ARCHIVO Instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los documentos reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, con el fin de promover su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Concentra los documentos administrativos y oficiales de una entidad. Su organización corresponde generalmente a grandes asuntos, procedencia y fechas (UNESCO, 2008).

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA

ING. HUMBERTO SALAMEA CARPIO2016

UNA GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN

OBJETIVOS• Concientizar a todos los actores que forman parte de la Universidad, sobre la importancia de contar con un sistema de gestión de documentos.

• Utilizar las herramientas teórico-prácticas para identificar, generar e implementar procesos, que permitan la consolidación de un Programa de Gestión Documental en la Institución.

• Normar todos los procesos de flujo y archivo documental

• Disponer de información oportuna y veraz

META DE LA PROPUESTA• CONSOLIDAR LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL INSTITUCIONAL, EN TODAS LAS DEPENDENCIAS Y UNIDADES ACADÉMICAS, HASTA JULIO DE 2017.

• ARCHIVO• Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad,

una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades (RAE).

• TRAZABILIDAD• Reflejo documental de la trazabilidad de un producto (RAE).

• Serie de procedimientos que permiten seguir el proceso de evolución de un producto en cada una de sus etapas.

• DOCUMENTO• Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser

empleados como tales para probar algo (RAE).• EMPÍRICO• Perteneciente o relativo a la experiencia.

VOCABULARIO

GESTIÓN DOCUMENTAL

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de los documentos producidos y recibidos por las entidades en desarrollo de sus funciones, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su trámite, utilización, conservación y consulta.

ARCHIVO HISTÓRICO

Unidad responsable de organizar, describir, administrar y conservar a perpetuidad los documentos, que después de haber concluido su vida semiactiva y haber adquirido valores útiles para la investigación histórica, científica, social, etc. (evidencial e informativo), constituyen la memoria histórica de su institución productora.

CULTURA DE EVIDENCIA

• La cultura de evidencia en una Institución de educación Superior, implica que la Institución es estimulada para ser capaz de proveer información empírica de que su oferta académica es consistente con su propia Misión y no un conjunto previo de requerimientos.

EVALUACIÓN INSTITUCION

AL DE LAS UNIVERSIDA

DES Y ESCUELAS

POLITÉCNICAS

EVALUACIÓN DEL SISTEMA

DE APRENDIZAJE, CARRERAS

Y PROGRAMAS

INFORMACIÓN PARA LA

EVALUACIÓN

CALIDAD DE LA

INFORMACIÓN

ALGUNOS INDICADORES PROPUESTOS PARA LA EVALUACIÓN INSTITUCIONAL EN LO REFERENTE A DOCUMENTOS

• Políticas y normativas Institucionales• Organigrama de la estructura administrativa• Manuales, instrumentos y procedimientos de gestión• Herramientas utilizadas• Formatos• Procesos de capacitación del personal• Proyectos realizados• Normalización de la producción documental• Reporte y control de entrada, salida y trazabilidad de los documentos,

durante todo el ciclo de vida• Disponibilidad de la información para la comunidad• Inventario de infraestructura y recursos• Datos históricos

• Evidencias de la capacidad Institucional para generar, analizar, recopilar información y gestionar

• Capacidad de la Institución para proporcionar datos empíricos que demuestre la consistencia de su propia Misión

1RA EDADARCHIVO OFICINA

• DOCUMENTOS EN TRÁMITE • DOCUMENTOS RECIBIDOS AL AÑO• DOC. FINALIZADOS AÑOS, CONSULTAS Y VALOR ADMINISTRATIVO

2DA EDADARCHIVO

INTERMEDIO

• DOCUMENTOS SIN VIGENCIA ADMINISTRATIVA• CONSULTA FRECUENTE (ADMINISTRATIVOS-CIUDADANÍA)• DOCUMENTOS CON VIGENCIA FISCAL O LEGAL

3RA EDADHISTÓRICOS

• DOCUMENTOS CON VALOR CULTURAL O INVESTIGACIÓN CON MÁS DE 30 AÑOS

Archivo Central

ArchivoHistórico

Archivo deGestión

Transferenciasprimarias

Transferenciassecundarias

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA

FASE INACTIVA

VALORACIÓNPRIMARIA

VALORACIÓNSECUNDARIA

VALORES PRIMARIOS

ADMINISTRATIVOSLEGALESFISCALES

ACADÉMICOS

VALORES SECUNDARIOS

CULTURALESCIENTÍFICOSHISTÓRICOS

GESTIÓN DE DOCUMENT

OS

POLÍTICASINSTITUCIONALES

RESPONSABILIDADE

S

REQUISITOS

RECURSOS

INSTRUMENTOS

MEJORA

PROCESO RECOMENDADO PARA

SU APLICACIÓN

SECRETARÍA GENERAL

RECTORADO

VICERRECTORADO

ADMINISTRATIVO

VICERRECTORADO ACADÉMICO

DEPENDENCIASADMINISTRATIV

AS

DEPENDENCIAS ACADÉMICAS

UNIDADES ACADÉMICAS

FLUJO DE INFORMACIÓN

OTRAS DEPENDENCIAS

ARCHIVO FÍSICO Y DIGITAL

UNIDADES ACADÉMICASVICERRECTORADO ACADÉMICO

SECRETARIA

VINCULACIÓN

INVESTIGACIÓN

BIENESTAR ESTUDIANTIL COORDINACI

ÓNSEGUIMIENTO A GRADUADOS

AUTORIDADES DE LAS UNIDADES ACADÉMICAS

La información es un derecho La transparencia nuestro eje rector.

D o c u m e n t o s d e f a x o i m p r e s i o n e s d e c o r r e o e l e c t r ó n i c o s i n v a l o r l e g a l , s o n i n s t r u m e n t o s d e c o m u n i c a c i ó n e m p l e a d o s p a r a o p ti m i z a r ti e m p o s y a g i l i z a r t r á m i t e s ; q u e n o e x c l u y e n e l t r á m i t e d e r e c e p c i ó n o e n v í o d e l d o c u m e n t o o r i g i n a l y s ó l o s e r á n m a t e r i a d e a r c h i v o t e m p o r a l h a s t a q u e s e r e c i b a n l o s o r i g i n a l e s .

Desde la aparición de la norma ISO 15489, otras normas publicadas por ISO han venido a completar el abanico de normas sobre gestión de documentos:

- ISO 15489-1:2001 Información y documentación – Gestión de documentos – Parte 1: Generalidades - ISO/TR 15489-2:2001 Información y documentación – Gestión de

documentos – Parte 2: Guía de aplicación - ISO 23081-1:2006 Información y documentación – Procesos de gestión

de documentos – Metadatos para documentos - Parte 1: Principios - ISO 22310:2006 Información y documentación – Guía de aplicación para

la redacción de normas en relación a los requisitos de gestión de documentos en dichas normas

- ISO/TS 23081-2:2007 Información y documentación – Procesos de gestión de documentos – Metadatos para documentos - Parte 2: Normas conceptuales y para su implantación.

NORMAS ISO 15489-ARCHIVOS

PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN• FASE I.- Elaboración y socialización del proyecto• FASE II.- Conformación del equipo de colaboradores para llevar adelante el proyecto debidamente aprobado y financiado

• FASE III.- Ubicación del sitio para la implementación del Archivo

• FASE IV.- Arreglo del sitio señalado• FASE V.- Clasificación de la documentación• FASE VI.- Ubicación sistemática de la documentación en los archivos departamentales correspondientes (archivo físico y digital)

• FASE VII.- Envío de la información de acuerdo al flujo establecido

EJEMPLO DE TABLAS DE REGISTROS PARA DOCUMENTOS

DEPENDENCIA EMISORANÚMERO DE

OFICIO/FECHA CONTENIDO PLAZO DE TRÁMITE UBICACIÓN FÍSICA OBSERVACIONES

RESPONSABLE DEL ARCHIVO: AB. NANCY CALLE I

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCAREGISTRO DOCUMENTAL RECIBIDO Nro

NOMBRES Y APELLIDOS FIRMA FECHA

RESPONSABLE DEL ARCHIVO: AB. NANCY CALLE I

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA

REGISTRO DOCUMENTAL GENERADO NroVICERRECTORADO ADMINISTRATIVO

DATOS DE RECEPCIÓNDESTINATARIO

REFERENCIA DEL DOCUMENTO

NÚMERO DE OFICIO/ FECHA

NOMBRES Y APELLIDOS FIRMA FECHA

RESPONSABLE DEL ARCHIVO: AB. NANCY CALLE I

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCAVICERRECTORADO ADMINISTRATIVO

REGISTRO DOCUMENTAL TRAMITADO Nro

DESTINATARIOREFERENCIA DEL

DOCUMENTONÚMERO DE

OFICIO/ FECHADATOS DE RECEPCIÓN

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

FORMULÓ: RECIBIÓ: FECHA:

RECOMENDACIÓN PARA GUARDAR ARCHIVOS“GOOGLE DRIVE”

• 1. Ingresa al sitio oficial: www.drive.google.com e inicia sesión en Google Drive, puedes hacerlo con tu cuenta de Google.

• 2. Cuando abres Google Drive en tu navegador verás una páginas donde están todos los documentos de Google que tienes asociados a tu cuenta. Una ventana te preguntará si deseas instalar el servicio en PC o Mac.

• Desde la Web:• 1. Abre un archivo en el botón "Crear". Este apartado es una extensión de Google

Docs.• - Puedes crear una nueva carpeta si así lo deseas en "New folder".• 2. Carga los archivos desde tu computadora en "Cargar" (el botón contiguo a

"Crear").• 3. Comparte tus archivos. Esto lo puedes hacer con las personas que tú elijas o

puedes mantener los mismos en privado.• 4. En la barra de navegación podrás ver los archivos que han compartido contigo y

los que tú has compartido.• 5. Utiliza el menú para configurar tu Drive. Basta con hacer clic en "Configuración"

para tener acceso a las múltiples opciones que este servicio te ofrece.

DEL DESORDEN Y EL CAOS…

A LA ORGANIZACIÓN Y EL ORDEN…!!!

Es necesario cambiar nuestra percepción y visión: ¿de qué tenemos que hacer y cómo actuar en nuestras actividades diarias, para lograr la eficiencia y la calidad?. Hay que salirnos de la pecera en que vivimos!!!.

VISIÓN DISTORSIONADA

VISIÓN REAL

BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA• Alonso, José; García, Montserrat; Lloveras, M. Rosa. (s/f). Marco

Sistemático de buenas prácticas de gestión documental en las organizaciones.

• Diccionario de la real Academia de la Lengua Española, versión digital

• CES. (2016). Primer encuentro Nacional de Archivos Universitarios, Quito, Ecuador.

• UNESCO. (2008). Manual de gestión documental.• www.usergioarboleda.edu.co/santamarta/.../gestión

_documental_capacitación_2014.p.• www.salud.df.gob.mx/ssdf/transparencia_portal/presentacion

es/admdoc.pptx