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Diceros

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Que es Diceros? Es un Sistema altamente integrado que permite administrar todas las operaciones de cualquier tipo de empresa dentro de las características principales tenemos:

• Web based, es una aplicación 100% construida sobre herramientas web a diferencia de las Web-Enabled que son aplicaciones que fueron migradas de Cliente-Servidor a web.

• Esta construido sobre java. • El servidor web es gratuito. • No necesita instalaciones especiales en cada cliente (pc),

debido a que funciona con casi cualquier browser de Internet, preferentemente Internet Explorer.

• El sistema se puede instalar en cualquier sistema operativo, lo cual le brinda un ahorro significante en la compra de un Servidor Windows, se recomienda Linux.

• Es multi-empresa • Uso de centros de costo lo cual permite tener un catalogo

contable mas reducido y de fácil manejo. • El soporte es inmediato si cuenta con conexión de Internet. • La cantidad de usuarios del sistema no esta limitado por el

numero de usuarios en la base de datos ya que es controlado totalmente por Diceros .

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Índice de Módulos Activos Fijos ..................................... ........ 4

Características y Ventajas ........................ ...... 4 Operaciones ....................................... ...... 4 Reportes .......................................... ...... 5

Ventas y Cuentas por Cobrar ....................... ........ 6 Características y Ventajas ........................ ...... 6 Reportes .......................................... ...... 7

Compras y cuentas por pagar ....................... ........ 8 Características y Ventajas ........................ ...... 8 Reportes .......................................... ...... 9

Bancos ............................................ ....... 10 Características y Ventajas ........................ ..... 10 Reportes .......................................... ..... 11

Caja .............................................. ....... 12 Caracteristicas y Ventajas ........................ ..... 12 Reportes .......................................... ..... 12

Mayor General ..................................... ....... 13 Caracteristicas y Ventajas ........................ ..... 13 Reportes .......................................... ..... 14

Caja Chica ........................................ ....... 15 Planillas y Nominas ............................... ....... 16

Características y Ventajas ........................ ..... 16 Reportes .......................................... ..... 17

Compras de Café ................................... ....... 18 Características y Ventajas ........................ ..... 18 Reportes .......................................... ..... 18

Cuenta Corriente .................................. ....... 19 Características y Ventajas ........................ ..... 19 Reportes .......................................... ..... 20

Producción e Inventarios .......................... ....... 21 Ventas al Exterior ................................ ....... 23

Características y Ventajas ........................ ..... 23 Reportes .......................................... ..... 23

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Activos Fijos El módulo de activos fijos esta diseñado para facilitar al máximo el manejo, gestión y elaboración de Reportes relacionados con la vida de un activo.

Características y Ventajas El manejo de los activos es sumamente sencillo, permitiendo introducir sus características más importantes como: datos de la compra, vida útil, valor actual, depreciación mensual y ubicación, entre otros. De la misma forma es fácil consultar los asientos de depreciación así como la bitácora del activo desde que se registró hasta que se desincorporó o vendió. Permite la creación y modificación de tipos de activos de una manera muy flexible. Cuando se crea un tipo de activo se define su vida útil, su método de depreciación, sus cuentas contables (como por ejemplo: depreciación acumulada, gastos, etc.) Se maneja el concepto de tipo de activo padre, que posteriormente permite la organización de los activos en un esquema de árbol, de acuerdo al tipo de activo bajo el que fue creado.

Operaciones El módulo permite el registro de todas las operaciones que se le pueden aplicar al activo a lo largo de su vida útil. Dentro de las operaciones se encuentran:

• Baja de activo: cuando el activo ya no forma parte de los activos de la empresa por diversos motivos).

• Modificaciones : cuando se realiza una mejora a un activo.

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• Asignación de responsable: se refiere a la asignación de una persona responsable del activo fijo, quien normalmente es un empleado de la empresa

• Depreciación: Ejecuta la depreciación de todos los activos generando los respectivos asientos contables.

• Adicionalmente en cualquier momento se puede hacer una reclasificación cambiando el tipo de activo del activo fijo o una transferencia si se quiere trasladar un activo de una localidad a otra.

Reportes Algunos Reportes que se proveen en el módulo de activos fijos son:

• Listado de tipos de activos • Listado de activos • Depreciaciones x activos • Operaciones sobre activos • Tarjetas de responsabilidad • Historial de responsabilidades x activo

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Ventas y Cuentas por Cobrar La funcionalidad del sistema en el modulo de Ventas y Cuentas por Cobrar ha sido diseñada con el objetivo de permitir máxima flexibilidad y adaptabilidad en su ejecución.

Características y Ventajas La aplicación es adaptable a los diversos criterios de gestión de ventas que siguen las empresas, con una versión especial para exportadoras de Café. Se maneja el registro de facturas de ventas, soportando el manejo de tipos de documentos (Series). Estos documentos soportados para las ventas, así como el esquema de impuestos aplicados a los mismos se configuran según las necesidades particulares de cada usuario y la creación de los mismos es ilimitada. El catálogo de clientes contiene toda la información básica, incluyendo datos de identificación general, datos de correspondencia, (países, ciudades, zonas, etc.). Información de contactos, e información para establecer la relación de las transacciones con la contabilidad (cuentas contables para generar los asientos contables correspondientes.). Permite crear las siguientes operaciones relacionadas con la gestión de facturación de ventas:

• Facturas,

• Anulación de Facturas,

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• Notas de crédito y debito así como la impresión de los mismos.

Reportes Algunos Reportes relacionados con la gestión de facturación de ventas:

• Listado de Ventas,

• Saldos por cliente,

• PRE Póliza de ventas (una vista preliminar de lo que será la partida contable generada por cada factura o documento. ) y

• Ventas locales del mes.

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Compras y cuentas por pagar El modulo de Compras y cuentas por pagar es un auxiliar que ha sido diseñado para facilitar el manejo y gestión de las compras de servicios y productos, así como el pago de las mismas.

Características y Ventajas Permite la creación de proveedores con la información básica, entre la que se encuentra: código, nombre, dirección, teléfono, fax, cuentas contables, contacto, etc., También es posible hacer uso del catálogo de productores de café, para figurar como proveedor dentro del registro de una factura por compra de producto. Permite la compra de productos, servicios, activos, suministros, sacos y gastos de activo. Las facturas por compras pasan por un proceso de solicitud, revisión y aprobación. La generación de pagos es automática generando cheques directamente al módulo de bancos. Ofrece la posibilidad de anular facturas, crear notas de débito, notas de crédito, registrar facturas especiales, facturas de caja chica. El módulo también acepta facturas desde Cuenta Corriente por compras de café, proveniente de las liquidaciones a productores. Este modulo genera la contabilización de todos los documentos al módulo de mayor de general, dicha contabilización puede revisarse antes de ejecutarse definitivamente, consultando el reporte de PRE Pólizas.

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Reportes Algunos de los Reportes que ofrece se encuentran los siguientes:

• Listado de Compras

• Saldos por Proveedor

• Listado de Compras de Caja Chica

• PRE póliza de Compras

• PRE póliza de Caja Chica

• Libro de Compras

• Libro de Compras - Detallado

• Anexo Declaración Retenciones ISR

• Anexo Declaración IVA

• Retenciones de ISR

• Adquisiciones

• Listado de Facturas Sin Pago Generado

• Listado de Facturas

• Listado de Cheques Anulados

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Bancos El módulo auxiliar de Bancos le permite gestionar sus cuentas bancarias de la manera más fácil ya que simula el manejo de una chequera personal, permitiendo imprimir cheques de forma automática.

Características y Ventajas • Permite la creación de múltiples cuentas bancarias.

• Genera automáticamente los asientos contables, correspondientes a cada documento, previo a esta generación es posible emitir el reporte de PRE Pólizas para revisar los asientos contables antes de que sean generados.

• Permite realizar conciliaciones a partir de los movimientos bancarios emitidos por el sistema y los datos cargados en la Contabilidad controlando de esta manera saldos y partidas pendientes en bancos y libros, por medio de Reportes relacionados.

• Mantiene el control de todas las chequeras asociadas a una empresa.

• La aplicación controla los cheques emitidos y por emitir de una determinada cuenta.

• Controla los saldos de las cuentas, cheques entregados, cheques pagados, movimientos de las cuentas, etc.

• Permite la emisión de cheques en formas continuas o individuales, la creación de depósitos o boletas bancarias, con toda su información asociada, el control de Notas de Crédito y Notas de Débito de las cuentas bancarias asociadas a una empresa.

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Reportes

• Imprimir Cheques

• Listado Transacciones

• Estado de Cuenta

• Conciliación Bancaria

• Documentos Conciliados

• Disponibilidad Bancaria

• Integración de Cuentas Contables

• Impresión Depósitos

• Impresión Nota de Crédito

• Impresión Nota de Debito

• PRE Póliza

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Caja El módulo de Caja ha sido diseñado para facilitar la tarea de recepción de pagos, su integración con el modulo de bancos permite también la generación de depósitos a banco por conceptos de pagos recibidos.

Caracteristicas y Ventajas El registro de los pagos es muy sencillo y el usuario puede recibir pagos de clientes o productores, dichos pagos pueden ser recibidos en efectivo, cheques o boletas de depósito. Es posible generar los depósitos bancarios correspondientes a los pagos recibidos en caja. Dichos depósitos bancarios pueden incluir uno o varios documentos de pagos.

Reportes

• Documentos recibidos: Es un listado de documentos de recibo de pago con el desglose de efectivo y documentos recibido en cada pago.

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Mayor General El Mayor General es un módulo que se basa en los principios y procedimientos contables generalmente aceptados, permite una facil adaptación a las leyes fiscales del cada país. Debido a la integración del sistema, la aplicación recibe movimientos contables provenientes de los siguientes módulos auxiliares: Bancos, Compras y Cuentas por pagar, Ventas y cuentas por cobrar, Activos, Compras de Café, y Liquidaciones a productores. El sistema ha sido diseñado para que los estados financieros de la empresa puedan consultarse de forma global o para una dimensión o localidad específica, esto se maneja por medio del concepto de proyectos o localidades.

Caracteristicas y Ventajas

• Manejo de la contabilidad de una o múltiples empresas.

• Manejo de multimoneda.

• Configuración del número de ejercicios y periodos contables abiertos.

• Manejo de un Catálogo de Cuentas Configurables sin límite en el número de cuentas a crear, y con un número indefinido de niveles para configurar la jerarquía de las cuentas dentro del catálogo contable.

• “Mayorizacion” de las cuentas periódica a demanda del usuario, lo que permite tener saldos actualizados según lo desee el usuario.

• Manejo del cierre del ejercicio contable, el cual genera la partida de cierre automáticamente, quedando sólo por introducir la distribución de la utilidad o pérdida.

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Reportes Algunos de los Reportes que incluye el modulo son:

• Balance General, Estados de Resultados, Balance de Comprobación, Libro Mayor entre otros.

• Manejo de filtros u opciones de impresión en cada reporte tales como: Rango de fechas, cuentas, rango de períodos y/o ejercicios, suprimir cuentas sin movimientos, entre otros.

• Los estados financieros pueden ser resumidos o detallados.

• Todos los Reportes Financieros generales pueden consultarse para una localidad específica o para un grupo de localidades o para localidades agrupadas bajo un tipo en común.

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Caja Chica La caja chica es un módulo auxiliar que facilita el manejo de las cajas chicas de la empresa. Las facilidades que ofrece es que se pueden definir varias cajas chicas dentro de la empresa, relacionadas con un empleado responsable y una localidad específica. Las facturas que afectarán el fondo de la caja chica son ingresadas desde el módulo de Compras y Cuentas por Pagar. En el módulo de caja chica se realiza el proceso de solicitud de reembolso de los fondos de la caja chica, esta solicitud pasa por un proceso de aprobación, y generación, dicha generación consiste en un cheque generado hacia a bancos a nombre del empleado responsable de la caja chica.

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Planillas y Nominas Este es un módulo que provee un medio rápido y eficaz de procesar la información referente al personal de la empresa, calcular la nómina y emitir cheques y recibos de pago, etc.

Características y Ventajas

• Permite registrar los datos generales de cada uno de los empleados de la compañía: dirección, teléfono, fecha de ingreso, sexo, fecha de nacimiento, estado civil, etc.

• Maneja 3 tipos de nominas o planillas: a) Nominas administrativas, b) Planillas y c) Horarios.

• Da la posibilidad de definir tantas nóminas o planillas dentro de una empresa como desee el usuario, las cuales pueden representar las sucursales o departamentos de la empresa para aquellas compañías que se encuentren organizadas de esa manera.

• El número de ocurrencias de cada planilla no tiene límite.

• El control y manejo de los movimientos que afectan el liquido a recibir de un empleado es muy sencillo, ya que permite el registro de faltas por distintos motivos (enfermedad o permisos), ingresos o descuentos recurrentes, cambios de puesto, cambios de salario.

• Además cuenta con el cálculo automático de Indemnizaciones, Bono 14, Aguinaldo, Control de Vacaciones.

• El módulo genera movimientos hacia bancos provenientes de los cheques o notas de débito generadas por el pago a los empleados.

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• Permite la definición de la modalidad de Cálculo de Nómina a través de la configuración dinámica de los rubros que representas las remuneraciones y deducciones al empleado.

• Se puede calcular e imprimir una nómina dada, tantas veces como sea necesario, cuando el usuario esté seguro de tener los cálculos correctos procederá a realizar la revisión de la nómina con lo cual estará listo para generar los cheques o notas de débito al modulo de bancos.

Reportes Permite generar los siguientes Reportes predefinidos:

• Impresión de la Nomina

• Impresión de una Planilla

• Planilla de Seguridad Social

• Recibo de pago x Transferencias Bancarias

• Formularios de Liquidación y Finiquito laboral

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Compras de Café La funcionalidad del módulo de Compras de Café ha sido diseñada para controlar la relación del productor con la exportadora de café.

Características y Ventajas En este módulo se ingresan las solicitudes de los planes de financiamiento o líneas de crédito, Solicitudes de cheques en concepto de financiamiento, Contratos de compras, Cargos y Abonos a la cuenta del productor, Traslados de café, dinero o sacos entre productores. Adicionalmente, en este modulo se encuentra los procesos de Aceptación de Defectos, Evaluación de Planes de Financiamiento, Entrega de Cheques por financiamiento.

Reportes • Listado de Solicitudes de cheques,

• Solicitudes de financiamientos

• Listado de Plan de financiamiento

• Presupuesto

• Impresión de Contratos de Compras

• Listado de Contratos

• Resultados Proc. De Evaluación

• Planes de financiamiento pendientes de aprobación

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Cuenta Corriente El modulo de cuenta corriente se ha diseñado para operar en conjunto con el modulo de Compras de Café, ya que en este modulo se realiza la aprobación de todas las solicitudes registradas en el módulo de Compras de Café. Es en este modulo en donde se consolidan todas las transacciones que afectan la cuenta de cada productor.


• Permite la búsqueda y Aprobación de documentos que afectan la cuenta del productor que se encuentran pendientes de aprobación.

• Posee los procesos especiales para generar cheques por financiamiento a productores, realizar contrataciones especiales.

• Provee los mecanismos para anular transacciones como: Planes de financiamiento, traslados de café, dinero, sacos, ampliaciones de financiamiento, contratos, cargos y abonos, y solicitudes de cheques.

• Permite realizar los borradores de la liquidación de un productor, el cual puede ser llevado al proceso de aprobación, en donde se convierte en una Liquidación, o bien en un Borrador Rechazado. De la misma forma es posible anular una Liquidación que ya fue aprobada.

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• Por ser parte de un sistema integrado el módulo de Cuenta Corriente genera transacciones hacia los siguientes módulos:

• Mayor General: generando las partidas contables correspondientes a las liquidaciones de productores.

• Compras y Cuentas por Pagar: registrando las facturas que amparan la compra del café.

• Ventas y Cuentas por Cobrar: Generando las facturas por la venta de servicios relacionados con el procesamiento del café y las facturas por cobro de intereses.

Reportes El modulo proporciona una serie de Reportes que proveen al usuario de los criterios para analizar la situación de un productor:

• Reporte Semanal

• Reporte Semanal Agrupado

• Tarjeta de Cliente

• Impresión de Tarjeta de Cliente

• Integración Intereses por Cliente

• Integración de Intereses - Cliente Padre

• Integración Financiamiento x Cliente 1. Integración Recibos x Cliente 2. Integración Compras Por Productor 3. Integración de Sacos 4. Integración de Liquidación 5. Financiamiento por Productores 6. Recibos Liquidados 7. Recibos pendientes de Liquidar 8. Detalle de liquidación 9. Liquidación Inmediata 10. Resumen de Liquidación 11. Reporte de Sacos por Tipo 12. Movimientos Monetarios por documento 13. Café pendiente de contratar 14. Reporte General de Sacos 15. Movimientos de café por documento 16. Traslado de sacos 17. Traslado de café 18. Traslado de Dinero 19. Resumen de Sacos 20. PRE Póliza de Liquidaciones 21. Compras Diarias 22. Compras por Calidad 23. Consulta Gral. de Clientes 24. Cobro por secamiento 25. Financiamiento Consolidado

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Producción e Inventarios

El módulo de Producción, permite controlar, de una manera más fácil y segura, el sistema de manufactura, los registros de producción y las operaciones que se realizan dentro de la empresa.

Este módulo es una herramienta útil para el departamento que se encargue del control de producción y manufactura, así como del costeo de las operaciones de producción, debido a que le facilita la adquisición de datos para la toma de decisiones.


• Manejo fácil y seguro de las órdenes de proceso de la empresa.

• Visualización del uso de los insumos en cada etapa de la estructura de proceso.

• Personalización de la secuencia del proceso de producción (Manejo de rutas de producción).

• Implementación visual de selección de insumos mediante carretilla de selección de productos.

• Visualización y refrescamiento de existencias de artículos desde la pantalla de consumo de insumos (suma de existencias de todas las bodegas de manufactura, una bodega en particular especificada por el usuario o bien las existencias de la bodega principal de la orden para el consumo de materias primas).

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• Consumos en unidades de almacén y/o detalle (sacos y quintales).

• Soporte al manejo de números de serie.

• Generación de Reportes históricos de producción e inventarios.

• Manejo de tipos de proceso (Trillas, re-procesos, mezclas, etc.).

• Impresión de órdenes de producción.

• Plan maestro de producción

• Manejo planeamiento y calendarios de producción (basado en fechas estimadas de embarque)

• Manejo de plan estimado y real.

• Permite realizar ajustes a la planificación de la producción.

• Manejo personalizado de tiempos de paradas fijas de maquinaria y calendario/horario de trabajo.

• Reporte general del plan.

• Apoya la gestión de Programación y Control de la Producción porque permite ordenar los insumos necesarios, en la cantidad adecuada y en el momento correcto.

• Manejo de notas de envío entre bodegas e informe de insumos en tránsito. • Consulta gráfica de insumos según su posicionamiento en bodega. • Ajustes en el tamaño del lote por mermas. • Administración de movimientos físicos dentro la misma bodega. • Control de salidas de producto por devolución o venta.

• Permite el ingreso de producto, incluyendo la definición de especificaciones cualitativas y cuantitativas (calidades, clase de producto).

• Secuenciamiento de las operaciones de la estructura de manufactura. • Permite la asociación del producto a proveedor y región de procedencia. • Opción de visualización de datos de operaciones (Visualización histórica de cada

transacción realizada sobre dicho lote de producto). • El sistema brinda la opción de consultar en forma grafica la localización del producto en

las bodegas, así como la búsqueda por clase, calidad, proveedor, etc. • Se cuenta con una serie de Reportes que permiten al usuario tener una amplia

perspectiva del inventario existente. • Control de calidad de producto. • Permite la definición de análisis de calidad por producto (calidad básica, calidad de venta

y propiedades especiales como rendimiento bruto y neto).

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Ventas al Exterior Este modulo esta diseño para llevar el control de las ventas al exterior (exportaciones), permitiendo llevar el control de las ventas pendientes de embarcar, embarcadas, etc.


• Permite la definición de comprador principal y final

• Permite Manejo de Intermediarios

• Interfase con producción al generar ordenes de proceso para el Plan de Producción

• Manejo de Posición de Embarque

• Permite la partición de ventas de acuerdo a las necesidades de embarque

• Permite asociar gastos de transporte, navieras, etc. Desde el modulo de Compras y Cuentas x Pagar.

Reportes • Reporte de Ventas x calidad y trimestre

• Reporteador que da una gran versatilidad para generar varios tipos de Reportes/

• Orden de Embarque

• Instrucción de Venta

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• Reporte de Embarques

• Café en Puerto

• ICO-Trace, este reporte muestra que café se involucro para despachar una venta.

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