de elementos.

Ordenar de A a Z

Ordena de manera ascendente (por orden alfabético).

Ordenar de Z a A

Ordena de manera descendente.

Eliminar orden

Elimina el último orden aplicado.

Seleccionador de campo

Abre el cuadro de diálogo Seleccionador de campo. Se utiliza para añadir o quitar columnas en las cuadrículas.

Los cambios de columnas son independientes para las cuadrículas Recopilación, Revisión y Exportación, a fin de que cada nodo pueda tener su propio conjunto de columnas. Los cambios de columnas se conservan después de que se cierra Discovery Manager.

Duplicado

Alterna la visualización de duplicados en los resultados de búsqueda de recopilación. Se aplica a todas las cuadrículas de búsqueda de recopilación de Discovery Manager 7.0 o superior, no solo a la cuadrícula de búsqueda de recopilación que está visualizando. El botón de alternancia permanece activo durante toda la sesión hasta que lo cambie.

No está disponible para las búsquedas de recopilación creadas en versiones anteriores a Discovery Manager 7.0.

Si bien el comando Duplicados está disponible cuando se muestran otras cuadrículas (como la cuadrícula Exportar), alterna la visualización de los duplicados solo en las cuadrículas de búsqueda de recopilación.

No está disponible al hacer clic en el botón Administración o en el botón Identidades del panel de navegación.

Menú InformesEl menú Informes incluye un botón de panel de vista previa.

Panel de vista previa

Alterna la visualización del panel de vista previa en la parte inferior de la ventana de Discovery Manager.

Pestaña Materia

En Discovery Manager Express Edition, solo está disponible la opción Buscar carpetas en la pestaña Materia.


Introducción

En Discovery Manager Full Edition, debe tener el rol Propietario de materia, Gestor de materias, Buscar/Exportar o Investigador para usar la pestaña Materia:

◆ Los propietarios de materias usan la pestaña Materia para crear materias estándares.

◆ Los gestores de materias usan la pestaña Materia para modificar las propiedades de las materias estándares.

Figura 11 Panel de cinta: pestaña Materia

En las secciones siguientes, se describen los menús y los comandos de la pestaña Materia.

Menú AccionesEn esta sección, se incluye información sobre las opciones que están disponibles en el menú Acciones.

Nueva materia

Está disponible para el propietario de materia e inicia el asistente de creación de materias. Se utiliza para crear materias.


Nueva carpeta

Se utiliza para crear una carpeta de organización para las búsquedas.

Copiar

Se utiliza para copiar una búsqueda seleccionada o una carpeta de organización.

Renombrar

Se utiliza para cambiar el nombre de una búsqueda seleccionada o una carpeta de organización.

Ver trabajos en ejecución

Abre la ventana Trabajos en ejecución. Se utiliza para ver el progreso de las búsquedas y las exportaciones.

Menú Propiedades

Accede a las propiedades de la materia seleccionada (disponible para los gestores de materias).Para acceder a las pestañas individuales en el cuadro de diálogo Propiedades de materia, haga clic en el comando correspondiente.Para acceder a todo el cuadro de diálogo Propiedades de materia, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo (el cuadrado pequeño que se encuentra a la derecha de la palabra


Introducción

"Propiedades").

Nota: Todas las propiedades están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

General

Abre la pestaña General en el cuadro de diálogo Propiedades de materia para la materia seleccionada. Se utiliza para editar el nombre, la descripción y el estado de la materia.

Esta característica está disponible en Discovery Manager Full Edition.

Usuarios

Abre la pestaña Administración de usuarios en el cuadro de diálogo Propiedades de materia para la materia seleccionada. Se utiliza para especificar los usuarios de Discovery Manager que van a trabajar en la materia y para asignar los roles específicos de la materia.


Buscar carpetas

Abre la pestaña Buscar carpetas en el cuadro de diálogo Propiedades de materia para la materia seleccionada. Se utiliza para especificar las carpetas en las que se va a buscar.

Etiquetas

Abre la pestaña Etiquetas en el cuadro de diálogo Propiedades de materia de la materia seleccionada. Use esta opción para crear, editar y eliminar etiquetas específicas de la materia.


Custodias

Abre la pestaña Custodias en el cuadro de diálogo Propiedades de materia de la materia seleccionada. Use esta opción para seleccionar o crear etiquetas de custodias para la materia.


Estado

Se utiliza para cambiar el estado de una materia (abierta o cerrada).


Metadatos

Abre la pestaña Metadatos en el cuadro de diálogo Propiedades de materia para la materia seleccionada. Se utiliza para especificar los metadatos personalizados para la búsqueda.


Introducción


Fechas

Abre la pestaña Fechas en el cuadro de diálogo Propiedades de materia para la materia seleccionada. Se utiliza para especificar una fecha de vencimiento y un rango de fechas sugerido para las búsquedas.


Palabras clave

Abre la pestaña Palabras clave en el cuadro de diálogo Propiedades de materia. Use esta opción para especificar palabras clave para una búsqueda.


Pestaña Buscar/Exportar

La pestaña Buscar/Exportar está disponible para las opciones siguientes.

◆ Los usuarios de Buscar/Exportar en Discovery Manager Express Edition

◆ Investigadores en Discovery Manager Full Edition

Use la pestaña Buscar para crear lo siguiente.

◆ Crear, editar y gestionar búsquedas.

◆ Crear y gestionar exportaciones.

Figura 12 Panel de cinta: pestaña Buscar/Exportar

En las secciones siguientes, se describen los menús y los comandos de la pestaña Buscar/Exportar.

BuscarSe utiliza para crear y gestionar búsquedas, asignar todos los elementos a una materia estándar y exportar todos los resultados.

Nueva búsqueda

Se utiliza para crear una búsqueda.

Inicio

Se utiliza para iniciar una búsqueda seleccionada.


Introducción

Detener

Se utiliza para detener una búsqueda seleccionada en ejecución.

Programar

Se utiliza para calendarizar una búsqueda seleccionada.


General

Abre el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda. Se utiliza para editar las propiedades de una búsqueda seleccionada, que incluye la selección de carpetas de búsqueda.

Expandir/Contraer

Alterna las pantallas del área de criterios de búsqueda.

Exportar todos los resultados

Se utiliza para exportar todos los resultados de la búsqueda. Abre el cuadro de diálogo Exportar.

Nota: Para exportar los resultados de búsqueda seleccionados, utilice la pestaña Resultados.

Asignar todos los resultados a la materia

Disponible para los investigadores en una búsqueda de recopilación para que asignen todos los resultados a una materia estándar.

Nota: Para asignar los resultados seleccionados a una materia estándar, utilice la pestaña Resultados.

Asignar todos los resultados a la materia con custodias

Disponible para los investigadores en una búsqueda de recopilación para que asignen todos los resultados a una materia estándar.

Nota: Para asignar resultados seleccionados a una materia estándar con custodias, utilice la pestaña Resultados.

Menú ExportarSe utiliza para gestionar exportaciones.

Detener

Se utiliza para detener una búsqueda en ejecución.


Introducción

Reintentar todo

Para una exportación específica, utilice esta opción para reintentar la exportación de todos los elementos enumerados en el nodo Fallos.

Pestaña Identidades

La pestaña Identidades está disponible en Discovery Manager Full Edition y únicamente para los administradores de identidades.

Utilice la pestaña Identidades para gestionar alias de direcciones utilizados en las búsquedas.

Figura 13 Panel de cinta: pestaña Identidades

Nota: Asegúrese de que al menos un investigador por materia estándar sea también un administrador de identidades.

En la lista siguiente, se describen los menús y los comandos de la pestaña Identidades.

Menú AccionesAcciones que puede realizar en las identidades.

Nueva identidad

Se utiliza para crear una identidad.

Editar Identidad

Disponible cuando está trabajando en la ventana Identidades. Se utiliza para editar una identidad seleccionada.

Eliminar identidad

Disponible cuando está trabajando en la ventana Identidades. Se utiliza para eliminar una identidad seleccionada.

Pestaña Administración

La página Administración está disponible para las siguientes opciones.

◆ Administradores de aplicaciones cuando trabajan en la pantalla Administrador de usuarios para añadir y eliminar usuarios, y para añadir y eliminar Materias personales en Discovery Manager Express Edition y en Discovery Manager Full Edition.

◆ Administradores de etiquetas cuando trabajan en la pantalla Gestor de etiquetas para añadir, editar y eliminar etiquetas en Discovery Manager Full Edition.


Introducción

Figura 14 Pestaña Administración

En la tabla siguiente, se describen los menús y los comandos de la pestaña Administración.

Menú UsuariosAcciones que los administradores de aplicaciones pueden realizar sobre usuarios y materias personales.

Añadir usuario

Se utiliza para añadir un usuario a Discovery Manager.

Eliminar usuario

Se utiliza para eliminar un usuario de Discovery Manager.

Eliminar materia personal

Se utiliza para eliminar una materia personal de un usuario.

Menú EtiquetasAcciones que los administradores de etiquetas pueden realizar sobre etiquetas.

Añadir etiqueta

Se utiliza para añadir una etiqueta predeterminada.

Editar Etiqueta

Se utiliza para editar una etiqueta predeterminada.

Eliminar etiqueta

Se utiliza para eliminar una etiqueta predeterminada.

Pestaña Resultados

Utilice la pestaña Resultados para aplicar acciones a resultados de búsqueda seleccionados.

◆ Todos los comandos están disponibles para los investigadores en Discovery Manager Full Edition.

◆ Solo el comando Exportar está disponible para los usuarios de Buscar/Exportar en Discovery Manager Express Edition.


Introducción

Figura 15 Pestaña Acciones de resultados

En la sección siguiente, se describen los menús y los comandos de la pestaña Resultados.

Menú AsignaciónEn esta sección, se incluye información sobre el menú Asignación.

Asignar resultados a la materia

Disponible para los investigadores en una búsqueda de recopilación para que asignen los resultados seleccionados a una materia estándar.

Nota: Para asignar todos los resultados a una materia estándar, utilice la pestaña Buscar/Exportar.

Eliminar resultados de la materia

Disponible para los investigadores en Revisión de materia para que eliminen los resultados seleccionados asignados de una materia estándar.

Asignar resultados a la materia con custodias

Disponible para los investigadores en una búsqueda de recopilación para que asignen los resultados a una materia estándar con custodias.

Nota: Para asignar todos los resultados a una materia estándar con custodias, utilice la pestaña Buscar/Exportar.

Menú ExportarEn esta sección, se incluye información sobre el menú Exportar.

Exportación

Se utiliza para exportar los resultados de búsqueda seleccionados. Abre el cuadro de diálogo Exportar.

Nota: Para exportar todos los resultados de búsqueda, utilice la pestaña Buscar/Exportar.

Reintentar elementos fallidos

Se utiliza para reintentar elementos seleccionados que no pudieron exportarse.

Menú EtiquetasEn esta sección, se incluye información sobre el menú Etiquetas.


Introducción

Etiquetas

Disponible para los investigadores cuando trabajan con elementos seleccionados en el nodo Revisión de Materia (búsqueda en todos los elementos o en una materia). Este comando muestra una lista de las etiquetas disponibles. Se utiliza para asignar etiquetas a los elementos seleccionados.

Menú CustodiasEn esta sección, se incluye información sobre el menú Custodias.

Custodias

Disponible para los investigadores cuando trabajan con elementos seleccionados en el nodo Revisión de Materia (búsqueda en todos los elementos o en una materia). Este comando muestra una lista de las custodias disponibles. Se utiliza para asignar custodias a los elementos seleccionados.

Descripción general sobre el panel de navegaciónEn función de la edición de Discovery Manager y el rol, puede usar uno o varios de los botones siguientes en la parte inferior del panel de navegación.

Figura 16 Panel de navegación

Personalización de la pantalla del panel de navegación

Realice los siguientes pasos para añadir o eliminar botones del panel de navegación y para cambiar su orden.

1. Haga clic en la flecha de la lista desplegable Configurar botones, que se encuentra en la esquina inferior derecha del panel de navegación.

Figura 17 Panel de navegación: flecha desplegable Configurar botones

Aparece el menú del panel de navegación.

Descripción general sobre el panel de navegación 37

Introducción

Figura 18 Menú del panel de navegación

2. Siga uno de los pasos siguientes:

• Seleccione Mostrar más botones o Mostrar menos botones para añadir o eliminar botones del panel de navegación.

• Seleccione Agregar o quitar botones para que aparezca un submenú. Haga clic en el nombre del botón para que aparezca o desaparezca.

Figura 19 Menú del panel de navegación: submenú Agregar o quitar botones

• Seleccione Opciones de panel de navegación para mostrar el cuadro de diálogo Opciones de panel de navegación.

Figura 20 Opciones de panel de navegación

a. Active la casilla de verificación situada junto a cada botón que desea visualizar. Desactive la casilla de verificación situada junto a cada botón que no desee visualizar.

b. Para cambiar el orden de un botón, seleccione el botón y haga clic en Mover arriba o Mover abajo.

c. Haga clic en Aceptar.


Introducción

Mis materias

En Discovery Manager Express Edition, cada usuario solamente ve su materia personal en el área Mis materias. En Discovery Manager Full Edition, las materias personales son opcionales.

En Discovery Manager Full Edition, para ver las materias estándares en el área Mis materias, debe tener uno de los roles siguientes: Propietario de materia, Administrador de materias o Investigador.

Realice los siguientes pasos para ver la sección Mis materias.

1. Haga clic en el botón Mis materias en el panel de navegación.

En el panel de navegación se muestran las materias que se le han asignado o que usted creó.

Figura 21 Mis materias

2. En el panel de navegación, seleccione una materia.

En el panel de trabajo se muestra información sobre la materia seleccionada.

3. En el panel de navegación, expanda la materia al hacer clic en el signo más (+) situado al lado del nombre de la materia.

La materia seleccionada muestra tres nodos.

Figura 22 Subnodos de la materia


Introducción

Cada subnodo de la materia representa las tareas relacionadas que los investigadores pueden realizar en la materia seleccionada. Esta información se describe en la siguiente lista.

Nota: Si no es investigador, puede ver los subnodos de la materia, pero no puede realizar ninguna tarea en ellos.

◆ Área de recopilación: use este nodo para:

• Crear y ejecutar búsquedas para recopilar contenido para una materia.

• Organizar las búsquedas en carpetas.

• Ver elementos de recopilación.

• Asignar elementos recopilados a una materia (disponible en Discovery Manager).

• Colocar contenido en retención (disponible en Discovery Manager).

• Asignar custodias mientras asigna elementos a una materia (disponible en Discovery Manager).

• Exportar elementos de recopilación.

◆ Revisión de materia: use este nodo para:

• Revisar el contenido recopilado para una materia.

• Refinar búsquedas al realizar búsquedas dentro de la materia.

• Organizar las búsquedas en carpetas.

• Aplicar o eliminar etiquetas.

• Filtrar contenido.

• Asignar o eliminar custodias.

• Eliminar elementos.

• Exportar elementos.

Nota: Disponible en Discovery Manager Full Edition.

◆ Exportaciones: use este nodo para ver información de las exportaciones.

Nota: Si deja de participar en una materia y hace clic en esa materia o en alguno de sus subnodos, aparecerá un mensaje de error. Para eliminar la materia de la lista, actualice la pantalla manualmente (contraiga o expanda el nodo raíz de Mis materias).

Identidades

El botón Identidades en el panel de navegación está disponible para los administradores de identidades.

Para ver o definir identidades, debe tener la función Administrador de identidades.


Introducción

Para desplazarse hasta Identidades, haga clic en el botón Identidades del panel de navegación.

Nota: Las identidades están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

Todas las materias

El botón/área Todas las materias está disponible en Discovery Manager Full Edition.

Para ver Todas las materias, haga clic en el botónTodas las materias del panel de navegación.

El panel de navegación muestra el nodo Todas las materias, con las materias existentes mostradas como subnodos.

El panel de trabajo muestra todas las materias que se le han asignado.

Lo que vea dependerá de su rol:

◆ Los administradores de aplicaciones no ven ninguna materia en el área Todas las materias. Para verlas, se debe hacer clic en el botón Administración en el panel de navegación y luego expandir el nodo Todas las materias.

◆ En Discovery Manager Full Edition, los gestores de materias y los investigadores ven una lista de materias. Pueden hacer clic en una materia para ver el informe de resumen.

Para cada materia, en el panel de trabajo se muestra información sobre la materia que se ha proporcionado en el momento de creación de la materia. Solamente se necesita el nombre de la materia durante de una materia. Todos los demás campos son opcionales y pueden quedar en blanco.

Figura 23 Todas las materias


Introducción

Nota: Si deja de participar en una materia y hace clic en esa materia o en alguno de sus subnodos, aparecerá un mensaje de error. Para eliminar la materia de la lista, actualice la pantalla manualmente (contraiga o expanda el nodo raíz de Todas las materias).

Administración

El botón Administración está disponible para los siguientes roles:

◆ Administrador de aplicaciones

◆ Administrador de usuarios

◆ Administrador de etiquetas (disponible en Discovery Manager Full Edition)

Los administradores de aplicaciones pueden realizar las tareas siguientes:

◆ Configure los parámetros de la aplicación para Discovery Manager Express Edition y para Discovery Manager Full Edition.

◆ Vea una lista de todos los nombres de las materias y su estado, aunque el administrador de la aplicación no disponga de ningún derecho en relación con estas. Los administradores de aplicaciones no pueden ver los informes resumidos de materia.

Para acceder a las tareas de administración, en el panel de navegación, haga clic en el botón Administración.

Figura 24 Administración

Cada nodo que se muestra en el panel Administración representa una tarea de administración, tal y como se describe en la lista siguiente:


Introducción

◆ Gestor de usuarios: Use este rol para añadir usuarios a Discovery Manager Express Edition o a Discovery Manager Full Edition y asignar roles de toda la aplicación a esos usuarios

◆ Gestor de etiquetas: use este nodo para configurar etiquetas de materias en toda la aplicación.

Nota: Gestor de etiquetas está disponible en Discovery Manager Full Edition.

◆ Todas las materias: utilice este nodo para ver una lista de todas las materias y el estado de cada materia.

Nota: La opción Todas las materias está disponible en Discovery Manager Full Edition.

◆ Configuración: utilice este nodo para especificar la configuración, como el número máximo de resultados de búsqueda para volver.

Actualización de la visualizaciónEn Discovery Manager Full Edition, varios investigadores de la misma materia estándar o de otras materias estándares pueden ver o abrir el mismo elemento al mismo tiempo.

Materias

Para actualizar la pantalla de las materias ubicadas bajo el nodo Mis materias o el nodo Todas las materias, contraiga o expanda el nodo raíz de Mis materias o de Todas las materias.

Elementos

Si dos o más investigadores están viendo el mismo elemento y uno de los investigadores etiqueta el elemento o lo elimina, el segundo investigador no podrá ver el cambio inmediatamente.

Para actualizar la pantalla, cambie el foco (por ejemplo, cambie a un elemento diferente, seleccione nuevamente el mismo elemento o desplácese hacia un área diferente).

Comprensión del estado de conexiónPara buscar, exportar y asignar elementos a materias o eliminar elementos, debe estar conectado al servidor de Discovery Manager.

Para comprobar si está conectado al servidor, observe el icono que aparece en la esquina inferior derecha de la ventana de la aplicación, como se describe en la lista siguiente.

◆ Conectado: el icono intacto de la cadena indica que está conectado al servidor de Discovery Manager.

Figura 25 estado Conectado

Actualización de la visualización 43

Introducción

◆ Disponibilidad limitada: el icono quebrado de la cadena indica que no está conectado al servidor. No se pueden buscar, exportar, asignar ni eliminar elementos hasta que el servidor esté disponible. Las operaciones que se estén realizando se reanudarán cuando el servidor esté disponible.

Figura 26 estado Disponibilidad limitada

Visualización de la información de errorEn esta sección, se describe la información sobre errores.

Errores generales

Si se produce un error, es posible que se abra el cuadro de diálogo Error.

Por ejemplo:

Figura 27 Error: Mostrar detalles

Para ver información detallada que puede ser útil para el administrador del sistema, haga clic en Mostrar detalles.

El cuadro de diálogo de error se expande para mostrar la información detallada, si está disponible.

Figura 28 Error: Copiar al portapapeles


Introducción

Para copiar la información detallada al portapapeles a fin de poder pegarla en un mensaje de correo electrónico destinado al administrador del sistema, haga clic en Copiar al portapapeles.

Errores de informes

Un error que se presenta cuando está viendo un informe que se muestra en la parte inferior de la ventana de Discovery Manager.

Figura 29 Ejemplo: Error al visualizar informes

¿Qué sucede durante la copia de seguridad de los servidores?


Si intenta iniciar la aplicación Discovery Manager mientras se realiza la copia de seguridad de los servidores de Discovery Manager, un cuadro de diálogo mostrará este mensaje:

El servidor de Discovery Manager está realizando una copia de seguridad. Espere hasta que finalice la copia de seguridad.

Figura 30 Error: Inicio de Discovery Manager durante la generación de la copia de seguridad

Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. Espere a que el administrador del sistema le indique que la copia de seguridad se ha completado para iniciar la aplicación Discovery Manager.

Si ya está trabajando en la aplicación Discovery Manager cuando se inicia la copia de seguridad de los servidores de Discovery Manager y realiza una operación que implica a los servidores, aparecerá un cuadro de diálogo con el siguiente mensaje:

El servidor de Discovery Manager <dirección IP> está realizando una copia de seguridad. Espere hasta que la copia de seguridad finalice o cierre la aplicación.

¿Qué sucede durante la copia de seguridad de los servidores? 45

Introducción

Figura 31 El servidor está realizando una copia de seguridad

Siga uno de los pasos siguientes:

◆ Espere a que la copia de seguridad se haya completado para seguir trabajando con la aplicación Discovery Manager.

◆ Haga clic en Cerrar aplicación para cerrar la aplicación Discovery Manager. Espere a que el administrador del sistema le indique que la copia de seguridad se ha completado para reiniciar la aplicación Discovery Manager.


CAPÍTULO 2Gestión de usuarios y funciones de toda la aplicación


◆ Introducción ........................................................................................................... 48◆ Requisitos previos .................................................................................................. 48◆ Adición del primer usuario ...................................................................................... 48◆ Adición de usuarios ................................................................................................ 49◆ Eliminación de usuarios.......................................................................................... 51◆ Asignación de funciones de toda la aplicación ........................................................ 52◆ Adición o eliminación de materias personales......................................................... 54

Gestión de usuarios y funciones de toda la aplicación 47

Gestión de usuarios y funciones de toda la aplicación

Introducción

Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager, salvo en los casos en que se especifique lo contrario.Antes de que se instale la aplicación Discovery Manager en todos los equipos cliente, debe definir el primer usuario y asignar todas las funciones de Discovery Manager a ese usuario. Para ello, puede utilizar la aplicación cliente Discovery Manager instalada en cualquier ordenador.

Discovery Manager incluye varios roles predeterminados para toda la aplicación.

Nota: Los roles específicos de la materia se muestran y se asignan dentro de una materia estándar en Discovery Manager Full Edition.

Antes de que los usuarios puedan trabajar en Discovery Manager, el administrador de usuarios debe hacer lo siguiente:

◆ Añadir usuarios.

En Discovery Manager Express Edition, se crea automáticamente una materia personal para cada usuario.

En Discovery Manager Full Edition, estos usuarios se convierten en el grupo de personal disponible para la asignación a materias estándares por parte de los propietarios y los gestores de materias. Los usuarios de Discovery Manager pueden ser empleados de TI, Legal, RH, Cumplimiento de normas o pertenecer a una actividad comercial.

◆ Asignar las funciones de toda la aplicación, como corresponda, a los usuarios.

Nota: No es necesario asignar todos los usuarios de Discovery Manager a un rol de toda la aplicación. Sin embargo, debe asignar por lo menos un usuario para cada rol de toda la aplicación.

Requisitos previos


Los usuarios que vayan a utilizar la aplicación cliente Discovery Manager deben encontrarse en Active Directory. No es necesario que los usuarios de correo electrónico, cuyos correos electrónicos se buscarán, estén en Active Directory.

Adición del primer usuario




Antes de instalar la aplicación cliente Discovery Manager en los equipos cliente, debe definir el primer usuario.

Para realizar los siguientes pasos, puede utilizar la aplicación cliente Discovery Manager en el ordenador host del servidor de Discovery Manager (Express Edition o Full Edition) o en otro ordenador.

1. Inicie sesión en el ordenador con la cuenta de servicio que especificó en la pantalla Información de inicio de sesión durante la instalación del software del servidor de Discovery Manager (Express Edition o Full Edition).

La cuenta de servicio hace referencia de forma implícita a un usuario de Discovery Manager, pero con funcionalidad limitada. Tiene asignado el rol de gestor de usuarios, que solo permite añadir usuarios y asignar roles.

2. Inicie la aplicación cliente Discovery Manager.

3. Añada el primer usuario de Discovery Manager.

4. Asigne todos los roles de Discovery Manager o Discovery Manager Express Edition a este primer usuario.

Tras la instalación de la aplicación Discovery Manager en todos los equipos cliente, el primer usuario de Discovery Manager puede añadir otros usuarios y asignar funciones. También puede eliminarse a sí mismo de los roles después de habérselos asignado a otros usuarios.

Adición de usuarios

Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager.Después de instalar Discovery Manager, añada al primer usuario.

Para añadir usuarios, debe tener la función Administrador de usuarios.

En la aplicación cliente Discovery Manager, el administrador de usuarios selecciona usuarios de Active Directory. Estos usuarios se añaden a la base de datos de Discovery Manager. Solo los usuarios que se muestran en la base de datos de Discovery Manager pueden utilizar la aplicación cliente.

No puede añadir la cuenta de servicio como un usuario de Discovery Manager.

Debe especificar usuarios individuales, no grupos ni listas de distribución.

Realice los siguientes pasos para especificar los usuarios que pueden trabajar en Discovery Manager.

1. Inicie la aplicación cliente Discovery Manager en el equipo cliente.

2. En el panel de navegación:

a. Haga clic en el botón Administración.

b. Haga clic en el nodo Administrador de usuarios.

El panel de trabajo enumera los usuarios que ya se añadieron a Discovery Manager.

Adición de usuarios 49


Figura 32 Gestor de usuarios: ejemplo de Discovery Manager Full Edition

De manera predeterminada, la columna Tiene materia personal muestra lo siguiente:

• Sí en Discovery Manager Express Edition

• No en Discovery Manager Full Edition

3. En el panel de trabajo, haga clic en Añadir.

Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar Usuarios de Active Directory.

Figura 33 Seleccionar usuarios

4. Para especificar dónde buscar los nombres, haga clic en Ubicación.

5. En el campo Escriba los nombres de objeto que desea seleccionar, escriba el nombre del usuario, según los formatos descritos en el enlace de ejemplo.

6. Haga clic en Comprobar nombres.

7. Si coincide uno o varios nombres, a continuación aparece el cuadro de diálogo Se encontraron múltiples nombres.

a. Seleccione el o los nombres que desee.

b. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Se encontraron múltiples nombres.



8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Seleccionar Usuarios.

En el panel de trabajo se muestra el nombre del usuario que ha añadido.

Eliminación de usuarios

Nota: Esta sección se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager, salvo en los casos en que se especifique lo contrario.

Si se elimina un usuario de Discovery Manager, ese usuario no podrá iniciar la aplicación.

Puede eliminar un usuario y luego añadirlo más tarde.

Procedimiento de eliminación de usuarios

Realice los siguientes pasos para eliminar un usuario de la página Gestor de usuarios y de todos los roles asignados.




2. Seleccione el usuario del panel de trabajo.

3. Haga clic en Quitar.

Acerca de la eliminación de usuarios que son administradores de materias o investigadores

Los roles Gestor de materias e Investigador están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

La pantalla Gestor de usuarios muestra todos los usuarios y sus roles de toda la aplicación, pero no muestra sus roles específicos de la materia.

Cuando se quita un usuario al que se le asignó un rol específico de la materia (Gestor de materias o Investigador), el usuario se elimina de todas las materias estándares asignadas.

Se lleva un registro de usuario para auditar, pero está marcado como eliminado.

Puede añadir el usuario a la lista en la pantalla Gestor de usuarios, pero el usuario no se añadirá automáticamente a las materias estándares.

Eliminación de usuarios 51


Asignación de funciones de toda la aplicación


Asignación de roles de toda la aplicación a un usuario

No es necesario asignar todos los usuarios de Discovery Manager a un rol de toda la aplicación. Sin embargo, debe asignar por lo menos un usuario para cada rol de toda la aplicación.

Realice los siguientes pasos para asignar roles de toda la aplicación a un usuario.




2. Añadir usuarios.

3. En el panel de trabajo:

a. Seleccione el usuario desde la lista (solamente se puede seleccionar un usuario a la vez).

Las casillas de verificación indican las funciones asignadas al usuario seleccionado.

Nota: Cuando se añaden usuarios (del dominio) a la base de datos de Discovery Manager (DM), el nombre del usuario y su (identificador de seguridad de cuenta) de Active Directory se almacenan en la base de datos de DM. Si posteriormente se aplican actualizaciones al nombre del usuario del dominio (por ejemplo, si John Smith se cambia a Jason Smith), el cambio no se verá reflejado en la interfaz de usuario de Discovery Manager. Esto se debe a que Discovery Manager no recibe actualizaciones de los servicios de directorio. Sin embargo, el inicio de sesión de dominio para los usuarios en el cliente de Discovery Manager seguirá basándose en el identificador único (SID), independientemente de los cambios en los nombres. Es posible que el administrador de usuarios vea estas diferencias con el transcurso del tiempo, al asignar o modificar funciones.



Figura 34 Gestor de usuarios (roles): ejemplo de Discovery Manager

Discovery Manager Full Edition cuenta con todos los roles disponibles de toda la aplicación.

Discovery Manager Express Edition enumera los siguientes roles de toda la aplicación: Administrador de aplicaciones, Operador de copias de seguridad y Administrador de usuarios.

Nota: De forma predeterminada, el rol Buscar y exportar se asigna automáticamente a cada usuario de Discovery Manager Express Edition. Esta función no aparece en la lista de funciones de la ventana Administrador de usuarios, pero se muestra en el informe de la materia personal.

b. Siga uno de los pasos siguientes:

– Para asignar un rol, active la casilla de verificación situada junto a ese rol.

– Para cancelar la asignación de un rol, desactive la casilla de verificación situada junto a ese rol.

– Para asignar todas las funciones, haga clic en la casilla de verificación en la parte superior de la columna Funciones.

Nota: Si elimina un usuario de una función de toda la aplicación, ese usuario ya no podrá desempeñar esa función y quizás no pueda ver las partes correspondientes de la interfaz de usuario.

Asignación de funciones de toda la aplicación 53


Adición o eliminación de sus propias funciones (administrador de usuarios)

Si tiene asignado el rol Administrador de usuarios y añade o elimina sus propios roles, aparece la siguiente advertencia:

Está cambiando su rol (<rol>). Haga clic en Aceptar para reiniciar la aplicación a fin de aplicar los cambios.

Figura 35 Advertencia: cambio de roles (administrador de usuarios)

Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo de advertencia.

La aplicación Discovery Manager se cierra y reinicia automáticamente.

Adición o eliminación de materias personalesCada usuario de Discovery Manager puede tener una Materia personal.

En Discovery Manager Express Edition, cada usuario tiene una materia personal que se crea automáticamente de forma predeterminada.

Después de una actualización de Discovery Manager Express Edition a Discovery Manager Full Edition:

◆ Se conservan las materias personales existentes de Discovery Manager Express Edition.

Nota: Las materias personales no se pueden actualizar a materias estándares de Discovery Manager. Tras actualizar Discovery Manager Express Edition a Discovery Manager Full Edition, algunas funciones de esta edición no estarán disponibles para las materias personales que se hayan conservado. Los criterios de búsqueda y los resultados no se pueden copiar ni transferir entre materias.

◆ No se crean automáticamente materias personales para los nuevos usuarios de Discovery Manager Full Edition añadidos tras la actualización. El administrador de usuarios de Discovery Manager puede crear de forma manual una materia personal para cada nuevo usuario.

Adición de una materia personal




En Discovery Manager, el administrador de usuarios puede añadir una materia personal a cada usuario si este no tiene ninguna.

Siga los siguientes pasos para añadir una materia personal.





a. Seleccione un usuario de la lista que no tenga una materia personal; esto aparece indicado mediante la palabra No en la columna Tiene carpeta personal (solamente se puede seleccionar un usuario a la vez).

b. Haga clic con el botón secundario en el usuario seleccionado y seleccione Agregar materia personal.

El valor de la columna Tiene carpeta personal cambia de No a Sí para el usuario seleccionado.

Eliminación de una materia personal


En Discovery Manager, el administrador de usuarios puede eliminar cualquier materia personal.

Las materias con trabajos en ejecución no se pueden eliminar.

Nota: Cuando una materia personal se elimina para un usuario, todas las búsquedas y las exportaciones asociadas con esa materia se eliminan del sistema. La información de auditoría permanece en la base de datos.

Siga los siguientes pasos para eliminar una materia personal.





a. Seleccione un usuario de la lista que tenga una materia personal; esto aparece indicado mediante la palabra Sí en la columna Tiene carpeta personal (solamente se puede seleccionar un usuario a la vez).

b. Haga clic el usuario seleccionado y seleccione Eliminar materia personal.

El valor de la columna Tiene carpeta personal cambia de Sí a No para el usuario seleccionado.

Adición o eliminación de materias personales 55

CAPÍTULO 3Configuración de Discovery Manager


◆ Introducción ........................................................................................................... 58◆ Configuración de Discovery Manager....................................................................... 58◆ Configuración de los ajustes generales ................................................................... 59◆ Configuración de los ajustes de búsqueda .............................................................. 63◆ Configuración de los ajustes de exportación ........................................................... 64◆ Particionamiento de la base de datos de Discovery Manager................................... 67

Configuración de Discovery Manager 57

Configuración de Discovery Manager

Introducción


En la aplicación cliente Discovery Manager, puede editar la configuración que afecta el comportamiento de la aplicación, como el número máximo de resultados de búsqueda devueltos. También se puede configurar el particionamiento de la base de datos.

La configuración se guarda en un archivo de configuración de la base de datos de Discovery Manager.

Para configurar la aplicación Discovery Manager, debe tener la función Administrador de aplicaciones.



Siga los siguientes pasos para editar los ajustes de configuración de Discovery Manager.

1. Inicie la aplicación cliente Discovery Manager.



b. Haga clic en el nodo Configuración.

3. En el panel central, haga clic en la categoría de ajustes de configuración que desea editar:

• General

• Buscar

• Exportación

• Particionamiento

En las secciones siguientes, se proporciona información.


• Si no editó ningún parámetro de configuración, los botones Aceptar y Cancelar no estarán disponibles. Para salir de la pantalla Configuración, haga clic en cualquier botón o nodo del panel de navegación.

• Para guardar sus cambios:

a. Haga clic en Aceptar.

b. Cuando aparezca este mensaje de confirmación, haga clic en Sí.

Se aplicarán todas las configuraciones. ¿Está seguro?

• Para cancelar sus cambios:

a. Haga clic en Cancelar.



b. Cuando aparezca este mensaje de confirmación, haga clic en Sí.

Se perderá toda la información que no haya guardado. ¿Está seguro?

Configuración de los ajustes generales


Realice los siguientes pasos para configurar los ajustes generales de Discovery Manager.

1. Acceda a los ajustes generales.

Figura 36 Configuración de Discovery Manager: general

2. Edite los ajustes generales, como se describe en la lista siguiente.

• Intervalo de sondeo de estado: especifica el intervalo entre las llamadas de servicio para recuperar el estado, en segundos.

Rango de valores válidos: de 1 a 25 segundos.

Valor predeterminado = 5

• Recuento máximo de recuperación de elementos: permite especificar la cantidad máxima de elementos mostrados mediante solicitudes sucesivas del servicio web.

Rango de valores válidos: de 100 a 5.000 mensajes.

Valor predeterminado = 500

Configuración de los ajustes generales 59


Nota: Discovery Manager devuelve solo el número especificado en Recuento máximo de recuperación de elementos por solicitud de servicio web. Solo se realizan solicitudes de servicio web adicionales cuando el usuario se desplaza o requiere datos adicionales para completar la cuadrícula.

• Recuento máximo de asignación de elementos: permite especificar la cantidad máxima de elementos para asignar a una materia estándar por solicitud de servicio web. Por ejemplo, si se asignaron 500.000 elementos a una materia estándar y el campo Recuento máximo de asignación de elementos indica 100.000, habrá cinco llamadas para asignar los elementos.

Rango de valores válidos: de 50.000 a 1.000.000 elementos.

Valor predeterminado = 100.000

• Insertar zona Sitios de confianza: permite especificar si se deben solicitar credenciales cuando los usuarios miran los informes de resumen. Seleccione una opción:

– Solicitar credenciales: Los usuarios deben escribir las credenciales para poder ver los informes de resumen.

– No solicitar credenciales: los usuarios no deben escribir las credenciales para poder ver los informes de resumen.

Esta opción activa/desactiva una actualización del registro.

Nota: Los cambios no se aplican hasta que los usuarios reinicien la aplicación Discovery Manager.

• Seguimiento mejorado de duplicados de EmailXtender: seleccione esta opción solo si tiene datos antiguos de EmailXtender y desea ver información de encabezado válida en la cuadrícula de resultados de búsquedas de recopilación.

Desactive esta opción en cualquiera de los siguientes casos:

– Los elementos fueron archivados solo por SourceOne y no por EmailXtender.

– Existen datos de EmailXtender recopilados después de haber corregido el problema del troyano de envío masivo de correo electrónico. Consulte “Algoritmo de ID de mensaje de Exchange para manejar correos electrónicos masivos” en la Guía de instalación de EMC EmailXtender 4.8 SP1 para obtener más información sobre este problema.

– No le preocupa tener duplicados que posiblemente se hayan generado debido al problema del troyano de envío masivo de correo electrónico de EmailXtender.

Como opción predeterminada, esta casilla de verificación no está seleccionada.

Las búsquedas de recopilación que se crearon en una versión anterior a Discovery Manager 7.0 tienen EEDT visible de manera predeterminada.



• Extensiones restringidas: enumera las extensiones de tipos de archivo adjunto que no desea que los usuarios abran en Discovery Manager. Utilice comas para separar extensiones en la lista. El número máximo de caracteres es de 1.024. Si un usuario intenta abrir un archivo con una extensión que figura en esta lista, aparece un mensaje de error.

Control de la visualización del inicio de sesión de las credenciales para los informes


Esta sección contiene información relacionada con el control de la visualización del inicio de sesión con credenciales para los informes.

Inicio de sesión de las credencialesLos informes (resumen de la materia, informe detallado de recopilación, vista previa de mensaje y exportación) son páginas almacenadas en host en el servidor de Discovery Manager y se muestran en un control del navegador Web. El control del navegador Web es una instancia de Internet Explorer (IE) y hereda la configuración de seguridad de IE.

El servidor de Discovery Manager utiliza la autenticación de Windows, la cual hace que IE muestre un cuadro de diálogo de credenciales cuando un usuario intenta ver un informe. El usuario debe autenticarse una vez al inicio de una sesión.

Figura 37 Inicio de sesión de las credenciales

Configuración de la opción Insertar zona Sitios de confianzaPara controlar la visualización del inicio de sesión con credenciales, modifique la opción Insertar zona Sitios de confianza en la pantalla de configuración de Discovery Manager.

Si selecciona la opción No solicitar credenciales, en cualquiera de las ediciones de la aplicación cliente Discovery Manager, se añade información del servidor al registro durante el inicio:

HKCU\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Internet Settings\ZoneMap\

Configuración de los ajustes generales 61


Figura 38 Claves de registro utilizadas por la configuración de Insertar zona Sitios de confianza

Las claves y los valores de registro dependen de lo que se especificó cuándo se instaló el cliente:

◆ Si el servidor posee un nombre NetBIOS, el nombre del servidor se añade a una de las siguientes claves de registro:

• Clave EscDomains si Internet Explorer 8 se encuentra en modo de seguridad mejorada.

• Clave Domains si Internet Explorer 8 no se encuentra en modo de seguridad mejorada.

◆ Si el servidor es una dirección IP, se añade la dirección IP a una de las siguientes claves de registro:

• Clave EscRanges si Internet Explorer 8 se encuentra en modo de seguridad mejorada.

• Clave Ranges si Internet Explorer 8 no se encuentra en modo de seguridad mejorada.

Cada dirección IP única se sitúa en una clave de Rango N donde N es el índice al que se añade la dirección IP.

Esta implementación evita que se produzcan problemas cuando IPv6 está activada en una conexión de área local.

La clave de registro se conserva cuando el usuario sale de cualquiera de las ediciones de la aplicación cliente Discovery Manager. Esto mantiene al servidor en la lista de Intranet local de Internet Explorer para que EMC SourceOne Search lo utilice.

Nota: Además de la configuración de Insertar zona Sitios de confianza, la visualización del inicio de sesión con credenciales también se controla por la configuración Sitios de confianza en Internet Explorer y la utilidad setspn de Microsoft, como se describe en la Guía de instalación y administración de EMC SourceOne Discovery Manager.

Seguimiento mejorado de duplicados de EmailXtender (EEDT)


Cada proveedor de archivado (EmailXtender, SourceOne Native Archive y la migración en el lugar de SourceOne) le asigna un ID de entrada a un elemento al archivar el elemento. El ID de entrada debe ser único para cada elemento.



Sin embargo, los elementos incluidos en los archivos antiguos de EmailXtender o migrados desde ellos pueden contener varias instancias de un elemento de archivo con el mismo ID de entrada.

Si va a realizar búsquedas en archivos de EmailXtender que coexisten con SourceOne o de elementos de EmailXtender migrados mediante la utilidad de migración en el lugar, se recomienda considerar la posibilidad de activar la opción de Seguimiento mejorado de duplicados de EmailXtender (EEDT). EEDT es la única opción que se recomienda si cree que tiene mensajes antiguos con ID de entrada duplicados pero con contenido diferente y debe inspeccionar cada uno de ellos.

Consideraciones y limitaciones de EEDTRevise las siguientes consideraciones y limitaciones del seguimiento mejorado de duplicados de EmailXtender (EEDT).

◆ Como opción predeterminada, EEDT está desactivado pos los siguientes motivos:

• EEDT requiere considerables registros de bases de datos adicionales que afectan el espacio en disco.

• EEDT requiere procesamiento de información adicional que afecta el rendimiento.

◆ Si activa EEDT, las búsquedas de recopilación (y las copias de las búsquedas de recopilación) podrán hacer un seguimiento de la información sobre duplicados.

◆ El área Revisión de materia no utiliza el concepto de duplicados. Cuando se asignan elementos duplicados a una materia, Discovery Manager contrae los metadatos y los atributos exclusivos del archivo para todas las instancias seleccionadas del duplicado en una instancia asignada. Esto ocurre independientemente de que la materia tenga una carpeta de retención o no.

◆ Es posible que los elementos antiguos asignados en una versión anterior a Discovery Manager 7.0 muestren propiedades diferentes en el área de recopilación y en el área revisión de materia de las cuadrículas de resultados.

Configuración de los ajustes de búsqueda


Realice los siguientes pasos para configurar los ajustes de búsqueda.

1. Acceda a los ajustes de búsqueda.

Figura 39 Configuración de Discovery Manager: búsqueda

Configuración de los ajustes de búsqueda 63


2. Edite los ajustes de búsqueda, como se describe en la lista siguiente.

• Número máximo de aciertos: especifique el número máximo de elementos devueltos de una búsqueda. Este valor aparece en el campo Cantidad máxima de resultados de búsqueda, en el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda. Los cambios en este valor se aplican a las nuevas búsquedas. Una búsqueda existente conserva el valor que estaba en efecto cuando se creó la búsqueda. Las búsquedas existentes no seleccionan el nuevo valor de manera automática. Si este valor aumenta, los investigadores podrán modificar manualmente el campo Resultados máximos de búsqueda en Propiedades de búsqueda para una búsqueda que se haya ejecutado y, a continuación, volver a ejecutar la búsqueda con el valor nuevo.

Rango de valores válidos: de 1 a 999.999.999 elementos.

Valor predeterminado = 100.000.

• Realizar búsquedas de índices de texto completo: especifique si desea forzar la realización de búsquedas de índices de texto completo o no. Especifica la configuración predeterminada para la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo en el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda:

– Sí = Aplica búsquedas de texto completo (opción predeterminada)

– No = No aplica búsquedas de texto completo.

Nota: Aunque se deseleccione la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo, Discovery Manager aún puede realizar búsquedas de texto completo en determinados casos. Por ejemplo, de manera predeterminada, los campos de búsqueda como Palabra clave, Asunto, Cuerpo, Dominio de remitente y Dominio de destinatario realizan una búsqueda de índices de texto completo en los mensajes en el Archivo nativo. También se produce una búsqueda de indexación de texto completo si se introducen valores de forma manual en un campo de dirección. En las versiones anteriores de Discovery Manager 7.0, esta opción se denominaba Mensajes incorporados en la búsqueda y estaba desactivada de manera predeterminada.

Configuración de los ajustes de exportaciónRealice los siguientes pasos para configurar los ajustes de exportación.

1. Acceda a los ajustes de exportación.



Figura 40 Configuración de Discovery Manager: exportación

2. Edite los ajustes de exportación, como se describe en la lista siguiente.

• Tamaño máximo de división de exportación: permite especificar el valor máximo predeterminado para el campo Dividir por tamaño de archivo en el cuadro de diálogo Exportar. Los ajustes de configuración de Tamaño máximo de división de exportación se aplican a todos los tipos de contenedores, excepto el tipo de contenedor Ninguno. Rango válido: De 50 a 4.700 (MB).Valor predeterminado: 4.700 (MB).

Nota: En las primeras versiones de Discovery Manager, si se especificaba un tamaño de archivo de exportación NSF que era menor que el archivo NSF predeterminado en el ordenador cliente (normalmente, alrededor de 15 a 25 MB), Discovery Manager creaba un trabajo para cada mensaje. Para evitar que suceda esto, las versiones posteriores de Discovery Manager establecen el tamaño mínimo para los archivos de exportación NSF en 50 MB. Para exportar a NSF, el valor en el campo Dividir por tamaño de archivo debe ser mayor que 49 MB y menor o igual que 4.700 MB.

• Sobrecarga de contenedor de exportación (para división por tamaño de archivos para mejorar los cálculos de tamaño): cuando se exportan datos a archivos de contenedor, el tamaño del disco y el tamaño comprimido almacenado pueden variar. En determinados casos, esto puede arrojar tamaños de contenedor que superen el máximo especificado. Puede especificar un factor de ajuste para cerrar los contenedores de exportación que tengan un umbral inferior al tamaño final, lo que genera contenedores de exportación menores que el valor Tamaño máximo de división de exportación. Especifique un porcentaje al que los contenedores de exportación deberán llenarse antes de iniciar un nuevo contenedor de exportación.

Rango válido: de 1 a 100 (%)

Configuración de los ajustes de exportación 65


Valor predeterminado: 90 (%)

• Cantidad máxima de archivos de exportación por carpeta: permite especificar la cantidad máxima de archivos que exportará a una carpeta cuando realiza una exportación a un sistema de archivos. Este valor se aplica solamente cuando el campo Tipo de contenedor del cuadro de diálogo Exportar está configurado como Sistema de archivos.

Rango válido: de 500 a 5.000 (archivos)

Valor predeterminado: 2.500 (archivos)

• Errores máximos permitidos por trabajo de exportación: permite especificar la cantidad máxima de errores que se pueden producir antes de finalizar un trabajo de exportación.

Los errores del sistema o los errores de infraestructura se tienen en cuenta para el límite de errores. Entre los ejemplos de dichos errores, se incluyen:

– Fallos de conexión a la red, base de datos o almacenamiento de archivos.

– Imposibilidad de establecer comunicación con servidores de archivos debido a que el servicio no está en ejecución.

Los errores ocasionados por problemas específicos de un elemento no se tienen en cuenta para el límite de errores para un trabajo. Entre los ejemplos de dichos errores, se incluyen:

– No es posible convertir propiedades específicas del formato nativo al formato de exportación. Por ejemplo, es posible que algunos mensajes de Domino no puedan convertirse a formato de Exchange.

– El formato de exportación no es compatible con determinados elementos. Por ejemplo, los mensajes de Domino no pueden exportarse al sistema de archivos.

Rango válido: de 5 a 50 (errores)

Valor predeterminado: 10 (errores)

• Manejo de rutas de CCO durante la exportación: de manera predeterminada, Discovery Manager incluye todos los destinatarios de CCO en la copia exportada del mensaje. Para mejorar el procesamiento y evitar errores de MAPI, puede seleccionar esta opción para no completar la lista de CCO en los casos en que CCO incluya una gran lista de distribución.

Los valores válidos son:

– Seleccionada: elimina las rutas de CCO de los mensajes durante la exportación.

– No seleccionada: incluye todas las rutas de CCO en mensajes exportados cuando se realiza la exportación a un contenedor PST o NSF, o al sistema de archivos como archivos MSG (opción predeterminada).



Particionamiento de la base de datos de Discovery ManagerEl particionamiento es la división horizontal de filas en una tabla de base de datos o en un índice definido en una tabla, en unidades lógicas separadas más pequeñas que actúan como tabla o índice.

Requisitos previos para el particionamiento de la base de datos de Discovery Manager

El particionamiento requiere instalar la base de datos de Discovery Manager en Microsoft SQL Server Enterprise Edition. Microsoft SQL Server Standard Edition no es compatible con el particionamiento.

Si se instala la base de datos de Discovery Manager en Microsoft SQL Server Standard Edition, la configuración del particionamiento no está disponible en la pantalla Configuración de Discovery Manager.

Nota: Las tablas sin particionar en Microsoft SQL Server Standard Edition no se pueden particionar ni siquiera transfiriendo la base de datos a Enterprise Edition. De manera similar, las tablas particionadas creadas en Enterprise Edition no se pueden adjuntar a Microsoft SQL Server Standard Edition. El esquema subyacente y las funcionalidades de las bases de datos son diferentes

Beneficios del particionamiento de la base de datos de Discovery Manager

Entre los beneficios del particionamiento, se incluyen mejoras en cuanto a la gestión de bases de datos. El particionamiento puede reducir los tiempos de ejecución de las copias de seguridad, el mantenimiento del índice y la desfragmentación. Las particiones más antiguas se pueden transferir a almacenamiento más económico.

Consideraciones sobre el particionamiento de la base de datos de Discovery Manager

El particionamiento no puede mejorar la gestión de la base de datos ni el rendimiento de las búsquedas de la aplicación en los casos siguientes.

◆ Bases de datos pequeñas (menores a 50 GB). Por lo general, SQL Server es eficiente en la ejecución y optimización de consultas. Para las bases de datos pequeñas, el particionamiento no puede ofrecer mejoras visibles para el rendimiento en un sistema bien ajustado.

◆ La existencia de varias particiones (por ejemplo, 100 particiones o más) puede afectar los recursos de memoria y CPU.

◆ Las evaluaciones del estado de datos DBCC en toda la base de datos se ejecutan más lentamente en una base de datos con varias particiones.

Descripción de los tipos de partición en la base de datos de Discovery Manager

Discovery Manager proporciona tres tipos de particiones, que se describen en la lista siguiente.

Particionamiento de la base de datos de Discovery Manager 67


◆ Materia: el particionamiento de tablas basado en la materia crea una nueva partición para cada materia nueva. Se particionan las siguientes tablas de base de datos:

• Materias

• MatterXMessages

• MatterXMessagesXTags

• MatterFolders

• MatterXIdentities

• MatterXUserXRoles

• Etiquetas

• Roles

• RolesXPolicies

• Resultados

• Solicitudes

• WorkItems

• ResultSets

• Operaciones

• CollectionSources

• ExportActions

• Contenedores

• MessagesExtension

• Registros de auditoría

Use la sección Administración > Configuración > Particionamiento > Opciones de particionamiento de materias.

◆ Mensaje: las tablas de base de datos que no están asociadas con materias pueden llegar a un tamaño considerable, por ejemplo, la tabla de mensajes. Se puede particionar esta tabla en función de su tamaño. Use la sección Administración > Configuración > Particionamiento > Opciones de particionamiento de auditoría.

◆ Auditoría: los registros de auditoría pueden llegar a un tamaño considerable. Se pueden particionar estas tablas de base de datos que se utilizan para fines de auditoría. Use la sección Administración > Configuración > Particionamiento > Opciones de particionamiento de auditoría.



Instrucciones para el uso de particionamiento basado en la materia

Según la edición de Discovery Manager que haya instalado, está disponible una de las siguientes opciones de particionamiento basado en la materia, en la configuración de Discovery Manager.

◆ Discovery Manager Full Edition incluye la opción Permitir crear materias nuevas en particiones nuevas.

◆ La edición Express incluye la opción Crear materias nuevas en particiones nuevas.

Nota: Antes de activar alguna de estas opciones, consulte las siguientes instrucciones. Si no se siguen estas instrucciones, se generará una cantidad innecesaria de particiones, lo que afectará el rendimiento del sistema.

◆ Use las opciones únicamente para grandes materias que cree que incluirán al menos 30 millones de elementos.

◆ Active temporalmente las opciones solo cuando sea necesario:

• En Discovery Manager Express Edition, active la opción Crear materias nuevas en particiones nuevas solo para una cantidad pequeña de usuarios, por ejemplo, de cinco a diez usuarios. Active la opción antes de añadir cada usuario y cada materia personal; luego, desactívela de inmediato.

• En Discovery Manager Full Edition, cuando se activa la opción Permitir crear materias nuevas en particiones nuevas, queda disponible la opción Crear materia en partición de almacenamiento nueva en el Asistente de creación de materias. Trabaje con los propietarios de materia que creen materias estándares para decidir si deben utilizar la opción Crear materia en partición de almacenamiento nueva al crear una materia. Active la opción Permitir crear materias nuevas en particiones nuevas antes de que un propietario de materia cree una materia; luego, desactive de inmediato la opción Permitir crear materias nuevas en particiones nuevas.



Configuración de los ajustes de partición para la base de datos de Discovery Manager

Realice los siguientes pasos para configurar los ajustes de partición.

1. Acceda a los ajustes de partición.

Figura 41 Configuración de Discovery Manager (Full Edition): Particionamiento

Existe una sección para cada tipo de particionamiento: Materia, Mensaje y Auditoría.

Nota: En la sección Opciones de particionamiento de materia, Discovery Manager Express Edition cuenta con la opción Crear materias nuevas en particiones nuevas en lugar de la opción Permitir crear materias nuevas en particiones nuevas.

2. Edite los ajustes de configuración en la sección Opciones de particionamiento, como se describe en la lista siguiente.

• Tamaño máximo de partición: permite especificar cuán grande puede ser la partición actual antes de crear una nueva partición.

Los valores válidos y valores predeterminados son:

– Para el particionamiento de materia, de 15 a 100 (GB). Valor predeterminado = 50 (GB)

– Para el particionamiento de mensaje, de 50 a 150 (GB). Valor predeterminado = 100 (GB)

– Para el particionamiento de auditoría, de 10 a 50 (GB). Valor predeterminado = 50 (GB)



• Ubicación de archivos de datos: permite especificar la ubicación de los archivos de datos en el ordenador SQL Server para la partición nueva. Debido a que se trata de una ruta local que reside en otro ordenador, el cliente Discovery Manager no puede validarla. Debe verificar y garantizar la precisión de esta ruta. Cuando aleja el enfoque de este campo, aparece una solicitud de confirmación:

La ubicación de archivos de datos debe ser una ubicación válida en SQL Server. ¿Desea continuar?

Si hace clic en No, el enfoque permanece en este campo para poder editar la ruta.

Valor predeterminado = el mismo directorio que utiliza el archivo de datos principal que tiene una extensión de nombre de archivo .mdf. Por ejemplo:

Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQ10_50.MSSQLSERVER|MSSQL|DATA

Nota: Si activa la opción Permitir crear materias nuevas en particiones nuevas o la opción Crear materias nuevas en particiones nuevas y esta ubicación está completa o no es válida, fallará la creación de la materia.

• Tamaño inicial (MB): permite especificar el tamaño de los archivos de datos físicos subyacentes creados para la partición nueva.

Valores válidos: de 100 a 10.240 (MB)

Predeterminado = 512 (MB)

• Recuento de archivos de datos: permite especificar el número de archivos de datos que se crearán para la partición nueva.

Valores válidos: de 1 a 4 (archivos)

Valor predeterminado = 1 (archivo)

• Factor de crecimiento de archivos (MB): permite especificar cuánto puede aumentar el tamaño de cada archivo de datos de partición desde su tamaño inicial cada vez que el archivo de datos deba crecer.

Valores válidos: de 512 a 1.024 (MB)

Por ejemplo, si especificó un Tamaño inicial de 512 MB y un Factor de crecimiento de archivo de 512 MB, la primera vez que cada archivo de datos deba aumentar, lo hará a 1.024 MB (512 + 512). La segunda vez que cada archivo de datos deba aumentar, lo hará a 1.536 MB (1.024 + +512).

Predeterminado = 512 (MB)

• Permitir crear materias nuevas en particiones nuevas: esta opción está disponible en la sección Opciones de particionamiento de materia, en Discovery Manager Full Edition.

Esta opción afecta las materias estándares y las materias personales en Discovery Manager Full Edition.




– Seleccionada: la opción Crear materia en partición de almacenamiento nueva está disponible en el asistente de creación de materias para materias estándares. Cada materia personal se crea en su propia partición de la base de datos.

– No seleccionada: la opción Crear materia en partición de almacenamiento nueva no está disponible en el asistente de creación de materias para materias estándares. No se crean materias personales en particiones individuales de la base de datos.

Si se selecciona esta opción, se mostrará la siguiente advertencia:

La creación de particiones de base de datos nuevas para cada materia afecta el rendimiento y los recursos de SQL Server, además de la administración y el mantenimiento de la base de datos. Consulte la Guía del usuario de Discovery Manager o la ayuda en línea para obtener más información sobre las opciones de particionamiento. ¿Desea continuar con esta selección? [Y] (Sí) [N] (No)


• Crear materias nuevas en particiones nuevas: esta opción está disponible en la sección Opciones de particionamiento de materia para Discovery Manager Express Edition.


– Seleccionado: Cada materia personal nueva se creará en su propia partición.

– No seleccionada: no se crean materias personales en particiones individuales.


La creación de particiones de base de datos nuevas para cada materia afecta el rendimiento y los recursos de SQL Server, además de la administración y el mantenimiento de la base de datos. Consulte la Guía del usuario de Discovery Manager o la ayuda en línea para obtener más información sobre las opciones de particionamiento. ¿Desea continuar con esta selección?[Y] (Sí) [N] (No)


3. Para restaurar los valores predeterminados del particionamiento, haga clic en Restaurar predeterminado en la sección.

Visualización del estado de los intentos de particionamiento recientes

Cada sección de la pantalla Particionamiento muestra información sobre intentos recientes para crear particiones.

Si los intentos finalizaron correctamente, la sección muestra el siguiente mensaje:

No se identificaron errores recientes.

Si han ocurrido errores, la sección muestra el siguiente mensaje:



Se identificaron errores al crear particiones recientes. Consulte el estado para obtener más detalles.

Para ver una lista de los intentos de particionamiento más recientes, haga clic en Estado reciente en la sección.

Aparecerá el cuadro de diálogo Estado de particionamiento.

Figura 42 Estado de particionamiento: ejemplo


CAPÍTULO 4Uso de Discovery Manager Express Edition


◆ Introducción ........................................................................................................... 76◆ Iniciar Discovery Manager Express Edition............................................................... 76◆ Creación de una búsqueda en la materia personal .................................................. 77◆ Especificación de las carpetas en las que se realizará la búsqueda ......................... 78◆ Ejecución de la búsqueda ....................................................................................... 79

Uso de Discovery Manager Express Edition 75

Uso de Discovery Manager Express Edition

IntroducciónLas siguientes secciones proporcionan una introducción a Discovery Manager Express Edition.

¿Qué es Discovery Manager Express Edition?

EMC SourceOne Email Management incluye una edición de Discovery Manager que dispone de un subconjunto de funciones.

Nota: Discovery Manager Express Edition está dirigido a administradores, supervisores o usuarios legales que deseen buscar en el archivo correos electrónicos de otros usuarios y exportar los resultados. No está destinada a los usuarios finales que desean exportar sus propios elementos archivados.

En la documentación, se usa el término "Discovery Manager Express Edition" para distinguir esta edición de la edición completa. Sin embargo, todas las pantallas de Express Edition aparecen indicadas con el término "Discovery Manager".

Algunas características de Discovery Manager Full Edition aparecen atenuadas en Discovery Manager Express Edition. Para obtener todos los roles, actualice a EMC SourceOne Discovery Manager Full Edition.

¿Qué tareas puedo realizar con Express Edition?

Utilice Discovery Manager Express Edition para buscar elementos de correo electrónico de un usuario como, por ejemplo, mensajes y elementos de calendario, y exporte los resultados. También puede exportar metadatos a formato TSV.

Nota: La exportación de metadatos a CSV y EDRM XML está disponible en Discovery Manager Full Edition.

¿Cuáles son los requisitos previos?

Para poder utilizar Discovery Manager Express Edition, el administrador de usuarios de Discovery Manager debe añadirle como usuario.

¿Qué es una materia personal?

Cada usuario de Discovery Manager Express Edition dispone de una materia personal, que contiene todas las búsquedas y las exportaciones que cree. Solo usted puede ver el contenido de su materia personal.

Iniciar Discovery Manager Express EditionRealice los siguientes pasos para iniciar Discovery Manager Express Edition.

◆ Haga doble clic en el icono de Discovery Manager que se encuentra en el equipo de escritorio.



◆ Haga clic en el icono de Discovery Manager que se encuentra en la barra de inicio rápido..

◆ Seleccione la siguiente ruta en el menú Inicio:

• Menú Inicio > Programas > EMC SourceOne Discovery Manager > EMC Discovery Manager.

Se abre la ventana de Discovery Manager Express Edition, la cual muestra su materia personal.

Nota: Algunas funciones aparecen atenuadas y solo están disponibles en Discovery Manager Full Edition. Otros roles están disponibles en Discovery Manager Express Edition, pero es posible que aparezcan atenuadas según su rol y el contexto.

Creación de una búsqueda en la materia personalRealice los siguientes pasos para crear una búsqueda en una materia personal.

1. En el panel de navegación ubicado a la izquierda, expanda el nodo Materia personal: <su nombre>.


• Si no existe ninguna búsqueda, haga clic en el enlace Nueva búsqueda (Ctrl-S).

• Si no existe ninguna búsqueda, haga clic en el panel de trabajo y presione Ctrl-S.

3. Haga clic con el botón secundario en el nodo Área de recopilación de la materia y, a continuación, seleccione Nueva búsqueda.

4. Haga clic en Nuevo en la pestaña Buscar del panel de cinta. Aparece una búsqueda denominada Nueva búsqueda en el nodo Área de recopilación.

Si ya existe una búsqueda con esa denominación, se agrega el número (1) a Nueva búsqueda.

5. Edite el nombre de la nueva búsqueda y, a continuación, presione Intro.

Nota: Los nombres de las búsquedas de recopilación no necesitan ser únicos dentro del Área de recopilación de una materia.

6. Haga clic en el nodo de búsqueda nombrado recientemente. El panel de trabajo muestra el área de criterios de búsqueda, que contiene los campos de búsqueda.

Creación de una búsqueda en la materia personal 77


Especificación de las carpetas en las que se realizará la búsquedaEn esta sección, se describe cómo especificar las carpetas para todas las búsquedas y para las búsquedas individuales.

Especificar las carpetas para todas las búsquedas

Realice los siguientes pasos para especificar las carpetas de búsqueda para todas las búsquedas en su materia personal.

1. Haga clic en la materia en el panel de navegación.

2. En el panel de cinta, haga clic en la pestaña Materia.

3. Haga clic en el icono Buscar carpetas de la pestaña Materia.

Buscar carpetas del cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda, en la que se muestran todas las carpetas que puede buscar.


• Para especificar todas las carpetas, seleccione la casilla de verificación Carpetas situada en la parte superior de la columna de casillas de verificación (de manera predeterminada).

• Para especificar las carpetas seleccionadas, seleccione las casillas de verificación que aparecen junto a las carpetas individuales. Debe seleccionar al menos una carpeta.

Figura 43 Materia personal: ejemplo de la pestaña Buscar carpetas de Propiedades de materia

5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cierre el cuadro de diálogo.



Selección de las carpetas para una búsqueda específica

Puede seleccionar diferentes carpetas para cada búsqueda.

Realice los siguientes pasos para seleccionar las carpetas para una búsqueda específica.


• En el panel de navegación situado debajo del nodo Área de recopilación, haga clic en Buscar. A continuación, en el panel de trabajo, haga clic en la flecha desplegable que se encuentra a la derecha del campo Palabra clave y seleccione Propiedades de búsqueda.

Figura 44 Propiedades de búsqueda

• En el panel de navegación del nodo Área de recopilación, haga clic con el botón secundario en la búsqueda y, a continuación, seleccione Propiedades.

• En el panel de navegación del nodo Área de recopilación, haga clic en la búsqueda y, luego, seleccione la pestaña Buscar/Exportar > General en el panel de cinta.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda.


• Para buscar en todas las carpetas, seleccione la casilla de verificación Buscar en todas las carpetas de materia.

• Para seleccionar carpetas:

a. Anule la selección de la casilla de verificación Buscar en todas las carpetas de materia.

b. Active la casilla de verificación situada junto a cada carpeta que desea buscar.

c. Desactive la casilla de verificación situada junto a cada carpeta que no desea buscar.

3. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda.

Ejecución de la búsquedaHaga clic en el botón Buscar para ejecutar una búsqueda.

Si no especificó ningún criterio de búsqueda, aparecerá la siguiente solicitud de confirmación:

No se han especificado criterios de búsqueda. Al ejecutarse esta búsqueda se devolverán todos los elementos en el archivo. ¿Está seguro de que desea continuar?

Si no selecciona por lo menos una carpeta para buscar, se le solicitará que seleccione carpetas.

Ejecución de la búsqueda 79

CAPÍTULO 5Gestión de identidades


◆ Introducción ........................................................................................................... 82◆ Las mejores prácticas para la gestión de identidades.............................................. 83◆ Visualización de lista de registros de identidad....................................................... 84◆ Adición de registros de identidad............................................................................ 86◆ Edición de registros de identidad ............................................................................ 88◆ Eliminación de los registros de identidad................................................................ 88◆ Gestión de elementos de identidad (direcciones) en registros de identidad ............ 89


Gestión de identidades 81

Gestión de identidades

IntroducciónLas identidades están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

¿Por qué utilizar la gestión de identidades?

En un entorno de correo electrónico, es posible asociar varias direcciones de correo electrónico con el buzón de correo de un solo usuario: una dirección primaria, direcciones SMTP, listas de distribución y direcciones históricas. El mismo usuario puede también tener los nombres de los compañeros de mensajería instantánea (IM) y las direcciones de Bloomberg en varios repositorios.

Discovery Manager puede buscar:

◆ En todo el grupo de estas direcciones como una entidad, para proporcionar resultados fiables, consistentes y precisos. Si no se pudieran utilizar todas las direcciones, las búsquedas podrían ser inconsistentes o incompletas y se podría producir un error al enviar todo el correo electrónico de respuesta.

◆ Para el correo electrónico de los usuarios que ya no se encuentran en la libreta de direcciones.

La gestión de identidades afronta estos requisitos.

¿Qué cuestiones están implicadas en la gestión de identidades?

Gestionar identidades implica trabajar con dos tipos de objetos:

◆ Registros de identidad

◆ Elementos de identidad

¿Qué son los registros de identidad?En la sección siguiente, se describe un registro de identidad.

◆ Es un alias para varias direcciones de correo electrónico.

◆ Se puede utilizar en lugar de una dirección de correo electrónico en cualquier lugar en el que sea válida una dirección de correo electrónico dentro de una búsqueda.

◆ Está disponible para todas las materias.

◆ No es específico de la materia.

¿Qué son los elementos de identidad?En la sección siguiente, se describe un elemento de identidad.

◆ Es una dirección de correo electrónico única asociada con un usuario y se incluye en un registro de identidad.

◆ Puede adoptar muchas formas diferentes, como:

• Dirección de Microsoft Exchange

• Dirección de IBM Lotus Domino/Notes

• Dirección SMTP



• Nombre de compañero de IM

• Dirección de Bloomberg

• Los metadatos personalizados que se asociaron con los mensajes durante la recopilación con SourceOne, como EmployeeID o Departamento.

Entre las propiedades de un elemento de identidad se incluyen el rango de fechas para el que la dirección es válida para el usuario. Este rango de fechas:

◆ Un formulario de documentación para el elemento de identidad.

◆ Su uso está indicado para las personas que trabajan en la materia.

◆ Discovery Manager no lo utiliza para los criterios de búsqueda.

¿Qué funciones pueden gestionar las identidades?

Para gestionar las identidades, debe tener la función Administrador de identidades.

¿Qué es una situación de ejemplo de gestión de identidades habitual?

Un escenario de ejemplo habitual para gestionar identidades puede incluir los siguientes pasos.

1. Una persona se nombra como persona de interés para una investigación.

2. Si existe un registro de identidad, el administrador de identidades verifica la libreta de direcciones para ver si hay alguna actualización para añadir en el registro de identidad.

3. Si no existe ningún registro de identidad, el administrador de identidades crea uno y verifica que todas las direcciones conocidas de la persona se hayan ingresado como elementos de identidad.

4. Durante el transcurso de la investigación, si los elementos de identidad adicionales se vuelven conocidos, el administrador de identidades actualiza el registro de identidad. A continuación, se vuelven a ejecutar las búsquedas pertinentes.

¿Cómo se utilizan las identidades en Discovery Manager?

Los gestores de materias e investigadores pueden utilizar identidades en Discovery Manager en cualquier lugar en donde puedan utilizar una dirección.

◆ Custodias: una manera de añadir custodias a una materia consiste en seleccionarlos de una lista de registros de identidad.

◆ Criterios de búsqueda: Los registros de identidad son válidos en los campos de dirección (Remitente, Destinatario, Propietario, Remitente o destinatario) cuando se especifican por medio de la libreta de direcciones.

Las mejores prácticas para la gestión de identidadesLas identidades están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

◆ Crear identidades para todas las personas de interés:

• Todas las personas que se estén investigando.

Las mejores prácticas para la gestión de identidades 83


• Todas las personas que sean importantes en la materia.

◆ Crear identidades para todos los administradores de materias e investigadores.

◆ Crear identidades para todos los empleados que puedan estar involucrados en descubrimientos legales (por ejemplo, ejecutivos claves, departamento de Recursos Humanos, departamento de Investigación y Desarrollo).

◆ Utilizar identidades para las búsquedas en donde sea posible.

◆ Asegurarse de que al menos un usuario asignado a la materia tenga la función Administrador de identidades, para poder manejar las necesidades específicas de la materia para las identidades.

Nota: Las identidades están disponibles para todas las materias estándares y no son específicas de cada materia.

Visualización de lista de registros de identidadPara ver la lista de registros de identidad en el área Identidades, debe tener la función Administrador de identidades.

Realice los siguientes pasos para ver una lista de los registros de identidad disponibles.

1. En el panel de navegación, haga clic en el botón Identidades. En el panel de trabajo se muestran los registros de identidad existentes, si los hay.

Figura 45 Identidades: vista de resumen

La barra de estado indica el número de identidades de la lista y el número de identidades seleccionadas.

Figura 46 Identidades: barra de estado



Si no existe ninguna identidad y hace clic en el botón Identidades del panel de navegación, el panel de trabajo muestra el enlace con la etiqueta Nueva identidad (Ctrl-I) y el mensaje:

“No hay elementos para mostrar en esta vista”.


Vista de resumen

La vista de resumen es la vista predeterminada.

Los registros de identidad se muestran en una lista ordenada en la columna Nombre para mostrar.

En la lista siguiente, se describen las columnas de la vista de resumen.

◆ Icono: El icono de tarjeta indica que el elemento mostrado es un registro de identidad.

◆ Nombre para mostrar: el nombre de la identidad (persona o grupo) como desea que aparezca en Discovery Manager.

◆ Descripción: la descripción de la identidad (persona o grupo) facilita la distinción entre los registros de identidad con nombres similares.

Vista de detalles

En la Vista de detalles, los registros de identidad se muestran en una lista ordenada en la columna Nombre para mostrar.

Figura 47 Identidades: vista de detalles

Visualización de lista de registros de identidad 85


En la lista siguiente, se describen las columnas de la vista de detalles.

◆ Icono: El icono de tarjeta indica que el elemento mostrado es un registro de identidad.

◆ Nombre para mostrar: el nombre de la identidad (persona o grupo) como desea que aparezca en Discovery Manager.

◆ Descripción: la descripción de la identidad (persona o grupo) facilita la distinción entre los registros de identidad.

◆ Fecha de creación: la fecha y la hora en que se creó el registro de identidad.

◆ Fecha de modificación: la fecha y la hora en que se modificó por última vez el registro de identidad.

Adición de registros de identidadLas identidades están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

Realice los siguientes pasos para añadir un nuevo registro de identidad.

1. En el panel de navegación, haga clic en el botón Identidades.


• Si no hay ningún registro de identidad, haga clic en el enlace Nueva identidad (Ctrl-I) del panel de trabajo.

• Si no hay ningún registro de identidad, haga clic en el panel de trabajo y presione Ctrl-I.

• Si existen registros de identidad, haga clic con el botón secundario en cualquier parte del panel de trabajo y seleccione Nuevo.

• En el panel de cinta, realice uno de los pasos siguientes:

– Haga clic en la pestaña Identidades > Nueva identidad.

– Haga clic en la pestaña Archivo > Nuevo > Nueva identidad.

Aparece la ventana Identidad.

Tabla 4 Vista de detalles

Columna Descripción

Icono El icono de tarjeta indica que el elemento mostrado es un registro de identidad.

Nombre para mostrar

El nombre de la identidad (persona o grupo) como desea que aparezca en Discovery Manager.

Descripción La descripción de la identidad (persona o grupo) facilita la distinción entre los registros de identidad.

Fecha de creación

Fecha y hora en la que se ha creado el registro de identidad.

Fecha de modificación

Fecha y hora en la que se modificó por última vez el registro de identidad.



Figura 48 Nueva identidad

Nota: esquina inferior izquierda de la ventana Identidad muestra la información después de que añade los registros de identidad y cierra y reabre la ventana Identidad.

3. Especifique la información del nombre.

4. Especifique elementos (direcciones).


• Para guardar los cambios, realice uno de los siguientes pasos:

– En la pestaña Identidad en el panel de cinta, haga clic en Guardar y nuevo para guardar los cambios y borrar la ventana Identidad a fin de preparar una nueva identidad.

– En la pestaña Identidad en el panel de cinta, haga clic en Guardar y cerrar para guardar los cambios y cerrar la ventana Identidad.

• Para cerrar la ventana Identidad sin guardar los cambios, realice uno de los siguientes pasos:

– En el panel de cinta en la parte superior de la ventana Identidad, seleccione la pestaña Archivo > Salir.

– Haga clic en la X situada en la esquina superior derecha de la ventana Identidad.

Especificación de la información del nombre de los registros de identidad

Realice los siguientes pasos para especificar la información del nombre de un registro de identidad, en la ventana Identidad.

1. En el campo Nombre de identidad, escriba el nombre único de la identidad como desea que aparezca en Discovery Manager. El número máximo de caracteres es 256. Se recomienda utilizar entre 80 y 100 caracteres para obtener una visualización óptima.

Adición de registros de identidad 87


2. En el campo Comentarios, escriba una descripción de la identidad. Esto ayuda a distinguir los nombres similares y facilita a los gestores de materias la utilización de registros de identidad como una fuente de custodias. El número máximo de caracteres es 1024.

Edición de registros de identidadLas identidades están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

Realice los siguientes pasos para editar un registro de identidad.


2. En el panel de trabajo, realice uno de los pasos siguientes:

• Haga doble clic en el registro de identidad.

• Haga clic con el botón secundario en el registro de identidad y, a continuación, seleccione Abrir.

Para abrir varios registros de identidad a la vez, selecciónelos antes de hacer clic con el botón secundario.

• Seleccione uno o varios registros de identidad y haga clic en Editar Identidad en la pestaña Identidades del panel de cinta.

• Seleccione uno o varios registros de identidad y presione Intro.

– Aparece la ventana Identidad.

– La esquina inferior izquierda de la ventana Identidad muestra la siguiente información:

• El campo Rangos de identidad válidos indica el rango de fechas para todos los elementos de identidad de la lista.

• El campo Creado el muestra la fecha en la que se creó el registro de identidad.

3. Para editar la información del nombre.

4. Para editar los elementos de identidad.


• En la pestaña Identidad en el panel de cinta, haga clic en Guardar y nuevo para guardar los cambios y borrar la ventana Identidad a fin de preparar una nueva identidad.

• En la pestaña Identidad en el panel de cinta, haga clic en Guardar y cerrar para guardar los cambios y cerrar la ventana Identidad.

• Haga clic en la X situada en la esquina superior derecha de la ventana Identidad para descartar los cambios.

Eliminación de los registros de identidadNo puede eliminar una identidad que se utiliza como una custodia en la materia.



Realice los siguientes pasos para eliminar un registro de identidad.


En el panel de trabajo se muestran los registros de identidad existentes.

2. Seleccione las identidades que desea eliminar.


• Haga clic con el botón secundario en los registros de identidad y, a continuación, seleccione Eliminar.

• Haga clic en Eliminar en la pestaña Identidad en el panel de cinta.

• Presione la tecla Eliminar.

4. En mensaje Identidad eliminar, realice uno de los pasos siguientes:

• Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación.

• Haga clic en Cancelar para cancelar la eliminación.

Si intenta eliminar una identidad que se usa como custodia en una materia, aparece un mensaje de error:

No se puede eliminar una identidad en uso.

Gestión de elementos de identidad (direcciones) en registros de identidad

Un elemento de identidad es una dirección o metadatos que se asocian a un nombre en un registro de identidad.

Un registro de identidad puede contener más de un elemento de identidad.

Adición de elementos de identidad a un registro de identidad

Puede especificar direcciones o metadatos en un elemento de identidad.

Especificación de una dirección en un elemento de identidadRealice los siguientes pasos para especificar direcciones en un elemento de identidad.

1. Abra la ventana Identidad.

2. En el área Elementos de identidad:

a. Siga uno de los pasos siguientes:

– Haga clic en la flecha de la lista desplegable.

– Haga clic en el campo Elemento de identidad y presione la tecla de dirección hacia abajo.

b. Seleccione un tipo de dirección:

Gestión de elementos de identidad (direcciones) en registros de identidad 89


Figura 49 Elementos de identidad: tipos de dirección

– Exchange: se utiliza para seleccionar direcciones de la libreta de direcciones global de Exchange.

– Domino: se utiliza para seleccionar direcciones de la libreta de direcciones o el directorio de IBM Domino.

En un entorno de Domino que utiliza el directorio nativo de Domino, este tipo de dirección se etiqueta Domino <Seleccionar directorio>. Si previamente elige Domino <Seleccionar directorio>, se selecciona el primer directorio de Domino de forma predeterminada.

– Objeto de AD: se utiliza para especificar un usuario o grupo de Active Directory como un elemento de identidad.

– Dirección: se utiliza para añadir direcciones manualmente (como direcciones de SMTP, MI y Bloomberg). También se utiliza para añadir entradas de mapeado de identidad de usuario de EmailXtender 4.8 (por ejemplo, [Identificador=5678]).

– Metadatos: se utiliza para añadir metadatos de ruta que se definieron en EMC SourceOne.

– Elemento de archivo: se utiliza para especificar la ruta UNC desde la cual se archivó originalmente el contenido del archivo. En el caso de los archivos que se encuentran archivados, un propietario es la ruta UNC desde la cual se archivó originalmente el archivo. Los investigadores pueden usar identidades que incluyan elementos Ubicación de archivo para buscar propietarios de archivos archivados.

Nota: Si es un cliente de SourceOne File Archiving y archivó su contenido en versiones inferiores a 6.8, debe corregir el contenido recopilado anteriormente para que esta búsqueda funcione. Puede lograr esto ejecutando dos utilidades:* La versión 1.3 o superior de la utilidad ES1UpdateRecip actualiza el SQL Server de la implementación (ES1UpdateRecips).* La versión 1.4 o superior de la utilidad IMT actualiza todos los índices afectados (IndexMainenanceTool [IMT]). ES1UpdateRecip se envía como parte de la plataforma SourceOne y está disponible en el kit de la plataforma. IMT está disponible de manera separada. La documentación Léame de cada herramienta proporciona información más detallada. El tipo de dirección que selecciona se convierte en el valor predeterminado para el resto de la sesión.

3. Especifique las fechas reales para los elementos de identidad.



4. En la pestaña Identidad en el panel de cinta, realice uno de estos pasos para guardar el registro de identidad:

• Haga clic en Guardar y nuevo para guardar los cambios y borrar la ventana Identidad a fin de preparar otra nueva identidad.

• Haga clic en Guardar y cerrar para guardar los cambios y cerrar la ventana Identidad.

Métodos para añadir elementos de identidad para Exchange o DominoSi ha seleccionado Exchange o Domino en la sección anterior, utilice cualquiera de los métodos siguientes para añadir elementos de identidad.

Libreta de direcciones

Realice los siguientes pasos para elegir la dirección desde la libreta de direcciones.

1. En la ventana Identidad:

a. Seleccione Exchange o Domino desde el menú desplegable de tipo de dirección. El menú desplegable muestra el tipo de dirección que se elige y funciona como un botón.

b. Haga clic en el botón Exchange o Domino. Aparecerá el cuadro de diálogo Libreta de direcciones.

Figura 50 Libreta de direcciones

2. En un entorno de Domino que utiliza el directorio nativo de Domino, en el campo Origen de Domino <Seleccionar directorio>, seleccione un directorio de Domino.

Figura 51 Libreta de direcciones: Domino <Seleccionar directorio>




• En el campo Buscar, escriba el nombre completo o parcial de la persona y, a continuación, haga clic en Buscar.

Nota: En un entorno de Domino que utiliza el directorio nativo de Domino, está buscando el nombre para mostrar, que se enumera por apellido. Si escribe el nombre de la persona, no obtendrá ningún resultado. Si escribe el apellido, obtendrá el nombre de la persona.

• Para buscar nombres utilizando los campos adicionales, haga clic en la flecha desplegable junto al botón Buscar y, a continuación, seleccione Búsqueda avanzada. En el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada, escriba el criterio de búsqueda y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Nota: El cuadro de diálogo Búsqueda avanzada solo está disponible para los entornos de Exchange y para los entornos de Domino que utilizan LDAP. No está disponible para los entornos de Domino que utilizan el directorio nativo de Domino.

Figura 52 Búsqueda avanzada



4. Si se encuentran varias coincidencias, se abre el cuadro de diálogo Seleccionar dirección.

Figura 53 Seleccionar dirección

Nota: En Exchange, el cuadro de diálogo Seleccionar dirección muestra la columna Empresa en lugar de la columna Ubicación.

5. Seleccione los nombres correctos en el cuadro de diálogo Seleccionar dirección.

6. Haga clic en Aceptar. El cuadro de diálogo Seleccionar dirección se cierra y se muestran los nombres seleccionados en la Libreta de direcciones.

7. Para cerrar la Libreta de direcciones, realice uno de los pasos que se describen a continuación:

• Haga clic en Aceptar.

• Con la selección en el botón Aceptar o en la lista de nombres, presione Intro.

Los elementos de identidad se muestran en la ventana Identidad.

En los entornos LDAP de Exchange y Domino, al seleccionar nombres duplicados para usarlos como elementos de identidad, el nombre para mostrar y el nombre completo se mostrarán con una barra vertical entre ellos.

Figura 54 Identidades: nombres duplicados



Nombre o dirección exactos

Realice los siguientes pasos para ingresar una dirección o un nombre exactos.

1. En el campo Elementos de identidad, escriba un nombre o una dirección exactamente como aparece en la libreta de direcciones.

2. Presione Intro o Ctrl-K, o haga clic en el icono situado a la derecha del campo Elementos de identidad. Las direcciones resueltas se añaden a la lista de elementos de identidad.

Nombre o dirección parciales

Realice los siguientes pasos para ingresar un nombre o una dirección parcial y que se resuelva.

1. En el campo Elementos de identidad, escriba un nombre o una dirección parcial.

2. Presione Intro. Como alternativa, en lugar de Intro, presione Ctrl-K o haga clic en el icono situado a la derecha del campo Elementos de identidad.

3. Seleccione las direcciones correctas en el cuadro de diálogo Seleccionar dirección.


Nota: En Exchange, el cuadro de diálogo Seleccionar dirección muestra la columna Empresa en lugar de la columna Ubicación.



4. Haga clic en Aceptar. El cuadro de diálogo Seleccionar dirección se cierra y los elementos de identidad de los nombres seleccionados se muestran en la ventana Identidad.

Cualquier nombre o dirección

Si ha seleccionado Dirección en el campo Elementos de identidad, lo que escriba en el campo Elementos de identidad se añadirá a la lista de elementos de identidad. El número máximo de caracteres es 256.

Realice los siguientes pasos si seleccionó Exchange o Domino en el campo Elementos de identidad.

1. En el campo Elementos de identidad, escriba cualquier nombre o dirección.

2. Presione Intro. Como alternativa, en lugar de Intro, haga clic en CTRL-K o haga clic en el icono situado a la derecha del campo Elementos de identidad.

Si no se puede resolver el nombre o la dirección, se abre el cuadro de diálogo No se encontraron entradas.

Figura 56 No se encontraron entradas


• Haga clic en Sí para añadir el nombre o la dirección exactamente como la ha escrito en la lista de elementos de identidad.

• Haga clic en No para cancelar la acción.

Especificación de un objeto de Active Directory como elemento de una identidadRealice los siguientes pasos si seleccionó Objeto de AD en el campo Elementos de identidad.

1. Haga clic en la etiqueta del campo Objeto de AD.

2. En el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios o grupos:

a. Busque y seleccione el usuario.

b. Haga clic en Aceptar.

El objeto de Active Directory se añade a la lista de elementos de identidad.



Especificación de una dirección en un elemento de identidadSi ha seleccionado Dirección en el campo Elementos de identidad, lo que escriba en el campo Elementos de identidad se añadirá a la lista de elementos de identidad.

Realice los siguientes pasos para ingresar una lista delimitada de direcciones.

1. Utilice uno de los siguientes métodos:

• Copie y pegue una lista de direcciones delimitada de un archivo de texto.

• Escriba una lista de direcciones delimitada.

Nota: Utilice una barra vertical (|) como delimitador entre las direcciones. Se utiliza una barra vertical como delimitador en lugar de un punto y coma para que sea compatible con las direcciones X400 que puedan contener un punto y coma.

La cantidad máxima de caracteres para cada dirección es 256. Si supera esta cantidad máxima, se producirá un error.

Figura 57 Elementos de identidad: ejemplo de una lista de direcciones delimitada

2. Después de escribir, presione Intro. Como alternativa, haga clic en CTRL-K o en el icono situado a la derecha del campo Elementos de identidad.

Especificación de metadatos de ruta en un elemento de identidadLos metadatos de ruta son específicos del sitio y se definen en EMC SourceOne fuera de Discovery Manager. Los ejemplos de metadatos son ID de empleado, ubicación o departamento. Los metadatos de ruta pueden ser útiles en las empresas que reutilizan las direcciones de correo electrónico.

Realice los siguientes pasos para especificar metadatos en un elemento de identidad.


2. En el área Elementos de identidad:

a. Haga clic en la flecha desplegable o presione la flecha desplegable.

b. Seleccione Metadatos.

3. En el segundo campo, haga clic en la flecha desplegable o presione la flecha hacia abajo y, a continuación, seleccione los metadatos en la lista desplegable.

4. En el tercer campo:

a. Haga clic en la flecha desplegable o presione la flecha desplegable.

b. Seleccione una de los siguientes operadores de comparación:

– Igual a

– No es igual a



5. En el cuarto campo, ingrese el valor para los metadatos.

Figura 58 Elementos de identidad: ejemplo de metadatos

6. Presione Intro. Como alternativa, haga clic en CTRL-K o en el icono situado a la derecha del campo Elementos de identidad.

La entrada de metadatos se añade a la lista de elementos de identidad.

7. Especifique las fechas reales para los elementos de identidad.

8. En la pestaña Identidad en el panel de cinta, realice uno de estos pasos para guardar el registro de identidad:

• Haga clic en Guardar y nuevo para guardar los cambios y borrar la ventana Identidad a fin de preparar otra nueva identidad.

• Haga clic en Guardar y cerrar para guardar los cambios y cerrar la ventana Identidad.

Especificación de una ubicación de archivo como elemento de identidadEn el caso de los archivos que se encuentran archivados, un propietario es la ruta UNC desde la cual se archivó originalmente el archivo. Los investigadores pueden usar identidades que incluyan elementos Ubicación de archivo para buscar propietarios de archivos archivados.

Nota: Si es un cliente de SourceOne File Archiving y archivó el contenido en versiones inferiores a la versión 6.8, debe corregir el contenido recopilado anteriormente para que esta búsqueda funcione. Puede lograr esto ejecutando dos utilidades: * La versión 1.3 o superior de la utilidad ES1UpdateRecip actualiza el SQL Server de la implementación (ES1UpdateRecips). * La versión 1.4 o superior de la utilidad IMT actualiza todos los índices afectados (IndexMaintenanceTool [IMT]). ES1UpdateRecip se envía como parte de la plataforma SourceOne y está disponible en el kit de la plataforma. IMT está disponible de manera separada. La documentación Léame de cada herramienta proporciona información más detallada.

Si seleccionó Ubicación de archivo en el área Elementos de identidad:

1. Escriba una ruta UNC en el campo Elemento de identidad:

\\servidor_de_archivos\recurso_compartido

2. Presione Intro. Como alternativa, haga clic en CTRL-K o en el icono situado a la derecha del campo Elementos de identidad.

La ruta UNC se añade a la lista de elementos de identidad.



Visualización de elementos de identidad

Para cambiar la vista de los elementos de identidad que se muestran en la parte inferior de la ventana Identidad, en la cinta Identidad, seleccione una de las opciones siguientes en el campo Ver Elemento:

Figura 59 Ver Elemento

◆ Resumen (predeterminado): muestra las siguientes columnas: Dirección, Fecha de inicio, Fecha de finalización y Tipo.

Figura 60 Vista de resumen: elementos de identidad

◆ Detalles: muestra las siguientes columnas: Dirección, Fecha de inicio, Fecha de finalización, Fecha de creación, Fecha de modificación y Tipo.

Figura 61 Vista de detalles: elementos de identidad



Especificación de las fechas reales de los elementos de identidad

Especifique el rango de fechas durante el cual un elemento de identidad está en vigencia.

Este rango de fechas:

◆ Un formulario de documentación para el elemento de identidad.

◆ Su uso está indicado para las personas que trabajan en la materia.

◆ Discovery Manager no lo utiliza para los criterios de búsqueda.

La mejor práctica es añadir los rangos de fechas para los elementos de identidad a fin de poder realizar un seguimiento de la información de direcciones históricas. Esta documentación resulta útil cuando hay empleados con el mismo nombre o la empresa reutiliza las direcciones de correo electrónico.

Realice los siguientes pasos para especificar el rango de fechas de vigencia de un elemento de identidad.



• Haga clic con el botón secundario en un elemento de identidad de la lista y, a continuación, seleccione Editar fechas.

• Seleccione el elemento de identidad y, a continuación, seleccione Editar fechas de elementos en la cinta Identidad.

3. En el cuadro de diálogo Editar fechas:

Figura 62 Editar fechas

a. En el campo Fecha de inicio o el campo Fecha de finalización o ambos, escriba una fecha o haga clic en la flecha desplegable y seleccione una fecha del calendario.

Nota: La fecha de finalización debe ser igual o mayor que la fecha de inicio.

El valor mínimo para la fecha de inicio y para la fecha de finalización es 1/1/1970. Si ingresa un valor anterior a la fecha mínima, este se corregirá a 1/1/1970.

No hay ninguna fecha máxima.

b. Para borrar un campo de fecha, haga clic en el guión rojo situado junto a ese campo.




Nota: Para especificar un rango de fechas no contiguo para el mismo elemento de identidad, añada el mismo elemento de identidad dos veces. Asigne un rango de fechas a la primera instancia del elemento de identidad y otro rango de fechas a la segunda instancia del elemento de identidad.

Eliminación de los elementos de identidad (direcciones) de registros de identidad

Realice los siguientes pasos para eliminar elementos de identidad (direcciones) desde un registro de identidad.


2. En la parte inferior de la ventana Identidad, realice uno de los pasos siguientes:

• Haga clic con el botón secundario en un elemento de identidad de la lista y, a continuación, seleccione Eliminar.

• Seleccione el elemento de identidad de la lista y, a continuación, seleccione Eliminar elemento en la cinta Identidad.


CAPÍTULO 6Gestión de etiquetas predeterminadas

En esta sección, se describe cómo se gestionan las etiquetas predeterminadas para Discovery Manager y contiene los temas siguientes:

◆ Introducción ......................................................................................................... 102◆ Adición de etiquetas predeterminadas personalizadas ......................................... 103◆ Edición de etiquetas ............................................................................................. 104◆ Eliminación de etiquetas....................................................................................... 105

Gestión de etiquetas predeterminadas 101

Gestión de etiquetas predeterminadas

IntroducciónLas etiquetas son indicadores que se aplican a los elementos de una materia estándar para indicar los resultados de una revisión.

Los investigadores asignan etiquetas a los elementos de una materia estándar. Los investigadores pueden ordenar y buscar en función de las etiquetas. Por ejemplo, los investigadores pueden usar una etiqueta para marcar elementos que desean exportar, para ordenar los elementos de esa etiqueta y luego seleccionar solamente aquellos elementos etiquetados que desea exportar.

Los gestores de materias usan etiquetas para facilitar la estrategia del caso y para la creación de informes y la monitorización.

Nota: Las etiquetas están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

Tipos de etiquetas

Discovery Manager tiene dos tipos de etiqueta que los investigadores pueden asignar a los elementos de una materia estándar.

◆ Las etiquetas predeterminadas se añaden automáticamente a las nuevas materias

estándares. Algunas etiquetas predeterminadas se proporcionan con Discovery Manager. Los administradores de etiquetas pueden crear etiquetas predeterminadas personalizadas. En esta sección, se explica cómo se gestionan las etiquetas predeterminadas.

◆ Las etiquetas específicas de la materia pueden asignarse solo a la materia estándar en la que son creadas por los gestores de materias.

Función requerida

Para gestionar las etiquetas predeterminadas, debe tener la función Administrador de etiquetas.

Nota: Para gestionar las etiquetas específicas de la materia, debe tener el rol Gestor de materias para esa materia estándar.

Etiquetas predeterminadas

En la siguiente lista, se describen las etiquetas predeterminadas que se proporcionan con Discovery Manager Full Edition:

◆ Marcador: marca el elemento para su revisión posterior.

◆ Correo no deseado: indica que el elemento es correo no deseado o spam y que probablemente se lo eliminará de la materia estándar.

◆ Sin respuesta: indica que el elemento no es pertinente para la materia estándar.

◆ Propietario: indica que el elemento contiene información de propietario.



◆ Con respuesta: indica que el elemento es pertinente para la materia estándar.

Nota: Por diseño, los nombres y las descripciones de las etiquetas predeterminadas no están localizadas para evitar que las etiquetas editadas se sobrescriban si cambia de paquete de idioma.

Etiquetas personalizadas

Puede añadir etiquetas personalizadas y especificar un color para cada etiqueta. También puede editar las etiquetas predeterminadas proporcionadas con Discovery Manager.

Adición de etiquetas predeterminadas personalizadasHay 16 colores disponibles para las etiquetas. Puede reutilizar los colores. Quizás desee reservar colores específicos para ciertos tipos de etiquetas, para mantener una coherencia en la revisión y el procesamiento de la materia. Por ejemplo, puede reservar el azul para las etiquetas financieras.

Realice los siguientes pasos para añadir una nueva etiqueta predeterminada y personalizada.



b. Haga clic en el nodo Administrador de etiquetas.

En el panel de trabajo se muestran las etiquetas predeterminadas y las etiquetas personalizadas existentes.

Figura 63 Administración: Gestor de etiquetas

2. En el panel de trabajo, haga clic en Nuevo.

Se abre el cuadro de diálogo Crear etiqueta.

Adición de etiquetas predeterminadas personalizadas 103


Figura 64 Crear etiqueta

3. (Obligatorio) En el campo Nombre, escriba un nombre único para la etiqueta.

4. (Opcional) En el campo Descripción, escriba una descripción de la etiqueta.

5. (Opcional) En el campo Color, seleccione un color para la etiqueta para facilitar su reconocimiento.

6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo Crear etiqueta.

Nota: Las etiquetas nuevas se encuentran disponibles solo para las materias estándares creadas después de crear la etiqueta. Las etiquetas nuevas no se encuentran disponibles para las materias estándares existentes.

Edición de etiquetasPuede editar las etiquetas predeterminadas que cree y las etiquetas predeterminadas proporcionadas con Discovery Manager.

Realice los siguientes pasos para cambiar el nombre de una etiqueta o para editar otras propiedades.







Eliminación de etiquetas 105


a. Seleccione la etiqueta que desea editar.

b. Haga clic en Editar.

Se abre el cuadro de diálogo Editar Etiqueta.

Figura 65 Editar Etiqueta

3. Para cambiar el nombre de la etiqueta, edite el campo Nombre. El nombre nuevo debe ser único.



6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo Editar etiqueta.

Nota: Los cambios hechos en una etiqueta se encuentran disponibles solo para las materias estándares creadas después de editar la etiqueta. Los cambios hechos en las etiquetas no se encuentran disponibles para las materias estándares existentes.

Eliminación de etiquetasNo puede eliminar una etiqueta asignada a un elemento. Quite la etiqueta de todos los elementos antes de eliminarla.

Siga los siguientes pasos para eliminar una etiqueta.






a. Seleccione la etiqueta que desea eliminar.

b. Haga clic en Eliminar.

CAPÍTULO 7Gestión de materias


◆ Introducción ......................................................................................................... 108◆ Acerca de las carpetas de retención ...................................................................... 108◆ Requisitos previos de materias estándares de Discovery Manager......................... 109◆ Mejores prácticas para la gestión de materias estándares ..................................... 110◆ Mejores prácticas para la creación de materias nuevas en particiones nuevas....... 111◆ Creación de una materia personal ......................................................................... 111◆ Creación de una materia estándar ......................................................................... 111◆ Eliminación y colocación de materias estándares en Mis materias......................... 116◆ Edición de las propiedades de materia.................................................................. 117◆ Gestión de elementos en una materia estándar..................................................... 137◆ Cierre de materias estándares............................................................................... 142◆ Vista del informe de resumen de una materia........................................................ 138◆ Reapertura de materias estándares....................................................................... 142◆ Eliminación de materias........................................................................................ 142

Nota: Todos los roles de gestión de materias se encuentran disponibles en Discovery Manager Full Edition.

Gestión de materias 107

Gestión de materias

IntroducciónUna materia es un caso, una litigación, una investigación o una auditoría normativa en la cual se deben encontrar y proporcionar archivos de correo electrónico u otros archivos pertinentes a una parte interesada de manera oportuna y justificable.

Discovery Manager tiene dos tipos de materia:

• Materias personales: En la edición exprés de Discovery Manager, cada usuario tiene una materia personal en la que solo puede trabajar ese usuario. En Discovery Manager Full Edition, las materias personales son opcionales.

• Materias estándares: en Discovery Manager Full Edition, las materias estándares pueden compartirse entre varios investigadores.

En Discovery Manager Express Edition:

◆ Solo están disponibles las materias personales. Se crea automáticamente una materia personal para cada usuario.

◆ No puede crear materias estándares.

◆ Solo la propiedad Buscar carpetas está disponible para las materias personales.

En Discovery Manager Full Edition, la gestión de materias es el proceso de supervisión del ciclo de vida de una materia estándar.

Acerca de las carpetas de retención


Una carpeta de retención almacena copias de elementos que se han asignado a la materia estándar. Si necesita copias de elementos para retención legal, asocie una carpeta de retención con una materia estándar. Si su objetivo es realizar búsquedas con indexación de texto completo sobre elementos que se hayan asignado a la materia estándar, asigne los elementos a una carpeta de retención. Contar con una carpeta de retención asegura que los elementos se indexaron por texto completo y que los resultados de la búsqueda de palabras clave son coherentes. Si no asocia una carpeta de retención a una materia estándar, solo unos pocos campos de búsqueda estarán disponibles para una búsqueda en la materia.

Puede especificar una carpeta de retención cuando crea una materia estándar o más adelante en Propiedades de materia. Una vez que especifica una carpeta de retención, no puede quitarla de la materia estándar.

Puede especificar la misma carpeta de retención para varias materias estándares (una carpeta de retención compartida).

Efectos de asociar una carpeta de retención con una materia estándar




La asociación de una carpeta de retención con una materia estándar afecta los campos sobre los cuales un investigador puede realizar una búsqueda en el área Revisión de materia (una búsqueda dentro de la materia):

◆ Si una materia estándar tiene una carpeta de retención asociada, los campos sobre los cuales un investigador puede realizar búsquedas son los mismos que para las búsquedas de recopilación. También están disponibles los campos Etiquetas, Excluir etiquetas, Custodias y Excluir custodias.

◆ Si una materia estándar no tiene una carpeta de retención asociada, los campos sobre los cuales un investigador puede realizar búsquedas están limitados a Etiquetas, Excluir etiquetas, Custodias, Excluir custodias y Fecha de mensaje.

◆ Para que todos los campos estén disponibles en una búsqueda dentro de la materia, esta materia estándar debe tener una carpeta de retención asociada y los elementos que se encuentren en esa carpeta deben estar indexados por texto completo.

Requisitos previos de materias estándares de Discovery Manager


En la sección siguiente, se describen los requisitos previos que deben cumplirse para poder crear materias estándares en Discovery Manager Full Edition.

Creación de carpetas de retención

En esta sección, se incluye información sobre cómo crear carpetas de retención.

MotivoSi va a utilizar carpetas de retención, las carpetas deben estar disponibles para ser seleccionadas durante la creación o edición de materias.

ResponsableLos administradores de EMC SourceOne son responsables de crear carpetas de retención.

Consulte la Guía de instalación y administración de EMC Discovery Manager y la Guía de administración de EMC SourceOne Email Management para obtener más información.

Especificación de usuarios que pueden trabajar en Discovery Manager

En esta sección, se incluye información sobre cómo especificar usuarios autorizados para trabajar en Discovery Manager.

MotivoSe deben especificar los usuarios de Discovery Manager antes de poder asignar administradores de materias e investigadores en una materia.

ResponsableLos administradores de usuarios de Discovery Manager son responsables de especificar usuarios.

Requisitos previos de materias estándares de Discovery Manager 109


Consulte “Gestión de usuarios y funciones de toda la aplicación” en la página 47 para obtener más información.

(Opcional) Definir etiquetas predeterminadas personalizadas

En esta sección, se incluye información sobre cómo definir etiquetas predeterminadas personalizadas.

MotivoSi desea utilizar etiquetas predeterminadas personalizadas, defínalas antes de crear las materias que las utilizarán.

ResponsableLos administradores de etiquetas de Discovery Manager son responsables de definir etiquetas predeterminadas personalizadas.

Consulte “Gestión de etiquetas predeterminadas” en la página 101 para obtener más información.

Mejores prácticas para la gestión de materias estándares


◆ Puede utilizar un nombre de código numérico para la materia por cuestiones de confidencialidad, debido a que el nombre se le muestra al administrador de la aplicación, que es posible que no trabaje en la materia.

◆ Asigne un mínimo de dos gestores de materias a cada materia. El segundo gestor de materias puede actuar como respaldo en caso de que el gestor de materias primario no esté disponible.

◆ Cree una custodia para cada persona de interés en la materia.

◆ Asegúrese de que al menos uno de los usuarios especificados en la pestaña Administración de usuarios de Propiedades de materias también tenga la función Administrador de identidades de toda la aplicación.

◆ EMC recomienda que el administrador de EMC SourceOne Email Management se asegure de que las carpetas de archivo de EMC SourceOne utilizadas para retención legal tengan indexación de texto completo. Para obtener más información sobre requisitos y mejores prácticas de carpetas de retención legal, consulte:

• Guía de instalación y administración de EMC SourceOne Discovery Manager

• Guía de administración de EMC SourceOne Email Management.



Mejores prácticas para la creación de materias nuevas en particiones nuevas

Si su administrador de la aplicación Discovery Manager activó la opción, el Asistente de creación de materias incluye la opción Crear materia en partición de almacenamiento nueva.

Nota: Consulte con su administrador de aplicaciones de Discovery Manager si debe usar la opción Crear materia en partición de almacenamiento nueva. Use esta opción únicamente para materias que cree que serán grandes (al menos, 30 millones de elementos).

Creación de una materia personalPara crear una materia personal en Discovery Manager Express Edition o en Discovery Manager Full Edition, consulte “Adición o eliminación de materias personales” en la página 54.

Creación de una materia estándar


Siga los siguientes pasos para crear una materia estándar.

1. Asegúrese de tener el rol Propietario de materia.

2. Realice uno de los pasos siguientes.

• En el panel de navegación, haga clic en el botón Todas las materias y, a continuación, siga uno de estos pasos:

– Si no hay materias, haga clic en el enlace Nueva materia (Ctrl-M) en el panel de trabajo.

– Si no hay ninguna materia, haga clic en el panel de trabajo y presione Ctrl-M.

– Haga clic con el botón secundario en el nodo Todas las materias y, a continuación, seleccione Nueva materia.

• En el panel de navegación, haga clic en el botón Mis materias y, a continuación, realice uno de estos pasos:

– Si no hay materias, haga clic en el enlace Nueva materia (Ctrl-M) en el panel de trabajo.

– Si no hay ninguna materia, haga clic en el panel de trabajo y presione Ctrl-M.

– Haga clic con el botón secundario en el nodo Mis materias y, a continuación, seleccione Nueva materia.

• En el panel de cinta, realice uno de los pasos siguientes:

– Haga clic en la pestaña Materia > Nueva materia.

Mejores prácticas para la creación de materias nuevas en particiones nuevas 111


– Haga clic en la pestaña Archivo > Nuevo > Nueva materia.

Se inicia el Asistente de creación de materias.

Las nuevas materias se muestran en el nodo Todas las materias y en el nodo Mis materias.

Nota: En el Asistente de creación de materias se incluyen algunas propiedades de materia, pero no todas. Para establecer propiedades adicionales para una materia nueva, consulte “Edición de las propiedades de materia” en la página 117.

Especificación de los ajustes generales


Realice los siguientes pasos para especificar los ajustes generales.

1. En la primera página del Asistente de creación de materias, especifique los ajustes generales, como se describe en la lista siguiente.

• Campo Nombre: escriba el nombre de materia que desea que aparezca en Discovery Manager. Puede cambiar el nombre en cualquier momento en Propiedades de materia.

Nota: Es posible que desee utilizar un nombre de código o una convención de nombres, especialmente si la materia es delicada. Los nombres de materias están visibles para los administradores de aplicaciones, que es posible que no trabajen en materias.

Los caracteres en los nombres de materias no se validan. Puede escribir letras, números, espacios, signos de puntuación, paréntesis, guiones, guiones bajos y corchetes. Dado que los nombres de las materias se utilizan para asignar nombres a las exportaciones, se recomienda no utilizar los caracteres \ / : * ? “ < > ni | en los nombres de las materias, ya que no son válidos en los nombres de exportaciones.

Nota: Se permiten los nombres duplicados. Si crea una materia y utiliza el nombre de una materia existente, no se notifica. Se hace deliberadamente por razones de seguridad, para evitar que los usuarios descubran materias para las que no disponen permisos.

• Campo Descripción (opcional): escriba un comentario o una nota sobre la materia. Puede añadir o modificar la descripción en cualquier momento en Propiedades de materia. Puede utilizar este campo para recopilar detalles sobre el historial de la materia, como razones para cambiar el estado de esta.

Nota: La descripción está visible para todos los que trabajan en la materia y se encuentra en el informe de resumen de la materia.



• Campo Carpeta de retención: si solicita copias de mensajes para retención legal, especifique una carpeta de retención en donde guardar los mensajes que se hayan asignado a la materia. Puede especificar una carpeta de retención más adelante en Propiedades de materia si no especifica una ahora. Para especificar una carpeta de retención:

a. Haga clic en Examinar o presione Ctrl-Intro.

b. En el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta de retención, seleccione una carpeta de retención para la materia y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Nota: Una vez que especifica una carpeta de retención durante la creación de una materia, no puede quitarla de la materia en Propiedades de materia.

• Crear materia en campo de nueva partición de almacenamiento: esta opción está disponible si el gestor de aplicaciones de Discovery Manager lo permite.


– Seleccionada: cada materia personal nueva se crea en su propia partición.

– No seleccionada: no se crean materias personales en particiones individuales.


La creación de particiones de base de datos nuevas para cada materia afecta el rendimiento y los recursos de SQL Server, además de la administración y el mantenimiento de la base de datos. Consulte la Guía del usuario de Discovery Manager o la ayuda en línea para obtener más información sobre las opciones de particionamiento. ¿Desea continuar con esta selección?[Y] (Sí) [N] (No)

Nota: Consulte a su administrador de aplicaciones de Discovery Manager antes de seleccionar esta opción. Use esta opción únicamente para materias que cree que serán grandes (al menos, 30 millones de elementos).

Figura 66 Asistente de creación de materias: ejemplo de primera página

Creación de una materia estándar 113


2. Haga clic en Siguiente para pasar a la página siguiente.

Especificación de personas para trabajar en la materia estándar


En la segunda página del Asistente de creación de materias, especifique las personas que pueden trabajar en esta materia y sus funciones específicas al respecto.

Mejores prácticas:

◆ Asegúrese de que al menos uno de los usuarios asignados a la materia tenga el rol Administrador de identidades, que le permitirá encargarse rápidamente de las solicitudes para registros de identidad específicos de la materia.

◆ Asigne un mínimo de dos gestores de materias a cada materia.

Figura 67 Segunda página del asistente de creación de materias

De forma predeterminada, Propietario de materia se muestra con dos roles específicos de la materia: gestor de materias e investigador.

Nota: Cada materia estándar debe tener al menos un gestor de materias y un investigador. La persona que crea la materia es el administrador de materias y el investigador predeterminados. Es recomendable especificar un segundo administrador de materias por si el primero no está disponible. Si no desea añadir más investigadores o cambiar el investigador predeterminado y, a continuación, puede hacer clic en Finalizar.



Realice los siguientes pasos para especificar gestores de materias e investigadores.

1. Haga clic en Añadir.

Aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar usuario.

Figura 68 Seleccionar usuarios

2. Para cambiar la manera en que aparecen los usuarios en el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios, utilice el menú desplegable ubicado en la esquina derecha superior.

3. Seleccione usuarios del cuadro de diálogo Seleccionar usuarios.

(Solo los usuarios definidos por el administrador de usuarios aparecen en el cuadro de diálogo Usuarios. Si el nombre que necesita no está disponible, comuníquese con el administrador de usuarios).

4. Haga clic en Aceptar.

Creación de una materia estándar 115


5. Asigne roles específicos de la materia:

a. Seleccione el usuario de la lista. Puede seleccionar un usuario cada vez.

b. Seleccione o borre una o las dos casillas de verificación siguientes, según corresponda:

– Gestor de materias

– Investigador

Debe asignar a cada usuario al menos un rol específico de la materia. De lo contrario, aparecerá un cuadro de diálogo de error.

Figura 69 Error: Usuario sin rol específico de la materia


7. Para quitar usuarios, seleccione los usuarios de la lista y, a continuación, haga clic en Quitar.

Puede quitar su nombre de la lista si no va a ser investigador.

8. Haga clic en Finalizar para cerrar el asistente.

9. Para que se enumeren todas las nuevas materias estándares en Todas las materias, actualice la vista. Para ello, debe salir de Todas las materias y volver a la vista Todas las materias.

Eliminación y colocación de materias estándares en Mis materias


Los gestores de materias e investigadores asignados a una nueva materia estándar pueden verla incluido en una lista de las áreas Todas las materias y Mis materias.

Mis materias está pensada como la ubicación para las materias activas (materias sobre las cuales está trabajando).

Puede eliminar materias estándares del área Mis materias y puede colocarlas nuevamente en la misma área.

Nota: Al quitar una materia estándar de Mis materias se elimina esa materia de la lista. Solo un usuario que sea propietario de materia y, al mismo tiempo, gestor de materias puede eliminar una materia estándar del sistema.



Eliminación de materias estándares de Mis materias


Siga los siguientes pasos para eliminar una materia estándar del área Mis materias.

1. Haga clic en el botón Mis materias en el panel de navegación.

2. En el nodo Mis materias, haga clic con el botón secundario en la materia y, a continuación, seleccione Eliminar de Mis materias.

La materia estándar continuará apareciendo en el área Todas las materias.

Puede volver a colocarla en Mis materias en cualquier momento.

Colocación de una materia estándar en Mis materias


Siga los siguientes pasos para colocar las materias estándares en el área Mis materias.

1. Para ver todas las materias estándares que se le han asignado, haga clic en el botón Todas las materias en el panel de navegación.

2. En el nodo Todas las materias, haga clic con el botón secundario en la materia estándar y, a continuación, seleccione Agregar a Mis materias.

Para comprobarlo, haga clic en el botón Mis materias en el panel de navegación.

Nota: La colocación de una materia estándar en el área Mis materias no la quita del área Todas las materias.

Edición de las propiedades de materiaLa edición de Discovery Manager y el tipo de materia determinan las propiedades disponibles para edición:

◆ En Discovery Manager Full Edition, las propiedades de la materia indican la estrategia de la investigación o el caso, como, las palabras clave conocidas y el usuario que se asignó a la materia estándar.

Los gestores de materias pueden:

• Editar las propiedades que se especificaron en el momento en que se creó la materia estándar.

• Especificar las propiedades adicionales que no están disponibles en el Asistente de creación de materias.

◆ En la edición exprés de Discovery Manager, solo está disponible la propiedad Buscar carpetas para materias personales.

Edición de las propiedades de materia 117


Realice los siguientes pasos para editar las propiedades de una materia, en el panel de navegación.

1. En el panel de navegación, haga clic en el botón Mis materias o en el botón Todas las materias.


• Para acceder a todas las propiedades de la materia estándar, haga clic con el botón secundario en el panel de navegación y, a continuación, seleccione Propiedades.

Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de materia.

• Para acceder a las propiedades concretas de la materia:

a. Haga clic en la materia en el panel de navegación.

b. En el panel de cinta, haga clic en la pestaña Materia.

Figura 70 Pestaña Materia en el panel de cinta: Discovery Manager

c. Haga clic en uno de los siguientes iconos de la pestaña Materia según se describe en la siguiente tabla.

3. Para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo Propiedades de materia, haga clic en Aceptar.

Tabla 5 Iconos de propiedades de materias en el panel de cinta

Icono Abre esta pestaña en el cuadro de diálogo Propiedades de materia.

La pestaña General está disponible en Discovery Manager Full Edition.

Las etiquetas están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

La pestaña Buscar carpetas está disponible en Discovery Manager Full Edition.

La pestaña Gestión de usuarios está disponible en Discovery Manager Full Edition.

La pestaña Metadatos está disponible en Discovery Manager Full Edition.

La pestaña Fechas está disponible en Discovery Manager Full Edition.

La pestaña Palabras clave está disponible en Discovery Manager Full Edition.

Las custodias están disponibles en Discovery Manager Full Edition.



Nota: Si ingresó información no válida en el cuadro de diálogo Propiedades de materia, el botón Aceptar no estará disponible.

Pestaña General

Utilice la pestaña General en Propiedades de materia para editar el nombre, la descripción, la fecha de vencimiento y el estado de la materia estándar.

Figura 71 Propiedades de materia: pestaña General

La pestaña General muestra la información que se ha proporcionado en el momento de la creación o edición de la materia estándar, como se describe en la lista siguiente.

◆ Campo Nombre (obligatorio): escriba un nombre para la materia como desea que aparezca en Discovery Manager. Puede cambiar el nombre en cualquier momento en Propiedades de materia.

Nota: Es posible que desee utilizar un nombre de código o una convención de nombres, especialmente si la materia es delicada. Los nombres de materias están visibles para los administradores de aplicaciones, que es posible que no trabajen en materias.

Los caracteres en los nombres de materias no se validan. Puede escribir letras, números, espacios, signos de puntuación, paréntesis, guiones, guiones bajos y corchetes. Dado que los nombres de las materias se utilizan para asignar nombres a las exportaciones, se recomienda no utilizar los caracteres \ / : * ? “ ni < > en los nombres de materias, puesto que no son válidos.

Nota: Se permiten los nombres duplicados. Si crea una materia y utiliza el nombre de una materia existente, no se notifica. Se hace deliberadamente por razones de seguridad, para evitar que los usuarios descubran materias para las que no disponen permisos.



◆ Campo Descripción (opcional): escriba un comentario o una nota sobre la materia. Puede añadir o modificar la descripción en cualquier momento en Propiedades de materia. Puede utilizar este campo para recopilar detalles sobre el historial de la materia, como razones para cambiar el estado de esta.

Nota: La descripción está visible para todos los que trabajan en la materia y se encuentra en el informe de resumen de la materia.

◆ Campo Carpeta de retención: si no se especificó una carpeta de retención cuando se creó la materia estándar, puede especificar una carpeta de retención en este momento.No puede editar la carpeta de retención si ya se especificó una. Si solicita copias de mensajes para retención legal, especifique una carpeta de retención en la cual guardar los elementos que se hayan asignado a la materia estándar. Si su objetivo es realizar búsquedas de índices de texto completo sobre elementos asignados a una materia estándar, asegúrese de que la materia tenga una carpeta de retención. Si asigna una carpeta de retención a una materia estándar a la que ya le han asignado elementos, esos elementos se copiarán automáticamente a la carpeta de retención. Una vez que selecciona una carpeta de retención, no puede quitarla de la materia estándar. Para especificar una carpeta de retención:

1. Haga clic en Examinar o presione Ctrl-Intro.

2. En el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta de retención, seleccione una carpeta de retención para la materia estándar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

◆ Crear materia en campo de nueva partición de almacenamiento: esta opción está disponible si el gestor de aplicaciones de Discovery Manager lo permite. Los valores válidos son:

• Seleccionado: Cada materia personal nueva se creará en su propia partición.

• No seleccionado: No se crearán materias personales en particiones individuales.


La creación de particiones de base de datos nuevas para cada materia afecta el rendimiento y los recursos de SQL Server, además de la administración y el mantenimiento de la base de datos. Consulte la Guía del usuario de Discovery Manager o la ayuda en línea para obtener más información sobre las opciones de particionamiento. ¿Desea continuar con esta selección? [Y] (Sí) [N] (No)

◆ Estado: para cambiar el estado de una materia estándar, seleccione una de las opciones siguientes:

• Abierto

• Cerrada



El estado predeterminado de una materia estándar nueva es Abierto.

Pestaña Gestión de usuarios

Utilice la pestaña Gestión de usuarios en Propiedades de materia para realizar lo siguiente:

◆ Especificar usuarios para trabajar en la materia estándar.

◆ Asignar las funciones específicas de la materia (administrador de materias e investigador) para esos usuarios.

◆ El usuario puede tener los roles de gestor de materias e investigador en la misma materia estándar.

Mejores prácticas:

◆ Asigne un mínimo de dos gestores de materias a cada materia estándar.

◆ Asegúrese de que al menos uno de los usuarios especificados en la pestaña Administrador de usuarios también tenga la función de toda la aplicación Administrador de identidades.

Nota: En Discovery Manager, cada materia estándar debe tener al menos un investigador hasta que se complete el trabajo relacionado con la materia.

Figura 72 Propiedades de materia: pestaña Gestión de usuarios

La pestaña Gestión de usuarios muestra la información que se ha proporcionado en el momento de la creación o edición de la materia estándar.

Los usuarios que se quitaron de una materia estándar no podrán ver más la materia en Todas las materias o en Mis materias.

Nota: No puede cambiar el estado de la materia a Cerrado y quitarse a sí mismo de la materia en la misma operación. Si intenta realizar ambas acciones en la misma operación, se mostrará el siguiente mensaje de error: Advertencia: El estado de la materia se ha cambiado a CERRADO. No puede eliminarse a sí mismo de una materia en estado cerrado. Cuando haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo, la materia pasa al estado



Cerrado, pero usted todavía aparece en la pestaña Administración de usuarios. Debe volver a abrir la materia, quitarse a sí mismo y, a continuación, otro gestor de materias que se asigne a esta deberá cerrarla.

Pestaña Buscar carpetas

La pestaña Buscar carpetas está disponible en ambas ediciones de Discovery Manager.

Utilice la pestaña Buscar carpetas en Propiedades de materia para especificar las carpetas que estarán disponibles para la búsqueda en una materia.

Consideraciones y limitacionesRevise las siguientes consideraciones y limitaciones.

◆ Solo se pueden realizar búsquedas en las carpetas con los siguientes permisos:

• La cuenta de servicio primario de EMC SourceOne tiene el permiso de lectura completa.

• Para los gestores de materias, solo las carpetas a las cuales los administradores de SourceOne hayan otorgado acceso para gestores de materias.

Nota: Los administradores de Email Management configuran los permisos en todas las carpetas de búsqueda, como se describe en la Guía de instalación y administración de EMC SourceOne Discovery Manager y la Guía de administración de EMC SourceOne Email Management.

◆ Las carpetas sin retención que usted especifica solo se aplican para las búsquedas de recopilación.

◆ Las búsquedas de revisión solo se aplican a los elementos que se han asignado a una materia estándar. Las búsquedas de revisión no se realizan en las carpetas sin retención.

Nota: Las búsquedas de revisión están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

◆ No debe especificar una carpeta de retención como una fuente de recopilación, salvo que desee realizar búsquedas de recopilación para elementos que estén en retención en otras materias estándares.

Nota: Las carpetas de retención están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

◆ En Discovery Manager Express Edition, los usuarios que realizan una búsqueda pueden seleccionar carpetas de la lista de carpetas para las que la cuenta de servicio primario de EMC SourceOne dispone del permiso de lectura completa. Los usuarios no pueden añadir carpetas.

◆ En Discovery Manager Full Edition, los investigadores que realizan una búsqueda pueden seleccionar carpetas entre las que ha especificado, pero no añadir ninguna.

◆ En Discovery Manager, los administradores de materias pueden añadir o quitar carpetas de la pestaña Buscar carpetas en cualquier momento durante la investigación. Sin embargo, al quitar una carpeta de búsqueda de la pestaña Buscar



carpetas después de que un investigador la haya seleccionado en una búsqueda de recopilación se afectarán los resultados de dicha búsqueda. Si se quita una carpeta de búsqueda, no se afectarán las búsquedas que ya se hayan ejecutado.

Figura 73 Propiedades de materia: pestaña Buscar carpetas

Especificación de carpetas de búsqueda en Propiedades de materiaHaga lo siguiente para especificar carpetas de búsqueda.

◆ Para realizar búsquedas en todas las carpetas, seleccione la casilla de verificación Carpetas en la parte superior de la columna de casillas de verificación.

◆ Para buscar carpetas seleccionadas, seleccione las casillas de verificación junto a las carpetas individuales.

Nota: Debe seleccionar al menos una carpeta.

Eliminación de carpetas de búsqueda no válidas en Propiedades de materiaSi más tarde se elimina una carpeta de búsqueda especificada de EMC SourceOne Email Management o si los permisos cambian en la carpeta de búsqueda, la pestaña Buscar carpetas en Propiedades de materia muestra esa carpeta en rojo.

Realice los siguientes pasos para eliminar la carpeta de búsqueda no válida de la materia.

1. Desactive la casilla de verificación junto a la carpeta en rojo.




Pestaña Metadatos

La pestaña Metadatos está disponible en Discovery Manager Full Edition.

Utilice la pestaña Metadatos en Propiedades de materia para sugerir los metadatos del elemento personalizado en los cuales buscar.

Metadatos de elemento personalizado:

◆ Consiste en información sobre el elemento que fue capturado durante el archivado o el procesamiento posterior.

◆ Es específico del sitio.

◆ Ya se ha aplicado a elementos en el sistema de archivado utilizando un producto de otros fabricantes, no en Discovery Manager.

Figura 74 Propiedades de materia: pestaña Metadatos

El campo Nombre del campo muestra Recuperando mientras se completa.

Siga los siguientes pasos para especificar los metadatos de elementos personalizados en los cuales buscar.

1. En el campo Nombre del campo, seleccione el campo de los metadatos del elemento en los cuales se debe realizar la búsqueda.

2. En el campo Condición, seleccione una de las condiciones siguientes:

• Igual a

• No equivale a

3. En el campo Valor, ingrese el valor para los metadatos. El número máximo de caracteres es 250.

4. Haga clic en Añadir para añadir los criterios de búsqueda de metadatos a la lista.

Nota: En la columna Operador, el símbolo != significa No equivale a.

5. Repita los pasos del 1 al 4 para cada campo de metadatos que desee especificar.



6. Para quitar una entrada de metadatos de la lista, seleccione la entrada y, a continuación, haga clic en Quitar.

Nota: Solo se puede seleccionar una entrada a la vez.

7. Para editar una entrada de metadatos:

a. Seleccione la entrada en la lista.


c. Edite las propiedades de metadatos en el cuadro de diálogo Editar metadatos.

Pestaña Fechas

Utilice la pestaña Fechas en Propiedades de materia para especificar una fecha de vencimiento y sugerir un rango de fechas de recopilación.

Figura 75 Propiedades de materia: pestaña Fechas

Nota: La pestaña Fechas está disponible en Discovery Manager Full Edition.



Rango sugerido de fechas de recopilaciónPuede sugerir intervalos de fechas para orientar a los investigadores en Discovery Manager. Los rangos de fechas no se usan como criterios predeterminados para las búsquedas de recopilación.

Si no desea especificar un rango de fechas de recopilación, en el campo Condición, seleccione Ninguno (opción predeterminada).

Realice los siguientes pasos para especificar un rango de fechas de recopilación.

1. En el campo Condición, seleccione una de las opciones siguientes:

• Antes

• Después del

• Activado

• Entre

2. En el campo Valor, realice uno de los pasos siguientes:

• Haga clic en la flecha desplegable y, a continuación, seleccione una fecha del calendario.

• Haga clic en el campo y, a continuación, escriba la fecha.

3. Si ha seleccionado Entre en el paso 1:

• El campo Valor contiene la fecha actual.

• El campo Y contiene la fecha del valor más un día.

Por ejemplo, si define el campo Valor en 1/1/2010 (1 de Enero de 2010), el campo Y mostrará la fecha 1/2/2010 (2 de Enero de 2010) de forma predeterminada.

Especifique la fecha inicial del rango en el campo Valor y la fecha final del rango en el campo Y.

Figura 76 Propiedades de materia: pestaña Fechas. Ejemplo de rango sugerido de fechas de recopilación



Fecha de vencimiento de la materiaVea las siguientes consideraciones acerca del campo Fecha de vencimiento.

◆ La fecha de vencimiento es opcional. Puede ser la fecha de la reunión calendarizada antes de la cual todas las búsquedas de recopilación preliminares deben estar activas y asignadas. Puede ser la fecha de la auditoría de SEC calendarizada. Por ejemplo, puede utilizar la fecha de vencimiento para informar a los investigadores cuándo deben estar disponibles los resultados de exportación.

◆ La materia no se cierra automáticamente cuando se alcanza la fecha.

◆ Las fechas válidas son la fecha de hoy o cualquier fecha después de hoy.

◆ Si ingresa una fecha de vencimiento que no es válida, la fecha de vencimiento predeterminada será la fecha de hoy.

Para especificar una fecha, haga clic en la flecha desplegable del campo Fecha de vencimiento y, a continuación, seleccione una fecha de vencimiento del calendario.

Pestaña Etiquetas

Utilice la pestaña Etiquetas en Propiedades de materia para crear, editar y eliminar las etiquetas específicas de la materia. Una etiqueta consiste en metadatos aplicados a un elemento en la fase de revisión, como Responde o Marcador.

Las etiquetas predeterminadas están disponibles para todas las materias estándares. Puede quitarlas de la lista si no desea que estén disponibles para la materia estándar.

Nota: Las etiquetas están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

Figura 77 Propiedades de materia: pestaña Etiquetas

Adición de etiquetas específicas de la materiaSiga los siguientes pasos para añadir una nueva etiqueta específica de la materia.

1. En la pestaña Etiquetas de Propiedades de materia, haga clic en Nuevo.

Se abre el cuadro de diálogo Crear etiqueta.



Figura 78 Crear etiqueta

2. En el campo Nombre, escriba un nombre único para la etiqueta.



5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo Crear etiqueta.

Edición de las etiquetas específicas de la materiaComplete el siguiente procedimiento para cambiar el nombre de una etiqueta específica de la materia o para editar otras propiedades.

1. En la pestaña Etiquetas de Propiedades de materia:

a. Seleccione la etiqueta específica de la materia que desea editar.


Se abre el cuadro de diálogo Editar etiqueta.

Figura 79 Editar Etiqueta



2. Para cambiar el nombre de la etiqueta, edite el campo Nombre. El nombre nuevo debe ser único.



5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo Editar etiqueta.

Eliminación de etiquetas específicas de la materiaRealice los siguientes pasos para eliminar una etiqueta específica de la materia, en la pestaña Etiquetas de Propiedades de materia.

1. Seleccione la etiqueta que desea eliminar.

2. Haga clic en Eliminar.

Nota: Las etiquetas predeterminadas se muestran para todas las materias estándares. Al eliminar una etiqueta predeterminada de la lista en una materia estándar, la etiqueta predeterminada continúa existiendo en el sistema y sigue estando disponible para otras materias estándares.



Pestaña Palabras clave

Utilice la pestaña Palabras clave en Propiedades de materia a fin de especificar las palabras clave para las búsquedas de recopilación.

Figura 80 Propiedades de materia: pestaña Palabras clave

Las palabras clave se incluyen automáticamente en los criterios de búsqueda de cualquier búsqueda de recopilación creada en la materia estándar. Los investigadores pueden eliminar estas palabras clave de los criterios de búsqueda si así lo desean.

Para especificar las palabras clave, escríbalas en el cuadro de texto Palabras clave. Separe las palabras clave con un espacio.

Nota: La pestaña Palabras clave está disponible en Discovery Manager Full Edition. La búsqueda de palabras clave trabaja sobre elementos que están indexados por texto completo.



Pestaña Custodias

Utilice la pestaña Custodias en Propiedades de materia para crear, editar y eliminar las custodias para una materia estándar.

Figura 81 Propiedades de materia: pestaña Custodias

Una custodia es un término de descubrimiento legal que hace referencia al propietario de un documento o de un elemento de prueba, o a quien tenía el elemento en un momento dado.

Los investigadores asignarán la custodia a los elementos. Los investigadores pueden ordenar los elementos a partir de un análisis basado en las custodias y separar los archivos de exportación en conjuntos individuales para el usuario.

Nota: Las custodias están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

Adición de custodiasRealice los siguientes pasos para añadir una custodia.

1. En la pestaña Custodias de Propiedades de materia, haga clic en Nuevo.

Se abre el cuadro de diálogo Crear custodia.

Figura 82 Crear custodia

2. En el campo Nombre:



a. Siga uno de los pasos siguientes:

– Haga clic en la flecha de la lista desplegable.

– Presione la tecla hacia abajo.

b. Seleccione una de las siguientes fuentes para el nombre de la custodia:

– Exchange.

– Domino.

– Identidades.

– Manual.

Nota: El origen que seleccione será el valor predeterminado para el resto de la sesión.

3. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo Crear custodia.

Nota: Si selecciona una identidad para usarla como custodia y otro usuario la elimina de Discovery Manager, recibirá el siguiente mensaje de error al hacer clic en Aceptar para cerrar Propiedades de materia: No se puede resolver la entrada Identidad <identidad>.

Selección de custodia mediante la Libreta de direcciones

Después de seleccionar Exchange, Domino o Identidades en la lista desplegable Nombres, la etiqueta del botón desplegable cambia para mostrar su elección.

1. Haga clic en el botón desplegable.

Aparecerá el cuadro de diálogo Libreta de direcciones.

El campo Fuente muestra el nombre de la fuente que seleccionó previamente en el cuadro de diálogo Crear custodia.






Libreta de direcciones de Exchange o Domino

Realice los siguientes pasos para Exchange o Domino.


• Escriba el nombre completo o parcial de la persona en el campo Buscar y siga uno de los pasos que se describen a continuación:

– Haga clic en Buscar.

– Con la selección en el campo Buscar, presione Intro.

Si se encuentra un nombre que coincide exactamente con los criterios, se añade a la lista de manera automática. El campo Buscar se vuelve a seleccionar y se borra el valor que contiene para que pueda buscar varias entradas rápidamente.

• En un entorno de Domino que utiliza el directorio nativo de Domino, está buscando el nombre para mostrar, que se enumera por apellido. Si escribe el nombre de la persona, no obtendrá ningún resultado. Si escribe el apellido, obtendrá el nombre de la persona.

• Para buscar nombres utilizando los campos adicionales, haga clic en la flecha desplegable junto al botón Buscar y, a continuación, seleccione Búsqueda avanzada. En el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada, escriba el criterio de búsqueda y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Nota: El cuadro de diálogo Búsqueda avanzada solo está disponible para los entornos de Exchange y para los entornos de Domino que utilizan LDAP. No está disponible para los entornos de Identidades o para los entornos de Domino que utilizan el directorio nativo de Domino.




2. Si se encuentran varias coincidencias, se abre el cuadro de diálogo Seleccionar dirección.


a. Seleccione el nombre correcto del cuadro de diálogo Seleccionar dirección.

Nota: Si utiliza el cuadro de diálogo Seleccionar dirección para seleccionar custodias, solo puede seleccionar una custodia a la vez.

b. Haga clic en Aceptar.

El cuadro de diálogo Seleccionar dirección se cierra y el nombre seleccionado aparece en la Libreta de direcciones.

Libreta de direcciones de identidades

Realice los siguientes pasos para las identidades.

1. Realice uno de los siguientes pasos en el campo Buscar:

• Para ver todas las identidades, deje en blanco el campo Buscar.

• Para filtrar identidades, escriba el nombre completo o parcial de la identidad.




• Haga clic en Buscar.

• Con la selección en el campo Buscar, presione Intro.

3. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Libreta de direcciones.

4. Si aparece más de un nombre en el cuadro de diálogo Libreta de direcciones, se abre el cuadro de diálogo Múltiples entradas en uso: No se puede crear una custodia usando más de una entrada. Elimine las entradas hasta que quede solo una.

Figura 87 Se encontraron múltiples identidades

a. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Múltiples entradas en uso.

b. Elimine todas las entradas menos una de la lista que se encuentra en el cuadro de diálogo Libreta de direcciones.

c. Para cerrar la Libreta de direcciones, realice uno de los pasos que se describen a continuación:

– Haga clic en Aceptar.

– Con la selección en el botón Aceptar o en la lista de nombres, presione Intro.

El nombre se muestra en la pestaña Custodias en el cuadro de diálogo Propiedades de materia.



Escribir nombres de custodias

Después de seleccionar una opción en la lista desplegable Nombre, puede escribir directamente un nombre de custodia sin necesidad de ir al cuadro de diálogo Libreta de direcciones.

1. En el campo Nombre, escriba un nombre único que contenga solo caracteres alfanuméricos. No se aceptan caracteres especiales (como ~!@#$%^).

Nota: No puede editar el nombre de la custodia después de haber guardado los cambios.

2. Presione Ctrl-K o haga clic en el icono situado a la derecha del campo Nombre.

El resultado depende de lo que haya seleccionado en la lista desplegable Nombre:

• Si ha seleccionado Exchange o Domino, el nombre que ha escrito se resuelve en comparación con la libreta de direcciones.

Si no se puede resolver el nombre, se abre el cuadro de diálogo No se encontraron entradas.

Figura 88 No se encontraron entradas

Seleccione Sí para añadir el nombre como lo ha escrito a la lista de custodias.

• Si ha seleccionado Identidades, el nombre que escribe se resuelve en comparación con los registros de identidad de Discovery Manager.

Si no se puede resolver el nombre o la dirección, se abre el cuadro de diálogo No se encontraron entradas. Seleccione Sí para añadir el nombre o la dirección exactamente como la ha escrito en la lista de custodias.

• Si ha seleccionado Manual, el nombre que escribe no se resuelve en comparación con la libreta de direcciones ni los registros de identidad. Cualquier cosa que escriba se añadirá a la lista de custodias después de realizar el paso 3.

3. En el cuadro de diálogo Crear custodia, haga clic en Aceptar para añadir el nombre a la lista de custodias.



Edición de la descripción de la custodiaPuede utilizar la descripción de la custodia para distinguir entre custodias con nombres similares.

Siga los siguientes pasos para editar la descripción de una custodia.

1. En la pestaña Custodias de Propiedades de materia:

a. Seleccione la custodia que desea editar.


Se abre el cuadro de diálogo Editar custodia.

Figura 89 Editar custodia

2. Edite la descripción.

3. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo Editar custodia.

Nota: No puede editar el nombre de una custodia.

Eliminación de custodiasRealice los siguientes pasos para eliminar una etiqueta específica de la materia, en la pestaña Custodias de Propiedades de materia.

1. Seleccione la custodia que desea eliminar.

2. Haga clic en Eliminar o presione la tecla Eliminar.

Nota: No puede eliminar una custodia que se asigna a un elemento. Para poder eliminar la custodia, debe quitar todos los elementos antes de poder eliminar esa custodia.

Gestión de elementos en una materia estándar


En la sección siguiente, se describe cómo gestionar elementos en una materia estándar.

Gestión de elementos en una materia estándar 137


Adición de mensajes a una materia estándar

Para añadir mensajes a una materia estándar, consulte “Recopilación de contenido para materias” en la página 145.

Nota: La asignación de mensajes a una materia estándar está disponible en Discovery Manager Full Edition.

Revisión de los mensajes de una materia estándar

Para revisar mensajes en una materia estándar, consulte “Revisión de contenido en materias” en la página 237.

Nota: Revisión de materia está disponible en Discovery Manager Full Edition.

Eliminación de elementos de una materia estándar

Puede quitar elementos de una materia estándar en el área Revisión de materia después de asignarlos a la materia, no en el área Búsqueda de recopilación. Para eliminar elementos del área Revisión de materia, consulte “Eliminación de elementos de Revisión de materia” en la página 252.


Vista del informe de resumen de una materiaEn Discovery Manager Express Edition o en Discovery Manager Full Edition, un usuario puede ver o imprimir el informe de resumen de su materia personal.

En Discovery Manager Full Edition, un gestor de materias o un investigador pueden ver o imprimir el informe de resumen de materia para una materia estándar. El resumen de la materia es una guía útil para los investigadores.

Nota: Para las materias creadas en versiones anteriores a Discovery Manager 7.0, es posible que los informes de resumen de materias muestren el mensaje "datos inaccesibles" para la nueva información introducida con Discovery Manager 7.0.

Realice los siguientes pasos para ver información de resumen de una materia.


Nota: El botón Todas las materias está disponible en Discovery Manager Full Edition.

2. Seleccione la materia en el panel de navegación o el panel de trabajo.

Nota: Mientras se está eliminando una materia, esta no se puede seleccionar en el panel de navegación. El nodo de la materia se etiqueta como Eliminando... y permanece en un estado desactivado.



El informe de resumen de la materia aparece en el panel de vista previa.

Figura 90 Ejemplo de un informe de resumen de materia

Nota: En Discovery Manager Express Edition, solo se muestran las columnas Nombre y Descripción en la parte superior del área Mis materias o Todas las materias.Cuando una materia se haya eliminado y ya no esté disponible, el resumen de materia indicará “El asunto ya no existe” en letra cursiva gris.

Barra de herramientas del informeUse los iconos de la barra de herramientas que se encuentra en la parte superior del informe de resumen de materia para actualizar el informe, guardar el informe como un archivo XPS, imprimir el informe o mostrar una vista previa de impresión.

Figura 91 Barra de herramientas del informe

Vista del informe de resumen de una materia 139


Información que se muestra La siguiente tabla describe la información que se muestra en un informe de resumen de materia.

Algunas secciones en el informe están expandidas y se muestran de forma predeterminada. Otras secciones están contraídas de forma predeterminada. Para mostrar una sección contraída, haga clic en el botón de flecha a la derecha de la etiqueta de la sección.

Tabla 6 Informe de resumen de materia (1 de 2)

Sección Campo Descripción

Resumen de materia

El nombre de la materia.

Creado por Nombre del usuario de Discovery Manager que creó la materia.

Creado Fecha en que se creó la materia.

Fecha de vencimiento

Fecha de vencimiento de la materia, especificada en el Asistente de creación de materias o la pestaña General del cuadro de diálogo Propiedades de materia.

Modificado Fecha en la cual se modificaron por última vez las propiedades de materia.

Descripción Descripción de la materia. Para materias personales, este campo está en blanco.En las materias estándares de Discovery Manager, se especifica en el Asistente de creación de materias o en la pestaña General del cuadro de diálogo Propiedades de materia.

Estado Estado de la materia (Abierta o Cerrada). En las materias estándares de Discovery Manager, esto se especifica en la pestaña General del cuadro de diálogo Propiedades de materia o en el panel de cinta (pestaña Materia > campo Estado).

Carpeta de retención

En las materias estándares de Discovery Manager, el nombre de la carpeta de retención legal se especifica en el Asistente de creación de materias o en la pestaña General del cuadro de diálogo Propiedades de materia.



Propiedades de materia

Buscar carpetas Lista de carpetas para buscar, especificada en la pestaña Buscar carpetas del cuadro de diálogo Propiedades de materia.

Custodias (Discovery Manager Full Edition) Lista de las custodias, especificadas en la pestaña Custodias del cuadro de diálogo Propiedades de materia.

Criterios de búsqueda sugeridos

(Discovery Manager Full Edition)• Rango de fechas de recopilación: rango de fechas para

recopilación, especificado en la pestaña Criterios del cuadro de diálogo Propiedades de materia.

• Palabras clave: palabras clave sobre las cuales realizar la búsqueda, especificadas en la pestaña Criterios del cuadro de diálogo Propiedades de materia.

• Metadatos personalizados: metadatos sobre los cuales realizar la búsqueda, especificados en la pestaña Metadatos del cuadro de diálogo Propiedades de materia.

Etiquetas específicas de la materia

(Discovery Manager Full Edition) Lista de las etiquetas definidas para la materia estándar, especificadas en la pestaña Etiquetas del cuadro de diálogo Propiedades de materia.

Plantilla Para materias personales, este campo enumera el nombre del usuario junto con el rol “Buscar y exportar”. Esta función se asigna automáticamente a cada usuario y no está visible en la pantalla Administrador de usuarios.En las materias estándares, este campo muestra los usuarios de Discovery Manager asignados al trabajo con la materia, especificados en la pestaña Gestión de usuarios del cuadro de diálogo Propiedades de materia.

Estadísticas Cantidad actual de mensajes

(Discovery Manager Full Edition) Número total de elementos y el almacenamiento total asociado (en KB) para los elementos que presenten los siguientes estados:• Asignado a materia• Elementos retenidos• Elementos no etiquetados• Elementos sin custodias

Cantidad de custodias

(Discovery Manager Full Edition) Lista de custodias, sus nombres, el número total de elementos a los que se ha asignado cada custodia, el almacenamiento total asociado (en KB) y descripciones.

Recuento de etiquetas

(Discovery Manager Full Edition) Lista de nombres de etiquetas, el número total de elementos a los que se ha asignado cada etiqueta, el almacenamiento total asociado (en KB) y descripciones.

Estado Muestra los nombres y el estado de:• Búsquedas de recopilación • Búsquedas de revisión• Trabajos de exportación Para las búsquedas de recopilación y revisión, el informe también muestra la carpeta de organización en la que se encuentra la búsqueda.Para búsquedas de recopilación, el informe también muestra el número de veces que se ha ejecutado la búsqueda.

Tabla 6 Informe de resumen de materia (2 de 2)

Sección Campo Descripción

Vista del informe de resumen de una materia 141


Cierre de materias estándares


Realice los siguientes pasos para cerrar una materia estándar seleccionada. Cambie el estado a Cerrado en uno de los siguientes campos de Estado.

◆ En la pestaña General de Propiedades de materia.

◆ En la pestaña Materia del panel de cinta.

Reapertura de materias estándares


Realice los siguientes pasos para cerrar reabrir una materia estándar seleccionada. Cambie el estado a Abierto en uno de los siguientes campos de Estado.

◆ En la pestaña General de Propiedades de materia.

◆ En la pestaña Materia del panel de cinta.

Eliminación de materiasEn la sección siguiente, se describe cómo eliminar materias estándares y personales.

Eliminación de materias personales

En Discovery Manager Express Edition o en Discovery Manager Full Edition, el administrador de usuarios puede eliminar cualquier materia personal de la pantalla Administrador de usuarios.

Cuando una materia personal se elimina para un usuario, todas las búsquedas y las exportaciones asociadas con esa materia se eliminan del sistema. La información de auditoría permanece en la base de datos.

Eliminación de materias estándares

En Discovery Manager Full Edition, un usuario con los roles Propietario de materia y Gestor de materias puede eliminar una materia estándar.

Al eliminar una materia estándar:

◆ desaparece de la lista de materias para todos los usuarios asignados para trabajar en la materia.

◆ Se eliminan todos los elementos retenidos para la materia estándar.

Las materias con trabajos en ejecución no se pueden eliminar.

Siga los siguientes pasos para eliminar una materia estándar.





• Haga clic con el botón secundario en la materia estándar y, a continuación, seleccione Eliminar.

• Haga clic en la materia estándar y, a continuación, haga clic en Eliminar en la pestaña Inicio en el panel de cinta.

3. Cuando aparezca el mensaje de confirmación Eliminar materia, haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación.

Eliminación de materias 143

CAPÍTULO 8Recopilación de contenido para materias

En esta sección, se describe cómo crear y gestionar búsquedas, y cómo añadir contenido a una materia. Incluye los siguientes temas:

◆ Requisitos previos ................................................................................................ 146◆ Recopilación de contenido para una lista de verificación de materias.................... 146◆ Visualización de la lista de búsquedas de recopilación para una materia .............. 147◆ Visualización de un informe resumido de recopilación .......................................... 148◆ Creación de búsquedas de recopilación ................................................................ 152◆ Adición y eliminación de columnas ....................................................................... 153◆ Edición de las propiedades de búsqueda.............................................................. 154◆ Especificación de carpetas de búsqueda............................................................... 158◆ Calendarización de una búsqueda ........................................................................ 161◆ Calendarización de una búsqueda ........................................................................ 161◆ Visualización de una búsqueda de recopilación .................................................... 163◆ Copia de búsquedas de recopilación..................................................................... 163◆ Cambio de nombre de búsquedas de recopilación ................................................ 164◆ Utilización de carpetas para organizar las búsquedas de recopilación................... 165◆ Ejecución de una búsqueda de recopilación.......................................................... 167◆ Re-ejecución de una búsqueda de recopilación..................................................... 167◆ Monitorización del progreso de la búsqueda......................................................... 168◆ Visualización de errores de búsqueda................................................................... 170◆ Visualización de historial de búsqueda ................................................................. 172◆ Visualización de resultados de búsqueda de recopilación..................................... 173◆ Selección de resultados ........................................................................................ 182◆ Asignación de resultados de búsqueda de recopilación a una materia estándar.... 182◆ Eliminación de búsquedas.................................................................................... 183◆ Monitorización del estado de las operaciones para una materia............................ 184

Recopilación de contenido para materias 145

Recopilación de contenido para materias

Requisitos previosEn la edición exprés de Discovery Manager, se crea automáticamente una materia personal para cada usuario. Cada usuario tiene de forma predeterminada el rol Buscar y exportar.

En Discovery Manager Full Edition:

◆ Para recopilar y asignar contenido para una materia estándar, debe tener el rol Investigador.

◆ Las materias personales son opcionales.

Recopilación de contenido para una lista de verificación de materias

En los pasos siguientes, se describen los pasos principales para recopilar contenido para una materia.

1. ¿La materia tiene una búsqueda existente que pueda utilizar?

• Si no es así, cree una.

• Si es así, copie la búsqueda existente.

2. ¿Los campos de búsqueda predeterminados/existentes son adecuados?

• Si no lo son, personalícelos.

• Si lo son, especifique los criterios de búsqueda.

3. Especifique las propiedades de búsqueda y las carpetas en las que se va a buscar.

4. Especifique cuándo ejecutar la búsqueda.

Nota: La calendarización de búsquedas está disponible en Discovery Manager Full Edition.

5. Ejecute la búsqueda.

6. Asigne resultados de búsqueda a la materia.

Nota: La asignación de resultados de búsqueda a una materia estándar está disponible en Discovery Manager Full Edition.



Visualización de la lista de búsquedas de recopilación para una materia

Realice los siguientes pasos para ver una lista de las búsquedas de recopilación existentes para una materia, en el panel de navegación.

1. Haga clic en el botón Mis materias o en el botón Todas las materias.


2. Expanda el nodo de la materia.

3. Haga clic en el nodo Área de recopilación.

Si no existen búsquedas o carpetas de búsqueda para la materia, en el panel de trabajo se muestran dos enlaces:

• Nueva búsqueda (Ctrl-S).

• Nueva carpeta (Ctrl-F). Disponible en Discovery Manager Full Edition.

Figura 92 Área de recopilación: sin búsquedas ni carpetas de búsqueda

Si las búsquedas existen, en el panel de trabajo se muestran las búsquedas de recopilación de la materia, entre ellas, las búsquedas que ha organizado en carpetas.

Las búsquedas en las que se produjeron errores aparecen en rojo en el panel de trabajo. Para obtener información sobre el error, haga clic en la entrada roja para ampliar el nodo de búsqueda. Las carpetas de organización están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

En la lista siguiente, se describe la información que se muestra para cada búsqueda en un nodo Área de recopilación seleccionado.

◆ Nombre: el nombre de la búsqueda de recopilación.

◆ Estado: el estado de la búsqueda de recopilación:

• Creado: no se ha ejecutado ni calendarizado la ejecución de la nueva búsqueda.

• En espera: La búsqueda está esperando a iniciar el procesamiento de elementos.

Visualización de la lista de búsquedas de recopilación para una materia 147


• En cola: La búsqueda se ha puesto en línea de espera debido a una carga de back-end.

• En ejecución: La búsqueda está procesando elementos de forma activa.

• Suspendido: La búsqueda en ejecución se ha suspendido.

• Reanudando: La búsqueda suspendida se ha reanudado.

• Deteniendo: la búsqueda en ejecución se está interrumpiendo.

• Detenido: la búsqueda en ejecución de ha detenido.

• Detenido debido a los límites de la búsqueda: La búsqueda en ejecución ha finalizado porque se ha devuelto el número máximo de resultados de búsqueda.

• Incompleto: La búsqueda ha devuelto resultados incompletos.

• Finalizado: La búsqueda ha finalizado correctamente.

• Error: La búsqueda no se ha podido realizar correctamente.

• Eliminando: la búsqueda se está eliminando.

• Desconocido: El estado de la búsqueda es desconocido.

Nota: Cada vez que se ejecuta una búsqueda, un nuevo subnodo se crea debajo del nodo de búsqueda. Cada subnodo representa una ocurrencia anterior de la búsqueda.

Visualización de un informe resumido de recopilaciónPuede ver dos tipos de informes de resumen de búsqueda de recopilación.

◆ Un informe que muestra información para todas las instancias (ejecuciones) de una búsqueda de recopilación

◆ Un informe que muestra información para una sola instancia (ejecución) de una búsqueda de recopilación

Use los iconos de la barra de herramientas que se encuentra en la parte superior del informe de resumen de materia para actualizar el informe, guardar el informe como un archivo XPS, imprimir el informe o mostrar una vista previa de impresión.


Nota: Para las búsquedas de recopilación creadas en versiones anteriores a Discovery Manager 7.0, es posible que los informes de resumen de recopilación muestren el mensaje "datos inaccesibles" para la nueva información introducida con Discovery Manager 7.0.



Visualización del informe de todas las instancias de una búsqueda de recopilación

Realice los siguientes pasos para ver un informe de resumen para todas las instancias de una búsqueda de recopilación.


a. Haga clic en el botón Mis materias o en el botón Todas las materias.


b. Expanda la materia que contiene la búsqueda haciendo clic en el signo más (+) situado al lado del nombre de la materia.

c. Expanda el nodo Área de recopilación.

d. Seleccione el nodo de búsqueda nombrado para el que desea un informe.

2. En el panel de trabajo, haga clic en la pestaña Resumen para ver el informe.

Figura 94 Informe de resumen de recopilación de todas las instancias de búsqueda

La lista siguiente describe la información que aparece sobre la búsqueda de recopilación seleccionada.

◆ Búsqueda de recopilación: nombre de la búsqueda.

◆ Fecha de creación: fecha en que se creó la búsqueda.

◆ Creado por: nombre del usuario de Discovery Manager que creó la búsqueda.

◆ Estado: estado de la búsqueda después de la última vez que se ejecutó.

◆ Criterios: muestra los campos de búsqueda utilizados y sus valores. La sección Criterios del informe muestra los criterios de búsqueda utilizados más recientemente. No realiza un seguimiento de los cambios realizados a los criterios de búsqueda.

◆ Ejecuciones: muestra el historial de búsqueda. Cada fila contiene información sobre una ocurrencia (instancia) de búsqueda, equivalente a un subnodo con fecha de la búsqueda que aparece en el panel de navegación.

Cada fila muestra la siguiente información sobre una instancia de búsqueda:

• No: el orden en que se ejecutó la instancia.

Visualización de un informe resumido de recopilación 149


• Ejecutado por: el nombre del usuario de Discovery Manager que ejecutó esa instancia.

• Cuándo: la fecha y hora en la que se ejecutó la instancia.

• Estado: el estado de la instancia.

• Elementos procesados: el número de elementos procesados por la instancia de búsqueda.

Una entrada roja indica que ocurrió un error cuando se ejecutó la búsqueda. Expanda la entrada para ver los detalles del error.

Nota: Cuando cambia el valor de Resultados máximos de búsqueda en Propiedades de búsqueda antes de ejecutar o volver a ejecutar una búsqueda, y esta se detiene porque alcanza el número máximo de resultados de búsqueda, el informe de resumen de búsqueda muestra el estado Detenido debido a límite de aciertos únicamente para la primera instancia de búsqueda. Especifique un valor bajo para Resultados máximos de búsqueda solo cuando esté probando los criterios de búsqueda. Especifique un valor alto para Resultados máximos de búsqueda en un entorno de producción.

Visualización del informe de una sola instancia de una búsqueda de recopilación

Realice los siguientes pasos para ver un resumen de búsqueda de recopilación para una sola instancia de una búsqueda de recopilación.


a. Haga clic en el botón Mis materias o en el botón Todas las materias.


b. Expanda la materia que contiene la búsqueda haciendo clic en el signo más (+) situado al lado del nombre de la materia.

c. Expanda el nodo Área de recopilación.

d. Expanda el nodo de nombre de búsqueda.

e. Seleccione el nodo de la instancia (fecha) de búsqueda para el que desea un informe.



2. En el panel de trabajo, haga clic en la pestaña Resumen para ver el informe.

Figura 95 Instancia de búsqueda de informe de resumen de recopilación

La lista siguiente describe la información mostrada sobre la instancia seleccionada de la búsqueda de recopilación.

◆ Búsqueda de recopilación: nombre de la búsqueda a la que pertenece esta instancia.

◆ Fecha de ejecución: fecha y hora en que se ejecutó esta instancia de búsqueda.

◆ Ejecutado por: nombre del usuario de Discovery Manager que ejecutó esta instancia de búsqueda.

◆ Estado: estado de la búsqueda después de la última vez que se ejecutó.

◆ Elementos procesados: el número de elementos procesados en esta instancia de búsqueda.

◆ Máximo de aciertos: el número máximo de resultados de búsqueda, configurado en el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda.

Nota: Cuando cambia el valor de Resultados máximos de búsqueda en Propiedades de búsqueda antes de ejecutar o volver a ejecutar una búsqueda, y esta se detiene porque alcanza el número máximo de resultados de búsqueda, el informe de resumen de búsqueda muestra el estado Detenido debido a límite de aciertos únicamente para la primera instancia de búsqueda. Especifique un valor bajo para Resultados máximos de búsqueda solo cuando esté probando los criterios de búsqueda. Especifique un valor alto para Resultados máximos de búsqueda en un entorno de producción.

◆ Carpetas: El número de carpetas buscadas y sus nombres.

◆ Direcciones: el número y la lista de direcciones encontradas.

Visualización de un informe resumido de recopilación 151


Creación de búsquedas de recopilaciónRealice los siguientes pasos para crear una búsqueda de recopilación, en el panel de navegación.



2. Expanda la materia para la que desea crear una búsqueda.


• Si no existe ninguna búsqueda, haga clic en el enlace Nueva búsqueda (Ctrl-S).

• Si no existe ninguna búsqueda, haga clic en el panel de trabajo y presione Ctrl-S.

• Haga clic con el botón secundario en el nodo Área de recopilación de la materia y, a continuación, seleccione Nueva búsqueda.

• En el panel de cinta, haga clic en la pestaña Buscar/Exportar > Nueva búsqueda.

• Haga clic con el botón secundario en una carpeta que se haya utilizado para organizar búsquedas.

• Las carpetas de organización están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

Como alternativa, para una materia sin ninguna búsqueda, puede seleccionar el nodo Área de recopilación en el panel de navegación y, a continuación, hacer clic en el enlace Nueva búsqueda en el panel de trabajo.

Aparece una búsqueda denominada Nueva búsqueda en el nodo Área de recopilación. Si ya existe una búsqueda con esa denominación, se agrega el número (1) a Nueva búsqueda.

Figura 96 Nueva búsqueda

4. Edite el nombre de la nueva búsqueda y, a continuación, presione Intro.


5. Haga clic en el nodo de búsqueda nombrado recientemente.



El panel de trabajo muestra el área de criterios de búsqueda, que contiene los campos de búsqueda predeterminados para el tipo de contenido predeterminado (Todo).

La parte superior del área de criterios de búsqueda muestra:

• Para una búsqueda de recopilación:

– El nombre de la búsqueda

– Los nombres de las carpetas de búsqueda seleccionadas para la búsqueda o Todas las carpetas

– Las palabras clave definidas para la materia en el campo no etiquetado Palabra clave

• Para una búsqueda de revisión:

– El nombre de la búsqueda

– El nombre de la carpeta de retención, si existe una asignada a la materia.

6. Especifique los criterios de búsqueda.

Adición y eliminación de columnas


Siga los siguientes pasos para añadir o eliminar columnas de la cuadrícula de resultados de búsqueda.

1. En el panel de cinta, seleccione Seleccionador de campo en la pestaña Inicio.

Se abre el cuadro de diálogo Seleccionador de campo. Muestra las columnas disponibles para los tipos de contenido que se seleccionan en la lista desplegable Buscar.

2. Realice uno de los pasos siguientes para cada casilla de verificación:

• Para añadir una columna a los resultados de búsqueda, seleccione la casilla de verificación situada junto al nombre de la columna.

• Para quitar una columna de los resultados de búsqueda, desactive la casilla de verificación situada junto al nombre de la columna.

Figura 97 Seleccionador de campo

Adición y eliminación de columnas 153


Nota: Las columnas de la cuadrícula se ajustan de manera automática al área visible. No hay barra de desplazamiento horizontal. Si cambia el tamaño del ancho de una columna, se ajustan todos los anchos de las demás columnas.

Edición de las propiedades de búsquedaEn esta sección, se describe la edición de las propiedades de búsqueda.

Consideraciones y limitaciones

Revise las siguientes consideraciones y limitaciones antes de editar las propiedades de búsqueda.

◆ Puede editar todas las propiedades de una búsqueda actual que aún no se haya ejecutado.

◆ Solo puede editar el campo Resultados máximos de búsqueda de una búsqueda actual que se haya ejecutado.

◆ No puede editar las propiedades de búsqueda mientras se está ejecutando una búsqueda.

◆ No puede editar las propiedades de búsqueda para una instancia de búsqueda (una ocurrencia anterior de una búsqueda).

Acerca de la casilla de verificación "Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo"

En el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda, use la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo para especificar si desea realizar búsquedas de índices de texto completo.

◆ Seleccione la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo si desea buscar elementos mediante búsquedas de índices de texto completo.

◆ Desactive la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo si desea buscar elementos mediante búsquedas solamente en la base de datos (búsqueda relacional).

El administrador de la aplicación puede especificar el valor predeterminado de la opción Búsqueda en índices de texto completo en Administración > Configuración. Esa configuración pasa a ser el valor predeterminado para la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo en el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda:

Nota: Si desea recopilar información rápidamente para realizar una evaluación de caso, resulta útil deseleccionar la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo. Sin embargo, es posible que obtenga muchos falsos positivos o no obtenga elementos pertinentes. Aunque se deseleccione la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo, Discovery Manager aún puede realizar búsquedas de texto completo



en determinados casos. De manera predeterminada, los campos de búsqueda como Palabra clave, Asunto, Cuerpo, Dominio de remitente y Dominio de destinatario realizan una búsqueda de índices de texto completo en los mensajes del Archivo Nativo de EMC SourceOne. También se produce una búsqueda de indexación de texto completo si se introducen valores de forma manual en un campo de dirección.En las versiones anteriores de Discovery Manager 7.0, esta opción se denominaba Siempre buscar mensajes incorporados y estaba desactivada de manera predeterminada. Discovery Manager 7.0 conserva la configuración existente de las búsquedas anteriores hasta que el usuario la cambia manualmente.

Búsqueda de remitentes o destinatarios en mensajes incorporadosLa casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo afecta los resultados de las búsquedas que implican los campos de búsqueda Remitente, Destinatario o ambos.

◆ Si selecciona la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo al utilizar los campos de búsqueda Remitente, Destinatario o ambos, Discovery Manager:

• Realiza una búsqueda con indexación de texto completo en el campo Remitente y/o Destinatario.

• Arroja elementos con mensajes incorporados que coinciden con los criterios especificados.

◆ Si desactiva la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo al utilizar los campos de búsqueda Remitente y/o Destinatario, Discovery Manager:

• Realiza una búsqueda en la base de datos (búsqueda relacional) en los campos Remitente y/o Destinatario.

• No arroja elementos con mensajes incorporados que coinciden con los criterios especificados.

Por ejemplo, supongamos que los dos mensajes siguientes se encuentran en el archivo.

◆ El Mensaje1 tiene como destinatario a C y no contiene un mensaje incorporado.

◆ El Mensaje2 tiene como destinatarios a A y B, y contiene un mensaje incorporado que tiene como destinatario a C.

Figura 98 Ejemplo de mensaje

Si especifica como destinatario a C en el campo Destinatario, los resultados de búsqueda dependen de que se haya seleccionado la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo:

Edición de las propiedades de búsqueda 155


◆ Si seleccionó la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo, el resultado de la búsqueda arrojará el Mensaje 1 y el Mensaje 2.

◆ Si no ha seleccionado la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo, solo se muestra el Mensaje 1.

Procedimiento de edición de propiedades de búsqueda

Siga los siguientes pasos para editar las propiedades de búsqueda, entre ellas, la especificación de las carpetas de búsqueda.


• En el panel de navegación del nodo Área de recopilación, haga clic con el botón secundario en el nodo de búsqueda y, a continuación, seleccione Propiedades.

• En el panel de trabajo, haga clic en la flecha desplegable que se encuentra a la derecha del campo no etiquetado de palabra clave y seleccione Propiedades de búsqueda.

Figura 99 Flecha desplegable

• Haga clic en el nodo de búsqueda del nodo Área de recopilación y, a continuación, en el panel de cinta, seleccione la pestaña Buscar/Exportar > General.

Figura 100 Pestaña Buscar/Exportar

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda.




2. (Opcional) Para especificar el número máximo de resultados de búsqueda, edite el campo Resultados máximos de búsqueda. El administrador de aplicaciones de establece el valor predeterminado.

Normalmente, este valor se ajusta después de probar los criterios de búsqueda. Por ejemplo, puede ejecutar la búsqueda utilizando el valor predeterminado. Si está conforme con los resultados, puede aumentar el valor Resultados máximos de búsqueda y volver a ejecutar la búsqueda.


• Para realizar una búsqueda de índice de texto completo, seleccione la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo.

• Para realizar una búsqueda en la base de datos (búsqueda relacional), desactive la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo.

4. Especifique carpetas de búsqueda.

Comportamiento del Número máximo de aciertos por búsqueda (Resultados máximos de búsqueda)

El administrador de aplicaciones puede especificar el valor de Número máximo de aciertos por búsqueda en Administración > Configuración. Este valor se establece como el predeterminado en los Resultados máximos de búsqueda de las Propiedades de búsqueda.

Los investigadores pueden cambiar el valor de los Resultados máximos de búsqueda desde las Propiedades de búsqueda.

El número máximo de resultados que obtendrá depende de si el valor de Resultados máximos de búsqueda que especifica es mayor que, menor que o múltiplo exacto de 5.000 (el tamaño de lote interno que se usa para guardar los resultados de búsqueda en la base de datos).

Consulte la siguiente lista para obtener información sobre el comportamiento de la cantidad máxima de aciertos de búsqueda.

Edición de las propiedades de búsqueda 157


Menos de 5.000: el número de resultados no superará el valor de resultados máximos de búsqueda, como se esperaba.

Igual a un múltiplo exacto de 5.000: el número de resultados no superará el valor de resultados máximos de búsqueda, como se esperaba.

Mayor que 5.000, pero no igual a un múltiplo exacto de 5.000: la cantidad de resultados podrá superar el valor de resultados máximos de búsqueda, hasta un adicional de 4.999 resultados.

Advertencia cuando varios usuarios están trabajando con la misma búsqueda

En Discovery Manager Full Edition, varios usuarios pueden trabajar con una búsqueda al mismo tiempo.

Por ejemplo:

1. El usuario 1 crea una búsqueda llamada búsqueda 1 y abre el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda.

2. El usuario 2 inicia Discovery Manager y ejecuta la búsqueda 1.

3. El usuario 1, que aún tiene el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda abierto para la búsqueda 1, realiza algunos cambios y hace clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

4. El usuario 1 ve la siguiente advertencia:

Ya se ha ejecutado esta búsqueda. Solo se guardará el valor de Resultados máximos de búsqueda.

5. El usuario 1 hace clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo de advertencia.

Únicamente se guarda el valor de Resultados máximos de búsqueda porque la búsqueda fue ejecutada por el usuario 2 antes de que el usuario 1 haya hecho clic en Aceptar. Ese es el único valor que se puede cambiar después de ejecutarse una búsqueda.

Especificación de carpetas de búsquedaEn la edición exprés de Discovery Manager, el usuario ve una lista de todas las carpetas para las que la cuenta de servicio de SourceOne dispone del permiso Leer todo. El usuario puede seleccionar uno o varias carpetas de la lista.

En Discovery Manager Full Edition:

◆ El gestor de materias especifica las carpetas disponibles en las que se va a buscar la materia estándar.

◆ Un investigador puede seleccionar una o más carpetas en las que se va a buscar de las carpetas disponibles para la materia.




Revise las siguientes consideraciones y limitaciones.

◆ Debe seleccionar por lo menos una carpeta de búsqueda.

◆ Puede seleccionar carpetas de búsqueda antes de ejecutar una búsqueda. No puede seleccionar carpetas de búsqueda diferentes después de que haber ejecutado una búsqueda.

◆ Las carpetas sin retención que especifica el usuario solo se aplican para las búsquedas de recopilación.

Nota: Las carpetas de retención están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

◆ Las búsquedas de revisión solo se aplican a mensajes que se han asignado a una materia. Al realizar una búsqueda de revisión, la carpeta de retención asociada se selecciona automáticamente y no es posible deseleccionarla. Las búsquedas de revisión no se realizan en las carpetas sin retención.

Nota: La revisión de materia y las búsquedas de revisión están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

◆ Si activa la casilla de verificación Buscar en todas las carpetas de materia en Propiedades de búsqueda y luego el administrador de materias cambia las carpetas de búsqueda seleccionadas en Propiedades de materia, los resultados de búsqueda reflejarán las carpetas seleccionadas en Propiedades de materia. Se incluirán en la búsqueda todas las carpetas añadidas por el gestor de materias en Propiedades de materia. Por otra parte, no se incluirán en la búsqueda todas las carpetas eliminadas por el gestor de materias de las Propiedades de materia.

Nota: El rol Gestor de materias está disponible en Discovery Manager Full Edition.

◆ Si selecciona la casilla Buscar en todas las carpetas de materia de Propiedades de búsqueda, los cambios que se realicen en las propiedades de la carpeta de materia se verán reflejados en el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda del nodo raíz de la búsqueda. No se pueden abrir las propiedades de una instancia de búsqueda (una búsqueda que se ha ejecutado).

Especificación de carpetas de búsqueda 159


Especificación de carpetas de búsqueda

Siga los siguientes pasos para especificar carpetas de búsqueda.


• En el panel de trabajo, haga clic en la flecha desplegable que se encuentra a la derecha del campo Palabra clave y seleccione Propiedades de búsqueda.

Figura 102 Flecha desplegable

• En el panel de navegación del nodo Área de recopilación, haga clic con el botón secundario en el nodo de búsqueda y, a continuación, seleccione Propiedades.

• En el panel de navegación del nodo Área de recopilación, haga clic en el nodo de búsqueda y seleccione la pestaña Buscar/Exportar > General en el panel de cinta.


Se abre el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda.





• Para buscar en todas las carpetas, seleccione la casilla de verificación Buscar en todas las carpetas de materia.

Nota: La casilla de verificación Buscar en todas las carpetas de materia se encuentra disponible para búsquedas de recopilación, no en búsquedas dentro de la materia (revisión).

• Para seleccionar carpetas:

a. Anule la selección de la casilla de verificación Buscar en todas las carpetas de materia.

b. Active la casilla de verificación situada junto a cada carpeta que desea buscar.

c. Desactive la casilla de verificación situada junto a cada carpeta que no desea buscar.

3. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda.

Calendarización de una búsquedaPuede ejecutar una búsqueda de forma inmediata mediante el botón Buscar o puede calendarizar una búsqueda para que se ejecute posteriormente.

Nota: Antes de calendarizar una búsqueda, asegúrese de especificar todos los criterios de búsqueda. Una vez que haya calendarizado la búsqueda, no podrá cambiar los criterios de búsqueda a menos que lleve a cabo los pasos que se describen en “Reversión de una búsqueda calendarizada” en la página 162.Puede calendarizar búsquedas en Discovery Manager Full Edition.

Calendarización de una búsqueda

Realice los siguientes pasos para especificar un calendario para una búsqueda.


• Haga clic en la búsqueda del nodo Área de recopilación y seleccione la pestaña Buscar/Exportar > Programar en el panel de cinta.


• En el panel de trabajo, haga clic en la flecha desplegable Buscar y, a continuación, seleccione Encontrar posteriormente.

Calendarización de una búsqueda 161


Figura 106 Flecha desplegable Buscar

Se abre el cuadro de diálogo Programar Búsqueda.

Figura 107 Programar Búsqueda

2. En el campo Ejecutar búsqueda el, especifique la fecha y la hora en que debe empezar la búsqueda calendarizada:

a. Para especificar una fecha, haga clic en la flecha desplegable en el primer campo y, a continuación, seleccione una fecha del calendario.

b. Para especificar una hora, edite la hora predeterminada.

3. Haga clic en Calendarizar para guardar los cambios y para cerrar el cuadro de diálogo Calendarizar búsqueda.

La palabra "Calendario" situada junto a la búsqueda indica que está calendarizada para ejecutarse en el futuro.

Nota: El nombre de la instancia de búsqueda calendarizada es la fecha de creación. Para ver la fecha de inicio calendarizada, primero diríjase al nodo Área de recopilación o a un nodo de carpeta para mostrar la cuadrícula que contiene la búsqueda. A continuación, añada la columna de fecha de inicio calendarizada mediante el Seleccionador de campo.

Reversión de una búsqueda calendarizada

Antes de calendarizar una búsqueda, asegúrese de especificar todos los criterios de búsqueda. Una vez haya calendarizado la búsqueda, no podrá cambiar los criterios de la misma a menos que realice los siguientes pasos.

1. Elimine la instancia de búsqueda calendarizada.

2. Contraiga/expanda el nodo Área de recopilación.

Ahora puede cambiar los criterios de búsqueda.



Visualización de una búsqueda de recopilación


Realice los siguientes pasos para ver una búsqueda de recopilación existente para una materia, en el panel de navegación.



2. Expanda la materia.


• Expanda el nodo Área de recopilación (y la carpeta, si es necesario) y, a continuación, haga clic en la búsqueda.

• Haga clic en el nodo Área de recopilación y, a continuación, haga doble clic en la búsqueda en la lista del panel de trabajo.

En el panel de trabajo se muestran los criterios de búsqueda y los últimos resultados de búsqueda, si los hay.

Si se aleja de una búsqueda nueva que no se ha ejecutado y luego vuelve a la búsqueda nueva, los criterios de búsqueda estarán ocultos.

Si la búsqueda se ha ejecutado, el área de criterios de búsqueda está oculta y no puede editarse.

Para mostrar el área de criterios de búsqueda, haga clic en la flecha doble en el extremo derecho del campo Buscar.

Figura 108 Alternar la visualización de los criterios de búsqueda (extremo derecho del campo de búsqueda)

Copia de búsquedas de recopilación


Realice los siguientes pasos para copiar una búsqueda de recopilación para una materia, en el panel de navegación.




3. Expanda el nodo Área de recopilación.

Visualización de una búsqueda de recopilación 163


4. Seleccione la búsqueda que desea copiar en el nodo Área de recopilación y, a continuación, realice uno de los siguientes pasos:

• Haga clic con el botón secundario en la búsqueda y, a continuación, seleccione Copiar del menú de acceso directo.

• En la cinta, seleccione la pestaña Materia > Copiar.

Aparece una nueva búsqueda en el nodo Área de recopilación.

5. Edite el nombre de la nueva búsqueda.


6. Presione Intro.

7. En el panel de trabajo, especifique los criterios de búsqueda.

Cambio de nombre de búsquedas de recopilación


Realice los siguientes pasos para cambiar el nombre de una búsqueda de recopilación para una materia, en el panel de navegación.





4. Seleccione la búsqueda en el nodo Área de recopilación y, a continuación, realice uno de los siguientes pasos:

• Haga clic con el botón secundario en la búsqueda y, a continuación, seleccione Cambiar nombre del menú de acceso directo.

• En la cinta, seleccione la pestaña Materia > Cambiar nombre.

5. Haga clic con el botón secundario en la búsqueda y, a continuación, seleccione Cambiar nombre del menú de acceso directo.

Se resalta el nombre de la búsqueda.

6. Edite el nombre de la búsqueda.


7. Presione Intro.



Utilización de carpetas para organizar las búsquedas de recopilación

Para organizar las búsquedas de recopilación, puede crear carpetas en el nodo Área de recopilación del panel de navegación. Por ejemplo, es posible que los investigadores deseen crear carpetas para organizar su trabajo.

Estas carpetas de organización:

◆ Son opcionales

◆ Solo pueden tener una profundidad de un nivel (sin carpetas anidadas)

Puede:

◆ Crear carpetas de organización en cualquier momento.

◆ Cambiar el nombre de las carpetas de organización.

◆ Arrastrar y soltar búsquedas de una carpeta de organización a otra dentro de una materia:

• Puede arrastrar una búsqueda de recopilación de una carpeta a otra en el Área de recopilación.

• Puede arrastrar una búsqueda de revisión de una carpeta a otra en el área Revisión de materia.

• No puede arrastrar una búsqueda de recopilación desde el Área de recopilación hasta Revisión de materia ni una búsqueda de revisión desde Revisión de materia hasta el Área de recopilación.

• No puede arrastrar búsquedas de una materia a otra.

Nota: Las carpetas para organizar búsquedas de recopilación están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

Creación de carpetas para organizar búsquedas en el área de recopilación

Realice los siguientes pasos para crear una carpeta a fin de organizar las búsquedas de recopilación, en el panel de navegación.



2. Expanda la materia para la que desea crear la carpeta.


• Haga clic en el nodo Área de recopilación en el panel de navegación y, a continuación, seleccione la pestaña Materia > Nueva carpeta.

Si no hay ninguna carpeta de organización ni ninguna búsqueda, realice uno de los pasos que se describen a continuación:

– Haga clic en el enlace Nueva carpeta (Ctrl-F) del panel de trabajo.

Utilización de carpetas para organizar las búsquedas de recopilación 165


– Haga clic en el panel de trabajo y, a continuación, presione Ctrl.

• Haga clic con el botón secundario en el nodo Área de recopilación y, a continuación, seleccione Nueva carpeta.

Una carpeta denominada Nueva carpeta aparece en el panel de navegación, en el nodo Área de recopilación.

4. Edite el nombre de la nueva carpeta.

Nota: No es necesario que los nombres de las carpetas de organización sean únicos dentro del Área de recopilación de una materia.

Figura 109 Nueva carpeta

5. Presione Intro.

Nota: Las carpetas para organizar búsquedas están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

Cambio de nombre de carpetas de organización en el área de recopilación

Realice los siguientes pasos para cambiar el nombre de una carpeta utilizada para organizar las búsquedas de recopilación.



2. Expanda la materia y el nodo Área de recopilación que contiene la carpeta a la que desea cambiar el nombre.

3. Haga clic con el botón secundario en la carpeta y, a continuación, seleccione Cambiar nombre.

4. Edite el nombre resaltado de la carpeta.

5. Presione Intro.

Nota: Las carpetas para organizar búsquedas de recopilación están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

Eliminación de carpetas de organización en el área de recopilación

Realice los siguientes pasos para eliminar una carpeta utilizada para organizar las búsquedas de recopilación, en el panel de navegación.





2. Expanda la materia y el nodo Área de recopilación que contiene la carpeta que desea eliminar.

3. Haga clic con el botón secundario en la carpeta y, a continuación, seleccione Eliminar.

Nota: Las carpetas para organizar búsquedas de recopilación están disponibles en Discovery Manager Full Edition.Puede eliminar carpetas de organización vacías. No puede eliminar carpetas de organización que contienen búsquedas.

Ejecución de una búsqueda de recopilaciónPuede ejecutar de forma simultánea varias búsquedas en una materia y, en Discovery Manager Full Edition, en varias materias.

Las búsquedas se siguen ejecutando después de que sale de la aplicación Discovery Manager.

Para ejecutar una búsqueda de recopilación de forma inmediata, haga clic en el botón Buscar.

Si no especificó ningún criterio de búsqueda, aparecerá el siguiente mensaje: No se han especificado criterios de búsqueda. Al ejecutarse esta búsqueda se devolverán todos los elementos en el archivo. ¿Está seguro de que desea continuar?

Si no selecciona por lo menos una carpeta para buscar, se le solicitará que seleccione carpetas.

Re-ejecución de una búsqueda de recopilación


Puede re-ejecutar una búsqueda de recopilación. Sin embargo, no puede editar los criterios o las carpetas de búsqueda de una búsqueda de recopilación que se ha ejecutado.

La re-ejecución de una búsqueda produce conjuntos de resultados de búsqueda distintos. Las ejecuciones sucesivas de la misma búsqueda informarán únicamente mensajes que no se encontraron en la ejecución anterior. Si no se encuentran resultados nuevos al volver a ejecutar una búsqueda, el panel de trabajo muestra No se encontraron resultados nuevos.

Por ejemplo, supongamos que crea una búsqueda abierta para recopilar todos los mensajes con fechas de mensaje posterior al 1/1/08 y que ejecuta la búsqueda en un entorno que está recibiendo correo nuevo.

En este ejemplo:

Ejecución de una búsqueda de recopilación 167


◆ La primera vez que ejecuta la búsqueda, 1000 mensajes cumplen con los criterios. Los resultados de la búsqueda mostrarán 1.000 mensajes.

◆ La próxima vez que ejecute la misma búsqueda, 10 mensajes nuevos cumplirán con los criterios de búsqueda.

• Los resultados para el nodo de nombre de búsqueda muestran 1.010 mensajes (1.000 + 10).

• Los resultados para la primera instancia de búsqueda muestran 1.000 mensajes.

• Los resultados para la segunda instancia de búsqueda muestran 10 mensajes.

Monitorización del progreso de la búsqueda


En esta sección, se describe la monitorización del progreso de la búsqueda.

Indicadores del progreso de búsqueda

Mientras se ejecuta una búsqueda, ocurre lo siguiente.

◆ El Área de recopilación muestra el estado de búsqueda en la lista de búsquedas.

◆ En el nodo Área de recopilación, el nombre de la búsqueda se muestra en cursiva.

◆ El estado de la búsqueda (Creado, En espera, En cola, En ejecución, Finalizado) se muestra junto al nodo de búsqueda y en la lista de búsquedas.

◆ La etiqueta en el botón Buscar cambia a Detener búsqueda.

◆ Se muestra una barra de progreso debajo del área de criterios de búsqueda.

◆ La palabra Buscando... se muestra en el área de resultados de búsqueda.



Detención de búsquedas en ejecución

Para detener una búsqueda en ejecución, haga clic en el botón Detener búsqueda en el área de criterios de búsqueda.

Al hacer clic en el botón Detener búsqueda, la búsqueda no se detiene inmediatamente. Puede tomarse hasta 2 minutos para detenerse.

Cambio del estado de la búsqueda

Puede detener una búsqueda en ejecución e iniciar una búsqueda detenida. Cuando inicia una búsqueda detenida, la búsqueda se inicia nuevamente desde el principio; no se reanuda.

Realice los siguientes pasos para cambiar el estado de una búsqueda de recopilación, en el panel de navegación.

1. Haga clic en el botón Mis materias.




• Haga clic con el botón secundario en la búsqueda y, a continuación, seleccione la acción (Iniciar o Detener) del menú de acceso directo.

• Haga clic en la búsqueda y, a continuación, haga clic en la acción (Iniciar o Detener) en la pestaña Buscar/Exportar del panel de cinta.

Nota: Las acciones disponibles varían, dependiendo del estado actual de la búsqueda.

Monitorización del progreso de la búsqueda 169


Visualización de errores de búsqueda


Si ocurre un error cuando especifica los criterios de búsqueda o cuando ejecuta la búsqueda, aparece un mensaje de error en la barra de error de búsqueda (un área amarilla debajo de los criterios de búsqueda).

Figura 110 Barra de error de búsqueda: ejemplo 1

La barra de error de búsqueda se muestra si usted:

◆ Haga clic en una instancia anterior de una búsqueda que haya tenido un error.

◆ Hace clic en Buscar y la búsqueda actual producirá un error.

La barra de errores de búsqueda no permanece visible en una búsqueda actual finalizada una vez que haya salido de la búsqueda actual y luego vuelto a ella. Haga clic en la aparición anterior de la búsqueda para ver los errores de esa aparición.

Errores al especificar los criterios de búsqueda

Por ejemplo, pueden producirse errores al especificar criterios de búsqueda si se realizan las siguientes acciones.

◆ especifica una identidad, pero Discovery Manager no pudo recuperar las direcciones asociadas o la identidad no tiene ninguna dirección asociada.


◆ Puede seleccionar un nombre del cuadro de diálogo Libreta de direcciones, pero Discovery Manager no puede resolver ese nombre.

Errores al ejecutar una búsqueda


Si ocurren errores al ejecutar una búsqueda, se muestra un mensaje de error en la barra de error de búsqueda.

Figura 111 Barra de error de búsqueda: ejemplo 2

Haga clic en la barra de error de búsqueda para ver los detalles de errores en el cuadro de diálogo Buscar errores.



Figura 112 Buscar errores

Almacenamiento de la información de error

El cuadro de diálogo Buscar errores muestra información sobre errores más detallada si los errores o advertencias se encuentran al ejecutar una búsqueda. Puede guardar la información de errores como un archivo de texto sin formato o XML. El personal de EMC puede utilizar este archivo XML para la resolución de problemas.

◆ El botón Copiar al portapapeles guarda la información de error en el portapapeles como texto sin formato.

◆ El botón Guardar abre el cuadro de diálogo Guardar como. De forma predeterminada, el formato de archivo es XML y el nombre del archivo es SearchErrors_<fecha de hoy>.

Contenido del archivo XMLPor cada error de búsqueda, el archivo XML muestra lo siguiente:

◆ <Type>: el código de error de la tarea de búsqueda específico, como un entero

◆ <DisplayName>: el mensaje de error localizado asociado con el código de error

◆ <Value>: el error que el motor de búsqueda ha devuelto

A continuación, se proporciona un ejemplo de un archivo XML:

<?xml version="1.0" encoding="utf-16"?><SearchErrors> <SearchError Type="22"> <DisplayName>Missing items in index</DisplayName> <Values> <Value>Error Detail: 16:(archivefolder1_201004_001) (1 / 10) Search results may be be incomplete, \\sql2005\emc\index\archivefolder1\201004\001 is incomplete. (0x86042D09) (0x86044109)</Value> </Values> </SearchError> <SearchError Type="10"> <DisplayName>Index is inconsistent</DisplayName> <Values>

Visualización de errores de búsqueda 171


<Value>Error Detail: 04:(archivefolder1_200807_001) (10 / 10) Search results may be be incomplete, \\sql2005\emc\index\archivefolder1\200807\001 is corrupt. (0x86042D08) (0x86044109)</Value> </Values> </SearchError></SearchErrors>

Identificación del servidor afectado cuando se producen errores de búsqueda para una carpeta asignada

SourceOne anexa la información del nombre del servidor al final de los mensajes de error con la finalidad de permitir identificar el servidor afectado cuando se producen errores de búsqueda para una carpeta asignada.

Visualización de historial de búsquedaPuede realizar cualquiera de las siguientes acciones.

◆ ver una lista de todas las fechas y las horas en las que se ha ejecutado una búsqueda.

◆ seleccionar una ocurrencia anterior de la búsqueda y mostrar los resultados.

Realice los siguientes pasos para ver el historial de una búsqueda en el panel de navegación.


2. Expanda la materia nodo > nodo Área de recopilación > carpeta opcional > Buscar.

Cada icono indica una ocurrencia de la búsqueda. También se muestran la fecha y la hora para cada ocurrencia.

Nota: Cuando el equipo cliente de Discovery Manager y SQL Server se encuentran en diferentes husos horarios, la fecha y hora de creación que se muestran para una instancia de búsqueda no se convierten de la fecha y hora de SQL Server a la fecha y hora del cliente. El nodo del árbol de la instancia de búsqueda refleja la hora a la que se creó la búsqueda. La hora no se convierte a hora local. La fecha del árbol es el nombre de la búsqueda y se vuelve estática una vez se ha creado. Fuera de los árboles de nodo, la fecha de creación se cambia a la hora local (por ejemplo, en los informes).

3. Para ver los resultados de una ocurrencia anterior de la búsqueda, haga clic en ella.

En el panel de trabajo se muestran los resultados para esa ocurrencia. Se oscurecen los criterios de búsqueda.



Figura 113 Visualización de historial de búsqueda

Visualización de resultados de búsqueda de recopilaciónCuando una búsqueda de recopilación finaliza correctamente, la pestaña Resultados del panel de trabajo muestra los resultados de la búsqueda.

Figura 114 Resultados de búsqueda

Actualización de cuadrículas

Para actualizar una cuadrícula, salga de la cuadrícula (por ejemplo, seleccione otro nodo de búsqueda) y luego vuelva a ella.

Visualización de duplicados en los resultados de búsqueda


El concepto de "duplicados" tiene dos significados en SourceOne y en esta sección, según el archivo.

◆ Pueden existir mensajes duplicados con el mismo ID de entrada en los archivos antiguos de EmailXtender.

◆ SourceOne permite archivar instancias de un elemento en diferentes carpetas mapeadas. Cada copia tiene metadatos diferentes.

Visualización de resultados de búsqueda de recopilación 173


De forma predeterminada, los mensajes duplicados no se muestran en los resultados de búsqueda de recopilación:

◆ Todas las instancias del elemento duplicado están contraídas y se muestran como una sola fila en los resultados de búsqueda.

◆ Para ver una lista de todas las carpetas de origen en las que se encontró el elemento duplicado, seleccione el elemento y expanda la sección Información adicional.

Para activar la visualización de mensajes duplicados en los resultados de búsqueda de recopilación, en la cinta, seleccione la pestaña Inicio > Duplicados > Mostrar.

Nota: El botón de alternancia Duplicados se aplica a todas las cuadrículas de búsqueda de recopilación de Discovery Manager 7.0 o superior, no solo a la cuadrícula de búsqueda de recopilación que está visualizando. El botón de alternancia permanece activo durante toda la sesión hasta que lo cambie. No está disponible para las búsquedas de recopilación creadas en versiones anteriores a Discovery Manager 7.0. Si bien el comando Duplicados está disponible cuando aparecen otras cuadrículas (como la cuadrícula Exportar), alterna la visualización de los duplicados solo en las cuadrículas de búsqueda de recopilación. No está disponible al hacer clic en el botón Administración o en el botón Identidades del panel de navegación.

Cuando los mensajes duplicados se muestran en los resultados de búsqueda:

◆ En el panel de trabajo, la pestaña Resultados muestra Mostrando duplicados.

◆ Cada instancia del elemento duplicado se muestra en una fila separada en los resultados de búsqueda.

◆ La sección Información adicional expandida muestra el nombre de la carpeta de origen en la que se encontró la instancia seleccionada.

Nota: Puede ver los mensajes duplicados en los resultados de búsqueda de recopilación, no en los resultados de búsqueda dentro de la materia (revisión).Las búsquedas de recopilación creadas en versiones anteriores a Discovery Manager 7.0 no muestran duplicados. Volver a ejecutar búsquedas de recopilación anteriores no permite la visualización de los duplicados. Es necesario copiar las búsquedas anteriores de recopilación y ejecutarlas para que se puedan visualizar los duplicados en esos resultados de búsqueda.

Comprensión de los resultados de búsquedas de recopilación

De forma predeterminada, no todas las columnas disponibles para el tipo de elemento seleccionado se muestran en los resultados de búsqueda.



Personalización de la visualización de los resultados de búsqueda


En esta sección, se describe la personalización de la pantalla de resultados de búsqueda.

Aumento del tamaño del área de resultados de búsquedaPara aumentar el tamaño del área de resultados de búsqueda, realice cualquier combinación de los pasos siguientes.

◆ Maximice la ventana de la aplicación.

◆ Minimice el panel de cinta mediante uno de los siguientes pasos:

• Haga doble clic en una pestaña en el panel de cinta.

• Presione Ctrl-F1.

• En la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en la flecha hacia abajo y, a continuación, seleccione Minimizar la cinta del menú de acceso directo.

Figura 115 Barra de herramientas de acceso rápido

◆ Haga clic en la flecha doble (<<) situada en la parte superior del panel de navegación para minimizarlo.

Figura 116 Flecha doble

◆ Alterne la visualización del área de criterios de búsqueda mediante uno de los siguientes pasos:

• En el panel de cinta, seleccione Expandir/Contraer en la pestaña Buscar/Exportar.

• Haga clic en la flecha doble situada a la derecha del campo Buscar.

Figura 117 Flecha doble

◆ Arrastre el borde inferior del panel de trabajo hacia abajo sobre el panel de detalles.

Cambio de orden de columnasPara cambiar el orden de las columnas en los resultados de búsqueda, arrastre y coloque una etiqueta de columna a la izquierda o a la derecha, según corresponda. Las flechas rojas indican dónde debe soltar la etiqueta de columna.



Cambio de columna de ordenación y la ordenaciónPara especificar la columna en la que ordenar los resultados, haga clic en ese encabezado de columna.

Para alternar entre el orden ascendente y descendente, realice uno de los pasos siguientes.

◆ Haga clic en el encabezado de columna nuevamente.

◆ Utilice las opciones de ordenación de la pestaña Inicio del panel de cinta.

Las columnas Estado y Carpeta no se ordenan alfabéticamente en la cuadrícula

Las opciones Ordenar de A a Z y Ordenar de Z a A en la pestaña Inicio de la cinta no se ordenan alfabéticamente en las columnas Estado y Carpeta. En cambio, estas columnas se agrupan por valor.

Por ejemplo, en la columna Estado, todas las entradas con el mismo estado se agrupan de forma conjunta. Todas las entradas con el estado Copiando se agrupan en la lista, como entradas del estado En espera. Sin embargo, puede que los grupos no aparezcan en el orden alfabético correcto. Por ejemplo, todas las entradas con el estado En espera se pueden enumerar antes que las entradas con el estado Copiando:

En esperaEn esperaEn esperaEn esperaCopiandoCopiando

Los cambios realizados en las cuadrículas se guardan de manera automáticaLos cambios realizados en las columnas (tamaño, ancho, orden) se guardan de manera automática en el ordenador para las siguientes cuadrículas:

◆ Todas las materias (disponible en Discovery Manager Full Edition)

◆ Mis materias

◆ Mis materias > materia > Área de recopilación

◆ Mis materias > materia > Área de recopilación > carpeta de búsqueda

◆ Mis materias > materia > Área de recopilación > búsqueda

◆ Mis materias > materia > Área de recopilación > búsqueda > ocurrencia anterior de una búsqueda

◆ Mis materias > materia > Revisión de materia > Todos los elementos

La configuración de las columnas se aplica al tipo de contenido. Por ejemplo, los cambios realizados a las columnas en una vista Mensaje de correo electrónico no se aplicarán a una vista Archivo.

Los cambios realizados en una cuadrícula en una materia se aplican de manera automática a la misma cuadrícula de todas sus materias de Mis materias.

Los cambios realizados en el orden de una columna de una cuadrícula se aplican de manera automática a la misma columna de todas las demás cuadrículas que contengan esa columna en la materia. Por ejemplo, si cambia la ordenación de la columna Nombre de una cuadrícula, cambiará la ordenación de la columna Nombre de otras cuadrículas.



Los cambios se mantienen después de cerrar sesión.

Vista previa de elementos

Discovery Manager Express Edition puede realizar búsquedas y ofrecer una vista previa del contenido de correo electrónico.

Discovery Manager Full Edition puede realizar búsquedas y ofrecer una vista previa de todos los tipos de contenido, salvo en los casos que se especifique lo contrario.

La información mostrada en el panel de vista previa depende del tipo de contenido del elemento seleccionado.

Consideraciones generales◆ Cuando usa las teclas de flecha hacia arriba y hacia abajo para desplazarse por los

resultados de búsqueda, el panel de vista previa espera 200 milisegundos después de que libera la tecla antes de actualizar.

◆ Si un elemento tiene datos adjuntos, el panel de vista previa muestra un enlace a los datos adjuntos. Haga clic en el enlace para abrir los datos adjuntos. Si no tiene una aplicación asociada con el tipo de archivo de los datos adjuntos, se muestra un mensaje de error: No se puede abrir el archivo. No hay ninguna aplicación asociada con este tipo de archivo.

Vista previa de mensajes de correo electrónicoEn Discovery Manager Express Edition, todos los usuarios tienen el rol Buscar y exportar, y pueden obtener una vista previa de los mensajes de correo electrónico.

En Discovery Manager Full Edition, debe tener el rol Investigador para obtener una vista previa de los mensajes de correo electrónico.

Para realizar una vista previa de un mensaje, haga clic en el mensaje en los resultados de búsqueda.

Si Discovery Manager no puede arrojar una vista previa del mensaje, aparece el siguiente mensaje:

No se pudo obtener la vista previa de este mensaje – Haga doble clic en él para abrirlo en el visor nativo.

Si Discovery Manager puede obtener una vista previa del mensaje, el panel de vista previa muestra el encabezado del mensaje (metadatos de mensaje) y el cuerpo del mensaje.

Para ver más metadatos y rutas, expanda la sección Rutas y metadatos adicionales. Las rutas adicionales incluyen el propietario y los destinatarios del mensaje (Para, CC, CCO). El propietario depende del método utilizado para archivar el mensaje:

◆ Si el mensaje se archivó mediante Registro, todas las personas que reciban el mensaje son propietarios.

◆ Si el mensaje se archivó mediante Archivado histórico, el buzón de correo es el propietario.



Figura 118 Vista previa de mensaje: rutas y metadatos adicionales

Las etiquetas y las custodias se muestran en el encabezado del mensaje, si han sido asignados al mensaje.

Figura 119 Vista previa de mensaje: etiquetas asignadas

El encabezado también muestra los nombres de los datos adjuntos. Para abrir los datos adjuntos, primero abra el mensaje.

Vista previa de otros tipos de contenido de correo electrónicoPara obtener una vista previa de elementos de correo electrónico que no sean mensajes, como contactos o tareas, haga clic en el elemento en los resultados de búsqueda.

El panel de vista previa muestra los metadatos y los enlaces a los datos adjuntos.

Expanda la sección Información adicional para ver:

◆ El nombre de la carpeta de búsqueda en la que se encontró el elemento.

◆ Los nombres de los destinatarios adicionales.



Figura 120 Vista previa del contacto

Vista previa de archivosPara obtener una vista previa de un archivo, haga clic en el archivo en los resultados de búsqueda.

El panel de vista previa muestra los metadatos del archivo y un enlace al archivo.

Para ver las ubicaciones del archivo, expanda la sección Información adicional.

Nota: Puede obtener una vista previa de archivos en Discovery Manager Full Edition.

Figura 121 Vista previa de archivo: información adicional



Vista previa de contenido de SharePointPara obtener una vista previa de un elemento de SharePoint, haga clic en el elemento en los resultados de búsqueda.

El panel de vista previa muestra los metadatos de un elemento y, si el elemento tiene datos adjuntos, un enlace a los datos adjuntos.

Nota: Puede obtener una vista previa de contenido de SharePoint en Discovery Manager Full Edition.

Archivos de gran tamañoTenga en cuenta los siguientes puntos relacionados con archivos grandes.

◆ En el caso de los archivos archivados antes de SourceOne 7.0 que tengan más de 10 MB, los campos Fecha de creación y Hora del último acceso muestran el siguiente hipervínculo:

Haga clic para recuperar (podría demorar)

Estos hipervínculos no aparecen para los archivos archivados en SourceOne 7.0 y versiones posteriores.

◆ Para los archivos con más de 2 GB, el tamaño del elemento aparece como 2147483647 (2GB-1) en la columna Tamaño (bytes) de la cuadrícula de resultados de búsqueda. El panel de vista previa muestra el tamaño completo del archivo.

Abrir elementos

Discovery Manager Express Edition puede buscar y abrir contenido de correo electrónico.

Discovery Manager Full Edition puede buscar y abrir correos electrónicos y archivos.

Apertura de mensajes de correo electrónicoEn esta sección, se describen las consideraciones y limitaciones de abrir mensajes de correo electrónico y el procedimiento.

Consideraciones y limitaciones de la apertura de mensajes de correo electrónico


◆ Para abrir un mensaje, la aplicación cliente nativa de correo electrónico debe estar instalada en el equipo cliente de Discovery Manager. Para ver los datos adjuntos, el mensaje debe abrirse en su formato nativo.

◆ ONM Viewer no admite la visualización de avisos de Notes repetidos. Si intenta ver un aviso repetido, aparece el siguiente mensaje de error:

La restauración o la visualización de mensajes repetidos de Notes desde el archivo no es compatible actualmente.

◆ Al ver un mensaje de forma nativa, las horas que se muestran en Outlook y Notes pueden ser distintas a las que se muestran en Discovery Manager (Express Edition o Full Edition). Outlook y Notes muestran la hora de envío del mensaje, mientras que Discovery Manager muestra la hora de recepción del mensaje.



◆ Al descargar y abrir los mensajes, estos son de solo lectura.

◆ Activar los mensajes SMTP/MIME abiertos en formato nativo, que se encuentra en la configuración de búsqueda web de la consola de SourceOne. Esta opción controla la conversión realizada por la plataforma para la recuperación desde Discovery Manager.

• Si se activa, no se realiza ninguna conversión, el objeto se recupera como un archivo .eml y se abre con una aplicación registrada para el manejo de esta extensión de nombre de archivo.

• Si NO se activa, se realiza la conversión del objeto a un tipo de archivo .msg (Exchange/Outlook) antes de su devolución a Discovery Manager. El objeto se abre con un cliente de correo electrónico registrado para el manejo de esta extensión de nombre de archivo.

Nota: Esta configuración de la plataforma solo afecta la vista previa nativa y no afecta la exportación.

Procedimiento de apertura de mensajes de correo electrónico

Para abrir un mensaje en la aplicación cliente nativa de correo electrónico, haga doble clic en el mensaje en los resultados de búsqueda.

◆ Se descarga una copia del mensaje en el ordenador cliente de Discovery Manager o Discovery Manager Express Edition y esta se incluye temporalmente en el directorio de mensajes del directorio de instalación de la aplicación.

◆ La copia del mensaje se abre en modo de solo lectura en el cliente de correo electrónico nativo.

◆ Después de un minuto, si el archivo no está en uso, la copia temporal del mensaje se quita del directorio de mensajes.

Si edita el mensaje abierto e intenta guardar el mensaje modificado, se muestra el siguiente cuadro de diálogo de error:

No se pueden guardar los cambios porque no tiene permiso para modificar algunos o todos los elementos de esta carpeta. ¿Desea guardar una copia de este elemento en su carpeta predeterminada?

Siga uno de los pasos siguientes:

◆ Para conservar la copia del mensaje sin editar en el directorio de mensajes e impedir su eliminación, haga clic en Sí.

◆ Para permitir que la copia del mensaje sin editar se pueda eliminar del modo habitual, haga clic en No.

Apertura de archivosEsta sección incluye las consideraciones y los procedimientos para abrir archivos.

Consideraciones

Revise las siguientes consideraciones para abrir archivos:



◆ Para abrir un archivo en Discovery Manager Full Edition, la aplicación cliente nativa del archivo debe estar instalada en el ordenador cliente de Discovery Manager. Por ejemplo, para abrir un archivo .doc de Microsoft Word, debe tener instalado Microsoft Word en el equipo cliente de Discovery Manager.

◆ Si el administrador del sistema excluyó un tipo de archivo de la apertura, se mostrará un error al intentar abrir archivos de ese tipo.

Procedimiento

Para abrir un mensaje en su aplicación nativa, haga doble clic en el archivo en los resultados de búsqueda.

Selección de resultadosAntes de poder realizar determinadas acciones en los resultados (como asignarlos a una materia o eliminarlos), debe seleccionarlos, como se describe en la siguiente lista.

◆ Un solo resultado: haga clic

◆ Múltiples resultados contiguos: presione Mayús y haga clic

◆ Múltiples resultados contiguos: presione Ctrl y haga clic

◆ Todos los resultados: presione Ctrl y A

◆ Todos los resultados desde la selección actual hasta el final del conjunto: Presione Mayús y Fin y haga clic

◆ Todos los resultados desde la selección actual hasta el principio del conjunto: Presione Mayús e Inicio y haga clic

La barra de estado muestra el número total de elementos en los resultados de búsqueda y el número de elementos seleccionados.

Asignación de resultados de búsqueda de recopilación a una materia estándar

Los resultados de búsqueda asignados a una materia estándar con una carpeta de retención se copian a la carpeta de retención y se vuelven a indexar.

La asignación de instancias duplicadas a una materia consolida todas las instancias seleccionas en una sola instancia. Los metadatos de todas las instancias seleccionas se consolidan en una instancia asignada.

Nota: La asignación de resultados a una materia estándar está disponible en Discovery Manager Full Edition.

Nota: Las custodias están disponibles en Discovery Manager Full Edition. Si no hay ninguna custodia asignada a la materia, las opciones Asignar todos los resultados a la materia con las custodias y Asignar resultado a la materia con las custodias no estarán disponibles.



Realice uno de los siguientes pasos para asignar resultados de búsqueda a una materia estándar.

◆ Para asignar todos los resultados de búsqueda, haga clic con el botón secundario en el nodo de búsqueda de nombres o en el nodo de fecha de búsqueda y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones:

• Asignar todos los resultados a la materia

• Asignar todos los resultados a la materia con las custodias; a continuación, seleccione la custodia desde el cuadro de diálogo Todas las custodias y haga clic en Aceptar.

Aparecerá una barra de progreso.

◆ Para asignar resultados de búsqueda seleccionados:

a. Seleccione los resultados que desea asignar.

Los resultados seleccionados se sombrean.

b. Haga clic con el botón secundario en cualquier lugar de los resultados de búsqueda y seleccione una de las siguientes opciones:

– Asignar resultado a materia

– Asigne un resultado a la materia con las custodias y, a continuación, seleccione la custodia desde el cuadro de diálogo Todas las custodias y haga clic en Aceptar.

Aparecerá una barra de progreso.

Si los resultados están asignados a una materia estándar que no cuenta con una carpeta de retención, el estado de cada resultado cambia de No asignado a Asignado.

Si los resultados están asignados a una materia estándar que cuenta con una carpeta de retención, el estado de cada resultado cambia de No asignado a Copiando.

Para ver el estado final de los resultados después de que haya finalizado la barra de progreso, haga clic en otro nodo y luego haga clic en el nodo de búsqueda nuevamente. No hay opción Actualizar. Si el proceso de copia finaliza, el estado de los resultados asignados a una materia estándar con una carpeta de retención cambia de Copiando a En espera.

Eliminación de búsquedas


En esta sección, se describen las consideraciones y limitaciones, y el procedimiento para eliminar una búsqueda.

Revise las siguientes consideraciones y limitaciones para eliminar una búsqueda.

◆ Puede eliminar una búsqueda que no se haya ejecutado o que haya finalizado, pero no puede eliminar una búsqueda que se está ejecutando.

Eliminación de búsquedas 183


◆ Puede eliminar la instancia de búsqueda más reciente (la más reciente de las ocurrencias anteriores de la búsqueda). Si intenta eliminar cualquier instancia de búsqueda que no sea la más reciente, aparece un mensaje de error: No se puede eliminar la instancia de búsqueda. Solo se puede eliminar la última instancia de búsqueda.

◆ No es posible eliminar una búsqueda de recopilación mientras se están copiando elementos contenidos en ella a una carpeta de retención. Si lo intenta, aparecerá el siguiente error:

No es posible eliminar una búsqueda de recopilación que contiene elementos que tienen una operación en curso de copia a la carpeta de retención o una operación fallida de copia a la carpeta de retención.

Realice los siguientes pasos para eliminar una búsqueda de recopilación (ocurrencia actual o anterior más reciente) de una materia, en el panel de navegación.


2. Seleccione la materia de la lista desplegable.

3. Expanda el nodo Área de recopilación (y el nodo de búsqueda si desea eliminar la ocurrencia anterior más reciente de la búsqueda).


• Haga clic con el botón secundario en la búsqueda y, a continuación, seleccione Eliminar del menú de acceso directo.

• Seleccione la búsqueda y haga clic en la pestaña Inicio > Eliminar de la cinta.

5. En el mensaje de confirmación Eliminar búsqueda o Eliminar instancia de búsqueda, haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación.

Monitorización del estado de las operaciones para una materia


En esta sección, se describe la monitorización del estado de las operaciones para una materia.

Comprensión del estado

En la cuadrícula de resultados, la columna Estado indica el estado de los elementos asignados a una materia, copiados a una carpeta de retención o eliminados de una materia.

◆ No asignado: El elemento no se ha asignado a una materia.

◆ Copiando: El elemento se está copiando a la carpeta de retención de la materia.

◆ En espera: El elemento se ha copiado a la carpeta de retención de la materia.

◆ Asignado: El elemento se ha asignado a una materia.

◆ Eliminando: El elemento se está eliminando de la materia.



Nota: Las carpetas de retención y la asignación de mensajes están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

Un elemento puede mostrar varios estados, por ejemplo:

◆ No asignado

◆ Asignado

◆ Asignado, En espera

◆ Asignado, Copiando a retención

◆ Asignado, Error al copiar a retención

◆ Asignado, Eliminando

◆ Asignado, En espera, Eliminando

◆ Asignado, Error al eliminar

◆ Asignado, En espera, Error al eliminar

En la cuadrícula, una entrada roja indica que la operación falló, por ejemplo, se produjo un fallo en el proceso de copiado a una carpeta de retención.

Nota: Para actualizar una cuadrícula, salga de la cuadrícula (por ejemplo, seleccione otro nodo de búsqueda) y luego vuelva a ella.

Visualización de trabajos en ejecución

Realice los siguientes pasos para monitorizar el estado de todas las operaciones (trabajos) para una materia seleccionada, incluidas las búsquedas, las asignaciones de resultados y las exportaciones.

1. En el panel de navegación, en Todas las materias o Mis Materias, seleccione el nodo de la materia o cualquiera de sus subnodos (Área de recopilación, Revisión de materia, Exportación o nodos de búsqueda).

Nota: El área Todas las materias está disponible en Discovery Manager Full Edition.

2. En la cinta, haga clic en la pestaña Materia > Ver trabajos en ejecución.

En la ventana Trabajos en ejecución:

• Se muestran las operaciones para la materia.

• La lista se actualiza cada 5 segundos.

• Los estados del trabajo posible son:

– En espera: el trabajo está a la espera de iniciar el procesamiento.

– En línea de espera: el trabajo se ha puesto en línea de espera debido a una carga de back-end.

– En ejecución: el trabajo está procesando elementos.

Monitorización del estado de las operaciones para una materia 185


• Las operaciones finalizadas se eliminan de la lista automáticamente, de modo que es posible que no vea el estado Finalizado.

Figura 122 Trabajos en ejecución

3. Para ver el estado de las operaciones de una materia diferente, seleccione la materia en el panel de navegación de Discovery Manager.

La ventana Trabajos en ejecución se actualiza para mostrar las operaciones para la materia seleccionada.

4. Para cerrar la ventana de progreso, haga clic en Aceptar.


CAPÍTULO 9Especificación de criterios de búsqueda

En esta sección, se describe cómo usar los campos del área de criterios de búsqueda para búsquedas de recopilación. Incluye los siguientes temas:

◆ Especificación de criterios de búsqueda de recopilación ....................................... 188◆ Especificación de tipos de elemento (tipos de contenido) ..................................... 190◆ Personalización de campos de búsqueda.............................................................. 193◆ Búsqueda de texto................................................................................................ 193◆ Búsqueda en palabras clave ................................................................................. 198◆ Acción de cortar y pegar párrafos en campos de texto ........................................... 198◆ Especificar operadores AND y OR en los criterios de búsqueda.............................. 199◆ Especificación del nombre de archivos adjuntos ................................................... 199◆ Especificación de destinatario, remitente o propietario para elementos de correo

electrónico............................................................................................................ 200◆ Búsqueda de archivos archivados mediante el campo Propietario......................... 212◆ Ejecución de búsquedas de dominio..................................................................... 213◆ Especificación de fechas ....................................................................................... 216◆ Especificación del tamaño de un elemento ........................................................... 218◆ Uso de "Error de indexación" y "Cualquier contenido no indexado" ....................... 219◆ Búsqueda en metadatos personalizados............................................................... 219◆ Eliminación de valores de todos los campos de búsqueda .................................... 222

Especificación de criterios de búsqueda 187

Especificación de criterios de búsqueda

Especificación de criterios de búsqueda de recopilación


En la sección siguiente, se describe cómo especificar criterios de búsqueda de recopilación.

La mayoría de esta información de este capítulo también se aplica a las búsquedas dentro de la materia (búsquedas de análisis).

Si desea ejecutar una búsqueda dentro de la materia, primero lea “Trabajo con búsquedas dentro de la materia” en la página 244. Las búsquedas dentro de la materia están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

El campo Expresión de búsqueda no se analiza en esta sección.

Los clientes que utilizan Discovery Manager para buscar en archivos de EmailXtender deben consultar el informe EMC SourceOne Discovery Manager: Effective Collection Searches.

Tipo de elemento (tipo de contenido)

El campo Buscar muestra el tipo de elemento (tipo de contenido) en el que se realizará la búsqueda. El valor predeterminado es Todos.

Puede seleccionar un tipo de elemento distinto para la búsqueda.

Nota: Discovery Manager Express Edition puede realizar búsquedas de elementos de correo electrónico. Discovery Manager Full Edition puede realizar búsquedas de todos los tipos de contenido (correo electrónico, archivos, SharePoint).

Campos de búsqueda

El tipo de elemento que seleccione en el campo Buscar determina los campos de búsqueda predeterminados.

Puede:

◆ Cambiar, añadir y quitar campos de búsqueda.

◆ Borrar los valores de todos los campos de búsqueda.


Revise las siguientes consideraciones y limitaciones para especificar criterios de búsqueda de recopilación.

◆ Si no especifica ningún criterio de búsqueda en los campos de búsqueda, se devolverán todos los elementos en los archivos para el tipo de contenido seleccionado, limitados por los siguientes valores en Propiedades de búsqueda:

• Resultados máximos de búsqueda

• Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo



◆ Para las materias estándares de Discovery Manager Full Edition, las palabras clave definidas por el gestor de materias en Propiedades de materia se muestran en el campo Palabra clave. La búsqueda tendrá en cuenta estas palabras clave en el asunto del mensaje. Si no desea buscar en una palabra clave, elimínela del campo Palabra clave. También puede añadir palabras clave.

◆ Para buscar en campos de texto (como Palabra clave, Asunto, Cuerpo o Contenido adjunto), los elementos deben estar indexados por texto completo.

◆ Para buscar contenido en datos adjuntos, incluidas direcciones de correo electrónico incorporadas, debe realizar una búsqueda de indexación de texto completo. Escriba parte de una dirección de correo electrónico o escríbala completa en un campo de dirección. No seleccione direcciones de la libreta de direcciones. Debido a la forma en que la indexación del archivo nativo de SourceOne trata a los datos adjuntos, las direcciones seleccionadas de la libreta de direcciones coinciden solo con los elementos archivados y no los datos adjuntos.

◆ Se pueden unir con OR varios valores en un campo de búsqueda en forma automática. Para unir con AND valores, añada un segundo campo duplicado. Por ejemplo, para unir con AND dos remitentes, añada un segundo campo de Remitentes.

◆ No se pueden realizar búsquedas de algunos caracteres que no están indexados. Otros caracteres están reservados.

◆ Considere las siguientes diferencias en la búsqueda de archivos EmailXtender 4.8 SP1 y archivos EMC SourceOne:

• Si busca mensajes archivados en EmailXtender, el campo Contenido adjunto y el campo Palabra clave no devolverán resultados cuando se utilicen con otros criterios. Por ejemplo, si busca un mensaje que tiene datos adjuntos y solo utiliza el campo Contenido adjunto, se devolverá el mensaje en los resultados de la búsqueda. Si busca el mismo mensaje utilizando otros campos además del campo Contenido de adjunto (por ejemplo, los campos Cuerpo o Asunto), no se muestra el mensaje en los resultados de la búsqueda. Debido al modo en el que los datos adjuntos se indexan en EmailXtender, no podrá buscar una palabra clave en los datos adjuntos ni en ninguna otra parte del mensaje simultáneamente en SourceOne.

• EmailXtender 4.x no es compatible con los caracteres multibyte (MBCS) de los mensajes de IBM Lotus Domino. Si se archiva un mensaje de múltiples bytes de Domino en EmailXtender 4x, Discovery Manager o Discovery Manager Express Edition, pueden experimentarse problemas para encontrar el mensaje en el archivo de EmailXtender cuando se realicen búsquedas por asunto o palabra clave.

• Puede especificar varias direcciones en un único campo Remitente, en un único campo Destinatario o en ambos. No debe utilizar varios campos Remitente o Destinatario al realizar búsquedas en un archivo de EmailXtender.

◆ No se admiten las búsquedas que utilicen el campo Propietario con los campos Remitente, Destinatario, o Remitente o destinatario en un archivo EmailXtender.

Especificación de criterios de búsqueda de recopilación 189


◆ Las búsquedas de archivos de EmailXtender pueden provocar tiempos de respuesta lentos si se especifican criterios de búsqueda que solo sean compatibles con SourceOne (por ejemplo, el campo Fecha de envío). Las búsquedas de archivos de EmailXtender son más rápidas si especifica solamente los criterios de búsqueda que admite EmailXtender:

• Palabra clave

• Fecha

• Remitente

• Destinatario

• Titular

• Asunto

• Contenido

• Nombre de datos adjuntos

• Contenido adjunto

• Tiene datos adjuntos

• Tamaño

• Importancia

• Confidencialidad

◆ No se pueden buscar palabras de mensajes en tailandés o coreano porque, en estos idiomas, las frases no incluyen espacios entre las palabras. Las búsquedas no reconocen palabras individuales porque no están separadas por espacios.

Para buscar mensajes en tailandés o coreano, utilice un método distinto al de la búsqueda de palabras en el cuerpo del mensaje.

◆ En el caso de búsquedas en el archivo nativo de EMC SourceOne o el archivo de EMC EmailXtender 4.8, la cantidad máxima de términos de búsqueda es 1.024. Por ejemplo, los criterios de búsqueda que contienen 1.000 direcciones y 25 palabras clave excederían el límite. Este es un límite de indexación.

Especificación de tipos de elemento (tipos de contenido)En esta sección, se describe cómo especificar tipos de elementos.


Los tipos de elemento que seleccione determinan los campos de criterio de búsqueda que están disponibles.

Consideraciones y limitaciones de la especificación de los tipos de elementos

Revise las siguientes consideraciones y limitaciones para especificar tipos de elementos.



◆ Discovery Manager Express Edition puede realizar búsquedas de elementos de correo electrónico. Discovery Manager Full Edition puede realizar búsquedas de todos los tipos de contenido (correo electrónico, archivos, SharePoint).

◆ Para Domino y Notes, todas las citas, las reuniones y los eventos se mapean al tipo Cita. Por ejemplo, para buscar elementos de reuniones de Notes, seleccione Elemento de calendario > Cita en el menú desplegable Buscar en lugar de Elemento de calendario > Reunión. De forma alternativa, seleccione Elemento de calendario en el menú desplegable Buscar y le devolverá todos los elementos de calendario independientemente de la plataforma.

◆ Si desea buscar contenido de correo electrónico que se archivó en el registro desde un entorno de Office 365, debe hacerlo por el tipo de elemento Mensaje de correo electrónico (dado que así es como se archivó) y no por el tipo que aparece en Outlook, por ejemplo, una convocatoria de reunión o una solicitud de tarea. La búsqueda de mensajes de correo electrónico de Office 365 puede mostrar resultados de convocatorias de reunión, de solicitudes de tareas y de mensajes de correo electrónico.

Procedimiento de especificación de tipos de elemento

Utilice el menú desplegable Buscar para especificar los tipos de elemento en los que desea ejecutar la búsqueda. El tipo de elemento predeterminado es Todos.

Figura 123 Menú desplegable Buscar: valor predeterminado "Todos"

Realice los siguientes pasos para especificar tipos de elemento en el menú desplegable Buscar.

1. Haga clic en la flecha de la lista desplegable.

2. Active la casilla de verificación situada junto a cada tipo de elemento que desea buscar.

Especificación de tipos de elemento (tipos de contenido) 191


3. Desactive la casilla de verificación situada junto a cada tipo de elemento que no desea buscar.

Si desactiva las casillas de verificación de todos los tipos de elemento, el valor predeterminado del menú desplegable Buscar será Todos.

Nota: Solo los tipos de elemento Correo electrónico están disponibles en Discovery Manager Express Edition.

Figura 124 Menú desplegable Buscar: Discovery Manager Full Edition

Si selecciona un tipo de elemento o el tipo de elemento Todos, la etiqueta del menú desplegable Buscar muestra dicho tipo de elemento.

Figura 125 Ejemplo de menú desplegable Buscar: un solo tipo de elemento

Si selecciona varios tipos de elemento, la etiqueta del menú desplegable Buscar cambia a Múltiples objetos. Los nombres de los tipos de elemento seleccionados se muestran en la parte superior de la pestaña Resultados y en un mensaje de globo.

Figura 126 Ejemplo de menú desplegable Buscar: varios tipos de elementos



Personalización de campos de búsqueda


Cambie, añada y elimine campos de búsqueda remitiéndose a las secciones siguientes.

Cambio de campos de búsqueda existentes


Realice los siguientes pasos para cambiar un campo de búsqueda del panel de trabajo.

1. Haga clic en la flecha desplegable en la etiqueta del campo.

2. Seleccione el nuevo campo de la lista desplegable.

El tipo de elemento seleccionado en el campo Buscar determina los campos de búsqueda disponibles.

Adición de campos de búsqueda


Realice los siguientes pasos para añadir un campo de búsqueda del panel de trabajo.

1. Haga clic en Añadir criterios.

2. Seleccione el campo de la lista desplegable.

El tipo de elemento seleccionado en el campo Buscar determina los campos de búsqueda disponibles.

Los campos de búsqueda nuevos se añaden desde arriba hacia abajo.

Si añade más campos de los que se pueden mostrar a la vez, una barra de desplazamiento vertical aparece en el lado derecho del área de criterios de búsqueda.

Eliminación de campos de búsqueda


Siga los siguientes pasos para eliminar un campo de búsqueda del panel de trabajo.

1. Haga clic en la flecha desplegable en la etiqueta del campo.

2. Seleccione Quitar en la lista desplegable.

Búsqueda de texto


Personalización de campos de búsqueda 193


Para realizar una búsqueda en los campos del tipo de datos Texto, consulte la tabla siguiente.

Búsqueda de palabras y frases

En esta sección, se describe cómo buscar palabras y frases, y se aplica a las dos ediciones de Discovery Manager.

Palabras y frases exactasPara buscar palabras o frases exactas, encierre el texto entre comillas dobles.

Por ejemplo, el término de búsqueda “John Kennedy” solamente mostrará elementos si la frase exacta John Kennedy se encuentra íntegramente. El texto John F. Kennedy no produciría una coincidencia ni tampoco lo haría Ken.

Varias palabras o frasesPuede buscar en varias palabras, frases o ambas. Las palabras y frases se unen de manera automática mediante el criterio de búsqueda OR.

Por ejemplo, si busca cuota de ventas del tercer trimestre, las palabras se unen con el criterio OR. Se obtendrán los resultados que coincidan parcialmente, por lo menos, con una de las palabras.

Puede buscar en palabras y frases, como Ventas internas de Chicago del primer trimestre.

Para buscar en palabras y frases exactas, encierre las palabras y frases en comillas dobles.

Tabla 7 Búsqueda de texto

Para buscar texto que _______ el valor especificado Realice esta acción:

Contiene • Para buscar en un número o palabra, escriba el valor o palabra.• Para buscar en una frase exacta, encierre la frase con comillas

dobles.Por ejemplo: “Recursos humanos”

No contiene Encierre el número, palabra o frase entre comillas dobles y luego escriba un signo menos antes de la primera comilla.Por ejemplo: -“Recursos humanos”

Nota: No incluya un espacio entre el signo menos y la primera comilla doble.

Comienza con Escriba el asterisco como carácter comodín después del número o palabra. Por ejemplo: gestionar*

Nota: No incluya un espacio entre el comodín y el número o palabra.

Finaliza con Escriba el asterisco como carácter comodín antes del número o palabra. Por ejemplo: *23

Nota: No incluya un espacio entre el comodín y el número o palabra.



Nota: Las palabras AND y OR no actúan como operadores.

Uso del operador No contiene (-)


El signo menos al comienzo de una palabra o número actúa como un operador No contiene.

Por ejemplo:

◆ Al escribir -cerrado en el campo de búsqueda Asunto, la búsqueda no mostrará mensajes que contengan la palabra cerrado en el asunto.

◆ Si escribe comercio -cerrado en el campo Asunto, los términos se unen con el criterio de búsqueda OR. La búsqueda buscará los mensajes que tengan la palabra comercio o que no tengan la palabra cerrado. Se devolvería un mensaje que tuviera la palabra cerrado en el asunto si también tuviera la palabra comercio en el asunto.

Nota: La palabra NOT no actúa como operador.

Nota: Esta sección no se aplica al campo Expresión de búsqueda. Los campos de dirección (Remitente, Destinatario, Remitente o destinatario, Propietario), los campos de dominio (Dominio de remitente y Dominio de destinatario), el campo Nombre de datos adjuntos y el campo Nombre de archivo no son compatibles con el operador No contiene (-).

Utilización de comodines


La búsqueda utiliza el asterisco como comodín para representar uno o varios caracteres.

Nota: Solo se admite el asterisco como comodín. No utilice otros caracteres reservados (como signos de pregunta) como comodines en un término de búsqueda; de lo contrario, es posible que se obtengan resultados no intencionados.

Puede utilizar un asterisco (*) como un carácter comodín en términos de búsqueda en los campos que aparecen en “Búsqueda de texto” en la página 193 y en los campos de dirección Remitente, Destinatario y Remitente o Destinatario, según las instrucciones descritas en los temas siguientes.

Usos admitidos de comodines asteriscos


En esta sección, se describen los comodines asteriscos que son compatibles.

Búsqueda de texto 195


Un comodín asterisco al principio o al final de una palabra o una frase

Puede utilizar un comodín asterisco al principio o al final de una palabra.

El uso de un comodín asterisco es relativamente eficiente al final de una palabra y mucho más intensivo si se utiliza al principio de una palabra.

Se aplican las siguientes instrucciones:

◆ Final de una palabra. Si escribe un comodín asterisco al final de una palabra, la búsqueda encuentra todas las palabras que comienzan con las letras que aparecen antes del asterisco.

Por ejemplo:

• sobre* busca sobre, sobrecarga, sobreactuar, sobrecalentamiento, etc.

• casa* busca casa, casamiento, casación, etc.

◆ Principio de una palabra. Si escribe un comodín asterisco al principio de una palabra, la búsqueda encuentra todas las palabras que finalizan con las letras especificadas. (Esta opción puede aumentar el tiempo de búsqueda necesario).

Por ejemplo:

• *grafía busca tipografía, ortografía, radiografía, etc.

• *mente busca igualmente, paulatinamente, fácilmente, etc.

Puede utilizar un comodín asterisco al principio o al final de una frase encerrada entre comillas dobles. El comodín asterisco debe estar dentro de las comillas dobles.

Por ejemplo:

◆ “dividendo *trimestral”

◆ “dividendo trimestral*”

Un comodín asterisco antes de punto

El carácter comodín asterisco es válido cuando se utiliza inmediatamente antes del punto (.).

Esto se aplica a todos los campos de texto de entrada manual, entre los cuales está el campo Nombre de datos adjuntos y el campo Palabra clave.

Cómo especificar el operador OR en los criterios de búsqueda para varias palabras en el mismo campo de texto

Para realizar OR en los criterios de búsqueda para varias palabras en un mismo campo de texto, incluya un espacio entre las palabras.

No escriba la palabra OR entre palabras. La palabra OR no actúa como operador.

No escriba las palabras entre comillas dobles. Discovery Manager interpreta las palabras encerradas entre comillas dobles como una frase y busca una coincidencia exacta.

Por ejemplo, suponga que escribe fácil* *mente en el campo Asunto.

Los términos coincidentes serían aquellos que empezasen con fácil o (OR) que terminasen en mente.



Entre las coincidencias, se incluirán fácil, facilidad, facilista, facilitar, mente e igualmente, pero no mentecato, mentecatada, mentecatería ni mentesano.

Cómo especificar el operador AND en criterios de búsqueda de varias palabras

Para especificar el operador AND en criterios de búsqueda de varias palabras, use campos de texto duplicados.

No escriba la palabra AND entre palabras. La palabra AND no actúa como operador.

No escriba las palabras entre comillas dobles. Discovery Manager interpreta las palabras encerradas entre comillas dobles como una frase y busca una coincidencia exacta.

Por ejemplo, si desea buscar elementos que incluyan dos asuntos de correo electrónico, añada dos campos de asunto en el área de criterios de búsqueda. Supongamos que añade los siguientes valores:

Primer campo Asunto: fácil*

Segundo campo Asunto: *mente

Los términos coincidentes serán aquellos que empiecen con fácil y (AND) que terminen en mente.

Las coincidencias incluirán fácilmente, pero no fácil, facilidad, facilísimo, facial ni facilitar.

Usos no admitidos de comodines asteriscos


En esta sección, se describen los usos no admitidos de los comodines asteriscos.

Los comodines asteriscos no se admiten en los casos siguientes:

◆ Caracteres comodín asterisco incrustados

Por ejemplo: sobre*carga, mente*sa*na

◆ Un carácter comodín asterisco solo

Por ejemplo: *

◆ Un comodín asterisco se utiliza como operador en una frase si el asterisco está fuera de las comillas dobles.

Por ejemplo: *“dividendo trimestral”

◆ Un comodín asterisco en una frase que no se utilice ni al principio ni al final de la frase.

Por ejemplo: “dividendo * trimestral”

◆ En el campo Propietario

Si utiliza el comodín asterisco en casos no compatibles, el área de criterios de búsqueda muestra un mensaje de error.

Búsqueda de texto 197


Uso de caracteres comodín asterisco en campos de dirección


En esta sección, se describe el uso de comodines asteriscos en los campos de dirección.

◆ El comodín asterisco no se admite en el campo Propietario.

◆ El comodín asterisco se admite en los campos Remitente, Destinatario y Remitente o destinatario.

Búsqueda en palabras clave


Para buscar en el asunto, el cuerpo o los datos adjuntos, puede utilizar:

◆ Los campos Asunto, Cuerpo o Contenido adjunto.

◆ El campo Expresión de búsqueda.

◆ El campo de palabra clave, tal y como se describe en el procedimiento siguiente.

Complete los siguientes pasos parar realizar búsquedas en una palabra clave.

1. Escriba todos o algunos caracteres de la palabra clave en el campo de palabra clave (el campo no etiquetado en la parte superior del área de criterios de búsqueda).

2. Haga clic en Buscar.

Las palabras ingresadas en el campo de palabra clave se unen mediante el criterio OR.

Acción de cortar y pegar párrafos en campos de texto


Puede cortar y pegar párrafos en los campos de búsqueda del tipo de datos Texto.

Nota: No copie texto de fuentes HTML en campos de búsqueda. Determinados caracteres (como las comillas dobles) se mostrarán correctamente después de pegar contenido. Sin embargo, estos incluyen códigos HTML que proporcionan resultados de búsqueda incorrectos. SourceOne solo admite las comillas dobles generadas por el teclado u otros caracteres especiales.

Al pegar un párrafo en un campo de texto:

◆ Todos los caracteres de la línea nueva se sustituirán por espacios (que es el delimitador de los términos de búsqueda de los campos de texto).

◆ El campo mostrará una barra de desplazamiento que le permitirá desplazarse por el texto.

◆ Al pasar el ratón por encima del campo, se muestra el texto completo.



Nota: Para campos ID, solo se admiten caracteres alfanuméricos.

Especificar operadores AND y OR en los criterios de búsqueda


En esta sección, se describe cómo especificar operadores AND y OR en los criterios de búsqueda.

Nota: Esta sección no se aplica al campo Expresión de búsqueda.

De forma predeterminada:

◆ Cuando hay múltiples valores en un campo de búsqueda, Discovery Manager realiza automáticamente una búsqueda con OR. Por ejemplo, si escribe las palabras cuota de ventas en el mismo campo de texto, se devolverán los elementos que coincidan con cualquiera de esas palabras. No es posible especificar OR para campos de búsqueda diferentes.

◆ Cuando existen valores en diferentes campos de búsqueda, Discovery Manager realiza una búsqueda con AND. Por ejemplo, si especifica un destinatario en el campo Destinatario y una fecha en el campo Fecha, solo se devolverán los mensajes que coincidan con ambos, el destinatario y la fecha.

Nota: Las palabras AND y OR no actúan como operadores.

Para que Discovery Manager realice una búsqueda con AND de valores del mismo campo de búsqueda, añada un campo de búsqueda duplicado. Por ejemplo, puede añadir el campo Tamaño para especificar rangos para el campo Tamaño.

Nota: La búsqueda en varios campos Remitente en un archivo de EmailXtender no es compatible.

Especificación del nombre de archivos adjuntos


Especificar operadores AND y OR en los criterios de búsqueda 199


Para buscar por extensión de nombre de archivo en el campo de búsqueda Nombre de datos adjuntos, escriba la extensión de nombre de archivo después del punto. El carácter comodín es válido, pero no necesario. Por ejemplo, para buscar elementos que contengan datos adjuntos con la extensión de nombre de archivo .txt, escriba cualquiera de las siguientes entradas:

.txt*.txt

Puede utilizar comodines para buscar nombres parciales. Por ejemplo, para un archivo adjunto denominado Q2FinanceReport.pdf, la siguiente búsqueda con comodín sería válida:

*FinanceReport.pdfQ2FinanceReport.*

Al buscar el texto desconocido en el campo Nombre de datos adjuntos, es posible que los resultados de la búsqueda arrojen elementos que tengan datos adjuntos (o mensajes incorporados que tengan datos adjuntos) sin nombre, además de encontrar elementos con datos adjuntos que contengan el nombre desconocido.

Nota: El operador No contiene (-) no funciona en el campo Nombre de datos adjuntos.

Especificación de destinatario, remitente o propietario para elementos de correo electrónico


Esta sección contiene información sobre la especificación de criterios de búsqueda en los campos de dirección Remitente, Destinatario, Propietario y Remitente o destinatario.

Consideraciones y limitaciones generales

A continuación, se incluyen consideraciones y limitaciones generales para especificar criterios de búsqueda que incluyan los campos de Remitente, Destinatario, Propietario y Remitente o destinatario:

◆ Los campos de dirección (Remitente, Destinatario, Propietario y Remitente o Destinatario) no admiten el operador No contiene (-).

◆ Las siguientes combinaciones de campos de dirección no son compatibles en búsquedas de SourceOne en archivos de EmailXtender:

• Campo Destinatario y campo Destinatario

• Campo Remitente y campo Remitente

• Campo Propietario y campo Propietario

• Campo Propietario y campo Remitente

• Campo Propietario y campo Destinatario



Las mejores prácticas para especificar direcciones en campos de búsqueda


En esta sección, se describen las mejores prácticas para especificar direcciones en campos de búsqueda.

◆ Seleccione nombres del cuadro de diálogo Libreta de direcciones utilizando identidades como la fuente, para asegurarse de que la búsqueda incluya las direcciones históricas y las actuales. Utilice identidades incluso si el usuario aún se encuentra en la libreta de direcciones. Utilice identidades para buscar en mensajes pertenecientes a usuarios una vez que hayan partido de la empresa y ya no se encuentren en la libreta de direcciones.

◆ Cree un registro de identidad para cada custodia (remitente, destinatario y propietario) en la materia.

◆ Puede buscar una dirección SMTP escribiéndola en un campo de dirección (Remitente, Destinatario o Remitente o Destinatario), pero la mejor práctica es utilizar en su lugar una identidad que incluya la dirección SMTP.

Uso del campo Remitente o destinatario, o el campo Propietario


El campo Remitente o destinatario produce diferentes resultados dependiendo de si el correo se almacenó mediante archivado histórico o mediante el registro.

Si el correo enviado a una lista de distribución se almacenó mediante archivado histórico, el campo Remitente o destinatario puede producir resultados de búsqueda incompletos.

El problema se produce ya que la lista de distribución no está expandida cuando el correo que se envió a la lista de distribución se almacena en un buzón. En el caso del archivado histórico (a diferencia del registro), el archivo no conoce los miembros válidos de la lista de distribución en el momento de enviar el correo. Por consiguiente, la persona está marcada como propietario de los mensajes del buzón en vez de como destinatario. Si el nombre de la persona aparece en los campos Para, CC o ambos, la persona se marca como destinatario y como propietario.

Si los mensajes se almacenan mediante archivado histórico, el campo Remitente o destinatario funcionará para el correo enviado por la persona a la que se busca o para el correo que se reciba de esta en forma explícita, pero las búsquedas no devolverán los correos que la persona haya recibido por medio de una lista de distribución o CCO. Para buscar esos correos, debe utilizar el campo Propietario.

Especificación de destinatario, remitente o propietario para elementos de correo electrónico 201


Las búsquedas por Remitente o destinatario funcionan de la forma prevista cuando se archiva el correo mediante el registro.

Nota: Las limitaciones descritas en esta sección para el campo Remitente o destinatario también se aplican al campo Destinatario.

Métodos para especificar direcciones en campos de búsqueda


Existen varias maneras de especificar direcciones en los campos de dirección (Remitente, Destinatario, Remitente o Destinatario o Propietario). Cada método genera un tipo diferente de búsqueda.

Libreta de direcciones


Al seleccionar una dirección de la libreta de direcciones, se genera una búsqueda IGUAL A (exacta) para la dirección seleccionada. Solo se devolverán los mensajes con esa dirección exacta. La búsqueda incluirá todas las direcciones conocidas por el servidor de correo para el usuario.

Por ejemplo, si selecciona Alana E Raysor de la libreta de direcciones en el campo Destinatario, solo se devolverán los mensajes recibidos por esa persona. No se devolverán los mensajes de otros usuarios con el nombre Alana.

Entrada manual


Los términos de búsqueda se interpretan de manera diferente en los campos de dirección que en los campos de texto.

Término de búsqueda único

Al escribir manualmente un único término de búsqueda en el campo Destinatario, Remitente o Remitente o destinatario, se genera una búsqueda CONTIENE (parcial) de manera predeterminada (puede lograr una coincidencia exacta aplicando correcciones en línea). Por ejemplo, si escribe manualmente el único término de búsqueda Alana en el campo Destinatario, se devolverán los mensajes cuyos destinatarios sean Alana E Gaymon y Alana E Raysor.

Puede escribir de forma manual una dirección en el campo Propietario para buscar los mensajes que pertenezcan a un usuario que ya no esté en la libreta de direcciones. La mejor práctica es utilizar identidades.

Nota: Si escribe una dirección en el campo Propietario, debe escribir la dirección completa de la misma forma en la que se la registró. A diferencia de otros campos de dirección, las búsquedas parciales no se realizan en el campo Propietario.



El número máximo de caracteres que puede escribir en un campo de dirección es de 255, pero para lograr una visualización óptima, no debe excederse de 80 a 100 caracteres.

Varios términos de búsqueda

Debe separar varios términos de búsqueda con punto y coma.

Por ejemplo, para buscar en los destinatarios Alana E Gaymon y Allan E Cluff en un entorno de Exchange, escriba:

Alana E Gaymon; Allan E Cluff

Nota: Se pueden unir con OR direcciones múltiples en el mismo campo.

Coincidencia exacta en línea

Cuando escribe manualmente una dirección en los campos admitidos (Remitente, Destinatario o Remitente) o destinatario, puede utilizar un prefijo para indicar que la dirección se debe evaluar como una coincidencia exacta, a diferencia de la coincidencia normal de tipo CONTIENE (parcial). El prefijo para la coincidencia exacta es el signo igual (=). Las entradas de coincidencia exacta y de coincidencia CONTIENE se pueden combinar en el mismo campo siguiendo las reglas para varios términos de búsqueda que se describieron anteriormente. Las direcciones introducidas de esta manera aparecerán encima del campo como entradas de coincidencia exacta, como si se seleccionaran desde una libreta de direcciones.

Nota: No debe haber un espacio entre el prefijo y el texto de carga útil, pero es posible escribir direcciones que comiencen con este carácter usando comillas dobles.El signo igual se considera un carácter especial en estos campos, por lo cual las direcciones destinadas a introducirse como una búsqueda con CONTIENE que comiencen con este carácter especial igualmente pueden utilizarse en una búsqueda con CONTIENE. Para ello, es necesario encerrar la entrada entre comillas dobles.

Comodines

Puede utilizar comodines en los campos Remitente, Destinatario o Remitente o destinatario.

Acerca de los índices y las búsquedas de dirección


Tabla 8 Ejemplo de una coincidencia exacta en línea

Entrada del usuario Dirección de coincidencia exacta añadida a la búsqueda

=Roberto.Pé[email protected] Roberto.Pé[email protected]

=Roberto=Pé[email protected] Roberto=Pé[email protected]

=”=Roberto.Pé[email protected]” =Roberto.Pé[email protected]



Al escribir de forma manual una dirección en el campo Remitente, Destinatario o Remitente o destinatario (búsqueda CONTIENE), se buscan las indexaciones por texto completo.

Nota: Los resultados de búsqueda también contienen mensajes incorporados con la dirección de correo electrónico escrita manualmente, independientemente de si selecciona la casilla de verificación Siempre realizar búsquedas de índices de texto completo o la deja deseleccionada. Para eliminar estos resultados de búsqueda adicionales, puede realizar una búsqueda por Propietario de una dirección ingresada manualmente o puede crear una identidad para esa dirección de correo electrónico particular.

Si la indexación no está habilitada, no se puede realizar una búsqueda de índices de texto.

Para buscar en direcciones si la indexación no está habilitada, debe seleccionar las direcciones de la libreta de direcciones. El valor especificado debe tener una coincidencia exacta con la dirección que se ha almacenado para el correo electrónico recibido.

Nota: El administrador de Email Management activa los índices, como se describe en la Guía de administración de EMC SourceOne Email Management.

Selección de nombres de la libreta de direcciones o especificación de identidades


En esta sección, se describe cómo seleccionar nombres desde la libreta de direcciones o cómo especificar identidades.

Búsqueda básicaRealice los siguientes pasos para seleccionar un destinatario, remitente o propietario desde la libreta de direcciones, o para especificar identidades.

1. Haga clic en el icono de la libreta de direcciones del campo Destinatario, Remitente, Remitente o destinatario, o Propietario.

Figura 127 Icono de la libreta de direcciones en el campo Propietario





2. En el campo Origen, seleccione el origen del nombre:

• Exchange

• Domino

Nota: En un entorno de Domino que utiliza el directorio nativo de Domino, este tipo de dirección se etiqueta Domino <Seleccionar directorio>. Si previamente elige Domino <Seleccionar directorio>, se selecciona el primer directorio de Domino de forma predeterminada.

• Identidades

• Metadatos

• Dirección

Nota: Puede tener nombres de diferentes orígenes en el mismo campo de dirección. Utilice el campo Origen en la libreta de direcciones para intercambiar orígenes.El último origen que selecciona se convierte en el valor predeterminado para el resto de la sesión.






• Si seleccionó Exchange o Domino en el paso 2, escriba el nombre completo o parcial en el campo Buscar.

Nota: En un entorno de Domino que utiliza el directorio nativo de Domino, está buscando el nombre para mostrar, que se enumera por apellido. Si escribe el nombre de la persona, no obtendrá ningún resultado. Si escribe el apellido, obtendrá el nombre de la persona.

• Si seleccionó Identidades en el paso 2, realice uno de los pasos siguientes en el campo Buscar:

– Para ver todas las identidades, deje en blanco el campo Buscar.

– Para filtrar identidades, escriba el nombre completo o parcial de la persona.


• Haga clic en Buscar.

• Con la selección en el campo Buscar, presione Intro.

Los resultados posibles son:

• Si se encuentra un nombre que coincide exactamente con los criterios, se añade a la lista de manera automática. El campo Buscar se vuelve a seleccionar y se borra el valor que contiene para que pueda buscar varias entradas rápidamente.

Los iconos indican si una dirección seleccionada de un directorio Domino corresponde a una persona o a un grupo.

• Si ningún nombre coincide con los criterios, haga clic en Aceptar en el mensaje No se encontraron entradas. El campo Buscar se vuelve a seleccionar, pero el valor que contiene se conserva.



• Si varios nombres coinciden con los criterios, se abre el cuadro de diálogo Seleccionar dirección. Los iconos indican si una dirección seleccionada de un directorio Domino corresponde a una persona o a un grupo.


a. Seleccione los nombres.

b. Haga clic en Aceptar para copiar los nombres seleccionados en el cuadro de diálogo Libreta de direcciones y cierre el cuadro de diálogo Seleccionar dirección.

6. Para ver los detalles del usuario, haga doble clic sobre el nombre en el cuadro de diálogo Libreta de direcciones.

Se abre el cuadro de diálogo Información de usuarios.

La pestaña General muestra información sobre el usuario, si la libreta de direcciones del sistema de correo contiene dicha información.

Tabla 9 Selección de nombres

Para seleccionar Realice esta acción:

Nombre único Haga clic

Varios nombres contiguos Presione Mayús y haga clic

Varios nombres no contiguos Presione Ctrl y haga clic

Todos los nombres Presione Ctrl y A

Todos los nombres desde la selección actual hasta el final de la lista

Presione Mayús y Fin y haga clic

Todos los nombres desde la selección actual hasta el comienzo de la lista

Presione Mayús e Inicio y haga clic



Figura 131 Información de usuarios: pestaña General

La pestaña Direcciones de correo electrónico muestra todas las Direcciones de correo electrónico conocidas del usuario.

Figura 132 Información de usuarios: pestaña Direcciones de correo electrónico

7. Para quitar nombres del cuadro de diálogo Libreta de direcciones, seleccione los nombres y presione la tecla Eliminar.



8. Cuando acabe de buscar nombres en el cuadro de diálogo Libreta de direcciones, realice uno de los pasos que se describen a continuación para cerrarlo:



Los nombres seleccionados se muestran arriba del campo de búsqueda en la ventana de Discovery Manager.

Figura 133 Ejemplo: Los nombres seleccionados se muestran arriba del campo de dirección

Los iconos indican si una dirección seleccionada de un directorio Domino corresponde a una persona o a un grupo.

Figura 134 Ejemplo: iconos de persona y de grupo (Domino)

Búsqueda avanzada




Realice los siguientes pasos para buscar nombres mediante campos adicionales.

1. Haga clic en la flecha desplegable situada junto a Buscar y seleccione Búsqueda avanzada.

2. En el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada, escriba el criterio de búsqueda y, a continuación, haga clic en Aceptar.


Los nombres coincidentes se copian al cuadro de diálogo Libreta de direcciones.

Nota:El cuadro de diálogo Búsqueda avanzada solo está disponible para los entornos de Exchange y para los entornos de Domino que utilizan LDAP. No está disponible para los entornos de Identidades o para los entornos de Domino que utilizan el directorio nativo de Domino.

Introducción de nombres manualmente

Para ingresar los nombres manualmente, escriba los nombres para mostrar en el campo Destinatario, Remitente o Remitente o destinatario.

◆ Separe los nombres para mostrar con punto y coma.

◆ Si un nombre para mostrar contiene punto y coma (por ejemplo "Juan; buzón"), debe seleccionar el usuario desde la libreta de direcciones.



Distinguir nombres duplicados

En los entornos LDAP de Exchange y Domino, para distinguir los nombres duplicados mostrados sobre los campos de dirección (Remitente, Destinatario, Propietario, o Remitente o destinatario), realice uno de los siguientes pasos para ver el nombre para mostrar y el nombre completo.

◆ Pase el ratón sobre el nombre para ver información sobre herramientas.

Figura 136 Campos de dirección: nombres duplicados

◆ Haga doble clic en el nombre para abrir el cuadro de diálogo Información del usuario.

Figura 137 Información de usuarios: nombres duplicados



Búsqueda de archivos archivados mediante el campo Propietario


En esta sección, se describe cómo buscar elementos archivados mediante el campo de propietario.

Cuando selecciona Todos o el tipo de contenido Archivo en el campo Buscar, el campo de criterios de búsqueda Propietario está disponible.

En el caso de los archivos que se encuentran archivados, un propietario es la ruta UNC desde la cual se archivó originalmente el archivo.

Para usar el campo Propietario para buscar archivos archivados, utilice uno de los métodos siguientes:

◆ En el campo Propietario, escriba la ruta UNC desde la que se archivó el archivo.

◆ En el campo Propietario, seleccione una identidad que incluya la entrada Ubicación de archivo.

1. Haga clic en el icono de libreta de direcciones situado junto al campo Propietario.


2. En el campo Origen, seleccione Identidades.

3. Realice uno de los siguientes pasos en el campo Buscar:

– Para ver todas las identidades, deje en blanco el campo Buscar.

– Para filtrar identidades, escriba el nombre completo o parcial de la persona.


– Haga clic en Buscar.

– Con la selección en el campo Buscar, presione Intro.

5. Seleccione la identidad que incluya una ubicación de archivo.



Ejecución de búsquedas de dominio


Use búsquedas de dominio para encontrar correos electrónicos enviados a dominios externos o desde ellos mediante direcciones SMTP.

Para ejecutar una búsqueda en un dominio, utilice uno o los dos campos de búsqueda siguientes:

◆ Dominio de remitente

◆ Dominio de destinatario

Estos campos no se muestran de manera predeterminada.

Al escribir manualmente un solo término de búsqueda en el campo Dominio de remitente o Dominio de destinatario, se genera una búsqueda CONTIENE (parcial). Se devolverán los mensajes con direcciones que contengan el dominio especificado.

Los campos de búsqueda de dominio están disponibles para los siguientes tipos de elemento que se pueden seleccionar en el campo Buscar: Mensaje de correo electrónico, Tarea, Solicitud de tarea, Otro, Elemento de calendario (Reunión, Cita, Aviso), Mensaje instantáneo , Informes (Informe de entrega, Informe de lectura, Otro informe).

Puede utilizar los campos de dominio con cualquier otro campo de criterios de búsqueda, incluido el campo Expresión de búsqueda.

Requisitos previos de búsquedas de dominio

Las búsquedas de dominio requieren que el contenido de la búsqueda esté indexado por texto completo en el archivo. El administrador del sistema SourceOne configura la indexación de texto completo.

En las propiedades de búsqueda, no tiene que activar la opción Búsqueda en índices de texto completo. Cuando se especifican criterios de búsqueda de dominios, se aplica automáticamente una búsqueda de índices de texto completo.

Consideraciones y limitaciones de búsquedas de dominio


Revise las consideraciones y limitaciones de las búsquedas de dominio.

◆ Los campos de búsqueda de dominio son compatibles con la entrada manual solamente. No puede seleccionar direcciones de una libreta de direcciones.

◆ Escriba solo la parte de dominio de una dirección de correo electrónico. No escriba ninguna parte del nombre de usuario ni el carácter “@”. Un término de búsqueda de dominio no válido no producirá un mensaje de error, pero generará resultados de búsqueda no deseados o incompletos.

◆ El operador No contiene (-) no es compatible en los campos Dominio de remitente y Dominio de destinatario.

Ejecución de búsquedas de dominio 213


◆ Las búsquedas de dominio de remitentes y destinatarios en mensajes incorporados no son compatibles.

◆ La cantidad total máxima de direcciones permitidas en una búsqueda de dominio en archivos nativos de EMC SourceOne es 700.000. Si los términos de búsqueda de dominio especificados superan este límite, aparece el siguiente mensaje de error:

Los criterios de búsqueda de dominios especificados arrojaron una consulta que es demasiado extensa para poder ejecutarse.

Si se especifican varios dominios, ya sea manualmente o mediante comodines, intente desglosar la búsqueda en varias búsquedas más pequeñas para obtener el resultado deseado.

◆ Las búsquedas de dominio pueden demorar mucho tiempo en ejecutarse. Pruebe búsquedas de dominio en un pequeño rango de fechas, incluso un solo día, para calcular el tiempo de ejecución antes de realizar una búsqueda de un rango de fechas completo.

◆ Búsquedas de dominio en archivos de EmailXtender:

• Son compatibles solo con índices generados por EmailXtender 4.3 o posterior.

• Están sujetas a limitaciones de EmailXtender. Al ejecutar búsquedas de dominio de SourceOne en un archivo de EmailXtender, las restricciones que se aplican a los campos Remitente y Destinatario en el plug-in de búsqueda de EmailXtender también se aplican a los campos Dominio de remitente y Dominio de destinatario en SourceOne.

Las siguientes combinaciones de búsqueda de campos de dominio no son compatibles en búsquedas de SourceOne en archivos de EmailXtender:

– Campo Destinatario y campo Dominio de destinatario

– Campo Remitente o destinatario y campo Dominio de destinatario

– Campo Dominio de destinatario y campo Dominio de destinatario

– Campo Remitente y campo Dominio de remitente

– Campo Remitente o destinatario y campo Dominio de remitente

– Campo Dominio de remitente y campo Dominio de remitente

– Campo Propietario y campo Dominio de remitente

– Campo Propietario y campo Dominio de destinatario

Las siguientes combinaciones de búsqueda de campos de dominio son compatibles en búsquedas de SourceOne en archivos de EmailXtender:

– Campo Remitente y campo Dominio de destinatario

– Campo Destinatario y campo Dominio de remitente

◆ Las limitaciones en las búsquedas de dominio en archivos de EmailXtender también se aplican a los archivos de EmailXtender que se migraron con la utilidad de migración en el lugar (IPM).



◆ Se pueden buscar dominios, pero estos no se devuelven como información en los resultados de la búsqueda. Por ejemplo, si ejecuta una búsqueda con comodines válidos en un campo de dominio, la cuadrícula de resultados no incluye una columna que enumere los dominios coincidentes para cada resultado.

Especificación de varios términos de búsqueda en los campos de dominio

En esta sección, se describe cómo especificar varios términos de búsqueda en los campos de dominio.


Puede escribir varios términos de búsqueda en los campos de dominio. Utilice el delimitador de punto y coma (;) entre los términos de búsqueda.

Uso de comodines en búsquedas de dominio

En esta sección, se describe el uso de comodines en las búsquedas de dominio.


Nota: El uso de un comodín asterisco al principio de un término de búsqueda puede aumentar el tiempo de búsqueda.

Use el comodín asterisco para buscar:

◆ Los subdominios de un dominio

Por ejemplo: *dominio.com

◆ Subcadenas en un dominio

Por ejemplo:

• *dominio*

• *do*io*

◆ Extensiones de dominio

Por ejemplo: dominio.*

Ejemplos de búsquedas de dominio


Búsquedas de dominio válidas

Ejecución de búsquedas de dominio 215


En la tabla siguiente, se proporcionan ejemplos de búsquedas de dominio válidas.

Búsquedas de dominio no válidasEn la tabla siguiente, se proporcionan ejemplos de búsquedas de dominio no válidas.

Especificación de fechas


El campo Fecha es un campo de búsqueda predeterminado para todos los tipos de elemento, salvo para Contactos. Esta fecha representa la fecha "más significativa" para el tipo de elemento seleccionado en el campo Buscar.

En Discovery Manager Full Edition, en función del tipo de elemento seleccionado en el campo Buscar, se muestran campos de fecha adicionales para usar como criterios de búsqueda (por ejemplo, Fecha de envío, Fecha de inicio, Fecha de creación y Última fecha de modificación).

Nota: La fecha se muestra según el formato de fecha que se haya especificado en la configuración regional en el servidor de Discovery Manager.

Tabla 10 Ejemplos de búsquedas de dominio válidas

Entrada válida Coincidencias No coincide

dominio.com dominio.com sub.dominio.comotrodominio.com

*.dominio.com sub.dominio.comotrosub.dominio.com

dominio.comotrodominio.com

*dominio.* dominio.comdominio.netotrodominio.comsub.dominio.net

dominio2.com

dom*io*.* dominio.comdomino.net

otrodominio.com

Tabla 11 Ejemplos de búsquedas de dominio no válidas

Entrada no válida Motivo

[email protected] Cualquier parte del nombre de usuario no es válida. El carácter "arroba" (@) no es válido.

*[email protected] Cualquier parte del nombre de usuario no es válida. El carácter "arroba" (@) no es válido.

*@dominio.com El carácter "arroba" (@) no es válido.

@dominio.com El carácter "arroba" (@) no es válido.

-dominio.com El operador No contiene (-) no es válido.



Acerca de la búsqueda en fechas de mensajes de mensajes incorporados


En esta sección, se describe la búsqueda en fechas de mensajes de mensajes incorporados.

Debido a la manera en que el archivo nativo de EMC SourceOne indexa los mensajes por fecha, los resultados de búsqueda pueden ser inconsistentes si utiliza el campo Fecha para buscar mensajes incorporados en el archivo nativo.

El archivo nativo indexa las fechas de mensajes según la fecha del mensaje primario (el mensaje que contiene el mensaje incorporado). La fecha del mensaje incorporado se indexa únicamente bajo el mensaje primario, como si la fecha fuera texto del cuerpo.

Para estos ejemplos, suponga que los dos mensajes siguientes se encuentran en el archivo nativo:

◆ El Mensaje1 tiene la fecha de mensaje 2/1/08 y contiene un mensaje incorporado con la fecha 1/2/07.

◆ El Mensaje2 tiene la fecha de mensaje 1/1/08 y no contiene un mensaje incorporado.

Ejemplo 1

Si especifica El 1/1/08 en el campo Fecha, solo se devuelve el Mensaje2, que es el previsto.

Ejemplo 2

Si especifica El 1/2/07 en el campo Fecha, no se arrojan resultados. A pesar de que la fecha del mensaje incorporado es 1/2/07, el archivo nativo lo considera texto del cuerpo y no fecha del mensaje, por lo que no puede encontrarse utilizando el campo Fecha.

Procedimiento de especificación de una fecha o un rango de fechas

Siga los siguientes pasos para especificar una fecha o un rango de fechas.

1. En la primera parte del campo Fecha, seleccione una de las opciones siguientes:

• el: Se utiliza para especificar una fecha única. Cuando selecciona el operador el, no puede seleccionar una hora. El operador el busca entre las 12:00 a. m. y las 11:59:59 p. m. en la fecha especificada.

• el o después del: se utiliza para especificar la fecha de inicio de un rango de fechas abierto.

• el o antes del: Se utiliza para especificar la fecha de finalización de un rango de fechas abierto. Cuando selecciona el operador el o antes del:

Especificación de fechas 217


– La hora será 11:59 p. m.

– Al ejecutar la búsqueda, se añaden 59 segundos, de modo que la hora predeterminada es 11:59:59 p. m.

• entre: se utiliza para especificar un rango de fechas cerrado. Cuando selecciona el operador entre, los valores predeterminados son:

– Comienzo en la fecha de hoy a las 12:00 a. m.

– Finalización en la fecha de hoy a las 11:59:59 p. m.

A pesar de que los segundos no se encuentran disponibles para la selección, se añaden 59 segundos a la hora de finalización.

2. En la segunda parte del campo Fecha, haga clic en la flecha desplegable y, a continuación, seleccione una fecha del calendario.

El valor predeterminado es la fecha de hoy. La fecha mínima es 1 de enero de 1970. La fecha máxima es 1 de enero de 2038.

Si especifica una fecha no válida, la fecha recupera su valor original al hacer clic en Buscar.

Nota: No se le impide crear una búsqueda ilógica que nunca pueda devolver resultados.Por ejemplo, supongamos que busca mediante dos campos de fecha, con un campo configurado en el o después de mañana y el otro campo en el o antes de ayer. No hay coincidencias posibles, de modo que no se devolverán resultados.En el caso de búsquedas de rangos, EMC recomienda el uso de búsquedas de indexación de texto completo.

Especificación del tamaño de un elemento


Siga los siguientes pasos para especificar el tamaño de un elemento.

1. En la primera parte del campo Tamaño, seleccione una de las opciones siguientes:

• es igual a: Se utiliza para especificar un tamaño.

• mayor que: Se utiliza para especificar el tamaño más pequeño de un rango de tamaño abierto.

• menor que: se utiliza para especificar el tamaño más grande para un rango de tamaño abierto.

2. En la segunda parte del campo Tamaño, escriba un tamaño en bytes.

Realice los siguientes pasos para especificar un rango entre dos tamaños:

1. Añada otro campo Tamaño.

2. En el primer campo Tamaño, seleccione mayor que y especifique el tamaño más pequeño.

3. En el segundo campo Tamaño, seleccione menor que y especifique el tamaño más grande.



Uso de "Error de indexación" y "Cualquier contenido no indexado"


La búsqueda no solo busca y devuelve el contenido que se ha indexado, sino que también busca elementos que no se pueden indexar. Los resultados de búsqueda pueden incluir:

◆ Elementos que estaban indexados.

◆ Elementos que coinciden con los criterios de propiedad, pero que no se pudieron indexar debido al cifrado (por ejemplo, el cuerpo de un mensaje cifrado).

◆ Elementos que coinciden con los criterios de propiedad, pero que cuentan con adjuntos que no se pudieron indexar debido al cifrado o la protección con contraseña.

◆ Elementos (y sus adjuntos) que coinciden con los criterios de propiedad, pero que no se pudieron indexar debido a un error de indexación.

Para buscar elementos que no se pueden indexar, utilice uno de los siguientes campos de búsqueda:

◆ Cualquier contenido no indexado: se establece en Verdadero para buscar elementos que no se pueden indexar por cualquier motivo (protección por contraseña o cifrado, o errores de indexación).

◆ Error de indexación: se establece en Verdadero para buscar elementos que no se pudieron indexar debido únicamente a errores de indexación y no a causa de la protección por contraseña o cifrado.

Búsqueda en metadatos personalizados


Los metadatos son información asociada con el mensaje que no forma parte del mensaje mismo. Los metadatos personalizados son información específica del sitio. Por ejemplo, un número de contrato o una ID de empleado podría estar asociado a un mensaje. Los metadatos personalizados ayudan a buscar mensajes específicos. Es posible que se hayan aplicado metadatos personalizados durante el almacenamiento o procesamiento posterior.

Uso de "Error de indexación" y "Cualquier contenido no indexado" 219


Puede buscar mensajes según los dos tipos de metadatos personalizados que pueden asociarse a un mensaje: metadatos de ruta y de mensaje.

Búsqueda en metadatos de ruta personalizados

En esta sección, se describen los metadatos de ruta.

◆ Los metadatos de ruta se refieren al propietario, el remitente o el destinatario del mensaje. Por ejemplo, el ID de empleado.

◆ Ya se ha aplicado a mensajes en SourceOne, no en Discovery Manager.

En Discovery Manager Full Edition, un administrador de identidades puede añadir metadatos de ruta como un elemento de identidad a un registro de identidad para que los metadatos de ruta se incluyan de manera automática como criterios de búsqueda.

Realice los siguientes pasos para realizar búsquedas en metadatos de ruta.

1. Haga clic en el icono de la libreta de direcciones del campo Destinatario o Remitente.

2. En la esquina superior derecha del cuadro de diálogo Libreta de direcciones, seleccione Metadatos del campo Origen.

Figura 138 Libreta de direcciones: origen: metadatos (ruta)

La libreta de direcciones se actualiza para mostrar los campos de metadatos.



Figura 139 Libreta de direcciones: campos de metadatos

3. En el campo Nombre del campo, seleccione el campo de metadatos de ruta sobre el cual se debe realizar la búsqueda.

4. En el campo Comparación, seleccione una de las condiciones siguientes:

• Igual a

• No equivale a

5. En el campo Valor, ingrese el valor para los metadatos.

6. Realice uno de los pasos que se describen a continuación para añadir criterios de búsqueda de metadatos a la lista:

• Haga clic en Añadir.

• Con la selección en el campo Valor, presione Intro.

Un icono de embudo indica una entrada de metadatos.

7. Repita los pasos del 3 al 6 para cada campo de metadatos que desee especificar.

8. Para cerrar la Libreta de direcciones, realice uno de los pasos que se describen a continuación:



La información de la Libreta de direcciones aparece sobre el campo de dirección, en el área de criterios de búsqueda de la ventana de Discovery Manager.

Búsqueda en metadatos del mensaje personalizados


Metadatos del mensaje personalizado:

◆ Es información acerca del mensaje.

◆ Ya se ha aplicado a mensajes en SourceOne, no en Discovery Manager.

Búsqueda en metadatos personalizados 221


Siga los siguientes pasos parar realizar búsquedas en metadatos del mensaje personalizados.

1. Añada el campo de búsqueda Metadatos.

Figura 140 Criterios de búsqueda: campo de metadatos

2. En el primer campo, seleccione los metadatos del mensaje sobre los cuales se debe realizar la búsqueda.

3. En el segundo campo, escriba el valor sobre el cual se debe realizar la búsqueda.

Búsqueda en valores de metadatos múltiplesEn esta sección, se describe la búsqueda en valores de metadatos múltiples.

◆ Para buscar en valores múltiples, incluya un espacio entre cada par de valores.

◆ Los valores de metadatos múltiples en el mismo campo se unen mediante el criterio OR.

Por ejemplo, la siguiente entrada se usa para buscar coincidencias que no contengan 12345, que contengan 45678, que terminen en 23 o que comiencen con 32.

-12345 45678 *23 32*

Figura 141 Ejemplo de búsqueda en metadatos de un mensaje

◆ Para unir metadatos de un mensaje con AND, añada otro campo de metadatos al área de criterios de búsqueda.

Por ejemplo, suponga que el sitio asocia un número de contrato y un número de siniestro con cada mensaje. Para buscar en ambas partes de metadatos, añada dos campos de metadatos, uno para el número de contrato y otro para el número de siniestro.

Eliminación de valores de todos los campos de búsqueda


Realice los siguientes pasos para borrar valores de todos los campos de búsqueda en una búsqueda que aún no se ha ejecutado, incluido el campo de palabra clave:

1. Haga clic en la flecha desplegable situada junto al campo de palabra clave.

2. Seleccione Limpiar valores de criterios del menú desplegable.



Figura 142 Limpiar valores de criterios

Eliminación de valores de todos los campos de búsqueda 223

CAPÍTULO 10Utilizar el campo Expresión de búsqueda


◆ Introducción ......................................................................................................... 226◆ Añadir el campo Expresión de búsqueda............................................................... 226◆ Mejores prácticas del campo Expresión de búsqueda ........................................... 226◆ Utilizar el operador de proximidad en el campo Expresión de búsqueda................ 226◆ Utilizar operadores booleanos en el campo Expresión de búsqueda...................... 227◆ Utilizar el operador de fusión de tiempo verbal en el campo Expresión de

búsqueda ................................................................................................. 228◆ Utilizar comodines en el campo Expresión de búsqueda ....................................... 229◆ Especificar varias palabras en el campo Expresión de búsqueda ........................... 230◆ Prioridad de los operadores en el campo Expresión de búsqueda ......................... 230◆ Utilización de paréntesis en el campo Expresión de búsqueda .............................. 231◆ Utilizar comillas en el campo Expresión de búsqueda ........................................... 232◆ Búsqueda de palabras reservadas ........................................................................ 232◆ Caracteres de búsqueda ....................................................................................... 233

Nota: El campo Expresión de búsqueda está disponible en ambas ediciones de Discovery Manager.

Utilizar el campo Expresión de búsqueda 225

Utilizar el campo Expresión de búsqueda

Introducción


Utilice el campo Expresión de búsqueda para realizar búsquedas indexadas de texto completo en el asunto, cuerpo o datos adjuntos de correos electrónicos archivados utilizando expresiones de búsqueda complejas.

Puede utilizar combinaciones de:

◆ operador de proximidad

◆ operadores booleanos

◆ operador de fusión de tiempo verbal

◆ comodines

◆ paréntesis

Añadir el campo Expresión de búsqueda


Cuando añade el campo Expresión de búsqueda, todos los demás campos de búsqueda están desactivados, excepto los campos de dirección, fecha y dominio. Los campos Remitente, Destinatario, Propietario, Remitente o destinatario, Fecha, Dominio de destinatario y Dominio de remitente no están desactivados.

Para añadir el campo Expresión de búsqueda, selecciónelo en el menú desplegable Agregar criterios.

Mejores prácticas del campo Expresión de búsqueda


La creación de expresiones de búsqueda complejas requiere un conocimiento completo de los procesos de indexación y búsqueda. Cree y pruebe expresiones de búsqueda término a término para asegurarse de que funcionen según lo previsto.

Nota: Debe escribir la expresión de búsqueda entre paréntesis.

Utilizar el operador de proximidad en el campo Expresión de búsqueda


Utilice el operador de proximidad para buscar elementos en los que ambos términos se encuentren en el mismo párrafo. El orden de aparición en el párrafo no es relevante.



Use las siguientes variaciones del operador de proximidad NEAR BY entre pares de términos de búsqueda en una expresión de búsqueda:

◆ //: busca elementos en los que los dos términos de búsqueda aparecen en el mismo párrafo.

◆ /n/: busca elementos en los que los dos términos de búsqueda aparecen con una separación de un número especificado de palabras (n) en el mismo párrafo.

◆ /n,m/: busca elementos en los que los dos términos de búsqueda aparecen con una separación de un rango de palabras (no menor que n palabras y no mayor que m palabras) en el mismo párrafo.

Ejemplos del operador de proximidad en el campo Expresión de búsqueda


En la tabla siguiente, se proporciona un ejemplo del operador de proximidad en el campo de expresión de búsqueda.

Utilizar operadores booleanos en el campo Expresión de búsqueda


Use los siguientes operadores booleanos entre pares de términos de búsqueda en una expresión de búsqueda.

◆ AND: Busca solo aquellos elementos que contienen ambos términos de búsqueda.

◆ OR: Busca elementos que contienen uno o ambos términos de búsqueda.

◆ NOT: Busca elementos en los que aparece el primer término de búsqueda, pero no el segundo.

Nota: Las palabras AND, OR y NOT son palabras reservadas en EMC SourceOne.

Tabla 12 Ejemplos del operador de proximidad en el campo Expresión de búsqueda

Expresión de búsqueda Resultados

comercio // cerrado Busca elementos que contengan tanto comercio como cerrado, en el mismo párrafo.

comercio /5/ cerrado Busca elementos que contengan tanto comercio como cerrado, en los que los términos de búsqueda aparezcan con una separación de 5 palabras en el mismo párrafo.

comercio /5,10/ cerrado

Busca elementos que contengan tanto comercio como cerrado, en los que los términos de búsqueda aparezcan con una separación de 5 a 10 palabras en el mismo párrafo.

Utilizar operadores booleanos en el campo Expresión de búsqueda 227


Ejemplos de operadores booleanos en el campo Expresión de búsqueda


En la tabla siguiente, se proporciona un ejemplo de operadores booleanos en el campo de expresión de búsqueda.

Para controlar el orden en el que los operadores son procesados en las expresiones de búsqueda, utilice paréntesis.

Utilizar el operador de fusión de tiempo verbal en el campo Expresión de búsqueda


Use el operador de fusión de tiempo verbal (~) en expresiones de búsqueda para buscar variantes de la raíz de un verbo que empieza o acaba con la misma raíz.

◆ Rastrear la fusión implica utilizar un ~ al final de una palabra.

◆ Dirigir la fusión implica utilizar un ~ al principio de una palabra.

Nota: Aunque puede utilizar la fusión de tiempo verbal, debe utilizar el carácter comodín (*) en su lugar porque es más simple y previsible.

Ejemplos del operador de fusión de tiempo verbal en el campo Expresión de búsqueda


Tabla 13 Ejemplos de operadores booleanos en el campo Expresión de búsqueda

Expresión de búsqueda Resultado

comercio AND cerrado

Busca elementos que contengan las palabras comercio y cerrado.

Nota: Especificar comercio cerrado como una expresión de búsqueda no busca elementos en los que aparezcan las palabras comercio y cerrado. Solo devuelve elementos que incluyan la frase exacta comercio cerrado.

comercio AND cerrado AND gestión

Busca elementos que contengan las palabras comercio y cerrado y gestión.

comercio OR cerrado Busca los elementos que contienen la palabra comercio o la palabra cerrado. También busca mensajes que contengan ambas palabras.

comercio OR cerrado OR gestión

Busca elementos que contengan la palabra comercio o la palabra cerrado o la palabra gestión, o cualquier combinación de las tres palabras.

comercio NOT cerrado

Busca elementos que contengan la palabra comercio, pero que no contengan la palabra cerrado.



En esta sección, se muestra un ejemplo de un operador de fusión de tiempo verbal en el campo de expresión de búsqueda.

Utilizar comodines en el campo Expresión de búsqueda


Puede utilizar el carácter comodín asterisco (*) en expresiones de búsqueda para buscar variantes de una palabra. El comodín asterisco busca cualquier número de caracteres significativos.

Nota: Solo se admite el asterisco como comodín. No utilice otros caracteres reservados (como signos de pregunta) como comodines en un término de búsqueda; de lo contrario, es posible que se obtengan resultados no intencionados.

Puede utilizar un comodín asterisco:

◆ Al final de una palabra: Busca todas las palabras que empiezan con las letras especificadas.

◆ Al principio de una palabra: Busca todas las palabras que acaban con las letras especificadas.

Nota: Utilizar comodines asterisco al principio de las palabras puede aumentar el tiempo de búsqueda.

Mejores prácticas de los comodines asterisco en el campo Expresión de búsqueda


Consulte las siguientes mejores prácticas para obtener información sobre comodines asteriscos en el campo de expresión de búsqueda.

Realice búsquedas lo más concretas posibles al utilizar comodines asterisco.

Tabla 14 Ejemplos del operador de fusión de tiempo verbal en el campo Expresión de búsqueda


gesti~ Busca elementos que contengan variantes del verbo gestionar. Por ejemplo, se devolverán los elementos que contengan gestionado y gestionando.

~instalar Busca elementos que contengan palabras que tienen instalar como la raíz final del verbo. Por ejemplo, se devolverán los elementos que contengan desinstalar y reinstalar.

gesti~ AND herramientas

Busca elementos que contengan tanto herramientas como cualquier variante del verbo gestionar.

Utilizar comodines en el campo Expresión de búsqueda 229


Cuando realice una búsqueda que incluya el carácter comodín asterisco, evite realizar búsquedas con comodín que no estén delimitadas de alguna manera, ya que estas búsquedas pueden tardar mucho tiempo en finalizar. Por ejemplo, buscar en todos los datos adjuntos para todos los usuarios y para todos los períodos de tiempo, llevará mucho tiempo para que finalice.

Una búsqueda concreta es más eficiente y finaliza antes de tiempo. Si utiliza comodines asterisco en el campo Expresión de búsqueda, utilice también los campos Remitente, Destinatario y Fecha del mensaje para acotar el alcance de la búsqueda.

Especificar varias palabras en el campo Expresión de búsqueda


Puede buscar frases exactas mediante la creación de expresiones de búsqueda que contengan un máximo de 16.000 caracteres.

No tiene que escribir las frases entre comillas simples o dobles, pero si lo hace es correcto.

Los caracteres de puntuación se tratan como espacios en blanco.

Ejemplos de varias palabras en el campo Expresión de búsqueda


En esta sección, se muestra un ejemplo de uso de varias palabras en el campo de expresión de búsqueda.

Prioridad de los operadores en el campo Expresión de búsqueda


La prioridad de los operadores determina el orden en el que se procesan las expresiones de búsqueda complejas.

Para las expresiones de búsqueda que incluyen más de un término de búsqueda, las palabras y operadores se procesan de la siguiente manera.

1. Frases

Tabla 15 Ejemplos de varias palabras en el campo Expresión de búsqueda


buscar un nuevo broker Busca elementos que contengan la frase exacta.

abc def Busca elementos que contengan abc def, pero no abcdef.

a b c Busca elementos que contengan a b c, pero no abc.

consej* financiero Busca elementos que contengan consejo financiero, consejero financiero.



2. // (operador de proximidad NEAR BY)

3. AND OR NOT (operadores booleanos)

Cuando una expresión de búsqueda contiene varios operadores con la misma prioridad, el sistema procesa los operadores de izquierda a derecha.

Para anular el orden de prioridad, utilice paréntesis.

Utilización de paréntesis en el campo Expresión de búsqueda


Utilice paréntesis en las expresiones de búsqueda para agrupar términos de búsqueda y operadores, para anular el orden de prioridad. Los paréntesis cambian la forma en la que se interpreta la expresión y afectan a los resultados.

Nota: Encierre la expresión de búsqueda entre paréntesis, especialmente al utilizar el campo Expresión de búsqueda junto con un campo de búsqueda de dirección.

Ejemplos:

◆ Al utilizar un operador booleano entre dos palabras, encierre la expresión completa entre paréntesis:

(corporativo OR corp)

◆ Al utilizar un operador booleano entre dos palabras, encierre cada frase entre paréntesis y encierre la expresión completa entre paréntesis:

((identidad corporativa) OR (ident corp))

Ejemplos de paréntesis en el campo Expresión de búsqueda

En la tabla siguiente, se proporcionan ejemplos de paréntesis en el campo de expresión de búsqueda.


Tabla 16 Ejemplos de paréntesis en el campo Expresión de búsqueda


(comercio AND (cerrado OR gestión)) Busca elementos que contengan las palabras comercio y cerrado. También busca elementos que contienen las palabras comercio y gestión.

(fiduciario /5/ (Acme OR Global)) Busca elementos que contengan tanto fiduciario como Acme o tanto fiduciario como Global, en los que los términos aparecen con una separación de 5 palabras en el mismo párrafo.

Utilización de paréntesis en el campo Expresión de búsqueda 231


Utilizar comillas en el campo Expresión de búsquedaEn la sección siguiente, se describe el uso de comillas en el campo de expresión de búsqueda.


Comillas en términos de búsqueda no anidados

En el campo Expresión de búsqueda, las opciones para los términos de búsqueda no anidados son las siguientes.

◆ Las comillas son opcionales.

◆ Puede utilizar comillas dobles o simples en una expresión de búsqueda para que la expresión sea más fácil de leer.

Los siguientes ejemplos de términos de búsqueda no anidados producen los mismos resultados:

◆ (“John Doe” AND “Ventas T1”)

◆ (John Doe AND Ventas T1)

Comillas en términos de búsqueda anidados

En el campo Expresión de búsqueda, el uso correcto de las comillas en los términos de búsqueda anidados depende de en cuál de los siguientes archivos se realiza la búsqueda desde SourceOne.

◆ Caso 1: Solamente el archivo de SourceOne

◆ Caso 2: El archivo de SourceOne y el archivo de EmailXtender en coexistencia

◆ Caso 3: Solamente el archivo de EmailXtender, que está en coexistencia

En los casos 2 y 3, no se deben utilizar comillas en los términos de búsqueda anidados. De lo contrario, se produce un error.

El siguiente ejemplo de términos de búsqueda anidados funciona correctamente en los tres casos:

◆ (John Doe OR (Mary Smith AND Ventas T1))

El siguiente ejemplo de términos de búsqueda anidados produce un error en los casos 2 y 3, pero funciona correctamente en el caso 1:

◆ (“John Doe” OR (“Mary Smith” AND “Ventas T1”))

Búsqueda de palabras reservadas




En determinadas operaciones de búsqueda, SourceOne no trata algunas palabras en los criterios de búsqueda como texto ordinario, lo que puede derivar en resultados de búsqueda no intencionales. El término palabras reservadas se aplica a estas palabras que utilizan los programas de software para realizar funciones específicas.

Para que SourceOne trate a una palabra reservada como texto ordinario, escriba antes de la palabra un carácter insignificante, como una comilla simple. Por ejemplo, para que SourceOne trate al operador booleano AND como un texto ordinario en inglés, escriba antes de la palabra una comilla simple:

’and

La siguiente lista contiene palabras reservadas y su categoría correspondiente que necesitan de un carácter insignificante delante para que SourceOne los procese como texto ordinario:

◆ AFTER. Palabra clave del rango.

◆ AND. Operador booleano.

◆ BEFORE. Palabra clave del rango.

◆ BODYONLY. Palabra clave de posición.

◆ BUTNOT. Operador booleano.

◆ CONTAINS. Palabra clave de posición.

◆ ESPIN. Palabra clave de posición.

◆ EXCEPT. Operador booleano.

◆ FILENAME. Palabra clave de posición.

◆ GE. Palabra clave del rango.

◆ IN. Operador de posición.

◆ LABEL. Operador de posición.

◆ LE. Palabra clave del rango.

◆ METAONLY. Palabra clave de posición.

◆ NOT. Operador booleano.

◆ OR. Operador booleano.

◆ TO. Palabra clave del rango.

◆ XOR. Operador booleano.

Nota: SourceOne solo admite el uso de las palabras reservadas AND, NOT y OR como operadores en los criterios de búsqueda. Debe escribir un carácter insignificante delante de todas las palabras reservadas.

Caracteres de búsqueda


Caracteres de búsqueda 233


EMC SourceOne no indexa algunos caracteres, por lo que no podrá buscarlos. Otros caracteres son reservados para EMC SourceOne. No busque esos caracteres, de lo contrario, podría obtener resultados no deseados.

Caracteres indexados con los que se pueden realizar búsquedas


En la sección siguiente, se describen los caracteres que están indexados que son compatibles con las búsquedas.

Caracteres básicosLos caracteres básicos siempre se indexan.

Los caracteres básicos son los siguientes:

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y zA B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z

Caracteres significativosLos caracteres significativos se indexan como caracteres alfanuméricos estándar. Puede hacer búsquedas con estos caracteres si están incluidos en una palabra o si una palabra está formada únicamente por ellos.

Los caracteres significativos son los siguientes:

$ % & - 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 @ _ Š Œ š œ Ÿ À Á Â Ã Ä Å Æ Ç È É Ê Ë Ì Í Î Ï Ð Ñ Ò Ó Ô Õ Ö Ø Ù Ú Û Ü Ý Þ ß à á â ã ä å æ ç è é ê ë ì í î ï ð ñ ò ó ô õ ö ø ù ú û ü ý þ ÿ

Caracteres no indexados con los que no se pueden realizar búsquedas


En la sección siguiente, se describen los caracteres que no están indexados que no son compatibles con las búsquedas.

Caracteres no significativosSourceOne no indexa caracteres no significativos y elimina automáticamente los caracteres no significativos de una cadena de búsqueda.

Los caracteres no significativos son los siguientes:

' ` ‘ ’

Si existe un carácter no significativo entre dos palabras clave, SourceOne trata el carácter no significativo como un espacio e indexa las dos palabras clave por separado, no como una sola cadena.

SourceOne trata la cadena hola’prueba como hola prueba. Una búsqueda de palabra clave de hola o prueba muestra la cadena hola’prueba en los resultados de búsqueda.



PuntuaciónLos caracteres de puntuación no están indexados, ya que se tratan como espacios en blanco. El punto se trata como un carácter de puntuación y produce los mismos resultados de búsqueda que otros caracteres de puntuación a menos que el punto esté dentro de una palabra. En ese caso, se trata como un carácter alfanumérico.

Los caracteres de puntuación son los siguientes:

< > ( ) { } [ ] | \ , ; : "

Símbolos matemáticosNo están indexados los símbolos matemáticos, incluidos los símbolos siguientes.

∂ ∆ ∏ ∑ − ⁄ · √ ∞ ∟ ∩ ∫ ≈ ≠ ≡ ≤ ≥

Caracteres reservados


Los caracteres reservados tienen un significado especial en EMC SourceOne. El uso de cualquiera de estos caracteres de forma no intencionada en una búsqueda puede producir resultados no deseados. Los caracteres reservados son los siguientes:

* ? ! ~ ( ) \\ // ... .. + ' / ` ‘ ’

El asterisco (*) es un carácter comodín.

En el campo expresión de búsqueda:

◆ El acento de nasalidad (~) es el operador de fusión de tiempo verbal.

◆ Los paréntesis se utilizan para agrupar términos de búsqueda y para cambiar el orden de prioridad del operador.

◆ Las dos barras (//) se utilizan como el operador de proximidad NEAR BY.

La barra diagonal (/) se considera un delimitador, es decir un carácter que no es ni significativo ni insignificante. Reemplace la barra diagonal con un espacio cuando especifique los criterios de búsqueda.

Caracteres de búsqueda 235

CAPÍTULO 11Revisión de contenido en materias


◆ Introducción ......................................................................................................... 238◆ Requisitos previos ................................................................................................ 238◆ Visualización de mensajes asignados a una materia estándar............................... 238◆ Aplicación de etiquetas a elementos..................................................................... 239◆ Asignación de custodias a elementos ................................................................... 242◆ Trabajo con búsquedas dentro de la materia ......................................................... 244◆ Eliminación de elementos de Revisión de materia ................................................. 252◆ Visualización del estado de acciones pendientes en Revisión de materia .............. 253

Nota: La revisión de materia (incluidos las custodias, las etiquetas y la asignación de mensajes a materias) está disponible en Discovery Manager Full Edition.

Revisión de contenido en materias 237

Revisión de contenido en materias

IntroducciónPara revisar el contenido de una materia, haga lo siguiente.

◆ Ver la lista de elementos asignados a una materia.

◆ Obtener una vista previa de los elementos y abrirlos.

◆ Aplicar y quitar etiquetas de elementos.

◆ Asignar y quitar custodias de elementos seleccionados.

◆ Realice una búsqueda en materia (buscar en el contenido asignado a la materia estándar).

◆ Elimine elementos de la materia estándar.

Nota: Para los resultados de revisión creados en versiones anteriores a Discovery Manager 7.0, se desconocen las carpetas de origen de las instancias de elementos que se han asignado a una materia. Se emplea un análisis de mejor esfuerzo de la información de búsquedas de recopilación de la materia para presentar los metadatos.


Requisitos previosPara revisar el contenido de una materia, debe tener el rol de investigador.


Visualización de mensajes asignados a una materia estándarEn la sección siguiente, se describe cómo visualizar mensajes asignados a una materia estándar.


Visualización de la lista de elementos asignados a una materia estándar

En el panel de navegación:



3. Expanda el nodo Revisión de materia.

4. Haga clic en el nodo Todos los elementos.



Figura 143 Revisión de materia: Todos los elementos

En el panel de trabajo se muestran todos los mensajes asignados a la materia.

Los elementos asignados a una materia estándar se deduplican automáticamente.

En la vista predeterminada, se muestra la información siguiente sobre cada elemento:

◆ Los metadatos básicos del elemento adecuados para el tipo de elemento.

◆ Las etiquetas y las custodias asignadas al elemento.

◆ Todos los tipos de elementos muestran una columna Estado.

Personalización de la visualización de la lista de elementos en Revisión de materia

En la sección siguiente, se describe cómo personalizar una lista de elementos en una revisión de materia.

Vista previa de elementos en Revisión de materia

El rol Investigador debe tener una vista previa de los elementos.

Para obtener una vista previa de un elemento, selecciónelo en la lista.

Si hay etiquetas y custodias asignadas a un elemento, se muestran en la sección de metadatos del panel de vista previa.

Apertura de elementos en Revisión de materia

Para abrir un elemento en Revisión de materia, haga doble clic en el elemento.

Aplicación de etiquetas a elementosPuede aplicar una etiqueta o más a un elemento para indicar los resultados de una revisión. Por ejemplo, puede aplicar la etiqueta Pertinente a un mensaje para indicar que el mensaje es relevante para la materia estándar.

Realice los siguientes pasos para aplicar etiquetas a los elementos.

1. Expanda el nodo Revisión de materia > Todos los elementos de la materia estándar.

2. Seleccione los elementos.

Nota: La revisión de materia y las etiquetas están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

Aplicación de etiquetas a elementos 239


Aplicar una etiqueta de revisión



• Haga clic con el botón secundario y seleccione Etiquetas > etiqueta.

Nota: En el menú de acceso directo, solo aparecen las primeras seis etiquetas. Para ver más etiquetas, haga clic en Todas las etiquetas.

Figura 144 Submenú de etiquetas en Revisión de materia

• Haga clic con el botón secundario y seleccione Etiquetas > Todas las etiquetas.

En el cuadro de diálogo Todas las etiquetas, seleccione etiquetas para aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

(Para seleccionar todas las etiquetas, seleccione la casilla de verificación Nombre).

Figura 145 Todas las etiquetas



Aparece la barra de progreso Agregando etiqueta a elementos. Las etiquetas aplicadas aparecen en el panel de vista previa cuando selecciona el elemento.

Figura 146 Etiquetas aplicadas que aparecen en el panel de vista previa

Especificación de una etiqueta de clic rápido

Después de que especifica una etiqueta de clic rápido, haga clic en un elemento seleccionado para aplicar dicha etiqueta a ese elemento. Discovery Manager guarda la etiqueta de clic rápido que usted especifica para que se encuentre disponible en futuras sesiones, hasta que la cambie. Las etiquetas de clic rápido se guardan por materia. Puede especificar una etiqueta de clic rápido distinta para cada materia estándar.

Nota: Por diseño, los nombres y las descripciones de las etiquetas predeterminadas que son de clic rápido no están localizadas para evitar que las etiquetas editadas se sobrescriban si cambia de paquete de idioma.

Realice los siguientes pasos para configurar una etiqueta de clic rápido.

1. Haga clic con el botón secundario en cualquier parte de la lista de elementos y seleccione Etiquetas > Establecer clic rápido.

Se abre el cuadro de diálogo Establecer clic rápido.


3. Seleccione una de las etiquetas en la lista desplegable.

Figura 147 Establecer clic rápido: etiquetas


La etiqueta de clic rápido es una tecla para cambiar de estado:

◆ Para aplicar la etiqueta de clic rápido a un elemento, haga clic en la columna Etiquetas correspondiente a ese elemento.

◆ Para eliminar la etiqueta de clic rápido de un elemento, haga clic en la columna Etiquetas correspondiente a ese elemento.

Aplicación de etiquetas a elementos 241


Eliminación de todas las etiquetas

Realice los siguientes pasos para borrar todas las etiquetas de los elementos seleccionados de una materia estándar.

1. Seleccione elementos.

2. Haga clic con el botón secundario en los elementos seleccionados y seleccione Etiquetas > Borrar etiquetas.

Asignación de custodias a elementos

Nota: Las custodias están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

Una custodia es un término de descubrimiento legal que hace referencia al propietario de un documento o de un elemento de evidencia. La custodia es única para un tipo específico de contenido/evidencia. Por ejemplo, una custodia de un mensaje de correo suele ser, aunque no siempre, el remitente o un destinatario de ese mensaje. El término “custodia” también puede aplicarse en el caso de un PST o de un correo electrónico archivado que se asigna a otro empleado. Por ejemplo, el empleado original abandona la empresa y su correo electrónico se asigna a otro empleado.

Puede aplicar una o varias etiquetas de custodia a los elementos seleccionados durante la revisión.

Nota: También puede asignar custodias al asignar resultados de búsqueda de recopilación a una materia.

Asignación de custodias

Realice los siguientes pasos para asignar custodias a elementos.

1. Expanda el nodo Revisión de materia > Todos los elementos de una materia estándar.


3. Haga clic con el botón secundario en los elementos seleccionados para mostrar un menú de acceso directo.

Figura 148 Asignación de custodias

4. Seleccione una de las siguientes opciones en el menú de acceso directo:

• Nombre de una custodia: aplica la custodia inmediatamente a los elementos seleccionados.



• Todas las custodias: abre el cuadro de diálogo Todas las custodias.

Nota: Los administradores de materias crean las custodias en Propiedades de materia.

Figura 149 Todos los custodias

Realice los siguientes pasos para seleccionar custodias en el cuadro de diálogo Todas las custodias:

a. Seleccione las casillas de verificación de las custodias que desea asignar.

b. Desactive las casillas de verificación de las custodias que no desea asignar.


Especificación de una custodia de clic rápido

Después de que especifica una custodia de clic rápido, haga clic en un elemento seleccionado para aplicar dicha custodia a ese elemento. Discovery Manager guarda la custodia de clic rápido que usted especifica para que se encuentre disponible en futuras sesiones, hasta que la cambie. Las custodias de clic rápido se guardan por materia. Puede especificar una custodia de clic rápido distinta para cada materia estándar.

Realice los siguientes pasos para configurar una custodia de clic rápido.

1. Haga clic con el botón secundario en cualquier parte de la lista de elementos y seleccione Custodias > Establecer clic rápido.

Se abre el cuadro de diálogo Establecer clic rápido.


3. Seleccione una de las custodias en la lista desplegable.

Asignación de custodias a elementos 243


Figura 150 Establecer clic rápido: custodias


La custodia de clic rápido es una tecla para cambiar de estado:

◆ Para aplicar la custodia de clic rápido a un elemento, haga clic en la columna Custodias correspondiente a ese elemento.

◆ Para eliminar la etiqueta de clic rápido de un elemento, haga clic en la columna Custodias correspondiente a ese elemento.

Eliminación de todas las custodias

Siga los siguientes pasos para borrar todas las custodias de los elementos seleccionados de una materia estándar.

1. Seleccione elementos

2. Haga clic con el botón secundario en los elementos seleccionados y seleccione Custodias > Borrar custodias.

Trabajo con búsquedas dentro de la materia

Nota: Las búsquedas dentro de la materia (búsquedas de revisión) están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

Para filtrar la lista de elementos ya asignados a una materia estándar, puede realizar una búsqueda dentro de la materia.

La creación de una búsqueda dentro de la materia en el nodo Revisión de materia es similar a la creación de una búsqueda de recopilación en el nodo Área de recopilación. También puede crear carpetas de organización para búsquedas dentro de la materia.

Nota: Existen algunas diferencias entre búsquedas dentro de la materia y búsquedas de recopilación.

Consideraciones y limitaciones de las búsquedas dentro de la materia

A continuación, se describen las consideraciones y las limitaciones de las búsquedas dentro de la materia:



◆ Los campos en los cuales puede realizar búsquedas dependen de si la materia estándar tiene una carpeta de retención asociada o no.

◆ Es posible que se produzca un retraso al indexar los elementos de una carpeta de retención, lo que puede afectar los resultados de la búsqueda.

◆ Antes de ejecutar una búsqueda de revisión en una carpeta de retención, espere hasta que todos los elementos tengan el estado “En espera”. De lo contrario, obtendrá diferentes resultados de búsqueda cada vez que realice una.

◆ En el nodo Revisión de materia (a diferencia del nodo Área de recopilación), puede modificar una búsqueda que se ha ejecutado. Después de que se hayan asignado los elementos a la materia, no es necesario realizar un seguimiento de cada instancia de una búsqueda de revisión de materia para confirmar la cadena de custodia. Como resultado, las búsquedas en Revisión de materia no muestran subnodos para ocurrencias anteriores de la búsqueda.

Acerca de búsquedas dentro de la materia y carpetas de retención

Si una materia estándar tiene una carpeta de retención asociada, los campos sobre los cuales puede realizar la búsqueda son los mismos que para las búsquedas de recopilación. También están disponibles los campos Etiquetas, Excluir etiquetas, Custodias y Excluir custodias.

Si una materia no tiene una carpeta asociada, los campos sobre los cuales puede realizar la búsqueda están limitados a Etiquetas, Excluir etiquetas, Custodias, Excluir custodias y Fecha. Además, el campo ***Mostrar está configurado en Todos y no se puede cambiar.

Para que todos los campos estén disponibles en una búsqueda dentro de una materia estándar, esta última debe tener una carpeta de retención asociada y los elementos que se encuentren en esa carpeta deben estar indexados por texto completo.

EMC recomienda que el administrador de Email Management se asegure de que las carpetas de archivo de EMC SourceOne utilizadas para retención lega tengan indexación de texto completo.

Visualización de la lista de búsquedas dentro de la materia

Realice los siguientes pasos para ver la lista de búsquedas en materia existentes para una materia estándar.


2. Seleccione la materia.

3. Haga clic en el nodo Revisión de materia.

A continuación, se describe la información que se muestra para cada búsqueda en un nodo de revisión de materia.

◆ Nombre: nombre de la búsqueda de revisión

◆ Estado: estado de la búsqueda de revisión:

• Creado: No se ha ejecutado o calendarizado la ejecución de la nueva búsqueda.

• En espera: La búsqueda está esperando a iniciar el procesamiento de elementos.

Trabajo con búsquedas dentro de la materia 245


• En línea de espera: la búsqueda se ha puesto en línea de espera debido a una carga de back-end.

• En ejecución: La búsqueda está procesando elementos de forma activa.

• Suspendido: La búsqueda en ejecución se ha suspendido.

• Reanudando: La búsqueda suspendida se ha reanudado.

• Deteniendo: La búsqueda en ejecución está finalizando.

• Detenido: La búsqueda en ejecución ha finalizado.

• Detenido debido a los límites de la búsqueda: La búsqueda en ejecución ha finalizado porque se ha devuelto el número máximo de resultados de búsqueda.

• Incompleto: la búsqueda ha finalizado correctamente.

• Error: La búsqueda no se ha podido realizar correctamente.

• Eliminando: La búsqueda se está eliminando.

• Desconocido: el estado de la búsqueda es desconocido.

Nota: Para actualizar una cuadrícula, salga de la cuadrícula (por ejemplo, seleccione otro nodo de búsqueda) luego vuelva a ella.

◆ Fecha de creación: fecha y hora en que se creó la búsqueda de revisión.

◆ Elementos procesados: número total de elementos que se han devuelto en los resultados de búsqueda.

Creación de una búsqueda dentro de la materia

Realice los siguientes pasos para crear una búsqueda dentro de la materia.


2. Seleccione la materia estándar para la que desea crear una búsqueda en materia.


• Haga clic con el botón secundario en el nodo Revisión de materia y, a continuación, seleccione Nueva búsqueda.

• Haga clic en el nodo Revisión de materia y, luego, en el panel de cinta, haga clic en la pestaña Buscar/Exportar > Buscar.

• En el nodo Revisión de materia, haga clic con el botón secundario en una carpeta que se utiliza para organizar búsquedas y, luego, seleccione Nueva búsqueda.

Una búsqueda nueva denominada Nueva búsqueda aparece en el panel de navegación, bajo el nodo Revisión de materia.

4. Edite el nombre de la carpeta Nueva búsqueda bajo el nodo Revisión de materia y, luego, presione Intro.



5. En el panel de trabajo, especifique los criterios de búsqueda.

Utilización de carpetas para organizar las búsquedas de revisión

Para organizar las búsquedas de revisión, puede crear carpetas en el nodo Revisión de materia del panel de navegación.


◆ Son opcionales


Puede:



◆ Arrastrar y soltar búsquedas de una carpeta de organización a otra dentro de una materia:

• Puede arrastrar una búsqueda de recopilación de una carpeta a otra en el Área de recopilación.

• Puede arrastrar una búsqueda de revisión de una carpeta a otra en el área Revisión de materia.

• No puede arrastrar una búsqueda de recopilación desde el Área de recopilación hasta Revisión de materia ni una búsqueda de revisión desde Revisión de materia hasta el Área de recopilación.

• No puede arrastrar búsquedas de una materia a otra.

Nota: Las carpetas para organizar búsquedas de revisión están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

Creación de carpetas para organizar las búsquedas de revisión de materiaRealice los siguientes pasos para crear una carpeta para organizar las búsquedas de revisión, en el panel de navegación.





• Haga clic en el nodo Revisión de materia en el panel de navegación y, a continuación, seleccione la pestaña Materia > Nueva carpeta.

Si no hay ninguna carpeta de organización ni ninguna búsqueda, realice uno de los pasos que se describen a continuación:


– Haga clic en el panel de trabajo y, a continuación, presione Ctrl-F.



• Haga clic con el botón secundario en el nodo Revisión de materia y, a continuación, seleccione Nueva carpeta.

Una carpeta denominada Nueva carpeta aparece en el panel de navegación, en el nodo Revisión de materia.


Nota: No es necesario que los nombres de las carpetas de organización sean únicos dentro del área Revisión de materia de una materia.

5. Presione Intro.

Cambio de nombre de carpetas de organización de revisión de materiaRealice los siguientes pasos para cambiar el nombre de una carpeta utilizada para organizar las búsquedas de revisión.



2. Expanda la materia y el nodo Revisión de materia que contiene la carpeta a la que desea cambiar el nombre.



5. Presione Intro.

Eliminación de carpetas de organización de revisión de materiaRealice los siguientes pasos para eliminar una carpeta utilizada para organizar las búsquedas de revisión, en el panel de navegación.



2. Expanda la materia y el nodo Revisión de materia que contiene la carpeta que desea eliminar.


Nota: Puede eliminar carpetas de organización vacías. No puede eliminar carpetas de organización que contienen búsquedas.

Búsqueda en etiquetas

Puede asignar etiquetas a los elementos de Revisión de materia.



Nota: Las etiquetas y las búsquedas dentro de la materia (búsquedas de revisión) están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

Busque elementos que tengan etiquetas específicas asignadas utilizando el campo Etiquetas. También puede buscar elementos que no tengan asignadas etiquetas específicas utilizando el campo Excluir etiquetas.

Siga los siguientes pasos para buscar elementos en función de etiquetas.

1. Para añadir el campo de búsqueda Etiquetas o el campo de búsqueda Excluir etiquetas:

a. Haga clic en Añadir criterios.

b. Seleccione Etiquetas o Excluir etiquetas.

Nota: También puede cambiar un campo por otro.

2. En el campo Etiquetas o en el campo Excluir etiquetas:

a. Haga clic en el icono ubicado junto a la etiqueta del campo.

Figura 151 Campo Etiqueta y campo Excluir etiquetas

Aparece el cuadro de diálogo Todas las etiquetas.

b. Especifique las etiquetas:

– Seleccione las etiquetas sobre las cuales buscar.

– Anule la selección de las etiquetas que no desea buscar.

Figura 152 cuadro de diálogo Todas las etiquetas

c. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Todas las etiquetas.



Las etiquetas seleccionadas aparecen en el campo Etiquetas o en el campo Excluir etiquetas, según corresponda.

Nota: Varias etiquetas en el mismo campo Etiquetas o en el mismo campo Excluir etiquetas se unen automáticamente con el criterio OR. Para unir etiquetas con AND, añada más campos Etiquetas o Excluir etiquetas, como se describe en el paso 1. El campo Etiquetas y los campos Excluir etiquetas son solo de lectura. Para añadir o quitar etiquetas, consulte el paso 2.

Búsqueda en custodias

Nota: Las búsquedas dentro de la materia (búsquedas de revisión) y las custodias están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

Puede asignar custodias a los elementos en Revisión de materia.

Nota: También puede asignar custodias al asignar resultados de búsqueda de recopilación a una materia estándar.

Busque elementos que tengan custodias específicas asignadas utilizando el campo Custodias. Puede buscar elementos que no tengan asignados custodias específicas utilizando el campo Excluir custodias.

Complete los siguientes pasos para realizar búsquedas basadas en custodias.

1. Para añadir el campo de búsqueda Custodias o el campo de búsqueda Excluir custodias:

a. Haga clic en Añadir criterios.

b. Seleccione Custodias o Excluir custodias.

Nota: También puede cambiar un campo por otro.



2. En el campo Custodias o en el campo Excluir custodias:

a. Haga clic en el icono ubicado junto a la etiqueta del campo.

Figura 153 Campo Custodias y campo Excluir custodias

Aparecerá el cuadro de diálogo Todas las custodias.

b. Especifique las custodias:

– Seleccione las custodias sobre las cuales buscar.

– Anule la selección de las custodias que no desea buscar.

Figura 154 Cuadro de diálogo Todas las custodias

c. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Todas las custodias.

Las custodias seleccionadas aparecen en el campo Custodias o en el campo Excluir custodias, según corresponda.

Nota: Varias custodias en el mismo campo Custodias o en el mismo campo Excluir custodias se unen automáticamente con el criterio OR. Para unir custodias con AND, añada más campos Custodias o Excluir custodias, como se describe en el paso 1.El campo Custodias es de solo lectura. Para añadir o quitar custodias, consulte el paso 2.



Eliminación de elementos de Revisión de materia


Puede eliminar elementos de una materia estándar (por ejemplo, elementos que no son pertinentes).

La asignación de un elemento a una materia estándar cambia el elemento de no asignado a asignado o, en último término, a en espera. La eliminación de un elemento de una materia estándar lo coloca nuevamente en estado asignado y elimina el elemento de la carpeta de retención, si es que la materia estándar cuenta con una.

La eliminación de un elemento de una materia estándar no lo elimina de un conjunto de resultados de búsqueda.

Nota: Puede eliminar elementos que no tienen etiquetas, pero no puede eliminar un elemento que tenga una etiqueta. Si se seleccionan varios elementos y algunos de ellos tienen etiquetas, no se quitará de la materia estándar ningún elemento seleccionado. Elimine todas las etiquetas de un elemento antes de poder quitar el elemento de Revisión de materia.

Si elimina un elemento de una materia, el estado del elemento cambia a Eliminando. El elemento igualmente aparece en la lista, pero se muestra en gris, lo que indica que no está disponible. El menú contextual está deshabilitado para el elemento. No se puede abrir el elemento.

Es posible que pasen algunos minutos antes de que se eliminen los elementos del índice asociado con la carpeta de retención. Si ejecuta una búsqueda de índice de texto completo para buscar una revisión después de eliminar mensajes de una materia, pero antes se actualiza el índice, es posible que la búsqueda arroje resultados que incluyan los mensajes eliminados.

Realice los siguientes pasos para eliminar elementos de una revisión de materia.

1. En el área Mis materias del panel de navegación, expanda el nodo Revisión de materia > Todos los elementos de la materia estándar.


3. Haga clic con el botón secundario y, a continuación, seleccione Quitar resultados de materia en el menú de acceso directo.

4. En el mensaje de confirmación, realice uno de los pasos siguientes:

• Haga clic en Sí para confirmar la eliminación.

• Haga clic en No para cancelar la eliminación.

5. Si intenta eliminar un elemento que tiene etiquetas, aparecerá el siguiente error:

No es posible eliminar elementos con etiquetas aplicadas.




Visualización del estado de acciones pendientes en Revisión de materia


Para ver el estado de acciones pendientes para una materia estándar en Revisión de materia, consulte “Monitorización del estado de las operaciones para una materia” en la página 184.

Visualización del estado de acciones pendientes en Revisión de materia 253

CAPÍTULO 12Exportación de contenido y metadatos


◆ Introducción ......................................................................................................... 256◆ Tipos de contenido y contenedores de exportación ............................................... 257◆ Especificación de resultados para exportar ........................................................... 258◆ Especificación de la configuración de exportación................................................. 260◆ Acerca del procesamiento de la exportación.......................................................... 265◆ Visualización del estado de archivos pendientes para una materia ....................... 266◆ Visualización de información y contenido de exportación...................................... 266◆ Detención de una búsqueda en ejecución ............................................................. 289◆ Uso de carpetas para organizar exportaciones ...................................................... 289◆ Eliminación de una exportación ............................................................................ 291

Exportación de contenido y metadatos 255

Exportación de contenido y metadatos

IntroducciónUtilice Discovery Manager (Full Edition o Express Edition) para exportar contenido y metadatos archivados en respuesta a avisos legales o normativos, o a reclamaciones de política corporativa.

Puede realizar las siguientes tareas en Discovery Manager:

◆ Exportar todos los resultados o los resultados seleccionados de una búsqueda en el nodo Área de recopilación o, en Discovery Manager Full Edition, desde el nodo Revisión de materia.

◆ Exportar contenido, metadatos o ambos.

Nota: La edición completa de Discovery Manager 7.0 es compatible con EDRM XML 1.0 para correo electrónico y EDRM XML 1.2 para correo electrónico, archivos y SharePoint. EDRM XML 1.0 no es compatible en versiones posteriores.

◆ Especificar el destino del archivo exportado.

◆ Calendarizar una exportación.

Nota: La calendarización de exportaciones está disponible en Discovery Manager Full Edition.

◆ Eliminar duplicados.

◆ Dividir archivos de exportación por tamaño, custodia o ambos para los tipos de contenedor Nativo, PST y NSF.

Nota: La función Dividir por custodia está disponible en Discovery Manager Full Edition.

Consideraciones y limitaciones de la exportación en Discovery Manager Express Edition

Revise las limitaciones para la exportación en Discovery Manager Express Edition.

◆ Puede exportar contenido de correo electrónico archivado. No puede exportar archivos archivados ni contenido de SharePoint archivado.

◆ Puede exportar metadatos de correo electrónico al formato TSV. No puede exportar metadatos de correo electrónico al formato CSV ni al formato EDRM XML.

◆ Puede exportar correo electrónico a todos los tipos de contenedor (Nativo, NSF, PST y Sistema de archivos), según corresponda para el tipo de plataforma del elemento de correo electrónico.

◆ No puede calendarizar exportaciones.

◆ La opción Dividir por custodia no está disponible.



Tipos de contenido y contenedores de exportaciónPara exportar contenido combinado a archivos de contenedores nativos, seleccione Contenedor nativo como tipo de contenedor. Los elementos de correo de Exchange se exportan a PST. Los elementos de correo de Domino/Notes se exportan a NSF. Los mensajes SMTP (MIME) se exportan al sistema de archivos como mensajes .eml. Los archivos y los elementos de SharePoint se exportan al tipo de contenedor Sistema de archivos.

Nota: La exportación nativa usa un tipo de plataforma por elemento para dirigir el contenido al contenedor adecuado. Para los resultados de búsqueda cuya información de plataforma no esté disponible (búsquedas creadas antes de la versión 7.0, contenido basado en EmailXtender, etc.), es posible que observe una etapa de preprocesamiento en la exportación para cualquier registro, si la información de plataforma no se recopiló anteriormente de los archivos.

La tabla siguiente indica los tipos de contenedor válidos para cada tipo de contenido.

◆ "Sí" indica que el tipo de contenido se puede exportar a ese tipo de contenedor.

◆ "No" indica que el tipo de contenido no se puede exportar a ese tipo de contenedor y que se producirá un error.

◆ No se admite la exportación de elementos del calendario de Exchange a un archivo NSF de Domino. La exportación a contenedores no nativos puede crear objetos de baja fidelidad.

◆ Si exporta elementos de Domino/Notes a un contenedor PST, es posible que no se exporten todos los tipos de elemento. Ambas ediciones de Discovery Manager pueden convertir mensajes de Notes a formato PST para exportar.

◆ La exportación a contenedores no nativos puede crear objetos de baja fidelidad.

◆ No se pueden incluir elementos de IBM Lotus Domino en la salida para el tipo de contenedor Sistema de archivos.

Cuando se realiza una exportación al tipo de contenedor Sistema de archivos, los archivos conservan su nombre original. Las extensiones de nombres de archivo dependen del tipo de contenido:

◆ Los mensajes de Microsoft Exchange tienen el formato de archivo .msg como salida.

◆ Los archivos archivados usan la .extensión como salida.

Tabla 17 Tipos de contenedores válidos para cada tipo de contenido.

Tipo de contenido PST NSFSistema de archivos

Correo electrónico: Exchange Sí Sí* Sí

Correo electrónico: Domino Sí** Sí No

Correo electrónico: SMTP Sí Sí Sí

Archivos No No Sí

SharePoint No No Sí

Tipos de contenido y contenedores de exportación 257


◆ Los mensajes SMTP (MIME) tienen el formato de archivo .eml.

◆ Cada elemento de SharePoint tiene un formato de archivo .xml como salida, que es un BLOB de elemento de SharePoint, también denominado XML de SharePoint de SourceOne.

Especificación de resultados para exportarEn ambas ediciones de Discovery Manager, exporte los resultados desde una búsqueda actual o pasada en el nodo Área de recopilación.

En Discovery Manager Full Edition, también puede exportar resultados desde:

◆ Una búsqueda actual en el nodo Revisión de materia

◆ El nodo Todos los elementos en Revisión de materia




◆ No es posible exportar elementos de una búsqueda que aún está en ejecución. Hay que esperar a que finalice la búsqueda para poder exportar sus resultados.

◆ La opción de exportación a EDRM XML 1.0 y 1.2 está disponible en Discovery Manager Full Edition.

◆ La opción Dividir por custodia está disponible en Discovery Manager Full Edition.

◆ La opción Dividir por custodia no está disponible para las exportaciones desde las búsquedas de recopilación en el Área de recopilación.

◆ La opción Dividir por custodia está disponible solo cuando las dos condiciones siguientes son verdaderas:

• La materia estándar contiene custodias.

• Puede exportar desde una búsqueda de revisión en el área Revisión de materia o desde el área Revisión de materia > Todos los elementos.

• Seleccione el tipo de archivo de exportación Contenedor nativo, PST o NSF.

◆ De forma predeterminada, la sección Rutas y metadatos adicionales que puede mostrar para la vista previa de los mensajes no se exporta. Su administrador de Discovery Manager puede optar por permitir la exportación de esa información.

◆ Exportación de duplicados:

• Si muestra duplicados en los resultados de búsqueda de la recopilación, puede exportar los duplicados.

• Si no muestra duplicados en los resultados de la búsqueda de recopilación, los resultados se deduplican en los archivos de salida generados por la exportación. Los metadatos se consolidan para todas las instancias y, si el usuario elige exportarlos, se incluyen en la salida con la instancia seleccionada.



• En el área Revisión de materia, los resultados de la búsqueda siempre están duplicados.

Especificación de todos los resultados para exportar

Realice los siguientes pasos para exportar los resultados de búsqueda desde el área de recopilación o la revisión de materia.

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el nodo de búsqueda y, a continuación, seleccione Exportar todos los resultados.

Nota: No puede exportar todos los resultados en un paso desde el nodo Revisión de materia > Todos los elementos. Revisión de materia está disponible en Discovery Manager Full Edition.

Aparecerá el cuadro de diálogo Exportar.

2. Continúe en “Especificación de la configuración de exportación” en la página 260.

Selección de resultados para exportar

Realice los siguientes pasos para exportar los resultados seleccionados.

1. Muestre los resultados que desea seleccionar.

En ambas ediciones de Discovery Manager, los resultados pueden provenir de una búsqueda de recopilación. En Discovery Manager Full Edition, además, los resultados pueden provenir de una búsqueda de revisión (búsqueda en materia) o de la cuadrícula Todos los elementos.


2. Puede clasificar los resultados (por ejemplo, por etiqueta, custodia o fecha).

3. Seleccione los resultados que desea exportar, como se describe en la tabla siguiente:

• Un solo resultado: haga clic

• Múltiples resultados contiguos: presione Mayús y haga clic

• Múltiples resultados contiguos: presione Ctrl y haga clic

• Todos los resultados: presione Ctrl y A

• Todos los resultados desde la selección actual hasta el final del conjunto: Presione Mayús y Fin y haga clic

• Todos los resultados desde la selección actual hasta el principio del conjunto: Presione Mayús e Inicio y haga clic

4. Haga clic con el botón secundario en la cuadrícula y, a continuación, seleccione Exportar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Exportar.

Especificación de resultados para exportar 259


Especificación de la configuración de exportaciónEn el cuadro de diálogo Exportar, especifique el nombre, el tipo de contenedor, el tipo de metadatos y otra configuración para el archivo de exportación.

Puede optar por exportar solo contenido, solo metadatos o contenido y metadatos. La primera vez que abra el cuadro de diálogo Exportar, los valores predeterminados serán:

◆ Tipo de contenedor: Ninguno

◆ Tipo de metadatos: Ninguno

Figura 155 Valores predeterminados de exportación: Ninguno (tipo de contenido), Ninguno (tipo de metadatos)

Expanda la sección Opciones avanzadas para ver las opciones adicionales. Las opciones disponibles dependen del tipo de contenedor y del tipo de metadatos que seleccionó.

Figura 156 Ejemplo: exportar a contenedor y metadatos, opciones avanzadas

Realice los siguientes pasos para especificar los ajustes de exportación.



1. Especifique los ajustes de exportación.

2. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Exportar.

Ajustes de exportación

Esta sección incluye información sobre los ajustes de exportación.

Nombre.Muestra los primeros 20 caracteres del nombre de la materia. Puede editar el nombre hasta un máximo de 20 caracteres.

Es posible que desee utilizar un nombre de código o una convención de nombres, especialmente si la materia es delicada.

Si el nombre de materia contiene caracteres no válidos:

◆ Se muestra el cuadro de diálogo de error:

El nombre de la materia contiene uno o más de los siguientes caracteres no permitidos: \ / : * ? “ < > |

◆ El nombre de exportación predeterminado será Nueva exportación.

Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo de error.

Tipo de contenedorSeleccione el tipo de contenedor en el que desea exportar el contenido:

◆ Ninguno: seleccione esta opción si desea exportar solamente metadatos, no contenido. Asegúrese de seleccionar un tipo de metadatos en el campo Tipo de metadatos.

◆ Contenedor nativo: exporta elementos de correo a un contenedor nativo. Por ejemplo, se exportan los tipos de correo de Exchange a un archivo .pst, los tipos de correo de Domino/Notes a un archivo .nsf y los tipos SMTP (Mime) al sistema de archivos como archivos .eml.

◆ PST: exporta elementos de correo al formato de archivo de carpetas personales de Microsoft Outlook.

◆ NSF: exporta elementos de correo al formato de archivo de la base de datos de IBM Lotus Notes.

◆ Sistema de archivos: exporta elementos de correo a un sistema de archivos.

Valor predeterminado: Nombre de la materia

Nota: Los contenedores no incluyen metadatos de Discovery Manager, como información de etiquetas o información de la cadena de custodia. Para exportar metadatos, use el campo Tipo de metadatos.

Exportación de elementos no nativos

Cuando realiza la exportación al tipo de contenedor seleccionado, el proceso omite los elementos no nativos. Por ejemplo, el proceso de exportación exporta los mensajes de Exchange a un archivo .pst, los mensajes de Notes a un archivo .nsf y los archivos a una

Especificación de la configuración de exportación 261


carpeta. Si un usuario intenta exportar algunos mensajes de Exchange y algunos archivos a un archivo .pst, los archivos no tienen un contenedor de exportación adecuado y el proceso los omite.

Identificación de elementos no nativos omitidos

El proceso de exportación no genera una notificación cuando omite un elemento no nativo, pero el proceso registra los elementos omitidos y los exportados a un contenedor en un archivo de log .xml con los resultados de la exportación. Use el archivo de registro para identificar los elementos no nativos omitidos analizando si existen o no rutas de archivos externos. Por ejemplo, en una exportación de EDRM, el tipo de archivo y la ruta de archivo externo que muestra la ubicación del archivo en el contenedor aparecen en el archivo .xml de la siguiente manera:

<File FileType="Native"><ExternalFile FilePath="0000\" FileName="SounceOne 7.0[EML MakerV1.3]_544DA19EED1F229ECC34B75640EC0D5AA04018A02A708CB800_646B13EC.eml" /></File>

Si el proceso de exportación omite un elemento no nativo, la ruta del archivo externo no aparece en el archivo .xml.

Tipo de metadatosSeleccione el tipo de metadatos para exportar:

◆ Ninguno: seleccione esta opción si desea exportar solamente contenido, no metadatos. Asegúrese de seleccionar un tipo de contenedor en el campo Tipo de contenedor.

◆ EDRM XML: Permite que un software de soporte de litigación que cumple con este formato de transporte estándar importe la salida de Discovery Manager, con la información de la cadena de custodia y de metadatos completa e intacta.

El formato EDRM XML está disponible en Discovery Manager Full Edition.

Nota: EDRM 1.0 XML está disponible si seleccionó solamente mensajes de correo electrónico. EDRM 1.2 XML está disponible para todos los tipos de elemento.

◆ CSV: exporta metadatos a un archivo de valores separados por comas.

El formato CSV está disponible en Discovery Manager Full Edition.

◆ TSV: exporta metadatos a un archivo de valores separados por tabulación.

Nota: Para las exportaciones CSV y TSV, las columnas exportadas son las que se muestran actualmente en la vista de cuadrícula, a menos que se seleccione la opción “Incluir todas las columnas” (consulte la información que se proporciona a continuación).Si usa la opción “Incluir todas las columnas”, se mostrarán todas las columnas correspondientes al tipo de contenido exportado (según lo identificado por el tipo de contenido de búsqueda). De esta manera, no se incluyen las columnas vacías no pertinentes para los datos. Si desea ver todas las columnas para todos los tipos de contenido, debe configurar la búsqueda de la manera correspondiente.



Valor predeterminado: Ninguno (la primera vez que se abre el cuadro de diálogo Exportar). Muestra el último tipo de metadatos que seleccionó.

Ubicación de archivoPara especificar la ubicación de la exportación, realice uno de los pasos siguientes:

◆ Haga clic en Examinar y, a continuación, seleccione la carpeta de destino para el archivo de exportación. El destino debe ser una carpeta compartida UNC de la red.

◆ Ingrese una ruta UNC hacia una carpeta compartida de la red con este formato:

\\servidor\recurso compartido\carpeta_compartida

El número máximo de caracteres en la ruta UNC es de 110 caracteres. Esto se debe al límite de Windows de 260 caracteres para una ruta de archivos completa, que incluye nombres de archivo de exportación de aproximadamente 150 caracteres. Si no especifica una ruta UNC, aparece el siguiente mensaje de error:

La ruta UNC debe tener el formato \\servidor\recurso compartido.

De forma predeterminada, este campo está en blanco o muestra la última ubicación de exportación válida.

Fecha de inicioCalendarice la exportación seleccionando la fecha y la hora en que desea iniciar la exportación.


El valor predeterminado de este campo es lo antes posible.

Dividir por tamaño de archivoDisponible para los tipos de contenedor de Contenedor nativo, PST y NSF.

Disponible para la exportación solamente de metadatos en EDRM XML.

Especifique un tamaño de archivo máximo en MB.

En versiones anteriores, si ha especificado un tamaño de archivo de exportación NSF que era menor que el archivo NSF predeterminado en el equipo cliente (normalmente alrededor de 15 a 25 MB), Discovery Manager ha creado un trabajo para cada mensaje. Para evitar que suceda esto, la versión actual establece el tamaño mínimo para los archivos de exportación NSF en 50 MB. Para exportar a NSF, el valor en el campo Dividir por tamaño de archivo debe ser mayor que 49 MB y menor o igual que 4.700 MB.Si exporta metadatos y un contenedor al mismo tiempo, los metadatos se dividen en archivos con el mismo tamaño de archivo que especificó en este campo para el contenedor.Si exporta metadatos solamente a EDRM XML, puede especificar un tamaño de archivo de metadatos máximo en este campo.Valor predeterminado: 4.700 MB (valor predeterminado y máximo)

Especificación de la configuración de exportación 263


Incluir etiquetas y custodiasDisponible en Discovery Manager Full Edition.

Disponible si selecciona cualquier tipo de metadatos.

Seleccione esta opción si desea incluir etiquetas y custodias en los archivos de metadatos.


Dividir por custodiaDisponible en Discovery Manager Full Edition para los tipos de contenedor de Contenedor nativo, PST y NSF.

La casilla de verificación Dividir por custodia solo está disponible si la materia estándar cuenta con custodias. Para crear un archivo de contenedor para cada custodia asignada al elemento que no sea mayor que el tamaño máximo, seleccione la casilla de verificación Dividir por custodia. Si se asignan varias custodias a un solo elemento, ese elemento se escribe en cada archivo de contenedor.

El valor de Dividir por tamaño de archivo también se aplica a las divisiones por custodia.

Si selecciona Dividir por custodia, los elementos a los cuales no se les asignen custodias se colocarán en un archivo de contenedor separado sin custodias.


Incluir nombre de custodia en nombre de archivo de exportaciónDisponible en Discovery Manager Full Edition para los tipos de contenedor de Contenedor nativo, PST y NSF.

Disponible cuando la opción Dividir por custodia está seleccionada.

Para incluir el nombre de la custodia en el nombre de cada archivo contenedor de dicha custodia, seleccione la casilla de verificación Incluir nombre de custodia en el nombre del archivo de exportación.


Recuento de filasDisponible para los tipos de metadatos TSV y CSV cuando exporta a metadatos solamente.

Si exporta solamente metadatos a estos formatos, debe especificar el tamaño máximo para cada archivo de exportación de metadatos en función del recuento de filas. Se debe a las limitaciones de las aplicaciones utilizadas para ver los archivos TSV y CSV. Cada fila contiene los metadatos de un elemento. La cantidad total de filas es igual a la cantidad total de elementos seleccionados para el archivo de metadatos.

Valores válidos: de 1.000 a 1.000.000 (filas)

Nota: Si seleccionó un tipo de contenedor que no es Ninguno, esta opción no está disponible, sino la opción Dividir por tamaño. En este caso, el tamaño de archivo dictamina la cantidad de archivos de salida. Cada contenedor tendrá un archivo TSV/CSV coincidente.



Valor predeterminado: 65.535 (filas).

Incluir todas las columnasDisponible para los tipos de metadatos TSV y CSV.

Seleccione esta opción si desea que todas las columnas disponibles se exporten al archivo de metadatos. Para las exportaciones CSV y TSV, las columnas exportadas son las que se muestran actualmente en la vista de cuadrícula, a menos que se seleccione la opción Incluir todas las columnas.

Si usa la opción Incluir todas las columnas, se mostrarán todas las columnas correspondientes al tipo de contenido exportado (según lo identificado por el tipo de contenido de búsqueda). De esta manera, no se incluyen las columnas vacías no pertinentes para los datos. Si desea ver todas las columnas para todos los tipos de contenido, debe configurar la búsqueda de la manera correspondiente.

Valor predeterminado: No seleccionada

Incluir únicamente las columnas mostradas en la cuadrícula de resultadosDisponible para los tipos de metadatos TSV y CSV.

Seleccione esta opción para exportar solamente las columnas que aparecen en la cuadrícula de resultados de búsqueda al archivo de metadatos.

Valor predeterminado: No seleccionada

Acerca del procesamiento de la exportaciónEl procesamiento de la exportación ocurre en la fecha y hora que usted especificó en el cuadro de diálogo Exportar. El valor predeterminado es Lo antes posible.


◆ Puede seguir trabajando con Discovery Manager (Full Edition o Express Edition) durante el procesamiento de la exportación.

◆ Si se exporta un archivo infectado a una ubicación de exportación y el software antivirus elimina el archivo infectado, el informe de resumen de exportación cuenta el archivo como exportado correctamente aunque ya no exista en la ubicación de exportación.

◆ El procesamiento de exportación se completará incluso aunque cierre la materia o cierre la aplicación Discovery Manager (Full Edition o Express Edition).

◆ Si el siguiente mensaje de error aparece durante el proceso de exportación, comuníquese con el administrador del sistema:

El servidor de Discovery Manager no se puede escribir en "ruta compartida"

Acerca del procesamiento de la exportación 265


Visualización del estado de archivos pendientes para una materiaPara ver el estado de exportaciones pendientes de una materia, consulte “Monitorización del estado de las operaciones para una materia” en la página 184.

Visualización de información y contenido de exportaciónEn el panel de navegación, use el nodo Exportar para ver y gestionar exportaciones.

Figura 157 nodo Exportar



Visualización de la lista de exportaciones

Para ver una lista de exportaciones, en el panel de navegación, haga clic en el nodo Exportar de la materia (Mis Materias > materia > Exportar).

Figura 158 Lista de operaciones de exportación

El nombre de cada exportación se incluye en una lista en el nodo Exportar del panel de trabajo.

Nota: Los reintentos de exportación no se incluyen en la lista del nodo Exportar, pero se incluyen en el informe de resumen de exportación.

Visualización de información y contenido de exportación 267


El panel de trabajo enumera detalles sobre las exportaciones para la materia, como se describe en la siguiente tabla.

Realice los siguientes pasos para cambiar las columnas que aparecen.

1. Seleccione el nodo Exportar.

2. En la cinta, seleccione la pestaña Inicio > Seleccionador de campo.

3. En el cuadro de diálogo Seleccionador de campo:

a. Para añadir una columna, seleccione la casilla de verificación situada junto al nombre de la columna.

b. Para quitar una columna, seleccione la casilla de verificación situada junto al nombre de la columna.

Tabla 18 Columnas mostradas en la lista de exportaciones


Nombre. Nombre de la exportación, como se ha especificado en el campo Nombre del cuadro de diálogo Exportar, más la fecha y la hora en que se ha calendarizado la ejecución de la exportación en el formato año-mes-día-hora-minutos-segundos-milisegundos. De forma predeterminada, el nombre de la exportación coincide con el de la materia. Si el nombre de la materia contiene caracteres no válidos, el nombre predeterminado de la exportación es Nueva exportación.

Estado • Creado: no se ha ejecutado ni calendarizado la ejecución de la nueva exportación.

• En espera: la exportación está esperando a iniciar el procesamiento de elementos.

• En línea de espera: la exportación se ha puesto en línea de espera debido a la carga de back-end.

• En ejecución: la exportación está procesando elementos de forma activa.• Preprocesamiento: la exportación se realiza en varios pasos y hay un

trabajo de preprocesamiento en ejecución.• Suspendido: la exportación en ejecución se ha suspendido.• Reanudando: la exportación suspendida se ha reanudado.• Deteniendo: la exportación en ejecución está finalizando.• Detenido: la exportación en ejecución se ha interrumpido.• Se ha detenido debido a los límites de exportación.• Incompleto: la exportación ha devuelto resultados incompletos.• Finalizado: la exportación ha finalizado correctamente.• Error: la exportación no ha podido finalizar correctamente.• Eliminando: la exportación se está eliminando.• Desconocido: el estado de la exportación es desconocido.

Nota: Para actualizar una cuadrícula, salga de la cuadrícula (por ejemplo, seleccione otro nodo de búsqueda) y luego vuelva a ella.

Fecha de creación

La fecha y la hora en que se creó la exportación.

Elementos previstos

La cantidad de elementos calculados para el procesamiento, en función de la cantidad de elementos seleccionados para exportar y las opciones seleccionadas en el cuadro de diálogo Exportar, como Dividir por custodia.

Elementos correctos

La cantidad de elementos que se exportaron correctamente.



Para cerrar el cuadro de diálogo Seleccionador de campo, haga clic en la X en la esquina superior derecha.

Convenciones de nombres para subdirectorios y archivos de exportación

En esta sección, se describen las convenciones de nombres para subdirectorios y archivos de exportación.

Convención de nombres para el subdirectorio de exportaciónSe crea un subdirectorio en la ubicación de exportación que especificó en el campo Ubicación de archivo en el cuadro de diálogo Exportar.

\\UbicaciónDeArchivo\subdirectorio

El nombre del subdirectorio de exportación está basado en el campo Nombre y en el campo Fecha de inicio en el cuadro de diálogo Exportar.

\\UbicaciónDeArchivo\nombre-aaaa-mm-dd-hh-mm-ss-ccc

Donde:

◆ aaaa = año

◆ mm = mes

◆ dd = día

◆ hh = hora

◆ mm = minutos

◆ ss = segundos

◆ ccc = milisegundos

Nota: SourceOne puede acortar la parte del Nombre para que la cantidad total de caracteres en el nombre del subdirectorio no supere la cantidad máxima permitida por el sistema operativo.

Por ejemplo, supongamos que se especificó la siguiente información en el cuadro de diálogo Exportar:

◆ Ubicación de archivo: \\work01\Export

◆ Nombre: InsiderTrading

◆ Fecha de inicio: Lo antes posible (el 10 de enero de 2013, 3:35:19:451 PM)

Según esa información, el subdirectorio de exportación sería el siguiente:

\\work01\Export\InsiderTrading-2013-01-10-15-35-19-451

Subdirectorios adicionales

Según el tipo de contenedor o metadatos, las opciones de custodia y las opciones de división seleccionadas en el cuadro de diálogo Exportar, es posible que haya subdirectorios adicionales, como se describe en las secciones siguientes.



Convenciones de nombres para la salida PST y NSFEn la sección siguiente, se describen las convenciones de nombres para las salidas de PST y NSF.

Desactivación de las opciones de división y las opciones de custodia

Cuando se desactivan las opciones de división y custodia, el nombre del contenedor se numera de manera secuencial n-1.extensión.

Donde:

◆ n comienza a partir de 0

◆ extensión es la extensión del contenedor (NSF o PST)

Cada archivo de contenedor se ubica en un subdirectorio con el mismo número secuencial, debajo del subdirectorio de exportación. El nombre de la exportación y la fecha de inicio no se incluyen en el nombre del contenedor.

Por ejemplo, supongamos lo siguiente:

◆ Los elementos seleccionados para exportación incluyen mensajes de Microsoft Exchange y de IBM Lotus Domino.

◆ En el campo Tipo de contenedor, seleccionó Contenedor nativo.

Resultado:

Habrá dos archivos de contenedor, ubicados en dos subcarpetas debajo del subdirectorio de exportación:

Subdirectorio_de_exportación\0\0-1.pstSubdirectorio_de_exportación\1\1-1.nsf

Activación de las opciones Dividir por custodia e Incluir nombre de custodia en los archivos de exportación.

Cuando se seleccionan conjuntamente las opciones Dividir por custodia e Incluir nombre de custodia en archivo de exportación, hay un archivo de contenedor para cada tipo de contenedor de cada custodia. A los archivos de contenedor se les asigna el formato de nombre Custodia_n-1.extensión.

Donde:

◆ n comienza a partir de 0

◆ extensión es la extensión del contenedor (NSF o PST)

Cada archivo de contenedor se ubica en una subcarpeta con el nombre de custodia y el número secuencial, debajo del subdirectorio de exportación. El nombre de la exportación y la fecha de inicio no se incluyen en el nombre del contenedor.




◆ Se asigna una custodia a los elementos: John Doe.

◆ Los elementos seleccionados para exportación incluyen mensajes de Microsoft Exchange y de IBM Lotus Domino.

◆ En el campo Tipo de contenedor, seleccionó Contenedor nativo.

◆ Seleccionó la opción Dividir por custodia.

◆ Seleccionó la opción Incluir nombre de custodia en archivo de exportación.

Resultado:

Habrá dos archivos de contenedor, ubicados en dos subcarpetas debajo del subdirectorio de exportación, uno para cada tipo de contenido (PST y NSF):

Subdirectorio_de_exportaciónJohn Doe_0\John Doe_0-1.pstSubdirectorio_de_exportación\Doe, John_1\Doe, John_1-1.nsf

Subcarpetas y archivos de salida

El nombre de la custodia que se utiliza para asignar nombres a las subcarpetas y a los archivos de salida es el nombre de usuario para mostrar de la plataforma de correo o de Active Directory.

Convenciones de nombre para la salida de Sistema de archivosEn la sección siguiente, se describen las convenciones de nombres para la salida del sistema de archivos.

Asignación de nombres de archivos

Cuando se realiza una exportación al tipo de contenedor Sistema de archivos, los archivos conservan su nombre original. Las extensiones de archivos dependen del tipo de contenido:

◆ Los mensajes de Microsoft Exchange tienen el formato de archivo .msg como salida.

◆ Los archivos archivados usan la .extensión como salida.

◆ Cada elemento de SharePoint tiene un formato de archivo .xml como salida, que es un BLOB de elemento de SharePoint, también denominado XML de SharePoint de SourceOne.

No se pueden incluir elementos de IBM Lotus Domino en la salida para el tipo de contenedor Sistema de archivos.

Asignación de nombres de subcarpetas

La convención de nombres para las subcarpetas en las que se guardan los archivos de salida depende de las opciones que se seleccionan en el cuadro de diálogo Exportar.

Cuando se desactivan las opciones de división y custodia, los archivos de salida se colocan en una subcarpeta denominada 0\0000, debajo del subdirectorio de exportación.

Por ejemplo:

Subdirectorio_de_exportación\0\0000\



Cuando se selecciona la opción Dividir por custodia, pero no la opción Incluir nombre de custodia en archivo de exportación, hay una subcarpeta para cada custodia, debajo del subdirectorio de exportación. Las subcarpetas se numeran secuencialmente a partir de 0.


◆ Hay dos custodias asignadas a los elementos.

◆ En el campo Tipo de contenedor, seleccionó Sistema de archivos.


◆ No seleccionó la opción Incluir nombre de custodia en archivo de exportación.

Resultado:

Habrá dos subcarpetas debajo del subdirectorio de exportación, una para cada custodia:

Subdirectorio_de_exportación\0\0000\Subdirectorio_de_exportación\1\0000\


Cuando se seleccionan conjuntamente las opciones Dividir por custodia e Incluir nombre de custodia en archivo de exportación, hay una subcarpeta para cada custodia, debajo del subdirectorio de exportación. Se asignan nombres para las subcarpetas para cada custodia, y se numeran secuencialmente a partir de 0.


◆ Hay dos custodias asignadas a los elementos: John Doe y Mary Smith.

◆ En el campo Tipo de contenedor, seleccionó Sistema de archivos.



Resultado:

Habrá dos subcarpetas debajo del subdirectorio de exportación:

Subdirectorio_de_exportación\John Doe_0\0000\Subdirectorio_de_exportación\Mary Smith_1\0000\

Convenciones de nombres para la salida CSV y TSVEn la sección siguiente, se describen las convenciones de nombres para las salidas de CSV y TSV.

Exportación de metadatos para un único tipo de contenido y deselección de las opciones de división y de custodia

Ocurre lo siguiente cuando se exportan metadatos para un solo tipo de contenido y se desactivan las opciones de división y las opciones de custodia.

◆ Si seleccionó CSV para el Tipo de metadatos, se crea un archivo CSV con el nombre 0.csv.

◆ Si seleccionó TSV para el Tipo de metadatos, se crea un archivo TSV con el nombre 0.tsv.



El archivo CSV o TSV se coloca en una subcarpeta denominada 0, debajo del subdirectorio de exportación.

Por ejemplo:

Subdirectorio_de_exportación\0

Exportación de metadatos para varios tipos de contenido y deselección de las opciones de división y de custodia

Ocurre lo siguiente cuando se exportan metadatos para varios tipos de contenido y se desactivan las opciones de división y las opciones de custodia.

◆ Si seleccionó CSV para el Tipo de metadatos, se crea un archivo CSV para cada tipo de contenido, con el nombre n.csv.

◆ Si seleccionó TSV para el Tipo de metadatos, se crea un archivo TSV para cada tipo de contenido, con el nombre n.tsv.

El archivo CSV o TSV se coloca en una subcarpeta correspondiente denominada n, debajo del subdirectorio de exportación.

La numeración es secuencial y comienza a partir de 0.


◆ Los elementos que seleccionó incluyen dos tipos de contenido: Mensajes de Microsoft Exchange y de IBM Lotus Domino.

◆ En el campo Tipo de contenedor, seleccionó Ninguno.

◆ En el campo Tipo de metadatos, seleccionó CSV.

Resultado:

Habrá dos archivos CSV, ubicados en dos subcarpetas debajo del subdirectorio de exportación, uno para cada tipo de contenido:

Subdirectorio_de_exportación\0\0.csvExport_subdirectory\1\1.csv

Exportación de metadatos para un solo tipo de contenido y selección de la opción Dividir por custodia, pero no de la opción Incluir nombre de custodia en los archivos de exportación

Ocurre lo siguiente cuando se exportan metadatos para un solo tipo de contenido y se selecciona la opción Dividir por custodia, pero no la opción Incluir nombre de custodia en los archivos de exportación:

◆ Si seleccionó CSV para el Tipo de metadatos, se crea un archivo CSV para cada custodia, con el nombre n.csv.

◆ Si seleccionó TSV para el Tipo de metadatos, se crea un archivo TSV para cada custodia, con el nombre n.tsv.

El archivo CSV o TSV se coloca en una subcarpeta correspondiente denominada n, debajo del subdirectorio de exportación.





• Los elementos que seleccionó incluyen solamente el tipo de contenido, por ejemplo, mensajes de Microsoft Exchange.

• En el campo Tipo de contenedor, seleccionó Ninguno.

• En el campo Tipo de metadatos, seleccionó CSV.

• Hay dos custodias asignadas a los elementos.

• Seleccionó la opción Dividir por custodia.

• No seleccionó la opción Incluir nombre de custodia en archivo de exportación.

Resultado:

Habrá dos archivos CSV, ubicados en dos subcarpetas debajo del subdirectorio de exportación, uno para cada custodia:

Subdirectorio_de_exportación\0\0.csvExport_subdirectory\1\1.csv

Exportación de metadatos para un único tipo de contenido y selección de las opciones Dividir por custodia e Incluir nombre de custodia en nombre de archivo de exportación.

Ocurre lo siguiente cuando se exportan metadatos para un solo tipo de contenido y se seleccionan conjuntamente las opciones Dividir por custodia e Incluir nombre de custodia en archivo de exportación:

◆ Si seleccionó CSV para el Tipo de metadatos, se crea un archivo CSV para cada custodia, con el nombre Custodia_n.csv.

◆ Si seleccionó TSV para el Tipo de metadatos, se crea un archivo TSV para cada custodia, con el nombre Custodia_n.tsv.

El archivo CSV o TSV se coloca en una subcarpeta correspondiente denominada Custodia_n, debajo del subdirectorio de exportación.



◆ Los elementos que seleccionó incluyen solamente el tipo de contenido, por ejemplo, mensajes de Microsoft Exchange.

◆ En el campo Tipo de contenedor, seleccionó Ninguno.





Resultado:

Habrá dos archivos CSV, ubicados en dos subcarpetas debajo del subdirectorio de exportación, uno para cada custodia:

Subdirectorio_de_exportación\John Doe_0\John Doe_0.csv



Subdirectorio_de_exportación\Mary Smith_1\Mary Smith_1.csv

Convenciones de nombres para la salida de EDRM XMLEn la sección siguiente, se describen las convenciones de nombres para la salida de EDRM XML.

Desactivación de las opciones de división y de custodia

Cuando se desactivan las opciones de división y custodia, el nombre del archivo EDRM XML es igual al nombre del subdirectorio de exportación en el que se ubica, con el anexo -1.xml.

Nombre-aaaa-mm-dd-hh-mm-ss-ccc-n-1.xml

Por ejemplo:

InsiderTrading-2013-01-10-15-35-19-451-1.xml

El archivo XML individual incluye los metadatos de todos los elementos exportados.

Activación de la opción Dividir por custodia, pero no de la opción Incluir nombre de custodia en los archivos de exportación.

Cuando se selecciona la opción Dividir por custodia, pero no la opción Incluir nombre de custodia en archivo de exportación, hay un archivo XML para cada custodia. Los archivos XML se numeran de manera secuencial a partir de 0. Cada archivo XML se ubica en un subdirectorio con el mismo número secuencial, debajo del subdirectorio de exportación. El nombre de la exportación y la fecha de inicio no se incluyen en el nombre del archivo XML.


◆ Hay dos custodias asignadas a los elementos.


◆ No seleccionó la opción Incluir nombre de custodia en archivo de exportación.

Resultado:

Hay dos archivos EDRM XML ubicados en las dos subcarpetas siguientes, debajo del subdirectorio de exportación, uno para cada custodia:

Subdirectorio_de_exportación\0\0.xmlSubdirectorio_de_exportación\1\1.xml


Cuando se seleccionan conjuntamente las opciones Dividir por custodia e Incluir nombre de custodia en archivo de exportación, hay un archivo XML para cada custodia. Los archivos XML se denominan en función de cada custodia y se numeran secuencialmente a partir de 0. Cada archivo XML se encuentra en un subdirectorio con el nombre de custodia y el número secuencial, dentro del subdirectorio de exportación. El nombre de la exportación y la fecha de inicio no se incluyen en el nombre del archivo XML.







Resultado:

Habrá dos archivos EDRM XML, ubicados en dos subdirectorios debajo del subdirectorio de exportación, uno para cada custodia:

Subdirectorio_de_exportación\John Doe_0\John Doe_0.xmlSubdirectorio_de_exportación\Mary Smith_1\Mary Smith_1.xml

Ejemplo de exportación de contenido mixto con varias custodiasEn la sección siguiente, se describe un ejemplo exportación de contenido mixto con varias custodias.


◆ Los elementos seleccionados para exportación incluyen todos los tipos de plataformas (Exchange, Domino, archivos archivados y SharePoint).

◆ Se asignaron tres custodias a los elementos seleccionados:

• Juan García se asignó a los archivos archivados y a los elementos de Domino.

• María Pérez se asignó a los elementos de SharePoint.

• Ted Pipes se asignó a los elementos de Exchange.

◆ En el campo Tipo de contenedor, seleccionó Nativo.




Resultado:

La tabla siguiente muestra las subcarpetas y los archivos de salida. Las subcarpetas se ubican debajo del subdirectorio de exportación.

Tabla 19 Ejemplo de exportación de contenido mixto con varias custodias

Subcarpetas Archivos de salida

\John Doe_0 John Doe_0.csv

\John Doe_0\0000 *.extensión

\Mary Smith_1 Mary Smith_1.csv

\Mary Smith_1\0000 *.xml (un blob de elemento de SharePoint)

\Doe, John_2 Doe, John_2.csvDoe, John_2-1.nsf

\Ted Pipes_3 Ted Pipes_3.csvTed Pipes_3-1.pst



Visualización de un informe de resumen de exportación

En la sección siguiente, se describe el informe de resumen de exportación.

Acceso a un informe de resumen de exportaciónPara acceder a un informe de resumen de exportación, use uno de los siguientes métodos.

Método 1

1. En el panel de navegación, haga clic en el nodo Exportar de la materia (Mis Materias > materia > Exportar).

2. En el panel de trabajo, seleccione una exportación de la lista.

• Si una exportación calendarizada no se ha ejecutado, aparece un mensaje que indica este problema.


• Si la exportación se ha ejecutado, aparece el informe de resumen de exportación en el panel de trabajo.

Figura 159 Ejemplo de informe de resumen de exportación

3. El informe de exportación se actualiza cada cinco segundos. Para mostrar el informe actualizado, realice uno de los pasos que se describen a continuación:

• Seleccione la exportación en la lista del panel de trabajo.



• Seleccione el nodo Exportar.

Método 2

1. En el panel de navegación, expanda el nodo Exportar de la materia (Mis Materias > materia > Exportar).

2. En el panel de navegación en el nodo Exportar, seleccione una exportación.

3. En el panel de trabajo, haga clic en la pestaña Resumen.

• Si una exportación calendarizada no se ha ejecutado, aparece un mensaje que indica este problema.


• Si la exportación se ha ejecutado, aparece el informe de resumen de exportación.

Figura 160 Pestaña Resumen de exportación

Iconos de la barra de herramientas para la impresión de un informe de resumen de exportaciónUse los iconos de la barra de herramientas que se encuentra en la parte superior del informe de resumen de exportación para actualizar el informe, guardar el informe como un archivo XPS, imprimir el informe o mostrar una vista previa de impresión.




Información en el informe de resumen de exportaciónEl título del informe de resumen de exportación contiene el nombre de la exportación, la fecha y hora en que se creó la exportación.

El informe de resumen de exportación se actualiza si la exportación ya no está en ejecución. Como resultado, el informe de resumen de exportación muestra el estado actual en el momento en que se genera el informe. El estado se actualiza de manera automática en la cuadrícula de exportación, pero se mantiene sin cambios en el informe de resumen de exportación. Después de que finaliza la exportación, el informe de resumen de exportación se actualiza una vez para reflejar el estado final de la operación de exportación, que debe coincidir con el estado de la cuadrícula.

Nota: En Discovery Manager 7.0, algunos campos pueden mostrar datos inaccesibles para los registros de exportación más antiguos. Las convenciones de nombres y el sistema de archivos de recursos compartidos de exportación han cambiado. Los datos más antiguos se presentan como registrados, pero no se comprueba ni se valida ningún seguimiento de los archivos de exportación anteriores al recurso compartido. Los resultados tienen un aspecto diferente para las exportaciones más recientes.

El informe de resumen de exportación muestra la siguiente información:

Tabla 20 Información en el informe de resumen de exportación (1 de 5)

Área Campo Descripción

Creado por Nombre del usuario de Discovery Manager que creó la exportación.

Fecha de creación La fecha y la hora en que se creó la exportación.

Fecha de finalización La fecha y la hora en que se completó la exportación.

Estado El estado de la exportación. • Completo• Parcialmente finalizado• Con error

Ubicación de datos exportados

La ruta UNC al destino de los archivos de exportación, como se especificó en el campo Ubicación de archivo del cuadro de diálogo Exportar.• Si la exportación se realizó correctamente, puede

hacer clic en este enlace para dirigirse a la ubicación de la exportación.

• Si la exportación tuvo un error, el enlace no estará disponible.



Resultados de la exportación

Recuentos de listas de elementos que se procesaron.

Enviado La cantidad de elementos seleccionados para exportar.

Previstos La cantidad de elementos calculados para el procesamiento, que se basa en el recuento del campo Enviados y en las opciones seleccionadas en el cuadro de diálogo Exportar, como Dividir por custodia.

Satisfactorio La cantidad de elementos que se exportaron correctamente.

Con error La cantidad de elementos que no se han podido exportar.

Archivos de salida La cantidad de archivos en la carpeta Ubicación de archivo generados como resultado de la exportación. Este recuento es una suma de:• Cantidad de archivos del contenedor (PST, NSF).

Para el tipo de contenedor Sistema de archivos, este es un recuento de los archivos individuales.

• Cantidad de archivos de metadatos.Si especificó la opción Dividir por custodia en el cuadro de diálogo Exportar, la cantidad de Archivos de salida puede ser mayor que la cantidad de elementos Enviados.

Tamaño total en disco

La cantidad total de espacio en disco ocupado por todos los archivos de exportación, en KB.

Nota: Este número es redondo.





Configuración de exportación

Enumera la configuración de exportación que se especificó en el cuadro de diálogo Exportar.

Tipo de contenedor El tipo de contenedor, como se especificó en el campo Tipo de contenedor del cuadro de diálogo Exportar (Ninguno, Contendor nativo, PST, NSF o Sistema de archivos).

Tipo de metadatos Los tipos de metadatos, como se especificaron en el campo Tipo de metadatos del cuadro de diálogo Exportar (Ninguno, CSV, TSV, EDRM XML 1.0 o EDRM XML 1.2).

Tamaño máximo de archivo

El tamaño máximo de cada archivo de exportación, como se especificó en la casilla de verificación Dividir por tamaño de archivo (MB) en el cuadro de diálogo Exportar.

Separar por custodia El estado de la opción Dividir por custodia en el cuadro de diálogo Exportar.• Sí: seleccionado

• No: no seleccionado

Incluir nombre de custodia en nombre de archivo de exportación

El estado de la opción Incluir nombre de custodia en archivo de exportación en el cuadro de diálogo Exportar:• Sí: seleccionado


Incluir etiquetas y custodias

El estado de la opción Incluir etiquetas y custodias en el cuadro de diálogo Exportar:• Sí: seleccionado






Ejecuciones Para mostrar esta sección, haga clic en el botón de flecha de la derecha.Muestra la siguiente información para cada vez que se ejecutó la exportación.

Ejecutado por El nombre del usuario de Discovery Manager que ejecutó la exportación.

Tiempo La fecha y la hora en que se ejecutó la exportación.

Estado El estado de la exportación. • Completo• Parcialmente finalizado• Con error

Con error La cantidad de elementos que no se han podido exportar.

Satisfactorio La cantidad de elementos que se exportaron correctamente.

Archivos de contenedores y metadatos

Los nombres de los archivos de salida de contenedores y metadatos hacia la ubicación especificada en Ubicación de archivo.• Si la exportación se realizó correctamente, puede

hacer clic en el enlace para dirigirse a la ubicación de la exportación.


Recuento de elementos

• La cantidad de elementos en cada archivo de contenedor. Para el tipo de contenedor Sistema de archivos, este es un recuento de los archivos individuales.

• La cantidad de elementos descritos en cada archivo de metadatos

Errores y advertencias

Enumera los errores y las advertencias asociadas con esta exportación.





Comprensión de los tamaños de los archivos de exportaciónEn la sección siguiente, se proporciona una descripción de los tamaños de los archivos de exportación.

¿Por qué el tamaño de archivo máximo real es inferior al valor de “Dividir por tamaño de archivo”?

En el cuadro de diálogo Exportar, el valor Dividir por tamaño de archivo especifica el tamaño máximo de un archivo de exportación para los tipos de contenedores Contenedor nativo, PST y NSF, y para la exportación solo de metadatos de EDRM XML.

Sin embargo, el tamaño máximo real depende del formato de exportación:

◆ El tamaño máximo real de un archivo PST exportado es el 90 % del valor de Dividir por tamaño de archivo. Por ejemplo, si especifica un valor de Dividir por tamaño de archivo de 100 MB, el tamaño máximo real de un archivo PST exportado sería de 90 MB.

◆ El tamaño máximo real de un archivo NSF exportado se acerca más al valor de Dividir por tamaño de archivo.

¿Por qué no se combinan los archivos de exportación pequeños en grandes archivos?

Es posible que varios trabajos procesen una única operación de exportación. Cada trabajo produce uno o varios archivos de exportación. Los trabajos son independientes entre sí. Los pequeños archivos de exportación que producen varios trabajos no se combinan en grandes archivos de exportación.

CustodiasNota: Las custodias están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

Para mostrar esta sección, haga clic en el botón de flecha de la derecha.Si la opción Dividir por custodia estaba seleccionada en el cuadro de diálogo Exportar, esta sección muestra la siguiente información para cada custodia.

Nombre. El nombre de cada custodia asociada con elementos en esta exportación.

Archivos de contenedores y metadatos

Los nombres de los archivos de salida de contenedores y metadatos hacia la ubicación especificada en Ubicación de archivo para cada custodia.• Si la exportación se realizó correctamente, puede

hacer clic en el enlace para dirigirse a la ubicación de la exportación.


Recuento de elementos

• La cantidad de elementos en cada archivo de contenedor para la custodia. Para el tipo de contenedor Sistema de archivos, este es un recuento de los archivos individuales.

• La cantidad de elementos descritos en cada archivo de metadatos para la custodia.






◆ El valor de Dividir por tamaño de archivo es de 100 MB.

◆ Los resultados generados por una sola operación de exportación incluyen los siguientes tamaños de archivo: 60 MB, 10 MB, 5 MB y 90 MB.

En teoría, los archivos pequeños (de 60 MB, 10 MB y 5 MB) se pueden combinar en un gran archivo que no supere el valor de Dividir por tamaño de archivo. Sin embargo, los archivos pequeños no se combinan en grandes archivos durante la operación de exportación.

Visualización de la lista de elementos que se seleccionaron para exportar

Realice los siguientes pasos para ver una lista de todos los elementos que se seleccionaron para exportación.


a. Haga clic en el nodo Exportar de la materia (Mis Materias > materia > Exportar).

b. Seleccione una exportación.

Un indicador de progreso le informa que se está recuperando la lista de elementos.

2. Si desea cancelar la recuperación de la lista, haga clic en el botón Cancelar.

En el panel de trabajo, la cuadrícula en la pestaña Elementos muestra lo siguiente:

Se canceló la recuperación del documento.

3. Si no canceló la recuperación de la lista, en el panel de trabajo, la cuadrícula de la pestaña Elementos enumera todos los elementos que se seleccionaron para la exportación.

Figura 162 Pestaña Exportar elementos



La cuadrícula muestra las mismas columnas que la cuadrícula de búsqueda, con la adición de las siguientes columnas.

4. Para filtrar la lista por archivo de salida, seleccione el archivo de contenedor o el archivo de metadatos desde el campo Mostrar en la parte superior de la cuadrícula.

Figura 163 Exportar: campo Mostrar

Nota: Esta lista es una instantánea del archivo de contenedor cuando finaliza la exportación, y no tiene como objetivo representar el contenido actual del archivo de contenedor. Esta lista no cambiará si un usuario transfiere o elimina un archivo de contenedor o modifica el contenido del archivo de contenedor.

5. Para obtener una vista previa de un elemento, selecciónelo en la cuadrícula.

6. Para actualizar la lista, haga clic con el botón secundario en el panel de navegación y seleccione Actualizar.

Visualización de una lista de todos los archivos de contenedor y de metadatos generados en una exportación

Realice los siguientes pasos para ver una lista de todos los archivos de contenedor y de metadatos que se generaron en una exportación.

1. En el panel de navegación, seleccione una exportación.


• Vea la sección Ejecuciones en el informe de resumen de exportación.

Tabla 21 Lista de elementos seleccionados para exportar: columnas adicionales


Estado Indica el estado de exportación actual del elemento:• Elemento exportado correctamente• Error al exportar elemento

Nombre del contenedor

El nombre del archivo de contenedor que contiene el elemento exportado correctamente. Si el elemento no se ha exportado correctamente, o si la exportación se configuró como solo de metadatos, esta columna aparece vacía.

Archivo de metadatos

El nombre del archivo de metadatos, si la exportación se configuró para exportar metadatos. Si la exportación se configuró como solo de contenido, esta columna aparece vacía.



• En el panel de trabajo, haga clic en la pestaña Elementos. La columna Estado indica si cada elemento se exportó correctamente o con errores.

Visualización de la lista de los elementos exportados correctamente a un archivo de contenedor

Realice los siguientes pasos para ver una lista de los elementos que se exportaron correctamente a un archivo de contenedor específico.

1. En el panel de navegación, seleccione una exportación.

2. En el panel de trabajo, haga clic en la pestaña Elementos.

De forma predeterminada, la lista de elementos muestra todos los elementos que se exportaron correctamente para la exportación seleccionada.

3. En el campo Mostrar, seleccione el nombre de un archivo de contenedor.

4. Ordene según la columna Estado.

Nota: Esta lista es una instantánea del archivo de contenedor cuando finaliza la exportación, y no tiene como objetivo representar el contenido actual del archivo de contenedor. Esta lista no cambiará si un usuario transfiere o elimina un archivo de contenedor o modifica el contenido del archivo de contenedor.

Visualización de la lista de elementos que no se han podido exportar

La pestaña Fallos aparece para cada exportación incluso si no hubo fallos. Mientras está en curso una operación de exportación, la pestaña Fallos no muestra el recuento de fallos. Después de que ha finalizado una operación de exportación:

◆ Si todos los elementos se exportaron correctamente, la pestaña Fallos mostrará un recuento de 0 y la lista de elementos fallidos estará vacía.

◆ Si no todos los elementos se exportaron correctamente, la pestaña Fallos mostrará un recuento de los elementos fallidos, junto con la lista de los elementos fallidos.

Los datos de exportación se mantienen después de una actualización a Discovery Manager 7.0. Sin embargo, Discovery Manager 7.0 exige que cada elemento tenga información de la plataforma para admitir la opción de exportación de contenedor nativo.

Si no se puede acceder a la información de plataforma del contenido (búsquedas creadas en versiones anteriores a 7.0, contenido basado en EmailXtender, etc.), es posible que esta información se recopile en una etapa de preprocesamiento.

Realice los siguientes pasos para ver una lista de los elementos que no se han podido exportar.




2. En el panel de trabajo, haga clic en la pestaña Fallos.

Si hubo elementos fallidos, la etiqueta en la pestaña Fallos es de color rojo. El número al lado de la pestaña Fallos indica la cantidad de elementos fallidos.



El panel de trabajo enumera los elementos fallidos de la exportación.

Figura 164 Pestaña Fallos

3. Para obtener una vista previa de un elemento, selecciónelo en el panel de trabajo.

El motivo del fallo se muestra en el panel de vista previa. Un error al copiar un archivo de contenedor al recurso compartido de red se considera un fallo para cada elemento en el archivo de contenedor.

Reintento de exportación de elementos fallidos

Puede reintentar exportar elementos que no se pudieron exportar.

El reintento usa el criterio de exportación original.

Según el motivo por el que falló el elemento, este puede volver a fallar si reintenta la operación con el mismo criterio de exportación. Para ciertos elementos con errores, es posible que deba crear una exportación con criterios diferentes. A continuación, se enumeran los mensajes de error, los motivos del fallo y los pasos que deben realizar usted, su administrador de la aplicación Discovery Manager o su administrador del sistema SourceOne para exportar correctamente los elementos.

◆ Error al analizar los parámetros de trabajo de exportación. El trabajo no pudo iniciarse

◆ Error al iniciar los hilos de ejecución del trabajo. El trabajo no pudo comenzar.

◆ No se pudo inicializar la conexión con el archivo de SourceOne.

El administrador del sistema SourceOne debe asegurarse de que los equipos con Discovery Manager y los trabajadores de SourceOne puedan conectarse al archivo de SourceOne.

◆ La cantidad de fallos superó el límite máximo de fallos. El procesamiento de exportación se detuvo.

El administrador de la aplicación Discovery Manager debe:

• Revisar los errores del sistema o de la infraestructura que se produjeron y corregir esos problemas.

• Si lo desea, aumente el valor del parámetro Errores máximos permitidos por trabajo de exportación en Configuración > Exportar.

◆ El elemento se exportó al archivo de contenedor, pero se produjeron errores al insertar el elemento en el archivo de metadatos. El procesamiento de exportación se detuvo.

◆ Se encontraron errores de conectividad con la base de datos. No se pudo continuar con la exportación.



El administrador del sistema SourceOne debe asegurarse de que los equipos con Discovery Manager y los trabajadores de SourceOne puedan conectarse a la base de datos de Discovery Manager.

◆ No se pudo copiar el archivo de metadatos o contenedor en el recurso compartido. Acceso denegado.

◆ No se pudo copiar el archivo de metadatos o contenedor en el recurso compartido. No se puede acceder al recurso compartido.

El administrador del sistema SourceOne debe asegurarse de que el recurso compartido utilizado para las exportaciones esté accesible en la red para los equipos con Discovery Manager y los trabajadores de SourceOne.

◆ El usuario detuvo o finalizó la exportación.

◆ Se encontraron errores de comunicación de la base de datos al intentar recuperar este elemento.

◆ Este documento no existe en la carpeta de archivado.

◆ La carpeta no existe en el archivo.

◆ Se encontraron errores de red al intentar recuperar este elemento desde el archivo.

◆ No se pudieron recuperar etiquetas de materia y metadatos para este elemento desde la base de datos.

◆ No se pudo insertar el elemento en el archivo contenedor.

◆ No se pudo insertar el elemento en el archivo de metadatos.

◆ Este formato de contenedor no es compatible con este tipo de documento.

◆ En el cuadro de diálogo Exportar, seleccione la opción Nativo para el campo Tipo de contenedor.

◆ Se encontró un error al intentar recuperar el documento del archivo.

◆ Se detectó y se corrigió un tipo de plataforma desconocido. Realice otro intento con este elemento para completar la exportación.

Faltaba un tipo de plataforma en el elemento, por lo que no fue posible exportarlo. Discovery Manager corrigió la información faltante y ya está preparado para realizar la exportación.

Realice los siguientes pasos para volver a intentar ejecutar todos los elementos fallidos de una exportación.





• En la cinta, seleccione la pestaña Buscar/Exportar > Reintentar todo.

• Haga clic con el botón secundario en la exportación y seleccione Reintentar todo del menú de acceso directo.



Realice los siguientes pasos para volver a intentar ejecutar todos los elementos seleccionados de una exportación.




2. En el panel de trabajo, haga clic en la pestaña Fallos.

3. En la cuadrícula Fallos, seleccione los elementos que desea reintentar.


• Haga clic con el botón secundario en la cuadrícula y seleccione Reintentar elementos fallidos del menú de acceso directo.

• En la cinta, seleccione la pestaña Resultados > Reintentar elementos fallidos.

La sección Ejecuciones del informe de resumen de exportación se actualiza para incluir la exportación nueva.

La pestaña Fallos se actualiza para mostrar la cantidad de elementos fallidos en este reintento. La lista de elementos fallidos se actualiza.

Los elementos seleccionados se exportan a un nuevo archivo de contenedor, de metadatos o ambos. El estado de estos elementos cambia para reflejar el último evento de reintento. No se añade una nueva instancia de la exportación al panel de navegación. Los elementos que se exportaron correctamente como resultado del reintento se eliminan de la pestaña Fallos. Para una operación de exportación, aparece solamente una instancia de reintento, independientemente de cuántos reintentos se hayan realizado.

Detención de una búsqueda en ejecuciónDetenga una exportación en curso utilizando el botón Detener que aparece en la sección Exportar de la pestaña Buscar/Exportar.

La opción de detención de una exportación está disponible cuando la exportación tiene uno de los siguientes estados:

◆ En línea de espera

◆ En ejecución

◆ Dividiendo

Uso de carpetas para organizar exportacionesPara organizar las exportaciones, cree carpetas en el nodo Exportar del panel de navegación.


◆ Son opcionales


Puede realizar las siguientes acciones:

Detención de una búsqueda en ejecución 289




◆ Arrastrar y soltar búsquedas de una carpeta de exportación a otra dentro de una materia:

Nota: Las carpetas para organizar exportaciones están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

Creación de carpetas para organizar exportaciones


Realice los siguientes pasos para crear una carpeta a fin de organizar las exportaciones, en el panel de navegación.





• Haga clic en el nodo Exportaren el panel de navegación y, a continuación, seleccione la pestaña Materia > Nueva carpeta.

Si no hay ninguna carpeta de organización ni ninguna exportación, realice uno de los pasos que se describen a continuación:


– Haga clic en el panel de trabajo y, a continuación, presione Ctrl-F.

• Haga clic con el botón secundario en el nodo Exportar y, a continuación, seleccione Nueva carpeta.

Una carpeta denominada Nueva carpeta aparece en el panel de navegación, en el nodo Exportar.


Nota: No es necesario que los nombres de las carpetas de organización sean únicos dentro del área Exportar de una materia.

5. Presione Intro.

Cambio de nombre de carpetas de organización




Realice los siguientes pasos para cambiar el nombre de una carpeta utilizada para organizar las exportaciones.



2. Expanda la materia y el nodo Exportar que contiene la carpeta a la que desea cambiar el nombre.



5. Presione Intro.

Eliminación de carpetas de organización


Para eliminar una carpeta que se ha utilizado para organizar exportaciones, en el panel de navegación.



2. Expanda la materia y el nodo Exportar que contiene la carpeta que desea eliminar.


Nota: Puede eliminar carpetas de organización vacías. No puede eliminar carpetas de organización que contienen exportaciones.

Eliminación de una exportaciónPuede eliminar una exportación que finalizó. Si elimina una exportación en ejecución, la operación se detiene y se elimina.

Para eliminar una exportación de una materia, en el panel de navegación:


2. Seleccione la materia.

3. Expanda el nodo Exportar.


• Haga clic con el botón secundario en la exportación y, a continuación, seleccione Eliminar del menú de acceso directo.

• Seleccione la exportación y, a continuación, la pestaña Inicio > Eliminar.

Eliminación de una exportación 291

CAPÍTULO 13Uso de las utilidades de Discovery Manager


◆ Acerca de las utilidades de Discovery Manager...................................................... 294◆ Requisitos previos ................................................................................................ 294◆ Permisos............................................................................................................... 295◆ Flujos de trabajo de Discovery Manager ................................................................ 295◆ Sintaxis común para todas las utilidades de Discovery Manager............................ 296◆ Creación de registros de identidad ........................................................................ 297◆ Creación de custodias........................................................................................... 302◆ Recopilación de correo electrónico de custodias ................................................... 304

Nota: Las utilidades están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

Uso de las utilidades de Discovery Manager 293

Uso de las utilidades de Discovery Manager

Acerca de las utilidades de Discovery ManagerPuede usar Discovery Manager Full Edition para crear manualmente los siguientes elementos de a uno a la vez: identidades, custodias y búsquedas de recopilación para cada custodia.

Para realizar las mismas operaciones de forma masiva, use las utilidades de la línea de comandos de Discovery Manager. Las utilidades consiguen los mismos resultados que si hubiese realizado las operaciones manualmente en la aplicación cliente.

Las utilidades son:

◆ DMIdentity: Crea registros de identidad a partir de un archivo de entrada que contiene información sobre cada usuario.

◆ DMCustodian: Crea custodias en una materia a partir de un archivo de entrada que contiene los nombres de las identidades.

◆ DMCollect: Recopila correo de todas las custodias definidas en una materia utilizando las fechas, las palabras clave y las carpetas de búsqueda que se han definido en las propiedades de la materia.

Ejecute las utilidades desde una ventana de comandos de Windows (Inicio > Ejecutar > cmd).

Requisitos previos

Debe tener instalados EMC SourceOne Email Management y EMC SourceOne Discovery Manager Full Edition.

Las utilidades de línea de comandos dependen del servicio web de Discovery Manager y otros componentes de SourceOne y Discovery Manager. La base de datos de Discovery Manager almacena los datos que crean las utilidades.

Instalación

Realice los siguientes pasos para copiar las utilidades en un ordenador del entorno de Discovery Manager.

1. Navegue hasta el directorio de utilidades del kit de software de Discovery Manager.

2. Copie los siguientes ejecutables de utilidades en cualquier directorio de cualquier ordenador del entorno Discovery Manager:

• DMCollect.exe

• DMCustodian.exe

• DMIdentity.exe

• GOSPresentationCommon.dll (necesario para la utilidad DMCollect)



Permisos

Para ejecutar las utilidades de Discovery Manager, debe tener los mismos permisos necesarios para realizar las acciones de la aplicación cliente de Discovery Manager.

En la aplicación cliente de Discovery Manager, el administrador de usuarios debe añadirle como usuario de Discovery Manager y asignarle las funciones que se incluyen en la tabla siguiente.

Flujos de trabajo de Discovery ManagerPuede utilizar Discovery Manager Full Edition o las utilidades de la línea de comandos de Discovery Manager para recopilar correo electrónico para cada custodia. La ventaja de las utilidades es que permiten llevar a cabo operaciones masivas.

Sin embargo, el flujo de trabajo para usar las utilidades de la línea de comandos es distinto del flujo de trabajo de la aplicación cliente.

Flujo de trabajo de la aplicación cliente

Si utiliza la aplicación cliente de Discovery Manager Full Edition, los pasos para recopilar correo para cada custodia son los siguientes.

1. Cree la materia y, si lo desea, especifique rangos de fechas y palabras clave para las búsquedas de recopilación.

2. Realice los siguientes pasos para cada custodia:

a. Determine el conjunto de direcciones de correo electrónico que utilizará para obtener resultados precisos. Utilice entradas de la libreta de direcciones (si las custodias son empleados actuales) o registros de identidad.

b. Añada la custodia a la materia.

c. Cree una búsqueda de recopilación y especifique direcciones en los campos de búsqueda Remitente o Destinatario.

d. Ejecute la búsqueda de recopilación.

e. Asigne los resultados a la materia y especifique la custodia.

Flujo de trabajo de utilidades

Si emplea las utilidades de la línea de comandos de Discovery Manager, los pasos para recopilar el correo para cada custodia son los siguientes.

1. Cree un archivo que contenga información identificativa de cada usuario. Puede recibir esta información en un documento o una hoja de cálculo.

Tabla 22 Utilidades y funciones necesarias

Utilidad Función requerida

DMIdentity Administrador de identidades

DMCustodian Administrador de materias de la materia

DMCollect Investigador de la materia

Flujos de trabajo de Discovery Manager 295


2. Use la utilidad DMIdentity para crear identidades de cada usuario con el archivo creado en el paso anterior.

3. En la aplicación cliente de Discovery Manager, cree la materia y especifique rangos de fechas y palabras clave para las búsquedas de recopilación.

4. Cree un archivo que contenga los nombres de identidad de cada custodia. Use la utilidad DMIdentity para producir un archivo que contenga todos los nombres de identidad, si lo desea. (Puede usar este archivo de salida como entrada en el paso siguiente).

5. Use la utilidad DMCustodian para crear todas las custodias con el archivo creado en el paso anterior como entrada.

6. Use la utilidad DMCollect para crear y ejecutar las búsquedas de recopilación de todas las custodias definidas en una materia y para asignar los resultados a la materia.

Sintaxis común para todas las utilidades de Discovery ManagerEn la sección siguiente, se describe la sintaxis común para todas las utilidades de Discovery Manager.

Sintaxis común de la línea de comandos

La línea de comandos incluye un comando y una lista de argumentos, algunos de los cuales incluyen valores.

◆ Para ver la ayuda de una utilidad, escriba el nombre de la utilidad seguida de un espacio y el comando Help. Un ejemplo es:

DMIdentity Help

◆ Puede abreviar todos los comandos y todas las opciones si la abreviación es única. Las abreviaciones de opciones solo deben ser únicas para el comando en que se utilizan.

◆ Los comandos y las opciones no distinguen entre mayúsculas y minúsculas.

◆ Puede escribir uno de los caracteres siguientes delante de todas las opciones:

• Guión (-)

• Barra diagonal (/)

◆ El orden de las opciones no importa, pero es necesario especificar el comando en primer lugar.

◆ Para separar los valores del nombre de la opción, utilice uno de los caracteres siguientes:

• Un espacio

• Dos puntos (:)

• Un signo igual (=)

◆ Escriba los valores con espacios y caracteres especiales entre comillas dobles.



◆ Puede utilizar la opción /Verbose en la mayoría de comandos para obtener resultados adicionales para fines informativos y de resolución de problemas.

Por ejemplo, cada utilidad requiere que la línea de comandos especifique el nombre del servidor de Discovery Manager.

Por ejemplo, si ejecuta las utilidades en el servidor de Discovery Manager, otras formas equivalentes de especificar el nombre del servidor son:

/ServerName localhost

-server localhost

/serv:localhost

/s=localhost

Sintaxis común del archivo de entrada

Los archivos de entrada son archivos de texto (.txt) con un retorno de carro delimitador, como los archivos que se crean en un bloc de notas.

Si el nombre del archivo de entrada contiene espacios, escríbalo entre comillas dobles.

Informes de error comunes

Cada utilidad realiza las siguientes tareas.

◆ Notifica el primer error de sintaxis inmediatamente y, si existe alguno, no procesa nada.

◆ Identifica la ubicación donde ha detectado el primer problema. Pueden existir otros errores sin notificar en la misma línea de comandos.

◆ Si se produce un error que no sea de sintaxis, intenta continuar, aunque puede que no siempre sea posible.

Creación de registros de identidadSiga los siguientes pasos para crear registros de identidad.

1. Cree un archivo de entrada con información sobre cada identidad. Esta información se puede enviar al investigador en un documento o una hoja de cálculo.

2. Use la utilidad DMIdentity para crear identidades con el archivo de entrada creado en el paso anterior.

Creación del archivo de entrada de la utilidad DMIdentity

Cree un archivo de texto (.txt) que contenga los nombres de los usuarios para los que desee crear identidades. Los nombres pueden ser nombres de cuentas de Windows, nombres para mostrar de Exchange, nombres para mostrar de Notes.

Si el nombre del archivo de entrada contiene espacios, escríbalo entre comillas dobles.

En la sección siguiente, se describen los dos formatos utilizados para crear un archivo de entrada para la utilidad DMIdentity.

Creación de registros de identidad 297


Formato 1: Un nombre por líneaSi los nombres de usuario contienen puntos y comas, escriba cada nombre de usuario en una línea distinta del archivo de entrada. Finalice cada línea con un retorno.

Nombre<retorno>

Cada línea puede contener una descripción y comentarios separados por tabulaciones:

Nombre<tabulación>Descripción<tabulación>Comentarios_omitidos<retorno>

La utilidad DMIdentity ignora los comentarios que se escriben después de la segunda tabulación.

Nota: Si el archivo de entrada tiene un nombre por línea y los nombres contienen puntos y coma, utilice la opción /OnePerLine al ejecutar el comando Create de DMIdentity. Esta opción sirve para que los puntos y coma de los nombres no se interpreten incorrectamente como separadores entre varios nombres.

Formato 2: Varios nombres por líneaSi los nombres no contienen puntos y coma, puede escribir varias entradas en la misma línea. Use un punto y coma para separar las entradas. Finalice cada línea con un retorno.

Nombre1;NombreN<retorno>

Cada entrada puede contener una descripción y comentarios separados por tabulaciones:

Nombre1<tabulación>Descripción1<tabulación>Comentarios1_omitidos;NombreN<tabulación>DescripciónN<tabulación>ComentariosN_omitidos<retorno>

La utilidad DMIdentity ignora los comentarios que se escriben después de la segunda tabulación en cada entrada.

Nota: Si el archivo de entrada contiene varios nombres por línea, no utilice la opción /OnePerLine al ejecutar el comando Create en DMIdentity. Si utiliza esta opción, los puntos y coma separadores se ignorarán y cada línea del archivo de entrada se interpretará como un nombre único, no como varios nombres.

Uso del comando Create de DMIdentity

Utilice el comando Create de la utilidad DMIdentity para crear identidades a partir de un archivo de entrada de nombres de usuario.

Permisos necesarios para la utilidad DMIdentityPara ejecutar la utilidad DMIdentity, el administrador de usuarios de Discovery Manager debe asignarle el rol Administrador de identidades.

Descripción general del comando Create de DMIdentityLa Ayuda de la utilidad DMIdentity muestra la siguiente información sobre el comando Create.

Uso: DMIdentity <comando> [opciones]

Comandos:



Crear

/ServerName value /InputFile file.ext /Type list-value [/OnePerLine][/DomainName value] [/AddressBook value][ [/AppendUID] [/Verbose]

Crear identidades a partir de un archivo de entrada

/ServerName Nombre o IP del servidor/InputFile Nombre del archivo de entrada/Type Especifica el tipo de entradas del archivo de entrada

DominoDisplay Nombre para mostrar de Domino NABExchangeDisplay Nombre para mostrar de Exchange GALWindowsAccount Nombre de cuenta de Windows Active Directory

/OnePerLine Cada línea del archivo de entrada contiene solo una entrada (opcional)/DomainName Nombre de dominio de Windows (solo se usa con el tipo WindowsAccount)

(opcional)/AddressBook Libreta de direcciones de Domino (solo se usa con el tipo DominoDisplay si LDAP

está desactivado) (opcional) /AppendUID Anexa el nombre de cuenta del archivo de entrada al nombre para

mostrar para que el nombre de identidad sea único.Solo válido con /Type WindowsAccount (opcional)

/Verbose Muestra resultados detallados (opcional)

Parámetros de línea de comandos requeridos para la utilidad DMIdentityLa tabla siguiente describe los parámetros necesarios para la utilidad DMIdentity.

Uso de las opciones de /Type para Create de DMIdentityEl comando Create de DMIdentity interpreta los nombres de usuario del archivo de entrada según la opción /Type de la línea de comandos:

/Type ExchangeDisplay

Cada valor de nombre del archivo de entrada se interpreta como un nombre para mostrar de Exchange y se utiliza para realizar búsquedas.

Si se encuentra una coincidencia exacta, las direcciones se obtienen y se usan para crear la identidad. Si se encuentra más de una coincidencia, aparece un error que indica que el valor es ambiguo.

En el ejemplo siguiente, la opción de /Type ExchangeDisplay especifica que los nombres de usuario del archivo de entrada deben interpretarse como nombres para mostrar de Exchange.

DMIdentity Create /ServerName DMgrServer /InputFile Names.txt /Type ExchangeDisplay

Tabla 23 Utilidad DMIdentity: parámetros necesarios

Parámetro necesario Valores válidos

/ServerName Nombre de host o dirección IP del servidor de Discovery Manager.

/InputFile Nombre del archivo de texto de entrada: filename.txt.Si el nombre del archivo de entrada contiene espacios, escríbalo entre comillas dobles.

/Type Consulte la sección siguiente.



/Type DominoDisplay (entornos LDAP)

Cada valor de nombre del archivo de entrada se interpreta como un nombre para mostrar de Domino y se utiliza para las búsquedas.

Si se encuentra una coincidencia exacta, las direcciones se obtienen y se usan para crear la identidad. Si se encuentra más de una coincidencia, aparece un error que indica que el valor es ambiguo.

Nota: Si se configura Email Management para que utilice el directorio de Domino, debe proporcionar la opción de comando /AddressBook. Si el sistema está configurado para utilizar LDAP, esta opción no es necesaria.

En el ejemplo siguiente, la opción /Type DominoDisplay especifica que los nombres de usuario del archivo de entrada deben interpretarse como nombres para mostrar de Domino.

Esta línea de comandos se aplica en entornos de Domino que utilizan LDAP:

DMIdentity Create /ServerName DMgrServer /InputFile Names.txt /Type DominoDisplay

/Type DominoDisplay (entornos de directorios de Domino)

En el ejemplo siguiente, la opción /Type DominoDisplay especifica que los nombres de usuario del archivo de entrada deben interpretarse como nombres para mostrar de Domino.

Los entornos de Domino que utilizan directorios de dominio requieren la opción /AddressBook, junto con el nombre de un directorio de Domino:

DMIdentity Create /ServerName DMgrServer /InputFile Names.txt /Type DominoDisplay/AddressBook GlobalDirectory

/Type WindowsAccount

Cada valor de nombre del archivo de entrada se interpreta como un nombre de cuenta de Windows.

En el ejemplo siguiente, /Type WindowsAccount no tiene una opción /DomainName que especifique que los nombres de usuario del archivo de entrada deben interpretarse como nombres de cuenta de Windows.

DMIdentity Create /ServerName DMgrServer /InputFile Names.txt /Type WindowsAccount

En el ejemplo siguiente, la opción /Type WindowsAccount especifica una opción /DomainName que determina que los nombres de usuario del archivo de entrada deben interpretarse como nombres de cuenta de Windows.

Si, además, utiliza la opción /DomainName y especifica un nombre de dominio, la utilidad DMIdentity:

◆ Antepone el nombre de dominio a las entradas del archivo de entrada que no incluyen una barra diagonal inversa (\).

◆ Utiliza las entradas modificadas para buscar alias de Exchange en Active Directory.



DMIdentity Create /ServerName DMgrServer /InputFile Names.txt /Type WindowsAccount /DomainName emc

/Type WindowsAccount (con /AppendUID)

En el ejemplo siguiente, la opción /Type WindowsAccount especifica que los nombres de usuario del archivo de entrada deben interpretarse como nombres de cuenta de Windows. Si también usa la opción /AppendUID, la utilidad DMIdentity anexa el nombre de cuenta del archivo de entrada al nombre para mostrar de Active Directory para que el nombre de la identidad sea único.

DMIdentity Create /ServerName DMgrServer /InputFile Names.txt /Type WindowsAccount /AppendUID

Sea consistente al usar /Append UID. Use esta opción en todo momento o no la use. El uso inconsistente puede dar lugar a identidades duplicadas (una identidad con UID y otra identidad sin él).

Uso de la opción /OnePerLineEl formato del archivo de entrada determina si debe usar la opción /OnePerLine.

◆ Si el archivo de entrada tiene un nombre por línea y los nombres contienen punto y coma, utilice la opción /OnePerLine al ejecutar la utilidad. Esta opción sirve para que los puntos y coma de los nombres no se interpreten incorrectamente como separadores entre varios nombres.

◆ Si el archivo de entrada contiene varios nombres por línea, no utilice la opción /OnePerLine al ejecutar la utilidad. Si utiliza esta opción, los puntos y coma separadores se ignorarán y cada línea del archivo de entrada se interpretará como un nombre único, no como varios nombres.

Uso de la opción /Domain NamePuede utilizar la opción /DomainName con la opción /Type WindowsAccount.

Si una entrada del archivo de entrada no incluye ninguna barra invertida (\), y si especifica la opción /DomainName y un nombre de dominio en la línea de comandos, el nombre del dominio se antepone a la entrada con una barra invertida (\) como separador. A continuación, este valor se usa para buscar usuarios en Active Directory para obtener el alias de Exchange del usuario.

Uso de la opción /AddressBookLos entornos de Domino que utilizan directorios de Domino requieren la opción /AddressBook, junto con el nombre de un directorio de Domino.

Si el nombre del directorio de Domino contiene espacios, escríbalo entre comillas dobles.

Resultados del comando Create de DMIdentityPara cada nombre del archivo de entrada, la utilidad DMIdentity crea una identidad y le añade las direcciones.



Uso del comando List de DMIdentity

Consulte “Método 2: Generación del archivo de entrada de la utilidad DMCustodian” en la página 302.

Creación de custodiasRealice los siguientes pasos para crear custodias.

1. En la aplicación cliente de Discovery Manager Full Edition, cree la materia. Para ello, especifique intervalos de fechas y palabras clave para las búsquedas de recopilación.

2. Cree un archivo de entrada que contenga los nombres de identidad de cada custodia.

3. Use la utilidad DMCustodian para crear todas las custodias con el archivo creado en el paso anterior como entrada.

Creación del archivo de entrada de la utilidad DMCustodian

Para crear un archivo de entrada que contenga el nombre de identidad de cada custodia, siga uno de los métodos que se describen a continuación.

Nota: Los nombres de identidad del archivo de entrada deben coincidir con las identidades existentes en la base de datos de Discovery Manager, excepto en las mayúsculas y minúsculas. La utilidad DMCustodian no distingue entre mayúsculas y minúsculas en los nombres de identidad.

Método 1: Creación manual del archivo de entrada de la utilidad DMCustodianCree un archivo de texto (.txt) que contenga el nombre de identidad de cada custodia. Si el nombre del archivo de entrada contiene espacios, escríbalo entre comillas dobles.

Coloque cada nombre de identidad en una línea distinta. Finalice cada línea con un retorno.

NombreIdentidad<retorno>

Cada línea puede contener una descripción y comentarios separados por tabulaciones:

NombreIdentidad<tabulación>Descripción<tabulación>Comentarios_omitidos

La utilidad DMCustodian ignora los comentarios que se escriben después de la segunda tabulación.

Método 2: Generación del archivo de entrada de la utilidad DMCustodianUse la utilidad DMIdentity para generar una lista de todas las identidades definidas.

Utilice este método si desea especificar todas o la mayoría de identidades en la utilidad DMCustodian. Las entidades se pueden eliminar del archivo generado.

(Para crear identidades, use la aplicación cliente de Discovery Manager Full Edition o la utilidad DMIdentity).



Descripción general del comando List de DMIdentity

Use el comando List de la utilidad DMIdentity para producir un archivo que contenga todos los nombres de identidad almacenados en la base de datos de Discovery Manager.

La ayuda de la utilidad DMIdentity muestra la siguiente información sobre el comando List:

Lista

/ServerName valor /OutputFile file.ext [/Verbose]

Muestra todas las identidades

/ServerName Nombre o IP del servidor/OutputFile Nombre del archivo de salida/Verbose Muestra resultados detallados (opcional)

Ejemplo de la línea del comando List de DMIdentity

DMIdentity List /ServerName DMgrServer /OutputFile Identities.txt

Resultados del comando List de DMIdentity

El comando DMidentity produce un archivo de salida que incluye todos los nombres de identidad, uno por línea.

Además, cada línea también incluye la descripción y el número de ID separados por tabulaciones.

NombreIdentidad<tabulación>Descripción<tabulación>Número_ID

Uso de la utilidad DMCustodian

Utilice el comando Create de la utilidad DMCustodian para crear custodias a partir de un archivo de entrada de nombres de identidad.

Permisos necesarios para la utilidad DMCustodianPara ejecutar la utilidad DMCustodian, el propietario de materia debe asignarle el rol Gestor de materias.

Descripción general del comando Create de DMCustodianLa ayuda de la utilidad DMCustodian muestra la siguiente información:

Uso: DMCustodian <comando> [opciones]

Comandos:

Create /MatterName valor /ServerName valor /InputFile file.ext [/OnePerLine] [/Verbose]

Creación de custodias a partir de un archivo de entrada

/MatterName Nombre de materia/ServerName Nombre o IP del servidor/InputFile Nombre del archivo de entrada/OnePerLine Cada línea del archivo de entrada contiene solo una entrada (opcional)/Verbose Muestra resultados detallados (opcional)

Parámetros de línea de comandos requeridos para la utilidad DMCustodianLa tabla siguiente describe los parámetros necesarios para la utilidad DMCustodian.

Creación de custodias 303


◆ /MatterName: nombre de la materia para la que desea crear custodias.

◆ /ServerName: nombre de host o dirección IP del servidor de Discovery Manager.

◆ /InputFilenombre del archivo de texto de entrada: filename.txtSi el nombre del archivo de entrada contiene espacios, escríbalo entre comillas dobles.

Ejemplo de línea de comando Create de DMCustodianDMCustodian Create /MatterName Case2 /ServerName DMgrServer /InputFile Identities.txt

Resultados del comando Create de DMCustodianSi un nombre de identidad del archivo de entrada coincide exactamente con una identidad existente en la base de datos de Discovery Manager, el comando Create de DMCustodian realiza lo siguiente:

◆ Crea una custodia con el nombre (y la descripción opcional) del archivo de entrada.

◆ Vincula la custodia a la identidad correspondiente y añade los detalles del enlace a la descripción.

Recopilación de correo electrónico de custodiasRealice los siguientes pasos para recopilar correo para cada custodia.

1. Si aún no lo ha hecho, realice las siguientes tareas:

a. Cree identidades.

b. Use identidades para crear custodias para una materia.

2. Use la utilidad DMCollect para crear y ejecutar las búsquedas de recopilación de todas las custodias definidas en una materia y para asignar los resultados a la materia.

Uso del comando Collect de DMCollect

Utilice el comando de recopilación DMCollect para realizar lo siguiente.

◆ Cree una búsqueda de propietarios por custodia con las fechas y palabras clave de las propiedades de la materia.

◆ Cree búsquedas en una carpeta de organización especificada.

◆ Ejecute cada búsqueda.

◆ Asigne los resultados a la materia, con la custodia.

Nota: Ejecute una instancia de la utilidad DMCollect en una materia y carpeta de organización a la vez. No se pueden ejecutar varias instancias de la utilidad DMCollect en la misma materia y carpeta de organización.Ejecute varias instancias de la utilidad DMCollect en distintas materias o carpetas de organización.



Permisos necesarios para la utilidad DMCollectPara ejecutar la utilidad DMCollect, el propietario de materia debe asignarle el rol Investigador para la materia.

Descripción general del comando Collect de DMCollectLa Ayuda de la utilidad DMCollect muestra la siguiente información sobre el comando Collect:

Uso: DMCollect <comando> [opciones]

Comandos:

Collect /MatterName valor /ServerName valor [/FolderName valor][/Threads número] [/AlwaysSearchEmbeddedMessages valor de lista] [/Verbose]

Recopile el alcance de la materia (cree búsquedas, ejecútelas y asigneresultados

/MatterName Nombre de materia/ServerName Nombre o IP del servidor/FolderName Nombre de carpeta de la materia (opcional)/Threads Número máximo de búsquedas que se ejecutan simultáneamente (opcional)/AlwaysSearchEmbeddedMessages Siempre buscar mensajes incorporados

(aplicar búsqueda de texto completo) (opcional)Yes Aplicar búsqueda de texto completoNo No aplicar búsqueda de texto completo

/Verbose Muestra resultados detallados (opcional)

Parámetros de línea de comandos requeridos para la utilidad DMCollectLa tabla siguiente describe los parámetros necesarios para la utilidad DMCollect.

◆ /MatterName: nombre de la materia para la que desea crear búsquedas de recopilación.

◆ /ServerName: nombre de host o dirección IP del servidor de Discovery Manager.

Uso de la opción /FolderNameEn la sección siguiente, se describe el uso de la opción /FolderName.

Uso de la opción /FolderName con el comando Collect de DMCollect

Para que el comando Collect de DMCollect cree búsquedas de recopilación en una carpeta de organización concreta, utilice la opción /FolderName.

Por ejemplo:

DMCollect Collect /MatterName Case8630 /ServerName DMgrServer /FolderName NewYork

Si la carpeta de organización especificada no existe, DMCollect la creará. Después de ejecutar la utilidad DMCollect, la aplicación cliente de Discovery Manager mostrará la nueva carpeta en el nodo Área de recopilación de la materia en el panel de navegación.

Recopilación de correo electrónico de custodias 305


Uso de la opción /FolderName con el comando Rerun de DMCollect

Para que el comando Rerun de DMCollect vuelva a ejecutar las búsquedas de recopilación en una carpeta de organización concreta, utilice la opción /FolderName.

Por ejemplo:

DMCollect Rerun /MatterName Case8630 /ServerName DMgrServer /FolderName NewYork

Uso de la opción /ThreadsDe forma predeterminada, la utilidad DMCollect puede ejecutar un máximo de cinco búsquedas múltiples simultáneamente.

Para especificar una cantidad máxima distinta, utilice la opción /Threads, por ejemplo:

DMCollect Collect /MatterName Case8630 /ServerName DMgrServer /Threads 10

El valor de /Threads debe superior a cero (0). El valor máximo es 10.

Uso de la opción /AlwaysSearchEmbeddedMessagesLa opción /AlwaysSearchEmbeddedMessages determina si la utilidad DMCollect aplica búsquedas de índices de texto completo para buscar elementos con mensajes incorporados.

Esta opción equivale a las siguientes opciones de configuración de la aplicación cliente de Discovery Manager:

◆ Opción Mensajes incorporados en la búsqueda de la pantalla Configuración.

◆ Casilla de verificación Siempre buscar mensajes incorporados del cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda.

Si omite la opción /AlwaysSearchEmbeddedMessages, la utilidad DMCollect usa la opción de configuración Mensajes incorporados en la búsqueda.

Si utiliza la opción /AlwaysSearchEmbeddedMessages, anulará las opciones de configuración de la aplicación cliente de Discovery Manager. Los valores válidos son:

◆ Sí: La utilidad DMCollect aplica una búsqueda de índices de texto completo.

◆ No: La utilidad DMCollect no aplica la búsqueda de índices de texto completo.

Detalles del procesamiento de Collect de DMCollectEl procesamiento de la utilidad DMCollect consta de las dos etapas siguientes.

Creación de búsquedas

Si todavía no existe la búsqueda en la carpeta de organización especificada, la utilidad DMCollect crea una búsqueda de propietario para cada custodia con una identidad vinculada.

En la aplicación cliente de Discovery Manager, el nombre de la búsqueda se muestra como el nombre de la custodia y el estado Created, separado por el carácter de tilde de ñ (~). Un ejemplo es: Alana E Gaymon ~ Creado.



Si la búsqueda existe en la carpeta de organización especificada, la utilidad determina si ha creado la búsqueda.

Si la carpeta de organización especificada no existe, la utilidad la crea.

Después de crear todas las búsquedas, la utilidad las ejecuta.

Ejecución de búsquedas

La utilidad DMCollect consulta todas las búsquedas de la carpeta de organización especificada y procesa las búsquedas que ha creado. La utilidad procesa una búsqueda a partir de su estado, como se describe en la lista siguiente.

◆ Creado o Volver a ejecutar: Se inicia la búsqueda y el estado en el nombre de la búsqueda cambia a En ejecución.

◆ En ejecución: La utilidad espera que se complete la búsqueda y, a continuación, cambia el estado del nombre de la búsqueda a Búsqueda finalizada.

◆ Búsqueda finalizada: La utilidad asigna todos los resultados de la última instancia de búsqueda a la materia y, a continuación, asigna la custodia a todos los mensajes. El estado en el nombre de la búsqueda cambia a Asignada.

◆ Asignada: No se realiza ningún procesamiento. La búsqueda de recopilación se ha completado.

Resultados del comando Collect de DMCollectLa sección siguiente hace referencia a los resultados del comando DMCollect.

Información que se muestra en la aplicación cliente de Discovery Manager

En la aplicación cliente de Discovery Manager Full Edition se muestran las búsquedas de recopilación creadas con el comando Collect de DMCollect.

El nombre de cada búsqueda de recopilación está formado por el nombre de la custodia y el estado actual de la búsqueda separado por un carácter de tilde de ñ (~).

NombreCustodia ~ EstadoActual

El estado cambia durante el procesamiento.

El estado se mantiene de modo que si detiene la utilidad DMCollect mientras se procesa el comando Collect, más adelante puede reanudar el procesamiento desde donde lo dejó especificando de nuevo el comando Collect.

En las listas siguientes, se enumeran los estados actuales posibles:

◆ Creada: La búsqueda se creó pero no se ejecutó.

◆ En ejecución: La búsqueda se está ejecutando.

◆ Búsqueda finalizada: La búsqueda acabó de ejecutarse.

◆ Asignada: Los resultados se han asignado a la materia.

◆ Volver a ejecutar: La búsqueda se ha ejecutado una vez, los resultados se han asignado, y el usuario ha solicitado que se vuelva a ejecutar la búsqueda.

Recopilación de correo electrónico de custodias 307


Información que no se muestra en la aplicación cliente de Discovery Manager

La información adicional se almacena en el campo de descripción de la búsqueda de la base de datos y no aparece en la aplicación cliente de Discovery Manager.

El valor que se almacena en este campo está formado por el prefijo DMCollect seguido del carácter de tilde de la ñ (~), el ID de custodia, otro carácter de tilde y el ID de identidad:

DMCollect ~ ID_de_custodia ~ ID_de_identidad

El prefijo DMCollect identifica las búsquedas que ha creado el comando Collect de DMCollect.

Si la utilidad DMCollect examina las búsquedas existentes, solo procesa las búsquedas con un campo de descripción que empieza con el prefijo DMCollect. Si un usuario modifica el nombre de la búsqueda en la aplicación cliente de Discovery Manager, el campo de descripción de búsqueda de la base de datos se borra. En tal caso, la utilidad DMCollect ya no reconoce la búsqueda como una que ha creado y no la procesa.

Uso del comando Rerun de DMCollect

Utilice el comando Rerun de DMCollect para volver a ejecutar las búsquedas de recopilación que se han creado con el comando de recopilación DMCollect y que tienen el estado Assigned.

Descripción general del comando Rerun de DMCollectLa Ayuda de la utilidad DMCollect muestra la siguiente información sobre el comando Rerun:

Uso: DMCollect <comando> [opciones]

Comandos:

Rerun /MatterName value /ServerName value [/FolderName value][/Threads number] [/Verbose]

Vuelve a ejecutar las búsquedas existentes y a asignar los resultados

/MatterName Nombre de materia/ServerName Nombre o IP del servidor/FolderName Nombre de carpeta de la materia (opcional)/Threads Número máximo de búsquedas que se ejecutan simultáneamente (opcional)/Verbose Muestra resultados detallados (opcional)

A continuación, se proporciona un ejemplo de la línea de comando Rerun de DMCollect.

DMCollect Rerun/MatterName Case3961/ServerName DMgrServer/FolderName NewYork

Detalles del procesamiento de Rerun de DMCollectPara todas las búsquedas de la carpeta especificada que creó la utilidad DMCollect con el estado "Asignado", el comando Rerun de DMCollect realiza lo siguiente:

1. Cambia el estado en el nombre de la búsqueda a Volver a ejecutar.

2. Ejecuta las búsquedas.


CAPÍTULO 14Características de accesibilidad de Discovery Manager


◆ Características de accesibilidad ............................................................................ 310◆ Métodos abreviados de teclado ............................................................................ 310

Características de accesibilidad de Discovery Manager 309

Características de accesibilidad de Discovery Manager

Características de accesibilidadLas siguientes características de accesibilidad se incluyen en Discovery Manager.

◆ Secuencia de tabulación circular en ventanas y cuadros de diálogo, incluidos informes

◆ Métodos abreviados de teclado de los controles utilizados con más frecuencia.

◆ Compatibilidad con software de lector de pantalla

Métodos abreviados de tecladoEn la sección siguiente, se describen los métodos abreviados de teclado.

Métodos abreviados de teclado generales

En la siguiente tabla se muestran los métodos abreviados de teclado de las ventanas y los cuadros de diálogo de Discovery Manager.

Nota: Algunas funciones solo están disponibles en Discovery Manager Full Edition.

Tabla 24 Métodos abreviados de teclado generales (1 de 2)

Método abreviado Descripción

ALT o F10 • Muestra los métodos abreviados de teclado de nivel superior de la cinta.• Muestra el método abreviado (Z o Z1) del icono Ayuda de la ventana o el

cuadro de diálogo activos. • Muestra el método abreviado (Z2) del icono Vista (menú desplegable Vista)

de los cuadros de diálogo Seleccionar carpeta de retención y Seleccionar usuarios. Los métodos abreviados de teclado de las opciones del menú desplegable Vista son los siguientes:

D = DetallesI = IconosL = ListaT = MosaicoH = Miniaturas

ALT-A Equivalente de teclado del botón Agregar de los cuadros de diálogo.

ALT-B Equivalente de teclado de los botones Examinar o Atrás de los cuadros de diálogo.

ALT-C Equivalente de teclado del botón Cancelar de los cuadros de diálogo.

ALT-F Equivalente de teclado del botón Finalizar de los cuadros de diálogo.

ALT-N Equivalente de teclado del botón Siguiente de los cuadros de diálogo.

ALT-O Equivalente de teclado del botón Aceptar de los cuadros de diálogo.

ALT-R Equivalente de teclado del botón Quitar de los cuadros de diálogo.



Métodos abreviados de teclado de la cinta principal

En la ventana principal de Discovery Manager se muestra una cinta.

Para mostrar los métodos abreviados de teclado de nivel superior de la cinta principal, pulse y suelte la tecla ALT o F10.

TECLAS DE DIRECCIÓN

• Permiten desplazarse por los nodos en el panel de navegación.• Permiten desplazarse por las pestañas del cuadro de diálogo Propiedades

de materia.• En las opciones de Vista actual de las identidades, permiten alternar entre

las opciones Resumen y Detallado.

CTRL-F Nueva carpeta. Crea una nueva carpeta de organización para las búsquedas en el Área de recopilación.

CTRL-I Nueva identidad. Abre la ventana Identidad.

CTRL-K Confirma los datos introducidos manualmente en determinados campos como, por ejemplo, las direcciones especificadas en el campo Identidad Elementos.

CTRL-M Nueva materia. Abre el Asistente de creación de materias.

CTRL-S Nueva búsqueda. Crea una nueva búsqueda en el Área de recopilación.

DELETE Elimina determinados objetos seleccionados, como los registros de identidad o las custodias.

FLECHA HACIA ABAJO

Muestra menús desplegables en campos.Consulte también la entrada de FLECHAS DE DIRECCIÓN de esta tabla.

INTRO • Muestra el resultado de búsqueda seleccionado en el visor nativo.• Abre determinados objetos seleccionados para editarlos como, por

ejemplo, un registro de identidad.• Confirma los datos introducidos manualmente en determinados campos

como, por ejemplo, las búsquedas cuyos nombres se han cambiado o las direcciones especificadas en el campo Identidad Elementos.

• Ejecuta el comando del botón seleccionado actualmente, como Aceptar o Cancelar.

• Equivalente al botón Buscar en el cuadro de diálogo Libreta de direcciones.

ESC Cierra la ventana o el cuadro de diálogo activos.

MAYÚS-F10 Muestra los menús contextuales (que aparecen al hacer clic con el botón secundario) en las áreas siguientes:• El nodo seleccionado de una materia en el panel de navegación• La fila seleccionada en la cuadrícula de resultados de búsqueda• La fila seleccionada en la cuadrícula Identidades de la pantalla Identidades• La fila seleccionada en la cuadrícula Identidad Elementos de la ventana

Identidad• La fila seleccionada en la cuadrícula Usuarios de la pantalla Administrador

de usuarios

BARRA ESPACIADORA

Activa la opción seleccionada de Vista actual de las identidades (Resumen o Detallada).

TAB Permite desplazarse por una ventana o cuadro de diálogo en orden de tabulación circular.

Tabla 24 Métodos abreviados de teclado generales (2 de 2)


Métodos abreviados de teclado 311


Para acceder a un elemento de una pestaña de cinta, presione la tecla de la pestaña de cinta y, a continuación, la tecla del elemento. Por ejemplo, para ejecutar el comando Nueva búsqueda de la pestaña Buscar/Exportar, la secuencia de teclas completa es la siguiente.

1. Pulse y suelte la tecla ALT o F10 para mostrar los métodos abreviados de teclado de nivel superior de la cinta.

2. Presione y suelte la tecla S para acceder a la pestaña Buscar/Exportar de la cinta.

3. Presione y suelte la tecla N para ejecutar el comando Nueva búsqueda.

Tabla 25 Métodos abreviados de teclado de la cinta principal (1 de 6)


ALT Permite alternar la visualización de los métodos abreviados de teclado de nivel superior de la cinta. Selecciona la cinta.

F10 Tiene la misma función que ALT.

FLECHA IZQUIERDA O FLECHA DERECHA

Desplaza la selección de una pestaña de la cinta a la siguiente.

Teclas TAB o MAYÚS-TAB, o TECLAS DE DIRECCIÓN

Desplaza la selección de un elemento de la pestaña actual de la cinta al siguiente.

INTRO o BARRA ESPACIADORA

Activa, ejecuta o abre un elemento de la cinta.

CTRL-F1 Permite alternar la visualización de la cinta.

En la siguiente sección se muestran todas las secuencias de teclas de la cinta principal, empezando por ALT. La coma que aparece entre los pares de teclas indica que debe soltar la tecla anterior antes de pulsar la siguiente. No pulse la tecla de coma. No mantenga presionadas todas las teclas de manera simultánea.

ALT, A Selecciona la pestaña Administración y muestra los accesos directos del teclado de cada uno de los elementos de dicha pestaña.

ALT, A, A Añadir usuario (en la pestaña Administración). Disponible para administradores de usuarios. Abre el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios de Active Directory. Se utiliza en la pantalla Administración > Administrador de usuarios.

ALT, A, D Añadir materia personal. Disponible para administradores de usuarios. Crea una Materia personal para el usuario seleccionado en la pantalla Administración > Administrador de usuarios.

ALT, A, E Eliminar materia personal (en la pestaña Administración). Disponible para administradores de usuarios. Elimina la Materia personal del usuario seleccionado en la pantalla Administración > Administrador de usuarios.

ALT, A, I Editar etiqueta (en la pestaña Administración). Disponible para administradores de etiquetas. Abre el cuadro de diálogo Editar etiqueta para la etiqueta seleccionada en la pantalla Administración > Administrador de etiquetas.



ALT, A, M Eliminar etiqueta (en la pestaña Administración). Disponible para administradores de etiquetas. Se utiliza para eliminar una etiqueta seleccionada de la pantalla Administración > Gestor de etiquetas.

ALT, A, R Eliminar usuario (en la pestaña Administración). Disponible para administradores de usuarios. Se utiliza para eliminar un usuario seleccionado de la pantalla Administración > Administrador de usuarios.

ALT, A, T Añadir etiqueta (en la pestaña Administración). Disponible para administradores de etiquetas. Abre el cuadro de diálogo Crear etiqueta. Se utiliza para crear etiquetas en la pantalla Administración > Administrador de etiquetas.

ALT, F Selecciona la pestaña Archivo y muestra los accesos directos del teclado de cada uno de los elementos de dicha pestaña.

ALT, F, E Permite salir de Discovery Manager. Cierra la aplicación Discovery Manager.

ALT, F, H Muestra el submenú Ayuda.

ALT, F, H, H Abre la ayuda en línea de Discovery Manager.

ALT, F, H, A Muestra la información Acerca de Discovery Manager.

ALT, F, N Muestra el submenú Nuevo.

ALT, F, N, A Añadir usuario (en la pestaña Archivo). Disponible para administradores de usuarios. Abre el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios de Active Directory. Se utiliza en la pantalla Administración > Administrador de usuarios.

ALT, F, N, E Nueva identidad (en la pestaña Archivo). Disponible para administradores de identidades. Abre la ventana Identidad. Se utiliza para crear una identidad.

ALT, F, N, N Nueva materia (en la pestaña Archivo). Disponible para propietarios de materias. Abre el Asistente de creación de materias. Se utiliza para crear materias.

ALT, H Selecciona la pestaña Inicio y muestra los métodos abreviados de teclado de cada uno de los elementos de la misma.

ALT, H, D Eliminar (en la pestaña Inicio). Se utiliza para borrar todos los objetos seleccionados en Discovery Manager que pueden eliminarse, como materias, identidades, búsquedas, usuarios y exportaciones.

ALT, H, F Seleccionador de campo (en la pestaña Inicio). Abre el cuadro de diálogo Seleccionador de campo. Se utiliza para añadir o quitar columnas en las cuadrículas.

ALT, H, O Ordenar de Z a A (en la pestaña Inicio). Ordena de manera descendente.

ALT, H, P Muestra el submenú Panel de vista previa.

ALT, H, B Botón de vista previa (en la pestaña Inicio). Muestra el panel de vista previa.

ALT, H, O Vista previa desactivada (en la pestaña Inicio). Oculta el panel de vista previa.

ALT, H, R Eliminar orden (en la pestaña Inicio). Elimina el último orden aplicado.

ALT, H, S Ordenar de A a Z (en la pestaña Inicio). Ordena de manera ascendente (por orden alfabético).

ALT, H, U Muestra el submenú Duplicados.





ALT, H, U, H Duplicados > Ocultar (en la pestaña Inicio). Se utiliza para ocultar mensajes duplicados en resultados de búsquedas de recopilación.

ALT, H, U, S Duplicados > Mostrar (en la pestaña Inicio). Se utiliza para mostrar mensajes duplicados en resultados de búsquedas de recopilación.

ALT, I Selecciona la pestaña Identidades y muestra los métodos abreviados de teclado de cada uno de los elementos de la misma.

ALT, I, D Eliminar identidad (en la pestaña Identidades). Esta opción está disponible para los administradores de identidades que trabajan en la pantalla Identidades. Se utiliza para eliminar una identidad seleccionada.

ALT, I, E Editar Identidad (en la pestaña Identidades). Esta opción está disponible para los administradores de identidades que trabajan en la pantalla Identidades. Se utiliza para editar una identidad seleccionada.

ALT, I, N Nueva identidad (en la pestaña Identidades). Abre la ventana Identidad. Se utiliza para crear una identidad.

ALT, M Selecciona la pestaña Materia y muestra los métodos abreviados de teclado de cada uno de los elementos de la misma.

ALT, M, A Estado (en la pestaña Materia). Se utiliza para cambiar el estado de una materia (abierta o cerrada). Esta opción está disponible para el administrador de materias.

ALT, M, C Copiar (en la pestaña Materia). Se utiliza para crear una búsqueda mediante la copia de la búsqueda seleccionada.

ALT, M, D Fechas (en la pestaña Materia). Abre la pestaña Fechas del cuadro de diálogo Propiedades de materia. Esta opción está disponible para el administrador de materias.

ALT, M, E Nueva carpeta (en la pestaña Materia). Se utiliza para crear una carpeta para organizar búsquedas.

ALT, M, G General (en la pestaña Materia). Abre la pestaña General del cuadro de diálogo Propiedades de materia. Esta opción está disponible para el administrador de materias.

ALT, M, K Palabras clave (en la pestaña Materia). Abre la pestaña Palabras clave del cuadro de diálogo Propiedades de materia. Esta opción está disponible para el administrador de materias.

ALT, M, M Metadatos (en la pestaña Materia). Abre la pestaña Metadatos del cuadro de diálogo Propiedades de materia. Esta opción está disponible para el administrador de materias.

ALT, M, N Nueva materia (en la pestaña Materia). Esta opción está disponible para los propietarios de materias. Abre el Asistente de creación de materias.

ALT, M, O Custodias (en la pestaña Materia). Abre la pestaña Custodias del cuadro de diálogo Propiedades de materia. Esta opción está disponible para el administrador de materias.

ALT, M, P Propiedades (en la pestaña Materia). Abre la pestaña General del cuadro de diálogo Propiedades de materia. Esta opción está disponible para el administrador de materias.

ALT, M, R Cambiar nombre (en la pestaña Materia). Se utiliza para cambiar el nombre de una búsqueda seleccionada.





ALT, M, S Buscar carpetas (en la pestaña Materia). Abre la pestaña Buscar carpetas del cuadro de diálogo Propiedades de materia. Esta opción está disponible para el administrador de materias. También está disponible para las materias personales.

ALT, M, T Etiquetas (en la pestaña Materia). Abre la pestaña Etiquetas del cuadro de diálogo Propiedades de materia. Esta opción está disponible para el administrador de materias.

ALT, M, U Administración de usuarios (en la pestaña Materia). Abre la pestaña Administración de usuarios del cuadro de diálogo Propiedades de materia. Esta opción está disponible para el administrador de materias.

ALT, M, V Ver Trabajos en ejecución (en la pestaña Materia). Abre el cuadro de diálogo Trabajos en ejecución para la materia.

ALT, R Selecciona la pestaña Acciones de resultados/Resultados (disponible cuando selecciona un elemento en los resultados de búsqueda) y muestra los accesos directos del teclado de cada uno de los elementos de dicha pestaña.

ALT, R, A Asignar resultados a una materia (en la pestaña Acciones de resultados/Resultados). Disponible para elementos cuyo estado sea No asignado. Se utiliza para asignar resultados a la materia.

ALT, R, C Custodias (en la pestaña Acciones de resultados/Resultados). Disponible en Revisión de materia. Muestra el submenú Custodias. Se utiliza para asignar custodias a los elementos seleccionados.

ALT, R, C, C Custodias > Borrar custodias (en la pestaña Acciones de resultados/Resultados). Disponible en Revisión de materia. Se utiliza para eliminar custodias de los elementos seleccionados.

ALT, R, C, sugerencia de clave

Custodias >nombre de custodia (en la pestaña Acciones de resultados/Resultados). Disponible en Revisión de materia. Se utiliza para asignar una custodia específica a los elementos seleccionados. Estas sugerencias de clave se generan dinámicamente.

ALT, R, C, U Custodias > Todas las custodias (en la pestaña Acciones de resultados/Resultados). Disponible en Revisión de materia. Abre el cuadro de diálogo Todas las custodias. Se utiliza para especificar custodias para los elementos seleccionados.

ALT, R, C, S Custodias > Establecer clic rápido (en la pestaña Acciones de resultados/Resultados). Disponible en Revisión de materia. Abre el cuadro de diálogo Establecer clic rápido. Se utiliza para especificar una custodia de clic rápido.

ALT, R, E Exportar (en la pestaña Acciones de resultados/Resultados). Abre el cuadro de diálogo Exportar. Se utiliza para exportar los elementos seleccionados.

ALT, R, G Etiquetas (en la pestaña Acciones de resultados/Resultados). Disponible en Revisión de materia. Muestra el submenú Etiquetas. Se utiliza para aplicar etiquetas a los elementos seleccionados.

ALT, R, G, C Etiquetas > Borrar etiquetas (en la pestaña Acciones de resultados/Resultados). Disponible en Revisión de materia. Se utiliza para eliminar etiquetas de los elementos seleccionados.

ALT, R, G, R Etiquetas > Responde (en la pestaña Acciones de resultados/Resultados). Disponible en Revisión de materia. Se utiliza para aplicar la etiqueta Responde a los elementos seleccionados.





ALT, R, G, N Etiquetas > No responde (en la pestaña Acciones de resultados/Resultados). Disponible en Revisión de materia. Se utiliza para aplicar la etiqueta No responde a los elementos seleccionados.

ALT, R, G, P Etiquetas > Propietario (en la pestaña Acciones de resultados/Resultados). Disponible en Revisión de materia. Se utiliza para aplicar la etiqueta Propietario a los elementos seleccionados.

ALT, R, G, B Etiquetas > Marcador (en la pestaña Acciones de resultados/Resultados). Disponible en Revisión de materia. Se utiliza para aplicar la etiqueta Marcador a los elementos seleccionados.

ALT, R, G, J Etiquetas > Correo no deseado (en la pestaña Acciones de resultados/Resultados). Disponible en Revisión de materia. Se utiliza para aplicar la etiqueta Correo no deseado a los elementos seleccionados.

ALT, R, G, A Etiquetas > Todas las etiquetas (en la pestaña Acciones de resultados/Resultados). Disponible en Revisión de materia. Abre el cuadro de diálogo Todas las etiquetas. Se utiliza para aplicar etiquetas a los elementos seleccionados.

ALT, R, G, S Etiquetas > Establecer clic rápido (en la pestaña Acciones de resultados/Resultados). Disponible en Revisión de materia. Abre el cuadro de diálogo Establecer clic rápido. Se utiliza para especificar una etiqueta de clic rápido.

ALT, R, R Eliminar resultados de una materia (en la pestaña Acciones de resultados/Resultados). Disponible para elementos cuyo estado sea Asignado. Se utilizar para eliminar elementos asignados de la materia.

ALT, R, S Asignar resultados a una materia con custodias (en la pestaña Acciones de resultados/Resultados). Disponible para elementos cuyo estado sea No asignado. Se utiliza para asignar resultados a la materia con custodias.

ALT, R, T Reintentar elementos fallidos (en la pestaña Acciones de resultados/Resultados). Se utiliza para reintentar la exportación de los elementos fallidos de la lista Fallidos de la exportación.

ALT, S Selecciona la pestaña Buscar/Exportar y muestra los accesos directos del teclado de cada uno de los elementos de dicha pestaña. La pestaña Buscar/Exportar está disponible para los investigadores. Algunas opciones también están disponibles para las materias personales.

ALT, S, A Asignar todos los resultados a la materia (en la pestaña Buscar/Exportar). Se utiliza para asignar todos los elementos en los resultados de búsqueda actuales a la materia.

ALT, S, C Programar (en la pestaña Buscar/Exportar). Se utiliza para calendarizar una búsqueda seleccionada. No está disponible para materias personales en Discovery Manager Express Edition.

ALT, S, E Expandir/Contraer (en la pestaña Buscar/Exportar). Alterna las pantallas del área de criterios de búsqueda.

ALT, S, G General (en la pestaña Buscar/Exportar). Abre el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda.

ALT, S, I Asignar todos los resultados a la materia con custodias (en la pestaña Buscar/Exportar). Se utiliza para asignar todos los elementos en los resultados de búsqueda actuales a la materia, con custodias.





Métodos abreviados de teclado de la cinta Identidad de la ventana Identidad

La ventana Identidad tiene su propia cinta con una pestaña Identidad.

Para mostrar los métodos abreviados de teclado de nivel superior de la cinta Identidad, pulse y suelte la tecla ALT o F10.

Para acceder a un elemento de la pestaña Identidad, pulse la tecla de esta pestaña y, a continuación, la tecla del elemento. Por ejemplo, para eliminar un registro de identidad, la secuencia completa de teclas es la siguiente:

1. Pulse y suelte la tecla ALT o F10 para mostrar los métodos abreviados de teclado de nivel superior de la cinta Identidad.

2. Pulse y suelte la tecla I para acceder a la pestaña Identidad de la cinta.

3. Pulse y suelte la tecla D para ejecutar el comando Eliminar.

ALT, S, N Nueva búsqueda (en la pestaña Buscar/Exportar). Se utiliza para crear una búsqueda.

ALT, S, O Detener (en la pestaña Buscar/Exportar). Detiene la exportación actual.

ALT, S, P Propiedades (en la pestaña Buscar/Exportar). Abre el cuadro de diálogo Propiedades de búsqueda.

ALT, S, R Reintentar todo (en la pestaña Buscar/Exportar). Disponible si hay elementos que no se hayan podido exportar. Se utilizar para reintentar exportar todos los elementos fallidos de la exportación seleccionada.

ALT, S, S Iniciar (en la pestaña Buscar/Exportar). Inicia una búsqueda seleccionada.

ALT, S, T Detener (en la pestaña Buscar/Exportar). Detiene una búsqueda seleccionada.



Tabla 26 Métodos abreviados de teclado de la cinta Identidad de la ventana Identidad (1 de 2)


ALT Permite alternar la visualización de los métodos abreviados de teclado de nivel superior de la cinta. Selecciona la cinta.

F10 Tiene la misma función que ALT.

Teclas TAB o MAYÚS-TAB, o TECLAS DE DIRECCIÓN

Desplaza la selección de un elemento de la cinta Identidad al siguiente.

INTRO o

BARRA ESPACIADORA

Activa, ejecuta o abre un elemento de la cinta Identidad.

CTRL-F1 Permite alternar la visualización de la cinta Identidad.

En la siguiente sección se muestran las secuencias de teclas completas de la cinta de la ventana Identidad, empezando por ALT. La coma que aparece entre los pares de teclas indica que debe soltar la tecla anterior antes de pulsar la siguiente. No pulse la tecla de coma. No mantenga pulsadas todas las teclas al mismo tiempo.



ALT, F Selecciona la pestaña Archivo en la ventana Identidad, y muestra los accesos directos del teclado de cada uno de los elementos de dicha pestaña.

ALT, F, E Salir. Cierra la ventana Identidad.

ALT, I Muestra los métodos abreviados de cada uno de los elementos de la pestaña Identidad. La pestaña Identidad está disponible para los administradores de identidades.

ALT, I, A Guardar y nuevo. Guarda los cambios en la identidad actual y borra la ventana Identidad para dar paso a una nueva identidad.

ALT, I, D Eliminar. Elimina los registros de identidad seleccionados.

ALT, I, E Ver Elemento. Utilice esta opción para seleccionar la vista de los elementos de identidad (Resumen o Detallada).

ALT, I, I Editar fechas de elementos. Abre el cuadro de diálogo Editar fechas del elemento de identidad seleccionado.

ALT, I, L Eliminar elemento. Elimina los elementos de la identidad seleccionada del registro de identidad.

ALT, I, S Guardar y cerrar. Guarda los cambios realizados en la identidad actual y cierra la ventana Identidad.

ALT, Z Ayuda. Abre la ventana de Ayuda.

Tabla 26 Métodos abreviados de teclado de la cinta Identidad de la ventana Identidad (2 de 2)



APÉNDICE ACampos de criterios de búsqueda

Este apéndice contiene las dos secciones siguientes:

◆ Introducción ......................................................................................................... 320◆ Campos de criterios de búsqueda por tipo de contenido ....................................... 320◆ Descripciones de los campos de criterios de búsqueda......................................... 327

Campos de criterios de búsqueda 319

Campos de criterios de búsqueda

IntroducciónSi comienza con Discovery Manager 7.0, puede buscar los siguientes tipos de contenido archivado, según los componentes de SourceOne instalados en el sitio.

◆ Correo electrónico

◆ Archivos

◆ SharePoint

Las tablas de este apéndice:

◆ Muestran los campos de criterios de búsqueda disponibles para cada tipo de contenido.

◆ Ofrecen una descripción de cada campo de criterio de búsqueda.

Campos de criterios de búsqueda por tipo de contenidoEn las siguientes tablas, se enumeran los campos de criterios de búsqueda que están disponibles para cada tipo de contenido.

La letra D indica que el campo de criterios de búsqueda se muestra de manera predeterminada.

El signo de suma (+) indica que el campo de criterio de búsqueda se encuentra disponible para el tipo de contenido.



Campos de criterios de búsqueda para tipos de contenido Correo electrónico y Archivo

Tabla 27 Campos de criterios de búsqueda para tipos de contenido Correo electrónico y Archivo (1 de 3)


Tipos de contenido

Cita

Elem

ento

de

cale

ndar

io

Cont

acto

Men

saje

de

corr

eo e

lect

róni

co

Arc

hivo

s

Men

saje

inst

antá

neo

Entr

ada

de re

gist

ro/l

ibre

ta

Reun

ión

Adv

erte

ncia

Otr

os

Not

a pu

blic

ada

Info

rmes

Not

a ad

hesi

va

Tare

a

Sol

icit

ud d

e ta

rea

Cualquier contenido no indexado + + + + + + + + + + + + + + +

Hora de archivo +

Contenido adjunto + + + + + + + + + + + + + +

Nombre de datos adjuntos + + + + + + + + + + + + + +

Contenido + + + + + D + + + D + D + +

Categoría

Comprobación de comentarios

Comentarios

Ciudad de la empresa +

País de la empresa +

Nombre de la empresa D

Estado de la empresa +

Creado por + + + + + + + + + + + + +

Fecha de creación + + + + + + + + + + + + + + +

Fecha D D + D D D D D D D D D D D D

Fecha en que se tomó la fotografía

Fecha de envío + + + + + + + + +

ID de documento

Fecha de vencimiento + +

Correo electrónico +

Correo electrónico 2 +


Cifrado + + + + + + + + + + + + + + +

Fecha de finalización + + + + +

Campos de criterios de búsqueda por tipo de contenido 321


ID de entrada + + + + + + + + + + + + + + +

Vence

Contenido del archivo D

Nombre de archivo D

Tipo de archivo

Nombre +

Nombre completo D

Tiene archivos adjuntos + + + + + + + + + + + + + +

Error de indexación + + + + + + + + + + + + + + +

ID de problema

Tipo de elemento + + + + + + + + + + + + + + +

Palabra clave + + + + + + + + + + + + + + +

Hora del último acceso +

Última modificación por + + + + + + + + + + + + + +

Fecha de la última modificación + + + + + + + + + + + + + + +

Apellido +

Ubicación + + +

Espacio de trabajo de la reunión +

Metadatos +

Nombre.

Titular + + + + + + + + + + + + + + +

Datos adjuntos protegidos por contraseña + + + + + + + + + + + + + +

Nombre de la ruta +

Cargo de la persona +

Altura de la fotografía

Ancho de la fotografía



Tipos de contenido

Cita

Elem

ento

de

cale

ndar

io

Cont

acto

Men

saje

de

corr

eo e

lect

róni

co

Arc

hivo

s

Men

saje

inst

antá

neo

Entr

ada

de re

gist

ro/l

ibre

ta

Reun

ión

Adv

erte

ncia

Otr

os

Not

a pu

blic

ada

Info

rmes

Not

a ad

hesi

va

Tare

a

Sol

icit

ud d

e ta

rea



Tipo de plataforma + + + + + + + + + + + + + + +

Título de publicación

Antecesores +

Prioridad + + + + + + + + + + +

Destinatario + D D + D D D D D D D

Dominio de destinatario +

Problemas relacionados

Buscar expresión + + + + + + + + + + + + +

Remitente + D D D D D D + D + D

Dominio de remitente +

Remitente o destinatario + + + + + + + + +

Sensibilidad/Estado + + + + + + +

Tamaño + + + + + + + + + + + + + + +

Ubicación de origen + + + + + + + + + + + + + +

Tipo de origen + + + + + + + + + + + + + +

Fecha de inicio + + + + +

Estado + +

Asunto D + + + D + + + D + D + +

Etiquetas

Grupo de tareas + +

Título +

ID de transacción +

URL

Versión + + + + + +

Resultados del flujo de trabajo + +



Tipos de contenido

Cita

Elem

ento

de

cale

ndar

io

Cont

acto

Men

saje

de

corr

eo e

lect

róni

co

Arc

hivo

s

Men

saje

inst

antá

neo

Entr

ada

de re

gist

ro/l

ibre

ta

Reun

ión

Adv

erte

ncia

Otr

os

Not

a pu

blic

ada

Info

rmes

Not

a ad

hesi

va

Tare

a

Sol

icit

ud d

e ta

rea



Campos de criterios de búsqueda por tipos de contenido de SharePoint

Tabla 28 Campos de criterios de búsqueda por tipos de contenido de SharePoint (1 de 3)

Anu

ncio

Com

enta

rio

Doc

umen

to

Conj

unto

de

docu

men

tos

Prob

lem

a

Enla

ces

Foto

graf

ía

Publ

icac

ión

Elem

ento

de

Sha

rePo

int

Wik

i

Cualquier contenido no indexado + + + + + + + + + +

Hora de archivo

Contenido adjunto + + + + + + + + + +

Nombre de datos adjuntos + + + + + + + + + +

Contenido + + + + + + + D +

Categoría + D

Comprobación de comentarios + + +

Comentarios +

Ciudad de la empresa

País de la empresa

Nombre de la empresa

Estado de la empresa

Creado por + + + + + + + + + D

Fecha de creación + + + + + + + + + +

Fecha D D D D D D D D D D

Fecha en que se tomó la fotografía +

Fecha de envío

ID de documento + + + +

Fecha de vencimiento +

Correo electrónico

Correo electrónico 2

Correo electrónico 3

Cifrado + +

Fecha de finalización

ID de entrada + + + + + + + + + +

Vence D

Contenido del archivo

Nombre de archivo



Tipo de archivo +

Nombre

Nombre completo

Tiene archivos adjuntos + + + + + + + + + +

Error de indexación + + + + + + + + + +

ID de problema +

Tipo de elemento + + + + + + + + + +

Palabra clave + + + + + + + + + +

Hora del último acceso

Última modificación por + + + + + + + + + +

Fecha de la última modificación + + + + + + + + + +

Apellido

Ubicación

Espacio de trabajo de la reunión

Metadatos

Nombre. +

Titular + + + + + + + + + +

Datos adjuntos protegidos por contraseña + + + +

Nombre de la ruta

Cargo de la persona

Altura de la fotografía +

Ancho de la fotografía +

Tipo de plataforma + + + + + + + + + +

Título de publicación D

Antecesores

Prioridad +

Destinatario

Dominio de destinatario

Problemas relacionados +


Anu

ncio

Com

enta

rio

Doc

umen

to

Conj

unto

de

docu

men

tos

Prob

lem

a

Enla

ces

Foto

graf

ía

Publ

icac

ión

Elem

ento

de

Sha

rePo

int

Wik

i



Buscar expresión + + + + + + + + + +

Remitente

Dominio de remitente

Remitente o destinatario

Sensibilidad/Estado

Tamaño + + + + + + + + + +

Ubicación de origen + + + + + + + + + +

Tipo de origen + + + + + + + + + +

Fecha de inicio

Estado +

Asunto D D D D D D D D D D

Etiquetas D

Grupo de tareas

Título +

URL D

Versión + + + + + + + + + +

Resultados del flujo de trabajo


Anu

ncio

Com

enta

rio

Doc

umen

to

Conj

unto

de

docu

men

tos

Prob

lem

a

Enla

ces

Foto

graf

ía

Publ

icac

ión

Elem

ento

de

Sha

rePo

int

Wik

i



Descripciones de los campos de criterios de búsquedaEn la tabla siguiente se describen todos los campos de criterios de búsqueda.

Tabla 29 Descripciones de los campos de criterios de búsqueda (1 de 9)

Campo de búsqueda DescripciónTipo de datos, valores válidos y operadores

Cualquier contenido no indexado

Se utiliza para buscar elementos que tengan contenido no indexado.

Seleccione un valor:• En blanco: Excluye este campo

de la búsqueda.• Verdadero: Busca elementos que

tengan contenido no indexado.• Falso: Busca elementos que no

tengan contenido no indexado.

Hora de archivo La fecha y la hora en la que el archivo fue almacenado.

Fecha

Contenido adjunto Se utiliza para buscar elementos según el texto de los datos adjuntos.

Texto. Máximo de 255 caracteres.

Nombre de datos adjuntos

Se utiliza para buscar elementos según el texto del nombre de los datos adjuntos.


Contenido Se utiliza para buscar elementos según el texto del cuerpo.Para un elemento wiki, este campo se corresponde con la propiedad del campo Wiki de SharePoint.Para una imagen, este campo se corresponde con la propiedad Descripción de SharePoint.


Categoría Categoría del problema. text

Comprobación de comentarios

Comentarios asociados a un documento, elemento wiki o fotografía en el momento de su activación en SharePoint.

text

Comentarios Comentarios asociados a un problema.

text

Ciudad de la empresa Ciudad en la que se encuentra la empresa del contacto.

text

País de la empresa País en el que se encuentra la empresa del contacto.

text


Nombre de la empresa del contacto.

text

Estado de la empresa Estado en el que se encuentra la empresa del contacto.

text

Descripciones de los campos de criterios de búsqueda 327


Creado por Nombre de la persona que ha creado el elemento. Puede coincidir con el propietario. Los tipos de contenido de SharePoint solo tienen un propietario por elemento.

text

Fecha de creación Fecha y hora de creación del elemento.

Fecha

Fecha Se utiliza para buscar contenido según la fecha “más significativa” para el tipo de contenido.

En la primera parte del campo Fecha, seleccione un valor:• Activado• El (o después del)• El (o antes del)• EntreEspecifique una fecha en la segunda parte del campo Fecha. Si seleccionó Entre, también debe especificar la fecha de finalización del rango de fechas en la tercera parte del campo Fecha.


Fecha y hora de creación de la imagen.

Fecha

Fecha de envío Fecha de envío de un elemento. Fecha

ID de documento El ID de ciertos elementos de SharePoint.

text

Fecha de vencimiento Fecha de vencimiento de una tarea, una solicitud de tarea o un problema.

Fecha

Correo electrónico La dirección de correo electrónico principal de un contacto.

text

Correo electrónico 2 La dirección de correo electrónico secundaria de un contacto.

text

Correo electrónico 3 La dirección de correo electrónico adicional de un contacto.

text

Cifrado Se utiliza para buscar mensajes que están cifrados.


de la búsqueda.• Verdadero: busca mensajes que

están cifrados.• Falso: busca los mensajes que

no están cifrados.

Fecha de finalización Fecha de finalización de una tarea, una solicitud de tarea o un elemento de calendario.

Fecha

ID de entrada ID del elemento. text

Nota: No puede usar comodines.





Vence La fecha de vencimiento de un anuncio.

Fecha

Contenido del archivo

Se utiliza para buscar archivos según el texto dentro del archivo.


Nombre de archivo El nombre del archivo. text

Tipo de archivo El tipo de archivo de una fotografía, por ejemplo, BMP, GIF, TIF, etc.

text

Nombre Nombre del contacto. text

Nombre completo Nombre completo (nombre y apellido) del contacto.

text

Tiene archivos adjuntos

Se utiliza para buscar elementos que tengan datos adjuntos.



tienen datos adjuntos.• Falso: Busca elementos que no

tienen datos adjuntos.

Error de indexación Se utiliza para buscar elementos que tengan errores de indexación.



tengan errores de indexación.• Falso: Busca elementos que no

tengan errores de indexación.

ID de problema ID del problema. Número (entero)





Tipo de elemento Se utiliza para buscar elementos según el tipo de elemento o la clase de mensaje.

Seleccione un valor:• Mensaje• Contacto• Cita• Tarea/Hacer• Solicitud de tarea• Nota publicada• Entrada de registro/libreta• Nota adhesiva• Reunión• Advertencia• Documento (tipo de elemento de

SharePoint)• Informe de entrega• Informe de lectura• Otro informe• Otros• Elemento de SharePoint• Wiki (tipo de elemento de

SharePoint)• Problema (tipo de elemento de

SharePoint)• Fotografía (tipo de elemento de

SharePoint)• Anuncio (tipo de elemento de

SharePoint)• Publicación (tipo de elemento de

SharePoint)• Comentario (tipo de elemento de

SharePoint)• Enlace (tipo de elemento de

SharePoint)• Conjunto de documentos (tipo

de elemento de SharePoint)• Archivo• Mensaje instantáneo (FaceTime,

Bloomberg, Akonix, IMlogic, MindAlign, UBSChat)

Palabra clave De forma predeterminada, se muestra un campo Palabra clave no etiquetado en la parte superior del área de criterios de búsqueda. En Discovery Manager Express Edition, si el gestor de materias ha especificado palabras clave para una materia estándar, se muestran las palabras clave en el campo Palabra clave.

text


La fecha y hora del último acceso al archivo.

Fecha





Última modificación por

Nombre de la persona (editor) que ha realizado la última modificación en el elemento.

text

Fecha de la última modificación

Fecha y hora en que el elemento se ha modificado por última vez.

Fecha

Apellido Apellido del contacto. text

Ubicación Ubicación en la que se ha calendarizado una reunión o una cita.

text


El espacio de trabajo de la reunión es un sitio de SharePoint creado específicamente para una reunión o un evento (cita).

URL del sitio de SharePoint

Metadatos Se usa para buscar metadatos de mensajes personalizados.

Nombre. Nombre del elemento. text

Titular Se utiliza para buscar elementos según el propietario.Para los tipos de elemento de SharePoint (Elemento de SharePoint, Contacto, Wiki, Discusión [Nota publicada], Fotografía y Documento), la propiedad Autor está mapeada a Propietario.

Dirección (ruta) para tipos de elemento de correo electrónico.Puede seleccionar un valor de la libreta de direcciones, especificar una identidad o escribir un valor.Máximo 255 caracteres para valores introducidos manualmente.

Nota: Para el contenido de los mensajes de correo electrónico, si escribe un valor, debe introducir la dirección completa exactamente como se ha publicado. A diferencia de otros campos de dirección, las búsquedas parciales no se realizan en el campo Propietario.

Datos adjuntos protegidos por contraseña

Se utiliza para buscar elementos que tengan datos adjuntos protegidos mediante contraseña. Busca el indicador protegido mediante contraseña, pero no en los datos adjuntos reales.

Nota: El resultado de la búsqueda indica qué datos adjuntos están protegidos por contraseña solo si la carpeta de archivos donde se está realizando la búsqueda tiene habilitada la opción de indexar datos adjuntos.


de la búsqueda.• Verdadero: Busca mensajes que

tengan datos adjuntos protegidos mediante contraseña.

• Falso: Busca mensajes que no tengan datos adjuntos protegidos mediante contraseña.





Nombre de la ruta La ubicación del archivo desde la cual se archivó como nombre completo de ruta.

textRealiza una búsqueda IGUAL A. Debe especificar el nombre exacto de cada carpeta de la ruta.No se admiten nombres parciales de carpetas ni caracteres comodines. Obligatorio: Dos barras invertidas (\\)Opcional: Barras individuales en la ruta. No afectan a los resultados de la búsqueda.

Puede buscar cualquier ruta o subruta válida. Por ejemplo, si un elemento se ha almacenado en \\MiEquipo\CarpetaPrincipal\CarpetaInterior\, cualquiera de los siguientes valores del campo Nombre de ruta son válidos:• \\MiEquipo• \\MiEquipo\• \\MiEquipo\CarpetaPrincipal• \\MiEquipo\CarpetaPrincipal\• \\MiEquipo\CarpetaPrincipal\Carp

etaInterior• \\MiEquipo\CarpetaPrincipal\Carp

etaInterior\

Los siguientes ejemplos muestran valores no válidos que no se admiten:• \\MiEquipo\CarpetaPrincipal\Carp

etaInt* (no se admiten caracteres comodines)

• MyMachine (son necesarias las barras iniciales para crear una ruta válida)

Cargo de la persona Cargo que ocupa el contacto. text

Altura de la fotografía La altura de una fotografía text


El ancho de una fotografía text

Tipo de plataforma Tipo de sistema (plataforma) en la que se ha originado el contenido.

Seleccione un valor:• SMTP• Exchange• Domino• SharePoint• Archivo• Desconocido

Título de publicación El título de un comentario. text

Antecesores Los predecesores de una tarea. text





Prioridad Se utiliza para buscar elementos según la prioridad (importancia).

Seleccione un valor:• Baja• Normal• Alto

Fecha de publicación La fecha en que se realizó una publicación.

Fecha

Destinatario Se utiliza para buscar elementos según destinatario.

Dirección (ruta).Seleccione un valor de la libreta de direcciones o escriba un valor.Máximo 255 caracteres para valores introducidos manualmente.

Dominio de destinatario

Se utiliza para buscar elementos de correo electrónico según el dominio del destinatario.

Problemas relacionados

Problemas relacionados con el problema principal.

text

Buscar expresión Se utiliza para buscar elementos mediante expresiones, incluidos los operadores de proximidad.

El tamaño máximo del campo es 16.000 caracteres.

Remitente Se utiliza para buscar elementos según el remitente.

Dirección (ruta).Seleccione un valor de la libreta de direcciones, especifique una identidad o escriba un valor.Máximo 255 caracteres para valores introducidos manualmente.

Dominio de remitente Se utiliza para buscar elementos de correo electrónico según el dominio del remitente.

Remitente o destinatario

Se utiliza para buscar elementos según el remitente o el destinatario.

Dirección (ruta).Seleccione un valor de la libreta de direcciones, especifique una identidad o escriba un valor.Máximo 255 caracteres para valores introducidos manualmente.

Sensibilidad/Estado Se utiliza para buscar elementos según la sensibilidad o el estado.

Seleccione un valor:• Ninguno• Personal• Privado• Confidencial• Llamada (para Notes)• Buen trabajo (para Notes)• Broma (para Notes)• Recordatorio• Pregunta (para Notes)• Gracias (para Notes)• Para su información (para Notes)





Tamaño Se utiliza para buscar elementos según su tamaño, en bytes.

En la primera parte del campo Tamaño, seleccione un valor:• Igual a• Mayor que• Menor queEn la segunda parte del campo Tamaño, escriba el tamaño en bytes. El número máximo de dígitos es 20.

Ubicación de origen La URL del servidor host, sitio web o granja de servidores de SharePoint donde se ha originado el elemento. Utilice este campo para buscar la ruta completa de un elemento de SharePoint o cualquier ruta en la jerarquía de la ruta. Por ejemplo, supongamos que un elemento se ha archivado en:http://SharePointServer/sites/MySite

Las siguientes entradas serán los valores válidos en el campo Ubicación de origen:http://SharepointServerhttp://SharepointServer/siteshttp://SharepointServer/sites/MySitehttp://SharepointServer/sites/MySite/

La barra diagonal final es opcional.

Nota: El ID de origen todavía se utiliza como una columna de resultados para mostrar la URL. La ubicación de origen no está disponible como una columna de resultados.

text

Tipo de origen Tipo de contenido original del elemento.

text

Fecha de inicio Fecha de inicio de una tarea, una solicitud de tarea o un elemento de calendario.

Fecha

Estado Estado de la tarea, la solicitud de tarea o el problema.

En el campo en blanco ubicado junto a Estado, haga clic en la flecha desplegable y, luego, seleccione un valor.

Asunto Se utiliza para buscar elementos según el texto del asunto.






Valores de estado de tarea, solicitud de tarea y problemas

La siguiente tabla muestra los valores en el campo de búsqueda Estado. El signo de suma (+) indica que el valor se encuentra disponible para el tipo de contenido.

Etiquetas Hay dos tipos de campos Etiquetas:• En una Búsqueda de

recopilación del tipo de elemento Fotografía, las etiquetas se corresponden con la propiedad Palabras clave de SharePoint.

• En una Búsqueda de revisión, utilice el campo Etiquetas para buscar elementos según las etiquetas de revisión que se aplicaron a esos elementos.

• En una Búsqueda de recopilación: text

• En una Búsqueda de revisión: Etiquetas seleccionadas del cuadro de diálogo Todas las etiquetas.

Grupo de tareas Grupo de tareas al que pertenece la tarea. Un grupo de tareas es una recopilación de tareas que se pueden realizar de forma paralela.

text

Título Muestra el título del elemento, que puede ser distinto de su nombre.

text

ID de transacción Utilice este valor para buscar un mensaje específico según el identificador único que corresponde a la entrada del registro de seguimiento de Exchange, Domino o SMTP para el mensaje.

Puede escribir solo letras, números y puntos decimales en este campo. Si copia y pega caracteres no válidos en este campo, aparecerá un mensaje de error al hacer clic en Buscar. No puede usar comodines.

URL La URL de un enlace. text

Versión Versión del elemento. text


Para una tarea, indica el estado del elemento en el flujo de trabajo como, por ejemplo, aceptado o rechazado.

text



Tabla 30 Valores de estado disponibles para varios tipos de contenido (1 de 2)

EstadoExchange

(Tarea)Domino(Tarea)

SharePoint(Tarea)

SharePoint(Problema)

No iniciado + + +

En curso/Activo + + + +

Finalizado/Cerrado + + + +

Aplazado + +

Esperando + +



Vencido +

Rechazado +

Resuelto +

Tabla 30 Valores de estado disponibles para varios tipos de contenido (2 de 2)

EstadoExchange

(Tarea)Domino(Tarea)

SharePoint(Tarea)

SharePoint(Problema)


APÉNDICE BResultados de la búsqueda

Este apéndice contiene las dos secciones siguientes:

◆ Introducción ......................................................................................................... 338◆ Columnas de los resultados de búsqueda ............................................................. 338◆ Información del panel de vista previa .................................................................... 345◆ Consultas SQL o de indexación de texto completo................................................. 348

Nota: Las columnas Cifrado y Protegido con contraseña ya no están disponibles para visualización en los resultados de búsqueda generados en versiones anteriores a Discovery Manager 7.0. Puede copiar y volver a ejecutar las búsquedas en la versión 7.0 para visualizar los detalles, los cuales serán específicos para la instancia.

Resultados de la búsqueda 337

Resultados de la búsqueda

IntroducciónLas tablas de este apéndice enumeran los siguientes elementos:

◆ Las columnas disponibles en los resultados de búsqueda de cada tipo de contenido.

◆ La información que aparece en el panel de vista previa de cada tipo de contenido.

Columnas de los resultados de búsquedaEn las siguientes tablas, se muestran las columnas que aparecen en los resultados de búsqueda.

La letra “D” indica que la columna se muestra de manera predeterminada para el tipo de contenido.

El signo de suma (+) indica que la columna se encuentra disponible para el tipo de contenido.

Columnas para los tipos de contenido Correo electrónico y Archivo

Tabla 31 Columnas para los tipos de contenido Correo electrónico, Archivo y “Todo” (1 de 3)

Columna en los resultados de búsqueda

Tipos de contenido

Todo

s

Cita

Elem

ento

de

cale

ndar

io

Cont

acto

Men

saje

de

corr

eo e

lect

róni

co

Arc

hiv

os

Men

saje

inst

antá

neo

Entr

ada

de re

gist

ro/l

ibre

ta

Reun

ión

Adv

erte

ncia

Otr

os

Not

a pu

blic

ada

Info

rmes

Not

a ad

hesi

va

Tare

a

Sol

icit

ud d

e ta

rea

Hora de archivo + +

Categoría D

CC + + + + + + + + + + +

Número de cometarios

Ciudad de la empresa + +

País de la empresa + +

Nombre de la empresa + D

Estado de la empresa + +

Completo + + +

Creado por + + + + + + + + + + + + + +

Fecha de creación + + + + + + + + + + + + + + + +

Fecha D D D D D D D D D D D D D D D D




Fecha de envío + + + + + + + + + +

ID de documento

Fecha de vencimiento + + +

Cifrado + + + + + + + + + + + + + + + +

Fecha de finalización + + + + + +

ID de entrada + + + + + + + + + + + + + + + +

Participante externo +

Motivo del participante externo +

Vence

Nombre de archivo + D

Nombre + D

Tipo de archivo

De + D D D D D D D + D D D

Nombre completo + +

Tiene datos adjuntos (icono de sujetapapeles) D D D + D + D D D D D D D D D

ID de problema

Tipo de elemento D D D D D D D D D D D D D D D D

Hora del último acceso + +

Fecha de última modificación + + + + + + + + + + + + + + + +

Última modificación por + + + + + + + + + + + + + + +

Apellido + D

Ubicación + + +

Nombre.

Titular +

Datos adjuntos protegidos por contraseña + + + + + + + + + + + + + + +

Porcentaje finalizado +

Cargo de la persona + +



Tipos de contenido

Todo

s

Cita

Elem

ento

de

cale

ndar

io

Cont

acto

Men

saje

de

corr

eo e

lect

róni

co

Arc

hivo

s

Men

saje

inst

antá

neo

Entr

ada

de re

gist

ro/l

ibre

ta

Reun

ión

Adv

erte

ncia

Otr

os

Not

a pu

blic

ada

Info

rmes

Not

a ad

hesi

va

Tare

a

Sol

icit

ud d

e ta

rea

Columnas de los resultados de búsqueda 339


Altura de la fotografía


Tipo de plataforma + + + + + + + + + + + + + + + +

Título de publicación

Antecesores +

Prioridad + D D D D D D D D D D D

Fecha de publicación

ID de resultado + + + + + + + + + + + + + + + +

Sensibilidad/Estado + + + + + + + +

Tamaño + + + + + + + + + + + + + + + +

ID de origen + + + + + + + + + + + + + + +

Tipo de origen + + + + + + + + + + + + + + +

Fecha de inicio + + + + + +

Estado D D D D D D D D D D D D D D

Estado + D +

Asunto + D D D D D D D D D D D D D

Grupo de tareas +

Título +

Para + + + + + + + + + + +

URL

Versión + + D + D D

Nombre del flujo de trabajo +

Resultados del flujo de trabajo +



Tipos de contenido

Todo

s

Cita

Elem

ento

de

cale

ndar

io

Cont

acto

Men

saje

de

corr

eo e

lect

róni

co

Arc

hivo

s

Men

saje

inst

antá

neo

Entr

ada

de re

gist

ro/l

ibre

ta

Reun

ión

Adv

erte

ncia

Otr

os

Not

a pu

blic

ada

Info

rmes

Not

a ad

hesi

va

Tare

a

Sol

icit

ud d

e ta

rea



Columnas para tipos de contenido de SharePoint

Tabla 32 Columnas para tipos de contenido de SharePoint (1 de 3)

Columnas de los resultados de búsqueda

Tipos de contenido

Anu

ncio

Com

enta

rio

Doc

umen

to

Conj

unto

de

docu

men

tos

Prob

lem

a

Enla

ces

Foto

graf

ía

Publ

icac

ión

Elem

ento

de

Sha

rePo

int

Wik

i

Hora de archivo

Categoría + D

CC

Número de cometarios +

Ciudad de la empresa

País de la empresa


Estado de la empresa

Completo

Creado por + + + + + + + + + D

Fecha de creación + + + + + + + + + D

Fecha D D D D D D D D D +

Fecha en que se tomó la fotografía +

Fecha de envío

ID de documento + + + +


Cifrado + +

Fecha de finalización

ID de entrada + + + + + + + + + +

Participante externo

Motivo del participante externo

Vence +

Nombre de archivo

Nombre

Tipo de archivo +

De

Nombre completo



Tiene datos adjuntos (icono de sujetapapeles) + + + + + + D +

ID de problema D

Tipo de elemento D D D D D D D D D D


Fecha de última modificación + + + + + + + + + D

Última modificación por + + + + + + + + + D

Apellido

Ubicación

Nombre. +

Titular

Datos adjuntos protegidos por contraseña + + + + +

Porcentaje finalizado

Cargo de la persona



Tipo de plataforma + + + + + + + + + +

Título de publicación D

Antecesores

Prioridad D

Fecha de publicación +

ID de resultado +

Sensibilidad/Estado

Tamaño + + + + + + D + + +

ID de origen + + + + + + + + + +

Tipo de origen + + + + + + + + + +

Fecha de inicio

Estado D D D D D D D D D D

Estado +



Tipos de contenido

Anu

ncio

Com

enta

rio

Doc

umen

to

Conj

unto

de

docu

men

tos

Prob

lem

a

Enla

ces

Foto

graf

ía

Publ

icac

ión

Elem

ento

de

Sha

rePo

int

Wik

i



Asunto D D D D D D D D D D

Grupo de tareas

Título +

Para +

URL +

Versión D D + D D D D D D D

Nombre del flujo de trabajo




Tipos de contenido

Anu

ncio

Com

enta

rio

Doc

umen

to

Conj

unto

de

docu

men

tos

Prob

lem

a

Enla

ces

Foto

graf

ía

Publ

icac

ión

Elem

ento

de

Sha

rePo

int

Wik

i



Iconos que se muestran en las columnas de resultados

Algunas columnas de resultados se etiquetan con iconos, o incluyen iconos, como se describe en la siguiente tabla:

Tabla 33 Iconos en las columnas de resultados

Columna de resultados Descripción

Icono de signo de exclamación

Prioridad: muestra un icono que indica la prioridad (importancia) del mensaje:

• = Baja

• en blanco = Normal

• = Alta

Icono de página Tipo de elemento: muestra un icono que indica el tipo de elemento (clase de mensaje), por ejemplo:

• = Mensaje de correo electrónico

• = Contacto

• = Cita, entrada del calendario

• = Tarea/hacer

• = Nota publicada, nota adhesiva

• = Entrada del diario

• = Documento

• = Informe de entrega, informe de lectura, otro informe

• = Mensaje instantáneo

• en blanco = Otro

Icono de sujetapapeles

Tiene datos adjuntos: muestra un icono de sujetapapeles si el mensaje tiene datos adjuntos.



Información del panel de vista previaLa tabla siguiente muestra la información que aparece en el panel de vista previa. El signo de suma (+) indica que la información se encuentra disponible para el tipo de contenido.

Tabla 34 Información del panel de vista previa por tipo de contenido (1 de 3)

Información del panel de vista previa

Tipos de contenido

Cita

Elem

ento

de

cale

ndar

io

Cont

acto

Doc

umen

to

Men

saje

de

corr

eo e

lect

róni

co

Arc

hivo

s

Men

saje

inst

antá

neo

Prob

lem

a

Entr

ada

de re

gist

ro/l

ibre

ta

Reun

ión

Adv

erte

ncia

Otr

os

Foto

graf

ía

Not

a pu

blic

ada

Info

rmes

Elem

ento

de

Sha

rePo

int

Not

a ad

hesi

va

Tare

a

Sol

icit

ud d

e ta

rea

Wik

i

Hora de archivo +

Nombre de datos adjuntos + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

Archivos adjuntos + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

Contenido + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

Categoría +

CC + + + + + + + + +

Comprobación de comentarios + + +

Comentarios +

Empleado de empresa +

Ciudad de la empresa +

País de la empresa +

Nombre de la empresa +

Teléfono de la empresa +

Estado de la empresa +

Calle de la empresa +

Creado por + + + + + + + + + + + + + + + + +

Fecha de creación + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

Fecha + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

Fecha de la última modificación

+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + +


+

Fecha de envío + + + + + + + +

Delegador + + + + +


Información del panel de vista previa 345





Fecha de finalización + + + + +

ID de entrada + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

Participante externo +

Motivo del participante externo

+

Contenido del archivo +

Nombre de archivo +

Nombre +

Carpeta + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

De + + + + + + + + + +

Nombre completo +

Tiene archivos adjuntos + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

ID de problema +

Tipo de elemento + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

Hora del último acceso +

Última modificación por + + + + + + + + + + + + + + + + + +

Apellido +

Ubicación + + +


+

Segundo nombre +

Teléfono móvil +

Nombre. +

Notas +

Titular + + + + + + + + + + + + + + + + + +



Tipos de contenido

Cita

Elem

ento

de

cale

ndar

io

Cont

acto

Doc

umen

to

Men

saje

de

corr

eo e

lect

róni

co

Arc

hivo

s

Men

saje

inst

antá

neo

Prob

lem

a

Entr

ada

de re

gist

ro/l

ibre

ta

Reun

ión

Adv

erte

ncia

Otr

os

Foto

graf

ía

Not

a pu

blic

ada

Info

rmes

Elem

ento

de

Sha

rePo

int

Not

a ad

hesi

va

Tare

a

Sol

icit

ud d

e ta

rea

Wik

i



Buscapersonas +

Datos adjuntos protegidos por contraseña

+ + +

Nombre de la ruta +

Porcentaje finalizado +

Cargo de la persona +



Tipo de plataforma + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

Prioridad + + + + + + + + + + + +

Destinatario + + + + + + +

Problemas relacionados +

Remitente + + + + + + +

Confidencialidad + + + + + +

Tamaño + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

Fecha de inicio + + + + +

Estado + + +

Asunto + + + + + + + + + + + + + + + + + +

Etiquetas +

Grupo de tareas +

Título + +

Para + + + + + + + + + + +

Versión + + + + + + + + +

Nombre del flujo de trabajo +

Resultados del flujo de trabajo +



Tipos de contenido

Cita

Elem

ento

de

cale

ndar

io

Cont

acto

Doc

umen

to

Men

saje

de

corr

eo e

lect

róni

co

Arc

hivo

s

Men

saje

inst

antá

neo

Prob

lem

a

Entr

ada

de re

gist

ro/l

ibre

ta

Reun

ión

Adv

erte

ncia

Otr

os

Foto

graf

ía

Not

a pu

blic

ada

Info

rmes

Elem

ento

de

Sha

rePo

int

Not

a ad

hesi

va

Tare

a

Sol

icit

ud d

e ta

rea

Wik

i

Información del panel de vista previa 347


Consultas SQL o de indexación de texto completoDiscovery Manager realiza búsquedas mediante consultas SQL o de indexación de texto completo (FTI). Si el contenido se archiva en carpetas sin indexación (la casilla de verificación Activar indexación en la página Nueva carpeta de archivo está deseleccionada), la búsqueda de FTI podría no encontrar elementos en esas carpetas.

Solo los siguientes campos de búsqueda son candidatos para consultas SQL:

◆ Fecha

◆ ID de entrada

◆ Tiene archivos adjuntos

◆ Tipo de elemento

◆ Titular

◆ Tipo de plataforma

◆ Sensibilidad/Estado

◆ Tamaño

Cuando realiza búsquedas mediante el campo de búsqueda Tamaño, los resultados de búsqueda pueden diferir en función de si Discovery Manager realiza una consulta SQL o de FTI. En el caso de consultas SQL, Discovery Manager considera el tamaño del mensaje principal, pero no el tamaño del mensaje integrado. Al realizar consultas de FTI, SourceOne considera el tamaño del mensaje principal y el tamaño del mensaje integrado.

Por ejemplo, tenga en cuenta el siguiente escenario:

• El criterio de búsqueda es Tamaño mayor que 10.000.

• En el conjunto de datos, existe un mensaje principal con un archivo adjunto que es un mensaje integrado. Los atributos son los siguientes:

– El tamaño del mensaje principal es de 2.500 bytes.

– El tamaño del mensaje integrado es de 15.000 bytes.

En el caso de consultas SQL, el mensaje principal no aparece en los resultados de búsqueda porque el tamaño del mensaje de 2.500 es menor que 10.000.

En el caso de consultas de FTI, el mensaje principal aparece en los resultados de búsqueda porque el tamaño del mensaje integrado de 15.000 es mayor de 10.000.


APÉNDICE CEdiciones de Discovery Manager

En este apéndice, se enumeran las características disponibles en cada edición de Discovery Manager.

◆ Características de las ediciones de Discovery Manager.......................................... 350

Ediciones de Discovery Manager 349

Ediciones de Discovery Manager

Características de las ediciones de Discovery ManagerEn la siguiente tabla, se enumeran las características disponibles en cada edición de Discovery Manager (Full Edition y Express Edition).

El signo más (+) indica que la característica se encuentra disponible en esa edición.

Tabla 35 Características de las ediciones de Discovery Manager (1 de 5)

Característica FuncionalidadDiscovery Manager Full Edition

Discovery Manager Express Edition

Presentación Kits de software

Licencias +

Roles Administrador de aplicaciones + +

Administrador de usuarios + +

Administrador de identidades +

Administrador de etiquetas +

Operador de copias de seguridad

+ +

Propietario de materia +

Gestor de materias +

Investigador +

Buscar/Exportar + +


Creación de registros de identidad

+

Visualización y edición de registros de identidad

+

Eliminación de registros de identidad

+

Modificación de elementos de identidad en registros de identidad

+

Gestión de etiquetas

Creación, edición y eliminación de etiquetas predeterminadas personalizadas

+

Creación, edición y eliminación de etiquetas específicas de la materia

+




Materias personales + +

Eliminación de materias personales

+ (por Administrador de usuarios)

+ (por Administrador de usuarios)

Materias estándares +

Eliminación de materias estándares

+(por un usuario que sea propietario de materia y gestor de

materias)

Visualización de materias en el área Todas las materias

+

Visualización de materias en el área Mis materias

+ +

Adición/eliminación de materias en el área Mis Materias

+

Edición de las propiedades de la materia

+

Carpetas de retención legal +

Cierre y reapertura de materias +

Informe de resumen de materia

+ + (Limitado)




Características de las ediciones de Discovery Manager 351


Búsquedas de recopilación

Búsquedas de indexación de texto completo (mensajes incorporados)

+ +

Edición de las propiedades de búsqueda

+ +

Selección de las carpetas para buscar

+ +

Adición/eliminación de los campos de criterios de búsqueda

+ +

Campo Expresión de búsqueda (incluye operadores de proximidad y operadores de fusión de tiempo verbal)

+ +

Búsquedas de dominio + +

Comodines + +

Identidades en los campos de dirección

+

Calendarización de búsquedas de recopilación

+

Copia de búsquedas de recopilación

+

Cambio de nombre de búsquedas de recopilación

+

Carpetas de organización (para organizar búsquedas)

+

Ejecución y nueva ejecución de búsquedas de recopilación

+ +

Búsqueda de tipos de contenido archivado:

+ (Todo) + (Limitado)

Correo electrónico + +

Archivos +

SharePoint +

Otros +

Visualización de duplicados + +

Adición/eliminación de columnas de cuadrículas

+ +

Cambio de orden de columnas de cuadrículas

+ +

Vista previa de elementos + + (Contenido de correo electrónico)

Apertura de elementos de manera nativa

+ + (Contenido de correo electrónico)






Revisión de materia

Asignación de elementos a la materia/Eliminación de elementos de la materia

+

Aplicación de custodias a los elementos asignados/Eliminación de custodias de los elementos asignados

+

Aplicación de etiquetas a los elementos asignados/Eliminación de etiquetas de los elementos asignados

+

Búsqueda dentro de la materia (búsqueda de elementos asignados en el área Revisión de materia)

+






Exportación Exportación desde una búsqueda de recopilación

+ +

Exportación desde una búsqueda de revisión

+

Exportación de duplicados +(desde búsquedas

de recopilación)

+(desde búsquedas

de recopilación)

Exportación de etiquetas +

Exportación de custodias +

División por tamaño + +

Dividir por custodia +

Calendarización de exportaciones

+

Informe de resumen de exportación

+ + (Limitado)

Eliminación de exportaciones + +

Tipos de contenido: + (Todo) + (Limitado)

Correo electrónico + +

Archivos +

SharePoint +

Tipos de contenedor: + (Todo) + (Todo)

Nativo + +

PST + +

NSF + +

Sistema de archivos + +

Tipos de metadatos: + (Todo) + (Limitado)

CSV +

TSV + +

EDRM +

Base de datos Particionamiento basado en la materia

+ + (Limitado)

Particionamiento basado en el tamaño

+

Servicios DMIdentity +

DMCustodian +

DMCollect +





GLOSARIO

Este glosario contiene términos relacionados con Discovery Manager.

Nota: Algunas definiciones de este glosario se basan en la información de A Practical Enterprise Methodology for Addressing the Compliance Challenges of eDiscovery, eRetention Management, and Defensible Disposition, disponible en http://spain.emc.com.

A

Administrador deaplicaciones

Una de las funciones de toda la aplicación predeterminadas de Discovery Manager Express Edition y la edición completa de Discovery Manager. Este rol puede establecer los parámetros de configuración para la aplicación.

Administrador deetiquetas

Persona que tiene el rol de toda la aplicación para crear y gestionar las etiquetas.

Nota: El Administrador de etiquetas está disponible en la edición completa de Discovery Manager.

Administrador deidentidades

Rol de toda la aplicación. Persona que tiene el rol o los permisos para llevar a cabo la gestión de identidades.

Nota: Administrador de identidades está disponible en la edición completa de Discovery Manager.

Administrador deusuarios

Persona que tiene el rol de toda la aplicación para gestionar usuarios.

auditoría Registro de actividad importante que se ha realizado en el sistema, incluyendo quién ha realizado qué operaciones en el sistema, las búsquedas que se han realizado y el historial de etiquetas en un mensaje.

B

Base de datos deDiscovery Manager

Base de datos SQL que contiene información sobre la materia y los elementos que forman parte de esta. La base de datos no contiene los elementos reales.

botón Administración Lo utilizan los administradores de aplicaciones para tener acceso a la administración de roles y a la gestión de etiquetas predeterminadas.

Nota: Las etiquetas están disponibles en la edición completa de Discovery Manager.

botón Mis materias Se utiliza para ver y trabajar con materias que ha creado o que se le han asignado.


http://spain.emc.com

http://spain.emc.com

Glosario

botón Todas las materias Se utiliza para ver una lista de todas las materias.

Nota: El botón/área Todas las materias está disponible en la edición completa de Discovery Manager.

búsqueda Proceso de búsqueda de elementos para una materia o dentro de la materia.

Nota: Las búsquedas de revisión están disponibles en la edición completa de Discovery Manager.

búsqueda de índices detexto completo

Una búsqueda realizada en una indexación de texto completo. Algunos campos de búsqueda requieren que los mensajes estén indexados por texto completo (por ejemplo, Cuerpo, Palabra clave y Adjunto).

búsqueda derecopilación

Se utiliza para buscar mensajes para una materia.

búsqueda en materia Filtrado de contenido que ya se encuentra en una materia y en una carpeta de retención. También llamada búsqueda de revisión.

Nota: Las búsquedas dentro de la materia (búsquedas de revisión) y las carpetas de retención están disponibles en la edición completa de Discovery Manager.

búsqueda relacional Una búsqueda realizada en la base de datos en lugar de mediante indexación de texto completo. Algunos campos de búsqueda que buscan en la base de datos y no el índice incluyen Tipo de elemento y Tiene adjunto.

C

cadena de custodia Término legal que hace referencia a poder realizar un seguimiento del movimiento y la integridad de la información conforme pasa por el proceso del descubrimiento legal.

carpeta La edición completa de Discovery Manager utiliza varios tipos de carpetas para una búsqueda de recopilación:

◆ Las carpetas de organización se utilizan para organizar las búsquedas de recopilación y de revisión dentro de una materia.

◆ Las carpetas de búsqueda (obligatorias) contienen los mensajes en los que se realizan las búsquedas de recopilación.

◆ Las carpetas de retención (recomendado) se utilizan para retener mensajes que se han encontrado durante una búsqueda de recopilación, para evitar que se eliminen cuando finalice la retención. Los mensajes se copian en la carpeta de retención.

Discovery Manager Express Edition utiliza solo carpetas de búsqueda.

carpeta de búsqueda Ubicaciones que se están buscando, específicamente una o varias carpetas de archivo de EMC SourceOne o carpetas de archivo de EmailXtender 4.8.

carpeta de materia Consulte carpeta de retención.


Glosario

carpeta de retención Carpeta de Retención legal de EMC SourceOne en la que las copias de mensajes se retienen para evitar que se eliminen cuando finalice la retención.

Nota: Las carpetas de retención están disponibles en la edición completa de Discovery Manager.

caso Otro término para una materia o investigación.

copiar para retener Proceso de copia de mensajes de su fuente a la carpeta de retención de la materia para evitar que se eliminen cuando finalice la retención en el archivo.

criterios de búsqueda Conjunto de los campos y sus valores que se han definido en una búsqueda.

custodia Un término de descubrimiento legal que hace referencia al “propietario” de un documento o de una parte de la evidencia. La custodia es única para un tipo determinado de contenido/evidencia. Por ejemplo, una custodia de un mensaje de correo suele ser, aunque no siempre, el emisor o un destinatario de ese mensaje.

Nota: Las custodias están disponibles en la edición completa de Discovery Manager.

D

descubrimiento Proceso de buscar, revisar y generar información pertinente para una investigación determinada.

descubrimiento legal Proceso de abogados que responden a las citaciones o a otras solicitudes de descubrimiento en investigaciones gubernamentales y pleitos mediante la recopilación y revisión de documentos importantes.

destrucción Destrucción improcedente o accidental de las evidencias.

E

Ediciones de DiscoveryManager

Existen dos ediciones de Discovery Manager:

◆ Se proporciona un subconjunto de las funciones de Discovery Manager con EMC SourceOne Email Management. Para aportar mayor claridad, la documentación hace referencia a esta edición con el término "Discovery Manager Express Edition". Todas las pantallas se indican con el término "Discovery Manager".

◆ La edición completa de Discovery Manager requiere una licencia independiente. Puede actualizar a la edición completa desde Discovery Manager Express Edition.

eDiscovery El descubrimiento electrónico es el descubrimiento realizado en información de registros electrónicos, como el correo electrónico.

elemento de identidad Dirección específica (como [email protected]) que se añade a un registro de identidad.

Nota: Las identidades están disponibles en la edición completa de Discovery Manager.


Glosario

espera Un mensaje está en espera si está en una carpeta sin período de retención. No se eliminará de la carpeta de retención cuando finalice su retención normal.


estado de la materia Una materia puede tener el estado de Abierta o Cerrada. El estado predeterminado de una materia nueva es Abierta. En Discovery Manager, un gestor de materias puede crear, cerrar, volver a abrir o eliminar una materia.

etiqueta Etiquetas que se aplican a los elementos de una materia para indicar los resultados de una revisión. Consulte la sección etiqueta específica de la materia.


etiqueta específica de lamateria

Etiqueta cuyo valor se aplica al elemento solo en la materia actual. Por ejemplo, un mensaje que está considerado como Responde en una materia, puede que no sea importante para otra.


evidencia Información que se recopila para una investigación. Para Discovery Manager, la evidencia es el correo electrónico.

exportación El proceso de exportación de información de una materia en uno o más archivos para que la utilice otra persona o aplicación.

G

generar Proceso de exportación de información de una materia para que la utilice otra persona o aplicación. Consulte exportar.

gestión de identidades El proceso de gestionar registros de identidad y sus elementos de identidad.


Gestor de materias En la edición completa de Discovery Manager, un usuario que dispone de una función específica de la materia para definir, ajustar de forma precisa, ver y gestionar materias y asignarles recursos. Una materia puede tener más de un gestor de materias.

I

indexación de textocompleto

Índice de todo el texto disponible dentro del encabezado, mensaje o datos adjuntos de un mensaje de correo electrónico almacenado.

índice Consulte Indexación de texto completo.

investigación Intento sistemático y en profundidad por encontrar toda la información pertinente relacionada con una situación concreta, como responder a preguntas largas de SEC o una acción de clase o a una reclamación de hostigamiento de HR.


Glosario

Investigador Persona que tiene el rol específico de la materia para recopilar, revisar y generar contenido para una materia. Cada materia debe disponer de un investigador.

Nota: La función Investigador está disponible en la edición completa de Discovery Manager.

M

marcador Etiqueta que indica que se necesita más revisión.


materia Otro término para investigación o caso.

Hay dos tipos de materias:

◆ Materias personales: en Discovery Manager Express Edition, cada usuario tiene una materia personal en la que solo puede trabajar ese usuario. En la edición completa de Discovery Manager, las materias personales son opcionales.

◆ Materias estándares: en la edición completa de Discovery Manager, las materias estándares pueden compartirse entre varios investigadores.

Materia personal Un tipo de materia creada automáticamente para cada usuario en Discovery Manager Express Edition. Las materias personales son opcionales en la edición completa de Discovery Manager.

metadatos Información sobre un mensaje, como el asunto, la fecha en la que se ha recibido o el remitente. Los metadatos estándares, en oposición a metadatos personalizados, están presentes en el mensaje, son creados por el sistema de correo electrónico y capturados por registro o archivado.

metadatospersonalizados

Información personalizada sobre mensajes (metadatos de mensajes) o sobre remitentes, destinatarios o propietarios (metadatos de ruta). Un ejemplo de metadatos de ruta personalizados es el ID del empleado. Metadatos personalizados:

◆ Se aplican a mensajes y rutas por parte del sistema de almacenamiento de correo electrónico, no por parte de Discovery Manager Express Edition o Discovery Manager.

◆ Aparece disponible en Discovery Manager como un criterio de búsqueda. El Gestor de materias puede especificar metadatos personalizados sobre los cuales buscar y los investigadores pueden incluir los criterios de metadatos personalizados en búsquedas de recopilación o de revisión.

N

nodo Área derecopilación

Se utiliza para crear y ejecutar búsquedas para buscar contenido para una materia.

nodo Exportar Se utiliza para exportar mensajes de los resultados de búsqueda.


Glosario

nodo Revisión de materia Se utiliza para revisar y etiquetar el contenido que se ha recopilado para una materia.

Nota: Revisión de materia está disponible en la edición completa de Discovery Manager.

P

palabra clave Términos que se van a buscar para una materia. Por ejemplo, una empresa puede recibir una solicitud de SEC de todos los correos que incluyen la palabra "mente". En Discovery Manager, el gestor de materias puede especificar palabras clave como una propiedad de materia.

panel de cinta El área situada en la parte superior de las ventanas de Discovery Manager Express Edition y Discovery Manager que contiene pestañas y comandos.

propiedades de materia Para las materias estándares de la edición completa de Discovery Manager, entre las propiedades de materia se incluyen la información necesaria para crear la materia (nombre de materia, carpeta de retención y usuarios de la materia), y las carpetas de búsqueda, las palabras clave, las fechas, las etiquetas, las custodias y los metadatos.

Para las materias personales de Discovery Manager Express Edition y Discovery Manager, solo está disponible la propiedad Buscar carpetas.

Propietario de materia En la edición completa de Discovery Manager, un usuario que dispone de una función específica de la aplicación para crear y eliminar materias.

R

rango de fechas Fechas de inicio y finalización asociadas a la materia. Muchas investigaciones solicitan todo el correo a ciertas personas en un rango de fechas concreto.

Nota: El intervalo de fechas como propiedad de materia está disponible en la edición completa de Discovery Manager.

recopilación Acto o resultado de recopilar información para una materia.

recopilar Encontrar información por una materia.

registro de identidad Recopilación de direcciones (elementos de identidad) que se utiliza como alias en las búsquedas. Cree registros de identidad para mantener un conjunto completo y constante de direcciones que permita que los investigadores encuentren de forma fiable todo el correo para una persona o grupo.


responde Información importante para una materia.


Glosario

resumen de recopilación Lista en la que se incluye el nombre, el estado y la fecha de creación de cada búsqueda en una materia. Para mostrar el resumen de recopilación, haga clic en el nodo Área de recopilación en una materia.


revisión Examinar información en una materia para ver si responde. Este proceso normalmente implica la visualización de los mensajes y su etiquetado de forma adecuada.

Nota: La revisión de materia y el etiquetado están disponibles en la edición completa de Discovery Manager.

rol Define los derechos y las responsabilidades de un usuario. Especifica las acciones que un usuario puede realizar y la información que un usuario puede consultar. Hay dos tipos de roles: roles de toda la aplicación y roles específicos de la materia.

Rol Buscar y exportar Una función asignada automáticamente a los usuarios en Discovery Manager Express Edition para su uso con materias personales. El rol no aparece en Gestor de usuarios > cuadrícula Usuarios, pero se muestra en los informes de la materia.

rol de toda la aplicación Rol que no es específico de una materia, pero que significa lo mismo en todas las materias en las que se utiliza ese rol.

rol específico de lamateria

Rol que solo se aplica a la materia actual. En Discovery Manager, los dos roles específicos de la materia son Gestor de materias e Investigador. Estos roles se asignan durante la creación de una materia o en propiedades de la materia.


emc sourceone discovery manager · capítulo 13 uso de las utilidades de discovery manager ... 01...

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