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1 DHL IntraShip – User Guide DHL EXPRESS

2 DHL IntraShip – User Guide

SE CONNECTER

Utilisez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour vous connecter à DHL Intraship: https://www.intraship-dhl.be

DHL Intraship est également accessible via le portail MyDHL (http://www.mydhl.com) où vous pouvez vous inscrire et

utiliser les applications de DHL pour créer vos envois, les suivre et contrôler la facturation avec un identifiant unique.

(Pour obtenir plus d'informations, n’hésitez pas à contacter notre service Helpdesk),

https://www.intraship-dhl.be/





http://www.mydhl.com/




STRUCTURE DE L’ APPLICATION

Menu Principal:

peut être consulté

via les liens rapides

dans le menu de

gauche.

Aide & Information: cette section vous offre des informations utiles telles que votre

identifiant client unique et votre nom d’utilisateur lorsque vous contactez notre équipe

technique DHL. Les coordonnées de l’équipe technique seront également affichées ici.

Liens Pratiques:

differents services

et ressources sont

disponibles.

Alerte & information: Une fois

connecté, des conseils et informations

concernant les services de DHL

peuvent être indiqués ici. L'écran de

d’Alerte & informations peut également

être consulté dans Lien Pratiques –

Information.

Langue: Vous pouvez

modifier la langue de

l’application.


MENU PRINCIPAL - CARACTÉRISTIQUES

Liste des envois

Sélectionnez ‘Liste des envois’ pour voir les envois que vous avez créés. Vous pouvez filtrer les envois

avec différents critères de recherche.

Nouvelle expédition

Sélectionnez ‘Nouvelle expédition’ pour préparer un nouvel envoi. Ensuite, imprimez le bordereau

d’expédition et réservez un enlèvement.

Carnet d’adresses

Sélectionnez ‘Carnet d'adresses’ pour afficher les adresses enregistrées et pour en rajouter / modifier

ou supprimer.

Fin de journée

Sélectionnez ‘Fin de journée’ pour effectuer la transmission de données vers DHL ou réimprimer le

document ‘Fin de journée’.

Demande d’enlèvement

Sélectionnez ‘demande d’enlèvement’ pour réserver un enlèvement par l’un de nos coursiers. Veuillez

noter que cela peut aussi être fait tout en créant un envoi en cliquant sur ‘Nouvelle expédition’.

Tarif

Sélectionnez 'Tarif’ pour vérifier votre tarif pour les produits standard.

Paramètres et options

Sélectionnez ‘Paramètres et options’' pour visualiser les fonctionnalités supplémentaires destinées aux

expéditeurs de gros volumes. Ces caractéristiques comprennent par exemple, rapports, par défaut,…


LIENS PRATIQUES

Suivi de colis

Sélectionnez ‘Suivi de colis’ pour ouvrir la page de suivi des envois DHL. Les résultats seront

présentés dans un(e) nouvel(le) onglet / fenêtre du navigateur.

Infos

Sélectionnez ‘Infos’ pour accéder à notre page Web, offrant des informations supplémentaires à

propos de DHL.

Information client

Sélectionnez 'information client’ pour visualiser votre administrateur Intraship.

Information

Sélectionnez ‘Information’ pour afficher l'écran de conseil et d'info.

Commande de fournitures

Sélectionnez 'Commandes de fournitures’ pour accéder à la page de commande de fournitures DHL.


NAVIGATION DANS ‘NOUVELLE EXPÉDITION’

Expéditeur / Destinataire

Vous pouvez naviguer entre

l’expéditeur et le destinataire en

utilisant les onglets. Les 10

dernières adresses utilisées

peuvent être sélectionnées

directement à partir de la tête de

l'onglet.

Navigation grâce à la barre de progression. Vous pouvez suivre la progression de l'envoi

que vous préparez (vous pouvez aussi cliquer sur ces onglets pour naviguer). Les étapes

complétées seront identifiables grâce à un signe . Vous pouvez également naviguer entre

les écrans en cliquant sur les boutons ‘Précédent’ et ‘Suivant’ au bas de l'écran.

Rechercher

recherche dans le carnet

d'adresses

Effacer

effacer tous les champs

d'adresses sur l'écran

Informations Optionnelles

Détails optionnels

concernant le destinataire

Enregistrer l’adresse

Enregistrer et mettre à jour

les détails de l’adresse


NOUVELLE EXPÉDITION – EXPÉDITEUR / DESTINATAIRE

Veuillez mentionner les adresses. Le dernier expéditeur choisi, sera automatiquement complété par défaut.

Expéditeur

Veuillez compléter l'adresse de

l'expéditeur. Les champs obligatoires

seront identifiables grâce à un ‘*’.

Destinataire

Veuillez indiquer l'adresse de l'expéditeur.

Les champs obligatoires seront marqués

d’un ‘*’. Vous pouvez utiliser ‘Code postal

& Ville’ pour vérifier la combinaison Code

postal / Ville.

Notification Email Expéditeur /

Destinataire

Sélectionnez pour informer l'expéditeur /

destinataire par e-mail.

Notifications Emails

Cela vous permet d'ajouter du texte

supplémentaire à la notification par Email

et d'ajouter des adresses mails

supplémentaires.


NOUVELLE EXPÉDITION – COLISAGE

Veuillez entrer les références de l'expédition, la description de contenu et la (les) pièce(s) pour votre envoi

Type d’envoi

Choisissez un type d’envoi - Document /

Non-Documents. Cette sélection n’est pas

nécessaire pour les envois nationaux et

intra-UE.

Aidez-moi à décider

Vous pouvez utiliser le ‘Aidez-moi à

décider’ pour déterminer si les articles que

vous envoyez sont passibles de droits,

interdits ou restreints.

Référence d’expédition

Entrez votre propre référence d'envoi. La

référence sera visible sur votre facture

DHL.

Description

Entrez la description du contenu

Valeur des marchandises

Entrez la valeur de l'envoi. Veuillez noter

que la ‘valeur des marchandises’ est

obligatoire pour les envois à dédouaner en

dehors de UE.

Détails d’envoi / pièce

Ajoutez des pièces à votre envoi. Vous

pouvez choisir une ‘description du contenu’

prédéfinie dans la liste déroulante (si vous

l’avez ajoutée au préalable).


NOUVELLE EXPÉDITION – SERVICES

Veuillez selectionner le service DHL désiré.

Services

Sélectionnez le service DHL désiré.

Services additionnels

Si nécessaire, sélectionnez des

services additionnels pour votre envoi

Changer les options de paiement

Choisissez qui paiera les frais de

transport et fournissez un numéro de

compte DHL valide. Si ‘Duties &

Taxes Paid’ est sélectionné (sous

services additionnels), vous pouvez

définir un compte DHL à facturer pour

les droits et taxes.

Imprimer

Une fois que vous avez rempli

tous les champs obligatoires,

l'impression de l'expédition

sera activée.


NOUVELLE EXPÉDITION – ENLÈVEMENT

Réservez un enlèvement pour votre envoi. (uniquement nécessaire si un enlèvement n'a pas déjà été prévu aujourd'hui)

Date de l’enlèvement

Sélectionnez ou entrez la date

Horaire de mise à disposition

Veuillez indiquer le moment où vos

envois seront prêts à être enlevés.

Horaire de fermeture

Veuillez indiquer à quelle heure vos

bureaux seront fermés.

Instructions pour l’enlèvement

Vous pouvez nous transmettre ici des

instructions pour le coursier DHL (si

nécessaire)

Lieu d’enlèvement

Indiquez où se trouvent vos envois.

Ex: réception

Liste des enlèvements

Sélectionnez l'adresse d’enlèvement

dans le carnet d'adresses (si celle-ci

est différente de l'adresse de

l'expéditeur.

Réserver un enlèvement ou

continuer sans faire de

réservation.


ENVOIS HORS UE – À DÉDOUANER

Lorsque vous effectuez des envois hors UE, ces envois sont à dédouaner. Il vous sera alors obligatoire de compléter la case

‘valeur des marchandises’. Vous pouvez utiliser l’option ‘Aidez-moi à décider’ pour déterminer si les articles que vous envoyez

sont à dédouaner ou non, interdits ou limités.

Pour les envois à dédouaner, des documents douaniers doivent être préparés. Vous pouvez créer ces documents avec DHL

Intraship ou utiliser vos propres documents. Lorsque vous créez un envoi ‘non-document’, l'onglet «Documents» , apparaîtra

dans la barre de progression.


NOUVELLE EXPÉDITION – ONGLET: ‘DOCUMENTS’

Créez des documents douaniers pour votre envoi.

Type de facture

Sélectionnez le type de facture

(pro forma / commerciale)

Raison d’exportation

Veuillez fournir la raison de l'exportation

Type d’exportation

Sélectionnez le type d’exportation

(Permanent / Repair/Return / Temporaire)

Fonction dans la société

Fonction du signataire au sein de la société

Remarques

Vous pouvez indiquer des remarques si

nécessaire

Incoterm Export

Définissez l’incoterm de votre exportation

Adresse de facturation

Ici vous pouvez changer l'adresse de

facturation si elle est différente de celle du

destinataire.

• f

Ajout article

Sélectionnez «Ajout article»

pour ajouter une ligne à la

facture.


LISTE DES ENVOIS

Sélectionnez ‘Liste des envois’ pour consulter les envois déjà créés.

Vous pouvez filtrer vos envois avec différents critères de recherche. Vous pouvez également

sélectionner de multiples envois pour l’impression et le suivi. Il vous est également possible de copier

des envois et envoyer les documents directement à vos expéditeurs en utilisant les icônes sous

‘Options’.


FIN DE JOURNÉE – ENVOI DES DONNÉES À DHL

Les données (électroniques) de vos envois doivent impérativement être envoyées à DHL à la fin de la

journée (avant le passage du coursier).

Choisissez ‘Fin de journée’ dans le menu gauche et puis ‘Gestion de la fin de journée TD’ ou

‘Réimpression manifeste TD’ pour réimprimer le rapport de fin de journée.

Sélectionnez les envois à manifester et cliquez sur ‘Etablir le manifeste’ pour envoyer les données

(électroniques) de vos envois à DHL. Merci d’imprimer ce document et de le présenter à notre

coursier.

Sachez que si aucun envoi ne s’affiche dans cette liste, cela signifie que les envois ont déjà été

manifestés. Il suffit alors d'utiliser l’option ‘Réimpression manifeste TD’.


SUPPORT TECHNIQUE

Si vous avez des questions supplémentaires concernant DHL Intraship, n’hésitez pas à contacter notre service helpdesk.

DHL Intraship – Support Technique

Lundi – Jeudi : 08:30 - 18:00

Vendredi : 08:30 - 17:00

Téléphone: 02/715.50.50 (option 3)

Email: [email protected]