diabas - visma...diabas handläggarstöd 1.6 sida 6 av 32 2 förändringar hls (handläggarstöd)...

Diabas Handläggarstöd 1.6 Nyheter och förändringar

Diabas Handläggarstöd 1.6 Sida 2 av 32

NOTERA

Denna upplaga gäller för Diabas 5.0 och senare versioner av denna produkt tills annat

meddelas i samband med nya versioner eller tekniska uppdateringar.

Vi förbehåller oss rätten till ändringar av den information som detta dokument innehåller

utan föregående meddelande därom.

Diabas är ett av Visma Consulting AB registrerat varumärke.

Archive Server är ett av Visma Consulting AB registrerat varumärke.

Microsoft, Windows 2000/XP och Microsoft Word är av Microsoft Corporation registrerade

varumärken.

Adobe, Acrobat och PostScript är av Adobe Systems Incorporated registrerade

varumärken.

Även övriga företags- eller produktnamn kan vara inregistrerade varumärken.

Copyright © 2012 Visma Consulting AB.

Alla rättigheter förbehålls.

Denna skrift är skyddad enligt upphovsmannarätten, lag (1960:729) om upphovsrätt till

litterära verk (copyright) där all rätt förbehålls Visma Consulting. Vare sig skriften eller

systemet får mångfaldigas på något sätt, varken helt eller delvis, utan skriftligt medgivande

från Visma Consulting. Undantag får bara göras för kopiering godkänd i lag,

säkerhetskopiering eller normal användning. Undantag får inte göras för kopiering avsedd

för andras räkning


Innehållsförteckning

1 Bakgrund ......................................................................................................................... 5

2 Förändringar HLS (Handläggarstöd)........................................................................... 6

2.1 Systeminställningar .................................................................................................. 6

2.1.1 Systeminställningar kan nu konfigureras per diarium ...................................... 6

2.1.2 Nya fält för sökning ......................................................................................... 6

2.2 Mina inställningar..................................................................................................... 7

2.2.1 I personliga inställningar kan sorteringen av uppgifter nu sättas till

registreringsdatum ............................................................................................ 7

2.2.2 I personliga inställningar kan nu navigationsdelen konfigureras ..................... 7

2.3 Generella ändringar .................................................................................................. 8

2.3.1 Kortkommandon för att underlätta registrering................................................ 8

2.3.2 Fält som är obligatoriska markeras med * ....................................................... 9

2.3.3 Vid några tillfällen av ”Ta bort” ges nu en kontrollfråga ................................. 9

2.3.4 Indikation om att spara behöver göras är flyttad till Spara-knappen.............. 10

2.3.5 Knapp för att Spara inlagt i några dialoger .................................................... 10

2.3.6 Bättre markering av vilken information som hanteras. .................................. 11

2.3.7 Begrepp i meny tydligare ............................................................................... 11

2.3.8 Excelexporten av listor ................................................................................... 12

2.3.9 Hjälpfunktion visar nu handbokens information ............................................ 12

2.3.10 Hjälpen kan kompletteras med ”egen” information ....................................... 13

2.4 Ärende .................................................................................................................... 13

2.4.1 Stöd för tilldelning av ärende till handläggare och att handläggare kan

acceptera tilldelat ärende eller inte ................................................................. 13

2.4.2 Anteckningar kan skrivas ............................................................................... 16

2.5 Dokument ............................................................................................................... 17

2.5.1 Giltighetstid fr.o.m. - t o m för dokument ...................................................... 17

2.5.2 Avslutsdatum har flyttats och kan nu konfigureras i inställningar ................. 17

2.6 Handling ................................................................................................................. 17

2.6.1 Giltighetstid fr.o.m. - t o m inlagt för handlingar ........................................... 17

2.6.2 Sparade ändringar på dokumentblad i ett ärende medför att samma uppgifter

uppdateras på handlingsnivå .......................................................................... 18

2.6.3 Möjlighet att markera fler handlingar när epost skickas. ............................... 18

2.7 Uppgifter ................................................................................................................ 18

2.7.1 I dialogen Lägg till uppgift har knapp för ”Välj mall” lagts till. .................... 18

2.7.2 I ”Lägg till mall” kan filtrering nu göras ........................................................ 19

2.7.3 Mina uppgifter, tooltip på beskrivningen av uppgift, tooltp visar

ärendemeningen där uppgiften ingår .............................................................. 19

2.8 Prenumeration ........................................................................................................ 19

2.8.1 Presentation av sökord och förklarande text .................................................. 19


2.9 Sök .......................................................................................................................... 19

2.9.1 Den enkla sökningen förbättrad ..................................................................... 19

2.9.2 Sökningen har utökats med fler sökfält .......................................................... 20

3 Tillägg ............................................................................................................................ 21

3.1 Förtroendevald........................................................................................................ 21

3.1.1 Tillägg eller borttag av förtroendevalds uppdrag mot beslutsinstans ............. 21

3.1.2 Typ av uppdrag kan läggas upp via klartext .................................................. 21

3.2 Möteshantering ....................................................................................................... 22

3.2.1 Beslutsinstanser kan nu administreras i Handläggarstöd .............................. 22

3.2.2 Distribution är inte klickbar när mötet har inträffat och /eller datum för

publicering har passerat .................................................................................. 22

3.2.3 Ny funktion för att skapa kallelse .................................................................. 22

3.2.4 Ny funktion för att skapa protokoll ................................................................ 23

3.2.5 Kopiera punkter i möteslistan till annat möte ................................................ 23

3.2.6 Automatisk omsortering av möteslistan ......................................................... 25

3.2.7 Förslag och Underlag har bytt plats i Beslutsvy ............................................ 26

3.3 Beslutsinstanser ...................................................................................................... 26

3.3.1 Beslutsinstanser kan nu administreras ............................................................ 26

4 Add in ............................................................................................................................ 28

4.1.1 Outlook add-in, vid spara e-post kan fler uppgifter läggas in ........................ 28

4.1.2 GroupWise add-in, vid spara e-post kan fler uppgifter läggas in ................... 29

4.1.3 Utforskar add-in, fler uppgifter läggas in ....................................................... 29

5 Classic 5.3 ...................................................................................................................... 30

5.1.1 Giltighetstid fr.o.m. - t o m inlagt för dokument och handling ...................... 30

5.1.2 Påminnelse om när dokumentets eller handlingens giltighetstid börjar löpa ut

skall kunna meddelas författaren/ansvarig ..................................................... 30

5.1.3 Inställningar för e-post kan göras både i personlig inställning och

systeminställning ............................................................................................ 31

5.1.4 Överför dokumentets beskrivning till handling. ............................................ 32

5.1.5 Kundnamn från dokument flyttas till Avs/Mot på handling när man kopplar

ett beslut. ........................................................................................................ 32

5.1.6 Inställning att varningsdialoger för sekretess kan döljas när man skapar

ärende, handling och dokument ..................................................................... 32


1 Bakgrund Diabas Handläggarstöd är en tilläggsmodul till Diabas som möjliggör att handläggare får ett

gränssnitt för sin handläggning och en effektiv dokumenthantering. Detta dokument

beskriver de funktionella förändringarna som utvecklades under version 1.6 av Diabas

Handläggarstöd.

Även Diabas Classic har påverkats och de förändringarna finns också beskriva.


2 Förändringar HLS (Handläggarstöd) Nedan presenteras de förändringar som införts i version 1.6 av Diabas Handläggarstöd.

Notera att Visma Consulting valt att markera vissa delar i bilderna med en ram med röd färg.

Denna ram syns inte när systemet används av slutanvändarna.

2.1 Systeminställningar Följande nya Admin inställningar har lagts till.

2.1.1 Systeminställningar kan nu konfigureras per diarium

Systeminställningar i HLS kan konfigureras per diarium, vilket innebär att nu går det per

diarium ha skilda ledtexter, obligatoriska fält och vilka fält som visas.

2.1.2 Nya fält för sökning

Nya fält har lagts till som valbara i sökfunktionen.

Registreringsdatum

Avslutsdatum

Ärendetyp

Beslutstyp

Beslutsdatum

Enhet

Kundnamn

Giltighetsdatum from

Giltighetsdatum tom


2.2 Mina inställningar Följande nya personliga inställningar har lagts till i menyn Mina inställningar

2.2.1 I personliga inställningar kan sorteringen av uppgifter nu sättas till registreringsdatum

Ny inställning för att sätta sorteringsordning till Registreringsdatum

2.2.2 I personliga inställningar kan nu navigationsdelen konfigureras

Under fliken ”Övrigt” finns nu möjlighet att välja vilka alternativ som ska visas i

navigationsmenyn.

Vid installation är samtliga alternativ markerade och alla visas i navigationsmenyn.

När ett eller flera alternativ avmarkeras och spara trycks visas enbart de alternativ som är

markerade i navigationsmenyn


2.3 Generella ändringar Ett antal övergripande ändring är gjorda som ska underlätta användningen.

2.3.1 Kortkommandon för att underlätta registrering

Följande kortkommandon finns nu tillgängliga i flertalet av bilderna i HLS:

CTRL + S = Spara

CTRL + N = Ny

CTRL + D = Ta bort

Kortkommandon kan användas på följande ställen enligt nedan:

Blå mapp

o CTRL + S, CTRL + N, CTRL + D

Gul mapp

o CTRL + S

Dokument


Handling

o CTRL + S

Uppgift

o CTRL + S

Behörighet

o CTRL + S

Lägg in i mapp

o CTRL + S

Dialoger under meny: Mer Information

Möten

o CTRL + S

Samband

o CTRL + S

Adressuppgifter

o CTRL + S

Personfakta


Anteckningar

o CTRL + S, CTRL + D

I Tillägg

Förtroendevalda


Beslutsinstans


Mandatperiod



Klartext


Möte


Användare

o CTRL + S, CTRL + N

Arbetsflöde


Ärendefördelning


Inställningar

Admin Inställningar

o CTRL + S

Mina Inställningar

o CTRL + S

2.3.2 Fält som är obligatoriska markeras med *

När fält för Dokument och Mapp markeras som obligatoriska i Admin inställning visas de

obligatoriskt fält med röd * se Ärendebeskrivning, Datum och Handläggare nedan.

2.3.3 Vid några tillfällen av ”Ta bort” ges nu en kontrollfråga

En kontrollfråga om borttaget verkligen ska utföras ges nu vid några tillfällen av ”Ta bort”, i

vilka bilder som kontrollfrågan ges listas nedan.

När något är på väg att tas bort visas en dialog med en kontrollfråga:

Vid <OK> genomförs borttaget.

Väljs <Avbryt> återgår man utan att ta bort utförs.

Kontrollfråga vid ”Ta bort” ges på följande ställen:


Blå mapp

Dokument

Mer Information

Personfakta

Anteckningar

I Tillägg

Förtroendevalda

Beslutsinstans

Mandatperiod

Klartext

Möte

Arbetsflöde

Ärendefördelning

2.3.4 Indikation om att spara behöver göras är flyttad till Spara-knappen

Förut blinkade en diskett i högra hörnet när spara behövde göras, nu är det spara-knappen

som blinkar och disketten visas inte.

2.3.5 Knapp för att Spara inlagt i några dialoger

I följande dialoger har Spara lagts in:

För Mapp

• Ny handling

• Behörighetsdialogen

• Ny uppgift

• Lägg in i mapp

För Dokument

• Lägg till bilaga

• Lägg till uppgift

• Behörighetsdialogen

• Lägg in i mapp

När informationen sparas i dialogen sparas även huvudinformation dvs mapp eller

dokumentet. När huvudinformationen ska sparas kan det inträffa att allt inte är korrekt ifyllt

och då visas en rättningsanvisning.


2.3.6 Bättre markering av vilken information som hanteras.

I detaljbilder visas nu information om vad som hanteras.

Se exempel i dokumentvyn nedan.

Informationstext inlagt för Mapp, Dokument och i följande tillägg: Förtroendevalda,

Beslutsinstans, Mandatperiod, Klartext, Möte, Användare, Arbetsflöde och

Ärendefördelning.

2.3.7 Begrepp i meny tydligare

I den meny som visas när högerklick sker på ett dokument eller uppgift har förtydligats. Nu

står det ”Egenskaper dokument”, ”Detaljer handling” och ”Detaljer uppgift”.


2.3.8 Excelexporten av listor

Den befintliga exporten till excel har setts över och fel har rättats.

Den exporterade informationen öppnas nu i redigeringsbart skick i excel och de primära

fälten kommer först.

2.3.9 Hjälpfunktion visar nu handbokens information

Hjälpen har fått nytt utseende och innehåll. När Hjälp väljs i meny öppnas ett hjälpfönster

med en meny i vänster marginal och aktuellt hjälpavsnitt.

Hjälptexten är densamma som i handboken och för att hitta rätt information kan man behöva

scrolla ner i texten.

Hjälpaavsnitten är pdf-filer som skapats av olika delar från handboken.

Den ny hjälpen kräver Adobe Reader av version 10.1 eller nyare.

För att uppgradera Adobe Reader: http://get.adobe.com/se/reader/

http://get.adobe.com/se/reader/


Hjälpmeny

Via menyn i hjälpfönstret kan alla hjälptexter visas.

2.3.10 Hjälpen kan kompletteras med ”egen” information

Hjälptexterna läggs upp som filer i filsystemet för Handläggarstöds webbserver. Filerna

läggs in i mappen HelpCustomerContent enligt bild här nedan.

Av bilden framgår också hur Hjälp-funktionen läser mappen ”Content” och av varje mapp

och fil på högsta nivå (här: tre mappar och en fil) skapar en länk med namn enligt objektet.

Finns det mappar i mappar så skapas navigationsmeny med undernivåer. I bilden så

innehåller mappen ”Instruktioner” i sin tur en mapp ”Roller” som innehåller tre filer.

Navigationsmenyn skapas enligt det mönstret.

2.4 Ärende

2.4.1 Stöd för tilldelning av ärende till handläggare och att handläggare kan acceptera tilldelat ärende eller inte

Nu finns möjligheten att fördela ärenden till handläggare genom att en specifik

”fördelauppgift” skapas på ett ärende.

Den handläggare som får en ”fördelauppgift” tilldelad till sig har möjlighet att ”Acceptera”

eller ”Inte acceptera” uppgiften.

Om den som får ”fördelauppgift” tilldelad till sig ”Inte acceptera uppgiften”, kommer den

som registrerade ärendet få ett meddelande om detta och har då möjlighet att omfördela

uppgiften.


Förutsättning

Tre nya åtgärdstyper har lagts till i databasen vid installation av version 1.6:

”Tilldelning av handläggare”( TILLDELN)

”Acceptans av ärendefördelning”(ACC)

”Fördelning ej accepterad”(ACCEJ).

Fördelning av uppgift kräver att ett arbetsflöde skapas och att en post med typen

”Tilldelning av handläggare” finns med som första uppgift i flödet.

Skapa ärende

När registrator skapar ett nytt ärende och ska ett fördefinierat flöde väljas.

När arbetsflödet valts har ”Tilldelning av handläggare” lagts till som en uppgift på ärendet:

I det nya ärendet öppnar registratorn uppgiften ”Tilldelning av handläggare” och föreslår en

handläggare. Registrator ska kvarstå som ansvarig på ärendet.

Det är viktigt att registratorn inte tilldelar handläggare på ärendenivå i steg 1, utan bara

tilldelar handläggaren på Uppgiften ”Tilldelning av handläggare”.


Handläggare ser att den fått ett ärende tilldelat till sig

Den handläggare som blev tilldelad ”Tilldelning av handläggare” hittar den under ”Mina

uppgifter”. När uppgiften väljs öppnas aktuellt ärende.

Acceptera ärende

Genom att högermusklicka på ”Tilldelning av handläggare” visas en meny där alternativet

”Acceptera” visas.

När ”Acceptera” väljs sker följande:

1) Handläggare på ärendet byts till aktuell handläggare

2) Om det finns fler uppgifter i flödet väljs handläggaren för ärendet även på dem.

3) Ärendet försvinner från registrators ”Mina mappar”

Inte acceptera ärende

Genom att högermusklicka på ”Tilldelning av handläggare” visas en meny där alternativet

”Acceptera ej” visas.

När ”Acceptera ej” väljs sker följande:

1) Dialog för ”Tilldelning av Uppgift” öppnas och ger handläggaren möjlighet att

ange orsak till att ärendet inte kan accepteras.

2) Registrator får notifiering för ny uppgift och kan utses ny handläggare för aktuellt

ärende


2.4.2 Anteckningar kan skrivas

Funktion för anteckningar finnas nu i HLS under menyn ”Mer information”.

Anteckningar öppnas i ett nytt fönster där befintliga anteckningar visas och nya kan skrivas

in. Anteckningar kan ändras och tas bort. Det finns ingen behörighet på anteckning så alla

som får läsa ärendet får läsa anteckningar.

Skapa och ändra anteckning

Både i det övre och nedre fönstret kan en ny anteckning skrivas in och sparas.

När ny anteckning skrivs loggas datum, klockslag och användare.

Ändra anteckning

Befintlig anteckning i det nedre fönstret kan ändras och sparas.

Borttag av alla anteckningar

Genom att trycka ”Ta bort” tas alla anteckningar bort.


2.5 Dokument

2.5.1 Giltighetstid fr.o.m. - t o m för dokument

Nya fält för giltighetsdatum kan läggas in på dokument via Admin Inställningar.

När de lagts in finns följande regelverk.

Måste innehålla ett giltigt datum (ÅÅMMDD / ÅÅÅÅ-MM-DD)

From måste vara innan Tom

Om From anges måste Tom också anges

Båda kan vara tomma (om inte obligatoriskt är satt)

2.5.2 Avslutsdatum har flyttats och kan nu konfigureras i inställningar

Fältet för Avslutsdatum ligger inte längre alltid med i dokument.

I Admin inställningar/”dokument utökad” kan nu fältet konfigureras, kan väljas att visas/inte

visas, ledtext kan ändras och fältet kan sättas som obligatoriskt.

2.6 Handling

2.6.1 Giltighetstid fr.o.m. - t o m inlagt för handlingar

Nya fält för giltighetsdatum har lagts in på detaljer handling.


2.6.2 Sparade ändringar på dokumentblad i ett ärende medför att samma uppgifter uppdateras på handlingsnivå

När ett dokument som är knutet till en handling sparas, uppdateras nu följande fälten även på

på handlingen.

• Beskrivning, till/från, datum, riktning, bevakningsdatum, giltig från och giltig till

2.6.3 Möjlighet att markera fler handlingar när epost skickas.

Möjligt att markera en eller flera handlingsrader, högerklicka och välja skicka meddelande.

Efter det att man skickat meddelandet skapas det en ny rad där meddelandet som man

skickade ska ligga som kopplad fil. Alla filer som är kopplade till de dokument man valt

bifogas med mejlet som ska skickas.

Nytt är också att Alla filer som skickas läggas in i det nya dokument som skapas tillsammans

med meddelandet

2.7 Uppgifter

2.7.1 I dialogen Lägg till uppgift har knapp för ”Välj mall” lagts till.

I detaljer uppgift på Mapp har menyalternativet ”Välj mall” lagts till.

Via ”Välj mall” öppnas dialogen mallar och en mall kan hämtas.


2.7.2 I ”Lägg till mall” kan filtrering nu göras

När mall ska väljas kan nu en filtrering av vilka mallar som visas i listan göras. Skriv in det

som du vill filtrera på och klicka på filtrera.

2.7.3 Mina uppgifter, tooltip på beskrivningen av uppgift, tooltp visar ärendemeningen där uppgiften ingår

När man för muspekaren över uppgiftens beskrivning visas ärendemeningen från

ärendet som uppgiften hör till.

2.8 Prenumeration En prenumerationsflik, där medborgaren kan skapa egna prenumeration med hjälp av e-

legitimation. Detta innebär att en medborgare kan bli notifierad via e-post när information

från Diabas publiceras på Internet

2.8.1 Presentation av sökord och förklarande text

När Prenumeration väljs visas befintliga Sökorden i en lista. En text som förklarar hur

prenumerationen fungerar har nu lagts in.

2.9 Sök

2.9.1 Den enkla sökningen förbättrad

Sökningen består nu av ett sökfält samt kryssrutor för pågående och avslutade


o

Sökning görs utifrån det inmatade sökordet samt uppgiften om det är pågående/avslutade

uppgifter som sökningen ska omfatta.

2.9.2 Sökningen har utökats med fler sökfält

Sökningen har utökas med fler sökfält. I admininställningar kan följande fält nu väljas:

Ärendetyp, Avslutsdatum, Beslutstyp, Beslutdatum, Enhet, GiltighetsdatumFrom,

GiltighetsdatumTom, Kundnamn och Registreringsdatum


3 Tillägg

3.1 Förtroendevald

3.1.1 Tillägg eller borttag av förtroendevalds uppdrag mot beslutsinstans

Tillägg eller borttag av förtroendevalds uppdrag mot beslutsinstans ska uppdateras i

kommande möten.

När ett uppdrag tas bort från en förtroendevald visas inte längre den förtroendevalda i aktuell

beslutsinstansen/mandatperioden.

När ett uppdrag läggs till på en förtroendevald visas den förtroendevalda i aktuell

beslutsinstansen/mandatperioden.

3.1.2 Typ av uppdrag kan läggas upp via klartext

Idag finns uppdragen Ordförande, Ledamot och Ersättare. Nu kan vid behov nya kategorier

av uppdrag skapas via klartext och de behöver inte vara kopplade till beslutsinstans.

I klartext finns kodtypen ”Uppdrag” och med den kan nya uppdragstyper läggas upp

När uppdrag läggs upp på en förtroendevald öppnas en dialog.

I dialogen väljs ”Annan” och då visas de nya uppdragstyperna.


3.2 Möteshantering

3.2.1 Beslutsinstanser kan nu administreras i Handläggarstöd

I menyn tillägg finns nu valet Beslutsinstanser

När beslutsinstanser öppnas visas en lista över aktuella beslutsinstanser.

I detaljbild för beslutsinstansen, kan ny beslutsinstans skapas, detaljuppgifter visas för

befintlig beslutsinstansen och en lista med de mandatperioder som finns till aktuell

beslutsinstans.

3.2.2 Distribution är inte klickbar när mötet har inträffat och /eller datum för publicering har passerat

Nu är Distribution inte klickbar när mötet har inträffat och/eller när datum för Publicera

senast har passerats.

3.2.3 Ny funktion för att skapa kallelse

På mötet har en ny knapp ”Skapa kallelse” lagts till.

Om man vill använda sig av det nya stödet att koppla i HLS måste mallar finnas i arkivet.

För att kunna skapa kallelse måste alla ändringar vara sparade, om ändringar finns visas en

dialogruta med ett varningsmeddelande:

I listan finns en ny kolumn ”Paragraf”, i den visas ett unikt nummer för instans och år för

alla dokument och ärenden. Varje nytt år börjar nummerserien om på 1.

Om det inte finns en mall kopplad för att skapa kallelse öppnas en dialog där man får peka ut

vilken mall som ska användas, finns ingen mall visas detta meddelande:

Vid knappen ”Spara till möte” läggs kallelsen eller protokollet in i mötet.

När kallelse har sparats till mötet blir valet ”Dela in i avsnitt” valbart. När man väljer ”Dela

in i avsnitt” så kommer protokollet att delas upp i nya dokument och läggas som en ny

handling i respektive punkt på möteslistan.


3.2.4 Ny funktion för att skapa protokoll

På mötet har en ny knapp för ”Skapa protokoll” lagts till.

Om det inte finns en mall kopplad för att skapa protokoll öppnas en dialog där man får peka

ut vilken mall som ska användas, finns ingen mall visas detta meddelande:

Vid knappen ”Spara till möte” läggs protokollet in i mötet.

När protokoll har sparats till mötet blir valet ”Dela in i avsnitt” valbart. När man väljer ”Dela

in i avsnitt” så kommer protokollet att delas upp i nya dokument och läggas som en ny

handling i respektive punkt på möteslistan.

3.2.5 Kopiera punkter i möteslistan till annat möte

Nu är det möjligt att kopiera ett eller flera ärenden/dokument till ett annat möte. Man kan

endast kopiera till ett möte som har ett mötesdatum som ännu inte är passerat. Posterna man

väljer att flytta ligger kvar på det mötet.

Att välja de rader som ska kopieras, sker genom ”vänster-klick” med musen på ikonen, om

det är flera poster trycker man ner ”shift-knappen” och klickar med vänster musknapp på alla

de poster man vill flytta.


Högerklicka på den/de markerade raderna och välj ”Kopiera”.

En dialog öppnas där framtida möten visas.

I dialogen visas de möten som är valbara, det är endast framtida möten. Markera det möte

som du vill kopiera till och klicka på spara.

Nu kommer de poster du valt att läggas in på det valda mötet.

Om en eller flera av punkterna redan finns på det valda mötet som punkter ska kopieras till,

visas detta meddealande:


3.2.6 Automatisk omsortering av möteslistan

När en mötespost får ändrat ordningsnummer ska hela möteslistan sorteras om när fältet

lämans.

Punkt två ändras till 1:

När man tabbar vidare till nästa fält sorteras alla punkter om:


3.2.7 Förslag och Underlag har bytt plats i Beslutsvy

Förslag ligger nu ovanför underlag:

3.3 Beslutsinstanser

3.3.1 Beslutsinstanser kan nu administreras

I menyn tillägg finns nu valet Beslutsinstanser

När beslutsinstanser öppnas visas en lista över aktuella beslutsinstanser

I detaljbild för beslutsinstansen, visas detaljuppgifter för beslutsinstansen och en lista med

kopplade mandatperioder.


Åtgärder för återkoppling, kallelse mall och protokoll mall måste hanteras via Classic för att

fungera.


4 Add in

4.1.1 Outlook add-in, vid spara e-post kan fler uppgifter läggas in

Befintlig dialog för att spara e-posten har delats upp i två flikar, flik 1 ”Grundinformation”

innehåller samma uppgifter som tidigare medan flik 2 ”Utökad information” ser ut enligt

nedan:

Fliken Utökad information

Grupprutan ”Utökad information”

Här kan ytterligare parametrar som rör dokumentet anges.

Handläggare. Om annan än aktuell användare skall göras ansvarig för dokumentet

(eventuellt mappen, se nedan) kan detta anges.

Riktning. Om den riktning som dokumentet får utifrån vilken epostbrevlåda man för

tillfället befinner sig i skall ändras.

Typ. Möjlighet att ange typ, något som inte sätts automatiskt, i dessa lägen.

Angående handläggare och möjligheten att lägga in i ny mapp. Om en annan handläggare än

aktuell användare av epostklienten väljs, så kommer även mappen att tilldelas vald

handläggare. Dokumenten är det centrala, skulle man av någon anledning vilja tilldela

dokumentet till handläggare X och mappen till handläggare Y, får man sköta detta via

handläggarstöd.

Grupprutan ”Behörighet, andra får”

Här förtydligar texten på grupprutan att det enda som går göra är att förändra behörigheten

gentemot andra på ett simpelt sätt.

Förmodligen kommer denna funktion användas enbart när man vill spara ett

epostmeddelande som allmän handling men vill ändå sätta behörighet så att inte alla andra

handläggare har åtkomst till detta.

Inget hindrar dock att man väljer göra ett arbetsdokument publikt.

Vill man, efter det att man gjort dokumentet privat eller åtminstone mindre publikt, dela ut

detta till andra handläggare görs detta i Handläggarstöd.


Behörighet satt och epost till mapp

Befintlig mapp

Om en mapp söks fram i vilken man vill lägga till eposten bör även handlingen få den

behörighetsinställning som handläggaren valt. Mappen berörs inte av detta.

Till ny mapp

I detta läge bör såväl handlingen som den mapp som skapas erhålla angiven

behörighetsinställning.

4.1.2 GroupWise add-in, vid spara e-post kan fler uppgifter läggas in



nedan:

4.1.3 Utforskar add-in, fler uppgifter läggas in



nedan:


5 Classic 5.3

5.1.1 Giltighetstid fr.o.m. - t o m inlagt för dokument och handling

Nya fält för giltighetsdatum har lagts in på dokument och handling.

Två nya fält på dokumentblad och på handling, ”Giltigt from” och ”Giltigt tom”.

Möjligt att på dokumentblad kunna sätta ”Giltig From” och ”Giltig Tom” som obligatorisk,

visa/dölja och ändra rubrik.

Möjlighet att på handling/aktivitet kunna ändra kolumnordning för ” Giltig From” och

”Giltig Tom”. Det ska även gå att byta rubrik.

När de lagts in finns följande regelverk.

Måste innehålla ett giltigt datum (ÅÅMMDD / ÅÅÅÅ-MM-DD)

From måste vara innan Tom

Om From anges måste Tom också anges

Båda kan vara tomma (om inte obligatoriskt är satt)

5.1.2 Påminnelse om när dokumentets eller handlingens giltighetstid börjar löpa ut skall kunna meddelas författaren/ansvarig

Möjlighet till bevakning av Giltighetsdatum på handling och dokument.

Beställning av bevakning angående giltighetstid görs således i den befintliga

beställningsdialogen i Classic som kompletteras enligt:


Inställningen

Gäller såväl dokument som åtgärd och uppgift. Självklart skall det dock skapas

bevakningsmejl enbart i de fall när motsvarande del är vald att överhuvudtaget vara föremål

för bevakning, i exemplet ovan kommer alltså bara dokument att bevakas vad avser

giltighetstid.

Regler för bevakningen

Följer samma princip som för övriga bevakningar fast med egen antalsuppgift avseende det

antal dagar som systemet skall kontrollera. Alltså exempelvis 7 dagar innan dokumentets

giltighetstid går ut skall bevakningsmejl skickas till endera enbart handläggaren eller

handläggaren såväl som registratorn enligt gjorda val.

5.1.3 Inställningar för e-post kan göras både i personlig inställning och systeminställning

Möjlighet att göra inställningar för e-post både med lokala personliga inställningar och

systeminställningar har lagts till i Classic.

Om det finns personliga inställningar används dessa annars är det systeminställningarna som

används.

Har även lagt till möjlighet att från systeminställninar (dim_base.exe) kunna sätta generella

mejluppgifter. Vissa uppgifter som tex e-postadress måste fortfarande läggas till på

användarnivå.

Personliga inställningar, modulen (dim_base.exe)

Välj Verktyg/Alternativ från menyn och klicka på fliken övrigt.

Endast den knapp som är kopplat mot det mailsystem som för närvarand e är valt kommer att

vara aktiverad. Om man öppnar dialogen kommer systemet i första hand att hämta konfigurations

information från system och in andra hand från privata konfigurationen.

Systeminställningar, modulen (dim_tbl.exe)

Öppnan inställninar genonom att välja systeminsällningar och fliken System(2). Tre nya

knappar kommer att visas, det går endast titta på inställningar på det mailsystem som är valt.

Endast dialogen för det aktuella mailsystemet går att öppna. Vissa inmatnings fält är låsta

och dessa poster går bara ändra från Ärende modulen.


5.1.4 Överför dokumentets beskrivning till handling.

Om man öppnar ett dokument från en handling/uppgift och ändrar beskrivning kommer den

ätt kopieras till handlingen men bara om dokumentet inte är kopplat mot andra handligar.

Om man vill kan i inifilen konfigurera så att diabas fungerar som tidigare.

5.1.5 Kundnamn från dokument flyttas till Avs/Mot på handling när man kopplar ett beslut.

När ett beslut kopplas hämtas kundnamn och läggs i Avsändare/Mottagare.

5.1.6 Inställning att varningsdialoger för sekretess kan döljas när man skapar ärende, handling och dokument

Varningsdialoger visas nu inte när man skapat ärende, handling och dokument.

Om man vill att det ska varna på samma sätt som tidigare så måste man skriva

Varna_sekretess=1 i diabas3.ini under [System].

diabas - visma...diabas handläggarstöd 1.6 sida 6 av 32 2 förändringar hls (handläggarstöd)...

Documents