digitalisering hr - 2016 - pdf
TRANSCRIPT
![Page 1: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/1.jpg)
DigitaliseringHR-documenten
![Page 2: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/2.jpg)
Huidige werkwijze
Documenten bij leidinggevende en/of HRM Scannen dit naar eigen e-mailbox of scan naar folder Vanuit e-mailbox handmatig documenten in HR-systeem “hangen”
Nadeel:– Handmatig werken – fout gevoelig– Geen uniform proces– Geen directe controle door afdeling HRM
![Page 3: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/3.jpg)
Wat wilt u bereiken?– Verkorte zoek- en verwerkingstijd– Kostenreductie– Document autenticiteit– Beveiliging van documenten– Gemak
Welke functionaliteiten hebt u daarvoor nodig?– Input (op welke manier komen documenten binnen en op welke manier voeg ik die
toe aan een digitaal dossier)– Proces (welke bewerkingen zijn er benodigd op een binnengekomen document en
hoe manage ik dat proces)– Output (wat is de bestemming van het document en op welke manier kan ik het
document presenteren)
Optimalisatie van het proces
![Page 4: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/4.jpg)
Control & Compliance
Kosten besparing
Organizational Efficiency
Geen controle op uniforme werkwijze
Geen “audit trail” beschikbaar voor
documenten
Veel verschillende wetgevingen en
vertrouwelijkheid classificaties
Hoge kosten van Document Beheer
en Archivering
Veel arbeidsintensieve
handelingen op dossiervorming
Risico bij onvolledige of niet tijdige informatie
Centraal archief vs decentrale organisatie
Documenten zoekniet bij de hand
niet beveiligd
Schaduwarchievenverschillen tov centrale archief
Uitdagingen
![Page 5: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/5.jpg)
De HR informatie is alleen analoog en vanuit het hoofdkantoor toegankelijk en beschikbaar
De opslag van HR informatie is niet altijd even efficiënt; meervoudige opslag: Dezelfde informatie meerdere keren gearchiveerd (zoekbaarheid) én op meerdere plekken (afdelingshoofden)
Het verzamelen van HR informatie kost veel tijd, omdat deze informatie op verschillende manieren en op verschillende locaties is opgeslagen
De historische gegevens zijn niet elektronisch beschikbaar Er is geen controle op de volledigheid van de
personeelsdossiers Er is een tekort aan ruimte; de archivering van analoge
documenten vraagt veel opslagruimte
Herkent u deze situatie?
![Page 6: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/6.jpg)
Wat is uw situatie?
Hoeveel tijd bent u kwijt aan administratie rondom dossiervorming?
Wat zijn de gevolgen van onjuiste of incomplete dossiers? Hoeveel tijd kost het u om een dossier te raadplegen? Hoeveel tijd kost het u om iemand anders een dossier te laten
raadplegen? Hoe is het gesteld met de veiligheid rondom uw dossiers? Houdt u zich aan de bewaartermijnen?
![Page 7: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/7.jpg)
naar gestructureerdvan ongestructureerd
![Page 8: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/8.jpg)
WORKFLOW
PORTAAL
PRIMAIR PROCES
ONDERSTEUNENDE PROCESSEN(Financiën, HRM, etc.)
MANAGEMENTINFORMATIE / STURING
OUTPUTPROCESINPUT
DOCUMENTEN
IPO-model
![Page 9: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/9.jpg)
Capture & Indexeren
Datagedreven Documentgedreven
Ontsluiting via web
Statisch archief
Klachten Medewerkers …
Dynamischarchief
HRM
CRM
Finance
KHB
Etc.
Schematisch overzicht
![Page 10: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/10.jpg)
Knelpunten Elektronische Personeelsdossiers
Diversiteit
Wet en regelgeving Autorisatie
Complexiteit
Bron van Personeelsdossiers
Intern
Centraal Decentraal
Extern
Bronnen en knelpunten
![Page 11: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/11.jpg)
Snelle, makkelijke en logische manier van scannen
Documenten direct opgeslagen en vindbaar in het HR-systeem
Foutkans is nihil dankzij volledig digitaal werken
Uitgebreide, flexibele en schaalbare oplossing
Een digitaal personeelsdossier
![Page 12: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/12.jpg)
Opschonen ja / nee ? Indexering & rubricering Vertaling fysieke indeling naar digitaal HR dossier Rekening houden met de toekomst
Vraag: In één keer of bij mutatie Wie scant het bestaande dossier?
Digitaliseren huidige dossiers
![Page 13: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/13.jpg)
Oplossingsrichtingen
![Page 14: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/14.jpg)
Het decentraal digitaliseren van documenten
![Page 15: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/15.jpg)
Medewerker: Pieter de Jong
Document Type: Arbo verslag
Referentienummer: Personeelsnummer 3214
Datum verwerking: 8 april 2016
„Welke bestandsnaam zou u kiezen en waar stuurt u het bestand naar toe?“
Hoe ga je slim digitaliseren?
![Page 16: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/16.jpg)
Folder
Desktop
Shared Folder
Plan A: traditioneel
![Page 17: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/17.jpg)
Folder
Desktop
Shared Folder
C:\mijndocumenten\arboverslag3214.pdf
[email protected] attachment: [email protected] attachment: Pieter_2015.pdf
H:\HRdocumenten\medewerkers\Myscan365432.tiffH:\arboverslagen\new\medewerker3214.jpgH:\files\dejong\3214.pdf
Plan A: traditioneel
![Page 18: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/18.jpg)
![Page 19: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/19.jpg)
Medewerker?
HR-systeem
DocumentManagementSysteem
Plan B: slim scannen
![Page 20: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/20.jpg)
• Naam: Pieter de Jong• Geboortedatum: 9 juni 1970• Personeelsnummer: 3214
HR-systeem
DocumentManagementSysteem
Plan B: slim scannen
![Page 21: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/21.jpg)
HR-systeem
DocumentManagementSysteem
Plan B: slim scannen
![Page 22: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/22.jpg)
161_3214_08042016.pdf
161_3214_08042016.pdf
[email protected] bevat hyperlink naar 161_3214_08042016.pdf in HR-systeem en/of DMS
HR-systeem
DocumentManagementSysteem
Plan B: slim scannen
![Page 23: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/23.jpg)
Scannen vanaf de MFP
![Page 24: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/24.jpg)
Het centraal digitaliseren van documenten
![Page 25: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/25.jpg)
Input
Sorteer
ExtraheerControleer
Connecteer
Overzicht van de oplossing
![Page 26: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/26.jpg)
Alle documenten worden automatisch gesorteerd en
data wordt uitgelezen
ControleInformatie beschikbaar
Documenten met barcode
Payroll
Loonbelasting verkl.
ID Bewijzen
Documenten van derden(bijv. UWV)
Systeemoutput
Dossiers Contracten
DatumpersoneelsnummerdocumenttypeEtc..
*
HR-systeem
Oplossing voorautomatische
documentverwerking
Overzicht van de oplossing
![Page 27: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/27.jpg)
Papier Bestaand digitaal archief
Decentraal gescand
Alle documenten worden automatisch gesorteerd en
data wordt uitgelezen
ControleInformatie beschikbaar
DatumpersoneelsnummerdocumenttypeEtc..
*
HR-systeem
Oplossing voorautomatische
documentverwerking
Overzicht van de oplossing
![Page 28: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/28.jpg)
Documenten (bijvoorbeeld)• Loonbelastingverklaring• Arbeidsovereenkomst• Curriculum vitae• ID bewijs
De fysieke documenten worden gescand1
De gescande documenten worden door de software herkend. Medewerker-nr (evt. via voorblad) wordt herkend, alsmede het soort document
2
Na controle komen de documenten automatisch beschikbaar in HR-systeem / DMS3
Overzicht van de oplossing
![Page 29: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/29.jpg)
GRIP
Kosten-besparing Snelheid
Structuur en uniformiteit
Lagereadministratiev
e last
Eenvoud
Zoeken =
vinden
Veiligheid
Dit levert het u op
![Page 30: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/30.jpg)
Hoge toename productiviteit medewerkers P&O afdeling Personeelsdossiers digitaal centraal opgeslagen Razendsnelle doorstroom van personeelsdocumenten Dossiers altijd actueel Dossiers zonder zoektijd toegankelijk Schaduwdossiers overbodig Uniformiteit in opslag Sneller reageren op vragen van managers en derden Besparing archiefkosten en -ruimte Verlaging afdruk en vervoerskosten Milieuvriendelijker verloop documentprocessen
Conclusies na digitaliseringBij een grote supermarktketen
![Page 31: Digitalisering HR - 2016 - pdf](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022020119/587d05ab1a28ab1e7e8b7435/html5/thumbnails/31.jpg)