comm audit report

8/3/2019 Comm Audit Report

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Co mmu n i c a t i o n s A u d i t R e p o r tCo n d u c t e d b y t h eN a t i o n a l S c h o o l P u b l i c R e l a t i o n s A s s o c i a t i o nf o r t h eB a l t i mo r e Co u n t y P u b l i c Sc h o o l sT o w s o n , Ma r y l a n dF e b r u a r y 2 0 0 2

A& l f t THE LEADER I N SCHOOL COMMUNI CAT I ONS `N a t i o n a l S c h o o l P u b l i c Re l a t i o n s A s s o c i a t i o n1 5 9 4 8 De r wo o d R o a d , R o c k v i l l e MD 2 0 8 5 5 0 3 0 1 / 5 1 9 - 0 4 9 6 0 www . n s p r a . o r g


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T a b l e o f C o n t e n t sI n t r o d u c t i o nP e r c e p t i o n s o f F o c u s G r o u p sO b s e r v a t i o n s a n d R e c o mme n d a t i o n sA p p e n d i x


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I n t r o d u c t i o nS u p e r i n t e n d e n t J o e H a i r s t o n a n d memb e r s o f t h e Bo a r d o f E d u c a t i o n a r e c o mm i t -t e d t o i m p r o v i n g c o mmu n i c a t i o n w i t h i n t h e B a l t i mo r e C o u n t y P u b l i c S c h o o l s a n d w i t h

r e s i d e n t s T h i s a u d i t wa s c o n t r a c t e d f o r , a p p r o v e d a n d s u p p o r t e d b y t h e B o a r d a n ds u p e r i n t e n d e n t a s p a r t o f a c o m m i t m e n t t o i n c r e a s e c o mmu n i c a t i o n b o t h w i t h i n a n do u t s i d e t h e o r g a n i z a t i o n . I t c l e a r l y d e m o n s t r a t e s t h e i r w i l l i n g n e s s t o r i s k c h a n g e i n o r d e rt o i m p r o v e e d u c a t i o n a l o p p o r t u n i t i e s f o r B a l t i mo r e C o u n t y P u b l i c S c h o o l s s t u d e n t s

T h e c h a l l e n g e s o f b u i l d i n g a n d m a i n t a i n i n g p u b l i c a n d c o mmu n i t y e n g a g e me n t ,d e a l i n g w i t h g r o w i n g e n r o l l me n t s a n d i n a d e q u a t e f u n d i n g , a n d c o mmu n i c a t i n g e f f e c t i v e l yw i t h a l l s e g m e n t s o f t h e c o mmu n i t y a f f e c t n o t o n l y t h e s c h o o l d i s t r i c t b u t t h e c o mmu n i t ya s w e l l

T h r o u g h o u t t h e f o c u s g r o u p s e s s i o n s w i t h a v a r i e t y o f s c h o o l e mp l o y e e s a n dc o mmu n i t y r e p r e s e n t a t i v e s , i t wa s o b v i o u s t o t h e c o n s u l t a n t s t h a t t h e r e i s a s o l i d b a s e o fs u p p o r t f o r a n d p r i d e i n t h e s c h o o l d i s t r i c tT h e g o a l o f t h i s c o mmu n i c a t i o n a u d i t wa s t o s e e k f a c t s a s w e l l a s p e r c e p t i o n s , a n df r o m t h e s e t o p r o p o s e r e c o mme n d a t i o n s t h a t c o u l d e n s u r e i m p r o v e d m a n a g em e n t o f

p u b l i c r e l a t i o n s , g r e a t e r p a r e n t a n d c o mmu n i t y i n v o l v e me n t , a n d e n h a n c e d t wo - wa yc o mmu n i c a t i o n b e t w e e n t h e i n t e r n a l a n d e x t e r n a l p u b l i c s o f t h e B a l t i m o r e C o u n t y P u b l i cS c h o o l sT h e o b s e r v a t i o n s a n d r e c o mme n d a t i o n s i n c l u d e d i n t h i s r e p o r t s h o u l d b e r e v i e w e dc a r e f u l l y Wh e t h e r t h e y p e r t a i n t o t h e wo r k o f t h e d i s t r i c t ' s O f f i c e o f C o mmu n i c a t i o n s o ra n y o t h e r u n i t , t h e y a r e i n t e n d e d t o i m p r o v e c o mmu n i c a t i o n i n a s c h o o l d i s t r i c t t h a t i sp o i s e d a n d c o mm i t t e d t o f a c i n g t h e c h a l l e n g e s o f e d u c a t i o n i n t h e 2 1 s t c e n t u r y

NSPRA Co mmu n i c a t i o n Au d i t 1 Ba l t i mo r e Co u n t y P u b l i c S c ho o l s


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Pr o c e s s e s a n d Pr o c e d u r e sA c o mmu n i c a t i o n a u d i t c o n d u c t e d b y t h e N a t i o n a l S c h o o l P u b l i c R e l a t i o n sA s s o c i a t i o n e n a b l e s a s c h o o l d i s t r i c t o r a g e n c y t o v i e w i t s c o mmu n i c a t i o n s f r o m a n" o u t s i d e " p e r s p e c t i v e T h e a u d i t i s p e r f o r m e d b y s e a s o n e d c o mmu n i c a t i o n s p r o f e s s i o n a l swh o h a v e many y e a r s o f e x p e r i e n c e i n e d u c a t i o n a l p u b l i c r e l a t i o n s / c o mmu n i c a t i o n sT h e f i r s t s t e p i n a n NSPRA c o mmu n i c a t i o n a u d i t o c c u r s when t h e d i s t r i c t s e n d st h e c o n s u l t a n t s s a mp l e s o f i t s c o mmu n i c a t i o n s p o l i c i e s , n e w s l e t t e r s , b o o k l e t s , n e w s

c l i p p i n g s , d e mo g r a p h i c d a t a , e t c T h e s e a r e c a r e f u l l y e x a mi n e d f r o m a r e a d e r ' sp e r s p e c t i v e , t o s e e w h a t t h e y a r e c o mmu n i c a t i n g a n d w h e t h e r t h a t c o mmu n i c a t i o n i s a sg o o d a s i t c o u l d b e

A ma j o r s e g me n t o f t h e a u d i t o c c u r s when t h e c o n s u l t a n t s c o n d u c t o n - s i t e f o c u sg r o u p s e s s i o n s t o h e a r f r o m many s e g m e n t s o f t h e d i s t r i c t ' s i n t e r n a l a n d e x t e r n a la u d i e n c e s I n o u r a u d i t o f t h e B a l t i mo r e C o u n t y P u b l i c S c h o o l s , t h e c o n s u l t a n t s me t w i t h2 4 g r o u p s a n d c o n d u c t e d i n d i v i d u a l t e l e p h o n e i n t e r v i e w s w i t h t wo Bo a r d me mb e r s .T h e c o n s u l t a n t s f o r t h i s c o mmu n i c a t i o n a u d i t we r e K a r e n H K l e i n z , APR,A s s o c i a t e E x e c u t i v e D i r e c t o r o f t h e N a t i o n a l S c h o o l P u b l i c R e l a t i o n s A s s o c i a t i o n , a n d

K e n n e t h K M u i r , Ed . D . , A PR Ms K l e i n z h a s mo r e t h a n 1 8 y e a r s o f e x p e r i e n c e i n p u b l i cr e l a t i o n s i n s e v e r a l s c h o o l d i s t r i c t s , a n d Dr M u i r i s a f o r m e r p r e s i d e n t o f t h e N a t i o n a lS c h o o l P u b l i c R e l a t i o n s A s s o c i a t i o n , a n d f o r 2 0 y e a r s wa s d i r e c t o r o f i n f o r ma t i o n f o r t h eMon t g ome r y C o u n t y ( Md . ) P u b l i c S c h o o l sAs a r e s u l t o f o u r r e v i e w o f d i s t r i c t m a t e r i a l s a n d f o c u s g r o u p d i s c u s s i o n s , t h ec o n s u l t a n t s p r e p a r e d r e c o mme n d a t i o n s w h i c h we b e l i e v e c a n h e l p t h e d i s t r i c t i m p r o v e i t s

p u b l i c r e l a t i o n s a n d c o mmu n i c a t i o n p r a c t i c e s T h e f i n a l r e p o r t wa s r e v i e we d c a r e f u l l y b yNSPRA E x e c u t i v e D i r e c t o r R i c h a r d D B a g i n , A PR .

F i n d i n g s i n t h i s r e p o r t r e f l e c t o u r r e v i e w o f many d i s t r i c t d o c u me n t s a n d t h ep e r c e p t i o n s o f p a r t i c i p a n t s wh o me t w i t h t h e c o n s u l t a n t s i n f o c u s g r o u p s o n Wednesdaya n d T h u r s d a y , No vembe r 2 8 - 2 9 , 2 0 0 1 T h e s e p e r c e p t i o n s w e r e b a s e d o n a n s w e r s t o as e r i e s o f q u e s t i o n s t h e c o n s u l t a n t s p o s e d t o e a c h g r o u p

NSPRA Commun i c a t i o n A ud i t 2 Ba l t i mo r e Co u n t y Pu b l i c Sc h o o l s


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Gui di ng De f i ni t i on

S i n c e 1 9 3 5 , t h e N a t i o n a l S c h o o l P u b l i c R e l a t i o n s A s s o c i a t i o n ( NSPRA ) h a sw o r k e d w i t h s c h o o l d i s t r i c t s , s t a t e a n d n a t i o n a l e d u c a t i o n o r g a n i z a t i o n s a n d a g e n c i e s t oa d v a n c e t h e c a u s e o f e d u c a t i o n t h r o u g h r e s p o n s i b l e p u b l i c r e l a t i o n s , i n f o r m a t i o n a n dc o m m u n i c a t i o n p r a c t i c e s I n d o i n g s o , NSPRA u s e s t h e f o l l o w i n g d e f i n i t i o n a s af o u n d a t i o n f o r a l l e d u c a t i o n a l p u b l i c r e l a t i o n s p r o g r a m sE d u c a t i o n a l p u b l i c r e l a t i o n s i s a p l a n n e d , s y s t e m a t i c m a n a g e m e n t f u n c t i o n ,d e s i g n e d t o h e l p i m p r o v e t h e p r o g r a m s a n d s e r v i c e s o f a n e d u c a t i o n a lo r g a n i z a t i o n I t r e l i e s o n a c o m p r e h e n s i v e , t wo - wa y c o mm u n i c a t i o np r o c e s s i n v o l v i n g b o t h i n t e r n a l a n d e x t e r n a l p u b l i c s w i t h t h e g o a l o fs t i m u l a t i n g b e t t e r u n d e r s t a n d i n g o f t h e r o l e , o b j e c t i v e s , a c c o m p l i s h me n t sa n d n e e d s o f t h e o r g a n i z a t i o nE d u c a t i o n a l p u b l i c r e l a t i o n s p r o g r a m s a s s i s t i n i n t e r p r e t i n g p u b l i c a t t i t u d e s ,i d e n t i f y a n d h e l p s h a p e p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s i n t h e p u b l i c i n t e r e s t , a n dc a r r y o n i n v o l v e m e n t a n d i n f o r m a t i o n a c t i v i t i e s w h i c h e a r n p u b l i c u n d e r -s t a n d i n g a n d s u p p o r t

Assumpt i ons

I t i s a s s u m e d t h a t s c h o o l d i s t r i c t s u n d e r t a k e c o mm u n i c a t i o n a u d i t s b e c a u s e t h e ya r e c o mm i t t e d t o i m p r o v i n g t h e i r p u b l i c r e l a t i o n s / c o m m u n i c a t i o n p r o g r a m s . I t i s a l s oa s s u m e d t h a t t h e y w i s h t o v i e w t h e d i s t r i c t a n d i t s wo r k t h r o u g h t h e p e r c e p t i o n s o f o t h e r s ,a n d t h a t t h e y wo u l d n o t e n t e r i n t o a n a u d i t u n l e s s t h e y w e r e c o m f o r t a b l e i n d o i n g s oH o w e v e r , s om e c a u t i o n s h o u l d b e o b s e r v e d r e g a r d i n g t h e n a t u r e o f s u c h a r e v i e wWh e n e v e r o p i n i o n s a r e s o l i c i t e d a b o u t a n i n s t i t u t i o n a n d i t s w o r k , t h e r e i s a t e n d e n c y t od w e l l o n p e r c e i v e d p r o b l e m a r e a s T h i s i s n a t u r a l a n d , i n d e e d , i s o n e o f t h e o b j e c t i v e s o fa n a u d i t I m p r o v e m e n t i s i m p o s s i b l e u n l e s s t h e r e i s i n f o r m a t i o n o n wh a t ma y n e e d t o b e

c h a n g e d

NSPRA Communi ca t i on A ud i t 3 Ba l t i mo r e Count y Pu bl i c S c ho o l s


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Pa r a me t e r s o f t h e Au d i tI t i s d i f f i c u l t t o m e a s u r e p u b l i c r e l a t i o n s H o w e v e r , i n d i v i d u a l e l e me n t s c a n b ea s s e s s e d . I t c a n b e d e t e r m i n e d w h e t h e r s p e c i f i c p r o g r a m g o a l s a n d o b j e c t i v e s h a v e b e e nme t T h e r e a l me a s u r e o f s u c c e s s f o r a n y p r o g r a m , h o we v e r - i n c l u d i n g a p u b l i c r e l at i o n s / c o m m u n i c a t i o n p r o g r a m - i s t o d e t e r mi n e w h e t h e r i t i s h e l p i n g t h e o r g a n i z a t i o n

w o r k t o w a r d i t s s t a t e d m i s s i o n A c c o r d i n g l y , i n d e v e l o p i n g t h e r e c o mme n d a t i o n s , t h ec o n s u l t a n t s r e v i e we d t h e p e r c e p t i o n s o f t h e f o c u s g r o u p s a n d r e s o u r c e ma t e r i a l s i n l i g h t o ft h e d i s t r i c t ' s v i s i o n , m i s s i o n , b e l i e f s a n d g o a l s

Re s o u r c e Mat er i a l s

B e f o r e t h e c o n s u l t a n t s ' o n - s i t e v i s i t , a c o m p r e h e n s i v e c o l l e c t i o n o f s c h o o l d i s t r i c ta n d c o m mu n i t y m a t e r i a l s wa s s e n t b y t h e O f f i c e o f C o mmu n i c a t i o n s f o r o u r r e v i e wT h e s e i n c l u d e d" D i s t r i c t p o l i c i e s r e g a r d i n g Commun i t y R e l a t i o n s" O r g a n i z a t i o n a l c h a r t s ( d i s t r i c t a n d d e p a r t m e n t s )" S p r i n g 2 0 0 0 P a r e n t I n v o l v e me n t S u r v e y" 1 9 9 7 Re v i e w o f t h e S c h o o l S y s t e m ' s S t r a t e g i c C o mmu n i c a t i o n P l a n" B l u e p r i n t f o r P r o g r e s s : R e a l i z i n g t h e V i s i o n b o o k l e t" C o n c e p t u a l f r a m e w o r k f o r d e v e l o p i n g a S t r a t e g i c C o mmu n i c a t i o n s P l a nS c h o o l - B a s e d Man ag emen t G u i d e f o r S c h o o l I m p r o v e m e n t T e am s an d S c h o o lA d mi n i s t r a t o r s" O v e r v i e w o f G e n e r a l F u n d FY02 B u d g e t a n d C o mmu n i c a t i o n s b u d g e t" E x c e r p t o n p u b l i c i n f o r ma t i o n a n d c o mmu n i c a t i o n f r o m MGT o f A me r i c a r e p o r t

o n s c h o o l s y s t e m o r g a n i z a t i o n a n d m a n a g e m e n t" B a l t i mo r e C o u n t y P u b l i c S c h o o l S y s t e m F e e d b a c k R e p o r t 2 0 0 0 o n B a l d r i g eA s s e s s m e n t" M i s c e l l a n e o u s n e w s p a p e r c l i p p i n g s Med i a T i p s f o r A p r i l 2 1 - 2 7 , 2 0 0 1" S a mp l e r e c o g n i t i o n l e t t e r s a n d c e r e m o n y p r o g r a m s" S a mp l e n e w s r e l e a s e s" S a mp l e S u p e r i n t e n d e n t ' s B u l l e t i n" S a mp l e E m e r g e n t B u l l e t i n" P a r e n t A Gu a r d i a n R i g h t s , E x p e c t a t i o n s & R e s p o n s i b i l i t i e s b r o c h u r e

NSPRA C ommu n i c a t i o n Au di t 4 B a l t i m o r e Co u n t y Pu b l i c Sc h o o l s


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" C o mmu n i c a t i n g w i t h t h e B o a r d o f E d u c a t i o n b r o c h u r e" V a r i o u s i s s u e s o f T h e R e t i r e e R e v i e w" V a r i o u s i s s u e s o f S t a f f E x c h a n g e" 2 0 0 1 - 2 0 0 2 BCPS S c h o o l I n f o r ma t i o n C a l e n d a r & A n n u a l R e p o r t" 2 0 0 1 - 2 0 0 2 S t u d e n t H a n d b o o k" J u n e 2 0 0 1 i s s u e o f E q u i t y a n d A s s u r a n c e N e w s b r i e f" 2 0 0 0 - 2 0 0 1 S c h o o l & O f f i c e P e r s o n n e l D i r e c t o r y" 2 0 0 0 - 2 0 0 1 C o n f i d e n t i a l P e r s o n n e l D i r e c t o r y" We l c o me t o t h e B a l t i mo r e C o u n t y P u b l i c S c h o o l s i n f o r ma t i o n f o l d e r" S c h o o l D i r e c t o r y 2 0 0 1 - 2 0 0 2" C r o s s r o a d s : A M u l t i c u l t u r a l Gu i d e b o o k" S a mp l e s o f b u i l d i n g - l e v e l n e w s l e t t e r s" L i s t o f a d m i n i s t r a t o r s ' i n t e r p e r s o n a l c o mmu n i c a t i o n a c t i v i t i e s" N e w s me d i a l i s t" S a mp l e B o a r d o f E d u c a t i o n a g e n d a" P r e s s R e l e a s e Wr i t i n g 1 0 1 w o r k s h o p m a t e r i a l s" B a s i c PR Wo r k s h o p m a t e r i a l s" M i s c e l l a n e o u s PR t i p s h e e t s a n d a r t i c l e s" I n f o r ma t i o n o n S c h o o l - B u s i n e s s P a r t n e r s h i p s" BCPS M a g n e t P r o g r a ms b r o c h u r e" V o l u n t e e r B a l t i m o r e C o u n t y P i t c h i n g I n F o r P r o g r e s s O c t o b e r 1 9 9 9 a c t i v i t i e s" U n i t e d Wa y i n f o r ma t i o n" K i d H e l p i n g H o p k i n s C h i l d t o C h i l d b r o c h u r e" S h a r e d u s e a g r e e m e n t s w i t h c o mmu n i t y a g e n c i e s" E me r g e n c y P r o c e d u r e s a n d S a f e t y M a n u a l" E me r g e n c y P r o c e d u r e s g u i d e" J o b d e s c r i p t i o n s f o r C o mmu n i c a t i o n s O f f i c e p e r s o n n e l

NSPRA Co mmu n i c a t i o n Au d i t 5 B a l t i mo r e Co u n t y Pu b l i c Sc h o o l s


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NSPRA Co mmu n i c a t i o n Au d i t 6 B a l t i mo r e Co u n t y P u b l i c Sc h o ol s


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P e r c e p t i o n s o f t h e F o c u s Gr o u p sT h e f o l l o w i n g i s a n o v e r v i e w o f p e r c e p t i o n s i d e n t i f i e d b y t h e c o n s u l t a n t s i n t h e f o c u sg r o u p s e s s i o n s h e l d d u r i n g t h e o n - s i t e v i s i t T h i s s e c t i o n i s n o t a v e r b a t i m r e p o r t o f r e s p o n s e s t ot h e c o n s u l t a n t s ' q u e s t i o n s R a t h e r , i t c o n t a i n s c o m me n t s t h a t a p p e a r t o i d e n t i f y s i g n i f i c a n t b e l i e f s ,c o n c e r n s a n d s u g g e s t i o n s o f p a r t i c i p a n t s M a n y o f t h e s e c o m me n t s l e d t o r e c o m m e n d a t i o n s i nt h i s c o mm u n i c a t i o n a u d i t r e p o r t O t h e r c o mme n t s ma y b e h e l p f u l t o t h e s c h o o l b o a r d a n ds u p e r i n t e n d e n t i n a d d r e s s i n g s t a f f a n d c o m m u n i t y c o n c e r n s i n o t h e r a r e a s

Gr o u p : Ce n t r a l O f f i c e S e c r e t a r i e sT h i s g r o u p r e p o r t e d t h a t t h e d i s t r i c t h a s h i g h s t a n d a r d s a n d h o l d s s t u d e n t s a c c o u n t a b l e f o rg o o d wo r k I m p l e me n t i n g a n d u p g r a d i n g t e c h n o l o g y wa s a n o t h e r s t r e n g t h , a s w e l l a sm a g n e t p r o g r a m s , o u t s t a n d i n g a t h l e t i c s , a n d g o o d s t u d e n t s u p p o r t F r o m a mo r e p e r s o n a lp o i n t o f v i e w , t h e y a l s o l i s t e d t h e n u m b e r o f p a i d h o l i d a y s a n d f l e x i b l e wo r k h o u r sWh e n a s k e d , " Wh a t i s y o u r b e s t s o u r c e o f n e w s a n d i n f o r m a t i o n a b o u t t h e d i s t r i c t ? " t h i sg r o u p m e n t i o n e d t h e S u p e r i n t e n d e n t ' s B u l l e t i n , t h e n e w s f o l d e r o n t h e O u t l o o k e - m a i ls y s t e m , a n d S t a f f E x c h a n g e , a l t h o u g h s om e n o t e d t h a t t h e n e w s l e t t e r i s n o t d i s t r i b u t e d t oa l l o f f i c e u n i t s M o s t s a i d t h e y r e c e i v e c o mm u n i c a t i o n ma i n l y t h r o u g h e - m a i l , a l t h o u g hs om e f e l t t h a t t h e s y s t e m' s s e r v e r wa s n o t t o o r e l i a b l e

T h e m a j o r i t y o f p a r t i c i p a n t s i n t h i s g r o u p s a i d t h e y r a r e l y w a t c h e d t h e d i s t r i c t ' s c a b l et e l e v i s i o n c h a n n e l ( C h a n n e l 7 3 ) , a n d c o mp l a i n e d t h a t many p a r e n t s h e a r a b o u t e a r l yc l o s i n g s o r o t h e r w e a t h e r - r e l a t e d c h a n g e s o n r a d i o o r t e l e v i s i o n b e f o r e e mp l o y e e s a r en o t i f i e d i n t e r n a l l y T h i s g r o u p f e l t t h a t e - m a i l wa s a d e q u a t e f o r r o u t i n e c o mmu ni c a t i o n ,b u t u r g e d a c t i v a t i n g a n d e x p a n d i n g t h e t e l e p h o n e t r e e t o c e n t r a l o f f i c e u n i t s f o r e m e r g e n c yc o mm u n i c a t i o n . Some q u e s t i o n e d t h e n e e d t o h a v e t wo d i f f e r e n t t e l e p h o n e d i r e c t o r i e s ,

NSPRA Commun i c a t i o n Au d i t 7 Ba l t i mo r e C o un t y P u bl i c S c h o o l s


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a n d s ome n o t e d t h a t t h e mo r e c o mp l e t e d i r e c t o r y , w h i c h i n d i c a t e s o f f i c e p e r s o n n e lr e s p o n s i b i l i t i e s , i s n o t d i s t r i b u t e d t o a l l c e n t r a l o f f i c e s t a f fWh e n a s k e d t o g r a d e t h e d i s t r i c t o n i t s " c u s t o m e r s e r v i c e , " t h i s g r o u p g a v e i t a B+ Somen o t e d t h a t t h e s u p e r i n t e n d e n t h a s d i r e c t e d t h a t " v o i c e ma i l i s n o t t o b e u s e d b y o f f i c e s " i nl i e u o f a n s w e r i n g t e l e p h o n e s i n p e r s o n , a n d t h a t t h e p r o f e s s i o n a l d e v e l o p m e n t u n i t h a ss p o n s o r e d c u s t o m e r s e r v i c e t r a i n i n g ( F r e d P r y o r ) f o r p r o f e s s i o n a l , b u t n o t c l e r i c a l s t a f fA s k e d t o name o n e t h i n g t h a t t h e d i s t r i c t c o u l d d o t o i m p r o v e c o m m u n i c a t i o ni m m e d i a t e l y , g r o u p memb e r s a n s w e r e d mo r e c a b l e a c c e s s t o C h a n n e l 7 3 , e n h a n c i n g t h er o l e a n d s e r v i c e s o f t h e O f f i c e o f C o m m u n i c a t i o n s ( i n c l u d i n g 2 4 1 7 p h o n e a n s w e r i n g ) , a n db e t t e r s h a r i n g o f t h e S u p e r i n t e n d e n t ' s B u l l e t i n w i t h s t a f f wh o d o n ' t r e c e i v e a n e - m a i lc o p y Some f e l t t h a t n e w s p a p e r c o v e r a g e o f t h e s c h o o l s i s b i a s e d , a n d f o c u s e s p r i m a r i l yo n b a d n e w s Some f e l t t h e S t a f f E x c h a n g e m o s t l y c o v e r s o l d n e w s a n d " f l u f f . "

Gr o u p : As s i s t a n t P r i n c i p a l sT h i s g r o u p f e l t t h a t t h e d i s t r i c t ' s s t r e n g t h s i n c l u d e s a f e s c h o o l s ; e x t r a c u r r i c u l a r a c t i v i t i e s ;g o o d t e c h n o l o g y t h a t i s g r o w i n g ; a h i g h l y - e d u c a t e d s t a f f , t h e B l u e p r i n t f o r P r o g r e s s ; c l e a re x p e c t a t i o n s f o r s t u d e n t s ; a n d g o o d c o u n t y w i d e s t u d e n t h a n d b o o k s

T h i s g r o u p ' s b e s t s o u r c e s o f n e w s a n d i n f o r m a t i o n i n c l u d e : T h e S u n ; e a c h o t h e r ; t h eS u p e r i n t e n d e n t ' s B u l l e t i n e - m a i l w e e k l y s c h o o l b u l l e t i n s ; B o a r d m i n u t e s ; a n d t h es u mma r y o f B o a r d m e e t i n g s o n C h a n n e l 7 3 Some f e l t t h a t t h e S u p e r i n t e n d e n t ' s B u l l e t i ni s i n t e n d e d t o c l a r i f y i n f o r m a t i o n , b u t t h a t e - m a i l i n g i t o n l y t o p r i n c i p a l s a n d s e c r e t a r i e s f o rc o p y i n g a n d d i s t r i b u t i o n t o s t a f f c a u s e s i t t o b e a s p o t t y s o u r c e " S e n d i t t o e v e r y o n e , "o n e p e r s o n s a i d A n o t h e r n o t e d t h a t t h e B u l l e t i n ' s d i s t r i b u t i o n b y e - m a i l o n F r i d a ya f t e r n o o n i s n o t t h e b e s t t i m i n g f o r s c h o o l - b a s e d s t a f fSome b a r r i e r s t o g o o d c o m m u n i c a t i o n t h a t we r e n o t e d b y t h i s g r o u p i n c l u d e t h e n e e d f o rmo r e t r a i n i n g o n h o w t o u s e t h e O u t l o o k e - m a i l s y s t e m , a n d c e n t r a l o f f i c e u n i t s t h a to v e r u s e a n s w e r i n g m a c h i n e s a n d d o n ' t r e s p o n d t o c a l l s f o r t w o t o t h r e e d a y s Some s a i dt h e y a r r i v e a t s c h o o l a t 7 : 0 0 t o 7 : 3 0 a . m a n d c a n ' t g e t a n y r e s p o n s e f r o m c e n t r a l o f f i c eu n i t s u n t i l 9 : 0 0 a . m o t h e r s n o t e d t h a t s ome memos a r e d a t e d s e v e n t o 1 0 d a y s p r i o r t ot h e i r r e c e i p t T h e y c o m p l i m e n t e d t h e d i s t r i c t o n i t s n e w I n t e r n e t home p a g e , i n c l u d i n gn e w s m e s s a g e s , b u t a l s o s a i d t h e t e l e p h o n e t r e e wa s s t i l l p r e f e r r e d f o r e m e r g e n c ym e s s a g e sT h i s g r o u p g a v e s c h o o l s a B+ o r A - o n c u s t o m e r s e r v i c e e f f o r t s , f e e l i n g t h a t t h e y a n do t h e r a d m i n i s t r a t o r s w e r e v e r y g o o d a t d e a l i n g w i t h i n a p p r o p r i a t e s t a f f r e s p o n s e s t o t h ep u b l i c .

NSPRA Commun i c a t i o n Au d i t 8 Ba l t i mo r e Co u n t y Pu bl i c S c ho o l s


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Goup Secondary School Teachers

T h i n g s t h a t t h e d i s t r i c t c o u l d d o t o i mm e d i a t e l y i m p r o v e c o mm u n i c a t i o n i n c l u d e s e n d i n gc o mm u n i c a t i o n t o a l l a d m i n i s t r a t o r s i n a b u i l d i n g , n o t j u s t t h e p r i n c i p a l ; u s i n g t h e w e b s i t ef o r e m e r g e n c y c o mm u n i c a t i o n s a n d p u b l i c i z i n g t h a t f a c t ; p e r m i t t i n g a s s i s t a n t p r i n c i p a l s t oa t t e n d p r i n c i p a l s ' m e e t i n g s ; a n d t h e n e e d f o r s om e p r i n c i p a l s t o d o a b e t t e r j o b o fc o m m u n i c a t i n g w i t h t h e i r a s s i s t a n t s

T h i s g r o u p d e s c r i b e d t h e d i s t r i c t ' s s t r e n g t h s a s t h e w i d e - r a n g i n g c u r r i c u l u m ; n u r t u r i n g o fs t u d e n t s ; h i g h q u a l i t y e d u c a t i o n ; a n i n c l u s i o n p r o g r a m t h a t wo r k s w e l l ; a n d t h e h i g hq u a l i t y o f n e w t e a c h e r s T h e y a l s o n o t e d t h e d i s t r i c t ' s e n c o u r a g e m e n t o f p a r e n ti n v o l v e me n t , g o o d c o mm u n i c a t i o n w i t h p a r e n t s , a n d q u a l i t y e x t r a c u r r i c u l a r o f f e r i n g sA l t h o u g h t h i s g r o u p f e l t t h a t t h e p u b l i c s c h o o l s w e r e g e n e r a l l y b e t t e r t h a n l o c a l p r i v a t es c h o o l s , s om e f e l t t h a t s om e p u b l i c s c h o o l s a r e b e d e v i l e d b y u n d e s e r v e d r e p u t a t i o n sSome f e l t t h a t g r e a t e r s t a n d a r d i z a t i o n o f t h e c u r r i c u l u m a n d o f f e r i n g s f r o m s c h o o l t os c h o o l ( i . e . , s om e s c h o o l s h a v i n g f o u r - p e r i o d v s s e v e n - p e r i o d d a y s ) m i g h t h e l p i m p r o v ep u b l i c s c h o o l s ' i m a g e s F i n a l l y , t h i s g r o u p c o mme n t e d t h a t t h e y h a v e g o o d e - m a i l c o n t a c tw i t h many p a r e n t s , a n d o n e p e r s o n c ommended a m i d d l e s c h o o l t h a t p u t s s t u d e n th omewo r k a s s i g n me n t s o n i t s w e b s i t eWh e n a s k e d a b o u t w e a k n e s s e s , s om e f e l t t h a t many p o s i t i v e s t o r i e s a b o u t m i n o r i t y s t u d e n ta c h i e v e m e n t a r e n o t p u b l i c i z e d . T h e g r o u p a g a i n m e n t i o n e d t h a t t h e r e a r e p e r c e p t i o np r o b l e m s a b o u t s ome p u b l i c s c h o o l s t h r o u g h o u t t h e c o u n t y . Some f e l t t h a t g r e a t e rc o mm u n i c a t i o n i s n e e d e d b e t w e e n s t a f f f r o m e l e m e n t a r y t h r o u g h m i d d l e a n d h i g h s c h o o ls o t h a t t h e r e c o u l d b e b e t t e r " K - 1 6 a l i g n me n t . " T h i s g r o u p f e l t t h a t s t a f f d e v e l o p me n to f f e r i n g s we r e e x c e l l e n t , b u t s om e n o t e d t h a t t h e r e i s l i t t l e t i m e t o t a l k w i t h c o l l e a g u e s a n de x c h a n g e i d e a s Some we r e c r i t i c a l o f " m e e t i n g s j u s t f o r t h e s a k e o f h a v i n g a me e t i n g . "Some f e l t t h a t t e a c h e r s a r e n o t i n f o r m e d a b o u t d i s t r i c t e v e n t s a n d p r o c e s s e s , a n d c i t e d t h er e c e n t r e o r g a n i z a t i o n a s a n e x a mp l e . F i n a l l y , many f e l t t h a t t h e d i s t r i c t s h o u l d d o mo r em a r k e t i n g o f i t s p r o g r a m s t o k e e p o r a t t r a c t s t u d e n t s awa y f r o m p r i v a t e a n d p a r o c h i a ls c h o o l s

T h i s g r o u p ' s b e s t s o u r c e s o f n e w s a n d i n f o r m a t i o n i n c l u d e d s c h o o l a d m i n i s t r a t o r s ;p e r s o n - t o - p e r s o n c o mm u n i c a t i o n c u r r i c u l u m o f f i c e s ( p a r t i c u l a r l y ma t h ) ; a n d t h e n e w sf o l d e r o n t h e O u t l o o k e - m a i l s y s t e m ( a l t h o u g h t wo i n t h e g r o u p w e r e n ' t a w a r e t h a t t h i sr e s o u r c e e x i s t s ) . T h i s g r o u p wa s n o t a w a r e o f t h e S u p e r i n t e n d e n t ' s B u l l e t i n . Some a l s om e n t i o n e d T h e Su n a n d n e ws o n t h e d i s t r i c t ' s w e b s i t e Some w e r e c r i t i c a l o f a l a c k o fNAACP a n d d i s t r i c t p u b l i c i t y o r r e c o g n i t i o n o f A f r i c a n A m e r i c a n s t u d e n t s wh o w e r eh o n o r e d w i t h ACTSO a w a r d s

NSPRA Commun i c a t i o n Au d i t 9 Ba l t i mo r e Co u n t y Pu b l i c S c h o o l s


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Wh e n a s k e d a b o u t v i e w i n g C h a n n e l 7 3 , s om e s a i d t h e r e wa s t o o much " c a n n e d "p r o g r a mmi n g T h e y w o u l d l i k e t o s e e mo r e l o c a l l y p r o d u c e d p r o g r a mmi n g , e s p e c i a l l y o ns t u d e n t a c h i e v e me n t s Some f e l t t h a t n o t i c e s o f me e t i n g s we r e n o t t i m e l y , s o m e t i me sr e a c h i n g t h e m o n t h e d a y o f o r t h e d a y b e f o r e a me e t i n g Many s a i d t h e y p r e f e r r e d t or e c e i v e n e w s a n d i n f o r ma t i o n b y e - m a i l , b u t o t h e r s n o t e d t h a t t h e y d o n o t h a v e c o n v e n i e n ta c c e s s t o a c o m p u t e r t e r m i n a l .T h i s g r o u p f e l t t h a t c u s t o me r s e r v i c e wa s g o o d d i s t r i c t w i d e , n o t i n g t h a t t h e p e r s o n n e l ,b e n e f i t s , a n d p a y r o l l o f f i c e s a r e e x c e l l e n t i n r e s p o n d i n g t o s t a f f i n q u i r i e sI n r e s p o n s e t o w h a t t h e d i s t r i c t c o u l d d o i mme d i a t e l y t o i mp r o v e c o mmu n i c a t i o n ,s u g g e s t i o n s i n c l u d e d h a v i n g a c e n t r a l c l e a r i n g h o u s e f o r i n f o r ma t i o n . Some f e l t t h a t t h eO f f i c e o f C o mmu n i c a t i o n s n e e d s t o d o a b e t t e r j o b o f c o o r d i n a t i n g i n f o r ma t i o n , a n d o n ep e r s o n s a i d t h a t S t a f f E x c h a n g e f r e q u e n t l y me n t i o n s t h e s am e p e o p l e a n d s c h o o l sA n o t h e r s u g g e s t i o n wa s t o p u r s u e b e t t e r a r t i c u l a t i o n w i t h t h e c o mmu n i t y c o l l e g e s ,e n a b l i n g s t u d e n t s t o e a r n c o l l e g e c r e d i t s

Cr o u p : St a k eh o l d e r sT h i s g r o u p o f " s t a k e h o l d e r s " i n c l u d e d i n d i v i d u a l s f r o m n o n - p r o f i t o r g a n i z a t i o n s , a p o l i c e o f f i c e r ,t h e c o u n t y e x e c u t i v e ' s c h i e f o f s t a f f , a r e c r e a t i o n d e p a r t me n t s t a f f p e r s o n , a n d a r e a l t o r .

T h i s g r o u p s a i d BCPS o f f e r s a v e r y g o o d e d u c a t i o n ( " a t l e a s t a s g o o d a s p r i v a t e s c h o o l s , "o n e s a i d ) ; e a s e o f c o mmu n i c a t i o n w i t h t e a c h e r s a n d p r i n c i p a l s ; c o mp e t i t i v e a n d s a f es c h o o l s ; a r e l a t i v e l y s ma l l a m o u n t o f d i s c i p l i n e p r o b l e ms ; a n d w i s e s p e n d i n g o n f a c i l i t i e sa n d ma i n t e n a n c e o f b u i l d i n g s .

w Some w e a k n e s s e s n o t e d b y t h i s g r o u p i n c l u d e d a l a c k o f c o n s i s t e n c y i n c o mmu n i c a t i o n ,w i t h t h e s u g g e s t i o n t h a t i t s h o u l d b e d i s s e mi n a t e d f r o m o n e p l a c e , a n d t h e n e e d f o r g r e a t e rc o n s i s t e n c y i n d e a l i n g w i t h t h e me d i a Some f e l t t h e r e i s t o o much v a r i a n c e i n p r i n c i p a l s 'a t t i t u d e s a n d b e h a v i o r s f r o m s c h o o l t o s c h o o l . On e p e r s o n f e l t t h a t s o m e c e n t r a l o f f i c ep e r s o n n e l n e e d t o b e t t e r u n d e r s t a n d t h e u s e a n d c o n t r o l o f j o i n t p a r k a n d r e c r e a t i o n s i t e s

R e s p o n s e s t o t h e q u e s t i o n , " Wh a t i s y o u r b e s t s o u r c e o f n e w s a n d i n f o r ma t i o n a b o u t t h ed i s t r i c t ? " r a n g e d f r o m n e w s p a p e r s , t o n o r e l i a b l e s o u r c e s , t o " I c a l l S h a r o n No r ma n . "Fe w i n t h i s g r o u p l o o k a t t h e d i s t r i c t we b s i t e Some s u g g e s t e d t h a t a s i n g l e s o u r c e o fs c h o o l n e w s a n d i n f o r ma t i o n w o u l d b e h e l p f u lSome i n t h i s g r o u p f e l t t h a t t h e d i s t r i c t we b s i t e s h o u l d b e t h e s o u r c e o f i n f o r ma t i o n a b o u ts c h o o l s Some s u g g e s t e d u s i n g d i f f e r e n t me d i a c h a n n e l s t o r e a c h d i f f e r e n t g r o u p s a n dc o mmu n i t i e s O t h e r s f e l t t h a t a l o t o f i n f o r ma t i o n c o m e s f r o m r u m o r s , a n d muc h o f t h ed i s t r i c t i n f o r ma t i o n i s o n e - w a y Some c o mp l i me n t e d t h e s c h o o l - b u s i n e s s p a r t n e r s h i p s

NSPRA Co mmu n i c a t i o n Au d i t 1 0 Ba l t i mo r e Co u n t y P u b l i c Sc h o o l s


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S e v e r a l s u g g e s t e d w i d e r u s e o f t h e We l c o me Wag o n , a n d mo r e c o n t a c t w i t h R e a l t o r sSome f e l t t h a t C h a n n e l 7 3 c o u l d b e a g o o d s o u r c e o f i n f o r m a t i o n , b u t t h a t i t n e e d e d mo r ep u b l i c i t yC u s t o m e r s e r v i c e , t h i s g r o u p f e l t , wa s g o o d a t t h e c e n t r a l o f f i c e , b u t v a r i e d f r o m s c h o o l t os c h o o l " A p r i n c i p a l ' s a t t i t u d e t o w a r d t h e p u b l i c i s c o m m u n i c a t e d t o t h e s t a f f , " o n ep e r s o n n o t e d Some i n t h e g r o u p r e p o r t e d h a v i n g u n p l e a s a n t e x p e r i e n c e s w i t h s c h o o lp e r s o n n e lWhen a s k e d w h a t t h e d i s t r i c t c o u l d d o t o i m m e d i a t e l y i m p r o v e c o mm u n i c a t i o n , o n ep e r s o n s a i d , u s e t h e O f f i c e o f C o m m u n i c a t i o n s t o b e t t e r c o o r d i n a t e i n f o r m a t i o n A n o t h e rs a i d t h e r e wa s g r e a t c o m m u n i c a t i o n a n d r a p p o r t b e t w e e n t h e p o l i c e d e p a r t m e n t a n ds c h o o l s

Gr o u p : Bo a r d o f Ed uc a t i o n Me mb e r s ( Gr o up 1 )D i s t r i c t s t r e n g t h s m e n t i o n e d b y t h i s g r o u p o f t wo B o a r d memb e r s w e r e d i v e r s i t y ; at a l e n t e d s t a f f ; g o o d c u r r i c u l u m a n d i n f r a s t r u c t u r e ; a n d many l o n g t i m e e m p l o y e e s wh oh a v e a c o m m i t m e n t t o s t u d e n t s a n d t o t h e c o m m u n i t y T h e y f e l t t h e r e wa s a p o s i t i v er e l a t i o n s h i p b e t w e e n t h e s u p e r i n t e n d e n t a n d t h e v a r i o u s u n i o n s wh o r e p r e s e n t e m p l o y e e s ,a s w e l l a s w i t h B a l t i m o r e C o u n t y s t a t e l e g i s l a t o r s a n d t h e c o u n t y g o v e r n m e n t T h e yb e l i e v e t h e r e i s s t r o n g c o m m u n i t y s u p p o r t b o t h s y s t e m w i d e a n d a t i n d i v i d u a l s c h o o l s On en o t e d t h a t a l a r g e b o a r d ( 1 2 m e m b e r s ) i s a g r e a t s t r e n g t h , b e c a u s e " i t s memb e r s a r ei n q u i s i t i v e , a n d t h e r e i s mo r e a c t i v e e n g a g e m e n t w i t h a l a r g e a n d d i v e r s e c o m m u n i t y . "T h e s e B o a r d memb e r s f e l t t h a t d i s t r i c t w e a k n e s s e s i n c l u d e d i v e r s i t y ( d i s p a r i t i e s i n r a c i a la n d s o c i o e c o n o m i c f a c t o r s i n v a r i o u s g e o g r a p h i c a r e a s ) , s i z e , a n d t h e d i f f e r e n c e b e t w e e ne q u a l i t y a n d e q u i t y , w h i c h t h e y s a w a s b a s e d o n p e o p l e s ' p e r c e p t i o n s T h e y f e l t t h a t" s q u e a k y w h e e l s " t e n d e d t o g e t t h e m o s t a t t e n t i o n a t b o t h s c h o o l s a n d d i s t r i c t w i d e , a n dt h a t t e n d e d t o c r e a t e " u p s e t s . "T h e y f e l t t h a t t h e d i s t r i c t d o e s n ' t a l w a y s make t h e b e s t u s e o f r e s o u r c e s , a n d t h a t i t sc o m m u n i t y a n d p u b l i c r e l a t i o n s e f f o r t s a r e n o t a d e q u a t e o r p r o a c t i v e . T h e y f e l t t h e c e n t r a lo f f i c e s h o u l d a n t i c i p a t e " n e g a t i v e s " a n d h a v e p l a n s f o r d e a l i n g w i t h t h e m T h e y b e l i e v et h e r e s h o u l d b e b e t t e r u t i l i z a t i o n o f c o m m u n i t y s t r u c t u r e s a n d g r o u p s T h e y f e l t t h a t t h ed i s t r i c t d o e s n o t r e s p o n d a d e q u a t e l y t o c r i t i c i s m sT h e s e memb e r s f e l t t h e B o a r d n e e d s h e l p i n a n t i c i p a t i n g e v e n t s , p r e s e n t i n g i t s c a s e , a n do b t a i n i n g mo r e c o m m u n i t y e n g a g e m e n t T h e s c h o o l s y s t e m , t h e y s a i d , n e e d s t o p l a n a n dd e l i v e r mo r e e f f e c t i v e c o m m u n i c a t i o n On e p e r s o n f e l t t h a t t h e s y s t e m n e e d e d t o d e v e l o psome s t r a t e g y f o r t h e f o r t h c o m i n g e l e c t i o n s ( S e p t e m b e r a n d No v embe r 2 0 0 2 ) f o r t h ec o u n t y e x e c u t i v e a n d c o u n t y c o u n c i l b e c a u s e o f a p o t e n t i a l f o r t h e s c h o o l s t o become p a r t

NSPRA Commun i c a t i o n Au di t 1 1 Ba l t i mo r e Co u n t y Pu bl i c Sc h o o l s


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e

o f t h e p o l i t i c a l d e b a t e O t h e r i s s u e s t h a t n e e d c a r e f u l c o mmu n i c a t i o n p l a n n i n g a n ds t r a t e g i e s a r e r e d i s t r i c t i n g f o r t h e n e w h i g h s c h o o l , a n d t h e f o r t h c o mi n g mi d d l e s c h o o ls t u d y A l s o r a i s e d wa s t h e f a c t t h a t t h e B l u e p r i n t f o r P r o g r e s s h a d b e e n d e v e l o p e d , b u tn o t w e l l d i s s e mi n a t e d o r p r o m o t e d A n d , f i n a l l y , t h e s e B o a r d memb e r s s a i d t h a t p a r e n t sa n d o t h e r s n e e d t o b e t t e r u n d e r s t a n d h o w t h e s c h o o l s y s t e m wo r k s a n d h o w t o a c c e s s i t t og e t w h a t t h e y n e e d

Gr o u p : P a r e n t sT h i s g r o u p s a i d f e l t t h e d i s t r i c t o f f e r s e x c e l l e n t s e c o n d a r y m a g n e t p r o g r a m s a n d s c h o o l s ;g o o d d i s c i p l i n e ; a s t r o n g r e a d i n g p r o g r a m w i t h b a s a l r e a d e r s a n d p h o n i c s a n d g o o dr e s o u r c e s ( p a p e r a n d b o o k s ) i n s c h o o l s . Some s a i d t h a t t h e d i s t r i c t d o e s a g o o d j o b o fh e l p i n g s t u d e n t s p r e p a r e f o r t h e s t a t e MSPAP t e s t s O t h e r s t r e n g t h s i n c l u d e : s a f e s c h o o l sa n d n e i g h b o r h o o d s ; a g o o d l e a r n i n g d i s a b i l i t i e s p r o g r a m ; c l e a n b u i l d i n g s ; a n d g o o db u i l d i n g ma i n t e n a n c e Mo s t s a i d t h e r e wa s g o o d c o mmu n i c a t i o n b e t w e e n p a r e n t s a n ds c h o o l s t a f f sT h i s g r o u p s a i d i t s b e s t s o u r c e s o f i n f o r ma t i o n a b o u t t h e d i s t r i c t i n c l u d e : P T A me e t i n g s ,t h e p r i n c i p a l s ; s c h o o l n e w s p a p e r s ; t h e d i s t r i c t c a l e n d a r ; a n d v i e w i n g B o a r d me e t i n g s o nC h a n n e l 7 3 Some s a i d , h o w e v e r , t h a t B o a r d me e t i n g s o n t e l e v i s i o n we r e c o n f u s i n gb e c a u s e n o o n e p r o v i d e s t h e c o n t e x t o r b a c k g r o u n d f o r t h e i s s u e s t h a t a r e d i s c u s s e dSome f e l t t h e r e wa s a l a c k o f p u b l i c i t y a b o u t s c h o o l e v e n t sWh e n a s k e d a b o u t o t h e r s c h o o l i n f o r ma t i o n t h e y w o u l d l i k e t o h a v e , s e v e r a l i n t h i s g r o u ps a i d " mo r e i n f o r ma t i o n f r o m t e a c h e r s a b o u t w h a t t h e s t u d e n t s a r e g o i n g t o l e a r n t h i sy e a r , " a n d " wh y t h e c u r r i c u l u m k e e p s c h a n g i n g . " T h e y wo u l d l i k e t o h e a r f r o m t e a c h e r sa b o u t w a y s p a r e n t s c a n h e l p t h e i r c h i l d r e n l e a r n T h e y s a i d m o s t s c h o o l s h a v e n e w s l e t t e r st h a t k e e p t h e m p r e t t y w e l l i n f o r m e d , a n d a f e w h a v e a u t o ma t e d p h o n e c a l l i n g s y s t e m s .S e c o n d a r y s c h o o l s n e e d t o ma i l i n f o r m a t i o n t o p a r e n t s , a d d r e s s e d t o t h e m, a s o p p o s e d t oc o u n t i n g o n s t u d e n t s t o c a r r y i t homeWi t h r e s p e c t t o t h e d i s t r i c t ' s c u s t o me r s e r v i c e , t h e r e wa s a w i d e r a n g e o f f e e l i n g s . Somewh o s p e n d a l o t o f t i m e a t s c h o o l f e l t i t wa s v e r y g o o d ; o t h e r s s a i d i t d e p e n d e d o n t h er a p p o r t b e t w e e n t h e p r i n c i p a l a n d p a r e n t s On e p e r s o n s a i d i t wa s l i k e " p u l l i n g t e e t h " t og e t a n y i n f o r m a t i o n f r o m t h e s e c r e t a r y a t h e r c h i l d ' s s c h o o l Some s a i d t h e y f e l t t h a t t h et e a c h e r s i n t h e i r s c h o o l w e r e " v e r y a p p r o a c h a b l e . " Mo s t f e l t t h a t n o t e n o u g h p a r e n t s h a v ec o mp u t e r a c c e s s t o t h e I n t e r n e t t o m a k e t h i s a g o o d wa y o f c o mmu n i c a t i n g w i t h s c h o o l sWh e n a s k e d w h a t o n e t h i n g t h e s y s t e m c o u l d d o t o i m p r o v e c o mmu n i c a t i o n , t h e g r o u ps u g g e s t e d p r o v i d i n g f o r mo r e m o n e y f o r s c h o o l n e w s l e t t e r s , a s o p p o s e d t o r e d u c i n g as c h o o l ' s c o p y i n g b u d g e t ; a u t o ma t i c d i a l i n g p h o n e s y s t e m s t h a t s c h o o l s c o u l d u s e t o

NSPRA Co mmu n i c a t i o n Au d i t 1 2 Ba l t i mo r e Co u n t y P u b l i c S ch o o l s


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r e mi n d p a r e n t s o f c o m i n g e v e n t s ; a n d p h o n e ma i l s y s t e m s t h a t w o u l d a l l o w p a r e n t s t ol e a v e m e s s a g e s f o r t e a c h e r s .

Gr o u p : Ad v i s o r y Cou n c i l s a n d Co mmi t t e e s" Some p a r t i c i p a n t s i n t h i s g r o u p f e l t t h a t s t a f f n e e d e d t r a i n i n g i n h o w t o c o mmu n i c a t e w i t hp a r e n t s a n d o t h e r s , a n d t h a t t h e d i s t r i c t d o e s n ' t t o u t many o f i t s g o o d p r o g r a m s , o r w h a tt h e y d e s c r i b e d a s " b u r i e d s t r e n g t h s . "

F o r t h i s g r o u p , t h e i r b e s t s o u r c e s o f i n f o r ma t i o n a b o u t t h e s c h o o l s w e r e t h r o u g hv o l u n t e e r i n g i n t h e i r s c h o o l s , k i d s a n d o t h e r p a r e n t s , a n d s c h o o l n e w s l e t t e r s Some u s et h e d i s t r i c t we b s i t e a n d C h a n n e l 7 3 O t h e r s me n t i o n e d PTSA me e t i n g s , n e w s p a p e r s , a n dt h e v e r y n e g a t i v e n a t u r e o f t a l k r a d i o" T h i s g r o u p s a i d t h e y wo u l d l i k e t o r e c e i v e mo r e i n f o r ma t i o n a b o u t " p o s i t i v e t h i n g s , " a n dw o u l d l i k e t o s e e mo r e p a r t i c i p a t i o n b y s c h o o l s t a f f i n c o mmu n i t y o r g a n i z a t i o n s Some

s a i d p a r e n t s n e e d t o u n d e r s t a n d h o w t h e s y s t e m w o r k s a n d t h a t BCPS o u g h t t o d o mo r eo u t r e a c h t o p a r e n t s Some r e c o m m e n d e d a p a r e n t o r i e n t a t i o n r e g a r d i n g homewo r ke x p e c t a t i o n s , d r e s s e x p e c t a t i o n s , a n d b e h a v i o r a t e a c h s c h o o l l e v e l .T h e s e p a r t i c i p a n t s r a t e d s c h o o l s a s a v e r a g e i n c u s t o me r s e r v i c e , w i t h s o m e s a y i n g i t wa sn o t un c ommon t o b e l e f t w a i t i n g a t s c h o o l c o u n t e r s f o r a l o n g t i m e On e p e r s o n s a i d t h a tt h e p o s s i b i l i t y o f a s t u d e n t r e c e i v i n g f a i l i n g g r a d e s n e e d e d t o b e c o mmu n i c a t e d i n a d v a n c eI mme d i a t e s t e p s t o i m p r o v e c o mmu n i c a t i o n i n c l u d e d t e l e p h o n e s i n e v e r y c l a s s r o o m ;g r e a t e r e f f o r t s t o " g e t t h e g o o d n e ws o u t " ; a n d mo r e m a r k e t i n g

Gr o u p : Emp l o y e e Un i o n L e a d e r s" Many i n t h i s g r o u p f e l t t h a t t h e d i s t r i c t l e a d e r s h i p wa s " a b i t t o o d i s t a n t " f r o m t h e i r

membe r s ( d i s t r i c t e mp l o y e e s ) ; t h a t c o mmu n i c a t i o n wa s f r e q u e n t l y d e l a y e d o r s l u g g i s h ;t h a t e mp l o y e e s g o t m i x e d m e s s a g e s ; a n d s om e q u e s t i o n e d t h e a c c u r a c y o f c o mmu n i c a t i o nOn e p e r s o n f e l t t h a t t h e f o r m e r a r e a a d mi n i s t r a t o r s w e r e " a l a y e r b e t w e e n t h es u p e r i n t e n d e n t a n d p r i n c i p a l s wh o p u t t h e i r o wn ` s p i n ' o n i n f o r m a t i o n . " Some f e l t t h a tt h e d i s t r i c t i s c h a r a c t e r i z e d b y c o n f u s i o n , s p i n n i n g wh e e l s , a n d f r u s t r a t i o n On e s a i d t h a ts ome p e o p l e d o n ' t d o a n y t h i n g " b e c a u s e i n t h r e e w e e k s , i t ' s g o i n g t o c h a n g e . " On ep e r s o n a r g u e d f o r " m e s s a g e s i m p l i c i t y , c l a r i t y , a n d s t r a i g h t f o r w a r d n e s s I mp l e me n t a t i o ns h o u l d b e c l e a r ; when i t ' s n o t , p e o p l e mak e u p w h a t t o d o , a n d a s a r e s u l t l o t s o f t i m e a n de n e r g y a r e w a s t e d . "

NSPRACommun i c a t i o n A ud i t 1 3 Ba l t i mo r e Co u n t y Pu b l i c S c h oo l s


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Wh e n a s k e d a b o u t t h e i r b e s t s o u r c e s o f n e w s a n d i n f o r m a t i o n , s e v e r a l p r a i s e d t h eS u p e r i n t e n d e n t ' s B u l l e t i n a s g o o d , i n t r o d u c i n g c o n s i s t e n c y , b u t n o t e d t h a t i t i s n o td i s t r i b u t e d c o n s i s t e n t l y i n s c h o o l s Some f e l t t h a t p r i n c i p a l s mu s t k e e p i n c l o s e r t o u c hw i t h t h e ESS s t a f f s i n c e t h e r e i s n o l o n g e r a n a r e a s t a f f . Some s a i d t h a t t h e r e c e n tr e o r g a n i z a t i o n h a s d i s r u p t e d s om e c o mmu n i c a t i o n c h a n n e l s a n d n e w c h a n n e l s a n dr e s p o n s i b i l i t i e s h a v e n ' t y e t b e e n e s t a b l i s h e d On e p e r s o n n o t e d t h a t e x p u l s i o n h e a r i n g s a r emo r e d i f f i c u l t b e c a u s e t h e p e o p l e i n v o l v e d h a v e t o t r a v e l t o a c e n t r a l l o c a t i o n r a t h e r t h a nt o a n a r e a o f f i c e .

Wha t t h e c o u n t y c o u l d d o i mme d i a t e l y t o i m p r o v e c o mmu n i c a t i o n i s t o d e v e l o p o n em e s s a g e , s t i c k t o i t , a n d f o l l o w t h r o u g h , o n e p e r s o n s a i d Some s u g g e s t e d t h a t t h es u p e r i n t e n d e n t s h o u l d m e e t mo n t h l y w i t h u n i o n l e a d e r s f o r a Q&A s e s s i o n , o r m e e t w i t ha r e a f o c u s g r o u p s On e p e r s o n s u g g e s t e d t h a t t h e s u p e r i n t e n d e n t a n d a d e p u t y l u n c h w i t he mp l o y e e s p e r i o d i c a l l y " t o f i n d o u t h o w i t i s p l a y i n g o u t t h e r e . "

Gr o u p : Co un s e l o r sF o r t h i s g r o u p , t h e i r b e s t s o u r c e s o f n e w s a n d i n f o r ma t i o n a b o u t t h e s c h o o l s a r e T h e S u n ,C h a n n e 7 3 , i n f o r ma t i o n t h a t p r i n c i p a l s s h a r e f r o m me e t i n g s , S t a f f E x c h a n g e , u n i o np u b l i c a t i o n s , a n d l o c a l n e w s p a p e r s . D i s t r i b u t i o n r e s p o n s i b i l i t i e s f o r t h e S u p e r i n t e n d e n t ' sB u l l e t i n , s om e f e l t , a r e u n c l e a r E - m a i l i s a s o u r c e o f i n f o r m a t i o n , b u t some w e r e c r i t i c a lo f a n t i q u a t e d s o f t w a r e , c i t i n g t h e DOS s c h e d u l i n g p r o g r a m T h i s g r o u p f e l t t h a t t h e we bs i t e h a s i m p r o v e d Mos t f e l t t h a t t h e r e a r e n o t e n o u g h t e l e p h o n e l i n e s f o r g o o dc o mmu n i c a t i o n t o a n d f r o m s c h o o l s Some f e l t t h a t v o i c e ma i l wo u l d b e a b i g h e l p i ni mp r o v i n g t h e p u b l i c ' s i m a g e o f s c h o o l a c c e s s i b i l i t y

Some f e l t t h a t me e t i n g s a n d d e a d l i n e s a r e n o t w e l l - c o o r d i n a t e d One p e r s o n s a i d t h e r ewa s t o o much i n f o r m a t i o n i n t h e S u p e r i n t e n d e n t ' s B u l l e t i n , a n d a f i l e o f t h i s y e a r ' s i s s u e si s a b o u t 3 " t h i c k i n t h r e e m o n t h s Wi t h p r i n c i p a l s r e s p o n s i b l e f o r s c r e e n i n g t h i s d o c u m e n ta n d c o p y i n g i n f o r m a t i o n f o r t e a c h e r s a n d o t h e r s i n t h e i r s c h o o l s , s e v e r a l p e o p l e f e l t t h a tt h e i r memb e r s e i t h e r d o n ' t s e e i t o r g e t t h e i n f o r m a t i o n t o o l a t e On e p e r s o n s u g g e s t e dt h a t a b o u t 2 5 % o f t h e S u p e r i n t e n d e n t ' s B u l l e t i n v o l u me wa s s p e c i a l e d u c a t i o ni n f o r m a t i o n a n d s u g g e s t e d t h a t p e r h a p s t h a t o f f i c e c o u l d c r e a t e i t s o wn n e w s l e t t e r I na d d i t i o n , s om e s a i d , p e o p l e a l s o r e c e i v e memos o r i n f o r m a t i o n f r o m o t h e r d e p a r t m e n t s .

Membe r s o f t h i s g r o u p f e l t t h e y n e e d mo r e i n f o r m a t i o n a b o u t g o o d p r o g r a m s a n d b e s tp r a c t i c e s i n o t h e r c o u n t y s c h o o l s , a n d t h a t t h e d i s t r i c t n e e d s t o d o a b e t t e r j o b o fp r o mo t i n g i t s e l f i n r e c r u i t i n g new t e a c h e r s On e p e r s o n c i t e d t h e s t a f f d e v e l o p m e n ta c t i v i t i e s t h e d a y b e f o r e T h a n k s g i v i n g a s e x c e l l e n t f o r s h a r i n g among s t a f f A n o t h e r f e l tt h a t t h e r e s h o u l d b e s y s t e mw i d e c o n f e r e n c e d a y s f o r s e c o n d a r y a s we l l a s e l e me n t a r ys c h o o l s

NSPRA Co mmu n i c a t i o n Au d i t 1 4 Ba i d mo r e Coun t y Pub l i c S c h o o l s


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Some f e l t t h a t t h e d i s t r i b u t i o n me t h o d f o r p r i n t ma t e r i a l n e e d s i mp r o v e me n t ; a l t h o u g h o n ep e r s o n s a i d t h a t h e r s c h o o l h a s a n " u r g e n t s p o t " o n t h e o f f i c e b u l l e t i n b o a r d f o r t h i n g s t h a te v e r y o n e n e e d s t o r e a d Some f e l t t h a t p r i n c i p a l s n e e d mo r e a u t o n o my i n c o mmu n i c a t i n gw i t h p a r e n t s i n e me r g e n c i e s S e v e r a l i n t h i s g r o u p s a i d t h a t d e c i s i o n s t o c l o s e s c h o o l s f o ri n c l e me n t w e a t h e r n e e d t o b e made e a r l i e r ; s om e s t a f f a n d s t u d e n t s h a v e a l r e a d y l e f t homeb y t h e t i me t h e B a l t i mo r e C o u n t y a n n o u n c e m e n t i s made o n t h e r a d i o .Mos t g a v e s c h o o l s h i g h r a n k i n g s f o r c u s t o m e r s e r v i c e , a l t h o u g h s om e s a i d t h a t s c h o o lo f f i c e s t a f f s w e r e " t o o s t r e t c h e d . "" S e n d mo r e p o s i t i v e s t o r i e s t o t h e n e w s me d i a , " o n e p e r s o n s u g g e s t e d whe n a s k e d a b o u tw h a t t h e d i s t r i c t c o u l d d o t o i mp r o v e c o mmu n i c a t i o n Mo s t wo u l d l i k e t o r e c e i v e n o t i c e si n p r i n t , n o t t h r o u g h p o s t i n g o n a b u l l e t i n b o a r d S e v e r a l s a i d i t w o u l d b e n i c e f o ra d mi n i s t r a t o r s t o g e t i n t h e h a b i t o f s a y i n g s o me t h i n g n i c e t o s t a f f , " p e o p l e a r e f e e l i n gb e a t e n d o w n , " o n e p e r s o n f e l t T h i s g r o u p f e l t t h a t f e w c e n t r a l o f f i c e a d mi n i s t r a t o r s v i s i ts c h o o l s Some h a d c o n c e r n f o r n e w t e a c h e r s , w h om t h e y f e e l n e e d mo r e p o s i t i v e s u p p o r t" T h e t e a c h i n g j o b h a s b e c o m e o v e r w h e l mi n g , a n d w e ' r e l o s i n g g o o d p e o p l e b e c a u s e t h e yf e e l mi c r o - m a n a g e d , " o n e p e r s o n s t a t e d On e p e r s o n s u g g e s t e d a q u a r t e r l y v i d e o r e p o r tf r o m t h e s u p e r i n t e n d e n t , b r o a d c a s t o n C h a n n e l 7 3T h e g r e a t e s t c h a l l e n g e s f a c i n g t h e d i s t r i c t i n c l u d e i t s c h a n g i n g d e mo g r a p h i c s , i n c r e a s i n gn u m b e r s o f k i d s w i t h s e v e r e n e e d s , a n d i n s u f f i c i e n t s t a f f i n g " T a x p a y e r s n e e d t o b e b e t t e ri n f o r m e d a b o u t i s s u e s i f we w a n t t h e i r s u p p o r t , " o n e p e r s o n s a i d Some f e l t t h a t t h ec o u n t y n e e d s t o r a i s e t a x e s t o s u p p o r t e d u c a t i o n , a n d t h a t t h e c o u n t y n e e d s a b e t t e r l o n g -t e r m g r o w t h p l a n

Gr o u p : S c h o o l C l e r i c a lT h i s g r o u p f e l t t h a t t h e d i s t r i c t n e e d s mo r e t e x t b o o k s a n d e a r l i e r d e c i s i o n s a n da n n o u n c e m e n t s o f s n o w c l o s i n g s o r d e l a y s Some s a i d t h e t e l e p h o n e t r e e i s a g o o d i d e a ,b u t t h a t c a l l e r s c a n ' t g e t t h r o u g h i n e me r g e n c y s i t u a t i o n s . Some f e l t t h a t e l e me n t a r ys c h o o l s h a v e t o o many p e o p l e r o a mi n g t h r o u g h t h e b u i l d i n g s a n d t h a t t h i s c o u l d b e c o m e as e c u r i t y i s s u e Some s a i d t h e y r e c e i v e t h e d i s t r i c t d i r e c t o r y t o o l a t e , a n d s om e s a i d t h a tu n t i l a c h a n g e wa s made a f t e r 9 / 1 1 , t h e y w e r e u n a b l e t o a c c e s s t h e i r p r i n c i p a l ' s e - ma i lSome s a i d i t wa s d i f f i c u l t t o f i n d s u b s t i t u t e t e a c h e r s , t h a t t h e s u b l i s t " i s a j o k e , " a n ds e v e r a l b l a m e d t h e p r o b l e m o n l o w p a y Mos t f e l t t h a t s c h o o l s n e e d mo r e p h o n e l i n e s a n dt e a c h e r s s h o u l d h a v e v o i c e ma i lWh e n a s k e d a b o u t t h e i r s o u r c e s o f n e w s a n d i n f o r m a t i o n , t h i s g r o u p me n t i o n e d t h e n e w so n t h e we b s i t e , C h a n n e l 7 3 , S t a f f E x c h a n g e , O u t l o o k e - m a i l , a n d t h e S u p e r i n t e n d e n t ' sB u l l e t i n F o r t h o s e wh o h a v e o n l y o n e c o mp u t e r i n t h e o f f i c e , s o m e s a i d i t i s d i f f i c u l t t o

NSPRA Commun i c a t i o n Au d i t 1 5 Ba l t i mo r e Co u n t y Pu bl i c Sc h o o l s


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On e i n t h i s g r o u p f e l t t h a t t h e d i s t r i c t s h o u l d p u b l i s h a c o mmu n i t y n e w s l e t t e r Some f e l tt h a t d i r e c t i v e s a r e n o t c l e a r , a n d t h a t b e t t e r c a l e n d a r a n d d e a d l i n e c o o r d i n a t i o n i s n e e d e dT h e y f e e l t h a t p e r s o n - t o - p e r s o n a n d e - m a i l c o mmu n i c a t i o n s a r e b e s t .On c u s t o m e r s e r v i c e , t h i s g r o u p f e l t t h a t " i t i s r e a l l y g o o d , " a n d o n e p e r s o n s a i d t h a t t h ec e n t r a l o f f i c e f u n c t i o n s much b e t t e r u n d e r t h e n e w s u p e r i n t e n d e n t Mos t f e l t t h a t t h es c h o o l s p r o j e c t a f r i e n d l y a t m o s p h e r eT h e d i s t r i c t c o u l d i mp r o v e c o mmu n i c a t i o n , memb e r s o f t h i s g r o u p s a i d , b y s t a n d a r d i z i n gt e c h n o l o g y f a s t e r , a n d ma k i n g e a r l i e r i n c l e me n t w e a t h e r a n n o u n c e m e n t s a n d n o t c h a n g i n gt h e m

Gr o u p : Ca b i n e t / Di r e c t o r sT h e y f e l t t h a t s ome w e a k n e s s e s i n c l u d e t h e s i z e o f t h e d i s t r i c t ; p r o b l e ms i n d e l i v e r i n gt e a c h e r a n d a d mi n i s t r a t o r t r a i n i n g ; s t a f f t u r n o v e r a n d h a v i n g t o ma n a g e mo r e w i t h f e w e rr e s o u r c e s Some f e l t t h a t c o mmu n i c a t i o n n e e d s i mp r o v i n g s o t h a t s t a f f t r u s t t h ei n f o r ma t i o n t h e y r e c e i v e a n d t h a t i t i s d e l i v e r e d i n a t i me l y f a s h i o n . Some f e l t t h a t t h er e c e n t r e o r g a n i z a t i o n h a s h e l p e d i mp r o v e c o mmu n i c a t i o n

T h e b e s t s o u r c e s o f n e w s a n d i n f o r ma t i o n f o r t h i s g r o u p i n c l u d e : t h e PTA b u l l e t i n ; S t a f fE x c h a n g e ; l o c a l n e w s p a p e r s a n d n e w s o n e - ma i l N o n e i n t h i s g r o u p u s e t h e d i s t r i c t we bs i t e Some f e l t t h a t t h e t e l e p h o n e s y s t e m n e e d s t o b e i mp r o v e d , w i t h v o i c e ma i l t h a two u l d e n a b l e p e o p l e t o l e a v e m e s s a g e s i f t h e p e r s o n c a l l e d i s n o t a v a i l a b l e

g e t f r o m t h e a t t e n d a n c e r e p o r t i n g p r o g r a m t o t h e we b s i t e . On e p e r s o n s a i d t h a t t h es u p e r i n t e n d e n t i s d o i n g a g r e a t j o b o f c o mmu n i c a t i n g

T h i s g r o u p s a i d t h a t s om e o f t h e d i s t r i c t ' s c o mmu n i c a t i o n i s n o t t i m e l y , a n d t h e y we r ec r i t i c a l o f a t o o - s h o r t t u r n a r o u n d t i me f o r me e t i n g d e a d l i n e s Some c a l l e d f o r b e t t e ri n t e g r a t i o n o f t h e m a s t e r c a l e n d a r , p e r h a p s p u t t i n g i t o n l i n e " T h e O u t l o o k c a l e n d a r h a swo r k e d t o s o m e e x t e n t , " o n e p e r s o n f e l tWh e n a s k e d a b o u t c u s t o me r s e r v i c e , t h i s g r o u p f e l t t h a t t h e e l e me n t a r y s c h o o l s a r e g r e a ts e c o n d a r y s c h o o l s a r e " n o t a s wa r m . " T h e d i s t r i c t o f f i c e p h o n e i s a l w a y s a n s w e r e dp l e a s a n t l y , s om e s a i d , b u t s om e i n t e r n a l o f f i c e s " l e a v e s o me t h i n g t o b e d e s i r e d . " Somef e l t t h a t f i n g e r p r i n t i n g o f n e w e mp l o y e e s n e e d e d t o b e i mp r o v e d , c i t i n g l o n g w a i t s a n d t h en e e d t o v i s i t mu l t i p l e s i t e s t o g e t p r o c e s s e d f o r j o b s O v e r a l l , t h e y f e l t , t h e d i s t r i c t d o e s ag o o d j o b , b u t i t c o u l d d o a b e t t e r j o b o f r e c o g n i z i n g o u t s t a n d i n g p r o g r a m s , s t a f f a n ds t u d e n t s , o n e p e r s o n s a i d

NSPRA Co mmu n i c a t i o n Au d i t 1 6 Ba l t i mo r e Co u n t y Pu b l i c Sc h o o l s


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T h i s g r o u p f e l t t h a t t h e d i s t r i c t c o u l d i m p r o v e c o mm u n i c a t i o n b y h a v i n g a n e w t e l e p h o n es y s t e m , a n d p u t t i n g t h e t e l e p h o n e d i r e c t o r y o n t h e I n t r a n e t , s i m i l a r t o t h e wa y t h a t e - m a i la d d r e s s e s a r e l i s t e d

Gr o u p : Bo a r d Me mbe r s ( Gr o up 2 )T h i s r e p o r t i s a s y n t h e s i s o f c o mme n t s f r o m t wo me mb e r s wh o w e r e i n t e r v i e w e d i n p e r s o n a n do n e b y t e l e p h o n e

T h e s e B o a r d memb e r s f e e l t h a t B a l t i mo r e C o u n t y P u b l i c S c h o o l s h a v e l o t s o f r e s o u r c e s ,b u t t h e y d o n ' t u s e t h e m e f f e c t i v e l y , a n d d o n ' t c o m m u n i c a t e a b o u t t h em t o p a r e n t s , s t a f fa n d o t h e r s i n t h e c o m m u n i t y One membe r s a i d t h a t t h e r e a r e e x c e l l e n t p r i v a t e s c h o o l s i nt h e c o u n t y , b u t t h a t t h e t o p s t u d e n t s i n a c a d e mi c c o mp e t i t i o n s , SAT a n d o t h e r t e s t s a r en e a r l y a l w a y s s t u d e n t s f r o m t h e c o mp r e h e n s i v e p u b l i c h i g h s c h o o l s On e s a i d h e t h o u g h tf e w p e o p l e w e r e a w a r e o f t h e e x c e l l e n t c u l i n a r y a r t s p r o g r a m a t S o l l a r s P o i n t , f o re x a m p l eT h e s e B o a r d membe r s f e e l t h a t t h e d i s t r i c t n e e d s t o d o a b e t t e r j o b o f m a r k e t i n g i t ss c h o o l s a n d p r o g r a m s " T h e r e i s n o r e a s o n wh y B a l t i mo r e C o u n t y S c h o o l s s h o u l d n ' t b er e c o g n i z e d amon g t h e b e s t i n t h e c o u n t r y , " o n e s a i d " We ' r e r e a c t i v e , a n d u s u a l l y v e r ys l o w l y , " a n o t h e r s a i d " We h a v e t o a g g r e s s i v e l y t e l l o u r s t o r y ; mak e i s s u e s k n o w n t o t h ec o m m u n i t y . "Some f e l t t h a t t h e d i s t r i c t wa s n o t u s i n g C h a n n e l 7 3 a s a n e w s a n d i n f o r ma t i o n v e h i c l e ,a n d f e l t t h a t i n t e r n a l c o m m u n i c a t i o n a l s o n e e d s i mp r o v e m e n t , w i t h mo r e f e e d b a c ko p p o r t u n i t i e s A l l s a i d t h a t t h e we b s i t e h a s b e e n v a s t l y i m p r o v e dOne membe r s a i d t h e d i s t r i c t n e e d s t o d e v e l o p a s t r a t e g i c c o m m u n i c a t i o n s p l a n , w h i c hs h o u l d i n c l u d e u t i l i z i n g b u s i n e s s p a r t n e r s h i p s t o p a y f o r m a r k e t i n g a n d a d v e r t i s i n g .

Wh e n a s k e d a b o u t m a j o r i s s u e s f a c i n g t h e d i s t r i c t , o n e membe r c i t e d i n c r e a s i n g e m i g r a t i o nf r o m B a l t i m o r e C i t y , a n d e n s u r i n g t h a t t h e p u b l i c s c h o o l s n o t b e c o m e a " w h i p p i n g b o y " i nt h e 2 0 0 2 c o u n t y e l e c t i o n s " We n e e d t o e n s u r e t h a t we ma i n t a i n o u r i n d e p e n d e n c e , n o tbec ome a d e p a r t me n t o f e d u c a t i o n i n t h e c o u n t y g o v e r n m e n t , " o n e s a i d .

Gr o u p : Me d i a Re p r e s e n t a t i v e sT h e s e r e p r e s e n t a t i v e s f r o m n e w s p a p e r , t e l e v i s o n a n d r a d i o d e s c r i b e d B a l t i m o r e C o u n t yP u b l i c S c h o o l s a s b e i n g w i d e l y d i v e r s e - e t h n i c a l l y , e c o n o mi c a l l y a n d r e l i g i o u s l y a n db e l i e v e i t i s g r o w i n g i n c r e a s i n g l y s o T h e y f e e l t h a t many p e o p l e d o n ' t w a n t t h e i r c h i l d r e n

NSPRA Commun i c a t i o n Au d i t 1 7 Ba l t i mo r e Co u n t y Pu bl i c Sc h o o l s


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t o g o t o c i t y s c h o o l s , s o t h e y a r e mo v i n g t o t h e c o u n t y I t wa s s u g g e s t e d t h a t B a l t i mo r eC o u n t y h a s l o s t p o s i t i o n w h e n c o m p a r e d t o H a r f o r d a n d Ho wa r d c o u n t i e s w i t h r e s p e c t t og o o d j o b s , h i g h e r i n c o me , j o b b a s e a n d c o u n t y f a c i l i t i e sOn e p a r t i c i p a n t s a i d h e h a d v i s i t e d E a s t e r n T e c h n i c a l H i g h S c h o o l a n d f o u n d i t t o b e v e r yi mp r e s s i v e , b u t i t d o e s n ' t t e l l i t s s t o r y w e l l He s a i d h e s a w 1 5 - 2 0 s t o r i e s t h a t c o u l d b et o l d o n h i s v i s i t , b u t t h e o n l y n o t i c e s t h e me d i a e v e r g e t s a r e a b o u t a c a r t h a t i s g i v e n a w a ya t t h e e n d o f t h e y e a r .

" T h e s e r e p o r t e r s s a i d t h e y g e t a mo n t h l y p a c k e t o f t i p s f r o m t h e O f f i c e o f C o mmu n i c a t i o n sOn e p a r t i c i p a n t j o k e d t h a t i t i s s o t h i c k , i n f o r ma t i o n m u s t b e b a s e d o n h o w much t h ed o c u m e n t w e i g h s T h e t e l e v i s i o n a n d r a d i o r e p r e s e n t a t i v e s s a i d t h i s t y p e o f i n f o r ma t i o np a c k e t i s n o t a s h e l p f u l o r u s e r - f r i e n d l y t o t h e m b e c a u s e t h e i r a s s i g n me n t s a r e s c h e d u l e do n a d a i l y b a s i s T h e n e w s p a p e r r e p r e s e n t a t i v e , h o w e v e r , f e l t t h e p a c k e t wa s v e r y u s e f u l .A l l s a i d t h e y wo u l d l i k e t h e d i s t r i c t t o s e n d mo r e n e w s i t e ms b y e - ma i l T h e i r o n l ys t i p u l a t i o n i s t h a t i n f o r m a t i o n s h o u l d b e i n c l u d e d i n t h e b o d y o f a n e - m a i l m e s s a g e b e c a u s en e w s r o o ms a r e n o t a l l o we d t o o p e n a n y a t t a c h me n t s d u e t o v i r u s e s F a x e s a r e a l s o g o o d ,b u t t h e y n e e d t o b e t i m e l y .T h i s g r o u p f i n d s t h e O f f i c e o f C o mmu n i c a t i o n s t o b e r e s p o n s i v e t o t h e i r n e e d s T h e yd e s c r i b e t h e s t a f f a s h e l p f u l , a c c e s s i b l e a n d r e s p o n d i n g t o t h em i n a t i me l y m a n n e r T h e yf e e l t h e c o mmu n i c a t i o n s t a f f i s w e l l - t r a i n e d a n d a b l e t o p r o v i d e a n s w e r s On e f e l t t h a t t h er e s p o n s i v e n e s s o f a d mi n i s t r a t o r s i n g e n e r a l h a s i mp r o v e d o v e r t h e p a s t s i x mo n t h s s a y i n g ," T h e r e a r e a c t u a l l y a d mi n i s t r a t o r s wh o r e t u r n c a l l s ! " I t wa s n o t e d t h a t t h e y " d o n ' t a l w a y sh a v e t o g o t h r o u g h C h a r l i e a n y m o r e t o g e t q u e s t i o n s a n s w e r e d . "On e a r e a a l l a g r e e d i s a p r o b l e m i n a l l B a l t i mo r e a r e a s c h o o l s y s t e ms i s a l a c k o fc o mmu n i c a t i o n a b o u t c o n t a g i o u s d i s e a s e s . T h e y i n d i c a t e d t h e y f i n d o u t a b o u t o u t b r e a k s( s u c h a s me n i n g i t i s ) v i a l e t t e r s s e n t h ome t h e e n d o f t h e d a y t o p a r e n t s . B e c a u s e t h e y f i n do u t a t t h e e n d o f t h e d a y , i n s t e a d o f b e i n g c o n t a c t e d b y t h e d i s t r i c t d i r e c t l y o r r e c e i v i n g t h ei n f o r ma t i o n a t a n e w s c o n f e r e n c e , t e l e v i s i o n e n d s u p h a v i n g t o d o a l i v e s e g m e n t i n f r o n to f a s c h o o l t o mak e t h e n e w s T h e y b e l i e v e t h i s m a k e s t h e s t o r y s e e m w o r s e t h a n i t i s ,a n d t h i s c o u l d b e a v o i d e d b y mo r e t i m e l y c o mmu n i c a t i o n .I t wa s a l s o me n t i o n e d t h a t b e c a u s e BOPS d o e s n o t h a v e a n e l e c t e d b o a r d , t h e r e i s n o" b u z z " a b o u t i s s u e s

" T h e s e r e p o r t e r s f e l t BCPS p r i n c i p a l s n e e d t r a i n i n g i n h o w t o d e a l w i t h t h e me d i a i ne m e r g e n c y s i t u a t i o n s . On e c i t e d a n i n c i d e n t w h e r e a p r i n c i p a l v e r b a l l y a s s a u l t e d a r e p o r t e rwh o wa s c o v e r i n g a s c h o o l s t o r y f r o m a p u b l i c s i d e wa l k T h e y i n d i c a t e d t h e r e i s a l a c k o fc o n s i s t e n c y f r o m s c h o o l t o s c h o o l i n h a n d l i n g c r i s e s , b u t n o t e d t h a t d i s a s t e r p l a n s a r e

NSPRA Co mmu n i c a t i o n Au d i t 1 8 Ba l t i mo r e Co u n t y P u b l i c s c h oo l s


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" s u p p o s e d l y " i n p l a c e t h i s y e a r . T h e y s a i d t h a t t h e r e i s n o c o mmu n i c a t i o n p l a n i n p l a c e f o rc r i s i s s i t u a t i o n s , h o w e v e r .A n o t h e r e x a m p l e g i v e n wa s t h e d i f f i c u l t y t h e y h a d f i n d i n g s t o r i e s a f t e r S e p t e mb e r 1 1Wh e n t h e y c o u l d n o t g e t a t i me l y r e s p o n s e f r o m a n y o n e i n t h e d i s t r i c t o r t h e s c h o o l s , t h e ye n d e d u p g o i n g t o a p r i v a t e s c h o o l t o f i n d o u t w h a t s t u d e n t s w e r e d o i n g i n t h e i r s o c i a ls t u d i e s c l a s s e s r e l a t e d t o t h e a t t a c k sAn o n g o i n g i s s u e i s t i me l y a n n o u n c e me n t s a b o u t w e a t h e r - r e l a t e d s c h o o l c l o s u r e s T h e yf e e l i t g r e a t l y i n c o n v e n i e n c e s p a r e n t s w h e n , a f t e r a n n o u n c i n g t h a t s c h o o l s w i l l o p e n t woh o u r s l a t e , t h e d i s t r i c t l a t e r a n n o u n c e s t h e y w i l l b e c l o s e d . T h e y f e e l t h i s r e s u l t s i n t h eme d i a b e i n g s e e n a s t h e b a d g u y s b y t h e p u b l i c f o r h a v i n g wr o n g i n f o r ma t i o nT h i s g r o u p c o mme n t e d o n s e v e r a l s c h o o l - r e l a t e d o b s e r v a t i o n s On e h a d t o d o w i t h l i g h t so n t h e g r o u n d s a t W e s t c h e s t e r E l e me n t a r y n o t b e i n g r e p l a c e d when b u r n e d o u t T h ep a r t i c i p a n t wh o me n t i o n e d t h i s s a i d , " Whe n a n ew s c h o o l s t a r t s s l i d i n g d o wn h i l l l i k e t h a t ,i t ' s a s i g n o f h o w much p r i d e i s t a k e n o n t h e p a r t o f t h e p r i n c i p a l . " T h e y n o t e d t h a t w h a tg o e s o n i n a c o m m u n i t y i mp a c t s h o w t h e y c o v e r i t a n d t h e s c h o o lA n o t h e r s a i d h e wa s " t r o u b l e d " t h a t t h e m a r q u e e a t Wo o d l a w n Mi d d l e S c h o o l d i s p l a y e d am e s s a g e a b o u t t h e d r i v e f o r b u i l d i n g a n e w s t a d i u m i n s t e a d o f a m e s s a g e a b o u t e d u c a t i o nT h i s g r o u p a l s o wa s b o t h e r e d b y t h e c o n s t a n t f u n d r a i s i n g a n d s o l i c i t a t i o n b y s t u d e n t s o nb e h a l f o f t h e s c h o o l s .A p e r c e p t i o n e x i s t s w i t h t h i s g r o u p t h a t t h e r e a l b u s i n e s s o f t h e B o a r d t a k e s p l a c e i nc l o s e d me e t i n g s T h e y s e e t h e o p e n me e t i n g s a s a " r u b b e r s t a mp " f o r t h i n g s a l r e a d yd e c i d e d b e h i n d c l o s e d d o o r s T h e y d i d , h o w e v e r , f e e l t h a t t h e B o a r d wa s a c c e s s i b l e .T h i s g r o u p g e t s i t s i n f o r ma t i o n f r o m t h e O f f i c e o f C o mmu n i c a t i o n s , t h e s c h o o l s a n d f r o mp a r e n t s T h e y a l s o s a i d t h e y h a v e n e v e r b e e n p a r t o f a f a c e - t o - f a c e me e t i n g b e t w e e np r i n c i p a l s a n d t h e me d i a , a n d f e l t t h i s wo u l d b e a g o o d i d e a a n d h e l p f u l t o e v e r y o n e

T h e g r o u p b e l i e v e s BCPS h a s n o t made t h e I n t e r n e t wo r k f o r i t T h e y wo u l d l i k e t o b ea b l e t o a c c e s s i n f o r m a t i o n o n t h e we b s i t e s u c h a s l e t t e r s t o p a r e n t s Wh i l e t h e y i n d i c a t e dt h a t n e w s r e l e a s e s a r e p o s t e d , t h e y a r e h a r d t o f i n d T h e y s u g g e s t e d t h a t t h e d i s t r i c tp r o v i d e l i n k s t o o t h e r s i t e s t h a t p r o v i d e a d d i t i o n a l i n f o r ma t i o n a b o u t a t o p i c ( i e . , i f t h e r ei s a h e a l t h i s s u e , l i n k t o t h e D e p a r t me n t o f H e a l t h o r o t h e r me d i c a l s i t e s )T h e y t h i n k t h e d i s t r i c t n e e d s t o e m b r a c e t e c h n o l o g y mo r e a s a c o mmu n i c a t i o n t o o l ( i . e . ,p r o v i d i n g d i g i t a l p h o t o s ) a n d b e p r o a c t i v e i n u s i n g i t .

NSPRA Co mmu n i c a t i o n Au d i t 19 Ba l t i mo r e Co u n t y Pu b l i c Sc h o o l s


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T h e g r o u p r a i s e d a n i s s u e a b o u t MSPAP s c o r e s r e g a r d i n g t h e a v a i l a b i l i t y o f t h e s c o r e s i n ac o m p u t e r d i s c f o r m a t . T h e y wo u l d l i k e t o b e a b l e t o g e t t h e m o n d i s c , b u t e x p r e s s e dc o n c e r n o v e r w h a t t h e d i s t r i c t i s c o n s i d e r i n g c h a r g i n g f o r t h e d i s c .T h e s e me d i a r e p r e s e n t a t i v e s f e l t t h e d i s t r i c t s h o u l d p r o v i d e s om e me d i a t r a i n i n g f o r t o pa d mi n i s t r a t o r s e v e r y y e a rT o i mp r o v e c o mmu n i c a t i o n , t h e y s u g g e s t e d t h e d i s t r i c t b e c o me mo r e p r o a c t i v e , p r o m o t emo r e o p e n n e s s , a n d e n c o u r a g e a d mi n i s t r a t o r s t o r e t u r n c a l l s i n a t i me l y m a n n e r T h e yp o i n t e d o u t t h a t t h e y w i l l r e p o r t t h e s t o r y a n y w a y , a n d t h e mo r e c l a n d e s t i n e t h e d i s t r i c t i s ,t h e mo r e s u s p i c i o u s t h e y b e c o m e

Gr o u p : Ex e c ut i v e Di r e c t o r s o f Sc h o o l sT h i s g r o u p a l s o f e l t t h e d i s t r i c t n e e d s t o d o a b e t t e r j o b c o mmu n i c a t i n g s u c c e s s e s T h e yb e l i e v e t h e d i s t r i c t d o e s n ' t d o a n y t h i n g r e l a t i v e t o PR t h a t i s a g g r e s s i v e a n d i t r e l i e s t o omuc h o n t h e me d i a t o t e l l i t s s t o r y T h e y i n d i c a t e d t h e r e a r e many t h i n g s t h a t mak e BCPSs c h o o l s c o mp e t i t i v e t h a t a r e n ' t a d v e r t i s e d ( i . e . , n o o n e k n o w s t h e h i g h s c h o o l s h a v e h i g h e rt h a n a v e r a g e SAT s c o r e s ) T h e y t h i n k t h e d i s t r i c t n e e d s a p o l i s h e d PR c a m p a i g nT h e g r o u p a l s o n o t e d t h e r e i s n o s y s t e mw i d e s t a f f d e v e l o p me n t i n c o mmu n i c a t i o n f o rp r i n c i p a l s a n d n o me d i a t r a i n i n g h a s b e e n d o n e i n a l o n g t i me .

T h i s g r o u p ' s b e s t s o u r c e o f n e w s a n d i n f o r ma t i o n i s d i s t r i c t me e t i n g s , b u t t h e y n o t e d t h e ys o me t i me s f i n d o u t i n f o r ma t i o n t h r o u g h t h e n e w s p a p e r s T h e S u p e r i n t e n d e n t ' s B u l l e t i n ,E m e r g e n t B u l l e t i n s a n d t h e " g r a p e v i n e " we r e a l s o c i t e d a s s o u r c e s T i me l i n e s s o fi n f o r ma t i o n i s a c o n c e r nT h i s g r o u p f e l t t h a t c u s t o me r s e r v i c e v a r i e s f r o m s c h o o l t o s c h o o l i n t h e d i s t r i c t . Somea r e mo r e m a s t e r f u l a t i t t h a n o t h e r s a n d c o n n e c t b e t t e r t o t h e c o mmu n i t y T h e y n o t e d t h a tp a r e n t s wh o d o n ' t h a v e t h e k n o w l e d g e t o n a v i g a t e t h e s y s t e m a r e l e s s s u c c e s s f u l i n g e t t i n gs e r v i c e T h e y i n d i c a t e d t h a t i n s e r v i c e t r a i n i n g i n c u s t o me r s e r v i c e h a s o n l y b e e n o f f e r e df o r c l e r i c a l p e r s o n n e lWh e n a s k e d w h a t BCPS c o u l d d o t o i mp r o v e c o mmu n i c a t i o n , t h i s g r o u p s u g g e s t e d" P r o v i d e t h e r e s o u r c e s t o d o t h e j o b ( i . e . , a d d p e o p l e i n t h e s c h o o l s t o a n s w e rp h o n e s ) On e p a r t i c i p a n t s a i d , " Yo u n e e d p e o p l e t o p r o v i d e a s e r v i c e e c o n om y . "" Mee t w i t h a d v i s o r y c o u n c i l s mo n t h l y" R e s p o n d t o p e o p l e i n a t i m e l y m a n n e r T h e g r o u p n o t e d t h a t t h i s i s t h e b i g g e s tc o mp l a i n t t h e y h e a rT h e g r o u p f e l t t h a t e mp l o y e e s e x p r e s s t h e m o s t c o n c e r n a b o u t c o mmu n i c a t i o n

NSPRA Commun i c a t i o n Au di t 20 Ba l t i mo r e Co u n t y Pu bl i c Sc h o o l s


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Gr o u p : El e me n t a r y S c h o o l P r i n c i p a l sT h i s g r o u p ' s b e s t s o u r c e s o f n e w s a n d i n f o r m a t i o n a b o u t t h e d i s t r i c t a r e T h e B a l t i m o r eSun ; a n d t h e S u p e r i n t e n d e n t ' s B u l l e t i n w h i c h , t h e y s a i d , i s h e l p f u l , b u t i t o f t e n g e t sd u p l i c a t e d w i t h i n f o r m a t i o n f r o m t h e v a r i o u s d e p a r t m e n t s T h i s g r o u p s a i d t h e y a p p l a u dt h e c o n s o l i d a t i o n o f i n f o r m a t i o n C o u n t y w i d e p r i n c i p a l s ' m e e t i n g s a r e h e l p f u l b e c a u s ee v e r y o n e h e a r s t h e s am e t h i n g a t t h e s a m e t i m e T h i s g r o u p t h i n k s c o mm u n i c a t i o nb e t w e e n t h e c o u n t y a n d t h e S t a t e D e p a r t m e n t o f E d u c a t i o n c o u l d b e i m p r o v e dT h e y f e e l i n f o r m a t i o n i s o f t e n p i e c e m e a l a n d n o t t i m e l y , b u t t h a t t h i s i s i m p r o v i n gT h e g r o u p i n d i c a t e d t h e r e wa s a l o t o f c o n f u s i o n o n S e p t e m b e r I I a b o u t w h e t h e r o r n o ts c h o o l s w e r e c l o s i n g T h e y wo u l d h a v e l i k e d t o h a v e b e e n c o n t a c t e d a n d i n f o r m e d a b o u tw h a t t h e m e d i a wa s b e i n g t o l d t h a t d a y T h e y a l s o e x p r e s s e d c o n c e r n t h a t i f i n f o r m a t i o ni n s u c h s i t u a t i o n s i s s e n t o n l y b y e - m a i l , t h e y a r e n ' t i n t h e i r o f f i c e s t o r e c e i v e i t T h e ys u g g e s t e d t h a t t h e s am e i n f o r m a t i o n a l s o b e s e n t t o t h e s c h o o l s e c r e t a r y t o i n s u r e t h a tp r i n c i p a l s g e t i t .T h i s g r o u p w o u l d l i k e t o r e c e i v e mo r e a d v a n c e n o t i c e f r o m c e n t r a l o f f i c e a b o u t whent h i n g s a r e d u e T h e y a r e o f t e n g i v e n d u e d a t e s r a n g i n g f r o m t h r e e d a y s t o t h e d a y t h a tr e p o r t s a n d p a p e r w o r k a r e d u e T h e y a l s o w o u l d l i k e t o b e a b l e t o a c c e s s s om e o f t h eAMS s c r e e n s o n l i n e i n o r d e r t o t r a c k t h e i r b u d g e t s , a l t h o u g h t h e y f i n d t h e s y s t e mc u mb e r s o me a n d h a r d t o u s e A s i m p l e r p r o c e s s i s n e e d e dT h e y a l s o b e l i e v e c o mm u n i c a t i o n a b o u t r e n o v a t i o n s n e e d s t o b e i m p r o v e d T h e y a r e n o ti n t h e l o o p a t t h e b e g i n n i n g o f t h e p r o c e s s . I t wa s n o t e d t h a t c o mm u n i c a t i o n a b o u tr e n o v a t i o n s c o n d u c t e d i n - h o u s e i s e x c e l l e n t i n c o m p a r i s o n t o o u t s i d e c o n t r a c t o r sT h e s e p r i n c i p a l s b e l i e v e s c h o o l s a r e " o n t h e f i r i n g l i n e " f o r c u s t o m e r s e r v i c e a n d t h a t i t i sc r i t i c a l t o h a v e g o o d p e o p l e i n t h e f r o n t o f f i c e T h e y s e e t h e s c h o o l s e c r e t a r i e s a s t h e f i r s ta m b a s s a d o r s a n d f e e l t h e y a r e v e r y c o m m i t t e d t o t h e i r s c h o o l s , s t u d e n t s a n d t h e i rp r i n c i p a l s T h e y a l s o f e e l s e c r e t a r i e s a r e a s k e d t o d o t o o much .T h e g r o u p i n d i c a t e d t h e r e a r e a l o t o f n e w s e c r e t a r i e s , b u t n o t much i n s e r v i c e t r a i n i n g h a sb e e n o f f e r e d t o t h e m o f l a t e T h e r e h a v e b e e n c u s t o m e r s e r v i c e i n s e r v i c e o p t i o n s a v a i l a b l et o c l e r i c a l s t a f f i n t h e p a s t , b u t n o t a l l h a v e t a k e n a d v a n t a g e o f i tT h i s g r o u p s a i d i t wo u l d b e h e l p f u l i f t h e d i s t r i c t b u i l t a c u s t o m e r s e r v i c e c o m p o n e n t i n t ot h e o r i e n t a t i o n p r o g r a m f o r n e w e m p l o y e e s T h e y i n d i c a t e d t h a t t h e o n l y c u s t o m e r s e r v i c et r a i n i n g o f f e r e d c u r r e n t l y i s w h a t t h e y p r o v i d e t o t h e i r s t a f f . A l l a g r e e d t h a t t h e y m u s tmake t i m e t o d o t h i s b e c a u s e i t i s i m p o r t a n t Some i n t h e g r o u p s a i d t h e y a l s o make t i m et o p r e p a r e s t a f f memb e r s wh o h a v e t o d e a l w i t h c o m p l a i n t s f r o m p a r e n t s o r t h e p u b l i cOn e p a r t i c i p a n t h a s m e n t o r s wo r k w i t h n e w t e a c h e r s i n t h i s a r e a .

NSPRA Commun i c a t i o n Au d i t 2 1 Ba l t i mo r e Co u n t y Pu bl i c Sc h o ol s


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A d d i t i o n a l s u g g e s t i o n s t h e g r o u p h a d f o r i m p r o v i n g c u s t o me r s e r v i c e i n c l u d e d : m e e t i n gw i t h s t a f f t o p r e p a r e t h em f o r b a c k - t o - s c h o o l n i g h t s a n d p a r e n t c o n f e r e n c e s w o r k i n g w i t hn e w t e a c h e r s t o p r o v i d e b a c k g r o u n d o n t h e s t u d e n t s a n d p a r e n t s a s s i g n e d t o t h e i r c l a s s e s ;a n d i n d i v i d u a l i z e d mo d e l i n g f o r t e a c h e r sT h e y e x p r e s s e d s ome f r u s t r a t i o n o v e r h o w w e l l t h e y a r e s e r v e d b y s om e c e n t r a l o f f i c ed e p a r t m e n t s E x a m p l e s i n c l u d e d n o t b e i n g a b l e t o g e t a n s w e r s f r o m t h e s p e c i a l e d u c a t i o no f f i c e s i n c e i t r e o r g a n i z e d , g e t t i n g v o i c e ma i l d u r i n g t h e d a y i n s t e a d o f t h e p e r s o n t h e yn e e d t o r e a c h , a n d n o t a l w a y s k n o w i n g wh o t o c a l l f o r t h e a n s w e r s t h e y n e e d . T h e y d i df e e l t h a t s e r v i c e f r o m t h e f a c i l i t i e s o f f i c e h a s i m p r o v e d a n d e - m a i l h a s h e l p e d T h e y a g a i nc i t e d c o n f u s i o n o v e r w h a t t o d o o n S e p t e m b e r 1 1 , a n d s a i d t h e y wo u l d h a v e r a t e d t h ed i s t r i c t l o w i n c u s t o m e r s e r v i c e t h a t d a yT h i s g r o u p f e l t t h e d i s t r i c t c o u l d i m p r o v e c o mm u n i c a t i o n b y i mp r o v i n g t h e t i m i n g o fp u b l i c a t i o n s . F o r e x a m p l e , t h e c a l e n d a r c o m e s o u t a t t h e b e g i n n i n g o f e a c h m o n t h , b u tt h e y n e e d i t e a r l i e r b e c a u s e t h e y s e n d t h e i r s c h o o l s ' mo n t h l y c a l e n d a r t o p a r e n t s b e f o r e t h emo n t h b e g i n s T h e y s u g g e s t e d t h a t a y e a r l y c a l e n d a r wo u l d r e d u c e p r o g r a m c o n f l i c t s a n db e e a s i e r t o u s e

Gr o u p : St u d e n t sT h i s g r o u p o f h i g h s c h o o l s t u d e n t s wa s v e r y p o s i t i v e a b o u t t h e i r s c h o o l s T h e y f e l t t h a tt h e d i f f e r e n t p r o g r a m s o f f e r e d a r e g r e a t a n d t h a t t h e s c h o o l s a r e o p e n a n d w e l c o m i n gS e v e r a l wh o a t t e n d t h e A r t s a n d T e c h n o l o g y m a g n e t s c h o o l s a i d t h e r e i s a l o t o f r e s p e c t a tt h e i r s c h o o l a n d e v e r y o n e w a n t s t o b e t h e r e A n o t h e r s a i d h e w o u l d r e c o mme n d h i ss c h o o l o v e r a n y p r i v a t e s c h o o l i n t h e s t a t e He f e e l s h e i s g e t t i n g a b e t t e r e d u c a t i o n t h a nh e c o u l d a n y w h e r e e l s eT h e b e s t s o u r c e s o f n e w s a n d i n f o r m a t i o n f o r t h e s e s t u d e n t s a r e : p a r e n t s a n d n e i g h b o r swh o w o r k f o r BCPS ; s t u d e n t c o u n c i l g e n e r a l a s s e mb l i e s ; wo r d o f mo u t h ; a n d s c h o o ln e w s p a p e r sT h i s g r o u p wo u l d l i k e t h e d i s t r i c t t o p r o v i d e b e t t e r i n f o r m a t i o n o n s n o w d e l a y s a n d s c h o o lc a n c e l l a t i o n s . T h e y p e r c e i v e t h e d i s t r i c t a s c o n s t a n t l y c h a n g i n g i t s m i n d a b o u t w h a t i t w i l ld o r e g a r d i n g w e a t h e r On e n o t e d s h e h a s a n e a r l y b u s a n d b y t h e t i m e s h e g e t s t o s c h o o l ,c l a s s e s h a v e b e e n c a n c e l e d .T h e s e s t u d e n t s g a v e t h e d i s t r i c t h i g h g r a d e s o n c u s t o m e r s e r v i c e b e c a u s e mo s t t e a c h e r sa r e s o w i l l i n g t o h e l p s t u d e n t s On e p a r t i c i p a n t s a i d , " T h e t e a c h e r s w a n t t o t e a c h t h e r ea n d y o u w a n t t o g o t h e r e . " On e n o t e d t h a t h e r p a r e n t s o n l y h e a r n e g a t i v e s f r o m h e r s o

NSPRA Co mmu n i c a t i o n A ud i t 2 2 B a l t i m o r e Co u n t y Pu b l i c Sc h o o l s


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s h e t h o u g h t t h e y w o u l d n ' t r a t e i t a s h i g h a s s h e d o e s . T h e y n o t e d t h a t p a r e n t s a r ewe l c o me d i n t h e s c h o o l s d u r i n g A me r i c a n E d u c a t i o n We e kWh e n a s k e d w h a t BCPS c o u l d d o t o i mp r o v e c o mmu n i c a t i o n , t h i s g r o u p s u g g e s t e d t h ef o l l o w i n g : b e t r u t h f u l i n t e l l i n g s t u d e n t s w h e n c h a n g e s a r e b e i n g m a d e - t e l l t h e m wh ya n d w h a t i s b e i n g d o n e ; mo r e d i r e c t c o n t a c t w i t h p a r e n t s a n d s t u d e n t s ( n e w s l e t t e r s a r e n o te n o u g h ) ; t e a c h e r s s h o u l d t a l k t o s t u d e n t s a b o u t i s s u e s a n d r e a d t h e m l e t t e r s f r o m t h ep r i n c i p a l ; a n d r e a c h o u t t o n e w p a r e n t s o r t h o s e wh o a r e n o t n o r m a l l y i n v o l v e d i n t h es c h o o l T h e y b e l i e v e t h i s w o u l d h e l p t h e i r c h i l d r e n g e t mo r e i n v o l v e dO v e r a l l , t h e g r o u p f e l t t h e r e i s " p r e t t y d e c e n t " c o mmu n i c a t i o n b e t w e e n t h e h o m e a n ds c h o o lT h i s g r o u p o f s t u d e n t s s a i d t h a t o n S e p t e mb e r 1 I e v e r y o n e w a n t e d t o t a l k a b o u t w h a t h a dh a p p e n e d a n d t o w a t c h t h e n e w s c o v e r a g e . T h e y i n d i c a t e d t e a c h e r s h e l d d i s c u s s i o n s a n ds o m e w e r e a l l o w e d t o w a t c h t e l e v i s i o n c o v e r a g e On e p a r t i c i p a n t s a i d t h e d i s t r i c t s h o u l dh a v e c l o s e d t h e s c h o o l s b e c a u s e t h e y c o u l d n ' t c o n c e n t r a t e o n a n y t h i n g e l s e . T h e y a l s o f e l ti t wa s i r o n i c t h a t c e l l p h o n e s h a v e b e e n b a n n e d i n t h e s c h o o l s , b e c a u s e s t u d e n t s h a v e t h e ma n y w a y a n d t e a c h e r s a l l o w e d t h e m t o u s e t h em o n S e p t e m b e r 1 1 I t wa s a l s o n o t e d t h a tp a y p h o n e s a r e s h u t o f f a t t h e s c h o o l s d u r i n g s c h o o l h o u r s n o w On e p a r t i c i p a n t s a i d o n es c h o o l h a s o n l y o n e p a y p h o n e

Gr o u p : B o a r d o f Ed uc a t i o n Me mb e r s ( Gr o u p 3 )T h e s e b o a r d me m be r s s a i d t h a t t h e d i s t r i c t h o l d s a n um b e r o f f o r u ms a n d a d v i s o r y c o u n c i lme e t i n g s i n o r d e r t o i mp r o v e c o mmu n i c a t i o n w i t h t h e p u b l i c , b u t n o t e d t h a t t h e l o c a ln e w s p a p e r s h a v e l i t t l e e n t h u s i a s m f o r c o v e r i n g t h e m . On e s u g g e s t e d t h e p a p e r s mi g h t b emo r e w i l l i n g t o h e l p t e l l t h e s t o r y i f t h e y w e r e a s k e d .T h e y s a i d a d v i s o r y c o u n c i l s w e r e d e s i g n e d t o b e l o c a l c o mmu n i t y f o r u ms f o r d i s c u s s i n gi s s u e s , b u t t h o s e wh o a p p l y t o b e o n t h e c o u n c i l s a r e o f t e n " s u p e r c o mp l a i n e r s . " T h e yi n d i c a t e d t h e B o a r d s h a r e s g e n e r a l i n f o r ma t i o n a n d b o a r d g o a l s w i t h t h e g r o u p s , b u t t h ec o u n c i l s a r e n o t g i v e n s p e c i f i c c h a r g e s r e l a t e d t o t h e s e g o a l s On e i n d i c a t e d t h a t , i n t h ep a s t , f o r u m s w e r e u s e d a s " w a r m - u p s " f o r r e d i s t r i c t i n g a n d f o r g a t h e r i n g i n p u t I t wa sn o t e d t h a t t h e r e i s a n e e d t o r e d i r e c t t h e f o c u s o f t h e a d v i s o r y c o u n c i l sT h e s e b o a r d me m be r s s a i d t h e y g e t m a ny p o s i t i v e c o mme n t s a b o u t t h e s c h o o l s d u r i n gA me r i c a n E d u c a t i o n We e k . H o w e v e r , t h e y f e e l c o mmu n i c a t i o n b r e a k s d o w n a t t h eb u i l d i n g l e v e l T h e y b e l i e v e s om e p e o p l e a r e g o o d a t b e i n g a mb a s s a d o r s a n d s o m e a r en o t T h e d i s t r i c t n e e d s t o h e l p s t a f f b e c o m e b e t t e r a m b a s s a d o r s a n d f i n d s o m e o n e t o t r a i nt h e m, n o t n e c e s s a r i l y t h e p r i n c i p a l s On e m e m b e r f e l t t h a t t h e s c h o o l s d o n o t v i e ws t u d e n t s a n d p a r e n t s a s c u s t o me r s , b

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