copil pesi comité de pilotage du pesi 11 octobre 2013 doip / at pesi cotonou, octobre 2013...

COPIL PESI Comité de Pilotage du PESI

11 octobre 2013

DOIP / AT PESI

Cotonou, Octobre 2013

Ministère de l’Economie et des FinancesRépublique du Bénin COPIL

Portail WEB : http://www.finances.bj/pesi (espace privé : login PESI, mot de passe BENIN)

http://www.finances.bj/pesi

Mise en œuvre du Plan d’Evolution du Système d’Information 2011 du MEF

Sommaire1. Rappel du contexte et objectifs du COPIL2. Revue du portefeuille des projets du PESI

a) Revue des projets en coursb) Rappel des projets terminés depuis le dernier COPILc) Revue et validation des nouveaux projets proposés par

le CMOSPId) Liste des projets déjà financés / financement à

rechercher

3. Validation de la proposition des chefs de projets4. Décisions à prendre par le COPIL5. Questions diverses


Sommaire1. Rappel du contexte et objectif du COPIL2. Revue du portefeuille des projets du PESI



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Rappel du contexte Origine du PESI : étude réalisée à partir d’avril 2011, validée le 23 août 2011 Le COPIL décide et gouverne le SI Le CMOSPI suit les projets et propose les décisions au COPIL (portefeuille, choix

stratégiques, …) Les Chefs de Projets (CdP) pilotent leurs projets


Objectifs du présent COPIL Partager l’information : – Informer les Directions de l’avancement de tous les projets

pour une meilleure appropriation et faciliter le changement– Préparer la communication institutionnelle envers les PTF

pour maintenir la confiance Gouverner le SI :– Décider les orientations générales sur les sujets

transversaux qui ne sont pas propres à un projet ou une Direction

– Instruire le CMOSPI et les chefs de projets pour poursuivre le management de leur projet

– Valider la liste des projets, des chefs de projets– S’assurer du financement des projets


Sommaire1. Rappel du contexte et objectif2. Revue du portefeuille des projets du PESI

a) Revue des projets en coursb) Rappel des projets terminés depuis le dernier COPILc) Revue et validation des nouveaux projets proposés

par le CMOSPId) Liste des projets déjà financés / financement à

rechercher



Rappel des projets validés (1/5)PROJETS TRANSVERSAUXA1 Elaboration du dossier de conception générale du SI de GFPA7 Création d’une base de données unique des agents de l’Etat

(ICAE)A8 Mise en œuvre d’un EAI puis d’un entrepôt de données (DW)A11 Adaptation des logiciels de GFP à la nouvelle nomenclature

budgétaireA19 Mise en œuvre d’une gestion électronique des documents (GED)E1 Audit électrique et réhabilitation du réseau électrique du MEFI4 Réseau informatique du MEF : audit et mise en œuvre des

recommandationsP1 Création d’une salle informatique centralisée aux normes

internationales (DATA CENTER)W1 Refonte globale du site WEB institutionnel du MEF


Rappel des projets validés (2/5)PROJETS DE LA DGIDA9 Conception d’un système intégré de gestion des contribuables en

prenant en compte les réformes IRPP et IS avec une base de données centralisée sous Oracle

A10 Mise à jour du logiciel IFU et assainissement de sa base de données

A20 Appui à la DGID : mise en place opérationnelle du SIGTASA25 Mise en exploitation du système informatisé et d’interconnexion

de la Direction des Domaines de l’Enregistrement et des TimbresA26 Réécriture du logiciel de gestion des exonérations (Gesexo)PROJETS DE LA DGB et CAAA13 Développement d’une base de données exhaustive des dons et

prêts et de leur exécution


Rappel des projets validés (3/5)PROJETS DE LA DGTCPA4 Déployer Aster à la DGTCP-DCCE, dans les Recette-Perception, à

la DGDDI et DGIDP3 Acquisition d'équipements informatiques pour la DGTCP

(Services centraux et postes comptables)PROJETS DE LA DGML et DGAEA27 Gestion informatisée du parc automobile, des assurances et de

l'indemnisation des accidentsPROJETS DE LA DNCMPA6 Réalisation d'un système informatique mécanisant les

procédures de passation des marchés publics (SIGMAP)PROJETS DE LA DRHA21 Doter la DRH du MEF d'un SIGRH


Rappel des projets validés (4/5)PROJETS DE LA DOIPO1 Réforme de la fonction informatique du MEFO2 Formation des informaticiens du MEF S1 Politique de gestion et norme techniques du SI (dont PSSI)PROJETS DE LA CELLULE FED et DPPA18 Acquisition d’un progiciel de gestion de projetsPROJETS DE LA DPPA22 Informatisation des activités de la DPPPROJETS DU CONTRÔLE FINANCIERP2 Acquisition d'équipements informatiques au profit de

l'administration centrale du Contrôle Financier


Rappel des projets validés (5/5)PROJETS DE LA DRFMA23 Déploiement du logiciel SISFOM (comptabilité matière) dans

toutes les structures du MEFA24 Développer un système de gestion de la comptabilité financière

(auxiliaire) pour la DRFM PROJETS DE LA DGDDI, PALAIS DES CONGRES, IGF, UGR, CSSFD, LNB,

CENAFOCPas de projets dans le portefeuille en cours


Questions / demandes d’éclaircissements ?





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3. Validation de la proposition des chefs de projets4. Décisions à prendre par le COPIL5. Conclusion


Rappel des projets terminés depuis le dernier COPIL

A2 Déploiement de l'application de gestion de la paie SunKWE

A3 Amélioration de l'interface SIGFiP – ASTER A12 Intégration de la nomenclature des pièces

justificatives dans SIGFiP





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Validation des 14 nouveaux projetsPROJETS DE LA DGTCPX30 Mise en place du SysComWeb SCW-DGTCP système comptable léger

WEB pour la gestion des opérations comptables de la DGTCPX31 Informatisation des recettes de la DGTCPX32 Déploiement de MATKOSS dans les recettes des financesX33 Mise en place d’un système de contrôle de paiement automatique des

agents de l’Etatx35 Migration de MATKOSS et FLEURETTE vers une base de données

OraclePROJETS DE LA DGIDX23 Aménagement et sécurisation de la salle serveur de la DGIDX26 Conception d’une base de données de recoupement et de recherchePROJETS DE LA DGDDIx36 Logistique SYDONIA World


Validation des 14 nouveaux projetsPROJETS DE LA DGBX6 Migrer SIGFIP en technologies WEB X11Help Desk SI DGB PROJETS DE L’IGFX19 Déployer GMISSIONPROJETS TRANSVERSAUX (mise en œuvre par DOIP)X12 Intranet du MEF X13 Allo service MEF (serveur vocal d'information) PROJETS DU PALAIS DES CONGRESX1 Informatisation réservation et vente des salles UGR, CSSFD, LNB, CENAFOC, CAA, CELLULE FED, DPP, CONTRÔLE FINANCIER, DRFM, DNCMP, DRH, DGML , DGAEPas de nouveaux projets





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Financement des projetsProjets financés pour les activités identifiées (18)A1 Elaboration du dossier de conception générale du SI de GFPA4 Déployer Aster à la DGTCP-DCCE, dans les Recette-Perception, à la DGDDIA6 SIGMAPA7 Création d’une base de données unique des agents de l’Etat (ICAE)A8 Mise en œuvre d’un EAI puis d’un entrepôt de données (DW)A13 Base de données exhaustive des dons et prêts et de leur exécutionA19 Mise en œuvre d’une gestion électronique des documents (GED)A20 Appui à la DGID : mise en place opérationnelle du SIGTASA25 Mise en exploitation du SI de la DDETA26 Réécriture du logiciel de gestion des exonérations (Gesexo)E1 Audit électrique et réhabilitation du réseau électrique du MEFO1 Réforme de la fonction informatique du MEFO2 Formation des informaticiens du MEF P1 Création d’une salle informatique centralisée aux normes internationalesP2 Acquisition d'équipements informatiques au profit du Contrôle FinancierP3 Acquisition d'équipements informatiques pour la DGTCPS1 Politique de gestion et norme techniques du SI (dont PSSI)W1 Refonte globale du site WEB institutionnel du MEF


Financement des projetsProjets partiellement financés (8)A9 Conception d’un système intégré de gestion des contribuables en

prenant en compte les réformes IRPP et IS avec une base de données centralisée sous Oracle

A10 Mise à jour du logiciel IFU et assainissement de sa base de données

A11 Adaptation des logiciels de GFP à la nouvelle nomenclature budgétaire

A21 Doter la DRH du MEF d'un SIGRH

I4 Réseau informatique du MEF : audit et mise en œuvre des recommandations

A22 Informatisation des activités de la DPP

X12 Intranet du MEF

X13 Allo service MEF (serveur vocal d'information)


Financement des projetsFinancement à trouver pour les projets (ou financement non connu par le CMOSPI) (16)A18 Acquisition d’un progiciel de gestion de projetsA27 Gestion informatisée du parc automobile, des assurances et de l'indemnisation des

accidentsA23 Déploiement du logiciel SISFOM (comptabilité matière) dans toutes les structures du MEFA24 Développer un système de gestion de la comptabilité financière (auxiliaire) pour la DRFMX1 Informatisation réservation et vente des salles X6 Migrer SIGFIP en technologies WEB X11 Help Desk SI DGBX19 Déployer GMISSIONX23 Aménagement et sécurisation de la salle serveur de la DGIDX26 Conception d’une base de données de recoupement et de rechercheX30 Mise en place du SysComWeb SCW-DGTCP système comptable léger WEB pour la gestion

des opérations comptables de la DGTCPX31 Informatisation des recettes de la DGTCPX32 Déploiement de MATKOSS dans les recettes des financesX33 Mise en place d’un système de contrôle de paiement automatique des agents de l’Etatx35 Migration de MATKOSS et FLEURETTE vers une base de données Oracle

x36 Logistique SYDONIA World





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Validation des chefs de projets

Document de support : ANNUAIRE DES CHEFS DE PROJETS

DU PESI





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Liste des décisions générales1 Le COPIL demande aux chefs de projet de mettre

à jour leurs fiches projet sur le portail PESI et d’y déposer les documents relatifs à leurs projets.

2 Le COPIL demande au CMOSPI de proposer un système de suivi-évaluation des projets sur lequel sera basé le régime indemnitaire du PESI.

3 Le COPIL demande au CMOSPI d’élaborer pour tous les projets un plan d’action chiffré (selon un format standard) qui sera examiné au prochain COPIL


Liste des décisions générales4 L’UGR et les Directions doivent s’assurer que les projets

PESI suivants sont financés par leurs PTA :– UGR : A11, A23, I4, X11, X13– DGID : A9, A10, X23, X26– DGTCP : X30, X31, X32, X33, X35 (prévu sur PAGE)– DGDDI : X36– DOIP : X12– DRH : A21– DPP : A22– DRFM : A24– IGF : X19– Clarifier les objectifs des projets suivants avant de décider de

leur financement : A18, A27, X6


Liste des décisions générales5 Organiser le lancement des projets jugés

stratégiques conformément aux dispositions de l’arrêté de création du PESI


Liste des décisions stratégiques par projet

A1, A11, X6 : Le COPIL recommande qu’il y ait concertation entre ces 3 projets pour leur harmonisation, et que le résultat soit présenté au prochain CMOSPI.

A7 Le délai du 30 septembre ne peut plus être tenu. Le COPIL autorise le report de cette échéance d’un mois.

A18 Le COPIL décide de supprimer ce projet si le périmètre n’est pas défini et présenté au prochain CMOSPI.

P1 A terme toutes les applications de GFP seront hébergées dans le Data Center.


Liste des instructions par projet A1 : Les chefs de projets, et/ou responsable du Ministère doivent s'informer auprès de la DUE du niveau de

validation du PAGE, de la préparation de la convention de financement, et du DAO pour le recrutement de l'Assistance Technique.

A4 : Le COPIL demande aux chefs de projet d'organiser une réunion de lancement des travaux de l'interface Impôts - Trésor pour la comptabilisation automatique et journalière des recettes fiscales dans ASTER.

A4 : Le COPIL félicite les chefs de projets pour la réalisation du programme d'interface Douanes - trésor et incite les acteurs à mettre rapidement en production cette interface.

A6 : Le COPIL demande aux chefs de projet de maintenir les efforts pour finaliser ce projet début 2014, et impliquer toutes les Directions sans délai afin de réussir le volet d'intégration du SIGMAP.

A8 : Le COPIL demande aux chefs de projets de prendre toutes les dispositions nécessaires pour que le projet PESI A8 soit parfaitement coordonné avec le projet de la GIZ sur l’élaboration du TOFE base BGCT. Si les calendriers des missions des experts sont trop difficiles à coordonner, le COPIL demande que le pilote du Data Warehouse porte sur un autre sujet que le TOFE base BGCT.

A8 : Le COPIL demande qu'un groupe de travail constitué d'informaticiens de la DOIP, DGB, DGTCP, DGID et DGDDI travaille ensemble sous la responsabilité des chefs de projet à la réalisation d'un EAI pilote avec l'appui d'un consultant spécialisé.

A8 : Le COPIL demande aux chefs de projets de constituer le groupe de travail mixte (métier / informaticiens) pour réaliser le DataWarehouse pilote

A9 : Le COPIL demande aux chefs de projet de proposer la création d'un cadre de concertation entre les utilisateurs et les informaticiens.

A9 : Le COPIL demande aux chefs de projets d’actualiser la contrainte sur la date limite de réalisation du projet.


Liste des instructions par projet A10 : Le COPIL demande aux chefs de projets de faire un point précis d'avancement de leur projet et de

communiquer leur planning de travail ou leur plan d'action. A13 : Le COPIL demande aux chefs de projet d'élaborer une note synthétique à l'attention du COPIL des

décisions à prendre une fois que le travail d'étude par les consultants aura été réalisé, de façon à atteindre pleinement les objectifs fixés.

A19 : Le COPIL demande aux chefs de projet de réaliser une GED prototype dans les plus brefs délais et avec les moyens actuels, sans attendre l'arrivée du matériel nécessaire à la mise en production de la GED à plus grande échelle, de façon à sensibiliser les acteurs à l'intérêt de la GED et à favoriser l'implication des bénéficiaires.

A20 : Le COPIL demande aux chefs de projet de s'assurer que toutes les conditions soient réunies pour que le projet puisse démarrer immédiatement une fois le financement approuvé et le cabinet recruté.

A21 : Le COPIL demande aux chefs de projet d'élaborer rapidement le planning du projet (ou plan d'action) et d'indiquer si le budget prévu est nécessaire ou s'il peut être libéré.

A22 : Le COPIL demande aux chefs de projets de proposer un planning détaillé du projet d'ici au prochain COPIL.

A23 : Le COPIL demande que l'équipe projet à la Douane soit constituée et que le déploiement soit réalisé avant la fin de l'année 2013.

A24 : Le COPIL demande aux chefs de projets de proposer un planning détaillé du projet d'ici au prochain COPIL.

A24 : Le COPIL demande à la Maitrise d’Ouvrage (DRFM) d’accélérer la rédaction du Cahier des Charges


Liste des instructions par projet A24 : Le COPIL demande aux chefs de projets de proposer un planning détaillé du projet d'ici au prochain

COPIL. A24 : Le COPIL demande à la Maitrise d’Ouvrage (DRFM) d’accélérer la rédaction du Cahier des Charges A25 : Le COPIL demande aux chefs de projet de poursuivre leurs efforts afin de réaliser le plan d'action. A26 : Le COPIL demande aux chefs de projet d'établir le budget nécessaire à la réalisation des strictes activités

du projet A27 : Le COPIL demande au CMOSPI de définir les chefs de projet, et de présenter le cadrage du projet d'ici la

prochaine réunion du CMOSPI. E1 : Le COPIL demande aux chefs de projet d'élaborer les TdR en tenant compte du budget disponible I4 : Le COPIL demande aux chefs de projet de proposer un plan d'actions pour prioriser les volets et déterminer

le budget nécessaire par volet. I4 : Discussion COPIL : financement à trouver pour le volet 2a (env. 12 MFCFA). O1 : Le COPIL demande aux chefs de projet de cadrer clairement ce projet et d'organiser l'atelier d'ici le

prochain COPIL afin de soumettre les propositions de réforme informatique O2 : Le COPIL demande aux chefs de projet de finaliser au plus vite le plan de formation. P1 : Le COPIL décide qu’à terme, toutes les applications de Gestion des Finances Publiques seront hébergées

dans le Data Center. P2 : Le COPIL demande aux chefs de projet de commencer à préparer un plan d'action pour réaliser le volet

"logiciel" du projet. P3 : Le COPIL demande aux chefs de projet de préparer la liste des affectations du matériel. S1 : Le COPIL demande aux chefs de projet de poursuivre les travaux en cours et préparer une sensibilisation de

tous les acteurs à la sécurité informatique. W1 : Le COPIL demande que le portail pilote de la DGID soit officiellement lancé dans les plus brefs délais.





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