deloitte maitrise couts informatiques it gov

11 Mai 2004 Jean-louis Leignel / IT Governance SymposiuM 2004

Transparence des coûts informatiques et indicateurs de performance

IT Governance SymposiuM 11 Mai 2004

Jean-Louis Leignel



Pour établir la relation devant exister entre « indicateurs de performance » et « coûts informatiques » afin que ceux-ci deviennent une « brique » de l’IT Governance, l’AFAI a :

demandé à un groupe de travail• animé par Jean-Louis Leignel, Deloitte.• et composé de :

Catherine Leloup, consultant indépendant Jean-Paul Leydier, Orgaconsultants Serge Yablonsky, SYC

d’élaborer un Modèle de calcul des coûts informatiques basé sur les indicateurs de performance.

choisi le progiciel Mage/+3 de la société MAGE (Modèles d’Aide à la Gestion d’Entreprises) pour illustrer par l’exemple l’ensemble des relations du Modèle ainsi que les résultats obtenus.


Sommaire :

IT Governance : l’importance de maîtriser les coûts informatiques

Le cadre méthodologique de la maîtrise des coûts informatiques

Modélisation « croisée » Processus x Ressources

Phase d’élaboration du Budget

Phase de suivi du Réel

Les coûts informatiques : Une « brique » essentielle de l’IT Governance




Les Questions, que se pose l’Entreprise sur son Informatique, et auxquelles l’IT Governance cherche à apporter une réponse :

EntrepriseEntrepriseEntrepriseEntrepriseAuditAudit

Direction

Inform

atiqu

eD

irectionIn

formatiq

ue

Direction Générale

Direction Générale

Direction

O

pération

nelle

Clien

tes

Direction

O

pération

nelle

Clien

tes

Direction Générale• Quelle est la valeur produite par les SI ?• Les SI favorisent-ils ou freinent-ils la croissance ?• Les SI encouragent-ils l’innovation et la gestion des compétences ?• La Direction Informatique est-elle bien gérée ?

Direction Informatique• Ne fait-on réellement que des choses utiles pour l’Entreprise ?• Comment se comparent nos coûts par rapport aux prestations externes?• Où pouvons nous baisser nos coûts ?• Satisfaisons-nous toutes les attentes de notre environnement ?• Comment mieux communiquer notre performance en interne ?• Sommes-nous suffisamment attractifs pour attirer les compétences dont nous avons besoin ?

Audit• Les biens et les opérations de l’Entreprise sont-ils correctement protégés ?• Les principaux risques pour le Business sont-ils maîtrisés ?• Les processus de contrôle et les pistes d’audit sont-ils en place et efficaces ?

Directions Opérationnelles Clientes• Nos investissements en SI sont-ils rentables ?• Comment les SI peuvent-ils favoriser la prise en compte des besoins des clients ?• Comment les SI peuvent-ils nous aider à être plus réactifs ?



Objectifs de l’IT Governance :

Permettre à la DG et à la DSI de construire ensemble un positionnement équilibré de la fonction informatique visant à garantir sa contribution au Business, la prise en compte des attentes de ses clients,la maîtrise des coûts et des processus, sans oublier la préparation du futur.

Rentabilité FINANCIERE

OrientationUTILISATEURS

PerformanceOPERATIONNELLEContribution

auBUSINESS

Prise en comptedu FUTUR



Conditions indispensables à l’ atteinte des objectifs d’ IT Governance :

L’atteinte de ces objectifs passe par un communication basée sur la transparence entre la DG, la DSI et les Directions Opérationnelles « clientes »

DG

DSI DO

Communication

Transparence



Sommaire :








Une Modélisation « croisée » Processus x Ressources

distinguant les « Projets » du « Fonctionnement récurrent » :


Exploitation Etudes

Management

RESSOURCES

FONCTIONNEMENT

Mise à disposition de PRODUITS/SERVICES

PROJETS

Développement d'APPLICATIONS NOUVELLES

PROCESSUSCLIENTSinternes


Une Modélisation basée sur les concepts ABC/ABB/ABM …..permettant d’aller bien au-delà de la seule démarche ABC

La partie ABB permet de garantir la cohérence entre le volume des prestations demandées, les activités à mettre en œuvre pour les réaliser, les budgets de Ressources correspondants et …. les coûts unitaires des prestations.


Modèle ABB (Activity Based Budgeting)

Elaboration du Budget de Ressources basé sur les activités des Processus

ClientsClientsProduits

&Services

Produits&

ServicesProcessusProcessus ActivitésActivités

RessourcesRessources

achètent des …

achètent des …

élaborésdans des …

élaborésdans des …

mettanten oeuvre

des…

mettanten oeuvre

des…

qui consomment

des …

qui consomment

des …

ClientsClientsProduits

&Services

Produits&

ServicesProcessusProcessus ActivitésActivités

Calcul du coût unitaire prévisionnel des Produits / Services

pour calculerle coût des..

pour calculerle coût des..

fournisaux …

fournisaux …

associées dans des..

associées dans des..

valorisent des..

valorisent des..



Une Modélisation basée sur les concepts ABC/ABB/ABM …..couvrant l’ensemble des fonctionnalités d’un contrôle de gestion informatique

La partie ABM permet d’affecter à chaque Responsable les écarts sur les Indicateurs de performance qu’il maîtrise, d’expliquer les causes de dérives éventuelles constatées dans les coûts et d’identifier les plans d’action nécessaires à leur correction.



Sommaire :








Modélisation « croisée »

Axe Processus : schéma d’ensemble



Processus de « mise à disposition des postes PC » :

Produits Inducteurs de coût

Poste « standard Poste « commercial »Poste « C.A.O.»Poste « manager » itinérant

Nombre de postesIdemIdemidem

Phases d’analyse de la valeur ajoutée

Activités Inducteurs d’activité

Approvisionnements ApprovisionnementsAmortissements des postesMastérisation

Nombre d'approvisionneurs / poste Montant des amortissements par posteNombre de masters / poste /an

Consommation réseau Communication Nombre de mégabits/seconde/poste

Support local Support techniqueFormation aux postes

Nombre de techniciens / poste Nombre de jours de formation / poste

Hot Line PC Hot Line PC Nombre d’appels / poste



Processus de « mise à disposition des applications Gestion » :



Production Mainframe Stockage des donnéesEditionsExploitation des serveurs

Nombre de Giga-octets /application Nombre de pages éditées/ applicationNombre d’heures CPU/applicationNombre de transactions/ application

Consommation réseau Communication Nombre de mégabits/seconde/application

Hot Line gestion Support téléphoniqueMaintenance corrective

Nombre d’appels/applicationNombre de corrections/application

Produits (applications) Inducteurs de coût (*)

Compta clientsGestion FournisseursGestion des ClientsGestion des CommandesGestion de ProductionPaie

Nombre de comptes clientsNombre de fournisseursNombre de clients Nombre de commandesNombre d’utilisateursNombre de salariés



Processus de « mise à disposition des applications CAO » :

Produits (applications) Inducteurs de coût (*)

CAOGestion des données techniques

Nombre d’utilisateursNombre de références produits



Production serveur CAO Stockage des donnéesExploitation des serveurs

Nombre de giga-octets/ application Nombre d’heures CPUNombre de transactions/ application

Consommation réseau CAO

Comunication Nombre de mégabits/seconde/application

Hot Line CAO Support téléphoniqueMaintenance corrective

Nombre d’appels / applicationNombre de corrections / application



Processus de « Maintenance évolutive » :



Maintenance évolutive Maintenance évolutive Nombre de jours de développement/ application

Communication Nombre de mégabits/seconde/application

Exploitation des serveurs

Nombre d’heures CPU/ applicationNombre de transactions / application

Produits (applications) Inducteurs de coût

Toutes les applications maintenuesCAOGDTCompta clientsGestion FournisseursGestion des ClientsGestion des CommandesGestion de ProductionPaie

Les mêmes que ceux de l’applicationNombre d’utilisateursNombre de références produitsNombre de comptes clientsNombre de fournisseursNombre de clients Nombre de commandesNombre d’utilisateursNombre de salariés



Processus « Projets » :



Développement projets

Développement Applications

Nombre de jours de développement/ application

Communication Nombre de mégabits/seconde/application

Produits (projets) Inducteurs de coût

Poste de travail commercialProjet ERPProjet GDT....

les mêmes que ceux de l’Application en cours de développement

Nombre d’utilisateursNombre d’utilisateursNombre de références produits



Axe « Ressources » : schéma d’ensemble



Axe « Ressources » : Centres de Ressources et Centres d’Activité

Centres de Ressources Centres d’Activité Unités des Activités

EtudesDéveloppementMaintenance évolutiveMaintenance corrective

Nb de jours de développementNb de jours de développementNb de corrections

Exploitation

Exploitation serveursDisquesEditionsBack up

Heures CPUNb de Giga-octetsNb de milliers de pages éditéesHeures CPU

Telécom/RéseauxRéseau Mégabits / seconde

Accès aux Applications Nb de Transactions

Mastérisation Mastérisation PC Nb de masters / an

Support UtilisateursHot LineSupport localFormation

Nb appelsNb de techniciensNb de jours de formation

Appros/AchatsAchats PCApprovisionnements PCAchats Mainframe

Montant en K EurosNb d’approvisionneursMontant en K Euros

Amor/ImmosAmortissements AppliImmobilisations Projets

Montant en K EurosMontant en K Euros



Axe « Ressources » : Natures de Frais

Familles Groupes Natures de dépenses

Frais de Personnel Personnel Interne Personnel ExploitationPersonnel ProjetsPersonnel Management

Personnel sous traité Personnel sous traité

Achats de services Achats de Services Facility managementDivers

Conseil Conseil

Matériels Informatiques Amortissements/ Leasing Amortissements matérielsLocations/Leasing matériels

Maintenance Maintenance matérielDivers matériel

Télécommunications Amortissements/ Leasing Amortissements TélécomLocations/Leasing Télécom

Exploitation Abonnements lignesSupervision réseau

Logiciels et Progiciel Amortissements /Redevances Amortissements LogicielsRedevances Logiciels

Maintenance Maintenance logiciels

Surfaces Amortissements/ Leasing Amortissements SurfacesLocations/Leasing Surfaces

Maintenance Maintenance SurfacesDivers Surfaces



Sommaire :









Objectifs associés aux indicateurs du Modèle :

Objectifs de Volume :» Nombre de postes de travail PC ;» Nombre de salariés pour l’application « paie » ;» Nombre de fournisseurs pour l’application « gestion des fournisseurs » ;» Nombre de « références produits » pour l’application « gestion des données techniques » ; » Nombre de « users » pour les applications « CAO » et « gestion de production » ;» …..

Objectifs de performance dans la production des Produits/services : Par exemple pour le processus de « mise à disposition des Applications CAO » :

» Heures CPU / application» Nombre de Giga-Octets / application» Nombre de corrections / application» Nombre d’appels à la Hot Line» …

et le processus « mise à disposition des PC » :» Nombre d’années d’amortissement / poste» Nombre de postes approvisionnés /an / approvisionneur» Nombre de masters / an / poste» Nombre de postes supportés / technicien » Nombre d’appels à la Hot Line/ poste» ……..

Objectifs de performance dans les Acquisitions de Ressources :» Prix Unitaire d’achat / poste» Coût journalier du personnel interne / externe» ……



Résultats : Budget de Frais par Centres d’Activité

découlant des objectifs de volume de prestations à fournir et du calcul des Activités à partir des objectifs de performance



Résultats : Calcul des coûts unitaires prévisionnel

cohérents avec les objectifs de volume de prestations à fournir, les objectifs de performance et les Ressources à mettre en œuvre.



Résultats : Calcul des coûts unitaires prévisionnel

décomposés par grands types de Frais



Résultats : détermination de la Facturation / client



Sommaire :









Saisie des données réelles provenant de l’ensemble des systèmes opérationnels et comptables

Niveau 1: Tableau de bord

(IT scorecard)

Pilotage global:-économique-performances opérationnelles-satisfaction des clients-volumétrie-benchmarking

Niveau 2: Pilotage économique (budgets, coûts,…)

Systèmes opérationnels

- FONCTIONNEMENT

- PROJETS

Simulations -Indicateurs de performance non financiers

Prévisionnel Suivi

- Gestion de Parc

- Gestion de Réseaux

- Help-Desk

- Gestion de Projets

- Demandes d'engagement de dépenses

- Comptabilité analytique

- Comptabilité

Prévisionnel

- Planification

- Optimisation

Vision synthétique

globale

Simulations

Suivi

- Écarts

-Coûts réels

Pilotage :



Saisie des données réelles provenant de l’ensemble des systèmes opérationnels et comptables

Volume de prestations réellement fourni:»Nombre réel de postes de travail PC par Direction»Nombre réel de Fournisseurs traités par l’application de gestion des Fournisseurs»Nombre réel de Commandes traitées par l’application de gestion des Commandes»Nombre réel de Comptes Clients traités par l’application de Comptabilité Clients»Nombre réel de Références produits traitées par l’application de gestion des donnée techniques»Nombre réel de « users » utilisant l’application de gestion de production»Etc ……….

Activités réelles»Nombre réel d’appels à la Hot Line, dont le relevé est aussi nécessaire à la gestion du service ;»Nombre réel de PCs supportés par technicien ;»Nombre réel d’heures CPU par Application et par Projet ;»Nombre de Giga-octets réellement utilisés par Application ;»Nombre réel de corrections par Application ;»Nombre réel de jours de développement consommés par Projet,»Etc ….

Ressources réellement consommées»gestion des RH (par exemple : nombre de personnes internes par Centre de Ressources) »Achats (par exemple : nombre de personnes externes en sous-traitance par Centre, nombre de jours de conseil,….).»Comptabilité : Natures de dépenses du plan comptable informatique imputées par Centre d’Activité ( Hot Line, Support local et Formation)



Intégration des données réelles provenant de l’ensemble des systèmes opérationnels et comptables par un INTERFACAGE contrôlé

INTM3 ACCESS DATA BASE

SP_ISOVxFormating function

INTERFACtranslator

SP_ISOVxInitialization

function

EXTERNALREFERENCE TABLES

TRANSAC tableTable

Translation tabletable

SOURCE tableAgregated data

tabletable

SAP extractedExpenses & Flow data

MAGE tableImport table Mage/

+3DB

SAPDB

INTERFAC reports

SP reports



ECARTS par indicateur de performance affectable à chaque responsable

L’écart total entre Budget et Réel s’explique par :L’écart total entre Budget et Réel s’explique par :

Quantités Produites nb postes de travail PC nb users servis nb jours développement …

Quantités Produites nb postes de travail PC nb users servis nb jours développement …

Prix d’ Achats PC Main-Frame Réseaux ….

Prix d’ Achats PC Main-Frame Réseaux ….

Productivité sur Valeur Ajoutée Main d’oeuvre sous-traitance consommation d’inducteurs de coûts ….

nb appels / poste CPU / user

Productivité sur Valeur Ajoutée Main d’oeuvre sous-traitance consommation d’inducteurs de coûts ….

nb appels / poste CPU / user

par applicationet par entité

cliente

par applicationet par entité

cliente

parType d’achats

parType d’achats

parservice et parresponsable

parservice et parresponsable

Mise en évidence de la PRODUCTIVITE d’une Direction InformatiqueMise en évidence de la PRODUCTIVITE d’une Direction Informatique



ECARTS : Synthèse par type d’écarts

Analyse de l'ECART de PRODUCTIVITE

par rapport au Budget( à fin de 1ère période)

Montant(K Euros)

Montant(K Euros)

ECART de PRODUCTIVITE = 431,6 Mali

1) Ecart sur les inducteurs d'Activité = 532,7 Mali

- Développement 261,8 - Maintenance 55,3 - Support local 149,3 - CPU Mainframe 101,1 - Autres -34,8

2) Ecart sur les inducteurs de Ressources = -101,1 Boni

- Maintenance évolutive -23,1 - Exploitation serveurs (CPU) -58,1 - Formation 24,3 - Call Center 43,8 - Support local -67,2 - Autres -20,8

Synthèse des ECARTS de Performance

par rapport au Budget( à fin de 1ère période)

Montant(K Euros)

Montant(K Euros)

Analyse de l'Ecart TOTAL

BUDGET (1ère période) 7.237,1REEL 7.310,0

ECART TOTAL 72,9 Mali

1)Ecart de Volume des Prestations fournies :

- Applications et Projets -244,3 - Postes de travail PC -49,8 Sous-total = -294,1

2) Ecart de Coût global : 366,9

- Absorption de Frais Fixes -26,4 - Coût d'acquisition des Ressources -38,3

- PRODUCTIVITE 431,6 Mali



ECARTS de Volume de prestations fournies



ECARTS sur les indicateurs de performance affectables à chaque responsable



ECARTS sur les consommations de Ressources par responsable



ECARTS sur les Coûts d’acquisition des Ressources



COUTS REELS après incorporation des Ecarts :

Les Volumes et Coûts réels des prestationsTCO réel des PC

TCO Réel TCO Budget PC Manager itinérant 1.340 Euros 2.361 Euros

PC Commercial 2.363 Euros 2.924 Euros

PC C.A.O . 2.896 Euros 1.975 Euros PC standard 1.888 Euros 2.162 Euros



COUTS REELS : suivi de leur évolution dans le temps et par rapport au Budget

100

80

60

40

20

Coût Réel A-1Coût Réel A-1 Standard AStandard A Période 1Période 1 Période 2Période 2

AchatsAchats

V.A exploitationV.A exploitation

V.A projets appli + techniquesV.A projets appli + techniques

V.A structure affectéeV.A structure affectée

Suivi des Coûts Réels des prestations informatiquesSuivi des Coûts Réels des prestations informatiques

Réel A-1Budget A Réel A

Période 1

Réel APériode 2



Volet économique de l’IT scorecard alimenté par le modèle ABM



Sommaire :









Il comprend 2 parties distinctes obéissant à des logiques très différentes :

Produits & Projets

Au cœur du triangle (DG,DSI,DO), le Budget informatique est un « angle d’attaque » privilégié de l’IT Governance

Entre 20% et 30% du budget consacrés aux Projets

Entre 70% et 80% du budget consacrés aux Produits:-Mise à disposition des PC-Mise à disposition d’applications-Support utilisateurs-….

Objectif : Augmentation de la rentabilité

Création de valeur

Objectif : Amélioration de la productivité

Baisse des coûts

Vecteur « Produits / services » récurrentsLogique de production

Vecteur « Projets »Logique d’investissement

Run BuildDesign



Réduire les coûts unitaires Augmenter la création de valeur

• Directions Opérationnelles Clientes

• Direction Générale

• Respect « Coût / Délais /Qualité »

DSI• Coût unitaire

• Processus de sélection de Projets mis en place

• Directions Opérationnelles Clientes

• Volume de la demande

Le budget IT dépend de:Responsabilités :Le budget IT dépend de :

Vecteur « Projets »Vecteur « Produits / Services »

Réduire les coûts unitaires des Produits pour dégager des possibilités de financement de Projets ayant démontré leur contribution à la création de valeur


Réduire les coûts unitaires




Augmenter la création de valeur

Processus de sélection des Projets



L’approche de l’IT Governance par le « Budget informatique »doit être complétée par l’axe « Maîtrise des RISQUES IT »

Utilisation de COBIT comme référentiel d’Audit d’une bonne Gouvernance IT



Au-delà des approches ( création de valeur, coûts unitaires IT et maîtrise des risques,…), l’IT scorecard permet de piloter l’informatique par rapport à l’ensemble des critères d’IT Governance :

deloitte maitrise couts informatiques it gov

Documents