control organizaciÓn administraciÓn …gaslightsystem.com.mx/manuales/gaslight manager.pdf ·...

CONTROL

ORGANIZACIÓN

ADMINISTRACIÓN

FACTURACIÓN

Contenido CONFIGURACION .............................................................................................. 4

CANALES ................................................................................................................................... 5

INTERFACES ............................................................................................................................ 13

ESTACION ............................................................................................................................... 17

ISLAS ...................................................................................................................................... 19

TANQUES ................................................................................................................................ 21

BOMBAS ................................................................................................................................. 26

MANGUERAS ........................................................................................................................... 31

TERMINALES ........................................................................................................................... 36

TAREAS ................................................................................................................................... 38

CONTROL VOLUMETRICO ......................................................................................................... 42

TICKET .................................................................................................................................... 43

CATALOGOS .................................................................................................... 45

PRODUCTOS ............................................................................................................................ 46

Empresas de Reembolso .......................................................................................................... 51

Formas de Pago ....................................................................................................................... 52

Proveedores ............................................................................................................................ 53

Clientes .................................................................................................................................. 54

Vehículos ................................................................................................................................ 56

OPERACION .................................................................................................... 59

Corte Parcial ........................................................................................................................... 60

Corte de Turno ......................................................................................................................... 61

Ventas .................................................................................................................................... 68

Transacciones ......................................................................................................................... 70

Alarma Dispensario ................................................................................................................. 72

Alarma Tanques ....................................................................................................................... 73

Compra de Carburantes ........................................................................................................... 74

Compra Periféricos .................................................................................................................. 75

Deposito Clientes .................................................................................................................... 76

Depósitos Empresas de Reembolso .......................................................................................... 78

Facturas ................................................................................................................................. 79

Facturación Electrónica ........................................................................................................... 81

REPORTES ...................................................................................................... 83

Ventas IEPS Periodo ................................................................................................................ 84

Control Flotilla ........................................................................................................................ 85

Estado Cuenta ......................................................................................................................... 86

Estado Cuenta Reembolso ....................................................................................................... 88

Facturas ................................................................................................................................. 89

Pendiente de Facturar ............................................................................................................. 94

Facturado IEPS........................................................................................................................ 95

Facturado Clientes .................................................................................................................. 96

Facturado por Clientes ............................................................................................................ 97

Ventas Inventario .................................................................................................................... 98

Gastos .................................................................................................................................... 99

Clientes Saldos ..................................................................................................................... 100

Compras ............................................................................................................................... 101

Rendimiento Flotilla .............................................................................................................. 102

Ventas cuenta ....................................................................................................................... 103

Consignaciones ..................................................................................................................... 104

USUARIOS .................................................................................................... 105

Usuarios- .............................................................................................................................. 106

Permisos ............................................................................................................................... 107

Auditoria ............................................................................................................................... 109

PROGRAMAS EXTERNOS ................................................................................ 110

GasligthTools ........................................................................................................................ 111

Licencia .................................................................................................................................... 111

Respaldo .................................................................................................................................. 112

Restaurar ................................................................................................................................. 113

Facturación .............................................................................................................................. 114

Facturación Certificado ........................................................................................................... 117

Facturación Llave ..................................................................................................................... 118

Base de datos .......................................................................................................................... 120

Gaslight ................................................................................................................................ 121

Gaslight Facturación ............................................................................................................. 122

Control volumétrico ............................................................................................................... 123

GaslightView ......................................................................................................................... 124

Bombas .................................................................................................................................... 125

Ticket ....................................................................................................................................... 128

Tickets pos ............................................................................................................................... 128

Transacción ............................................................................................................................. 129

Ventas ...................................................................................................................................... 131

Turnos ...................................................................................................................................... 133

Precios ..................................................................................................................................... 135

TanklightView ........................................................................................................................ 136

Entregas ................................................................................................................................... 137

Alarmas .................................................................................................................................... 137

Histórico .................................................................................................................................. 138

aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa



aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa






aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

de 138

Aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa










aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

CONFIGURACION Canales

Interfaces

Estación

Islas

Tanques

Bombas

Mangueras

Terminales

Tareas

Control Volumétrico

Ticket

de 138

CANALES

Antes de iniciar la configuración es importante registrar la Estación, para

hacerlo siga los pasos de la página 18

Después de registrar la estación comenzaremos por configurar los canales

que son los puertos de comunicación entre los dispositivos y el CPU

Seleccione en el menú la opción de Canales.

aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa






de 138

Se mostrará una pantalla como la siguiente, pulse el botón de Crear:

El siguiente paso es seleccionar los elementos de configuración del

catálogo de canales

Para facilitar la configuración de Canales puede ver la tabla de parámetros en

la página 12

de 138

Puerto: El Puerto es para obtener la entrada de comunicación entre el

CPU y la interface.

Byte Size: El byte size es el tamaño del byte de acuerdo al

requerimiento del tipo de controlador (Dispensario)

Stop bit: Es para especificar el bit de término.

de 138

Baud Rate: Es la velocidad de trasmisión esto dependiendo de las

características de la interface del equipo al cual se conecta.

Parity: Es la verificación de bits y se determina dependiendo de las

características de la interface a la cual se conecta.

de 138

Tipo: El tipo Cliente y servidor se refiere a la comunicación entre el

CPU y los canales.

CPU para Bombas igual a Cliente.

CPU para Canales igual a Cliente.

Terminales a CPU igual a Servidor.

de 138

Con esto indicamos que si el CPU envía la señal será Cliente pero si el CPU

recibe la señal será Servidor.

Descripción: En el ejemplo se destinará a tanques, seleccione la casilla

Habilitado y pulse el botón de aceptar:

Aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa




aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

de 138

Es indispensable crear todos los canales que serán utilizados en una

gasolinera, como se indica en la siguiente imagen:












de 138


a

TABLA DE PARAMETROS EQUIPO INTERFACE BAUD RATE BYTE SIZE PARITY STOP

BIT

Bombas Gilbarco Pam 4800 7 Impar 1

Bombas Gilbarco Directo 19200 8 Sin Paridad 1

Bombas Tokheim 9600 8 Sin Paridad 1

Bombas Benett Directo 19200 8 Sin Paridad 1

Bombas IGM 9600 8 Sin Paridad 1

Bombas Wayne Hpib 9600 7 Par 1

Bombas Team 44 9600 7 Impar 1

Bombas Benett B 9600 8 Sin Paridad 1

Bombas Benett P 2400 7 Par 1

Bombas Wayne Directo 19200 8 Sin Paridad 1

Bombas Hong Yang 9600 8 Sin Paridad 1

Bombas Team 2000 19200 8 Sin Paridad 1

Tanques Vender Root 9600 8 Sin Paridad 1

Tanques Vender Root 250 9600 8 Sin Paridad 1

Tanques Emco 4800 7 Impar 1

Terminales Punto de Venta 9600 8 Sin Paridad 1









aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

de 138

INTERFACES

Las Interfaces son los equipos que generan conectividad con las bombas.

Para iniciar esta configuración seleccione en el menú la opción de

Interfaces.

Pulse el botón de Crear.

de 138

Para conectar la interface pulse el botón de búsqueda de canales

Elija el canal de acuerdo al equipo con el que se desea conectar:

de 138

Tipo: Es la Clasificación de la marca del producto de acuerdo al equipo:

BOMBAS TANQUES TERMINALES

Gilbarco Pam Veeder Root * Punto de Venta Gilbarco Directo Veeder Root 250

Tokheim Emco Benett Directo

IGM

Wayne Hpib Team 44

Benett B Benett P

Wayne Directo Hong Yang

Team 2000

Seleccione la marca del producto de acuerdo a la tabla anterior:

de 138

Descripción: En el ejemplo lo destinamos a Bombas llenando los datos del

Catálogo de Interfaces de la siguiente manera:

Para finalizar este paso registre todas las Interfaces como se indica en

la siguiente imagen, en este ejemplo solo utilizamos las más comunes:

de 138

ESTACION

La configuración de la Estación es para registrar a su empresa en el programa

de GaslightManager como su representante legal.

Seleccione en el menú de configuración la opción de Estación.

Pulse el botón de Crear

de 138

Es Indispensable capturar correctamente toda la información de la

empresa, ya que son los datos que se requieren para la creación de

facturas y registros de la misma.

Id: Escriba el Número de Franquicia de la Estación de Servicio.

El Régimen Fiscal es de acuerdo al registro de la estación de Servicio.

de 138

ISLAS

Las Islas: Es la agrupación lógica de las posiciones de carga para fines

administrativos.

Para Configurar seleccione desde el menú la opción de Islas.


de 138

Se pueden manejar nombres o números para describir las Islas, esto es

de acuerdo a las características de la gasolinera.

De esta manera finalizamos la configuración de las Islas.






de 138

TANQUES

Antes de iniciar la configuración de Tanques se deben registrar los Productos.

Para hacerlo siga los pasos de la página 47

Es Importante registrar cada uno de los tanques que se encuentran en la

gasolinera Iniciamos Seleccionando en el menú de configuración la opción de

Tanques:


de 138

Seleccione el botón de búsqueda de Interface

Elija la Interface y pulse el botón de Aceptar

de 138

Seleccione el botón de búsqueda de Producto

Elija el producto y pulse el botón de Aceptar





aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

de 138

La dirección puede variar dependiendo de las interfaces que se registren

para tanques, podrían estar conectados tres tanques a una Interface y tres a

otra por lo tanto seria Interface 1 tanques 1, 2, 3 Interface 2 tanques 1, 2, 3.

Los campos siguientes son especificaciones del tanque que se está

registrando, por tanto la información debe ser llenada con los datos

del tanque de acuerdo a su capacidad y volumen.

Aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa


aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

de 138

Pulsamos el botón de aceptar y de esta manera finalizamos la configuración

de tanques.




aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

de 138

BOMBAS

Para iniciar la configuración seleccione en el menú la opción de

Bombas.


de 138

Pulse el botón de búsqueda de Isla

Seleccione la isla en donde estará la bomba y presione el botón de aceptar

de 138

Los siguientes datos se llenan de acuerdo al dispensario en donde se

encuentra la bomba y como se identifica.

A continuación Pulse el botón de búsqueda de marca y

seleccione la que corresponde al modelo de la bomba.

de 138

En el caso de los decimales usaremos: Dos para cantidad y precios (2) y

Tres para volúmenes (3)

Para Concluir pulse el botón de Aceptar.

de 138

De esta manera finalizamos la configuración de bombas.












aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

de 138

MANGUERAS

Mangueras: Las bombas pueden tener de una a tres mangueras y los

dispensarios siempre tendrán dos bombas, esto es importante porque el

registro nos pide el número de mangueras por bomba y el número de

mangueras por dispensario.














de 138

Después de abrir la pantalla del Catálogo de Mangueras pulse el botón de

Crear

Para registrar una manguera pulse el botón de Selección de bombas

Elija la bomba y presione aceptar.

de 138

A continuación en la opción de Id Posición nos Indica la posición de

acuerdo al número de mangueras que tiene la bomba, esto puede

variar dependiendo del tipo de bomba.

Ejemplo:














de 138

Nota: Los productos debieron ser registrados anteriormente de acuerdo a las

instrucciones del manual en la (página 45)

Pulse el botón de búsqueda de producto , seleccione el producto

que abastecerá esta manguera y presione Aceptar

de 138

Volúmenes y Monto Max. Estos campos son llenados con la cantidad de

nueves (9) que tenga la bomba en la pantalla de despacho.

Venta máxima: Se refiere a la cantidad máxima de venta por Cliente.

Flujo lento: Es cuando casi termina el despacho de la bomba y empieza el

flujo lento hasta dar por terminada la venta.

Pos Dispensario: Es la posición de la manguera en el dispensario, en este

caso si el dispensario es de dos bombas y juntas hacen cuatro mangueras se

pondría el número del uno al cuatro.

Aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

de 138

TERMINALES

Terminales y punto de venta: Es el dispositivo y la tecnología que ayuda en las tareas de gestión del punto de venta mediante una interface, los dispositivos pueden contar con sistemas informáticos especializados que ayudan en las tareas de accesibilidad para los vendedores.

Para configurar una Terminal pulse en el menu la opción de Terminales

y posteriormente en el Catálogo de Terminales el botón de Crear.



aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

de 138

Pulse el botón de búsqueda y seleccione la interface.

Presione el botón de aceptar para finalizar.




de 138

TAREAS

Esta función es para asignar las tareas a realizar de forma automatizada en el

día, fecha y hora indicada.

Específicamente estas tareas son cambio de turno, cambio de precios y

respaldos.

Para Iniciar pulse en el menú la opción de Tareas y posteriormente en

Configuración presione el botón de Crear.

Seleccione el Tipo de Tarea: Corte de Turno, Respaldo, Cambio

Precios.

de 138

Respaldo: Es muy importante programar un respaldo al menos una vez a la

semana ya que de esta manera se guardan los datos continuamente, esto

garantiza poca perdida de datos en caso de una falla o problemas del CPU.

Respaldo Cambio Precios Indique la ruta de destino en donde

desea guardar el respaldo y escriba la IP de la maquina donde está instalado

el programa de Gaslight.

Escriba los precios que desea cambiar al ejecutarse la Tarea programada.

En el campo de nombre escriba una descripción breve para identificar la

tarea.

Seleccione como desea controlar la ejecución de la tarea (Diaria, Semanal

o Mensual)

de 138

Control Semanal: Si selecciona esta opción marque los días de la semana.

Control Mensual: Si selecciona esta opción marque las fechas.

Horario: Marque las horas en las que desea ejecutar la Tarea programada.

de 138

Para que se ejecute la Tarea habilite la ejecución de la misma marcando la

casilla y guarde la configuración pulsando el botón de Aceptar.


de 138

CONTROL VOLUMETRICO

El Control Volumétrico Es un requisito de Pemex para obtener

información de los tanques y su volumen.

La clave y el usuario los proporciona Pemex a través de su portal así como las

rutas que se señalan.

aAaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa








de 138

TICKET

Ticket: En esta ventana llenaremos los datos para poder imprimir los tickets

de consumo.

Seleccione el Tipo de Ticket y el Formato de presentación.

Habilite las líneas de escritura activando las casillas

de 138

Ejemplo de Ticket

Aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa





de 138







aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

CATALOGOS Productos

Empresas Reembolso

Formas de Pago

Proveedores

Clientes

Vehículos












aaaaaaaa

de 138

PRODUCTOS

Para Iniciar la Configuración pulse en el menú la pestaña de Catálogos y

Seleccione la opción de Productos

de 138

En la pantalla Catálogo de Productos Pulse Crear

Los Productos se clasifican por Carburantes o Periféricos.

Carburantes: Son los productos que despachan las bombas (Gasolina), se

registran con el Id Producto del 1 al 10 y se habilitan marcando la casilla

Periféricos: Son los productos Alternos que se venden en la gasolinera y se

registran con el Id Producto a partir del 11.

de 138

Nombre: Escriba (el nombre o marca) del Producto, si así lo desea.

Precio: Escriba el Precio del Producto incluyendo los decimales, si así lo

requiere.

Unidad: Seleccione una opción de acuerdo a las características del producto.

Ejemplo: Si es gasolina seleccione Litros y si el producto no es un carburante

seleccione Piezas

de 138

IVA: Los impuestos que se marcan como el IVA son para todos los productos

pero los carburantes (gasolinas) tienen dos impuestos el IVA y el IEPS.

Marque la casilla si va a registrar algún carburante, en caso

contrario solo pulse el botón de aceptar para registrar el producto.

Dec Precio: Se refiere a los decimales que llevará el precio del producto en la

bomba por ejemplo 20.00 es a 2 decimales.

Seleccione el color para definir el producto (Carburante), por ejemplo verde

si es Magna, Rojo si es Premium, Naranja si es Diesel.

de 138




de 138

Empresas de Reembolso

Son aquellas empresas que están afiliadas a la estación y que emiten vales de

gasolina o pagan con tarjetas de crédito.

Inicie la configuración Pulsando en el menú Catálogos y Seleccionando la

opción de Empresas de Reembolso

En el registro escriba el nombre de la empresa y finalice pulsando el botón de

Aceptar

de 138

Formas de Pago

Es la forma en la que se clasifica el pago, puede ser cheque, tarjeta, efectivo,

etc.

Pulse en el menú Catálogos y Seleccione la opción Formas de Pago


En la descripción escriba un concepto especial para cada tipo de forma de

pago.

Puede ser una sola forma de pago, el concepto es muy amplio a gusto del

usuario







de 138

Proveedores

Son aquellas empresas que proveen productos para la venta, puede ser

gasolina o cualquier otro producto.

Para dar de alta un proveedor en el Menú pulse Catálogos y seleccione

Proveedores.

Pulse el botón de crear.

Escriba el nombre y presione aceptar.

de 138

Clientes

El registro de Clientes facilita la facturación o créditos que maneja la empresa

con sus consumidores habituales o selectos.

Los datos de registro se llenan de acuerdo a las características de cada

cliente.

Al desactivar la casilla se deshabilitará la opción de auto

escritura esto solo si la dirección fiscal es diferente de la dirección postal.

AAA

de 138

La opción de busqueda facilita la localización de los registros de clientes se

nesecitan por lo menos 2 caracteres para que se realice una busqueda ya

sean numeros o letras

de 138

Vehículos

El registro de Vehículos facilita el acceso rápido al historial de consumo y la

creación de flotillas.

Seleccione el Id Cliente al que pertenece el vehículo.

Registre todos los vehículos que pertenezcan a cada uno de los clientes.

Inicie el registro

En el cuadro (Id Cliente) seleccionaremos el cliente al que pertenece el

vehículo.

de 138

Un cliente puede tener registrados tantos vehículos como quiera agregar.

Algunos detalles importantes como el Tag que es el número con el que será

reconocido el vehículo por la gasolinera y el Nip que será la clave secreta con

la cual se harán transacciones para el vehículo.

Cuando terminemos el registro podemos seleccionar una forma de control de

consumo y rendimiento de la unidad. Empezaremos con control día en esta

podemos decidir cuantas veces se cargara gasolina en el transcurso de un día

y cuánto será lo máximo en cantidad de gasolina al día.



Control periodo con esta opción podremos limitar el abasto por un periodo

de tiempo ya sea por semana o por mes con esto podemos limitar que no se

consuma más de lo que está señalado en el periodo designado.

de 138

Control día semana con esto podemos seleccionar que días los vehículos

pueden cargar gasolina

Control producto en esta pestaña podemos seleccionar que producto se

destinaria para este vehículo el cual no podrá cargar ningún otro producto

que no sea el asignado por el propietario del vehículo.






de 138




OPERACION Corte Parcial

Corte de Turno

Ventas

Transacciones

Alarma dispensario

Alarma Tanques

Alarma Carburantes

Compra de Periféricos

Depósitos Clientes

Depósitos Empresas Reembolso

Factura

Factura Electrónica

Aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa





de 138

Corte Parcial

Esta pestaña nos dará un resultado de ventas en el instante de la consulta

como lo dice su nombre es solo parcial y tomara en cuenta el turno que está

corriendo al instante de la consulta.












de 138

Corte de Turno

El corte de turno solo se puede realizar desde el GaslightView página 134 y

despues de esto procedemos a cerrar el turno en GaslightManager en corte

de turno.

Cada vez que un turno sale realiza un corte, esto significa que los

despachadores deberán entregar el producto de las ventas que se realizaron

durante este y esto deberá cuadrar con la cantidad de gasolina vendida en el

transcurso del mismo, cuando todo esto cuadra podremos cerrar el turno de

lo contrario permanecerá abierto.

También podremos consultar turnos anteriores para la consulta de ventas a

clientes que pagan con tarjeta de crédito o débito esto lo veremos más

adelante.

Ya dentro de lo que es consulta de turnos veremos las ventas en la parte de

arriba donde dice turno esta la fecha y numero de turno adelante veremos

de 138

que dice estado (abierto) aquí es el momento en que podemos realizar todos

los movimiento para justificar la venta antes de cerrar el turno.

Empezamos por los conceptos de abajo con la primera pestaña que es

Carburantes Esto es básicamente si tenemos problemas con alguna falla

eléctrica o algo que haga que se pierda la lectura anterior de las bombas y

aquí podremos modificar el precio y los volúmenes de los tanques a su

estado anterior

Ingresos Es donde registraremos el dinero de las ventas para cerrar el turno

para esto primero daremos en valores y pondremos (tipo) esto nos dará la

de 138

pantalla de formas de pago ahí seleccionaremos una forma de pago después

seleccionaremos la (isla) de donde se hará el corte.

En cuanto realizamos transacción monetaria el corte tendrá que quedar en

ceros.

Nuestros valores tendrán

que reflejar la venta

realizada en el turno.

Hecha esta operación

veremos cambios en la página y serán en los valores tendremos la venta total

del turno la diferencia debe quedar en ceros con esto ya

podemos cerrar el turno

de 138

Tanques es la parte donde podemos modificar los tanques solo si las lecturas

llegaran a fallar por falta de electricidad o desperfecto mecánico entonces

tendríamos una lectura incorrecta y tendríamos que modificarla









de 138

Gastos son aquellos que se realizan, se pagan con dinero de las ventas y se

tiene que reportar en que fue utilizado.

Clientes en esta pestaña tenemos las opciones de manuales y ventas, la

primera nos habla del instante en que se realiza la venta y el despachador la

reporta al instante y la segunda es de un momento pasado, durante el

transcurso del día se realiza una venta a través de una transacción y se ubica

buscándola en el historial de ventas.

Esta es la forma de manuales

de 138

Para la forma de ventas buscaremos una venta realizada anteriormente

presionaremos consulta y veremos las ventas realizada durante el día

seleccionaremos la correspondiente al cliente y le daremos agregar con esto

ya sabremos que esa venta fue hecha para ese cliente para esto la venta será

realizada a través de GaslightView en el botón de transacción el cual registra

el nip de cada vehículo.


Periféricos: Son aquellos productos que no son gasolinas puede ser

cualquier producto para este concepto, debemos de tener en cuenta que

primero debemos registrar el producto que será vendido (Página 45) y

comprar ese producto para tener existencias (Página 76) esto nos mostrara la

existencia en almacén la existencia en la isla y la cantidad vendida en el

transcurso del turno.

de 138

Cuando seleccionamos un producto en el renglón veremos los datos de

precios y existencia en el almacén, desde este punto no se pueden realizar

ventas porque para hacer esto se deben mandar a las islas donde se

requiera. Para esto seleccionaremos una isla y presionamos (Envió a Isla) ya

dentro seleccionamos la cantidad que destinaremos, con productos ya en la

isla podremos realizar una venta, seleccionaremos un producto, al abrirse

aparecerán todas las islas seleccionaremos la que realizo la venta,

presionemos (registrar) indicamos la cantidad y presionemos aceptar.

de 138

Ventas

Con esta pantalla podremos obtener un reporte de las ventas realizadas por

fecha natural, turno, isla y bomba.

La primera se refiere a una fecha inicial desde donde queremos empezar

nuestra consulta y finalizarlo el día que queramos.

La segunda opción es el turno el cual igual que anteriormente tendrá un

turno inicial y un turno final para realizar la consulta puede ser el mismo

turno para consulta de un solo turno.

La tercera opción es la consulta por medio de las islas para esta opción

siempre tendremos que señalar un turno para que se realice esta consulta en

dicho turno.

Cuarta opción es de la bomba con esto podremos tener una consulta

especifica de ventas realizadas en esta bomba.

de 138

Cuando seleccionamos una venta y presionemos Detalle tendremos una

pantalla como esta que nos da opciones para modificar algunos datos de la

venta en la pestaña que dice Pemex.

Veremos las opciones que nos da y lo que significa.

Esta es realizada por el despachador y cobrada al

cliente de forma normal.

Cuando se refiere a jarreo es la forma que profeco y

pemex extraen gasolina de alguna bomba para

probar que despachen lo que dice el dispensario en estos casos la bomba

realiza una venta simulada pero queda registrada y por lo tanto debe

justificarse asi pues con esta opcion decimos que no se recibio pago alguno

de esta venta ya que el jarreo regresa a los tanques.

Suele suceder que por algún motivo de

mantenimiento las bombas despachen gasolina para

probar los parámetros del dispensario y como en el caso anterior la bomba

registra una venta y tenemos que justificarla ya que no se recibe pago por

esta venta.

Pemex como distribuidor designa algunas estaciones

de forma estratégica para que sus camiones carguen

gasolina esta gasolina se denomina de Consignación pues no se paga ya que

es gasolina que Pemex descargo en la estación para sus unidades pero el

programa si registra una venta, esta debe ser señalada como consignación.

de 138

Transacciones

Son aquellas ventas que se realizan a los clientes con esta opción podremos

facturar y tendremos un reporte de las transacciones de cada Cliente,

Vehículo, y turno.

Primero seleccionaremos in Id Cliente con esto ya tendremos todas las

transacciones que realizo este cliente y podemos tener un reporte de esto

pero si queremos ser más específico seleccionamos el vehículo con esto

reducimos a un solo vehículo y aun podemos reducir más la búsqueda si solo

nos interesa saber la cantidad de gasolina vendida en un turno especifico.

Podemos ver como los resultados se van reduciendo.

Para Id cliente son todos los vehículos y todas las fechas y nuestro reporte

seria de todos los vehículos de ese cliente.

Para Id Vehículo los resultados se reducen a un vehículo únicamente.

Para Id Turno es mucho más reducida porque solo tendremos los resultados

de venta de ese cliente en un turno específico.

de 138

También podemos registrar el odómetro si el cliente quiere una relación de

los kilómetros que rinde la gasolina o control de sus vehículos lo podemos

hacer en la pestaña (Detalle) con esto entraremos a esta página y

modificaremos el odómetro a su actual numeración y presionamos actualizar

Para la facturación de las transacciones solo seleccionamos el cuadro id de la

transacción que deseamos que sea facturada y presionamos Facturar

de 138

Alarma Dispensario

Esta opción es un requisito de Pemex que si algún dispensario por algún

motivo no está funcionando al activar esta opción automáticamente se envía

una señal a Pemex avisando que este dispensario no está funcionando para

esto solo tenemos que marcar habilitado para decir que está funcionando y

desmarcar para decir que esta deshabilitado en ambos casos presionamos

aplicar para ejecutar la orden
















de 138

Alarma Tanques

Como la anterior envía una señal a Pemex avisando que ese tanque esta

fuera de servicio, si queremos mandar la señal escogemos la opción de

habilitado para decir que si está trabajando el tanque y sin palomita para

decir que no está funcionando el tanque; para que se realice el cambio debe

de presionarse Aplicar
















aaaaaaa

de 138

Compra de Carburantes

En esta opción registraremos las compras de gasolina y las asociaremos a las

facturas correspondientes, primero seleccionaremos una compra de

combustible y presionamos aceptar.

Se selecciona una descarga para registrar los datos de la factura y en caso de

ser una carga de consignación se presiona el botón de consignación y este

mismo deshabilita la función en caso de error.

Una vez hecho esto procedemos a llenar los datos de la factura y damos

aceptar.

Estos datos son específicos porque se deben de sacar de la factura a la cual

tendremos que registrar.

Algunas entregas tendrán más de una factura por eso se da la opción de

registrar más de una factura

de 138

Compra Periféricos

Esta pestaña está relacionada con aquellas compras de productos que no son

carburantes como aceites, aditivos o todo aquello que se venda fuera de las

bombas de Gasolina, para esto primero tenemos que registrar el producto

para asociarlo a las compras de este.

Primero daremos crear después diremos en que turno se realizó esa compra

en la pestaña de turno, después seleccionaremos a el proveedor del

producto, la referencia será el nombre del producto, después sería la fecha

de compra o entrega y seleccionaríamos el producto de la lista de productos

que tenemos registrados.

En el concepto nos envía a productos donde seleccionaremos el producto

que compraremos en el precio debe ser el precio de compra del proveedor.

de 138

Deposito Clientes

Son aquellos depósitos de clientes que cuentan con una línea de crédito o de

débito en la estación de acuerdo con el saldo puede ser a favor o en contra.

Primero seleccionaremos un cliente el cual tendrá una línea de crédito y

habrá consumido parte de ese crédito.

Una vez seleccionado el cliente nos aparecerá su saldo si nos debe el saldo

será negativo.



de 138

Cuando realizamos un depósito nuestro saldo disminuirá como podemos ver

en la parte de abajo.

Lo que sigue es registrar la factura seleccionamos agregar nos desplegara

todas las facturas y buscaremos la de ese cliente y de esa venta con esto

podemos asociar el deposito con la factura del cliente.

Si no contamos con una factura simplemente seleccionamos aceptar con lo

cual ya tendremos el registro del depósito.

de 138

Depósitos Empresas de Reembolso

Son aquellas empresas que emiten vales de gasolina a sus clientes o

empleados y con ello deben realizar depósitos de pago de aquellos vales que

reciba la gasolinera.

Las empresas de reembolso se ubican en el corte de turno en ingresos y

reembolso.

Al hacer el registro veremos reflejada la venta en la pestaña de reembolso.

de 138

Facturas

Esta pestaña es específicamente para facturas impresas en papel esto

significa que solo necesita una impresora y no una conexión a internet para

acceder a esta opción primero presionaremos crear para activar las funciones

lo primero que haremos será seleccionar un cliente al hacerlo nos muestra

todos los datos del cliente.

Abajo tenemos dos opciones la primera es acumulado esta pestaña lo que

hace es que si un cliente se presenta con varios tickets de compra y con ellos

puede pedir una factura de las compras por el monto de todas sus compras y

seleccionado el producto.

La opción de ventas detalle esta pestaña nos da dos opciones diferente de

ventas nos da la opción de buscar la venta por medio del historial de ventas

que se registran.

de 138

Con esto seleccionamos la venta o las ventas de esa persona y facturamos.

Para la segunda opción tenemos ventas pendientes esto es más simples

porque solo aparecerán las ventas del cliente y solo las que no hayan sido

facturadas como lo vemos abajo podemos facturar por todas sus ventas o

solo la que el cliente pida.
















de 138

Facturación Electrónica

Esta pestaña es específicamente para facturas que se manejan por medios

electrónicos esto significa que no necesita una impresora y si una conexión a

internet. Para acceder a esta opción primero presionaremos crear para

activar las funciones lo primero que haremos será seleccionar un cliente al

hacerlo nos muestra todos los datos del cliente y con ello su correo

electrónico el cual será configurado para que pueda recibir su factura por

este medio.

Debajo tenemos dos opciones la primera es acumulado esta pestaña permite

que si un cliente se presenta con varios tickets de compra, con ellos puede

pedir una factura de sus compras por el monto seleccionado el producto y

registrando la cantidad.

de 138

Ventas detalle esta pestaña nos da la opción de buscar la venta por medio

del historial de ventas que se registran.

Con esto seleccionamos la venta o las ventas de ese cliente y facturamos.

Este es un ejemplo de una factura generada en CFDI

de 138







REPORTES

Ventas IEPS Periodo

Control Flotilla

Estado Cuenta

Estado Cuenta Reembolso

Facturas

Pendiente Facturar

Facturado IEPS

Facturado Clientes

Facturado por Clientes

Ventas Inventario

Gastos

Clientes Saldos

Compras

Rendimiento Flotilla

Ventas cuenta







aa

de 138

Ventas IEPS Periodo

El IEPS es el Impuesto Empresarial de Tasa Única y están obligadas a pagarlo

las personas físicas o morales por ley, lo tienen solo algunos productos y

entre ellos la Gasolina: Esto se determina de acuerdo con la tasa que resulte

para el mes de que se trate en los términos de los artículos 2o.-A y 2o.-B de

esta Ley.

Para la consulta solo pondremos la fecha de inicio y la fecha de final o

también podemos consultar por turno e igual un inicio y un final de consulta.



de 138

Control Flotilla

Es el reporte de los vehículos de los clientes con este reporte los clientes

podrán saber cuándo y cuánto cargaron los vehículos así como el

rendimiento de los vehículos por medio del registro del odómetro.

Se busca el cliente a consultar se pone una fecha de inicio y una fecha final y

damos clic en Reporte, eso si queremos saber de todos los vehículos pero si

queremos saber de un vehículo en especial tendríamos que seleccionar el

vehículo en la pestaña de abajo.

En el reporte podemos ver que como se representan las ventas de cada

vehiculó separadas por un renglón, al final tenemos el rendimiento esto es

la cantidad de kilómetros que recorrió por litro de gasolina.

de 138

Estado Cuenta

En esta pestaña podemos consultar el estado de cuenta de todos los clientes

ver los pagos y adeudos.

Para esto seleccionamos un cliente en el botón de búsqueda de clientes nos

aparecerá una pantalla con los cliente seleccionamos uno, en la parte de

abajo veremos indicaciones de inicio fecha y fin fecha esto es para

seleccionar una búsqueda especifica consulta.

de 138

La siguiente pantalla es el resultado de la consulta lo que ha consumido el

cliente así como sus depósitos en el periodo que se determinó la búsqueda.

Aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa















aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

de 138

Estado Cuenta Reembolso

Este reporte se refiere a aquellas empresas que en convenio con la gasolinera

emiten vales o tarjetas de gasolina por valores varios estos son acumulables y

pagados por estas Empresas cuando se realiza este pago se registra para

llevar un estado de cuenta de dicha empresa.

Para esta consulta solo presionamos el cuadro de búsqueda para seleccionar

una de estas empresas.

Esto nos dará un reporte de venta y depósito de dicha empresa.

de 138

Facturas

Los reportes de facturación se realizan a través del botón de consulta la fecha

de inicio es desde cuando queremos que se realice esta consulta y la fecha

final es para cuando queramos que finalice esta consulta las facturas

recientes tendrán que esperar un poco para ser vista en esta pantalla o

tendríamos que poner una fecha final adelantada del momento en que se

realizó la factura.

La consulta puede ser selectiva podemos ver por formato (papel, CDF, CDFI) o

por cliente e igual puede ser por serie para esto poner una palomita a la

opción que se desea la consulta.

Realizada la consulta podemos tener dos tipos de reporte empezaremos por

el reporte detallado el cual nos da un reporte de clientes y ventas

de 138

En el reporte podemos ver como su nombre lo dice los detalles de las ventas

inclusive la hora en que fueron realizadas así como el producto y la cantidad

A continuación veremos otro tipo de reporte que es un reporte más simple

En este reporte solo es para tener los datos esenciales sin muchos detalles

Este es el botón de cancelación de una factura es algo muy común que si la

factura tiene un error o la devolución de algún producto puede ser

cancelada con solo ingresar los datos que quedan en la base de datos sin

ningún problema para este concepto la cancelación es total o sea todos los

productos de dicha factura.

de 138

La pestaña de detalle. Seleccionamos una factura y presionamos esta

pestaña y nos dará una imagen con la factura con esto podemos revisar con

todo detalle cualquier duda que tengamos en dicha factura.

Este proceso puede ser automatizado cuando se registra un cliente puede

poner su correo electrónico y automáticamente cuando se crea una factura a

este cliente se le puede enviar a dicho correo pero si este no fuera registrado

o se desea mandar a otro correo esta pestaña nos dará la herramienta para

poder mandar cualquier factura a cualquier correo que el cliente quiera dar

para poder recibir su factura.

Nota de crédito esto es cuando una factura fue creada y no fue cancelada a

pesar de que tuvo anomalías al pasar a la contabilidad ya no puede ser

cancelada por lo tanto la única opción es la nota de crédito, esto significa

que es como una contra factura para este concepto a diferencia de la

cancelación esta si pude ser cancelada parcialmente, se crea una nota de

crédito por el o los productos que se quieran cancelar con esto la factura

sigue vigente y lo que hace la nota de crédito es regresar al cliente el importe

de lo que pago.

de 138

Este es el formato que se debe llenar una nota de crédito.

Como podemos ver al seleccionar la factura el cliente se pone

automáticamente junto con todos los datos del cliente pero el producto está

abierto para poder crear una nota de crédito con toda o parte de la cantidad

que desea el cliente cancelar.





de 138


aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

Reproceso esto significa que si alguna factura fallo al generar el timbrado

puede ser reprocesada con solo presionar este botón para esto no funciona

con facturas que fueron canceladas.













aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

de 138

Pendiente de Facturar

Esta pestaña solo nos dará una relación de la cantidad de gasolina que se ha

vendido y no ha sido facturada.

Para esto pondremos la fecha de la consulta inicial, final y presionamos

reporte.

El reporte es generalizado si hubo un cambio de precio durante el transcurso

del mes también se ve reflejado en el reporte de la gasolina.






de 138

Facturado IEPS

Aquí veremos las facturas con el desglose del IEPS esto no se refleja en la

factura, con este reporte tendremos los datos reflejados de cuanto se pagó

de IEPS por factura.

Esto es encaminado a presentar un servicio para la contabilidad de la

empresa requerida por hacienda.











de 138

Facturado Clientes

Esta pestaña nos dará un reporte de la facturación de los clientes a través de

una consulta, para esto debemos poner una fecha inicial esto dependerá de

cuando queremos empezar la consulta y una fecha final también relacionada

las fechas que queremos consultar.

La consulta es muy general y nos da el total de dinero facturado por cada

cliente en las fechas consultadas.













de 138

Facturado por Clientes

Esta pestaña nos da un reporte de facturas de cualquier cliente que

queríamos consultar, para esto seleccionaremos una fecha inicial desde

donde queríamos empezar el reporte y una fecha final donde queríamos que

acabe el reporte después de un cliente al cual queríamos ver su historial de

facturas.

Con esto tendremos un reporte de facturas de ese cliente, como se muestra

abajo.

de 138

Ventas Inventario

Esta pestaña nos da un reporte de inventario, en el podemos ver tanto

carburantes como periféricos



aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

aaaaaaaaaaa

de 138

Gastos

Los gastos que se pueden generar en una gasolinera, como pagos en efectivo

extra, con lo que se generó durante la venta de bombas y debe ser

representada como un gasto extra; ya que esto hará que las ventas de

gasolina no cuadren con la cantidad entregada de efectivo, por ello se

registran en gastos.

Para la consulta empezaremos con una fecha inicial desde donde queramos

empezar la consulta y una fecha final.

El reporte se muestra abajo con una representación de lo que podría ser un

gasto realizado.

de 138

Clientes Saldos

Esta pestaña nos da los saldos de clientes, los cuales tienen deudas con la

empresa, si el cliente no debe no aparecerá en la lista ya que esta lista no

refleja saldos en ceros, solo a favor o en contra

La fecha será final ya que los reportes se generan de acuerdo a la deuda

pero se pueden hacer consultas de saldos anteriores a través de una fecha

final anterior a la última






de 138

Compras

El reporte de compras es relacionado con las compras de periféricos. Esto es

muy generalizado y solo nos da las fechas y las compras que se realizaron ese

día así como las cantidades de cada producto y su costos de compra y no de

venta es importante que estemos seguros de las fechas a consultar porque

solo nos saldrá el reporte de aquellas fechas que pondremos en inicio y final

Ejemplo de reporte

de 138

Rendimiento Flotilla

Cuando un cliente tiene varios vehículos todos estos se representan como

una flotilla. Para poder tener una relación de cada flotilla de cada cliente esto

quedan registrados cada vez que realizan una compra de gasolina con un

número de registro representado como (TAG --) esto genera un registro de

consumo y rendimiento de los vehículos y crear el reporte de flotilla.

Para la consulta es necesario poner un cliente y una fecha de inicio y final la

parte de donde dice vehículo es solo si queremos saber específicamente de

un solo vehículo si no señalamos esta casilla nos dará un resultado de todos

los vehículos del cliente seleccionado.

Esto es lo que genera el reporte un historial de cada flotilla las ventas y el

rendimiento del vehículo

de 138

Ventas cuenta

Este concepto es para generar un reporte de cantidad de ventas generadas

por uno o más turnos dependiendo de la consulta para generar esto solo

pondremos el turno inicial y final para la consulta de varios turnos.

El reporte que se genera nos da un reporte de ventas por turno y por

producto para generar el reporte de un solo turno, solo tendríamos que

poner el mismo turno inicial y el final, con esto solo saldrían los datos de ese

turno en específico.

de 138

Consignaciones

Este reporte es para saber cuántas consignaciones se realizan en un

determinado periodo

El reporte nos da el producto y la cantidad de volumen que fue consignada

en el transcurso de los turnos que se consultaron

de 138











aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

USUARIOS Usuarios

Permisos

Auditoria












de 138

Usuarios-

En esta sección daremos de alta a quienes tendrán acceso a la base de datos

y las restricciones y permisos.

Podemos registrar a cuanto usuario queramos así como otorgar permisos de

administración.









de 138

Permisos

Solo el administrador tendrá poder para restringir o permitir acceso a todas

las funciones.

Ningún usuario puede modificar al administrador

Solo el administrador, el usuario Admin. Tendrá la pestaña de usuarios con lo

cual ningún otro podrá cambiar o modificar funciones en los usuarios, así

como crear nuevos usuarios.





de 138

En la pestaña de permisos podremos decir que pueden y que no pueden

hacer los nuevos usuarios.

Para que este usuario entre en funciones se debe cerrar el programa y

reiniciar con el nombre de usuario y la clave de este usuario.













aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

de 138

Auditoria

En la parte que dice auditoria tendremos una consulta de actividades del

programa al que solo el administrador tendrá acceso esta podrá ser

consultada por fecha y se podrá imprimir un reporte.

Si presionamos en la pestaña de reporte tendremos una hoja que puede ser

impresa.

de 138

Para que GASLIGHT funcione se tienen que ejecutar varios

programas que realizan funciones específicas y algunos deben

estar activos todo el tiempo y otros no veremos estos programas

y sus funciones







PROGRAMAS EXTERNOS Tools

GasLight

GasLight Facturación

Control Volumétrico

GasLight View

TankLight Veiw












de 138

GasLigth Tools

Licencia

Esta es una función que se utiliza para generar la licencia que nos da el

proveedor de GasLight para esto llenaremos los datos que nos pide y que

básicamente son el número de estación y el RFC presionamos Calcula

después de que se genera la clave la copiamos y la mandamos por correo

electrónico al proveedor el cual no manda un archivo de texto el cual

pegaremos en la carpeta donde se aloja el programa.

El archivo que recibiremos se llamara lic.txt el cual no podrá ser modificado

en su nombre ni en su contenido.

de 138

Este archivo es la licencia del programa de GasLight el cual solo se pondrá en

la carpeta de GasLight para que entre en función.

Respaldo La siguiente función fue creada para realizar respaldos de la base de datos

con esto podemos guardar los datos por si se genera algún problema, esta

tarea es importante que se realice con regularidad o se cree una tarea

automatizada ya que los datos guardados serán solo hasta la fecha de la

creación del ultimo respaldo.

Para facilitar la ubicación crearemos una carpeta llamada respaldos en la

carpeta donde está el programa de GasLight








aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

de 138

Restaurar Esta opción fue creada para cargar la base de datos que se crearon con la

pestaña de respaldos o con el control en tareas con esta buscaremos los

respaldos que tengamos y podremos cargar el que consideremos que nos

sirve puede ser la más actual o anteriores, esto es basándose en el problema

que se generó en el programa ya que si creamos una base de datos con

problemas, estos problemas seguirán cada que carguemos esta base por lo

tanto lo mejor sería cargar una base de datos anterior al problema.








de 138

Facturación Esta es la más importante de las funciones de este programa pues con esta

opción registraremos todo lo que necesitamos para crear una factura

presionamos conectar.

Al salir veremos una serie de datos no moveremos nada y presionaremos

aceptar con esto ya podremos acceder al llenado de datos para la

facturación.

de 138

Para esto crearemos una carpeta para cada ruta con el nombre que

representa cada ruta, lo mejor es crearla en el disco duro con esto

garantizamos que no se borrara a través del cambio de usuario, para esto

entraremos a Equipo disco local (C:) crear una carpeta llamada Facturación

terminado esto buscaremos la ruta y crearemos las rutas para las carpetas.

También configuraremos el Smtp Server esto para que automáticamente

podamos mandar las facturas vía electrónica a nuestros clientes con un solo

clic. Para esto tenemos que buscar lo que es el Smtp server daremos algunos

de los más comunes que son el ([email protected]) y ([email protected] ) este

segundo es lo mismos para Hotmail y MSN.

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

de 138

Una vez que sabemos esto primero pondremos nuestro correo electrónico o

crearemos uno para esta función y lo escribiremos así como se muestra

abajo.

Después escribiremos el Smtp y el puerto y damos aceptar.

Al haber registrado estos datos encontraremos que los clientes que tengan

en sus registros su correo electrónico pueden recibir la factura

automáticamente por medio de internet.

de 138

Facturación Certificado Para poder realizar una factura electrónica se debe tramitar un FIEL(Firma

Electrónica Avanzada) una vez realizado este trámite se debe realizar otro

para poder generar sello digital el cual deberá estar amparado por un

certificado expedido por el SAT con esto ya podemos generar un CFD

(Comprobante Fiscal Digital ) o CFDI (Comprobantes Fiscales Digitales a

través de Internet) al enviar una factura electrónica hacienda recibe

información en forma de contabilidad haciendo referencia exacta de la

fecha, hora , minuto y segundo, en que se generó la factura.

Al recibir la certificación la guardamos en una parte segura después se busca

la ubicación de la carpeta en el programa con el buscador señalamos y le

damos aceptar. Ponemos la palomita en habilitado y presionamos aceptar.

de 138

Facturación Llave

De los archivos que manda hacienda también manda una llave y una clave en

esta ventana buscaremos la carpeta donde guardamos la información,

seleccionamos la llave y escribiremos la clave, ponemos la palomita en

habilitado y pulsamos aceptar.

Facturación Folios

Hay tres formas de facturación papel, CDF, y CDFI

Papel esta forma de facturación son para aquellas personas que cuenta con

facturas impresas para su llenado.

La facturación CFD y CFDI son de forma electrónica y son el futuro de las

facturas estas tienen pequeñas diferencias legales una de la otra pero ambas

están avaladas por hacienda.

de 138

Cuando realizamos el trámite recibiremos un número de aprobación para las

facturas digitales.

En la siguiente pantalla pondremos el número de folio con el cual

empezaremos a trabajar podemos continuar con la numeración anterior o

podemos realizar una nueva numeración, para que los cambios funciones

ponemos una palomita en donde está escrito habilitado.
















de 138

Base de datos Esta pestaña es para cargar, emigrar o crear una nueva base con esto

tendremos las herramientas para realizar esta acción.

Migra Al instalar una nueva versión o una actualización de GasLight se debe

realizar una migración de todos los datos para que los nuevos programas

funcionen igual que la anterior versión para esto ejecutaremos el botón de

migra con esto todos los datos se adaptan a la nueva versión.

Crea Este botón borra todo los datos y crea una nueva base de datos este

botón es para comenzar de cero borra cualquier dato y genera una nueva.

Validar esta opción realiza una revisión de la base de datos y checa que no

falten campos ni datos.

Usuarios Esta pestaña valida los permisos de los usuarios en caso que esto

se des configure en el proceso de migración.

de 138

GasLight

Este programa es el más importante porque si este no está en ejecución los

puertos no se conectan así pues es la puerta de enlace de la interface a los

puertos de la CPU.

Lo reconoceremos con el icono de Gaslight.exe como se muestra arriba.

En la parte de arriba vemos como conecta los puertos. Este programa.






de 138

Gaslight Facturación

Este programa realiza el timbrado y la firma de las facturas de una forma muy

rápida.

Podemos reconocerlo por el icono de una letra F así como el GasLight es un

programa que debe estar activo todo el tiempo para poder realizar el

timbrado de las facturas.

Tiene un control de la cantidad de facturas realizadas también tiene la

ventaja de que solo se instala en una sola maquina este programa trabaja

directo con el GasLight Manager y desde cualquier punto remoto se puede

realizar una factura con solo la instalación del manager.

de 138

Control volumétrico

Este programa realiza funciones de control de volúmenes en los tanques y las

bombas así como de alarmas esto es un requerimiento de Pemex que por

medio de este programa recibe un reporte de tanques y bombas cada cuatro

horas.

El programa está representado icono que es una CV.

Debe estar prendido siempre para que realice la tarea de envió tiene una

pestaña para generación manual esto si los archivos no se generaron

automáticamente, también uno de consulta para revisar que los archivos se

generaron, el botón envió manda los archivos en el instante que se

presiona, el botón de validar identifica por medio de colores las corridas que

están pendientes y las realizadas satisfactoriamente.

de 138

GasLight View

Para acceder a esta pantalla en el proceso de instalación de GasLight el

distribuidor nos instalara un acceso rápido a el programa conocido como

GasLight View lo podremos identificar con este icono.

Esta es la pantalla de presentación y ejecución de funciones rápidas que se

realizan en una estación de gasolina los botones de color verde representan

las bombas para poder ver y controlar la bomba solo tenemos que darle clic

al botón que representa la bomba a consultar.

de 138

Bombas Empezaremos por lo que representa el cuadro y sus colores, los números

dentro significan el número de bomba y los números pequeños significan la

venta y el volumen que se está despachando los colores dentro significan el

producto como cada bomba tiene 2 mangueras y despachan diferente

producto este está representado con el color que se asignó al producto.

. El verde significa que las bombas están prendidas

pero no están despachando gasolina.

El azul significa que la bomba está

despachando gasolina.

El rojo es que no está funcionando la

bomba.

Para los botones de la derecha primero se selecciona la bomba a la cual

queremos realizar las funciones.

Los botones que veremos a continuación son para abrir o cerrar las bombas

en la parte izquierda veremos la palabra estado que refleja que está haciendo

la bomba cuando dice Espera nos dice que la manguera de la bomba está

descolgada y lista en espera de ser usada cuando cambia a Ocupada es que

está saliendo el producto ( gasolina).

Con esto botones podemos cerrar o abrir la bomba para esto damos clic en

donde dice Cerrar podemos confirmar ya que la bomba seleccionada se

de 138

pondrá en rojo con esto dejara de funcionar y no podaran hacer despachos

para que vuelva a funcionar presionamos abrir y deberá regresar a verde.

Los botones Auto y Manual son una forma de restricción el botón Auto

significa que el despachador puede despachar gasolina con solo descolgar la

manguera y la opción de Manual restringe el despacho en espera que lo

autorice alguien desde la estación cuando pasa esto las bombas estarán en

color amarillo con esto nos dice que están en espera de la autorización para

activarlas esto se hace presionando auto.

Continuar y Parar estos dos botones su función es detener el flujo de

gasolina o darle continuidad pero no funcionan en el modo Manual solo en

Auto una característica es que no detienen la venta ósea que la manguera

pausa la venta y continua su despacho en la cantidad que en que se detuvo

tampoco bloquean las bombas si el despachador cuelga la manguera e inicia

otro despacho puede hacerlo sin problema.

Los botones de Autoriza y Desautoriza estos

funcionan cuando está en modo Manual puedes

autorizar la venta y detener la bomba con el botón

de desautoriza.

de 138

En el botón de Totales lo que nos da son los totalizadores que están en la

bomba los cuales realmente no tienen relación con el volumen o monto ya

que se generan independiente de todo como el odómetro de un coche pero

en este caso sería de la bomba genera los litros vendidos, en caso de llegar a

su máximo se reiniciaría desde ceros y continuaría contando a partir de esta

nueva lectura e igual es en el caso del monto el cual varía dependiendo de los

cambios de precios.

Preset este botón es para realizar una venta controlada desde la pantalla al

presionar este nos dará la opción de escoger la gasolina que despacharemos,

después será el volumen o el monto.

Enseguida escribiremos el volumen o el monto presionamos ok con esto la

venta se hará solo por la cantidad o el monto que seleccionamos y la bomba

se detendrá cuando complete dicha cifra.

de 138

Ticket Al presionar esta tecla imprimiremos un ticket de la venta.

Igual a

Tickets pos Es la impresión de un ticket realizada en una terminal remota cuando se

cuenta con este servicio se pueden realizar desde la CPU y la impresión saldrá

en la terminal.


a

de 138

Transacción Es la venta a clientes atreves de una línea de crédito o débito esta opción es

solamente para clientes que tienen crédito o saldo con la gasolinera si no se

cuenta con esta línea no se puede ejecutar la operación porque se registran

los saldos de los clientes y sus vehículos, al realizar la venta se imprime un

ticket automáticamente.

Esta opción es muy útil para el control de flotillas porque registra los

vehículos y los odómetros con esto cada vehículo tiene un registro de

kilometraje así pues los clientes pueden checar el historial del vehículo a

través de un reporte de control de flotilla o reporte de transacciones.

Presionamos la tecla transacción enseguida nos pedirá el vehículo

representado por el tag que será el que se le asigno previamente a el

vehículo cuando fue registrado en el manager al hacer el despacho la

secuencia será la siguiente.

1ro Vehículo 2do la bomba 3ro el producto 4to Especie

de 138

6to Odómetro o kilometraje 7to Referencia 8to el Nip

El nip es una clave secreta que es proporcionada por la estación de gasolina a

los vehículos, así solo el vehículo con su nombre clave y su nip correctos

podrán ser atendidos por los despachadores.

Después de completado el despacho automáticamente se procesa un ticket

que se entrega al conductor del vehículo.

Cuando tengamos un error solo presionaremos el botón de cancelar así

podremos volver a empezar y corregir el error.

El turno está representado por la fecha y un número de turno

de 138

Ventas Esta pantalla es de consulta de ventas las cuales pueden ser por turnos o por

bombas primero seleccionamos el turno y presionamos ok si queremos una

información más detallada por bomba para esto seleccionamos una bomba y

presionamos ok

Con la consulta podemos ver las ventas de gasolina del turno escogido si se

realizara una venta en el transcurso de la consulta presionamos actualizar y

tendremos los datos actualizados

de 138

También podemos imprimir los tickets de cualquier venta que seleccionemos

aun después si es de otro turno u otro día para esto seleccionamos la venta

de la cual que queremos sacar un ticket y damos clic en ticket.

Como podemos ver cuando es el primer ticket nos

muestra como original pero si ya ha sido impreso antes nos aparecerá como

copia, también está la opción de ticket por que como lo vimos antes se

relaciona a una impresión a través de una terminal remota.

de 138

Turnos Es una de las partes más importante aquí realizaremos los cortes de turno y

consulta de turnos anteriores.

Cuando presionamos turno nos preguntara si queremos realizar el corte si es

así presionamos aceptar con esto nos dará una hoja de reporte como la que

vemos abajo.

de 138

El corte de turno es el fin de turno y el inicio de otro pero no es un cierre de

turno para el cierre de turno, registro de los clientes, las ventas que se

deberán cuadrar y dejar en ceros en el GasLight Manager en operaciones y

corte de turno.

También nos da la opción de imprimir un ticket de las ventas de cualquier

turno para esto en consulta presionaremos el botón con puntos esto nos

abrirá la ventana de turnos escogeremos un turno y presionaremos reporte

así obtendremos una hoja de reporte similar a la de corte de turno.

Reporte de un turno anterior

de 138

Precios La función de esta área es simplemente cambiar los precios de venta de las

bombas, es muy simple seleccionamos el producto y nos saldrá una pantalla

con números con la cual podremos modificar el precio, puesta la cantidad

presionamos ok y verificamos que la bomba haya cambiado de precio esto es

muy importante verificar en la bomba, si no lo hace repetimos el proceso

hasta que se realice el cambio.











de 138

TankLight View

Tanques en esta pantalla veremos los volumen, altura, temperatura y

capacidad representada con gráficas, cada espacio representa las horas

antes de la siguiente manera 24 horas antes 12 horas antes y así

sucesivamente.







de 138

Entregas La pestaña de entregas es donde quedan registradas todas las entradas de

gasolina para esto solo presionamos actualizar y tendremos un histórico de

entregas con fecha y hora detallada además del volumen antes y después de

la entrega.

Alarmas Esta pestaña nos da un histórico de alarmas con la descripción de la causa

probable y el tanque donde se originó.




de 138

Histórico Es la pestaña con la cual podremos ver el historial de los tanques. Pulsar la

pestaña Tanque y seleccionar el tanque del cual queremos saber el

histórico.

También con seleccionar una fecha de inicio y una fecha final podemos ver el

histórico de esas fechas seleccionadas

También podemos imprimir un ticket de cada fecha con solo seleccionarla y

presionar el botón de ticket.

control organizaciÓn administraciÓn …gaslightsystem.com.mx/manuales/gaslight manager.pdf ·...

Documents