ENSAYO:

EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL

La administración documental es la unidad de la administración, porque aquí se generan la información y producen lo documentos. En las entidades públicas y privadas es de gran importancia ya que responde por la administración de las comunicaciones y es el eje de toda la información de la empresa. La Administración documental comprende procesos; como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos que produce, recibe y debe conservar, atendiendo al principio de eficiencia que rige la función administrativa. El personal de la unidad de correspondencia y archivo debe estar capacitado para el manejo de cada uno de los procesos que se llevan a cabo, además debe contar con herramientas y tecnologías avanzadas que facilitan el proceso.

La Administración documental establece en forma adecuada el uso de la información, para la toma de decisiones, indica el estado de gestión, permite conocer y pronosticar la situación actual de las organizaciones. El administrador documental juega un papel muy importante puesto que sus actividades se resumen en planear, organizar, gestionar y controlar todos los quehaceres archivísticos, ya que los archivos constituyen la organización en sí y que por tanto son esencial y determinan la eficiencia que reflejan el compromiso institucional de las empresas. Una gestión eficiente depende de la alta dirección en equipo con todo el personal de la empresa, de las memorias de nuestros archivos y de la toma de decisiones que forma parte integral para complementar el proceso de la administración documental.

La carencia de una política archivística en las entidades, incide en que los documentos producidos no tienen tratamiento archivístico, esto nos lleva a encontrar; fondos acumulados, para que sea corregida y superada por las entidades, para su atención y desarrollo el administrador documental debe actuar con un compromiso institucional y profesional. Para ello debe emprender la conceptualización de programas de gestión documental como los procesos, actividades y flujos de información que se implementan durante el ciclo vital de los documentos. La administración documental debe enfocarse con fundamentos que conllevan a los miembros de las organizaciones a la racionalidad como ente y como agentes de los procesos archivísticos implementando sistemas de información que asignan responsabilidades dentro de la entidad, la definición de roles y el establecimiento del programa.

El Administrador documental debe hacer seguimiento a las actividades y dar alcance a los objetivos, el cumplimiento de las fechas, la gestión de los recursos y todas las actividades administrativas de dirección del Programa, así como la adopción de los correctivos y medidas conducentes para reorientarlo en caso de incumplimiento de las metas fijadas.

En conclusión la administración documental es importante porque nos permite fortalecer nuestras empresas ya que nos brinda mantener siempre un buen programa de gestión documental, dar acceso y consulta de los documentos a los ciudadanos y cumplir con la ley ante cualquier eventualidad. Funciones de la Administración Documental.

a. Producir las comunicaciones oficiales.b. Numerar y registrar los documentos.c. Registrar las comunicaciones oficiales; ingreso al sistema, todas las

comunicaciones producidas o recibidas. d. Distribuir internamente los documentos recibidos o emitidos, a través del

cuadro de control de recibido y entrega.e. Suministro información sobre la ubicación de los documentos; lo realizo a

través de inventario documental. f. Archivar los documentos en cada una de las unidades documentales.g. Depuración de archivos.h. Transferencias de documentos.