UNIVERSIDAD SANTA MARIA

DECANATO DE ESTUDIOS DE POSTGRADO DIRECCIN GENERAL DE POSTGRADO

DIAGNSTICO DE AMBIENTE EXTERNO Participantes:

Mara Fernndez C.I- 6.514.964

Ral Torres C.I- 11.182.757

Giovanni Bentez C.I- 11.917.490

Maryuri Sojo C.I- 17.120.772

Yolimar Mrquez C.I- 18.032.127Caracas, Enero 2015INTRODUCCIN Toda organizacin representa un sistema abierto que utiliza diferentes tipos de recursos provenientes de su entorno. El entorno tal y como lo describen diversos autores, representa todos aquellos elementos y factores que pueden influir de manera directa o indirecta en diversas empresas a los que denominamos entorno inmediato y entorno general. El entorno inmediato y general, se encuentra estructurado por una serie de variables que actan sobre una institucin, en donde se deben tomar decisiones y medidas oportunas para adaptarse a los frecuentes y rpidos cambios que se presenten. Las variables de la empresa que actan sobre el entorno son mltiples y en bastantes ocasiones difciles de prever. Dado que los altos mandos toman decisiones en su actividad normal que influyen sobre el futuro de la empresa, deben procurar comprender lo mejor posible los factores ms influyentes y su evolucin (Fernndez, 2005).

AMBIENTE EXTERNO DE LAS ORGANIZACIONES Son todos aquellos factores que influyen en la organizacin y que no pertenecen al sistema. Este entorno a su vez est dividido en dos secciones que permiten analizar variables directas o indirectas conocidas como Microambiente y Macro ambiente; el ptimo funcionamiento de todas las empresas depende de la manera que se analicen y aprovechen estos aspectos para la supervivencia o crecimiento de toda organizacin. Anlisis del Macro entorno y Micro entornoMicro entornoMicro entorno, Entorno Especifico, Entorno de Accin Directa o Entorno Inmediato, son algunos de los tantos nombres que manejan autores en sus diferentes obras; cualquiera que sea el trmino a utilizar, menciona que son todos aquellos aspectos o elementos que estn relacionados permanentemente con la empresa y que influyen en las operaciones diarias como en los resultados (Fernndez, 2005). Los clientes, proveedores, competidores, reguladores, son algunos de los elementos que conforman el Micro entorno de una organizacin.ClientesSon conocidos como los compradores o personas que adquieren los bienes o servicios que ofrece una organizacin. Los clientes son quiz las variables directas de mayor importancia para las organizaciones, ya que la mayora de ellas debe detectar los cambios en las preferencias de los consumidores para que estos continen prefiriendo sus productos y no solicitar los de la competencia.

Actualmente empresas de gran presencia en el mercado, acuden a herramientas de mercadotecnia para estudiar clientes presentes y detectar clientes potenciales, con el fin de mantener o ampliar el nivel de ventas que permitan el crecimiento de las organizaciones.

CompetidoresLlmese a todas aquellas organizaciones que producen y comercializan bienes o servicios, con las cuales una empresa compite por la obtencin de clientes y consumidores. Los competidores se pueden presentar en dos formas principalmente:

Organizaciones que producen o fabrican bienes o servicios similares a los que ofrece otra empresa. Por ejemplo, citando a las empresas de Coca Cola y Pepsi, son empresas dedicadas a producir una bebida similar y compiten por un mismo mercado.

Organizaciones distintas que pueden influir en los intereses del cliente para modificar sus intenciones de compra. Un ejemplo pueden ser las nuevas Tablas que actualmente ya son una amenaza seria para empresas como Toshiba o HP dedicas a la produccin de Computadoras Porttiles.

Proveedores

Son todas aquellas organizaciones, personas o agentes que facilitan los insumos necesarios para que una empresa produzca su bien o servicio. Estos insumos o recursos adquiridos afectan de manera directa la calidad, costo y plazo de entrega para cualquier bien o servicio. Los principales insumos que el proveedor ofrece al comprador pueden ser prstamos monetarios, equipos, servicios, materiales o energa necesaria para que instalaciones funcionen adecuadamente.

ReguladoresSon elementos que se encargan de controlar, legislar o influir en las polticas de las organizaciones. El grupo de reguladores se presenta principalmente de dos maneras:

Organismos Reguladores: Son dependencias gubernamentales creadas para proteger al publico de ciertas prcticas comerciales o a unas organizaciones de otras (Da Silva, 2002).

Macro entornoEl Macro entorno o tambin conocido como Entorno Especfico o Entorno de Accin Directa se refiere a todos aquellos aspectos relacionados con el exterior de la empresa. A diferencia del Micro entorno, el Macro entorno estudia elementos que son difciles o imposibles de controlar, por lo que la organizacin debe tener conocimiento de ellos para aprovecharlos o en su defecto reducir su impacto. Los Factores Socio Culturales, Factores Tecnolgicos, Factores Econmicos, Factores Poltico Legales, y Factores Globales o Secuencia STEP Global (Hitt, 2006) son claros ejemplos de este apartado.

Diagnstico Externo Es el estudio del entorno de la empresa, tanto a nivel sectorial, nacional e internacional. Es importante destacar al hablar de un diagnostico externo que ser indiscutible estar alerta siempre de los cambios que se presenten en el entorno del negocio, la industria y el mercado que afronta la organizacin. Al realizar un diagnostico externo es necesario que una vez terminado, ste nos pueda responder entre otras preguntas las dos siguientes:

Cules sern las demandas que nos plantear el entorno? Qu tipo de dificultades y obstculos pueden entorpecernuestra capacidad de respuesta?

Ahora al comenzar a realizar El diagnstico externo hay que tomar en cuenta que este en la mayora de los caso sino es que en todos, depende de variables no controlables por la organizacin.

El Diagnstico Externo deber analizar: Las variables del Mercado: Tienen que ver con el posicionamiento de la marca, el market share de la empresa y las variables de posicin relativa.

Tamao del mercado.

Nivel de satisfaccin del cliente.

Tamao potencial Del mercado.

Comportamiento de precios de venta y de produccin.

Nmero de competidores e investigacin de la competencia.

Los Mercados por lo general incluyen individuos, grupos, o entidades con inters en la organizacin. Tpicamente, incluyen la junta directiva, beneficiarios, suplidores, gobiernos, miembros del personal, sindicatos, competidores, comunidades locales, y el pblico en general. Cada uno de estos grupos puede lgicamente esperar (o en algunos casos, exigir) que la organizacin cumpla responsablemente con sus expectativas. Por tanto, un anlisis de los interesados constituye una fuente importante de informacin para una autoevaluacin. Es importante identificar a los interesados y comprender sus papeles y sus expectativas con respecto a la organizacin. Tambin es importante evaluar sus percepciones de los problemas y desafos que enfrenta la organizacin, los recursos (polticos, legales, humanos, y financieros) que puedan contribuir para ayudar a la organizacin a enfrentar estos desafos, sus propios mandatos con respecto a la organizacin, sus posibles reacciones ante algunas de las estrategias de la organizacin, y los conflictos existentes o posibles entre los interesados.

Determinar fuerzas claves del entorno

En primer lugar determinamos las fuerzas o factores del entorno que afectan o podran afectar a la empresa, o que tienen o podran tener influencia en ella.

Estas fuerzas o factores claves del entorno se suelen clasificar en fuerzas econmicas, fuerzas sociales, culturales, demogrficas y ambientales, fuerzas polticas, gubernamentales y legales, fuerzas tecnolgicas, y fuerzas de accin directa:

Fuerzas econmicas

Hace referencia a las fuerzas que afectan la situacin macroeconmica del pas o de los pases en donde opera la empresa.

Las principales fuerzas econmicas son la tasa de crecimiento del producto nacional bruto, la tasa de inflacin, la tasa de inters, el ingreso per cpita, el ndice de desempleo, la devaluacin de la moneda, la balanza comercial, el dficit fiscal, etc.

Fuerzas sociales, culturales, demogrficas y ambientales

Hace referencia a las fuerzas que afectan la manera en que viven, trabajan o consumen las personas del pas en donde opera la empresa.

Algunas de estas fuerzas son las tasas de fecundidad, las tasas de mortalidad, el envejecimiento de la poblacin, la estructura de edades, las migraciones, los estilos de vida, la actitud hacia el trabajo, la responsabilidad social, etc.

Fuerzas polticas, gubernamentales y legales

Fuerzas a tomar en cuenta especialmente cuando se depende de contratos o subvenciones del gobierno. Hace referencia a las fuerzas que regulan, controlan o condicionan las actividades de la empresa.

Algunas de estas fuerzas son las regulaciones gubernamentales, las leyes de patentes, las leyes antimonopolio, las tasas de impuestos, el aumento del salario mnimo, la estabilidad jurdica, la estabilidad tributaria, los prospectos de leyes, etc.

Fuerzas tecnolgicas

Probablemente las fuerzas ms influyentes hoy en da (basta con recordar el nmero de empresas que funcionaban hace unos aos y que dejaron de funcionar debido a la aparicin de nuevas tecnologas). Hace referencia a las fuerzas relacionadas con el uso de la tecnologa.

Entre estas fuerzas podemos encontrar las nuevas maquinarias, los nuevos equipos, los nuevos procesos productivos, los nuevos sistemas de comunicacin, el nivel tecnolgico, las tecnologas de informacin, el comercio electrnico, etc.

Fuerzas de accin directa

Hace referencia a las fuerzas del entorno que afectan o podran afectar directamente las operaciones de la empresa.

Estas fuerzas a su vez estn conformadas por la competencia, los productos sustitutos, los proveedores y los consumidores:

Competencia: los competidores existentes, sus fortalezas, debilidades, ventajas competitivas, recursos, capacidades, objetivos, estrategias, la entrada de nuevos competidores, etc.

Productos sustitutos: la existencia o posible aparicin de productos que podran significar un reemplazo al tipo de producto de la empresa.

Proveedores: los proveedores existentes, la calidad de sus insumos o productos, sus precios, polticas de ventas, la entrada de nuevos proveedores, etc.

Consumidores: sus necesidades, gustos, preferencias, deseos, hbitos de consumo, comportamientos de compra, costumbres, actitudes, etc.

F.O.D.A. Denomina el proceso de anlisis de las FORTALEZAS, OPORTUNIDADES, DEBILIDADES y AMENAZAS, comprendiendo factores tanto econmicos, polticos, sociales y culturales que representan las influencias en el mbito externo de la organizacin, que impactan directa o indirectamente sobre las decisiones y procesos internos, que potencialmente pueden poner en riesgo o potenciar el cumplimiento de su MISIN. Prever el conjunto de oportunidades y amenazas haciendo viable la construccin de escenarios a fin reorientar el rumbo de fortalezas y debilidades identificadas al interior de la organizacin. As, dentro del proceso de anlisis estratgico, se debe efectuar el levantamiento de aquellas fortalezas con las que cuenta y las debilidades que se visualiza obstaculizarn el cumplimiento de los objetivos estratgicos trazados.

La utilizacin de esta herramienta de anlisis facilita el diagnstico para la identificacin y articulacin de estrategias que permitan a la organizacin reorientar el rumbo, identificando su la posicin actual y proveyendo elementos para tomar nuevos cursos de accin. Permite, tambin establecer la congruencia entre las acciones a ejecutar y los recursos que existen, facilitando la alineacin de la planificacin estratgica al mantener las fortalezas, aprovechar las oportunidades, corregir debilidades y afrontar amenazas, posibilitando el logro de los objetivos, concordantes a la misin y visin establecidas.

Es importante comprender la diferencia entre factores internos y externos:

Factores externos: la compaa tiene poca posibilidad de influir en estos factores; tiene que encontrar la forma de vivir con ellos (por ejemplo: la inflacin o el fenmeno de El Nio)

Factores internos: la compaa puede cambiar o influir en estos factores (ejemplo: organizacin, produccin, etc.)

Anlisis Externo

Existen varios factores en el ambiente de una compaa que afectan la operacin de la misma. Algunos de estos factores tienen un impacto positivo, mientras que otros pueden afectar negativamente. Es ms, el mismo factor puede influir de manera positiva en una compaa y negativamente en otra, dependiendo de la misin y objetivos de la compaa.

Oportunidad: todas aquellas posibilidades externas a la empresa que tienen un impacto favorable en sus actividades

Amenaza: todas aquellas fuerzas externas a la empresa que pueden tener una influencia desfavorable en sus actividades

Tipos de factores Externos:

Factores macroeconmicos: polticos, econmicos, sociales, tecnolgicos. Factores de mercado e industria: tamao y potencial del mercado, comportamiento de la clientela, segmentacin, competencia, productos sustitutos, potenciales nuevos competidores que estn entrando el mercado, perspectivas futuras del mercado y la industria, etc.

Ejemplos de oportunidades:

Incremento en el poder adquisitivo

Cambios favorables en el comportamiento de la clientela

Precios de materia prima bajando

Acceso a nueva tecnologa

Acceso a nuevos mercados

Potenciales nuevos inversionistas

Ejemplo de Amenazas:

Recesin econmica

Conflictos polticos

Inflacin acelerada

Competencia en crecimiento

Productos competitivos

Disminucin del poder adquisitivo

Usted debe enfocarse en aquellos factores que tienen mayor probabilidad de ocurrir y que tienen un efecto ms fuerte en las operaciones de su empresa.

Anlisis Interno

Cada compaa tiene una combinacin de recursos internos nica o particular, dependiendo de su personal, situacin financiera, tecnologa, etc. Estos factores establecen los lmites de la capacidad de la compaa para alcanzar sus objetivos. En el proceso de planificacin, es importante tomar en consideracin estos factores internos.

Fortalezas: Factores internos positivos que contribuyen al logro de los objetivos de la empresa.

Debilidades: Factores internos negativos que inhiben el logro de los objetivos.

Los factores internos pueden ser divididos en cuatro reas funcionales: produccin; comercializacin; organizacin y personal; finanzas y contabilidad.

Ejemplos de fortalezas:

Bajos costos de produccin

Personal calificado

Buen control de calidad

Precios competitivos

Buena reputacin

Acceso a materias primas escasas

Buena ubicacin de la compaa

Bajo costo de mano de obra

Ejemplo de debilidades

Maquinaria inadecuada

Tecnologa obsoleta

Pobre calidad de productos

Falta de planificacin

Inadecuados mtodos de fijacin de precios

Limitada capacidad de produccin

Organizacin ineficiente

Inadecuados esfuerzos de comercializacin

El enfoque debe ser sobre aquellos factores que puedan tener el mayor impacto en el xito de la empresa.

Determinar fuentes de informacin

Una vez que hemos determinado las fuerzas o factores del entorno que vamos a tomar en cuenta, procedemos a determinar las fuentes de donde obtendremos la informacin sobre estas fuerzas.

Las fuentes de informacin se suelen clasificar en fuentes primarias y fuentes secundarias:

Fuentes primarias: proveedores, distribuidores, vendedores, consumidores, clientes, competidores, trabajadores de la empresa, expertos, consultores, etc.

Fuentes secundarias: diarios, revistas y publicaciones especializadas en el sector, entidades gubernamentales, bibliotecas, Internet, informes, estadsticas, etc.

Debido a la cantidad cada vez mayor de informacin que ofrece, hoy en da Internet es probablemente la fuente ms til al momento de recabar informacin para un anlisis externo. En algunos casos basta con utilizar Internet para recabar toda la informacin necesaria, aunque siempre es recomendable hacer uso tambin de otras fuentes.

Recoleccin de informacin

Una vez que hemos determinado las fuentes de informacin a las que acudiremos, procedemos a realizar la tarea de recolectar la informacin; para lo cual es recomendable solicitar la ayuda de la mayor cantidad posible de miembros de la empresa.

La recoleccin de informacin podra implicar, por ejemplo, el ingreso a sitios web que ofrezcan noticias, estadsticas y proyecciones del sector, la entrevista a personas que conozcan del mismo, la visita a entidades pblicas relacionadas con la empresa, la lectura de publicaciones sobre nuevas tecnologas, la visita a locales de la competencia, etc.

Evaluacin de informacin

Una vez que hemos recolectado la informacin, procedemos a evaluarla con el fin de identificar acontecimientos, cambios y tendencias que signifiquen oportunidades y amenazas para la empresa; haciendo uso de pronsticos o proyecciones en caso de ser necesario.

Algunos ejemplos sencillos de cmo evaluar la informacin con el fin de detectar oportunidades y amenazas son:

Un mayor crecimiento econmico en determinados sectores (por ejemplo, en el sector de la construccin), podra significar una oportunidad para incursionar en ellos.

La entrada de nuevos competidores con productos de mayor calidad y menores precios, podra significar una amenaza si no reaccionamos a tiempo.

Una disminucin del valor del dlar podra significar una oportunidad si compramos nuestros insumos en dlares, o una amenaza si vendemos nuestros productos en dicha moneda.

El ingreso de nuevas tecnologas podra significar una oportunidad si es que la adquirimos a tiempo, o una amenaza si no actualizamos la nuestra, y dejamos que la competencia s lo haga.

Un tratado de libre comercio con un pas del extranjero podra significar una oportunidad para exportar nuestros productos, o una amenaza debido a la entrada de productos competidores.

En este punto, para una mejor toma de decisiones o formulacin de estrategias, es recomendable hacer una lista en orden de importancia con las oportunidades y amenazas detectadas, ubicando la oportunidad y/o amenaza ms importante en la parte superior de la lista.

Tomar decisiones o formular estrategias

Finalmente, una vez que hemos evaluado la informacin y detectado oportunidades y amenazas, procedemos a tomar las decisiones o formular las estrategias que nos permitan aprovechar las oportunidades y eludir las amenazas o, en todo caso, mitigar sus consecuencias; empezando con las oportunidades y/o amenazas ms importantes.

Por ejemplo, si el gobierno est por firmar un tratado de libre comercio con algn pas del extranjero, y ello significa una oportunidad para exportar nuestros productos, con el fin de aprovechar dicha oportunidad podramos optar por buscar instituciones locales que nos ayuden a exportar, o empezar a hacer contactos comerciales en dicho pas.

Por ejemplo, en el caso de que el tratado de libre comercio, en vez de significar una oportunidad, signifique una amenaza para nosotros debido a la entrada de productos competidores, con el fin de hacer frente a dicha amenaza podramos optar por aumentar la calidad de nuestros productos, o hacer hincapi en la diferenciacin que stos ofrecen.

CONCLUSIN Existen una serie de fuerzas, variables y/o elementos que influyen en el desarrollo de una organizacin. Probablemente el tema es conocido por la mayora de los lectores, sin embargo, solo se tiene presente de una manera informal y desordenada. En la presente investigacin, se logr una clasificacin de todos aquellos aspectos ajenos a la organizacin y ahora se sabe que en la mayora de los casos, stos se pueden aprovechar y manejar, de manera que no impacten en gran medida a una organizacin.

Estos factores, afectan en diferente forma a la organizacin y es aqu en donde el administrador debe tomar su papel para anticiparse y visualizar los posibles cambios que pueda haber en su entorno, que permitan adaptarse y aprovecharse de la mejor manera esos aspectos.

BIBLIOGRAFADa Silva, R. (2002). Teora de la Administracin. Mxico: Thompson.

Fernndez, E. (2005). Introduccin a la Gestin. Ed. Universidad Politcnica de Valencia, Espaa.

Horton, D. (2008). Evaluacin del Desarrollo de Capacidades. Colombia: Ed. CIAT.

Rodrguez, J. (2002). Administracin de Pequeas y Mediana Empresas. Mxico: Ed. Thomson.

Zambrano, A. (2006). Planificacin Estratgica. Venezuela: Ed. Universidad Catlica Andrs Bello.