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DIRECTIVA "LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN, EMISIÓN Y
APROBACIÓN DE RESOLUCIONES Y DIRECTIVAS DE GERENCIA"
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DIRECTIVA N° 001-2015-MPCH/A
PRESENTACION
La Municipalidad Provincial de Chiclayo, es una entidad pública de nivel de gobierno
local, que cuenta con autonomía política, económica y Administrativa, ejerciendo
dicha autonomía a través de la aplicación de normas y dispositivos municipales, que
conlleven a mejorar la prestación de servicios de titularidad local, reforzar la gestión
administrativa municipal así como efectivizar el valor agregado en la relación
Municipalidad — Vecino.
La Municipalidad Provincial de Chiclayo en el desarrollo de sus actividades
inherentes a su competencia elabora y formula Resoluciones y Directivas de
Gerencias Municipales, requiriéndose regular el proceso de formulación, trámite,
aprobación y actualización de los dispositivos, que permitan a las Gerencias de las
unidades orgánicas de la entidad, el adecuado uso y desempeño de las acciones
que tenga que realizar en el desarrollo de sus funciones.
En consecuencia, la presente directiva denominada "DIRECTIVA SOBRE
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN, EMISIÓN Y APROBACIÓN DE
RESOLUCIONES Y DIRECTIVAS DE GERENCIA", es una herramienta
administrativa y establece los lineamientos técnicos para la aplicación de la
metodología a seguir para la elaboración, emisión y aprobación de los dispositivos
municipales de regulación y carácter ejecutivo que efectúan la Gerencia Municipal y
demás Gerencias en el desarrollo de sus funciones y competencias, siendo de
plicación a todas las unidades orgánicas que intervienen en el proceso, en el
mbito de la Municipalidad Provincial de Chiclayo.
SUB GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y RACIONALIZACION
DIRECTIVA N° 001 -2015-MPCH/A
DIRECTIVA MUNICIPAL SOBRE LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACION,
EMISION Y APROBACION DE RESOLUCIONES DIRECTIVAS DE GERENCIA
TITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
ARTÍCULO 1°.- ÁMBITO DE APLICACIÓN.-
1,5
La presente Directiva establece los lineamientos técnicos para la aplicación de la
metodología a seguir para la elaboración, emisión y aprobación de los dispositivos
municipales de regulación (resoluciones y/o directivas) que tengan que efectuar las
Gerencia Municipal y demás Gerencias en el desarrollo de sus funciones y
competencias y es de aplicación a todas las unidades orgánicas que intervienen en
el proceso de elaboración, emisión y aprobación de los dispositivos municipales
como resoluciones de gerencia así como directivas de gerencia en la Municipalidad
Provincial de Chiclayo.
ARTÍCULO 2°.- FINALIDAD:
Regular el proceso de elaboración, emisión y aprobación de los dispositivos
municipales como resoluciones de gerencia y/o directivas de gerencia de la
Municipalidad Provincial de Chiclayo en asuntos de su competencia.
ARTICULO 3°, OBJETIVO:
Son objetivos de la presente directiva:
31. Establecer los lineamientos y responsabilidades a las unidades orgánicas
durante el proceso de elaboración, emisión y aprobación de dispositivos
municipales a nivel de gerencias en la Municipalidad Provincial de Chiclayo.
'3.2. Establecer el flujograma correcto y obligado que deban cumplir las unidades
orgánicas que efectúen el proceso de elaboración, emisión y aprobación de
dispositivos municipales a nivel de gerencias.
ARTÍCULO 4°.- BASE LEGAL:
Y Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades y modificatorias.
✓ Ley del Procedimiento Administrativo General Ley 27444 y modificatorias.
Y Reglamento de Organización y Funciones, aprobado con Ordenanza
Municipal N° 008-2014-MPCH/A.
Y Resolución de Alcaldía que dispone el cumplimiento del artículo 39° parte in
fine de la Ley N° 27972.
ARTÍCULO 5°.- VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN:
IL
La presente directiva entra en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación
por Resolución de Alcaldía y será actualizada a propuesta coordinada entre la
Gerencia de Planeamiento y Programación y la Gerencia de Asesoría Jurídica.
ARTÍCULO 6°.- RESPONSABILIDAD:
Son responsables del cumplimiento de la presente directiva, la Gerencia
Municipal y las Gerencias de las unidades orgánicas de Asesoramiento, de Apoyo y
de Línea, así corno de los programas o proyectos que se incorporen a la
organización estructural de la entidad.
TITULO II
ASPECTOS GENERALES PARA LA ELABORACION. EMISION Y APROBACIÓN
DE RESOLUCIONES Y DIRECTIVAS DE GERENCIA
ARTÍCULO 7°.- RESOLUCIONES: Son actos determinantes que resuelven asuntos
de carácter administrativo, cuya emisión está en concordancia con el último párrafo
del Artículo 39° de la Ley Orgánica de Municipalidades N° 27972.
Las Resoluciones de Gerencia constituyen Primera Instancia Administrativa y están
sujetas al recurso contradictorio de reconsideración, el cual se formula ante el mismo
órgano que emitió el acto y se sustenta en nueva prueba. (Artículo 208, Ley N°
27444), siendo éste mismo órgano el que resuelva y al recurso administrativo de
apelación, el cual se dirige ante la misma autoridad que expide el acto y se sustenta
en diferente interpretación de pruebas o cuestiones de puro derecho, debiéndose en
éste caso, elevar lo actuado al Superior Jerárquico (Artículo 209, Ley N° 27444).
Siendo en este ultimo caso, el Alcalde de la entidad quien resuelva.
ARTÍCULO 8°.- DIRECTIVAS: Son herramientas administrativas de ejecución para
el desarrollo de acciones y funciones administrativas vinculantes con la normativa en
políticas y disposiciones legales y municipales.
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Se emiten en el marco de la Ley Orgánica. Tienen carácter ejecutivo y de regulación
para las actividades propias de la unidad orgánica y con la finalidad de alcanzar
resultados concretos y satisfactorios en el desarrollo de las mismas. Se aprueban
con Resolución de Alcaldía. Tiene carácter de inapelables y de cumplimiento
obligatorio para los funcionarios y servidores que alcance la directiva.
ARTICULO 90.- INICIO Y TERMINO DEL PROCEDIMIENTO DE ELABORACION
DE LA RESOLUCION Y/0 DIRECTIVA DE GERENCIA:
El proyecto de resolución y/o directiva se inicia en la unidad orgánica que
formule el requerimiento, conteniendo el sustento técnico y legal respectivo y
culmina con el visto bueno y firma del funcionario responsable de la Gerencia,
donde se elabora y emite la resolución, consignado el número de la resolución
emitida en forma correlativa y para un adecuado control, cada Gerencia está
obligada a la apertura de un registro y archivo de resoluciones.
En cuanto al procedimiento de la Directiva termina en la Sub Gerencia de
Secretaria General quien asignará un número correlativo y deberá llevar un
archivo actualizado de los dispositivos municipales emitidos y a la vez
coordinando con el Archivo Central abrirá un Registro y Archivo Clasificado de
expedientes foliados, clasificados por Gerencias.
ARTÍCULO 10°.- FACULTAD Y C0rh1PETENCIA DE LAS GERENCIAS:
Los Gerentes de la Municipalidad Provincial de Chiclayo, están facultados para
visar y firmar sus propias Resoluciones de Gerencia y Directivas de Gerencia en
los asuntos de su competencia, de conformidad con el Artículo 39° de la Ley
Orgánica de Municipalidades N° 27972. La Sub Gerencia de Planeamiento y
Racionalización de la Gerencia de Planeamiento y Programación, es
responsable y tiene competencia para participar en la elaboración de las
directivas municipales en su calidad de órgano de asesoramiento de la entidad.
ARTÍCULO 11°.- ALCANCE DE LAS RESOLUCIONES Y DIRECTIVAS DE
GERENCIA:
o
La Gerencia General Municipal y las Gerencias de los Órganos de Apoyo, y
Asesoramiento de conformidad con sus competencias, tienen capacidad de
emitir Resoluciones de Gerencia y Directivas, con alcance a todas las demás
Gerencias y Unidades Orgánicas de la Municipalidad Provincial de Chiclayo, las
mismas que estarán orientadas al mejoramiento de la calidad, eficiencia y
eficacia del servicio administrativo.
Las Resoluciones de Gerencia que emitan los órganos de línea, resolverán los
expedientes administrativos que se tramiten ante su dependencia, y las de
aprobación de sus Directivas, así como la emisión de Directivas, cuyo alcance
esté limitado a los órganos y personal de su dependencia y las que resuelvan
expedientes de administrados, deben ser notificadas a éstos, en el término de la
distancia para garantizar su derecho a impugnación, conforme a Ley del
Procedimiento Administrativo General N° 27444.
ARTÍCULO 12°.- OBLIGACIONES E IMPEDIMENTO EN LA EMISION DE LAS
RESOLUCIONES Y DIRECTIVAS DE GERENCIA:
Los funcionarios a cargo de la Gerencia Municipal y Gerencias de las unidades
orgánicas, tienen la obligación de monitorear las actividades de planificación,
elaboración, tramitación y aprobación de las resoluciones y directivas de
gerencia y están impedidos bajo responsabilidad de emitir Resoluciones de
Gerencia, cuya naturaleza corresponda a una ORDENANZA MUNICIPAL.
TITULO Hl
DE LA ESTRUCTURA y PROCEDIMIENTOS DE APROBAC ION DE LAS
RESOLUCIONES Y DIRECTIVAS DE GERENCIA
ARTÍCULO 13°.- ESTRUCTURA DE LAS RESOLUCIONES DE GERENCIA:
La estructura de una Resolución de Gerencia contendrá:
5
13.1. El logotipo de la Municipalidad Provincial de Chiclayo, así como la
denominación de la Gerencia que emite la resolución estará ubicado en la
parte extremo superior izquierda del documento.
13.2. En la parte del encabezamiento se describirá la denominación: RESOLUCION
DE GERENCIA... el año en curso y las siglas de la municipalidad y de la
unidad orgánica que emite la resolución. Todo en letras mayúsculas en
negrita y subrayadas (Ej. RESOLUCION DE GERENCIA N° 001-2015-
MPCH/GPP).
13.3. En la parte del VISTO, se consignará el número de expediente de la
pretensión administrativa y el número de los informes técnicos y/o legales sí
fuese el caso.
13.4. En la parte del CONSIDERATIVA de las Resoluciones de Gerencia, debe
consignar la base legal, adicionalmente se detalla la argumentación legal y
administrativa así como se hace referencia al informe técnico y/o legal que
motiva el sustento, en forma coherente y en orden lógico y relacionando
entre sí cada uno de los párrafos. Del mismo modo la redacción debe ser
clara y precisa. Indicando en el parte in fine de los considerandos la norma
municipal que faculta la emisión de Resoluciones de Gerencia en
conformidad con el Art. 39° de la Ley N° 27972, Ley Orgánica de
Municipalidades.
13.5. En la parte RESOLUTIVA se contiene como se indica la decisión de la
Gerencia respecto al caso administrativo materia del acto administrativo y
está redactada en Artículo Único o en Artículos correlativos. Su redacción
es taxativa y clara a fin de que no haya lugar a dudas o interpretación
distinta a lo resuelto por la unidad orgánica. (Ver Anexo 1)
ARTÍCULO 14°.- PROCEDIMIENTO DE LA RESOLUCIÓN DE GERENCIA:
La Resolución de Gerencia siendo el acto administrativo que culmina un
procedimiento administrativo, iniciado ante requerimiento y/o pretensión
administrativa, su elaboración, tramitación y aprobación están sujetas a la ley.
Si se inicia cuando el administrado presenta su pretensión administrativa
adjuntando los requisitos, Trámite Documentario recepciona el documento y lo
deriva a la unidad orgánica responsable o cuando el requerimiento se hace
desde alguna unidad orgánica, esta se produce a través de un documento o
proveído que se remite a la unidad orgánica responsable de la atención.
Se analiza los antecedentes y se elabora el sustento técnico que permitirá
resolver la pretensión administrativa o el requerimiento interno.
La elaboración de la Resolución de Gerencia, es responsabilidad del Asesor
Legal del área o quien haga sus veces, quien visará y remitirá el proyecto de
resolución junto al informe legal, para su visto bueno y firmas pertinentes.
El proyecto de Resolución de Gerencia, deberá contener para su distribución
una copia fiel del original de la misma para ser remitidas a la Gerencia General,
a la Oficina de Control Institucional y Sub Gerencia de Secretaría General para
su control, supervisión y archivo.
El proyecto de Resolución de Gerencia debe ser visado por el Sub Gerente
según sea el caso de que provenga la necesidad del Proyecto o de un órgano de
nivel jerárquico inferior.
El proyecto de Resolución de Gerencia será visado y firmado en la parte final del
documento, ordenándose su conocimiento, cumplimiento y archivo, numeradas y
registradas en orden correlativo por cada Gerencia que las emita.
ARTÍCULO 15°.- ESTRUCTURA DE LA DIRECTIVA DE GERENCIA:
La Directiva de Gerencia que emitan la Gerencia General Municipal y las
Gerencias Municipales, contendrá:
16.1. El logotipo de la Municipalidad Provincial de Chiclayo, así como la
denominación de la Gerencia que emite la resolución estará ubicado en la
parte superior central del documento.
16.2. En la parte del encabezamiento se describirá la denominación; DIRECTIVA
DE GERENCIA... el año en curso y las siglas de la municipalidad y de la
unidad orgánica que emite la resolución. En letras mayúsculas en negrita
y subrayadas (Ej. DIRECTIVA DE GERENCIA N° 001-2015-MPCH/A).
16.3. En la parte del inicial del cuerpo del documento, se describirán la finalidad.
objetivos, base legal, alcance y responsabilidad de la Directiva de Gerencia,
en letras Mayúsculas en negrita y su contenido en minúsculas y sin negrita.
16.4. En la parte siguiente del cuerpo documento el detalle del contenido de la
Directiva de Gerencia, con las disposiciones generales, específicas o
transitarías, en un orden articulado, literal y/o numerativo.
16.5. En la parte final del documento se colocará la denominación de la unidad
orgánica (Gerencia) que emite la Directiva así como el lugar y fecha de la
emisión de la misma.
16.6. Se adjuntarán los ANEXOS de la Directiva de Gerencia si fuera el caso.
(Ver Anexo 2)
ARTÍCULO 16°.- PROCEDIMIENTO DE LA DIRECTIVA DE GERENCIA:
La Directiva que emita la Gerencia Municipal y las otras Gerencias de la
Municipalidad Provincial de Chiclayo, estarán referidas a la aplicación de políticas,
procedimientos, acciones de su competencia o en cumplimiento de las disposiciones
legales en vigencia.
Se inicia cuando la unidad orgánica en el desarrollo de acciones y funciones
administrativas vinculantes con la normativa en políticas y disposiciones legales y
municipales, que se emiten en el marco de la Ley Orgánica; deben regular y ejecutar
las actividades propias del área con el finalidad de alcanzar resultados.
Se analizan los antecedentes y se elabora el sustento técnico y proyecto de
directiva con el asesoramiento del Asesor Legal del área o quien haga sus
veces, y se remitirá el proyecto de directiva junto al proyecto de Resolución de
Alcaldía que aprobará la Directiva para visto bueno y firmas pertinentes.
El proyecto de Resolución de Alcaldía que aprobará la Directiva de Gerencia,
deberá contener para su distribución copia fiel del original de la misma para ser
remitidas a la Gerencia General, a la Oficina de Control Institucional y Sub
Gerencia de Secretaría General para su control, supervisión y archivo.
El proyecto de Directiva de Gerencia y el proyecto de Resolución de Alcaldía
debe ser visado por el Sub Gerente y del Gerente del órgano administrativo
según sea el caso.
El proyecto de Resolución de Alcaldía será firmado en la parte final del
documento por el Alcalde, ordenando su conocimiento, cumplimiento y archivo
correspondiendo a la Sub Gerencia de Secretaría General, la numeración y
registro, archivo y custodia de los documentos y remitir copia para su ejecución y
difusión en la entidad.
ARTÍCULO 17°.- NUMERACION Y CUSTODIA DE LAS RESOLUCIONES Y
DIRECTIVAS DE GERENCIA:
6
Las Resoluciones de Gerencia a las que se refieren en la presente directiva, tendrán
una numeración correlativa y específica por año de emisión que será consignado en
un Libro de Registro a cargo de la Gerencia que las emite, el cual estará
debidamente actualizado.
Los documentos originales de las resoluciones y directivas de gerencia, serán
custodiados y archivados de manera física y digital por la Sub Gerencia de
Secretaria General. Debiendo cada Unidad Orgánica que emitiese la resolución de
gerencia y/o la directiva de gerencia guardar una copia autenticada de los
documentos así como deberá archivar los antecedentes con la finalidad de control
posterior y/o consultar si fuera necesario.
ARTÍCULO 18°.- DE LAS CARACTERISTICAS Y ESTILO DE LAS
RESOLUCIONES Y DIRECTIVAS DE GERENCIA:
Para la redacción de los documentos (Resoluciones y/o Directivas de Gerencia), se
utilizará el tipo de letra aria!, negro, normal, tamaño 12, interlineado 1,5, con
márgenes de 3,0 cm., lado izquierdo, y 2,0 cm., lado superior, inferior y derecho del
documento.
La impresión de los documentos se hará en papel bond A4 y las hojas estarán
debidamente numeradas en la parte inferior derecha en tamaño 8 y citando además
el número total de las hojas contenidas en el documento.
ARTÍCULO 19°.- DE LA PUBLICACION DE LAS RESOLUCIONES Y
DIRECTIVAS DE GERENCIA:
La Sub Gerencia de Secretaría General remitirá una copia legible del documento
aprobado y debidamente numerado a la Gerencia de Tecnología y Comunicaciones,
para su publicación en la página web institucional en los enlaces que corresponden
a resoluciones y directivas, según sea el caso.
Chiclayo, Enero 2015.
ANEXO 1
ESTRUCTURA DE UNA RESOLUCION DE GERENCIA
Las partes de una resolución de gerencia, son el encabezamiento, la parte considerativa, la parte resolutiva y término, las cuales contienen específicamente:
ENCABEZAMIENTO:
✓ Escudo de la ciudad de Chiclayo (Margen superior Izquierdo). ✓ Nominación: "RESOLUCION DE GERENCIA", N°, Año y Siglas de la entidad
seguida de las de la Gerencia emisora (Parte superior centro), con mayúsculas destacadas y subrayadas.
✓ Lugar y Fecha (Lado Izquierdo). ✓ VISTO (S): (parte inferior al lugar y fecha, con letra mayúscula destacada). ✓ Indicar el número de expediente, documento que motiva la Resolución, el
informe técnico sustentatorio y el Informe Legal, (parte inferior de Visto(s).
PARTE CONSIDERATIVA:
✓ "CONSIDERANDO:" con mayúsculas en negrita y el margen coincidente con "VISTOS y, Lugar y Fecha".
✓ Texto Sustentatorio (parte inferior a Considerando) redactado de conformidad con el numeral V inc. 6 del presente instructivo.
PARTE RESOLUTIVA:
✓ SE RESUELVE: con mayúsculas en negrita y el margen coincidente con el "CONSIDERANDO".
✓ En la parte inferior se comienza a precisar la parte resolutiva a través de ARTICULOS (Primero, Segundo, etc. o Único, si fuera el caso).
PARTE FINAL
✓ En la parte inferior céntrica y con mayúsculas en negrita, consignar los términos "REGISTRESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE".
✓ En la parte inferior de los términos anteriores colocar el Sello con el nombre de la Gerencia y del Gerente para su firma y post firma.
✓ Finalmente en la parte inferior izquierda "DISTRIBUCION" seguida en la parte inferior y renglón correlativo, los nombres mediante siglas de las unidades orgánicas a notificar.
1
SUB GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y RACIONALIZACION
ANEXO 2
ESTRUCTURA DE UNA DIRECTIVA DE GERENCIA
Las partes y el contenido esquemático de una directiva de gerencia, son corno a continuación se detallan:
ESTO: Escudo de Chiclayo (parte superior izquierda).
NOMINACIÓN: (en la parte superior céntrica y con mayúsculas en negrita: DIRECTIVA N° AÑO — MPCH - (Siglas de la Gerencia). A continuación en renglón a parte la denominación o nombre de la Directiva, la cual debe resumir el objeto de su emisión.
FINALIDAD: Se describe la finalidad de la directiva.
OBJETIVO: Se detallan el o los objetivos de la acción.
BASE LEGAL: Descripción de la normativa, disposiciones legales y municipales.
ALCANCE Y RESPONSABILIDAD: Se consigna a las dependencias, unidades orgánicas, funcionarios y servidores públicos responsables de la ejecución y cumplimiento de la disposición.
CONTENIDO: Disposiciones Generales, específicas o transitorias, si las hubiere (debidamente enumeradas).
Denominación de la Gerencia que emite la Directiva de Gerencia y región aparte el lugar y fecha de emisión.
NEXOS. si los hubiera (en hoja aparte).
Nota.- Los sellos de las unidades orgánicas así como los vistos buenos se colocarán en la parte izquierda del documento y en secuencia vertical.
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SUB GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y RACIONALIZACION
ANEXO 3
PROCEDIMIENTO DE ELABORACION, APROBACION Y EMISION DE UNA RESOLUCIÓN DE GERENCIA
DIAGRAMA DE BLOQUES DEL PROCEDIMIENTO
Administrado Tramite Documentado Gerencia Sub Gerencia Secretaria General
—
Recepciona, registra y deriva a la
orgánica competente para su analisis e informe
técnico.
\',..,...,..---- - – ..... –.,-
f ‘
Recepciona, visa y firma proyecto de resolución.
I ,----- ----1-----
---
I It.
--
7-* \ Recepciona, analiza
antecedentes, formula informe técnico y deriva a unidad
orgánica competente para su analisis e
informe legal. ■ \-„
,...
f. Recepciona, comunica
y archiva la documentación, deriva copia a GTYC para su I
publicación en el I Portal Institucional.
INICIO j
. - ----* z
1 Recepciona, registra y deriva a la unidad
`unidad
', orgánica para su atención
k ,
5,7,\--...—.......–
"......---
Presenta su Expediente
con la pretensión – -- administrativa
– ,.. ....._--
, --....*----..,„
..,.... ....)
) Recepciona, analiza ' antecedentes, elabora
proyecto de resolución, formula
informe legal y deriva para vistos y firma.
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4 4a,t, •• ' -
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Entrega a Administrado resolución y
remite copia a Secretaria General. I
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1
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•
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‹íerencia Sol) (Te...;i:ii4 Gerencia de Asesoría .litildica Gerencia Municipal Alcaldía Secretaria General
INICIO J
1
—±-...
'1
i j Recepciona. analiza) I antecedentes,
formula informe I técnico y deriva al
área legal de la unidad orgánica o
quien haga sus
1\-... veces.
_,.." j.
... ..._..
......—
Recepciona, antecedentes,
ratifica o proyectos
corresponda,
— deriva.
r------------1
---''\ analiza
rectifica según
visa y
-,•
________
y 1 ‘1,
__— --]
.? \ Se comprueba 1 normativa vinculante y disposiciones
legales y/o municipales con la función municipal y deriva a la unidad
orgánica. \■.
1 : I
_.........«...--,
1- i
; , r
p -- \ Recepciona, visa
r proyectos de directiva y resolución.
Is------------)
1 1 V
__
I
'
.:- ,..> 17-i , ,
... --- Recepciona, analiza
antecedentes, elabora proyecto de
directiva y resolución. Deriva para vistos y firma. \-- ...,
,
1 ,
--",, r Recepciona y firma proyectos de directiva y resolución.
\------------'
---------____m 1
.....,..,‘ .....• en mera 1 Recepciona, u 1
1 directiva y resolución, I archiva y custodia la I documentación, y ' deriva copia para su 1 ejecución y difusión ,\,... en la entidad. r;
T........_
- \ Recepciona, visa
proyectos de I t ■ directiva y
4,1: resolución.
..,..............., , ,,,, 1 1
1,,,,0
(4 í ' 1
i ---D E-711 __
r ANEXO 4 PROCEDIMIENTO DE ELABORACION, APROBACION Y EMISION DE UNA DIRECTIVA DE GERENCIA
DIAGRAMA DE BLOQUES DEL PROCEDIMIENTO