다우오피스 사용z교육 - daou officedaouoffice.com/cloud_guide/etc/approval_edu.pdf ·...

(전자결재실습과정)

다우오피스사용자교육

1. 다우오피스전자결재

2. 일반적인결재프로세스

3. 전자결재관리자설정

4. 전자결재양식편집

5. 전자결재양식만들기 (실습)

다우오피스교육자료 (전자결재실습과정)

다우오피스 전자결재01

• 협업을지원하는제대로 된 그룹웨어

• 공유와모바일을기반으로하는 새로운업무 방식을 제시

전자결재

• 결재 : 회사 고유의의사결정프로세스

• 제대로된 전자결재시스템은새로운의사결정프로세스를제시하는것이 아니라, 회사 고유의의사결정프로세스를동일하게구현해야만함

• 통상적인결재 업무 이외, 공식적인커뮤니케이션에결재 프로세스를적용

• 오프라인결재프로세스를그대로구현 : 다양한 결재 유형 및 상세 설정 옵션 설정 가능

• 온라인결재시스템 : 결재 문서 공유, 열람 및 변경 이력 관리, 문서 기반 코멘트 기능

• 모바일결재시스템 : 결재 문서 실시간알림, 모바일열람 및 승인/반려가능

전자결재


다우오피스 전자결재 : 내부 서비스 흐름01

전자결재서비스흐름

• 다양한업무 흐름을 양식으로구분하여관리

• 기안 및 결재문서열람을 위한 개인 문서함제공

• 결재문서의처리 및 공유를위한 부서 문서함 제공

• 전사문서함을통한 모든 결재문서의통합 관리 가능

상신 결재 결재 최종결재

기안자

결재자 결재자 결재자

참조자 합의자

결재 완료된 결재문서(문서번호 발급)

전자결재 관리자

양식별 관리자

부서문서함

전사문서함

문서수신함


일반적인 전자결재 프로세스(1)02

결재

• 상신된문서를 승인함

• 최종 결재자가승인하면해당 문서의결재 프로세스는완료됨(결재완료 / 문서 번호 할당)

• 중간 결재자가승인하면해당 기안문서는다음 결재자에게전달됨

사원 과장 부장 이사

상신 결재

사원이 상신한 문서가 과장의 결재를 거쳐 부장의 결재를 기다리고 있을 때, 부장은 이를 결재하거나 반려할 수 있음

결재반려

결재완료

문서번호 할당

반려

• 상신된문서를 승인하지않고 반환함

• 반려된문서는 최초 기안자에게전달됨(최초 기안자 대신 이전 결재자에게전달할수도 있음 – 운영자설정 항목)Site Admin > 전자결재 > 전자결재설정 > 전단계반려옵션

• 반려된문서를 수정 후 재기안할수 있음



결재문서 회수

• 기안자가결재완료전 해당 문서의 결재 진행을취소하고상신 이전 상태(임시저장)로처리하는 기능

• 운영자설정 항목 Site Admin > 전자결재 > 전자결재설정 > 결재문서회수

• 운영자가사용하지않음으로설정했다고해도, 상신 후 최초 결재자가결재 전에는회수할수 있음 (결재상신취소)

• 각 단계 결재자는다음 결재자가결재하기전에 자신의결재를 취소하고결재대기상태로되돌릴수 있음 (결재 취소)


상신 결재

결재취소

사원이 상신한 문서가 과장의 결재를 거쳐 부장의 결재를 기다리고 있을 때, 이미 결재한 과장은자신의 결재를 취소하고 결재문서를회수할 수 있음


사원이 상신한 문서가 과장의 결재를 기다리고 있을 때, 이사가 과장과 부장의 결재를 건너뛰고 선결재하고,선결재된 문서에 대해 과장과 부장은 추후 후결함


상신

선결재


선결재

• 운영자설정 항목으로 Site Admin > 전자결재 > 전자결재설정 > 선결재기능사용결재 예정자가자신의결재 순서가 되기 전에 미리 결재하는기능

• 결재예정문서조회 시 DaouOffice > 전자결재 > 결재하기 > 결재예정문서선결재버튼 노출

• 선결재된문서는정상적으로결재된 문서와같이 다음 결재자에게전달됨

후결

• 선결재에의해 건너 뛴 결재자가추후 결재하는기능

• 선결재에의해 결재가진행된 후에도해당 결재문서는건너 뛴 결재자의결재 대기문서로남아 있으며, 이를 후결할 수 있음

• 후결 시 결재란에해당 결재자의결재 이력이 기록됨 (서명 또는 결재자 정보)

• 후결할수 있는 문서는선결재자에의해 이미 결재가진행되었으므로반려는불가능함.

후결후결


부장이 결재권환을 위임한 상태에서 결재가 상신되면 위임받은 대결자가 결재를 대행할 수 있으며,대결된 문서에 대해 부장은 추후 후열할 수 있음


상신

차장

대결자지정

결재

대결

후열


대결

• 휴가 등 장기 부재 시 다른 사람에게결재의권한을 위임할수 있으며(대결자지정), DaouOffice > 전자결재 > 전자결재환경설정 > 부재/위임설정대결자가지정된후 결재 문서가도착하면, 해당 결재문서는당사자와지정된대결자에게동시에 전달됨

• 대결자는전달된문서에 대해 결재(대결)할수 있으며, 이는 원 결재자의결재와동일하게처리됨

후열

• 대결자에의해 결재된문서를 원 결재자가추후 열람하는기능

• 대결자에의해 결재가진행된 문서도원 결재자의결재 대기문서로남아 있으며, 이 문서를후열할수 있음

• 해당 문서의결재란에는대결자의결재정보가기록되어있으므로후열 이력은결재선에는표시되지않고, 문서정보에만표시됨

• 후열할수 있는 문서는대결자에의해 이미 결재가 진행되었으므로반려는 불가능함


신입사원의 휴가원을 이사까지 결재를 올리지 않고 부장이 전결함


상신 결재

전결(결재완료)문서번호할당

전결

• 최종 결재자의이전 결재자가결재 프로세스를완료하는것으로, 최종 결재자에게결재 업무가과중되는경우 중요도가낮은 문서를미리 완료할 수 있음

• 전결 기능은결재 양식 별로 사용여부를설정

확인

• 결재 시 결재정보가문서에표시되지않는 결재 유형(단, 문서의결재선 등록정보에는표시됨)

• 결재 기능과동일하게결재 또는 반려가 가능하지만, 해당 액션은결재선에노출되지않음


감사

• 상신된문서를 반려할수 없지만, 결재 정보는 문서에표시되는결재 유형

• 문서의내용을 확인하는절차만을적용하고자할 때 사용

• 감사 결재 유형의경우, 원래는 반려가불가능하지만관리자설정에따라 반려 액션을허용할수 있음


결재 진행 중에 여러명의 의견을 취합한 뒤 다음 단계로 진행

순차 합의 : 합의자 순서대로 합의 의견을 취합한 후 최종 합의자 합의 후 다음 결재자에게 전달

병렬 합의 : 결재 문서를 합의자 전체에게 동시에 발송하고 합의자 전원이 의견을 표시하면 다음 결재자에게 전달

사원 과장

실장

이사

상신

주임

합의요청 합의

합의

사원 과장

실장

이사

상신

주임

합의요청

합의

합의

합의

• 합의자는결재문서에대해 합의 또는 반대 의사를표시할 수 있음

• 해당 결재문서에대해 반대하더라도해당 문서는다음 결재자에게전달됨(합의/반대의사 표시는 결재 진행에영향을 미치지않음)

• 단, 운영자설정으로반대 시 반려 처리 가능Site Admin > 전자결재 > 전자결재설정 > 합의결재옵션

• 합의는개인 또는 부서로 지정 가능하며, 부서 지정 시 해당 부서의 부서장에게전달됨

• 복수명의합의자를지정할경우, 결재의효율을 위해 병렬로진행할수 있음( 합의자지정 시 옵션으로순차합의/병렬합의선택)

• 결재 문서 내에서합의자 목록은결재자 목록과구분하여표시됨 (기본)




결재문서의열람규칙

• 공개된결재 문서는 문서의보안 등급보다높은 보안 등급을가진 모든 사용자가열람할수있음

• 비공개된결재 문서는해당 문서의 결재 관계자 (기안자/결재자/합의자/참조자/열람자/수신자)만열람할수 있음

• 결재 양식 별 운영자와전자결재전사문서관리자는보안 등급 및 비공개 설정과상관없이열람할 수 있음

• 결재 문서의공개 여부는 문서 상신 전에 기안자가설정하며, 관리자에의해 양식 별로 비공개설정이 강제될수 있음


설정사항변경후 반드시 페이지하단 저장 버튼을클릭하여서비스에반영

전자 결재 관리자 설정 (1)03

Site Admin > 전자결재 > 전자결재 설정

기본∨

결재칸 표기 방법 • 결재자의 서명정보를기록하는결재칸구성 설정

• 서명 이미지개인변경 허용 여부

전사문서함사용 • 사용 설정시, 결재가완료된 문서는 자동으로 전사문서함에저장됨단, 양식 별 저장할전사문서함 지정이 필요함

합의 결재옵션 • 합의 결재유형 사용 여부설정

• 합의 결재유형 사용시, 반대 액션에 대해 반려와동일하게 처리하도록설정 가능

• 합의자로 부서및 사용자 지정여부 설정

확인 결재타입 • 결재하되, 결재선에나타나지않는 확인 결재타입을사용 설정

감사 결재타입 • 결재만 가능한감사 결재 사용설정사용 설정시 선택적으로 반려기능을 활성화시킬수 있음

• 설정사항변경 후 반드시 페이지하단 저장 버튼을 클릭하여서비스에반영

• 기본 : 결재 일반 설정 및 사용할결재 타입 지정

• 프로세스 : 결재 진행에대한 상세 선택사항설정

• 기타 : 결재 전용 비밀번호설정 등 결재 메뉴에 대한 부가 선택사항설정


전자 결재 관리자 설정 (2)03

Site Admin > 전자결재 > 전자결재 설정

프로세스∨

선결재 기능 옵션 • 선결재 기능 사용여부 설정

전단계 반려 옵션 • 문서 반려시 최초 기안자에게반려할 지, 이전결재자에게 반려할지 지정

결재 문서회수 • 최초 기안자에게진행 중인 결재 문서를 회수하는기능을 제공

• 회수된 결재 문서는 재 기안 시 기존결재자를통과할 수 있는 기능을옵션으로 제공

일괄 결재옵션 • 복수의 결재 문서를 문서 목록에서복수 선택후 일괄로 결재하는기능을 지정

• 대결자 지정 후 후열할 문서가많이 쌓여있는 경우 사용 가능

공문 발송승인 설정 • 결재가 완료되고문서를 발송하기전에 관리자의승인 여부를 설정

참조자 열람 옵션 • 지정된 참조자가결재 진행 도중 문서를 열람할수 있는지 설정

보류 옵션 • 보류 기능사용 여부 설정

• 보류 – 결재 대기 상태와 동일하되, 결재관계자에게 보류상태로보여짐

기타∨

결재전용 비밀번호 사용 • 서비스 접속 비밀번호와 구분된 결재 전용 비밀번호 사용 설정

• 최초 비밀번호는 서비스 접속 비밀번호와 동일

• DaouOffice > 전자결재 > 전자결재 환경설정 > 결재 비밀번호

• 기능 활성화 후 결재 관련 모든 기능에 결재 비밀번호 입력 필요

수신처 설정 • 결재 문서의 수신처로 부서 및 사용자 지정 여부 설정

비공개 문서 제목 표시 • 비공개 문서를 열람할 수 없는 사용자에게, 해당 문서 제목의노출 여부를 설정


전자 결재 관리자 설정 (3) – 양식 별 설정03

Site Admin > 전자결재 > 결재 양식 관리 > 양식 선택

• 기본 : 제목 등 기본정보및 양식 디자인

• 결재정보 : 참조 및 열람자를지정하거나결재 후 수신 처리를지정

• 권한 / 보안 : 작성 및 수정 권한을 지정하고, 양식 별 운영자와공개 범위를설정

• 기타 : 양식에대한 기타 부가 정보를 등록

기본∨

제목 • 결재 양식의 제목 (최대 20자)

양식 약어 • 문서의 간단한 제목으로 결재문서번호 규칙에서 사용

전사문서함 보관 폴더 • 결재 완료 후 사본이 자동으로 저장되는 전사 문서함 폴더를 지정(지정 전 진행된 문서는 전사문서함으로 이동하지 않음)

양식 편집 • 양식 편집기항목에서별도 설명

사용 여부 • 해당 양식의 사용 여부를 결정. 숨김 또는 정상을 설정할 수 있음

• 미사용 설정 시 일반 사용자는 해당 양식을 열람할 수 없으며, 관리자 화면에서 세부 설정을 종료한 후 사용으로 설정하여사용자에게 공개할 수 있음

결재정보∨

문서 참조자 • 선택 시, 결재 진행 중 결재문서의 내용을 조회할 수 있는 참조자를 지정

• 지정 참조자에 대한 기안자의 수정 권한 설정

문서 열람자 • 선택 시, 결재 완료 후 열람자를 지정할 수 있음 (결재 문서 공유 기능)

• 지정 열람자에 대한 기안자의 삭제 권한 설정

문서 수신 • 결재가 완료된 후 자동으로 전달할 사용자 또는 부서를 지정

공문 발송 기능 • 결재 문서를 시행문으로 변경하여 이메일로 보낼 수 있는 기능으로공문으로 변경 시 양식 변경 옵션 설정




권한 / 보안∨

전결 옵션 • 전결 기능의 사용 여부 설정

• 전결 사용 시 전결 효력 범위 지정 (전체 결재 전결 또는 현 결재방 전결)

1인 결재 옵션 • 선택 시, 기안자가 결재를 상신함과 동시에 즉시 결재가 완료됨

작성 권한 • 양식의 사용권한을 부서, 사용자 또는 사용자 그룹 단위로 지정할 수 있음

• 기본값은 전체 사용자 사용 가능

문서 수정 • 선택 시, 결재 진행 중 해당 결재자가 문서의 내용을 수정할 수 있음

결재선 수정 • 선택 시, 결재 진행 중 해당 결재자가 결재선을 수정할 수 있음

운영자 • 양식 운영자로 지정된 사용자는 해당 양식으로 작성된 모든 결재 문서를열람할 수 있으며, 결재 진행 도중에 결재선을 변경하거나 강제 반려할수 있고, 결재 문서를 삭제할 수 있음

보존 연한 • 결재가 완료된 문서의 보존 연한을 설정

보안 등급 • 선택 시, 공개 문서의 경우 해당 양식의 보안 등급보다 낮은 사용자는해당 문서를 열람할 수 없음

• 보안 등급과는 상관없이 결재 관계자는 항상 해당 문서를 열람할 수 있음

공개여부 • 결재 문서의 공개 여부 설정

• 공개로 설정 시 보안 등급에 따라 열람할 수 있으며, 비공개인 경우결재관계자에 한해 열람 가능




기타∨

양식 도움말 • 결재 문서에 대한 도움말로, 결재 상신 시 확인 가능

메일 발송 기능 • 결재 문서를 이메일로 보낼 수 있는 기능으로, 선택 시 해당 기능이 서비스페이지에 노출됨.

• 완료된 결재문서에 한해 메일 발송 가능

게시판 등록 기능 • 해당 결재 문서를 게시판에 등록할 수 있음

• 단, 공개로 설정된 양식에 한해 게시판 등록이 가능함

스크립트 • 자바 스크립트 삽입 기능

• 입력 항목 자동 연산 등 구축형 모델에서 사용하는 기능


전자결재 양식 편집 (1)04

기안자 정보 자동 입력

결재정보 설정에 따라결재칸 자동 생성

기안자가 내용을입력할 수 있는 영역

합의자 합의내역표시 영역

0. 양식 별 설정 완료 • 결재 양식 편집 전에 해당 양식에 대한 세부 설정을 반드시 끝마쳐야 함

1. 양식 Layout 작성 • 결재 문서의 양식을 table layout으로 표현

• 제목 등과 같이 지정된 텍스트를 미리 입력

2. 기본 입력항목배치 • 사용자가 작성할 결재 내용을 입력하는 양식 내에 배치

• 텍스트, 숫자, 날짜, 선택항목 등의 입력 콤포넌트 제공

3. 자동항목배치 • 기안자 및 기안 부서 등 자동으로 결정되는 결재문서의 기본 속성을결재 양식 내에 배치

4. 결재선 관련고급항목배치

• 서명 등이 표시되는 결재방을 배치하고 각 결재방 별 옵션을 설정


1. 웹 편집기 사용 •다우오피스 관리자 페이지에서 기본 제공

•직관적인 편집이 가능하지만, 시간이 오래 걸리고세부적인 편집이 어려움

2. 예제 양식 활용 •다우기술에서 제공하는 다양한 서식을 사용

•양식의 일부 수정을 통해 원하는 레이아웃을 완성

3. MS Word 또는Excel 활용

• MS Word / Excel 에서 레이아웃을 작성한 다음, 관리자 페이지의 편집 화면으로 복사해 넣는 방식

•상대적으로 Layout의 편집이 자유롭지만, 전자결재 콤포넌트 삽입 시 주의가 요구됨

레이아웃작성 방법

전자결재 양식 편집 (2) – 양식 Layout 작성04


1. 예제 다운로드 •다우오피스 도움말 페이지에서 유사한 양식을 선택하여다운로드 함 (HTML 파일 형식)

2. 예제파일 불러오기 •다운로드 한 예제 HTML 파일을 양식 편집기에서 불러옴

3. 양식 수정 •불필요한 행과 열을 삭제하거나 추가하여 필요한형태로 디자인

예제 양식 활용하기



1. 엑셀에서 양식 편집 • Excel에서 양식의 Layout을 작성(A4 용지에 최적화된 크기로 맞추러면 가로를 800px, 세로를 1200px로 설정)

2. 양식편집기로복사 •작성한 양식을 복사하여 (Ctrl-C) 양식편집기에 붙여넣기 (Ctrl-V)

3. 양식 수정 •불필요한 행과 열을 삭제하거나 추가하여 필요한형태로 디자인

MS Office의 Excel 활용하기



전자결재 양식 편집 (5) – 양식 편집기 사용법04

입력할곳에 마우스를클릭한 후 항목을선택하여양식 내 항목을배치함

양식 편집완료 후 저장

삽입된항목이양식내에표시됨

삽입된항목을 마우스로선택하면우측 상단에 항목을삭제할수 있는아이콘이 나타남

삽입된 항목을마우스로선택하면편집기 우측 영역에서해당 항목의상세 정보를확인하고설정할 수 있음


전자결재 양식 편집 (6) – 양식 내 입력 항목04

1. 기본항목 •제목

특수한 텍스트 항목의 하나로서 결재문서의 제목을 의미하며 양식 별로

단 하나만 배치할 수 있음

•본문 내용

특수한 편집기 항목의 하나로서 2가지 유형으로 표시됨

Type 1

Type 2

•텍스트

한 줄 문자열 입력 항목

•멀티텍스트

여러 줄 문자열 입력항목

•편집기

멀티텍스트처럼 여러 줄 문자열을 입력할 수 있으며, 글자에 특정 서식을

적용할 수 있는 입력항목

•숫자

텍스트와 비슷한 문자열 입력 항목이나, 우측으로 정렬됨

•통화

숫자와 비슷하지만 3자리 단위로 쉼표가 삽입되고 소수점 아래 자릿수를

조절할 수 있음



1. 기본항목 •단일선택

하나만 선택할 수 있는 목록 제공

•드롭박스

단일선택과 동일하나 항목이 드롭다운 형태로 제공

•체크박스

여러개를 선택할 수 있는 목록 제공

•날짜 / 시간

날짜와 시간을 입력할 수 있는 입력항목

•기간

시작 날짜와 종료 날짜를 동시에 입력할 수 있는 항목

•사용자선택

사용자를 선택할 수 있는 조직도 UI 제공

•부서 선택

특정 부서를 선택할 수 있는 조직도 UI 제공



2. 자동항목 •기안자의정보

기안자, 기안부서, 기안자이메일,직위, 사번, 핸드폰번호, 직통전화,

대표번호, 팩스

•기안문서의정보

기안일, 완료일, 문서번호, 공개여부, 보안등급, 보존연한, 전사문서함,

첨부파일명

(단, 완료일과 문서번호는 결재가 완료된 후에 확정됨)

•기타 결재정보

참조자, 수신자 명단 (이름과 직위를 표시함)


전자결재 양식 만들기 – 실습 자료 (1)05

다우기술의예제양식활용하기

1. 도움말사이트에서샘플 결재양식다운로드예) 5.출장 – 5.1.출장신청서 – C.출장신청서

2. 샘플 결재양식을양식편집기에서불러오기

3. 불러온양식 부분 수정하기

4. 일반항목과자동항목배치하기


전자결재 양식 만들기 – 실습 자료 (2)05

엑셀편집기능활용하기

1. 아래 예시에따라 Excel로 Layout 편집하기

2. Excel 편집 내용을양식편집기로불러오기

3. 불러온양식 부분 수정하기

4. 일반항목과자동항목배치하기

감사합니다.

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