다우오피스 사용자교육 - daou officedaouoffice.com/cloud_guide/etc/admin_education.pdf ·...

관리자과정

다우오피스사용자교육

1. 그룹웨어관리자의역할

2. 오픈전준비하기

3. 오픈후운영하기

4. 보안설정관리하기

5. 관리자들을위한운영 Tip

6. DO CARE Lounge(온라인고객센터) 이용안내

7. 향후교육일정

다우오피스 교육자료 (일반과정&관리자과정)

그룹웨어 관리자의 역할01

• 그룹웨어 로그인 후 개인 환경설정

메뉴 목록 하단에서 관리자 페이지로

접속

• 관리자로 지정된 사용자에 한해

관리자 페이지 접속 링크가 나타남

•회사의 상황에 맞게 그룹웨어를 설정하여 회사의 사용자들이 그룹웨어를 사용할수 있도록 준비함

•그룹웨어의 효율적인 활용을 위해, 사용 유형을 모니터링하고 운영정책을 조정함

그룹웨어관리자

관리자 페이지 접속


그룹웨어 관리자의 역할01

• 계정/부서 추가

• 초기 용량 할당

• 별칭 계정 추가

• 메일 도메인 설정

• 전자결재 프로세스 설정

• 전사 자원 등록

• 메뉴 목록 구성

오픈 전 준비

• 서비스 사용량 모니터링

• 서비스 메뉴 별 상세 옵션 조정

• 서비스 별 공용 자료 등록

• 공용 자료 관리를 위한 운영자 지정

• 중요 내용에 대해 전사 공지

• 보안 정책 관리

오픈 후 운영

회사의 상황에 맞게 그룹웨어를 설정하여 사용자들이 그룹웨어를 사용할 수 있도록 준비

그룹웨어의 효율적인 활용을 위해 사용 유형을 모니터링하고 운영정책을 조정


오픈 전 준비 – 계정 / 부서 추가02

클래스 추가

• 직위/직급/직책

• 메일그룹 : 메일 용량 관리

• 사용자그룹 : 특정 목적을 위한 그룹핑

(예:외근직/내근직 – 회사차량 이용여부 결정)

계정 추가

• 계정 : 서비스 접속이 가능한 사용자 아이디

( ≒ 메일 아이디 )

• 직위/직급/직책

• 메일그룹 : 메일 용량 관리

• 사용자그룹 : 특정 목적을 위한 그룹핑

(예:외근직/내근직 – 회사차량 이용여부 결정)

조직도 구성

• 조직도 트리 구성

• 조직 별 부서원 추가

• 부서장/부부서장 지정 및 부서원 서열 지정

• 한 이용자가 여러 부서에 동시에 소속될 수 있음



• 계정 일괄 등록 : 복수의 계정을 한번에 추가 또는 수정하는 기능

• 아이디가 동일할 경우 기존에 저장되어 있던 값을 수정함

• 아이디가 존재하지 않을 경우, 새로운 계정을 생성함

• CSV 포맷으로 등록하되, 첫 행은 처리되지 않음

• 일괄등록 규칙에서 어긋난 항목은 처리되지 않고 오류 항목으로 관리됨(추후 확인 가능)

계정 일괄 등록

필수 고유 무결점 체크

이름(한글) ○ - -

이름(영문) - - -

이름(일문) - - -

이름(중문) - - -

비밀번호 ○ - -

아이디 ○ ○ -

사번 - ○ -

메일그룹 ○ - ○

직위 - - ○

직급 - - ○

사용자그룹 - - ○

직통전화 - - -

휴대폰 - - -

대표전화 - - -

일괄등록 데이터 포맷 (.csv)



• 조직도 트리 구성 (부서 추가 및 부서간 상하관계 설정)

• 부서장/부부서장 지정

• 부서 메일 주소 설정

조직도 구성

부서명 • 부서의 이름

부서 메일 아이디 • 조직도에서 부서원 전체에게 메일 보내기 기능 제공

부서 코드 • 조직도 일괄등록 시 부서간 관계 정의 시 사용

부서약어 • 결재문서번호에서 사용할 수 있는 항목으로

결재문서번호 생성규칙에 포함되면

반드시 입력해야 함

부서장 • 부서의 수장으로 부서에 속하는 모든 데이터 요소에 대한

관리 권한을 가짐 (게시판, 보고, 업무, 전자결재)

• 전자결재에서 부서를 대표하여 의견을 표시하거나

문서를 수신함

부부서장 • 부서장과 대부분 동일한 권한을 가지며, 부서장 유고 시 부서장의

역할을 대신함

• 전자결재에서 부서를 대표하여 문서를 수신할 수 있으나

부서를 대표해서 의견을 표시하는 권한은 없음



부서 내 부서원 순서

• 조직도에서 보여지는 순서

• 자동 결재선 사용 시 동일 직위/직급 간

우선순위 결재자 지정

자동결재선(직위) : 사원 – 대리 – 과장 – 부장 – 이사 – 사장

사원 A가 상신할 경우의 결재 라인 : 사원A – 대리A – 차장A – 부장A – 이사A – 사장A

회사

영업본부

사장A

이사A

영업 1팀

부장A 차장A 차장B 과장A 대리A 대리B 대리C 사원A 사원B

영업 2팀

부장B 차장C 과장B 대리D 사원C 사원D 사원E

부장C

1

2

3


오픈 전 준비 – 용량 할당02

• 최초 계약된 저장공간

• GB 단위로 구매 가능

전체 용량

• 개별 사용자에게 할당된 용량

• 메일함 용량, 개인 자료실 용량

• 계정 할당 용량은 실제 자료 저장 유무와는 상관없이 계정에 할당된 순간사용된 것으로 간주함

• 계정 삭제 시 사용 가능한 용량으로 환원됨(계정 삭제 후 용량 환원은 하루 후 적용됨)

계정 할당 용량

• 여러 사용자가 함께 사용하는 서비스의 자료를 저장하는데 사용하는 용량

• 게시판, 커뮤니티, 전자결재 등 메일과 자료실 이외의 모든 메뉴

• 사용자 간 메신저로 주고받은 대화 내용과 파일도 공용용량에 포함됨

공용 용량



• 메일함 기본용량 및 자료실 용량 설정

• 메일함에 보관되는 메일의 유효기간 설정(유효기간이 경과된 메일은 자동 삭제됨)

• 메일 서비스 관련 세부 기능 사용 설정

메일 그룹 : 메일 및 자료실 사용 관련 환경설정 값

메일 그룹을 설정하여 개인 할당 용량을 조절

• 사용자 계정은 반드시 특정 메일 그룹과 연결되어야 함

• 사용자 계정이 연결된 메일 그룹은 삭제할 수 없음

• 기본 메일그룹(Default)은 연결된 메일계정이 없어도 삭제할 수 없음

• 연결된 사용자 계정을 감안하여, 계정할당용량을 초과하도록 기본용량을설정할 수 없음

사용자 계정을 메일 그룹과 연결

• 메일그룹 설정치 외 추가 용량 부여 가능 (개별 계정관리 페이지에서 부여함)

메일 그룹 설정과 별도로 개별 용량 설정 가능



• 계정 할당 용량과 공용 용량 분할 비율 조정

• 계정 기본 할당 용량 조정 (메일 그룹 기본값 수정)

• 대용량 사용자 개인 용량 조정

• 대용량 공용 공간 확인 및 오래된 자료 삭제 조치

• 오래된 메신저 대화 내용 및 첨부파일 삭제

용량 모니터링 후 아래 방법 등으로 여유공간 확보

용량이 부족해진다면?

• 용량 부족 시 발생되는 문제 : 계정 추가 불가, 서비스 사용 제한 (파일 첨부 등)

용량 모니터링이 가능한 서비스 별 통계 기능

서비스 집계 기준 용량 정보 포함

공통 메뉴별 사용량 ○

계정목록 사용자 별 메일함 및 자료실 사용량 ○

게시판게시판 별 게시물 수부서 보유 게시판 사용량

○

커뮤니티커뮤니티 전체 게시판 사용순위커뮤니티 보유 게시판 사용량

○

Works 앱 단위 데이터 항목 개수 ×

전자결재일자 별 결재 문서 개수부서 단위 보유 결재 문서 개수

×

설문 전체 설문 현황 ×

메신저 첨부파일 목록 ○ (개별 파일 삭제 가능)


오픈 전 준비 – 메일 별칭 계정02

• 사용자 계정과 동일한 메일 아이디 형태를 가지지만 계정 용량이 할당되지 않음(다른 사용자가 사용 중인 메일 아이디를 설정할 수 없으며, 별칭 계정으로 할당된 아이디를 사용자 메일 아이디로 사용할 수 없음)

• 별칭 계정 별로 전달할 이메일을 설정할 수 있으며, 전달할 이메일로는 개인또는 다른 별칭 계정을 선택할 수 있음

• 부서 이메일 아이디는 소속 부서원 이메일로 전달하는 별칭 계정의 한 종류

별칭 계정의 속성

별칭 계정 - 특정 사용자 또는 특정 그룹 멤버들을 대표하는 메일 아이디

• 사내 특정 그룹의 사용자에게 일괄 메일 발송용

[email protected] → 팀장들 전체 일괄 발송용 이메일

• 특정 목적을 위해 대외적으로 공표하는 이메일 주소로 수신되는 메일을지정된 담당자로 하여금 처리하게 설정

[email protected] → 회사 홈페이지에서 공개된 기업정보 문의용 이메일

별칭 계정의 활용


오픈 전 준비 – 메일 도메인 설정02

•인터넷에 회사의 메일을 송수신할 서버의 주소를 등록하는 것

(단, 사전이 미리 소유하고 있는 도메인이 있어야 함)

메일 도메인 설정

1. MX 레코드 등록

특정 도메인에서 메일을 수신할 수 있도록 메일 서버를 등록하는 작업

MX 서버 주소 : smtp.daouoffice.com

2. SPF 레코드 등록

메일 서버의 상세 정보를 등록하여 해당 서버에서 발송되는 메일이 정상임을 인증

SPF 텍스트 : v=spf1 ip4:203.217.206.0/24 ~all

메일 도메인 설정 방법

• 도메인 업체 별 메일 도메인 설정 방법 안내 (아래 문서 참조)

http://daouoffice.com/cloud_guide/etc/domain_guide.pdf


오픈 전 준비 – 메일 도메인 설정 (예제)02

• 회사의 도메인을 “반값도메인(www.halfdomain.co.kr)” 업체로부터 구입한 경우의 등록 방법

1. “반값도메인(www.halfdomain.co.kr)”에 접속하여 도메인 관리 페이지로 이동한 후,

MX/SPF 레코드 등록을 위해 메뉴 클릭

반값 도메인의 경우 메일 도메인 설정 방법

2. 네임서비스 메뉴에서 MX 레코드와 SPF 레코드를 각각 등록

http://www.halfdomain.co.kr/


오픈 전 준비 – 메뉴 항목 결정02

• 메뉴 개별 명칭 변경 – 한글, 영문, 일본어, 중국어 명칭 개별 설정 가능

• 카테고리 별 메뉴 분류

• 메뉴 노출 순서 조정 및 로그인 시 접속하는 초기 메뉴 결정

• 메뉴 별 접근 권한 설정

• 사내 이용자들을 위한 외부 링크 추가

그룹웨어 메뉴 항목 관리


오픈 후 운영하기03

• 서비스 모니터링

• 서비스 메뉴 별 상세 옵션 조정

• 서비스 별 공용 자료 등록 (공용 공간 개설)

• 공용 자료 (공용 공간) 관리를 위한 운영자 지정

그룹웨어 운영과 관련된 관리자의 주요 역할

그룹웨어를 사용할 수 있도록 준비 그룹웨어를 제대로 사용하도록 유도

서비스 사용 정책을 결정하는 사람 결정된 정책을 적용하는 사람

결재선에 특정 담당자를 지정함

게시물의 첨부파일 개수 및 용량을 제한

메뉴 별 운영자를 관리

지정된 담당자가 공석일 경우 해당 결재를 취소시킴

적절치 않은 내용의 게시물을 강제 삭제

메뉴에 접속하는 사용자를 관리


오픈 후 운영하기03

관리자와 운영자의 역할 구분

회의실

회사차량

제 1 회의실

제 2 회의실

제 3 회의실

승용차 - 소나타

승합차 - 봉고

자산분류 개별자산

관리자가 추가/관리

예약/대여 유형 지정

예약 유형 시 사용요일/시간 지정

자산 분류 별 운영자 지정

운영자가 추가/관리

예약/대여 시 추가입력 정보 설정

예약/대여 내용 강제 취소 가능

예약


오픈 후 운영하기 – 서비스 개별 설정03

옵션 유형 예제

특정 기능 사용여부 메일 - 오송신 방지 기능 사용여부

사용량 제한 게시판 – 첨부파일 용량 및 확장자 지정

좌측 카테고리 목록 순서

게시판 – 전사게시판/부서게시판 순서

메일 – 태그/메일함 순서

주소록 – 개인/부서/공용 주소록 순서

공용 자료 추가

게시판 – 전사게시판

캘린더 – 전사 일정

예약 – 예약/대여 가능한 전사 자원

보고 – 공용 보고 양식

공용 자료 운영자 등록

게시판 – 전사게시판 운영자

캘린더 – 전사일정 운영자

예약 – 전사자원 분류 별 담당 운영자

설문 – 전사 설문이 가능한 사용자

Works – 앱 개발 권한을 갖는 운영자

기타 서비스 별 특화 옵션커뮤니티 – 개설 시 관리자 승인 여부 지정

전자결재 – 전자결재 프로세스 관련 세부 옵션

서비스 개별 옵션 유형


오픈 후 운영하기 – 서비스 개별 설정03

메뉴 별 공용 자료 등록 / 운영자 지정 여부

서비스 공용 자료 운영자 지정 개별 옵션

대시보드 - ○ ○

메일 ○(별칭계정) - ○

주소록 ○(공용주소록) ○ ○

자료실 - ○ ○

캘린더 ○(전사 일정) ○ -

문서관리 ○(전사 문서관리함) ○ -

게시판 ○(전사 게시판) ○ ○

커뮤니티 - - ○

예약 ○(전사 자원) ○ -

설문 - ○ -

보고 ○(보고 양식) - -

Works - ○ -

전자결재 별도 교육 과정

모빌리티 - - ○


오픈 후 운영하기 – 전사 공지03

전사 공지 – 빠르고 강제적인 공지 메시지 전달

• 사용자가 그룹웨어 웹 페이지에 접속할 때 미리 지정한 내용을 팝업으로 안내(알림을 클릭하거나 링크를 따라서 그룹웨어에 접속하는 경우에도 팝업이 뜸)

• 모바일 웹으로 접속할 경우에는 팝업이 뜨지 않음

• 관리자 설정에 따라 노출 기간 및 노출 옵션 조정 가능

• 서비스 관리 페이지에서 등록

웹페이지 팝업 공지

• 전체 또는 일부 사용자의 메신저를 통해 일괄 메시지를 전송하는 기능

• 답장은 받을 수 없으며, 총 조회 건수 확인 가능

• 공지 톡은 모바일 앱 및 윈도우 메신저로 전송됨

• 관리자의 권한이 있는 사용자에 한해 공지 톡 발송 기능이 윈도우 메신저에서활성화 됨

메신저 공지 톡


보안 정책 관리04

보안 정책 - 인적 오류(human error;人災)로 인한 보안 상의 허점을 방지

• 동시 접속 / 자동 로그아웃 설정

• 비밀번호 관리 정책 수립 및 적용

• 비밀번호 입력 오류 시 접속 차단

• 일괄 강제 변경

비밀번호 유출 방지

• 메뉴 별 접근 권한 설정

• 메신저 첨부파일 사용 여부 결정

• 모바일 접속 기기 인증

의심되는 접속 차단


관리자들을 위한 운영 Tip05

서비스 로고 및 아이콘 변경

변경 가능한 이미지 크기

로그인 페이지 – 웹 300 x 150

로그인 페이지 – 모바일 80 x 80

상단 메뉴 로고• Classic – 검은색 배경• Advanced – 초록색 배경)

200 x 40

웹 브라우저 탭에 표시되는 아이콘 (Favicon) 16 x 16

한번 등록된 이미지는 삭제할 수 없으며 (다른 이미지로 교체해야 함) 크기를 정확히 맞추는게 중요함

• 페이지 우측 상단 아이콘을 클릭하여 온라인 도움말 센터 접속

• 전화 연결이 어려울 경우 온라인 문의 기능 활용 (아이디/비밀번호 : 도메인 명)

온라인 도움말 센터

사용자 이름 mydomain

전자 메일 주소 mydomain

사용자 이메일이 [email protected] 일 경우

mailto:[email protected]


관리자들을 위한 운영 Tip05

• 전체 기능을 한꺼번에 소개하는 것보다 한번에 한 기능씩 사내에 보급

• 회사의 업무 프로세스(결재 프로세스)의 최적화를 먼저 진행한 다음, 최적화된 프로세스를 그룹웨어에 적용

• 관리자와 운영자의 역할 분담에 대해 고민

그룹웨어의 사내 활성화

• 상급자의 사용을 먼저 유도

• 그룹웨어의 여러 기능들을 부서간 협업 실무에 적용

그룹웨어 사용률 증가를 위한 팁

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