© Acando AB

Inledning

2008-11-131

Vad har EA och PPM gemensamt?Vilken nytta kan uppnås genom att “förena” EA och PPM?Hur förenar vi EA och PPM?Hur ser det ut på företag idag (EA, PPM och EA/PPM)?

MagnusDahlbäck

Åsa Lindström

© Acando AB

Agenda

●Vad har EA och PPM för gemensamma mål?●Vad är EA?●Vad är PPM?●Hur förenar vi EA och PPM?

2008-11-132

© Acando AB

Ökat marknadsvärde!Ett större hus!

Minskad driftskostnad!

VI HAR MÅL MED HUSET...

PPM

Bygga balkongByta VA-stammar

Måla om fasadNya köksluckor

Nya golv

Ökar en ny balkong marknadsvärdet?Har vi råd med nya VA-stammar?

Har vi tid att måla själv?Vem ska göra vad?

Vad gör vi om de nya golven blir försenade?Är det viktigare med en balkong än ett sovrum?

VI HAR PLANERADE FÖRÄNDRINGAR FÖR HUSET...

KONCERNARKITEKTURVI BEHÖVER ANPASSA HUSET TILL FRAMTIDENS BEHOV..

Hur är VA-stammarna dragna?Vilket material är innerväggarna gjorda av?

Vilka väggar är bärande?Hur stort är huset?I Vilket vädersträck står huset?Får vi bygga balkong?

Vilka färger är fasaderna på våra grannars hus målade i?

Hur ser det ut idag, hur ska det

se ut i morgon och hur genomför vi förändringarna?

Vilka investeringarska vi göra och

varför just dessa?

© Acando AB

Vilka är våra intressenter och vad är deras mål?

11/13/2008| 4

Linjechef

Systemägare

Företagsledning

Projekt-portföljägare

Arkitekt

ProjektledareProjektmedlem

Arkitektur och projektportföljhantering har samma målOlika intressenterna ser olika aspekter av målen

"Koll på läget", bättre kontroll och riskhantering

“Rätt beslut”, medvetna beslut baserade på korrekt fakta

Uppfylla strategiska mål

Ökad affärsnytta, effektivare verksamhet och IT

Effektivare planering och genomförande av projekt

© Acando AB

Intressenterna ställer frågor utifrån sitt perspektiv

Vilket kompetensbehov

finns?

LinjechefVilka projekt

påverkar mina system?

Systemägare

Projektport-följägare

Hur är fördelas budgeten mellan

processerna?

Arkitekt

Projektledare & projektdeltagare

Är vi på väg mot vår önskade

målbild?

Pågår andra projekt som rör samma objekt?

Företagsledning

Följer våra satsningar vår

strategi?

Tillsammans svarar arkitekturen och projektportföljen på dessa viktiga verksamhetsfrågor

Hur stödjer IT mina mål och

strategier?

Hur är beläggningen, nu

och framåt?

Hur är fördel-ningen utveckling och förvaltning?

Följer projekten arkitektur-

regelverket?

Hur prioriterat är mitt projekt?

På vilka grunder prioriterar vi mellan

projekt?

5

© Acando AB

Samspel mellan verksamhet och IT

6

VERKSAMHETMålbild och nuläge

IT ARKITEKTURMålbild och nuläge

Stra

tegi

Verk

sam

hets

förb

ättr

inga

r

IT-fö

rbät

trin

gar

Lagk

rav

Målbild

© Acando AB

Agenda

●Vad har EA och PPM för gemensamma mål?●Vad är EA?●Vad är PPM?●Hur förenar vi EA och PPM?

2008-11-137

© Acando AB

Huset som saknade en arkitekturstyrningWinchester Mystery House

8

Varje rum är ritat individuellt utan hänsyn till huset i övrigt.Arkitekt saknades.

© Acando AB

Ett tydligt nuläge och målbild för arkitekturen

Verksamhet – processer, organisationInformation – begrepp, informationsmodellerTeknik – applikationskartor och infrastrukturkomponenter

…som både IT och verksamheten förstår..

Vi behöver en gemensam bild…

… som också visar vad vi vill uppnå…

© Acando AB

Vad krävs för effektiv arkitekturstyrning?

10

VADArkitekturramverk

(Målbilder, stadsplaner, etc.)

HURModell

(Styrning, processer, roller, etc.)

Effektiv arkitekturstyrning

© Acando AB 2008-11-13 Title of presentation11

Verksamhets- och IT arkitektur är ett strukturerat tillvägagångssätt för att hantera relationer och gränssnitt mellan organisationens olika områden och därigenom öka effektiviten och flexibiliteten. En effektiv arkitekturstyrning kräver en styrningsmodell, en process och ett arkitekturramverk.

StadsplanNuläge

StadsplanMålbild

StadsplanVision

Affärsprocesser

InformationApplikationer

Organisation

Infrastruktur

?

Organisation

AffärsprocesserInformation

ApplikationerInfrastruktur

Verksamhet-& IT arkitektur

Organisation

AffärsprocesserInformation

Applikationer Infrastruktur

Arkitektur

Vad är Verksamhets- och IT arkitektur?

© Acando AB

Syftet avgör hur arkitekturen beskrivs

12

Övergripande beskrivning av staden, dess byggnader och dess infrastruktur

Beskrivning av byggnaden i förhållande till sin omgivning

Detaljering av byggnad, exempelvis väggar och dörrar

Myndigheter, byggherrar, allmänheten

Byggherrar, konstruktörer, köpare

Entreprenörer, köpare

© Acando AB

Omfattning av stadsplaner

2008-11-1313

Teknik,  Infrastruktur

Teknik, Applikationer

Information

Verksamhet

Omfattning för en vy

Ej av gemensamt intresse

Omfattning för ett verksamhetsområde

Områden med specifika ansvar, tex säkerhet

Ett verksamhetsområdeeller funktion

© Acando AB

Vad är effektiv arkitekturstyrning

14

VADArkitekturramverk

(Målbilder, stadsplaner, etc.)

HURModell

(Styrning, processer, roller, etc.)

Effektiv arkitekturstyrning

En sammanhållande struktur för modell

och arkitekturramverk

© Acando AB

Principer och standarder är verktyg för effektiv styrning mot målbilden för verksamhet och IT

15

VERKSAMHETS- OCH IT ARKITEKTURMålbild och principer och standarder påverkar val av projekt och hur

projekten realiseras

Nuläge används som beslutsunderlag och nuläget förändras kontinuerligtVERKSAMHETS- OCH IT ARKITEKTUR

Stra

tegi

Verk

sam

hets

förb

ättr

inga

r

IT-fö

rbät

trin

gar

Lagk

rav

Målbild

© Acando AB

Agenda

●Vad har EA och PPM för gemensamma mål?●Vad är EA?●Vad är PPM?●Hur förenar vi EA och PPM?

2008-11-1316

© Acando AB

Effektiv projektportföljhantering handlar i grund och botten om en sak

Nyttja verksamhetens tillgängliga resurser (ekonomiska och mänskliga) på ett sätt som resulterar i största möjliga önskad nytta för verksamheten och

uppfyllnad av dess mål.

© Acando AB

Projektportföljen utgör länken mellan strategi och projekt

Strategioch behov Projekt?Projektportfölj-

hantering

● Vilket är det viktigaste verktyget för en organisation för att realisera sin strategi? Projekt! ● Projektportföljhantering är processen som på övergripande nivå hanterar den samling projekt

som verksamheten investerar i för att uppnå önskad nytta och mål.

© Acando AB

En väl fungerande hantering av projektportföljen ger tydliga vinster

Ökad affärsnytta● Projekturval som maximerar den totala nyttan● Medvetenhet om affärsvärdet av pågående projekt● Resultatet i linje med övergripande affärsstrategi

Bättre beslutsmöjligheter● Underlättar taktisk och strategisk planering och prioritering● Ger tydlig översiktsbild över pågående projekt för högre beslutsfattare

Högre effektivitet● Realism i organisationens planeringsprocesser● Optimal fördelning och allokering av resurser till alla projekt● Medvetenhet om projektproblem innan kriser uppstår

Bättre riskhantering och kontroll● Regelbunden och enhetlig rapportering, uppföljning och granskning

© Acando AB

Undersökningar har visat att mognaden skiljer sig mellan olika områden

●Portfolio governance●Project selection and prioritization●Portfolio communication●Portfolio performance management●Portfolio resource management●Project opportunity assessment

© Acando AB

Saknad av, eller otillräcklig, projektportföljhantering kan påvisas ur följande symptom

●Ofta svårt att hitta lämpliga resurser för nya projekt●Försenade projekt på grund av underbemannade projekt●Projekt som vid avslut faktiskt inte bidragit till något strategiskt mål●Konkurrens, istället för samarbete, mellan avdelningar vid finansiering och

bemanning av projekt●Projekt startar med tydligt sponsorskap och support, som dock ofta avtar

över tid●Oönskade överlapp och beroenden mellan projekt upptäcks sent●Med mera…

© Acando AB

Nyckelkomponenter för lyckad projektportföljhantering

●Enhetliga styrmodeller och principer●Centraliserad organisation●Tydlig process, i samklang med styrning, mål och mätningar●Anpassat IT-stöd som stödjer organisation, ramverk och process

© Acando AB

För att möjliggöra bra styrning av projektportföljen måste vi reda ut ett antal nyckelfrågor

• Hur sker urval och prioritering av projekt?

• Vilka parametrar ska prioriteringen baseras på?

• Vad är syftet/målet har prioriteringen?

• Hur sker planering av projekt och linjeaktiviteter?

• Vid vilka tidpunkter bör portföljen planeras?

• Hur många portföljer ska vi ha?

• Hur sker bemanningen av projekt och linjeaktiviteter?

• Vem fattar beslut om resursallokering?

• På vilka grunder bör resurser omprioriteras?

• När och hur ofta ska projekten avrapportera status?

• Vilken information ska ingå i rapporteringen?

• Ska alla projekt rapportera enligt samma modell?

• Vilken styrinformation krävs för projektförslag?

• Vilka portföljrapporter är nödvändiga?• Hur sker kvalitetssäkring av

beslutsunderlag?

• Hur kan vi utvärdera effekten av portföljen?

• Följs alla projekt upp på samma sätt?• På hur lång sikt ska projekten följas

upp?

Prioriterings-modell

Planerings-modell

Bemannings-modell

Projekt-rapportering

Uppföljnings-modell

Besluts-underlag

© Acando AB

Projektrådet ansvarar för styrningen av projektportföljen

Processägare

Projekt(resursbehov)

Styrgrupper

ProduktägareLedning

KunderProjektrådsamordningsstrategi,styrning & uppföljning

Linjeorganisation(resurstillgång)

Projektportföljhantering

© Acando AB

Projektrådet ansvarar för styrningen av projektportföljen

Processägare

Projekt(resursbehov)

Styrgrupper

ProduktägareLedning

KunderProjektrådsamordningsstrategi,styrning & uppföljning

Linjeorganisation(resurstillgång)

Projektportföljhantering

Prioritering / omprioritering av projekt

Lösning av bemanningstvister

Granskningar av projekt / intensifierade kvalitetssäkringsåtgärder

Start av nya projekt

Utse projektledare till nya projekt

Utse styrgrupp / styrgruppsmedlemmar till nya projekt

Avbryta pågående projekt

© Acando AB

Processen beskriver det årliga och löpande arbetet med projektportföljen

Initiering avnya projekt

Uppdateraprojektportfölj-

status

Samla in ochgå igenom

projektrapporter

Fatta beslutrörande

projektportföljen

Behov av attstarta nytt projekt

• Underlag för projektinitiering

• Aktuella projektrapporter

• Projekt-rapporter

Rapporteringfrån pågående

projekt

• Status på projektportföljen• Övriga beslutsunderlag

Projektbeslut

• Beslut

© Acando AB

Mycket information och många beroenden

TIDRAPPORTER

STATUSRAPPORTER

PROJEKT

BEHOV OCH IDÉER

PROGRAMPORTFÖLJER

RESURSER

RESURS-KALENDRAR

ORGANISATIONS-BESKRIVNING

STRATEGIER OCH MÅL

APPLIKATIONER

RISKER

KOMPETENSER

VERKSAMHETS-PLANER

PROCESS-BESKRIVNINGAR

TJÄNSTER

BUDGETAR

SCOPEÄNDR.

BEMANNINGS-PROFILER

ROLL-BESKRIVNINGAR

PROJEKTLEDARE RESURSÄGARE LEDNINGSGRUPP MEDARBETARE KUNDANSVARIG

? ? ? ? ?

PROJEKTKONTOR

?

© Acando AB

Ett IT-stöd möjliggör en gemensam bild

IT-STÖD

PROJEKTLEDARE RESURSÄGARE LEDNINGSGRUPP MEDARBETARE KUNDANSVARIG PROJEKTKONTOR

PROJEKTHANTERING

PROGRAMHANTERING

PORTFÖLJSTYRNING

RESURSPLANERING

TIDRAPPORTERING

DASHBOARD OCH RAPPORTER

EKONOMI

BEHOVS- OCH ÄRENDEHANTERING

© Acando AB

Agenda

●Vad har EA och PPM för gemensamma mål?●Vad är EA?●Vad är PPM?●Hur förenar vi EA och PPM?

2008-11-1329

© Acando AB

Hur PPM och EA kommer in under den strategiska planeringen?

BUSINESS IT

PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT

ENTERPRISE ARCHITECTURE

STRATEGISK PLANERING STRATEGISK PLANERINGPROJECTS AND LINE ACTIVITIES

BUSINESS

© Acando AB

Hur PPM och EA kommer in under IT-utvecklingen?BUSINESS

DEMANDSAGAINST IT

NEW/CHANGEDIT SERVICES

PROPOSALS

APPLICATIONS

INFORMATION

PROCESSES

INFRASTRUTURE

BU

SIN

ESS

NEE

DS

PROJECTS

IT

DEMAND MANAGEMENT PORTFOLIO MANAGEMENT PROJECT MANAGEMENTPROGRAM MANAGEMENT RESOURCE MANAGEMENT

PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT

TIME MANAGEMENT

Lead to changes in...EA GOVERNANCE APPLICATION PORTFOLIO MANAGEMENTCITYPLAN

ENTERPRISE ARCHITECTURE

TECHNOLOGY ROADMAP

STRATEGICDEMAND

TACTICAL/OPERATIONALDEMAND

LINE ACTIVITIES

© Acando AB

Fyra viktiga gränssnitt där PPM och EA möts

32

Identifiera gemensamma frågor/beslut och definiera forumTydliggöra beslutsmandat

Hur beaktas en beslutad roadmap i prioriteringsarbetetHur påverkar resultatet av arkitekturgranskningen projekten

Säkerställ samarbete mellan roller genomForum – ev. nya och att säkerställa närvaro på befintliga forumKontaktvägar – vilka roller pratar med varandra

Dokumentera i organisationsbilder och RACI

Följande processer bör trigga/triggas av varandraStrategi och planeringPortföljstyrningsprocessen respektive arkitekturgranskning

Se över behovet och ta hänsyn till varandras behovTydliggöra vilket IT-stöd som används till vad och vem som är masterIntegration information och processer (strategiskt och operativt)

Styrmodell

Organisation & Roller

Processer

IT-stöd

© Acando AB

Växelverkan mellan EA och PPM

2008-11-1333

DEMAND MANAGEMENT PORTFOLIO MANAGEMENT PROJECT MANAGEMENTPROGRAM MANAGEMENT RESOURCE MANAGEMENT

PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT

TIME MANAGEMENT

EA GOVERNANCE APPLICATION PORTFOLIO MANAGEMENTCITYPLAN

ENTERPRISE ARCHITECTURE

TECHNOLOGY ROADMAP

EA stödjer PPM• Förståelse för vilken arkitektur

portföljens scenarion resulterar i• Minskad risk för konflikter och

beroenden identifieras enklare• Lägre risktagande

PPM stödjer EA• Genom att identifiera vilka projekt

som pågår/planeras – EA får möjlighet att påverka –Arkitekturen går i rätt riktning

• Triggar och säkerställer arkitekturgranskningar

© Acando AB

Sammanfattning

●EA och PPM är nödvändiga för att bedriva en effektiv IT-verksamhet●EA och PPM realiserar var för sig förändringar●Tillsammans uppnås förändringarna snabbare och med färre problem

längs vägen

●Dra nytta av växelverkan mellan EA och PPM genom att tydliggöra:Beslutsmandat i gemensamma frågor och beslutsforumRelationer mellan processerTill vad och när respektive IT-stöd används

2008-11-1334

© Acando AB 2008-11-1335