effective time management - wordpress.com...effective time management ; etm 3 effective time...
TRANSCRIPT
Effective Time Management ; ETM 1 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement
ก า รบร ห า ร เ ว ล าอยางมประสทธภาพ
ยงยทธ พรพงศพพฒน
“ บรหารเวลา คอ บรหารชวตเรมตนตงแตวนน เพออสระและความสมบรณของชวต ”
Effective Time Management ; ETM 2EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T ISBN 974-91908-9-0
การบรหารเวลา อยางมประสทธภาพEffevtive Time Management
ราคา 180 บาท
โดย ยงยทธ พรพงศพพฒนพมพครงท 2 มนาคม 2547สงวนลขสทธโดย บรษท D4 Consultant Co.,Ltdจำนวนพมพ 2,000 เลม
จดพมพโดย บรษท ด โฟ คอนซลแทนท จำกด101/664 ซอยซอตรง 7/1 ถนนรตนาธเบศรต.ไทรมา อ.เมอง จ.นนทบร 11000โทร. 0-2921-8806, 0-9816-8190โทรสาร. 0-2921-8407E-mail : [email protected] : www.d4.co.th
พมพท หจก.พมพพรรณการพมพ
ออกแบบปกและรปเลมโดย สรศกด สนตะวานนท โทร: 0-6604-1012
Effective Time Management ; ETM 3 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTคำนำ
หลงจากการจดพมพในครงท 1 หนงสอเลมนไดจำหนายและแจกจายใหแกผ เขาอบรมในหลกสตรตาง ๆ ทผ เขยนเปนผนำการสมมนา ทำใหหนงสอหมดไปอยางรวดเรว โดยทยงไมไดวางจำหนายตามรานหนงสอทวไปและมผ อานหลายทานไดใหความเหนและคำนยมเก ยวกบหนงสอเลมน หลายคนทเปนนกอานไดบอกผเขยนวา “นเปนหนงสออกเลมหนง ททำใหเขาไดประโยชน มมมมองทดในการใชชวต และมแรงบนดาลใจ” สำหรบคนทไมชอบอานกบอกวา “นเปนหนงสอเลมหนงในจำนวนนอยเลม ทเขาอานจนจบเพราะอานงาย เขาใจงาย และตรงประเดน” บางคนกบอกวา “เปนหนงสอท เม ออานไปได 3-4 บท แลววางไมลง” มหวหนางานหลายคนสงซ อหนงสอเลมนจำนวนมาก เพอมอบใหเพอนรวมงานและผใตบงคบบญชา ฯลฯผ เข ยนร ส กยนดท ไดเปนสวนหน งในการท ทำใหช ว ตของเขาเตมเตมและมพลงมากข น และเหนว าควรจะจ ดพมพเพ อขยายวงกว างสบคคลทวไปดวย จงไดจดพมพในครงท 2 น
สำหรบผทชอบอานหรอเปนหนอนหนงสออยแลว ผเขยนเชอวาหนงสอเลมนจะเปนหนงสออกเลมหนงททำใหทานประทบใจ สำหรบคนทไมชอบอานหนงสอ กเช อเชนกนวา หนงสอเลมน จะทำใหทานร สกวาการอานหนงสอไมนาเบ อ และไดประโยชนมากกวาท คด และท สำคญไปกวานนกคอ ผเขยนหวงวานอกจากผอานจะไดมมมองทดในการใชชวตแลวยงจะนำไปปฏบตเพอจะไดสรางสมดลในการใชเวลาสำหรบงาน ความคดการเลน การสรางมตรภาพ ความรก การหวเราะ และการพกผอนเพอชวตทสมบรณของเราตอไป
ท ายท ส ดน ผ เข ยนจะขอขอบค ณธนาคารแห งประเทศไทยทผเขยนไดทำงานมากกวา 16 ป กอนทจะสมครเขาโครงการเกษยณกอนอายซ งเปนสถานทท ชวยกลอมเกลาและใหโอกาสในการเรยนร ท ดแกผ เขยนขอบคณเพอน ๆ จากองคกรตางๆ ทคอยตดตามบทความใหม ๆ และเชอเชญใหผ เข ยนไปเปนผ นำสมมนาหลกสตรตาง ๆ และยงไดเปนท ปรกษาในโครงการตาง ๆ ดวย ซงเปนแหลงของการเรยนรทสำคญทสดของผเขยน
Effective Time Management ; ETM 4EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T และจะร ส ก ขอบคณอยางย งหากทานท กำล งจะอานหนงส อเล มน จะเปนสวนหนงในชวตทกำลงจะกาวเดนรวมกนตอไป.
ดวยความขอบคณยงยทธ พรพงศพพฒนกรรมการผจดการสถาบนดโฟ คอนซลแทนท
“ คนทไมสามารถบรหารตนเองไดยอมยากทจะบรหารคนอนๆ หรอสงอนๆ ได “
Effective Time Management ; ETM 5 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
หนาบทท 1 บทนำ 7บทท 2 หลายคนไมรวามปญหา 11บทท 3 ทำงานมาก ไมไดหมายความวาทำงานด 17บทท 4 อยาทำงานเหมอนจะไมมวนพรงน 23บทท 5 เงนซอทกอยางไมได 27บทท 6 คนทำงานแตกตางกน 33
เพราะการบรหารเวลา ทแตกตางกนบทท 7 ทำไมเราจงตองมภารกจทหลากหลาย 37บทท 8 เวลาคออะไร 41บทท 9 ธรรมชาตของชวงเวลาในวนหนงๆ 47บทท 10 สาเหตของการบรหารเวลาไมด 53บทท 11 ตวเราเองคออปสรรคทสำคญ 59บทท 12 อปนสยของเรากบการบรหารเวลา 65บทท 13 ผลเสยของการไมบรหารเวลา 69บทท 14 ประโยชนของการบรหารเวลา 75บทท 15 หลก 7 ประการเพอเตรยมรบมอกบการ 79
บรหารเวลาบทท 16 เปาหมายคอเขมทศนำทางเรา 83บทท 17 ไมมเปาหมาย บางทเรากไมเรมตน 87บทท 18 เปาหมายของเราเปนอยางไร 91บทท 19 เปาหมายระยะกลาง และระยะสน 99บทท 20 การวางแผน 107บทท 21 มตของลำดบงาน 113บทท 22 หนกอนใหญ 121
สารบญ
Effective Time Management ; ETM 6EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T บทท 23 ควรมงานประเภทไหน มากเทาไร 125บทท 24 บรษท / องคกร จางเรามาทำอะไร 131บทท 25 งานทสำคญในแตละวน 137บทท 26 เราควรเนนประสทธผลมากกวาประสทธภาพ 141บทท 27 ไดอาร เครองมอทจะชวยเราบรหารเวลา 145บทท 28 เทคนคการจดการกบสถานการณตางๆ 157บทท 29 บทสงทาย 181
ภาคผนวก 185บรรณานกรม 189ประวตผเขยน 191คำนยม 193
Effective Time Management ; ETM 7 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
บทท 1 บทนำ
EffectiveTimeManagement
Effective Time Management ; ETM 8EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T ขณะทองคกรตาง ๆ กำลงปรบเปลยนโครงสรางองคกรใหมขนาดกระทดรด ปรบปรงวธการบรหาร สรางคานยมและวฒนธรรมการทำงานใหมๆ ใหตอบสนองความตองการของลกคาและผมาใชบรการทมมาตรฐานทสงขน ทำใหพนกงานตองมการปรบเปลยนวธการทำงานเพอทำงานประจำวนใหมประสทธผลมากขน
อยางไรกตามกอาจจะยงมพนกงานอกจำนวนไมนอยท ย งทำงานหนก แตดเหมอนการทำงานหนกเทาไรกยงไมคมกบผลผลตทเกดขนไมคมกบการทไดลงแรงลงไป พนกงานบางกลมยงทำงานแกปญหาแบบเผชญหนาเชนเดม มงานมากจนทำงานไมทน และตองทำงานเยนๆ หรอทำงานลวงเวลาจนเปนเรองปกต พนกงานบางกลมเขาใจวาการทำงานหนกคอการแสดงออกถงความทมเท จงลยทำงานจนไมมเวลาแมแตจะคดหรอทบทวนวา สงทกำลงทำอยนนไดสรางคณคาและผลประโยชนทแทจรงตอองคกรในภาพรวมอยางคมคาหรอไมและเปนการเพมพนคณภาพชวตของตวเองหรอไมดวย บางคนกรสกวาเรากำลงทำงานหนกและเหนอยกบชวตมากเกนไป ควรจะมการเปลยนแปลงวธการบางแตไมรวาแนวทางทควรจะเปลยนควรเปนเชนไร
ปจจบนพนกงานจำนวนไมนอย (โดยเฉพาะผบรหาร) กำลงเผชญกบปรมาณงานทมากขน มการประชมมากขน ตองลงมาจบงานและตดตามผลงานมากขน ตองแกปญหาทงเรองงานและเรองคนทดจะซบซอนและใชเวลามากขน ซงสงผลตอประสทธภาพและประสทธผลของงานททำและบางทกสงผลกระทบตอสขภาพ ครอบครว และชวตสวนตวอนๆ
ตามจรงแลว การบรหารเวลากเหมอนกบการบรหารคน บรหารทรพยสน บรหารงาน ฯลฯ ทตองอาศยความเขาใจในพนฐานหลายๆ สงเพอใหเราสามารถควบคมสถานการณได บางคนมเวลาวางมากเสยจนรสกวาวนเวลาทผานไปไรคณคายงนก ขณะทอกบางคนอาจจะยงยากยงเหยงกบงานวนเวลาท ผานไปในแตละวนมแตงานจนร สกวารบมอจะไมไหวแลว
Effective Time Management ; ETM 9 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTในทางกลบกนกอาจมอกบางคนทมวธการรบมอกบงานทตองเผชญในแตละวน ทำใหวนเวลาในการทำงานมแตความสข สนกกบมนเราคงอยากจะมงานทำทพอเหมาะและไดงานทมคณคาไปพรอม ๆ กน
บางคนคดวาการบรหารเวลาเปนเร องงายๆ หลายคนจงใชสามญสำนกในการแกปญหาตางๆ ตลอดมา บางทวธการหลายอยางกทำใหเราพบกบปญหาและอปสรรคทไมรจกจบจกสน หากเราจะยอมใชเวลาสกชวงหนงในการทบทวนและศกษาดวธการทำงานของตวเราเองบางกอาจทำใหเราไดคนพบแนวทางทจะใชใหเปนประโยชนในการทำงานและชวตในสวนทเหลอไดอยางมประสทธภาพมากขน
ผอานจะไดเหนภาพการวางแผนและบรหารเวลา พรอมแนวคดหลกการ และเทคนคทไดนำมาทดลองแลวเหนวามประโยชนเปนทกษะทปฏบตไดไมยากนก และเนนการนำไปใชมากกวาทฤษฎ พรอมแนะนำเครองมอตางๆ ทจะชวยในการบรหารเวลามประสทธภาพมากยงขนท งยงใหเราเปล ยนแปลงแนวทางการทำงานจากการแกปญหาแบบเฉพาะหนา มาเปนผ ท ม หลกการ ควบคมสถานการณและเวลาไดมเวลาทำสงทสำคญกวา เพมเวลาวาง ผอนคลาย และมคณภาพชวตทดกวาปจจบนมากขนดวย
Effective Time Management ; ETM 11 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement
บทท 2หลายคนไมรตววามปญหา
Effective Time Management ; ETM 12EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T ครงหนงนานมาแลวมผบรหารคนหนงทำงานดวยความขยนขนแขงเวลาของเขาทมใหกบงาน
แมเขาจะไปทำงานสาย แตกกลบบานดกดนเปนกจวตรประจำวนเปนเชนนมาตลอด และเขาไมรวา จะเปนเชนนไปถงเมอใด
วนหนง เมอเขานงทำงานจนเยนตองการเคลยรงานใหเสรจทำเชนนจนเปนนสย ใครทอยเยนกบเขา เขากทกทกวาบคคลเหลานทมเทใหกบงานเหมอนเขา ใครกลบตามเวลางานกดจะไมใชคนททมเทใหกบองคกร นนคอนยามคำวาทมเทของเขา บางทเขาเองกอยากทำงานใหเสรจเรวกวาน แตกไมรจะทำอยางไร เพราะงานมนมากจรงๆ มนเปนความรบผดชอบทเขาคดวาคนทำงานพงจะตองกระทำแบบน เขาทำเชนนอยเปนประจำและงานของเขากดจะเพมมากขนเรอยๆ การทำงานหลงเวลางาน เชนนจงเปนเรองปกตของเขาไปเสยแลว และดเหมอนวาใครๆกเหนวาเขาทำงานหนก ท มเท โดยเฉพาะหวหนาของเขาอกระดบหน งกดจะเหนดวย กบนยามของคำวา “ท มเท” เชนเดยวกบเขาจงทำใหเขามกำลงใจและทำงานแบบน มาจนเปนนสยเสยแลว
ระหวางทเขาทำงานอยเงยบๆนน ในใจเขากคดวา“ทำไมเราจงทำงานไมรจกจบจกสนเสยทนะ ทงๆทเรากไมเคยจะ
ไดหยดพกผอนและกทมแรงทำขนาดน ”“ใครๆทเปนผบรหาร คงจะเปนแบบนกระมง ด ๆ แลวผบรหารมก
จะวนตลอด เรามตำแหนงเปนผบรหาร กคงเปนเรองธรรมดาทตองทำงานแบบน”
เราลองยอนมองกลบไปตลอดทงวนวา เขาทำอะไรไปบาง“เชาๆมเพ อนรวมงานมาตดตอ จะทำงานกเลยยงไมไดทำ
เพราะตองคยกบเพอนถงปญหาตางๆ ซงบางทกไมสำคญอะไรกบเราแตเปนเพราะความเกรงใจ ทำใหเราตองรบฟงเรองเหลานน”
Effective Time Management ; ETM 13 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTหลงจากนน กอานอเมล ทแตละสวนงานและเพอนๆ ทงใน
และนอกองคกรสงมาสายๆ ตองเขาประชม ซ งแมไมคอยไดสาระ แตกตองเขา
เปนประจำทกอาทตย “เร องการประชมในบรษท ของเราไมร ทำไมถงไดมมากขนาดน และสวนใหญกนาเบอ”
จากนน กรางและตรวจบนทกแตยงไมเสรจ กตองออกไปดวาลกนองคนใหม ทำอะไรผดพลาดบาง เพราะเรากลววาเมอผดแลวจะตองมาแกอกเยอะและคนอนจะหาวาเราไมดแลลกนอง
กลบมาพบวามงานคางอกเยอะ ตองปรบปรงวธการทำงานปญหาลกนองท ไม ค อยเอาใจใสในการทำงาน บนทกตองเสนอหวหนาเร องการฝกอบรมของคนในทม ทำไมเสร จผดผอนมาและวนนครบกำหนดทตองสงแลว
ตกเยน ตงใจจะไปว งออกกำลงกาย แตมองดกองเอกสารทวางเรยงไวเปนตง ตองโทรไปแจงเพอนทรบปากกนไววาจะไปดวยกน“เอาไวโอกาสหนากแลวกน หวงวาเพอนคงเขาใจเราด”
ชวตของผบรหารรายน กคงคลายชวตคนทำงานหลายๆคนทวนเวยนเชนนเปนประจำ และตองผดงานบางงานทไมเรงดวนออกไป เชนการออกกำลงกาย การวางแผนเพอพฒนาลกนอง พฒนางาน
หลายคนท ม ช ว ตทำนองน หลายคนเร มคดหาหนทางเพ อการทำงานแบบใหมท จะทำใหมเวลามากข น ซ งกถอวาเปนการเรมตนคดทดตอการบรหารเวลา แตอกหลายคนยงไมคดวาสงนปร บเปล ยนได จงย งคงทำงานแบบเดม ๆ ดวยการยอมรบว าส งน เหมาะสมแลว กล มคนกล มน ยงไมร แมกระท งวาน คอปญหาซงหากเขาไมคดทจะทำอะไรกบการบรหารเวลาแบบน โอกาสทจะปรบปรงกมนอยเตมท
Effective Time Management ; ETM 14EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T นอกจากคนททำงานหนกเชนนแลว กยงมคนอกหลายประเภททมพฤตกรรมในการทำงานหรอการใชชวตสวนตวทบงวา ยงใชเวลาใหมประสทธภาพทยงไมมากพอ ตวอยางเชน
อยากดหนง แตสดทายกไมมเวลา เพราะมงานอนๆ เอาไวสกวนหนงจะมาด จนหนงเรองนออกจากโรงภาพยนตรไป
หรอครอบครวชวนไปพกผอนตางจงหวดในชวงหยดยาวจะไปดวยหรอเปลา เพราะกลวเหมอนคราวทแลว จองไว กไมไดไป…พอถามกใหคำตอบไมใดอก สดทายพอใกลว น สถานท พกกเตมตองวงหากนวนวาย
หรอบางคนกมความใฝฝนมากมายในชวต อยากเปนนกเขยนอยากเปนศลปน อยากเปนนกกฬาอาชพ อยากเปนมออาชพในการบรหารอยากเปนเจาของกจการ อยากมสวนหรอไรผลไม อยากเรยนสงกวานอยากเปนนกการเมอง อยากเปนเศรษฐ ฯลฯ แตสงททำในวนนไมไดสรางสรรคสสงนน
หรอบางคนไมกลาแมแตจะฝน เพราะลำพงเพยงงานประจำวนกไมมเวลา จดสรรงานไมถก ไมรงานไหนสำคญไมสำคญ ทำงานไมเขาตาหวหนา งานททำไมทนเวลา หวหนาเปลยนแปลงงานกปรบตวไมได หงดหงดชวตแตละวนมแตความเครยด จะลาออกกไมกลา จะอยตอกไมมความสขชวตกเลยตองทนกบเหตการณทไมรนรมย
หรอบางคนซำรายกวา เพราะปลอยชวตไปวนๆ เอาแตวจารณไมเปนชนเปนอน ดเหมอนมความคดทด แตลงมอทำอะไรกเลกกลางคนทำไมได จบจด ผดวนประกนพร ง และหลอกตวเองไปวน ๆวาเคยเกงมากอน ประสบผลสำเรจเรองนนเรองน ถาใหตวเองทำเรองนจะดอยางนนดอยางน แตในความเปนจรงแลว ปจจบนไมคอยไดทำอะไรเลย
พฤตกรรมทเกยวกบการบรหารเวลาทไมดตางๆเหลาน ทงในเรองทตงใจจะทำอะไรไว สดทายกเปลยนใจเสมอ ไมกนเวลาใหตวเอง เพอสขภาพเพอออกกำลงกาย จะพาครอบครวไปพกผอนกบญาต กไมรจะไดไปเมอไร
Effective Time Management ; ETM 15 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTเพยงแตคดเอาไววาสกวนหนง บางคนไมกลามอบหมายงานใหคนอนชวยทำตองแกปญหาแบบเผชญหนาบอยๆ ฯลฯ สงเหลานหากมมากๆ หรอมบอยๆกจะทำใหเรามปญหาในการบรหารเวลา และบรหารชวตของเรามากขนๆและยงหากเราไมรวานคอปญหาของเรา กจะยงทำใหเราปรบปรงชวตการทำงานไดยากมากขนเชนกน
Effective Time Management ; ETM 17 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement
บทท 3ทำงานมาก ไมไดหมายความวาทำงานด
Effective Time Management ; ETM 18EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T เคยไหมทเราอยากจะทำงานบางชน เชน อานบทความทนาสนใจเก ยวกบงาน โทรหาลกคารายหน งเพ อสรางสมพนธท ด ต อเขาปรบปรงแบบฟอรมใหกระชบ คยกบลกนองเรองการพฒนาคณภาพของงานกำหนดเปาหมายและตววดในงาน ฯลฯ
เมอตนขนในตอนเชากบความตงใจเชนน และหวงวาจะไปทำงานใหเชาทสด เพองานจะไดเสรจตามทหวงไว
แตพอเปดโทรทศน กพบรายการโทรทศนมอะไรนาดเยอะทงสรปขาว การแขงขนกอลฟ การแขงขนเทนนส ฯลฯ กใหรสกขเกยจทจะเตรยมตว คดวาเอาไวกอนขอดอกหนอยดกวา เดยวคอยไป
ดโทรทศนเพลน จนเวลาลวงมา จงตองรบเรงอาบนำ แตงตวกระทงลมสมดโนต ลมเอกสาร
ขนรถได กรบสตารทรถทนท ปรากฏวา สตารทไมตด ลงไปดถงรวานำกล นแหง สายไฟชารตแบตเตอร ก ค ดวาจะซ อหลายคร งแลวกไมไดซอสกท ตอนนเหนความสำคญแลว จะขอยมสายไฟจากเพอนบานขอใหเขามาชารตแบตเตอรให ความสมพนธกไมสจะด มปญหาเรองการจอดรถหนาบานกนอยเปนประจำ นกวาจะไปถงท ทำงานแตเชากลบตองมาแกปญหาประเภทนไป กวาจะแกปญหาและไปถงททำงานไดกเหนอยออนทเดยว
เมอถงททำงาน กอยากเลาเรองนเปนอทาหรณใหคนอนๆ ฟงกเทยวเลาเรองนใหคนอนๆฟง และเรมมเปาหมายใหมวาเทยงนจะไปซอสายชารตไฟแบตเตอร จะศกษาเรยนรวธการชารตไฟ นงไดไมนานนกไดวาตองเขาประชม กรบหาเอกสารเพออานกอนประชม หาเทาไรกหาไมเจอ เพราะกองเอกสารวางอยเตมโตะ ลกนองททราบเรองกไมอยตองโทรตามกนวนวาย
ยงไมทนไดเขาหองประชม เลขาหนาหองกแจงวา มพนกงานใหมทเพงมาทำงานวนแรก ซงไดนดไวมาพบ จะใหทำอยางไร
Effective Time Management ; ETM 19 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTตวเองกลมสนทไปเลย ไมรจะทำอยางไร กขอใหเลขาชวย
สอนงานไปกอน จะรบไปประชมระหวางท ประชมกมหลายเร อง ท เก ยวกบงานของตวเอง
นำเสนอไดกเพยงผานๆไปเพราะไมไดเตรยมตว ไมไดเตรยมขอมลแกป ญหาเฉพาะหนาไปไดเหมอนเชนทกคร ง และกต งใจไว ว าเดยวออกมาตองตามงานบางอยางตามททประชมถาม
เมอออกจากหองประชม เพอไมใหลมกเรยกเจาหนาทมาสงการและตามงาน พรอมใหนำบนทกมานงทำกนตวตอตว ดเอาจรงเอาจงมากเพราะเร องน ร บปากท ประชมมานานแลว แตยงไมทนถงไหนกมโทรศพทมาขดจงหวะ โทรมาจากธนาคารเรองบตรเครดตและวงเงนทใชอยซงตวเองกสนใจและขอใหเขาตดตอมา จงเปนโอกาสทดท จะไดคยและจะขอใหยกเวนคาใชบรการรายป และเรองแลกของจากคะแนนสะสม
ตกเยน รตววานดเพอนเกาไวตอน 6 โมง ทงๆทร แตคดวาไมเปนไรออกเดนทางกอนครงชวโมงกถง นงทำงาน อานอเมล เขา internetจนเกอบหกโมง รบออกจากททำงาน แตโชคไมดทวนนรถตดเชนทกวนสดทายกไปสาย เพอนๆจะกลบกนแลว เพงจะมาถง
เพอนกบอกวา “นสยไมเคยเปลยนเลย เปนคนเสมอตนเสมอปลายจรงๆ เมอกอนอยางไร ตอนนอยางนน” เพอนบางคนทมภาระกรบๆคยแลวกลากลบบาน ไมมโอกาสไดเสวนากบเพอนๆ ตามทตงใจไว
สดทาย วนทงวนดจะยงไปหมด แตเปาหมายในแตละเร องรสกวาจะไมสำเรจเอาเสยเลย
นเปนตวอยางชวตทอาจเกดกบใครกได แมอาจไมว นวายหรอยงเหยงเหมอนเรองน แตกอาจจบลงคลายกนทวา สงทตงใจจะทำกบสงทไดทำ ไมสอดคลองกนเสยเลย กลาวคอ การโทรหาลกคา ปรบปรงงานฯลฯ ไมไดทำ แตสงทไดทำมแตปญหาเฉพาะหนาทเกดขนในวนๆ นนซงเปนสงทไมไดตงใจทงนน
Effective Time Management ; ETM 20EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T บางคนกอาจรสกวาทตนไดทำงาน มอะไรยงๆ ดเหมอนวาทำงานไดดแลวแตถาลองมองดแลวภายใตเปาหมายแลว เราไมไดทำตามเปาหมายของเรา และแนนอนเปาหมายทเราวางไวกจะตองมาทำในวนตอไปหรออาจตองเลอนออกไปอกหากมเรองอนๆ เกดขนเชนวนน หรออาจเลอนเปาหมายนนไปเรอยๆ จนสดทายกยกเลกเปาหมายนนไป เพราะมนเลยเวลาและความจำเปนทตองทำแลว หรอไมกหมดความกระตอรอรนทจะทำ
มนทานเรองหนง ทอาจเปนอทาหรณสำหรบคนทมพฤตกรรมคลายเรองทกลาวมา เรองมอยวา
มชาวนาอยคนหนง เขาบอกกบภรรยาของเขาวา วนพรงนเชาเขาจะไปไถนา
เชาวนรงขนเขาเดนไปทรถแทรกเตอรเพอจะขบไปไถนา และเขากพบวานำมนรถหมด เขากเลยเดนไปท หองเกบของ เพ อจะนำนำมนมาเตมรถ ระหวางทางเดนผานเลาไกเขากนกขนมาไดวาเขายงไมไดใหอาหารไกเลย เขาจงเดนไปท ย งข าวเพ อเอาขาวเปลอกมาเลยงไก
พอไปถงยงขาว กเหนกองกระสอบขาวโพดวาง สะเปะสะปะอยเขากนกข นมาไดอกวา เขาจะตองคดขาวโพด เพ อนำไปสในวนน เขากเลยลงมอคดขาวโพด ระหวางทคดอยกหนไปเหนไมกระดาน3-4 แผน ท เขาซ อมาหลายว นแล ว เพ อจะนำมาซ อมฝาบ านกนกขนมาไดวา ภรรยาเขาบนเรองฝาบานอยหลายวนแลว เขาจงหยบไมกระดานแบกกลบบาน
ระหว างทางพบล กว วต วหน ง เด นขากะเผลกๆ อย สงส ยว าจะไปโดน อะไรท ไหนมา เขาจ งเอาไม กระดานวางไว เพอจะรกษาลกวว แลวก............
Effective Time Management ; ETM 21 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTขอหยดไวเพยงแคน ก อน.. เพราะเราคงจะเร มเดาเร อง
ต อไปได ว าชาวนาคงจะพบก บเหต การณ อะไรๆ อ กมากมายทตองทำไปเรอยๆอยางแนนอน โดยลมความตงใจเดมวาจะไปไถนา
นคอตวอยางของคนททำงานหนกทำงานมากแตไมได หมายความวา เขาบรรลผลสำเรจในเปาหมายชวต
Effective Time Management ; ETM 23 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement
บทท 4อยาทำงานเหมอนจะไมมวนพรงน
Effective Time Management ; ETM 24EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T
บางคนเรงทำงานทกอยาง อยากใหงานทกอยางเสรจเร วส งอะไรกอยากไดเด ยวน น นดประชมจนเตมตาราง หากมชองวางกจะหาทางนดทำเรองอนๆ อก เมอไรวางจะรสกวาตวเองดอยประสทธภาพทนท คนประเภทนจะมภารกจตลอดเวลา
ตามจรงแลวชวตเราในแตละวนควรมเวลาผอนคลาย มเวลาพกมเวลาคด มเวลาทบทวน หากตารางนดเราแนนไป เรากยงมวนพรงนมมะรนน มอาทตยหนา เดอนหนา เพอเปนอทาหรณวาชวตเราตองการความสมดล ตองพกผอน ตองการความสนกสนาน หวเราะ ตองการมตรภาพและสงคมดวย เมอไรกตามทเรารสกวาเรางานหนกเกนไป ขอใหเราคดถงเรองตอไปน
นานมาแลว มพระราชา ผ ซ งบอกกบคนข ม าของเขาว าถาเขาสามารถขมาไปครองพนทไดมากเทาไรกตาม พระราชาจะยกทดนนนใหกบเขา
คนข มาจงควบมาของเขาไปอยางรวดเรว เพ อครอบครองทดนใหมากเทาทจะทำได เขาเรงควบมาไปเรอยๆเรวเทาทมาจะรบไหว
เมอเขาหวหรอเหนอยเขาไมหยดควบมา เพราะเขาตองการครอบครองดนแดนใหมากเทาทจะเปนไปได
เมอมาถงจดหนงเขาหมดแรงและกำลงจะตาย เขาจงถามตวเองวา “ทำไมเราถงกดดนตวเองอยางหนก เพอใหไดครอบครองผนดน?ตอนนเรากำลงจะตายและเรากตองการเพยงแคทดนเลกๆ เพอฝงศพตวเอง”
เรองขางตนกเหมอนการเดนทางของชวตพวกเรา พวกเราผลกดนตวเองอยางนทกวนเพอใหไดเงนมากๆ มอำนาจ และเปนทยอมรบ พวกเราละเลยทจะดแลสขภาพ ใหเวลากบครอบครว และชนชมกบสงสวยงามรอบตว และงานอดเรกทเรารกหรอไม
Effective Time Management ; ETM 25 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTวนหนง เมอเรามองกลบไป พวกเราจะตระหนกวา เราไมไดตองการ
มนมากนก แตเมอเราไมสามารถยอนเวลากลบไปไดกบสงทเราพลาดไปเรากอาจเรมตนสำหรบวนนและวนขางหนาได ชวตไมใชการสรางเงนสรางอำนาจ หรอการยอมรบเทาน น ชว ตไมใชการทำงานเทาน นแตเรากยงมสงอนๆอก ททำใหเราสนกกบความงามและความพงพอใจของชวต ชวตคอความสมดลของงานและการสรางครอบครวและเวลาสวนตวเราไดตดสนใจวาจะสรางสมดลใหกบชวตเราอยางไร เราจะตองกำหนดลำดบความสำคญของเราเอง ตระหนกวาอะไรทเราสามารถยอมรบไดและระลกเสมอวาถางานนนไมเรงดวนมาก เรากยงม วนอนๆ ทจะทำไดอก
มหวหนาคนหนง เขามลกนองอย 5 คน และไดรบคำแนะนำวาเขาควรใหเวลาลกนองคนละวนเพอพดคยและแกปญหาตาง ๆ รวมกนครงแรกทไดฟง เขาตกใจมาก เพราะเขาคดวาเขาจะตองใชเวลาอาทตยหนาทงอาทตยในการพดคยกบลกนอง ซงนนเทากบวาเขาจะไมมเวลาทำงานอยางอนเลย แตเมอไดรบความกระจางวาเขากอาจใหเวลากบลกนองคนแรกในอาทตยท 1 ลกนองคนทสองในอาทตยท 2 และลกนองคนอนๆ ในอาทตยตอ ๆ ไป ซงน นกเทากบวาในแตละอาทตยเขามเวลาทำงาน 4 วนและใหเวลากบลกนองวนเดยว เทานน เขาสามารถวางแผนเพอไมใหแตละวนมงานทกดดนมากเกนไป
การทเรามองเหนวาเรายงมเวลาอนๆ กทำใหเราจดการและวางแผนไดงายขน ดกวาการทเราตองการทำทก ๆ อยาง ในเวลาเดยวกน ซงสรางความตงเครยดใหกบชวต ทง ๆ ทไมมความจำเปน
Effective Time Management ; ETM 27 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement
บทท 5เงนซอเวลาไมได
Effective Time Management ; ETM 28EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T คนทำงานจำนวนมากท ต างกใฝฝ นท จะกาวหนาในอาชพและมฐานะความเปนอยท ดข นๆ หลายคนจงมความมงมนและตงใจท จะไปใหถงจดน น ซ งกเปนส งท ด แตวธการและแนวทางท จะไปถงจดนนของหลาย ๆ คนกแตกตางกน
บางคนค ดว าต องการหาเง นให ได มามากท ส ดไว ก อนแลวคอยทดแทนสงอนๆ ใหทหลง เพราะคาดหวงวาเงนจะบนดาลหลายสงหลายอยางใหได ซงในความเปนจรงแลว หลายอยางเงนกซอหามาได แตบางอยางเงนกซอไมได
ตวอยางเชน พอแมหลายคนละเลยชวงวนเวลาทลกยงเลกไมมเวลาดแลเอาใจใสเทาทควร ใชเวลากบงานกบการสรางอนาคตจนลกไมไดรบการอบรมทดพอ เมอโตขน เกดมปญหา ตดยา เรยนไมไดกาวราว หรอไมมความพรอมในหลายๆ ดาน เราจะไมสามารถซอเวลาคนมาได
บางคนไมใหเวลาในการดแลบพการ คดวาวนน เรามเร องอนทตองทำ ตองหาเงน และละเลยใหเวลากบทานและเมอทานจากเราไปการจดงานพธศพใหญโต กไมแนใจไดวาทานรบร ไดเชนนนหรอไมและแมเราจะหาเงนไดมากเทาไร เงนนนกซอบางสงบางอยางคนมาไมได
การบรหารเวลาจงไมไดหมายความเพยงการทำงานใหสำเรจแตหมายถง การสรางสมดลใหกบชวตในทกๆ ดาน ดงทไดกลาวมาแลว
จะวาไปแลวชวตคนเรานนมหลายบทบาททเดยว หรอบางทกเรยกวา มหวโขนหลายหวทเราจะตองเลน บางทเรากมบทเปนลก-เปนพอเปนหวหนา-เปนลกนอง เปนศษย-เปนคร เปนพ-เปนนอง เปนแขก-เปนเจาภาพ เปนหลายๆ อยาง เราจำเปนทจะตองเลนบทบาทนน ๆเมอถงเวลา และเปลยนไปเลนบทอน ๆ ใหไดเมอเวลาเปลยนไป
และเม อชวตมหลายบทบาทท เราตองเลน เราควรจะตองจดสรรเวลาใหเกดความสมดลของชวต ความสมดลแหงธรรมชาต
Effective Time Management ; ETM 29 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTท คนๆหน งพ งจะม และหากเราล มหร อละเลยบทใดบทหน งไปกจะทำใหเกดชองวางและเปนปญหาได เคยมใครหลายคนบอกวาทเขาทำงานหนกกเพอครอบครว บางคนกบอกวาทเขาทำงานหนกกเพอคนทเขารก แลวเขากขยนทำงาน... ทำงาน... ทำงาน แตในทสดเมอเขามองยอนกลบมา กลบปรากฏวาเขาลมใหเวลากบคนทเขารกอยางแทจรงล มใหเวลาก บค ณพอ... คณแม... สาม ... ภรรยา... ลกๆ...แลวบางครงเงนทองหรอรางวลทไดจากการทมเท กไมสามารถทดแทนชวงเวลาทหายไปได และแนนอน...เขาไมสามารถ ซอเวลาเชนนนกลบมาไดบางคนกไมไดใหเวลากบลก ซงเปนคนทเขาบอกวาเขารกทสด และเมอลกเตบโตขนมพฤตกรรมหลายอยางทเบยงเบน จงมาคดไดและเสยใจคนเรามกคดไดเสมอเมอสงทเราพลาดพลงไดเกดขนแลว
บทบาทแตละดานตางกมความสำคญกบชวตของเรามากนอยตางกนไป หากเราตองการรวาคาของเวลาทเราทำงานอยทกวนนมราคาแคไหนเพอเปรยบเทยบใหเหนความสำคญและเปนรปธรรมมากขนเพอจดสรรเวลาใหกบแตละบทบาท เราจะสามารถคำนวณจากสตร
คาจางรายชวโมง = เงนเดอน x 12
เชน เรามเงนเดอน 40,000 บาท เวลาหนงชวโมงของเรากเทากบ240 บาท เปนตน
คาจางรายช วโมงของแตละคนจะไมเทากน ข นอย กบคณทำอาชพอะไร มประสบการณมากนอยเพยงใด แตไมวาคณจะเปนใครเวลาของคณ ลวนมคาทงสน....
2,000
Effective Time Management ; ETM 30EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T มเรองของชายหนมคนหนงททำงานหนกมาก หนกจนบางครงก ม ผลใหขาดความสมดลในช ว ตบางช วงไป จนหวใจนอยๆของลกชายของเขาตองออกมาเรยกรอง ลองอานดนะ เปนเรองทเตอนใจเราไดอยางด เรองเปนอยางน.......
หลงเลกงาน ชายหนมไดกลบเขาบานลาชาเหมอนทกวนทผานมาเขาร สกเหนดเหนอยออนลาและพบวาลกชายวย 5 ขวบ รอคณพออยทหนาประต
ลก . “ พอครบ ผมมคำถามถามพอขอนง ”พอ . “ วามาสลก, อะไรเหรอ ”ลก . “ พอทำงานไดเงนชวโมงละเทาไหร ”พอ . “ ไมใชกงการอะไรของลกน, ทำไมถามอยางนละ”
พอตอบดวยความโมโหลก. “ ผมอยากรจรงๆ โปรดบอกผมเถอะ พอทำงานไดเงน
ชวโมงละเทาไหร ” ลกพดรองขอพอ . “ ถาจำเปนจะตองรละก พอไดชวโมงละ 200 บาท ”ลก . “ โอ..” ลกอทาน แลวคอตก
พดกบพออกครง “ พอครบ ผมอยากขอยมเงน 100 บาท ”พอกลาวดวยอารมณ “ นเปนเหตผลทลกถามเพอจะขอเงนแลวไป
ซอของเลนโงๆ หรออะไรทไมเขาทาหรอกเหรอ รบขนไปนอนเลยนะแลวลองคดดวาเลหเหล ยม การกระทำแบบนนะไมเขาทาแคไหนพอทำงานหนกหลายๆชวโมงทกวน และไมมเวลาสำหรบเรองไรสาระอยางนหรอก ”
เดกนอยเงยบลง เดนไปทหองแลวปดประตชายหน มน งลง และยงโกรธอย ก บคำถามของล กชาย
เขากลาทจะถามคำถามนน เพอจะขอเงนไดอยางไร หลงจากนนเกอบชวโมงอารมณชายหนมกเรมสงบลง และเรมคดถงสงททำลงไปกบลกชายตวนอย
Effective Time Management ; ETM 31 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTบางทเขาอาจจำเปนตองใชเงน 100 บาทนนจรงๆ และลกกไมไดขอเงนเขาบอยนก ชายหนมจงเดนขนไปบนหองแลวเปดประต
พอ . “ หลบหรอยงลก ”ลก . “ ยงครบ ”พอ.“ พอมาคดด เมอกพออาจทำรนแรง กบลกเกนไป ”“นานแลวนะ ทพอไมไดคลกคลกบลก , เอา นเงน 100 บาททลกขอ ”เดกนอยลกขนนง “ ขอบคณครบพอ ”วาแลวกลวงลงไปใตหมอนหยบเงนจำนวนหนงออกมาแลวนบชาๆ ชายหนมเหนดงนนกโกรธขนอกครง“กมเงนแลวน แลวมาขออกทำไม”ลก . “ เพราะผมมไมพอครบ แตตอนนผมมครบแลว ”“ พอครบ ตอนนผมมเงน ครบ 200 บาทแลวผมขอซอเวลาพอชวโมงนง ”“ พรงนพอกลบบานเรวๆ นะครบ ผมอยากกนขาวเยน กบพอ .....”พอดงลกมากอดแลวนำตากไหลออกมา
ชวตของเราบางคนกอาจจะคลายเรองน บางทเรากทำงานหนก...ทำงาน...ทำงาน...บางชวงทเราลมนกถงคนทตองการเวลาจากเรา คนทตองการความรกจากเรา คนทตองการความเอาใจใสจากเรา คดวาเอาไวทหลง… ยงมเวลาอกมากเพราะเปนคนใกลตว คดวาเขาคงเขาใจเรา...เขาคงรบได...เขาคงรในความจำเปนน... แตบางทหวใจทถวลหาความใกลช ด-ความรก ความอบอ น จากเราน นกร วงโรยไดเช นกน...และหลายกรณทเขา หาทางออกทางอนทเราไมปรารถนา และเปนปญหาอนๆ ตามมามากมาย เรามหวโขนหลายแบบท ตองเลนใหสมบทบาทและแบงเวลาใหสมดลก นด วย อาจจะมหลายคนท หลายคร ง
Effective Time Management ; ETM 32EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T เลนบทหนงบทใดมากเกนไป จนลมบทบาททสำคญอนๆ ลมทจะใหเวลากบลก กบคณพอ กบคณแม กบคนท เขาร ก ชว ตของเรากอาจขาดความสมดล ขาดความสงบ และขาดความกลมกลน และบางทเมอเวลาผานไป เรากไมสามารถเรยกทกอยางใหหวนคนกลบมา
เงนซอบานได แตซอความอบอนในบานไมได เงนซอเตยงได แตซอการนอนหลบอยางมความสขไมได เงนซอนาฬกาได แตซอเวลาไมได เงนซอเลอดได แตซอชวตไมได เงนซอเซกซได แตซอความรกไมได เงนซอตำแหนงได แตซอความเคารพนบถอไมได เงนซอยาได แตซอสขภาพทแขงแรงไมได
เงนไมใชทกสง และบอยครงกเปนสาเหตของความเจบปวดและความปวดราวของชวต เงนซอทกอยางไมได เงนซอเวลาทเสยไปไมได
Effective Time Management ; ETM 33 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement
บทท 6คนทำงานแตกตางกนเพราะการบรหารเวลาทตางกน
Effective Time Management ; ETM 34EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T หลายคนอาจรสกวาเราไดทำอะไรไปตงหลายอยาง แตดเหมอนมนยงไมสำเรจลลวงสกอยาง เหนอยกายหนอยใจ และแนนอน เมอบรหารเวลาในการทำงานไมด ในชวตสวนตวกมกมแนวทาง ทไมตางกน
เขาหองนำจะแปรงฟน ยาสฟนกหมด คดวาจะซอเมอตอนไปหางสรรพสนคาครงทแลว แตกลม อารมณจงหงดหงดแตเชา
ขนรถไดกรบขบไปทำงาน เลยวเขาทางดวนแลว ถงรวาตวเองยงไมไดเตมนำมนรถ เขามาแลวกออกไมได ตองขบรถไปลนไป ถานำมนหมดบนทางดวน อะไรจะเกดขน
การทเราไมจดการกบสงตางๆ ทำใหเรามความเสยงทไมจำเปนจะตองเสยง ทำใหชวตตองตงเครยด นเปนตวอยางทเปนรปธรรมทเหนไดเสมอจากการไมบรหารเวลาใหด
การทำงานทดเหมอน “ยงทงวน” แตไมไดงาน นบเปนการบรหารเวลาทไมมประสทธภาพ
การบรหารงาน สวนหนงนนเปนเรองของอปนสยของแตละบคคลซงไมไดเปนมาตงแตกำเนด แตสามารถจะฝกฝนกนได
เคยคดไหมวา ทำไมผนำหรอผบรหารระดบโลกหรอระดบชาตจงทำงานไดมากมาย มเวลาทำสงตางๆ ทดมหศจรรยได นกการเมองระดบประเทศ สส. ผวา ฯ ผบรหารสงสดขององคกร (CEO)ในแตละประเทศทประสบผลสำเรจเขาทำไดอยางไรกน
เรารจกเบนจามน แฟรงคลน หรอไมหลายคนร จ กเขาในนามของ นกวทยาศาสตร ท คนพบวา
ในอากาศมประจไฟฟาหลงจากทเลนวาวยามมพายฝนฟาคะนอง คนอเมรกนรจกเขาไมเพยงเปนนกวทยาศาสตร แตยงเปนผรวมรางรฐธรรมนญรวมกอตงสหรฐอเมรกา เปนนกปราชญ และนกธรกจ แฟรงคลนเปนผ ค ดคนธนบตรในอเมรกา คดเร องการประกนภย การสราง
Effective Time Management ; ETM 35 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTหอสมดสาธารณะ การใชภาพการตนในหนงสอพมพ ใหคนอานไมออกรเรองเหตการณตางๆได คดคนตนกบใหมนษยวายนำไดเรวขน ฯลฯ
แฟรงคลน สามารถทำหลายๆสงได ไมใชเพราะเขาเกงมาตงแตกำเนด ทงไมใชเหตบงเอญ หากเปนเพราะมการฝกฝน มการเตรยมการมการวางแผน ซงทกคนสามารถทำไดเชนเดยวกน
นายกทกษณ ชนวตร นายกชวน หลกภย ภราดร ศรชาพนธแทมม ธนสกาญน ฯลฯ บคคลทเรารจกดเหลานไมไดกาวขนมามชอเสยงดวยความบงเอญ ลวนแตเกดจากความตงใจและวางแผนทงนน
เราเคยสงสยบางหรอไมว า ทำไมประธานาธ บดสหรฐนายกรฐมนตรของหลายๆ ประเทศ นกธรกจทรำรวยระดบโลกอยางบลเกตสผนำทย งใหญหลายๆ คน ถงไดมเวลา ทงท เขากมเวลาเทากบเราและงานของพวกเขา กมมากมายมหาศาลมากกวาเราเสยอก
ไมเพยงทำงาน จนทร-ศกร นกการเมอง นกธรกจหลายคนยงไปเปดงาน ไปเปนวทยากร คดงานใหม ๆ ในวนเสาร-วนอาทตยไปออกรอบกอลฟ บางครงไปเทยวกบลก-ภรรยา ดภาพยนตร ดฟตบอลดคอนเสรต มเวลาพกผอนหยอนใจ
ประธานาธบดสหรฐอเมรกาเอง กยงมเวลาไปพกรอนทแคมปเดวดทกป มการหยดพกผอน มเวลาอานหนงสอ เขยนหนงสอ ดหนง ฟงเพลงเตนรำ ฯลฯ
พวกเขาทำไดอยางไร เขามเวลามากกวาเราเชนน นหรอเขามภารกจ นอยกวาเราเชนนนหรอ คงไมใชเชนนนอยางแนนอน
พวกเขารจกจดสรรเวลาตางหาก รวาอะไรตองทำ อะไรไมตองทำรจกเรยงลำดบความสำคญ วางแผน รตารางตวเอง ควบคม สถานการณไดและสดทายคอทำสงเหลานน
ยงมบคคลทแตกตางกนมากในการบรหารเวลาทเราพบเหนไดทกวน
Effective Time Management ; ETM 36EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T ผลของการมและไมมประสทธภาพในการบรหารเวลาน เองททำใหคนเราแตกตางกน บางคนรำรวยเปนเศรษฐ ประสบผลสำเรจในทกๆดาน ขณะทอกจำนวนมากทลมเหลวยากจน ทำอะไรกดตดขดไมประสบผลสำเรจในทกๆ ดานเหมอนกน ในบทตอๆไปเราจะไดเหนหลกการทผนำและผทประสบความสำเรจสวนใหญไดใช ในการบรหารเวลาของเขา
Effective Time Management ; ETM 37 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement
บทท 7ทำไมเราจงตองมภารกจทหลากหลาย
Effective Time Management ; ETM 38EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T ทกคนลวนอยากมเวลาใหกบตวเอง ครอบครว และมเวลาทำส งท ใฝฝนท ต งไวท งส น ในขณะเดยวกนกตองการใหงานตามภาระหนาท เป นไปอยางมประสทธภาพดวย แลวทำไมหลายคนจงทำเชนน นไมได มอะไรท เปนอปสรรคแกเราบาง เราจะใชเวลาในบทนวเคราะหกนกอนวา ทำไมเราจงมภารกจมากมาย
ไมวาเราจะเปนใคร เราลวนยอมมบทบาท และเมอมบทบาทเรากตองมความรบผดชอบตามมา และเมอมความรบผดชอบ คนอนและตวเราเองยอมมความคาดหวงใหเราทำสงตางๆ ความตองการเหลานจงวงเขามาหาเรา เพอใหเราไดตอบสนอง ดงแสดงในภาพ
ในภาพแสดงวาเรามบทบาทในททำงาน หวหนา ลกนอง และองคกรตางกตองการใหเราทำงาน เรามบทบาททบาน พอแม สามภรรยา ลกพ นอง ตางกตองการใหเรามามสวนรบผดชอบดวย และหากเรารบมอ ไมไหวเรากจะควบคมอะไรไมได และขาดสมดลในชวตไป
No Control
OfficeRoles
Demand
Demand
Demand
Demand
No Balance
HomeRoles
Effective Time Management ; ETM 39 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTความตองการทจะเขามายงแตละคนนน จะขนอยกบบทบาท
ทแตละคนม ไมวาจะเปนบทบาทของผบรหาร ผจดการ บทบาทพอ-แมบทบาทสาม-ภรรยา บทบาทลก พอคา-ลกคา คร-นกเรยน ฯลฯบทบาททางสงคม เชน เปนสมาชกชมรมมลนธ ซงการทเราจะมบทบาทใดบางกแลวแตวาเราจะเขาไปเกยวพนกบเรองอะไร และกจะเปลยนแปลงตามสถานะของแตละบคคล แตละสถานการณๆ ไป
เราทกคนตางมบทบาททหลากหลาย บางครงเรากเปนคณพอและขณะเดยวกนเรากเปนลก หรอเปนพอคา แมคา หวหนา ลกนองนกวเคราะห เพอนบาน ลกเขย แมยาย ชางไฟ เจาบาน แขก นกเดนทางนกกฬา สาม ภรรยา พลเมองด ฯลฯ
บทบาทตางๆเหลานเองททำใหเรามความรบผดชอบตามมาเวลาททกคนมเทาๆกน จะตองถกจดแบงออกไปใหกบแตละบทบาททแตกตางกน และคนทสามารถจดการกบบทบาทตางๆไดอยางเหมาะสมชวตกจะไมยงยาก ตรงขามกบคนทจดสรรไมไดกจะยงยากและยงเหยง เชนเราเปนหวหนา แตไมเคยสนใจลกนอง สนใจแตเรองตวเอง ปลอยใหพวกเขาเผชญชะตากรรมในการทำงานเองตลอด ใหคำแนะนำไมได สอนงานไมเปนมปญหากไมชวยแก เมอพวกเขาทนไมไดกอาจเรยกรอง ถาเราตอบสนองไมได ความเคารพและความนาเชอถอตอเรากจะลดลง และแนนอนกจะมปญหาตามมา
ถาเรามบทบาทหลายๆ บทบาท ยอมหมายความวาเราจะตองมความรบผดชอบตอบทบาททเขามามากดวย และถาไมสามารถควบคมหรอบรหารเวลาได สงทจะตามมากคองานตาง ๆ กจะทะลก เขามาเมอเราตกอยในสภาพยำแยมแตภาระกจเรากจะกลายเปน “ทาสของเวลา”ทกอยางดจะเรงรบ รอนรน และดวนไปหมด ทำอะไรกจะไมทนสกทหรอถงจะทนเวลาแตกไมมประสทธภาพ ซงหมายถงการไมมสมดลในชวตในเวลาตอมา
Effective Time Management ; ETM 40EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T ตวอยางเชน เรารบปากเปนกรรมการในหมบาน สมาชกกตองการใหเราไปประชม เราสมครขาย Amway, AIA, Giffarine, Unilever(Direct Sale) เพอนสมาชกกอาจตามใหเราไปเขาอบรมและเรงการขายนดพบปะอบรมกนเสมอ ขณะเดยวกนเราเองกมงานประจำทำอย ททำงานกอาจคาดหวงใหเราไปทำงานลวงเวลาบาง เขาอบรมวสยทศน ทมเวรคของบรษทบาง ฯลฯ เราเปนคณพอคณแม ลก ๆ กอยากใหเรากลบบานเรวๆหรอพาไปเทยวในวนหยด
ถาเราตองการไดรบทกอยาง เราตองทำอยางไร? ไมมทางเลอกอนเราจะตองจดสรรเวลาใหด แตหากเราจดสรรเวลาไมได เราจะตองเลอกวาอะไรทเราตองการจรงๆ แลวปฏเสธในบทบาทอนๆ ทสำคญรองลงมา
ไมมใครไดทกอยางมาอยางงายๆ หรอไดโดยไมตองเหนอยหรอทำอะไรเลย บางคนกรบทกอยาง ทำทกอยาง แตไมไดดสกอยางเพราะไมรแมกระทงวาตวเองตองเดนทางไหนด กเลยไมเกดพลงทแนชดมองทกอยางสำคญเทากน หรอไมกเรมทำทกอยาง แตแลวกเลกทกอยางกลางคนเสมอ
การทเรามบทบาทมากมายนเองททำใหเราตองมภารกจ ดงนนเราจงควรตดสนใจกอนทจะเพมบทบาทตาง ๆ ใหกบตวเองวาเราพรอมทจะรบผดชอบไหม เชน เราตองการเขาสการเมอง หรอตองการลาออกจากงานหรอตองการเปนเจาของธรกจ ตองการแตงงาน ตองการซอบานฯลฯเราตองตอบตวเองวาเราพรอมทจะรบภารกจทจะเพมขน คอการเปนคนของประชาชน ตองเอาใจลกคา ตองกลบบานเรวขน ตองดแลบาน หรอไม
เพราะเราไมทราบวาอะไรสำคญสำหรบเราอยางแทจรงทกอยางเลยดสำคญไปหมดเพราะทกอยางดสำคญไปหมด
คนอนเมอเหนเราทำทกอยางเลยคาดหวงใหเราทำทกอยาง
การทตองทำทกอยางทำใหเรายงจนเราไมมเวลาทจะคดวาอะไรสำคญสำหรบเรา
เราเลยตองทำทกอยาง
Effective Time Management ; ETM 41 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement
บทท 8เวลา คออะไร
Effective Time Management ; ETM 42EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T หลงจากทเราไดอานพนฐานทสำคญ ๆ ในบทท 1-7 มาแลวในบทนเราจะมารจก “เวลา” เสยกอน เราใหคำจำกดความของคำวา“เวลา” อยางไร
จากการสมมนา มผเขารวมใหคำนยามตางๆกนบางคนบอกวา เวลาคอ สงทสมมตขน ทำใหรวาแตละชวงคออะไรเวลา คอสงจำกดททำใหรวาตองทำงานใหเสรจเมอไรเวลา คอ ทรพยากรธรรมชาตทผานไป หมนไป ตลอดเวลาเวลา คอ การเปลยนแปลงเวลา คอ สงทมนษยเคยสมมตวาวนหนงม 25 ชวโมง และลดเหลอ
24 ชวโมงในปจจบนเวลา…คอ ความคมคา แตจะมคาหรอไมมคา มากนอยแคไหน
ขนอยวาจะใชอยางไรเวลา…ไมรอคอยใครเวลา…เปนสงททกคนมเทากน เปนสงเดยวทเทาเทยมกนในโลกเวลา…เปนตวกำหนดเปาหมายเวลา…ทำใหเกด อดต ปจจบน และอนาคตเวลา…ของชวต จะหมดเมอใดไมมใครรเวลา…เปนเครองพสจน เปนเครองตดสนใจอะไรบางอยางเวลา..ทำใหเกดความหวงเวลา…รกษาอะไรหลายๆอยางได (คลาย เวลารกษาแผลใจ)
นยามของเวลาในแตละบคคลยอมไมเหมอนกน ตางกนตามการรบร และประสบการณของแตละบคคล
แตสงทเปนจรงแนๆ กคอ เวลาคอสงทยดไมได หดไมได มจำกดเคลอนไปตลอดเวลา ทำใหมวยเดก วยเรยนร วยหนม วยกลางคน วยชรา
Effective Time Management ; ETM 43 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTเวลา คอ การดำรงอยเวลา คอ การเรยนร การเตบโตเวลา คอ การเปลยนแปลงเมอรวมทงหมดแลว นาจะนยามไดวาเวลา คอ ... “ ชวต ”ชวต คอ ทกสงทกอยางทดำรงอยควบคกบเรานนยอมแสดงวา เราใหความสำคญกบเวลาเทยบเทากบชวตของเราถาเราเสยเวลา กเทากบวาเราเสยคณคาของชวตคมเวลาไมได กเทากบวาคมชวตไมได
จะเหนวาเราเปลยนแปลงเวลาไมได มนจะหมนของมนตลอดเวลามนไมสนใจวาเราจะยากดมจน จะฉลาดหรอไมฉลาด มนจะดำรงอยและใหสทธทกคนเทากนวนละ 24 ชวโมง 1,440นาท 86,400 วนาท
เวลาคอ สงเดยวททกคนเสมอภาคและมเทากน เราซอเวลาไมไดขายเวลาไมได เรงไมได ลดใหชาลงไมได ผานแลวผานเลย หมดแลวหมดเลยทดแทนไมได คมไวไมได และทสำคญคอ บรหารไมได
ดงนน คำวา “ บรหารเวลา ” จรง ๆ แลวกไมไดบรหารทตวเวลาแตเปนการบรหารเหตการณ และสถานการณตางๆ ทจะเขามาในชวตของเราในหวงเวลานน ๆ เราจงอาจเรยกการบรหารเวลาวาเปนการบรหารชวต
คนทมเวลาเพอการปองกนหรอวางแผนในการรบมอกบเหตการณตางๆ เหลาน นย อมเหนผลมากกวาคนท เผช ญหนาอยางเดยวคนทปลอยใหเวลา ผานไปอยางเดยวกคอคนทเสยคณคาของชวตไป
คนทำงานหลายคนยงใชเวลาไปอยางไมรคณคาทแทจรง หลายคนปลอยเวลาใหผานลวงเลยไป หลายคนใหเวลามาเปนนาย เพอใหเหนภาพมากขนจะขอยกตวอยางทไดจากเมล เรองทเกยวกบการใชเวลาของเราดงน
Effective Time Management ; ETM 44EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T อยากใหเราลองจนตนาการวามธนาคารแหงหนง เขาบญชใหเราทกเชาเปนเงน 86,400 บาทไมมการยกยอดคงเหลอไปวนรงขนทกเยนจะลบยอดคงเหลอทงหมดทเราไมไดใชระหวางวนเราจะทำอยางไร?แนนอนทสดเราตองถอนมาใชทกบาททกสตางค!!! ใชไหม !!!
เราทกคนมธนาคารอยางนน เหมอนกนธนาคารแหงนชอวา “ เวลา ”มนเขาบญชใหเรา 86,400 วนาท...ทกคนมนจะถกลางบญชถอวาขาดทนตามจำนวนทเราพลาดโอกาส ทจะลงทนในสงดๆมนไมสะสมยอดคงเหลอ…ไมใหเบกเกนบญช…ในแตละวนจะเปดบญชใหมใหเรา...ทกคำคนจะลบยอดคงเหลอของทงวนออกหมด...ถาเราเสยโอกาสทจะใชประโยชนในระหวางวนผลขาดทนเปนของเรา….ไมสามารถถอยหลงกลบไปไดไมมการถอนของ “วนพรงน” มาใชไดเราตองมชวตอยกบปจจบนดวยยอดเงนฝากของวนนใหลงทนจากเงนฝากเหลานเพอไดผลตอบแทนมาสงสด ไมวาจะเปนเพอ...สขภาพ......ความสข…...และความสำเรจ!…
Effective Time Management ; ETM 45 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTนาฬกากำลงเดนทำวนนใหดทสด
หากตองการรวา หนงปมคณคาแคไหน...ใหไปถามนกเรยนทสอบตกตองซำชน
หากตองการรวา หนงเดอน มคณคาแคไหน...ใหไปถามคณแมทคลอดลกกอนกำหนด
หากตองการรวา หนงสปดาห มคณคาแคไหน...ใหไปถามนกเขยนหนงสอพมพรายสปดาหทตองรบตพมพใหทนเวลา
หากตองการรวา หนงวน มคณคาแคไหน...ใหไปถามคนงานรายวนทตองทำงานเลยงครอบครวทงครอบครว
หากตองการรวา หนงชวโมง มคณคาแคไหน...ใหไปถามครกใหมๆ ทรอพบกนอยางกระวนกระวาย
หากตองการรวา หนงนาท มคณคาแคไหน...ใหไปถามคนทเพงพลาดขบวนรถไฟเทยวสดทาย
หากตองการรวา หนงวนาท มคณคาแคไหน...ใหไปถามคนทเพงรอดจากอบตเหตอยางหวดหวด
หากตองการรวา เสยววนาท มคณคาแคไหน...
Effective Time Management ; ETM 46EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T ใหไปถามคนทเพงชนะวงรอยเมตรไดรางวลเหรยญทองโอลมปคหรอคนทเขาเสนชยเปนทสอง
คณคาของเวลากคอคณคาของชวตทำทกขณะทคณม ใหมคณคา !และจำไวเสมอวาเวลาไมคอยใครแมสกคนเดยว…..
Effective Time Management ; ETM 47 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement
บทท 9ธรรมชาตของชวงเวลาในวนหนงๆ
Effective Time Management ; ETM 48EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T สงทจะชวยใหเราจดสรรกจกรรมหรอบรหารเหตการณตาง ๆไดดกคอ การรจกธรรมชาตของเวลาทจะมผลตอสภาพชวตของเรา
เราทราบไหมวาเวลาแตละชวงในการทำงานวนหนงๆ สงผลตอสมรรถนะทางรางกายและแนวทางการทำงานของเราตางกน
เรารไหมวาในชวงเวลาการทำงานระหวาง 08.00-17.00 น.ธรรมชาตของตวเราในแตละเวลาเปนเชนไร
1. เวลาทำงานชวงไหนทสมองปลอดโปรง และทำงานดทสด……. 2. เราควรใชเวลาชวงไหนในการวางแผนงานของวนตอไป….... 3. ใน 1 ชม. ชวงนาทไหน ทสมองจะมสมาธมากทสด…………….. 4. ชวงไหนของวน มกจะมสงรบกวนมากทสด……....…… 5. ชวงไหนทควรเลยงทจะใชโทรศพทไปหาลกคา….….. 6. วนไหนในสปดาห ทควรเลยงการจดประชม…….... 7. วนไหนของสปดาหทรถตดมากทสด……………………… 8. ชวงเวลาไหนทสมองจะทำงานไดมประสทธภาพตำสด……... 9. หากเราตองการสรางนสยใหม ควรทำพฤตกรรมซำๆ
ตดตอกนอยางนอย……กวน10. เวลาทเหมาะในการประชมทมงานควรเปนวน ....
ในแตละวน สมรรถนะของสมองในชวงชวโมงการทำงานทตางกนทำใหประสทธภาพ ในการทำงานแตกตางกน
100%
6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 2 4 6
+ 50%
- 50%
ประส
ทธภาพ
เวลาทดทสดในแตละวน
กราฟประสทธภาพในการทางาน
Effective Time Management ; ETM 49 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTจากกราฟจะเหนวาประสทธภาพของการทำงานจะมประสทธภาพ
มากข นเร อย ๆ จนถงเวลาประมาณ 10.00 น. แลวกจะลดลงและจะเรมสงขนอก ในเวลาประมาณ 14.00 น. เมอเรารเชนนแลวเรากจะไดจดสรรงานทมคณคา และตองการใชสมองในการวเคราะหก จะใช ในชวงท สมองปลอดโปร ง และเลอกงานท ต องพดคยหารอกนไวในชวงทประสทธภาพลดตำลง
สำหรบสมาธการทำงานในชวงแตละชวโมงนน โดยปกตเราจะมสมาธและความสนใจมากใน 10 นาทแรก และลดตำลงตามกราฟดงนนหากเราจะตองนำเสนอชวงเวลา 10 นาทแรกจงสำคญมาก เพราะผฟงจะประเมนวาจะสนใจงานของเราหรอไม
100%
80
60
40
20
0 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 นาท
สมาธ
สมาธการทางานใน 1 ชวโมง
Effective Time Management ; ETM 50EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T
ตามปกตแลว คนทวไปจะมชวงเวลาแหงการมประสทธภาพแตกตางกน ซงเราจำเปนจะตองหาเวลาทเปนธรรมชาตของเราดวยการสงเกตและทดลองใชด แตโดยเฉลยแลวคนทวๆ ไป มกจะมชวงเวลาทสำคญๆ ดงน (ระหวาง 08.00-17.00 น.)
1. เวลาทำงานชวงไหนทสมองปลอดโปรงและทำงานดทสด……10.00-11.00 น. …….2. ทานควรใชเวลาชวงไหนในการวางแผนงานของวนตอไป……16.45-17.00 น. ……3. ใน 1 ชม. ชวงนาทไหน ทสมองจะมสมาธมากทสด……10 นาทแรก……….4. ชวงไหนของวนมกจะมสงรบกวนมากทสด..…10.00-12.00 น. …………..5. ชวงไหนทควรเลยงทจะใชโทรศพทไปหาลกคา……8.00-8.30 น. …………..6. วนไหนในสปดาห ทควรเลยงการจดประชม……วนจนทร……………
7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
ความถข
องสงรบ
กวน
กราฟแสดงระดบสงรบกวนในแตละวน
เวลา
Effective Time Management ; ETM 51 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT7. วนไหนของสปดาหทรถตดมากทสด……วนจนทร วนหยดยาว และวนเงนเดอนออก8. ชวงเวลาไหนทสมองจะทำงานไดมประสทธภาพตำสด……14.00-15.00 น. ………..9. หากทานตองการสรางนสยใหมควรทำพฤตกรรมซำๆตดตอกน
อยางนอยกวน .…21..วน10. เวลาทเหมาะในการประชมทมงานควรเปนวนอะไร ...…วนพธ
ถาเรารจกเวลาเปนอยางดวา ในแตละชวโมง แตละวน หรอในสปดาห เวลาใดทประสทธภาพในการทำงานสงสด เรากจะสามารถวางแผนไดวาเวลาใดทควรทำงานชนดไหน เวลาใดทควรประชมวางแผนงานเวลาใดควรจะนดหมายกบลกคา วนไหนทเราควรออกจากบานเรวกวาปกตแลวไมเจอรถตด การบรหารเวลาของเรากจะมประสทธภาพมากขน
Effective Time Management ; ETM 53 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement
บทท 10สาเหตของการบรหารเวลาไมด
Effective Time Management ; ETM 54EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T ถาเราบรหารเวลาไดด การดำเนนชวตในแตละบทบาทกจะประสบผลสำเรจ เวลาทเคยสญหายไปกจะกลบมา ครอบครวทอบอนกจะเกดขนการเปน “ทาสเวลา” จนชวตเรงรบ เรงรอน กจะหายไป ชวตงายขนมเวลาวางมากขนในการทำกจกรรมตางๆทตงใจไว การตดสนใจตางๆกจะงายขน ไดผลงานทมากอยางไมเคยเปนมากอน ในขณะทความเสยงจากการสญเสยหรอเสยหายกจะนอยลง นอกจากนเราจะรสกผอนคลายความเครยดจะหายไป ซงสงผลถงสขภาพทดขนดวย
สาเหตแหงการบรหารเวลาไมไดด เกดไดจาก 3 สาเหต คอ
1. ตวเอง โดยมพฤตกรรมตาง ๆ ทแสดงออกมา เชน- การเอาแตแกปญหาเฉพาะหนา มอะไรเขามาใหแกไขอยตลอด
และกคดวา ตวเองเปนผบรหารตองคอยแกปญหา ทงๆทปญหาบางอยางจะไมเกดขน ถาไดเตรยมการไวกอนลวงหนา
- ไมวางแผน เพราะนกวาตวเองจำได ไมมคมอชวยจำ เชน ไดอารหรอสมดโนต ทำใหลม เพราะมเรองเขามาอยตลอดเวลา
-ไมจดลำดบงาน หรอ จดไมถกวางานใดสำคญสำหรบตวเองงานใดตองทำเอง งานใดใหคนอ นทำได คดแตว าทกอยางสำคญและทกอยางตองทำดวยตวเอง
-ไมมเปาหมาย บางคนทำงานไปเร อยๆ ไมมเปาหมายไมมจดสนสด ไมรวางานจะจบสนเมอใด จงทำใหทำงานไมรจบสน
ตวเอง
สงแวดลอม ผอน
Effective Time Management ; ETM 55 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT-ไมมระบบ เพราะทำงานไมเหมอนกนในแตละวน เชน หาบนทก/
อปกรณตางๆหรอเอกสารไมเจอ เนองจากวนนไวทหนง เมอวานไวอกทหนงสดทายไมรไวทไหน ตองคนหาตลอด
-เปลยนแผนบอยๆ การเปลยนแผนบอยๆบางคนบอกวา เพอความยดหยน (Flexible) ตามสถานการณทเกดขน แตบางครงกเกดขนเพราะตงใจจะทำงานอยางหนง แตไปเจองานอนแลวบอกวางานทต งใจไวเอาไวคอยทำ ปญหาจงเกดขน จงควรทบทวนวาเปนการยดหยนหรอการไมมเปาหมาย และแผนงานทแนนอนกนแน
-คดวาคนอนทำไมได มกเกดขนกบผทคดวาตวเองเกงคนเดยวคนอนไมไดเรอง หรอไมเชอใจ หรอไมชอบใจ ในสงทคนอนทำ ดงนนทกอยางจงทำเองแลวกทำไมทน
-ไมมเทคโนโลย เพราะใชไมเปน เคยคดวาจะเรยนใชคอมพวเตอร ใช Organizer หรอ Pocket PC กไดแตคดวา “สกวนจะเรยน”แตกไมไดเรยน ทกวนนตองรออาศยใหคนอนชวย
-ผดวนประกนพรง เปนสาเหตสำคญอกอยางททำใหการบรหารเวลาไมไดผล เพราะคดแตวาเอาไวพรงนคอยทำ หรอ สปดาหหนาคอยทำสดทายกลายเปน “ดนพอกหางหม” และปญหาในอนาคต
-ตองการสมบรณแบบ (Perfectionist) ถาทกอยางไมสมบรณจะไมอยากทำ ตองรอใหมขอมลทพรอม ใหมอปกรณทพรอม ใหคนพรอมใหเงนพรอม ฯลฯ เลยไมไดลงมอทำอะไร เพราะไมเคยมอะไรพรอมสรรพขนาดนน
-ไมตดสนใจ ไมกลาเลอก อาจคดวายงมเวลา ไวใกล ๆ เสนตายคอยตดสนใจ ทำใหคนทำงานทตองทำตอมเวลานอยมากในการเตรยมตวบางคนกกลาตดสนใจแตเปลยนแปลงการตดสนใจบอย กทำใหเกดปญหามากมายตามมา จนคนทำงานดวยไมอยากทำเพราะไมรวาเมอทำแลวจะเปลยนใจอกไหม
Effective Time Management ; ETM 56EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T -หยมหยม บางคนกมนสย “หยมหยม” คดเลกคดนอย เรองเลกทำเปนเรองใหญ ไมปลอยวาง ใชเวลากบสงเลกๆ ทไมมคามาก จนทำใหงานใหญเสยหายได
สาเหตของการบรหารเวลาไดไมดดงกลาว มาจาก ตวเองนมากถง80% เพอใหเหนภาพทชดเจนมากขน ขอยกตวอยาง เชน
รถยนตเราสตารทยากมา 2-3 วนแลว เราคดวาอยากเชค สภาพรถแตคดวาเอาไวกอนกแลวกน แลวเชาวนหนงเราจะตองรบมาทำงานเพราะตองเขาประชม ปรากฏวา รถสตารทไมตด แบตเตอรหมดเรากตองเผชญหนาและแกปญหากบสงน เหตทเปนเชนนเพราะผลกรรมจากสงทตวเราเองไมไดทำในสงทควรทำนนเอง
2. คนอน เชน หวหนาเรยกประชมกระทนหน มเรองดวนทเราไมรมากอน เพอนขอปรกษาเรองสวนตวเพอขอความชวยเหลอดวน ฯลฯปญหาเรงดวนเชนน กอาจมบาง แตจะไมเกน 20 % และในความเปนจรงแลวหากเราวางแผนดๆ กจะรบมอไดบางเชนกน ตวอยางเชน วนนจะตองไปรบลกตอน 5 โมงเยน หวหนาเรยกประชมตอน 4 โมง อยากบอกหวหนากอนเขาประชม แตคดวาคงประชมไมนาน ชางเถอะ ปรากฏวาเกอบ 5 โมงแลวยงไมเลก เราอาจโมโหตวเองวานาจะบอกหวหนากอนเผอหวหนาจะไดสรปประเดนเรว ๆ หรอไมเรากจะไดนำวาระทเกยวกบเรามาพดกอนแตขณะนเราอาจทำไดแคการแกปญหาเฉพาะหนา เชนปลอยใหลกรอ,แอบยองออกจากหองไปเลย ขออนญาตนายไปตอนนน โทรไปทโรงเรยนลก ฯลฯ ซงกอาจทำใหตองเผชญกบสงทเราไมสบายใจ หลายสงทเกดจากคนอนอาจลดลงไดเชนกนหากเรามวธรบมอทมประสทธภาพมากกวาการคอยแกปญหาในวนาทสดทาย
Effective Time Management ; ETM 57 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT3. สงแวดลอม เชน ฝนตกไปไมได นำทวมสง รถตดผดปกต
แผนดนไหว ฯลฯ ซงสาเหตหลงนอาจมบาง แตไมมากและไมไดเกดเปนประจำ
ดงนนหากเราจดการกบตวเองได กจะทำใหการบรหารเวลาของเราผอนคลายไปไดมากทเดยว
ถาเราบรหารเวลาไมได เราจะตองปรบตวเผชญหนา แกปญหาเฉพาะหนาอยตลอดเวลา เราจะไมมทางเลอก เหนอย สบสน วนวายและสดทายกควบคมอะไรไมได
จะเหนวาการบรหารเวลาจะดข นมาก ถาหากเราคาดการณลวงหนาได และทำหลายสงหลายอยางทจะเปนการปองกนสงเหลานน เชนเราไดตรวจเชคสภาพรถของเราเปนประจำ เรามเครองมอทจำเปนในรถยนตยามฉกเฉน เชน เบอรโทรศพททจำเปน, สายชารตไฟ, ไฟฉาย,อปกรณซอมรถ ฯลฯ หรอเราไดสอนงานลกนองจนเขาสามารถประชมแทนเราได ฯลฯ
ถาเราบรหารเวลาไดกยอมเทากบวาเราไดบรหารชวตดวยเชนกน
Effective Time Management ; ETM 59 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement
บทท 11ตวเราเองคออปสรรคทสำคญ
Effective Time Management ; ETM 60EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T เมอเราเขาใจถงสาเหตทง 3 ประการแลว จะเหนวาตวเราเองเปนอปสรรคทมากทสด เราจงจะวเคราะหสาเหตทวา ลก ๆ แลวอะไรบางในตวเราท เปนตนเหตสำคญในการบรหารเวลาของเรา เราสามารถแบงอปสรรคทสงผลตอ การบรหารเวลาไดเปน 2 ดาน ดวยกน คอ1) กรอบความคดและทศนคต (Mental) ซงไดแก
1. คดวาทำดทสดแลว (The Best Way) : คดแตวาตวเองทำดทสดแลว ถกแลวททำแบบนน เชอวาทำวธอนไมไดหรอทำไดแตไมดเทานไมมวธอนทจะทำใหดกวาทเคยทำ ดงนนจงไมเคยคดจะทำแบบใหมตองทำแบบเดม ๆ
วธแกไข คอ เราตองปรบความคดวา ยงมอกหลายวธทเรานาจะลองด บางทเราอาจคนพบวธหรอแนวทางใหมๆ ททำใหเราใชเวลานอยลงกได
2. โทษคนอน (Excuse) : ความคดเชนนจะทำใหเราโทษคนอนหรอโทษสภาพแวดลอมวา เปนตนเหตททำใหตองลำบากแบบน ทำใหเราถกควบคม ตวเองทำถก คนอนทำผด ปญหาทเกดขนจงเปนผลมาจากความผดของคนอน ตวอยางเชน เพราะหวหนาเรยกเวลานเราจงนำเสนอไดไมด คนตดตอเราไมไดเพราะเขาไมพยายามหาเบอรโทรของเราคนอ นผดท ชอบตดตอเราในเวลาท เราไมวางหรอไมอย ในออฟฟศเรามกจะโทษหวหนา โทษรถยนตทไมด โทษคนอนทไมถามเรากอนโทษโชคชะตา สดทายเรากจะไมเปลยนแปลงอะไร เพราะเราคดวาเราไมไดทำอะไรทไมมประสทธภาพ คนอนตางหากทไมมประสทธภาพ
เราจำเปนจะตองแกไขดวยการเตรยมตวกอน (Proactive) เชนบอกใหคนอนรวาเราจะวางเมอไร พดอธบายกอน กอนทจะปลอยใหสงนนเปนปญหา บางทเมอคนมาพบโดยไมนดหมายกจะไมยอมเสยเวลานานหรอเมอเราจะไมอยกบอกเบอรมอถอไว
3. ผดวนประกนพรง(Procrastination) : ความคดเชนนจะทำใหเราเปนพวกชอบเกบงานเอาไวทำวนรงขนหรอคราวหนาคอยทำ
Effective Time Management ; ETM 61 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTซงทำใหภาระงานสะสม เปน “ ดนพอกหางหม ” พอวนหนามาถงกอาจยกเลกความตงใจ หรอหมดกำลงใจทจะทำสงนนแลว
เราอาจตองแกไขดวยการทำเดยวน หรอไมกถามตวเองวาทำไมจงจะไมทำตอนน และคดวาการทำวนนคอการลงทนนะ ลองลยดแคไหนแคนน
4. ตะบตะบนทำ (Immediacy) : ความคดนจะทำใหเราทำทกสงทเขามา ทำทกอยาง ไมเคยปฏเสธ ตองการทำทกอยางเหมอนกบวาจะไมมพรงนอกแลว บางคนทำงานหนกตอเนองหลายชวโมงเม อร ส กลา สมองกคดอะไรไมออก โอกาสผดพลาดกมากข นกยงไมยอมหยด
เราอาจแกไขดวยการทำงานใหชาลง มการหยดพกเปนระยะละจากงาน หาส งพกผอนหยอนใจ กลบมาวางแผน เชควาส งน นตองการเมอไร ระลกเสมอวา ยงมวนพรงน สปดาหน และสปดาหหนา
5. กลว ไมมนใจ (Insecurity): พวกทกลวไปหมด กลววาถาทำจะมผลบางอยางเกดขน จะทำอยางนนกไมมนใจวาจะทำไดด เชน ไมกลาเสนอความคดใหมใหหวหนา กลววาจะสรางความไมพอใจ กลววาถาจดโตะทำงานใหม จะหาของไมเจอ สปลอยใหรกแบบนเราคนเคยกวากลววาอาจทำใหเราเสยโอกาสจากการทำแบบเดมๆ จงไมกลาเปลยนแปลง
เราอาจแกดวยการถามวา อะไรและอยางไรท เราตองการตองตดสนใจ เลอกวาสงใดทมคามากกวา ไมกลวทจะทง เลอกเฉพาะทจำเปนคอ need และทงสงทเปน want อยาเกบสงทเราสนใจแตไมไดประโยชนและศกษาหรอมองวาคนทมประสทธภาพเขาทำไดอยางไร
2) ลกษณะของบคคล (People Type) : หรออาจกลาวไดวาเปนสงทตดเปนอปนสยจนเปนตวแบบของคนประเภทนไปแลว เชน
Effective Time Management ; ETM 62EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T บางคนกมนสย และลกษณะทมแรงกระตน ความทะเยอทะยานการชอบทำอะไรใกล ๆ เสนตาย ไมชอบรอ ชอบลยเรว ๆ คนกลมนจะเนนในเชงปรมาณ คอใชเวลา มงมนสความสำเรจ การบรหารเวลากจะเปนในรปแบบทกาวหนาไป แตกตองเหนอยออน
บางคนกเปนคนทมลกษณะทสขมเยอกเยนงาย ๆ ละเอยดพวกนกจะเนนเรองคณภาพ มมาตรฐาน สมบรณแบบ ลงรายละเอยดการบรหารเวลากเปนในรปแบบทกาวหนา แตชาๆ ตองกระตนเปนระยะ
อยางไรกตามเพอใหเหนภาพชด สำหรบลกษณะทอาจมปญหาในการบรหารเวลา กอาจอธบายไดดงน
- พวกจบจด (The Optimist : good starters, poor finisher)ไดแก คนทมองโลกในแงดเกนไป เหนดวย เขาใจ อะไรกดดไปหมด อยากทำความตงใจสง มโครงการใหมเขามา รบปากเสมอ ฟตมากในตอนแรกพรอมจะเรมทนท ประเภทเรมตนดมชยไปกวาครง นดประชม ดเอาจรงเอาจงแตพอทำไดสกพกกจะวางมอ มอปสรรคกหยด มโครงการใหมไปเรมของใหม ทงทของเกายงไมเสรจ ชอบของแปลกๆ ใหมๆ สดทายงานไมบรรลเปาหมาย กลมคนเหลานควรทจะพยายามคดถงความเปนจรงเขาไวอยารบปากอะไรงายๆ รจกปฏเสธถาไมมนใจ อยาคดวาหนทางโรยดวยกลบกหลาบ อยาทำมากกวาทร เพราะจะทำใหเสยเวลา ใหกำหนดเสนตายไว ดกวากำหนดวนเรมตน
- พวกสมบรณแบบ (The Perfectionist) ไดแก คนทชอบทำงานใหเนยบ มขอมลครบ ตองการใหทกอยางด ตงใจและมมาตรฐานสงไปเสยทกเรอง ถาไมสมบรณแบบจะไมทำ ยอมรอดกวาทจะผลตสงทไมดสดทายกไมคอยไดผลตอะไรเปนชนเปนอน เกบเอาไวกอน ประเภททวาถาขอมลไมครบกไมทำ คนกลมนควรคดวา ทำดเพยงพอแลว คมทนททำแลวนะ อยาเลยเสนตายเพราะคณคาจะลดลง อยามเปาทสงเกนความตองการ เพราะงานบางอยางตองการพอสมควรกพอแลว
Effective Time Management ; ETM 63 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT- พวกทลกทเล (The Rebel : good finishers ,poor starters)
พวกนเรมตนไมยอมทำ เอาไวกอน นกวามเวลา ใกลวนเดยวเสรจเอง ไมถงเสนตายไมทำ กำหนดเสนตายไวในใจ ไมบอกคนอน ไมสนวาคนอนจะรดวยหรอไม ไมสนเวลาหรอความตองการทแทจรง จะมาเรงเอาตอนทาย ลกนองมาถามเพอเตรยมการกอน กทำเปนโมโห ปลอยใหเหตการณตางๆ เกดขนจนมาใกลเสนตาย จงกลกจอทำ เชน พวกเตรยมสอบวนสดทาย อยางหามรงหามคำ พวกทวงไปขนรถไดในวนาทสดทายกอนทจะปดประตพอดทำรายงาน กตองตรวจตอนจะเขาหองประชม ไปขนเครองบนกใหเขาประกาศเรยกเปนคนสดทายเสมอ พวกนชอบสรางวกฤต สรางปญหาแลวกจะเขามาแกปญหา ถอวาตวเองเกง เจอแบบนบอย แมทายสดจะทำไดเสรจ แตกเหนอยแทบขาดใจ คนทไปดวยหรอทำงานดวยจะเบอหนายและไมอยากคบหา จะเปนการดกวา ถาไดเตรยมการและทำแตเนนๆ มวธปรบปรงคอ ตองพยายามทจะ ไมรบกวนคนอน รจกเกรงใจบอกความตองการของตนใหแนชดวาตองการแคไหน เมอไดแลวจบไมตองไปเพ มความตองการอก อยาพยายามรอจนถงนาทสดทายแลวคอยทำ เพราะมความเสยงอยมาก ตองเรมตนเมอไดเวลา อยารอไมจำเปนตองสรางวกฤตแลวโชววาเราแน ทำไดทน เพราะสกวนเราอาจพลาดและลมได
- พวกนกสงคม (The Socialist) ไดแก คนทชอบ “ รบปาก ”ไปเขางานสงสรรคทกอยาง ชอบออกงานสงคม มงานอะไรไปหมดเรองงานไวกอน ไปกลาวเปดงาน พบปะผคนเพอนฝง สงสรรคในวงสรางานแตงงาน งานเลยง เปนไดเจอหนาคนพวกนเสมอ ขนรองคาราโอเกะนดหมายพบปะเปยแชร กนไปเรอย แตเบองหลงมงานสำคญทคางคาไมเสรจมากมาย ทำใหไมมเวลาเปนของตวเอง พวกนบางคนจะชอบออกความเหน อานมาก รมาก รหลายเรอง ชอบหาขอมล ดงดดคนอนงายคนอนกชอบทจะคยดวย พวกนจะเขาฟงและรวมในกจกรรมตาง ๆ
Effective Time Management ; ETM 64EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T วธปรบปรงนสยแบบน คอ อยายอเมอคนอนจะขอตวกลบ สรางสมพนธภาพและเขางานสงคมในระดบปกต เหมอนคนทวไปกนาจะพอ
- พวกวตกจรต (The Worrier) ไดแก พวกขกงวล จะทำอะไรกกงวลไปหมด ไมเช อม นความสามารถตวเอง กลวงานน ไมเสรจพยายามหนงานเพราะกลวทำไมได ซงจะทำใหขาดความมนใจในอนาคตดงมาทำไดไมนาน ดงอกช นมาทำ กลวอกช นไมเสรจ ดงมาทำอกทงทงานเกากยงไมเสรจ หวาดวตก-กงวลวางานจะไมด นดพบคนโนนคนนดงคนอนมามสวนรวม ยงมากยงด คดวาจะชวยกลนกรองใหดขน ถามหาไอเดยจากคนอ นตลอด ทำใหเสยเวลา พวกนจะผดวนประกนพร งเลอนเวลาออกไปเรอยเมอมโอกาส พวกนตองปรบปรงโดย รองขอความชวยเหลอเมอรสกวาทำไมไดแน อยาทำงานมากกวาทรบได อยากลวทจะตงเปาหมายใหทาทายอกนด ขอใหมคนคอยเชคความผดพลาดของเราเจรจาเส นตายท เราจะทำได คยกบนายแลวบอกวาเราตองการความชวยเหลออะไร
ความนกคดและลกษณะของบคคลจงมผลเปนอยางยงตอการบรหารเวลาของตวเองและเรยกไดวา เปนอปสรรคสำคญทจะทำใหการบรหารเวลาหรอบรหารเหตการณใหสมฤทธผลตามทตงใจไว
ดงนน ไมวาทานจะบรหารเวลาหรอบรหารเหตการณ จะตองรจกตวเอง และคนอนใหดดวย
Effective Time Management ; ETM 65 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement
บทท 12อปนสยของเรากบการบรหารเวลา
Effective Time Management ; ETM 66EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T เราจะเหนวา เวลาจะเดนอยางสมำเสมอทกวน ยดไมได หดไมไดหยดไมได ทกคนจะมเทาเทยมกน บรหารจดการกบเวลาท เดนอยทกขณะไมได ดงนน ตองคนหาใหไดวา ในชวตเราตองการอะไรกนแนเราตองมการวางแผนมการเตรยมการ บรหารเหตการณ (Events) ตางๆทเขามากระทบกบตวเรา ถาเราบรหารเหตการณตางๆได กเหมอนกบบรหารเวลาไดแลวนนเอง
ดงนนในความหมายของคำวา บรหารเวลาจงหมายถงการบรหารเหตการณในสถานการณตาง ๆ
เหตการณตางๆทเขามากระทบกบตวเรานน เปนผลมาจากบทบาทตางๆของแตละคนดงทไดกลาวมาแลว ทวาการตอบสนองตอเหตการณจะเกดขนจากอปนสย (Habits) และความเคยชนของแตละคน พฤตกรรมการบรหารเวลาทปรากฏจงแตกตางกนไปดวย
อปนสยเกดจากอะไรอปนสยของแตละบคลจะเกดจากองคประกอบ 3 ประการคอ
องคความร (Knowledge) ทกษะ (Skill) และความปรารถนา (Desire)ตวอยางเชน เราไปเลนกอลฟทกวนจนเปนนสย สงนเกดจากอะไร
กเกดจากการรวาเลนอยางไร เลนทไหน และเรากไดฝกฝนมาจนเลนไดมฝมอในระดบหนง และทสำคญคอเราชอบเลน เพราะกอลฟทำใหเรา
EVENT
EVENT
EVENT
No Control
Fully ControlTIME
Influence
Effective Time Management ; ETM 67 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTไดออกกำลงกาย เรยนรวธคด ไดพบปะผคน และเราเลนไดอยางสนกมลนบอยๆ ทำไดดขน เรากจะทำสงนนอยเรอยๆ เมอนานเขาๆ กจะเลนจนเปนนสย บางคนกเลนจนตด
คนทเลนการพนน ดมสรา มากๆ กจะทำจนเปนนสย สดทายกตดสงนนไปเลยกม
อปนสยจงเกดมาจาก 3 สวนนนสยในการบรหารกมลกษณะเชนเดยวกน ถาเราทำไปเรอย ๆ
หดบรหารไปเรอย ๆ กจะตดเปนนสยไดเชนกน แตปญหาทสำคญคอจะทำอยางไรทจะแกใหนสยเกา ๆ ทเปนอปสรรคในการบรหารเวลา เชนการผดวนประกนพรง การชอบรบปากทกเรอง การเขาไปกาวกายงานของคนอน การอยากไดทกอยางมาไวกอน การเปนคนหยมหยม ฯลฯใหหมดไปกอน
นกจตวทยาเชอวา การทเราจะเลกอปนสยเดมนน กเกดจากความรทกษะและความตองการของเรานเหมอนกน เพราะเมอเราทำสงใหมทดแทนสงเกาไปเรอยๆ และพบวาไดผลกรรมทด เรากจะมกำลงใจและทำมนอยางตอเน อง แลวนสยใหมกจะมาแทนนสยเกา แตกน นแหละในทางปฏบตน นเปนสงท ไมงายนก เพราะเมอเร มตนนสยใหมแลวหลายๆคนกมกจะลมเลกความตงใจเสยกลางคน เชน เราไปซอเครองออกกำลงกายมา วนแรกๆ เรากอาจจะกระตอรอรนอานคมอทดลองทำวนทสองทสามกอาจจะทำ แตสวนใหญจะไมนาน บางรายกไมเกนสปดาหแลวก ห างเหนออกมาเร อยๆ จนทกว นน เคร องออกกำลงกายไดเปลยนเปนทแขวนเสอผาไปหมดแลว
นกจตวทยาบางทานไดเสนอวา หากเราตองการปรบเปลยนพฤตกรรมของเรา ใหเราทำสงนน 21 วน หรอ 21 ครง ตอเนองกน ในวนท22 หรอครงท 22 รางกายเราจะปรบสภาพได และเราจะทำสงนนโดยอตโนมตไมรสกฝน ตอนนนเรากจะเรมมนสยใหมแลว ดงนนจะเหนวา
Effective Time Management ; ETM 68EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T สำหรบคนททำไดอยางตอเนองเปนปๆแลว วนไหนทไมไดออกกำลงกายไมไดไปเลนแบดมนตน ไมไดไปตกอลฟ ไมไดไปวง ไมไดไปฟตเนส ฯลฯเขากลบจะร สกหงดหงด เหมอนตดยาเสพตดชนดหนงเหมอนกนตรงกนขามกบคนทเรมตนจะไปออกกำลงกาย เมอถงวนกมกจะมเหตการณหรอขออางททำใหไปไมได เชนตดงานดวน ปวดหว ไมสบาย ฯลฯ แลวกผดวนออกไป สดทายกอาจลมเลกความตงใจ
ผทตองการปรบเปลยนจงจำเปนตองอาศยความอดทน ในชวงแรกและในชวงหลงเรากจะทำไดเองโดยธรรมชาต มบคคลอกกล มหนงท เปล ยนแปลง พฤตกรรมไดเรวมากคอกล มบคคลท ไปพบแพทยแลวพบวาเปนโรคท อนตราย เชน เปนโรคเบาหวาน คอเลสตอรอลสงความดนตำ ตบอกเสบ ฯลฯ พฤตกรรมการกนอาหารและการออกกำลงกายจะดขน ทงทกอนหนานกร จกโรคเหลานมาบางแลว แตไมคอยสนใจเพราะคดวาเปนเรองไกลตว การเปลยนแปลงพฤตกรรม การกนไดอยางรวดเรวน เปนเพราะความปรารถนา (Desire) ทแรงกลานเอง ตามจรงจะเปนการดกวา ถาเราเรมตนทำเสยแตวนน ไมตองรอใหเปนโรคเสยกอน
Effective Time Management ; ETM 69 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement
บทท 13ผลเสยของการไมบรหารเวลา
Effective Time Management ; ETM 70EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T ถาเราเปนพอ แตไมมเวลาใหลกๆเลยถาเราเปนลก แตไมเคยไปเยยมเยยน ดแล พอ-แมของตวเองเลยถาเราเปนพนกงาน แตทำผลงานไมถงเปาหมาย หรอผดพลาด
อยตลอดเวลาถาเราเปนผบรหาร แตบรหารไมเปน ทำอะไรฉกละหก ยงเหยง
ไปหมดถาเราเปนเพอน แตไมเคยชวยเหลอ นดแลวสาย รบปากแลวลมถาเราไมบรหารเวลา หรอบรหารเวลาไมได ผลเสยยอมจะเกด
กบตวเอง และกระทบถงบทบาทตางๆทม นนยอมแสดงวาเราไมไดแสดงความรบผดชอบ ในบทบาททเรามอยอยางมากพอ
ความตองการตางๆทเขามาตามแตละบทบาท จะทำใหเราจำเปนตองบรหาร ตองตดสนใจเพอตอบสนองความตองการนนๆ และตองแสดงความรบผดชอบ ถาเราบรหารเวลาไมได ผลเสยตางๆ กจะตามมา เชนรสกผด เปนกงวลทไมไดทำ รสกเครยด เซง ทอแท บางคนเมอทำงานหนกมากๆโดยไมไดพกผอน กระทงเครยด โรคทางกายกตามมาเชนโรคหวใจ ความดนโลหต โรคกระเพาะ หรอ บางคนทมเชอโรคอยในตวอยางไวรสตบ ทไมแสดงอาการในภาวะรางกายปกต กจะแสดงอาการออกมาเพราะรางกายทำงานจนออนแอเสยแลว บางคนทำงานหนกมาก จนลมปวยหรอ ถงขนเสยชวตไปเลยกมใหเหนบอยๆ
การทเราปลอยใหชวตอยภายใตความเครยดนานๆ นน กเหมอนเราวางหนลงบนไมกระดาน ซงแรกๆกระดานกจะตานแรงกดทบ หากแรงกดทบมากไมกระดานกจะแอน แตหากปลอยไวนาน ๆ ไมกระดานกอาจจะแอนและเอนงอถาวรได เหมอนสภาพรางกายทเราปลอยใหมความเครยดนาน ๆนนเอง
Effective Time Management ; ETM 71 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
เหมอนกบเร องๆหน ง ท ว ทยากรเชญผ เข าอบรมออกมาหนาชนแลวหยบแกวนำขนถามวา “ เราคดวาแกวนำนหนกกกรม ”ผเขาอบรมตอบวา “ ราว 20-500 กรม ”
“ ความสำคญไมไดขนอยกบวาแกวนหนกเทาไรแน แตขนอยกบวาเราถอมนนานแคไหน ”
“ ถาเราถอมนแคนาทกอาจถอไดสบาย ”“ ถาหนงชวโมงละ เราอาจปวดแขน ”“ ถาถอทงวนละ เราอาจตองเรยกรถพยาบาล ”“ มนจะหนกมากขนเรอยๆ ”“ ถาเราทำงานหนกตลอดเวลา วนแลววนเลา รางกายเรากจะรบ
ไมไหว ”“ เราจงจำเปนตองวางแกวนำลงบาง เพอทเราจะไดพกและ
คอยกลบมายกใหมได ”
การมบรหารเวลาของเรา สงผลตอสขภาพและจตใจของเราในลกษณะนนเชนกน
Effective Time Management ; ETM 72EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T เมอเราบรหารเวลาไมด เราจงประสบกบสถานการณเหลาน คอ1. ทำงานหนก2. ลกลลกลน3. ยงเหยง4. ตะบตะบน5. ชวตไรจดหมาย6. เครยด7. โรคหวใจ8. คนรอบขางไมอยากคบหา
แตกมบางคนกอาจรสกเฉย ๆ ทตวเองไมไดทำบทบาทหนาทนนเพราะไมรสกเปนความรบผดชอบกม บคคลกลมนหากนานวนกอาจเปนบคคลทนาเบอหนายของคนรอบขางไมมใครอยากคบหา เปนลกนองกไมมคนอยากได เปนหวหนากไมมคนอยากอยดวย เปนเพอนเพอนกไมคอยอยากคบหาสมาคม เพราะความไมรบผดชอบในบทบาทหนาทของตวเอง
ดงนน แสดงวาเราจำเปนตองมความรบผดชอบในบทบาทของเราแตเปนการแสดงความรบผดชอบทสมดล
ทำอยางไรใหเวลาในแตละวนเพยงพอสำหรบบทบาทตาง ๆจงเปนเรองทสำคญเอามากๆ ทำอยางไรใหบทบาทของตวเองทมในหลายๆบทบาทมประสทธภาพมากทสดยงเปนเรองทสำคญ
ดงนน ผทยงวนเวยนเปนทาสเวลา และตองการหลดพนวงวนเดมๆใหได จะตองผลกดนตวเองใหออกจากชวตเดมๆมาเรมตงตนใหมหาเปาหมายของชวต มหลกชยของความสำเรจ (Milestone) ในทกๆบทบาทแลวจะใชชวตอยางสนก มความหมาย มทศทางทชดเจน
มพฤตกรรมหลายอยางทเปนอาการทแสดงวาเราเรมมปญหาเรองการบรหารเวลา
Effective Time Management ; ETM 73 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
เราเคยเปนเชนนนบางไหม และเราเปนเชนนนบอยแคไหน
ถาเราเคยเผชญหนาเชนนนบอย เชน เคยมคนขายประกนชวตบตรเครดต ทเราไมมความตองการจะซอ และสดทายกตองซอ หรอปวดปสสาวะในขณะขบรถ หรอลนหาทเตมนำมนรถ ฯลฯ ถาสงนเคยเกดกบเรา มากกวา 2-3 ครง แสดงวาเรายงไมไดเปลยนแปลงทศนคตและวธแกปญหา สงตางๆ เหลานไมเพยงทำใหเราเสยเวลา แตบางอยางกมผลกระทบตอเรายาวนาน การฝกปฏบตและเปลยนแปลงแนวทางการบรหารเวลาจะชวยใหเราไมตองเผชญหนาเหมอนเหตการณทผาน ๆ มา
ขบรถจนนำมนหมด ตองลนหาปมเตมนำมนตงใจจะไปซอของทหางพอไปถงมวแตดอยางอน จนลมซอของทจะซอนำงานกลบไปทบาน แตไมไดทำอะไร ตองหอบกลบมาททำงานตอนเชาลมจายคามอถอ/คานำ/คาไฟหรอทะเบยนรถ ฯลฯจนตองเสยเงนคาตอใหมซอหนงสอทสนใจ แตจนปานนยงไมไดอานอยากออกกำลงกายอยางสมำเสมอ จนปานนกยงทำไมไดซอเครองออกกำลงกายมา แตตอนนไมไดใชแลวไมไดเขาหองนำกอน ปวดปสสาวะและตองอนไวเพราะรถตดดของอยางหนงไวอยากไดอยแตไมตดสนใจเสยทวนหลงตดสนใจจะซอแตไมมของแลวอยากออกความเหนตอนประชม แตเอาไวกอน สดทายไมไดพดไมไดแสดงความคดเหนคนมาขายประกน บตรเครดต อยากปฎเสธตอนแรกไมไดคดจะซอเลย แตสดทายตองเสยเวลาในการนงฟงหรอซอทงทไมอยากซอฯลฯ
เราเคยเปนอยางนบางไหม ?
Effective Time Management ; ETM 75 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement
บทท 14ประโยชนของการบรหารเวลา
Effective Time Management ; ETM 76EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T เราอานหนงสอเลมนเพออะไรบางคนตองการมเวลาวางไปทำในสงทยงไมไดทำ เชน การเดนทาง
ทองเทยว การออกกำลงกาย และการดแลลกๆบางคนมความฝน แตตอนนยงไมไดทำ เพราะมวแตทำงาน
อยางเดยว ถาไมมคนถาม กแทบจะลมความฝนของตวเองไปแลวบางกวา อยากใชเวลาทมเทากน ทำงานใหไดมากกวาเดม หรอ
มคณคามากขนบางคนอยากบรหารเรองทดวน และดวนมาก ใหมประสทธภาพ
เพราะเรองทเขามาหาตวเองแทบจะเปนเรองดวน-ดวนมากทงสนบางคนอยากมาศกษาเรองการบรหารเวลา เพอจะไดกลบไปบอก
เจานายในททำงานบางคนกอยากรวาสงททำในปจจบนเหมอนกบแนวทางทคนอน ๆ
ทำ หรอไมอยางไรบางคนอยากสรางฝนใหเปนความจรง ฯลฯไมวาจะคดอยางไรเมอวเคราะหแลว จะเหนวาวตถประสงค
ของคนสวนใหญในการบรหารเวลากคอ เราตองการใหชวต 2 ดาน คอชวตการทำงานและชวตสวนตวของเราใหมความสมดล สงบ สบายใจบรรลเปาหมายทแทจรงทเราวางไวกลาวคอ
CREATE SYST
PERSONALPRODUCTIVITY
PROFESSIONALPRODUCTIVITY
CREATE
SYSTEM
ความสงบ สบายใจINNER PEACEสมดล มหลกการ
BALANCE ,INTEGRITYความราบรนของชวต
HARMONY
Effective Time Management ; ETM 77 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT1. ชวตสวนตว (Personal Productivity) : มเวลาใหกบสงตางๆ
เชนครอบครว ดแลบาน ดแลคณพอคณแม ดแลสขภาพกายใจสรางสมพนธกบญาตๆ ซงถอวาเปนพนฐานทสำคญสำหรบชวตของเรา
2. ชวตการทำงาน (Professional Productivity) : การทำงานเปนสวนหนงของชวต ทจะชวยสนบสนนใหชวตของเราเตม ไมใชเพยงการหาเงนเทานน แตการทำงานยงทำใหเราไดเตบโต เรยนร มการยอมรบ มสงคมฯลฯ เราจงจะทำใหการทำงานประสบผลสำเรจดวย
แนนอนวา ถา 2 สงนนขดแยงกน เชน ทำงานหนกเพอใหไดคาตอบแทนสงขน เพอมาเลยงครอบครว แตสดทายมนหนกเกนไปไมมเวลาดแลครอบครว ลกๆ เสยคน คณพอเหงาเศราใจ ตรอมใจหรอสขภาพตวเองทรดโทรม จนยากจะเยยวยา ฯลฯ เหลานลวนแตทำใหชวตขาดสมดล และมปญหาตามมา
หากเราตองการให 2 ดานนนสำเรจ เรากควรทจะตองจดระบบหรอปรบระบบการใชชวตของเราใหม ตองเปลยนมมมอง ทงนเพอใหชวตโดยรวมมความสงบ สบายใจ มสมดลมหลกการและมความราบรนของชวต
สรปแลวประโยชนทจะไดรบเมอเราบรหารเวลาไดประสบผลสำเรจกคอ
1. มเวลาทำสงทเราตองการ2. เพมเวลาวาง3. ตดสนใจดขน4. สขภาพดขน 5. มประสทธผลและผลผลตดขน6. ชวตงายขน7. งานงายขน8. ผอนคลาย
Effective Time Management ; ETM 78EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T 9. เสยงนอยลง10. ลดความเครยด
วตถประสงคเหลานจะไมเกดขน ถาเราไมมระบบทจะมาชวยกลนกรอง การสรางระบบและแนวความคดนจะตองกลาทจะเปลยนแปลงบางอยางท เราเคยทำและสรางภาระทไมพงปรารถนาใหเรา เราจะตองลงทนในการคนหาความตองการทแทจรง คนหาเปาหมายและความฝนของเราตองวางแผน มเทคนคและวธการทจะชวยให เราทำในสงนนอยางตอเนองจนเปนนสยของเราตอไป
Effective Time Management ; ETM 79 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement
บทท 15หลก 7 ประการ เพอเตรยมรบมอกบการบรหารเวลา
Effective Time Management ; ETM 80EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T เราตองลงทนบางอยางเหมอนกนเพ อท จะไดเวลาคนมานนกคอการเปลยนความคดของเรา ดวยการแสวงหาความรและแนวทางทจะทำใหเราประสบผลสำเรจมากกวาวธเดม เพราะหากเราคดแบบเดมผลกจะออกมาแบบเดม ๆ
เมอเราตระหนกแลววา เวลาเปนสงทเปลยนแปลงไมได เพมไมไดลดไมได เราจะมาเนนทกจกรรมและสถานการณตางๆ ทจะเกดขนและใชประสบการณทเรามอยวเคราะหวา สงนนมกจะเกดขนอยางไรสำคญกบตวเราแคไหน ควรใชเวลาทำสงนนนานเพยงใด ฯลฯ เพอทวาเราจะไดมกรอบความคดบางอยางไวรบมอกอนทจะพบสถานการณจรง
ในเบองตนน เราควรจดสรรเวลาไวเพอรบมอกบธรรมชาตของสถานการณบางอยาง เชน
1. ควรมเวลาวางเพอรบงานทไมคาดคดบาง (Availability) เพราะวนหนงๆไมไดหมายถงวาเราจะควบคมทกอยางไดหมด อาจมการเรยกประชมดวน ลกนองนอยใจตองการใหปลอบใจ นายตองการใหทำงานแทนกระทนหน นายเปล ยนความคดใหเปล ยนว ธ การทำงาน ฯลฯสงนอาจเกดขนได และถาเรามเวลาทไมแนนเกนไป เรากพรอมรบมองานพวกนไดบาง และนนหมายถงความยดหยนและความเปนมออาชพในการบรหารเวลาของเรา
2. จำกดเวลาใหกบสงทมารบกวนเราไมใหมากเกนไป (LimitingAvailable) เชน การใชโทรศพท มคนโทรมาตอขอใหเราทำบตรเครดตหรอทำประกนชวต เราอาจบอกวาแลวเราจะตดตอกลบไป คนมาขอขอมลคนเดนมาพบโดยไมนดลวงหนา พวกประเภทพอดมาเจอเลยอยากเลาเรองโนนเรองนใหเราฟง เราตองตอบรบบาง แตหากยดเยอกอาจบอกวาเราจะโทรกลบไปทหลงหรอแวะไปหาทหลง คอ เราตองมขอจำกดใหกบส งตางๆ ท เราจะทำ ไมใชรอหรอยอมรบเหตการณเหลาน โดยไมมทศทาง เราอาจใหเวลานอยสำหรบการขดจงหวะพวกน หากเกนขดจำกดหรอเรารสกวามากไป เรากขอตวและจะตดตอกลบไปภายหลง
Effective Time Management ; ETM 81 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT3. จำกดหรอกำหนดชวงเวลาทจะทำงานชนหนง ๆ หมายความวา
เราควรประมาณการวาเราจะใชเวลาทำงานนนนานเพยงใด เหมอนการกำหนดเปาใหตวเอง เมอเราใชเวลามากเกนไปแลว เราตองรบถามตวเองวาเราจะยอมเสยเวลาตอไปไหม คมไหม ถาคดวาพอแลวเรากจะหยดและสรปเทาททำได เพราะไมเชนนนแลวเราอาจเสยเวลาไปกบสงตาง ๆทไมคมคากบเวลาทเสยไป
4. ใหความสำคญกบงานนนๆ มความสำคญในระดบใด บางทเมอเรารวาเราใชเวลามากแลวแตไดผลนอย กอาจตองพจารณา เพราะงานทกอยางไมใชสำคญเทากน ความสำคญกบความเรงดวนนนแตกตางกนมากเราตองดทความสำคญเปนหลก และใหเวลามากๆ กบสงทสำคญ อาจใชกฏของ Pareto’s Principle 80/20 Rule คอ ใหเราคดวางาน 100 ชน จะม20 ชนเทานนทสำคญๆ และสงผลตอการเปลยนแปลง ดงนนใหเวลาทจำกดกบงานทไมตองการเลศลอย แมหากมเวลาเกน เรากตองถามวาถาใชเวลาเกนเทานแลว มนคมกบทเสยไปไหม ทำอยางอนคมกวาไหม และเอาเวลาไปใหกบสงทสำคญมากกวา
5. เกยวพนกบเราแคไหน (Limiting Involvement) คอตองวเคราะหวางานนนเกยวพนกบเราแคไหน หากไมเกยวพนมากอยารบปากหรออาสาทกเร อง และทสำคญคออยาทำเองทกเร อง ปลอยใหคนทเก ยวพนเร องน นมากกวา รบภาระเร องน นไป แตถาเก ยวพนกบเรากอาสารบทำเรองนนเลย
6. มาตรฐานทจะทำในเรองนน ๆ (Limiting Standard) คอเราจะไมกำหนดวาทกงานตองเลศลอย บางงานแคพอใชกพอ บางงานตองพถพถนตามแตทเราพจารณา เราตองตระหนกวางานทกชนไมสำคญเทากนหมดหรอก และทสำคญในความสำคญนนๆ กยงมระดบทสำคญแตกตางกนดวยเราตองกำหนดมาตรฐานทจะทำเรองนนๆ ดวย
7. วเคราะหความเรงดวนของงาน (Limiting Urgency) ถางานนนไมเร งร บใหนำงานน นมาวางแผนทหลง เพราะเราย งมเวลา
Effective Time Management ; ETM 82EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T สำหรบการวางแผนอย ถาเปนงานเรงดวนตองถามกอนวาเราจะทำไหมจะใชเวลามากไหม คมคาท จะทำไหม ถาเสยเวลาไมมากกอาจจะทำถาตองใชเวลามากและไมคมกยกเลกไป
Effective Time Management ; ETM 83 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement
บทท 16เปาหมายคอเขมทศนำทางเรา
Effective Time Management ; ETM 84EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T หลงจากท เราไดทราบพ นฐานความคดและแนวทางตางๆเกยวกบเวลามาบางแลว เราจะเรมตนตงหลกเพอจะบรหารเวลาของตวเราใหมประสทธภาพมากข น สงแรกและส งท สำคญทสด กคอเราตองตงเปาหมายในชวตของเรา เปาหมายนแหละจะเหมอนเขมทศนำทางจะทำใหเราเดนทางไปไดตามแนวทเราปรารถนา ไมออกนอกลนอกทางเปรยบเหมอนดวงจนทรท นำทางเรา ใหแสงสวางและใหกำลงใจเราบางคนกเรยกวา Personal Vision
เปาหมายนนสำคญมาก เพราะจะเปนทงสงทเราหวง เปนตววดวาเราถงไหนแลว และทำใหเรารตวเองวาเรายงมความฝนในชวตของเรามเร องเลาอย เร องหน ง ท มกจะเลาใหคนท ทำงานท เหน อยหนายกบการทำงานฟงเสมอ เรองมอยวา
หนมธนาคารคนหนงเพงรบเงนเดอนและอยากจะผอนคลายใหสมกบความเหนดเหนอย เขานงทานอาหารและฟงเพลงทรานแหงหนงแถวตลาดคลองเตย เมอเวลาลวงเลยถงเทยงคนและรานคาเองกกำลงจะปดเขาเดนออกจากรานดวยอาการมน ๆ กอนจะมาโบกแทกซมเตอร ทขางถนนแทกซจอดและเขากขนไปนงดานหลง....
“ พจะไปไหนครบ ” คนขบแทกซถามอยางสภาพชายหนมเงยบอยสกพกกอนจะถอนหายใจแลวตอบวา“ ไปกไหนกได… ไปเรอย ๆ”
เขาเองกยงไมรวาจะไปไหนดรแตวาขนนงแทกซแลวม หลกประกนวา ไมตองเดน คนขบแทกซขบไปไดซกพกกหนมาถามอก
“ พครบผมจะถงใตทางดวนแลว พจะไปไหนครบ ”“ ไปเร อยๆ….ไมตองเปนหวงมเตอรข นเทาไรมเงนจาย ”
เขาตอบเหมอนตดรำคาญ“ ถางนผมวงขนทางดวนกแลวกนนะครบ” คนขบแทกซตดสนใจเอง
Effective Time Management ; ETM 85 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTเขาขบรถมานานพอประมาณจนเกอบถงบางนาจงถามอกครง
“ พครบผมมาถงบางนาแลว…..ไมทราบวาพจะไปไหนครบ ”“ เฮย… ทำไมถามบอยจง.. ไปไหนกไดไปเรอย ๆ ”“ ครบ…ถางนผมกลบทางเดมไปคลองเตยนะครบ ”วาแลวคนขบแทกซกวนมาทคลองเตยระยะเวลาผานไป และเขากลบมาทใตทางดวนเชนเดมคนขบแทกซจงถามขนอกวา “ พครบผมมาใตทางดวนอกแลว….
ไมทราบวาพจะไปไหนครบ ”“ไปไหนกไดนา ไมตองเปนหวงมเตอรขนอวกจายเงน”“ ครบ ”คนขบแทกซขบรถขนทางดวนมาลงบางนา แลวกกลบไปคลองเตย
ใหม เขาขนทางดวนเปนครงท 3 และพยายามถามผโดยสารแลว แตไมไดคำตอบความอดทนเขามจำกด จนในครงสดทาย เขาไดถามอกครง
“ พครบ ผมวนมา 3 รอบแลวนะครบ พจะไปไหนครบ ”“ เฮย.. ทำไมถามจง กบอกแลววาไปเรอยๆ มเงนจายกแลวกน ”คนขบแทกซตดสนใจเลยวรถเขาโรงพก เปดประตแลวลงมา
เปดประตหลง“ ลงมาเลย…ลงมา แลวจายเงนมาทง 350 บาท ”คนขบแทกซพดพลางดงตวชายหนมลงจากรถ ตำรวจทานหนง
เหนเสยงดงโวยวายจงรบเขามาไกลเกลย“ น…ผมมเงน ไมไดขอขนฟร ”ชายหนมพดพรอมควกเงนสดออกมาใหด ตำรวจเหนดงนน
กถามแทกซวา“ เออ.. เขากมเงนน ทำไมไมไปกบเขาตอละ ”แทกซตอบอยางมอารมณใสหนาชายหนมคนนนวา “ ผมเบอครบ
ผมวนมา 3 รอบแลว ไมรวามนจะไปไหน จายเงนมาผมไมไปกบมนแลว”
Effective Time Management ; ETM 86EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T คำถามทเราตองถามกคอ คนขบแทกซไดเงน แตเหตไฉนเขายงเบอกอนจะตอบคำถามน กตองถามเราเชนกนวา เราทำงานเราได
เงนเดอนไหม กคงไดเชนกน แลวเราเบอไหม ถาเราเบอ เบอทตองพบกบสภาพจำเจ งานเกาๆวนไปเวยนมา ไมรทำไปเพออะไร เรากอาจจะคลายกบคนขบแทกซนกได คอ เพราะเราไมมเปาหมายในการทำงานนน ๆ
แลวถาคนไมมเปาหมายในชวตจะยงนาเบอกวานอกหลายเทาทำงานไปวนๆ แตไมรวาตวเองตองการอะไร และแนนอนไมมใครบอกเราไดวาเราตองการอะไร เราตองคนหาและบอกตวเอง ดงนนเปาหมายจงเปนสงทสำคญทหลกเลยงไมได ภารกจแรกของเรา คอ ตองมความฝนกลาทจะตงเปาหมายใหกบชวตของตวเอง
Effective Time Management ; ETM 87 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement
บทท 17ไมมเปาหมาย บางทเรากไมเรมตน
Effective Time Management ; ETM 88EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T หลายๆคนกอาจคดอย ว า เปาหมายกสำคญ แตไมมเวลาหรอไมกไมไดเคยคดทจะตงเปาหมายอยางเปนจรงเปนจง เราอาจคดวาเรายงมเวลากเลยไมใหความสำคญกบการตงเปาหมายเทาทควร
ตามจรงในหนงสอเกยวกบการบรหารงาน-พฒนาตนเอง หลายตอหลายเลม ตางกแนะนำใหเราตงเปาหมายดวยกนทงนน ทงนกเพราะเปนสงทสำคญจรงๆ และเปนสงทมคณคาอยางมากสำหรบชวตของเรานกกฬาหรอนกการเมองทประสบผลสำเรจ สวนหนงกมาจากการตงเปาหมายน บล คลนตน พตท.ดร.ทกษณ ชนวตร ไทเกอร วด ภราดร ศรชาพนธฯลฯ บคคลเหลาน ถาเราไดทราบประวตของเขา พวกเขาลวนมเปาหมายและไมไดเปนการบงเอญทกาวมาถงจดสำคญของชวตทงนน
เราควรตองรบตงเปาหมายและทำในสงทเราฝนใหเรวทสด เพราะเราไมรวาถาเราปลอยเวลาใหผานไป เมอไรเราจงจะไดเรมตน และบางทกอาจไมมวนนน หรอวนนนทเราคดจะเรมตนมนกสายเกนไปแลว เพอใหเหนความสำคญ ขอนำเรองหนงทไดแงคด โดยมคนสงผานมาทางอเมลลองอานดจะทำใหเราเหนวา มนสำคญแคไหนทเราตองรบตงเปาหมายและทำในสงทเราควรทำ
เรองนชอวาวนสดทายของชวต“ ถาวนนคณรวาวนสดทายของชวตกำลงจะมาถงวนนกคอวนเรมตนของชวต ”ลองคดทบทวนกบประโยคนดๆ นะทำไมวนเรมตนของชวตคอ วนทเรารตววาใกลจะตาย ผมเลาเรอง
ของคนคนหนงใหฟงดกวา เพอจะไดไมตองมานงอธบายรปประโยคกนใหเหนอย ททำงานคณมการตรวจสขภาพกนรเปลาครบ กคอการตรวจรางกายทวไปประจำป ตรวจโรคตดตอ ใชทสำคญมการตรวจเลอดดวย
มคนรจกคนนงทกวนนกไมรจะบอกวาเคาโชคดหรอ โชครายกนแนเปนผชายทเขาขายของกลมเสยงกวาได เอาทกอยางยกเวนการพนนคนนแหละครบ ทผลการตรวจเลอดประจำปออกมาวา เขาเลอดบวก
Effective Time Management ; ETM 89 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTแตหมอยงไมยนยน แลวกนดใหไปตรวจใหมอกสามเดอน เปนอนวาหลงวนตรวจเลอดและรผลเทานนแหละครบชวตดบทนท งานการไมไปทำหลบตวอยกบบานประมาณอาทตยนงได พอเพอนๆ เจอหนาเคาอกทคราวนเปลยนไปเปนคนละคนเลย เพอนชวนไปไหนกไมไปเลกงานแลวกไปหาแฟน พาแฟนไปทานขาวกบพอแมทบาน เหลาบหรกไมแตะอกเลยแลวกไมพดถงเรองผลการตรวจเลอดอก เขากลบมาทำทกอยาง เลนกฬาเทยวตางจงหวด พาพอแมเทยว จนบางทเรากอดสงสยกนไมไดวาชวตมนม48 ชวโมงหรอไง เพราะมนใชเวลาทกนาทคมมาก
จนกระทงคนทางบานและแฟนมนแปลกใจ อดไมไดทจะแอบโทรมาถามเพอนวาเขาเปนอะไรเหรอ ทำไมทำตวเหมอนคนซงสจธรรมเลยตอนนนพวกเรากองนะครบ เพราะทกคนรดวาเพราะอะไรแตกมเพอนคนนงพดข นมาวา นถามนเปนคนดยงง แตแรกมนกไมตองตายแลวหละใชครบถามนเปนคนดยงงแตแรกมนกไมตองตาย ทกวนนมนฟนกลบมาเปนคนอกครง
หลงจากน นสามเดอนใหหลง ผลตรวจเล อดปรากฏวามนไมมเลอดบวก ประโยคทมนบอกกบพวกเรา มนบอกวามนดใจทพระเจาสงมนไปดดนสยในนรกมาสามเดอน ทกวนนมนรกครอบครวรกแฟน แลวพวกเรากคดวามนทำทกอยางไดดเทาทคนรกควรจะทำจนบางทอดอจฉาไมได อยากใหช ว ตเฉ ยดๆ อะไรอยางมนบางชวตของเราเรมตนเมอวนทเรารตววากำลงจะตาย หรอจงใชชวตวนนใหเหมอนวาวนนเปนวนสดทายของชวต มนกมความหมายเหมอนกบวาคนเราไมรจกคณคาของชวตจนวนสดทายของชวตมาถง วนนนแหละทเราจะรวาเราอยากทำอะไร แลวทำไมเราตองรอจนกระทงวนสดทายมาถงกอนจงคดจะทำอะไรทใจอยากทำ
แลวถาสมมตวาพรงนคณกำลงจะจากคนทคณรกไปหละ วนนคณจะทำอะไรใหเขาบาง
Effective Time Management ; ETM 90EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T เพราะฉนน เราควรตองมเปาหมายและทำสงตางๆ เพอบรรลเปาหมายนน เราไมรหรอกวาเราจะมเวลาอกแคไหน บางคนไมเลกเหลาเพราะคดวา ไมเปนไรนา ไววนหลง บางคนไมเลกการพนนเพราะคดวาไมเปนไรนา ไววนหลง บางคนไมเลกบหรเพราะคดวาไมเปนไรนา ไววนหลงเราไมอาจรหรอกวา วนหลงทเราคดไวนน จะมโอกาสไหมและบางทมนกสายเกนไปกม เราอาจโชคไมดเหมอนชายหนมในเรองทเปนเพยงแตฝนรายทคดวาตวเองเปนโรคราย เราอาจไมโชคดเชนนนกได เรมตนตงเปาหมายและเดนหนาทำเสยแตวนน กอนทอะไรๆจะสายเกนไป
Effective Time Management ; ETM 91 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement
บทท 18เปาหมายของเราเปนอยางไร
Effective Time Management ; ETM 92EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T มคนเคยเปรยบเทยบไววา หากชวตเราเปรยบเสมอนเกมโยนบอล5 ลกสลบกนไปในอากาศคลายนกเลนกล บอลทง 5 เปรยบไดกบ งาน,ครอบครว, สขภาพ, เพอนและจตใจ
เราคงตองบอกวา งานนนคงตองเปนลกบอลยาง ซงแมวาเราจะพลาดพลงทำตกกครงมนกสามารถทจะกระเดงกระดอน กลบมาใหเรานำกลบมาเลนตอได แตบอลอก 4 ลกทเหลอ คอ ครอบครว สขภาพเพอนและจตใจ นนเปนเชนลกแกว การพลาดพลงทำลกใดลกหนงตกไปนนแมเปนเพยงแครอยถลอก รอยตำหนเลกๆ รอยหกแหวง หรอแตกละเอยดกลวนแตเปนสงทเราไมสามารถแกไขใหมนกลบมาเปนลกแกว ทแววใสดงเดมได
ดงนนเราจงควรระลกอยเสมอวา.....ชวตเราคอ.....การตอสประคบประคอง บอลทง 5 ลก ทแตกตางกนโดยสนเชงใหสมดลมากทสด.....
นนเปนขอคดในการตงเปาหมายทดสำหรบเราแลวเรามเปาหมายทง 5 ดานของเราอยางไร เราอยากเปนอะไร
อยากไดอะไรถาเรายงนกไมออก ขอใหเราสมมตวา เรากำลงเลยงฉลองกน
วนทเราอาย 60 ป เรากำลงขนไปกลาวกบเครอญาตและเพอนสนททมาในงานของเรา เราจะพดสงตางๆ ทผานมาในชวตของเราวาเราภมใจ ดใจกบอะไรบางและสงสำคญในดานตางๆทเราไดทำมาแลวในชวตของเราอยางไร
ตวอยางทเราอาจนำมาเขยนในเปาหมายระยะยาวของเรา เชน1. สขภาพ : เราเลนแบด 3 วน/สปดาห คอลเลสเตรอล เบาหวาน
นำหนกอยในเกณฑปกต สายตามองเหนด ตบ หวใจเชคทกป แขงแรงด2.ชวตการทำงาน : เคยไดตำแหนงผานการเปนหวหนาทไดฝก
การบรหารมาแลว ลาออกกอนเกษยณ(Early Retire) เพอใหยงมพลงทจะทำสงอนๆ เปนอาจารยสอนพเศษตามสถาบนการศกษา ตงบรษททปรกษาดานการบรหาร เปนนกเขยนประจำนตยสาร และเขยนหนงสอ
Effective Time Management ; ETM 93 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT3. ชวตครอบครว : อยกบภรรยาคนเดม ลกมรางกาย-จตใจ
ทเขมแขง สอนใหลกเลนกฬาไดอยางนอยคนละ 2 ชนด เลนเครองดนตรได1 อยาง พวกเขาเรยนจบปรญญาโทเปนขนตำ มอาชพเปนหลกแหลง มหลานไปไหนกนเปนครอบครวกบญาตๆ เปนเจาของไรผลไมทตางจงหวดไปเทยวและอยพรอมหนาอยางนอยปละครง
4. สมพนธภาพกบสงคมเพอนฝง : สงสรรคกบเพอน 1 ครงในทกหกเดอน ไปงานเลยงรนสมยเรยนมธยม-มหาวทยาลย เขาสมาคมนกเรยนเกาญปน และพบกลมเพอนสนททเรยนมหาลยปละครง ยงคบหาและโทรหาเพอนเกาๆ เปนระยะ
5. จตใจ : เปนผใหญมากขน อดทนไดมากขน ไมข โมโหไมตกใจงาย รบสภาพตางๆ ไดด ไมขโมโออวดเกนเหต มความสขแมในสถานการณทเลวรายกตาม จตใจพรอมรบทกสถานการณ ชวงชวตหลงจากนคอกำไรของชวต
การเขยนรายการของเปาหมายจะชวยใหเราชดเจนมากขน เปรยบเหมอนกบภาพแหงความฝนของเรา ความฝนจะทำใหเรามความหวง และมพลง และแนนอนความฝนเชนนเปนความฝนทมกำหนด ไมใชความฝนลมๆ แลงๆ เพราะเราคาดไววาเมอเราอาย 60 ป เราจะไดทำสงตาง ๆเหลานนผานไปแลว
ตอนนอยากใหเรานงคดถงตวเอง ลองตงเปาหมายด1.สขภาพ : ....................................................
....................................................................................................2.ชว ตการทำงาน : ............................................
....................................................................................................3.ชว ตครอบครว : ............................................
....................................................................................................
Effective Time Management ; ETM 94EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T 4. สมพนธภาพกบสงคมเพอนฝง : .....................................................................................................................................
5. จตใจ : .....................................................................................................................................................................
ถายงไมตงเปาหมาย ยงไมอยากใหเราอานตอนะ เพราะเรองนสำคญและอยากใหเราลองคดด ใหเวลากบสงทสำคญน คดดวาเราอยากเปนอยางไร ลองดกอนนะ ใชเวลากบสงนกอนแลวคอยมาตอกน
ถงตรงนแลว อยากใหเราตงคำถามกบตวเองวา ถาเรายงใชชวตเหมอนเชนทกวนน เราจะไดเหนความฝนของเราทตงไวเมอสกครจะมโอกาสเปนจรงไหม ถาไดเหน แสดงวาเราทำในสงทมทศทางเดยวกนแตถาไมไดเหนหรอมโอกาสนอย แสดงวาเราไปคนละทศทาง เราตองปรบตวเองแลว
เราควรทำงานแตละวน แตละเดอนใหใกลกบทศทางทเราวางไวและสงสำคญยงขนคอ ใหพจารณาวาเปาหมายเรา เปาหมายองคกรกบสงทเราทำขดแยงกนไหม ถาขดแยงกนตองปรบ หรอหากขดแยงกบองคกร เราตองเลอกเอาวาเราจะปรบหรอตองเปลยนองคกร หรอธรกจหรองานทเราทำอย
Effective Time Management ; ETM 95 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTการตงเปาหมายในระยะยาวเชนน เราเรยกวาเปน Long Range
Plan ภาพอาจไมเฉพาะเจาะจงนก แตกใหทศทางเราไดพอสมควรกอนทเราจะลกลงมาถงเปาหมายทเรมชดขน คอเปาหมายในรายป
รายเดอน และรายวน อยากใหเราไดอานเรองของความฝนทสำคญของคนๆหนงทเธอฝนและเธอกทำไดเมอเธอวย 87 ป ไมมคำวาสายเกนไป สำหรบเธอซงเปนสงนาชนชมมาก
มองสกครง กบดานดๆ ของชวตวนแรกทพวกเราเรมการเรยนในมหาวทยาลยนน อาจารยของเรา
ไดเขามาแนะนำตวและบอกใหพวกเราทำความรจกกบคนอนๆ ทเราไมรจกมากอน ผมยนขนแลวมองไปรอบๆ และมมอๆ หนงเออมมาจบบาของผมผมหนไปพบกบหญงชรารางเลก ผวหนงเหยวยนทสงรอยยมอนเปนประกายมาใหผม รอยยมนนทำใหเธอดสดใสอยางยง
หญงชราคนนนกลาวขนวา “ สวสด รปหลอ ฉนชอโรส อายแปดสบเจดแลว มาใหฉนกอดสกทส ” ผมหวเราะกบทาทางของเธอและตอบอยางราเรงวา “ แนนอน ไดสครบ ” แลวเธอกกอดผมอยางแรงผมถามเธอวา “ ทำไมคณถงมาเรยนมหาวทยาลยเอาตอนทอายนอยและไร เด ยงสาอยางน ละ..” เธอตอบดวยเส ยงปนหวเราะว า“ฉนมาหาสามรวยๆ ทฉนจะไดแตงงานดวย แลวมลกสกสองสามคน...”ผมขดจงหวะเธอ โดยถามวา “ ไมเอาครบ.. ถามจรงๆ ผมสงสยจรงๆวาอะไรทำใหเธอมาเรยนทน ตอนทอายขนาดน ” และเธอตอบวา “ ฉนฝนมานานแลววาฉนจะไดปรญญา และตอนนฉนกกำลงจะไดปรญญาทฉนฝน ”
หลงเลกเรยนวชานน เราเดนไปทอาคารสโมสรนกศกษาดวยกนและน งกนชอคโกแลตป นดวยกน เรากลายเปนเพ อนกนในทนทตลอดสามเดอน หลงจากนนเราจะออกจากชนเรยนพรอมกนและจะไปน งคยกนไมหยด ผมน นประหลาดใจเสมอเม อไดฟง “ยานเวลา”ลำนแบงปนความร และประสบการณของเธอใหกบผม
Effective Time Management ; ETM 96EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T
เมอถงตอนสนสดภาคการศกษา เราไดเชญโรสใหมาพดทงานเลยงของทมฟตบอลของเรา ผมไมเคยลมเลยวาเธอไดสอนอะไรใหกบเรา
พธกรแนะนำตวเธอ และเธอกเดนขนมาทแทนตอนทเธอกำลงเตร ยมตวท จะพดตามท เธอต งใจน น เธอทำการ ดท บ นทกเร องทเธอจะพดตกพน
เธอทงอาย ทงประหมา แตเธอโนมตวเขาหาไมโครโฟนแลวบอกวา“ ขอโทษดวยนะ ทฉนซมซาม ฉนเลกกนเบยรมาตงนานแลว แตวสกพวกนมนแรงจรงๆ... ฉนคงจะเอาบทของฉนมาเรยงใหมไมทนแลว งนฉนกคงไดแคบอกเรองทฉนรใหกบพวกคณกแลวกน ”
พวกเราทกคนหวเราะกนทองคดทองแขง เธอเร มตนว า“ พวกเราทกคนนน ไมไดหยดเลน เพราะเราแกหรอก แตเราแกเพราะวาเราหยดเลน ทจรงแลวมเคลดลบสการทจะยงหนมสาวอยเสมอ มความสขและประสบความสำเรจอย 4 ประการ
1.) พวกคณจะตองหวเราะ และมเรองสนกๆ ขำขนทกวน2.) พวกคณจะตองมความฝน เม อไรกตามทคณสญเสย
ความฝนของคณไป คณจะตาย มคนมากมายท ย งเด นไปเดนมาอยทงๆทตายไปแลว และไมรตวดวยซำวาตายไปแลว
3.) การทคณ “ แกขน ” กบ “ เตบโตขน ” นนมนตางกนมากถาคณอายสบเกาแลวนอนอย บนเตยงเฉยๆปหน ง และไมทำอะไรเปนชนเปนอนเลยตลอดทงป คณกจะอายยสบ ถาฉนอายแปดสบเจดแลวนอนเฉยๆ ไมทำอะไรเลย ตลอดทงป ฉนกจะอายแปดสบแปด ทกๆคนน นจะแกข นท งน น ไมจำเปนตองอาศยความสามารถอะไรเลย
ตลอดปนน โรสไดกลายเปนสญลกษณของมหาวทยาลยของเราและเธอนนจะเปนเพอนไดกบทกคน ในทกททเธอไป เธอรกทจะแตงตวดๆและดมดำอยกบความสนใจทนกศกษาคนอนๆ มใหกบเธอ เธอไดใชชวตอยางเตมท
Effective Time Management ; ETM 97 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTประเดนของการ “ เตบโตขน ” นน อยทการแสวงหาโอกาสในการเปลยนแปลง
4.) อยาทงอะไรไวใหเสยใจภายหลง คนสงอายสวนใหญนนไมเสยใจ กบสงทไดทำลงไปแลว แตมกจะเสยใจกบสงทยงไมไดทำ คนทกลวความตายนนมแตคนทยงมสงทตองเสยใจคางอย
เธอจบการพดของเธอดวยการร องเพลง “The Rose”อยางกลาหาญ และเธอไดแนะใหพวกเราทกคนศกษาเนอรองของเพลงนนและเอาความหมายเหล าน นมาใช ก บช ว ตประจำว นของพวกเราเมอสนปการศกษานน โรสไดรบปรญญาทเธอไดเรมฝนไวเมอนานมาแลว
หนงสปดาหหลงจบการศกษา โรสจากไปอยางสงบ เธอนอนหลบไปและไมต นข นอกเลย นกศกษากวาสองพนคนไปรวมพธศพของเธอเพอแสดงความเคารพตอหญงชราผวเศษ ผไดสอนใหพวกเขาไดรดวยการทำใหเหนเปนตวอยางวาไมมคำวาสายเกนไปทจะเปนทกสงทคณสามารถเปนได
บทเรยนของเรองนทำใหเราเหนวา ความฝนของคนเรามพลงมนชวยทำใหเราไดมองเหนสงทเราทำอยวาตรงกบความตองการของเราหรอไมมนทำใหเราเตบโตขน และถงแมวาฝนนนจะไมเปนจรง แตเรากยงภมใจทเรามความฝน
ในบทตอไปเราจะมาดวาเปาหมายระยะกลางและระยะสน ของเราจะเปนอยางไร
Effective Time Management ; ETM 99 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement
บทท 19เปาหมายระยะสน
Effective Time Management ; ETM 100EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T หลงจากทเรามเปาหมายในระยะยาวแลว เรากจะมากำหนดเปาหมายในระยะกลาง ประมาณ 10 -15 ป วาเราจะตองการใหเกดอะไรข นบาง แลวกวางใหส นข นประมาณ 2-3 ป เหมอนกบการทเราจะเดนทางไปเชยงใหม เรากอาจตงเปาวาเราจะไปแวะทไหนกอน เชนนครสวรรค พษณโลก จะถงนนกโมง จะทานขาวเทยงทพษณโลกตอนกโมงตอมาเรากควรตงเสากโลเมตร หรอหลกไมลทเรยกวา Mile Stonesวาเราอยากเหนอะไรบาง อยากเหนตวเองเปนอยางไรในชวง 2-3 ปนเราตองกำหนดออกมาเพอภาพความฝนของเรา จะไดชดเจนและเจาะจงมากขน และแนใจวาเราไมไดหลงทาง เชน ใน 2 ปนเราจะเรยนจบปรญญาโทดหนงฝรงร เร องโดยไมตองอานคำบรรยายภาษาไทย ขบรถยนตไดเปดรานขายอาหาร สขภาพแขงแรงไมเคยตองหาหมอหรอกนยา เปดราน7-11 ฯลฯ และนำเปาหมายนมากำหนดเปนแผนงานประจำปของเราวาปนเราจะเหนอะไร ซงกนาจะเปนเปาทชดเจนมากขนไปอก
ตวอยางเปาหมายในระยะกลางเรากตองสอดคลองกบเปาหมายระยะยาวของเราด วย ซ งอาจดจากแผนระยะยาวและกำหนดใหชดมากขนในทง 5 ดานทกลาวมาแลวกได
เราจะมาดตวอยางแผนงานทส นลงมาเปนแผนงานประจำปเชนในปนเราไดกำหนดเปาหมายในดานตาง ๆ และแนนอนวาแผนตาง ๆเหลานกตองสอดคลองกบแผนระยะกลางของเรา ตวอยางในการตงเปาหมายในปหนาของเรา• เปาหมายเสรมสรางคณภาพชวต (Creative Goals)
# จดบาน# จดสวน ปลกตนไม หางานอดเรก เลยงกลวยไม# เรยนเตนเขาสเตป รองเพลงไดอยางนอย 3 เพลงทจะเปน เพลงเกงของเราในการออกงาน# เรยนวาดภาพดวยสนำ
Effective Time Management ; ETM 101 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT# เขยนหนงสอ เรองการบรหารเวลา การประชม และความคดสรางสรรค
• เปาหมายในงาน (Careers Goals)# เปนวทยากรมออาชพทมหลกสตรเปนของตวเอง# รายรบมากกวา 50,000 บาท/เดอน# เขาโครงการ Early Retirement# หางาน Part-time เชน เขยนบทความในนตยสาร
• เปาหมายดานการเรยนร (Education Goals)# เรยนภาษาองกฤษ# เรยนคอมพวเตอร โปรแกรม flash และการทำ homepage# เรยนการใช Palm และ Pocket PC# อานหนงสอดานการบรหารสมยใหมทสนใจ# อบรมดาน Soft skills
• เปาหมายในครอบครว (Family Goals)# ใหเวลากบลกมากขน# ไปเยยมคณพอและญาตพนองบอยขน# ดแลภรรยาและใสใจเปนพเศษมากขน
• เปาหมายดานเศรษฐกจ (Financial Goals)# สะสมกองทนใหได 3 ลานบาท# เกบเงนเดอนละ 2 หมนบาท# ลดคาเบยรและการเลยงสงสรรคทมากเกนจำเปน# ลดการใชบตรเครดต
• เปาหมายดานจตใจ (Mental Goals)# รจกยอมรบผด# คมอารมณมากขน# เขาสงคมมากขน# หยดเอาแตใจ
Effective Time Management ; ETM 102EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T # เลกผดวนประกนพรง# หยดวจารณทไมไดประโยชน# มองโลกในแงบวกและมความสขในทกสถานการณ
• เปาหมายดานสขภาพ (Physical Goals)# กนอาหารเจในชวงเทศกาล# ควบคมอาหาร ทานเฉพาะทจำเปน# ปนจกรยานกบลกตอนเยน# ตแบด 3 ครง/ สปดาห# ลดเอว# ลดกาแฟ# เลกบหร# ลดเหลา เบยร
• เปาหมายดานสงคม (Social Goals)# ดหนงกบเพอน ๆ# พบเพอนเกา# อานหนงสอวารสาร และนวนยาย# เปนสมาชกชมรมศษยเกา# พกผอนตางจงหวดกบเพอนเกา ๆ
คราวนเรามาลองกำหนดเปาหมายในปนของเรากนด ใหเราเขยนเองนะ• เปาหมายเสรมสรางคณภาพชวต (Creative Goals)
# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….
Effective Time Management ; ETM 103 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT• เปาหมายในงาน (Careers Goals)
# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ………………........................…………………
• เปาหมายดานการเรยนร (Education Goals)# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….
• เปาหมายในครอบครว (Family Goals)# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….
• เปาหมายดานเศรษฐกจ (Financial Goals)# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….
• เปาหมายดานจตใจ (Mental Goals)# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….
Effective Time Management ; ETM 104EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T # ……………………...........................……….# ……………………...........................……….
• เปาหมายดานสขภาพ (Physical Goals)# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# ……………………...........................……….# …………………….........................................………# …………………….........................................………
• เปาหมายดานสงคม (Social Goals)# …………………….........................................………# …………………….........................................………# …………………….........................................………# …………………….........................................………# …………………….........................................………
จากเปาหมายทเราวางไวของปน เรากจะนำมาเขยนในแผนประจำปหรอท เร ยกวา Year Plan ของเรา แผนงานน ค อ ความต งใจวาปนเราจะทำสงตางๆทกลาวมาใหสำเรจ เปนความตงใจของเราในตอนเรมตน
ตอมาเรากจะดวาเราจะนำเปาหมายไหนมากำหนดในแตละเดอนเชน เดอนนตองการทำอะไรใหสำเรจหรอเรมตนงานใด ยกตวอยางเชนจะสมครเรยน AUA ภายในเดอนมนาคม เลกบหรในเดอนกรกฏาคมเรมเลนแบดมนตนเดอนเมษายนเปนตนไป กนเจชวงเทศกาลเจปนยกเลกบตรเครดตใหเหลอ 2 ใบในเดอนกมภาพนธ ฯลฯ
Effective Time Management ; ETM 105 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTขณะเดยวกนกจกรรมบางอยางกอาจไมตองลงเวลาทแนนอน
เพ อใหย ดหย นได เช น ดหนง อานหนงสอเร องการจดการปนจกยานออกกำลงกาย ควบคมอารมณ ฯลฯ เปนงานทยดหยนได เกดขนสมำเสมอได เมอไรทภาพยนตรด ๆ เขามากไปด หรออานหนงสอตอนเยนๆหรอกอนนอน ฯลฯ แตเราจำเปนตองเขยนไวเพ อเตอนตวเองและหากเราม นใจโดยจะเข ยนเจาะจงว นเวลาท จะทำเลยก ได ถาเราคดวาการกำหนดวนจะทำใหเราไมผดวนประกนพรงออกไปอก
เชน ปนเรามโครงการหรอแผนงานทจะทำ ดงน
โครงการเหลาน เปนเหมอนการตงหลก และแนวทางใหกบเราเปนความตงใจทเราจะทำใหความคดนสำเรจลลวงไปได
1. สรางฐานขอมลใน WEB โครงการใหมของฝาย 1 ม.ค. - 30 พ.ค.
2. ปรบปรงงานกระบวนการในการใหบรการลกคา 1 เมย - 15 ม.ย.- การเบก - ถอนเงนสด- การอนมตสนเชอ- การอนมตบตรเครดต
3. เรยนภาษาองกฤษ และสอบ Tofel ใหได 600 1 ม.ค. - 30 ก.ค.
4. เขยนหนงสอ ใหได 3 เลม 1 ม.ค. - 31 ธ.ค.- เทคนคการประชม (30 ม.ค.)- ทกษะสำหรบผนำ (30 ม.ย.)- ความคดสรางสรรค (31 ธ.ค.)
.
.
.
.
.
.
เราสามารถเพมโครงการไปไดเรอยๆ
Effective Time Management ; ETM 107 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement
บทท 20การวางแผน
Effective Time Management ; ETM 108EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T การวางแผนถอเปนหวใจสำคญของการทำงาน และการดำเนนชวตแตปญหาท สำคญกคอ คนสวนใหญไมชอบวางแผน ไมว าจะเปนแผนการดำรงชวต หรอ แผนงานธรกจ หรอแมแตแผนงานในแตละวน
เมอไมมการวางแผน เราจงมกจะเผชญปญหาเฉพาะหนาใหแกไขอยตลอดเวลา ซงกระทบตอการบรหารเวลาอยางมาก
สมมตวาเราไดรบคำสงใหไปภเกต 3 วน เพอเขาประชมแทนหวหนาทไปไมได เราตองเตรยมตวอยางไรบาง
ขอใหเรามาลองวางแผนกนดหนอยสมมตวาเราลองคดออกมาแลวนะวาเราตองทำอะไรบาง เชน
- ซอตวเครองบน- จองทพก- เตรยมเอกสารในการประชม- จายคามอถอทคางชำระ- จดตารางการทำงาน- เตรยมกระเปาและของใชสวนตว- สำรองเงนสด- เชคสภาพอากาศ- ฝากงานใหกบเพอนรวมงาน- ใหเบอรมอโทรทจะตดตอเราได
เราคงอนใจไมนอยทเราไดเขยนรายการเหลาน การวางแผนนดเหมอนจะชวยเราไดมากทเดยว แตเชอไหมวาหลายคนทแมจะวางแผนแลวกยงอาจยงตกหลนหรอลมบางสงในรายละเอยดอน ๆ ไดอก เชนลมแปรงสฟน ลมถงเทา ลมทชารตแบตเตอร ลมเบอรโทรของบคคลทเราตองตดตอ ลมนำเอกสารบางอยางไป ฯลฯ เมอไปถงกตองวงหารานซอสงเหลาน ซงกตองเสยเวลาและสรางความโกลาหลใหไมนอย
นขนาดเราคดวาเราวางแผนแลวนะ ยงมโอกาสลมไดมากขนาดนแลวนบประสาอะไรถาเราไมคดทจะวางแผนเลยละ
Effective Time Management ; ETM 109 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTทำไมคนถงไมชอบวางแผน สาเหตท คนไมชอบวางแผนนน
มหลายสาเหตดวยกน ซงไดแก- ขเกยจ- ทำไปกอนแลวคอยวางแผน- ไมเหนความสำคญ- กลวทำไมไดตามแผน- วางแผนไมเปน- ไมชอบเขยน คดวาจำได- รสกวาถกบงคบ - คดวาลยไปเดยวกเสรจเอง- วางแผนแลวกลววาเปนการผกมด ไมยดหยน- ไมมเวลาวางแผน- ระบบการวางแผนทคดไวยงยาก- ไมรวาตวเองตองการอะไรจรง ๆ- วางแผนมากเกนไป ไมเรมงาน เอาแตวางแผน หยมหยม ในรายละเอยด- ตอตานคนทวางแผนเพราะตวเองไมเคย- เชอประสบการณของตวเอง ใชสามญสำนก ฯลฯไมวาสาเหตของการ “ ไมวางแผน ” ของคนสวนใหญจะเปนอยางไร
แตความจรงกคอ เมอไมมการวางแผนแลว ผลงานทปรากฏออกมามกจะไมมประสทธภาพมากนก และจากผลการวจยพบวา เวลาทใชในการวางแผน เพยง 8 นาทตอวน จะทำใหประหยดเวลาในการทำงานไดถงวนละ 1 ชวโมงทเดยว
เวลาทใชในการทำงาน โดยปราศจากการวางแผน ………....……… ทำงาน 8 ชวโมง ………….…………
Effective Time Management ; ETM 110EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T แตถามการวางแผนเพยง 8 นาท เวลาทใชทำงานจะสนลงและมเวลาทประหยดได ทำใหสามารถนำเวลาทเหลอไปทำงานอยางอนอก
ถ า เ ร าม ก ารวางแผนในการทำงาน เป นประจำท กว นกจะพบวาสามารถประหยดเวลาในแตละสปดาหมากขน เราสามารถนำเวลานมาใชทำสงทตองการอยางอนไดมากทเดยว การวางแผนจงนบเปนสงสำคญอยางมาก และกสรางความเชอมนและความภมใจเมอเราทำไดตามแผนดวย
หากเราตองการวเคราะหตวเองหรอลกนองวา เปนคนทำงานแบบไหน มการวางแผนหรอไม เราอาจวเคราะหไดจากตารางขางลางน
ถาจำแนกบคคลตามการวางแผน และการทำงานตามแผนทไดวางไว จะสามารถแบงประเภทได 4 แบบดวยกนคอ
1. นกวางแผนมากเกนไป (Over-organized person) ไดแกคนทมแตแผนงาน แตไมทำงาน วนๆเอาแตวางแผน เราอาจเร ยกวาจอมวางแผนกได แผนแรกแผนรองเตมไปหมด ฝนเฟองและวจารณไดแตไมไดลงมอทำงานใดเลย ซงบางทเรากเรยกวาพวกขโม เพราะทำไมคอยได
เวลาทใช ประหยดได
8 นาท 7 ชวโมง 1 ชวโมงวางแผน
Over-organized personพวกวางแผนมากเกน
Organized personนกจดการ
Disorganized personพวกโหลยโทย
Unorganized personพวกไรแผน
ทำ
วางแผน
ไมวางแผน
1
3
2
4
ไมทำ
Effective Time Management ; ETM 111 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT2. นกจดการ (Organized person) เปนพวกท วางแผน
แลวกทำงานตามแผนดวย จดเปนนกบรหารทมประสทธภาพ3. นกจดการทไรแผน (Unorganized person) ไดแก คนททำงาน
เปนนกปฏบต แตไรแผนงาน มอะไรเขามาเปนทำหมด แตไมมประสทธผลตองใชเวลามาก เราอาจเรยกวาพวกจอมลยแตขาดแผนงาน
4. พวกโหลยโทย คอ ไมวางแผนและไมทำงาน คนพวกนจดเปนภาระของสงคมและองคกร บางครงเอาแตวพากษวจารณโดยไมทำอะไรเลย ใหทำอะไรกบอกปดหรอรบปากแตกไมทำ กลมนเปนผลเสยตอองคกร/สถาบนอยางมาก
ถาเรามการวางแผนอยางเปนระบบ และปฏบตงานตามแผนท ไดวางไว ผลงานท ออกมากจะมท งประสทธภาพและประสทธผลซงจะประหยดเวลาไดอยางมาก ในทำนองกลบกน ถาไมมการวางแผนการทำงานในแตละวน กจะเหนอยมาก รวมทงไมรวา จดสนสดของงานอยทใด
Effective Time Management ; ETM 113 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement
บทท 21มตของลำดบงาน
Effective Time Management ; ETM 114EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T ตารางทจะชวยวางแผนจดลำดบงานตามเงอนเวลา ทเปนทรจกดคอตารางทพจารณาตามความสำคญ และความเรงดวน เราสามารถแบงงานออกเปน 4 สวนตามตารางเมทรกซ ดงน
ชองท 1 คอ งานสำคญและเรงดวนงานประเภทนเปนงานทจำเปนและตองทำทนท เชน ปวดหวมาก
ทนไมไหวตองไปหาหมอ เจานายสงใหตดตอลกคาเดยวน ตองสงแบบเสยภาษวนนเพราะเปนวนสดทาย นำมนรถหมดตองหาเตมปมทใกลทสดทนท ลกตวรอนตองพาไปโรงพยาบาล แพทยแนะนำใหผาตดรดสดวงทวารวนน เพราะกำเรบมากแลว ฯลฯ
งานเหลานเราไมมโอกาสไดผดผอนไมสามารถหลกเลยงได ตองทำจะถอวาเราถกบงคบจากเหตการณเหลานกคงไมผด เพราะถาไมทำมนเดยวนจะกอใหเกดปญหาได
ไมเรงดวน1ตองทำเดยวนวนสดทายแลวถาไมทำจะมปญหาประชมดวน
2การวางแผนการเตรยมตวการพฒนาตนเองการดแลสขภาพ
3เรองทขดจงหวะไมมผลกบเราตองตอบหรอทำเดยวนไมทำกไมกระทบมากนก
4หยมหยมไมเกยวกบงาน ไมจำเปนทำแลวไมเกดผลอะไรเสยเวลา ไมสำคญ
สำคญ
ไมสำคญ
เรงดวน
Effective Time Management ; ETM 115 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTหากเราลองมาวเคราะหดจะเหนวางานประเภทน เกดขนไดจาก
2 ลกษณะ คอลกษณะแรกเกดจากการถกบงคบจากสงอนหรอคนอนโดยทเรา
ไมคาดคดกอน และเราเปนฝายถกกระทำ เชน หวหนาสงงานและตองการผลเดยวน สวนงานเรยกประชมเรองดวน รถยนตถกชน ฯลฯ งานเหลานเปนงานทคนอนสงใหเราทำ เปนงานทเกดจากปจจยภายนอก ซงยากจะควบคมได
ลกษณะทสองเกดจากการทเราผดวนประกนพรงหรอไมไดดแลปองกนไวแตเนนๆ เมอมาถงกำหนดเสนตายหรอวนทเกดปญหานนเราไมมทางเลอกอน นอกจากตองทำมนเดยวนน เชน การไฟฟาแจงวาจะตดไฟวนน แล ว เพราะไมได ชำระคาใช บร การตามกำหนดรถยนตแบตเตอรหมดเพราะเสอมคณภาพ ซงเราเคยคดทจะเปลยนแตไมมเวลาหรอรอเอาไวกอน ตองลางานไปซอใบสมครเรยนใหลกเพราะเปนวนปดขายใบสมครวนสดทาย ฯลฯ งานในลกษณะทสองนเปนงานทเกดจากนสยและการกระทำของเราเอง เปนตวชใหเหนถงการบรหารเวลาของเรา หากเรามการวางแผน หรอดำเนนการกอนจะทำใหงานประเภทสำคญและเรงดวนนลดลง เราจะไมจำเปนจะตองลกลลกลนและวนวายมากนก
หากมงานประเภทนมากเกนไปจะทำใหชวตเรามแตเรองวน ๆเราจะถกควบคมและกดดนดวยเหตการณตางๆ จนดเปนคนทไรระเบยบคนรอบขางเองกจะเออมระอา เราอาจเรยกวาเปนคนททำงานหนกแตไมฉลาดนก (Work Hard but Not Smart) กคงได ผลทตามมาคอจะทำใหเราเครยด หมดแรง ยงอยแตกบวกฤต รอนรน รวมทงยงเหยงตลอดเวลา
ชองท 2 คอ งานสำคญแตไมเรงดวนงานประเภทนเปนงานทแสดงใหเหนถงความเปนมออาชพ ในเรอง
การบรหารเวลาของแตละคน เพราะเปนงานทเนนประสทธผลของคนทำงาน
Effective Time Management ; ETM 116EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T คนทเนนทำงานดานนมากเพราะเขาร วาอะไรสำคญ อะไรไมสำคญอะไรควรทำอะไรไมควรทำ เขาจงใหเวลาทำสงเหลานกอนซงจะทำใหเขามความยดหยนและมเวลาพนจพจารณางานทสำคญเหลานไดเพยงพอ
ตวอยางของงานเหลาน เชน เรยนภาษาองกฤษ/คอมพวเตอร ตรวจสขภาพประจำป ลดความอวนทตงใจไวหลายปแลว ทำเรองตดคานำ-ไฟผานธนาคาร เขยนบทความทต งใจจะเขยน ทำรายงานการประชมสรางความสมพนธทดกบหวหนา ออกกำลงกาย พฒนาความร เสนอแนวทางการปรบปรงการทำงานแบบใหมตอหวหนางาน วางแผนการทำงานประจำป/เดอน/สปดาห ฯลฯ
งานเหลานแมจะสำคญแตกเปนงานทหลายคนมกจะผดผอนและเลอนออกไปโดยไมมกำหนด หรอไมกมกจะเปนงานทไดเรมตนแลวแตกคางคาเอาไว จนกระทงถงเสนตาย
หากเราวเคราะหดจะเหนวาเมอเวลาผานไป ถางานประเภทนยงไมไดรบการปฏบต และเปนงานทมกำหนดเสนตาย และเสนตายกำลงจะมาถง งานนกจะเปลยนเปนงานสำคญและเรงดวน นนกคอเปลยนสภาพเปนงานประเภทท 1 ขนมา
หากเป นงานท ไม ม เส นตายก อาจจะถ กผ ดผ อนเร อยไปและหากเปนงานท ถกเล ยงไมไดกจำตองปฏบต อาจทำใหงานน นไดผลลพธทไมด หลายคนจงอาจจะบนวาถารอยางนทำตงนานแลวอะไรทำนองน งานลกษณะท เขาขายประเภทน เชน คดวาจะซอมหลงคาบานกอนหนาฝน แตกมงานอนมาแทรก หรอไมกไมมอารมณจวบจนฝนแรกเรมตก พนบานเจงนองจงจำตองดำเนนการ และกอาจตองรบจางชางท ไมชำนาญ หรออาจจะแพงเพราะเวลาบงคบแลวบางคนกมกจะบอกวา ถามเวลาคงจะทำไดด-ถกกวาน
หรออยากจะไปตรวจฟนแตอยากหาหมอทเกง ๆ เลอนมาเรอยจนปวดฟน แตพอปวดขนมาหมอคนไหนกได แพงแคไหนกตองทำเพราะไมมทางเลอก
Effective Time Management ; ETM 117 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTหรอมโครงการเสนอปรบปรงการทำงานบางอยาง แตไมสบโอกาส
เลอนมาเรอย จนมาพบปญหาอกครงเปนปญหาซำๆซากๆหรออยากไปพกผอนกบครอบครว จะไปเยยมพอ-แม จะโทร
ไปหาเพอนเกาทรวาทำงานคลายคลงกบเรา เขาอบรมโครงการใหมๆแตเลอนมาเรอย ฯลฯ เหลานลวนแตเปนสงทอยากทำ แตไมถงเสนตายเลยยงไมทำ
เราควรใหเวลาในการดำเนนงานนมากขนเพราะงานนมความสำคญและเนนกระบวนปองกนมากกวาการวงไลตามปญหา งานประเภทนเรามโอกาสควบคมและมความยดหยนไดมากกวาประเภทท 1 และงานประเภทนเองทจะสรางภาวะความเปนผนำแกตวเราได โดยเฉพาะผนำทเนนการวางแผน การปองกน (Proactive) สรางความสมพนธ แสวงหาโอกาสใหม และใหเวลาพกผอนสำหรบตนเองได
คนทใหเวลากบงานนมากจะทำใหเขามวสยทศน มองการณไกลมความสมดลในชวต เปนคนมระเบยบวนย ควบคมตนเองไดดและไมคอยเจอภาวะวกฤต
อยางไรกตามจากการศกษาพบวางานประเภทนแหละคองานทมกไดรบการผดวนประกนพรง ซงคนทำงานสวนมากให เวลาไมมากนกกบงานนทำใหพวกเขาตองประสบปญหาในการทำงาน ในขณะน
ชองท 3 คองานไมสำคญแตเรงดวนงานประเภทนเปนงานทแสดงใหเหนถงการไมกลาตดสนใจและ
ไมควบคมสถานการณของคนทำงาน หลายคนมกจะทำงานแบบลย ๆคดวาเดยวกดไปเอง งานประเภทนจะมแตเรองดวนกบดวนทสด ในยคท 2ของการบรหารเวลา กใชวธการบรหารเวลาแบบนเสยเปนสวนใหญ กลาวคอเม อมภาระงานเกดข น คนทำงานกลงในตารางตามความเรงดวนและลยงานใหเสรจ โดยไมไดเนนวา งานนจะสงผลตอความสำเรจตามเปาหมายทตงไวหรอไม
Effective Time Management ; ETM 118EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T ตวอยางของงานประเภทน เชน เซลสโทรมาตอใหชวยทำบตรเครดต มคนมาขอใหเปนกรรมการผาปา นกศกษามาขอใหเปนประธานหาทน คนมาขอใหทำแบบสอบถาม เพอนมาชวนใหเขาประชมดวยเพราะเขากลว หวหนาใหแกบนทกไปมาและสดทายกไมไดใช ฯลฯงานเหลานเปนงานทเผชญหนา รอใหเราตดสนใจ หากเราไมรจกปฏเสธหรอรบตดสนใจ จะทำใหเราตองเสยเวลามาก จนมผลใหงานอน ๆทควรทำกไมไดทำ
หากเรามาวเคราะหดจะเหนวา งานเหลานเปนงานทขดจงหวะจะมมาเปนระยะ หากไมปฏเสธกจะมภาระงานท หนกอ งจนใคร ๆกมกจะโยนงานมาใหเรา จนเราเองร สกวาไมมเวลาทจะทำงานอนๆท สำคญกวา เราอาจร ส กว าไดทำงานเยอะและมประสทธภาพแตหากมองในแงประสทธผลแลว ถอไดวาเราไมไดรบผลอะไรจากงานนและยงสงผลใหเราผดผอนงานประเภทท 2 ออกไป
เราควรลดการใชเวลากบงานประเภทนลง แมงานประเภทนจะคาดหวงไมไดวาจะเกดขนเมอไร แตเมอเกดขนเราตองกลาตดสนใจ กลาปฏเสธ หรอหาทางลดการใชเวลาใหนอยทสด จะไดไมเสยเวลาไปมากนก
ชองท 4 คอ งานไมสำคญและไมเรงดวนงานประเภทนเปนงานทเราทำไปตามอารมณหรอความร สก
ท งท ไมควรตองทำเลย ทำใหเราเสยเวลาโดยเปลาประโยชน เชนการนนทาวารายผอน มงดความหายนะของคนอน ทานขนมจบจบคยมอถอแบบไรสาระ อานเมลท ไมไดประโยชน ดละครนำเนาเลนเกมสฆาเวลา นอนจนเกนตองการ ฯลฯ งานพวกนเมอเราทำไปและเรามองยอนไปดจะรสกเสยดายเวลาทเสยไป
หากเรามาวเคราะหดจะเหนวางานประเภทนเปนงานททำใหเราอาจจะเพลดเพลน แตไมก อใหเก ดผลตามเปาหมายของชว ตนกงานประเภทนควรตองตดออกจากชวตใหมากทสด
Effective Time Management ; ETM 119 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTงานท ง 4 ประเภทน งานใดจะจดอย ในประเภทใดน น
ยอมแลวแตชวต และเปาหมายของแตละคน งานชนดเดยวกนอาจจะเปนงานสำคญและเรงดวนของคนหนง แตอาจเปนงานไมสำคญและไมเรงดวนของอกคนหนงกได เชน งานดละครทว อาจเปนงานประเภท 2 ของผบรหารบรษททำละคร เพราะเขาอาจศกษาเพอพฒนาละครของตวเองใหดขนแตเปนงานประเภท 4 ของผใชแรงงานบางคน ทดแลวไมเกดประโยชนตอสตปญญาหรอความคดอะไรเลย บางทกทำใหความคดเลวรายลงไปอกกม หรองานเลนเกมสคอมพวเตอรอาจสำคญสำหรบคนท จะออกแบบเกมส แตไมสำคญสำหรบเดกๆท ต ดงอมแงมและไมเปนอนทำอยางอน ๆ
การจดสรรว างานแตละประเภทอย ในชองไหน เราใช เปาหมายชวตเปนหลกวา งานใดจะทำใหเขาใกลเปาหมายทสด กคองานนนสำคญ งานใดทไมเกยวกบเปาหมายชวตทเราตงไวกไมสำคญ
ตารางทง 4 ชองนจะชวยใหเราวเคราะหและเหนภาพในการวางแผนการทำงานของเราไดเปนอยางด
Effective Time Management ; ETM 121 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement
บทท 22หนกอนใหญ
Effective Time Management ; ETM 122EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T งานทสำคญๆ ทอยในชองท 2 นแหละคองานทเราจะตองนำมาวางแผนกอน หลายคนวางแผนโดยหยบงานตางๆ ทกชนดมาวางพรอมๆกนซงบางทกจะเบยดเวลาของงานทสำคญ ๆ ไป เราจงควรวางแผนและจดสรรเวลาใหงานทสำคญกอน และใหเวลาทเหลอกบงานทไมสำคญภายหลง
เพอใหเราไดเหนภาพดวยกน กจะขอนำการสมมนาอยครงหนงทมผเชยวชาญทานหนงไดเปรยบเทยบเรองนไวในโอกาสทไปพดใหกลมนกเรยนบรหารธรกจฟงในเรองเกยวกบการจดสรรเวลาน โดยเปรยบเทยบวาสงทสำคญ ๆ กเปรยบเหมอนหนกอนใหญ สวนสงทไมสำคญกเปรยบเหมอนหนกอนเลก โดยเขาไดดำเนนการโดยใชตวอยางซงเชอวา พวกนกเรยนจะไมลมเลย เรามาฟงเรองทเขายกตวอยางด
ขณะทผเชยวชาญยนตอหนานกเรยนกลมใหญ เขาพลนพดวา“ เอาละไดเวลาเกยวกบการทดสอบ ”เขานำเอาภาชนะใสรปรางแบบอางทแบบปดฝาไดขนมาวาง
บนโตะแลวเขากเอาหนขนาดใหญคอยๆ ใสลงไปในภาชนะทละกอนเมอหนเตมภาชนะและไมสามารถทจะเตมหนไดอกตอไป เขากถามนกเรยนวา
“ มนเตมหรอยง ”นกเรยนทกคนตอบเปนเสยงเดยวกนวา “ เตมแลวคะ/ครบ ”เขากถามกลบวา “ จรงหรอ ”แลวเขากนำเอากอนกรวดออกมา แลวคอย ๆ ใสลงไปในภาชนะ
พรอมๆ กบเขยาภาชนะ ทำใหกอนกรวดเคลอนตวตกลงไปในชองวางของหนกอนโต
เขายมพรอมกบถามกลมนกเรยนอกครงหนงวา“เตมหรอยงครบ ”นกเรยนทกคนเงยบ แตนกเรยนคนหนงพดวา “ สงสยวา
ยงไมเตมครบ ”เขาตอบวา “ ใชครบ ”พรอมกนนนเขากเอามอไปหยบถงทรายขนมาจากใตโตะ แลวก
เททรายใสลงไปในภาชนะ เขาเขยาใหทรายวงลงไปในชองวางระหวาง
Effective Time Management ; ETM 123 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTหนกอนใหญและระหวางกอนกรวด
เขาถามนกเรยนอกครงวา “ มนเตมหรอยง ”ครงนทกคนตอบเปนเสยงเดยวกนวา “ ยงไมเตมคะ/ครบ ”เขากลาว “ เยยม ใชครบ มนยงไมเตม ”แลวเขากหยบโถนำขนมา แลวกเทใสลงไปในภาชนะจนมนเตม
จนเออเขามองไปทนกเรยนทกคน และถามวาเขาแสดงอะไรใหพวก
นกเรยนดนกเรยนคนหนงยกมอขนพรอมกบพดวา “ ถงแมวาตารางการ
ทำงานของคณจะเตมแนนแคไหน ถาคณพยายามอยางหนกคณจะสามารถทำงานบางอยางไดมากขน ”
ผเชยวชาญพยกหนาพรอมกบสอนวา“ นนกสวนหนงแตไมใชสงทผมกำลงสอน ทผมสอนพวกเรากคอ
ถาคณไมใสหนกอนใหญลงไปกอน คณจะไมมวนใสมนลงไปไดเอาซะเลย ”“ คณจะเปรยบเทยบหนกอนใหญไดกบอะไรในชวตของคณ ”- เวลาสำหรบครอบครวและคนทคณรก- ความซอสตย จรงใจ การศกษา หรอ เรองเงน ๆ ทอง ๆ- เงอนไขตาง ๆ และการตดสนใจ- สอนหรอแนะนำผอน- งานทคณอยากทำใหสำเรจลลวงมนอาจจะเปนอะไรกได แตตองจำไววา ทำหนกอนใหญ ๆ
กอนไมอยางนน คณกจะไมไดทำมนเอาซะเลย ตอนนคณอาจหาเวลาวางลองคดดซครบวาอะไรคอ “ หนกอนใหญในชวตของคณ ”
เราจะตองใสสงทสำคญลงไปในภาชนะกอน เพอใหเราทำสงทควรตองทำ ภาชนะนนกเปรยบเหมอนเวลาทมจำกด ถาเราใสกรวดทรายนำลงไปกอน กจะไมมเวลาใหสำหรบสงทสำคญ ๆ ซงกคอหนกอนใหญของเรานนเอง
Effective Time Management ; ETM 125 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement; ETM
บทท 23ควรมงานประเภทไหน มากเทาไร
Effective Time Management ; ETM 126EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T โดยทวไปแลว องคกรธรกจหรอสถาบนทวไป จะมเปอรเซนตคนทำงาน ประเภททเนนความเรงดวนมากทสด พนกงานหรอคนทำงานพวกนจะมแตเรองวนๆ มภารกจมาก เพราะเราจะทำงานทกอยางทเขามาและใหความสำคญกบงานทกอยางวาสำคญเทากนหมด เราจะเนนแตความเรงดวนเทานน ในการทำงานจงมแตเรองดวน ดวนทสด ดวนมากจากการศกษาพบวาองคกรทวไปจะมสถตการทำงานของพนกงานแตละคนในหนงวน จะปรากฏดงตารางขางลางน
และแนนอนวาถามองเพยงความเรงดวน เรากจะไมมเวลาทำในสงทสำคญๆ เราจะตองเผชญหนาแกปญหา โดยไมมเวลาวางแผนและกจะสงผลตอคณภาพของงานและคณภาพของชวตดวย
ในขณะทองคกรทมคณภาพ และไดรบรางวล Deming Awardจะแตกตางออกไป โดยมคนทำงานประเภทตาง ๆ ดงน
สถตของบรษททวไป
ไมเรงดวน1 2
3 4สำคญ
ไมสำคญ
เรงดวน
25 - 30 % 15 %
50 - 60 % 2 - 3 %
Effective Time Management ; ETM 127 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
บรษทหรอองคกรธรกจหรอสถาบนทมพนกงานทำงานประเภทท 2ในสดสวนสง มกจะไดทงประสทธภาพและประสทธผล ในการทำงานผลของงานประเภทท 2 จะทำใหพนกงานมวสยทศน มองการณไกลมความสมดลในชวต มความเปนระเบยบ และควบคมตนเองไดด
ลกษณะของงานในประเภทท 2 จะเปนงานวางแผน เตรยมการและการสรางสมพนธภาพใหมๆ ของกจการหรอตวพนกงานเองซงงานประเภทท 2 น จะกอใหเกดภาวะผนำ (Leadership) หรอมกจะพบวาผบรหาร ทเยยมยอดมกจะทำงานในลกษณะเชนน
ผลกระทบของการทำงานแตละประเภทมากเกนไปถาเราไมสามารถรกษาสมดลของชว ต และปลอยใหแตละ
เหตการณเขามา ในชองท 1, 3 และ 4 มากเกนไปกจะเกดสภาพตามตารางขางลางน
บรษทท ไดรบรางวล
ไมเรงดวน1 2
3 4สำคญ
ไมสำคญ
เรงดวน
25-30% 50-60%
1 5 % < 1%
Effective Time Management ; ETM 128EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T
กอนทจะจบบทน อยากใหเราลองตอบหนอยวาเหตการณตอไปนอย ในงานประเภทใด
1. แบตเตอรรรถยนตใกลจะหมดอาย …………………………….............. 2. พนกงานขายสถานทพกผอนมาขอนำเสนอตอนน ………………… 3. ตงใจจะไปตรวจสขภาพประจำป …………………………………………... 4. นำมนรถหมด ตองการความชวยเหลอดวน ………………………….. 5. คยโทรศพทมอถอเลนกบเพอน …………………………………………….. 6. อยากไปเยยมคณพอคณแมทไมไดเจอมา 2 เดอนแลว ......... 7. วางแผนไปเทยวพกผอนประจำป …………………………………………… 8. ปวดฟนมาก ตองไปหาหมอ………………………………………………….... 9. สาม/ภรรยา โทรมาบอกวารอท MBK ใหมาเดยวน …………….10. อยากตกแตงสวน ตนไม บาน ใหดดขน …………………………………11. บลใหชำระคามอถอภายใน 7 วน มฉะนนจะระงบการใช……….12. อยากเรยนภาษาและเรยนใหสงขน …………………………………….…..13. มนกศกษามายนขอรบบรจาคชวยงานอาสาพฒนา …………………
เครยดหมดสภาพยงแตกบเรองเฉพาะหนาลกลลกลน
ปองกนปญหาไดมวสยทศน มองการณไกลมความสมดลในชวตเปนคนมระเบยบควบคมสถานการณไดด
มองเหนแตเรองเฉพาะหนาไมเหนความสำคญของแผนเปาหมาย รสกวาถกควบคมเบอ เซง เกดปญหาอน ๆ
ไมเปนชนเปนอนพงพาตวเองไมไดตองอาศยผอนชวยเสมองานหลก ๆ ทำไมทนหาขอแกตวบอย ๆ
งานประเภทท 1 งานประเภทท 2
งานประเภทท 3 งานประเภทท 4
เรงดวน ไมเรงดวน
สำคญ
ไมสำคญ
Effective Time Management ; ETM 129 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT14. อยากเสนอปรบปรงขนตอนการทำงานใหคลองตวขน ……………15. มงดคนทะเลาะกน ..........………………………………………………………..16. ไปดงานแสดงเทคโนโลยใหม ๆ เกยวกบงานของเรา …………….17. วางแผนใหลกเรยนวายนำและภาษาองกฤษ…………………………..18. ไมรจะทำอะไรนอนดทวดกวา………………………………………..19. ไปงานแตงงานของเพอนรก………………………………………….20. พาครอบครวไปพกผอนตามทไดวางแผนไว…………………………
เมอเขาใจลกษณะและความสำคญของงานทง 4 ประเภทแลวการจดลำดบความสำคญของงานกเปนเรองทงายขน การบรหารเวลา หรอเหตการณตางๆทเขามากระทบตอตวเรากจะงายตามไปดวย
Effective Time Management ; ETM 131 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement
บทท 24บรษท/องคกร จางเรามาทำอะไร
Effective Time Management ; ETM 132EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T ในบททผานมาเราไดวางเปาหมายจากมมมองในดานของชวตสวนตวเราดานเดยว แตในความเปนจรงชวตอกสวนหนงของเรา คอการทำงาน และเราใชเวลาสวนใหญอยททำงานดวยซำไป เราจะตองมาดเหมอนกนว า บรษ ทหรอองคกรของเราจ างเรามาทำอะไรเพอเราจะไดตงเปาหมาย หรอปรบบางอยาง ระหวางเปาหมายในชวตและเปาหมายในการทำงานใหไปในทศทางเดยวกน
ดงนน กอนทจะบรหารเวลาในการทำงานใหไดด เราจะตองตอบคำถามกบตวเองใหไดกอนวา บรษทหรอองคกรทเราสงกดอยนนจางเรามาทำอะไร หรอ เราอยทนเพอทำอะไร (What am I here for ?)
องคกรจางเรามาทำอะไร?บางคนกจะตอบวาองคกรเราจางเรามาเพอขายสนคา ดแลคณภาพ
บรหารคนในองคกรใหมประสทธภาพ วจยและพฒนาสนคา วางแผนการตลาด จดทำบญชใหถกตอง จดอบรมสมมนา ตรวจสอบคณภาพเขยนโปรแกรม คอมพวเตอร ฯลฯ
คำตอบเหลาน ย งไมใชว ตถประสงคโดยตรง แตเปนงานหรอกจกรรมทจะตองทำมากกวา เราเรยกสงเหลานวา เปนวตถประสงคในงานประจำวนหรอ Reactive goal เปนวธการ (Means) ทจะทำใหเราตอบสนองวตถประสงค ทแทจรงหรอวตถประสงค หลกขององคกร
วตถประสงคทแทจรงหรอวตถประสงคหลก ๆ (Active goal)ทองคกร จางเรามากเพอ
1. ผลตสนคาใหมคณภาพ2. ใหบรการทลกคาพอใจ3. สรางกำไรแกองคกรของเราทง 3 วตถประสงคนคอเปาหมายสงสด ทองคกรจำเปนตองจาง
เราเขามาทำ
Effective Time Management ; ETM 133 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTสรปกคอวตถประสงคในงานประจำวน (Reactive goal) เปนงานท
ทำขนมาเพอเปนวถทางหรอแนวทางทจะตอบสนองวตถประสงคหลกหรอActive goal น เอง
ขอใหเราคดเสมอวาเรามงานประจำททำอย เปาหมายของงานเหลานนเปน Reactive goal
และขอใหคดเสมอเชนกนวาวตถประสงคหลก หรอ Active goalทองคกรจางเรามากเพอ
ระหวางว ตถประสงคของงานประจำว น (reactive goal)กบวตถประสงค หลก (active goal) วตถประสงคไหนสำคญกวา
เรากเหนความสำคญทแนนอนอยแลววา วตถประสงคหลกหรอ active goal มความสำคญมากกวา ดงน นเม อเรามงานเขามาพรอมๆกนและเรากำลงจะตองตดสนใจทำงานช นไหนกอนหลงงานไหนใหเวลามาก งานไหนใหเวลานอย เรากตดสนใจตามความสำคญน
Reactive(Means)
- ควบคมการผลต - ดแลพนกงาน - ตรวจบนทก - ประชมหารอ - ตดตามประเมนผลงาน - อบรมและพฒนา - วางแผนลดคาใชจาย - ตรวจสอบการทำงาน - วเคราะหงบบญชการเงน - ออกหนงสอรบรอง ฯลฯ
Active(Goal)
- ผลตสนคาใหมคณภาพ - สรางกำไรใหบรษท - ใหบรการทลกคาพอใจ
Effective Time Management ; ETM 134EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T คอตอบใหไดวางานชนนนตอบสนองวตถประสงคหลก 3 ขอนนไหมถาใชกแสดงวาสำคญ กตองใหเวลากบงานชนนน
ยกตวอยางเชน เรานดหารอลกนองเรองการมอบหมายงานแตวนนลกคาตองการพบเราเพอเจรจาสนคาตวใหมและจะไปตางประเทศหลายสปดาห เรากอาจขอเลอนนดลกนอง เพราะงานทตองพบลกคาสำคญกวา มผลกระทบโดยตรงกบวตถประสงคหลกในทนท และเราตองใหเวลาเตรยมตวมากๆดวย สวนการพบลกนองแมจะเปนเรองทสำคญแตกมผลตอวตถประสงคหลกนอยกวา เอาไววนหลงกได และกชแจงเหตผลใหลกนองฟงดวย เปนตน
หรอมเพอนรวมงานจากแผนกอนแวะมาพบ และคยไมเลกในเรองสพเพเหระ แตเรามงานคางทตองทำอกมาก ลกคาตำหนมาเรองสนคาทสงไปใหไมไดมาตรฐาน เรากอาจตองเลอกทจะไดทำงานทสำคญและแนนอนวาสำหรบการปฏเสธงานอนท สำคญนอยกวาในเวลานนเราตองมวธบอกเขาทจะทำใหเขาไมรสกวาเราขบไล และวนหลงเมอเรามเวลากอาจโทรหาเพอนและคยกนได เปนตน
หรอขณะทเราขมกเขมนทำงานรายงานบางชนทเราคางมาและตงใจวาจะตองทำใหเสรจ แตหวหนามงานชนใหมทสำคญและเรงดวนเหมอนกน เรากตองพจารณาดวยวาชนไหนสำคญและเรงดวนมากกวาไมใชจะยนกระตายขาเดยววาไมมเวลา ไมวาง เราตองยดหยนตองานทไดรบดวย หารอกนวาเราจะทำช นไหนกอน บอกใหทราบวางานอกช นอาจเสรจชาหนอยจะรบไดไหม และเมอตกลงกนไดกตองใหเวลามาก ๆเอาใจใสมากๆกบงานทสำคญและเรงดวน เราตองพรอมจะยดหยนไมใช ว าจะเปล ยนแปลงแผนงานท เราต งใจไว ไม ได หลายๆคนมองวานเปนสงรบกวน กวนใจ วนวายกบเรา แตเราตองมองในมมมองของงานดวยวา งานนนจำเปน สำคญ เรงดวน มผลกระทบตอเปาหมายใชไหมถาใชกอาจตองละ งานอนกอน เพอมาทำงานน
Effective Time Management ; ETM 135 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTอกสกหนงตวอยาง มรายงานวาพนกงานในโรงงานขโมยอปกรณ
ขณะเดยวกนเรากตองเตรยมงานไปเสนอขายใหลกคา ในเวลานนเราจะเลอกทำงานชนไหน หนาทสำคญกคอการพบปะพดคยกบลกคา ทจะตอบสนองactive goal เราจงควรใหเวลากบสงน หลงจากนนเราคอยมาจดสรรเวลาเพอclear ปญหาภายในซงเปน reactive goal ของเรา
เราจะเหนว างานเอกสาร การสงของ ตรวจสอบภายในตรวจบนทก ฯลฯ เปนงานทสำคญรองลงมางานพวกนเรายงมเวลาในการวางแผน และจดเรยงลำดบใหเหมาะสมได
ผทจะบรหารเวลาไดด ทำงานไดอยางมประสทธภาพ จะตองรตวเองวา งานใดทเปนงานสำคญ (Active) ตามภาระหนาท และงานใดทเปนงานประจำ (Reactive) ซงเอาไวทำทหลงไดและตองตดสนใจวาในเวลานนควรทำงานชนไหน หรออาจมอบหมายใหคนอนทำแทน
งานสำคญสวนใหญ จะเปนงานท ม เป าหมาย ตองทำใหสำเรจภายในกำหนดเวลา มผลตอองคกรหรอสถาบนโดยตรง สวนงานประจำจะเปนงานทวๆไป ทไมมผลมากเทา และสามารถจดสรรเวลาได
เราตองระลกเสมอวา องคกรธรกจมภารกจในการสรางผลกำไรสงสด ใหแกผถอหน ดงนนอะไรทมผลตอผลกำไรหรอการเตบโตของบรษท จะถอเปนเรองสำคญ ผทอยในองคกรธรกจจงตองใหความสำคญกบผลกำไรตอกจการเปนลำดบแรก ๆ ดวย
สวนองคกรทไมแสวงหาผลกำไร กจะมภารกจทแตกตางกนออกไปเชน การใหบรการ การสรางความนาเชอถอ หรอการอทศตนเพอสงแวดลอมและสวนรวม การจดลำดบความสำคญของงานกอนหลง กจะแตกตางออกไปตามภารกจดวย
Effective Time Management ; ETM 137 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement
บทท 25งานทสำคญในแตละวน
Effective Time Management ; ETM 138EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T อยางไรกตาม การทำงานประจำวนจะมกจกรรมอนๆทเปนรายละเอยดอกมาก ไมวาจะเปนงานเอกสาร ประชม แกปญหา สรางทมการสอสาร การตดตอประสานงาน รเรมงานใหม แกปญหาลกนองททะเลาะกน ฯลฯ งานเหลานแมจะเปน reactive goal แตกมปรมาณมากและเราตองนำมาจดความสำคญดวยเชนกน เพราะการทำงานเหลานใหดกจะเปนพนฐานทสงผลตอประสทธภาพและกำไรขององคกร
วธการกคอ เราจะตองคำนงถงวตถประสงคเปนทตง ตองถามวาควรทำงานนไหม ทำแลวจะบรรลวตถประสงคใดในองคกร ถาไมทำจะใหคนอนทำไดไหม
เราจะมาดกนวาในกจกรรมยอยๆลงมา งานประเภทไหนทมความสำคญบาง กจกรรมชนนนตอบสนองอะไรบาง สมมตวาเราเปนหวหนางาน งานทสำคญของเราจะเกยวกบ 5 ดาน ดงน
1. งานเกยวกบลกคา นเปนงานรบผดชอบแรกทเราจะละเลยไมได เชน ลกคาโทรมาตำหน เคลมสนคา ตอวาเรองการใหบรการทไมดของคนในทม เสนอความเหนใหปรบปรง แจงขอมลบางอยาง ฯลฯเราจะตองระลกเสมอวา ลกคาคอคนทสำคญทสดทเราจะตองนำความเหนมาเปนสวนประกอบในการทำงาน หรอทเรยกวา Outside in คอนำสงทลกคาตองการมาไวภายในจตใจและความนกคด เพอเราจะไดปรบปรงและดำเนนตามความตองการของลกคาไดดยงขน งานพวกนเราจะตองวางไวทกลางโตะและรบดำเนนการให พรอมตอบกลบถาเปนไปได
2. งานเกยวกบการพฒนาลกนอง เชน การสอนงานใหลกนอง การใหคำปรกษา งานเหลานหวหนามกจะเกบไวกอน เพราะคดวาไมเรงดวน แตในความเปนจรงแลวเปนพนฐานทสำคญมาก เพราะลกนองจะเกงได จะทำงานตามทเราหวงไดกตอเมอเขารวธและรสงทเราคาดหวง การสอนงาน การพดคยเพอสงไปพฒนา การใหโอกาสทำงานท ท าทายข น เปนความสมพนธท ซ อใจกนไดมากกวาการทำงานดวยกนตามปกต เราตองระลกเสมอวา ปลาโลมาจะกระโดดไมไดเกง
Effective Time Management ; ETM 139 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTขนาดน น ถาไมมครฝกท ด ดงน นในแตละปเราควรมแผนงานและใหเวลาคยกบลกนองเพอพฒนาลกนองดวยและตระหนกเสมอวาชาวนาจะเกยวขาวไดกตอเมอ เขาไดลงทนในการเตรยมดน พรวนดนและลงเมลดพนธ ในตนฤดฝน การทเราจะไดผลงานทดจากลกนองเรากควรตองลงทนใหเวลาเพอการพฒนาเขาเชนกน
3. งานเกยวกบการปรบปรงวธการทำงาน การปรบปรงงานนนเปนสงทจะเพมประสทธภาพใหการทำงานไดมาก หลาย ๆครงทคนทำงานทมเทมาก แตการทำงานกยงลาชาเพราะตดทระบบและกระบวนการทำงานแบบเดม การปรบปรงวธการ แบบฟอรม เครองมอเทคโนโลย และระเบยบคำสงตางๆ จะชวยเราไดมาก ตวอยางเชน ปรบปรงอนมตการออกบตรเครดตจาก 1 เดอน เปน 7 วน ปรบการขนเงนเดอนจากการขนตกเบกในเดอนเมษายน เปนเดอนมกราคมของทกป ฯลฯ ดงนนเราควรตองมเวลาใหกบการพจารณาและปรบปรงวธการทำงานดวย
4. งานทรเรมใหมๆ โลกแหงการทำงานเปลยนแปลงไปเรวมาก หลายสงหลายอยางทเคยรงเรองในอดต กอาจหมดความสำคญและลาสมยไป วงจรของสนคาแตละอยางจะมอายเรวมากกวาในอดต เชนการเปลยนแปลงใน model ของคอมพวเตอรแตละรนกจะเปลยนเรวขนวธการสอสารจากโทรเลขหรอแมแตแฟกซกจะลาสมยในไมชา องคกรจำเปนทตองอาศยความรเรมของพนกงานในการคดสรางสรรคสงใหม ๆเพ อการพฒนา และคนทำงานเองกจะสนกและเรยนร ไดมากข นกบการรเรมสงใหม ๆ น
5. งานเกยวกบการพฒนาตนเอง หวใจสำคญของยคนคอการพฒนาเองอยเสมอ มนทานเรองหนงทคนตดไมไดมาสมครงานและเจาของไรกรบเขาทำงาน ชายหนมคนนขยนขนแขงและทำงานอยางเตมกำลงทกวน เขาจะมผลงานในการตดตนไมไดวนละ 25-30 ตนทกวนเมอเวลาผานไปไดเกอบเดอน ผลผลตของชายคนนกตกตำลงเรอยๆทงทเขาเองกตงใจและทมเท จนวนหนงเขาสามารถตดตนไมไดเพยง 10
Effective Time Management ; ETM 140EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T กวาตน เขาจงไปหาเจาของไรและขอลาออกเนองจากเขาทำงานไมไดมาตรฐานตามทเขาเคยคยไว เจาของไรไดถามเขาวา เขาลบเลอยครงสดทายเม อไร เขาบอกวาต งแตเข ามาทำงานยงไมม เวลาลบเล อยเลยเจ าของไร จ งบอกวา เขาไมต องลาออกหรอกเพยงแตใหเขาไปลบเลอยใหคมเทานน เขากจะทำงานไดตามมาตรฐานแลว ซงกเปรยบกบเราวา เราตองพฒนาตนเองอยเสมอ ยงในยคปจจบน เราจะมานงรอใหองคกรจดอบรมใหเราอยางเดยวคงไมทนการณ เราตองแสวงหาและเพอเตมคมเลอยใหตวเองตลอดเวลา ตองอานหนงสอ และเรยนรดวยตวเองมากขน
สวนงานทเหลอสวนใหญจะเปนงานประจำวน และมความสำคญไมมากเทา แตมกจะเปนงานทเรงดวนมากกวา
งานทง 5 ชนดน คอ งานทอยในชองท 2 เปนงานสำคญแตไมเรงดวนดงนนตองนำมาวางแผน และใหความสำคญมากๆ สวนงานประจำวนอนๆใหความสำคญรองลงไป คนสวนใหญจะเผชญหนาเฉพาะปญหางานประจำวนทรองๆลงไป และจะไมคอยไดทำงานใน 5 ชนดน
Effective Time Management ; ETM 141 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement
บทท 26เราควรเนนประสทธผลมากกวาประสทธภาพ
Effective Time Management ; ETM 142EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T เปาหมายทเราตงขนจะชวยทำใหเราเหนความตองการของเรา และทำงานตอบสนองสงทเราตองการไดจรง ๆ
สมมตวนหนงหลอดไฟทบานเราขาด และคดวาเยนนเราจะแวะหางสรรพสนคาเพอซอหลอดไฟ ตกเยนเรากไปเดนชอปปง เหนเขาขายเสอผาลดราคา เรากไปรอคน จนไดเสอทคดวาคณภาพดมาหนงตวแลวเรากไปเดนซปเปอรมารเกต เหนปลาสดด กคดวาซอไวกนาจะดเราซอสงอนๆมากมาย เมอกลบถงบาน เราถงไดรวา เราไมไดซอหลอดไฟตามทเรา ตงใจ เราอาจปลอบใจตวเอง วาเราไดเสอ ไดปลาสดๆมากดแลวแตท ง 2 อยางไมได เป นความตองการของเราเลยนนแสดงวาเราไมไดบรรลผลตามทเราตงใจไว เหมอนบางคนทซอเสอรองเทา เครองเสรมสวย และจนปานนกยงไมไดใชหรอบางทกลมไปแลววาเรามสงนนดวย ซงแสดงวาเราไมทำตามเปาหมายหรอความตองการจรงๆของเรา
เปาหมายทเราตงนแหละคอตวทจะวดประสทธผลในงานของเราในการบรหารเวลานน จงมเรองของประสทธภาพและประสทธผล
ซงเปนสงทเราตองตระหนกเหมอนกน เรามาดตารางดานลางนดวยกน
ในชองท 1 นน การบรหารเวลาทมทงประสทธภาพ และประสทธผลหมายความวาสามารถทำงานไดอยางถกตอง ถกทาง และไดผลงานทดดวย
3 4
Efficiency
Not Efficiency
Effective Not Effective- Do the right things in the right way- Do the right things well 1 2
- Do the right things in the wrong way- Do the right things badly
- Do the wrong things well
- Do the wrong things badly
ตารางของประสทธภาพ : ประสทธผล
Effective Time Management ; ETM 143 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTเชน เราสามารถไปซอหลอดไฟไดหลอดทมคณภาพดทสด และราคาในชวงน นเปนราคาท ลดตำส ดแลว แสดงวาเราทำไดด ทงประสทธภาพและไดรบผลตามทเราตงใจไว
ในชองท 2 คอ งานทมประสทธภาพแตไมมประสทธผลหมายถงทำงานไดดตามหนาท มการใชทรพยากรทคมคา แตทำสงทไมควรกระทำเชน เราตองการไปซอหลอดไฟแตไดปลา ไดโทรศพทมอถอ ไดขนมแตเราไมไดหลอดไฟตามทเราตองการ
ในชองท 3 คอ งานทมประสทธผลแตไมมประสทธภาพ หมายถงงานททำไดแมไมสจะด แตกทำสงทควรทำแลว เชน หลอดไฟยหอดๆหมดและยหอไมดกราคาแพงกวาดวย เราไมมทางเลอกเพราะจำเปนตองใชเดยวนเลยตกลงซอ นนแสดงวาเราไดทำในสงทตรงกบวตถประสงคทวางไวแตหากมเวลาหรอไมเรงรบอยางน เราจะทำไดดกวานอยางนเรยกวามประสทธผลแตไมมประสทธภาพ
ในชองท 4 คอ งานทไมมประสทธผล และไมมประสทธภาพหมายถง งานททำผดวธและไมไดดดวย เชน เราซอปลาทใกลจะเนา มอถอกไดของเกาอปกรณไมครบ และทสำคญคอเราไมไดซอหลอดไฟ ตามทเราตองการดวย อยางนเรยกวา ไมมทงประสทธผลและไมมประสทธภาพ
เมอเราทราบวา ตวเองอยในองคกรหรอสถาบนนนเพออะไรมงานอะไรสำคญใหทำกอนหลง เรากจะสามารถกำหนดความสำคญของงานได นนหมายความวา เราควรตงเปาหมายหรอรวตถประสงคกอนเพ อวางทศทางการทำงานของเรา แลวคอยมาเนนประสทธภาพในงานทเราจะทำ หลงจากนนเราจงจะเขาสกระบวนการในการวางแผนซงถอเปนหวใจของการบรหารเวลา ดวยเชนกน
Effective Time Management ; ETM 145 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement
บทท 27ไดอาร เครองมอทจะชวยเราบรหารเวลา
Effective Time Management ; ETM 146EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T
ไดอารนนเปนเครองมอทจะชวยเราในการวางแผน และชวยเราจดจำกจกรรมหลายๆ กจกรรม ทำใหสมองเราไมต องจดจำมากและใชสมองสำหรบส งสำคญอนๆ ซงหากเราใชอยางถกวธ จะเปนเครองมอทชวยใหเราบรหารเวลาไดดขนมาก ผเขยนนนเคยใชทงไดอารPlanner และ Organizer เหนวาไดอารนนเหมาะกบคนทำงานทมปรมาณปกตไมมากนก สวน Planner นน เหมาะกบคนทมปรมาณงานและรายละเอยดในชวตสวนตวคอนขางมาก และตองการความยดหยนสง เพราะ Plannerสามารถเพมหนากระดาษได และมรายละเอยดใหกรอกไดมากกวา สวนOrganizer เหมาะกบคนทตองการบนทกขอมลมากๆ และสะดวกในการพกพา และใชค ก บคอมพวเตอรได ในท น จ งขอแนะนำใหเราใชไดอารเปนเครองมอเพราะเปนพนฐานเบองตน และคนสวนใหญจะใชกน สำหรบคนทจะใช PDA, POCKET PC กอานไดจากคมอของการใชเครองนนๆ อยแลว
หลกการสำคญกอนทจะใชไดอารนน ตองทำความเขาใจกอนวาในการลงเวลานน
1. ถาเปนภาระงาน ถอวาเปนเวลาทยดหยนได ใหลงเปนชวงหรอเขยนงานลงไปกอน แลวคอยกำหนดเวลาเจาะจงทจะทำภายหลง
2. ถาเปนการนดหมาย เปนเวลาเฉพาะเจาะจง ใหลงเวลาไปเลยเชน วนเกด วนหยดพกผอน วนนดหมาย วนลากจ วนไปอบรมวนทนดประชม ฯลฯ กลงวนเวลาไปเลย
คราวน เรามาดวธใชไดอารไดอารสวนใหญแลว จะมสวนสำคญๆ 3 สวน คอ1. Year Plan สวนนจะเปนภาพรวมของแผนงานประจำป
เรากจะใชการกำหนดวาปนเรามโครงการทจะทำอะไรบาง ทงเปาหมายสวนตวและเปาหมายในงานและกำหนดระยะเวลาวาจะทำโครงการนตงแตเมอไรถงเมอไร ดงตวอยางหนาตอไป
Effective Time Management ; ETM 147 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
วธลงรายการ กคอ เราจะนำโครงการ หรอแผนงานทเราตงใจจะทำในปน เขยนลงในเรองโครงการงานในรอบป เชน
ลงรายการเพมได เมอมโครงการใหมๆ เกดขน
ตวอยาง Year Plan ทวไป
Effective Time Management ; ETM 148EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T 2. Monthly Plan แผนงานในแตละเดอนน เราจะใชกำหนดงาน(Task) ใหเจาะจงลงมาอกวาในเดอนนเราจะทำอะไรเพอตอบสนองแผนงานประจำป และมงานอะไรบางทเขามา และเราจะตองทำ ดงตวอยางในเดอนน
อบรมAdvance Excel
โทรหาอ!ใหสงตารางอบรม
- 9-12น. ไป รร.ลกงานวนพอ
- งานแตงงานวฏ
นดทานขาว กบพอ
แขงแบดมนตน -ดงาน MotorShow เมองทอง-ทานขาวกบครอบครวนองสาว
HolidayWeekendกบครอบครวทหวหน
10-12น.ประชมทมกบผอำนวยการ
พาลกไปเรยนวายนำ เขาอบรม Leadership
รร. Landmark ชน 14
9-12น.นำเสนอแผนป 47
14.00 นดอ.ดาวนอยหารอหลกสตร
- สง Job Posting- 10-11น. ฟง อ.สมศกด เสนอหลกสตร
สงประเมนผลพนกงาน
- แขงแบดมนตน- บรรยาย Information Mapping
-สงงบประมาณประจำป-ขออนมตหลกสตร
12.00 เลยงสงนยนา,สกาวรตน
-ประชมประเมนผล-สงตนฉบบหนงสอ ETM
หยดพกผอน
- เตรยมสอบสมภาษณ- จดทำงบประมาณ ป 47- ประเมนผล- บนทกขออนมตหลกสตร- อานหนงสอ As the future- เรยน ระดบ 3- ออกกำลง, เรยน Drive Golf- ออกแบบ Information Mapping- โทรนดทานขาวกบเพอนสมยมหาลย- ทำ Power Point- เชญวทยากรมา Present หลกสตร- สงการด Happy New Year ใหญาตๆ + ผใหญ + เพอนๆ
วธลงรายละเอยดรายการ กคอ1.) ใหเราเขยนแผนงาน และกจกรรมท เราจะทำ
แตอาจยงไมรเวลา ทแนนอน ลงในบรรทดทวางดานขวามอ
Effective Time Management ; ETM 149 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT- เตรยมสอบสมภาษณ- จดทำงบประมาณป 47- ประเมนผลพนกงานดเดน- อาน AS The Future Catehes you- สมครเรยน Golf- สง Card Happy New Year
เขยนเพมภายหลงได
เมอเรารวนเวลาทจะทำแนนอนแลวกลงรายการตางๆเหลานในชอง วนทนนๆ เชน วางแผนวาวนท 25 จะตองสงประเมนผลการทำงานของลกนอง เรากลงในชองวนท 25 ไดเลย ดงตวอยาง
2.) เมอมกจกรรมทกำหนดวนเวลาทเจาะจง ใหวงกลมวนนนๆ และเขยนรายการลงไป เชน เราไดรบคำสงใหไปเขารบการอบรมหลกสตร ในวนท 11-12 เรากวงกลมวนท นนๆไว และเขยนรายละเอยดลงไป ดงตวอยาง
สงประเมนผลการทำงาน
เขาอบรม Leadershipร.ร.Landmark ชน 14
Effective Time Management ; ETM 150EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T 3.)หากมนดหมายทสำคญ และมความสำคญทเราจะตองเขารวม ขาดไมได ใหวงกลมในวนนนไวดวย แลวเขยนรายการลงไป เชน
4.) สำหรบกจกรรมนดหมายอนๆ หรอกจกรรมทคดจะทำ แตไม ม เส นตาย ยดหย นได และเราวางแผนเองว าจะทำในวนนนใหเสรจ จะทำชวงไหนกได เรากนำรายการมาเขยนลงไป
9-12 น.นำเสนอแผนป 47
12-13 น.เลยงสงคณนยนา+คณสกาวรตน
3. Weekly Act และ Daily Act แผนงานประจำสปดาหและแผนงาน ประจำวนน ในแตละวนไดอารสวนใหญกจะมกำหนดเปน รายชวโมงใหเราไดลงรายละเอยดของกจกรรมในวนนนๆ เพอใหไดลงรายละเอยดใหมากขน หากเรามสวนนดวยเรากอาจใชประโยชน ดงตวอยาง
โทรหาอ ทำบนทกขออนมตหลกสตร สงตนฉบบหนงสอ
Effective Time Management ; ETM 151 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
ประชมกบฝายทรพยากรบคคล
นดพบกบนรทตอบ E-mail ฝาย R&D
โทรหาพวนทนา, อานงานของ PMAT,ทำเรองตดคาประกนผาน Bankทำเรองตดคาประกนผาน Bank
เขยนโครงการอบรม ,ทำเรองลาพกผอน รางบนทกใหเสรจ, จายคามอถอ
จายคาบตรเครดต,ตดตอยกเลกบตรเครดต Citibank
เขาอบรมLeadership
ประชมทมงาน
ประชมกบผอำนวยการ
นดคณวชดา
นดทานขาวเทยงกบตย
ตอบ E-mail PMAT
ประชมกบคณอด Rdi
- นดทม Walk Rally- โทรยนยนทานขาวกบพอ
พกผอนทวงร รสอรท
พกผอนทวงร รสอรท
นดทานขาวเยนกบพอ 18.00น.
Effective Time Management ; ETM 152EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T
ประชมกบฝายทรพยากรบคคล
นดพบกบนรทตอบ E-mail ฝาย R&D
โทรหาพวนทนา, อานงานของ PMAT,ทำเรองตดคาประกนผาน Bankทำเรองตดคาประกนผาน Bank
หนานจะใชในการลงรายละเอยดของงานทจะทำในแตละชวงเวลาไดเลย เชน
สำหรบกจกรรมทลงทายสด ไมไดลงในชวงเวลา เพราะจะทำในเวลาไหนกไดทวาง และเมอทำแลวใหใสเครองหมายแตหากยกเลกทจะทำ ใหใส และหากมเหตขดของ จะเลอนไปทำวนอนใหใส เชน
โทรหาพวนทนา (ทำแลว)อานงานวจยของ PMAT (เลอนไปดวยสาเหตบางอยาง)ทำเรองขอใชวงเงนบตรเครดตเพม (ลมเลกความคดแลว)
ถาเราฝกฝนใชไดอาร ในการวางแผนบอยๆ เรากจะร ว าแบบไหนเหมาะกบเรา และเราสามารถปรบวธการใชใหเหมาะสมกบ
Effective Time Management ; ETM 153 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTภารกจของเรา หากเรามภารกจมากกวานและคดวาไดอารมรายละเอยดไมมากพอ กจะใช Planner หรอ Pocket PC กได ตามแตปรมาณงานลกษณะงาน และสไตลของเรา
ขอเสนอแนะอกอยาง คอ เราควรใชเวลาตอนเยนๆตรวจเชคไดอารประจำวน และใชเวลาชวงสดสปดาหตรวจดงานในสปดาหทผานมาจะทำใหเราทำภารกจตางๆไดครบถวนมากขน และดแผนงานคราวๆในสปดาหตอไป เพอเราจะไดเหนภารกจตอๆไปของเรา
ทำอยางไรไดอารจงจะไมหาย
ทานทใสแวนเคยลมแวนตอนออกนอกบานบอยไหม เคยลมกระเปาเงนบอยไหม
สวนใหญจะไมคอยลม เพราะอะไร? เพราะวาส งเหลาน มนจำเปนสำหรบการดำเนนชวตในแตละวน เมอมนเปนสงจำเปนในการดำรงชวตแตละวน เราจงไมคอยลมทจะนำมนไปดวยเสมอ
คนทลมไดอารเพราะเราไมไดใชมนใหเปนประโยชนอยางจรงจงลมกได ไมมกได สดทายกไมมความสำคญ พอหายหรอหาไมเจอกไมไดตดตาม นานๆเขากหายไปจรง ๆ เรากเลยเลกใช
แตหากเราจำเปนตองใชมนในการวางแผนทกวน และตองใชตรวจสอบงานทกเชา ตรวจเชคเมอมความกาวหนา ดรายการงานททำเมอสนวน มนกจะมความสำคญกบเรามากขน เมอเราลมเรากจะทำงานไมไดเรากจะรบหาและนำมาใช มนกจะไมคอยหาย ไดอารชวยใหเราไมตองจดจำทกอยางเอง ใหไดอารทำงานของมน เราเอาความจำมาจำและสรางสรรคสงทมคาอนๆ ดกวา
เทคนคในการใชไดอารใหมประสทธภาพมดงน1. ใชไดอารระบบเดยวและชดเดยว เชนจะใชในระบบ
Microsoft outlook กใช จะใชสมดไดอารกใช จะใช planner กใช หรอใช
Effective Time Management ; ETM 154EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T organizer กใช แตตองเปนชดเดยว อยาใชหลายเลมหลายระบบเพราะจะทำใหส บสน ตองตดสนใจ และหากจะเปล ยนตองลอกรายละเอยดมาใสไดอารใหมดวย และกใชชดใหมชดเดยว
2. มไดอารตดตวเสมอ เพอใหเราสามารถบอกเวลาวางแกทกคนได จดแผนงานทไดรบหรอแนวคดทจะปฏบตไดทนท แตหากตองออกนอกพนททำงาน เชน ไปเดนหาง ระหวางเดนทาง ไปเทยว กควรมสมดโนตเลกๆ ใสในกระเปาเสอไวดวย และใชสมดโนตนจดสงตางๆทเราคดไดในเวลานน ทงแผนงาน สงทเราเพงคดได หรอความคดสรางสรรคตางๆ และแนนอนวาเราควรจะมปากกาตดตว มขอเสนอวาปากกาตดตวควรเปนปากกาทดอาจมราคาบางกจะดกวา เพราะถาปากกาไมมราคาเราจะ ทำหายบอย ๆ เนองจากเราไมใหความสำคญกบมนมากนกแตหากเปนสงทมราคา คนสวนใหญจะใหความสำคญ และจะไมคอยหายพกตดตวเปนนสยกจะชวยในการบนทกสงตางๆไดด หลงจากบนทกขอมลหรอความคดตางๆในสมดโนตแลว เรากนำมาลงในไดอารภายหลงได
3. ยกเลกการใชกระดาษฉกหรอ post it ในการวางแผนเพราะจะทำใหหายไดและไมเปนระบบ สำหรบ Post it หรอกระดาษฉกเหมาะในการจดโนตใหคนอ น เพ อใหคนอ นดำเนนการตอไป เชนบอกวามใครโทรมา ใหเขาชวยอะไร เราจะสอขอความสนๆอะไรกบคนอนแตไมควรใชกระดาษเหลาน มาจดความคดหรอแผนงานของตวเราเนองจากจะมโอกาสหายไดงาย และเปนภาระในการคนหาภายหลงดวย
4. ปรบไดอารใหสอดคลองกบตวเอง เพราะคนแตละคนจะมภารกจ แนวทางและปรมาณการทำงานแตกตางกน เราจะตองดตวเองและประเภทไดอารทมอยหรอทเราหาได แลวปรบการใชใหเหมาะกบตวเอง เพอใชประโยชนใหคมคาและสะดวกตอการใชใหมากทสด
Effective Time Management ; ETM 155 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
แตละวนตองถามตวเองเสมอวา ฉนใชเวลาดแลวหรอถามคนอนวา เรองนเรงดวนไหม สำคญแคไหนถามเรองทตองทำใหเสรจถามวา จะตองเสรจเมอไรถารสกวาตวเองเรมใชเวลาทไมเหมาะสมถามวา จำเปนตองทำไหม เราจำเปนตองเขาประชมไหม
Effective Time Management ; ETM 157 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement
บทท 28เทคนคการจดการกบสถานการณตางๆ
Effective Time Management ; ETM 158EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T หลงจากทเราไดเหนภาพการบรหารเวลาอยางเปนระบบมาแลวกคงชวยใหเราเหนภาพในการบรหารเวลาบาง แตเรากควรจะแสวงหาเทคนคตางๆเพอเสรมจดทเราอาจยงตองเสยเวลาโดยเปลาประโยชนใหมากทสด เพราะเราตองอยาลมวาเรามเวลาทำงานจรงๆ ไมไดมากอยางทเราคด
ถามคนถามวาเรามเวลาเหลอเพอทจะสรางความฝนเทาไร ? กป ?สมมตวาขณะนเราอาย 30 ป เทากบวาเราใชไปแลว 10,950 วนคนสวนใหญจะเกษยณเมอ 60 ปเราจะเหลอเวลาในชวตของเราอก 10,950 วนถาเราอายมากกวา 30 ป แสดงวาเราเหลอเวลานอยกวานเมอเราคดตอไปวาคนสวนใหญจะใชเวลา ใน 1 วน เพอทำกจกรรม
ดงนนอนวนละ 8 ชม.ทานอาหารวนละ 3 ชม.เดนทางวนละ 2 ชม.ทำงานวนละ 8 ชม.แตงตวอาบนำ ฯลฯ 1 ชม.แสดงวามเวลาเพอทำงานและสรางฝนเพยง 1/3 ของเวลา
ทเหลออยดงนนถาเราอาย 30 ป เราจะเหลอเวลาในการสรางฝนใหเปนจรง
เพยง 3,650 วน หรอเพยง 10 ปเทาน นเอง ซ งหมายถงวาเราตองไมเจบไขไดปวย ไมมเสารอาทตย ไมมอบตเหตกลางคน ฯลฯซงไมมใครรบประกนใหเราได เรามเวลาเหลอนอยเตมทเราจงจำเปนตองเรมตนและบรหารเวลาอยางจรงจง
หากเรามเทคนคทเพมเวลา หรอบรหารเวลาอยางมประสทธผลไดกคงจะดขน
เราจะมาดเทคนคตาง ๆ ทอาจชวยเราได
Effective Time Management ; ETM 159 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTเทคนคท 1 การมอบหมายงาน
การมอบหมายงานเปนสงทสำคญทสดของคนทเปนหวหนางานหลายคนเปนหวหนาแลวยงทำงานเหมอนเสมยน ลงไปทำงานทกอยางจนไมมเวลาบรหาร บางทกยงและวนวายงานของลกนอง จนเขาอดอดตรงขามกบบางคนทมอบหมายงานทกอยางใหลกนอง มอะไรกแทงบนทกลงไป ไมทำอะไร กนแรงลกนองจนลกนองรสกวานายไมไดทำอะไร
เราควร สรางหลกการเพอการบรหารเรองนใหชดเจน โดยลกนองไมรสกวาเรากาวกายหนาทของเขา ขณะเดยวกนกไมรสกวาเราไมทำงานไมกนแรงเขา เราควรทำเฉพาะในสงทคนอนไมทำ ถางานไหนทลกนองทำไดกมอบหมาย หากเรามอบหมายงานได กจะมประโยชนตอเรา คอ
1. ทำใหเรามเวลามากขน2. มอสระ และจดจอทำสงอนไดดขน3. เมอเราไมอยงานกดำเนนไปไดนอกจากจะเปนประโยชนตอตวเราแลว ขณะเดยวกนกมประโยชน
ตอคนทเราจะมอบหมายใหเขาทำงานดวย คอ1. เขาจะไดพฒนาทกษะใหมๆทยงไมเคยทำ เปนการเพม
ประสบการณและใหโอกาส2. เขาจะไดใชทกษะไดเตมท ทำใหเขาไดรบผดชอบแบบเตมๆ
ไมใชเปนการสอนงานแบบกอนๆ แตแสดงถงความไววางใจ และเขาเองกจะไดใชความรความสามารถอยางเตมท
3. เขาจะรสกสำคญและมความสขกบงานททำ เพราะเขาจะไดเปนเจาของผ รบผดชอบงานนนมากข น และมสวนรวมกบผลลพธทจะเกดขนดวย
4. ขวญกำลงใจด โดยเขาจะรสกเปนสวนหนงในทมงาน และรสกวาตนเองสำคญตอทม
Effective Time Management ; ETM 160EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T 5. เรยนรการตดสนใจ เปนการเพมประสบการณใหชวต ทำใหเขาตองเรยนรวาการตดสนใจควรทำอยางไร และเรยนรถงผลตางๆทจะตามมา ภายหลงการตดสนใจของเขา จะทำใหเขาเตบโตข นและเปนผใหญมากขน
อยางไรกตามไมใชวาทกงานสามารถมอบหมายไดหมด เราจำเปนจะตองเลอกงานท จะมอบหมาย และงานบางอยางท จะตองทำเองงานบางอยางแมลกนองจะทำไดแตกไมเหมาะทจะมอบหมายกม เชน
1.) งานทยาก ถาผดจะทำใหเสยกำลงใจ งานทพลาดแลวตอนหลงมอบหมายยาก เพราะลกนองจะไมกลาทำ
2.) งานทพลาดแลวเกดปญหาใหญตามมา เพราะจะมเรองใหสะสางมาก
3.) งานทหวหนาหรอผอนมอบหมายใหเราทำ เราตองเปนคนทำ เพราะเขาคดวาเราเหมาะสม ถาเราไปเปลยนหรอมอบหมายใหคนอนกอาจไมเหมาะสม เชน มคนเชญเราไปเปนประธานพธเปดงานไปบรรยาย ถาคนอนไปแทนเราอาจจะไมตรงวตถประสงคได แตถาจำเปนตองมอบหมาย ใหสอบถามคนท มอบหมายหรอคนเชญเรากอนวาเราจะใหคนอนทำแทนจะตกลงไหม
สวนงานทนอกเหนอจากน มอบหมายไดใหมอบหมายไดเลย เชน* งานประจำวน* งานงาย ๆ* งานทกนเวลามาก* งานทวางแผนลวงหนาแลว แตยงไมดำเนนการ* งานทใชความรพเศษ ทกษะพเศษ เชน ตองใชภาษา คอมพวเตอร
วาดรป รองเพลง ฯลฯ มอบหมายใหพนกงานทมทกษะนน ๆ ไดหลงจากทเราตดสนใจแลววาจะมอบหมายงาน วธการในการ
มอบหมาย กเปนสงทสำคญไมยงหยอนไปดวยเหมอนกน เพราะหวหนา
Effective Time Management ; ETM 161 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTหลายคนทไมมทกษะน กจะเกดปญหาและเปลยนเปนความขดแยงกนเลยกมเรามวธการทเปนสตรปฏบตในการมอบหมายงาน 6 ขนตอน ดงตอไปน
ขนตอนท 1. หาคนทเหมาะเราตองวเคราะหกอนวา ลกนองเราแตละคนเปนอยางไร ใครม
ศกยภาพ จดแขงจดออนอยางไร อยามอบใหคนทมงานยงอยแลว เพราะจะเหมอนววดเสยบา ทววตวหนงทำงานไดด หวหนาเลยมอบงานใหทำตลอดจนรบไมได และเราจะสญเสยคนด ๆ แบบนไป ดงนนจงควรแบงงานใหเหมาะสม หากเปนงานประจำวนกมอบใหเจาตวทดแลงานนน ถาเปนงานงายๆ ใหเดกใหม ๆ ทำได จะไดรบผดชอบมากขน มคณคา แตถาเปนงานทตองใชเวลา ใหหาคนทมศกยภาพ คนทละเอยด คนทสามารถมอบหมายตอได (บรหารคนตอไปได) และสดทายหากเปนงานทตองใชทกษะ มอบหมายใหคนทรเรองนนหรอไมกฝกขนมา
ขนตอนท 2. กอนมอบหมายตองถามคำถามกบตวเราเอง 3 ขอหนง เขามเวลาไหมสอง เขามความสามารถไหม ถาไม ใหฝกและโคชสาม เขาจะยนดไหม คำถามนจำเปนเหมอนกนทเราจะตอง
นกถงเพราะขวญกำลงใจ กเปนเรองทสำคญ ถาไมรและเดาไมออก วาเขาจะอยากทำหรอไม ใหถามพนกงานคนนน
ขนตอนท 3. สอสารการสอสารเปรยบเหมอนหวใจของการมอบหมายงานเลยทเดยว
เราจะตองมการส อสาร พดคยและใหรายละเอยดแกคนท เราจะมอบหมายงานดวย บอกเขาวางานนคออะไร ทำไมตองมอบหมายใหกำลงใจ และใหรวาเขาจะเปนเจาของงานน นอกจากนนแลวเรายงควรบอกขอจำกดตาง ๆ และใหเขารบผดชอบในงาน (accountability)
Effective Time Management ; ETM 162EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T ใหอำนาจแกเขาวาเขาจะทำอะไรไดแคไหน แตเรากยงตองรบผดชอบในสงทจะเกดขน (Responsibility) เราตองรบไวเพราะเปนสวนหนงในงานของเรา ไมอยางนนเขาจะรสกวาเราโยนงาน ไมใชการมอบหมายงานจงตองใหเขามนใจวาสงทจะเกดขนนน เรารวมรบผดชอบดวย นอกจากนนใหบอกวาเราจะสนบสนน ชวยเหลอ แนะนำ อะไรบาง เขาตองการอบรมหรอตองการการสนบสนนทรพยากร เครองไมเครองมอ ความชวยเหลออนใด เราจะตองวางแผนทจะชวยดวย และสดทายเราจะตองบอกทกคนในทมใหทราบดวย เม อคนอนร วาพนกงานคนนจะรบผดชอบงานนคนอนๆกจะรบทบาทหนาทของเขา และใหความรวมมอกนได
ขนตอนท 4. บอกมาตรฐานหรอความคาดหวงของผลงานทตองการ
เราจะตองมความชดเจนในเรองของผลงาน เพราะความคาดหวงทไมชดเจน อาจเปนปญหาในอนาคตซงทำใหมความขดแยงกนมามากแลวเชน บอกใหซอของในราคาทเหมาะสม ทำใหสวยๆนะ เสรจเรวๆ หนอยกดฯลฯ ความคาดหวงแบบนตความกนยากมาก และบางทกคดไปคนละอยางมาตรฐานไมเหมอนกน สดทายคนทถกมอบหมาย ทำในสงทเราไมตองการหรอไมไดตามทเราคาดหวง ดงนนเราอยากไดด พอใช แคไหนตองระบใหเหน (แตคงไมตองละเอยดยบ) ความคบหนาทเราตองการคอเราจะตามงานเมอไร เชน อาทตยละครงมาคยกน และกำหนดแลวเสรจวาเราตองการเมอไร เชน กอนบายสองโมงวนศกรนอยากไดบนทกคราวๆกอน เปนตน
ตวอยางเชน “ ชวยคำนวณตวเลขบญชเกยวกบ….……ใหเหลอในกระดาษแผนเดยว และมรายละเอยดสรปขางทาย จะใชเมอ....……….”หรออาจเขยนตวอยางใหด กจะงายขน
Effective Time Management ; ETM 163 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTเราจะไมบอกวา ชวยทำรวใหหนอย สวยๆนะ แบบนจะทำให
คลมเครอ ตองบอกวา ตองการรวทเมอเสรจแลวจะสง 2 .3 เมตร ใชเหลก,ปน หรอ อลลอย สฟา มงบ 1 แสนบาท ออกแบบมาใหดหนอย
นอกจากนนยงตองใหขอมลอน ๆแตตองใหเขามโอกาสตดสนใจในบางเรองได รเรมสรางสรรคไดดวย
ขนตอนท 5 ใหเขาทำ ใหการสนบสนนข นอย กบวาเขามพฒนาการในระดบใด ถายงไมเกงมาก
กอาจตองดใหใกลชดหนอย แตถาเกงแลวกดหางๆได ในชวงการปฏบตตองตดตามด อาจถามวาจะใหชวยอะไรไหม เพราะบางครงพนกงานกไมกลาขอความชวยเหลอ เราควรคดเสมอวาเปนพเลยง ไมใชสงสอนและดวาเขาไปไดแคไหน ไปถงไหนแลว ไมใชการจบผด อยาทำตวเปนทนายหรอตำรวจ แตเปนเหมอนหมอทคอยมาดอาการวาดขน กาวหนาขนแลวใหกำลงใจ ถาผดพลาดอยาไปดงงานกลบหรอเปลยนคน แตเขาไปหาทางชวย หากจำเปน ใหถามความเหนเขา และบอกเขากอนวาจะใหคนมาชวยเพราะอะไร อยาคกคามเพราะเหมอนไมไววางใจ
ขนตอนท 6 ประเมนผลความสำเรจถาดตองชมเชยและบอกวาดอยางไร ถายงไมดกตองบอกเชนกน
วาพลาดตรงไหน ตองเสรมอะไรถาปรบตรงไหนแลวจะดขน และหากตองเพมทกษะโดยการอบรม เรากตองวางแผนเพอพฒนาเขาดวย และคดวาในอนาคตถาจะตองมอบหมายงานแกพนกงานคนน เราจะตองมอบหมายอยางไร เพราะครงนจะเปนประสบการณในการเรยนรกนและกน ครงตอไปจะไดรใจกนมากขน
ทง 6 ขนตอนนจะเปนแนวทางทชวยเราในการมอบหมายงานซงถาทำไดจะมประโยชนมากทงตอตวเรา ตอลกนองและตอองคกร
Effective Time Management ; ETM 164EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T อยางไรกตามมคนอกจำนวนไมนอยทไมยอมมอบหมายงาน ซงจากการวเคราะหกมตวการอยหลายประการ เชน
1. กลวเสยอำนาจควบคม เพราะคดวาเมอมอบหมายแลวกลววาเขาจะ ไมมาปรกษา ตดสนใจโดยพละการ ไมเหนความสำคญของเราใชอำนาจทผดๆ เพอใหเราไมกลวมากเกนไป เราอาจแกไขโดยจำกดอำนาจทใหเขาใหชดเจนวา ใหตดสนใจหรอทำอะไรไดแคไหน เชน ใหชวยหารายชอวทยากรเสนอมา หาขอมลมา แตบอกเขากอนวาเราจะตดสนใจเลอกเองหรอมาหารอกนอกทนะ เพราะโครงการละเอยดออน หรอหากเราจะตองการดแลใกลชด เรากควรบอกเขาวาเราจะเขามาชวยเปนระยะ ไมใชตรวจสอบ แตเปนการชวยเหลอ เพราะไมอยางนนพนกงานรสกวาเราไมไววางใจ
2. กลวคณภาพงานไมด เชน ไมไวใจวาจะทำไดดเทามาตรฐานไหมกลววาสดทายเราตองมาแกและอาจตองใชเวลาทำมากกวา เหมอนเราไมกลาใหเดกรบใชในบานถพนเพราะเราทำไดสะอาดกวา คณภาพดกวา กลววาเขาทำแลวเรากตองมาทำใหมอก เราอาจแกไขโดยเปลยนความคดวาคนจะทำไมไดถาเราไมใหโอกาส ตองลงทนใหกบเวลาทเราจะฝก ใหเขารวาทำอยางไร ในระยะยาวจะดกบเรา
3. กลววาเมอมอบไปแลวจะกลบมาถามบอย ๆ วาทำอยางไรเดนตอไดไหม ทำไมตองทำแบบนน เปลยนวธไดหรอเปลา วนวายและรบกวนเวลาอยางมาก สทำเองงายกวาเรวกวา เราอาจแกไขโดย สรปยอ ๆวาตองทำอยางไร ใหรวาเราจะอยกบเขาตลอดงานชนน ใชวธบรหารแบบmanagement by exception คอถาเกดอะไรแลวกลบมาหาเรา ถาไมเกดกลยไปเลย
4. พนกงานรสกวาเปนภาระกวางานปกต คอตวพนกงานเองปฏเสธทจะรบงาน อางวางานมากแลว ทำไมมอะไรกมาลงทหน คนอนไมมแลวหรอ เราอาจแกไขโดย ตองแนใจวาเปนธรรม ไมใหงานมากกวา
Effective Time Management ; ETM 165 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTทควร ตองอธบายวาใหเขาทำเพราะอะไร เชน ตองอาศยทกษะบางอยางทเขาม ตองการเรวและเขาทำไดดในสถานการณเชนน
5. กลวลกนองทำไดดกวา กลววาหวหนาจะเปรยบเทยบแลวทำใหอนาคตเราหมดลง แกไขไดโดย ตองเปลยนทศนคตวา เราจะไดสบายทมลกนองเกง จะไดมเวลาและอยาลมประเมนผลตอนสนปใหเขาดดวย
6. รสกวาแมแตเวลามอบหมายกไมมเวลา เพราะเรามแตเร องดวนๆ ท งน น เราอาจคดวาขนาดลยแบบน ย งทำไมทนเลยจะเอาเวลาไหน ไปมอบหมายใหใคร ใหเราแกไขโดย คดวาตองลงทนตองหาเวลา ไมอยางนนกจะมภาระอยางนตลอดไป
7. คดวาเราทำเองกได เปนงานของเรา แกไขโดย เกบไวบางงานทจำเปน และเรมมอบงานทคดวาจะมอบไดใหเขาไป
Effective Time Management ; ETM 166EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T เทคนคท 2 การจดการกบนสยผดวนประกนพรง
การผดวนประกนพรงหมายถง การเพกเฉย ชกชาในการลงมอปฏบต ซงเปนนสยทเกดขนไดกบทกๆ คน และมคนประเภทนมากจนสามารถตงเปนชมรมคนผดวนประกนพรงไดเลยทเดยว
เมอเราผดวน ประกนพรงบอยๆ มนกจะเปนนสยโดยเราอาจไมรตวมคำพดทแสดงวาคนๆ นนกำลงผดวนประกนพรง เชน เอาไวกอนวนหลงคงพรอมกวาน วนหลงคอยทำวนนไมมอารมณ ไวใหมขอมลพรอมกอนรอใหม 2-3 ชน แลวคอยทำพรอมกน รอใหคนรจกกอน ยงไมทำวนนคงไมเปนไรมง งานนไมนาสนก งานยากเกนไป ฯลฯ ลกๆเราจะรตวเองดวาทเราจะรอ ขอมลใหพรอม เพราะตองการใหขอมลพรอมจรงๆหรอเพราะเราข เก ยจ หากเราร ต วว า เพราะข เก ยจร วมดวยการผดวนในครงนนกคอ การผดวนประกนพรง ในความหมายของเราเหตผลตางๆนานาทนำมาอาง กเพอใหรสกสบายใจทเรายงไมตองทำเดยวน
พฤตกรรมทสงเกตเหนไดจากการผดวนประกนพรง เชน- เลอกทำงานอนทสำคญนอยกวา- เลอกจดโตะเอกสารมากกวาทำรายงาน- โทรหาลกคาท ซ อของไมมากแตคยสนกมากกวาลกคาท ซ อ
ยากแตตองโนมนาว- ไมดแลลก เพราะคดวาโตแลวคอยดแลจะสงสอนงายกวา- หนหนา เพราะไมอยากบอกเรองทไมดกบเขา- ทำตวยง ๆ เพอไมตองบรหารหรอตกเตอนลกนอง
Effective Time Management ; ETM 167 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTเมอเราผดวนประกนพรง เรามาดผลเสยทจะตามมา เชน1. ใชเวลามากขน : เมอตองทำงานชนนนในวนหลงกจะตอง
ใชเวลามากขน 2-3 เทา เพราะเราตองปรบระบบความคดเราใหมเรมตนใหม การทำงานทไมตอเนองประสทธภาพจะลดลงเสมอ
2. ดนพอกหางหม : โดยงานทเรายงไมไดทำ จะไปรวมกนและบางทเรากจะมงานอนมาอก เรากไมไดทำอก เหมอนเดกทไมทำการบานหลายๆครงตดตอกน มนกจะมากขน จนยากทจะสะสาง
3. ความตงใจลดลง : เมอเราหยดการทำงานนนลงไป พอจะมาเรมใหม ความตงใจจะลดลง เหมอนเหลกทเราคดวาจะตตอนทมนรอนตอนนนต งใจมากทเดยว แตเราเอาไวทำวนหลง พอเวลาผานไปความสนใจและอารมณกแปรเปลยนไปได ในทสดเราเองอาจหมดความตงใจทจะทำเรองนนเลยกได
4. ทำงานไมเปนชนเปนอน : งานแตละชนเมอผดผอนออกไปกจะไมประตดประตอกบงานทสมพนธกนในตอนแรก บางชน กทำไดครงบางช นยงไมไดเร ม บางช นตองรอขอมล สดทายไมปะตดปะตอความตอเนองและชนงานกจะแยกจากกน มากขนเรอย ๆ จนไมเปนชนเปนอน
5. หงดหงด รำคาญ : แนนอนวาเมอเราทำอะไรไมเสรจและตองคางคาอยในใจกจะหงดหงดททำไมสำเรจเสยท
การแกนสยผดวนประกนพรงนน ตองอาศยความตงใจจรงอยางมากๆ เพราะโดยธรรมชาตของคนสวนมากแลว กชอบทจะสบาย ๆแตเมอเราทราบวาการผดวนประกนพรงมผลเสยมากมาย เราม 10 วธ หรอเทคนคทจะชวยปรบนสยผดวนประกนพรงไดดงน
1. ทำงานทไมสนกกอน คอ ตองยอมดงงานทเราไมชอบมาทำกอนเพอใหเสรจ สวนงานทเราชอบและสนกไวทหลง เพราะในชวงแรกเรายงมความตงใจและสนใจมากอยอาจชวยเราได
Effective Time Management ; ETM 168EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T 2.ใหเวลาเพอเตรยมพรอมทจะทำ คอ ยอมใหเวลามากหนอยในการเตรยมตวเหมอนกบใหคณคาของงานนนมากข น และสรางสงแวดลอม เครองมอใหนาทำ
3. กำหนดเวลาเสรจสน คอ มเสนตายไวเลย วนน เดอนน เวลานเพ อส ญญากบตวเอง หรออาจพนนกบตวเอง หรอสญญาวาเสรจแลวจะไดอะไร
4.ใหรางวลกบตวเอง คอ เมอเราทำไดกอาจใหรางวล ซอของทตวเองอยากได ไปดหนงทอยากด เพอใหรวาเราชนะใจตวเองไดแลว
5.แบงงานเปนชนยอยๆ คอ หากงานมมากเหนแลวออนใจ กอาจแยกเปนสวนๆ เพอใหมกำลงใจ เหมอนการปลกตนไมในพนท 10 ไรกอาจหมดกำลงใจ อาจแบงเปนสวนๆทำทละไร เมอเสรจสวนแรกกชนใจและมกำลงใจทำสวนตอไป หรอแบงเปนเปอรเซนตดวยกได เชนทำไปได 30 เปอรเซนตแลว ไดครงหนงแลว แสดงวาเรากทำสำเรจเหมอนกนแมยงไมหมด กตาม
6. ทำเทาทม คอการไมหาขอแม ไมรอขอมล เรมตนทำเลยคดวาถามทรพยากรเทาน จะทำเรองนอยางไร จะไดเรมตนได
7. มอบหมายจางคนอนทำหรอไหววาน คอ เมอไมแนใจในตวเองกมอบหมายใหคนอนทเรมตนไดเรมตนใหเราเลย หรอจางเขาเลยกไดและถาเขาทำเสรจกเรยนรจากเขาไปเลย
8. นงเฉยๆ ใหมเฉพาะงานชนนนบนโตะ เปนการบงคบตวเองใหเผชญหนา ใหรวาถาไมผานงานชนนงานชนอนเขามาไมได วดใจกนไปเลย
9. เลกนสยน เลกมขอแม ทำทนทเดยวน ใหบอกตวเองวาพอแลวกบนสยแบบน เลกซะ ทกครงทข เกยจไปมองหนาตวเองในกระจกแลวบอกวาพอแลวนะอายมากขนแลวนะ นสยแบบนเลกไดแลว
10.อยาถามคำถามทจะทำใหเราเลยงงาน เชน อยาถามวาเราจะทำอะไรตอนนด แตถามวาเรองทสำคญทสดทตองทำเดยวน คอเรองอะไรเพอใหแนใจวาเราไมไดผดวนประกนพรง
Effective Time Management ; ETM 169 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTเทคนคท 3 ทำอยางไรกบชวงเวลาทรอคอย
จะเหนวาเรามเวลาเหลอทตองทำกจกรรมตาง ๆ ไมมากนกเราควรตองบรหารทกเวลาของเราใหมคณคา หลายคนคงเคยประสบกบการทตองไปรอคอย เชนเราตองไปตอทะเบยนรถ ไปโอนบาน ไปตดตอราชการไปธนาคาร ไปหาหมอ ไปซอตว ไปรอแฟน รอประชม ฯลฯ เวลาพวกนทำใหเราสญเสยสงทควรตองทำไปมากทเดยว และบางทกทำใหเราเครยดและอดอดยงนก ยงเมอนำมารวม ๆ กนกจะมมากจนนาตกใจ เราควรมวธการทจะปรบการนงรอคอย มาสรางสรรคผลงานอน ๆ ของเราได
วธเผชญหนากบเวลาทรอคอย1. เตรยมตว เราตองเตรยมเพอเผชญกบสงทเราเคยประสบน
เราสามารถพกงาน หรอกจกรรมบางอยางไปดวย ทสามารถทำใหเราใชเวลาในชวงรอคอยนได แตไมใชเปนงานทตองพกพาเอกสารกองมหมาใหเปนงานทงายและเหมาะตอสถานท เชน การอาน การตดบทความทตองการอานแตไมมเวลา กอาจทำ clipping ไว แลวนำมาอานในเวลาเหลานการพดคยโทรศพทกบลกคา การนงวางแผน ฯลฯ
2. รวาจะเดนทางโดยอะไร ขนรถไฟหรอเครองบนยอมดกวาขบรถเอง เพราะจะทำใหเราใชเวลาไดสะดวก ผบรหารสวนใหญจงมคนขบรถ ซงในความเปนจรงแลว ไมใชวาผบรหารเหลานขบรถไมไดแตเปนเพราะพวกเขาจะไดมเวลาทำส งท มคณคาอ นๆ แทน และจะเปนการดกวาหากเราสะดวกจะใชการเดนทางดวยรถไฟฟา รถไฟใตดนเพราะเราจะผอนคลาย เครยดนอยกวา รเวลาทแนนอน ทำสงตาง ๆไดงายกวา ผลผลตยอมดกวา
3. พกอปกรณทเหมาะสมไปดวย เชน มอถอ Notebook PDAเราอานอเมลผานเครองเหลานได หรอคย ตดตอและสงขอความผานมอถอหรออปกรณเหลานได
Effective Time Management ; ETM 170EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T 4. ไปกอนเวลา พยายามไปถงกอน สำรวจขอมล สถานท ซงเปนการไดเปรยบในการเตรยมตว และสามารถปองกนความเครยดจากการไปไมทนเวลา
5. รวาตองทำอะไร เราตองมรายละเอยดวาเราตองทำอะไรบางเมอเราตองรอคอย นนคอเราตองวางแผนเผชญหนากบการรอคอยเหมอนกน เพราะไมอยางนนเรากอาจลม ยงเมอเราไปถงทแลว เราจะไมมเวลาคด ทำใหเรานงเสยเวลาไปเปลาๆ และบางทกเสยอารมณดวยและสถานการณตางๆ กจะทำใหเราลมงาย เราควรวางแผนไวกอนเลย เชนเราจะโทรไปหาใคร เร องอะไร ตอบจดหมาย รางบนทก ฯลฯถาเราไมเตรยมตวเมอไปถงเรากอาจลม ทกอยางไปหมดแลว
6. ฟงเทปหรอรายการทเปนประโยชน เราอาจลงทนซอเทปทเปนประโยชน เชน เทปการบรหาร การสอนภาษาองกฤษ การใชคอมพวเตอรงายๆ ซงอาจอยในรปเทปหรอ CD กได หรอบางทเรากอาจอดเส ยงการอบรมสมนา การเร ยนร ด วยตนเอง มาเปดฟงโดยเฉพาะหากเราตองขบรถดวย เสยงเหลานจะชวยเราไดมากทเดยว
แตจะเปนการดกวามากหากเราไมตองไปนงรอคอย ดงนนเราควรปองกนหรอหลกเลยงใหมากทสดเทาทเราจะทำได หรอลดเวลาการรอคอยลงมาใหมากทสดเทาทจะมากได เรามวธปองกนหรอลดเวลาการรอคอยได เชน
1. ยนยนกอนการไปพบ เชน การนดหมาย การประชมกอนการเดนทางไปควรโทรยนยน เพราะบางทกมการยกเลกหรอเปลยนเวลา แตเรายงไมรหรอหลงลมได
2. อยาใหคนอนเหนวาเรานงรอคอยอยางเดยว เพราะคนสวนใหญเมอเราไปกอนกำหนดนานๆ กจะเหนวาเราวางมาก ไมสนใจทจะรกษาเวลา ถาเราไปเรวกสำรวจทๆเราจะนง จะทำอะไรไดบาง
Effective Time Management ; ETM 171 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT3. อยาใหใครมาใชเวลาเรามากเกนไป บางทเราตองการยนหยด
ในส งท เปนสทธของเรา บางทเรากเร ยกวา power games เชนเราตองรอคอยการประชมทนานเกนไป การประชมทเลกชากวากำหนดเราอาจขอใหคนโทรตามเมอการประชมจะเรม หรอ บอกวาจะตามเราไดทไหน ขอออกจากการประชมเมอการประชมไรสาระ บอกวาเรามงานอนทตองทำแตควรมวธการขอตว อยางมศลปะ
4. หากมคนมาขอพบโดยไมนดหมายและทราบวาไมใชงานสำคญเรงดวน และเรามงานอนอย เราอาจขอใหเขารอเพอเราจะไดทำงานของเราตอใหเสรจ เพราะถาไมอยางนน เราจะตองเสยเวลาในการมารบกวนและคนอนจะเขาใจวาเราวางตลอดเวลา หรอไมกจะตดตอไปหาในภายหลง
Effective Time Management ; ETM 172EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T เทคนคท 4 จดโตะทำงานใหเปนระเบยบ
โตะทำงานคอส งแวดลอมท สำคญท เราตองอย กบมนเกอบตลอดทงวน ถาเรามโตะทำงานทไมนาทำงาน เกะกะไปดวยเอกสารและอปกรณท ไม จำเปน คงจะเปนอปสรรคตอท งว ธ การทำงานและอารมณของเรา เราจงควรจดโตะทำงานของเราใหเปนระเบยบ จะชวยประหยดเวลาและสรางบรรยากาศการทำงานไดเปนอยางด
โตะทำงานทดไมเปนระเบยบและยงเหยง จะทำใหมผลตอการใชเวลาทมากขนและเกดผลเสยตอการทำงานหลายอยางดวยกน คอ
1.ผดพลาดได เชน เราอาจแกงานในกระดาษหลายๆแผนและเมอเราจะใชจรง เราอาจเผลอไปหยบเอกสารทไมใชแลว และมขอมลชดเกา แตยงไมไดทง แตเราเขาใจวาชดใหมทปรบแลว ทำใหเกดความผดพลาด ใชขอมลทไมถกตองได เพราะโตะทำงานเรารกนเอง
2. ทำใหทำงานไดชาลง พ นท ของโตะเราจะเหลอนอยลงความสะดวกในการใชงานกจะลดลง การหยบเอกสารหรอหาขอมลกจะตองใชเวลาคนหามากขน ทำใหเราทำงานไดชาลงดวย
3. ละความสนใจในงานไดงาย เมอเรามงานอน ๆกองอยในโตะดวย บางทเม อเรามองเหนเอกสารช นอ น กอาจนกถงงานอ นท จะตองทำเหมอนกน ทำใหจดสนใจเราเปลยนแปลงไปมา และละความสนใจไปหาสงอนไดงาย
4.ยากทจะ set priority การทมงานบนโตะหรอเอกสาร มากมายคงยากทจะมสมาธในการทำงาน และจะยากมากในการจดลำดบความสำคญวาเราจะเร มอะไรกอนหลง และเม อจดไปแลวเรากอาจจะวอกแวกเปลยนใจไปมาได
5. ภาพพจนไมด ท งล กนอง หวหนา เพ อนร วมงานลกคาหรอคนอน ๆ ทมาพบคงไมรสกประทบใจเราเปนแน บางทลกนองทมาคยงานกบเรากตองหาทางแหวกพนทหรอกองเอกสาร เพอจะไดวางของ
Effective Time Management ; ETM 173 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTหรอเหนหนาเราระหวางพดคย ซ งคนท โตะทำงานไมมระเบยบการจดสรรงานกมกจะไมมระเบยบดวยเชนกน
6. ผดวนประกนพรงไดงาย เราจะมงานมากมายอยในโตะของเราบางงานกอาจเรมแลวและอาจทำงานคางไว บางงานกตงใจจะเรมแลวกไปเรมงานอนๆ อก ขณะทงานเกาไมเสรจ และบางทกหาไมเจอ หรอไมกลมไปแลววางานนทำไปถงไหน พอวนหลงกไมตอเนอง กเลยเปนโอกาสทเราผดวนประกนพรงตอไป สาเหตกจากโตะทำงานทรกๆ นเอง
7. หาสงทตองการไดยากเมอเราตองการ โตะทำงานทรกรงรงนจะคนหาเอกสารหรอสงของยากมาก เพราะเอกสารจะทบกนเปนกอง ๆบางคนกบอกคนอนวา อยามายงของในกองน และมนใจวาเราเปนผเดยวทจะหาไดเจอ แตหลายครงกหาไมเจอ ไมใชวาจะหาเจอทกงาน อาจเจอเฉพาะชดท กำลงทำ หรอชดท ใหความสำคญพเศษ แตชดอ น ๆมกจะหาไมคอยเจอ บางคนมขออางวาถาจดเปนระเบยบแลวจะหาไมเจออยากใหทดลองจดใหเปนระเบยบด รบประกนวาหางายกวากน
เม อเราทราบผลกระทบจากโตะทำงานทไมเปนระเบยบแลวเรามาดวธจดโตะใหเปนระเบยบ ดงน
1. จดการงานอยางเร ว เราจะตองสะสางงานใหเร วข นอะไรทตดสนใจไดทำเลย เชน บนทกใหอนมต เขยนรายงาน ขอความรวมมอ มคนใหโทรกลบ ขอตวเลข ฯลฯ ใหเรารบตดสนใจวาจะทำหรอไมและตอบสนองงานตางๆเหลาน ไมใหคางในโตะเรานานเกนไปงานทอยในภารกจของเรากจะลดลง
2. ม tray 1 ถาด สำหรบงานเขา เราควรจดถาดไว 1 ถาดเพอใหบนทก เอกสาร จดหมาย ฯลฯ ทจะมาถงเรามทรอรบแหงเดยวและเอกสารเหลานนจะไดมทอยทเดยวกน งานไหนททำแลวกสงออกและพยายามเคลยรงานในถาดนนใหเรวดวย
Effective Time Management ; ETM 174EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T 3. ไมใหใครวางอะไรทไมจำเปน ไมควรใหใครหรอแมแตตวเองวางสงของทไมจำเปนในโตะทำงาน โตะทำงานมาตรฐานควรจะม ปฏทน1 อน ทใสวางอปกรณเครองเขยน เชน ปากกา ดนสอเทาทจำเปน คลปท เย บกระดาษ post it โทรศพท ฯลฯ โปรดระลกเสมอวาโตะทำงานไมใชโตะกาแฟ ไมใชทเกบแฟม ไมใชตเกบเอกสารและของใชไมใชทนง เมอหมดวนเราควร ตองเคลยรดวย
4. อยาเกบแฟมตางๆบนโตะ เพราะบนโตะเราจะมพนท จำกดและเราจะตองใชเพอทำงาน ถาจำเปนใหใสแฟมในทของมน และหาไดงายหรอเมอตองใชกหยบออกมาไดงาย เมอไดขอมลแลวกใสกลบคนในทของมน
5. หยบของไดงาย การวางอปกรณตางๆ ควรงายแกการหยบใชดวย เชน โทรศพท ของใชอยดานซายมอ stationary มทเจาะรลวดเยบกระดาษ ทแกะลวดเยบกระดาษอยในถาด
6. ทงสงทไมจำเปน ถาทำไดใหทำอยางเปนนสยในการตรวจวามอะไรบาง เชนรางบนทก กระดาษขอความ ถาไมจำเปนแลว ใหทงดวยมฉะนนจะทำใหเราสบสนในวนหลงได
7. มอบหมายงานใหคนทเก ยวของ งานใดทคางอย ในโตะตองพยายามกำจดมนออกไป ถาไมมเวลาหรออยกบเรานานเกนไปใหถามวาสำคญไหม จะมอบหมายไดไหม ถาไดใหมอบหมายไปเลย
8. มเวลาเดอนละครงเพอเคลยรโตะ เราตองมเวลาเคลยรโตะทงบนโตะและในลนชกดวย เพอใหมนใจวา โตะทำงานของเรา มไวเพอทำงานไมใชเกบเอกสารหรอเกบสงของ ทไมควรเกบ
และหากเปนไปได เราควรมอปกรณรอบโตะดวย เชน ตหรอทวางหนงสอ ทวางคอมพวเตอร ทเกบถวยนำ และของใชอน ๆ เพอแยกโตะทำงานกบทเกบอปกรณเครองใชอยางอนใหเปนสดสวน
Effective Time Management ; ETM 175 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTเทคนคท 5 การใชอเมลเพอชวยประหยดเวลา
ขณะน หลาย ๆ องคกรกนำระบบ intranet มาใชและมการใชระบบอเมลแลว การสอสารหลายอยางกดงายขน เรวขนประหยดเวลาไดมากทเดยว ตดตอใครกไดในองคกรและบางองคกรกเปดใหใช internet ทเราสามารถตดตอใครกไดในโลกน ดวยราคาถกกวาอดตมาก สงรบขาวสารกนทนท ตอบทนท ใชแทนแฟกซและยงสามารถแนบไฟล สงพมพไดชดเจน เกบไฟลมาแกไขทำตอไดอกโดยไมต องพมพใหม แตก เหมอนกบทกส งท ไม ไดม ด านเดยวเพราะหากเราใชไมเหมาะสม กอาจสรางปญหาอนๆตามมา บางคนนงหนาเครองทงวน ตอบทกเมล อานทกเมล จนใชเวลากบอเมลมากเกนจำเปนและไมมเวลาทำงานทสำคญอน ๆ ได เราควรมแนวทางใชอเมล ดงน
1. เชคอเมลในเวลาเฉพาะวนละ 3-4 ครง เชน เปดเชคดตอนมาทำงานประมาณ 09.00 น. อยางคราวๆ วามงานสำคญเรงดวนอะไรไหม และอยาตอบทกเมลจากการเปดในทนท หากไมมอะไรสำคญหรอเรงดวน เรากจะไดวางแผนและทำงานประจำวนของเรา และเชคอกครงประมาณ 11.30 น. ในรอบบายกควรเชคประมาณ 14.00 น. และกอนกลบบานประมาณ 16.30 น. เพอดวามอะไรสำคญไหม อยานงรอทงวนแลวคอยเคลยรเมลในวนนน ใชเวลาแตละครงไมควรเกน 15 นาทไมอยางนนเราจะตดอยกบคอมพวเตอรทงวน บางคนกเลยเลน internetจนตดงอมแงมเหมอนเดกๆ หากเราไมจดเวลาด ๆ เราจะพบวาเราเสยเวลากบคอมพวเตอรในแตละวนไมนอยเลย
2. ดผานๆ ในแตละหวขอและดวามความสำคญเพยงไรตอบเฉพาะทสำคญ เรงดวนกอน สวนทเหลอจะทำในเวลาทวาง
3. จดไฟลในอเมลเหมอนจดไฟลเอกสาร คอสรางชอเรองและชอคนหรอสวนงานทสงมา เพอเกบไฟลทตองใชใน folder ของเรา (อยในhard disk ของคอมพวเตอรเรา) อเมลจะไดไมเตม
Effective Time Management ; ETM 176EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T 4. เรยนรวธใชใหครบทกเมน เพอใชประสทธภาพใหคม5. จดระบบการรบ การหา และการเรยกไดงาย6. ใชอเมลแทนโทรศพทเมอไมตองการพดมาก7. ใชอเมลแทนบนทก ซงจะประหยดเพราะไมตองพมพเปน
กระดาษ ไมตองสงไปรษณย ใชตอบคำเชญไดเลย หรอแมแตตกลงรายละเอยด เปลยนทอย ถามขอมล ฯลฯ กควรใชอเมลได
8. เกบทอยของอเมลของบคคลหรอกลมบคคลทตองตดตอบอยเพองายในการสงครงตอ ๆ ไป
9. อยาเกบทกเมล เมลไหนไมสำคญ junk mail เมลไหนหาในweb ได ลบทงอยาปลอยไวเดยวจะเตม เมอมงานดวนจะทำใหหงดหงดและเสยเวลา
Effective Time Management ; ETM 177 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTเทคนคท 6 การจดการกบกองเอกสาร
วน ๆ เราจะมเอกสารมากมาย เชน บนทก บทความ จดหมายภายใน จดหมายภายนอก การเสนอขาย ขอความรวมมอ ขอความอนเคราะหบนทกการ ประชม ใหพจารณา ใหทราบ ใหดำเนนการ หนงสอพมพวารสาร ฯลฯ ทงในรปของกระดาษและ e mail เราจะตองจดการอยางไรเพอใหเอกสารเหลานไมเปนภาระตอเรามากเกนไป และงายในการใชชวตกบสงเหลาน
เราขอเสนอวธการดงน1. เอกสารทสามารถจดการไดในครงเดยว ใหดำเนนการเลย (do
it now) เชน ตอบในสงทรอยแลว ตดสนใจในสงทเราตดสนใจไดผานเรองใหคนทเกยวของดำเนนการหรอมอบหมายใหผใตบงคบบญชาอยาลงเลใจทจะตดสนใจเรองเหลาน ตวอยาง ขอใหชวยทำแบบสอบถามตดสนใจเลยวาจะทำไหม ถาไมทำกปฏเสธหรอ delete ทง ถาจะทำตองดวาใชเวลาแคไหน ถาไมมากกตกลงทำเลยแลวรบสงออกไป ถาใชเวลามากและไมแนใจกทงไปเลย เพราะโอกาสทจะกลบมาทำมนอย บางทเกบไวพอมาเจออกทกเกนกำหนดแลว เสยเวลาเปลา ๆ
2. เอกสารทตองพจารณาและสงใหคนอนตอดวย บางทเราตองพจารณาใหรอบคอบเพราะเปนส งท สำคญ หรอตองวเคราะหหรอไมอยในอำนาจอยางเบดเสรจกบเรา หรอเรองทจะสงผลกระทบในภายหลงได ใหเราจดเอกสารชดนไวเพอรอดำเนนการ หรอ forwardในกรณทคนอนตองทราบดวยแตเนน ๆ แลววางแผนใหเวลาเพอดำเนนการตามความสำคญและเรงดวน
3. เคลยรงานและจดเขาแฟม เพราะเอกสารทเราทำแลวควรตองสงออกไป หรอไมกตองเขาแฟมหรออยใน folder ทมนควรอย ดงนนเราควรมแฟมหรอทเกบไฟลของเอกสารตางๆ เชน แคตตาลอก และใบนำเสนอขายสงตางๆ ขอมลเก ยวกบองคกรและสวนงานของเรา ทเกบหนงสอ
Effective Time Management ; ETM 178EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T คอมพวเตอร/หนงสอดานการบรหาร วารสารตางๆ แฟมคมอตางๆรายงานหรอวจยท เก ยวกบงานของเรา โนตตางๆทตองการเกบไวอางองในอนาคต ฯลฯ
เมอเราจดเกบแลว กควรคดถงการนำมาใชดวยวา ตองหาไดงายและร ว าอย ท ไหน เพราะหากเราเกบเอกสารหรอหนงสอไวแลวแตหาไมเจอในยามทเราตองการกจะไมมประโยชนใดๆ เลย เชน เรารวาเราเกบเอกสารชนนนไวแนๆ แตไมรวาอยแฟมไหน จะยากลำบากและเสยเวลามากในการคนหา บางทกหาไมพบเลยกม ทำใหเสยเวลา เสยอารมณและไมไดประโยชนใดเลยในการเกบเอกสารชนนน จงจำเปนทจะตองรหลกการทวไปของการจดแฟมทจะทำใหหาไดยามทตองการดวย
ซงมหลกการทวไปดงน1. ทกไฟลควรมชอกำกบ มความหมาย เมอเหนกนกได ไปหาได
ใหใชชอกวางๆ จะทำเปนส หรอ ตวหนา ๆ ไวกดเพราะเหนงาย2. อยาเกบไฟลทจะขอกบคนอนไดงาย เชนหาไดใน homepage
พนกงานสารบรรณเกบตนฉบบไวแลว สวนงานตนสงกดสงมาเพอทราบ ฯลฯแสดงวาคนอนจะมไฟลน และเราไมตองใชบอยๆ เราสามารถทงไดเลยถาไมมนใจวาจะเกบ วางไวในถาด กลอง เพอรอตดสนใจตอไป
3. จดทเกบ magazines ตามเรอง เชน การบรหาร, การตลาด,คอมพวเตอร, การเมอง, ฯลฯ อยาเกบตามชอของวารสาร เชน สยามรฐมตชน Brand Age MBA ฯลฯ เพราะจะทำใหมไฟลยอยๆมากและไมสะดวกในการหา
4. เมอจดไฟลตามหมวดแลว ในแตละหมวดใหเรยงตามวน โดยใหวนทเกาๆ อยดานใน เอกสารทใหมกวาอยนอก เพอใหงายตอการจดเกบและรอคน
Effective Time Management ; ETM 179 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT5. กำหนดเวลาแนนอนในการด หมายถงวาเราจะมาใช
เอกสารนนๆ เมอไรบาง เพอเปนการทบทวนความรหรอสงทเราตองการแตถ าเราตอบไมได และไมได ใช ไฟลน นเลย เม อมาตรวจดกอาจกำจดไฟลเกาทไมจำเปนทงไป
6. ถามเอกสารทตองใชบอย แยกออกมาตางหากจากตเพอใหอยในททสะดวกในการหยบและเกบ ใหแยกออกมาใหเหนไดงายเขาถงไดงาย
Effective Time Management ; ETM 181 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENT
EffectiveTimeManagement
บทท 29บทสงทาย
Effective Time Management ; ETM 182EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T เราไดอานมาจนจบบทสดทายแลว จะเหนวาหลายสงหลายอยางเปนเรองทเราอาจรอยแลว เพยงแตเราอาจไมมนใจวาคนอน ๆ เขาทำอยางไรหรอเรายงไมไดทำสงนนอยางจรงจง
ถาเราอยากรวาเราบรหารเวลา ในปจจบนนเปนอยางไร อาจทำไดโดยใหเราใชแบบฟอรมซงไดปรบจากแบบของเอดวน ซ บลสส ในหนา 167เราจะกาเครองหมาย X ลงในชองกจกรรมทเราทำ และหนาทหลกของกจกรรมนน ทกๆ 15 นาท การทำเชนนกเพอใหเราเหนไดดวยตวเองวาเราบรหารเวลาในแตละวนของเราเปนอยางไร
วธการกคอถายเอกสารไววนละแผน และทดลองบนทกวาในแตละ15 นาท ทผานไป เราไดทำอะไรบาง และเมอหมดวน เรากรวมเวลาดวาเราใชเวลาทำกจกรรมอะไรมากทสด ทำไปสก 5-6 วน เรากจะพบตวเองวามพฤตกรรมการบรหารเวลาอยางไร
บางคนท ลองทำดกอาจแปลกใจวาว นหน งๆไมคอยไดทำอะไรทเปนชนเปนอน บางคนเอาแตอาน E-mail เลน Internet บางคนลงเวลาไมได เพราะนงเฉย ๆ คดเรอยเปอย ฯลฯ จดกคอเราจะไดเหนวงจรการทำงานของเรา
เมอเราคนพบพฤตกรรมของตวเองแลว เรากอาจใชเทคนคบางอยาง จากหนงสอเล มน เพ อปรบใหการบรหารเวลาของเรามประสทธภาพมากข น หนงสอเลมน จะไมม ประโยชนอะไรเลยหากเราอานจบแลวไมไดเรมตนเปลยนแปลงตวเอง
มขอเสนอใหเรานำความร หรอเทคนคบางอยางทเราชนชอบไปเลาใหคนทเราปรารถนาดตอเขาฟง จะทำใหเราจำเทคนคเหลานนไดแมนและทสำคญเรากจะเขาใจลกซงมากขน
ทสำคญอกอยางกคอการสอนคนอนเมอมโอกาสเรากอาจสอนหรอแนะนำคนอนเมอเรามโอกาส เพราะสงนกอาจเปนแรงผลกดน ททำใหเราจะตองฝกปฏบตและพฒนาตนเองไดดยงขนดวย เพราะเมอเราสอนบอยๆมนกจะซมซบในจตใจของเรา และเชอเหลอเกนวาหากเราทำอยางตอเนอง
Effective Time Management ; ETM 183 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTตารางการใชเวลา
วนท..................................
กจกรรม หนาทหลก รายละเอยดอาน
งานเอก
สารโทร
ศพท
ปรกษ
าหารอ
ประช
มE
mai
l/ In
tern
et
เขยน
คด / ว
างแผน
อนๆ
พฒนาตน
เองพฒ
นาบค
ลากรใน
ทมปร
บปรงง
านลก
คางาน
ธระการป
ระจา
อนๆ
16.45 – 17.0016.30 – 16.4516.15 – 16.3016.00 – 16.1515.45 – 16.0015.30 – 15.4515.15 – 15.3015.00 – 15.1514.45 – 15.0014.30 – 14.4514.15 – 14.3014.00 – 14.1513.45 – 14.0013.30 – 13.4513.15 – 13.3013.00 – 13.1512.45 – 13.0012.30 – 12.4512.15 – 12.3012.00 – 12.1511.45 – 12.0011.30 – 11.4511.15 – 11.3011.00 – 11.1510.45 – 11.0010.30 – 10.4510.15 – 10.3010.00 – 10.15
9.45 – 10.009.30 – 9.459.15 – 9.309.00 – 9.158.45 – 9.008.30 – 8.458.15 – 8.308.00 – 8.15
ปรบจากแบบของ เอดวนซ บลสส
อานขาวหนงสอพมพคยกบเพอนเกาอานบนทกเรยนเดนไปคยกบเพอนคยเรองแกบนทกตอบบนทก Shared - -ตอบคำถาม Sharedอานเมลลภายใน
ธระสวนตว
พบเจานายคยกบเมธาอานขาวสาร
คยสอนงานลกนอง
จดแฟมมอบหมายงานเสนอบนทกอนมตงบ ผาน SAPรางบนทก
ธระสวนตว
พฒนางาน
งานบร
หาร
งานพฒ
นาบค
คลากรใน
ทมงาน
แกปญ
หา
................................................
รวม 30 45 30 60 45 90 30 60 - 15 60 135 30 30 45 75 150
Effective Time Management ; ETM 184EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T จนเปนระบบเปนนสยตดตอกนหลายๆ วน การบรหารเวลาของเราจะดขนและเราจะเปนหน งในคนท ประสบผลสำเรจ ท งในชว ตการทำงานและชวตสวนตว.
ใหเวลากบงาน เพอความสำเรจในภายหนา
ใหเวลากบความคด เพอเปนคลงแหงพลงในการทำงาน
ใหเวลากบการเลน เพอความเปนหนมสาวอยางถาวร
ใหเวลากบการอาน เพอเปนนำพแหงปญญา
ใหเวลากบความเปนมตร เพอเปนถนนแหงความสข
ใหเวลากบความรก เพอความชนบานแหงชวต
ใหเวลากบการหวเราะ เพอเปนดนตรแหงความเบกบาน
กวขององกฤษ
Effective Time Management ; ETM 185 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTภาคผนวก
ทานจะเลอกทำขอใดสำหรบการบรหารเวลาของทาน
1. ถาทานเดนทางมาถงททำงานเวลา 8.30 น. ซงเปนเวลาเรมงานพอด เลขาของทานไดเตอนทานวา จดหมายทจะขอความอนเคราะหในการโชวสนคาในงานแสดงยงไมไดเขยน และสปดาหหนาจะมงานแสดงแลว ทาน…..
ก. รบปากและเขยนเองเดยวนนข. บอกใหเลขามานงและจดตามททานบอกค. ใหเลขาเขยนมาแลวทานจะตรวจง. เอาไวกอนวนหลงทานจะเขยนให
2. สมมตวาทานกำลงรางจดหมายสำคญฉบบหนงเพอขอใหนายพจารณา มผจดการอกแผนกทเปนเพอนรกทานมาตามเรองทเคยขอใหทานชวยตดตอโรงแรมเพอจดงานแตงงานใหลกสาว เพราะคดวาทานนาจะไดสวนลดทดกวา ซงทานเคยรบปากไว ทานจะ
ก. โทรตดตอใหเดยวนนเลยข. บอกเบอรใหเขาตดตอเองค. บอกใหเขามาคยรายละเอยดกบทานวนหลงง. บอกวาจะตดตอใหแลวจะแจงผลใหทราบจ. ใหเขานงรอแปบนง เดยวจะจดการให
3. สมมตวาทานกำลงหารอกบผจดการดานผลตเรองผลผลตทสญเสยมอตราทสงขน ขณะนนกมโทรศพทจากผจดการแผนกบญชท ต องการเอกสารสำเนาท ส วนงานท านทำแล วแต ย งไม ส งให ขอดวนเพราะตองทำสรปงาน ทานจะ
Effective Time Management ; ETM 186EF
FECT
IVE
TIM
E M
ANAG
EMEN
T ก. คยใหทราบในรายละเอยดแลวดำเนนการใหค. มอบหมายใหเลขาคยฃ. บอกวาทานมงานอน เสรจงานแลวทานจะโทรไปง. รบปากวาจะทำให แลวคยเรองผลผลตตอ
4. ขณะททานกำลงคยเรองภาระงานกบเลขา มพนกงานใหมมาพบทานตามท น ดหมาย แตท านลมสนทและไมได เตร ยมตวทจะสอนงานเขา และยงมงานอนๆ ทตองเคลยรอกมาก ทานจะ
ก. ขอโทษเขา และขอใหเขาไปศกษาจากคมอเองข. มอบหมายใหเลขาแนะนำงานแทนค. บอกใหไปทำงานกอน วนหลงทานจะไปคยดวยง. หยดภาระกจ แลวแนะนำงานตามทนดไว
5. เวลา 10.00 น. ทานไดรบรายงานวามพนกงานทจรตและผจดการแผนกตรวจสอบจะขอเวลาทาน แตบายนทานตองไปประชมกบลกคาเพอตอรองเรองราคาและจำนวนสนคาทจะสง ซงทานเตรยมตวการนำเสนอยงไมดนก ทานจะเลอกทำงานใด
ก. เชญผจดการแผนกตรวจสอบมาพบข. นงเตรยมขอมลเพอไปคยกบลกคา
Effective Time Management ; ETM 187 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTแบบสอบถามเกยวกบงานเอกสาร
1. ใบเสรจรบเงนของสงของทคณซอ ..............................................2. นสพ.เศรษฐกจ+นตยสารการจดการทมบทความทนาอาน แตคณไมมเวลาอานในขณะน ..............................................3. บนทกของเจานายทแจงวนประชมเปนวนจนทรหนา ..............................................4. แบบสอบถามจากมหาวทยาลยแหงหนงถามความเหนคณเกยวกบวธการบรหารงานบคคล ..............................................5. ขอมลของลกนองคนหนงทคณจะเอามาใชในการเตรยมเขยนรายงานการปฏบตงานประจำเดอนถดไป ..............................................6. จ.ม.ทคณตองตอบทนท แตคณตองโทรสอบถามคนบางคนกอนตอบ ..............................................7. จ.ม.จากคนทคณโทรคยดวยบอยๆ แจงใหคณทราบทอยและเบอรโทรใหม ..............................................8. บนทกจากแผนกอนในบรษทของคณเขยนมาขอสำเนารายงานทแผนกจดทำขน ..............................................9.แผนพบโฆษณาจากบรษทขายแบบฟอรมแหงหนงมบางแบบควรจะสงมาใชแตคณกยงไมแนใจ ..............................................10. จ.ม.รองเรยนจากลกคาคนหนง ..............................................11. บนทกจากฝายทรพยากรบคคลเกยวกบวธการประเมนบคคล ..............................................12. บนทกทคณเขยนเตอนตวเอง ใหเรมทำเรองงบประมาณปหนา เสยแตเนนๆ ..............................................
สถานทเกบคณเกบเอกสารชนนไวทไหน
Effective Time Management ; ETM 189 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTบรรณานกรม
ปรดา ลมถวล (2537) : บรหารเวลาอยางเตมคณคา.กรงเทพฯ : บรษท ซเอดยเคชน จำกด (มหาชน)
ธรรมรฐ วงศศรสกล(แปล):(2546) : สรางกำไรดวยการประหยดเวลา : กรงเทพฯ : สำนกพมพผจดการ
วรรธนา วงษฉตร (แปล) : (2545) กนกบตวนนซะกรงเทพฯ : สำนกพมพตนไม
Alan Lakein (1993). How to get Control of Your Time and Your Life.Gower Publishing Company Limited.
Julie-Ann Amos (2001). Managing Your Time.Grolier Business Library.
Marion E. Haynes (1987). Personal Time Management.Crisp Publications, Inc.
Stephen R. Covey, (1994). A. Roger Merrill and Rebecca R. Merrill.First Things First Simon & Schuster Rockefeller Center.
Effective Time Management ; ETM 191 EFFECTIVE TIME M
ANAGEM
ENTประวตผเขยน
นายยงยทธ พรพงศพพฒน“กรรมการผจดการ” สถาบน ดโฟคอนซลแทนท101/664 ซอตรงซอย 7/1 ถนนรตนาธเบศรต.ไทรมา อ.เมอง จ.นนทบร 11000โทร. 02-921-8806, 02-921-840709-816-8190e-mail: [email protected]
ประวตทางการศกษาปรญญาตร : สาขาบรหารรฐกจ คณะรฐศาสตร
มหาวทยาลยธรรมศาสตรปรญญาโท : สาขาจตวทยาอตสาหกรรมและองคการ
มหาวทยาลยธรรมศาสตรปรญญาโท : สาขา Policy Science (MPP) จาก Saitama
University ประเทศญปน (ทนการศกษาของธนาคารแหงประเทศไทยและรฐบาลญปน)
ประวตการทำงาน: ฝายการตลาด บรษท การบนไทย จำกด (2530-2531): สวนการจดองคงานและสำนกงานโครงการปรบองคกร ฝายทรพยากรบคคล ธนาคารแหงประเทศไทย (2531-2543): ผบรหารทม สถาบนฝกอบรม ธปท. (2543-2547): เขาโครงการเกษยณกอนอายป 2548 (Early Retirement): ทปรกษาโครงการ Work Improvement ธนาคารกรงไทย (2545-2546): “วทยากร” หลกสตรดานการบรหาร บรษท Development Dimensions International (DDI/ Pacific International , Thailand Branch)
กจกรรมพเศษทางสงคม: วทยากรแกองคกรเอกชนตางๆ เชน
บรษทซเมนตไทย ธนาคารกรงไทย ธนาคารกสกรไทย ธนาคารทหารไทยบรรษทบรหารสนทรพยไทย สยามมชชลนกรป กรงเทพประกนชวตบรรษทประกนสนเชออตสาหกรรมขนาดยอม การไฟฟาฝายผลตการทาอากาศยานไทย โตโยตา เอพ.ฮอนดา ยนไทย พานาโซนคมหาวทยาลยธรรมศาสตร ฯลฯ
หลกสตรทบรรยาย (วทยากร): ผนำแหงการกระจายอำนาจ (Empower Boss): หวหนางานทมประสทธภาพ (Effective Supervisory Skills): สรางสรรคพลงทม (Effective Team building: Walk Rally): เทคนคการประชมอยางมประสทธภาพ (Effective Meeting): สรางความรกและความผกพนในองคกร (Effective Change and Commitment): การบรหารเวลาอยางมประสทธภาพ (Effective Time Management): จตวทยาการบรหารสำหรบหวหนางาน (Psychology for Supervisor): การบรหารความขดแยง (Conflict Management): จตวทยาการสรางแรงจงใจ (Motivation at Work): จตวทยาการสรางทศนคตเชงบวกและการพฒนาตนเอง (Self Development): จตวทยาการปรบพฤตกรรมพนกงานทมปญหา (Organizational Behavior)
* ออกแบบหลกสตรฝกอบรมแบบ Strategic Partner, Training Road Mapโครงการทเปนทปรกษา: การพฒนาและปรบเปลยนองคกรดวยเทคนคและวธการดานจตวทยา*: การปรบปรงกระบวนการการทำงาน (Work Improvement)*: การพฒนาองคกรดวย Balanced Scored และ KPI*: การปรบปรงประสทธภาพในการประชม(Effective Development Program)*: การทำ Competency และ Implementation *: การทำแผนพฒนาบคลากรตามกลยทธขององคกร (Training Road Map)*
ผมเช อเหลอเกนวา ใครไดอานหนงสอ “การบรหารเวลาอยางมประสทธภาพ” เลมนแลวไปประยกตใชกบตนเองจนเปนสวนหนงของชว ตแลว ทานจะร ส กว าต วเองสามารถทำอะไรได หลายๆอยางในเวลาเดยวกน และทำไดอยางมประสทธภาพและประสทธผลเสยดวยแลวยงรสกวาตวเอง “ยงมเวลาวาง” ทหาความสขใหกบตนเองอกดวยผมขอยนยนครบ!
ผชวยศาสตราจารยธระศกด กำบรรณารกษประธานโครงการปรญญาโทจตวทยาอตสาหกรรมและองคการภาควชาจตวทยา คณะศลปศาสตรมหาวทยาลยธรรมศาสตร ทาพระจนทร
เมอเยนวนองคาร ผบรหารสวน ไดนำหนงสอเลมหนงมาใหผมอานและกำชบใหอานใหได ผมกเลยหวกลบไปอาน คนวนนนอานไปซกพกหนงกวางไมลง�แลวกคดวาเร องนเปนเร องสำคญกบวถชวตการทำงานของพวกเรา จงรบนำมาใหเพ อนพนกงานจดทำในรป Power PointPresentation เพ อจะไดเผยแพรสาระสำคญของหนงส อเล มน แบบมวนเดยวจบ สาระในหนงสอน เปนประโยชนกบพวกเราทเดยว
รณดล นมนนทผบรหารสวนธนาคารแหงประเทศไทย
ไดอานแลวทกหนา อยากบอกวา....ใชเลย เสมอนเปนเร องของตวเองจร งๆ หนงสอเล มน ม ประโยชนจร งๆ ในดานปฏบ ต ซ งจะชวยทบทวนตวเองไดตลอดเวลา ขอคดหลกท ชอบมากคอ“อยาทำงานเหมอนจะไมมวนพรงน ” เพยงเทานกชวยสรางความสมดลใหตวเองไดมากคะ
กลนร เกตทองผอำนวยการฝายอาวโสธนาคารกรงไทย
คำนยม